A la hora de elegir y supervisar los proyectos de su organización, necesita un marco de gestión del flujo de proyectos. Esto le proporcionará una forma sistemática de generar ideas, planificar proyectos y mantenerlos en marcha hasta completarlos.
Siga leyendo para descubrir las seis fases de la gestión de proyectos, así como las buenas prácticas que le llevarán al éxito.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión del flujo de proyectos es un enfoque sistemático para gestionar proyectos desde su concepción hasta su completación. Esto significa que comienza incluso antes de que el proyecto se haya definido y planificado. Empieza con la fase de ideación del proyecto, que es cuando el equipo hace una lluvia de ideas sobre los proyectos que podría querer llevar a cabo.
La gestión de proyectos es fundamental para la planificación estratégica de una empresa. Parte del proceso consiste en elegir entre una lista de proyectos potenciales teniendo en cuenta:
- Cómo le ayudarán a alcanzar sus objetivos estratégicos.
- Disponibilidad de recursos, desde el presupuesto del proyecto hasta los miembros del equipo.
- Si el intento correcto de ejecución del proyecto generará un retorno de la inversión.
También es clave en el proceso general de gestión de proyectos, ya que permite tener en cuenta desde el principio los posibles cuellos de botella, los cronogramas y las metas del proyecto.
Fases de la gestión de proyectos
El proceso de gestión de proyectos consta de seis fases. Estas fases proporcionan un marco estructurado para guiar la toma de decisiones, la optimización de recursos y mucho más. Cada una de ellas es crucial para gestionar el flujo de proyectos y los objetivos estratégicos de una organización.
Exploremos cada fase con más detalle.
1. Ideación
En la fase de ideación, los miembros del equipo y las partes interesadas generan nuevas ideas para proyectos. Esta fase puede incluir:
- Sesiones de lluvia de ideas para animar a los miembros del equipo a compartir ideas para nuevas iniciativas 🧠💡
- Desarrollo y revisión de propuestas básicas de proyectos.
- Recopilar información sobre el presupuesto potencial del proyecto, el cronograma y los recursos necesarios para cada idea.
Centrarse en estos puntos puede ayudarle a seleccionar los proyectos adecuados a los que dar prioridad para las metas actuales de la organización. Lo ideal es que lleve un registro de la fuente, la fecha de creación y los comentarios relacionados con cada idea para su posterior revisión.
Consejo profesional: El software de gestión de proyectos puede ayudarte a organizar notas y facilitar la colaboración y el uso compartido de nuevas ideas entre los miembros del equipo. Con la función Pizarra de ClickUp, varias personas pueden intercambiar ideas en tiempo real, utilizando imágenes, figuras, notas y dibujos a mano alzada.
2. Admisión de trabajos
Durante la fase de aceptación del trabajo, desarrollarás propuestas para las mejores ideas de proyectos identificadas durante la fase de ideación.
La meta es conseguir que la dirección apruebe las mejores propuestas, para lo cual deberá esbozar detalles como:
- Cronograma
- Alcance
- Metas de resultados
- Presupuesto del proyecto
- Recursos necesarios
- Soluciones a posibles objeciones o cuellos de botella.
Puede trabajar con los miembros del equipo para realizar cualquier investigación preliminar y desarrollar las propuestas. A continuación, puede crear una presentación formal para presentarla a los clientes, las partes interesadas o la alta dirección.
Consejo profesional: prueba a utilizar una plantilla de resumen del proyecto para ahorrar tiempo y asegurarte de que no se te escapa nada al elaborar propuestas y presentaciones formales. ClickUp tiene muchas plantillas prediseñadas disponibles, o puedes crear las tuyas propias.
3. Etapas de fase
Las fases de control son revisiones formales para evaluar el progreso y la viabilidad continua del proyecto a medida que avanza en el proceso.
Tras la aprobación del proyecto, establecerá puertas de fase para asegurarse de que comprueba regularmente el progreso de todo. Las puertas de fase suelen coincidir con los hitos del proyecto.
En cada fase, todas las partes interesadas del proyecto evaluarán el rendimiento del proyecto en comparación con el plan definido previamente. Además, el grupo también podría revisar:
- Indicadores clave de rendimiento (KPI) y otras métricas.
- Gestión y asignación de recursos
- Estado actual del proyecto
- Alineación con los resultados planificados
Si el proyecto va por buen camino, tiene muchas posibilidades de continuar su progreso a lo largo del ciclo de vida de la gestión de proyectos. Si no es así, puede que se cancele o se suspenda para evitar la pérdida de tiempo y recursos.
Consejo profesional: visualice el avance de los proyectos entre las fases utilizando los hitos de ClickUp para que todos estén en sintonía. Le ayudan a visualizar cómo las diferentes tareas se relacionan con las metas del proyecto y se pueden ver desde los paneles, la vista Gantt o la vista Tablero.
4. Planificación de proyectos
En la fase de planificación del proyecto, comienza a dar forma a su proyecto y a decidir qué trabajo queda pendiente y cuándo.
La planificación de proyectos es un proceso detallado que puede incluir aspectos como:
- Creación de tareas y subtareas de proyectos
- Asignación de responsabilidades, roles y tareas a cada miembro del equipo.
