La gestión de la construcción se remonta realmente a la antigüedad, cuando civilizaciones como la egipcia y la china construyeron las pirámides y la Gran Muralla. Luego llegó la Revolución Industrial e introdujo formas más estructuradas de gestionar grandes proyectos.
Con el paso del tiempo, los ordenadores y otras innovaciones tecnológicas han cambiado las reglas del juego en la construcción. Pero seamos realistas: ya sea en lo que respecta a los materiales o a los proveedores, mantener un proyecto de construcción dentro de los plazos y del presupuesto sigue siendo una tarea complicada.
Hoy en día, la gestión de proyectos de construcción se caracteriza por un enfoque basado en el software para aumentar la eficiencia. Este importante cambio ha mejorado significativamente la planificación de proyectos, la programación y la gestión de recursos, haciendo que la gestión de la construcción sea más precisa y eficiente.
¿Tienes curiosidad por obtener más información sobre este cambio reciente? Sigue leyendo, porque hablaremos de herramientas y procesos eficaces para la gestión de proyectos de construcción.
¿Qué es la gestión de proyectos de construcción?
La gestión de proyectos de construcción es el proceso de utilizar herramientas y software específicos para gestionar múltiples fases del proyecto, incluyendo la planificación, la organización, la ejecución y el control de un proyecto de construcción desde su concepción hasta su finalización.
Esto permite a las empresas constructoras organizar sus actividades de manera más eficiente y les ayuda a optimizar múltiples aspectos de un proyecto de construcción, incluyendo la gestión de recursos, el presupuesto, las partes interesadas, etc.
Hay muchos tipos de proyectos de construcción, entre ellos:
- Construcción residencial: desde viviendas unifamiliares hasta grandes complejos de apartamentos, los proyectos de construcción residencial necesitan una gestión eficaz para garantizar la entrega puntual y rentable de los espacios habitables.
- Construcción comercial: Piensa en centros comerciales, edificios de oficinas, espacios comerciales, proyectos hoteleros y mucho más. El sector de la construcción comercial requiere coordinadores de proyectos que sepan manejar la complejidad de estas estructuras y garantizar que cumplan los requisitos funcionales y estéticos a pesar de los ajustados presupuestos.
- Construcción industrial: Los proyectos industriales incluyen centrales eléctricas, fábricas y almacenes. En este caso, los gestores de la gestión de proyectos de construcción deben dar prioridad a la seguridad, la eficiencia y el cumplimiento de normativas estrictas.
- Construcción de infraestructuras: Las carreteras, los puentes y los sistemas de transporte público son el alma de nuestras comunidades. Por lo tanto, el sector de la construcción de infraestructuras necesita gestores cualificados que supervisen el desarrollo y el mantenimiento de estas estructuras fundamentales.
- Construcción especializada: El sector de la construcción también abarca proyectos únicos, como la construcción marina (por ejemplo, plataformas marinas) y la restauración histórica. Los gestores de proyectos de construcción especializados necesitan experiencia no solo en la gestión de proyectos de construcción, sino también en estos sectores especializados.
Pero más allá del gestor del proyecto de construcción o del propietario del proyecto, el éxito de un proyecto de construcción depende del esfuerzo del equipo. Por lo tanto, un equipo típico de gestión de proyectos de construcción suele incluir una variedad de profesionales cualificados, cada uno de los cuales desempeña un rol crucial en la realización del proyecto, entre ellos:
- Gerente de proyectos: supervisa todos los aspectos del proyecto, desde el plan y la programación hasta la gestión del presupuesto y la comunicación.
- Arquitectos: diseñan el diseño, la funcionalidad y la estética del proyecto.
- Ingenieros: garantizan la integridad estructural, la seguridad y la funcionalidad de la construcción.
- Topógrafos: trazan mapas del terreno y proporcionan mediciones precisas, lo cual es fundamental para una construcción exacta.
- Contratistas: Son responsables de los trabajos físicos de construcción y, a menudo, dirigen un equipo de subcontratistas especializados en diversos oficios (electricidad, fontanería, climatización, etc.).
- Partes interesadas: este grupo incluye a todas las personas con interés en el éxito del proyecto, incluidos el propietario, los inversores y los usuarios finales.
