Intranet vs Internet: Diferencias y usos clave de las redes

La comunicación interna puede determinar el rendimiento de una organización.

Si sus empleados carecen de una forma segura de comunicarse y colaborar eficazmente, la productividad se resiente, los plazos se resienten y el riesgo de que se filtre información confidencial aumenta exponencialmente.

Por eso las empresas suelen utilizar una intranet para conectar a sus equipos. Pero en esta era de Internet, ¿necesitamos siquiera una intranet? para la comunicación interna en nuestro lugar de trabajo? 🤔

Esa es la pregunta que responderemos aquí. Este post explorará la funcionalidad y las diferencias entre intranet e internet para determinar cuál tiene más sentido para tu organización.

Resumen de 60 segundos

• Intranet proporciona una red de comunicación interna segura a las empresas, pero a costa de la capacidad de teletrabajo
• Internet proporciona capacidad de teletrabajo, pero es menos segura que la intranet
• ClickUp ofrece lo mejor de ambos: comunicación interna segura y la posibilidad de trabajar a distancia
• ClickUp incluye funciones integradas de gestión de proyectos, gestión del conocimiento y portales para clientes
• Las funciones de IA de ClickUp facilitan enormemente la búsqueda de información en la base de conocimientos o la realización de acciones de gestión de proyectos con simples mensajes de texto

¿Qué es Internet?

Internet no necesita presentación. Sin embargo, si necesitas saber cómo funciona, sus orígenes y sus funciones clave, aquí tienes una breve panorámica:

Definición y orígenes de Internet

Internet se originó como un proyecto del gobierno de EE.UU. durante la Guerra Fría, en la década de 1960. En pocas palabras, es una red masiva de redes interconectadas entre sí (de ahí el nombre, internet).

La red de tu compañía de telecomunicaciones está conectada a otra compañía de telecomunicaciones, su red está conectada a otras redes de telecomunicaciones, y así sucesivamente. Y no se trata sólo de redes de telecomunicaciones: muchas otras redes participan en Internet, entre ellas:

• Diferentes redes de área local (LAN) que conectan dispositivos dentro de una organización
• Redes de proveedores de servicios de computación en nube (cloud computing)
• Redes de empresas de redes privadas virtuales (VPN), etc.

Éstas se conectan a una red global de cables de datos submarinos, que a su vez se conectan a las redes de los distintos centros de datos. Se crea así una red informática global masiva en la que los datos viajan por todo el mundo y se puede buscar información desde cualquier lugar. 🛜

Mapa de la red mundial de cables submarinos que transporta todo el tráfico de Internet del mundo a través de Internet SubmarineCableMap.com

Funciones clave

Internet, tal y como lo utilizamos hoy en día, es posible gracias a algunas de sus funciones clave que utilizamos a diario. Entre ellas se encuentran:

• World Wide Web (WWW): Esta función permite crear páginas web y acceder a ellas a través de una conexión (a internet). Define cómo se diseñan y cargan las páginas web en los navegadores
• Motores de búsqueda: Los motores de búsqueda como Google y Bing nos ayudan a encontrar información publicada en la web
• Correo electrónico: Facilitado por diferentes proveedores de servicios de correo electrónico (por ejemplo, Gmail, Outlook, etc.), esta función juega un rol crucial en comunicación profesional permitiendo a los empleados de una empresa (y a las personas en general) intercambiar fácilmente cualquier tipo de información
• Medios de comunicación social: Consiste en LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram y un montón de sitios web y aplicaciones similares que permiten a personas de todo el mundo conectarse y comunicarse
• Comercio electrónico: Combinación de WWW con estándares globales de la industria de pagos y tecnología de pasarela de pagos que facilita las compras y transacciones en línea
• Mensajería instantánea (IM): Aplicaciones de mensajería como WhatsApp, Facebook Messenger y Google Chat que permiten enviar mensajes y chatear con personas de todo el mundo en tiempo real
• Protocolo de voz por Internet (VoIP): Protocolo que facilita las llamadas de voz y vídeo por Internet a través de plataformas como WhatsApp, Facebook, Skype, Zoom, etc.

