Das Letzte, was Sie zu erledigen haben, ist, sich darauf zu verlassen, dass Sie selbst oder ein Mitglied des Teams für korrekte Aktualisierungen zum Projekt sorgen.
Denn Aktualisierungen finden nicht während der Arbeit statt. Sie erfolgen erst später – nach Meetings, nach Entscheidungen, nachdem jemand daran gedacht hat, noch einmal darauf zurückzukommen.
Was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass wir bei ClickUp dafür auf Automatisierung setzen?
Aufgaben-Automatisierungen aktualisieren Status, weisen nächste Schritte zu, lösen Benachrichtigungen aus und treiben die Arbeit voran – ganz ohne mühsame manuelle Arbeit.
Neugierig, wie das funktioniert? Lesen Sie weiter.
Das Problem mit manuellen Aktualisierungen des Projekts
Laut einer Studie von ClickUp muss ein typischer Wissensarbeiter im Durchschnitt mit etwa sechs Personen eine Verbindung herstellen, um seine Arbeit zu erledigen.
Mit anderen Worten: Sie nehmen täglich Kontakt zu diesen wichtigen Verbindungen auf, um sich über den aktuellen Stand zu informieren, Prioritäten abzustimmen und die Arbeit voranzubringen.
Hier erfahren Sie, warum manuelle Projektaktualisierungen im realen Projektmanagement nicht funktionieren:
- Aktualisierungen sind schnell veraltet: Wenn der aktuelle Status der Aufgabe davon abhängt, dass jemand daran denkt, ihn zu veröffentlichen, verzögern sich Entscheidungen und werden veraltet – insbesondere über Zeitzonen hinweg.
- Der Fortschritt wird subjektiv: Manuelle Aktualisierungen beschreiben in der Regel eher Aktivitäten (was passiert ist) als Ergebnisse (was sich bewegt hat), sodass es für die Beteiligten schwierig ist, zu erkennen, was wirklich planmäßig verläuft.
- Kleine Lücken in der Berichterstellung führen zu großer Verwirrung: Eine übersehene Abhängigkeit, ein veralteter Eigentümer oder ein falsches Datum führen schnell zu Nacharbeit, Doppelarbeit und Eskalationen in letzter Minute.
- Der Kontextwechsel verschlingt den ganzen Tag: Die Mitarbeiter springen zwischen Dokumenten, Chat-Threads und Tabellen hin und her, nur um sich einen Überblick über den aktuellen Stand zu verschaffen, bevor sie handeln können.
- Die Verantwortlichkeiten werden unklar: Wenn der nächste Schritt und der Eigentümer nicht konsequent erfasst werden, bleiben Hindernisse länger verborgen, und die Übergaben verlangsamen sich und werden unübersichtlicher.
- Das verursacht einen versteckten Zeitaufwand: Jeder verbringt Zeit damit, Aktualisierungen zu verfassen, und noch mehr Zeit damit, diese zu lesen, zu interpretieren und erneut zu überprüfen – insbesondere, wenn sich wiederkehrende Aufgaben wie die Status-Berichterstellung, das Nachhaken nach Aktualisierungen und das Kopieren von Notizen zwischen verschiedenen tools häufen.
Was ist Aufgabenautomatisierung im Projektmanagement?
Automatisierung im Projektmanagement umfasst den Einsatz von Softwaretools, Regeln, Auslösern und manchmal auch KI, um sich wiederholende, routinemäßige oder vorhersehbare Aufgaben automatisch auszuführen. Diese würden andernfalls manuellen Aufwand seitens der Projektmanager oder Teammitglieder erfordern.
⭐ Bonus: So realisieren Sie die Automatisierung Ihrer Workflows und sparen jede Woche mehr als 5 Stunden Zeit
📮 ClickUp-Einblick: 43 % der Befragten geben an, dass wiederholende Aufgaben ihrem Arbeitstag eine hilfreiche Struktur verleihen, während 48 % sie als kräftezehrend empfinden und als Ablenkung von sinnvollen Aufgaben betrachten.
Routine kann zwar ein Gefühl von Produktivität vermitteln, schränkt jedoch oft die Kreativität ein und hindert Sie daran, echte Fortschritte zu erzielen. ClickUp hilft Ihnen, diesen Kreislauf zu durchbrechen, indem es Routineaufgaben mithilfe intelligenter KI-Agenten automatisiert, sodass Sie sich auf konzentriertes Arbeiten konzentrieren können. Automatisieren Sie Erinnerungen, Aktualisierungen und die Zuweisung von Aufgaben und lassen Sie Features wie „Automated Time Blocking“ und „Task Priorities“ Ihre produktivsten Arbeitszeiten schützen.
💫 Konkrete Ergebnisse: Lulu Press spart durch den Einsatz von ClickUp-Automatisierungen täglich 1 Stunde pro Mitarbeiter ein – was zu einer Steigerung der Effizienz der Arbeit um 12 % führt.
