Cuando uno se gana la vida gestionando proyectos, las dotes organizativas naturales y un buen plan no son suficientes. Los programas rara vez funcionan a la perfección, y saber afrontar los retos es clave.
Por eso, muchos profesionales de la gestión de proyectos recurren al PMBOK para maximizar su eficacia y alcanzar las metas de sus proyectos. Acrónimo de Project Management Body of Knowledge, el PMBOK se ha convertido en una fuente de referencia para la gestión de proyectos de éxito. 🎯
Aquí exploraremos los antecedentes del PMBOK, echaremos un vistazo a algunas metodologías y procesos de gestión de proyectos y compartiremos algunos consejos para implementar con éxito el PMBOK en su entorno de trabajo.
¿Qué es el PMBOK en la gestión de proyectos?
El Project Management Institute, o PMI para abreviar, es una asociación sin ánimo de lucro de profesionales de la gestión de proyectos, fundada en 1969. Legalmente conocido como Project Management Institute, Inc., está dirigido por miembros y supervisa los estándares de la industria.
El PMI define así la gestión de proyectos:
"
es la práctica de utilizar conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para completar una serie de tareas con el fin de aportar valor y lograr un resultado deseado"
En la década de 1980, el PMI decidió establecer algunas normas básicas para la práctica de la gestión de proyectos. Para ello, elaboró un conjunto de terminología, principios de gestión de proyectos, directrices y buenas prácticas. Es lo que se conoce como "Project Management Body of Knowledge". 📚
El plan y el marco de gestión de proyectos describen las áreas de conocimiento esenciales y los grupos de procesos que componen el ciclo de vida del proyecto. Dentro de esto, permite un intervalo de metodologías para la gestión de proyectos-por ejemplo, la cascada o el enfoque ágil.
¿Qué es la Guía del PMBOK®?
La Guía del PMBOK® es un libro de gestión de proyectos que documenta todos los principios y prácticas del PMBOK, actuando como guía del cuerpo de conocimientos de gestión de proyectos. Fue publicada por primera vez por el PMI como libro blanco en 1987 y posteriormente en 1996 en formato de libro.
Aunque hay muchos
libros de gestión de proyectos
hoy en día, es la "biblia" del sector Los gestores de proyectos de todo el mundo leen la Guía del PMBOK® y la aplican a diario para ayudarles a conseguir los resultados de sus proyectos y a enfrentarse a los siguientes retos
retos de la gestión de proyectos
. 🚧
Vale la pena anotar que estas guías están en continua evolución debido a las nuevas tecnologías, los cambios en el mercado y los enfoques cambiantes. La Guía del PMBOK® -quinta edición y sexta edición se publicaron en 2013 y 2017, respectivamente-, pero ya están desfasadas.
En consecuencia, la
Guía del PMBOK®-Séptima edición
fue revisada en 2021 para adaptarla al lugar de trabajo moderno, centrándose en la agilidad, la innovación y la proactividad. Ahora se publica en inglés, además de otros 10 idiomas, incluyendo español, francés, japonés y árabe. 🌎
Mientras que la sexta edición se centraba en las áreas de conocimiento, la última edición de la Guía del PMBOK® se organiza en torno a ocho dominios de rendimiento del proyecto, a saber:
- Partes interesadas
- Equipo
- Enfoque y ciclo de vida del desarrollo
- Planificación
- Trabajo del proyecto
- Entrega
- Medición
- Incertidumbre
La guía práctica también incluye un intervalo de enfoques de gestión de proyectos y ofrece consejos para adaptar los enfoques de gestión de proyectos y los procesos de gestión de proyectos.
Rollo del PMBOK en la gestión de proyectos
El PMBOK establece la norma para las prácticas de gestión de proyectos y ofrece a los profesionales del sector todas las
Principios de gestión de proyectos
y las herramientas que necesitan para una gestión de proyectos eficaz.
También sirve como base para las certificaciones profesionales, tales como:
- El nivel de entrada Asociado certificado en gestión de proyectos o CAPM
- El más específico de ágil PMI Agile Certified Practitioner o PMI-ACP
- El Profesional de la gestión de proyectos o PMP, para jefes de proyecto experimentados
Estas credenciales no deben tomarse a la ligera, ya que los estándares del PMI son elevados. La certificación PMP está acreditada tanto a nivel nacional según las normas ISO/ANSI 17024 como a nivel internacional según las normas ISO 9001.
Para lograr esta certificación superior, los directores de proyecto deben cumplir requisitos específicos por adelantado. También tienen que aprobar el examen PMP de 180 preguntas para demostrar una sólida comprensión de las metodologías, procesos y áreas de conocimiento de la gestión de proyectos. 🧑🎓
Veamos algunos de los elementos necesarios.
