Smartsheet frente a Excel: Guía comparativa

Gestionar proyectos en varios departamentos a menudo implica manejar varias hojas de cálculo, lo que puede generar confusión e ineficiencias.

Aunque Microsoft Excel ha sido durante mucho tiempo la herramienta preferida para organizar datos, Smartsheet ofrece funcionalidades similares a las de Excel con capacidades mejoradas de gestión de proyectos.

En este blog, exploraremos las fortalezas y debilidades de Smartsheet frente a Excel para ayudarte a decidir qué herramienta se adapta mejor a tus necesidades de gestión de proyectos.

También te presentaremos una solución alternativa que podría ofrecerte aún más flexibilidad y facilidad de uso.

¿Qué es Smartsheet?

Smartsheet es una plataforma de gestión de proyectos basada en la nube con más funciones que una herramienta de hoja de cálculo típica.

Piensa en ello como una mezcla entre Excel y una herramienta dedicada a la gestión de proyectos, pero con flujos de trabajo más fluidos y menos complicaciones a la hora de gestionar la colaboración del equipo.

Entre sus numerosas funciones se encuentran los diagramas de Gantt, los flujos de trabajo automatizados y las plantillas personalizables.

Funciones de Smartsheet

Smartsheet tiene todas las funciones que necesitas para hacerte la vida más fácil. Explorémoslas juntos:

1. Colaboración en tiempo real

Smartsheet te permite a ti y a tu equipo trabajar en el mismo documento simultáneamente, sin pesadillas con el control de versiones.

Todo el mundo puede realizar actualizaciones, dejar comentarios y realizar el seguimiento del progreso sin la confusión de los interminables adjuntos de correo electrónico.

Además, puedes asignar tareas, añadir adjuntos, establecer dependencias entre tareas y hacer un seguimiento con todos los miembros de tu equipo para mantener tu proyecto en marcha (lo que resulta especialmente útil si estás trabajando en varios proyectos).

2. Flujos de trabajo automatizados

En lugar de perder tiempo en tareas repetitivas (enviar recordatorios, actualizar campos de estado, etc.), puede configurar desencadenantes inteligentes con los flujos de trabajo automatizados de Smartsheet.

Piensa en ello como si estuvieras colocando fichas de dominó: una acción es el desencadenante de otra hasta que todo encaja a la perfección.

¿Quieres avisar a tu equipo cuando se acerque una fecha límite? Smartsheet enviará una alerta.

¿Necesitas actualizar un campo cuando una tarea es completada? Terminado. Automáticamente.

¿Lo mejor de todo?

Puedes personalizar estos flujos de trabajo para adaptarlos a los procesos únicos de tu equipo, ahorrando tiempo y asegurándote de que nada se quede fuera.

3. Diagramas de Gantt y gestión de recursos

Si te gusta ver tus proyectos organizados en un cronograma fácil de entender, los gráficos de Gantt pueden convertirse en tu nuevo truco para aumentar la productividad.

Los diagramas de Gantt de Smartsheet te permiten correlacionar cada tarea, plazo y dependencia de tareas para que siempre tengas una visión clara del progreso de tu proyecto. Ya no tendrás que esforzarte por averiguar qué hay que hacer y cuándo, ya que podrás verlo todo de un vistazo.

Smartsheet también te ofrece herramientas para distribuir el tiempo de tu equipo y es muy útil para la gestión de recursos.

Puede realizar el seguimiento de las horas, gestionar presupuestos, coordinar equipos y mucho más, todo ello sin tener que lidiar con el caos habitual.

4. Integración perfecta

La perfecta integración de Smartsheet con herramientas como Google Workspace, Microsoft Teams y Power BI lleva tu flujo de trabajo a un nuevo nivel.

En lugar de cambiar entre aplicaciones, Smartsheet reúne todos tus datos en un solo lugar, lo que facilita la colaboración y mejora la visualización de los datos.

