La incorporación no es tan sencilla como parece. Para los empleados, supone buscar y rellenar un sinfín de documentos, asistir a sesiones de orientación y familiarizarse con la dinámica de la oficina (incluido dónde se encuentra la tan necesaria cafetera).
Sin embargo, para los profesionales de RR. HH. y los propietarios de empresas, esto supone lidiar con montones de papeleo de incorporación.
Sorprendentemente, el 58 % de las empresas admite que dedica más tiempo a los procesos y al papeleo durante la incorporación que a la experiencia real de los empleados.
Sin embargo, hay algo que haría que este proceso fuera más fluido y rápido: plantillas de formularios de información de los empleados que proporcionan un marco para recopilar datos. Estas plantillas simplifican la recopilación de datos, organizan los registros de los empleados y garantizan que toda la información clave esté lista.
En este artículo, compartiremos 16 plantillas gratuitas de formularios de información de empleados para ayudarle a agilizar el proceso de incorporación de sus empleados. ¡Empecemos!
¿Qué es una plantilla de formulario de información del empleado?
Es muy probable que los datos de los nuevos empleados se encuentren dispersos en correos electrónicos y hojas de cálculo.
Por eso, los equipos de RR. HH. con experiencia confían en una plantilla de formulario de información del empleado, un documento prediseñado que simplifica la recopilación y organización de la información de los empleados. Este formulario cubre todos los aspectos esenciales: datos personales, información de contacto, contactos de emergencia, datos relacionados con el trabajo y, cuando es necesario, formación académica.
Además, elimina la necesidad de perseguir a los nuevos empleados para obtener la información que falta: solo tendrá que crear registros de empleados limpios y estandarizados desde el principio.
Componentes clave de un formulario de información del empleado
El departamento de RR. HH. es legalmente responsable de gestionar y proteger los datos de los empleados; el incumplimiento de esta obligación puede acarrear sanciones graves.
¿La parte complicada? Manejar manualmente una gran cantidad de información de los empleados no es una tarea fácil y conlleva muchos retos durante la incorporación.
El cambio a un formulario de información de los empleados simplifica este proceso. Ayuda a recopilar todos los datos esenciales sobre los nuevos empleados, lo que garantiza una incorporación fluida y mantiene los registros de los empleados organizados y fáciles de gestionar.
A continuación, se ofrece un breve resumen de sus secciones clave:
| Sección | Datos recopilados |
| Datos personales | Nombre completo, dirección, número de teléfono, correo electrónico, fecha de nacimiento y nacionalidad. |
| Datos laborales | Título, departamento, fecha de inicio, nombre del supervisor y ID del empleado. |
| Datos de contacto de emergencia | Nombre de la persona de contacto en caso de emergencia, número de teléfono, relación y contacto alternativo. |
| Información fiscal y de pago | Datos de la cuenta bancaria, formularios fiscales, estructura salarial e inscripción en prestaciones sociales. |
| Campos adicionales | Formación académica, certificaciones, documentos como pasaporte o permisos de trabajo. |
La falta de alguno de estos datos puede provocar problemas de cumplimiento normativo o pesadillas con las nóminas. Por eso, una nueva plantilla de formulario de información del empleado garantiza que todo esté perfectamente organizado, actualizado y accesible cuando sea necesario.
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16 plantillas de formularios de información de los empleados
Por supuesto, puede crear un formulario de información del empleado desde cero, pero ¿por qué reinventar la rueda si no es necesario?
Aquí tienes 16 plantillas impecables que te facilitarán mucho la vida en el departamento de RR. HH.
1. Plantilla de formulario de ClickUp
Imagine que se acerca el primer día de un nuevo empleado y usted está abrumado buscando datos básicos como su fecha de inicio, contactos de emergencia e información bancaria.
La plantilla de formulario de ClickUp elimina ese estrés al ayudarle a crear formularios claros y organizados en cuestión de minutos. Con la función de Campos personalizados de ClickUp, que abarca todo, desde datos personales hasta detalles específicos del puesto, se recopila toda la información esencial de los empleados de forma precisa y segura.
