Todos hemos asistido a reuniones que surgen de la nada, nos desbaratan el día y dejan a todos preguntándose qué acaba de pasar.
Según el Informe anual del Índice de tendencias laborales 2022 de Microsoft, el usuario medio de Teams ha experimentado un impresionante aumento del 252 % en el tiempo semanal dedicado a reuniones desde 2020, y el número de reuniones semanales también ha aumentado en un 153 %.
Aunque el aumento de la frecuencia de las reuniones puede resultar abrumador en ocasiones, las reuniones periódicas son importantes para mantener una comunicación constante y coordinar a los equipos.
Las reuniones periódicas son una forma eficaz de lograrlo. Veamos las buenas prácticas para planear y programar reuniones periódicas con el fin de maximizar su impacto.
¿Qué son las reuniones periódicas?
Las reuniones periódicas son reuniones programadas y repetitivas que se celebran semanal, mensual o trimestralmente. Estos intervalos regulares garantizan una comunicación continua, lo que ayuda a los miembros de su equipo a comunicar eficazmente sus ideas, progreso y problemas en el momento adecuado.
Un ejemplo de reuniones periódicas son las reuniones de pie, en las que cada participante ofrece brevemente información actualizada sobre su trabajo. Una reunión de pie satisfactoria proporciona información importante al jefe del equipo y establece cronogramas claros para la finalización del proyecto.
🧠 Dato curioso: la reunión de puesta al día media dura unos 15 minutos, lo suficientemente corta como para mantener a todos concentrados, pero lo suficientemente larga como para coordinar al equipo. Sin embargo, acortar aún más las reuniones de puesta al día puede aumentar el compromiso del equipo, ya que fomenta las actualizaciones concisas y reduce las digresiones.
Importancia de las reuniones periódicas
Cuando se gestionan de forma eficaz, las reuniones periódicas pueden impulsar la productividad y mejorar la toma de decisiones. Las empresas pueden beneficiarse de las reuniones periódicas, que ayudan a aclarar las metas y abordar los retos actuales.
A continuación le explicamos cómo:
Coherencia y responsabilidad
Las reuniones periódicas mantienen una comunicación y una responsabilidad constantes, tanto si su equipo trabaja en la oficina como a distancia. Por su propia naturaleza, estas reuniones requieren que los asistentes vengan preparados, compartan novedades y participen activamente en los debates.
Seguimiento del progreso
Los miembros del equipo pueden realizar fácilmente el seguimiento de los proyectos y cronogramas a largo plazo para revisar el trabajo en curso, debatir el progreso del proyecto y abordar cualquier problema. La naturaleza estructurada de las reuniones periódicas establece un ritmo, lo que garantiza que todos los participantes sepan cuándo y dónde reunirse. Esto resulta especialmente beneficioso a la hora de gestionar equipos grandes o proyectos complejos.
Trabajo en equipo
Las reuniones periódicas ayudan a desarrollar un sentido de camaradería y comprensión mutua, lo cual es esencial para crear un entorno de productividad y colaboración. Permiten a los miembros del equipo resolver retos juntos, buscar ayuda y celebrar los hitos.
Buenas prácticas para reuniones periódicas de productividad
Aunque las reuniones periódicas son beneficiosas, también pueden acarrear problemas si no se organizan adecuadamente.
Por ejemplo, si cancela una reunión periódica sin previo aviso, es posible que los participantes pierdan el tiempo esperando a que se celebre la reunión.
Para evitar este tipo de situaciones, recomendamos adoptar estas buenas prácticas para reuniones de alta productividad:
Establezca objetivos claros.
Todas las reuniones periódicas que programe deben tener objetivos claros. De esta manera, las personas pueden saber cómo prepararse para la reunión. No establecer objetivos claros para las reuniones puede ser improductivo y suponer una pérdida de tiempo que se podría dedicar a tareas más útiles.
Esto también ayuda a mantener el enfoque de los debates, garantizando que los participantes comprendan y trabajen para alcanzar las metas deseadas. Con las ideas de todos sobre la mesa, puede decidir el camino a seguir para alcanzar sus metas.
Elija la frecuencia y la duración adecuadas.
👀 ¿Sabías que...? Según el informe anual Work Trend Index 2023 de Microsoft, las reuniones ineficaces son el principal obstáculo para la productividad, y el exceso de reuniones ocupa el tercer lugar.
