Tools für die Zusammenarbeit mit Kunden lassen sich in zwei Kategorien einteilen. Einerseits gibt es portalbasierte Tools, die Clients einen separaten, mit Ihrem Branding versehenen Space bieten. Andererseits gibt es interne Tools mit Gastzugang, die Clients eine eingeschränkte Ansicht Ihres Workspaces gewähren.
Entscheiden Sie sich für das falsche Produkt, und schon sind Sie wieder bei fehlenden Genehmigungen, mehreren Versionen der Dateien und einem Projektumfang, der sich in einer Antwort geändert hat, die niemand gesehen hat.
Dieser Leitfaden vergleicht die 12 besten Software-Tools für die Zusammenarbeit mit Clients hinsichtlich der Aspekte, die für die externe Arbeit wichtig sind, damit Sie eine Vorauswahl an Tools treffen können, die zu Ihrem Tech-Stack passen.
Die besten tools für die Zusammenarbeit mit Clients auf einen Blick
| Tool | Am besten geeignet für | Herausragendes Feature | Preise* | Wo es zu wünschen übrig lässt |
|---|---|---|---|---|
| Teamwork.com | Mittelgroße Agenturen, die komplexe, vielschichtige Lebenszyklen von Clients verwalten | Kostenloser externer Zugriff auf Dashboards, Meilensteine und gemeinsame Aufgaben, mit integrierten Timern, die die Ressourcenkosten im Verhältnis zum Budget berechnen | Ab 9,99 $/Monat (jährliche Abrechnung) | Verwendet stundenbasierte Schätzungen statt Story-Punkte, sodass agile Entwicklerteams die Sprint-Planung verpassen |
| Moxo | Unternehmen in regulierten Branchen, die ein intensives Onboarding betreiben | Getrennte, markenspezifische Zugänge für Clients und Lieferanten mit leicht verständlichen Workflows und verschlüsselten elektronischen Signaturen | Kostenlos; Geschäft 960 $/Jahr | Die Einstiegsversion hat Limite für die Integrationsmöglichkeiten und verfügt über keine internen Timer für die stundenweise Abrechnung. |
| monday.com | Marketingagenturen, die eine hohe Sichtbarkeit bei der farbcodierten Nachverfolgung des Fortschritts benötigen | Farbcodierte Status-Boards, die Verzögerungen deutlich machen | Free; kostenpflichtig ab 9 $/Monat | Da es keinen Datenschutz auf Spaltenebene gibt, ist es schwierig, sensible Details vor Auftragnehmern zu verbergen |
| ClickUp | Wachsende, funktionsübergreifende Teams, die interne Abläufe und die Arbeit mit Clients konsolidieren möchten | Gastberechtigungen legen genau fest, was ein Client sieht – mit Aufgaben, Dokumenten, Prüfung, Chat und Formularen in einem Workspace sowie kostenlosen Gästen mit reinen Lesezugriffen. | Free; kostenpflichtig ab 7 $ pro Benutzer und Monat | Teams, die bisher eine Einzweck-App genutzt haben, benötigen ein bis zwei Wochen, um „Spaces“ und Berechtigungen zu konfigurieren. |
| Asana | Kleine Teams, die starre, zeitgebundene Meilensteine für Clients koordinieren | Nachverfolgung der Abhängigkeiten, die dafür sorgt, dass zeitplanbasierte Übergaben termingerecht erfolgen | Kostenlos; kostenpflichtig ab 10,99 $/Monat | Eignet sich eher für Zeitleisten als für intensive Client-Kommunikation; benötigt eine klare Hierarchie, um benutzerfreundlich zu bleiben |
| Basecamp | Wachsende Agenturen, die nach Pauschalpreisen mit einer unbegrenzten Anzahl von Kundenbenutzern suchen | Pauschalpreis ohne Kosten pro Platz für eine unbegrenzte Anzahl von Client-Benutzern | Kostenlos; Pro 15 $/Monat/Benutzer; Pro Unlimited 299 $/Monat | Es fehlen detaillierte Berechtigungen, um den Zugriff auf sensible Daten in gemeinsam genutzten Boards einzuschränken |
| Slack | Ingenieur- und Technikteams, die Wert auf schnelle Kommunikation mit Clients in Echtzeit legen | Kostenlose Slack-Connect-Kanäle, die externe Partner in gemeinsame Unterhaltungen einbinden | Kostenlos; kostenpflichtig ab 8,75 $/Monat/Benutzer | Wichtige Updates können in stark frequentierten Kanälen untergehen; die kostenlose Version begrenzt den Nachrichtenverlauf |
| Google Workspace | Verteilte Teams, die eine schlanke Lösung für die gemeinsame Bearbeitung dokumentenintensiver Kundenprojekte auf Clients benötigen | Live-Bearbeitung in der Cloud, die den Zyklus aus „Senden – Überarbeiten – Anhang zurücksenden“ überflüssig macht | Ab 7 $/Monat (jährliche Abrechnung) | Optimiert für Dokumente statt für umfangreiche Datenmengen, daher können sehr große, formelbasierte Tabellen die Leistung beeinträchtigen; anwendungsübergreifende Benachrichtigungen häufen sich an |
| Notion | Kreativstudios, die hochgradig anpassbare Client-Dashboards und Asset-Hubs benötigen | Flexible Blöcke und Teamspace-Trennung zum Erstellen benutzerdefinierter Client-Portale | Free; kostenpflichtig ab 10 $/Monat | Große Datenbanken können zu Verzögerungen führen; Limit für den Offline-Zugriff |
| FuseBase | Agenturen mit Kundenkontakt, die vollständig als White-Label-Lösung nutzbare Portale im Website-Stil wünschen | Portal-native Spaces, die wie Websites aussehen, mit Zugriff über „Magic Links“ und vollständiger White-Labeling-Funktion | Ab 32 $/Monat (jährliche Abrechnung) | Längere Ladezeiten und kein direkter Datenexport in Google Tabellen |
| Zoho Projects | Budgetbewusste Teams, die nach vertrauten, an Social Media angelehnten Updates für Stakeholder suchen | Ein Projekt-Feed im Social-Media-Stil für Updates, Dateien und Feedback | Free; kostenpflichtig ab 4 $/Monat | Da die Software zahlreiche Features bietet, wirkt die Navigation bei großen Portfolios etwas unübersichtlicher als bei einem minimalistischen tool. |
| Trello | Freiberufler und kleine Teams, die einfache, visuelle Workflows mit Clients gestalten | Ein Board-Posteingang, der Client-E-Mails automatisch in verschiebbare Aufgabenkarten umwandelt | Free; kostenpflichtig ab 5 $/Monat | Keine integrierten Abhängigkeiten oder Zeiterfassung für komplexe, mehrschichtige Projekte |
So bewerten wir Software bei ClickUp
Unser Redaktionsteam verfolgt einen transparenten, wissenschaftlich fundierten und herstellerneutralen Prozess, sodass Sie darauf vertrauen können, dass unsere Empfehlungen auf dem tatsächlichen Wert des Produkts basieren.
Hier finden Sie eine detaillierte Übersicht darüber, wie wir bei ClickUp Software bewerten.
Was ist Software für die Zusammenarbeit mit Clients?
Software für die Zusammenarbeit mit Kunden bietet externen Kunden einen sicheren, gemeinsamen Arbeitsbereich, in dem sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten können. Dort können sie den Projektfortschritt einsehen, Dateien austauschen, Ergebnisse genehmigen und Ihnen Nachrichten senden – und das alles, ohne in Ihre internen Abläufe einzugreifen.
Sie unterscheiden sich von internen Tools zur Zusammenarbeit, die für Mitarbeiter entwickelt wurden. Und sie unterscheiden sich von Kundenmanagement-Software, die eher die Beziehung nachverfolgt, als die gemeinsame Arbeit zu erledigen.
Der entscheidende Unterschied: Mit guten Tools für die Zusammenarbeit mit Clients können Sie genau steuern, was der Client sieht – so wird die Arbeit zwar freigegeben, Ihr Workspace bleibt jedoch privat.
Worauf Sie bei Software für die Zusammenarbeit mit Clients achten sollten
Bewerten Sie jedes Tool anhand von neun Kriterien: externes Zugriffsmodell, Sicherheit bei der Dateifreigabe und Berechtigungen, Genehmigungen und Prüfung, Zusammenarbeit in Echtzeit, Sichtbarkeit des Projekts für Clients, White-Labeling, Integrationen, Preise für Gäste und Aufwand für die Einarbeitung.
