A la hora de elegir y supervisar los proyectos de su organización, necesita un marco de gestión de proyectos. Esto le proporcionará una forma sistemática de generar ideas, planificar proyectos y mantenerlos en seguimiento hasta que estén completados.
Siga leyendo para descubrir las seis fases de la gestión de proyectos, así como los intentos correctos que le llevarán al éxito.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es un enfoque sistemático para gestionar proyectos desde su concepción hasta su finalización. Esto significa que empieza incluso antes de que el proyecto se haya definido y planificado. Comienza con la ideación fase del proyecto que es cuando el equipo empieza a reflexionar sobre los proyectos a los que podría aspirar.
La gestión de proyectos es crucial para el plan estratégico de una empresa. Parte del proceso consiste en elegir entre una lista de posibles proyectos teniendo en cuenta:
- Cómo le ayudarán a cumplir los objetivos estratégicos
- La disponibilidad de recursos, desde el presupuesto del proyecto hasta los miembros del equipo
- Si tendrán éxitoejecución del proyecto dará lugar a un retorno de la inversión
También es una clave en el proceso global de gestión de proyectos al considerar desde el principio los posibles cuellos de botella, los cronogramas y las metas del proyecto.
Etapas de la gestión de proyectos
El proceso de gestión de proyectos consta de seis fases. Estas fases proporcionan un marco estructurado para guiar la toma de decisiones, la optimización de recursos y mucho más. Cada una de ellas es crucial para gestionar el flujo de proyectos y los objetivos estratégicos de una organización.
Analicemos cada fase con más detalle.
1. Ideación
En la fase de ideación, los miembros del equipo y las partes interesadas generan nuevas ideas para el proyecto. Esta fase puede implicar:
- Sesiones de brainstorming para animar a los miembros del equipo a compartir ideas para nuevas iniciativas 🧠💡
- Desarrollar y revisar propuestas básicas de proyectos
- Recopilar información sobre el presupuesto potencial del proyecto, el cronograma y los recursos necesarios para cada idea
Centrarse en estos puntos puede ayudarle a elegir los proyectos adecuados a los que dar prioridad para las metas actuales de la organización. Lo ideal es llevar un seguimiento de la fuente, la fecha de creación y los comentarios relativos a cada idea para su posterior revisión.
Colabore visualmente con los miembros del equipo dentro de las Pizarras ClickUp para realizar lluvias de ideas y convertirlas en elementos viables
**Consejo profesional Software de gestión de proyectos puede ayudarte a organizar las notas y facilitar que los miembros del equipo colaboren y compartan nuevas ideas. Con Pizarra de ClickUp de ClickUp, varias personas pueden intercambiar ideas en tiempo real, utilizando imágenes, figuras, notas y dibujos a mano alzada.
2. Entrada de trabajo
Durante la fase de admisión de trabajo, desarrollarás propuestas para las mejores ideas de proyecto identificadas durante la ideación.
La meta es conseguir que la alta dirección apruebe las mejores propuestas:
- Cronograma
- Alcance
- Metas de resultados
- Presupuesto del proyecto
- Recursos necesarios
- Soluciones a posibles objeciones o cuellos de botella
Puedes trabajar con los miembros del equipo para hacer cualquier investigación preliminar y desarrollar las propuestas. A continuación, puedes crear una presentación formal para presentarla a clientes, partes interesadas o altos directivos.
No empiece su trabajo desde cero: elija opciones prediseñadas del Centro de plantillas o cree su propia plantilla para que su equipo pueda utilizarla
Consejo profesional: Pruebe a utilizar un plantilla Panorámica del proyecto para ahorrar tiempo y asegurarse de que no se le escapa nada a la hora de elaborar propuestas y presentaciones formales. ClickUp dispone de muchas plantillas prediseñadas o puede crear las suyas propias.
3. Puertas de fase
Son revisiones formales para evaluar el progreso y la viabilidad del proyecto a medida que avanza.
Tras la aprobación del proyecto, se ajustarán las puertas de fase para garantizar que se comprueba periódicamente cómo progresa todo. Las fases suelen coincidir con los hitos del proyecto.