El proceso de gestión de proyectos de construcción
Ya sea para construir un puente a gran escala o una biblioteca de barrio, el sector de la construcción sigue un proceso similar para la planificación y ejecución de proyectos. Este proceso comienza con la fase de planificación y termina con el cierre o la entrega del proyecto. Los cuatro procesos clave de la gestión de proyectos de construcción son:
1. Ideación
En esta fase, las partes interesadas evalúan meticulosamente cada detalle del proyecto propuesto para garantizar que se ajusta a la cartera actual y futura de la empresa. Las consideraciones clave incluyen
- Rentabilidad de la inversión (ROI): se lleva a cabo un análisis financiero exhaustivo para evaluar el potencial de rentabilidad del proyecto.
- Cumplimiento normativo: Es fundamental que el proyecto cumpla con todos los códigos de construcción, normativas urbanísticas y estándares medioambientales aplicables, ya que el incumplimiento puede provocar costosos retrasos y repeticiones del trabajo.
- Integración con proyectos existentes: garantizar una integración fluida minimiza las interrupciones y optimiza la asignación de recursos.
- Evaluación de riesgos: la identificación proactiva de riesgos permite desarrollar planes de contingencia para mitigar posibles pérdidas.
La meta principal de la ideación es generar varios proyectos de alto valor mientras se controlan los riesgos. Un proyecto que podría generar grandes beneficios puede no ser la mejor opción si conlleva riesgos elevados. Incluso si se incluye en la LineUp de proyectos, será necesario realizar un seguimiento exhaustivo y ajustes a lo largo de su ciclo de vida.
2. Planificación
Una vez que un proyecto recibe luz verde, es el momento de definir y planificar todos los aspectos para evitar desviaciones del alcance y garantizar una ejecución fluida. Esta fase implica consolidar varios elementos cruciales:
- Alcance del proyecto: Es esencial definir claramente los límites del proyecto, es decir, lo que se construirá y lo que no. Un alcance bien definido establece expectativas realistas y minimiza el riesgo de una expansión incontrolada del proyecto.
- Cronograma viable: Es fundamental desarrollar un cronograma de proyecto realista y viable. Se pueden utilizar técnicas como el método del camino crítico (CPM) para identificar las tareas más críticas y sus dependencias, lo que garantiza que el proyecto se mantenga en marcha.
- Asignación de recursos: Determinar correctamente los recursos humanos, el equipo y los materiales necesarios para completar el proyecto es fundamental para una gestión eficiente de los recursos. Un plan de recursos integral garantiza que todo esté en su lugar para evitar retrasos causados por escaseces imprevistas.
- Presupuestación precisa: Es fundamental crear un presupuesto realista y bien definido para evitar sobrecostes posteriores. Este presupuesto debe tener en cuenta todos los costes previstos, incluidos los materiales, la mano de obra, los equipos, los permisos y las posibles contingencias.
- Indicadores clave de rendimiento (KPI): Establecer KPI claros y medibles permite supervisar los proyectos de forma eficaz. Estas métricas permiten realizar el seguimiento del progreso con respecto al calendario, el cumplimiento del presupuesto y la eficacia del control de calidad.
3. Asignación
Los proyectos de construcción involucran a muchas personas diferentes, cada una con tareas específicas que realizar. Es fundamental definir claramente estas tareas desde el principio por varias razones clave, entre ellas:
- Responsabilidad: cuando todos comprenden sus responsabilidades específicas, es más fácil hacer que las personas se responsabilicen de sus acciones y contribuciones al proyecto.
- Claridad y optimización: los roles claramente definidos eliminan la confusión y las redundancias. Así, si los miembros del equipo saben exactamente lo que se espera de ellos, las tareas no se descuidarán debido a problemas de comunicación.
- Eficiencia y colaboración: cuando todos comprenden su rol y cómo este contribuye al conjunto, se mejora la colaboración y la eficiencia general del proyecto.
4. Ejecución
Antes de comenzar la construcción, los gestores de proyectos deben realizar una reunión con las partes interesadas clave para realizar una revisión final y asegurarse de que todos están de acuerdo con los planes de construcción, el presupuesto y el cronograma. Aunque pueden surgir dificultades durante la construcción, contar con la aprobación de todos al principio ayuda a evitar problemas importantes más adelante.
Durante la construcción, el equipo del proyecto y el gestor desempeñan un rol crucial. Supervisan y realizan un seguimiento minucioso de todas las actividades para garantizar que el proyecto se mantenga dentro del plazo previsto y siga los procedimientos adecuados. Utilizan datos en tiempo real e indicadores clave de rendimiento (KPI) para que todo funcione sin problemas. Estas métricas pueden incluir:
- Variación del cronograma: realiza un seguimiento del grado de cumplimiento del proyecto con respecto al cronograma establecido.