Zusammen unterscheiden sie ein tool, das für externe Nutzer entwickelt wurde, von einem internen tool, dem lediglich ein Platz für einen Gast hinzugefügt wurde. Hier erfahren Sie, warum jeder dieser Punkte speziell für die Arbeit mit Clients von Bedeutung ist:
- Externes Zugriffsmodell (Portal vs. Gastzugang vs. beides): Entscheiden Sie, wie viel der Client von Ihren Abläufen sehen soll. Ein Portal ist ein separater, mit Ihrer Marke versehenen Space, in den sich der Client einloggt; beim Gastzugang gelangt er mit Limiten in Ihren Workspace.
- Sichere Dateifreigabe und Berechtigungen: Legen Sie für jede einzelne Datei – nicht nur für den gesamten Workspace – fest, wer sie anzeigen, kommentieren, bearbeiten oder herunterladen darf. Die Arbeit mit Clients steht und fällt mit Dokumenten, weshalb eine sichere Dateifreigabe bei regulierten Aufgaben unverzichtbar ist.
- Freigaben und Prüfung: Lassen Sie Freigaben dokumentieren, anstatt sie in E-Mails untergehen zu lassen. Clients genehmigen Ergebnisse und kommentieren Entwürfe an einem Ort, und die besten Online-Prüftools verknüpfen dieses Feedback als Anhang mit der Arbeit.
- Zusammenarbeit in Echtzeit: Reduzieren Sie den Hin- und Her-Austausch, indem Sie Clients ermöglichen, gemeinsam mit Ihnen in geteilten Dokumenten und auf Whiteboards zu bearbeiten und Ideen zu entwickeln.
- Sichtbarkeit für Kunden: Zeigen Sie Ihren Kunden den Status, Zeitleisten und die Verantwortlichkeiten auf, ohne interne Unteraufgaben und Teamkommunikation offenzulegen.
- White-Labeling und Branding: Platzieren Sie Ihr Logo auf dem Portal, nicht das des Anbieters. Für Berater und Agenturen ist dies Teil eines professionellen Auftretens.
- Integrationen: Stellen Sie eine Verbindung zu den Dateispeichern, Diensten zum Chatten und Kalendern her, die Ihre Clients bereits nutzen, damit niemand auf seine gewohnten Tools verzichten muss.
- Preismodell für Gäste und Clients: Achten Sie besonders auf diesen Punkt: Manche Tools berechnen Gebühren pro Gast, andere beziehen Gäste mit ein, wieder andere begrenzen die Anzahl der Gäste – und bei der Arbeit mit Clients können diese Kosten die Grundgebühr des Abonnements bei weitem übersteigen.
- Aufwand für die Kunden-Einführung: Eine reibungslose Einführung fördert die Akzeptanz; wenn ein Kunde bereits für das Verfassen eines Kommentars eine Schulung benötigt, verlangsamt dies den Prozess. Kombinieren Sie Ihr tool mit einer speziellen Software für die Kunden-Einführung, um enge Beziehungen aufzubauen.
Wenn Sie sich für ein markenspezifisches Kundenportal interessieren, stellt Ihnen dieses Video einige Optionen vor:
Tools für die Zusammenarbeit mit Clients, die Sie 2026 ausprobieren sollten
Zwölf Tools für die Zusammenarbeit haben es auf diese Liste geschafft: Teamwork.com, Moxo, monday.com, ClickUp, Asana, Basecamp, Slack, Google Workspace, Notion, FuseBase, Zoho Projects und Trello.
Jedes Setup punktet in einem anderen Bereich und hat in einem anderen seine Schwächen. Alle unten aufgeführten Empfehlungen werden gleich bewertet: für wen sie geeignet sind, was sie am besten können, wo sie nicht den Anforderungen entsprechen und was sie kosten.
1. Teamwork.com (Am besten geeignet für das Kundenmanagement in Agenturen mit mittelgroßen Teams)
Wenn Ihr Team Kundenleistungen koordinieren muss, ohne für zusätzliche Softwarelizenzen zu bezahlen, ist Teamwork.com die richtige Wahl. Es bietet externen Beteiligten kostenlosen Zugriff auf Dashboards, Meilensteine und gemeinsam genutzte Aufgaben. Damit ist es eine hervorragende Wahl für Dienstleistungsunternehmen, die über lange Projektzyklen hinweg Transparenz benötigen.
Nehmen wir an, eine Marketingagentur betreut die Erstellung einer Website. Der Client wird eingeladen, Entwicklungsaufgaben direkt zu prüfen, Feedback zu hinterlassen oder die Projektstunden in der gemeinsamen Liste zu verfolgen. Manager können zudem native Timer für einzelne Aufgaben nutzen, und die Plattform berechnet automatisch die Ressourcenkosten im Verhältnis zum Gesamtbudget.
Wichtigste Features und Highlights
- Verhindern Sie verstreute Unterhaltungen: Erstellen Sie temporäre Chat-Kanäle für kurzfristige Projekte, um Diskussionen automatisch voneinander zu trennen.
- Reduzieren Sie manuellen Verwaltungsaufwand mit KI: Nutzen Sie Teamwork AI, um Projekt-Updates zusammenzufassen, Inhalte zu entwerfen und Fragen zu Projektdaten zu beantworten.
- Hintergründe vergangener Entscheidungen aufdecken: Durchsuchen Sie den gesamten Nachrichtenverlauf, um die Beweggründe zu ermitteln, ohne sich durch E-Mail-Threads wühlen zu müssen.
- Aktualisieren Sie Aufgaben über Ihre bestehenden Kanäle: Schließen Sie Slack an, um Aufgabenlisten direkt zu bearbeiten, ohne dass sich zu viele Tools ansammeln.
Preise
- Grundlagen: 9,99 $/Monat pro Benutzer
- Accelerate: 24,99 $/Monat pro Benutzer
- Optimieren: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
- Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen
- G2: 4,4/5 (über 1.150 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 900 Bewertungen)
Wo Teamwork.com Schwächen aufweist: Agile Entwicklungsteams werden mit Anpassungsproblemen konfrontiert sein, da das Tool stundenbasierte Schätzungen anstelle von Story-Points verwendet. Der Plattform fehlen zudem ein erweitertes Backlog-Management und detaillierte Workflows für den Lebenszyklus von Fehlern.
Lassen Sie Teamwork.com links liegen, wenn: Ihre Teams native Rahmenbedingungen für die Sprint-Planung benötigen oder fertiggestellte und aktive Aufgaben gleichzeitig auf einem einzigen Bildschirm sehen müssen.
Was sagen echte Benutzer über Teamwork.com?
Lesen Sie hier, was dieser G2-Rezensent über Teamwork.com zu sagen hat:
Was mir an Teamwork.com am besten gefällt, sind die umfassenden Funktionen des Projektmanagements, darunter die Nachverfolgung von Aufgaben, Zeitmanagement, Tools für die Zusammenarbeit und Features für die Berichterstellung. Die Lösung hilft Teams dabei, organisiert zu bleiben, die Produktivität zu steigern, Termine effizient einzuhalten und während des gesamten Projektlebenszyklus erfolgreich eine klare Kommunikation aufrechtzuerhalten.
Was mir an Teamwork.com am besten gefällt, sind die umfassenden Funktionen des Projektmanagements, darunter die Nachverfolgung von Aufgaben, Zeitmanagement, Tools für die Zusammenarbeit und die Funktion für die Berichterstellung. Die Plattform hilft Teams dabei, organisiert zu bleiben, die Produktivität zu steigern, Termine effizient einzuhalten und während des gesamten Projektzyklus erfolgreich eine klare Kommunikation aufrechtzuerhalten.
2. Moxo (Am besten geeignet für die Automatisierung der Einbindung in Client-Portale)
Moxo wurde entwickelt, um die Verwaltung der Client-Konten in einheitliche Workspaces zu verlagern, und schafft dabei unterschiedliche Zugangspunkte für verschiedene externe Beteiligte. Kunden sehen eine Portalschnittstelle, Lieferanten interagieren über ein separates Layout, und interne Teams legen die Schritte zur Lieferung in einfacher Sprache fest, um Workflows zu generieren. Externe Beteiligte sind vom ersten Tag an über die Liefertermine auf dem Laufenden.
Ein Immobilienmaklerbüro kann damit die Einarbeitung neuer Partner abwickeln. Das Unternehmen gibt über die mobile App Werbematerialien für Immobilienangebote frei und plant Setup-Gespräche. Neue Makler unterzeichnen die Einarbeitungsunterlagen direkt über die sichere Schnittstelle, und die Signaturen der Clients werden durch Verschlüsselung auf Unternehmensniveau geschützt.