También puede extraer datos de fuentes externas, lo que facilita sincronizar y actualizar todo.

5. Aplicaciones móviles y almacenamiento en la nube

¿Necesitas gestionar tus proyectos sobre la marcha? Las aplicaciones móviles de Smartsheet te permiten hacerlo, dándote un control total sobre tus proyectos de forma remota.

Ya sea en una reunión o fuera de la oficina, puedes comprobar rápidamente el progreso de las tareas, actualizar estados o realizar cambios con solo unos pocos toques.

Los servicios de almacenamiento en la nube de Smartsheet mantienen todos tus datos seguros y accesibles, sin más archivos perdidos ni versiones obsoletas.

Precios de Smartsheet

¿Qué es Excel?

Durante décadas, Microsoft Excel ha sido la herramienta de hojas de cálculo por excelencia para todo, desde la creación de gráficos hasta el análisis de las finanzas y la organización de los datos de la empresa.

Excel ofrece potentes capacidades de análisis de datos. Esto lo convierte en una herramienta esencial dentro de la suite Microsoft Office para cualquiera que maneje cálculos complejos, datos estructurados o gestione bases de datos.

Se centra principalmente en la manipulación y visualización de datos. Puede crear fórmulas complejas, realizar cálculos complejos y organizar grandes cantidades de información en su característico diseño de cuadrícula con firma.

Además, Excel se integra con otras aplicaciones de Microsoft Office. Esto lo hace crucial para los flujos de trabajo que dependen de transiciones fluidas entre otras herramientas de MS, como presentaciones de PowerPoint y documentos de Word.

Funciones de Excel

Si solo ha utilizado Excel como herramienta de hojas de cálculo, ¡se está perdiendo muchas cosas!

Excel es un potente programa que simplifica las tareas de gestión de datos y de proyectos. Se encarga de todo, desde la visualización avanzada de datos hasta proyectos a gran escala (por ejemplo, auditorías anuales de empresas) sin complicaciones.

Estas son las razones por las que Excel sigue siendo una de las herramientas más conocidas del sector:

1. Cálculos y fórmulas complejos

Imagina que estás gestionando el presupuesto anual del equipo de marketing. Con la función «SUMIF», puedes calcular el gasto total de campañas específicas en función de criterios como el mes o el canal.

¿Necesitas desglosar aún más los costes por trimestre? Solo tienes que introducir una función «VLOOKUP» para extraer los datos exactos que necesitas de varias hojas.

Con una amplia biblioteca de fórmulas, Excel permite a los usuarios procesar números, realizar automatización de tareas e incluso realizar análisis financieros sin dificultad.

Además, las fórmulas de Excel se pueden integrar en varias hojas. Esto ayuda a organizar y realizar el seguimiento de los datos del proyecto, o incluso a mostrarlos en un formato más fácil de entender.

2. Herramientas de visualización de datos y creación de gráficos

Las herramientas de gráficos integradas en Excel son de gran ayuda a la hora de visualizar datos.

Puede convertir fácilmente filas de datos en gráficos de barras, gráficos circulares o diagramas de Gantt para una visualización eficaz de los datos, lo que simplifica los proyectos a gran escala y los datos complejos.

¡Pero eso no es todo!

Excel también se puede integrar con Power BI para ofrecer una experiencia de análisis e inteligencia empresarial aún más potente.

3. Automatización de tareas con macros

La función de automatización de tareas de Excel, también conocida como macro, supone un gran cambio para aquellos que desean aumentar su productividad.

¿Cansado de copiar y pegar los datos de ventas mensuales en diez hojas diferentes?

Solo tienes que configurar una macro, pulsar un botón y terminada (sí, es así de fácil).

¿Tienes que codificar por colores filas interminables? Configura tu macro, haz clic y tu hoja de cálculo quedará organizada (sí, es así de sencillo).

Con las macros, puedes automatizar tareas repetitivas como el formato, la entrada de datos e incluso la generación de informes. Es como tener un asistente personal para tu hoja de cálculo.

