Si piensa en el término "phase gate" y se pregunta si se trata de otro escándalo de famosos, no le culpamos. Sin embargo, en la gestión de proyectos, el "phase gate" no es ni remotamente controvertido.
De hecho, dentro de la proceso de desarrollo de productos es un potente marco que proporciona estructura, reduce los riesgos y garantiza un progreso eficaz a través de fases bien definidas.
Entonces, ¿qué es una puerta de fase? ¿Por qué es necesaria? ¿Cómo puede utilizarla en la gestión de proyectos? Averigüémoslo.
Entender el proceso de la puerta de fase
Una puerta de fase, a veces conocida como puerta de etapa, es un proceso que guía un proyecto paso a paso desde su concepción hasta su completada. Se llama puerta de fase porque es literalmente una fase seguida de una puerta.
- Fase: 'Fase' representa unafase de gestión de proyectoscomo la generación de ideas, el análisis de viabilidad, el desarrollo, las pruebas y la implementación
- Puerta: Entre cada fase hay una "puerta", un punto de decisión en el que se evalúa el progreso del proyecto y se decide si se pasa a la siguiente fase
Además de las fases y las puertas, el proceso tiene otros tres elementos básicos.
- **Resultados clave o productos del trabajo que deben completarse al final de cada fase para pasar por una puerta
- **Criterios: normas predefinidas utilizadas para evaluar el proyecto en cada fase
- Responsables: Responsables de la toma de decisiones que evalúan el proyecto en cada fase y deciden si debe detenerse, ajustarse o seguir adelante
¿Cómo funciona el proceso fase-puerta?
En teoría, al final de cada fase, las partes interesadas se reúnen para examinar los progresos y tomar decisiones. Así, después de cada fase, hay una puerta que sólo se abre cuando la entrega de la fase anterior cumple los criterios de intento correcto.
Sistema de puerta de fase de muestra [Via Wikimedia Commons ]
Por ejemplo, tras recopilar los requisitos, los jefes de producto se asegurarán de tener todo lo necesario para empezar el desarrollo y dar el visto bueno.🚦
En la práctica, puede ser un poco más complejo. Por eso, los gestores de proyectos utilizan diversas herramientas y marcos para garantizar el intento correcto de las fases.
¿Cuáles son las herramientas y marcos utilizados en los procesos de apertura de fases?
En esencia, la puerta de la fase es un proceso alternativo de acciones y decisiones. Para mejorar las posibilidades de intento correcto, los equipos utilizan un número de marcos de toma de decisiones a lo largo del proceso. Algunos de los más comunes son los siguientes.
Recopilación de información
Antes de que comience el proyecto de desarrollo de software, los gestores de producto y los analistas de negocio colaboran para recopilar toda la información relevante de forma exhaustiva. Esto incluye:
- Requisitos
- Criterios de aceptación y métricas de intento correctas
- El estado actual de la infraestructura y los procesos
- Una lista de las partes interesadas de todo el sectorMatriz RACI En el proceso por fases, la información recopilada orienta las decisiones en puertas específicas.
Por ejemplo, las métricas de usabilidad pueden variar en función del producto, el sector y el usuario. Si estás construyendo para un usuario de edad avanzada, es posible que desees utilizar una tipografía grande, una navegación fácil de usar y un amplio espacio entre los elementos para que no haga clic accidentalmente en nada.
El equipo de producto evaluará los resultados de la fase de diseño en función de estas métricas de usabilidad antes de decidir si se procede al desarrollo.
Estudio de viabilidad
El primer paso en la gestión de proyectos es decidir si se puede terminar, lo que se conoce como estudio de viabilidad. En esta fase, los Teams del proyecto analizarán la viabilidad en las siguientes dimensiones.
- Financiera: ¿Cubrirá el presupuesto los costes y ofrecerá la rentabilidad prevista?
- Técnica: ¿Puede desarrollarse el producto para cumplir los requisitos con la pila tecnológica propuesta?
- Operativo: ¿Disponemos de las competencias y herramientas necesarias para desarrollar este producto? ¿Podemos reunirnos en plazos razonables?
- Otros: En algunos casos, los equipos también tienen que preguntarse si este producto tiene cabida en el mercado. ¿Viola algún marco legal?