Wichtigste Features und Highlights
- Steigern Sie die tägliche Arbeitskapazität: Setzen Sie KI-Assistenten ein, die auf unternehmensinterne Kompetenzen trainiert sind, um Routineaufgaben zu erledigen
- Steckengebliebene Projekte sofort erkennen: Führen Sie eine Echtzeit-Abfrage zur Teamleistung in verständlicher Sprache durch, um Engpässe aufzudecken
- Passen Sie das Design an Ihre Corporate Identity an: Binden Sie firmeneigene Logos und Farben der Marke in jedes Dashboard ein, das für Stakeholder sichtbar ist.
- Beschleunigen Sie die Dokumentenerfassung: Fordern Sie Client-Dateien sicher an, empfangen Sie sie und organisieren Sie sie, ohne auf E-Mail-Anhänge angewiesen zu sein.
Preise
- Free
- Geschäft: 960 $/jährlich in Rechnung gestellt
- Pro: 4.800 $/jährlich in Rechnung gestellt
- Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen
- G2: 4,5/5 (über 170 Bewertungen)
- Capterra: 4/5 (über 20 Bewertungen)
Wo Moxo Schwächen aufweist: Die Einstiegsversion schränkt direkte Verbindungen zu externen Datenbanken und Cloud-Speicher-Ordnern ein. Diese Einschränkung erzwingt eine manuelle Datenduplizierung, während das Fehlen interner Timer die Berichterstellung verlangsamt.
Lassen Sie Moxo links liegen, wenn: Ihr Business eine genaue Abrechnung nach Stunden oder umfangreiche Integrationen auf Basisebene erfordert.
Was sagen echte Benutzer über Moxo?
Erfahren Sie, was dieser G2-Rezensent an Moxo schätzt:
Ich schätze das verbesserte Kundenerlebnis und das benutzerfreundliche Design. Die Möglichkeit, Formulare und Benachrichtigungen für unsere Clients individuell anzupassen, war für unser Team äußerst wertvoll. Außerdem war das Support-Team sehr reaktionsschnell und eine zuverlässige Anlaufstelle, wann immer ich Hilfe benötigte.
Ich schätze das verbesserte Kundenerlebnis und das benutzerfreundliche Design. Die Möglichkeit, Formulare und Benachrichtigungen für unsere Clients individuell anzupassen, war für unser Team äußerst wertvoll. Außerdem war das Support-Team sehr reaktionsschnell und eine zuverlässige Anlaufstelle, wann immer ich Hilfe benötigte.
3. monday.com (Am besten geeignet für die visuelle Nachverfolgung von Projekten in Marketingagenturen)
Wenn Ihr Team Kundenkonten derzeit mithilfe verstreuter Tabellenkalkulationen zur Nachverfolgung verwendet, ersetzt monday.com diese durch farbcodierte Status-Boards. Sie können Termine visualisieren und entsprechend planen. Aktualisierungen werden direkt mit bestimmten Meilensteinen verknüpft, und eine eigene Spalte für Verantwortliche zeigt die Zuständigkeit für Aufgaben an, ohne dass ständige Meetings erforderlich sind.
Eine Kreativagentur, die eine Multi-Channel-Kampagne verwaltet, kann ein gemeinsam nutzbares Board für externe Partner einrichten. Neue Anfragen nach Marketingmaterialien gehen über eingebettete Webformulare ein, die die Zeilen automatisch mit Angaben zu den Fristen ausfüllen. Kundenbetreuer klicken auf eine integrierte Uhr, um die abrechnungsfähigen Stunden für Überarbeitungen zu erfassen, und diese Daten werden direkt in die Berichte zum Fortschritt für den Client übertragen.
Wichtigste Features und Highlights
- Organisieren Sie Ihren Tag in einer Ansicht: Fassen Sie persönliche Aufgaben aus allen aktiven Boards in einer einzigen wöchentlichen Zeitleiste zusammen
- Führen Sie ein lückenloses Protokoll aller Interaktionen mit Kundenkonten: Erfassen Sie Kundengespräche, E-Mails und Notizen zu Meetings in einem zentralen Kontaktprotokoll
- Anzeigen, wer noch Kapazitäten frei hat: Koordinieren Sie die Workloads visuell in einer Zeitleiste-Spalte, um die Verfügbarkeit für neue Client-Aufträge zu erkennen
- Erhalten Sie mit KI schnellere Einblicke in Projekte: Nutzen Sie monday AI, um Updates zu erstellen, Arbeitselemente zusammenzufassen, Anfragen zu klassifizieren und bei der Erstellung von Workflows zu unterstützen.
Preise
- Free
- Basis: 9 $/Monat pro Benutzer
- Standard: 12 $/Monat pro Benutzer
- Pro: 19 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen
- G2: 4,7/5 (über 16.800 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 5.900 Bewertungen)
Wo monday.com Schwächen zeigt: Die Boards von monday.com bieten keine Anzeigeeinschränkungen auf Spaltenebene, sodass das Ausblenden sensibler Kundendaten vor externen Auftragnehmern auf einem gemeinsam genutzten Board eine gewisse Planung erfordert. Außerdem ist der Automatisierungs-Builder zwar leistungsstark, erfordert bei komplexen „Wenn-Dann“-Logiken jedoch einen hohen manuellen Aufwand. Komplexe Regelketten eignen sich besser für Teams, die bereit sind, Zeit in das Setup zu investieren.
Überspringen Sie monday.com, wenn: Ihr Betrieb strenge Datenschutzkontrollen auf Spaltenebene erfordert, wenn Sie aktive Boards zur Nachverfolgung mit externen Partnern freigeben.
Was sagen echte Benutzer über monday.com?
Erfahren Sie mehr über monday.com von diesem G2 -Rezensenten:
Was mir an monday Work Management am besten gefällt, ist, wie einfach es ist, den Überblick über die Arbeit auf einen Blick zu behalten. Ich kann ein Board öffnen und innerhalb weniger Sekunden erkennen, was gerade in Bearbeitung ist, was auf die Rückmeldung des Clients wartet und was im Verzug ist. Die Status-Beschreibungen, Eigentümer und Fälligkeitsdaten sind sehr übersichtlich, sodass weniger Gerätsel und weniger „Wer ist dafür zuständig?“-Nachrichten in Slack oder per E-Mail anfallen.
Was mir an monday Work Management am besten gefällt, ist, wie einfach es ist, den Überblick über die Arbeit auf einen Blick zu behalten. Ich kann ein Board öffnen und innerhalb weniger Sekunden erkennen, was gerade in Bearbeitung ist, was auf die Rückmeldung des Clients wartet und was im Verzug ist. Die Status-Beschreibungen, Eigentümer und Fälligkeitsdaten sind sehr übersichtlich, sodass weniger Gerätsel und weniger „Wer ist dafür zuständig?“-Nachrichten in Slack oder per E-Mail anfallen.
4. ClickUp (Beste All-in-One-Plattform für Client- und interne Arbeiten)
Die meisten Teams wickeln die Zusammenarbeit mit Kunden in einem Tool und interne Aufgaben in einem anderen ab. ClickUp beseitigt diese Trennung. Aufgaben, Dokumente, Whiteboards, Chat, Dashboards, Prüfungen und Formulare befinden sich alle in einem Workspace. Mit Gasttypen mit Lesezugriff und berechtigungsgesteuerten Zugriffsrechten können Sie genau steuern, was ein Kunde sehen darf. Für den Zugriff ohne Anmeldung ermöglichen öffentliche, freigegebene Ansichten jedem, den Fortschritt über einen Link einzusehen.
Und so funktioniert das: Eine Branding-Agentur richtet den ClickUp-Ordner eines Clients ein – mit einer Liste für die zu liefernden Leistungen, einem Dokument für das Briefing und ClickUp-Dashboards zur Verfolgung des Fortschritts. Der Client meldet sich an, hinterlässt Anmerkungen zur Prüfung auf Designdateien (PNG, PDF oder Video) und schreibt dem Team Nachrichten im Chat. Interne Sprint-Boards oder Team-Unterhaltungen sind für ihn nicht einsehbar.
ClickUp Formular erfasst neue Anfragen nach Assets und erstellt automatisch Aufgaben in der entsprechenden Liste. Die Kollaborationsanzeige zeigt in Echtzeit an, wenn ein Client eine Datei ansieht oder bearbeitet. Dokumente werden etwa 1,5 Sekunden nach Beendigung der Eingabe automatisch gespeichert, sodass die gemeinsame Bearbeitung sich unmittelbar anfühlt.
