Vier von fünf Mitarbeitern glauben, dass ein intensiverer Einarbeitungsprozess ihre Verweildauer in einer Rolle erheblich verlängern würde.
Warum dauert die Einarbeitung in so vielen Teams immer noch 30 Tage?
Denn die meisten Einarbeitungsprozesse sind wie eine Tour aufgebaut. Ein Stapel Dokumente, ein Kalender voller Einführungs-Meetings und eine lange Checkliste, für die niemand wirklich verantwortlich ist. Neue Mitarbeiter verbringen Wochen damit, zu verstehen, wie die Arbeit abläuft, wer was genehmigt und wie Entscheidungen getroffen werden.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie eine 30-tägige Einarbeitungsphase in einen 3-tägigen Sprint verwandeln können, indem Sie sie in klare Mikroergebnisse unterteilen, jedem Sprint einen Eigentümer zuweisen und neue Mitarbeiter dazu bringen, schon frühzeitig konkrete Ergebnisse zu liefern.
Was ist ein 3-tägiger Onboarding-Sprint?
Ein 3-tägiger Onboarding-Sprint ist ein intensiver, fokussierter Zeitraum mit festgelegter Dauer (in der Regel die ersten drei Tage der Beschäftigung), der darauf ausgelegt ist, einen neuen Mitarbeiter schnell in das Unternehmen, das Team, die Rolle und die Workflows zu integrieren.
Es handelt sich um einen strukturierten Ansatz, der sich an der Agile-/Scrum-Terminologie orientiert, wobei ein „Sprint” eine kurze, zielorientierte Iteration ist – jedoch auf die Einarbeitung von Mitarbeitern angewendet.
Und wenn Sie sich fragen, wie die Arbeit funktioniert, dann hier ist die Antwort:
- Tag 1: Kontext + Zugang: Besorgen Sie sich Tools, Berechtigungen, wichtige Dokumente, Teamvorstellungen und ein klares Verständnis dafür, was die Rolle beinhaltet und wie der Erfolg gemessen wird.
- Tag 2: Workflow + Erwartungen: Lernen Sie, wie die Arbeit tatsächlich abläuft (Prozesse, Übergaben, Genehmigungen), treffen Sie wichtige Stakeholder und stimmen Sie Prioritäten, Standards und Arbeitsweisen ab.
- Tag 3: Erster Beitrag: Liefern Sie ein kleines, aber konkretes Ergebnis (eine Korrektur, einen Entwurf, eine Analyse, eine Checkliste, ein Mini-Projekt) sowie einen dokumentierten Plan für die nächsten 2–4 Wochen.
Warum die traditionelle Einarbeitung 30 Tage dauert (und warum das nicht sein muss)
Die traditionelle Einarbeitung dauert oft 30 Tage, weil sie auf Verfügbarkeit, Genehmigungen und Risikokontrolle ausgerichtet ist und nicht auf die schnelle Erlangung von Kompetenz. Schauen wir uns einige weitere wichtige Gründe an, warum die traditionelle Einarbeitung 30 Tage dauert:
- Zugriff und Setup sind Engpässe: Tool-Berechtigungen, Hardware, Freigaben für Sicherheit und Schulungsmodule werden hinter IT- und Administratoren-Workflows zurückgestellt, sodass die erste Woche vergehen kann, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.
- Der Kontext ist verstreut: Wichtige Informationen sind fast immer über Dokumente, Chats und die Köpfe der Mitarbeiter verstreut. Neue Mitarbeiter verbringen Zeit damit, nach Antworten zu suchen oder immer wieder dieselben Fragen zu stellen, weil es keine einzige Quelle der Wahrheit gibt.
- Die Schulung ist nicht rollenbasiert: Viele Programme stützen sich auf allgemeine Unternehmensübersichten und obligatorische Module, die nicht auf das abgestimmt sind, was die Person in den ersten zwei Wochen zu erledigen hat.
- Manager stapeln Einarbeitungsaufgaben: Anstatt eine straffe Abfolge zu planen, fügen Manager die Einarbeitung in Lücken zwischen Meetings ein, wodurch sich die Sitzungen über mehrere Wochen verteilen und Entscheidungen verzögert werden.
- Feedback-Schleifen sind zu langsam: Wenn Check-ins nur wöchentlich stattfinden, können Missverständnisse tagelang bestehen bleiben und kleine Hindernisse zu mehrtägigen Verzögerungen führen.
