Jedes vernachlässigte Aufgaben-Dashboard scheitert auf dieselbe Weise. Nicht wegen eines schlechten Layouts oder des falschen Tools, sondern in dem Moment, in dem eine Nummer im Widerspruch zu dem steht, was das Team in dieser Woche beobachtet hat – und die Mitarbeiter aufhören, dem Bildschirm zu glauben.
Deshalb ist dieser Leitfaden im Vergleich zu den meisten Dashboard-Anleitungen genau umgekehrt aufgebaut. Vier der sechs Schritte finden statt, bevor du überhaupt ein Layout anlegst, denn ein Dashboard ist wie ein Spiegel: Es kann nur das zeigen, was deine Aufzeichnungen zu den Aufgaben bereits aussagen. Wenn die Aufzeichnungen stimmen, regelt ein schlichtes Dashboard mit vier Karten deinen Monday. Wenn sie falsch sind, wird selbst der schönste Bildschirm der Welt zum wöchentlichen Argument.
Im Folgenden: das Setup, die Erstellung, wo man es erstellen sollte und wie man dafür sorgt, dass es auch nach der ersten Woche noch zuverlässig funktioniert.
TL;DR: Weisen Sie jeder Aufgabe einen Eigentümer, einen klaren Status und ein Fälligkeitsdatum zu. Erstellen Sie ein Dashboard mit vier Karten: Aufgaben nach Status, überfällige Aufgaben, Aufgaben pro Person und blockierte Arbeit. Wählen Sie einen festen Zeitpunkt für die Aktualisierung der Status aus, beispielsweise die ersten fünf Minuten Ihres Monday-Meetings, und testen Sie das Dashboard zunächst anhand einer Woche, an die Sie sich noch gut erinnern können, bevor Sie es für eine Woche einsetzen, an die Sie sich nicht mehr so gut erinnern.
Was ist ein Dashboard für Aufgaben?
Ein Aufgaben-Dashboard ist eine zentrale Übersicht, die den aktuellen Status einer Reihe von Aufgaben anzeigt, in der Regel gefiltert nach einem Team, einem Projekt oder einer Person. Es vereint die Anzahl der offenen und fertiggestellten Aufgaben, eine Liste der überfälligen Aufgaben, eine Aufschlüsselung der Aufgaben nach Eigentümern sowie eine Übersicht über die Blockaden.
Ein Dashboard enthält keine eigenen Daten. Es liest Ihre Daten zu Aufgaben aus, wenn Sie es öffnen, und zeigt an, was dort vermerkt ist. Aktuelle Daten sorgen für ein genaues Dashboard. Veraltete Daten führen zu einem auf den ersten Blick zutreffend wirkenden, aber falschen Ergebnis.
Aufgaben-Dashboard vs. Projekt-Dashboard vs. Statusbericht
Diese drei beantworten unterschiedliche Fragen für unterschiedliche Leser. Ein Aufgaben-Dashboard führt die Nachverfolgung der Umsetzung auf Aufgabenebene durch. Ein Projekt-Dashboard führt die Nachverfolgung der Umsetzung auf Initiativeebene durch. Ein Statusbericht ist eine schriftliche Zusammenfassung für diejenigen, die keines von beiden öffnen.
| Dimension | Aufgaben-Dashboard | Projekt-Dashboard | Statusbericht |
|---|---|---|---|
| Maßeinheit | Einzelne Aufgaben | Projekte, Phasen, Meilensteine | Text mit Schlagzeilen und Nummern |
| Hauptzielgruppe | Das Team, das die Arbeit erledigt, und sein Leiter | Programmmanager, PMO, Abteilungsleiter | Führungskräfte, Clients, Stakeholder |
| Aktualisierungsrhythmus | Wird fortlaufend aktualisiert, sobald die Seite geöffnet ist | Laufend, wöchentlich überprüft | Wöchentlich oder monatlich zusammengestellt |
| Frage beantwortet | Was ist überfällig und wer ist dafür verantwortlich? | Wird dieses Projekt pünktlich fertig werden? | Sollten wir uns Sorgen machen, und wenn ja, worüber? |
| Schlägt fehl, wenn | Status veralten | Meilensteine sind nicht mit konkreten Aufgaben verknüpft | Der Verfasser mildert schlechte Nachrichten ab |
Die wichtigste Regel: Passen Sie das Tool an die jeweiligen Nutzer an. Das Team nutzt das Dashboard für Aufgaben, das PMO benötigt das Dashboard für Projekte und Führungskräfte arbeiten in der Regel mit dem Bericht.
Warum werden die meisten Aufgaben-Dashboards irgendwann nicht mehr genutzt?
Die meisten Aufgaben-Dashboards werden aufgegeben, weil die ihnen zugrunde liegenden Aufzeichnungen veralten – und sobald eine Nummer falsch erscheint, verliert das Team das Vertrauen in den Rest der Anzeige. Eine Studie im „Journal of Medical Quality“ dokumentierte zwei Dashboards im selben Krankenhaus mit denselben Daten und demselben Zweck. Das eine wurde angenommen, das andere nicht.
Der Unterschied hatte nichts mit dem Design zu tun. Stattdessen identifizierte die Studie drei wesentliche soziale Mechanismen, die beeinflussen, ob ein Dashboard angenommen und genutzt wird:
- Ein unterstützendes Teamklima, sodass das Dashboard als Grundlage für offene und ehrliche Unterhaltungen dient und die Teammitglieder sich sicher fühlen, ihre Meinung zu äußern
- Vertrauen unter den Mitgliedern des Teams in Bezug auf die Daten und deren Verwendung
- Führungsverhalten innerhalb des Teams
Vertrauen ist oft ein häufiger Grund dafür, dass ein Dashboard aufgegeben wird. Jemand bemerkt eine Nummer, die nicht stimmt, und schon wird jedes Meeting zum Dashboard zu einer Debatte über die Genauigkeit der Daten.
Laut dem „State of Project Management“-Bericht von Wellingtone hat die Hälfte der Unternehmen nicht einmal Zugriff auf Projekt-KPIs in Echtzeit. 72 % der Projektfachleute verbringen jeden Monat einen halben Tag oder mehr mit der manuellen Berichterstellung zum Projektstatus.