- Variación presupuestaria: supervisa las desviaciones del presupuesto asignado.
- Control de calidad: mide el cumplimiento de los estándares de calidad por parte del proyecto.
- Rendimiento en materia de seguridad: realiza el seguimiento del historial de seguridad del proyecto e identifica cualquier peligro potencial.
El ciclo de vida de la gestión de proyectos de construcción
Una vez que un proyecto de construcción llega a la fase de ejecución, suele seguir el proceso de cinco pasos del ciclo de vida de un proyecto de construcción, que incluye:
Inicio del proyecto
Implica definir el propósito del proyecto, realizar estudios de viabilidad y establecer metas SMART (específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos). Además, se identifican las partes interesadas y se establece un presupuesto inicial.
Esta fase inicial se alinea con la fase de planificación inicial del ciclo de vida del desarrollo de sistemas (SDLC), en la que se recopilan los requisitos del proyecto, se evalúa la viabilidad y se crea un plan de alto nivel.
Planificación de proyectos
Esta fase implica la creación de un calendario detallado del proyecto, a menudo utilizando términos de gestión de la construcción como el método del camino crítico (CPM) para identificar las tareas más críticas que no pueden retrasarse sin afectar al cronograma general del proyecto.
También se crea un desglose presupuestario completo, en el que se detallan los costes de materiales, mano de obra, equipos y posibles imprevistos que afectarán a los costes del proyecto. A continuación, se obtienen los permisos y se establecen los canales de comunicación iniciales con las partes interesadas clave.
La fase de planificación de proyectos en la gestión de proyectos se asemeja mucho a la fase de diseño en el ciclo de vida del desarrollo de sistemas (SDLC). Ambas fases implican una planificación detallada, la asignación de recursos y la creación de una hoja de ruta clara para la ejecución del proyecto.
Lea también: Guía para la gestión de costes de proyectos
Lanzamiento del proyecto
El equipo de construcción se reúne, inicia la adquisición de materiales y comienza la preparación del sitio. Esta fase se centra en implementar el plan del proyecto y garantizar una comunicación clara entre todas las partes involucradas.
También implica la implementación de medidas de calidad para garantizar que la construcción cumpla con los estándares especificados. Para ello, la mayoría de los proyectos utilizan software de gestión de compras o una herramienta integral de gestión de proyectos de construcción para mayor eficiencia.
La fase de lanzamiento del proyecto coincide con la fase de desarrollo del SDLC. En ambas, el proyecto pasa de la planificación a la ejecución, centrándose en la asignación de recursos, la finalización de tareas y el control de calidad.
Supervisión del rendimiento
Los equipos deben supervisar el progreso a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Esta fase implica realizar un seguimiento periódico del rendimiento del proyecto en relación con el calendario y el presupuesto establecidos para garantizar que se cumplan los estándares de calidad. Si es necesario, se realizan los ajustes necesarios para corregir cualquier desviación del plan. Estos ajustes también se comunican a las partes interesadas para mantener a todos informados sobre el progreso y los posibles obstáculos.
Esta fase es similar a la fase de pruebas e implementación del SDLC. Ambas implican realizar pruebas exhaustivas, detectar y corregir errores, y garantizar que el producto final cumpla con las especificaciones deseadas.
Cierre del proyecto
Esta fase incluye las inspecciones finales, la entrega al cliente y las actividades posteriores a la construcción, como el cumplimiento de la garantía. Además, se documentan las lecciones aprendidas para futuros proyectos y el equipo celebra su éxito.
El cierre de un proyecto en la gestión de la construcción es similar a la fase de mantenimiento en el SDLC, ya que implica la finalización, la entrega y la documentación de los conocimientos adquiridos para informar futuros proyectos.
Dado que cada ciclo de vida de la gestión de proyectos sigue un proceso similar al ciclo de vida del software, la mayoría de los programas de ERP para la construcción siguen estos estándares para definir cada fase del proyecto de construcción.
Herramientas para la gestión de proyectos de construcción
En el pasado, los proyectos de construcción utilizaban métodos manuales y diferentes herramientas para la programación, la comunicación y la gestión de documentos. Esto solía causar problemas como silos de información, dificultades de comunicación y retos a la hora del seguimiento del progreso.
