La incorporación no es tan sencilla como parece. Para los empleados, supone buscar y rellenar un sinfín de documentos, asistir a sesiones de orientación y conocer la dinámica de la oficina (incluida la ubicación de la tan necesaria máquina de café).
Para los profesionales de RR.HH. y los propietarios de empresas, en cambio, es lidiar con montones de papeles de incorporación.
Sorprendentemente, 58% de las empresas admiten que dedican más tiempo a los procesos y el papeleo durante la incorporación que a la experiencia real del empleado.
Sin embargo, hay algo que haría este proceso más fluido y rápido: plantillas de formularios de información para empleados que proporcionan un marco para la recopilación de datos. Estas plantillas simplifican la recopilación de datos, organizan los registros de los empleados y garantizan que toda la información clave esté lista.
En este artículo, compartiremos 16 plantillas gratuitas de formularios de información para empleados que le ayudarán a agilizar el proceso de incorporación de sus empleados. Comencemos
¿Qué es una plantilla de formulario de información del empleado?
La probabilidad de que los datos de los nuevos empleados estén dispersos en correos electrónicos y hojas de cálculo es bastante alta.
Por eso, los Equipos de RRHH se basan en una plantilla de formulario de información del empleado, un documento prediseñado que simplifica la recopilación y organización de la información del empleado. Este formulario cubre todos los aspectos esenciales: datos personales, información de contacto, contactos de emergencia, datos relacionados con el trabajo y, cuando es necesario, formación académica.
También elimina esencialmente la necesidad de perseguir a los recién incorporados en busca de la información que les falta: registros de empleados limpios y estandarizados desde el principio.
Lea también 10 Free Employee Handbook Plantillas en Word y ClickUp .
Cambiar a un formulario de información del empleado simplifica este proceso. Ayuda a capturar todos los detalles esenciales sobre las nuevas contrataciones, garantizando una incorporación sin problemas y manteniendo los registros de los empleados organizados y fáciles de gestionar.
He aquí un rápido desglose de sus secciones clave:
Sección | Detalles capturados |
---|---|
Datos personales: nombre completo, dirección, número de teléfono, correo electrónico, fecha de nacimiento y nacionalidad | |
Datos laborales: título, departamento, fecha de inicio, nombre del supervisor e ID del empleado | |
Datos de contacto en caso de emergencia: nombre, número de teléfono, relación y contacto alternativo | |
Datos fiscales y de pago Datos de la cuenta bancaria, formularios fiscales, estructura salarial e inscripción en las prestaciones | |
Campos adicionales | Formación académica, certificaciones, documentos como pasaporte o permisos de trabajo |
La omisión de cualquiera de estos datos puede dar lugar a quebraderos de cabeza por el incumplimiento de la normativa o a pesadillas con las nóminas. Por eso, una plantilla de formulario de información para nuevos empleados garantiza que todo esté perfectamente organizado, actualizado y accesible cuando sea necesario.
**Lea también Racionalizar las operaciones de RRHH: los 10 mejores software de bases de datos de empleados
Cómo crear y utilizar formularios de información para empleados
Tanto si prefiere los métodos manuales como las herramientas digitales, hay maneras de crear un formulario de información del empleado que funcione para usted. Desglosémoslo:
1. Formularios de Google
Si buscas algo sencillo, gratuito/a, Google Formularios es tu opción. Aquí te explicamos cómo hacerlo funcionar:
- Empieza desde cero o utiliza una plantilla: Formularios de Google tiene plantillas listas para usar para RRHH. Sólo tienes que adaptarlas a tus necesidades
- Añade tus preguntas: Haz clic en el botón más (+) para añadir campos para datos personales, fecha de inicio y todo lo que necesites
- Personalice su Formulario: Ajusta el tema, la fuente y los colores para que tenga un aspecto profesional. Incluso puedes añadir imágenes o vídeos por diversión (o claridad)
- Ajuste los ajustes: Protege las respuestas y gestiona cómo se recopilan los datos. Enlaza las respuestas a Hojas de cálculo de Google para facilitar el seguimiento y el análisis
Aunque los Formularios de Google funcionan, no son perfectos: su diseño básico y sus funciones limitadas pueden dejarte con ganas de más.
