Todos hemos asistido a reuniones que aparecen de la nada, nos desbaratan el día y dejan a todo el mundo preguntándose qué ha pasado.
Según el informe anual 2022 Work Trend Indexde Microsoft, el usuario medio de Teams ha experimentado una asombrosa pérdida de tiempo 252% de aumento en el tiempo de reunión semanal a partir de 2020, y el número de reuniones semanales también ha aumentado un 153%.
Aunque el aumento de la frecuencia de las reuniones puede resultar a veces abrumador, las reuniones periódicas son importantes para mantener una comunicación coherente y alinear a los equipos.
Las reuniones periódicas son una forma eficaz de conseguirlo. Analicemos las buenas prácticas para planificar y programar reuniones periódicas con el fin de maximizar su impacto.
¿Qué son las reuniones periódicas?
Las reuniones periódicas son reuniones preprogramadas y repetitivas que se celebran semanal, mensual o trimestralmente. Estos intervalos regulares garantizan una comunicación continua, ayudando a los miembros de su equipo a comunicar eficazmente sus ideas, progresos y problemas en el momento adecuado.
Un ejemplo de reuniones periódicas son las reuniones de puesta al día, en las que cada participante informa brevemente sobre su trabajo actual. A puesta al día con éxito proporciona información importante al jefe del equipo y establece unos cronogramas claros para completar el proyecto.
🧠 Dato divertido: La duración media de una reunión de puesta al día es de unos 15 minutos, lo suficientemente breve como para que todo el mundo esté concentrado, pero lo suficientemente larga como para alinear al equipo. Sin embargo, acortar aún más la puesta al día puede aumentar el compromiso del equipo, ya que fomenta actualizaciones concisas y menos tangentes.
Importancia de las reuniones periódicas
Cuando se gestionan eficazmente, las reuniones periódicas pueden impulsar la productividad y mejorar la toma de decisiones. Las empresas pueden beneficiarse de las reuniones periódicas, que ayudan a clarificar las metas y a abordar los retos actuales.
He aquí cómo:
Coherencia y responsabilidad
Las reuniones periódicas mantienen una comunicación y una responsabilidad constantes, tanto si su equipo trabaja en la oficina como si lo hace a distancia. Por su propia naturaleza, estas reuniones requieren que los asistentes vengan preparados, compartan información actualizada y participen activamente en los debates.
Seguimiento del progreso
Los miembros del equipo pueden hacer fácilmente un seguimiento de los proyectos a largo plazo y de los cronogramas para revisar el trabajo en curso, discutir el progreso del proyecto y abordar cualquier problema. La naturaleza estructurada de las reuniones periódicas establece un ritmo, garantizando que todos los participantes sepan cuándo y dónde reunirse. Esto resulta especialmente beneficioso cuando se gestionan equipos grandes o proyectos complejos.
Creación de equipos
Las reuniones periódicas ayudan a desarrollar un sentimiento de camaradería y comprensión mutua, esencial para crear un entorno productivo y de colaboración. Permiten a los miembros del equipo resolver retos juntos, buscar ayuda y celebrar hitos.
**Lea también 10 mejores herramientas de reunión en línea para equipos (gratuitas y de pago)
Buenas prácticas para reuniones periódicas productivas
Aunque las reuniones periódicas son beneficiosas, también pueden ocasionar problemas si no se organizan correctamente
Por ejemplo, si cancela una reunión periódica sin información previa, los asistentes pueden perder el tiempo esperando a que se celebre la reunión
Para evitar este tipo de situaciones, recomendamos adoptar estas medidas buenas prácticas para reuniones productivas :
Fijar objetivos claros
Todas las reuniones periódicas que programe deben tener objetivos claros. De esta manera, la gente puede averiguar cómo prepararse para la reunión . No ajustar con claridad las metas de una reunión puede resultar improductivo y hacernos perder un tiempo que sería mejor dedicar a tareas concretas.
Esto también ayuda a centrar los debates, garantizando que los participantes entiendan y trabajen para conseguir los resultados deseados. Con las ideas de todos sobre la mesa, se puede decidir el rumbo a seguir para alcanzar las metas.
Elegir la frecuencia y la duración adecuadas
👀 ¿Sabías que? Según el informe anual 2023 Work Trend Index de Microsoft, las reuniones ineficaces se consideran la principal causa de pérdida de productividad y el exceso de reuniones ocupa el tercer lugar.
Por eso es tan importante elegir la frecuencia y la duración adecuadas de las reuniones: un buen equilibrio puede ayudar a evitar interrupciones innecesarias y a mantener la productividad en el seguimiento.
¿Le gustaría participar en una reunión recurrente más de dos veces por semana? Dejando a un lado los casos excepcionales, ¿de qué hablaría a diario sin que se produjeran progresos reales?