Wichtigste Features und Highlights
- Ersetzen Sie verstreute Kommunikation durch den Chat: Halten Sie Unterhaltungen zusammen mit den Aufgaben, auf die sie sich beziehen, durch ClickUp-Chat-Kanäle im Projektumfang durchsuchbar.
- Beschleunigen Sie die Projektabwicklung für Clients: Automatisieren Sie Genehmigungen, wiederholende Aufgaben, Statusaktualisierungen und Übergaben mithilfe von No-Code-Workflows.
- Sofortige Antworten: Durchsuchen Sie mit Brain MAX Aufgaben, Dokumente und den Chat, um Projektzusammenfassungen zu erstellen, Dateien zu finden oder Status-Updates zu verfassen, ohne sich durch Ordner wühlen zu müssen.
- Routinemäßige Kundenanfragen auslagern: Weisen Sie einen KI-gestützten „Super-Agenten“ zu, den Gäste per @mention für Updates, Dateisuchen oder zu erledigende Aufgaben ansprechen können, um Ihr Team von wiederkehrenden Statusabfragen zu entlasten.
Preise
Bewertungen
- G2: 4,6/5 (über 12.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 4.400 Bewertungen)
Wo ClickUp Schwächen zeigt: Die Vielseitigkeit, dank derer ClickUp verschiedene Tools zusammenführt, bedeutet auch einen höheren Aufwand beim Setup: Teams, die von einer Einzweck-App kommen, benötigen in der Regel ein bis zwei Wochen, um „Spaces“, Ansichten und Berechtigungen so zu konfigurieren, dass alles reibungslos funktioniert.
Überspringen Sie ClickUp, wenn: Ein markenspezifisches Portal im Microsite-Stil unverzichtbar ist und die Einrichtung über Gastberechtigungen für Ihren Workflow zu aufwendig erscheint.
Was sagen echte Benutzer über ClickUp?
Wie ClickUp als All-in-One-Plattform diesem G2-Rezensenten hilft:
Was mir am besten gefällt, ist, dass alles an einem Ort gebündelt ist. Vor ClickUp waren die Nachverfolgung von Projekten, Kundenaufträge und Teamkoordination auf verschiedene Tools verteilt, und jetzt läuft alles in einem System. Ich kann unsere Projekte verwalten, die Liefertermine für Kunden im Blick behalten und das Team koordinieren, ohne zwischen verschiedenen Apps hin- und herwechseln zu müssen. Dieses „Single-Source-of-Truth“-Setup war für uns im vergangenen Jahr der größte Gewinn.
Was mir am besten gefällt, ist, dass alles an einem Ort gebündelt ist. Vor ClickUp waren die Nachverfolgung von Projekten, Kundenaufträge und Teamkoordination auf verschiedene Tools verteilt, und jetzt läuft alles in einem System. Ich kann unsere Projekte verwalten, die Liefertermine für Kunden im Blick behalten und das Team koordinieren, ohne zwischen verschiedenen Apps hin- und herwechseln zu müssen. Dieses „Single-Source-of-Truth“-Setup war für uns im vergangenen Jahr der größte Gewinn.
Erfahren Sie, wie Sie Gäste in ClickUp einladen und verwalten:
5. Asana (Am besten geeignet für die Koordination der Zeitleiste in kleinen Teams)
Asana sorgt durch strukturierte Projekte, Zeitleisten und Aufgabenabhängigkeiten für eine übersichtliche Organisation der Kundenarbeit, sodass der Fortschritt leicht nachverfolgt werden kann. Teams können Kunden zur Zusammenarbeit an bestimmten Projekten einladen, Feedback direkt zu Aufgaben einholen und routinemäßige Updates automatisieren, ohne lange E-Mail-Ketten zu erzeugen. Die Plattform schafft Klarheit hinsichtlich Zuständigkeiten, Fristen und nächster Schritte.
Ein Kleinunternehmer, der Kundenschulungen verwaltet, kann mithilfe von Asana-Vorlagen einen Onboarding-Workflow erstellen, der sofort 40 bis 50 voneinander abhängige Aufgaben generiert. Das System führt die Nachverfolgung der Abhängigkeiten durch, um sicherzustellen, dass interne Übergaben termingerecht erfolgen. Teammitglieder kommentieren einzelne Karten, laden Projektdateien hoch und erwähnen Kollegen, um Hintergrundinformationen weiterzugeben.
Wichtigste Features und Highlights
- Automatisieren Sie wiederkehrende Arbeitsschritte: Wenden Sie benutzerdefinierte Auslöser an, um Karten automatisch zu verschieben, sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
- Feiern Sie fertiggestellte Meilensteine: Lösen Sie Animationen auf dem Bildschirm als Auslöser für die Steigerung der Motivation des Teams aus
- Bleiben Sie den Fristen einen Schritt voraus: Visualisieren Sie Abhängigkeiten und Zeitleisten, um Hindernisse zu erkennen, bevor sie die Lieferung verzögern.
- Sparen Sie Zeit mit KI: Nutzen Sie Asana AI, um Projekte zusammenzufassen, Risiken zu identifizieren, nächste Schritte vorzuschlagen und Fragen zu laufender Arbeit zu beantworten.
Preise
- Privat: Kostenlos
- Starter: 10,99 $/Monat pro Benutzer
- Advanced: 24,99 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen
- G2: 4,4/5 (über 13.500 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 13.400 Bewertungen)
Wo Asana Schwächen zeigt: Plattform-Updates verändern gelegentlich etablierte Features, was Benutzer dazu zwingt, Zeit damit zu verbringen, neue Softwarelösungen zu finden. Rezensenten notieren außerdem, dass Aufgaben automatisch geöffnet werden, wenn man mit der Maus darüberfährt, was bei der täglichen Navigation zu kleinen Reibungsverlusten führt.
Lassen Sie Asana links liegen, wenn: Ihr Team keine einheitliche Hierarchie aufweist, da die Datenbank sonst schnell zu einem unübersichtlichen Sammelsurium von Aufgaben wird.
Was sagen echte Benutzer über Asana?
Warum dieser G2-Rezensent Asana als benutzerfreundlich empfindet:
Ich finde Asana unglaublich benutzerfreundlich und einfach zu bedienen. Es passt perfekt zu meiner kleinen Teamgröße. Mir gefällt die App-Integration mit Clockify, die meinem Praktikanten und mir viel Zeit bei der Abrechnung sowie der Nachverfolgung von Arbeitszeiten und Timesheets spart. Die Sichtbarkeit, die es meinem Team in Bezug auf Projekte und Client-Aufgaben bietet, ist wirklich von großem Nutzen.
Ich finde Asana unglaublich benutzerfreundlich und einfach zu bedienen. Es passt perfekt zu meiner kleinen Teamgröße. Mir gefällt die App-Integration mit Clockify, die meinem Praktikanten und mir viel Zeit bei der Abrechnung sowie der Nachverfolgung von Arbeitszeiten und Timesheets spart. Die Sichtbarkeit, die es meinem Team in Bezug auf Projekte und Client-Aufgaben bietet, ist wirklich von großem Nutzen.
6. Basecamp (Am besten geeignet für die Zusammenarbeit mit Clients zum Pauschalpreis in wachsenden Agenturen)
Dank Pauschalpreisen und ohne Gebühren pro Nutzer für Kunden ist Basecamp die einfachste Option für wachsende Agenturen, die lediglich verhindern möchten, dass Projektinformationen verstreut werden. Die Plattform ersetzt E-Mail-Threads durch zentralisierte Message-Boards und transparente To-Do-Listen. Interne Teams können externe Dienstleister und Clients ohne zusätzliche Kosten zu bestimmten Projekten hinzufügen.
Ein Agenturleiter kann über das „Mission Control“-Dashboard den Projektstatus sofort einsehen. Das Team überprüft anhand einer visuellen Anzeigenleiste den Fortschritt, ohne einzelne Boards öffnen zu müssen. Kunden nehmen an Campfire-Chats teil oder prüfen Dateien direkt in der gemeinsamen Benutzeroberfläche.
Wichtigste Features und Highlights
- Engpässe rechtzeitig erkennen: Verfolgen Sie mithilfe von Hill-Diagrammen, ob sich Aufträge in der Planungs- oder in der Ausführungsphase befinden.
- Status-Meetings reduzieren: Planen Sie wiederkehrende Check-in-Aufforderungen, die automatisch aktuelle Informationen vom Team erfassen
- Verlorene Dateien schnell finden: Führen Sie alle aktiven Dateien und Kommentare auf einem einzigen Bildschirm der Ansicht „Alles“ zusammen
- Entwürfe für Projekt-Updates schneller erstellen: Nutzen Sie Basecamp KI, um Status-Updates zu verfassen, Ideen zu sammeln und laufende Diskussionen zusammenzufassen.