Una vez que hayas configurado tus macros, ellas se encargarán de las tareas aburridas para que puedas centrarte en cosas importantes, como el análisis de datos y la gestión de los miembros del equipo.

Las macros resultan especialmente útiles cuando se trata de tareas de gestión de proyectos o conjuntos de datos extensos, ya que le permiten ahorrar tiempo y reducir errores.

4. Colaboración en tiempo real (Excel Online)

Puede que Excel no tenga las funciones de colaboración integradas de Smartsheet, pero con Excel Online, tu equipo puede seguir realizando la edición en la misma hoja de cálculo.

Se acabaron los dolores de cabeza por preguntarse «¿qué versión estamos usando?».

Solo tienes que compartir el enlace y todos podrán acceder, realizar ediciones y dejar comentarios como si se tratara de un chat grupal.

Además, puedes convertir esos datos en una presentación de PowerPoint en cualquier momento. O aportar algunas ideas a un debate en Microsoft Teams.

5. Integración con otras herramientas de Microsoft Office

¿Necesitas añadir algunas columnas adicionales a tu presentación de PowerPoint antes de la reunión semanal final? Adelante, pega esas tablas de Excel.

¿Necesitas enlazar datos en tiempo real a tu informe en Word para la elaboración de informes?

No hay problema. Cambia los datos en Excel y tu documento de Word se actualizará automáticamente.

¿Necesitas aún más colaboración en tiempo real? Solo tienes que entrar en Microsoft Teams, realizar el uso compartido de la hoja de cálculo y hacer una lluvia de ideas con tu equipo sin cambiar de aplicación.

Además, Excel también cuenta con compatibilidad con servicios de almacenamiento en la nube, lo que le permite almacenar sus archivos de Excel y trabajar en ellos desde cualquier lugar.

Precios de Excel

Smartsheet frente a Excel: comparación de funciones

¡Es hora de la batalla!

Tanto Smartsheet como Excel son excelentes herramientas, pero ¿cómo se comparan entre sí? Hemos desglosado la comparación entre Excel y Smartsheet función por función.

Función n.º 1: colaboración en tiempo real

En la primera ronda del debate entre Smartsheet y Excel, analizamos la colaboración en tiempo real, y Smartsheet claramente se destaca.

A diferencia de Excel, que requiere un uso compartido de varias versiones o acceso a Excel Online, Smartsheet te permite a ti y a tu equipo colaborar en tiempo real, ya sea asignando tareas, realizando actualizaciones o dejando comentarios.

¡Todos están en la misma página, literalmente! Excel Online ofrece algunas funciones colaborativas, pero resultan un poco torpes en comparación con la fluida automatización del flujo de trabajo integrada de Smartsheet.

Función n.º 2: Herramientas de visualización de datos y creación de gráficos

No hay un claro ganador en este aspecto de la batalla entre Smartsheet y Excel. Ambos ofrecen sólidas funciones de visualización de datos.

Con sus herramientas de gráficos y su integración con Power BI, Excel es fantástico para crear gráficos de barras, gráficos circulares y mucho más. Durante mucho tiempo ha sido la herramienta preferida para mostrar datos de forma visual.

Sin embargo, Smartsheet no se queda atrás, ya que ofrece vistas versátiles como diagramas de Gantt, calendarios y cuadrículas que facilitan la visualización y la gestión de los datos de los proyectos.

Si gestionas proyectos a gran escala, cualquiera de las dos plataformas te servirá, pero la elección depende de tus preferencias en cuanto al estilo de presentación.

Función n.º 3: flujos de trabajo automatizados

A continuación, comparamos los flujos de trabajo automatizados, y Smartsheet tomó la delantera fácilmente.

La automatización de Smartsheet ayuda a gestionar tareas repetitivas, como enviar recordatorios o actualizar campos de estado, y hace que la gestión de tareas sea mucho más fluida.