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2. Hojas de cálculo
Si eres un fan del viejo Excel o de las Hojas de cálculo de Google, puedes crear un formulario manual de información para empleados:
- Añade columnas para el nombre completo, la dirección, los contactos de emergencia y otros datos esenciales del empleado
- Compártelo con los nuevos empleados para que lo rellenen o lo actualicen directamente
- Además: utiliza filtros y opciones de clasificación para mantener los datos organizados y actualizados
¿Manual? Sí. Pero eficaz para equipos pequeños.
3. Formularios ClickUp: La solución más inteligente
Ahora, si está listo para deshacerse de las engorrosas hojas de cálculo y llevar las cosas a un nivel superior, ClickUp es donde está. Formularios ClickUp recoge los datos de sus empleados y los transforma en acción.
✨ Así es como funciona: ClickUp ofrece toneladas de Campos personalizados de ClickUp para adaptarlos a sus necesidades.
Tanto si solicita respuestas de texto, selecciones desplegables o calendarios para las fechas de inicio, cada pregunta puede tener un campo personalizado para la respuesta. De este modo, los empleados rellenan los formularios con precisión y usted se ahorra la molestia de tener datos desordenados e incoherentes.
crea cualquier Formulario con opciones personalizadas usando ClickUp Forms_
Pero aquí es donde se pone aún mejor: ClickUp convierte automáticamente las respuestas de los formularios en tareas
Imagine que un nuevo empleado rellena su formulario y, ¡zas!, se crea una tarea para que el departamento de nóminas ajuste su cuenta salarial o el departamento de TI prepare sus documentos de incorporación.
Para mantener las cosas organizadas, ClickUp le permite añadir rótulos y respuestas directamente en las descripciones de las tareas, lo que facilita el seguimiento y la gestión de las solicitudes. En lugar de luchar por encontrar la información correcta, puede buscar, clasificar y combinar tareas duplicadas en cuestión de segundos.
**Lea también Documentos de incorporación imprescindibles para garantizar una integración fluida de los nuevos empleados
16 Plantillas de formularios de información para empleados
Claro que puede crear un formulario de información del empleado desde cero, pero ¿por qué reinventar la rueda cuando no tiene que hacerlo?
Aquí tienes 16 plantillas perfectas que te harán la vida mucho más fácil.
1. Plantilla de Formulario ClickUp
Imagina que se acerca el primer día de trabajo de un nuevo empleado y te ves desbordado buscando datos básicos como su fecha de inicio, contactos de emergencia e información bancaria.
En Plantilla de Formulario ClickUp elimina ese estrés ayudándole a crear formularios limpios y organizados en cuestión de minutos. Con la función Campos personalizados de ClickUp para todo tipo de información, desde datos personales hasta datos específicos del puesto de trabajo, recopila toda la información crítica de los empleados de forma precisa y segura.
Y lo que es mejor, las respuestas se clasifican automáticamente y están listas para la acción, por lo que puede omitir el seguimiento manual y centrarse en una experiencia de incorporación sin problemas para su nuevo empleado.
ideal para: Equipos de RRHH que gestionan la incorporación de empleados y cualquier persona que busque simplificar la recopilación y organización de la información esencial de los empleados.
2. Plantilla de Formulario de Evaluación de Empleados ClickUp
Seamos sinceros: las evaluaciones de los empleados pueden parecer una tarea temida, tanto para RR.HH. como para los directivos.
A veces, el proceso puede resultar abrumador, ya que los empleados tienen que lidiar con muchos documentos, intentar recordar hitos clave del rendimiento y garantizar la imparcialidad.
Aquí es donde la herramienta gratuita Plantilla del Formulario de Evaluación de Empleados de ClickUp de ClickUp. Simplifica las evaluaciones del rendimiento con un formato estructurado y fácil de usar que recoge todo lo que necesita de forma rápida y precisa.
La plantilla facilita la recopilación de valiosos comentarios, la identificación de áreas de mejora y el seguimiento del progreso individual a lo largo del tiempo. Campos personalizados le permiten incluir detalles como títulos de trabajo, logros y áreas de mejora, garantizando evaluaciones coherentes, justas y centradas.