Y lo que es mejor, las respuestas se clasifican automáticamente y están listas para actuar, por lo que puede omitir los seguimientos manuales y centrarse en una experiencia de incorporación fluida para su nuevo empleado.
✨ Ideal para: equipos de RR. HH. que gestionan la incorporación de empleados y cualquier persona que desee simplificar la recopilación y organización de la información esencial de los empleados.
2. Plantilla de formulario de evaluación de empleados de ClickUp
Seamos sinceros: las evaluaciones de los empleados pueden parecer una tarea tediosa, tanto para RR. HH. como para los directivos.
El proceso puede resultar abrumador en ocasiones, ya que los empleados tienen que lidiar con muchos documentos, intentar recordar hitos clave de rendimiento y garantizar la equidad.
Ahí es donde entra en juego la plantilla gratuita de formulario de evaluación de empleados de ClickUp. Simplifica las evaluaciones de rendimiento con un formato estructurado y fácil de usar que recopila todo lo que necesita de forma rápida y precisa.
La plantilla facilita la recopilación de comentarios valiosos, la identificación de áreas de mejora y el seguimiento del progreso individual a lo largo del tiempo. Los campos personalizados le permiten incluir detalles como títulos, logros y áreas de mejora, lo que garantiza evaluaciones coherentes, justas y específicas.
✨ Ideal para: equipos de RR. HH. y gerentes que buscan facilitar las evaluaciones de los empleados, mejorar el seguimiento del rendimiento y crear un proceso de revisión justo y coherente que realmente beneficie al equipo.
3. Plantilla de comentarios de los empleados de ClickUp
¿Alguna vez se ha preguntado qué piensa su equipo sobre la dirección, el entorno de trabajo o incluso esas «ventajas» de las que todo el mundo habla? Los comentarios sinceros de los empleados pueden marcar la diferencia en un lugar de trabajo, pero recopilarlos puede resultar complicado, especialmente cuando los comentarios son dispersos y difíciles de poner en práctica.
En su lugar, utilice la plantilla de comentarios de los empleados de ClickUp. Esta plantilla simplifica el proceso de recopilación y gestión de información significativa de su equipo.
Con campos personalizados como «Cultura de la empresa», «Claridad de roles» y «Oportunidades de desarrollo», podrás abordar los retos diarios y mejorar la satisfacción de tu equipo. Y eso no es todo.
🍪 Bonificación: las potentes visualizaciones también le permiten realizar el seguimiento de la opinión de los empleados a lo largo del tiempo, lo que le ayuda a detectar patrones y actuar rápidamente antes de que las pequeñas preocupaciones se conviertan en problemas mayores. Al centralizar los comentarios en un solo lugar, esta plantilla fomenta conversaciones abiertas y estructuradas que generan confianza entre los empleados y los directivos.
✨ Ideal para: equipos de RR. HH. y directivos que deseen fomentar la transparencia, realizar el seguimiento del estado de ánimo del equipo y crear una cultura laboral próspera y llena de confianza.
4. Plantilla de formulario de empleo interno de ClickUp
Cubrir las posiciones vacantes internamente es beneficioso para todos: ahorra tiempo y recursos, y demuestra a su equipo que valora su crecimiento. El único reto es recopilar toda la información de los empleados, verificar los roles y gestionar las solicitudes manualmente, lo que puede parecer una tarea interminable de papeleo.
Ahí es donde entra en juego la plantilla de formulario interno de empleo de ClickUp para salvar el día.
Esta plantilla simplifica el proceso de contratación interna al ayudarle a recopilar de forma rápida y precisa datos críticos, como los registros de los empleados, sus roles actuales y sus habilidades relevantes.
Al tener todo digitalizado y centralizado, evitará confusiones, garantizará el cumplimiento de las políticas de contratación y ofrecerá a los empleados una experiencia fluida y sin estrés.
✨ Ideal para: equipos de RR. HH. que desean agilizar la contratación interna, realizar un seguimiento fluido de las solicitudes y mantener registros precisos y conformes de los empleados.
5. Plantilla de encuesta de compromiso de los empleados de ClickUp
Según el último informe de Gallup, el 51 % de los empleados se sienten desmotivados. Eso significa que más de la mitad de su plantilla se siente desconectada, desmotivada o abrumada por sus tareas diarias.