Wie die Automatisierungen von ClickUp manuelle Arbeit überflüssig machen
ClickUp bietet über 100 vorgefertigte Automatisierungen, um Workflows zu optimieren, Übergaben zu verwalten und den manuellen Aufwand für Teams zu reduzieren. ClickUp-Automatisierungen bestehen aus drei anpassbaren Komponenten:
- Auslöser: Ereignisse, die eine Automatisierung starten. Beispiel: Wenn sich der Status ändert
- Bedingungen: Optionale Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit die Automatisierung ausgelöst wird (verfügbar in ausgewählten Plänen)
- Aktionen: Ereignisse, die die Automatisierung nach ihrem Auslöser auslöst
Hier sind die Funktionen von ClickUp Automatisierungen, die jeden Tag für Abhilfe sorgen. 👇
1. Status der Aufgaben automatisch aktualisieren
Mithilfe von ClickUp-Aufgaben gliedern wir die Arbeit in übersichtliche übergeordnete Aufgaben, Unteraufgaben und Abhängigkeiten auf. Anschließend fügen wir ClickUp-Automatisierungen hinzu, um den Status basierend auf Fortschrittssignalen wie fertiggestellten Unteraufgaben oder gelöschten Abhängigkeiten anzupassen.
Einer der vielen Auslöser ist „Unteraufgaben abgeschlossen“. Wenn alle Unteraufgaben einer übergeordneten Aufgabe abgeschlossen sind, wird eine Automatisierung ausgeführt, während ClickUp die Unteraufgaben direkt unterhalb der übergeordneten Aufgabe als abgeschlossen markiert.
Mehr noch: Wenn eine Aufgabe freigegeben wird, können Sie sie automatisch weiterbearbeiten, ohne dass jemand die Änderung der Abhängigkeiten manuell bemerken muss.
Anschließend verknüpfen Sie den Auslöser mit einer Aktion, beispielsweise der Änderung des Status (optional mit einer Bedingung, falls gewünscht).
🚀 Der Vorteil von ClickUp: Die Aufgabenmanagement-Software von ClickUp kann einen einzelnen Kommentar oder Chat innerhalb von Sekunden in eine ausführbare, messbare Aufgabe umwandeln!
Sie können Aufgaben direkt aus Aufgabenkommentaren, Kommentaren im Posteingang und sogar aus Dokumenten erstellen. Und wenn Sie ClickUp AI nutzen, kann diese für Sie Aufgaben mit dem vollständigen Kontext der ClickUp-Workspace generieren.
2. Eigentümer automatisch zuweisen oder neu zuweisen
Der schnellste Weg, Unklarheiten bezüglich der Eigentümerschaft zu beseitigen, besteht darin, den Workflow den nächsten Eigentümer für Sie zuweisen zu lassen.
ClickUp Automatisierungen enthalten die Aktion „Mitarbeiter ändern“.
Wenn die ClickApp „Multiple Assignees“ aktiviert ist, können über „Change Assignees“ Mitarbeiter hinzugefügt werden. Ist dies nicht der Fall, wird der aktuelle Mitarbeiter ersetzt.
Was macht diese Workflow-Automatisierung so wirkungsvoll?
Sie sind zudem nicht darauf beschränkt, eine bestimmte Person fest zuzuweisen. Mit ClickUp können Sie den neuen Mitarbeiter anhand intelligenter Optionen festlegen, beispielsweise den Ersteller der Aufgabe, einen Beobachter der Aufgabe oder den Auslöser der Automatisierung. So können Sie Aufgaben entsprechend Ihren Arbeitsregeln zuweisen, auch wenn sich die Teamzusammensetzung ändert.
🧠 Wissenswertes: Das Wort „Roboter“ ist erst etwa ein Jahrhundert alt. Es fand durch Karel Čapeks Theaterstück „R. U. R.“ aus dem Jahr 1920 Eingang in die Popkultur und leitet sich vom tschechischen Wort robota (Arbeit/Knechtschaft) ab.
3. Fälligkeitsdaten und Prioritäten automatisch festlegen
Legen Sie in ClickUp Automatisierungen Fristen fest, die sich nach dem Zeitpunkt richten, zu dem ein Ereignis eintritt.
Sie können beispielsweise automatisch ein Fälligkeitsdatum festlegen, das eine bestimmte Anzahl von Tagen nach Erreichen eines bestimmten Status der Aufgabe liegt, es auf das Datum des Auslösers (oder eine bestimmte Uhrzeit) setzen, ein genaues Datum wählen oder das Fälligkeitsdatum löschen, wenn es nicht mehr zutrifft.
Das ist besonders praktisch, wenn der richtige Termin von der jeweiligen Phase abhängt – beispielsweise wenn eine Aufgabe in die Überprüfungsphase wechselt oder wenn eine Anfrage angenommen wird.
Bei Prioritäten können Sie die Automatisierungsfunktionen des Projektmanagements auf dieselbe Weise nutzen. Sobald eine Aufgabe in eine Phase gelangt, die als zeitkritisch behandelt werden sollte, erhöht ClickUp automatisch ihre Priorität, sodass sie in Ansichten und Dashboards besonders hervorgehoben wird.
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4. Wiederholende Aufgaben oder Folgeaktionen automatisch erstellen
Was das Projektmanagement-Tool von ClickUp so unersetzlich macht, ist die Möglichkeit, jede Aufgabe in eine wiederkehrende Aufgabe umzuwandeln. Anschließend legen Sie den Zeitplan fest und entscheiden, wie sich die nächste Wiederholung verhalten soll.
Noch besser: Sie können wählen, ob die Aufgabe nach einem festen Rhythmus des Kalenders oder nach Fertigstellung wiederholt werden soll – damit lassen sich die meisten Folge-Workflows abdecken.
Dies ist besonders nützlich, wenn Sie mehrere Projekte verwalten und wiederkehrende Arbeiten konsistent ausführen müssen, ohne sich auf Ihr Gedächtnis oder manuelles Setup verlassen zu müssen.