PMBOK Metodologías
Una de las decisiones más importantes que toma cualquier gestor de proyectos es qué metodología seguir. Esta elección afectará a todo, desde la mentalidad en torno a la gestión de proyectos hasta el plan y la ejecución.
Existen dos categorías principales de metodologías: secuenciales y ágiles. La mayoría de los enfoques más específicos derivan de ellas, y algunos son híbridos de ambas.
Metodologías secuenciales
Las metodologías secuenciales son la forma tradicional de hacer las cosas: van paso a paso. Este enfoque supone que es necesario terminar el primer paso antes de poder pasar al siguiente, y así sucesivamente hasta lograr el entregable por el que se ha estado trabajando. 💯
Esta metodología es fácil de entender y funciona bien para procesos predecibles, como la creación de productos físicos. Sin embargo, no es muy flexible, por lo que si algo cambia -por ejemplo, las partes interesadas cambian de prioridades o los recursos críticos dejan de estar disponibles de repente-, el intento correcto de todo el proyecto puede estar en peligro.
Entre los tipos más populares de metodologías secuenciales están el método de la cascada y el método del camino crítico.
Metodologías ágiles
Las metodologías ágiles dan prioridad a la flexibilidad y la colaboración dentro del equipo y con otras partes interesadas. El trabajo se desarrolla en ciclos iterativos más cortos, en los que la documentación pasa a un segundo plano. Los resultados se evalúan al final de cada ciclo. 🔁
Esta forma más moderna de trabajar a menudo conlleva cambios en la
a medida que el equipo descubre mejores formas de hacer las cosas y revisa el plan original.
Entre las metodologías ágiles más populares están Scrum, Kanban y el marco adaptativo de proyectos.
Otras metodologías
Otras metodologías de gestión de proyectos son:
- Lean gestión de proyectos, que tiene como objetivo reducir la pérdida de tiempo, recursos y dinero
- Six Sigma, que utiliza estadísticas para identificar y eliminar defectos o errores
- PRINCE2 o Proyectos en Entornos Controlados, método utilizado por el gobierno del Reino Unido para controlar los recursos y los riesgos
Una vez establecida la metodología, es hora de centrarse en las fases del proyecto.
PMBOK Grupos de procesos
Gestionar un gran proyecto, o incluso uno pequeño, puede resultar abrumador. Hay muchos elementos en juego: personas, procesos y recursos. Si a eso le añadimos las limitaciones de tiempo y económicas, a cualquier gestor de proyectos se le perdonaría querer abandonar antes de empezar. 👀
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Para evitarlo, divida siempre el proyecto en partes más pequeñas y manejables. Esto le ayudará a pensar en todo. Así podrás ocuparte de una pieza a la vez según sus plazos específicos. Con esta práctica, tendrás una dirección clara con hitos concretos a lo largo del camino para gestionar eficazmente los recursos y los riesgos.
El PMBOK especifica cinco grupos de procesos -o
:
- Proceso de inicio de un proyecto
- Proceso de planificación
- Proceso de ejecución
- Proceso de seguimiento y control
- Proceso de Cierre del Proyecto
Cada una de estas fases es un elemento importante del
ciclo de vida de la gestión de proyectos
. Si pasas por alto alguno de ellos, es probable que te encuentres con dificultades. Pero si sigue cada paso del proceso, es más probable que todo fluya sin problemas. 🧘
1. Proceso de inicio de un proyecto
En esta fase del proceso del PMBOK, se define el propósito del proyecto y se aclaran los entregables. Esto suele implicar discusiones, y a veces negociaciones, para que todo el mundo esté de acuerdo. Es posible que tenga que hacer un análisis coste-beneficio y quizás algunos estudios de viabilidad para asegurarse de que el proyecto merece la pena.
Su meta en esta fase es crear un
que documenta la visión, el alcance, los objetivos y los entregables del proyecto, además de las responsabilidades de los distintos miembros del equipo. 📃
2. Proceso de planificación
Planificar es esencial para mantener el control del proyecto y evitar que se desborde su alcance. Cuando consultes con otras partes interesadas, dividirás el panorama general en hitos y, a continuación, en tareas individuales, y decidirás quién hará qué. A continuación, calculará el tiempo que llevará cada tarea -teniendo en cuenta las posibles dependencias- para crear un cronograma
. 📌
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También planificará los recursos que necesite en este punto (por ejemplo, equipos y herramientas) antes de pasar a los costes, teniendo en cuenta las limitaciones presupuestarias. Por último, identifique los posibles riesgos para estar preparado para afrontarlos en caso necesario.
Su meta aquí es crear un plan claro y preciso
hoja de ruta para la gestión de proyectos
para que todos la sigan. La mayoría de los gestores de proyectos utilizan aquí una herramienta de gestión de proyectos para planificar y luego hacer un seguimiento del proyecto a medida que progresa.