Con las herramientas adecuadas, como la plantilla de encuesta de compromiso de los empleados de ClickUp, puede recopilar información real sobre la satisfacción de los empleados y la cultura de la empresa.
Esta plantilla le ayuda a crear encuestas específicas con preguntas personalizadas que determinan cómo se siente su equipo. Ya sea que esté evaluando la satisfacción laboral, las condiciones del lugar de trabajo o la moral del equipo, captura todos los aspectos más sutiles que se ignoran en el lugar de trabajo.
¿Lo mejor de todo? Las respuestas se centralizan y están listas para su análisis, lo que le permite detectar tendencias e identificar áreas de mejora.
✨ Ideal para: profesionales de RR. HH. y jefes de equipo que desean medir el compromiso, realizar el seguimiento de las mejoras a lo largo del tiempo y crear una plantilla más feliz y con mayor productividad.
El seguimiento y la organización de los proyectos de la empresa es muy fácil y eficaz con el software ClickUp. Es un software muy eficaz a la hora de abordar problemas de gestión de tareas y realizar un seguimiento del progreso de las tareas y proyectos en curso de la organización.
El seguimiento y la organización de los proyectos de la empresa es muy fácil y eficaz con el software ClickUp. Es un software muy eficaz a la hora de abordar problemas de gestión de tareas y realizar un seguimiento del progreso de las tareas y proyectos en curso de la organización.
6. Plantilla de formulario de solicitud para el taller de ClickUp
Planificar un taller puede ser emocionante, hasta que te ves desbordado por las solicitudes y no tienes una forma organizada de gestionarlas.
La plantilla de formulario de solicitud para talleres de ClickUp simplifica el proceso al ayudarle a recopilar y gestionar la información de los «asistentes» de forma rápida y eficaz.
En lugar de navegar por correos electrónicos dispersos o formularios incongruentes, esta plantilla centraliza la información clave, como nombres, datos de contacto y horarios de talleres, en un lugar de fácil acceso.
Así es como funciona: los campos personalizados le permiten adaptar el formulario a sus necesidades, lo que garantiza que solo recopile los datos relevantes de los asistentes. Los estados como «En revisión» o «Aprobado» facilitan el seguimiento del progreso.
✨ Ideal para: equipos de RR. HH., organizadores de eventos o gerentes que deseen agilizar el registro de asistentes y la organización de talleres con el mínimo esfuerzo.
7. Plantilla de gestión de entrevistas y plantilla de informes de ClickUp
Según datos recientes, una oferta de trabajo corporativa típica recibe una media de 250 solicitudes, y seamos sinceros, gestionar ese volumen de candidatos sin un sistema adecuado invita al caos.
La plantilla de gestión de entrevistas y informes de ClickUp elimina las conjeturas del proceso.
Le ofrece un espacio único y organizado para realizar el seguimiento de la información de los candidatos, programar entrevistas y recopilar comentarios de varios entrevistadores.
Con todo centralizado, los miembros del equipo pueden acceder fácilmente a las evaluaciones de los candidatos, comparar notas y proporcionar comentarios estructurados en tiempo real.
✨ Ideal para: los equipos de RR. HH. y los reclutadores necesitan un sistema optimizado para organizar entrevistas, realizar el seguimiento de los comentarios y tomar decisiones de contratación con confianza sin perder ningún detalle.
8. Plantilla de formulario de solicitud de empleo de ClickUp
Clasificar las solicitudes de empleo lleva mucho tiempo y puede convertirse rápidamente en un lío si no se está organizado. Lo mejor en este caso sería utilizar la plantilla de formulario de solicitud de empleo de ClickUp.
Simplifica el proceso de contratación al permitirte recopilar de forma rápida y coherente información clave de cada solicitante, como datos personales, formación académica y experiencia laboral previa.
Con todas las solicitudes almacenadas en una ubicación centralizada, puede decir adiós a los papeles y a los correos electrónicos dispersos. La plantilla facilita el seguimiento y la revisión de los candidatos, lo que le ayuda a centrarse en identificar a los mejores talentos en lugar de ahogarse en el trabajo administrativo.