- Creación de fechas límite para cada tarea y subtarea
- Programar revisiones periódicas para supervisar el progreso entre las fases.
- Revisar y mejorar la estandarización de los procesos para garantizar que las operaciones sean eficientes y de alta productividad.
Asegúrese de hablar individualmente con los miembros del equipo para garantizar que todos tengan claros los objetivos del proyecto y que nadie asuma más trabajo del que puede gestionar. También es recomendable crear un plan para supervisar la finalización de las tareas de cada miembro del equipo, con el fin de identificar y evitar cuellos de botella a medida que avanza el proyecto.
Consejo profesional: utilice herramientas de gestión de proyectos para gestionar el flujo de trabajo de su equipo y configurar la automatización de las tareas diarias. Muchas herramientas también proporcionan plantillas de gestión de proyectos para facilitar la creación de elementos como diagramas de Gantt y tableros Kanban.
5. Proyecto en curso
La fase de proyecto en curso es donde comienza la ejecución. Es el momento de que su equipo empiece a trabajar y a completar tareas para que el proyecto se acerque cada día más a su finalización.
Esta es una fase de gran presión que implica aspectos como:
- Actualizaciones en tiempo real sobre el progreso de las tareas y subtareas.
- Reuniones periódicas del equipo para que todos estén en sintonía.
- Actualizaciones sobre las fechas de finalización de las tareas y otras estimaciones del cronograma del proyecto.
- Medición de los KPI y seguimiento del rendimiento de los proyectos
- Creación de informes de progreso para el uso compartido con las partes interesadas 📈
- Identificar y resolver cuellos de botella y otras áreas potencialmente problemáticas.
Esta es la fase que más tiempo consume. Dependiendo del número de objetivos del proyecto, pueden pasar meses o años antes de que pase a la siguiente fase.
Consejo profesional: Utiliza el panel de ClickUp como centro de control de tu proyecto. Con más de 50 widgets disponibles, podrás realizar el seguimiento de las metas, vigilar las métricas clave, supervisar el progreso en tiempo real y mucho más.
6. Proyectos completados
Esta fase se explica por sí sola: el proyecto se ha completado y entregado, ¡y es hora de celebrarlo! 🥳🏆
Después de celebrar el éxito de su proyecto, es el momento de evaluar cómo han ido las cosas. Como gestor de proyectos, puede dirigir a los miembros del equipo en un debate sobre temas como:
- Resultados del proyecto
- Rendimiento del equipo
- Problemas y cuellos de botella
Esto le permitirá ver en qué aspectos podría haber mejorado su rendimiento en el proyecto para beneficiar a proyectos futuros.
También es posible que desee revisar las fortalezas y debilidades de cada miembro del equipo en reuniones individuales sobre la finalización del proyecto.
Consejo profesional: Haz que las sesiones retrospectivas de tu equipo de proyecto sean más interesantes con la técnica de las 4 L, que significa «amado», «anhelado», «odiado» y «aprendido». La plantilla retrospectiva 4Ls de ClickUp facilita a tu equipo la reflexión y el resumen de las conclusiones clave que se pueden aplicar a proyectos futuros.
Gestión de carteras de proyectos frente a gestión de proyectos en curso
La gestión de la cartera de proyectos se refiere a la gestión de todo el conjunto de proyectos (o la cartera de proyectos) que están en marcha para un equipo o una empresa. Puede incluir:
- Priorización de proyectos
- Supervisión de proyectos en curso
- Medición del rendimiento en toda la cartera
- Consideración de los objetivos a largo plazo
Esto difiere de la gestión de proyectos, que se centra en la lluvia de ideas y la selección de proyectos potenciales antes de que comiencen. Los proyectos que se eligen para seguir adelante pasarán a formar parte de la cartera de proyectos.
Buenas prácticas para una gestión eficaz de la cartera de proyectos de proyectos
Estas buenas prácticas están diseñadas para garantizar un flujo de trabajo fluido a medida que identifica, evalúa, selecciona y da seguimiento a los proyectos. Cada organización es diferente, así que no dude en adaptar estas buenas prácticas según sus necesidades específicas o ampliarlas a medida que aprende, crece e innova.
Haga hincapié en la optimización de los recursos.
Asigne los recursos de manera eficiente para maximizar el valor de cada proyecto. Los recursos que se deben tener en cuenta suelen incluir el presupuesto, la mano de obra y los materiales.
Adopte metodologías ágiles
La gestión ágil de proyectos es flexible y permite a su equipo responder rápidamente a los cambios a medida que avanza el proyecto. Puede implementar tableros Kanban, diagramas de Gantt y otras metodologías ágiles. A continuación, compare los resultados con los proyectos gestionados sin un enfoque ágil.
Priorice los proyectos con claridad
Establecer criterios sencillos para priorizar proyectos puede ahorrarle tiempo y recursos a la hora de abordar la gestión del flujo de proyectos. Tenga en cuenta aspectos como la disponibilidad de recursos, el retorno de la inversión potencial, las previsiones del flujo de ventas y la alineación organizativa.