Bevor du also etwas erstellst, solltest du drei Dinge beachten:
- Weisen Sie jeder Aufgabe einen Eigentümer zu
- Stellen Sie sicher, dass der Status des Projekts für alle dasselbe bedeutet
- Legen Sie realistische Fälligkeitsdaten fest oder verschieben Sie diese
Ein schneller Weg, um deine aktuellen Einträge zu überprüfen: Sortiere eine beliebige Liste mit Aufgaben nach dem Datum der letzten Aktualisierung. Alles, was seit zwei Wochen unberührt geblieben ist, muss entweder seinen Status anpassen oder von vornherein keine echte Aufgabe gewesen sein.
So erstellen Sie ein Dashboard für Aufgaben in sechs Schritten
Ein Aufgaben-Dashboard entsteht in sechs Schritten, wobei nur die letzten beiden das Layout betreffen. In den ersten vier Schritten werden die Aufgabendatensätze eingerichtet, aus denen das Dashboard seine Informationen bezieht: die Entscheidung, die es unterstützt, der festgelegte Status, die Eigentümerschaft und die Fälligkeitstermine sowie das Aktualisierungsverfahren. Wenn Sie diese Schritte überspringen, erstellen Sie ein Dashboard auf der Grundlage unvollständiger Daten.
Schritt 1: Benennen Sie die Entscheidung, die das Dashboard unterstützt
Schreibe die konkrete Entscheidung auf, die jemand anhand dieses Bildschirms treffen wird, bevor du auch nur eine einzige Karte hinzufügst. „Sehen, wie es dem Team geht“ ist eine Beobachtung. „Jeden Monday entscheiden, welche zwei Aufgaben vorgezogen und wem sie neu zugewiesen werden sollen“ ist eine Entscheidung, und sie sagt dir genau, welche Karten du erstellen musst.
Bevor du eine Karte hinzufügst, überprüfe sie anhand dieser Entscheidung:
- Behalte sie, wenn die Karte die Arbeit einer Person in dieser Woche verändert
- Streiche sie, wenn die Karte zwar interessant ist, aber zu keiner Aktion führt
- Legen Sie es beiseite, wenn die dahinterstehende Frage nur einmal aufgetaucht ist
Profi-Tipp: Fragen Sie die drei Personen, die das Dashboard am häufigsten nutzen werden, was sie letzte Woche manuell abgehakt haben. Die Fragen, die sie immer wieder stellen, sind Ihre ersten Karten.
Schritt 2: Einigen Sie sich auf eine Status-Liste, die das gesamte Team verwenden wird
Jede Karte auf dem Dashboard wird anhand Ihrer Status-Liste berechnet. Legen Sie diese daher gemeinsam als Team fest und beschränken Sie sich auf fünf oder sechs Phasen. Verfassen Sie für jede Phase eine einzeilige Beschreibung und bewahren Sie diese dort auf, wo das Team seine Arbeit plant.
Zwei Phasen sorgen für die größte Verwirrung, wenn sie nicht klar definiert sind:
- Blockiert oder in Wartestellung: Weisen Sie blockierten Aufgaben einen eigenen Status zu. Andernfalls wird eine Aufgabe, die auf die Überprüfung eines Vertrags wartet, als aktive Arbeit gezählt. Das Dashboard zeigt an, dass das Team beschäftigt ist, obwohl ein Teil der Arbeit überhaupt nicht vorankommt.
- In Prüfung: Definieren Sie genau, was „in Prüfung“ für Ihr Team bedeutet. Wenn eine Person diesen Status für Client-Freigaben nutzt und eine andere für Feedback von Kollegen, vermischt die Anzahl der „in Prüfung“-Einträge zwei verschiedene Warteschlangen mit zwei unterschiedlichen Zykluszeiten.
Bevor Sie die Status festlegen, lassen Sie das Team 20 reale Aufgaben anhand dieser Status kategorisieren. Wenn sich zwei Personen nicht darüber einig sind, in welche Kategorie eine Aufgabe gehört, ist die Statusdefinition noch nicht klar genug.
Schritt 3: Legen Sie für jede Aufgabe einen Eigentümer und ein Fälligkeitsdatum fest
Weisen Sie jede Aufgabe genau einem Mitarbeiter zu. Eine Aufgabe, die drei Mitarbeiter zugewiesen ist, wird zwar korrekt im Dashboard angezeigt, aber von niemandem übernommen, da jeder Mitarbeiter davon ausgeht, dass sich jemand anderes darum kümmert.
Machen Sie dasselbe mit den Fälligkeitsdaten. Wenn sich der Backlog mit Fälligkeitsdaten füllt, von denen jeder weiß, dass sie nur Wunschvorstellungen sind, lernt das Team, die überfälligen Karten zu ignorieren. Legen Sie Fälligkeitsdaten fest, zu denen sich der Eigentümer verpflichtet, und verschieben Sie diejenigen, die verschoben werden müssen, anstatt sie rot zu lassen. Wenn der Backlog bereits voller Fälligkeitsdaten ist, an die niemand glaubt, beginnen Sie damit, die konkurrierenden Arbeiten zu priorisieren.
Eine einzige Änderung in den Einstellungen beseitigt die gesamte Kategorie der zugewiesenen und undatierten Arbeiten: Machen Sie die Felder „Mitarbeiter“ und „Fälligkeitsdatum“ beim Erstellen einer Aufgabe zu Pflichtfeldern.
Schritt 4: Legen Sie das Aktualisierungsritual fest, bevor Sie das Layout erstellen
Legen Sie fest, wann der Status aktualisiert wird und wer dafür zuständig ist. Dabei haben sich zwei Vorgehensweisen durchgesetzt:
- Bei der Übergabe: Die Person, die die Arbeit weitergibt, aktualisiert den Status, sobald die Arbeit den Besitzer wechselt.
- Nach Zeitplan: Das Team führt im Rahmen eines bestehenden Meetings, beispielsweise des Monday-StandUp-Meetings, eine fünfminütige Runde zum Status durch
Wählen Sie eine aus und verknüpfen Sie sie mit etwas, das das Team ohnehin bereits tut. Wenn Ihr Team beispielsweise montags ein StandUp-Meeting abhält, nutzen Sie die ersten fünf Minuten, um das Board durchzugehen und gemeinsam die Status zu aktualisieren. Auf diese Weise erfolgt die Aktualisierung im Rahmen eines Meetings, an dem die Teilnehmer ohnehin schon teilnehmen.