❌ Warum das nicht funktionieren sollte
30 Tage sind oft ein Symptom für eine schlechte Abfolge. Die meisten Rollen können viel früher sinnvoll produktiv werden, wenn Sie den kritischen Pfad komprimieren: Tools + Kontext + erste Eigentümerschaft + schnelles Feedback. Dazu benötigen Sie eine leistungsstarke Software für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und die richtigen Tools, die langjährige Workflows zu fokussierten, zeitlich begrenzten 3-Tages-Sitzungen verdichten.
So komprimieren Sie eine 30-tägige Einarbeitungsphase zu einem 3-tägigen Sprint
Vergessen Sie langwierige Einarbeitungsphasen! Lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie neue Mitarbeiter in einem Bruchteil der Zeit einarbeiten können 👇
Tag 1: Zentralisieren Sie alle Einarbeitungsinformationen in einem Workspace.
Das Ziel für den ersten Tag ist es, Ihren neuen Mitarbeitern einen einzigen, durchsuchbaren Ort für Alles zu bieten, was sie benötigen. Dieser zentrale hub sollte alle Unterlagen enthalten, die für ihre ersten Wochen relevant sind.
Dazu gehören:
- HR-Richtlinien und das Mitarbeiterhandbuch
- Team-spezifische Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
- Anleitungen für den Zugriff auf wichtige tools
- Diagramm für Unternehmen und Teams
- Hintergrundinformationen zu aktuellen Projekten
- Rolle-spezifische Schulungsmaterialien
Um alle Ihre Unternehmensinformationen mit dem größten Teil des Workflows zu verbinden, verwenden Sie ClickUp Docs. Es ist ein großartiger Onboarding-Hub, in dem Sie Inhalte in verschachtelten Seiten organisieren, mit Doc-Vorlagen standardisieren und alles von einem einzigen Docs Hub aus verwalten können.
Sie können auch die wichtigsten Seiten in ein verifiziertes Wiki umwandeln, damit alle sofort wissen, welche SOP oder Richtlinie die aktuelle Quelle der Wahrheit ist.
💡 Profi-Tipp: Richten Sie ClickUp Enterprise Search ein, damit neue Mitarbeiter dank KI jederzeit Antworten finden können. Sie müssen lediglich die KI-Befehlsleiste verwenden, um nach Stichwörtern zu suchen oder eine direkte Frage zu stellen, und gelangen so direkt zum richtigen Dokument, zur richtigen Aufgabe, Datei oder zum richtigen Thread, ohne zwischen Registerkarten wechseln zu müssen.
Tag 2: Automatisieren Sie wiederholende Abfragen von neuen Mitarbeitern mit KI
Gallup berichtet, dass 12 % der US-amerikanischen Mitarbeiter täglich KI nutzen und 26 % mindestens mehrmals pro Woche. Diese Akzeptanzkurve ist für die Einarbeitung wichtig, da die meisten Fragen von neuen Mitarbeitern vorhersehbar, wiederholbar und zeitkritisch sind.
Die Lösung besteht darin, Fragen wie einen erstklassigen Onboarding-Workflow zu behandeln. Richten Sie einen einzigen Einstiegspunkt „Hilfe für neue Mitarbeiter” ein und lassen Sie dann die KI die erste Antwortebene für die häufigsten Fragen übernehmen: Zugriff auf Tools, PTO-Richtlinien, Namenskonventionen, Meeting-Normen und wie man Arbeit in Ihrem System versendet.
Eine der vielen Möglichkeiten, dies zu erreichen, ist 👇
- Schreiben Sie die Fragen auf, die Sie bereits erhalten haben (die echten aus E-Mails und Direktnachrichten) und verwandeln Sie sie in eine lebendige FAQ.
- Fügen Sie Entscheidungspfade für alles hinzu, was menschliches Eingreifen erfordert. Als Beispiel: „Wenn Sie Zugriff auf X benötigen, füllen Sie dieses Formular aus, taggen Sie diesen Eigentümer, die voraussichtliche Bearbeitungszeit beträgt Y“.
- Nutzen Sie KI als schnelle Anlaufstelle, um Fragen zu beantworten, zusammenzufassen und auf die richtige Seite zu verweisen, und leiten Sie nur dann weiter, wenn wirklich Unklarheiten bestehen.
An dieser Stelle benötigen Sie eine Lösung, die den Kontextwechsel beendet und Ihnen Universal Search zur Verfügung stellt. Mit ClickUp Brain erhalten Sie diese Leistung und noch viel mehr.
