Una búsqueda rápida en cualquier portal de empleo muestra miles de listas de vacantes para especialistas en entrada de datos. Las personas cualificadas están muy solicitadas, pero a menudo vemos la entrada de datos como una de las partes menos agradables de las rutinas de trabajo.
Estarás de acuerdo si alguna vez has transferido números de un sitio a otro sin pensar durante horas La creatividad es limitada, no se resuelven problemas, sólo se teclea de forma interminable y monótona.
Sin embargo, gracias a los avances tecnológicos actuales, ahora puede aprovechar la automatización de la entrada de datos para recuperar el tiempo de sus empleados y reducir los errores asociados a la entrada manual. Veamos cómo.
⏰ Resumen en 60 segundos
Cómo automatizar la entrada de datos en cinco sencillos pasos:
- Formar a los empleados para una transición más suave hacia la implantación de la automatización en toda la organización
- Identifique las tareas repetitivas, lentas y propensas a errores. Éstas deberían ser las primeras en automatizarse antes de pasar a tareas complejas
- Elija la herramienta de automatización adecuada. Deberá investigar las opciones más populares, leer opiniones y estudios de casos de usuarios reales y probar las mejores opciones antes de comprometerse
- Ajuste las secuencias de automatización. La mayoría de las herramientas le permitirán hacer esto sin código, utilizando desencadenantes condicionales (¡e incluso creadores de automatización en lenguaje natural!)
- Pruebe y supervise sus flujos de trabajo automatizados para comprobar si cumplen sus metas
¿Qué es la Automatización de la Entrada de Datos?
La automatización de la entrada de datos utiliza programas de software para introducir datos en sistemas y bases de datos, reduciendo o eliminando el trabajo manual. Acelera la transferencia de datos, mejora la precisión y minimiza errores comunes como transposiciones, duplicaciones, clasificaciones erróneas y omisiones.
🔎 ¿Sabías que?
Según un estudio de IDC, el 80% de los datos mundiales son no estructurados . Esto pone de manifiesto la necesidad de una solución automatizada única para transferir datos estructurados de una fuente a un destino.
Ventajas de la automatización de la entrada de datos
La automatización de la entrada de datos le dota de un asistente supereficaz que nunca se cansa, comete menos errores y gestiona sin esfuerzo las interminables tareas repetitivas de entrada de datos.
A continuación le explicamos por qué la automatización de este tedioso proceso cambia las reglas del juego.
Ahorra tiempo
Es posible que tenga que extraer datos de varios formularios, hojas de datos, etc.; la extracción manual de datos le parecerá como escalar el Everest. La automatización de la entrada de datos puede gestionar estas tareas repetitivas y laboriosas rápida y, en algunos casos, significativamente automatizar sus procesos de gestión de proyectos .
Reduce errores
'John Dow' ahora podrá reclamar su nombre 'John Doe' La automatización no dejará espacio para los errores que plagan inadvertidamente los procesos manuales de entrada de datos.
Aumenta la escalabilidad
Tanto si está incorporando nuevos clientes como gestionando un mayor volumen de pedidos, los sistemas automatizados pueden adaptarse más rápidamente a las necesidades cambiantes sin necesidad de revisar por completo los procesos de su empresa.
Proporciona información más significativa
Al eliminar la repetitiva tarea de entrada de datos, los equipos pueden centrarse en interpretar los datos, identificar patrones y tomar decisiones informadas en lugar de estancarse en el trabajo administrativo.
Por ejemplo, si dirige una empresa de venta al por menor, un sistema de automatización podría analizar datos de ventas de cada producto. Esto le proporcionará la información que necesita para tomar decisiones informadas sobre el inventario.
Ahora que hemos cubierto los beneficios, vamos a examinar los diferentes tipos de automatización de entrada de datos y cómo cada uno puede ser compatible con sus metas.
**Lea también 10 mejores programas de software de entrada de datos
Tipos de Automatización de Entrada de Datos
Automatización de entrada de datos viene en varias formas, cada una diseñada para acelerar y simplificar las tareas de rutina, a menudo con Flujos de trabajo automatizados por IA .
Desglosemos los tipos clave de este tipo de automatización.
Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
Si recibe una factura en PDF, el reconocimiento óptico de caracteres puede extraer los datos pertinentes -como los totales y las descripciones de los elementos- para que no tenga que teclearlos todos manualmente. Esto ahorra tiempo y minimiza los errores derivados de la entrada manual.
👀 Dato divertido
Parseur es un herramienta que automatiza la extracción de datos de documentos como facturas y correos electrónicos.
Automatización robótica de procesos (RPA)
Si su equipo pasa horas copiando datos de clientes de correos electrónicos a hojas de cálculo, RPA puede encargarse de ello transfiriendo automáticamente la información de forma precisa y rápida.
📌 Ejemplo Deutsche Bank también implementó RPA para automatizar los procesos de entrada, validación y conciliación de datos en su departamento financiero. Esto ayudó a mejorar la precisión de los datos, garantizar el cumplimiento y gestionar los riesgos. También consiguieron un procesamiento 24/7 para gestionar grandes volúmenes de datos, lo que demuestra el impacto de RPA en el mundo real.
Automatización de formularios
Formularios hay en todas partes, desde encuestas a solicitudes de feedback, pero introducir manualmente esos datos en herramientas para una mejor organización y análisis puede ser una lata. Las herramientas de automatización de formularios facilitan el proceso de recopilación al capturar y organizar automáticamente las respuestas.
Software de integración de apps
¿Sabía que incluso puede utilizar herramientas de automatización para la transferencia de datos entre aplicaciones?
Herramientas como Zapier conecta más de 5.000 aplicaciones permitiendo a los usuarios automatizar flujos de trabajo entre aplicaciones sin necesidad de código.
Por ejemplo, cuando un nuevo cliente rellena un formulario en su sitio web, Zapier puede enviar automáticamente esa información a su CRM. A herramienta de automatización de ventas puede detectar la nueva entrada, nutrir al cliente potencial y seguir su progreso.
Software de expansión de texto
Estas herramientas te permiten crear atajos para los fragmentos de texto más utilizados, de forma que no tengas que escribir manualmente todo el fragmento una y otra vez. Por ejemplo, si tecleas "dirección", automáticamente aparecerá tu dirección completa.
TextExpander es un ejemplo de este tipo de herramienta
te permite almacenar fragmentos de texto y asignarles abreviaturas. Así, en lugar de escribir cada vez su nombre, designación y afiliación organizativa en un correo electrónico introductorio, puede escribir un código abreviado como ';intro' para insertarlo al instante.
Pasos para automatizar la entrada de datos
¿Tiene curiosidad por probar la automatización después de leer estos ejemplos? Automatización de tareas manuales y conviértalas en flujos de trabajo eficientes siguiendo estos pasos.
Paso 1: Identificar las tareas repetitivas
El primer paso para implantar la automatización de la entrada de datos en su empresa es identificar las tareas repetitivas, que consumen mucho tiempo y son propensas a errores.
Elabore una lista de todas esas tareas y haga un seguimiento de la forma en que su equipo emplea su tiempo en ellas. Esto le dará una idea de cómo automatizarlas.
💡 Consejo profesional: Si eres nuevo en la automatización, dejar las tareas críticas para más adelante es inteligente. Deja que tu equipo se sienta cómodo con los cambios y, después, amplía gradualmente la automatización a áreas más esenciales a medida que crezcan tus procesos y tu confianza.
Para facilitar aún más este proceso, puedes utilizar herramientas de gestión de proyectos como ClickUp que te permiten organizar y analizar mejor tus tareas.
Estas son las funciones en las que puede confiar:
ClickUp Vista Tabla
La página Vista Tabla ClickUp le permite personalizar columnas para mostrar datos relevantes, como el estado de la tarea, las fechas límite y las personas asignadas. También puede utilizar campos de datos relacionales en las tablas para gestionar eficazmente las tareas interconectadas.
Identifique los flujos de trabajo que puede automatizar ordenando y filtrando las tareas con la vista Tabla de ClickUp
Al clasificar y filtrar esta información, puede detectar fácilmente patrones, como las tareas que con frecuencia requieren actualizaciones o aprobaciones manuales.
Si varias tareas esperan constantemente el mismo paso de aprobación, probablemente sea una señal de que ha llegado el momento de automatizar ese proceso.