Además, ofrece una experiencia fácil de usar para los solicitantes, lo que demuestra que su empresa valora la eficiencia y la profesionalidad desde el principio.
✨ Ideal para: equipos de RR. HH. y responsables de contratación que desean agilizar el proceso de solicitud de empleo, organizar los datos de los candidatos y atraer sin esfuerzo a los mejores talentos.
9. Plantilla de incorporación de empleados de ClickUp
Si sientes que tienes demasiadas cosas que hacer al incorporar nuevos empleados, la plantilla de incorporación de empleados de ClickUp es tu mejor aliada.
Con esta plantilla, puede crear y organizar listas de control detalladas para la incorporación, que abarcan todo, desde presentaciones hasta formación específica para cada rol, con el fin de garantizar que no se pase nada por alto.
Programe reuniones para la fecha de inicio, asigne tareas esenciales y oriente a los nuevos empleados para que conozcan a sus equipos y la cultura de la empresa.
Además, todo está coordinado en un solo lugar, lo que facilita el seguimiento del progreso y garantiza que cada nuevo empleado disponga de las herramientas y la información clave que necesita para empezar a trabajar desde el primer momento.
✨ Ideal para: equipos de RR. HH. y gerentes que desean optimizar la incorporación, mantener organizada la información de los empleados y ayudar a los nuevos contratados a sentirse informados y conectados.
10. Plantilla de directorio de empleados de ClickUp
Sabemos lo difícil que es: es el cumpleaños de tu compañero de trabajo y quieres enviarle una tarta, pero el seguimiento de sus datos de contacto es un reto para el que nunca te has preparado.
La plantilla de directorio de empleados de ClickUp elimina esa molestia al ofrecerte un único hub organizado para toda la información de los empleados. Tanto si buscas el correo electrónico de alguien, su rol o averiguar quién está en qué departamento, esta plantilla te lo pone fácil.
Cómo funciona: sus funciones de búsqueda fáciles de usar le permiten acceder rápidamente a registros actualizados, comprobar quién está en la oficina y ver cómo están estructurados los equipos.
Además, es perfecto para que los nuevos empleados conozcan al equipo o para cualquiera que necesite buscar rápidamente un contacto sin tener que enviar mensajes del tipo «¿Quién se encarga de esto?».
✨ Ideal para: equipos de RR. HH., gerentes y empleados que deseen centralizar los registros de los empleados, mejorar la comunicación y mantener a todos conectados con facilidad.
11. Plantilla de formulario de información de empleados de RR. HH. de Collage
a través de Collage
Mantener registros precisos y actualizados de los empleados es un requisito legal para todos los empleadores. La plantilla de formulario de información de empleados de RR. HH. de Collage facilita la gestión de todo tipo de datos, desde información personal hasta detalles salariales y fechas de inicio.
Este formulario gratuito le garantiza que recopilará todo lo necesario, desde los nombres y direcciones de los empleados hasta los salarios, las prestaciones e incluso los detalles de las bajas laborales.
Además, dado que la legislación exige a los empleadores conservar determinados registros de los empleados durante períodos de tiempo específicos, incluso después de la salida de un empleado, tener todo perfectamente organizado desde el principio puede evitar posibles responsabilidades más adelante.
✨ Ideal para: Empleadores y profesionales de RR. HH. que buscan una forma clara y conforme a la normativa de recopilar y gestionar la información de los empleados, al tiempo que se aseguran de cumplir sin esfuerzo con las regulaciones de mantenimiento de registros.
12. Plantilla de formulario de información del empleado CollageWord de AIHR
a través de AIHR
¿Sabía que no recopilar la información de los empleados de forma precisa y puntual puede dar como resultado errores en las nóminas que cuestan más de 600 dólares por incidencia?
Para evitar este impacto financiero, la plantilla de formulario de información del empleado de CollageWord de AIHR ofrece una mejor manera de gestionar la información de los nuevos empleados desde el primer día.
Este formulario es un resumen completo de los datos personales y laborales de un empleado, desde la fecha de inicio hasta los contactos de emergencia y los salarios.