Sie können beispielsweise festlegen, dass eine Aufgabe wiederholt wird:
- Nach einem Zeitplan, z. B. wöchentlich, monatlich oder benutzerdefiniert
- Eine festgelegte Anzahl von Tagen, nachdem die Aufgabe als fertiggestellt markiert wurde – dies ist nützlich für Nachfassaktionen, die nach Abschluss des letzten Zyklus erfolgen sollen
- Wenn die Aufgabe den Status „Erledigt“ oder „Geschlossen“ erreicht
Mit der Automatisierung der ClickUp-Aufgaben können Sie außerdem steuern, wie viel in den nächsten Durchlauf übernommen wird.
Sie können entweder dieselbe Aufgabe mit ihrem Verlauf beibehalten oder jedes Mal ein neues Duplikat erstellen. Sie können sogar auswählen, welche Felder in zukünftigen Instanzen enthalten sein sollen, z. B. Mitarbeiter, Checklisten, Anhänge, Abhängigkeiten und mehr.
Wenn Ihre wiederholende Aufgabe Unteraufgaben enthält, können Sie sogar die Termine der Unteraufgaben neu zuordnen, wenn neue Instanzen erstellt werden.
Um den Überblick über wiederholende Aufgaben zu behalten, schauen Sie einfach im Abschnitt „Übersicht über wiederholende Aufgaben“ nach. So einfach ist das!
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5. Stakeholder automatisch über Änderungen benachrichtigen
Was passiert, nachdem die Aufgabe erledigt ist?
In den meisten Teams muss immer noch jemand die richtigen Personen benachrichtigen, Hintergrundinformationen freigeben oder die nächsten Schritte bestätigen.
Die Automatisierungs-Engine von ClickUp erledigt dies automatisch. Wenn sich Status, Eigentümer, Priorität oder Fälligkeitsdatum einer Aufgabe ändern, benachrichtigt ClickUp die betroffenen Beteiligten sofort.
Sie müssen lediglich die genaue Änderung auswählen, die der Auslöser für eine Aktualisierung sein soll, und die Übermittlungsmethode festlegen (E-Mail, Slack, Kommentar, Webhook).
Beispielsweise können Sie die Beteiligten automatisch benachrichtigen, wenn eine Aufgabe:
- Wechselt in einen bestimmten Status, z. B. „Zur Überprüfung bereit“, „Blockiert“ oder „Erledigt“
- Priorität, Fälligkeitsdatum, Mitarbeiter oder Liste/Ordner/Space ändern
- Aktualisiert ein benutzerdefiniertes Feld, z. B. „Release-Version“, „Risikostufe“ oder „Auswirkungen auf den Kunden“
Um dies einzurichten, gehen Sie zur entsprechenden Liste/zum entsprechenden Ordner/zum entsprechenden Space und öffnen Sie „Automatisierungen“. Gehen Sie dann wie folgt vor:
- Wählen Sie einen Auslöser aus, je nachdem, was als Änderung gelten soll (Statusänderung, Feldaktualisierung, Verschieben, Neuzuweisung usw.).
- Fügen Sie Bedingungen hinzu, um unnötige Benachrichtigungen zu vermeiden, z. B. indem Sie nur dann benachrichtigt werden, wenn die Auswirkungen auf den Kunden „kritisch“ sind oder wenn sich der Status auf „Blockiert“ ändert.
- Wählen Sie bei der Aktion, wie die Beteiligten benachrichtigt werden sollen, die Option „Kommentar erstellen“ aus. Sie können auch einen Beitrag in einem Chat-Kanal hinzufügen, in dem ein Benutzer mit @erwähnt wird, oder einen Webhook auslösen, um die Aktualisierung in ein anderes System zu übertragen.
Um sicherzustellen, dass die Beteiligten mit der Arbeit in Verbindung bleiben, fügen Sie sie als Follower der Aufgabe hinzu. Sie erhalten dann Updates zu den Aktivitäten und dem Kontext dieser Aufgabe.
Wie Teams von der Aufgaben-Automatisierung in ClickUp profitieren
Ein G2-Rezensent sagt:
ClickUp ist äußerst vielseitig und ermöglicht es mir, Lösungen für praktisch jeden Anwendungsfall oder Prozess zu entwickeln. Auch die Automatisierungen und KI-Agenten sind äußerst leistungsstark. Ich kann automatische Aktionen über Logik oder KI-Aufforderungen einrichten, um so gut wie jede mir vorstellbare Aktion in ClickUp auszuführen.
ClickUp ist äußerst vielseitig und ermöglicht es mir, Lösungen für praktisch jeden Geschäftsfall oder Prozess zu entwickeln. Auch die Automatisierungen und KI-Agenten sind äußerst leistungsstark. Ich kann automatische Aktionen über Logik oder KI-Aufforderungen einrichten, um so gut wie jede mir vorstellbare Aktion in ClickUp auszuführen.
Kurz gesagt bedeutet das:
✅ Teams verbringen weniger Zeit mit der Pflege des Systems: Anstatt die Mitarbeiter zu bitten, sich an bestimmte Aufgaben zu erinnern, legen die Teams diese Pflege in Regeln fest. Wenn sich der Status einer Aufgabe ändert, kann ClickUp die Mitarbeiter, Termine, Prioritäten, Beobachter, Kommentare und mehr automatisch aktualisieren.
✅ Übergaben werden übersichtlicher: Ein häufiges Problem ist nicht, dass Arbeit blockiert wird, sondern dass niemand eindeutig als nächster Schritt zugewiesen ist. Automatisierungen lösen dieses Problem, indem sie eine Aufgabe neu zuweisen, sobald sie in eine Überprüfungs- oder Genehmigungsphase eintritt, sodass die Aufgabe zum richtigen Zeitpunkt den richtigen Eigentümer anzeigt.