Wenn ein neuer Mitarbeiter eine natürliche Frage stellt, kann Brain mit den relevanten Details aus Ihrem Workspace-Inhalt antworten und ihn dann auf das zugrunde liegende Dokument oder die Aufgabe verweisen, damit er diese überprüfen und den nächsten Schritt unternehmen kann.
Außerdem entfällt der Zeitaufwand für das Lesen langer Threads, nur um zu verstehen, was sich geändert hat. Neue Mitarbeiter können die Aktivitäten der Aufgaben zusammenfassen, um sich über die Beschreibung, Kommentare und sogar Unteraufgaben zu informieren, und diese Zusammenfassung dann in nächste Aktionen umsetzen, ohne jemanden um eine Erklärung der Vorgeschichte bitten zu müssen.
📮 ClickUp Insight: Wie würden Sie sich fühlen, wenn alle Ihre geöffneten Registerkarten bei einem Absturz des Browsers verschwinden würden? 41 % unserer Umfrageteilnehmer geben zu, dass die meisten dieser Registerkarten gar keine Rolle spielen würden. Das ist Entscheidungsmüdigkeit in Aktion: Das Schließen von Registerkarten erfordert zu viele Entscheidungen und fühlt sich überwältigend an. Also lassen wir sie alle offen🏃🏽♀️, anstatt auszuwählen, welche wir behalten möchten. 😅
Als Ihr Ambient-KI-Partner erfasst ClickUp Brain auf natürliche Weise Ihren gesamten Arbeitskontext. Wenn Sie beispielsweise an einer Forschungsaufgabe zu LangChain-Modellen arbeiten, ist Brain bereits vorbereitet und bereit, das Internet nach dem Thema zu durchsuchen, daraus eine Aufgabe zu erstellen, die richtige Person dafür zuzuweisen und ein Meeting für eine Kickoff-Besprechung zu planen. Probieren Sie ClickUp Brain kostenlos aus
Tag 3: Verwenden Sie KI Notetaker, um Schulungsinhalte zu erfassen und freizugeben.
Während der Einarbeitungsphase finden ständig Walkthroughs, Schulungen und informelle Einzelgespräche statt. In der Regel geht dieser wertvolle Kontext jedoch in dem Moment verloren, in dem das Meeting endet.
Am dritten Tag geht es darum, ein System zu schaffen, um dieses institutionelle Gedächtnis zu bewahren. Ein KI-Notiznehmer kann automatisch an diesen Meetings teilnehmen, sie aufzeichnen und eine vollständige Abschrift und Zusammenfassung liefern. Dies hilft den derzeitigen neuen Mitarbeitern, das Gelernte zu überprüfen und das Material noch einmal durchzugehen, falls sie etwas vergessen haben.
Und für Wissensarbeiter und Personalverantwortliche bedeutet dies eine Zeitersparnis, da sie nicht mehr täglich mehrere Meetings mit einer Flut von Fragen absolvieren müssen, die eigentlich schon am ersten Tag gelöscht worden sein sollten.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie KI-Transkripte, um anhand der Dichte der Unterhaltungen zu ermitteln, welche Teile der Sitzungen die meisten Fragen oder Verwirrung hervorrufen. Wenn ein 5-minütiger Abschnitt 15 klärende Fragen hervorruft, ist das ein Signal dafür, dass Sie Ihre Dokumentation oder Ihren Schulungsansatz für dieses Thema verbessern sollten.
Aber wer möchte schon einen Notizbuchhalter, der nicht mit dem Rest Ihrer Arbeit verbunden ist? Lösen Sie dieses Problem mit ClickUp AI Notetaker. Es kann automatisch an Einarbeitungsgesprächen teilnehmen, die Sitzung aufzeichnen und ein Dokument erstellen, das ein durchsuchbares Transkript sowie eine übersichtliche Zusammenfassung, wichtige Punkte und Aktionspunkte enthält.
All dies findet in Ihrem Workspace statt, sodass Sie keine weitere Registerkarte öffnen müssen, um ein Video erneut anzusehen.
Außerdem bleibt der Kontext auch nach Ende des Meetings nutzbar. Neue Mitarbeiter können ClickUp Brain Fragen zu ihren Meeting-Notizen stellen, z. B. „Was waren die Schritte für die Beantragung des Tool-Zugangs?“, und erhalten eine Antwort, die auf den Notizen basiert.
