Cómo crear y utilizar un gráfico RASIC para el intento correcto de un proyecto

La responsabilidad termina aquí

-El cartel en el escritorio del Presidente Harry S. Truman

En cualquier empresa de grupo, todo el mundo debe saber exactamente de qué es responsable. En la gestión de proyectos, la claridad de roles y responsabilidades es esencial. Saber quién es responsable de qué puede marcar la diferencia entre el intento correcto de un proyecto y el caos total. El famoso cartel del Presidente Truman nos recuerda que la responsabilidad no es negociable.

Si alguna vez ha participado en un proyecto en el que no se han realizado las tareas o se han incumplido los plazos, es posible que se haya preguntado: "Espere, ¿quién está a cargo de estas tareas?"

A pensaba que era responsabilidad de B, mientras que B daba por hecho que era C quien debía hacerlo. 🤔

A medida que los equipos luchan por delimitar roles y responsabilidades, desde las nuevas empresas hasta las grandes corporaciones, un gráfico RASIC puede ayudar. Tanto si eres gestor de proyectos, jefe de equipo o analista de negocio, este gráfico puede agilizar la comunicación y mejorar la eficacia de los procesos gobernanza del proyecto .

Veamos qué es un gráfico RASIC, cómo crear uno y cómo utilizarlo eficazmente. 🚀

¿Qué es un gráfico RASIC?

Un gráfico RASIC es una matriz de asignación de responsabilidades que ayuda a los equipos de proyecto a clarificar y comunicar el rol responsable de los individuos a través de varias tareas. Significa Responsable, Contable, Solidario, Informado y Consultado.

Este gráfico ofrece una forma estructurada de correlacionar estos roles en relación con tareas o decisiones específicas, garantizando la claridad y reduciendo cualquier solapamiento o confusión. 🤝

Los gráficos RASIC se basan en el popular gráfico Planificación RACI el cuadro RASIC, al definir quién hace qué, fomenta la eficacia, la responsabilidad y la colaboración fluida, todos ellos ingredientes esenciales para el éxito. Al definir quién hace qué, un gráfico RASIC fomenta la eficacia, la responsabilidad y la colaboración fluida, ingredientes esenciales para el intento correcto.

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Componentes del gráfico RASIC

Para entender cómo funciona un gráfico RASIC para desarrollo de capacidades desglosemos los componentes clave:

Responsable (R)

La persona responsable (o el equipo) encargada de realizar el trabajo es el principal ejecutor de la tarea y el responsable de que ésta se termine. En muchos casos, más de una persona puede ser responsable de diferentes partes de la tarea.

📌 Por ejemplo, en el lanzamiento de un producto, lo más probable es que el jefe de producto sea la persona responsable de coordinar el lanzamiento.

Responsable (A)

Es la persona que garantiza que la tarea se complete. Tiene la propiedad final y es responsable de los resultados. Para evitar confusiones, normalmente sólo una persona es responsable de cada tarea.

📌 El jefe de producto puede ser responsable del intento correcto del lanzamiento, asegurándose de que el producto cumple las normas y los plazos de la empresa.

Soporte (S)

Personas que participan activamente en completar la tarea. Aunque no son los responsables directos de la tarea o la decisión, su rol es proporcionar compatibilidad y garantizar el intento correcto de la tarea.

📌 Un diseñador gráfico da compatibilidad visual a la campaña del equipo de marketing.

Informado (I)

Estas personas necesitan estar al tanto del progreso y los resultados de la tarea. No tienen que actuar, pero se les informa del estado.

el equipo de ventas necesita estar informado sobre el lanzamiento de un nuevo producto para preparar su discurso.

Consultado (C)

Personas que aportan información o asesoramiento antes de completar una tarea. Aportan ideas o conocimientos, pero no son responsables de llevar a cabo la tarea.

se puede consultar al equipo jurídico para garantizar el cumplimiento de la normativa.

💡Pro Tip: 'Responsable' y 'Contable' pueden parecer similares, pero no lo son. La responsabilidad consiste en cumplir las tareas asignadas; la rendición de cuentas consiste en ser dueño de los resultados de esas tareas. Una persona debe rendir cuentas de las tareas que son responsabilidad de los miembros de su equipo.

Estos componentes se unen para ofrecer una imagen clara de quién desempeña qué rol en un proyecto, garantizando que no haya lagunas ni solapamientos en la responsabilidad a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

RASIC vs RACI

Antes de entender cómo crear un gráfico RASIC, vamos a responder a una pregunta habitual: ¿Cuál es la diferencia entre un gráfico RASIC y un gráfico RACI? Modelo RACI ? 📝

El gráfico RACI se utiliza ampliamente en gestión de proyectos en el tiempo . RASIC da un paso más añadiendo el rol de Soporte. Este elemento adicional resulta especialmente útil en proyectos de gran envergadura, en los que las tareas son complejas y pueden requerir una ayuda adicional más allá de quien las realiza y toma las decisiones.