Preise
- Free
- Pro: 15 $/Monat pro Benutzer
- Pro Unlimited: 299 $/Monat
Bewertungen
- G2: 4,1/5 (über 5.300 Bewertungen)
- Capterra: 4,3/5 (über 14.200 Bewertungen)
Wo Basecamp Schwächen zeigt: Es tauscht detaillierte Kontrollmöglichkeiten gegen Einfachheit ein, daher ist es nicht seine Stärke, sensible Daten vor externen Mitwirkenden auf gemeinsam genutzten Boards zu schützen. Teams, die strenge Berechtigungen auf Ebene der Einzelelemente benötigen, sollten dies zunächst abwägen.
Lassen Sie Basecamp links liegen, wenn: Sie sensible Daten auf gemeinsam genutzten Boards einschränken oder strenge Berechtigungen pro Element für externe Mitwirkende festlegen müssen.
Was sagen echte Benutzer über Basecamp?
Sehen Sie, wie dieser G2-Rezensent Basecamp nutzt:
Ich bin dafür verantwortlich, mehrere Teams aufeinander abzustimmen. Basecamp unterstützt die Kommunikation und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen. Es macht es einfach, Referenzmaterialien, Projektdokumente und Arbeitsdateien für alle Beteiligten zugänglich zu halten, wodurch Verwirrung und Probleme bei der Versionskontrolle vermieden werden. Es lässt sich problemlos mit CRM-, Marketing- und Kundenservice-Tools verbinden, um meine kundenorientierte Arbeit mit den internen Abläufen in Einklang zu bringen.
Ich bin dafür verantwortlich, mehrere Teams aufeinander abzustimmen. Basecamp unterstützt die Kommunikation und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen. Es macht es einfach, Referenzmaterialien, Projektdokumente und Arbeitsdateien für alle Beteiligten zugänglich zu halten, wodurch Verwirrung und Probleme bei der Versionskontrolle vermieden werden. Es lässt sich problemlos mit CRM-, Marketing- und Kundenservice-Tools verbinden, um meine kundenorientierte Arbeit mit den internen Abläufen in Einklang zu bringen.
7. Slack (Am besten geeignet für die Echtzeitkommunikation innerhalb von Entwicklungsteams)
Slack vereinfacht die Kommunikation mit Clients, indem es lange E-Mail-Ketten durch Echtzeit-Nachrichten in einem digitalen Raum ersetzt.
Ein Entwicklerteam, das einen Datenbankspitzenwert beheben muss, kann innerhalb eines Überwachungskanals eine Live-Besprechung starten. Die Entwickler geben ihre Bildschirme frei und besprechen sofort Lösungen, ohne zu einer Drittanbieter-App wechseln zu müssen. Diese Threads bilden einen durchsuchbaren Verlauf, der als lebendige Dokumentation für spätere Analysen dient.
Die externe Zusammenarbeit funktioniert über Einladungen über sichere Kanäle, die kostenlos an Partner gesendet werden und es diesen ermöglichen, an der Freigabe von Entwürfen mitzuwirken. So wird eine Chat-App zu einem gemeinsamen Workspace für externe Partner.
Wichtigste Features und Highlights
- Genehmigungen ohne Code automatisieren: Erstellen Sie routinemäßige Workflows mithilfe von Drag-and-Drop-Auslösern und -Aktionen
- Beschleunigen Sie die Zeitleisten für externe Prüfungen: Laden Sie Lieferanten in geschützte gemeinsame Kanäle ein – ohne Kosten für diese.
- Erkennen Sie versehentliche Schlüsselpreisungen sofort: Erkennen Sie private API-Token in Nachrichten, bevor Sicherheitsverletzungen auftreten
- Finden Sie Antworten, ohne scrollen zu müssen: Stellen Sie der Slack-KI Fragen in natürlicher Sprache, um Informationen aus Unterhaltungen und gemeinsamem Wissen über alle Kanäle hinweg abzurufen.
Preise
- Free
- Pro: 8,75 $/Monat pro Benutzer
- Business+: 18 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen
- G2: 4,5/5 (über 39.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 24.000 Bewertungen)
Wo Slack Schwächen zeigt: Da Slack für den Echtzeit-Chat konzipiert ist, können wichtige Updates in stark frequentierten Kanälen untergehen; daher funktioniert es am besten in Kombination mit einem System zur Dokumentation von Entscheidungen.
Lassen Sie Slack links liegen, wenn: Ihr Team auf die kostenlose Version angewiesen ist, um ein dauerhaft durchsuchbares Archiv vergangener Entscheidungen zu führen.
Was sagen echte Benutzer über Slack?
Vorteile der Nutzung von Slack laut diesem G2-Rezensenten:
Was mir an Slack am besten gefällt, sind der Verlauf und die Suchfunktion. Alle Chats, die ich in Slack geführt habe, werden gut gespeichert, ebenso wie alle meine Dokumente und sonstigen Inhalte. Selbst wenn ich einen Client verloren habe und er nicht mehr mit mir verbunden ist, bleiben alle Chats, die ich mit ihm geführt habe, in diesem speziellen Gesprächsverlauf gespeichert, was sehr hilfreich ist.
Was mir an Slack am besten gefällt, sind der Verlauf und die Suchfunktion. Alle Chats, die ich in Slack geführt habe, werden gut gespeichert, ebenso wie alle meine Dokumente und sonstigen Inhalte. Selbst wenn ich einen Client verloren habe und er nicht mehr mit mir verbunden ist, bleiben alle Chats, die ich mit ihm geführt habe, in diesem speziellen Gesprächsverlauf gespeichert, was sehr hilfreich ist.
8. Google Workspace (Am besten geeignet für die einfache gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten mit Clients)
Google Workspace vereint E-Mail, Dokumente, Tabellen, Präsentationen, Video-Meetings und Cloud-Speicher in einer einzigen, vernetzten Arbeitsumgebung. Anstatt Dateien zwischen verschiedenen Apps hin und her zu verschieben, arbeiten interne Teams und Kunden gemeinsam an gemeinsamen Dokumenten mit Live-Kommentaren, Vorschlägen und Versionsverlauf. Dank der Berechtigung lässt sich ganz einfach sicherstellen, dass nur relevante Inhalte mit externen Beteiligten geteilt werden.
Eine Marketingagentur, die eine Produkteinführung vorbereitet, kann Kampagnentexte in Google Docs entwerfen, während der Client in Echtzeit Kommentare hinterlässt. Designer laden kreative Inhalte auf Drive hoch, das Team bespricht Überarbeitungen in Google Meet, und die endgültigen Freigaben erfolgen, ohne dass mehrere E-Mail-Anhänge versendet werden müssen. Alle arbeiten auf der Grundlage derselben zuverlässigen Informationsquelle.
Wichtigste Features und Highlights
- Projektfreigaben beschleunigen: Führen Sie Lieferantenvereinbarungen und Verträge direkt in Textdokumenten mit nativen elektronischen Signaturen aus
- Zusammenarbeit von überall aus: Durchführen der Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen gleichzeitig auf Desktop- und Mobilgeräten
- Reduzieren Sie wiederholende Aufgaben mit KI: Nutzen Sie Gemini in Workspace, um Meetings zusammenzufassen, E-Mails zu entwerfen und Inhalte in Dokumenten, Gmail, Sheets und Meet zu erstellen.
- Client-Daten automatisch schützen: Klassifizieren Sie sensible Datensätze mithilfe von KI-gestützten Compliance-Kontrollen und internen Regeln zur Sicherheit
Preise
- Starter: 7 $/Monat pro Benutzer
- Standard: 14 $/Monat pro Benutzer
- Plus: 22 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen
- G2: 4,6/5 (über 47.900 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 17.500 Bewertungen)
Wo Google Workspace Schwächen zeigt: Sehr umfangreiche, formelreiche Tracker können bei vielen gleichzeitigen Editors langsamer werden. Aggregierte Benachrichtigungen aus Gmail, Docs und Kalender können zudem während der Arbeitsspitzen zu einer überladenen Dashboard-Ansicht führen.
Lassen Sie Google Workspace links liegen, wenn: Ihre Client-Aufträge auf umfangreichen, formelintensiven Trackern basieren oder Sie ein strukturiertes Projekt-System benötigen statt eines Stapels gemeinsam genutzter Dokumente.
Was sagen echte Benutzer über Google Workspace?