✅ Fristen und Dringlichkeit werden einheitlich: Teams können festlegen, wie ein angemessener Termin für die Fälligkeit in jeder Phase aussieht. Sobald eine Aufgabe beispielsweise in den Status „In Bearbeitung“ oder „Muss genehmigt werden“ wechselt, kann eine Automatisierung ein Fälligkeitsdatum festlegen und die Priorität anpassen, sodass die Arbeit in Ansichten und Dashboards korrekt angezeigt wird.
✅ Komplexe Workflows können mit KI-Agenten autonom ablaufen: Während Automatisierungen vordefinierten Regeln folgen, können ClickUp-Super-Agenten den Kontext interpretieren und dynamisch handeln. Ein Agent kann beispielsweise Aufgaben in einem Space überwachen, in Kommentaren erwähnte Hindernisse identifizieren, das Problem zusammenfassen und das richtige Team-Mitglied mit dem entsprechenden Kontext benachrichtigen.
✨ Wenn Sie das in der Praxis sehen möchten: In diesem Video erfahren Sie, wie Super Agents unseren Inhalt vorantreiben.
Praxisbeispiele für Automatisierung in der Praxis
Schauen wir uns also an, wie unsere Teams (und viele andere weltweit) ClickUp-Automatisierungen nutzen:
1. Marketing-Teams
Autoren, Editors, Designer und Kanal-Eigentümer erledigen alle dieselben Aufgaben, weshalb Status-Änderungen einer der Bereiche sind, in denen sich manuelle Arbeit am leichtesten ansammelt.
Hier ist also ein kleiner Einblick, wofür wir ClickUp-Automatisierungen im Marketing nutzen – unter anderem für folgende Aufgaben:
- Ein Element wird in dem Moment, in dem der Entwurf fertig ist, von Entwurf nach Überprüfung verschoben, sodass der Status der Aufgabe stets mit der tatsächlichen Phase der Arbeit übereinstimmt
- Automatische Übertragung der Eigentümerschaft bei Statusänderung und Weiterleitung der Aufgabe an einen Editor oder einen für die Genehmigung zuständigen Beteiligten
- Einstellung der Fälligkeitsdaten basierend auf der Phase, z. B. das Zuweisen einer Überprüfungsfrist, wenn eine Aufgabe in den Status Überprüfung wechselt
- Die richtigen Personen innerhalb der Aufgabe benachrichtigen, sobald diese in den Status Überprüfung wechselt, und das Feedback zentralisieren
2. Produktteams
An der Produktentwicklung sind mehrere Beteiligte beteiligt – Projektmanagement, Design, Entwicklung, Qualitätssicherung und manchmal auch Support oder Sicherheit.
So nutzt das Produktteam ClickUp-Automatisierungen:
- Eine Feature-Aufgabe in den Status „Bereit für die Qualitätssicherung“ verschieben, sobald die erforderlichen Unteraufgaben fertiggestellt sind, und dabei den Status der übergeordneten Aufgabe an den tatsächlichen Fortschritt anpassen
- Automatische Neuzuweisung der Eigentümerschaft, wenn eine Aufgabe in eine neue Phase wechselt, z. B. in die Qualitätssicherung oder die Designprüfung
- Festlegen von Fälligkeitsdaten, wenn Arbeiten in zeitkritische Phasen wie die Release-Vorbereitung oder die Fehlerbeurteilung eintreten, um Zeitleisten konsistent zu halten
- Automatische Erhöhung der Priorität, wenn etwas als Blocker markiert wird, damit dringende Aufgaben in den ClickUp-Dashboards hervorgehoben werden
👀 Wussten Sie schon? Ihr Gehirn zahlt eine „Umstellungsgebühr“. Laut HBR umschalten Arbeitnehmer etwa 1.200 Mal am Tag zwischen Apps und Websites, was insgesamt knapp 4 Stunden pro Woche ausmacht, die sie damit verbringen, wieder in den Arbeitsfluss zu kommen.
💡 Profi-Tipp: Nutzen Sie die ClickUp AI-Felder, um unübersichtliche Eingaben zu standardisieren, bevor die Automatisierungen darauf zugreifen.
Fügen Sie Ihrer Ops-Liste KI-Felder wie Zusammenfassung, Kategorisierung, T-Shirt-Größe und Maßnahmen hinzu, damit bei jeder Anfrage automatisch dieselben Kernmetadaten generiert werden (worum es sich handelt, wohin es gehören soll, wie groß es ist und was als Nächstes zu tun ist).
Leiten Sie die Anfragen anschließend mithilfe von ClickUp-Automatisierungen auf der Grundlage dieser KI-generierten Felder weiter, weisen Sie sie zu und eskalieren Sie sie. So stellen Sie sicher, dass die Triage auch bei einem Anstieg der Anfragen konsistent bleibt.
3. Vertriebsteams
Vertriebsteams sind auf schnelle Übergaben angewiesen. Ein Lead geht ein, die Qualifizierung erfolgt, ein Termin für eine Demo wird vereinbart, Follow-ups werden versendet, und Notizen müssen mit der Verkaufschance verknüpft bleiben. Automatisierungen tragen dazu bei, dass dieser Ablauf bei allen Vertriebsmitarbeitern und in allen Regionen einheitlich bleibt.