En cada fase, todos los participantes en el proyecto evaluarán su rendimiento en comparación con el plan previamente definido. Además, el grupo también puede revisar:
- Los indicadores clave de rendimiento (KPI) y otras métricas
- Gestión y asignación de recursos
- Estado actual del proyecto
- Alineación con los resultados previstos
Si el proyecto va por buen camino, tiene muchas posibilidades de continuar su progreso a lo largo del ciclo de vida de la gestión de proyectos . Si no es así, puede cancelarse o suspenderse para evitar la pérdida de tiempo y recursos.
Localice fácilmente los puntos críticos de su proyecto con ClickUp Milestones y utilice iconos en negrita con forma de diamante para que todo el mundo se centre en los objetivos clave
Sugerencia profesional: Visualice el grado de avance de los proyectos entre las puertas de fase utilizando Hitos ClickUp para mantener a todos en la misma página. Ayudan a visualizar la conexión (a internet) entre las distintas tareas y las metas del proyecto y pueden visualizarse desde paneles, vista Gantt o vista Tablero.
4. Planificación de proyectos
En la fase de planificación del proyecto, empiezas a dar forma a tu proyecto y a decidir qué trabajo hay que hacer y cuándo.
La planificación del proyecto es un proceso detallado que puede incluir aspectos como:
- Crear tareas y subtareas del proyecto
- Asignar responsabilidades, roles y tareas a cada miembro del equipo
- Crear fechas límite para cada tarea y subtarea
- Programar controles periódicos para supervisar el progreso entre las fases
- Revisar y mejorarestandarización de procesos para garantizar la eficacia y productividad de las operaciones
Asegúrese de que cada miembro del equipo tiene claros los objetivos del proyecto y de que nadie asume más trabajo del que puede gestionar. También querrá crear un plan de seguimiento de las tareas completadas por cada miembro del equipo para identificar y evitar cuellos de botella a medida que progresa el proyecto.
Supervise tareas y proyectos de un solo vistazo y arrastre y suelte tareas, ordénelas y fíltrelas sin esfuerzo con una vista Tablero Kanban totalmente personalizable
Consejo profesional: Utilice las herramientas de gestión de proyectos para gestionar el flujo de trabajo de su equipo y configurar la automatización de las tareas diarias. Muchas herramientas también proporcionan plantillas de gestión de proyectos para facilitar la creación de elementos como diagramas de) Gantt y Tableros Kanban.
5. Proyecto en curso
La fase de proyecto en curso es donde comienza la ejecución. Es el momento de que su equipo empiece a trabajar y a completar tareas para que el proyecto esté cada día más cerca de su finalización.
Se trata de una fase de gran presión que implica cosas como:
- Actualizaciones en tiempo real sobre el progreso de las tareas y subtareas
- Reuniones periódicas del equipo para mantener a todo el mundo en la misma página
- Actualizaciones sobre las fechas de finalización de las tareas y otras estimaciones del cronograma del proyecto
- Medición de los KPI y seguimiento del rendimiento del proyecto
- Creación de informes de progreso para compartir con las partes interesadas 📈
- Identificación y resolución de cuellos de botella y otras áreas problemáticas potenciales
Esta es la fase que requiere más tiempo. Dependiendo del número de objetivos del proyecto, pueden pasar meses o años antes de pasar a la siguiente fase.
Desglose metas, tareas, puntos ágiles y estados de proyectos en el panel altamente personalizable de ClickUp 3.0
Consejo profesional: Utilice un Panel ClickUp como centro de control de la misión de su proyecto. Con más de 50 widgets disponibles, podrá realizar un seguimiento de las metas, controlar las métricas clave, supervisar el progreso en tiempo real y mucho más.
6. Proyectos completados
Esta fase se explica por sí misma: el proyecto está completado y entregado, y es momento de celebrarlo ¡! 🥳🏆
Después de celebrar el éxito del proyecto, es hora de evaluar cómo han ido las cosas. Como PM, puedes guiar a los miembros del equipo en una discusión sobre temas como:
- Resultados del proyecto
- Rendimiento del equipo
- Problemas y cuellos de botella
Esto te permite ver dónde podrías haber actuado mejor en el proyecto para beneficiar a futuros proyectos.