Las reuniones que se alargan demasiado pierden el compromiso de los participantes, les distraen de su propósito y les hacen perder el tiempo. Por eso, si organizas una reunión recurrente una o dos veces por semana, la duración ideal es de 30-60 minutos.
Consejo profesional: Ajuste la frecuencia de las reuniones en función de las necesidades del equipo: con demasiada frecuencia, corre el riesgo de agotarse; con muy poca, de perder el rumbo.
Crear y compartir agendas
Una agenda proporciona información clave sobre la reunión y ayuda a los participantes a saber qué esperar. Saber de qué se va a hablar en una reunión ayuda a ahorrar tiempo y a entrar de lleno en el debate.
Antes de que te abrumen las preguntas sobre qué información incluir en los órdenes del día de tus futuras reuniones y dónde compartirla, ¡aquí estamos con las respuestas!
En agenda ideal de la reunión incluye información como la hora de la reunión, el lugar y el tema de debate. Para organizar y estructurar esta información, puede utilizar Plantilla de Agenda de ClickUp que te permite compartir toda la información importante en un solo lugar.
Plantilla de Agenda de ClickUp
Los detalles de la reunión pueden incluir el tipo, el alcance, la fecha, la hora y la ubicación (sala de reuniones en persona o un enlace para reuniones a distancia ). Con esta plantilla, puedes:
- Asignar roles específicos a los participantes, como facilitador, tomador de notas y asistentes, garantizando la claridad de las responsabilidades
- Crear una tabla que describa la Agenda, los elementos de acción correspondientes y la persona responsable de cada tarea
- Haga un seguimiento del progreso de cada asistente, asegurándose de que cumplen sus metas a tiempo y de que rinden cuentas al grupo
- Añade al orden del día los detalles posteriores a la reunión, como elresumen de la reunión (o un enlace a una reunión grabada) e información sobre la próxima reunión.
Para compartir esta Agenda, puedes utilizar un enlace público o restringido, descargarla en formato PDF, HTML o Markdown y enviarla por correo. También puedes subir el archivo a Google Drive y adjuntar el enlace del archivo a la invitación a la reunión programada en el calendario de todos.
Compartir esta Agenda con los miembros de un equipo interno es aún más fácil con ClickUp-la app de todo para el trabajo -que centraliza la gestión de proyectos, documentos y conocimientos. Puedes invitar directamente a los miembros del equipo que desees al documento o compartirlo dentro de un espacio de trabajo o de equipo en ClickUp.
Asegúrese de que ningún miembro del equipo se pierde las notas de la reunión con las múltiples opciones de uso compartido de ClickUp
Fomente la participación
No tiene sentido organizar una reunión si nadie asiste, ¿verdad? Su rol no termina con planificar y programar las reuniones. Tiene que garantizar que estas reuniones de equipo sean divertidas, productivas y atractivas para fomentar diversas perspectivas durante la reunión.
Después de programar una reunión, esboce claramente y alinee las acciones de seguimiento para traducir los debates de la reunión en resultados tangibles. Sin embargo, si odias tomar notas (¡como todos nosotros!), puedes utilizar Plantilla de actas de reunión de ClickUp a crear notas de reunión estructuradas .
Consejo profesional: Elabore agendas utilizando métricas, cronogramas de proyectos o indicadores clave de rendimiento (KPI) para garantizar que las reuniones estén orientadas a los resultados y no se limiten a una letanía de actualizaciones de estado.
Plantilla de actas de reunión de ClickUp
El formato fácil de usar de la plantilla, con páginas prediseñadas para los resúmenes de las reuniones, garantiza la captura de los resultados y aprendizajes clave. Es una herramienta de colaboración ideal tanto para principiantes como para usuarios experimentados y es totalmente personalizable.
¿Qué más? Con Cerebro ClickUp puedes resumir automáticamente los debates de las reuniones y las convierte en tareas procesables. A continuación, puede asignar estas tareas a los miembros de su equipo en ClickUp y enviar recordatorios de seguimiento automatizados para obtener actualizaciones sobre su progreso.
Resuma las notas de una reunión al instante con ClickUp Brain
De este modo, los participantes en la reunión pueden centrarse inmediatamente en sus elementos de acción y comprometerse con los plazos. También permite a su equipo concentrarse en actividades de gran valor en lugar de estancarse en el trabajo administrativo.
Cree agendas detalladas de reuniones con ClickUp Brain
Con ClickUp Brain, puede crear fácilmente agendas de reuniones introduciendo detalles clave como objetivos, participantes y temas. Esto agiliza el proceso de planificación y garantiza que todo el mundo esté de acuerdo antes de que comience la reunión.