3. Proceso de ejecución
Durante el
es hora de poner en marcha el plan. Su equipo trabajará en las tareas mientras usted se asegura de que todo va por buen camino y se termina correctamente.
Las revisiones informales periódicas con el equipo y la elaboración de informes más formales le mantendrán al tanto del proyecto, le ayudarán a detectar problemas desde el principio y facilitarán los cambios necesarios. Celebrar las victorias y mantener al equipo motivado también forma parte de tu trabajo. 🙌
La comunicación es clave en esta fase, tanto con el equipo como con las partes interesadas. Si todo el mundo está al tanto, estás haciendo un buen trabajo.
4. Proceso de seguimiento y control
En esta fase del PMBOK, vigila de cerca sus métricas durante la ejecución. Si algo se desvía del plan original, cuanto antes te des cuenta, mejor. ⏱️
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Ajustes
indicadores clave de rendimiento (KPI)
te da algo con lo que medir. Por ejemplo, puede hacer un seguimiento del progreso de la tarea con respecto al cronograma y de los costes con respecto al presupuesto. También puede controlar el tiempo que se tarda en resolver los problemas. Así es más fácil ver lo que funciona y lo que no, y se pueden perfeccionar los procesos o corregir el rumbo sobre la marcha.
5. Proceso de Cerrada del Proyecto
Esta fase suele precipitarse -o incluso descuidarse por completo-, pero es muy importante porque marca los logros y ayuda a entender qué podría hacerse de forma diferente la próxima vez. Merece la pena tomarse el tiempo necesario para asegurarse de que todo se ha terminado como es debido y atar los cabos sueltos.
Puede utilizar proyecto
para evaluar lo bien que han funcionado sus planes, analizar el rendimiento individual y del equipo, y completar cualquier papeleo pendiente. Por último, querrás dar las gracias a tu equipo y celebrar la completada del proyecto. 🎉
PMBOK Áreas de conocimiento
La Guía del PMBOK® también documenta 10 áreas de conocimiento de gestión de proyectos. Estos son los aspectos con los que todo director de proyecto necesita trabajar a lo largo de las cinco fases del ciclo de vida.
- La gestión de integración de proyectos es la coordinación de las partes interesadas, las tareas, los recursos y otros elementos del proyecto
- Gestión del alcance del proyecto garantiza la resultados del proyecto y que cualquier cambio se estudie y gestione cuidadosamente
- La gestión del tiempo de los proyectos calcula el tiempo que tardarán las cosas y, a continuación, realiza un seguimiento de los progresos reales en función de esa estimación
- Gestión de los costes del proyecto calcula todos los costes y hace un seguimiento de los mismos en relación con el presupuesto
- Gestión de la calidad del proyecto garantiza que todo se lleve a cabo de acuerdo con las normas de calidad definidas de antemano
- Gestión de recursos humanos implica asignar tareas a las personas, hacer un seguimiento de su rendimiento y asegurarse de que tienen lo que necesitan para trabajar de forma productiva
- **La gestión de la comunicación en los proyectos garantiza que todo el mundo tenga la información que necesita y que el equipo esté siempre al corriente de los requisitos, progresos y cambios
- Gestión de riesgos identifica por adelantado los riesgos potenciales y pone en marcha un plan para hacerles frente en caso de que se produzcan
- **La gestión del aprovisionamiento de proyectos implica tratar con recursos externos, como contratistas o proveedores que contribuyen al proyecto
- Gestión de proyectos significa asegurarse de que todas las partes interesadas participan en el proyecto partes interesadas del proyecto hayan aprobado el plan del proyecto y luego mantenerles informados de los progresos a lo largo de
Consejos para aplicar los principios del PMBOK
Ahora que hemos descubierto algunas de las complejidades de la gestión de proyectos, exploremos algunas formas de agilizar su flujo de trabajo, ahorrando tiempo y esfuerzo extra cuando realmente lo necesita. ✨
El secreto para hacer las cosas mejor y más rápido es tener a mano las herramientas adecuadas. Aunque existen varias
opciones gratuitas, gratuitas/a de software de gestión de proyectos
no puede equivocarse con ClickUp.
ClickUp reúne a sus equipos para planificar, realizar el seguimiento y colaborar en cualquier proyecto, todo en un mismo lugar
ClickUp es un todo-en-uno
plataforma de gestión de proyectos
que se ajusta a los principios del PMBOK y facilita más que nunca la gestión de proyectos de principio a fin. Estas son algunas de las formas en que puede utilizar este software para reducir el tiempo dedicado a tareas manuales repetitivas y llevar su gestión de proyectos al siguiente nivel.