Das sagt dieser G2-Rezensent über Google Workspace:
Die Zusammenarbeit in Echtzeit ist für mich der größte Vorteil. Ich finde es toll, dass ich gleichzeitig mit meinem Team an einer Tabelle oder einem Dokument arbeiten kann, ohne mir Gedanken über die Versionskontrolle machen oder Dateien per E-Mail hin und her schicken zu müssen. Da alles in einem cloudbasierten hub synchronisiert ist, kann ich problemlos zwischen meinem Laptop und meinem Smartphone wechseln und habe dennoch alle meine Projekte im Griff.
Die Zusammenarbeit in Echtzeit ist für mich der größte Vorteil. Ich finde es toll, dass ich gleichzeitig mit meinem Team an einer Tabelle oder einem Dokument arbeiten kann, ohne mir Gedanken über die Versionskontrolle machen oder Dateien per E-Mail hin und her schicken zu müssen. Da alles in einem cloudbasierten hub synchronisiert ist, kann ich problemlos zwischen meinem Laptop und meinem Smartphone wechseln und habe dennoch alle meine Projekte im Griff.
9. Notion (Am besten geeignet für kundenorientierte Wikis und gemeinsam genutzte Dokumente)
Wenn Ihr Kreativteam hochgradig anpassbare Dashboards benötigt, um Kundenleistungen zur Nachverfolgung zu nutzen, ist Notion einen Blick wert. Die Plattform behandelt Projektdokumentation als flexible Blöcke statt als starre Vorlagen. Teams können personalisierte Kundenportale erstellen, in denen Markenrichtlinien, Budgets und Zeitpläne nebeneinander untergebracht sind.
Ein Fotostudio kann das Datenbank-Framework nutzen, um komplexe Shooting-Kalender zu verwalten. Der Manager wechselt je nach aktuellem Bedarf zwischen einer flachen Liste und einer Kalenderansicht desselben Datensatzes. Diese einzige Datenquelle verbindet interne Fotografen mit externen Editors über eine zentrale, stets aktuelle Informationsquelle. Dank Seitenbearbeitung in Echtzeit können verteilte Teams zeitunabhängig über verschiedene Zeitzonen hinweg zusammenarbeiten.
Wichtigste Features und Highlights
- Wahren Sie den Datenschutz für Kundenkonten: Trennen Sie sensible Client-Workspaces mithilfe von Teamspace-Trennungen von internen Ordnern ab
- Steuern Sie, was externe Auftragnehmer sehen: Legen Sie detaillierte Datenbankberechtigungen auf Ordner-Ebene innerhalb gemeinsam genutzter Dokumente fest
- Machen Sie manuelle Statusabfragen überflüssig: Verfolgen Sie Erwähnungen und Seitenüberarbeitungen chronologisch in einem automatisierten Posteingang
- Finden Sie Antworten im Handumdrehen mit KI: Nutzen Sie Notion AI, um Meeting-Notizen zusammenzufassen, Inhalte zu erstellen, das Wissen im Workspace zu durchsuchen und Fragen dokumentenübergreifend zu beantworten.
Preise
- Free
- Plus: 10 $/Monat pro Benutzer
- Geschäft: 20 $/Monat pro Benutzer
- Unternehmen: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen
- G2: 4,6/5 (über 12.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 2.600 Bewertungen)
Wo Notion Schwächen zeigt: Notion bleibt bei Dokumenten und kleinen Datenbanken flott, sehr große oder tief verschachtelte Datenbanken können das System jedoch verlangsamen. Teams, die mit großen Datenmengen arbeiten, sollten das Tool vor einer Entscheidung in großem Maßstab testen. Auch der Offline-Zugriff hat ein Limit, was vor allem dann eine Rolle spielt, wenn Ihr Außendienstteam ohne zuverlässige Verbindung arbeitet.
Lassen Sie Notion links liegen, wenn: Ihre Feldtätigkeit eine Desktop-Anwendung erfordert, die auch ohne aktive Internetverbindung zuverlässig funktioniert.
Was sagen echte Benutzer über Notion?
So urteilt ein G2-Rezensent über Notion:
Ich schätze den gemeinsamen Team-Bereich in Notion für das Kundenmanagement sehr. Er hilft uns dabei, Notizen zu Meetings festzuhalten und To-do-Listen effektiv zu teilen. Auch die Kalender-Funktion nutzen wir regelmäßig und schätzen sie sehr. Mit der To-do-Listen-Funktion können wir Aufgaben festlegen, sie verschiedenen Personen zuweisen, Fälligkeitsdaten ändern und Prioritäten setzen – das ist für uns ein wirklich hilfreiches Tool.
Ich schätze den gemeinsamen Team-Bereich in Notion für das Kundenmanagement sehr. Er hilft uns dabei, Besprechungsnotizen festzuhalten und To-do-Listen effektiv zu freigeben. Auch die Kalender-Funktion nutzen wir regelmäßig und sind davon begeistert. Mit der To-do-Listen-Funktion können wir Aufgaben festlegen, sie verschiedenen Personen zuweisen, Fälligkeitsdaten ändern und Prioritäten setzen – das ist für uns ein wirklich hilfreiches Werkzeug.
10. FuseBase (Am besten geeignet für Client-Portale im Microsite-Stil in Agenturen)
Fusebase vereint Kundenportale, Projektzusammenarbeit und Dokumentation in einem einzigen Workspace. Agenturen erstellen markenspezifische Portale, über die Clients auf Projekt-Updates zugreifen, Ergebnisse genehmigen, Dateien austauschen und Antworten finden können, ohne sich durch E-Mail-Threads wühlen zu müssen. Damit entfällt die Einarbeitungszeit für Partner, die mit herkömmlichen Projekt-Dashboards zu kämpfen haben.
Eine Agentur kann einen digitalen Sales Room einrichten, um Dateien freizugeben und rechtsgültige Signaturen einzuholen. Der Zugriff über passwortfreie „Magic Links“ garantiert den sofortigen Zugang für alle Beteiligten. Interne Notizen werden in einem separaten Backend-Workspace gespeichert, der für Clients vollständig verborgen bleibt.
Wichtigste Features und Highlights
- Finden Sie heraus, welche Inhalte bei Clients Anklang finden: Überwachen Sie die Metriken für alle Portalressourcen mithilfe integrierter Analysetools.
- Arbeiten Sie intelligenter mit KI: Nutzen Sie den integrierten KI-Assistenten, um das Unternehmenswissen zu durchsuchen, Inhalte zu erstellen, Dokumente zusammenzufassen und Fragen zu Ihren Workspace-Daten zu beantworten.
- Alle Plattform-Markenzeichen entfernen: Fügen Sie benutzerdefinierte SMTP-Einstellungen, Logos und Domainnamen hinzu, um die vollständige White-Label-Kontrolle zu erhalten.
- Reduzieren Sie den Kommunikationsaufwand: Zentralisieren Sie Diskussionen, Dateien und Projekt-Updates in speziellen Client-Workspaces
Preise
- Solo: 32 $/Monat
- Essentials: 82 $/Monat (bis zu 5 Benutzer)
- Advanced: 266 $/Monat (bis zu 50 Benutzer)
- Unbegrenzt: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen
- G2: 4,7/5 (über 90 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 140 Bewertungen)
Wo FuseBase Schwächen zeigt: FuseBase ist in erster Linie als Portal konzipiert, daher sind datenintensive Workflows nicht seine Stärke. Es gibt keinen direkten Export nach Google Tabellen, sodass Teams, die hauptsächlich mit Tabellenkalkulationen arbeiten, eine Umgehungslösung benötigen, um Daten zu exportieren.
Überspringen Sie FuseBase, wenn: Ihre Agentur Funktionen zum schnellen Datenexport in externe Tabellenkalkulationsprogramme benötigt.
Was sagen echte Benutzer über FuseBase?
Erfahren Sie von diesem G2-Rezensenten mehr über FuseBase:
Mein Team verfügt über einen eigenen internen Bereich mit Projektmanagement-Tools und einem Dokumenten-Editor, und unsere Clients haben ein personalisiertes Portal mit einem KI-Assistenten. FuseBase verarbeitet Daten nahtlos, sodass sich unsere Vertriebs- und Onboarding-Teams mehr auf den Aufbau von Beziehungen konzentrieren können, anstatt sich mit administrativen Aufgaben zu beschäftigen.
Mein Team verfügt über einen eigenen internen Space mit Projektmanagement-Tools und einem Dokumenten-Editor, und unsere Clients haben ein personalisiertes Portal mit einem KI-Assistenten. FuseBase verarbeitet Daten nahtlos, sodass sich unsere Vertriebs- und Onboarding-Teams mehr auf den Aufbau von Beziehungen konzentrieren können, anstatt sich mit administrativen Aufgaben zu beschäftigen.
