Si alguna vez te ha resultado difícil estar al día con todo lo que tienes que hacer en un día, las apps de listas de tareas con IA pueden ayudarte.
Hoy en día hay muchas apps de gestión de tareas con IA disponibles para ayudarte a gestionar tus elementos de acción. Estas incluyen funciones clave como seguimiento avanzado de tareas, programación automática, priorización de tareas y sugerencias inteligentes, para que siempre sepas qué actividad debes realizar y cuánto tiempo debes dedicarle.
Pero encontrar la herramienta perfecta para crear listas de tareas pendientes es más fácil decirlo que hacerlo, por lo que hemos probado las diez mejores apps de IA diseñadas para ayudarte a realizar tus tareas diarias con mayor facilidad, independientemente de cuál sea tu línea de trabajo.
Los resultados no te decepcionarán.
Empecemos.
¿Qué debes buscar en las apps de listas de tareas pendientes con IA?
Las necesidades y los patrones de cada persona son diferentes, por lo que no todas las apps de listas de tareas con IA te servirán. A la hora de elegir entre la gran cantidad de opciones disponibles, te recomiendo que tengas en cuenta los siguientes factores:
- Optimiza los procesos de gestión de tareas: Quieres poder reducir el tiempo de incorporación y empezar a utilizar la app rápidamente; cualquier proceso de configuración debe ser fácil y automatizado con IA en la medida de lo posible
- Interfaz intuitiva de la app: Esto facilita la navegación y la organización de tus tareas; deberías poder navegar por la app y utilizarla de forma lógica y rápida
- Integraciones de terceros: La herramienta debe ser compatible con otro software de tu flujo de trabajo diario, como Gmail o Slack, y debe integrarse fácilmente con solo unos clics, incluyendo el ajuste de los permisos de la app y la sincronización de datos
- Capacidades de gestión de datos: Las apps de listas de tareas pendientes con IA que estés considerando deberían poder ayudarte a realizar un seguimiento de tus procesos y obtener información sobre cómo optimizar tu flujo de trabajo; esto puede adoptar la forma de actualizaciones semanales periódicas o gráficos que puedes consultar cuando lo necesites
- Cifrado y cumplimiento normativo: Tu seguridad y privacidad deben estar protegidas pase lo que pase; en particular, debes disponer de la información necesaria sobre cómo la app de lista de tareas utilizará los datos de tu actividad
las 10 mejores apps de listas de tareas pendientes con IA
1. ClickUp (la mejor herramienta de gestión de tareas con IA)
ClickUp es una app de listas de tareas todo en uno con funciones versátiles de gestión de proyectos, colaboración y análisis. Puedo crear listas multifuncionales y detalladas en cualquier parte de mi entorno de trabajo utilizando la lista de tareas pendientes, las tareas, los documentos o las notas de ClickUp Online.
Con ClickUp Tasks, por ejemplo, puedo añadir listas de control a cualquier tarea de la plataforma, creando procesos claros para mí y para mi equipo. Por otro lado, la integración de listas de control interactivas en ClickUp Docs me permite marcar los elementos de acción que aparecen en un documento.
Por supuesto, también existe la opción de crear listas de control desde el Bloc de notas de ClickUp o a través de la extensión del navegador sin tener que cambiar de pestaña e interrumpir mi flujo de trabajo.
Cuando tengo muchas cosas en la cabeza y no quiero crear listas manualmente, utilizo ClickUp Brain. Automatiza la creación de tareas y subtareas, proporciona respuestas rápidas a preguntas sobre tareas y documentos, y resume los detalles de las tareas de forma eficiente.
Para probar las capacidades de esta función de IA, creé un proyecto titulado «Lanzar una nueva campaña de marketing» y añadí a los miembros del equipo pertinentes para intercambiar ideas y estrategias.
Discutimos el plan de nuestro equipo, los objetivos, el público objetivo y el enfoque general que queríamos adoptar para la campaña. En un breve periodo de tiempo, ClickUp Brain comenzó a sugerir subtareas personalizadas basadas en el contexto de nuestra discusión.
Entre ellas se incluían la realización de estudios de mercado para comprender las preferencias de los clientes, el desarrollo de contenidos creativos para las redes sociales, la coordinación con diseñadores gráficos para crear materiales promocionales y el establecimiento de un cronograma para el lanzamiento de la campaña.
La asistencia proactiva agilizó nuestro proceso de planificación y enumeró todos los pasos críticos que necesitábamos, lo que nos dio una ventaja considerable. No hay nada mejor que ClickUp para aprender a utilizar la IA en las tareas cotidianas.