😮💨 Niemand möchte sich ein 30-minütiges Video ansehen, nur um eine einzige Antwort zu erhalten!
Häufig gestellte Frage: Was ist das Sprint-Punkt-Feature in ClickUp?
In ClickUp Sprints sind Sprint-Punkte eine integrierte Aufwandsschätzung, die Sie zu Aufgaben hinzufügen, damit Ihr Sprint-Plan die Workload widerspiegelt. Anstatt vorherzusagen, wie lange etwas dauern wird, weisen Sie einen Wert (z. B. 1, 2, 3, 5, 8) zu, um den relativen Aufwand anzuzeigen.
Schätzen Sie den Aufwand für Aufgaben mit Sprint-Punkten mithilfe von ClickUp Sprints
Beispiel: Wenn Ihr Sprint 10 Aufgaben umfasst, aber nur 3 davon „8-Punkte”-Elemente sind, können Sie sofort erkennen, wo das eigentliche Gewicht liegt, auch wenn die Anzahl der Aufgaben angemessen erscheint.
Wer ist für den 3-Tage-Sprint verantwortlich (Hinweis: Nicht nur die Personalabteilung)?
Ein häufiger Fehler ist die Annahme, dass die Einarbeitung ausschließlich in den Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung fällt.
Während die Personalabteilung und People Ops für den Aufbau des Rahmens entscheidend sind, erfordert ein effektiver Onboarding-Sprint gemeinsame Verantwortung im gesamten Unternehmen.
So sieht ein Modell der geteilten Eigentümerschaft aus:
| Stakeholder | Verantwortung |
| HR/Personalwesen | Erstellt und pflegt den zentralen Onboarding-Hub, legt die Struktur der Sprints fest und sammelt Feedback. |
| Personalverantwortlicher | Bietet rollenspezifischen Kontext, definiert Aufgaben für die erste Woche und führt spezielle Schulungen durch. |
| Team-Mitglieder | Freigeben Sie „Stammeswissen“, beantworten Sie fachspezifische Fragen und modellieren Sie Team-Workflows. |
| IT/Ops | Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Tools bereitgestellt sind, und kümmern Sie sich vor dem ersten Arbeitstag um das technische Setup. |
Dieser funktionsübergreifende Ansatz ist so leistungsstark, weil er es der KI ermöglicht, die wenig wertvollen, sich wiederholenden Aufgaben zu übernehmen, sodass Ihr Team Zeit für die hochwertigen menschlichen Interaktionen hat, die wirklich wichtig sind.
Best Practices für KI-gestützte Onboarding-Sprints
Um einen erfolgreichen 3-Tage-Sprint durchzuführen, sind auch die richtigen Gewohnheiten erforderlich. Diese Best Practices helfen Ihnen dabei, den Wert Ihres KI-gestützten Onboarding-Workflows zu maximieren und sicherzustellen, dass er Bestand hat.
✅ Laden Sie den Kontext vor dem ersten Tag vorab
Lassen Sie neue Mitarbeiter am ersten Tag nicht verzweifelt nach Informationen suchen. Verschaffen Sie ihnen einen Vorsprung, indem Sie ihnen bereits vor ihrer ersten Anmeldung Zugang zum Onboarding-Hub gewähren. Dies wird oft als Pre-Boarding bezeichnet.
Freigeben Sie ein Willkommenspaket mit folgenden Inhalten:
- Eine Willkommensnachricht vom CEO und ihrem Vorgesetzten
- Ein interaktives Organigramm und Team-Biografien
- Ihr Zeitplan für die erste Woche
- Anweisungen zum Einrichten von Schlüsselkonten
- Wichtige Vorlesematerialien
Die ClickUp-Onboarding-Vorlage bietet Ihnen eine sofort einsetzbare Abfolge von Aufgaben, die alle Hilfestellungen abdeckt, die ein neuer Mitarbeiter vor seinem ersten Arbeitstag benötigt.
Außerdem können Sie die Einarbeitung in verschiedene Perspektiven aufteilen, was hilfreich ist, wenn Sie vermeiden möchten, neue Mitarbeiter mit mehreren Aufgaben gleichzeitig zu überfordern.
Kurz gesagt, es umfasst:
- HR: Verhaltenskodex und Compliance-Schulung, wichtige Dokumente (Handbuch, Intranet-Links) sowie Sozialleistungen und Anmeldung
- Führungskräfte: Unternehmensmission, -kultur und Meilensteine
- IT: Eigentümerschaft für E-Mail, Geräte und Setup der Zugriffseinrichtung
…und vieles mehr, während Sie voranschreiten.