11. Zoho Projects (Am besten geeignet für die Zusammenarbeit mit Stakeholdern im Social-Media-Stil)
Das budgetfreundliche Zoho Project wurde für Teams entwickelt, die sich bei der Kommunikation mit Stakeholdern wie in einer vertrauten Umgebung fühlen möchten. Es übernimmt Designelemente aus den sozialen Medien: einen interaktiven Projekt-Feed, in dem Teams Status-Updates veröffentlichen, Anhänge hochladen und sofortiges Feedback hinterlassen können.
Ein Praxiskoordinator kann Notizen zu Firmenkunden und benutzerdefinierte Termine in einem Workspace organisieren und anstehende Nachsorgetermine für Patienten durch die Nachverfolgung auf einem visuellen Kanban-Board verfolgen. Dank integrierter Chaträume und Message-Boards können Kollegen Fragen klären, ohne externe Apps öffnen zu müssen.
Wichtigste Features und Highlights
- Halten Sie sich schnell über Änderungen auf dem Laufenden: Sehen Sie sich einen interaktiven Aktivitätsstream mit den jüngsten Änderungen an Aufgaben in einem Feed im Social-Media-Stil an.
- Entscheidungen diskutieren, ohne die Kommunikation zu überfrachten: Umschalten Sie zwischen privaten und Gruppen-Chaträumen, die im Workspace integriert sind
- Behalten Sie den historischen Kampagnenkontext bei: Speichern Sie umfangreiche Diskussionen in übersichtlichen, durchsuchbaren Foren für Projekte
- Schneller arbeiten mit KI: Nutzen Sie Zia, den KI-Assistenten von Zoho, um Inhalte zu erstellen, Informationen zusammenzufassen und Erkenntnisse im gesamten Zoho-Ökosystem zu gewinnen.
Preise
- Free
- Premium: 4 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: 9 $/Monat pro Benutzer
- Ultimate: 14 $/Monat pro Benutzer
Bewertungen
- G2: 4,3/5 (über 500 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 800 Bewertungen)
Wo Zoho Projects Schwächen zeigt: Zoho bietet eine große Funktionsvielfalt, und diese Tiefe macht sich bemerkbar. Teams, die sehr große Portfolios oder stark mit Tags versehene Workspaces verwalten, werden die Navigation als unübersichtlicher empfinden als bei einem minimalistischen Tool. Es eignet sich am besten für Teams, die gerne etwas Einfachheit gegen einen größeren Bereich an Features eintauschen.
Überspringen Sie Zoho Projects, wenn: Ihre Team-Mitglieder keinen technischen Hintergrund haben und eine einfache, minimalistische Oberfläche für die Nachverfolgung von Projekten benötigen.
Was sagen echte Benutzer über Zoho Projects?
Das Urteil eines G2-Rezensenten zu Zoho Projects:
Ich schätze Zoho Projects, weil es eine klare Übersicht über den Fortschritt des Projekts bietet, dabei hilft, Aufgaben und Termine effektiv zu verwalten, und die Koordination des Teams über eine zentralisierte Plattform verbessert.
Ich schätze Zoho Projects, weil es eine klare Übersicht über den Fortschritt des Projekts bietet, dabei hilft, Aufgaben und Termine effektiv zu verwalten, und die Teamkoordination über eine zentralisierte Plattform verbessert.
12. Trello (Am besten geeignet für die visuelle Darstellung von Kundenaufgaben)
Teams, die in visuellen Arbeitsabläufen denken, werden sich in Trello wie zu Hause fühlen. Die Software wandelt eingehende Kundennachrichten in verschiebbare Karten um, die sich über benutzerdefinierte Phasen hinweg verschieben lassen, und sorgt so dafür, dass aktive Arbeitsergebnisse sichtbar bleiben, ohne dass es zu administrativen Unklarheiten kommt.
Ein Grafikdesigner, der eine Markeneinführung koordiniert, kann in Trello ein eigenes Client-Board einrichten. Wenn ein Kunde eine Aktualisierung per E-Mail sendet, leitet der Projektmanager diese an den Posteingang des Boards weiter. Das System wandelt die Nachricht automatisch in eine Aufgabenkarte um.
Durch die Karten-Spiegelung werden identische Aufgaben auf separaten Team-Boards angezeigt, um lückenhaften Fortschritt zu vermeiden. Client-Bewertungen kommen weiter voran, ohne dass die Chat-Kanäle mit nicht dringenden Nachrichten überflutet werden.
Wichtigste Features und Highlights
- Sammeln Sie Kundenfeedback als Aufgabenkarten: Erfassen Sie Kommentare zum Website-Design mit Anhängen von Screenshots über das Feedbucket-Power-Up.
- Automatisieren Sie wiederholende Verwaltungsschritte: Erstellen Sie benutzerdefinierte Butler-Regeln als Auslöser für Fälligkeitsdaten oder Kartenbewegungen
- Erhalten Sie Test-Feedback mit Screenshots: Importieren Sie Benutzerberichte über die Ybug-Integration direkt in Listen mit Karten
- Beschleunigen Sie Ihre Arbeit mit KI: Nutzen Sie Atlassian Intelligence, um Karten zusammenzufassen, Inhalte zu generieren und Fragen in allen Trello-Workspaces zu beantworten.
Preise
- Free
- Standard: 5 $/Monat pro Benutzer
- Premium: 10 $/Monat pro Benutzer
- Unternehmen: 17,50 $/Monat pro Benutzer (geschätzte Kosten bei 50 Benutzern)
Bewertungen
- G2: 4,4/5 (über 13.900 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 23.400 Bewertungen)
Wo Trello Schwächen zeigt: Der Plattform fehlen native Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, sodass Manager bei Terminänderungen jede betroffene Karte manuell anpassen müssen. Bei großen Projekten wirken die Boards zudem oft überladen, was die tägliche Textsuche nach bestimmten Aufgabendetails verlangsamt.
Lassen Sie Trello links liegen, wenn: Ihr Unternehmen komplexe, vielschichtige Client-Projekte abwickelt, die eine integrierte Software für die Zeiterfassung oder automatische Anpassungen der Zeitleiste erfordern.
Was sagen echte Benutzer über Trello?
Warum dieser G2-Rezensent Trello nutzt:
Ich nutze Trello in erster Linie, um meine Kundenaufträge und Leistungen zu organisieren und sicherzustellen, dass nichts unter den Tisch fällt – von einfachen Aufgaben bis hin zur langfristigen Planung. Ich schätze die Fähigkeit von Trello, mir dabei zu helfen, konkurrierende Prioritäten im Blick zu behalten und Aufgaben abzuschließen, die zu erledigen sind. Das gibt mir die Gewissheit, dass nichts vergessen wird. Mir gefällt das visuelle Layout, das auf einen Blick zeigt, was in Bearbeitung ist, was erledigt ist, was blockiert ist und was sich gerade bewegt.
Ich nutze Trello in erster Linie, um meine Aufträge für Clients und Leistungen zu organisieren und sicherzustellen, dass nichts unter den Tisch fällt – von einfachen Aufgaben bis hin zur langfristigen Planung. Ich schätze die Fähigkeit von Trello, mir dabei zu helfen, konkurrierende Prioritäten im Blick zu behalten und zu erledigende Aufgaben zu verwalten. Das gibt mir die Gewissheit, dass nichts vergessen wird. Mir gefällt das visuelle Layout, das auf einen Blick zeigt, was in Bearbeitung ist, was erledigt ist, was blockiert ist und was sich gerade bewegt.
Wo machen die meisten Teams Fehler bei der Nutzung von Software zur Zusammenarbeit mit Clients?
Die meisten Teams kaufen Software für die Zusammenarbeit mit Clients, um diese in ihren internen Workspace einzubinden: hier ein Platz für Gäste, dort ein gemeinsames Board. Der klügere Ansatz ist in der Regel genau das Gegenteil. Geben Sie dem Client einen speziell dafür eingerichteten, übersichtlichen Space und halten Sie die fragmentierten internen Arbeitsabläufe aus dem Blickfeld.
„Kunden zu Alles hinzufügen“ scheitert in beiden Richtungen. Entweder ertrinken Clients in internen Aufgaben und Gesprächen, die nie für sie bestimmt waren, oder Ihr Team beginnt, sich selbst zu zensieren, weil ein Client zusieht. Das tool, das eigentlich Reibungsverluste verringern soll, verursacht sie stattdessen.