Las mejores funciones de ClickUp
- AI Notetaker para documentar automáticamente reuniones en apps de terceros, como Zoom, Teams y Google Meet
- Prioriza las tareas en función de factores como la importancia, la urgencia o el esfuerzo
- Personaliza los tipos de tareas integrando tus convenciones de nomenclatura en los campos personalizados de ClickUp
- Accede a tu lista de tareas pendientes de ClickUp sin problemas desde tu escritorio, dispositivo móvil o navegador web
- Aumenta la productividad resumiendo tus tareas al final del día con los resúmenes StandUp de ClickUp, basados en IA
- Organiza proyectos con listas, subtareas y plazos, y realiza un seguimiento de tu progreso con herramientas como diagramas de Gantt o tableros Kanban
- Plantillas de listas de tareas pendientes prediseñadas y equipadas con IA para gestionar tareas en un documento vivo. Empieza con la plantilla de lista de tareas pendientes de ClickUp
Limitaciones de ClickUp
- No todas las funciones de ClickUp están disponibles actualmente en la aplicación móvil
Precios de ClickUp
Valoraciones y opiniones sobre ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 9700 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4100 opiniones)
2. Taskade (la mejor para entornos de trabajo en tiempo real para tareas, notas y colaboración con vídeos)
Taskade es una app de toma de notas impulsada por IA para crear calendarios de contenido, gráficos de flujo, sprints de proyectos e incluso POE, todo ello en una única interfaz intuitiva. Permite hasta 1 TB de espacio de almacenamiento de archivos.
Es muy interesante cómo los agentes de IA de Taskade evalúan constantemente las prioridades de las tareas y crean conexiones (a internet) y jerarquías dinámicas entre ellas en tiempo real. Con esta función, siempre sabrás qué tareas requieren tu atención inmediata y cómo se relacionan con el proyecto.
Las mejores funciones de Taskade
- Visualiza tus listas en múltiples dimensiones: tablas, tableros, listas, mapas mentales, calendarios y mucho más
- Haz una lluvia de ideas, esboza y anota cualquier cosa para tus tareas y notas con un asistente de escritura y tareas con IA
- Comparte fácilmente tu trabajo con equipos, clientes e invitados; chatea y colabora sin problemas a través de la web, el móvil y el escritorio
Limitaciones de Taskade
- Carece de opciones avanzadas como añadir imágenes y vídeos o crear tablas complejas
- El formato puede resultar complicado si no estás familiarizado con los editores compatibles con Markdown
Precios de Taskade
- Gratis: 0 $
- Taskade Pro: 10 $ al mes por usuario
- Taskade for Teams: 20 $ al mes por usuario
Valoraciones y opiniones sobre Taskade
- G2: No hay suficientes reseñas
- Capterra: No hay suficientes reseñas
Compare Taskade con ClickUp ?
3. Motion (la mejor para crear flujos de trabajo adaptables y programar tareas de forma automatizada)
Motion es un asistente de IA con una función de programación dinámica. Cada vez que introduzco mis tareas, plazos y reuniones en la plataforma, su IA para la gestión del tiempo organiza automáticamente mi agenda para garantizar que trabajo las horas óptimas.
A diferencia de algunos gestores de tareas con IA, Motion se adapta a los cambios en tiempo real. Por ejemplo, si se reprograma una reunión o surge una nueva tarea, recalibra mi día para que todo encaje sin que yo tenga que hacer ningún ajuste manual.
Además, mantenía una pequeña tira en mi pantalla para recordarme que eliminara las distracciones, una función que vale la pena mencionar en esta reseña de Motion.
Las mejores funciones de Motion
- Crea tareas diarias o semanales y bloquea tiempo en tu calendario para completarlas
- Guarda notas detalladas y almacena información sobre tus listas de tareas pendientes para acceder fácilmente a ellas
- Reprogramar tus tareas con un solo clic si surge una reunión de última hora o un imprevisto en el trabajo
Limitaciones de movimiento
- No puedes duplicar tareas en lugar de crearlas desde cero
- No hay opción para organizar los entornos de trabajo alfabéticamente o reordenándolos manualmente
- No hay plan Free, solo una versión de prueba gratuita
Precios dinámicos
- Individual: 34 $ al mes
- Equipo: 20 $ al mes por usuario
Valoraciones y reseñas de Motion
- G2: 4,1/5 (más de 80 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (más de 40 opiniones)
4. TimeHero (la mejor para gestionar y automatizar las tareas del equipo con información sobre los patrones de productividad)
TimeHero es una herramienta inteligente de planificación y gestión de tareas. Permite programar, gestionar y automatizar elementos de trabajo diarios, proyectos y eventos del calendario, todo en un solo lugar. Programó automáticamente las tareas en mi calendario en función de mis plazos, prioridades y disponibilidad.