Unser Vertriebsteam nutzt ClickUp-Automatisierungen für seine täglichen Workflows, darunter:
- Automatisches Erstellen von Folgeaufgaben, sobald sich eine Deal-Phase im CRM ändert, sodass die nächsten Schritte sofort mit der Opportunity verknüpft werden, sobald sich die Phase ändert
- Erstellen Sie einheitliche Folgeaufgaben, wenn eine Verkaufschance in eine neue Phase übergeht, z. B. „Demo geplant“ oder „Angebot versendet“
- Automatische Zuweisung von Aufgaben nach Gebiet, Segment oder Eigentümer des Kontos
- Benachrichtigung von Managern oder Beteiligten am Deal Desk, wenn ein Deal als „gefährdet“ markiert wird oder wenn eine kritische Genehmigungsphase erreicht ist
4. Betriebsteams
Die Arbeit im operativen Bereich hat eine andere Form als die Arbeit im Marketing, im Produktmanagement oder im Vertrieb. Sie ist volumenintensiv, stark von Richtlinien geprägt und voller Anfragen, die auf den ersten Blick ähnlich erscheinen. Dabei spielen jedoch Weiterleitung, Zeitplanung und Genehmigungen eine wichtige Rolle. In unseren operativen Workflows dienen Automatisierungen als Leitplanken, die für eine übersichtliche Erfassung und eine konsistente Ausführung sorgen.
Einige Beispiele dafür, wie wir ClickUp-Automatisierungen im operativen Bereich einsetzen:
- Jede neue Aufgabe wird in eine definierte Aufgabe mit der richtigen Vorlage umgewandelt, einschließlich der erforderlichen Felder und einer einsatzbereiten Checkliste
- Automatische Weiterleitung von Anfragen anhand eines ausklappbaren Menüs oder des Anfragetyps, wodurch die Aufgabe ohne manuelle Triage an die richtige Warteschlange oder den richtigen Eigentümer weitergeleitet wird
- Genehmigungen durchsetzen, indem Arbeiten in den Status „Genehmigung“ versetzt werden und die Genehmigergruppe benachrichtigt wird, sobald diese Phase erreicht ist
- Anwendung der SLA-Logik durch Festlegung von Fälligkeitsdaten relativ zum Zeitpunkt der Annahme der Anfrage und anschließende Erhöhung der Priorität, wenn der Termin näher rückt
Erstellen eines automatisierten Workflows in ClickUp (Schritt für Schritt)
Wie erstellt man also KI-gesteuerte Workflow-Automatisierungen in ClickUp?
Schritt 1: Erfassen Sie den Workflow, den Sie automatisieren möchten
Bevor Sie die Einstellungen anpassen, sollten Sie drei Dinge festlegen:
- Der Auslöser: Welches Ereignis startet den Workflow? (Beispiel: Eine Aufgabe wechselt in den Status „In Prüfung“)
- Die Bedingungen: Was muss erfüllt sein, damit die Automatisierung ausgeführt wird? (Beispiel: Nur wenn sich die Aufgabe in der Marketing-Liste befindet)
- Die Aktionen: Was soll ClickUp als Nächstes tun? (Beispiel: Einen Prüfer zuweisen und einen Kommentar hinzufügen)
🎯 Formulieren Sie es in einem Satz: „Wenn X passiert und Y zutrifft, soll ClickUp Z ausführen.“
Schritt 2: Wählen Sie den Ort der Automatisierung aus
Die Frage lautet hier: „Soll diese Automatisierung für einen Workflow gelten oder für mehrere Workflows, die dieselbe Struktur aufweisen?“
Diese Antwort entscheidet darüber, ob Sie die Aufgabe auf der Ebene der Listen oder auf einer höheren Ebene erstellen. Was wir damit meinen, sehen Sie 👇
- Verwenden Sie eine Listen-Automatisierung, wenn Sie eine einzelne, spezifische Pipeline automatisieren (z. B. Blog-Erstellung, Fehler-Triage, Onboarding oder einen Flow der Vertragsphasen). Die Liste ist die optimale Standard-Einstellung, da sie am einfachsten zu testen und zu steuern ist.
- Verwenden Sie eine Ordner- oder Space-Automatisierung, wenn mehrere Listen denselben Status und dieselben Übergaben haben und Sie überall ein einheitliches Verhalten wünschen. So standardisieren Sie beispielsweise teamübergreifend Vorgänge wie „Wenn ein Element den Status ‚In Überprüfung‘ erreicht, weisen Sie die Prüfergruppe zu“.
So treffen wir schnell eine Entscheidung:
- Liste = Ein Workflow pro Team, ein Status-Set, möglichst wenige Überraschungen
- Ordner = Mehrere miteinander verbundene Workflows, die sich gleich verhalten sollten
- Space = Ein gemeinsamer Arbeitsbereich, der von vielen Listen genutzt wird (nur wenn die Struktur einheitlich ist)
Schritt 3: Automatisierungen öffnen
Nun kommen wir endlich zum Builder für Automatisierungen dieser Software für Projektmanagement. Dies geschieht an der Stelle, an der Ihr Workflow verwaltet wird: in einer Liste, einem Ordner oder einem Space (je nachdem, wofür Sie sich in Schritt 2 entschieden haben).
Mit anderen Worten:
- Öffnen Sie die von Ihnen ausgewählte Liste/den Ordner/den Space
- Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Automatisierungen (Blitzsymbol)
- Klicken Sie auf „Automatisierung erstellen“ oder „Durchsuchen“, um die vorgefertigten Automatisierungen anzuzeigen.