Esta herramienta simplifica las tareas administrativas y mantiene los registros de sus empleados organizados, seguros y actualizados. Ofrece plantillas gratuitas y personalizables en formatos PDF y Word.
✨ Ideal para: equipos de RR. HH. y empleadores que desean una solución eficiente y conforme a la normativa para recopilar y gestionar la información de los empleados durante la incorporación.
13. Plantilla de formulario de datos de los empleados en PDF, por Charlie.
a través de Charlie
La incorporación de un nuevo empleado es emocionante, pero no sin la plantilla de formulario de datos de empleados en PDF de Charlie, que le ayuda a recopilar toda la información de los empleados.
La plantilla está diseñada para realizar comprobaciones previas al empleo antes de la primera semana. Puede recopilar datos importantes, como la información sobre el derecho al trabajo (pasaporte y números de la seguridad social), antes de la fecha de contratación del empleado, lo que garantiza el cumplimiento de la legislación desde el primer día.
Luego, durante la primera semana, complete los detalles pendientes recopilando información de contacto de emergencia, direcciones de correo electrónico personales e incluso preferencias alimentarias.
Aunque existen herramientas más avanzadas para el registro de empleados, esta plantilla en PDF es una solución sencilla y rentable para las empresas que no están preparadas para invertir en software.
✨ Ideal para: pequeñas empresas o equipos de RR. HH. que buscan una forma asequible y sencilla de recopilar y gestionar la información esencial de los empleados durante la incorporación.
14. Plantilla de formulario de recomendación de empleados de 123 Form Builder
a través de 123 Form Builder
Contratar a los mejores talentos no es fácil, pero es probable que sus mejores reclutadores se encuentren en su propia oficina: sus empleados. La plantilla de formulario de recomendación de empleados de 123 Form Builder facilita a los equipos la recomendación de candidatos excelentes.
Así es como funciona: este formulario personalizable recopila toda la información esencial sobre los empleados y los candidatos, como las posiciones de trabajo solicitadas y los archivos de apoyo, como los currículos.
No es necesario saber programar: solo tienes que arrastrar, soltar y diseñar el formulario para que se adapte a las necesidades de tu empresa. Puedes publicarlo a través de enlaces seguros, incrustarlo en tu sitio web o realizar su uso compartido en plataformas como Facebook o WordPress.
Una vez enviadas, todas las referencias se almacenan en una base de datos en línea segura para facilitar su revisión. Acceda a los datos a través de un panel de control centralizado, expórtelos a CSV o Excel, o integre el formulario con herramientas como Google Drive para simplificar los seguimientos.
✨ Ideal para: equipos que desean digitalizar y acelerar su proceso de recomendación de empleados y crear una reserva de talento más sólida.
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15. Plantilla de formulario de información sanitaria del empleado de 123 Form Builder
a través de 123 Form Builder
En lo que respecta a la salud de los empleados, la mayoría de las organizaciones se centran en áreas con costes o responsabilidades directas, como lesiones en el lugar de trabajo, reclamaciones por discapacidad o uso de programas de asistencia al empleado. Pero estas métricas apenas rozan la superficie del bienestar físico y mental general de su plantilla.
Diseñar estrategias de salud eficaces, o medir su impacto, es casi imposible sin una recopilación sistemática de datos.
La plantilla de formulario de información sanitaria del empleado de 123 Form Builder ayuda a las organizaciones a controlar este reto.
Simplifica la recopilación de datos esenciales relacionados con la salud, desde el historial médico y las condiciones crónicas hasta los registros de vacunación y los contactos de emergencia, de forma segura y cómoda.
✨ Ideal para: Organizaciones comprometidas con la creación de una cultura de salud, la mejora del bienestar de la plantilla y la gestión del aumento de los costes sanitarios con soluciones sistemáticas basadas en datos.
16. Plantilla de formulario de consentimiento médico para empleados de 123 Form Builder
a través de 123 Form Builder
Dada la actual escasez de talento y el aumento de los costes sanitarios, dar prioridad a la salud de los empleados ya no es opcional.
La plantilla de formulario de consentimiento médico para empleados de 123 Form Builder simplifica el proceso, haciéndolo rápido, seguro y cómodo para que los empleadores y los nuevos empleados puedan realizar el seguimiento del papeleo.