TimeHero también me proporcionó información sobre los patrones de productividad de mi equipo. Podía ver la capacidad de los miembros de mi equipo, asignar tareas ad hoc fácilmente y mencionar a otros en los chats de tareas, sin necesidad de registros ni reuniones de actualización. Hace que la automatización de tareas con IA sea muy fácil.
Las mejores funciones de TimeHero
- Inicie un cronómetro desde cualquier lugar y realice múltiples tareas a lo largo del día; acceda a hojas de horas detalladas y útiles
- Utiliza plantillas de flujo de trabajo para crear rápidamente tus listas de tareas pendientes habituales; enlaza las fechas de inicio y de vencimiento con otros registros de actividades o eventos
- Reciba notificaciones inteligentes que le avisan de los próximos plazos, los cambios en la agenda diaria y la finalización de tareas
Limitaciones de TimeHero
- La herramienta no puede enviar actualizaciones programadas o automáticas ni recordatorios por correo electrónico, ya que no tiene una lista de contactos coordinada
- Los usuarios han informado de problemas para localizar tareas y subtareas en ocasiones
Precios de TimeHero
- Básica: 5 $ al mes por usuario
- Profesional: 12 $ al mes por usuario
- Premium: 27 $ al mes por usuario
Valoraciones y opiniones sobre TimeHero
- G2: No hay suficientes reseñas
- Capterra: No hay suficientes reseñas
5. Trello (la mejor para listas de tareas personalizables y gestión de tareas mediante un sistema de tablero Kanban)
Después de haber probado Trello, entiendo por qué se ha convertido en una de mis favoritas para gestionar tareas. Su interfaz intuitiva y visualmente atractiva se basa en el sistema Kanban, en el que las tareas pendientes se representan como tarjetas en un tablero.
Podía registrar tareas específicas en tarjetas individuales y personalizarlas con fechas límite, adjuntos y rótulos, lo que me permitía tener una visión clara de lo que tenía que hacer y cuándo.
Los Power-Ups de Trello también me permitieron personalizar mis tableros para adaptarlos a necesidades específicas, como añadir una vista de calendario, automatizar tareas repetitivas o integrar apps de terceros como Whereby y OneDrive.
Sin embargo, parece bastante simple y no creo que funcione para proyectos más complejos.
Las mejores funciones de Trello
- Realiza un seguimiento de todas las tarjetas con la vista Cronograma; ejecuta comandos y establece reglas automatizadas para casi cualquier acción en la plataforma
- Controla los permisos de gestión de contenidos de tu tablero con solo unos clics y gestiona fácilmente a los miembros del equipo en tiempo real
- Divida las tareas complejas en la misma tarjeta utilizando la función de lista de control para una división eficiente de las tareas con IA
Limitaciones de Trello
- Su reciente actualización de la política restringe la colaboración a solo diez miembros por tablero, lo que limita su utilidad para equipos más grandes
- Para proyectos muy complejos, el sistema de tarjetas puede resultar difícil de gestionar y comprender
Precios de Trello
- Gratis: 0 $
- Estándar: 6 $ al mes por usuario
- Premium: 12,50 $ al mes por usuario
- Enterprise: 17,50 $ al mes por usuario (facturado anualmente)
Valoraciones y opiniones sobre Trello
- G2: 4,4/5 (más de 13 800 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 23 100 opiniones)
6. Asana (la mejor para optimizar los flujos de trabajo de tareas y proyectos en una interfaz visualmente intuitiva)
Asana es un software de gestión de proyectos difícil de ignorar. Es reconocido por su interfaz limpia y dinámica y sus sólidas funciones de IA que ayudan a organizar, realizar el seguimiento y gestionar el trabajo de manera eficiente.
Puedes asignar tareas a los miembros del equipo con fechas límite, añadir comentarios o instrucciones y adjuntar archivos para proporcionar contexto adicional, manteniendo toda la comunicación relacionada organizada en un solo lugar.
La herramienta de gestión de proyectos también te permite cambiar entre diferentes diseños para ver las listas de tareas pendientes de varias maneras, incluyendo un tablero Kanban, un gráfico de Gantt, una lista, un calendario o un cronograma.