Pero para que toda esta magia suceda, necesitas las herramientas adecuadas. Herramientas como ClickUp, Google Calendar, Zoom y los asistentes basados en IA ayudan a gestionar la programación, la documentación y el seguimiento de las reuniones recurrentes. Hablaremos de ellas con más detalle en la siguiente sección
ClickUp Brain genera una agenda de reuniones basada en la información de su espacio de trabajo y de las reuniones planificadas
Con las completas funciones de gestión de tareas de ClickUp, como las actualizaciones automáticas de tareas, puede asegurarse de que sus equipos siguen los patrones de repetición de los proyectos clave, lo que proporciona una comunicación coherente y un seguimiento del progreso.
🧠Dato curioso: McKinsey informa de que los pioneros en la adopción de IA están viendo un una reducción media de costes del 5-10 . Al mismo tiempo, están desviando la atención de sus empleados hacia tareas más valiosas y fomentando la innovación. Esto podría significar ciclos más rápidos en las pruebas de I+D o el desarrollo de código, o simplemente fomentar una mayor creatividad entre sus equipos.
**Lea también Cómo organizar una reunión post mortem
Cómo programar una reunión periódica
Ajuste de objetivos claros, selección de la frecuencia de reunión adecuada y aprovechamiento de herramientas como Reuniones ClickUp google Calendar y Zoom pueden dar lugar a reuniones productivas y atractivas que impulsen el progreso del proyecto y garanticen la rendición de cuentas.
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Programación de reuniones recurrentes en varias herramientas de reuniones
Si usted está buscando un lugar para centralizar sus calendarios y hacer un seguimiento de todas las reuniones y tareas clickUp es la herramienta que necesitas. Se integra con las aplicaciones de calendario existentes y se sincroniza con ellas en tiempo real.
Si tiene una reunión programada en sus eventos de Google Calendar, Zoom o Apple Calendar, puede verlos todos en la pantalla Vista del Calendario de ClickUp . También puede crear pequeñas tareas previas y posteriores a la reunión y ajustar recordatorios para que se completen y garantizar así la productividad de la reunión.
Realice el seguimiento y la gestión de todas las reuniones en un solo lugar con la vista centralizada del Calendario de ClickUp
Si hay varias tareas y reuniones programadas para el mismo día, puede arrastrarlas y soltarlas en los huecos adecuados y ajustar su prioridad para destacar primero las tareas y reuniones importantes. Además, las vistas diaria, semanal y mensual le permiten visualizar su trabajo y realizar un seguimiento del progreso durante el periodo de tiempo correspondiente.
Sincronizar ClickUp con aplicaciones de Calendario
Estos son los pasos para sincronizar ClickUp con otras apps de calendario:
- Abre ClickUp. Ve al menú de acciones rápidas haciendo clic en el icono que aparece junto al icono de tu perfil en la esquina superior derecha
Realice el seguimiento de todas las reuniones, tareas y compromisos en un solo lugar con la vista de Calendario de ClickUp
- Navegue hasta el Centro de aplicaciones
- Seleccione todas las apps que desee integrar con ClickUp
Integra tus herramientas favoritas con ClickUp para mantener tu trabajo más importante en un solo lugar
- En la nueva ventana, haz clic en conectar y se te redirigirá a la página de inicio de sesión de tu cuenta de Google asociada a Google Calendar
- Acepta las condiciones necesarias y ajusta los permisos. Una vez terminado, haga clic en Permitir, y ya está todo listo
En ClickUp, todos los eventos se identifican como Tareas de ClickUp . Una vez que haya integrado su Calendario, puede utilizar Plantilla de reuniones de ClickUp para organizar sus reuniones (tareas).
Plantilla ClickUp para reuniones
Esta plantilla muestra todas las tareas programadas y sus detalles, incluido el tema, la duración estimada, la fecha límite y la prioridad.
Creación de una tarea periódica (reunión) en ClickUp
Ahora que ha integrado ClickUp con sus otros calendarios, veamos cómo programar una reunión en ClickUp:
- Abra ClickUp y navegue hasta la vista de Calendario, o utilice la vista de Tareas para crear un nuevo evento
- Haga clic en el botón Añadir tarea de la esquina superior derecha para empezar a programar la reunión
- Añada el título de la reunión, la fecha límite, la prioridad y otros detalles
- Para hacer que la tarea sea recurrente, vaya a reuniones desde el panel izquierdo y navegue hasta la reunión que desea establecer como recurrente. Debajo de la columna de fecha límite, haga clic en el icono del calendario y haga clic en Establecer como recurrente en la esquina inferior izquierda
Ajuste de tareas periódicas dentro de la vista de Calendario de ClickUp
- Asigne esta tarea a los miembros del equipo que corresponda. Para establecer recordatorios, vaya a la tarea en el Calendario, haga clic con el botón derecho en la tarea y haga clic en Recordármelo
Establezca recordatorios para tareas importantes en ClickUp y asegúrese de que nunca se le pasa una fecha límite
- Guarde y vea la reunión junto con las tareas, proyectos y plazos en su calendario centralizado
Tenerlo todo en un único lugar ayuda a que la gestión de un equipo grande sea mucho más fácil. Si una tarea progresa lentamente, puede editar la prioridad o establecer recordatorios para completarla rápidamente. También puede añadir un cronómetro a cualquier tarea (reunión) y controlar el tiempo empleado en cada reunión.
