Imagínese supervisando la construcción de una nueva ala de un hospital, un proyecto de 5 millones de dólares que se prolongará durante 18 meses y en el que participarán múltiples subcontratistas, se utilizarán complejos sistemas médicos y se aplicarán estrictos requisitos normativos.
Al asumir este complejo proyecto de construcción, usted sabe que necesita una documentación exhaustiva para llevar a cabo el seguimiento de todo el trabajo pendiente. Esto incluye la mano de obra, los gastos, el inventario, los permisos y todos los demás detalles que conlleva este proyecto multimillonario, en el que participan múltiples contratistas y se realizan cientos de tareas.
Ahí es donde entra en juego una tabla de valores (SOV, por sus siglas en inglés).
En este blog, exploraremos el concepto de una tabla de valores, por qué es importante para los gestores de proyectos de construcción, cuándo utilizarla y las ventajas de crear una.
¿Qué es una lista de valores?
Un programa de valores es un documento exhaustivo que desglosa el valor total del contrato de un proyecto de construcción en partidas más pequeñas y manejables para indicar cuánto cuesta cada elemento o tarea del proyecto.
Lo utilizan contratistas, jefes de proyecto y jefes de obra para realizar el seguimiento y gestionar las finanzas y el número de tareas necesarias para completar un proyecto de construcción.
Cada elemento de la lista de valores representa un componente específico del proyecto, como la preparación del terreno, los cimientos o las instalaciones eléctricas, junto con su coste asociado. Este desglose detallado de los costes es un punto de referencia clave para el propietario del proyecto durante toda la duración del mismo.
Por ejemplo, para un proyecto residencial, la tabla de valores podría tener un aspecto similar al siguiente:
Importancia de una lista de valores
La tabla de valores desempeña un rol importante en la gestión de proyectos de construcción porque:
- Un programa de valores ayuda a predecir y gestionar el flujo de caja a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Al desglosar los costes, los gestores de proyectos pueden anticipar los gastos y planificar las finanzas en consecuencia para garantizar un flujo de caja constante.
- Permite al director del proyecto supervisar de cerca el progreso del mismo. A medida que se completa el trabajo, es fácil comparar el progreso real con el valor programado para cada elemento.
- La lista de valores ayuda a que el proceso de pago sea más fluido. Los pagos a cuenta suelen basarse en el porcentaje de trabajo completado para cada elemento, lo que facilita la preparación y verificación de las solicitudes de pago.
- Al proporcionar un desglose detallado de los costes del proyecto, el programa de valores ayuda a controlar mejor los costes y a identificar cualquier desviación del presupuesto del proyecto desde el principio. Esto ayuda a todos a mantenerse al día y evitar sobrepasar el presupuesto o el tiempo previsto.
Cuándo utilizar un programa de valores de construcción
Si bien un programa de valores es beneficioso para la mayoría de los proyectos en la industria de la construcción, es particularmente crucial para:
Caso de uso 1: Proyectos comerciales a gran escala con fases complejas y múltiples subcontratistas.
Estos proyectos pueden implicar flujos de trabajo complejos y numerosas interdependencias. Un programa de valores ayuda a gestionar la complejidad al desglosar el proyecto en componentes manejables.
También facilita una mejor coordinación con los subcontratistas, garantizando que el trabajo y los costes asociados de cada parte estén claramente definidos y sujetos a seguimiento.
Caso práctico 2: Proyectos en los que es esencial realizar un seguimiento exhaustivo del flujo de caja y del progreso del proyecto.
Para proyectos con presupuestos ajustados o cronogramas estrictos, un programa de valores se convierte en una herramienta invaluable para un gerente de proyectos.
Permite realizar un seguimiento en tiempo real de los gastos en comparación con los importes presupuestados, lo que ayuda a identificar posibles sobrecostes de forma temprana. Además, favorece la elaboración de informes de progreso precisos, lo que permite a los jefes de obra calcular el valor ganado de un proyecto.