Las mejores funciones de Asana
- Añade rótulos a tus listas de tareas pendientes para poder ordenarlas, filtrarlas y elaborar informes automáticamente sobre el trabajo realizado
- Crea plantillas para tareas comunes o tipos de listas, desde solicitudes de trabajo hasta elementos de acción de reuniones
- Obtén un resumen de lo que ha sucedido en una cartera, proyecto o tarea para estar al día con Asana IA
Limitaciones de Asana
- Las notificaciones podrían ser más personalizables; por ejemplo, los usuarios no pueden elegir recibir notificaciones de las tareas compartidas con ellos, pero no de todas las tareas de su entorno de trabajo
- Carece de una opción para priorizar manualmente los elementos de la lista de tareas pendientes
Precios de Asana
- Personal: 0 $
- Starter: 13,49 $ al mes por usuario
- Avanzada: 30,49 $ al mes por usuario
- Enterprise: Precios personalizados
- Enterprise+: Precio personalizado
Valoraciones y opiniones sobre Asana
- G2: 4,4/5 (más de 10 200 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 12 700 opiniones)
Si no te convence Asana, aquí tienes algunas alternativas que puedes explorar
7. Monday. com (La mejor para la automatización del flujo de trabajo, con un fuerte enfoque en la usabilidad y la personalización visual)
Monday. com ofrece una plataforma muy visual y flexible que se adapta a diversos flujos de trabajo y tipos de proyectos.
Crear listas de tareas era muy sencillo. Podía utilizar plantillas personalizables o crear una lista desde cero en un documento de trabajo Monday, añadiendo columnas para los estados, los plazos, los niveles de prioridad y mucho más.
También podía decidir cómo quería realizar el seguimiento del progreso del proyecto, ya fuera a través de un calendario, un cronograma, un diagrama de Gantt o una vista Kanban. Si los miembros de mi equipo tenían una lista de tareas compartida, cada uno podía añadir sus vistas.
Monday. com mejores funciones
- Personaliza tus paneles con una variedad de widgets, incluido el widget Lista de tareas pendientes, donde puedes añadir tareas y marcarlas a medida que las completas hasta que todo esté hecho
- Recibe notificaciones automáticas cuando se acerquen las fechas límite para asegurarte de que todo estará terminado a tiempo
- Prioriza tu trabajo según las fechas límite, el estado actual o como prefieras
Monday. com limitaciones
- Los usuarios han señalado la imposibilidad de añadir automáticamente varios paneles a una carpeta concreta, lo que afecta a su experiencia de análisis
- Carece de un control granular sobre los permisos y los niveles de acceso para los usuarios invitados, lo que no es ideal para gestionar listas y proyectos que contienen información confidencial
Monday. com precios
- Gratis: 0
- Básica: 12 $ al mes por asiento
- Estándar: 14 $ al mes por asiento
- Pro: 24 $ al mes por asiento
- Enterprise: Precios personalizados
Monday. com valoraciones y opiniones
- G2: 4,7/5 (más de 12 000 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4800 opiniones)
Hemos comparado Monday y ClickUp, y seguro que te interesa leerlo
8. Tara AI (la mejor para la gestión de tareas impulsada por IA y la planificación ágil de proyectos para equipos de desarrollo de software)
Tara AI está diseñada específicamente para equipos de software y ofrece una combinación única de aplicaciones ágiles de planificación de proyectos y gestión de tareas.
Una de las características más destacadas de Tara IA es su capacidad para predecir y planificar sprints basándose en datos históricos. Esto me resultó increíblemente útil, ya que me permitió asignar los recursos de forma más eficaz, anticipar posibles cuellos de botella y garantizar que mis tareas se mantuvieran al día y se cumplieran los plazos.
La colaboración en equipo dentro de Tara IA también es sencilla y eficiente. Con su editor de texto enriquecido, puedes asignar tareas fácilmente, dejar comentarios y adjuntar documentos relevantes, lo que garantiza que tu equipo esté siempre en la misma página.
Las mejores funciones de Tara IA
- Utiliza la cómoda vista Kanban para asignar tareas y supervisar el progreso de los proyectos
- Realiza reuniones semanales y diarias para ponerte al día y ver cómo progresa tu equipo con respecto al plan de acción
- Aprovecha la sincronización bidireccional con GitHub, Trello y la importación de tareas de Asana; las actualizaciones de las tareas en cualquier plataforma se reflejarán en todas las herramientas sincronizadas
Limitaciones de Tara IA
- No hay plan Free ni versión de prueba gratuita
- Durante la gestión automática de sprints, cuando las tareas se completan y se mueven entre sprints, los puntos sobrecargados no se actualizan en consecuencia
Precios de Tara IA
- Insights Core: 25 $ al mes por colaborador (facturado anualmente)
- Insights Plus: 35 $ al mes por colaborador (facturado anualmente)
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Tara IA
- G2: No hay suficientes reseñas
- Capterra: No hay suficientes reseñas
9. Notion IA (la mejor para un entorno de trabajo versátil y todo en uno con escritura y organización de tareas mejoradas con IA)
Sumergirse en Notion IA ha sido una experiencia emocionante, ya que combina la versatilidad del entorno de trabajo todo en uno de Notion con la potencia de la IA.