Schritt 4: Wählen Sie aus, wie Sie es umsetzen möchten
Sobald Sie sich im Bereich „Automatisierungen“ befinden, bietet Ihnen ClickUp in der Regel zwei Möglichkeiten, um loszulegen. Das bedeutet, dass Sie Ihre eigenen Automatisierungen von Grund auf neu erstellen oder aus einer vordefinierten Liste auswählen können.
Aber woher wissen Sie, welche Lösung die richtige ist für die Automatisierung? Nun, das hängt weitgehend davon ab, was Sie automatisieren möchten (und wie komplex der Prozess ist). Schauen wir uns also die verfügbaren Möglichkeiten an:
Option A: Beginnen Sie mit einer vorgeschlagenen Automatisierung (am schnellsten)
ClickUp zeigt Ihnen Vorschläge auf der Grundlage gängiger Muster an (wie Änderungen des Status oder Aktualisierungen der Mitarbeiter). Wählen Sie einen Vorschlag aus, der Ihren Anforderungen am ehesten entspricht, und führen Sie dann die Bearbeitung der Details durch.
Option B: Eine benutzerdefinierte Automatisierung erstellen (am präzisesten)
Hier treffen Sie manuell eine Auswahl:
- Auslöser (was passiert)
- Bedingungen (Filter, optional)
- Aktionen (was ClickUp zu erledigen hat)
Dies ist die richtige Wahl, wenn Ihr Workflow bestimmte Regeln aufweist (Benutzerdefinierte Felder, mehrere Pfade, Ausnahmen).
👉 Es gibt noch eine Option C, aber warten wir erst einmal ab, bis wir weitere Informationen darüber erhalten!
Schritt 5: Den Auslöser festlegen
ClickUp-Automatisierungen beginnen immer mit einem Auslöser (dem Baustein, der zu einem Ergebnis führt), und Sie können Auslöser auf Aufgaben, Unteraufgaben oder beides anwenden.
So richten Sie die Einstellungen ein:
- Schließen Sie im Automatisierungs-Generator zunächst den erforderlichen Auslöser ab
- Wählen Sie das gewünschte Ereignis aus (z. B. Änderungen am Status)
- Wählen Sie, sofern verfügbar, aus, ob dies für Aufgaben, Unteraufgaben oder beides gilt.
Häufig verwendete Auslöser (und wofür sie nützlich sind):
- Statusänderungen → Ideal für Pipelines (Entwurf → Überprüfung → Genehmigt)
- Aufgabe erstellt → Ideal für Erfassungsworkflows (automatische Zuweisung, Vorlage anwenden)
- Mitarbeiter hinzugefügt/geändert → Ideal für Übergaben und zur Sicherstellung der Verantwortlichkeit
- Änderungen an benutzerdefinierten Feldern → Am besten geeignet für die Logik „Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist/Änderungen im Dropdown-Menü“
📚 Lesen Sie auch: Optimierung von Aufgabenkategorien im Projektmanagement
Schritt 6: Konfigurieren Sie relevante Bedingungen und fügen Sie diese hinzu (falls zutreffend)
In ClickUp Automations sind Bedingungen einfach Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit die Automatisierung fortgesetzt wird. Wenn der Auslöser eintritt, die Bedingungen aber nicht erfüllt sind, wird nichts ausgeführt 🤷.
So können Sie diese konfigurieren:
- Klicken Sie im Editor für Automatisierungen auf + Hinzufügen Bedingung
- Fügen Sie einen oder mehrere Filter hinzu (Sie können auch mehrere Bedingungen kombinieren)
- Sie können auch ein Tag oder ein benutzerdefiniertes Feld als Bedingung auswählen
- Und klicken Sie auf „Speichern“!
📚 Lesen Sie auch: Ihr Leitfaden zum visuellen Aufgabenmanagement
Schritt 7: Fügen Sie eine oder mehrere Aktionen hinzu
Aktionen sind der Teil Ihrer Automatisierung, der mit „dann mache dies“ beschrieben wird. Sobald der Auslöser aktiviert wird (und Ihre Bedingungen erfüllt sind, sofern Sie welche hinzugefügt haben), führt ClickUp die entsprechenden Aktionen aus.
Im Editor für Automatisierungen:
- Klicken Sie einfach auf das ausklappende Menü, um Ihre bevorzugte Aktion auszuwählen.
- Wählen Sie aus, was ClickUp zu erledigen hat
- Fügen Sie bei Bedarf weitere Aktionen hinzu, indem Sie auf + Aktion hinzufügen klicken.
Schritt 8: Benennen, veröffentlichen und auf Fehler prüfen
Sie sind fast erledigt! Vergewissern Sie sich nun nur noch, dass die Automatisierung aktiv ist und wie vorgesehen funktioniert.
Kurz zusammengefasst 👇
- Veröffentlichen und aktivieren: Erstellen Sie im modalen Fenster „Automatisierungen“ die Regel und stellen Sie sicher, dass sie aktiviert ist. Sie können vorhandene Regeln später im selben modalen Fenster auch aktivieren, deaktivieren oder bearbeiten.
- Machen Sie einen 2-minütigen Test: Führen Sie den jeweiligen Auslöser einmal für eine echte (oder Test-)Aufgabe aus – beispielsweise indem Sie den Status auf den von Ihnen ausgewählten Wert ändern – und überprüfen Sie, ob die Aktionen ausgeführt wurden (Mitarbeiter geändert, Kommentar hinzugefügt usw.). Sollte etwas nicht funktionieren, überprüfen Sie das Aktivitätsprotokoll der Automatisierungen. Dort wird angezeigt, was ausgeführt wurde, und es hilft bei der schnellen Fehlerbehebung.