Rol de Internet en las comunicaciones y los medios de comunicación de masas

Internet ha desempeñado el papel más importante en la revolución de las comunicaciones y los medios de comunicación de masas. Tecnologías como el correo electrónico, la mensajería instantánea, las redes sociales, VoIP y las videollamadas han cambiado el panorama de la comunicación, permitiendo a la gente conectarse en todo el mundo. 🌍

En el caso de los medios de comunicación de masas, Internet también ha desempeñado un papel fundamental, a través de canales como las redes sociales, para facilitar la difusión y el consumo masivos de contenidos mediáticos sin necesidad de grandes inversiones. Esto ha provocado cambios sin precedentes en nuestra forma de vivir, trabajar y comunicarnos.

Algunos ejemplos de este cambio son:

1. Trabajo a distancia: Es posible trabajar completamente a distancia para las organizaciones, todo ello gracias al correo electrónico, las plataformas VoIP, la mensajería instantánea y otras funciones basadas en Internet
2. La era de la información: Vivimos en la era de la información, en la que las noticias, los datos y la información llegan de un rincón del mundo a otro en tiempo real
3. Globalización: Gracias a Internet, trabajar con talentos de cualquier parte del mundo y atender a clientes globales es ahora mucho más fácil

Entender las Intranets

Aunque Internet es el ajuste por defecto para la mayor parte de la comunicación global, algunas empresas utilizan una Intranet para facilitar la comunicación y el uso compartido de la información entre sus empleados.

¿Qué son y cómo funcionan? He aquí una breve explicación:

Definición y funciones de las Intranets

Las intranets son redes privadas implantadas por las organizaciones para conectar los dispositivos que operan dentro de sus instalaciones.

Crean una red interna segura e inaccesible fuera de la organización para que los empleados puedan transferir datos confidenciales, acceder a recursos y compartir información sin miedo a que se produzcan filtraciones.

Las intranets también sirven de:

✅ Sistema de gestión de contenidos: La mayoría de las intranets vienen con un sistema de gestión de contenidos (CMS) para facilitar la creación y gestión de contenidos para difundir información dentro de la organización

✅ Canal de integración: Las plataformas de intranet también pueden integrarse con otras herramientas que utilice su organización, como un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o una plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM)

✅ Medio de comunicación: Correo electrónico, mensajería, chatear y otros

funciones de la intranet social

para que los miembros del equipo puedan comunicarse

✅ Inicio de organigramas: Las plataformas de intranet también proporcionan a las empresas una forma de construir organigramas detallados que dan acceso controlado a los administradores y directivos para obtener una rápida visión general de la jerarquía de los equipos

✅ Repositorio centralizado de archivos: Las intranets permiten a las empresas construir un repositorio centralizado de archivos para almacenar todos los archivos y documentos relacionados con las operaciones de su empresa

El rol de la intranet en la comunicación interna y la colaboración

Dondequiera que se implante una intranet, ésta desempeña un rol crucial en la comunicación interna y la colaboración de la empresa. Estas son algunas de sus importantes funciones en el funcionamiento de la empresa:

🌟 Fuente única de la verdad: La intranet sirve como fuente única de la verdad para su organización. Es el hub oficial de todos los documentos, actualizaciones y anuncios de la empresa, lo que permite a los empleados consultar en ella toda la información organizativa

🌟 Gestión de recursos humanos (RRHH): Las intranets también desempeñan un rol fundamental en la gestión de RRHH de una empresa. Permiten centralizar las políticas de la empresa, la incorporación y formación de los empleados y otros procesos de RRHH como la gestión de las bajas y la distribución de las prestaciones a los empleados

🌟 Canal de comunicación y colaboración: La intranet proporciona a los internos

canales de participación de los empleados

(es decir, correo electrónico, mensajería, etc.) para comunicarse con los compañeros y colaborar a través de chats de grupo o foros de debate

Un ejemplo de Intranet en acción

Una empresa de servicios informáticos implanta una intranet de empresa utilizando Sharepoint y una red privada cerrada para facilitar la comunicación de los empleados. Crea diferentes

portales de empleados

para la incorporación, la formación y el debate en equipo con el fin de gestionar su comunicación interna y sus necesidades operativas.