Sin embargo, el software de programación de la construcción ha optimizado todo el proceso de construcción, lo que permite a las partes interesadas y a los gestores de proyectos realizar un seguimiento sencillo de los hitos del proyecto.
La adopción de un software integral de gestión de proyectos de construcción permite a las empresas y organizaciones del sector obtener varias ventajas, entre las que se incluyen:
- Comunicación centralizada: utilice un software de gestión de proyectos de construcción para agilizar la comunicación entre las partes interesadas del proyecto, incluidos arquitectos, ingenieros, contratistas y clientes. Las actualizaciones en tiempo real, los debates sobre las tareas y el uso compartido de archivos garantizan que todos estén en sintonía.
- Gestión mejorada de tareas: desglose proyectos complejos en tareas manejables, asígnelas a los miembros del equipo y realice un seguimiento visual del progreso. Esto fomenta la responsabilidad y mantiene los proyectos avanzando de manera eficiente.
- Mejora de la programación y la asignación de recursos: cree programas detallados para los proyectos, identifique las dependencias entre tareas y asigne los recursos de forma eficaz. Las herramientas de gestión de proyectos de construcción ayudan a visualizar las rutas críticas y los posibles cuellos de botella, lo que permite realizar ajustes de forma proactiva.
- Gestión de documentos: almacene los documentos del proyecto, desde planos y contratos hasta protocolos de seguridad y fotos de la obra, en una ubicación centralizada y de fácil acceso.
ClickUp, una solución integral de gestión de la productividad, también funciona como un eficaz software de gestión de proyectos de construcción. Con ClickUp para equipos de construcción, puede simplificar todo el proceso de gestión de la construcción, desde la planificación hasta la gestión y el seguimiento de los KPI. Al utilizar esta herramienta, podrá:
Crea tu flujo de trabajo ideal.
ClickUp ofrece un sólido conjunto de funciones que se adapta específicamente al sector de la construcción:
- Listas de control: crea listas detalladas para cada fase de la construcción con las listas de control de ClickUp, para que no se te escape ningún paso importante.
- Campos personalizados: adapta ClickUp a tus necesidades específicas creando campos personalizados de ClickUp para realizar el seguimiento de los materiales, permisos, recursos, tareas o costes de mano de obra.
- Diagramas de Gantt: visualice fácilmente los cronogramas de los proyectos con la vista Gantt de ClickUp. Realice el seguimiento del progreso, identifique las dependencias y realice los ajustes necesarios.
- Mapas mentales: genere ideas para proyectos, desglose tareas complejas y represente visualmente los flujos de trabajo de los proyectos utilizando la funcionalidad de mapas mentales de ClickUp.
Colabora desde la oficina hasta la obra
Fomenta una comunicación fluida entre todas las partes interesadas del proyecto, asegurándote de que todos estén en sintonía y trabajen por metas comunes. Con las funciones de colaboración de ClickUp, puedes:
- Intercambio de ideas: utilice ClickUp Whiteboards, la única pizarra virtual del mundo que puede convertir sus ideas en acciones coordinadas para su proyecto de construcción. Añada enlaces, archivos, documentos y mucho más a sus ideas en la pizarra. Asigne tareas y cree planes viables y proyectos integrales desde un lienzo creativo.
- Trabaja con equipos diversos en documentos: etiqueta a los miembros del equipo, añade comentarios y actualiza documentos en tiempo real con ClickUp Docs. Incluso puedes asignar tareas para tus actividades, lo que te garantiza que siempre podrás supervisar y realizar un seguimiento de cada actividad pendiente.
- Comuníquese de forma eficaz: optimice toda la comunicación de su organización con la vista Chat de Clickup. Esto permite a todas las partes interesadas y a todos los equipos comunicarse y compartir ideas en un panel compartido o en Tareas. Cualquiera puede añadir comentarios, asignar tareas dentro de los comentarios e incluso etiquetar utilizando @menciones. Con la edición de formato enriquecido y el chat junto con proyectos o documentos concretos, puede obtener claridad sobre las expectativas e inculcar una comunicación eficaz dentro de sus proyectos de construcción.
Mitigue los riesgos de forma eficaz.