✨ Ideal para: Equipos de RR.HH. y directivos que buscan facilitar las evaluaciones de los empleados, mejorar el seguimiento del rendimiento y crear un proceso de revisión justo y coherente que realmente beneficie al equipo.*✨ Ideal para: Equipos de RR.HH. y directivos que buscan facilitar las evaluaciones de los empleados, mejorar el seguimiento del rendimiento y crear un proceso de revisión justo y coherente que realmente beneficie al equipo.
3. Plantilla de evaluación de empleados ClickUp
¿Alguna vez se ha preguntado qué piensa su equipo de la dirección, del entorno de trabajo o incluso de esas "ventajas" de las que todo el mundo habla? La opinión sincera de los empleados puede ser decisiva en un lugar de trabajo, pero recopilarla puede ser complicado, sobre todo cuando la opinión está dispersa y es difícil actuar en consecuencia.
En su lugar, utilice la Plantilla ClickUp para comentarios de los empleados . Esta plantilla simplifica el proceso de recopilación y gestión de opiniones significativas de su equipo.
Con Campos personalizados como Cultura de empresa, Claridad de rol y Oportunidades de desarrollo, puede abordar los retos diarios y mejorar la satisfacción de su equipo. Pero eso no es todo
🍪 Bonus: Las potentes visualizaciones también le permiten realizar un seguimiento del sentimiento de los empleados a lo largo del tiempo, lo que le ayuda a detectar patrones y actuar rápidamente antes de que las preocupaciones menores se conviertan en problemas mayores. Al centralizar los comentarios en un solo lugar, esta plantilla fomenta conversaciones abiertas y estructuradas que generan confianza entre los empleados y la dirección.
✨ Ideal para: Equipos de RRHH y directivos que buscan fomentar la transparencia, hacer un seguimiento del sentimiento del equipo y construir una cultura de trabajo próspera y llena de confianza.
4. Plantilla de Formulario de Empleo Interno ClickUp
Cubrir los puestos vacantes internamente es una situación beneficiosa para todos: ahorra tiempo y recursos y demuestra a su equipo que valora su crecimiento. El único problema es recopilar toda la información de los empleados, verificar los roles y gestionar las solicitudes manualmente, lo que puede parecer una pila interminable de papeleo.
Ahí es donde el Plantilla del Formulario de Empleo Interno de ClickUp interviene para salvar el día.
Esta plantilla simplifica el proceso de contratación interna ayudándole a recopilar de forma rápida y precisa datos fundamentales, como los registros de los empleados, los roles actuales y las habilidades relevantes.
Con todo digitalizado y centralizado, evitará confusiones, garantizará el cumplimiento de las políticas de contratación y ofrecerá a los empleados una experiencia fluida y sin estrés.
✨ Ideal para: Equipos de RRHH que buscan facilitar la contratación interna, realizar un seguimiento de las solicitudes sin problemas y mantener registros de empleados precisos y conformes.
5. ClickUp Plantilla de encuesta sobre el compromiso de los empleados
Según el último Informe Gallup el 51% de los empleados no se sienten comprometidos. Es decir, más de la mitad de los empleados se sienten desconectados, desmotivados o se esfuerzan por realizar sus tareas diarias.
Con herramientas adecuadas como el Plantilla de encuesta de compromiso de los empleados de ClickUp puede obtener información real sobre la satisfacción de los empleados y la cultura de la empresa.
Esta plantilla le ayuda a crear encuestas dirigidas con preguntas personalizadas que determinan cómo se siente su equipo. Tanto si está evaluando la satisfacción laboral, las condiciones del lugar de trabajo o la moral del equipo, capta todas las cosas más suaves que pasan desapercibidas en el lugar de trabajo.
¿Y lo mejor? Las respuestas están centralizadas y listas para el análisis, de modo que puede detectar tendencias e identificar áreas de mejora.
✨ Ideal para: Profesionales de RRHH y jefes de equipo que quieran medir el compromiso, hacer un seguimiento de las mejoras a lo largo del tiempo y construir una plantilla más feliz y productiva.
El seguimiento y la organización de los proyectos de la empresa es muy fácil y eficaz con el software ClickUp. Es un software muy eficaz a la hora de abordar los problemas de gestión de tareas y hacer un seguimiento del progreso de la organización de las tareas y proyectos en curso.