Cuando se incorpora un nuevo empleado, el responsable de RRHH lo registra en el portal de incorporación de la empresa, tras lo cual se le explica el programa de formación.

Una vez completada la formación, pueden trabajar con los miembros del equipo en los portales internos de chateo y debate en grupo. También tienen acceso a los recursos y archivos del espacio documental centralizado de la empresa alojado en Sharepoint.

Intranet vs. Internet: Diferencias clave

Existen algunas diferencias fundamentales en la función y naturaleza de Internet y la intranet. Mientras que internet no tiene propietario, una intranet es propiedad privada de la organización que la implanta. El acceso a una intranet está, por tanto, limitado únicamente a los usuarios autorizados (es decir, los empleados), y sólo es accesible dentro del campus. 🏢

Por estas razones, la seguridad de una intranet es mayor que la de una red pública como Internet, que es el patio de recreo de todos. Sin embargo, también significa que los problemas de red los tiene que resolver la organización por su cuenta.

He aquí una panorámica de la diferencia entre Internet e intranet:

Elegir la mejor opción para su mercado objetivo y sus necesidades organizativas

Entonces, ¿cuál de estas opciones es mejor para su organización: una Intranet o Internet? La respuesta depende de las necesidades de su organización.

Si la seguridad y la confidencialidad de los datos son primordiales en su sector, necesita una intranet. Ofrece una mayor privacidad por su carácter aislado y un mejor control de la actividad de la red por su falta de anonimato, propiedad privada y

comunicación centralizada

. 🔏

Sin embargo, sus empleados no pueden acceder a los portales de la intranet ni a los documentos almacenados en ellos desde ningún lugar fuera de su organización.

Como resultado, no pueden trabajar a distancia. Si el teletrabajo es un factor importante en su empresa, debería elegir un sistema de gestión de proyectos y de

solución de colaboración

para su lugar de trabajo.

Implantación de Intranets: Buenas prácticas

La implantación de una intranet la termina el equipo de soporte informático interno de su organización. Sin embargo, hay algunas buenas prácticas que debe tener en cuenta al implantarla. Éstas son:

1. Determinar la solución de intranet adecuada para su organización

En primer lugar, debe determinar la

solución de software de intranet

para su organización. Algunos ejemplos son Sharepoint, Workvivo y Simpplr, y debe elegir uno teniendo en cuenta el presupuesto de su organización, el tamaño del equipo y los requisitos de comunicación. La escalabilidad y el rótulo blanco son otros factores a tener en cuenta al elegir una plataforma de intranet.

2. Aprovechar las herramientas informáticas

Una vez creada la infraestructura de la intranet, cree herramientas de software internas para objetivos específicos. Esto significa construir portales internos para los procesos de RRHH, el uso compartido de la información y otras operaciones de la empresa.

No es necesario crearlos desde cero: existen muchas plataformas compatibles con la intranet que facilitan la creación de portales internos. Algunos ejemplos de estas plataformas son Notion o WordPress autoalojado en un servidor Xampp.

3. Integración con sistemas existentes

Una vez que haya construido sus portales internos, conéctelos a su pila tecnológica existente. Esto significa conectarlos a su correo electrónico, solución CRM, solución ERP y cualquier otra herramienta tecnológica que pueda estar utilizando para la productividad del equipo.

De este modo, pueden capturar y alimentar la información necesaria de los sistemas adecuados para proporcionar a los miembros de tu equipo información actualizada. ℹ️

También te permite establecer reglas automatizadas para ejecutar determinadas tareas (como crear un contacto en el CRM cuando tu equipo de ventas recibe un nuevo correo electrónico), minimizando la necesidad de cambiar entre varias apps.