Añadir un rol de "Apoyo" puede aclarar quién debe echar una mano. De este modo se evita el error habitual de duplicar esfuerzos o dejar sin hacer las tareas de compatibilidad necesarias.

En esencia, RASIC ofrece a los equipos de proyecto una mayor flexibilidad y claridad a la hora de distribuir responsabilidades.

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Cómo crear gráficos RASIC

Ahora que sabemos lo que es un gráfico RASIC, vamos a ver cómo crear uno. 🛠️.

En esta guía, veremos cómo ajustar un gráfico RASIC en una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp . Esta herramienta le permite organizar y hacer un seguimiento visual de las responsabilidades de su equipo.

Paso 1: Crear un nuevo espacio y una lista

vía ClickUp Empiece creando un nuevo Espacio para su proyecto. A continuación, cree una Lista específica para su gráfico RASIC. Para mayor claridad, llámela 'Gráfico RASIC del proyecto'.

Paso 2: Añadir columnas relevantes

Una vez creada su lista, tendrá que ajustar las columnas para su gráfico RASIC.

Personalice los campos de columna para incluir:

• Responsable: La persona o equipo que realizará el trabajo real
• Responsable: La persona que es responsable en última instancia de la tarea
• Apoyo: Las personas que ofrecen asistencia o recursos adicionales
• Informados: Personas a las que habrá que mantener informadas
• **Consultados:Expertos o partes interesadas cuya aportación es necesaria para la toma de decisiones

Paso 3: Definir roles y responsabilidades

Una vez establecidas las columnas, es hora de definir los roles específicos de cada tarea. Empieza por identificar las tareas o decisiones clave de tu proyecto. Para cada tarea, asigne personas a las columnas Responsable, Contable, Compatibilidad, Informado y Consultado.

Este proceso garantiza que cada tarea tenga una propiedad clara y que no se pase por alto ningún paso.

Ejemplo: Si su proyecto consiste en crear un nuevo sitio web para la empresa, asigne "Responsable" al desarrollador web, "Responsable" al gestor de proyectos, "Apoyo" al diseñador gráfico, "Consultado" al especialista en SEO e "Informado" al equipo de marketing. De este modo, todos conocen su rol desde el principio.

Paso 4: Añadir metas a las tareas

Utilizar el Campos personalizados para realizar un seguimiento de detalles adicionales, como plazos, niveles de prioridad o fases del proyecto. Añadir estos campos le ayuda a controlar el progreso de cada tarea, asegurándose de que no se olvida nada.

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Paso 5: Visualizar con gráficos de) Gantt y vistas

Utilice las ClickUp Gráficos de Gantt para visualizar cronogramas de tareas, dependencias y propiedad.

Además, el Vista Tabla ClickUp y la vista Tablero pueden ayudar a realizar el seguimiento de las tareas desde diferentes perspectivas, garantizando que todo el mundo conozca sus responsabilidades y expectativas de entrega.

La vista Tabla también proporciona:

• Una clara Panorámica: Presente sus tareas en un formato tabular, facilitando ver los detalles de cada tarea de un vistazo
• Personalización: Personalice las columnas para mostrar exactamente la información que necesita para su gráfico RASIC.
• Filtrado y ordenación: Filtre y ordene las tareas en función de varios criterios, como Responsable, Contable, fecha límite o estado. Esto facilita la identificación de tareas que requieren atención inmediata o el análisis de la carga de trabajo de los distintos miembros del equipo
• Gestión de tareas: Cree nuevas tareas, asígnelas a los miembros del equipo, ajuste las fechas límite y realice un seguimiento de su progreso directamente desde la vista
• Integración con otras vistas: Utilice la vista Tabla junto con otras vistasVistas ClickUpcomo la vista Tablero y la vista de (diagrama de) Gantt

Paso 6: Seguimiento del progreso y ajuste de roles

El seguimiento del progreso y la realización de los ajustes necesarios son cruciales para mantener la eficacia de su gráfico RASIC durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Supervise el progreso de las tareas: Utilice la función Vista de la tarea de ClickUp para obtener una actualización detallada del estado de cada tarea, garantizando el cumplimiento de las responsabilidades y de los plazos. Las barras de progreso y los estados de finalización de la plataforma proporcionan indicadores visuales para mantener a todo el mundo informado. Además, puede añadir a personas seleccionadas como 'observadores' de una tarea en ClickUp, para aquellos que necesiten mantenerse 'Informados' o 'Consultados'"

**Los proyectos evolucionan y las responsabilidades del equipo pueden cambiar. Revise periódicamente el gráfico RASIC y actualice los roles para adaptarlos a los cambios en los requisitos del proyecto. Por ejemplo, si una tarea se vuelve más compleja y requiere aportaciones adicionales, actualice los roles de Consultado o de Apoyo en consecuencia para mantener la claridad y la eficacia.