Clients den richtigen Betrag zu zeigen, hat einen auf den ersten Blick überraschenden Vorteil, der durch Forschungsergebnisse untermauert wird. Ryan W. Buell, Professor an der Harvard Business School, hat herausgefunden, dass operative Transparenz das Verhalten verändert:
Wenn Kunden sehen, welche Arbeit hinter den Kulissen für sie geleistet wird, sind sie zufriedener, zahlungsbereiter und loyaler.
Wenn Kunden sehen, welche Arbeit hinter den Kulissen für sie geleistet wird, sind sie zufriedener, zahlungsbereiter und loyaler.
Das Ziel ist weder maximaler noch minimaler Zugriff. Es geht um zielgerichteten Zugriff: Zeigen Sie den Fortschritt, die Ergebnisse und die Entscheidungen, die Vertrauen schaffen, und verbergen Sie die internen Unruhen, die nur für Unruhe sorgen. Das ist der entscheidende Unterschied zwischen dem Portal- und dem Gastzugang – und genau deshalb ist er jeder Checkliste für Features überlegen.
Die eigentliche Frage lautet also nicht: „Welches Tool bietet die meisten Features?“, sondern: „Wie viel von Ihrem Workspace soll der Client sehen?“
Dadurch lässt sich die Kategorie klar unterteilen: portal-native Tools (Moxo, FuseBase) bieten Clients eine übersichtliche, markenspezifische Oberfläche, sind jedoch teurer und mit einem höheren Setup verbunden. Interne Tools mit Gastzugang (ClickUp, monday.com, Asana, Slack, Google Workspace, Notion, Trello) sind hingegen günstiger und vertrauter, legen jedoch einen größeren Teil Ihres Workspaces offen. Dadurch ist der Client nur eine falsche Berechtigung davon entfernt, Einblick in interne Unterhaltungen zu erhalten.
So grenzen Sie Ihre Auswahlliste für tools zur Zusammenarbeit mit Clients ein
Die Auswahl von zwölf Tools für eine engere Liste hängt von vier Fragen zu Ihrer Arbeit ab – nicht von den Feature-Listen der Tools. Beantworten Sie diese in der Reihenfolge: Jede Frage schließt eine Gruppe aus, bis zwei oder drei Optionen übrig bleiben.
- Wie formell ist die Beziehung? Regulierte, dokumentenintensive oder vertraglich gebundene Arbeiten sprechen für ein Markenportal. Für die alltägliche Zusammenarbeit bei Projekten ist ein solches Portal nicht erforderlich.
- Inwieweit überschneiden sich Client- und interne Arbeitsabläufe? Bei starken Überschneidungen ist ein zentrales System mit Gastzugang der Lösung, die den Einsatz von zwei tools überflüssig macht.
- Was ist der Hauptnutzungszweck? Vorwiegend Unterhaltung, Dokumente oder Leistungen mit Nachverfolgung? Davon hängt ab, ob Sie sich für eine Software zum Chatten, für Dokumente oder für Projektmanagement entscheiden sollten.
- Was kosten Ihnen die Gäste tatsächlich? Preise pro Gast können Ihren Basisplan schnell in die Höhe treiben, daher sollten Sie die Preise für die Plätze der Clients vor denen für die Plätze der Teams festlegen.
Hier sehen Sie, wie die einzelnen tools abschneiden und mit welchen Sie am besten beginnen sollten:
| Wenn das auf Sie zutrifft | Ihr Lager | Beginnen Sie mit |
|---|---|---|
| Formelle, regulierte oder dokumentenintensive Arbeit für Clients | Client-Portal | Moxo, FuseBase |
| Kunden- und interne Arbeitsabläufe überschneiden sich stark | Workspace mit Gästen | ClickUp, Monday.com, Asana |
| Echtzeit-Unterhaltung ist das wichtigste Erfordernis | Chat-First | Slack |
| Die Arbeit besteht hauptsächlich aus gemeinsam genutzten Dokumenten und einfacher Koordination | Doc-first | Google Workspace, Notion |
Bieten Sie Ihren Clients genau das richtige Maß an Sichtbarkeit
Die beste Software für die Zusammenarbeit mit Kunden ist diejenige, die Ihren Kunden vollständige Transparenz bietet und irrelevante Aktualisierungen herausfiltert. Legen Sie fest, wie viel von Ihrem Workspace ein Kunde sehen soll, wählen Sie das passende Angebot aus und stellen Sie eine Auswahlliste mit zwei oder drei tools aus der obigen Liste zusammen, um diese in einer Testversion an einem echten Projekt zu testen.
Wenn Sie Kundenprojekte und interne Arbeiten gemeinsam mit einer unternehmensweiten KI verwalten möchten, ist ClickUp genau dafür gemacht. Starten Sie kostenlos mit ClickUp und richten Sie Ihren ersten kundenorientierten Arbeitsbereich an einem Nachmittag ein.
Häufig gestellte Fragen zu Tools für die Zusammenarbeit mit Clients
Ist Software für die Zusammenarbeit mit Clients sicher in Bezug auf die Sicherheit?
Ja. Seriöse Tools sichern externe Zusammenarbeit durch Berechtigungen auf Dateiebene, Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, die Clients aus Ihrem internen Arbeitsbereich fernhalten. Portal-native Tools wie Moxo und FuseBase sind für regulierte Workflows in den Bereichen Finanzen, Recht und Gesundheitswesen konzipiert, während Tools mit Gastzugang wie ClickUp den Zugriff eines Clients auf einen einzelnen Space, eine Liste oder ein Dokument beschränken. Die Sicherheit hängt jedoch weiterhin von der Konfiguration ab. Überprüfen Sie daher die Berechtigungseinstellungen, bevor Sie jemanden einladen.
Benötigen Clients ein kostenpflichtiges Konto, um zusammenarbeiten zu können?
In der Regel benötigen Kunden kein kostenpflichtiges Konto, um zusammenzuarbeiten. Bei den meisten Tools können Kunden als kostenlose oder kostengünstige Gäste teilnehmen, anstatt einen vollwertigen kostenpflichtigen Account zu erwerben. ClickUp, monday.com, Asana, Notion und Trello unterstützen alle den Gastzugang, und der Pro-Unlimited-Tarif von Basecamp mit Pauschalpreis ermöglicht die Einladung einer unbegrenzten Anzahl von Client-Benutzern gegen eine einzige Gebühr. Achten Sie auf Obergrenzen für Gäste in kostenlosen Tarifen und auf Gebühren pro Gast in höheren Tarifen, die je nach Anbieter variieren.
Was ist die beste Software für die Zusammenarbeit mit Clients für kleine Geschäfte?
Für kleine Unternehmen bieten Trello, Basecamp und der „Free Forever“-Plan von ClickUp den reibungslosesten Einstieg, da sie eine einfache Freigabe für Kunden mit minimalem Setup verbinden. Trello und Basecamp punkten bei der Geschwindigkeit des Kunden-Onboardings, während ClickUp Raum lässt, um interne und kundenbezogene Aufgaben im Zuge des Wachstums zusammenzuführen. Kleine Unternehmen in regulierten Branchen sollten dennoch ein portalbasiertes Tool wie Moxo in Betracht ziehen, um einen konformen, markenspezifischen Space zu schaffen.
Wodurch unterscheidet sich Software für die Zusammenarbeit mit Clients von Projektmanagement-Software?
Software für die Zusammenarbeit mit Kunden wurde entwickelt, um externe Kunden sicher in gemeinsame Arbeitsprozesse einzubinden, während Projektmanagement-Software in erster Linie dazu dient, die internen Projekte eines Teams zu verwalten. Viele Projektmanagement-Tools (ClickUp, monday.com, Asana) erledigen beide Aufgaben durch die Einbindung von Gastzugängen, während portalbasierte Tools (Moxo, FuseBase) sich ausschließlich auf die kundenorientierte Ebene konzentrieren. Treffen Sie Ihre Wahl danach, ob Kunden zentrale Teilnehmer oder nur gelegentliche Betrachter sind.
Wie viel kostet Software für die Zusammenarbeit mit Clients?
Die Preise für Software zur Zusammenarbeit mit Kunden reichen von kostenlos bis zu etwa 12 $ pro Nutzer und Monat für kostenpflichtige Einstiegstarife, während portalbasierte Tools oft erst nach einer Demo benutzerdefinierte Preise für Unternehmen anbieten. Der Unlimited-Plan von ClickUp beginnt bei 7 $ pro Nutzer und Monat; das Portal von FuseBase kostet ab etwa 32 $ pro Monat. Gast- und Kundenlizenzen können mehr kosten als Ihr Basisabonnement, daher sollten Sie die Gebühren pro Gast klären, bevor Sie sich festlegen.