4. Garantizar la usabilidad y una experiencia de usuario positiva

Por último, asegúrese de que los portales de intranet y otras herramientas que está implementando siguen siendo usables y proporcionan una experiencia de usuario positiva. A menudo, las empresas acaban complicando los procesos con la instalación de su intranet al no tener en cuenta las opiniones de los empleados.

Para evitarlo, implique a sus empleados tanto en el plan como en la implantación de su intranet. Además, siga recabando sus opiniones con regularidad incluso después de la implantación para garantizar su usabilidad a largo plazo.

Cómo ClickUp puede ayudar con las comunicaciones internas y externas

Hasta ahora, hemos evaluado el rol que juegan las intranets en la comunicación interna de una empresa y cómo deben implementarse. Son seguras y personalizables, pero no ideales para la accesibilidad remota. Además, la configuración de las intranets es complicada y costosa.

Si esto no le convence, hay una alternativa mejor y más inteligente: las intranets ClickUp ¡!

ClickUp, la app de todo para el trabajo, incluye todas las funciones de una plataforma de intranet segura combinada con la funcionalidad de gestión de proyectos y

portales de clientes

.

Esto lo convierte en la mejor opción para la comunicación interna y externa de la empresa. También ofrece potentes funciones de colaboración para ayudar a los miembros de su equipo y a los usuarios externos autorizados (clientes, consultores) a planificar y ejecutar proyectos.

Utilizamos ClickUp para toda nuestra gestión de proyectos y tareas, así como base de conocimientos. También lo hemos adoptado para supervisar y actualizar nuestro marco de OKR y varios otros casos de uso, incluidos los gráficos de flujo y los formularios y flujos de trabajo de solicitud de vacaciones. Es estupendo poder dar servicio a todo ello con un solo producto, ya que todo se puede interrelacionar muy fácilmente.

Thomas Clifford, TravelLocal

Exploremos cómo ClickUp cumple a la perfección la función de una plataforma de intranet.

Funciones de ClickUp para la gestión de intranets y extranets

Las funciones de ClickUp están diseñadas para mejorar la facilidad de comunicación de sus empleados. Éstas son algunas de esas funciones:

1. Comunicación

Chat ClickUp

es una función de mensajería instantánea que permite a los miembros de su equipo comunicarse fácilmente entre sí. Para que la comunicación sea fluida, enlaza las conversaciones al contexto (es decir, proyectos, archivos, etc.) para que su equipo pueda encontrar fácilmente cualquier archivo o información sobre un proyecto mientras chatea. También permite enviar archivos junto con los mensajes, ofreciendo una mejor

alternativa al correo electrónico

. 📩

Utilice ClickUp Chat para agilizar la comunicación entre empleados, enviar archivos y resumir conversaciones

Pero esto no es todo: ClickUp Chat funciona con IA y realiza varias acciones a su comando. Cerebro ClickUp , la función de IA incluida en ClickUp, lo hace posible. Puede utilizarla para:

• Resumir una conversación
• Ponerse al día sobre el progreso del proyecto desde su último inicio de sesión
• Encontrar un archivo en cualquiera de sus carpetas de proyecto

2. Gestión del conocimiento

Gestión del conocimiento de ClickUp

son más robustas que las de las plataformas de intranet. Esto incluye funciones integradas de edición y organización de documentos para construir su

base de conocimientos interna

.

Cree, edite y organice los documentos de los empleados con ClickUp Docs para acceder fácilmente a la información de los proyectos y a las políticas de la empresa

Puede utilizar

Documentos de ClickUp

para crear y almacenar documentos relacionados con todos sus proyectos y organizarlos dentro de las carpetas de proyectos en ClickUp para facilitar su recuperación. Alternativamente, construya un repositorio centralizado de todas las políticas y procedimientos que todo el mundo debe seguir mientras trabaja en cualquier proyecto.

💡Consejo profesional: Capturar información de su base de conocimientos también es fácil con ClickUp. Sólo tiene que hacer una pregunta a ClickUp Brain y éste obtendrá la respuesta de sus documentos.