Automatización: Agilice los ajustes de roles estableciendo una automatización que notifique a los miembros del equipo cuando se realicen cambios. Esto reduce la comunicación manual y garantiza que todo el mundo se mantenga alineado.

Paso 7: Colabora y comunícate con eficacia

ClickUp ofrece varias funciones para fomentar la colaboración y la comunicación fluidas entre los miembros de su equipo:

Comentarios y discusiones sobre tareas: Añada comentarios directamente a las tareas para proporcionar actualizaciones, opiniones o aclaraciones en tiempo real. Etiqueta a los miembros del equipo para incluirlos en las discusiones, asegurando respuestas rápidas y reduciendo la necesidad de herramientas de comunicación externas.

Menciones y notificaciones: Utiliza @menciones en los comentarios para notificar inmediatamente a personas o grupos, dirigiendo su atención a actualizaciones cruciales.

Adjuntos y enlaces a tareas: Adjunta archivos, documentos o enlaces relevantes directamente a las tareas para proporcionar a los miembros del equipo toda la información necesaria en un solo lugar, minimizando las idas y venidas en busca de recursos.

Notificaciones personalizadas: Configure notificaciones personalizadas para que los roles Consultado e Informado sepan cuándo se requiere su aportación. Automatice las alertas para garantizar que las personas que desempeñan un rol de Apoyo se mantengan involucradas en las fases adecuadas del proyecto.

💡Consejo profesional: Cree un recordatorio recurrente en ClickUp para revisar su gráfico RASIC semanal o quincenalmente, asegurándose de que todo el mundo es consciente de sus responsabilidades y de cualquier posible actualización.

Paso 8: Optimizar el gráfico RASIC para aumentar su eficacia

La optimización de su gráfico RASIC ayuda a mantener la claridad y mejorar el flujo de trabajo en todo el proyecto.

Dependencias entre tareas: Defina y correlacione las dependencias entre tareas para indicar cómo deben interactuar los distintos roles (como Consultado o Soporte). Este enfoque proactivo puede evitar cuellos de botella y mantener el proyecto en movimiento sin problemas.

Paneles personalizados para KPIs: Diseñe paneles que muestren indicadores clave de rendimiento (KPIs) relevantes para su gráfico RASIC. Incluye widgets como:

Gráficos de avance y retroceso: Seguimiento del progreso con respecto al cronograma del proyecto.

Widgets de control de tiempo: Supervise cuánto tiempo se está asignando a las tareas e identifique si se necesitan ajustes.

Progreso de las tareas: Visualice qué roles están contribuyendo eficazmente e identifique áreas de mejora.

Automatización de recordatorios del flujo de trabajo: Implemente automatizaciones que notifiquen a los miembros del equipo los próximos plazos o cuándo se requiere su aportación. Por ejemplo, configure alertas para los miembros del equipo en el rol Informado para garantizar que reciban actualizaciones oportunas.

Revise y perfeccione: Revise periódicamente la estructura general de su gráfico RASIC para identificar cualquier ineficiencia. Ajuste columnas, vistas de tareas o Campos personalizados para que el gráfico sea más claro y funcional.

Plantilla de planificación RACI de ClickUp

Si desea ahorrar tiempo utilizando un gráfico RASIC prefabricado, puede usar una variedad de plantillas gratuitas de gráficos RACI . Por ejemplo, eche un vistazo a la útil Plantilla de planificación RACI de ClickUp que puede personalizarse fácilmente para adaptarla a sus necesidades.

Descargar esta plantilla

Plantilla de planificación ClickUp RACI

Esta plantilla de gráfico RACI ayuda a definir el proyecto roles y responsabilidades que también puede adaptarse a los gráficos RASIC.

Permite ajustar estados personalizados que representan los diferentes roles en un gráfico RASIC: Responsable, Contable, Compatibilidad, Informado y Consultado.

Esto facilita la asignación y el seguimiento de las responsabilidades de cada persona en cualquier tarea.