Aunque el estudio de viabilidad suele realizarse para fundamentar las decisiones a las puertas iniciales del proceso, a veces puede servir para tomar decisiones más adelante, a medida que cambia la situación.
Por ejemplo, si se está creando una app, aplicación móvil de terceros para utilizar X [antes conocida como Twitter], los cambios en las API de la plataforma pueden hacer inviable todo el producto. En tales situaciones, los estudios de viabilidad pueden servir para reevaluar la viabilidad según sea necesario.
Análisis DAFO
Esta sencilla y popular herramienta ayuda a los equipos de empresa a tomar decisiones clave antes de embarcarse en el desarrollo de un producto. Un análisis DAFO [Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas] se lleva a cabo en el inicio del proyecto fase para evaluar el potencial interno y de mercado del proyecto.
En el proceso de inicio de fase, el análisis DAFO puede ser exactamente lo que necesita para tomar la decisión de ir o no ir justo en la fase inicial.
Gestión de riesgos
Todo proyecto de desarrollo de software se enfrenta a diversos riesgos de origen interno y externo. Pueden ser tan críticos y urgentes como un ataque de denegación de servicio distribuido (DDoS) a sus servidores o tan mundanos pero brutales como la marcha repentina de un recurso clave del proyecto.
En cualquier caso, los equipos de proyecto realizan análisis de gestión de riesgos para identificar posibles problemas y diseñar planes de mitigación para ellos. Estos riesgos se evalúan en cada fase para garantizar una entrega sin contratiempos.
Estos elementos se incorporan a las revisiones finales, que ayudan a las partes interesadas a decidir si seguir adelante, ajustar o detener el proyecto en función de los datos y análisis recopilados.
Implantación del Proceso de Fases y Puertas
A primera vista, el proceso por fases es sencillo: Trabajo, pausa, trabajo, pausa, trabajo, y así sucesivamente. Sin embargo, en el desarrollo de software, hay docenas de piezas móviles, varios miembros del equipo, limitaciones técnicas y restricciones de recursos.
Para que un proyecto de desarrollo de software complejo funcione correctamente, es necesario implantar un proceso de puertas-fase:
- Un enfoque estratégico [que esbozamos a continuación]
- Un sólidoherramienta de gestión de proyectos como ClickUp Veamos cómo funcionan estas dos herramientas en tándem.
1. Definir las fases del proyecto
Para implementar con éxito una puerta de enlace por fases, es necesario identificar cuidadosamente el inicio y el final de cada fase. Por ejemplo, añadir una puerta en mitad de un sprint podría obstruir los flujos de trabajo. Si completas el diseño y el desarrollo sin una puerta, es posible que acabes con mucho trabajo repetido.
Así que, antes de nada, define claramente las distintas fases del proyecto . Normalmente, los equipos utilizan fases como la iniciación, la planificación, el desarrollo, las pruebas y el lanzamiento. He aquí algunos consejos para hacerlo bien con cualquier software gratuito, gratuito/a de gestión de proyectos .
Desglose por fases: Elija los límites de sus fases para adaptarlos a las necesidades y situaciones específicas de su proyecto. Asegúrese de que cada fase representa un segmento significativo del proyecto, con objetivos y resultados específicos.
Por ejemplo, los proyectos pequeños pueden tener el desarrollo y la revisión del código como una sola fase. Las grandes organizaciones con equipos separados que realizan estas tareas podrían dividirlas en dos fases. Pendiente de lo que más le convenga.
Haga que cada fase sea distinta. Si dos fases se solapan, su capacidad para insertar una puerta en medio se verá obstaculizada.
Comunicación: En la herramienta de gestión de proyectos que utilice, etiquete cada fase con claridad para evitar confusiones. En ClickUp puede utilizar carpetas para gestionar cada fase. Puede añadir Etiquetas o Campos personalizados para ajustar los rótulos.
utilice la guía de jerarquías de ClickUp para configurar las puertas de fase sin esfuerzo
Gestión de equipos: Consiga que el equipo comprenda los límites, las tareas y los hitos de cada fase. Plantilla de carta de proyecto de ClickUp es un buen lugar para consolidar toda la información sobre el proyecto, sus fases y puertas.