Caso de uso 3: Proyectos con facturación por progreso o pagos basados en hitos
En este tipo de estructuras de pago, la tabla de valores sirve de base para determinar los importes de los pagos. Le permite calcular con precisión los porcentajes de trabajo completado.
Este enfoque ayuda a mantener un flujo de caja saludable para el contratista, ya que garantiza pagos justos y puntuales. También proporciona al propietario del proyecto una comprensión clara de cómo se asignan sus fondos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Caso práctico 4: Trabajos de construcción en los que los propietarios del proyecto o los prestamistas exigen desgloses detallados de los costes.
Algunos propietarios de proyectos o instituciones financieras exigen el uso de una tabla de valores para garantizar la transparencia y la gestión de riesgos.
Les ofrece una vista completa de los costes del proyecto, lo que les ayuda a evaluar los riesgos financieros, tomar decisiones informadas y garantizar que los fondos se utilizan según lo previsto.
Nota: Incluso en proyectos más pequeños, un programa de valores simplificado puede ayudar a proporcionar información valiosa, mejorar la gestión de proyectos y servir como registro para predecir las finanzas y el tiempo que se necesitará para proyectos similares en el futuro.
Componentes clave de una lista de valores
Un programa de valores bien estructurado suele incluir la siguiente lista de elementos:
- Información comercial: nombre del contratista, empresa, dirección comercial, números de contrato, nombre del proyecto, etc.
- Partidas individuales: desglose detallado de todos los elementos del proyecto.
- Descripción: Explicación clara del proyecto y de cada elemento.
- Valor programado: el presupuesto asignado en total y para cada elemento.
- Aplicaciones anteriores: Importe facturado en el último ciclo de facturación.
- Aplicación actual: Importe que se factura en el ciclo de facturación actual.
- Materiales almacenados: valor de los materiales almacenados pero aún no instalados.
- Total completado y almacenado: suma del trabajo completado y los materiales almacenados para su uso futuro.
- Porcentaje completado: Porcentaje de trabajo terminado.
- Saldo por terminar: importe total restante que se facturará más adelante.
Creación de una tabla de valores
Crear un SOV no es ciencia espacial. Puede que le lleve algo de tiempo y práctica perfeccionarlo, pero una vez que le coja el truco, lo recordará todo como la palma de su mano.
Un SOV bien elaborado será fácil de leer y comprender. Debe incluir todos los pasos del proyecto, sus finanzas y otras pruebas, y debe ser accesible para todas las partes involucradas para garantizar una verdadera transparencia.
Pero, ¿qué ocurre una vez que comienza su proyecto? ¿Cómo puede asegurarse de que usted y su equipo sigan por el buen camino, sepan qué hacer y cuándo, y cumplan con los plazos?
¡Utilice un software sólido de gestión de proyectos de construcción como ClickUp!
La mejor manera de realizar el seguimiento de un proyecto de construcción en curso es utilizando un software de proyectos. Aunque ClickUp es conocido por sus funciones de gestión de proyectos, también funciona como una herramienta eficaz para crear su programa de valores. Veamos cómo.
La plataforma de software de gestión de proyectos de construcción de ClickUp puede ayudarle a simplificar sus flujos de trabajo, mejorar la colaboración y entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.
Veamos los pasos para crear un programa de valores completo y cómo ClickUp puede ayudarte:
Paso 1: Revise todos los documentos del proyecto.
Comience por examinar minuciosamente el alcance del proyecto, el calendario de construcción, los permisos y los documentos contractuales para comprobar que todo está en orden antes de que comience el proyecto.
Esto le ayudará a identificar todos los componentes principales del proyecto y a prepararlos antes de empezar a trabajar en ellos.
ClickUp Docs puede ayudarte con la documentación del proyecto para almacenar toda la información, permisos, contratos y facturas en un solo lugar. Incluso puedes crear un documento de programa de valores y almacenarlo fácilmente.
Paso 2: Desglose el proyecto
Divida todo el proyecto en secciones lógicas y manejables. Cada sección debe representar un trabajo significativo o una fase clave del proyecto.