Esto pone de relieve la importancia de elegir la frecuencia y la duración adecuadas para las reuniones: lograr el equilibrio adecuado puede ayudar a evitar interrupciones innecesarias y mantener la productividad.
¿Le gustaría participar en una reunión periódica más de dos veces por semana? Dejando de lado los casos excepcionales, ¿qué discutiría a diario sin un progreso real?
Las reuniones que se prolongan demasiado hacen que los participantes pierdan interés, se distraigan de su objetivo y se pierda tiempo. Por eso, si celebra una reunión periódica una o dos veces por semana, la duración ideal es de 30 a 60 minutos.
💡Consejo profesional: Adapta la frecuencia de las reuniones a las necesidades del equipo: si son demasiado frecuentes, corres el riesgo de agotar a los miembros; si son demasiado esporádicas, perderás el rumbo.
Cree y realice el uso compartido de agendas.
Una agenda proporciona información clave sobre la reunión, lo que ayuda a los participantes a saber qué esperar. Saber qué se va a tratar en una reunión ayuda a ahorrar tiempo y a entrar directamente en materia.
Antes de que te agobies con preguntas sobre qué información incluir en las agendas de tus futuras reuniones y dónde realizar el uso compartido de la información, ¡aquí te damos las respuestas!
Una agenda de reuniones ideal incluye información como la hora, el lugar y el tema de debate de la reunión. Para organizar y estructurar esta información, puede utilizar la plantilla de agenda de ClickUp, que le permite realizar el uso compartido de toda la información importante en un solo lugar.
Los detalles de la reunión pueden incluir el tipo, el alcance, la fecha, la hora y la ubicación (sala de reuniones presencial o enlace para reuniones remotas ). Con esta plantilla, puedes:
- Asigne roles específicos a los participantes, como moderador, secretario y asistentes, para garantizar la claridad de las responsabilidades.
- Cree una tabla que resuma la agenda, los elementos correspondientes y la persona responsable de cada tarea.
- Realice un seguimiento del progreso de cada asistente, asegurándose de que cumplan sus metas a tiempo y sigan rindiendo cuentas al grupo.
- Añada detalles posteriores a la reunión a su agenda, como el resumen de la reunión (o un enlace a la grabación de la reunión) e información sobre la próxima reunión.
Para el uso compartido de esta agenda, puede utilizar un enlace público o restringido, descargarla en formato PDF, HTML o Markdown y enviarla por correo electrónico. También puede subir el archivo a Google Drive y adjuntar el enlace del archivo a la invitación de la reunión programada en el calendario de todos.
Compartir esta agenda con los miembros internos del equipo es aún más fácil con ClickUp, la aplicación integral para el trabajo, que centraliza la gestión de proyectos, documentos y conocimientos. Puede invitar directamente a los miembros del equipo que desee al documento o compartirlo dentro de un entorno de trabajo o un espacio de equipo en ClickUp.
Fomente la participación
No tiene sentido organizar una reunión si nadie acude a ella, ¿verdad? Su rol no termina con la planificación y programación de reuniones. Debe asegurarse de que estas reuniones de equipo sean divertidas, con alta productividad y atractivas para fomentar la diversidad de perspectivas durante la reunión.
Una vez programada la reunión, describa y coordine claramente las acciones de seguimiento para traducir los debates de la reunión en resultados tangibles. Sin embargo, si no le gusta tomar notas (¡como a todos nosotros!), puede utilizar la plantilla de actas de reuniones de ClickUp para crear notas de reuniones estructuradas.
💡Consejo profesional: Elabore agendas utilizando métricas, cronogramas de proyectos o KPI para garantizar que las reuniones se centren en los resultados y no sean solo una sucesión de actualizaciones de estado.
El formato fácil de usar de la plantilla, con páginas prediseñadas para resúmenes de reuniones, le garantiza capturar los resultados y aprendizajes clave. Es una herramienta colaborativa ideal tanto para principiantes como para usuarios experimentados y totalmente personalizable.
¿Qué más? Con ClickUp Brain, puede resumir automáticamente las discusiones de las reuniones y convertirlas en tareas viables. A continuación, puede asignar estas tareas a los miembros de su equipo en ClickUp y enviar recordatorios de seguimiento automáticos para obtener información actualizada sobre su progreso.
De esta manera, los participantes en la reunión pueden centrarse inmediatamente en sus elementos y confirmar los plazos. También permite a su equipo concentrarse en actividades de alto valor en lugar de atascarse en el trabajo administrativo.