Utilice herramientas creativas para la lluvia de ideas
Correlacione sus ideas iniciales utilizando
y
. ClickUp facilita la colaboración con tu equipo, proporcionándote las herramientas necesarias para trabajar en el mismo documento al mismo tiempo, aunque no estéis en la misma sala.
Utilizar gestión de proyectos herramientas para planificar, gestionar y supervisar tareas
Una vez que tengas un esquema inicial, ten claro hacia dónde te diriges con
. Desglóselos en hitos y objetivos individuales
.
Planifique, organice y colabore en cualquier proyecto con la gestión de tareas personalizada en ClickUp
Puede ajustar prioridades y dependencias y trazar sus
. A continuación, asigne y haga un seguimiento de esas tareas hasta completarlas. Herramientas visuales como
y
hacen que sea fácil ver lo que está pasando de un vistazo. 🔎
Mantén todo en un solo lugar
Mantenga todo el papeleo de su proyecto en un solo lugar con
. Los documentos pueden enlazarse a flujos de trabajo, lo que facilita que usted y su equipo encuentren rápidamente lo que necesitan. 📝
Ahorra tiempo empezando con plantillas
Con una gran cantidad de
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no hay razón para volver a empezar de cero.
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En
plantillas de Panorámica del proyecto
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Plantilla de informes presupuestarios
clickUp le ayuda.
Vigile sus métricas
ClickUp hace que sea fácil seguir de cerca lo que está sucediendo con su proyecto. Ajuste
Estados de tareas personalizados de ClickUp
en tareas individuales y supervisar y
gestionar las cargas de trabajo del equipo
con un clic del ratón.
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Seguimiento en tiempo real del progreso de tareas y proyectos en su ordenador
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para que nunca se te escape ningún truco. 📈
Integrar con otras herramientas
le ayudan a alinearse con cada parte de su pila tecnológica. Organice reuniones o seminarios web de formación ágil desde Microsoft Teams o Zoom. Accede a los documentos de la empresa a través de Google Drive o OneDrive o realiza un seguimiento del tiempo con Everhour.
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Extensión de ClickUp para Chrome
para ayudarte a añadir cualquier cosa de un sitio web que estés viendo a una tarea.
Mantente en contacto con tu equipo
ClickUp ofrece múltiples formas de mantenerse en contacto con su equipo y mejorar la colaboración. Comuníquese con ellos a través de las integraciones de Slack o Outlook o utilice
para conectar con ellos directamente en la plataforma. Incorpore a sus colegas a la conversación con
o utilice
para solicitar una acción. 👪
Aplicar los principios del PMBOK para una exitosa gestión de proyectos
El PMBOK-o Project Management Body of Knowledge-fue establecido para estandarizar la práctica de la gestión de proyectos. Está documentado en la Guía del PMBOK® y es la base para la acreditación profesional de la gestión de proyectos.
La Guía del PMBOK® se actualiza continuamente a medida que evoluciona el sector. En la actualidad, se centra en la aplicación de distintas metodologías a las fases del ciclo de vida de los proyectos y a las numerosas áreas de conocimiento que intervienen en la gestión de proyectos.
Como gestor de proyectos experto, ha llegado el momento de agilizar sus flujos de trabajo con ClickUp. Puede planificar, crear y gestionar tareas, comunicarse con su equipo y supervisar el progreso desde una plataforma central y cómoda.
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Preguntas frecuentes
Si eres nuevo en el PMBOK y te preguntas de qué se trata, las respuestas a estas preguntas frecuentes pueden ayudarte.
1. ¿Para qué se utiliza el PMBOK?
PMBOK es el acrónimo de Project Management Body of Knowledge, definido por el Project Management Institute. Se trata de un conjunto de principios fundamentales y buenas prácticas utilizados por los gestores de proyectos de todo el mundo. Describe metodologías, áreas de conocimiento y las fases del ciclo de vida del proyecto, conocidas como grupos de procesos.
2. ¿Para qué se utiliza la Guía del PMBOK®?
La Guía del PMBOK® es un libro que documenta el Cuerpo de Conocimientos de la Gestión de proyectos. Sirve de referencia diaria para los gestores de proyectos y es también la base de las certificaciones profesionales de gestión de proyectos. La guía se actualiza periódicamente para tener en cuenta la evolución de las metodologías y los avances tecnológicos.
3. ¿Cuáles son las 10 áreas de conocimiento del PMBOK?
Las áreas de conocimiento del PMBOK son:
- Gestión de la integración de proyectos
- Gestión del alcance de los proyectos
- Gestión del tiempo del proyecto
- Gestión de costes de proyectos
- Gestión de calidad de proyectos
- Gestión de recursos humanos de proyectos
- Gestión de comunicaciones de proyectos
- Gestión de riesgos de proyectos
- Gestión de adquisiciones de proyectos
- Gestión de las partes interesadas en los proyectos