Por ejemplo, puede seguir diferentes pasos para la recogida de materias primas, la preparación del terreno y el paisajismo, la construcción de cimientos y muros, la albañilería de ladrillo y piedra, la carpintería metálica, la carpintería, la instalación térmica, las puertas, las ventanas y los herrajes, etc.
A continuación, desglóselos aún más para incorporar cada componente con el mayor detalle posible. Los proyectos más grandes pueden requerir desgloses más detallados, mientras que los proyectos más pequeños pueden utilizar categorías más amplias.
Las tareas de ClickUp pueden ayudarle a dividir su proyecto en tareas y subtareas más pequeñas que son más fáciles de seguir, evaluar y completar.
Una vez que haya creado su programa de valores y desglosado cada paso del proyecto de construcción, simplemente añada todos los componentes y tareas a la plataforma ClickUp y asígnelos a la persona designada.
Es (ClickUp) ideal para gestionar tareas para toda la organización. También para tareas repetitivas, en las que se pueden programar repeticiones. Es muy fácil de usar y se pueden añadir campos personalizados, algo muy útil. Me encantan las diferentes vistas.
Es (ClickUp) ideal para gestionar tareas para toda la organización. También para tareas repetitivas, en las que se pueden programar repeticiones. Es muy fácil de usar y se pueden añadir campos personalizados, algo muy útil. Me encantan las diferentes vistas.
Además, ClickUp también ofrece plantillas de uso gratuito para mejorar la eficiencia en la construcción.
Plantilla de gestión de proyectos de construcción de ClickUp
La plantilla de gestión de proyectos de construcción de ClickUp es una plantilla de nivel avanzado que ayuda a los jefes de obra a organizar y planificar todas las etapas y fases del producto. Ya se trate de un edificio nuevo o de un proyecto de renovación, manténgase al tanto de cada paso hasta su finalización.
Esta plantilla le ayudará a:
- Programe tareas semanales o mensuales periódicas fácilmente de una sola vez.
- Elimine los cálculos y la elaboración de informes manuales para ahorrar tiempo y dedicarlo a las tareas de construcción propiamente dichas.
- Manténgase al tanto del presupuesto y los recursos del proyecto para gestionar sus costes e inventario de forma eficiente.
Paso 3: Asignar costes o valores
Después de dividir el proyecto en pasos más pequeños, asigne los costes a cada elemento en función de las ofertas de los subcontratistas, los costes de los materiales, las estimaciones de mano de obra y otros factores necesarios. Asegúrese de que la suma de todos los elementos sea igual al precio total del contrato.
Los paneles de ClickUp le permiten personalizar el panel de su proyecto según sus preferencias. Visualice el progreso del proyecto, las finanzas, los plazos y los cuellos de botella de un solo vistazo.
Su panel personalizado le permite ver todos sus proyectos de construcción, su estado, las tareas completadas, las tareas pendientes y mucho más.
Conecte sus equipos de finanzas y contabilidad directamente en la plataforma para que todos estén en sintonía. ClickUp Finance le avisa cuando vencen los pagos y le permite añadir tareas periódicas en su panel para las facturas periódicas.
Después de pagar una factura mensual, puede marcar la tarea como completada. Se creará automáticamente una nueva tarea para el mes siguiente si se trata de una tarea periódica. Incluso puede integrarla con las herramientas de finanzas y contabilidad de ClickUp para conectar a la perfección a las diferentes partes interesadas de un proyecto.
Plantilla de gestión financiera de ClickUp
Además, también puede utilizar la plantilla de gestión financiera de ClickUp, una plantilla de nivel intermedio para la contabilidad integrada de proyectos. Es su ayuda financiera todo en uno para realizar el seguimiento de sus presupuestos, facturas, productos, servicios, tareas y cualquier otra oferta que pueda tener.
Con esta plantilla, usted puede:
- Controle de cerca su presupuesto y sus gastos para no sobrepasar el límite de su proyecto.
- Identifique los aspectos en los que puede ahorrar dinero.