Paso 2: Elegir la herramienta de automatización adecuada
Una vez identificadas las tareas rutinarias, elija la herramienta de entrada de datos adecuada herramienta de automatización . He aquí cómo:
- Define tus metas: Establece metas específicas para tu herramienta de automatización usandoCriterios SMART (Específico, Medible, Alcanzable, Relevante, Limitado en el tiempo)
📌 Ejemplo
- Específico: Automatizar el proceso de entrada de datos para las consultas entrantes de los clientes desde los formularios de nuestro sitio web
- Medible: Reducir el tiempo de entrada manual en un 50% en el primer trimestre
- Alcanzable: Implementar e integrar una herramienta de automatización como Zapier con nuestro CRM en dos semanas
- Relevante: Liberar al equipo de soporte al cliente para que se centre en resolver consultas en lugar de introducir datos
Con plazos: Lograr la implementación completa y resultados medibles en tres meses
- **Busque en Internet herramientas de automatización que se ajusten a sus necesidades. Tenga en cuenta el coste, la escalabilidad, las capacidades de integración, la facilidad de uso y la compatibilidad con su pila tecnológica actual
- Revise las opiniones de los usuarios: Revise las opiniones de los usuarios, los testimonios de los clientes y los comentarios de los usuarioscasos prácticos para obtener una perspectiva realista de cada herramienta
- Prueba antes de comprar: En esta fase, deberías tener dos o tres candidatos fuertes. Póngase en contacto con los proveedores para obtener demostraciones de productos, versiones de prueba gratuitas o guías para experimentar el software de automatización de la entrada de datos en acción
- Haga su selección: Elija la herramienta de automatización que mejor se adapte a sus necesidades organizativas, presupuesto y capacidades de equipo. Opte por una solución escalable que sea compatible con sus metas a largo plazo. Software de entrada de datos con IAautomatización del flujo de trabajo normalmente ofrecerá más valor que uno sin
Estudio de caso: ClickUp 🤝 CEMEX
CEMEX ha mejorado sus flujos de trabajo mediante la eliminación de tareas manuales utilizando el Vista del Formulario ClickUp . El envío de formularios inicia automáticamente un proyecto utilizando una plantilla personalizada, lo que permite al equipo de marketing ponerse manos a la obra.
Antes de la automatización, cada vez que un redactor terminaba una tarea, teníamos que comunicar manualmente a la cadena de mando que el texto estaba listo. Eso podía llevar 36 horas
Oscar Aguilar, Director de Operaciones de Marketing de CEMEX
CEMEX también utilizaba
Relaciones de la tarea de ClickUp
para crear flujos de trabajo eficaces. Estos flujos de trabajo facilitan la transición de los proyectos de los clientes potenciales a los redactores, diseñadores y creadores de gráficos en movimiento. Al enlazar tareas, documentos y dependencias en un lugar centralizado, los empleados tienen todo lo que necesitan.
Intentamos crear cadenas de validación para incluir en nuestro proceso a las personas que necesitan revisar el trabajo creativo o solicitar cambios. Con ClickUp, esto ya no es manual_
Oscar Aguilar, Director de Operaciones de Marketing de CEMEX
Paso 3: Ajuste de la automatización
Llevar la automatización a tus flujos de trabajo es una tarea de enormes proporciones; para una ejecución fluida, debes crear una plan de implantación que establezca los plazos de cada fase -desde la definición de las metas hasta la formación del equipo- y las responsabilidades individuales y departamentales.
El sitio Plantilla del plan de ejecución del proyecto ClickUp es una plantilla universal, personalizable y fácil de usar para planificar la ejecución con éxito.
Plantilla del plan de implantación de proyectos ClickUp
Esta plantilla incluye Pizarras ClickUp . Utilícela para realizar una lluvia de ideas o para conectar su plantilla de planificación de la implementación con otros documentos dentro de su ecosistema ClickUp.
Con su plan de implementación en marcha, es hora de empezar a ajustar su primera secuencia de automatización. Automatizaciones de ClickUp le permiten construir estas secuencias utilizando desencadenantes y respuestas if-then.