Empfehlenswert: Richte eine Automatisierung ein, die alle Aufgaben markiert, bei denen in den letzten 10 Tagen keine Aktualisierung stattgefunden hat. Das ersetzt zwar nicht das Ritual, erfasst aber Aufgaben, die durch das Raster fallen, sodass du nicht jede Aufgabe manuell überprüfen musst.
Schritt 5: Erstellen Sie Ihr erstes Dashboard
Beginnen Sie mit vier Karten. Jede beantwortet eine bestimmte Frage, die Ihr Team immer wieder stellt:
- Offene Aufgaben nach Status: Eine Leiste oder ein Kreisdiagramm, das zeigt, wie viele Aufgaben sich in jeder Phase befinden. So erkennen Sie, wo sich Arbeit staut. Wenn 20 Aufgaben „in Bearbeitung“ sind und nur eine „in Prüfung“, ist entweder der Prüfschritt ein Engpass oder die Mitarbeiter treiben die Aufgaben nicht voran.
- Überfällige Aufgaben: Eine Liste aller Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum bereits überschritten ist, sortiert nach der Anzahl der Verzugstage. Die ältesten Elemente stehen ganz oben, damit das Team sie zuerst erledigt
- Aufgaben pro Eigentümer: Eine Aufschlüsselung, wie viele offene Aufgaben jede Person zu bewältigen hat. Hier erkennen Sie Ungleichgewichte. Wenn eine Person 30 offene Aufgaben hat und zwei andere jeweils 8, wissen Sie, wo Sie Aufgaben neu verteilen müssen, bevor jemand eine Frist verpasst.
- Blockierte Aufgaben: Eine eigene Karte für Aufgaben, die nicht vorankommen. Blockierte Aufgaben verstecken sich in Ihrer Anzahl offener Aufgaben und täuschen vor, aktive Arbeit zu sein. Geben Sie an, wie lange jede Aufgabe bereits blockiert ist, damit Sie wissen, welche eskaliert werden müssen.
Nutze diese vier zwei Wochen lang, bevor du weitere Karten hinzufügst. Wenn du das Dashboard immer wieder verlässt, um dieselbe Information nachzuschlagen (zum Beispiel, was diese Woche fällig ist), ist das deine fünfte Karte.
Wenn Sie die Karten anordnen, platzieren Sie überfällige und blockierte Arbeiten oben links. Dort schauen die Leute zuerst hin, und diese Karten erfordern die schnellste Reaktion. Platzieren Sie Trenddiagramme (wie z. B. Fertigstellungsraten im Zeitverlauf) weiter unten auf der Seite, da diese als Grundlage für die Wochenplanung dienen.
Schritt 6: Testen Sie es anhand einer Woche, die Sie bereits gut kennen
Wähle eine Woche aus der jüngsten Vergangenheit, an die du dich gut erinnern kannst: Welche Aufgaben waren im Verzug, wer war überlastet, was hat sich verzögert?
Öffne das Dashboard für diese Woche und vergleiche die angezeigten Informationen mit dem, was du weißt, was tatsächlich passiert ist. Wenn dein Team eine schwierige Woche mit verpassten Terminen hatte, das Dashboard aber anzeigt, dass alles nach Plan läuft, stimmt etwas am Setup nicht. Es ist besser, das jetzt zu bemerken, als erst, wenn jemand auf dieser Grundlage eine Entscheidung trifft.
Zwei Dinge, auf die Sie besonders achten sollten:
- Falscher Umfang: Die Dashboard-Filter verweisen möglicherweise auf die falsche Liste oder lassen die Aufgaben eines ganzen Teams außer Acht. Wenn die Arbeit Ihres Entwicklerteams nicht angezeigt wird, sind alle Zahlen auf dem Dashboard unvollständig.
- Unsichtbare Ausschlüsse: Manche Datumsfilter lassen Aufgaben weg, die vor Beginn des Bereichs fertiggestellt wurden. Dadurch erscheint Ihr Durchsatz geringer, als er tatsächlich war, da das Dashboard nur einen Teil des Gesamtbildes berücksichtigt.
Führen Sie diese Nachbesprechung gemeinsam mit einem Teamkollegen durch, der in dieser Woche dabei war. Sie werden sich an unterschiedliche Dinge erinnern, und gemeinsam werden Sie Lücken entdecken, die im Dashboard übersehen wurden und die keiner von Ihnen allein bemerkt hätte.
Diese Anleitung behandelt denselben Ablauf, einschließlich der Gewohnheiten, die dafür sorgen, dass Dashboards immer auf dem neuesten Stand bleiben:
Was sorgt dafür, dass ein Dashboard auch nach der ersten Woche noch nützlich ist?
In den Schritten 1 bis 6 erstellen Sie ein Dashboard. Diese Gewohnheiten sorgen dafür, dass die darin enthaltenen Daten auch in einem Monat noch lesenswert sind.
- Den Datenumfang dokumentieren: Notieren Sie, welche Listen, Teams und Bereiche in das Dashboard einfließen. Ohne diese Angaben kommen im Laufe der Zeit immer neue Karten hinzu, die aus unterschiedlichen Datenquellen stammen. Schließlich zeigen zwei Karten auf demselben Bildschirm widersprüchliche Zahlen an, und niemand weiß, welcher man vertrauen soll.
- Legen Sie eine Basislinie für den Normalzustand fest: Erfassen Sie die typische Anzahl überfälliger Aufgaben Ihres Teams, die durchschnittliche Anzahl der Aufgaben pro Person und die übliche Anzahl blockierter Aufgaben während eines normalen Sprints. Die PMI-Studie „Pulse of the Profession 2025“ ergab, dass Fachleute mit ausgeprägtem Geschäftssinn durchschnittlich 9,1 Leistungsfaktoren pro Projekt verfolgen, verglichen mit 6,3 bei allen anderen. Dazu gehören Aspekte wie Kundenzufriedenheit und strategische Ausrichtung, die eine Status-Spalte allein nicht aufzeigen würde. Sie brauchen am ersten Tag nicht gleich neun Faktoren, aber dokumentieren Sie die zwei oder drei Kennzahlen, deren Verdopplung Ihrem Team auffallen würde.