Con ClickUp Brain, puede crear fácilmente agendas de reuniones introduciendo detalles clave como objetivos, participantes y temas. Esto agiliza el proceso de planificación y garantiza que todos estén en sintonía antes de que comience la reunión.
Pero para que toda esta magia se haga realidad, necesitas las herramientas adecuadas. Herramientas como ClickUp, Google Calendar, Zoom y los asistentes con IA ayudan a gestionar la programación, la documentación y el seguimiento de las reuniones periódicas. ¡Hablaremos de ellas con más detalle en la siguiente sección!
Con las completas funciones de gestión de tareas de ClickUp, como las actualizaciones automáticas de tareas, puede asegurarse de que sus equipos sigan el ritmo de los patrones de recurrencia de los proyectos clave, lo que proporciona una comunicación coherente y un seguimiento del progreso.
🧠Dato curioso: McKinsey informa de que los pioneros en la adopción de la IA están experimentando una reducción media de los costes del 5-10 %. Al mismo tiempo, están cambiando el enfoque de sus empleados hacia tareas más valiosas y fomentando la innovación. Esto podría significar ciclos más rápidos en las pruebas de I+D o el desarrollo de código, o simplemente fomentar una mayor creatividad entre sus equipos.
Lea también: Cómo llevar a cabo una reunión post mortem
Cómo programar una reunión periódica
Establecer objetivos claros, seleccionar la frecuencia adecuada de las reuniones y aprovechar herramientas como ClickUp Meetings, Google Calendar y Zoom puede dar lugar a reuniones productivas y atractivas que impulsen el progreso del proyecto y garanticen la responsabilidad.
Lea también: Las 10 mejores aplicaciones de programación para propietarios de pequeñas empresas en 2024.
Programación de reuniones periódicas en diversas herramientas para reuniones
Si está buscando un lugar para centralizar sus calendarios y realizar el seguimiento de todas las reuniones y tareas, ClickUp es la herramienta adecuada para usted. Se integra con sus aplicaciones de calendario existentes y se sincroniza con ellas en tiempo real.
Si tiene una reunión programada en los eventos de Google Calendar, Zoom o Apple Calendar, puede verla en la vista de calendario de ClickUp. También puede crear pequeñas tareas previas y posteriores a la reunión y configurar recordatorios para completarlas, a fin de garantizar una alta productividad en las reuniones.
Si hay varias tareas y reuniones programadas para el mismo día, puede arrastrarlas y soltarlas en los espacios adecuados y ajustar su prioridad para destacar primero las tareas y reuniones importantes. Además, las vistas diaria, semanal y mensual le permiten visualizar su trabajo y realizar un seguimiento del progreso durante el periodo correspondiente.
Sincronizar ClickUp con aplicaciones de calendario
Estos son los pasos para sincronizar ClickUp con otras aplicaciones de calendario:
- Abre ClickUp. Ve al menú de acciones rápidas haciendo clic en el icono situado junto al icono de tu perfil en la esquina superior derecha.
- Acceda al Centro de aplicaciones.
- Seleccione todas las aplicaciones que desea integrar con ClickUp.
- En la nueva ventana, haga clic en «Conectar» y se le redirigirá a la página de inicio de sesión de su cuenta de Google asociada a Google Calendar.
- Acepte las condiciones necesarias y ajuste los permisos. Una vez terminado esto, haga clic en Permitir y ya estará todo listo.
En ClickUp, todos los eventos se identifican como tareas de ClickUp. Una vez que hayas integrado tu calendario, puedes utilizar la plantilla de reuniones de ClickUp para organizar tus reuniones (tareas).
Esta plantilla muestra todas las tareas programadas y sus detalles, incluyendo el tema, la duración estimada, la fecha límite y la prioridad.
Crear una tarea periódica (reunión) en ClickUp
Ahora que ha integrado ClickUp con sus otros calendarios, veamos cómo programar una reunión en ClickUp:
- Abra ClickUp y vaya a la vista Calendario, o utilice la vista Tareas para crear un nuevo evento.
- Haga clic en el botón Añadir tarea en la esquina superior derecha para comenzar a programar la reunión.
- Añada un título a la reunión, una fecha límite, una prioridad y otros detalles.
- Para que la tarea sea recurrente, vaya a «Reuniones» en el panel izquierdo y navegue hasta la reunión que desea configurar como recurrente. En la columna «Fecha límite», haga clic en el icono del Calendario y, a continuación, haga clic en «Establecer como recurrente» en la esquina inferior izquierda.