Revise los proyectos con regularidad
La evaluación continua puede ayudar a los equipos a adaptarse a las condiciones, necesidades y prioridades cambiantes de la organización. Revise y reevalúe periódicamente los proyectos actuales, potenciales y futuros para asegurarse de que está centrando su atención donde debe.
Involucre a las partes interesadas
Fomentar una comunicación transparente con las partes interesadas ayuda a garantizar la alineación con sus necesidades y expectativas. Una comunicación clara también mantiene a las partes interesadas informadas y comprometidas durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Sea proactivo con la gestión de riesgos
Realice comprobaciones periódicas para identificar y mitigar los riesgos del proyecto, de modo que pueda reducir las interrupciones. Esto es esencial para la gestión de proyectos de marketing y otros proyectos que requieren tiempos de respuesta a los riesgos casi inmediatos para minimizar las pérdidas.
Confíe en la toma de decisiones basada en datos.
Base sus decisiones en indicadores clave de rendimiento (KPI) y otros datos fiables que midan el éxito del proyecto. Esto puede incluir informes de su equipo de ventas, índices de finalización puntual de tareas, capacidad de recursos, variaciones presupuestarias y mucho más.
Fomente la colaboración interfuncional
Implemente estrategias y aplicaciones para fomentar la comunicación y el trabajo en equipo entre los equipos y departamentos. Esto puede significar elegir un software de gestión de proyectos o un CRM que sea útil para todos los departamentos, programar reuniones diarias de puesta al día o cualquier otra cosa. 🤝
Haga hincapié en la mejora continua
Promover una cultura de mejora continua anima a los miembros de su equipo a aprender de sus errores y a poner todo su empeño en cada proyecto. Haga hincapié en aprender de proyectos anteriores, aplicar las buenas prácticas, registrar las lecciones aprendidas y realizar lluvias de ideas con los miembros del equipo para identificar las debilidades de la organización.
Utilice software de gestión de proyectos
El software de gestión de proyectos proporciona una visibilidad centralizada de los cronogramas, el estado y la asignación de recursos de los proyectos, lo que agiliza la gestión del flujo de proyectos de una forma increíble.
La herramienta de gestión de proyectos adecuada puede facilitar la colaboración, mejorar la toma de decisiones, mejorar las relaciones con las partes interesadas y mejorar el flujo de trabajo de su equipo.
ClickUp para la gestión de proyectos destaca como el mejor software para la gestión del flujo de proyectos y cada paso del proceso de gestión de proyectos. Cuenta con un completo conjunto de funciones, que incluyen estados de tareas personalizables, vistas de cartera, colaboración en tiempo real y opciones de integración perfectas.
ClickUp se diseñó para ayudarte a supervisar de cerca el progreso de los proyectos, recopilar comentarios, automatizar el trabajo manual y ahorrar tiempo en cada paso.
Utilice la plantilla de hoja de ruta de proyectos de ClickUp para realizar el seguimiento de todas las partes móviles dentro del proceso de gestión de proyectos. Incluye todas las herramientas que necesita para garantizar el éxito de su proyecto y es solo una de las más de 1000 plantillas diseñadas para facilitarle la vida.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué es la gestión de proyectos en cartera?
La gestión de proyectos en cartera consiste en la planificación, ejecución y supervisión sistemáticas de los proyectos dentro de una organización. Está diseñada para garantizar que los proyectos se ajusten a los objetivos estratégicos a medida que avanzan desde su concepción hasta su finalización.
2. ¿Qué es la fase de cartera en la gestión de proyectos?
La fase de cartera en la gestión de proyectos es aquella en la que se identifican, evalúan, priorizan y ejecutan los proyectos potenciales. Esta fase se gestiona con las buenas prácticas de gestión de la cartera de proyectos, ya que el gestor de proyectos guía el proyecto a través de cada fase (ideación, aceptación del trabajo, puertas de fase, planificación del proyecto, proyecto en curso y finalización del proyecto).
3. ¿Cuáles son las ventajas de la gestión de proyectos?
Las ventajas de la gestión del flujo de proyectos incluyen una mejor alineación organizativa, la optimización de los recursos y una toma de decisiones más eficaz. También garantiza un aumento de las tasas de éxito de los proyectos y de la eficiencia organizativa.
Conviértase en un experto en la gestión de proyectos
Crear una cartera de proyectos eficiente es una de las mejores sensaciones que puede disfrutar un gestor de proyectos. Es muy satisfactorio ver cómo los proyectos optimizados pasan de la fase de ideación a la de completación.
Una gestión eficaz de la cartera de proyectos es fundamental para el éxito de la organización. Garantizará la alineación estratégica, la optimización de los recursos y la ejecución oportuna, impulsando eficazmente la innovación y asegurando una ventaja competitiva. ✨
ClickUp es una herramienta indispensable que ofrece funciones sólidas diseñadas específicamente para la gestión de proyectos. Permite a las organizaciones optimizar los flujos de trabajo, mejorar la colaboración y tomar decisiones basadas en datos para maximizar la eficiencia y el éxito de las iniciativas de los proyectos.
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