El asistente de IA puede ayudar a crear listas de tareas pendientes automáticamente a partir de notas de reuniones, grabaciones de llamadas del equipo de ventas, etc. Por supuesto, también puedes crear una lista con casillas de selección de la forma habitual añadiendo un bloque de lista en Notion. También hay un comando de barra para hacerlo rápidamente.
Te permite añadir plazos a listas completas o a elementos de la lista, asignar tareas a personas y realizar un seguimiento del progreso con un campo de estado. También puedes pedir al escritor de IA que haga una lluvia de ideas para la lista o que rellene automáticamente listas de tareas pendientes para tareas específicas.
Además, encontrarás varios ejemplos y plantillas de listas de tareas pendientes en Notion para organizar y priorizar las tareas de forma eficaz.
Las mejores funciones de Notion IA
- Escribe y traduce listas en japonés, español, alemán y más
- Permite a otros comentar o sugerir ediciones en tu lista; solo tienes que escribir la clave @ para notificarles
- Deja que el autocompletado recorra cientos de documentos en cuestión de minutos y elabore listas, resúmenes, conclusiones y mucho más
Límites de Notion IA
- No hay ninguna herramienta integrada para la elaboración de informes, lo que limita tu capacidad para realizar el seguimiento de tus proyectos
- La función de IA tiene un coste adicional de 10 $ al mes por usuario, lo que puede resultar caro para los equipos
Precios de Notion IA
- Free
- Más: 12 $ al mes por asiento
- Business: 18 $ al mes por asiento
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones y reseñas de Notion IA
- G2: No hay suficientes reseñas
- Capterra: No hay suficientes reseñas
15 alternativas a Notion entre las que elegir
10. Trevor IA (la mejor para la gestión colaborativa de tareas con capacidades de integración)
El último de nuestra lista de apps de gestión de tareas con IA es Trevor AI, un asistente de planificación diaria inteligente. Con él, puedo organizar tareas en una lista, añadir rótulos y notas de colores e integrar software de terceros como Google Calendar y Todoist para sincronizar mis citas, reuniones y actividades.
Trevor IA también me proporcionó sugerencias de programación personalizadas, lo que me ayudó a estar al día con mis responsabilidades. Compartió análisis detallados sobre cómo empleaba mi tiempo y qué podía hacer para tachar mi lista de tareas pendientes de la forma más óptima posible.
Las mejores funciones de Trevor IA
- Utiliza sus capacidades predictivas de IA para estimar con precisión la duración de las tareas en función de tu disponibilidad y tu comportamiento anterior
- Reciba sugerencias prácticas para mejorar su plan diario, adaptadas a usted, por correo electrónico
- Concéntrate en tu tarea actual utilizando un cronómetro y un campo de notas en el modo Focus
Limitaciones de Trevor IA
- Se basa en la sincronización en la nube, lo que limita su funcionalidad sin conexión (a internet)
- Para cualquier cosa que vaya más allá de la programación básica, necesitarás el plan de pago
Precios de Trevor IA
- Gratis: 0
- Plan Pro: 3,99 $ al mes
Valoraciones y reseñas de Trevor IA
- G2: No hay suficientes reseñas
- Capterra: No hay suficientes reseñas
Mejora la creación de listas y la gestión de tareas con un asistente de IA
Una app con IA bien elegida puede ayudarte a tomar el control de tu lista de tareas pendientes y alcanzar la máxima productividad de una vez por todas. Las mejores combinan usabilidad, intuición, flexibilidad, seguridad e integración con terceros para que seas tú quien haga que la herramienta trabaje para ti y no al revés.
Sin duda, la inteligencia artificial es un elemento revolucionario para la productividad. Independientemente de tu jornada laboral, puede ayudarte a ahorrar tiempo y dedicar tu energía a las tareas más importantes. Las apps de listas de tareas con IA pueden optimizar tu flujo de trabajo priorizando las tareas y devolviéndote horas de tu tiempo cada semana.
Con ClickUp, puedes mantener tu productividad creando listas de tareas pendientes basadas en IA en unos sencillos pasos. Además, incluye varias funciones de colaboración, comunicación y productividad que pueden simplificar tu día a día.
Tanto si quieres gestionar tu trabajo como las tareas de un equipo, nuestra plataforma se adapta a tus necesidades.
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