Judy Hellen, Responsable de compatibilidad administrativa, Fundación Righten A Soul
6. Plantilla de formulario de solicitud de taller ClickUp
Planificar un taller puede ser emocionante, hasta que te ahogas en solicitudes y no tienes una forma organizada de gestionarlas.
En Plantilla de formulario de solicitud de taller ClickUp simplifica el proceso ayudándole a recopilar y gestionar la información de los "asistentes" de forma rápida y eficaz.
En lugar de navegar por correos electrónicos dispersos o formularios que no coinciden, esta plantilla centraliza la información clave, como nombres, datos de contacto y horarios de los talleres, en un lugar de fácil acceso.
Así es como funciona: Campos personalizados le permiten adaptar el formulario a sus necesidades, asegurándose de que sólo recoge datos relevantes de los asistentes. Estados como "En revisión" o "Aprobado" facilitan el seguimiento del progreso.
✨ Ideal para: Equipos de RRHH, planificadores de eventos o gestores que buscan agilizar el registro de asistentes y la organización de talleres con el mínimo esfuerzo.
7. Plantilla ClickUp de gestión de entrevistas e informes
Según datos recientes, una oferta de empleo típica en una empresa recibe de media 250 candidaturas -y admitámoslo, gestionar ese volumen de candidatos sin un sistema adecuado invita al caos.
El sitio Plantilla de gestión de entrevistas e informes de ClickUp elimina las conjeturas del proceso.
**Le ofrece un espacio único y organizado para el seguimiento de la información de los candidatos, la programación de entrevistas y la recopilación de comentarios de varios entrevistadores
Con todo centralizado, los miembros del equipo pueden acceder fácilmente a las evaluaciones de los candidatos, comparar notas y proporcionar comentarios estructurados en tiempo real.
✨ Ideal para: Equipos de RRHH y reclutadores que necesitan un sistema racionalizado para organizar entrevistas, hacer un seguimiento de los comentarios y tomar decisiones de contratación seguras sin perder detalles.
8. Plantilla de Formulario de Solicitud de Empleo ClickUp
Ordenar las solicitudes de empleo lleva mucho tiempo y puede desordenarse rápidamente si no estás organizado. Lo mejor sería utilizar la plantilla Plantilla de formulario de solicitud de empleo ClickUp .
Simplifica el proceso de contratación al permitirle recopilar de forma rápida y consistente información clave de cada candidato, como datos personales, formación académica e historial laboral previo.
Con todas las solicitudes almacenadas en una ubicación centralizada, puede decir adiós a los rastros de papel y a los correos electrónicos dispersos. La plantilla facilita el seguimiento y la revisión de los candidatos, ayudándole a centrarse en la identificación de los mejores talentos en lugar de ahogarse en trabajo administrativo.
Además, ofrece a los candidatos una experiencia fácil de usar, lo que demuestra que su empresa valora la eficacia y la profesionalidad desde el principio.
Ideal para: Equipos de RRHH y responsables de contratación que quieran agilizar el proceso de solicitud de empleo, organizar los datos de los candidatos y atraer a los mejores talentos sin esfuerzo.
9. Plantilla de incorporación de empleados ClickUp
Si le parece que tiene demasiadas cosas que hacer a la hora de incorporar a nuevos empleados, la plantilla de incorporación de empleados de ClickUp es perfecta para usted Plantilla de incorporación de empleados de ClickUp es su mejor aliado.
Con esta plantilla, podrá crear y organizar listas de control de incorporación detalladas todo, desde las presentaciones hasta la formación específica para cada rol, para asegurarse de que no se pasa nada por alto.
Programe reuniones para la fecha de inicio, asigne tareas esenciales y guíe a los nuevos empleados para que conozcan a sus equipos y la cultura de la empresa.
Además, todo se coordina en un único lugar, lo que facilita el seguimiento del progreso y garantiza que cada nuevo empleado disponga de las herramientas y la información clave que necesita para empezar con buen pie.
Ideal para: Equipos de RRHH y directivos que buscan agilizar la incorporación, mantener organizada la información de los empleados y ayudar a los nuevos contratados a sentirse informados y conectados.