Captura de pantalla de la plantilla de Carta de Proyecto de Mejora de Procesos de ClickUp
Compártala con su equipo, etiquete a las partes interesadas y asigne tareas directamente desde aquí: utilícela como documento vivo para la gestión de proyectos por fases. Para facilitar la ejecución, utilice cualquiera de los plantillas de Panorámica del proyecto para ajustar esto.`
2. Establecer criterios de acceso
Ya conoce sus fases; ahora es el momento de instalar las puertas. En esencia, el proceso de puertas por fases establece una puerta al final de cada fase. Esto significa que no tienes que preocuparte de dónde colocar las puertas ni de qué necesitas para abrirlas.
Define los criterios que utilizarás para determinar si el proyecto puede pasar de una fase a la siguiente. Por ejemplo, la puerta al final de la fase de inicio del proyecto podría necesitar lo siguiente:
- Requisitos de la empresa
- Estudios que demuestren la viabilidad del proyecto
- Plan de mitigación de riesgos
- Plan de asignación de recursos
- Aprobaciones de las partes interesadas
Utilice esta lista como parte de su proyecto gestión de proyectos en curso para asegurarse de que tiene todo lo que necesita para seguir adelante. Si no lo tiene, el gestor de proyectos tiene que volver a capturarlo. Asegúrese de que sus entregables están claramente definidos.
A continuación, tómese el tiempo necesario para explicar a cada miembro del equipo estos criterios, de modo que todos estén de acuerdo.
metas de ClickUp para gestionar criterios de meta e intentos correctos Metas ClickUp ofrece una forma sencilla y visual de ajustar estos criterios de entrada y conectarlos con el trabajo diario. Puede crear Metas y objetivos y organizarlos en carpetas para utilizarlos al final de la fase correspondiente.
Los informes desplegables de progreso muestran cómo va en tiempo real. En cada fase, puede consultar los paneles de ClickUp y evaluar el rendimiento de forma colaborativa.
3. Asignar responsables
Para cada puerta, asigne personas o equipos específicos responsables de garantizar que se cumplan los criterios de la puerta antes de seguir adelante. Estos responsables son necesarios para garantizar que nada, por pequeño que sea, se escape. Ayudan a mantener la responsabilidad, tomar decisiones clave, dar aprobaciones y eliminar obstáculos.
Normalmente, los patrocinadores del proyecto, los altos directivos o las partes interesadas clave desempeñan el rol de guardianes. Suelen tener acceso a los datos de gestión de proyectos y recibir informes periódicos.
En ClickUp, puede automatizar este proceso de (elaboración de) informes y habilitar vistas de sólo lectura para que los guardianes puedan acceder a ellas en cualquier momento.
4. Cree tareas y subtareas para cada fase
Con esto, la parte de planificación del proceso de gestión de fases ha terminado. Ahora, pasamos a la fase de ejecución. Desglose cada fase en tareas y subtareas detalladas. Para cada tarea, documente todo lo que hay que hacer para cumplir los criterios de la puerta de enlace.
Vista Lista ClickUp para el desglose de cada fase
En ClickUp, puede distinguir claramente entre fases creando Listas individuales, como concepto, desarrollo y pruebas.
Si es la primera vez, pruebe Plantilla de proyecto por fases de ClickUp . Esta plantilla de fácil uso para principiantes ayuda a dividir las tareas de mayor envergadura en trozos más pequeños, lo que garantiza una visibilidad completa y una gestión eficaz.
Plantilla de proyecto por fases
En caso de duda, explore las distintas plantillas de gestión de proyectos disponibles en la plataforma.
5. Ajuste de usuarios, cronogramas y dependencias
Asignar usuarios: Asegúrese de que todas las tareas tienen personas asignadas. Esto ayudará a mantener la responsabilidad y la visibilidad.
Ajustar fechas límite: Para cada tarea y subtarea, asigne una fecha límite. Esto ayuda a establecer un cronograma del proyecto calendario de entregas e hitos clave.
Marque las dependencias: Ninguna tarea es una isla, así que presta mucha atención a cómo se relaciona cada una con otra. Si una tarea depende de otra anterior, enlázalas en ClickUp.
Una vez terminadas, utilice Función del (diagrama de) Gantt de ClickUp para correlacionar el cronograma del proyecto. Asegúrese de enlazar las tareas y los hitos entre fases con dependencias de tareas para que el proyecto sólo progrese cuando cumpla los criterios requeridos. Para hacer un trabajo minucioso, utilice un plantilla de plan de proyecto .