3. Integraciones

ClickUp se integra con aplicaciones de productividad y de negocios de terceros como Google Drive, Slack, HubSpot, etc. Esta función te permite gestionar todo tu trabajo desde un único panel, eliminando así la necesidad de cambiar entre diferentes apps.

Hay más de 1.000 Integraciones de ClickUp que puede utilizar para conectarla a un amplio intervalo de aplicaciones de empresa, lo que la hace más flexible que cualquier otra plataforma de intranet.

Funciones de gestión de tareas y colaboración para las comunicaciones internas

ClickUp también ofrece numerosas funciones de gestión de tareas y colaboración que ayudan a los miembros de su equipo a gestionar su carga de trabajo. He aquí una breve Panorámica de esas funciones:

1. Gestión de tareas

ClickUp incluye un gestor de tareas integrado para ayudar a los empleados a gestionar toda la carga de trabajo de sus proyectos desde un único lugar. Utilice Tareas de ClickUp para desglosar la carga de trabajo del proyecto en pasos procesables y asignarlos a diferentes miembros del equipo. 🪜

Asigne tareas a los miembros del equipo e inicie discusiones basadas en proyectos a través de Tareas de ClickUp

Cada tarea también puede tener archivos adjuntos para proporcionar la información necesaria para completarla. Tareas ClickUp también permite a los miembros de su equipo etiquetarse entre sí para aclarar dudas.

2. Colaboración

ClickUp ofrece funciones de planificación y creación de estrategias para que los miembros de su equipo y sus clientes colaboren en los proyectos. Pizarras ClickUp permite a los miembros de su equipo y a sus clientes construir mapas mentales y diagramas de flujo de la estrategia del proyecto, el proceso de ejecución y mucho más.

Una vez diseñada la estrategia o el proceso, las tareas de todos sus pasos pueden lanzarse desde la propia Pizarra.

Construya mapas mentales y organigramas para los objetivos de un proyecto utilizando la Pizarra ClickUp

Uso de ClickUp Docs y Pizarras para compartir conocimientos y colaborar: Un ejemplo

Una empresa de desarrollo de software está buscando un

sistema de comunicación interna

. Considera diferentes plataformas de intranet, pero ninguna de ellas encaja porque las herramientas no permiten el acceso externo, y para la empresa es crucial implicar a sus clientes en los proyectos.

Entonces conoce ClickUp y empieza a utilizar ClickUp Docs para crear una base de conocimientos sobre proyectos específicos

Especificación de requisitos de software (SRS)

documentos y procesos internos.

Plantillas wiki prediseñadas

ayudan a la empresa en esta tarea. 🤩

Una vez completada, la wiki o base de conocimientos se comparte entre todos los empleados, que la consultan siempre que se sienten confusos sobre los requisitos de cualquier proyecto o una política de la empresa. Esto reduce significativamente las consultas del departamento de RRHH y de los jefes de equipo de los proyectos, ahorrando un tiempo muy valioso. ⌛

La empresa también empieza a utilizar las Pizarras ClickUp para planificar y elaborar estrategias con sus clientes. Esto mejora la calidad del plan del proyecto y elimina la posibilidad de malentendidos. El resultado es un menor número de errores en cada sprint y una finalización más rápida de los proyectos, lo que en última instancia redunda en una mayor satisfacción del cliente.

Racionalice y asegure su comunicación interna con ClickUp

Una solución de intranet es importante para el intento correcto de una empresa, ya que sirve esencialmente como su sede digital. Pero, aunque ofrece funciones de colaboración y seguridad, su ajuste es caro y complejo y carece de accesibilidad remota.

Aquí es donde ClickUp brilla. Combina la seguridad de la intranet con unas sólidas funciones de gestión de proyectos, comunicación, colaboración e integración, todo ello en una plataforma unificada. Por si fuera poco, es fácil de usar a distancia, lo que la hace perfecta para un lugar de trabajo moderno, global y digital.

Registrarse en ClickUp

hoy mismo para experimentar estas ventajas de primera mano y agilizar la colaboración en los proyectos de su organización