También puede revisar los puntos fuertes y débiles de cada miembro del equipo en reuniones individuales para completar el proyecto.
Revitalice las retros de su equipo con nuestra creativa plantilla Doc para animar a los miembros del equipo a profundizar en sus ideas sobre el proyecto
Consejo profesional: Haga que las sesiones retrospectivas de su equipo de proyecto sean más atractivas con la técnica de las 4L, que significa "amado", "anhelado", "aborrecido" y "aprendido" Plantilla Retro 4Ls de ClickUp facilita a su equipo la tarea de reflexionar y resumir los puntos clave que pueden aplicarse a futuros proyectos.
Gestión de la cartera de proyectos vs. Gestión de la canalización de proyectos Gestión de carteras de proyectos se refiere a la gestión de toda la colección de proyectos (o cartera de proyectos) que están en marcha para un equipo o empresa. Puede incluir:
- Priorizar proyectos
- Supervisar los proyectos en curso
- Medir el rendimiento de toda la cartera
- Considerar los objetivos a largo plazo
Esto es diferente de la gestión de proyectos en curso, que se centra en la lluvia de ideas y la selección de proyectos potenciales antes de que empiecen. Los proyectos que se elijan para seguir adelante pasarán a formar parte de la cartera de proyectos.
Buenas prácticas de Gestión eficaz de la cartera de proyectos
Estas buenas prácticas están diseñadas para garantizar un flujo de trabajo fluido en la identificación, evaluación, selección y seguimiento de los proyectos. Cada organización es diferente, así que no dude en adaptar estas buenas prácticas en función de sus necesidades específicas o añadirlas a medida que aprenda, crezca e innove.
Haga hincapié en la optimización de los recursos
Vea las cargas de trabajo del equipo de un vistazo para delegar o reasignar mejor las tareas y comprender rápidamente quién está por debajo o por encima de su capacidad
Asigne recursos de forma eficiente para maximizar el valor de cada proyecto. Los recursos a tener en cuenta suelen incluir presupuesto, mano de obra y materiales.
Adoptar metodologías ágiles
Agrupe, filtre u oculte tareas en los gráficos de Gantt de ClickUp 3.0 para realizar el seguimiento y conectar los flujos de trabajo de todo su trabajo Gestión ágil de proyectos es flexible y permite a su equipo responder rápidamente a los cambios a medida que el proyecto progresa. Puede implantar Tableros Kanban, diagramas de) Gantt y otras metodologías ágiles. A continuación, compara los resultados con los de proyectos gestionados sin un enfoque ágil.
Priorizar los proyectos con claridad
Ajuste rápido de la prioridad de tareas dentro de una tarea para comunicar qué necesita atención primero
Establecer criterios claros para la priorización de proyectos puede ahorrarle tiempo y recursos a la hora de abordar la gestión de proyectos en curso. Tenga en cuenta aspectos como la disponibilidad de recursos, el posible retorno de la inversión, las previsiones de canalización de ventas y la alineación organizativa.
Revisar los proyectos con regularidad
La evaluación continua puede ayudar a los equipos a adaptarse a los cambios en las condiciones, necesidades y prioridades de la organización. Revise y reevalúe periódicamente los proyectos actuales, potenciales y futuros para asegurarse de que se centra en lo que debe.
Involucrar a las partes interesadas
Fomentar una comunicación transparente con las partes interesadas ayuda a garantizar la alineación con sus necesidades y expectativas. Una comunicación clara también mantiene a las partes interesadas informadas y comprometidas durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Ser proactivo en la gestión de riesgos
Realice comprobaciones periódicas para identificar y mitigar los riesgos del proyecto y reducir así las interrupciones. Esto es esencial para gestión de proyectos de marketing y otros proyectos que requieren tiempos de respuesta al riesgo casi inmediatos para minimizar las pérdidas.
Se basa en datos toma de decisiones
Base sus decisiones en indicadores clave de rendimiento (KPI) y otros datos fiables que midan el intento correcto del proyecto. Esto puede incluir informes de su equipo de ventas, índices de tareas completadas a tiempo, capacidad de recursos, desviación del presupuesto, etc.