💡 Sprechen Sie mit unseren Experten, um die idealen Workflows für Ihr Team zu ermitteln, die sich automatisieren lassen, sowie die richtige Kombination aus Automatisierungen und KI dafür!
Erweiterte Features der Automatisierung, die über die Grundlagen hinausgehen
Glauben Sie, ClickUp beschränke sich auf einfache Automatisierungen? Weit gefehlt! Es unterstützt fortschrittliche, komplexe Automatisierungs-Features, die Ihnen den Alltag ein kleines bisschen erleichtern werden.
Hier ein kleiner Einblick:
1. Menschähnliche mehrstufige Automatisierungen
ClickUp-Automatisierungen eignen sich hervorragend für routinemäßige Aufgaben, die mit einem Klick erledigt werden können. Sie decken die wesentlichen Aspekte des Aufgabenmanagements ab und helfen uns dabei, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, die andernfalls in Kommentaren, Erinnerungen und Nachfassaktionen verbleiben würden.
Wenn der Workflow jedoch Ermessensentscheidungen und mehrere Schritte erfordert – wie das Erfassen des Kontexts, das Erstellen von Entwürfen, das Aktualisieren mehrerer Stellen und die Weitergabe an einen Mitarbeiter –, kommen hier die ClickUp-Super-Agenten ins Spiel.
Super Agents sind KI-gestützte Teamkollegen, die mehrstufige Workflows unter Berücksichtigung des gesamten Workspace-Kontextes sicher ausführen können und im Grunde genommen autonome Kollegen für Menschen sind.
So können Sie diese Funktionen nutzen:
- Auslöser: Die Aufgabe wechselt in den Status „In Prüfung“ oder „Zur Genehmigung bereit“
- Super Agent führt die folgende Abfolge aus: Erfasst den Kontext aus der Aufgabe bzw. den verknüpften Dokumenten, fasst Änderungen zusammen, generiert Aktionspunkte, aktualisiert die Aufgabe mit den nächsten Schritten und weist Aufgaben automatisch dem richtigen Eigentümer zu, basierend auf den Erkenntnissen des Agenten.
- Human-in-the-Loop: Benachrichtigen Sie den Genehmiger/Eigentümer mit einem zur Überprüfung bereiten Ergebnis, sodass der gesamte Prozess kontextbezogen voranschreitet und der Genehmiger nur dann einen Schritt unternimmt, wenn eine Entscheidung erforderlich ist.
Außerdem sind sie absolut flexibel! Sie können sie als Auslöser in Direktnachrichten verwenden, in Aufgaben, Dokumenten oder im Chat mit @erwähnen, ihnen direkt Arbeitselemente zuweisen oder sie nach einem Zeitplan oder über Automatisierungen starten.
Verwenden Sie manuelle Auslöser, wenn Sie direkte Kontrolle benötigen, z. B. wenn Sie einen Mitarbeiter in einer Aufgabe oder einem Kanal @erwähnen, ihm eine Direktnachricht senden, um persönliche Hilfe zu erhalten, oder ihn einer Aufgabe zuweisen, damit er die Eigentümerschaft übernimmt und mit der Arbeit beginnt.
Sie können den vollständigen Inhalt von Aufgaben und Dokumenten abrufen, Chat-Nachrichten einsehen, den Workspace (und verbundene Apps) durchsuchen und „Memory“ (Zuletzt verwendet + Einstellungen + Intelligenz) nutzen, um sich im Laufe der Zeit weiter zu verbessern.
Um mehr darüber zu erfahren, welche Auslöser es für Agenten in ClickUp gibt, schau dir dieses Video an 👇
2. Auslöser für die Automatisierung über verschiedene Bereiche hinweg
Eine „spaceübergreifende“ Automatisierung ist am nützlichsten, wenn sie eine reibungslose Übergabe gewährleistet. Eine Anfrage beginnt vielleicht im Space eines Teams, sollte aber, sobald sie einen bestimmten Status erreicht, automatisch in den Workflow des nächsten Teams gelangen (kein erneutes Triage-Verfahren mehr 😮💨).
Dazu nutzen wir Automatisierungsaktionen wie In Liste verschieben (um die Aufgabe in die Liste des Zielteams zu leiten) oder Zur Liste hinzufügen, wenn wir möchten, dass dieselbe Aufgabe über „Aufgaben in mehreren Listen“ für beide Teams sichtbar bleibt.
Die Entscheidung hängt davon ab, ob das empfangende Team die Aufgabe lediglich einsehen oder vollständig ausführen soll. Wenn es die Aufgabe nur für die Nachverfolgung verfolgt, reicht es in der Regel aus, sie zur Liste hinzuzufügen. Ist es jedoch für die Ausführung und die Berichterstellung über den Fortschritt verantwortlich, verschieben wir die Aufgabe in den Workflow der Ziel-Liste.
3. Integration mit externen tools
Wenn wir möchten, dass ClickUp mit den Tools synchron bleibt, die Teams täglich nutzen, wechseln wir einfach zur ClickUp-Automatisierung. Damit können wir durchgängig automatisierte Aufgaben ausführen, wie zum Beispiel die Aktualisierung einer ClickUp-Aufgabe, wenn ein GitHub-Pull Request zusammengeführt wird, oder das Versenden einer E-Mail, wenn eine Aufgabe freigegeben wird.