Esta plantilla lista para usar le permite enviar por correo electrónico formularios de consentimiento médico a los nuevos empleados. Los empleados pueden completar los formularios desde casa o mientras se desplazan.
Sus respuestas se almacenan de forma segura y son fácilmente accesibles para los equipos de RR. HH., lo que garantiza que la información de los empleados esté organizada y cumpla con los requisitos de privacidad.
✨ Ideal para: equipos de RR. HH. que buscan una solución digital segura para gestionar los formularios de consentimiento médico durante la incorporación.
Cómo crear y utilizar formularios de información de los empleados
Tanto si prefiere los métodos manuales como las herramientas digitales, hay formas de crear un formulario de información de los empleados que se adapte a sus necesidades. Veámoslo en detalle:
1. Formularios de Google
Si busca algo sencillo y gratuito, Google Forms es la solución ideal. A continuación le explicamos cómo utilizarlo:
- Empiece desde cero o utilice una plantilla: Google Forms tiene plantillas listas para usar para RR. HH. Solo tiene que modificarlas para adaptarlas a sus necesidades.
- Añada sus preguntas: haga clic en el botón más (+) para añadir campos para datos personales, fecha de inicio y cualquier otra información que necesite.
- Personalice su formulario: ajuste el tema, la fuente y los colores para darle un aspecto profesional. Incluso puede añadir imágenes o vídeos para hacerlo más divertido (o más claro).
- Ajuste los ajustes: proteja las respuestas y gestione la forma en que se recopilan los datos. Enlaze las respuestas con las Hojas de cálculo de Google para facilitar el seguimiento y el análisis.
Aunque Google Forms funciona, no es perfecto: su diseño básico y sus funciones limitadas pueden dejarle con ganas de más.
2. Hojas de cálculo
Si es usted fan del buen viejo Excel o de las Hojas de cálculo de Google, puede crear un formulario de información de empleados manual:
- Añada columnas para el nombre completo, la dirección, los contactos de emergencia y otros datos esenciales de los empleados.
- Compártalo con los nuevos empleados para que lo rellenen o actualicen directamente.
- Bonificación: utilice filtros y opciones de clasificación para mantener los datos organizados y actualizados.
¿Manual? Sí. Pero eficaz para equipos pequeños.
3. Formularios ClickUp: la solución más inteligente
Si está listo para deshacerse de las incómodas hojas de cálculo y dar un paso adelante, ClickUp es la solución ideal.
ClickUp Forms recopila los datos de sus empleados y los transforma en acciones.
✨ Así es como funciona: ClickUp ofrece un montón de campos personalizados de ClickUp para satisfacer sus necesidades.
Ya sea que solicite respuestas de texto, selecciones desplegables o calendarios para las fechas de inicio, cada pregunta puede tener un campo personalizado para la respuesta. De este modo, los empleados completan los formularios con precisión y usted se ahorra la molestia de tener datos desordenados e inconsistentes.
Pero aquí es donde se pone aún mejor: ClickUp convierte automáticamente las respuestas del formulario en tareas.
Imagine que un nuevo empleado rellena su formulario y, ¡bum! Se crea una tarea para que el departamento de nóminas configure su cuenta salarial o para que el departamento de TI prepare sus documentos de incorporación.
Para mantener todo organizado, ClickUp le permite añadir rótulos y respuestas directamente en las descripciones de las tareas, lo que facilita el seguimiento y la gestión de las solicitudes. En lugar de tener que buscar a toda prisa la información adecuada, puede buscar, ordenar y combinar tareas duplicadas en cuestión de segundos.
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Recopile la información de sus empleados con ClickUp.
Las plantillas de formularios de información de los empleados de ClickUp permiten recopilar los datos esenciales de los empleados de forma rápida, precisa y sin esfuerzo.
Los campos personalizables le permiten recopilar todo lo que necesita, desde datos personales hasta formularios fiscales, sin necesidad de ir y venir.
Una vez enviada, la información se organiza de forma clara en tareas y se almacena en un único hub de seguridad, listo para acceder a ella en cualquier momento.
Regístrese en ClickUp y ponga orden en la información de sus empleados.