La gestión de proyectos en varios departamentos suele implicar el manejo de varias hojas de cálculo, lo que puede generar confusión e ineficacia.
Aunque Microsoft Excel ha sido durante mucho tiempo la herramienta a la que se ha recurrido para organizar datos, Smartsheet ofrece funciones similares a las de Excel con capacidades mejoradas de gestión de proyectos.
En este blog, exploraremos los puntos fuertes y débiles de Smartsheet frente a Excel para ayudarle a decidir qué herramienta se ajusta mejor a sus necesidades de gestión de proyectos.
También presentaremos una solución alternativa que podría ofrecer incluso mayor flexibilidad y facilidad de uso.
¿Qué es Smartsheet?
vía Smartsheet Smartsheet es una plataforma de gestión de proyectos basada en la nube con más funciones que la típica herramienta de hoja de cálculo.
Piense en ella como una mezcla entre Excel y una herramienta dedicada a la gestión de proyectos, pero con flujos de trabajo más fluidos y menos complicaciones a la hora de colaborar en equipo.
Entre sus numerosas funciones se encuentran los gráficos de Gantt, los flujos de trabajo automatizados y las plantillas personalizables.
Funciones de Smartsheet
Smartsheet tiene todas las funciones que necesita para hacer su vida más fácil. Explorémoslas juntos:
1. Colaboración en tiempo real
vía Smartsheet Smartsheet le permite a usted y a su equipo trabajar simultáneamente en el mismo documento, sin pesadillas de control de versiones.
Todo el mundo puede hacer actualizaciones, dejar comentarios y seguir el progreso sin la confusión de interminables adjuntos de correo electrónico.
Además, puede asignar tareas, añadir adjuntos, establecer dependencias de tareas y hacer un seguimiento con todos los miembros de su equipo para mantener su proyecto en marcha (especialmente útil si está trabajando en varios proyectos).
Nota: ¿Tienes curiosidad por conocer más alternativas a Excel? Echa un vistazo a nuestra lista de Las 11 mejores alternativas y competidores de Excel ¡!
2. Flujos de trabajo automatizados
vía Smartsheet En lugar de perder tiempo en tareas repetitivas (envío de recordatorios, actualización de campos de estado, etc.), puede establecer desencadenantes inteligentes con los flujos de trabajo automatizados de Smartsheet.
Piense en ello como en un juego de dominó: una acción desencadena otra hasta que todo encaja a la perfección.
¿Desea notificar a su equipo cuando se acerca una fecha límite? Smartsheet enviará una alerta.
¿Necesita actualizar un campo cuando se completa una tarea? Terminada. Automáticamente.
¿Y lo mejor?
Puede personalizar estos flujos de trabajo para adaptarlos a los procesos específicos de su equipo, ahorrando tiempo y garantizando que nada se escape.
3. Gráficos de Gantt y gestión de recursos
vía Smartsheet Si te gusta ver tus proyectos en un cronograma fácil de entender, los diagramas de Gantt pueden convertirse en tu nuevo truco de productividad.
Los gráficos de Gantt en Smartsheet le permiten correlacionar todas las tareas, plazos y dependencias de tareas para que siempre tenga una imagen clara del progreso de su proyecto. Ya no tendrá que pelearse para averiguar qué es lo que hay que hacer y cuándo, podrá verlo todo a la vez.
Smartsheet también te da las herramientas para asignar el tiempo de tu equipo y es muy útil para la gestión de recursos.
Puede hacer un seguimiento de las horas, gestionar presupuestos, coordinar equipos y mucho más, todo ello sin tener que lidiar con el caos habitual.
**Lea también Cómo hacer un (diagrama de) Gantt en Hojas de cálculo de Google (con plantillas)
4. Integración perfecta
vía Microsoft La perfecta integración de Smartsheet con herramientas como Google Workspace, Microsoft Teams y Power BI lleva su flujo de trabajo a un nuevo nivel.
En lugar de cambiar entre apps, Smartsheet reúne todos sus datos en un solo lugar, lo que permite una fácil colaboración y visualización de datos mejorada .
También puede extraer datos de fuentes externas, lo que facilita mantener todo sincronizado y actualizado.
5. Aplicaciones móviles y almacenamiento en la nube
/%img/ Smartsheet ¿Necesita gestionar sus proyectos sobre la marcha? Las apps móviles de Smartsheet se lo permiten, dándole un control total sobre sus proyectos de forma remota.