- Analice el rendimiento financiero con herramientas de análisis visual una vez finalizado el proyecto para planear futuros proyectos.
- Tome decisiones basadas en datos con una mayor visibilidad de sus finanzas.
Paso 4: Alinéese con el calendario del proyecto
Asegúrese de que la lista de valores se ajuste al cronograma y al calendario del proyecto. Esta alineación le ayudará a realizar un seguimiento preciso del progreso de su proyecto.
Se pueden crear campos personalizados en ClickUp para gestionar las partes variables de un proyecto. Cada proyecto es único, así que ¿por qué tu software de gestión de proyectos debería ofrecer el mismo panel plano?
Añada la información de contacto de los clientes, proveedores, socios, tipo de vivienda, fase del proyecto y plazos, y personalice los menús desplegables con Campos personalizados para adaptarse a las necesidades específicas de cada proyecto.
Paso 5: Revisar y ajustar
Revise la lista de valores con las partes interesadas clave, incluidos el propietario del proyecto y el contratista general, y compruebe si se le ha pasado algo por alto. Realice los ajustes necesarios para garantizar que todas las partes estén de acuerdo.
A partir de la información recopilada, genere informes detallados del resumen, las finanzas y el progreso de su proyecto. No es necesario calcular los informes manualmente ni utilizar un software de elaboración de informes de construcción independiente. También puede compartir informes automatizados con las partes interesadas clave en cuestión de minutos, mientras se centra en completar su proyecto a tiempo.
Ventajas de crear una lista de valores
La lista de valores es un documento importante para la gestión de proyectos de construcción. Puede servir como única fuente de información veraz para todas las partes implicadas en un proyecto de construcción.
Ayuda a construir una relación de mayor confianza entre el contratista y el cliente, ya que todas las tareas, los costes y el inventario se han registrado y aprobado desde el primer día.
Además, aquí tienes las ventajas clave de contar con un SOV para todos tus proyectos de construcción.
- Mejora de la gestión del flujo de caja: divide el proyecto en tareas y componentes más pequeños y facturables para que los contratistas puedan mantener un flujo de caja más saludable durante toda la duración del proyecto, lo que reduce la presión financiera.
- Seguimiento mejorado del progreso: sirve como hoja de ruta para que los gestores de proyectos realicen un seguimiento preciso del progreso de cada área del proyecto e identifiquen cualquier posible retraso o problema desde el principio.
- Proceso de pago optimizado: hace que el proceso de solicitud de pago sea más sencillo y menos propenso a disputas, con un desglose claro del trabajo completado y los materiales almacenados.
- Mejor control de los costes: ayuda a visualizar los costes reales en comparación con los valores programados para identificar y abordar rápidamente cualquier sobrecoste o gasto inesperado de antemano.
- Mejora de la comunicación: se convierte en un punto de referencia común para todas las partes interesadas en el proyecto, lo que facilita una comunicación más clara sobre el estado, los costes y el progreso del proyecto.
Cree su programa de valores con ClickUp.
La lista de valores es un documento importante para los jefes de gestión de proyectos, los controladores financieros y los propietarios que supervisan proyectos de construcción de cualquier tipo.
El programa de valores garantiza que todos los proyectos se mantengan dentro de los plazos y presupuestos previstos, ya que proporciona un desglose detallado de los costes, un seguimiento preciso del progreso y agiliza el proceso de pago.
Tanto si se ocupa de proyectos comerciales a gran escala como de trabajos de construcción más pequeños, dominar el uso de una tabla de valores mejorará sus habilidades de gestión de proyectos y contribuirá de manera significativa al éxito de sus proyectos.
¿Y qué puede mejorarlo aún más? Utilice el software de gestión de proyectos adecuado, como ClickUp, para mejorar sus capacidades de supervisión de proyectos, automatizar tareas repetitivas, mantener un flujo de caja constante y, en última instancia, entregar proyectos de construcción exitosos.
¡Regístrese hoy mismo en ClickUp para obtener una versión de prueba gratuita!