Obtenga una vista detallada del proyecto con el diagrama de) Gantt de ClickUp
6. Seguimiento del progreso y control de riesgos
No deje que todos los problemas se acumulen a las puertas. Haga un seguimiento del progreso de las tareas durante cada fase y controle los riesgos que puedan surgir. Ajuste Paneles de ClickUp para obtener información en tiempo real.
Para la gestión de riesgos, cree Campos personalizados y actualice los registros de gestión de riesgos. Revise la información regularmente en cada puerta de enlace para determinar si ha abordado todos los riesgos antes de pasar a la siguiente fase.
información en tiempo real con los cuadros de mando de ClickUp
7. Realizar revisiones y documentar
Realice una revisión al final de cada fase para evaluar si el proyecto está listo para continuar. En una revisión típica:
- El equipo del proyecto presenta los entregables
- Los responsables evalúan el rendimiento en función de los criterios
- Los responsables de la toma de decisiones aprueban o proponen modificaciones
Utilice Documentos de ClickUp para documentar el proceso de revisión y adjuntar los documentos pertinentes, como informes completados o resultados de pruebas. Esto ayuda a mantener la transparencia y la responsabilidad en todo el proceso de gestión de proyectos.
Revisiones de documentos y mejora del conocimiento organizativo con ClickUp Docs
8. Iterar y ajustar
Si surgen problemas inesperados o se dispone de nueva información, recalibre el plan y los criterios del proyecto. Permita ajustes rápidos en los flujos de trabajo del proyecto, facilitando la aplicación de los cambios. Manténgase flexible sin perder de vista el enfoque estructurado del proceso de fases.
Cuando utilice Plantilla de hoja de ruta del proyecto de ClickUp para su proceso de fases, podrá iterar y personalizar elementos sobre la marcha.
Plantilla de hoja de ruta de proyectos de ClickUp
Un buen proceso de cierre de fase combina buenas prácticas de distintas disciplinas y modelos. Por ejemplo, es posible que ya esté utilizando una versión de este proceso con sus retrospectivas de sprint. ¿Por qué, entonces, debería crear un enfoque formal de revisión por fases? He aquí por qué.
Ventajas y desventajas del proceso Phase-Gate
El proceso por fases es otra estructura o marco que orienta la gestión de proyectos. Implementarlo conlleva sus propias ventajas y desafíos. A continuación analizamos ambos para que pueda tomar una decisión informada sobre si adoptarlo o no.
Ventajas de utilizar el proceso phase-gate en la gestión de proyectos
Progreso estructurado: El proceso de puerta en fase proporciona una estructura clara y organizada con fases diferenciadas, objetivos específicos y entregables. Este enfoque por fases garantiza que los equipos:
- Completen las tareas críticas y alcancen los hitos antes de pasar a la siguiente fase
- Se centren en las tareas clave, evitando confusiones
- Mantener el proyecto en el buen camino
- Dispongan de puntos de control naturales para evaluar el progreso y detectar desviaciones
- Alinearse con las metas del proyecto y reducir la probabilidad de pasar por alto pasos esenciales del ciclo de vida del proyecto
Mitigación de riesgos: Con la metodología por fases, los equipos evalúan los riesgos y se preparan para afrontarlos en cada fase del proyecto ejecución del proyecto . Cada puerta ofrece la oportunidad de identificar, evaluar y abordar los riesgos financieros, técnicos, operativos o de mercado antes de seguir adelante.
Control de costes: Al detectar los riesgos en una fase temprana, el proceso reduce la posibilidad de que surjan problemas importantes en fases posteriores del proyecto que puedan provocar retrasos, sobrecostes o fracasos. Una revisión sistemática en cada fase permite a los equipos ajustar sus estrategias o asignar recursos adicionales para mitigar posibles amenazas.
Mejora de la toma de decisiones: Fuera del ajetreo del proyecto, todas las partes interesadas tienen un momento para respirar y evaluar sus proyectos. Guiados por criterios predeterminados, los participantes en el proyecto pueden tomar decisiones informadas y basadas en pruebas.
Al evaluar datos como proyecciones financieras, métricas de rendimiento y evaluaciones de riesgos, los equipos se aseguran de alinear las decisiones con las metas generales de la empresa y asignar los recursos de forma eficiente.
Los puntos de control preprogramados impiden que el proyecto siga por un camino improductivo.