- Legen Sie Eskalationsschwellen fest: Legen Sie im Voraus fest, ab welcher Zahl Auslöser für Maßnahmen sind. Zum Beispiel: „Jede Person mit mehr als 20 offenen Aufgaben erhält eine Unterhaltung zur Neuverteilung.“ Ohne eine solche Schwelle schauen die Mitarbeiter auf das Dashboard, sind vage besorgt und unternehmen nichts.
- Fügen Sie Kontext auf Kartenebene hinzu: Fügen Sie jeder Karte eine einzeilige Beschreibung oder Beschriftung hinzu, damit jemand, der das Dashboard zum ersten Mal sieht, versteht, worum es geht.
- Verknüpfen Sie jede Nummer mit der entsprechenden Arbeit: Jede Nummer auf dem Dashboard sollte mit einem Klick zu den dahinterstehenden konkreten Aufgaben führen. Wenn jemand „8 blockierte Aufgaben“ sieht und eine separate App öffnen muss, um herauszufinden, um welche acht es sich handelt, wird er das Dashboard nicht mehr nutzen.
- Legen Sie eine Regel für das Löschen fest: Wenn innerhalb von vier Wochen niemand auf die Informationen einer Karte reagiert hat, entfernen Sie sie. Überprüfen Sie das Dashboard monatlich und streichen Sie alles, was keine Auswirkungen mehr auf eine Entscheidung hat.
Wo sollten Sie ein Dashboard für Aufgaben einrichten?
Drei Ansätze decken fast jedes Team ab: eine Tabellenkalkulation, ein spezielles BI-Tool oder die Arbeitsmanagement-Plattform, auf der die Aufgaben bereits vorhanden sind. So treffen Sie die richtige Wahl.
| Vorgehensweise | Stärke | Schwachstelle | Am besten geeignet für |
|---|---|---|---|
| Tabellenkalkulation (Excel, Google Tabellen) | Kostenlos, vertraut, an einem Nachmittag neu strukturieren | Enthält eine Kopie der Arbeit, die jemand für die Synchronisierung benötigen muss | Teams mit weniger als 10 Mitarbeitern, die weniger als 100 Aufgaben zur Nachverfolgung verfolgen |
| BI-tool (Power BI, Tableau, Looker) | Verknüpft Daten zu Aufgaben mit Finanz-, CRM- und Produktdaten in jedem Umfang | Erfordert eine Datenpipeline und einen technischen Eigentümer sowie eine Aktualisierungsverzögerung | Unternehmen, die über mehrere Systeme hinweg die Berichterstellung durchführen |
| Arbeitsmanagement-Plattform | Liest Live-Aufgaben direkt ein, sodass das Dashboard nicht von der Quelle abweichen kann | Die Berichterstellung beschränkt sich auf die Daten dieser Plattform | Teams, deren Arbeit bereits in einem System abgewickelt wird |
Tabellenkalkulationen
Ein Tabellenkalkulations-Dashboard besteht aus einer Pivottabelle sowie zwei oder drei Diagrammen, die eine Liste mit Aufgaben veranschaulichen. Tragen Sie Ihre Aufgaben als Zeilen ein, versehen Sie jede mit einem Status, einem Eigentümer und einem Fälligkeitsdatum und nutzen Sie anschließend Formeln, um sie anhand dieser Felder zu zählen und zu sortieren.
Die Vorlagen für Aufgaben-Tracker in Excel und Google Tabellen enthalten vorgefertigte Formeln und Diagramme. Fügen Sie einfach Ihre Aufgaben ein, und innerhalb einer Stunde haben Sie ein funktionsfähiges Dashboard.
Was gut funktioniert:
- Keine Setup-Kosten: Wenn jemand in Ihrem Team die grundlegenden Formeln für Tabellenkalkulationen beherrscht, können Sie noch heute loslegen
- Völlige Flexibilität: Jede Metrik, für die Sie eine Formel schreiben können, wird zu einer Dashboard-Karte, beispielsweise die durchschnittliche Anzahl der überfälligen Tage pro Person oder die Anzahl der pro Woche abgeschlossenen Aufgaben.
- Einfaches Freigeben: Sowohl in Excel Online als auch in Google Tabellen kannst du einen Link zur reinen Ansicht freigeben. Die Beteiligten sehen die Zahlen, können aber nicht bearbeiten oder versehentlich beschädigen.
Limitierungen:
- Die Tabelle enthält lediglich eine Kopie der Arbeit: Ihr Team erledigt die eigentlichen Aufgaben an anderer Stelle. Jedes Mal, wenn sich der Status einer Aufgabe ändert, muss jemand die Tabelle manuell aktualisieren, damit sie dem aktuellen Stand entspricht
- Bearbeitungskonflikte können verwirrend sein: Google Tabellen-Dashboards kommen gut mit mehreren gleichzeitigen Editors zurecht. Excel-Dateien, die per E-Mail oder über ein gemeinsames Laufwerk freigegeben werden, hingegen nicht: Zwei Personen können die Änderungen des anderen überschreiben, ohne es zu merken. Sobald mehr als zwei oder drei Personen regelmäßig an der Datei arbeiten, treten fehlerhafte Formeln und überschriebene Zeilen auf. Keines der beiden tools verfügt über einen integrierten Prüfpfad.
Überspringe diesen Schritt, wenn: Mehr als drei Personen die Datenquellen aktualisieren oder das Projekt länger als ein Quartal dauert.
Am besten geeignet für: Kleine Teams, kurze Projekte und alle, die noch heute ein funktionsfähiges Dashboard benötigen, ohne Software kaufen zu müssen.
Lesen Sie auch: Wie erstellt man ein Dashboard in Excel? (Schritte & Vorlagen)
Spezielle BI-Tools
Business-Intelligence-Tools wie Power BI, Tableau und Looker beziehen Daten aus verschiedenen Systemen und fassen sie in einem Bericht zusammen. Sie lassen sich mit Ihrem Aufgabentool, Ihrem Finanzsystem, Ihrem CRM und Ihrer Produktanalyse verbinden und ermöglichen es Ihnen, Dashboards zu erstellen, die alle diese Daten gleichzeitig einbeziehen.
Sie könnten beispielsweise die Erledigung von Aufgaben nach Teams zusammen mit den Einnahmen anzeigen, die die Projekte der einzelnen Teams generiert haben. Oder die Zykluszeit in der Entwicklung mit dem Ticketvolumen im Kundensupport vergleichen. BI-Tools eignen sich ideal für solche systemübergreifenden Ansichten.