10. Plantilla de directorio de empleados ClickUp
Conocemos el problema: es el cumpleaños de un compañero de trabajo e intentas enviarle una tarta, pero el seguimiento de sus datos de contacto es un reto para el que no estabas preparado.
En Plantilla de directorio de empleados ClickUp elimina esas molestias ofreciéndole un hub único y organizado para toda la información de los empleados. Tanto si busca el correo electrónico de alguien, su rol en el trabajo o averiguar quién está en cada departamento, esta plantilla le ayudará.
Cómo funciona: Sus sencillas funciones de búsqueda te permiten acceder rápidamente a registros actualizados, comprobar quién está en la oficina y ver cómo están estructurados los equipos.
Además, es perfecta para que los nuevos empleados conozcan al equipo o para cualquiera que necesite una búsqueda rápida de contactos sin tener que enviar mensajes del tipo "¿Quién se encarga de esto?".
✨ Ideal para: Equipos de RRHH, directivos y empleados que buscan centralizar los registros de los empleados, mejorar la comunicación y mantener a todo el mundo conectado con facilidad.
11. Plantilla de Formulario de Información para Empleados de RRHH por Collage
vía Collage Mantener registros precisos y actualizados de los empleados es un requisito legal para todos los empresarios. La plantilla de Formulario de Información del Empleado de RR.HH. de Collage facilita la gestión de todo tipo de datos, desde la información personal hasta los detalles salariales y las fechas de inicio.
Este Formulario gratuito/a le permite recopilar todo tipo de información, desde los nombres de los empleados y sus direcciones de residencia hasta las tarifas salariales, las prestaciones e incluso los detalles de las excedencias.
Además, con la legislación que obliga a las empresas a conservar determinados registros de los empleados durante periodos de tiempo específicos -incluso después de la salida de un empleado-, tenerlo todo bien organizado desde el principio puede evitar posibles responsabilidades más adelante.
ideal para: Empresarios y profesionales de RRHH que buscan una forma clara y conforme a la normativa de recopilar y gestionar la información de los empleados, al tiempo que se aseguran de cumplir la normativa de mantenimiento de registros sin esfuerzo.
**Lea también El poder de la voz de los empleados para transformar su lugar de trabajo
12. CollageWord Plantilla de Formulario de Información del Empleado por AIHR
vía AIHR ¿Sabía que no recopilar la información de los empleados con exactitud y a tiempo puede dar lugar a errores en las nóminas? que cuestan más de 600 dólares por incidencia ?
Para evitar este golpe financiero, la Plantilla de Formulario de Información del Empleado de CollageWord por AIHR ofrece una mejor manera de gestionar la información de los nuevos empleados desde el primer día.
Este formulario es una instantánea completa de los datos personales y laborales de un empleado, desde la fecha de inicio hasta los contactos de emergencia y las valoraciones salariales.
Esta herramienta simplifica las tareas administrativas y mantiene los registros de sus empleados organizados, seguros y actualizados. Ofrece plantillas gratuitas, personalizables, en formato PDF y Word.
✨ Ideal para: Equipos de RRHH y empleadores que desean una solución eficiente y conforme a la normativa para recopilar y gestionar la información de los empleados durante la incorporación.
13. PDF Plantilla de Formulario de Datos del Empleado por Charlie
vía Charlie La incorporación de un nuevo empleado es emocionante, pero no sin el Formulario de Datos del Empleado en PDF de Charlie , que le ayudará a recopilar toda la información del empleado.
La plantilla está diseñada para las comprobaciones previas a la contratación antes de la primera semana. Puede recopilar datos esenciales como la información sobre el derecho al trabajo (pasaporte y número de la Seguridad Social) antes de la fecha de contratación del empleado, garantizando así el cumplimiento de la legislación desde el primer día.
Después, durante la primera semana, ate los cabos sueltos recopilando datos de contacto en caso de emergencia, direcciones de correo electrónico personales e incluso preferencias dietéticas.
Aunque existen herramientas más avanzadas de registro de empleados, esta plantilla en PDF es una solución rentable y sencilla para empresas que no están dispuestas a invertir en software.
✨ Ideal para: Pequeñas empresas o equipos de RRHH que busquen una forma asequible y sencilla de recopilar y gestionar la información esencial de los empleados durante la incorporación.