Für benutzerdefiniertere Anforderungen nutzen wir Webhooks. ClickUp unterstützt innerhalb von „Automatisierungen“ die Aktion „Webhook aufrufen “, mit der ein Ereignis einer Aufgabe an einen beliebigen externen Endpunkt weitergeleitet werden kann.
Sie können einen Webhook erstellen, die URL festlegen, dynamische Felder in die URL einfügen und Kopfzeilen hinzufügen (wobei „Content-Type“ standardmäßig auf „application/json“ gesetzt ist). Darüber hinaus lassen sich Webhooks in Ihrem gesamten Workspace wiederverwenden!
⚡ Vorlagenarchiv: Vorlagen für Pläne zur Projektkommunikation
4. KI-gestützte Automatisierung
Erinnern Sie sich noch an „Option C“? Hier ist sie!
Wenn Ihnen einmal die Zeit (oder die Energie 😴) fehlt, geben Sie einfach in normalem Deutsch ein, was Sie möchten, zum Beispiel „Wenn sich der Status auf ‚In Review‘ ändert, dem Editor zuweisen und einen Kommentar hinzufügen“, und der ClickUp AI Automation Builder, ein Bestandteil von ClickUp Brain, hilft Ihnen dabei, schneller eine funktionierende Automatisierung zu erstellen.
Praktisch gesehen fügt sich dies in dieselbe KI-Ebene ein, die Sie bereits in ClickUp nutzen. Brain ist in ganz ClickUp verfügbar und kann mit dem Workspace-Kontext arbeiten, einschließlich Benutzerdefinierter Felder und @Erwähnungen.
Noch überzeugender ist, dass ClickUp auch KI-gestützte Logik innerhalb der Ergebnisse der Automatisierung unterstützt. So können Sie beispielsweise „AI Assign“ und „AI Prioritize“ als Teil zusätzlicher Automatisierungsaktionen nutzen.
Warum ClickUp der ultimative Hub für Automatisierung ist
Es ist offiziell! 🏆 ClickUp ist der ultimative hub für Automatisierung, den Sie jemals brauchen werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen:
- Zentralisierte Plattform: Der Grund, warum sich viele für ClickUp entscheiden, ist, dass es der Zersplitterung der Arbeit ein Ende setzt. Dokumentieren Sie einfach Ihre Prozesse in ClickUp Docs (SOPs, Aufnahmevorschriften, Entscheidungsprotokolle), fügen Sie ClickUp-Dashboards hinzu, um eine Übersicht über die gesamte Arbeit zu erhalten. Nutzen Sie schließlich Automatisierungen, um manuelle Bereinigungen zu vermeiden.
- Vorgefertigte Automatisierungsvorlagen: ClickUp stellt bereits vorgefertigte Automatisierungsvorlagen direkt im modalen Fenster für Automatisierungen bereit. Das bedeutet, dass Sie mit einem bewährten Muster wie „E-Mail senden, wenn sich der Status ändert“ beginnen und dieses dann an Ihre Status und Zuständigkeitsregeln anpassen können.
- Nahtlose Integrationen: ClickUp wurde entwickelt, um die Probleme der heutigen Arbeitswelt zu lösen! Das ist einer der Gründe, warum es sich in Tools wie Outlook, HubSpot, Salesforce, Gitlab, Zendesk und viele weitere integrieren lässt.
- KI und Automatisierung: Da ClickUp Brain überall im ClickUp-Workspace verfügbar ist, können Sie logische Ergebnisse wie Zusammenfassungen, Fortschrittsberichte, Stimmungsanalysen, Übersetzungen und Aktionspunkte generieren und anschließend die Automatisierungen diese Daten nutzen lassen, um Aufgaben weiterzuleiten, zuzuweisen und zu eskalieren.
Verabschieden Sie sich mit ClickUp von manuellen Aktualisierungen des Projekts
Wenn Ihre Aufgabenaktualisierungen von einer Abhängigkeit von der Erinnerung eines anderen abhängen, ist das System bereits gescheitert. Der Fortschritt von Aufgaben sollte nicht in vereinzelten Nachrichten oder manuellen Dateneingaben liegen, die nur dann erfolgen, wenn jemand Zeit dafür hat.
ClickUp löst dieses Problem, indem es die Arbeit selbst zur Aktualisierung macht.
ClickUp Aufgaben bieten für jedes Projekt eine zentrale Informationsquelle für Eigentümer, Fälligkeitsdaten, Abhängigkeiten und kritische Aufgaben.
ClickUp-Automatisierungen übernehmen dann die sich wiederholenden Aufgaben – das Aktualisieren des Status, das Zuweisen des nächsten Eigentümers und das Auslösen von Aufgabenübergaben.
Und wenn Sie blitzschnell Kontextinformationen benötigen, liefert ClickUp Brain sofort Zusammenfassungen, Antworten und nächste Schritte aus der laufenden Arbeit.
Um noch einen Schritt weiter zu gehen, weist ClickUp Super Agents auf Risiken hin, erinnert Eigentümer daran und eskaliert Hindernisse basierend auf Ihren Regeln.
Es geht nicht um „mehr Automatisierung“. Es geht um bessere Automatisierungsfunktionen, die den Fokus erhalten, den Fortschritt der Aufgaben in Echtzeit anzeigen und sicherstellen, dass nichts Wichtiges auf eine Aktualisierung warten muss. Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an und lassen Sie Ihre Projekte von selbst laufen. ✅