Was gut funktioniert:
- Systemübergreifende Verknüpfungen: Um die Kosten pro ausgeliefertes Feature oder den Umsatz pro Projektteam zu ermitteln, müssen Aufgabe-Daten mit Finanzdaten verknüpft werden. BI-Tools erledigen das von Haus aus.
- Historische Tiefe: BI-Tools speichern Momentaufnahmen Ihrer Daten über einen bestimmten Zeitraum hinweg in einem Data Warehouse. Sie können die Zykluszeit dieses Quartals mit der des Vorjahres vergleichen oder die Nachverfolgung der Veränderung des Durchsatzes über sechs Monate hinweg durchführen.
- Detaillierte Zugriffskontrolle: Sie können die Sichtbarkeit für jede Person bis auf einzelne Zeilen hin einschränken. Ein einziges Dashboard dient sowohl einer Führungskraft, der alle Projekte sieht, als auch einem Auftragnehmer, der nur seine eigenen Projekte sieht, und einem Client, der nur seine Leistungen sieht.
Limitierungen:
- Jemand mit technischem Hintergrund muss die Pipeline warten: Die Verbindung zwischen Ihrem Aufgabensystem und dem Data Warehouse muss mit Setup, Überwachung und Behebung von Störungen versehen sein. Diese Person gehört in der Regel zu einem Datenteam mit eigenem Backlog, sodass Änderungen nur langsam umgesetzt werden können
- Die Daten sind nicht in Echtzeit verfügbar: Die meisten BI-Dashboards werden nach einem festgelegten Zeitplan aktualisiert, oft einmal über Nacht. Das Dashboard zeigt bis zur nächsten Aktualisierung den Stand vom Vortag an. Das ist für eine monatliche Überprüfung in Ordnung, aber nicht für ein StandUp-Meeting, bei dem die Daten bereits 18 Stunden alt sind.
Überspringen Sie diesen Abschnitt, wenn: Sie lediglich die Nachverfolgung durchführen müssen, was überfällig ist und wer dafür verantwortlich ist. Ein BI-Tool ist dafür überdimensioniert.
Am besten geeignet für: Teams, die Aufgabendaten sowie Finanz-, Kunden- oder Produktdaten auf ein und demselben Dashboard benötigen.
Plattformen für das Arbeitsmanagement
Die meisten Arbeitsmanagement-Plattformen (Asana, Jira, monday.com, Smartsheet und andere) verfügen über integrierte Dashboards, die direkt die Aufgaben anzeigen, an denen Ihr Team täglich arbeitet. Für die meisten Teams, die ihr Projektmanagement täglich visuell gestalten, ist dies der Ort, an dem sie letztendlich landen.
Was gut funktioniert:
- Keine Abweichungen vom Quellsystem: Das Dashboard liest Aufgaben-Datensätze in Echtzeit aus. Da niemand Daten zwischen den Systemen kopiert, können die Zahlen nicht aus der Synchronisierung geraten.
- Detailansicht des Datensatzes: Bei den meisten Plattformen können Sie auf eine Nummer in einem Diagramm klicken und die einzelnen Aufgaben dahinter anzeigen lassen
- Datenhygiene an der Quelle: Pflichtfelder, gesperrte Statuslisten und automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass die Datensätze, aus denen das Dashboard liest, vollständig sind
Limitierungen:
- Einige Metriken werden mit einer gewissen Verzögerung aktualisiert. Grundlegende Daten zu den Aufgaben wie Status und Mitarbeiter werden sofort aktualisiert. Berechnete Metriken wie Burndown-Diagramme und Zykluszeiten werden oft nach einem festen Zeitplan aktualisiert, manchmal einmal täglich. Überprüfen Sie die Aktualisierungszeiten Ihrer Plattform, damit Sie nicht durch Zahlen verwirrt werden, die noch nicht auf dem neuesten Stand sind.
- Die Berichterstellung beschränkt sich auf die Inhalte der Plattform. Wenn ein Teil der Arbeit außerhalb des Tools erledigt wird, wird dies im Dashboard nicht angezeigt. Sie sehen nur Aufgaben, die in der Plattform erfasst wurden; alle anderweitig erfassten Arbeiten bleiben daher unberücksichtigt.
Überspringen Sie diesen Abschnitt, wenn: Die Berichterstellung Aufgabendaten mit Finanz- oder Produktanalysen kombinieren muss. Ein BI-Tool ist dafür besser geeignet, und viele Teams nutzen beides: ein Arbeitsmanagement-Dashboard für wöchentliche Team-Reviews und ein BI-Dashboard für monatliche Berichte an die Führungskräfte.
Am besten geeignet für: Teams, deren Aufgaben bereits in einem System erfasst sind und die den Fortschritt, die Workload und die Risiken auf einem einzigen Bildschirm im Blick haben möchten.
3 Beispiele für Aufgaben-Dashboards nach Rolle
Aufgaben-Dashboards funktionieren je nach Zielgruppe unterschiedlich. Wir stellen Ihnen hier drei Beispiele vor: den Teamleiter, der die Woche organisiert, den einzelnen Mitwirkenden, der seine eigene Aufgabenliste verwaltet, und den Programmmanager, der die Zusammenarbeit zwischen den Teams koordiniert.
1. Das wöchentliche Dashboard des Teamleiters
Ein Marketing-Leiter koordiniert sechs Kampagnen, an denen fünf Mitarbeiter beteiligt sind. Jeden Monday vor dem StandUp-Meeting öffnet er ein Fenster, um zwei Fragen zu klären: Wer braucht Hilfe, um ein Hindernis zu überwinden, und müssen bestimmte Arbeiten an jemand anderen übertragen werden?
Ihr Marketing-Dashboard funktioniert mit vier Karten:
- Überfällige Aufgaben nach Verantwortlichem: Hier wird eine Liste aller Aufgaben angezeigt, deren Fälligkeitsdatum bereits überschritten ist, gruppiert nach dem jeweiligen Verantwortlichen. Anstatt jede Person einzeln zu fragen, was überfällig ist, kann der Projektleiter alles auf einen Blick sehen und entscheiden, welche Aufgaben neu zugewiesen werden müssen.