Los proyectos de construcción son intrínsecamente susceptibles a retos imprevistos y requieren una vigilancia y reestructuración constantes. Con ClickUp, puedes supervisar todas tus actividades y comprender el progreso del proyecto para una gestión de proyectos eficaz mediante:
- Identificación proactiva de riesgos: durante la fase de ejecución del proyecto, puede mantenerse al tanto de todas las actividades y generar informes utilizando ClickUp Views. Con más de 15 vistas totalmente personalizables, puede supervisar todo el ciclo de desarrollo del proyecto y tomar medidas proactivas para mitigar cualquier riesgo o desafío que pueda afectar al proyecto en su conjunto.
- Flujos de trabajo mejorados: automatice las tareas repetitivas, centralice la gestión de documentos y optimice los flujos de trabajo de los proyectos para aumentar la eficiencia con ClickUp Automatizaciones. Esto permite a sus equipos centrarse en las actividades principales, mientras que las tareas operativas y repetitivas se ejecutan automáticamente, lo que se traduce en una entrega eficaz de los proyectos.
Aprovecha el poder de la IA.
Con las herramientas avanzadas de gestión de la construcción basadas en IA, puede llevar la automatización de proyectos al siguiente nivel. ClickUp Brain, el asistente de IA integrado, le ayuda a revolucionar sus proyectos de construcción mediante:
- Automatización de tareas administrativas: Deje de perder tiempo en tareas manuales y repetitivas, ya que puede utilizar AI Project Manager para crear informes de estado automáticamente. Genere reuniones diarias, proporcione resúmenes de las acciones recientes e incluso redacte informes detallados del proyecto.
- Mejorar la comunicación: No dejes que el idioma sea un obstáculo para la comunicación en tu proyecto. Con AI Writer for Work, puedes crear contenido e incluso generar respuestas con plantillas, lo que te ayudará a mejorar la comunicación general de tu equipo. Además, puedes utilizar el corrector ortográfico integrado y las respuestas rápidas para personalizar cualquier mensaje, asegurándote de que sea gramaticalmente correcto y claro para que todos lo entiendan.
- Respuestas instantáneas a tus preguntas: ¿Tienes preguntas sobre un proyecto o una tarea? Con AI Knowledge Manager, puedes obtener todas las respuestas de tus tareas, documentos y personas. Esto te garantiza que puedas consultar la aplicación para cualquier pregunta y obtener respuestas rápidamente, ya sea sobre wikis, productos, informes u otros datos.
Mejora la eficiencia utilizando plantillas.
ClickUp te ofrece múltiples plantillas listas para usar y adaptadas al sector de la construcción. En lugar de planificar y ejecutar proyectos de construcción desde cero, utiliza estas plantillas personalizables para optimizar los procesos del ciclo de vida de la construcción, incluyendo la ideación, la ejecución, la preventa y la entrega final.
Con vistas predefinidas, campos personalizados, estados personalizados, documentos y mucho más, la plantilla de gestión de la construcción de ClickUp te permite gestionar todos los aspectos de tus operaciones de construcción en un solo lugar.
- Planifique y visualice todos los aspectos, desde las estrategias de ventas hasta los ciclos de vida de los proyectos.
- Gestiona eficazmente los recursos del equipo y los contratistas para promover una cooperación fluida y cumplir las metas del proyecto.
- Supervise de cerca las metas y los avances para garantizar una entrega rápida y rentable, supervise de cerca las metas y los avances.
Con ClickUp a tu lado, tendrás las herramientas y capacidades necesarias para transformar tus proyectos de construcción de planos a realidades impresionantes.
Construye el proyecto de tus sueños con ClickUp
Hoy en día, la gestión de proyectos de construcción está muy optimizada y automatizada. Las numerosas herramientas de gestión de proyectos disponibles ayudan a planificar y ejecutar eficazmente los procesos de construcción. Sin embargo, el sector de la construcción sigue exigiendo superar múltiples obstáculos y sortear sus complejidades con los conocimientos adecuados.
Con un software eficaz de gestión de proyectos de construcción, puede planificar sus proyectos meticulosamente, incluyendo una comunicación clara y la asignación de tareas. Esto le permite prever los retos o riesgos y tomar las decisiones adecuadas de forma proactiva para ayudar a afrontar estos retos de forma directa.
Con herramientas como ClickUp, puedes completar proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y con los más altos estándares de calidad.
Así que, la próxima vez que te embarques en un proyecto de construcción, recuerda: no estás solo. Con los conocimientos sobre gestión de proyectos de construcción y el poder de ClickUp al alcance de tu mano, podrás transformar tu visión en una estructura extraordinaria y duradera.
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