Lleve un seguimiento de la duración de sus reuniones con Función de control de tiempo de ClickUp
Programación de reuniones periódicas en Google Calendar
¿Quién no ha oído hablar de Google Calendar? Es gratis, gratuito/a y fácil de usar.
vía robinpowered.com Veamos cómo programar una reunión periódica en Google Calendar:
- Abre Google Calendar, haz clic en el botón "Crear" de la esquina superior izquierda y selecciona Evento en el menú desplegable
- Introduce los detalles de la reunión, como el título, la fecha y la hora
- En el menú desplegable "No se repite", elige el patrón de repetición: puede ser diario, semanal, mensual o personalizado según la frecuencia que prefieras
- Envíe una convocatoria de reunión a los asistentes introduciendo sus direcciones de correo electrónico
- Ajuste los recordatorios o notificaciones necesarios y haga clic en Guardar
- Tu evento de calendario se creará y se añadirá al Google Calendar de todos los participantes invitados
Programar reuniones de equipo recurrentes en Zoom
Sigue estos pasos para programar una reunión recurrente en Zoom:
- Acceda a su cuenta de Zoom
- Haga clic en la opción Programar una reunión del panel de control
- Introduzca el título, la descripción y la hora de la reunión
- Marque la casilla Reunión periódica
- Seleccione los ajustes de repetición, incluida la frecuencia, la fecha de finalización y la frecuencia con la que se repetirá la reunión (diaria, semanal, etc.). Una vez que haya terminado, haga clic en Guardar
- Copie el enlace de reunión generado o envíe una invitación de reunión directamente a los participantes
vía Comunidad ZoomIntegración de ClickUp con Google Calendar y Zoom le permite programar y gestionar debates al tiempo que garantiza que los detalles de la reunión se almacenan en un solo lugar. También puede establecer recordatorios para notificar a los participantes antes de la reunión, fomentando así una mayor participación.
Visualiza y gestiona tu Google Calendar en la vista de Calendario de ClickUp con una sincronización bidireccional entre las dos aplicaciones
En Integración de ClickUp Zoom es una forma fantástica de aumentar su productividad conectando la gestión de tareas con las videoconferencias.
Inicie una reunión de Zoom directamente desde su entorno de trabajo de ClickUp con sólo unos clics
Esto es lo que puede hacer por usted:
- Programar reuniones fácilmente: Puede programar una reunión periódica de Zoom directamente desde sus tareas de ClickUp, de forma rápida y sin complicaciones
- Manténgase al día: Recibe notificaciones sobre nuevas reuniones de Zoom relacionadas con tus tareas, manteniendo a tu equipo al día
- Inicie reuniones instantáneas: Inicie reuniones de Zoom directamente desde tareas de ClickUp o chatee con comandos sencillos
- Acceda a las grabaciones: Si graba una reunión, ClickUp puede enlazar a las grabaciones y transcripciones, por lo que la información importante fácil de encontrar
Esta integración le ayuda a agilizar sus flujos de trabajo combinando la gestión de proyectos con herramientas de comunicación, ¡haciendo que todo sea más eficiente!
Lea también: Las 25 mejores soluciones de software de gestión y agenda de reuniones en 2024
Manténgase organizado y actualizado con ClickUp
Uno no puede afirmar que recuerda cada elemento de su lista semanal de tareas pendientes (y, si lo hace, ¡miente!)
Las reuniones periódicas le ayudan a recordar y a llevar la pestaña de las cosas con facilidad, ya que mantienen una comunicación constante, hacen un seguimiento del progreso de los proyectos y fomentan la colaboración dentro de los equipos. Las reuniones productivas son una poderosa herramienta para mantener conectados a los equipos, especialmente en los actuales entornos de trabajo híbridos y teletrabajos.
ClickUp facilita la programación de reuniones periódicas, mantiene todos los detalles de la reunión en un solo lugar y permite un seguimiento sencillo de los elementos de acción y del progreso. Sus potentes integraciones con las herramientas de reuniones que utiliza a diario la convierten en la opción perfecta para reunir sus tareas y conversaciones en una sola plataforma. Empiece a utilizar ClickUp hoy mismo