- Aufgaben, die seit mehr als drei Tagen blockiert sind: Eine Aufgabe, die seit ein oder zwei Tagen blockiert ist, löst sich oft von selbst. Wenn etwas jedoch seit drei oder mehr Tagen feststeckt, muss wahrscheinlich der Projektleiter eingreifen – sei es, um eine Abhängigkeit zu beseitigen oder die Aufgabe neu zuzuweisen.
- In dieser Woche fällige Aufgaben: Hier wird alles angezeigt, was bis zum Wochenende erledigt werden muss. So erhält der Projektleiter einen klaren Überblick darüber, welche Aufgaben möglicherweise überfällig werden, wenn sie nicht sofort in Angriff genommen werden.
- Offene Aufgaben pro Person: Bevor überfällige oder blockierte Arbeiten an jemanden neu zugewiesen werden, überprüft der Projektleiter diese Karte, um sicherzustellen, dass die betreffende Person tatsächlich Kapazitäten frei hat.
Empfehlenswert nach dem ersten Monat: Eine „Veraltete-Aufgaben“-Karte, auf der eine Liste aller Aufgaben angezeigt wird, bei denen es in den letzten 10 Tagen keine Aktualisierung gab. Veraltete Aufgaben werden leicht übersehen, da sie weder als überfällig noch als blockiert angezeigt werden. Sie bleiben einfach liegen. Diese Karte hilft dir dabei, solche Aufgaben aufzuspüren – wie zum Beispiel eine Design-Übergabe, die niemand übernommen hat, weil der empfangende Designer nicht wusste, dass sie ihm zustand.
Bleiben Sie beim Wesentlichen. Dieses Dashboard enthält vier Karten, von denen jede zu einer bestimmten Aktion führt: neu zuweisen, entsperren oder markieren. Trenddiagramme und Fertigstellungsanteile sind zwar nützlich für Sprint-Reviews, helfen aber bei diesen drei Aktionen nicht weiter. Fügen Sie sie bei Bedarf einem separaten Dashboard für die wöchentliche Überprüfung hinzu.
2. Die tägliche Ansicht für den einzelnen Mitwirkenden
Ein leitender Ingenieur, der gerade mitten in der Sprintplanung steckt, muss zu Beginn seines Arbeitstages drei Dinge wissen: Woran soll ich arbeiten, wo gibt es Stockungen und sind seit gestern neue Aufgaben auf meinem Tisch gelandet? Sein Dashboard ist vollständig auf seine eigenen Aufgaben zugeschnitten.
Dazu benötigst du vier Karten:
- Meine Aufgaben für diese Woche: Eine Liste der eigenen Aufgaben für die Woche, sortiert nach Priorität. Das ist die Arbeitswarteschlange. Man öffnet sie, sieht, was am wichtigsten ist, und fängt damit an.
- Meine blockierten Elemente: Wenn eine ihrer Aufgaben von jemand anderem abhängt, wird dies auf dieser Karte angezeigt. Der Entwickler kann das Thema beim StandUp-Meeting ansprechen oder sofort eine Nachricht senden.
- Mir in den letzten 24 Stunden zugewiesen: Neue Aufgaben werden nicht immer mit einer Benachrichtigung versehen, die der Entwickler rechtzeitig sieht. Diese Karte erfasst alles, was ihm seit gestern zugewiesen wurde.
- Ein Link zum Sprint-Board: Wenn eine Aufgabe Teamkontext benötigt, gelangen die Mitarbeiter mit einem Klick zum gemeinsamen Board, ohne danach suchen zu müssen.
Warum dieses Dashboard für das gesamte Team wichtig ist: Wenn ein Entwickler oder Designer über ein persönliches Dashboard verfügt, das ihm beim Planen seines Tages hilft, aktualisiert er seine Aufgaben im Rahmen seines Workflows. Das bedeutet, dass alle anderen Dashboards genauere Daten erhalten, ohne dass jemand nach Aktualisierungen fragen muss. Wenn Sie nur ein Dashboard aus dieser Anleitung erstellen, sollten Sie dieses als Erstes erstellen.
3. Die funktionsübergreifende Programmansicht
Ein Betriebsleiter koordiniert eine Produkteinführung, an der die Abteilungen Marketing, Support und Technik beteiligt sind. Das Dashboard eines einzelnen Teams vermittelt keinen vollständigen Überblick über die Produkteinführung, da jedes Team nur seine eigene Arbeit im Blick hat. Dieses benutzerdefinierte Dashboard überwacht die Schnittstellen zwischen den Teams, insbesondere die Übergaben, bei denen die Arbeit von einer Gruppe an die nächste weitergereicht wird.
Um die Nachverfolgung zu gewährleisten, nutzen Sie fünf Karten:
- Von einem anderen Team blockierte Aufgaben: Hier wird eine Liste aller Aufgaben angezeigt, die darauf warten, dass ein anderes Team etwas fertigstellt, wobei das blockierende Team namentlich genannt wird. Da diese teamübergreifenden Abhängigkeiten in den StandUp-Meetings der einzelnen Teams nicht behandelt werden, bleiben sie ohne diese Karte unbemerkt, bis jemand eine Frist verpasst.
- Prozentualer Fertigstellungsgrad der Meilensteine: Anstatt einzelne Aufgaben zu zählen, zeigt diese Karte den Fortschritt im Hinblick auf die Meilensteine des Launch-Plans an
- Überfällige Elemente, nach Teams gruppiert: Hier sehen Sie auf einen Blick, welches Team im Rückstand ist und wie groß dieser Rückstand ist. Ohne diese Ansicht müsste der Betriebsleiter drei separate Boards öffnen und sich das Gesamtbild manuell zusammensetzen.
- Trend der Zykluszeit: Hier wird verfolgt, ob die Arbeit mit dem Näherrücken des Starttermins schneller oder langsamer vorankommt. Wenn die Zykluszeit zunimmt (die Erledigung von Aufgaben dauert länger), ist das ein frühes Anzeichen dafür, dass das Team an seine Kapazitätsgrenzen stößt oder auf mehr Abhängigkeiten stößt.
- Zeit zwischen den Teams: Das ist die Karte, die in den meisten Programm-Dashboards fehlt. Sie misst, wie lange abgeschlossene Arbeit ungenutzt bleibt, bevor das nächste Team sie übernimmt. Die Entwickler stellen am Dienstag ein Feature fertig, aber das Marketing beginnt erst am folgenden Monday mit dem Verfassen des Werbetexts für die Markteinführung. Die Boards der einzelnen Teams sehen zwar gut aus, aber durch diese Lücke hat die Markteinführung gerade fünf Tage verloren – und das hätte kein Dashboard eines einzelnen Teams angezeigt.