Si se produce un desencadenante establecido y cumple una condición, ClickUp ejecutará automáticamente una acción especificada. Aunque puede crear automatizaciones personalizadas mediante esta fórmula, ClickUp dispone de la función software de automatización del flujo de trabajo ya ofrece más de 50 plantillas de automatización prediseñadas para ayudarle a crearlas e impulsarlas al instante.
Simplifique los flujos de trabajo con las Automatizaciones de ClickUp
Aquí tiene cinco formas (de las muchas que hay) de automatizar tareas en ClickUp:
1. Notificaciones de comentarios sobre cambios en el estado de las tareas
Cuando una Campos personalizados en ClickUp cambia a "aprobado", ClickUp puede añadir automáticamente un comentario a la tarea. De este modo, su equipo estará siempre al tanto de los siguientes pasos o de las actualizaciones importantes sin tener que comprobar manualmente los permisos.
2. Automatización de las actualizaciones por correo electrónico
Configura una automatización para enviar correos electrónicos cada vez que una tarea pase de "pendiente" a "en curso" Esto mantiene a los clientes y compañeros de equipo al tanto sin que tengas que enviar actualizaciones manuales.
3. Creación de tareas a partir del envío de formularios
Cuando alguien envía un formulario (como un informe de errores), ClickUp puede crear automáticamente una tarea con todos los detalles, ahorrándole tiempo en entradas manuales.
4. Creación de subtareas basada en el estado de la tarea principal
Tan pronto como una tarea principal cambia de estado (por ejemplo, de "en progreso" a "lista para revisión"), ClickUp puede crear y asignar subtareas con fechas de vencimiento a miembros específicos del equipo; no es necesario que recuerde hacerlo usted mismo.
5. Eliminación de tareas caducadas
Para obtener información confidencial, configure una automatización para eliminar las tareas caducadas e incluso registre las eliminaciones en Hojas de cálculo de Google o notifique a los administradores a través de Slack, garantizando que su espacio de trabajo se mantenga organizado y seguro.
Tanto si eres nuevo en la automatización como si eres un profesional, varios Ejemplos de automatización de ClickUp pueden guiarle.
💡Consejo profesional: Utiliza el asistente de IA de ClickUp, Cerebro ClickUp para crear automatizaciones personalizadas utilizando el lenguaje natural. Simplemente describa el proceso que desea automatizar para establecer fácilmente desencadenantes, acciones y condiciones para sus flujos de trabajo.
Paso 4: Probar y supervisar
Antes de poner en marcha sus automatizaciones, establezca datos de referencia como el tiempo medio de finalización de la tarea, las tasas de error y otras métricas relevantes. Esto le permitirá comparar el rendimiento después de la automatización y realizar un seguimiento de las mejoras.
Utilice las funciones de gestión del tiempo de ClickUp para realizar un seguimiento eficaz del tiempo dedicado a sus tareas
Utilice Funciones de gestión del tiempo de ClickUp para realizar un seguimiento de la duración de las tareas y automatización de hojas de horas ahorro de tiempo, especialmente para equipos con grandes volúmenes de tareas o necesidades complejas de (elaboración de) informes.
Una supervisión eficaz es clave para determinar el intento correcto o fallido de la automatización. Paneles de ClickUp le permiten seguimiento de los KPI analice los índices de tareas completadas y revise el tiempo dedicado a las tareas, todo en un mismo lugar. Con plantillas de paneles personalizables para ventas, marketing y RR.HH., puede visualizar el rendimiento de la automatización y la distribución de la carga de trabajo, lo que le ayuda a estar al tanto del progreso de su equipo.
**Lea también Cómo utilizar la IA para la Automatización del Marketing
Paso 5: Formar a los empleados
La Automatización puede suponer un GRAN cambio para sus empleados. Debe proporcionarles todos los recursos necesarios para ayudarles en la transición.
Crear material de formación
En primer lugar, cree un manual de formación detallado utilizando la herramienta Plantilla de matriz de formación ClickUp .
Plantilla de matriz de formación ClickUp
La plantilla de matriz de formación ClickUp le ayudará con:
- Organizar y evaluar los programas de formación de los empleados
- El seguimiento del progreso de los empleados a medida que completan la formación
- Identificar áreas de mejora
Con este enfoque estructurado, se asegurará de que todos los empleados tengan los conocimientos adecuados para sacar el máximo partido de la automatización.