Ya sea en una reunión o fuera de la oficina, puede comprobar rápidamente el progreso de las tareas, actualizar estados o realizar cambios con sólo unos toques.
Los servicios de almacenamiento en la nube de Smartsheet mantienen todos sus datos seguros y accesibles: se acabaron los archivos perdidos y las versiones obsoletas.
Precios de Smartsheet
- Pro: $9 por miembro/mes (facturado anualmente) para 1-10 miembros, visualizadores ilimitados. Incluye vistas de Gantt, cuadrícula, tablero, calendario, hojas ilimitadas, 250 automatizaciones/mes
- Business: 19 $ por miembro/mes (facturación anual) para más de 3 miembros, invitados/visitantes ilimitados. Añade vista cronograma, seguimiento de equipos, herramientas de administrador, automatización ilimitada y 1 TB de almacenamiento
- Empresa: Precios personalizados. Incluye todas las funciones para empresas, además de fórmulas de IA, SAML SSO, WorkApps, almacenamiento ilimitado e integraciones avanzadas
¿Qué es Excel?
vía microsoft Durante décadas, Microsoft Excel ha sido la herramienta de hoja de cálculo a la que se ha recurrido para todo, desde hacer gráficos hasta analizar las finanzas u organizar los datos de la empresa.
Excel ofrece potentes funciones de análisis de datos. Esto lo convierte en una herramienta esencial dentro de la suite Microsoft Office para cualquiera que maneje cálculos complejos, datos estructurados o gestione bases de datos.
Se centra sobre todo en la manipulación y visualización de datos. Puedes crear fórmulas complejas, realizar cálculos complejos y organizar grandes cantidades de información en su diseño de cuadrícula de firma.
Además, Excel se integra con otras aplicaciones de Microsoft Office. Esto lo hace crucial para los flujos de trabajo que dependen de transiciones fluidas entre otras herramientas de MS, como las presentaciones de PowerPoint y los documentos de Word.
**Lea también 25 Mejor Free Software de gestión de proyectos
Funciones de Excel
Si has estado utilizando Excel sólo como una herramienta de hoja de cálculo, ¡te estás perdiendo muchas cosas!
Excel es un potente programa que simplifica las tareas de gestión de datos y proyectos. Todo lo maneja sin problemas, desde la visualización avanzada de datos hasta los proyectos a gran escala (por ejemplo, las auditorías anuales de la empresa).
He aquí por qué Excel sigue siendo una de las herramientas más conocidas del sector:
1. Cálculos y fórmulas complejos
Consolidación de datos con la fórmula VLOOKUP en Excel
Imagina que gestionas el presupuesto anual del equipo de marketing. Utilizando la función "SUMIF", puedes calcular el gasto total de campañas específicas basándote en criterios como el mes o el canal.
¿Necesitas desglosar aún más los gastos por trimestre? Sólo tienes que introducir un "VLOOKUP" para obtener los datos exactos que necesitas de varias hojas.
Con una amplia biblioteca de fórmulas, Excel permite a los usuarios hacer números, automatizar tareas e incluso realizar análisis financieros sin dificultad.
Además, las fórmulas de Excel pueden integrarse en varias hojas. Esto ayuda a organizar y hacer un seguimiento de los datos del proyecto o incluso a mostrarlos en un formato más fácil de entender.
2. Herramientas de visualización de datos y gráficos
vía microsoft Las herramientas de gráficos integradas en Excel son un salvavidas cuando se trata de visualizar datos.
Puede convertir fácilmente filas de datos en gráficos de barras, gráficos circulares o diagramas de Gantt para una visualización eficaz de los datos, simplificando los proyectos a gran escala y los datos complejos.
Pero eso no es todo
Excel también puede integrarse con Power BI para obtener una experiencia de análisis e inteligencia empresarial aún más potente.
3. Automatización de tareas con macros
vía microsoft La función de automatización de tareas de Excel, también conocida como macro, cambia las reglas del juego para quienes desean aumentar su productividad.
¿Cansado de copiar y pegar los datos de equipo de ventas mensuales en diez hojas diferentes?
Sólo tienes que configurar una macro, pulsar un botón y listo (sí, es así de fácil).
¿Tienes que codificar por colores filas interminables? Configura tu macro, haz clic y tu hoja de cálculo ya estará organizada (sí, es así de sencillo).
Con las macros, puedes automatizar tareas repetitivas como el formato, la entrada de datos e incluso la elaboración de informes. Es como tener un asistente personal para tu hoja de cálculo.