Der Teil, den niemand einplant: die Eigentümerschaft. In jedem Team gibt es jemanden, der das Board verwaltet. Dieses Dashboard steht über den Teams, gehört also keinem einzelnen Team. Beauftragen Sie eine Person damit, es wöchentlich zu überprüfen und darauf hinzuweisen, wenn eine Übergabe-Lücke oder ein teamübergreifendes Hindernis nicht beseitigt wurde. Ohne diese Maßnahme existiert das Dashboard zwar, aber niemand handelt entsprechend den darin angezeigten Informationen, da jeder davon ausgeht, dass das andere Team es im Blick hat.
So erstellen wir Aufgaben-Dashboards in ClickUp
ClickUp ist eine Arbeitsmanagement-Plattform, auf der Aufgaben, Dokumente, Ziele und Chats in einem Workspace zusammengefasst sind. ClickUp-Dashboards beziehen ihre Daten direkt aus diesen Aufgabendaten, sodass du nichts exportieren oder durch Synchronisierung synchronisieren musst. Jede Karte auf dem Dashboard wird aus denselben Datensätzen gespeist, die dein Team täglich aktualisiert.
Erstellen Sie das Dashboard

Öffnen Sie den Abschnitt Dashboards in der linken Seitenleiste. Klicken Sie auf + Neues Dashboard, benennen Sie es entsprechend der Entscheidung, die es unterstützt (aus Schritt 1), und wählen Sie aus, ob Sie mit einem leeren Dashboard oder einer Vorlage beginnen möchten.
ClickUp enthält vorgefertigte Vorlagen für gängige Setups wie Nachverfolgung von Sprints und Projektübersichten. Vorlagen bieten dir ein Ausgangslayout, das du anpassen kannst; mit leeren Dashboards kannst du ganz von Grund auf neu beginnen.

Um eine Karte hinzuzufügen, klicke auf + Karte hinzufügen, wähle den Kartentyp aus und verknüpfe sie mit dem Space, Ordner oder der Liste, in der dein Team arbeitet.
Das gesamte Dashboard auf einmal filtern
Standardmäßig bezieht jede Karte auf einem ClickUp-Dashboard Daten aus dem jeweiligen Space, Ordner oder der Liste, auf die Sie sie bei der Einrichtung verweisen. Sie können jedoch auch einen einzelnen Filter auf Dashboard-Ebene anwenden, woraufhin sich alle diagrammbasierten Karten auf der Seite entsprechend anpassen.
Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Dashboard zeigt Daten aus Ihrem gesamten Marketing-Bereich an. Sie stehen kurz vor einer Sprint-Review und möchten nur die Aufgaben des aktuellen Sprints sehen. Anstatt die Filter jeder einzelnen Karte nacheinander zu bearbeiten, wenden Sie einfach einen Filter für einen bestimmten Datumsbereich auf Dashboard-Ebene an. Jedes Diagramm auf der Seite zeigt nun nur noch die Daten dieses Sprints an. Entfernen Sie den Filter, um wieder den vollständigen Überblick zu erhalten.
Einzelne Karten können zusätzlich zu den Filtern auf Dashboard-Ebene weiterhin eigene Filter haben. So könnten Sie beispielsweise ein Dashboard haben, das auf den „Space“ eines Teams gefiltert ist, mit einer einzelnen Karte, die zusätzlich nur auf blockierte Aufgaben filtert. Das bedeutet, dass ein einziges Dashboard sowohl als wöchentliche Übersicht als auch als gezielte Detailansicht dienen kann, ohne dass zwei separate Dashboards erstellt und gepflegt werden müssen.
Was können Sie sonst noch mit ClickUp-Dashboards machen?
- Erstellen Sie Status-Updates auf Basis der tatsächlichen Aufgabenaktivitäten: Fügen Sie Ihrem Dashboard eine „KI-StandUp“- oder „KI-Projekt-Update“-Karte hinzu, und ClickUp Brain erstellt eine Zusammenfassung auf Grundlage der Teamaktivitäten: fertiggestellte Aufgaben, Statusänderungen und neue Hindernisse. Bearbeiten Sie den Entwurf und geben Sie ihn frei – anstatt jede Woche wieder bei Null anzufangen.
- Halten Sie Ihre Aufgabendaten automatisch auf dem neuesten Stand: Legen Sie Regeln einmal fest, und ClickUp Automations führt sie jedes Mal aus, wenn die Auslösebedingung erfüllt ist. Zum Beispiel: Verschieben Sie eine übergeordnete Aufgabe in den Status „In Prüfung“, wenn die letzte Unteraufgabe geschlossen ist, benachrichtigen Sie einen Verantwortlichen, wenn eine Aufgabe ihr Fälligkeitsdatum überschreitet, oder weisen Sie neue Aufgaben automatisch anhand eines Werts in einem benutzerdefinierten Feld zu. ClickUp bietet vorgefertigte Vorlagen für gängige Regeln, oder Sie können eigene Regeln erstellen.
- Probleme zwischen den Dashboard-Überprüfungen erkennen: Ein „Super Agent“ ist ein KI-gestützter Teamkollege, den Sie mit einer bestimmten Rolle konfigurieren und einem Projekt oder Space zuweisen. Legen Sie fest, worauf er achten soll: beispielsweise wenn die Anzahl überfälliger Aufgaben einen Schwellenwert überschreitet oder wenn Aufgaben in mehreren Listen in Verzug geraten. Wenn er etwas entdeckt, schreibt er einen Beitrag im Chat oder hinterlässt einen Kommentar zur entsprechenden Aufgabe.
- Steuern Sie mit der Dashboard-Freigabe, wer was sieht: Geben Sie Dashboards für bestimmte Personen, Teams oder alle Nutzer im Workspace frei. Auf den Karten werden nur die Aufgaben angezeigt, auf die der Betrachter Zugriff hat.
- Betten Sie das Dashboard als Ansicht direkt neben Ihren Listen ein: Anstatt zu einem separaten Dashboard-Bereich zu navigieren, fügen Sie das Dashboard als Teil der ClickUp-Ansichten hinzu. Das Team öffnet denselben Space, in dem es arbeitet, klickt auf die Dashboard-Registerkarte und sieht die Berichterstellung direkt dort.