Una vez que haya esbozado el contenido de la formación, Documentos de ClickUp ofrecen un espacio para recopilar información relevante, como directrices, procedimientos técnicos, políticas de empresa o normas del sector. Los documentos de ClickUp Docs le permiten organizar esta información en un manual accesible y centralizado.
Generar material de formación
Para elevar la calidad de sus materiales de formación, ClickUp Brain puede actuar como asistente de redacción, ayudando con tareas como la generación o el pulido de contenidos.
Crear guías de formación en profundidad para la adopción de la automatización a través de su org utilizando ClickUp Brain
Para generar material de formación para la adopción de la automatización con ClickUp Brain, comience por explicar los conceptos básicos de la automatización y sus ventajas. A continuación, cree guías paso a paso, incorporando capturas de pantalla interactivas y vídeos para demostrar cómo configurar y gestionar la automatización.
Para que la formación sea relevante, incluya casos de uso reales para distintos departamentos, como el de ventas o el de recursos humanos. Añada una sección de preguntas y respuestas para abordar problemas comunes y ofrezca cuestionarios para comprobar los conocimientos.
Por último, realice un seguimiento del progreso de los usuarios y recabe sus comentarios para perfeccionar el material y garantizar la adopción efectiva de las herramientas de automatización en toda la organización.
💡Consejo profesional: Ajuste de la automatización del correo electrónico para enviar instantáneamente el manual de formación a los nuevos empleados en cuanto se incorporen a la empresa, garantizando que cada nuevo empleado lo reciba sin demora.
No olvides recoger opiniones sobre tus documentos de formación para mejorar la experiencia.
Ahora que ya sabe cómo automatizar el proceso de entrada de datos, debe reconocer que incluso los planes mejor trazados pueden encontrar obstáculos. Veamos algunos de los retos a los que puede enfrentarse durante este proceso.
Desafíos en la Automatización de la Entrada de Datos
Comprender los obstáculos que conlleva la automatización de la entrada de datos puede ayudarle a planificarlos y sortearlos con éxito. Estos son los retos clave a los que se enfrentan las organizaciones a la hora de implantar la automatización de la entrada de datos:
- Altos costes iniciales: El ajuste de sistemas automatizados puede requerir una inversión inicial significativa en software e infraestructura. Aunque los ahorros a largo plazo pueden compensar estos costes, la carga financiera inicial puede ser un obstáculo para muchas empresas
- **Los sistemas de automatización dependen en gran medida de la calidad de los datos introducidos. Si los datos introducidos son inexactos o incoherentes, los resultados pueden ser erróneos, lo que socava las ventajas de la automatización
- Resistencia al cambio: Los empleados acostumbrados a los procesos manuales pueden resistirse a la transición a los sistemas de automatización
- Personalización limitada: Algunas herramientas de automatización pueden no ofrecer la flexibilidad necesaria para adaptar las soluciones a las necesidades específicas de la empresa, lo que puede afectar a los retos únicos de la organización
- Mantenimiento y actualizaciones: Los sistemas automatizados requieren mantenimiento y actualizaciones periódicas para funcionar eficazmente
- Riesgos de cumplimiento y seguridad: El manejo de información sensible a través de sistemas automatizados plantea problemas de cumplimiento y seguridad para garantizar que los procesos de automatización cumplan con las regulaciones pertinentes
Consiga eficiencia y precisión con la automatización de la entrada de datos
La automatización de los procesos manuales de entrada de datos es una medida estratégica para aumentar la eficacia, reducir los errores y ahorrar tiempo. Puede transformar su gestión de datos identificando las tareas repetitivas, eligiendo las herramientas adecuadas (como ClickUp!) y ajustando flujos de trabajo claros.
Pruebe y supervise periódicamente sus sistemas e invierta en formación para maximizar su potencial. La meta es mejorar los procesos, liberando a su equipo para que pueda centrarse en la creatividad y la innovación. Adopte la automatización y disfrute de las ventajas de una organización más eficiente y productiva Registrarse en ClickUp ¡hoy mismo!