Una vez que hayas ajustado tus macros, ellas se encargarán de las tareas aburridas para que tú puedas centrarte en cosas importantes como el análisis de datos y la gestión de los miembros del equipo.
Las macros resultan especialmente útiles cuando se trata de tareas de gestión de proyectos o conjuntos de datos extensos, ya que ahorran tiempo y reducen errores.
4. Colaboración en tiempo real (Excel Online)
vía microsoft Puede que Excel no tenga el estilo de colaboración incorporado de Smartsheet, pero con Excel Online, su equipo puede editar en la misma hoja de cálculo.
Se acabaron los quebraderos de cabeza de "¿en qué versión estamos?".
Sólo tienes que compartir el enlace y todo el mundo podrá entrar, hacer ediciones y dejar comentarios como si fuera un chat de grupo.
Además, puedes convertir esos datos en una presentación de PowerPoint en cualquier momento. También puedes compartir tus ideas en un debate de Microsoft Teams.
**Lea también las 10 mejores herramientas de IA de Excel para optimizar su flujo de trabajo en hojas de cálculo
5. Integración con otras herramientas de Microsoft Office
vía microsoft ¿Necesitas añadir más columnas a tu presentación de PowerPoint antes de la última reunión semanal? Adelante, pega esas tablas de Excel.
¿Tienes que enlazar datos en tiempo real en un informe de Word?
No hay problema. Cambia los datos en Excel y tu documento Word se actualizará automáticamente.
¿Necesitas aún más colaboración en tiempo real? Entra en Microsoft Teams, comparte la hoja de cálculo y comparte ideas con tu equipo sin cambiar de app.
Además, Excel es compatible con los servicios de almacenamiento en la nube, lo que te permite guardar tus archivos de Excel y trabajar con ellos desde cualquier lugar.
Precios de Excel
- Excel 2019 (compra única): 159,99 €
- Microsoft 365 Personal: A partir de 6,99 $/mes
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 $/usuario/mes (confirmación anual)
- Microsoft 365 Familia (hasta 6 personas, incluye Excel y otras aplicaciones de Microsoft): 9,99 $/mes
También leer: Las 10 mejores alternativas y competidores a Hojas de cálculo de Google
Smartsheet vs. Excel: Comparación de funciones
¡Hora de la búsqueda de batalla!
Tanto Smartsheet como Excel son grandes herramientas, pero ¿cómo se comparan una al lado de la otra? Desglosamos la comparación entre Excel y Smartsheet función por función.
Función nº 1: Colaboración en tiempo real
Ganador: Smartsheet
En la primera ronda del debate Smartsheet vs. Excel, nos fijamos en la colaboración en tiempo real, y Smartsheet claramente tira adelante.
A diferencia de Excel, que requiere el uso compartido de varias versiones o el acceso a Excel Online, Smartsheet le permite a usted y a su equipo colaborar en tiempo real, ya sea asignando tareas, realizando actualizaciones o dejando comentarios.
Todo el mundo está en la misma página, ¡literalmente! Excel Online ofrece algunas funciones de colaboración, pero resultan un poco toscas en comparación con la automatización del flujo de trabajo integrada y fluida de Smartsheet.
Función nº 2: herramientas de visualización de datos y gráficos
Ganador: Empate
No hay un claro ganador en este aspecto de la batalla Smartsheet vs Excel. Ambos ofrecen sólidas funciones de visualización de datos.
Con sus herramientas de creación de gráficos y su integración con Power BI, Excel es fantástico para crear gráficos de barras, gráficos circulares y mucho más. Durante mucho tiempo ha sido la herramienta preferida para la visualización de datos.
Sin embargo, Smartsheet no se queda atrás y ofrece vistas versátiles como gráficos de Gantt, calendarios y cuadrículas que facilitan la visualización y gestión de datos de proyectos.
Si estás gestionando proyectos a gran escala, cualquiera de las dos plataformas hará el trabajo terminado, pero la elección depende de tu preferencia por el estilo de presentación.
Función nº 3: Automatización de flujos de trabajo
🏆Ganador: Smartsheet
A continuación, comparamos los flujos de trabajo automatizados, y Smartsheet se llevó la palma con facilidad.
La Automatización de Smartsheet ayuda a gestionar tareas repetitivas como el envío de recordatorios o la actualización de campos de estado y hace que la gestión de tareas sea mucho más fluida.