Limitierungen:
- Dashboards sind für den Desktop konzipiert. Mit der ClickUp-App für Mobilgeräte können Sie Dashboards zwar anzeigen, das Layout und die Interaktionen mit den Karten sind jedoch für den Vollbildmodus ausgelegt. Wenn Ihr Team für Aufgabenaktualisierungen stark auf Mobilgeräte angewiesen ist, wird es mehr von der mobilen Aufgabenliste profitieren.
- Karten haben ein Limit für die Datenmenge. Berechnungskarten verarbeiten bis zu 25.000 Aufgaben. Für die meisten Teams ist das mehr als genug. Wenn Sie jedoch ein Dashboard erstellen, das sich über ein gesamtes Unternehmen mit jahrelanger Aufgabenhistorie erstreckt, stoßen Sie möglicherweise an dieses Limit und müssen den Umfang Ihrer Karten auf engere Datumsbereiche oder bestimmte Spaces beschränken.
Überspringen Sie diesen Abschnitt, wenn: Sie als Einzelnutzer weniger als 20 Aufgaben für die Nachverfolgung verwalten. Eine gefilterte Listenansicht oder Board-Ansicht liefert Ihnen dieselben Informationen, ohne dass Sie ein Setup durchführen müssen.
Am besten geeignet für: Teams, in denen mehrere Personen den Fortschritt bei Aufgaben, die Workload und Risiken auf einem einzigen Bildschirm einsehen müssen.
Ein Dashboard, das auch nächsten Monat noch funktioniert
Die Dashboards, die funktionieren, sehen einfach aus und bestehen aus vier oder fünf Karten. Sie funktionieren, weil sich das Team darauf geeinigt hat, welche Frage der Bildschirm beantwortet, und weil jemand dafür sorgt, dass dies regelmäßig überprüft wird.
Die Projekte, die aufgegeben werden, fingen meist groß an. Am Ende enthalten sie zu viele Karten, Diagramme und Metriken. Innerhalb eines Monats sieht die Hälfte der Zahlen nicht mehr richtig aus, weil die Aktualisierung der Aufgaben ins Hintertreffen geraten ist. Nach zwei Monaten öffnet das Team das Dashboard gar nicht mehr und kehrt zu Status-Meetings zurück.
Wenn Ihr Team bereits mit ClickUp arbeitet, greift das Dashboard auf dieselben Aufgaben zu, die Ihre Mitarbeiter täglich aktualisieren – ohne dass eine separate Datenquelle gepflegt werden muss. Starten Sie kostenlos mit ClickUp.
Häufig gestellte Fragen zu Aufgaben-Dashboards
Ein Kanban-Board ist eine Arbeitsfläche: Sie verschieben Aufgabenkarten durch Spalten, um den Status der Aufgaben zu aktualisieren. Ein Aufgaben-Dashboard ist eine schreibgeschützte Übersicht, die auf dieser Arbeit aufbaut. Auf dem Board werden Aktionen durchgeführt, das Dashboard dient der Information. Ein Board zeigt alle Karten eines Projekts an; ein Dashboard fasst die Daten projektübergreifend zusammen, um Ausnahmen wie überfällige oder blockierte Aufgaben sichtbar zu machen. Die meisten Teams nutzen beides: das Board für den täglichen Flow und das Dashboard für die wöchentliche Überprüfung.
Ein Aufgaben-Tracker ist das System, mit dem Sie Aufgaben erfassen und aktualisieren. Ein Aufgaben-Dashboard ist eine zusammengefasste Ansicht, die auf diesen Einträgen aufbaut. Sie arbeiten im Tracker und lesen das Dashboard. Der Tracker enthält alle Felder und Kommentare zu jeder Aufgabe, während das Dashboard nur die Zusammenfassungen und Ausnahmen anzeigt, die der Leser benötigt, wie beispielsweise die Anzahl überfälliger Aufgaben und Ungleichgewichte in der Workload.
Ja. Es gibt kostenlose Vorlagen für ClickUp, Excel und Google Tabellen, und die meisten Projektmanagement-Plattformen bieten in ihren Free-Plänen Starter-Dashboards an. Eine Vorlage spart Zeit beim Layout, stellt aber dennoch alles dar, was Ihr Team erfasst. Daher ist die Disziplin „ein Verantwortlicher, ein Status, ein Fälligkeitsdatum“ wichtiger als die Wahl der Vorlage.
KI kann zwar ein Dashboard-Layout zusammenstellen und die Daten zusammenfassen, aber sie kann die zugrunde liegenden Datensätze nicht korrigieren. ClickUp Brain beantwortet Fragen anhand von Live-Daten aus dem Workspace in einfacher Sprache. Das deckt die einmaligen Abfragen ab, die andernfalls zu dauerhaften zusätzlichen Karten würden. Das Limit ist das gleiche wie bei jedem Dashboard: Wenn Status und Eigentümer veraltet sind, ist eine von KI generierte Ansicht mit Sicherheit falsch.
Ein Management-Dashboard fasst mehrere Aufgaben-Dashboards in einer übersichtlichen Gesamtansicht für Führungskräfte zusammen, die die zugrunde liegenden Aufgabenlisten nie öffnen. Es zeigt Kennzahlen wie die Erfüllungsquote, den Budgetverbrauch und wichtige KPIs für ein Team oder einen Geschäftsbereich an, die in der Regel aus mehreren Systemen und nicht nur aus einem einzigen Aufgabentool stammen. Ein Aufgaben-Dashboard zeigt die Arbeitsaufgaben an; ein Management-Dashboard zeigt, ob die Funktion im Plan liegt.
Innerhalb von fünf Sekunden nach dem Öffnen eines Dashboards sollte der Betrachter mindestens eine wichtige Erkenntnis gewinnen, ohne scrollen oder Fragen stellen zu müssen. Die Nielsen Norman Group definiert Dashboards als Übersichten auf einen Blick, auf die Benutzer mit minimalem kognitiven Aufwand reagieren können. Für ein Aufgaben-Dashboard bedeutet das: überfällige und blockierte Arbeiten oben links, wo der Blick zuerst hinfällt, und Trenddiagramme weiter unten auf der Seite.