Excel no tiene esta función integrada, aunque puedes usar macros para automatizar tareas. Pero seamos sinceros: las macros requieren una curva de aprendizaje más pronunciada y no son tan intuitivas como las herramientas de automatización de Smartsheet.

Función n.º 4: integración perfecta

En lo que respecta a la integración, Excel supera a la competencia.

Gracias a su estrecha relación con el ecosistema de Microsoft Office, Excel se integra fácilmente con presentaciones de PowerPoint, documentos de Word y Teams. Puede enlazar datos en tiempo real entre aplicaciones y realizar actualizaciones en todos los ámbitos.

Smartsheet también se integra con herramientas como Google Workspace y Power BI. Sin embargo, el dominio de Excel en el espacio de las aplicaciones de Microsoft Office le da ventaja a los usuarios que ya han invertido en ese paquete.

Función n.º 5: Curva de aprendizaje

Seamos realistas: la mayoría de nosotros empezamos a utilizar Excel desde muy temprano, y es prácticamente uno de los primeros programas que muchos aprendimos a manejar.

Los conceptos básicos de Excel son fáciles de aprender, e incluso las funciones más avanzadas, como las fórmulas complejas y el filtrado de datos, empiezan a resultar naturales con un poco de práctica.

Smartsheet, por otro lado, aunque es intuitivo para la gestión de proyectos, puede llevar un poco más de tiempo aprender a utilizarlo, especialmente cuando se quieren usar sus herramientas avanzadas, como los flujos de trabajo automatizados y la gestión de recursos.

Si formas parte de un equipo pequeño o acabas de empezar a utilizar herramientas de gestión de proyectos, es posible que la curva de aprendizaje de Smartsheet te resulte más pronunciada que la de Excel.

Smartsheet frente a Excel en Reddit

Los usuarios de Reddit tienen mucho que decir sobre el debate entre Smartsheet y Excel:

Un usuario frustrado compartió sus dificultades con Smartsheet:

Siento que a cada paso me encuentro con un límite de Smartsheet que es mucho más fácil de manejar en otro software.

También señalaron problemas con las capacidades de scripting, la copia de columnas y el diseño de formularios.

Sin embargo, no todo el mundo opina lo mismo. Un usuario dijo:

…Smartsheet supera a Excel en colaboración, pero Excel sigue siendo mi herramienta preferida para el análisis.

Algunos usuarios han encontrado un término medio, utilizando ambas herramientas para diferentes tareas. Como explicó un usuario de Reddit:

Smartsheet es ideal para automatizaciones, informes, paneles de control, etc., pero es mejor para conjuntos de datos pequeños... Trabajar con conjuntos de datos más grandes en Smartsheet puede resultar frustrante debido a sus límites en cuanto a filas, celdas y referencias.

¿Cuál es la opinión general en Reddit?

Smartsheet destaca (sin doble sentido) en la gestión de proyectos y la colaboración, pero Excel sigue siendo el favorito para el análisis de datos y el manejo de grandes conjuntos de datos.

Conoce ClickUp: la mejor alternativa a Smartsheet y Excel.

Ahora que hemos comparado Smartsheet y Excel en múltiples aspectos, es hora de conocer una nueva herramienta que ofrece lo mejor de ambos mundos y ninguna de sus limitaciones.

Más integraciones, funciones de IA integradas, colaboración en tiempo real, funciones de automatización y más de 1000 plantillas para todas tus necesidades de gestión de proyectos.

Diga hola a ClickUp.

Así es como ClickUp combina lo mejor de Smartsheet y Excel (junto con algunas funciones adicionales).

Ventaja n.º 1 de ClickUp: vista Tabla de ClickUp

Imagina todo el poder de las hojas de cálculo de Excel, pero con el estilo de las herramientas de gestión de proyectos integradas.

Con la vista Tabla de ClickUp, no solo gestionas datos, sino que los transformas en información útil que impulsa tus proyectos.

Por ejemplo, supongamos que estás gestionando una campaña de marketing con varios entregables, plazos y colaboradores.