Excel no tiene esta función incorporada, aunque puede utilizar macros para automatizar tareas. Pero seamos honestos: las macros requieren una curva de aprendizaje más pronunciada y no son tan intuitivas como las herramientas de automatización de Smartsheet.
Función #4: Integración perfecta
🏆Ganador: Excel
Cuando se trata de integración, Excel aventaja a la competencia.
Gracias a sus profundos lazos con el ecosistema de Microsoft Office, Excel puede integrarse sin esfuerzo con presentaciones de PowerPoint, documentos de Word y Microsoft Teams. Puedes enlazar datos en tiempo real entre aplicaciones y realizar actualizaciones en todo el Tablero.
Smartsheet también se integra con herramientas como Google Workspace y Power BI. Y, sin embargo, el dominio de Excel en el espacio de aplicaciones de Microsoft Office le da la ventaja para los usuarios que ya han invertido en esa suite.
Función #5: Curva de aprendizaje
Ganador: Excel
Reconozcámoslo: la mayoría de nosotros conocimos Excel muy pronto, y es prácticamente uno de los primeros programas que muchos aprendimos.
Los conceptos básicos de Excel son fáciles de aprender, e incluso las funciones más avanzadas, como las fórmulas complejas y el filtrado de datos, empiezan a resultar naturales con un poco de práctica.
Smartsheet, por otro lado, aunque es intuitivo para la gestión de proyectos, puede llevar un poco más de tiempo aprenderlo, especialmente cuando se desea utilizar sus herramientas avanzadas como los flujos de trabajo automatizados y la gestión de recursos.
Si formas parte de un equipo pequeño o acabas de iniciarte en las herramientas de gestión de proyectos, puede que la curva de aprendizaje de Smartsheet sea más pronunciada que la de Excel.
**Lea también 20 de las mejores alternativas y competidores de Smartsheet para la gestión de proyectos
Smartsheet vs. Excel en Reddit
Los usuarios de Reddit tienen mucho que decir sobre el debate Smartsheet vs. Excel: Un usuario frustrado compartió sus problemas con Smartsheet:
Siento que a cada paso me encuentro con un límite de Smartsheet que es mucho más fácil de manejar en otro software
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También señalaron problemas con las capacidades de scripting, copia de columnas y diseño de formularios.
Sin embargo, no todos opinan lo mismo. Un usuario dijo :
Smartsheet supera en colaboración, pero Excel sigue siendo mi herramienta preferida para el análisis
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Algunos usuarios han encontrado un término medio, utilizando ambas herramientas para diferentes tareas. Como explicaba un usuario de Redditor,
_Smartsheet es genial para las automatizaciones, informes, paneles de control, etc. pero es mejor para pequeños conjuntos de datos... Trabajar con conjuntos de datos más grandes en Smartsheet puede ser frustrante debido a sus limitaciones de fila/celda/referencia
nombre_es_lo_que_es
¿El consenso general de Reddit?
Smartsheet destaca (no es un juego de palabras) en la gestión de proyectos y la colaboración, pero Excel sigue siendo el favorito para el análisis de datos y el manejo de grandes conjuntos de datos.
Conozca ClickUp: la mejor alternativa a Smartsheet frente a Excel
Ahora que hemos comparado Smartsheet frente a Excel en múltiples aspectos, es hora de conocer una nueva herramienta que ofrece lo mejor de ambos mundos y ninguna de sus limitaciones.
Más integraciones, funcionalidades de IA incorporadas, colaboración en tiempo real, funciones de automatización y más de 1000+ plantillas para todas sus necesidades de gestión de proyectos.
Saluda a ClickUp .
Así es como ClickUp combina lo mejor de Smartsheet y los puntos fuertes de Excel (junto con algunas funciones adicionales).
ClickUp's one up #1: ClickUp Vista Tabla
transforme los datos en información práctica con la vista Tabla de ClickUp
Imagine toda la potencia de las hojas de cálculo de Excel pero con el toque de las herramientas de gestión de proyectos integradas.
Con Vista Tabla de ClickUp con ClickUp, no sólo gestiona datos, sino que los transforma en información práctica que impulsa sus proyectos.
Por ejemplo, supongamos que está gestionando una campaña de marketing con varios entregables, plazos y colaboradores.
Con la vista Tabla, puede asignar fácilmente tareas, realizar un seguimiento de los plazos y supervisar el progreso en una vista estructurada, a la vez que gestiona el presupuesto de la campaña y los detalles de los proveedores, todo ello sin tener que cambiar entre varias herramientas.