Control de calidad: El proceso de puerta de fase garantiza un control de calidad continuo al exigir a los equipos que cumplan unos entregables y criterios específicos en cada fase. Las actividades de prueba, evaluación y validación de cada fase garantizan que el producto o la solución desarrollados cumplen las normas y especificaciones requeridas.
La aplicación de estos controles de calidad antes de pasar a la siguiente fase reduce el riesgo de obtener resultados deficientes o defectuosos, lo que en última instancia conduce a un producto final de mayor calidad.
Mayor responsabilidad: El proceso de entrada en fase fomenta el sentido de la responsabilidad y la propiedad entre todos los miembros del equipo. Conocen sus roles y expectativas para cada fase.
Esta evaluación periódica también ayuda a identificar problemas de bajo rendimiento o áreas que necesitan mejoras. Crea transparencia, garantizando que todos los progresos sean visibles y se ajusten a los objetivos del proyecto.
Como cualquier otro marco, la puerta de enlace no es perfecta. He aquí algunos de sus inconvenientes más comunes:
Desventajas del proceso de puerta de fase
Requiere mucho tiempo: Uno de los principales inconvenientes del proceso de puerta de fase es que aumenta el tiempo necesario para cada fase. La naturaleza secuencial del proceso significa que ninguna fase puede comenzar hasta que la anterior esté completada y aprobada.
Esto puede provocar retrasos, sobre todo cuando se requieren procesos de revisión complejos o una amplia documentación en cada puerta. En los sectores que exigen un desarrollo y una iteración rápidos, el tiempo necesario para la aprobación de las fases puede ralentizar el progreso y afectar gravemente a la agilidad.
Inflexible: El proceso fase-puerta puede ser rígido, lo que dificulta que los equipos se adapten a la nueva información o a los cambios en el alcance del proyecto. Una vez que un proyecto progresa a través de ciertas puertas, volver a tomar decisiones anteriores puede convertirse en un laberinto.
Aunque ayuda a evitar el deslizamiento del ámbito la falta de flexibilidad puede obstaculizar la creatividad y la innovación. Puede disuadir a los equipos de explorar nuevas ideas o adaptarse a la evolución de las necesidades de los clientes o las tendencias del mercado.
Consumo intensivo de recursos: El proceso de gestión por fases es una carga adicional para la gestión de proyectos. Para aplicarlo con éxito, requiere recursos adicionales, sobre todo tiempo, personal y documentación.
Además, la realización de revisiones formales, la participación de las partes interesadas y la introducción de cambios iterativos basados en la información recibida pueden requerir recursos humanos y financieros adicionales.
Riesgo de burocracia: El proceso de aprobación por fases puede dar lugar a ineficiencias burocráticas, sobre todo en grandes organizaciones. Las múltiples autorizaciones y aportaciones de las partes interesadas pueden crear cuellos de botella innecesarios y retrasar el progreso general del proyecto.
Este énfasis en el proceso y las revisiones formales puede dar lugar a un enfoque más centrado en el cumplimiento que en la innovación o la creación de valor, con equipos más preocupados por cumplir los requisitos de entrada que por impulsar el progreso real.
Abra las puertas a nuevas posibilidades con ClickUp
Aunque sencillo, el proceso de fases y puertas es una poderosa técnica de gestión de proyectos. Aporta claridad sobre lo que hay que Pendiente y lo que el equipo debe lograr.
Los seres humanos ansiamos orden y organización. El proceso de fases lo consigue dividiendo el trabajo en partes fáciles de gestionar y permitiendo a los equipos parar, ajustar y avanzar.
Por otra parte, el proceso por fases puede considerarse la antítesis de la agilidad. Sus detractores sostienen que crea deliberadamente obstáculos en el camino [en forma de puertas], alejando al equipo de las prácticas de mejora continua.
Los realistas entienden que, bien utilizada, la puerta de fase puede ser extremadamente eficaz. Añade coherencia al trabajo diario al tiempo que mantiene la claridad sobre el panorama general. Cuando se gestiona mediante un entorno de trabajo virtual como ClickUp, ofrece a todos las ventajas de la visibilidad, la transparencia, la estructura y la fiabilidad.
Ajuste sus procesos de compuerta de fase con ClickUp. Pruebe ClickUp gratis, gratuito/a hoy.