Con la vista Tabla, puedes asignar tareas, realizar el seguimiento de los plazos y supervisar el progreso fácilmente en una vista estructurada, al tiempo que gestionas el presupuesto de tu campaña y los datos de los proveedores, todo ello sin tener que cambiar entre varias herramientas.

Ventaja n.º 2 de ClickUp: plantillas de hojas de cálculo

Descargar esta plantilla

¿No tienes tiempo para crear tu propio sistema desde cero?

No hay problema.

La plantilla de hoja de cálculo de ClickUp está aquí para ayudarte a empezar. Desde la gestión de tu análisis financiero hasta la organización de tu próximo gran proyecto, con esta plantilla te saltas la configuración y te lanzas directamente a la acción.

A diferencia de Excel, donde crear una plantilla desde cero puede parecer un proceso complicado, ClickUp lo hace rápido, sencillo y, nos atrevemos a decir, ¡divertido!

Si desea mayor flexibilidad, la plantilla de hoja de cálculo editable de ClickUp le ofrece una experiencia totalmente personalizable.

Ventaja n.º 3 de ClickUp: automatización e IA

¿Las tareas repetitivas te ralentizan? Ya no.

ClickUp Automations hace que optimizar los flujos de trabajo sea pan comido. Junto con ClickUp Brain, es el asistente al que puedes delegar las tareas diarias estándar. Solo tienes que describir tu automatización y la IA la configurará al instante, sin necesidad de programación.

Ya sea que envíes recordatorios, actualices estados o actives acciones basadas en condiciones, ClickUp se encarga de las tareas repetitivas para que tu equipo pueda mantenerse enfocado en el panorama general.

Ventaja n.º 4 de ClickUp: gestión de tareas para equipos.

Gestionar un equipo nunca ha sido tan fácil gracias a la solución de gestión de proyectos de ClickUp. Piensa en diagramas de Gantt, seguimiento de recursos y delegación de tareas, todo ello terminado de forma sencilla.

Imagina que diriges un equipo de desarrollo de productos.

Con los diagramas de Gantt de ClickUp, podrás ver el cronograma completo de tu proyecto de un vistazo, lo que te permitirá mantener claras las prioridades y las dependencias, y facilitar el seguimiento del progreso.

Y cuando llegue el momento de profundizar en los detalles, las tareas de ClickUp son tu mejor opción para organizar y asignar el trabajo más minucioso.

Puede gestionar fácilmente las cargas de trabajo, asegurándose de que nadie se sienta abrumado, mientras utiliza ClickUp Docs para almacenar todos los detalles y archivos relevantes del proyecto.

Las pizarras de ClickUp permiten realizar sesiones de brainstorming, mientras que los formularios de ClickUp recopilan comentarios o solicitudes de las partes interesadas, todo ello dentro de la misma plataforma. Y si necesitas una visión personalizada de tu proyecto, puedes contar con las vistas de ClickUp, incluidos los gráficos de Gantt, para organizar tu panel exactamente como lo necesitas.

Elige la herramienta más inteligente que Excel: ClickUp.

Entonces, ¿cuál de estos sistemas de gestión de bases de datos debería elegir: Smartsheet, Excel o ClickUp?

Si tu objetivo principal es el análisis de datos, Excel es difícil de superar. Microsoft Excel sigue siendo el software de hojas de cálculo más utilizado para procesar números y analizar datos, especialmente cuando se trata de cálculos complejos.

Por otro lado, Smartsheet es una excelente opción si desea centrarse más en la colaboración y la automatización.

Pero si buscas lo mejor de ambos mundos, ClickUp es tu opción perfecta.

ClickUp combina una potente gestión de datos con colaboración en tiempo real y automatización basada en IA para optimizar la productividad de su equipo en todos los proyectos.

¿Listo para sacar adelante tus proyectos? ¡Puedes empezar a usar ClickUp gratis hoy mismo!