Nota: Consulte nuestro último Comparación SmartSheet vs ClickUp para obtener más información sobre la herramienta perfecta para usted.
ClickUp's one up #2: Plantillas de hojas de cálculo
Olvídese de las complicaciones y disfrute de una gestión de datos organizada con la plantilla de hoja de cálculo de ClickUp
¿No tiene tiempo para crear su propio sistema desde cero?
No hay problema.
En Plantilla de hoja de cálculo ClickUp está aquí para ponerte manos a la obra. Desde la gestión de sus análisis financieros hasta la organización de su próximo gran proyecto, con esta plantilla se saltará la configuración y pasará directamente a la acción.
A diferencia de Excel, donde crear una plantilla desde cero puede parecer un proceso complicado, ClickUp lo hace rápido, sencillo y, nos atrevemos a decir, ¡divertido!
Si desea más flexibilidad, la plantilla Plantilla de hoja de cálculo editable ClickUp le ofrece una experiencia totalmente personalizable.
💡 Pro Tip: Si eres nuevo en las herramientas de gestión de proyectos, Plantillas de ClickUp son la forma perfecta de empezar. Puede encontrar plantillas clasificadas por departamentos, sectores y casos de uso. ¿Quiere una hoja para el seguimiento de sus compras? Terminada. ¿Buscas un planificador de presupuestos para tu próximo proyecto? Terminada también.
ClickUp's one up #3: Automatización e IA
gestione tareas y ahorre trabajo con la automatización de flujos de trabajo de ClickUp basada en IA
¿Le ralentizan las tareas repetitivas? Ya no. Automatizaciones ClickUp hace que agilizar los flujos de trabajo sea un paseo por el parque. Combinado con Cerebro ClickUp clickUp Brain es el asistente en el que puede delegar las tareas diarias habituales. Todo lo que tiene que hacer es describir su automatización, y la IA la configura al instante, sin necesidad de programación.
Ya se trate de enviar recordatorios, actualizar estados o desencadenar acciones en función de condiciones, ClickUp se encarga de las tareas repetitivas para que su equipo pueda centrarse en lo esencial.
**Lea también 10 mejores herramientas de IA para Google Hojas de cálculo para optimizar sus hojas de cálculo
ClickUp's one up #4: Gestión de tareas para equipos
agilice la gestión de equipos y tareas con las sólidas_ herramientas de gestión de proyectos de ClickUp.
Gestionar un equipo nunca ha sido tan fácil, gracias a Solución de gestión de proyectos de ClickUp . Piense en los gráficos de Gantt, el seguimiento de recursos y la delegación de tareas, terminados de forma sencilla.
Imagine que dirige un equipo de desarrollo de productos.
Puede ver todo el cronograma de su proyecto de un vistazo con los gráficos de Gantt de ClickUp, manteniendo las prioridades claras, las dependencias claras y el progreso fácil de seguir.
Y cuando llegue el momento de entrar en detalles.., Tareas de ClickUp para organizar y asignar el trabajo más importante.
Puede gestionar fácilmente las cargas de trabajo, asegurándose de que nadie se sienta abrumado, mientras utiliza Documentos de ClickUp para almacenar todos los detalles y archivos relevantes del proyecto. Pizarras ClickUp permiten realizar sesiones de brainstorming, mientras que Formularios ClickUp recopilar comentarios o solicitudes de las partes interesadas, todo dentro de la misma plataforma. Y si necesita una visión personalizada de su proyecto, puede contar con Vistas de ClickUp -incluidos los diagramas de) Gantt- para organizar su panel exactamente como lo necesita.
**Lea también Smartsheet vs ClickUp: ¿Qué herramienta de gestión de proyectos es mejor?
Elija la herramienta más inteligente para Excel: ClickUp
Entonces, ¿cuál de estos sistemas de gestión de bases de datos debería elegir: Smartsheet, Excel o ClickUp?
Si el análisis de datos es su principal objetivo, Excel es difícil de superar. Microsoft Excel sigue siendo el software de hoja de cálculo más utilizado para hacer números y analizar datos, especialmente cuando se trata de cálculos complejos.
Por otro lado, Smartsheet es una gran opción si quieres centrarte más en la colaboración y la automatización.
Pero si buscas lo mejor de los dos mundos, ClickUp es la opción perfecta.
ClickUp combina una potente gestión de datos con la colaboración en tiempo real y la automatización impulsada por IA para agilizar la productividad de su equipo en todos los proyectos.
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