💡Consejos rápidos:

• Utiliza estados claros y distintos para cada rol para evitar confusiones. Asigne responsabilidades durante la fase de planificación del proyecto para asegurarse de que cada miembro del equipo conoce su rol en cada tarea
• Cree Campos personalizados como "Consultado", "Apoyo" o "Informado" para añadir más granularidad a su gráfico. Actualice regularmente estos campos a medida que progresan las tareas para mantener al equipo alineado
• Utilice la Vista Lista para obtener un desglose detallado de las responsabilidades individuales y la Vista Gantt para detectar cuellos de botella o solapamientos en la propiedad de las tareas. Esto puede ayudar a racionalizar su flujo de trabajo mediante la identificación de las lagunas o excesos enresponsabilidad del equipo
  • Resalte cómo los diferentes roles (como Consultado o Soporte) necesitan interactuar antes de que una tarea avance utilizando Dependencias de la tarea. Mapa de estas dependencias en las primeras etapas del ciclo de vida del proyecto
• Automatización de ajustes que notifiquen a los miembros del equipo del proyecto "Consultados" o "Informados" cuándo se necesita su aportación para evitar retrasos. Además, automatice recordatorios para aquellos que desempeñan un rol de Soporte para mantenerlos comprometidos en las fases adecuadas del proyecto
• Utilice comentarios para proporcionar actualizaciones o comentarios en tiempo real a los miembros del equipo responsable y de apoyo. De esta forma, no hay necesidad de reuniones adicionales o comunicaciones fuera de ClickUp, manteniendo toda la información relevante en un solo lugar
• Personalice los paneles para realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) vinculados a los roles y tareas de su gráfico RASIC

Mejores casos de uso de los gráficos RASIC

Un gráfico RASIC se utiliza ampliamente para la gestión de proyectos en todos los sectores. He aquí algunos ejemplos:

1. Construcción

En los proyectos de construcción, la coordinación entre las múltiples partes interesadas (arquitectos, ingenieros, contratistas y funcionarios públicos) es fundamental. Supongamos que está construyendo un complejo comercial.

El gráfico podría tener este aspecto:

Gráfico RASIC para la construcción

2. Sanidad

La implantación de nuevas tecnologías en la atención sanitaria exige una cuidadosa coordinación para cumplir las normas reglamentarias, técnicas y de atención al paciente.

Por ejemplo, aquí tiene el gráfico RASIC si desea implantar un sistema de historia clínica electrónica:

Gráfico RASIC para asistencia sanitaria

3. TI y desarrollo de software

Los proyectos de desarrollo de software exigen que los equipos asignen cada tarea concreta de forma clara y sin ambigüedades para garantizar unos resultados positivos del proyecto.

Consideremos un ejemplo de proyecto: desarrollo de software para una app bancaria. Su gráfico RASIC podría ser el siguiente:

Gráfico RASIC para TI

💡Consejo profesional: Resalte las interacciones entre roles con Dependencias de tareas en ClickUp para correlacionar las transferencias críticas. 🤝

4. Marketing y publicidad

A continuación, veamos un ejemplo de cómo abordar RASIC para un proyecto de marketing. Supongamos que va a lanzar una nueva campaña de marketing.

Aquí tienes tu gráfico RASIC:

Gráfico RASIC para marketing

Para los equipos que ya están familiarizados con el modelo RACI, la adaptación a un gráfico RASIC puede proporcionar aún más profundidad al incluir el rol de Apoyo. Aunque el modelo RACI es un marco excelente para definir roles, la dimensión añadida de RASIC ayuda a los equipos a navegar mejor por proyectos complejos y a asignar roles de apoyo con eficacia.

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Creación de un plan para el intento correcto del proyecto con gráficos RASIC

La ambigüedad puede ralentizar a los equipos, crear tensiones innecesarias o provocar errores costosos. El gráfico RASIC elimina estos riesgos ofreciendo un enfoque estructurado y visual de los roles y responsabilidades.

Al definir quién es Responsable, Cuenta, Apoyo, Informado y Consultado, su equipo puede operar con mayor precisión, garantizando que las tareas se completen a tiempo y que todo el mundo conozca su lugar en el proceso de gestión de proyectos. 📋

También permite una comunicación más fluida y plan de productividad de la productividad, ya que cada miembro del equipo sabe exactamente a quién dirigirse para solicitar decisiones, información o actualizaciones.

El uso de una herramienta como ClickUp para crear y gestionar sus gráficos RASIC amplifica estas ventajas. Sus plantillas personalizables, funciones de colaboración en tiempo real y visualizaciones intuitivas (como los diagramas de) Gantt facilitan la adaptación de los principios RASIC a cualquier proyecto, independientemente de su tamaño o complejidad.

Al utilizar ClickUp, se asegura de que su gráfico RASIC evoluciona con su proyecto, lo que le permite ajustar roles, supervisar el progreso y optimizar los flujos de trabajo. Pruebe ClickUp hoy mismo ¡y trabaja de forma más inteligente! ✨