**Lea también Free HR Templates & Forms to Improve HR Processes (Formularios y plantillas gratuitas para mejorar los procesos de RR.HH.)
14. Plantilla de Formulario de Recomendación de Empleados de 123 Form Builder
vía 123 Creador de Formularios Contratar a los mejores talentos no es fácil, pero sus mejores reclutadores están probablemente sentados justo en su oficina: sus empleados. El Employee Referral Form Template by 123 Form Builder hace que sea fácil para los equipos recomendar candidatos estelares.
Así es como funciona: Este formulario personalizable recoge toda la información esencial de los empleados y los detalles de los candidatos, como las posiciones que se solicitan y los archivos de compatibilidad, como los currículos.
No es necesario ningún código: sólo tiene que arrastrar, soltar y diseñar el formulario para que se adapte a las necesidades de su empresa. Puede publicarlo a través de enlaces seguros, incrustarlo en su sitio web o compartirlo en plataformas como Facebook o WordPress.
Una vez enviadas, todas las referencias se almacenan en una base de datos segura en línea para facilitar su revisión. Acceda a los datos a través de un panel centralizado, expórtelos a CSV o Excel, o integre el formulario con herramientas como Google Drive para simplificar el seguimiento.
✨ Ideal para: Equipos que buscan digitalizar y acelerar su proceso de recomendación de empleados y construir un canal de talento más fuerte.
**Lea también Free Employee Verification Letter Templates for HR Excellence (en inglés)
15. Plantilla de Formulario de Información Sanitaria para Empleados de 123 Form Builder
vía 123 Creador de Formularios En lo que respecta a la salud de los empleados, la mayoría de las organizaciones se centran en áreas con costes o responsabilidades directas, como las lesiones en el lugar de trabajo, las reclamaciones por incapacidad o el uso de programas de asistencia a los empleados. Pero estas métricas apenas arañan la superficie del bienestar físico y mental general de su plantilla.
Diseñar estrategias de salud eficaces -o medir su impacto- es casi imposible sin una recopilación sistemática de datos.
El Formulario de información sanitaria para empleados de 123 Form Builder ayuda a las organizaciones a controlar este reto.
Simplifica la recopilación de datos esenciales relacionados con la salud -desde el historial médico y las condiciones crónicas hasta los registros de vacunación y los contactos de emergencia- de forma segura y cómoda.
✨ Ideal para: Organizaciones comprometidas con la creación de una cultura de la salud, la mejora del bienestar de la plantilla y la lucha contra el aumento de los costes sanitarios con soluciones sistemáticas basadas en datos.
**Lea también Las 10 mejores plantillas de programas de orientación de empleados
16. Plantilla de Formulario de Consentimiento Médico para Empleados de 123 Form Builder
vía 123 Creador de Formularios Dada la actual escasez de talentos y el aumento de los costes sanitarios, dar prioridad a la salud de los empleados ya no es opcional.
El Formulario de Consentimiento Médico para Empleados de 123 Form Builder simplifica el proceso, haciéndolo rápido, seguro y conveniente para que los empleadores y los nuevos empleados lleven un seguimiento del papeleo.
Esta plantilla lista para usar le permite enviar por correo electrónico formularios de consentimiento médico a los nuevos empleados. Los empleados pueden completar los formularios desde Inicio o sobre la marcha.
Sus respuestas se almacenan de forma segura y son fácilmente accesibles para los equipos de RR.HH., lo que garantiza que la información de los empleados esté organizada y cumpla los requisitos de privacidad.
✨ Ideal para: Equipos de RRHH que buscan una solución segura y digital para gestionar los formularios de consentimiento médico durante la incorporación.
**Lea también 10 Mejor Software de Portal de Empleados
Recopile la información de sus empleados con ClickUp
Las plantillas de formularios de información para empleados de ClickUp permiten recopilar los datos esenciales de los empleados de forma rápida, precisa y sin esfuerzo.
Los campos personalizables le garantizan que recopilará todo lo que necesita, desde datos personales hasta formularios fiscales, sin necesidad de ir de un lado a otro.
Una vez enviada, la información se organiza por tareas y se almacena en un hub único y seguro, al que se puede acceder en cualquier momento. Regístrate en ClickUp y ponga orden en la información de sus empleados.