Fomentar la colaboración interfuncional
Reúna la comunicación del equipo en un solo espacio con ClickUp Chat y comparta actualizaciones, vincule recursos y colabore sin esfuerzo
Implemente estrategias y aplicaciones para fomentar la comunicación y el trabajo en equipo entre equipos y departamentos. Esto puede significar elegir un software de gestión de proyectos o CRM que sea útil para todos los departamentos, programar reuniones diarias de puesta al día, o algo más. 🤝
Haga hincapié en la mejora continua
Promover una cultura de mejora continua anima a los miembros de tu equipo a aprender de sus errores y a poner el corazón en cada proyecto. Haga hincapié en aprender de proyectos anteriores, aplicando las mejores prácticas, registrando las lecciones aprendidas y realizando lluvias de ideas con los miembros del equipo para identificar los puntos débiles de la organización.
Utilizar software de gestión de proyectos
El software de gestión de proyectos ofrece una visibilidad centralizada de los cronogramas, estados y asignación de recursos de los proyectos, lo que agiliza la gestión de la cadena de proyectos de una forma increíble.
La herramienta de gestión de proyectos adecuada puede facilitar la colaboración, mejorar la toma de decisiones, potenciar las relaciones con las partes interesadas y mejorar el flujo de trabajo de su equipo.
Aumente la productividad racionalizando las tareas y utilizando las vistas adaptables de ClickUp para organizar y supervisar todos los tipos de trabajo ClickUp para la gestión de proyectos destaca como el mejor software para la gestión de proyectos y para cada paso del proceso de gestión de proyectos. Cuenta con un amplio conjunto de funciones, como estados de tareas personalizables, vistas de carteras, colaboración en tiempo real y opciones de integración sin fisuras.
ClickUp se diseñó para ayudarle a supervisar de cerca el progreso de los proyectos, recopilar información, automatizar el trabajo manual y ahorrar tiempo en todo momento.
Vea toda la hoja de ruta de su proyecto y gestione los cronogramas con esta plantilla
Utilice la plantilla Plantilla de hoja de ruta del proyecto ClickUp para realizar un seguimiento de todas las piezas móviles del proceso de gestión de proyectos. Está repleta de las herramientas que necesita para garantizar el intento correcto del proyecto, y es sólo una de las más de 1.000 plantillas diseñadas para hacerle la vida más fácil.
Preguntas frecuentes
**1. ¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es la planificación, ejecución y supervisión sistemáticas de proyectos dentro de una organización. Está diseñado para garantizar que los proyectos se alinean con los objetivos estratégicos a medida que progresan desde la ideación hasta su finalización.
2. ¿Qué es la fase pipeline en la gestión de proyectos?
La fase de pipeline en la gestión de proyectos es aquella en la que se identifican, evalúan, priorizan y ejecutan los proyectos potenciales. Esta fase se maneja con las buenas prácticas de gestión de proyectos a medida que el PM guía el proyecto a través de cada fase (ideación, entrada de trabajo, puertas de fase, planificación del proyecto, proyecto en progreso y finalización del proyecto).
3. ¿Cuáles son las ventajas de la gestión de proyectos en curso?
Entre las ventajas de la gestión de proyectos se incluyen la mejora de la alineación organizativa, la optimización de recursos y la mejora de la toma de decisiones. También garantiza mayores tasas de intento correcto de los proyectos y eficiencia organizativa.
Conviértase en un maestro de la canalización de proyectos
Crear un pipeline de gestión de proyectos eficiente es una de las mejores sensaciones que puedes disfrutar como PM. Es tan satisfactorio ver proyectos optimizados pasar de la ideación a la completada.
Una gestión de proyectos eficaz es crucial para el intento correcto de la organización. Garantizará la alineación estratégica, la optimización de recursos y la ejecución oportuna, impulsando eficazmente la innovación y asegurando una ventaja competitiva. ✨
ClickUp es una herramienta indispensable que ofrece sólidas funciones adaptadas a todo lo relacionado con la gestión de proyectos. Permite a las organizaciones agilizar los flujos de trabajo, mejorar la colaboración y tomar decisiones basadas en datos para maximizar la eficiencia y el intento correcto de las iniciativas de proyecto.
Ah, sí, ¡y es gratis! 🤑
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