- Asigne esta tarea a los miembros del equipo adecuados. Para configurar recordatorios, vaya a la tarea en el Calendario, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la tarea y haga clic en Recordármelo.
- Guarde y vea la reunión junto con las tareas, los proyectos y los plazos en su calendario centralizado.
Tener todo en un solo lugar ayuda a que la gestión de un equipo grande sea mucho más fácil. Si una tarea presenta un progreso lento, puede realizar la edición de la prioridad o establecer recordatorios para completarla rápidamente. También puede añadir un cronómetro a cualquier tarea (reunión) y realizar el seguimiento del tiempo dedicado a cada reunión.
Programar reuniones periódicas en Google Calendar
¿Quién no ha oído hablar de Google Calendar? Es gratis y fácil de usar.
Veamos cómo se puede programar una reunión periódica en Google Calendar:
- Abra Google Calendar, haga clic en el botón «Crear» situado en la esquina superior izquierda y seleccione «Evento» en el menú desplegable.
- Introduzca los detalles de la reunión, como el título, la fecha y la hora.
- En el menú desplegable «No se repite», elija el patrón de periodicidad: puede ser diario, semanal, mensual o personalizarlo para que se adapte a su frecuencia preferida.
- Envíe una solicitud de reunión a los asistentes introduciendo sus direcciones de correo electrónico.
- Configure los recordatorios o notificaciones necesarios y haga clic en Guardar.
- Se creará un evento en su calendario y se añadirá al Google Calendar de todos los participantes invitados.
Programación de reuniones periódicas de equipo en Zoom
Siga estos pasos para programar una reunión periódica en Zoom:
- Inicie sesión en su cuenta de Zoom.
- Haga clic en la opción Programar una reunión del panel.
- Rellene el título, la descripción y la hora de la reunión.
- Marque la casilla «Reunión periódica».
- Seleccione los ajustes de repetición, incluidos la frecuencia, la fecha de finalización y la periodicidad con la que se repetirá la reunión (diaria, semanal, etc.). Una vez finalizado, haga clic en Guardar.
- Copie el enlace de la reunión generado o envíe una invitación a la reunión directamente a los participantes.
La integración de ClickUp con Google Calendar y Zoom te permite programar y gestionar debates, al tiempo que garantiza que los detalles de tus reuniones se almacenen en un solo lugar. También puedes configurar recordatorios para notificar a los participantes antes de la reunión, lo que fomenta una mayor participación.
La integración de ClickUp con Zoom es una forma fantástica de aumentar su productividad al conectar la gestión de tareas con las videoconferencias.
Esto es lo que puede hacer por usted:
- Programe reuniones fácilmente: puede programar una reunión recurrente de Zoom directamente desde sus tareas de ClickUp, de forma rápida y sin complicaciones.
- Manténgase al día: reciba notificaciones sobre nuevas reuniones de Zoom relacionadas con sus tareas, para que su equipo esté siempre informado.
- Inicie reuniones instantáneas: inicie reuniones de Zoom directamente desde las tareas de ClickUp o chatee con sencillos comandos.
- Acceda a las grabaciones: si graba una reunión, ClickUp puede enlazar con las grabaciones y transcripciones, lo que facilita la búsqueda de información importante.
Esta integración le ayuda a optimizar sus flujos de trabajo al combinar la gestión de proyectos con herramientas de comunicación, ¡haciendo que todo sea más eficiente!
Manténgase organizado y actualizado con ClickUp.
Nadie puede afirmar que recuerda cada uno de los elementos de su lista de tareas semanales (y, si lo hace, ¡está mintiendo!). Las reuniones periódicas le ayudan a recordar y controlar fácilmente las cosas, ya que mantienen una comunicación constante, permiten realizar el seguimiento del progreso de los proyectos y fomentan la colaboración dentro de los equipos. Las reuniones productivas son una herramienta poderosa para mantener a los equipos conectados, especialmente en los entornos de trabajo híbridos y de teletrabajo actuales.
ClickUp facilita la programación de reuniones periódicas, mantiene todos los detalles de tus reuniones en un solo lugar y permite realizar un seguimiento sencillo de las acciones y el progreso. Sus potentes integraciones con las herramientas de reunión que utilizas a diario lo convierten en la opción perfecta para reunir tus tareas y conversaciones en una sola plataforma.