✅ Überlassen Sie KI die Beantwortung von Fragen wie „Wo finde ich …?“.
Verankern Sie kulturell die Gewohnheit, zuerst die KI zu befragen. Ein KI-gestütztes Onboarding-System funktioniert am besten, wenn es zur Standard-Lösung für die Beantwortung häufiger, sich wiederholender Fragen wird. Ermutigen Sie Ihr gesamtes Team, nicht nur neue Mitarbeiter, sich darauf zu verlassen.
Halten Sie Ihre leitenden Ingenieure, Produktmanager und Designer in ihrem Flow, während ClickUp Brain Abfragen zu Markenrichtlinien, Besprechungsraumreservierungen oder Gehaltsabrechnungen bearbeitet. Neue Mitarbeiter fühlen sich gestärkt und selbstständig, und die Produktivität Ihres Teams bleibt erhalten.
✅ Bauen Sie Feedback-Schleifen in jeden Sprint-Tag ein.
Die einzige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass sich Ihr Einarbeitungsprozess mit der Zeit verbessert, besteht darin, konsistente Feedback-Schleifen einzubauen. Ein 3-Tage-Sprint ist schnell, daher müssen Sie regelmäßig überprüfen, was funktioniert und was nicht.
- Tägliche Check-ins: Ein kurzes 15-minütiges Chatten am Ende jedes Tages, um zu erfahren, auf welche Hindernisse der neue Mitarbeiter gestoßen ist.
- Sprint-Umfrage: Eine kurze Umfrage am Ende des dritten Tages, um strukturiertes Feedback zur Gesamterfahrung zu sammeln.
- Eine 30-Tage-Retrospektive: Ein Follow-up-Meeting nach einem Monat, um festzustellen, welche Wissenslücken noch bestehen.
Automatisieren Sie die Feedback-Erfassung, indem Sie ClickUp-Formulare direkt in Ihren Einarbeitungsworkflow einbetten.
Wenn ein neuer Mitarbeiter seine letzte Einarbeitungsaufgabe fertiggestellt hat, kann automatisch ein Formular angezeigt werden, in dem er um Feedback gebeten wird. Jede Übermittlung kann sogar eine neue ClickUp Aufgabe für das HR-Team erstellen, die überprüft werden kann, um sicherzustellen, dass wertvolle Erkenntnisse umgesetzt werden.
Erstellen Sie Onboarding-Sprints, die Ihr Team mit ClickUp wiederholen kann.
Ein 3-Tage-Sprint funktioniert, weil er neuen Mitarbeitern schnell Klarheit verschafft.
Um diese Dynamik aufrechtzuerhalten, benötigen Sie einen Ort, an dem das Playbook gespeichert und auf dem neuesten Stand gehalten wird. Mit ClickUp können Sie Ihr Onboarding ganz einfach in wiederverwendbare Dokumente und Vorlagen verpacken und dann mithilfe von KI die Anweisungen präzisieren, Änderungen zusammenfassen und jeden Sprint ohne ständige manuelle Nachverfolgung am Laufen halten.
Führen Sie die Einarbeitung wie eine Reihe kurzer, klarer Sprints durch, und der 30-tägige Nebel lichtet sich schnell. ✅
Starten Sie noch heute kostenlos mit ClickUp.
Häufig gestellte Fragen
Ein 30-Tage-Plan ist ein zeitbasierter Zeitplan für die Vermittlung von Informationen, während ein 3-Tage-Sprint ein System ist, das darauf ausgelegt ist, Reibungsverluste zu beseitigen. Das Ziel des Sprints ist nicht, zu hetzen, sondern mithilfe von Zentralisierung und KI die Zeit zu eliminieren, die Ihre neuen Mitarbeiter damit verbringen, nach Kontext zu suchen und sich wiederholende Fragen zu stellen.
Ja, dieser Ansatz ist oft sogar noch effektiver für verteilte Teams. Er basiert auf einer starken asynchronen Dokumentation und KI-gestütztem Self-Service, wodurch die Abhängigkeit von persönlicher Betreuung (wie sie normalerweise von Managern und der Personalabteilung geleistet wird) reduziert wird und der Standort Ihrer neuen Mitarbeiter für deren Erfolg irrelevant wird.
Der 3-tägige Sprint dient dazu, grundlegende Kenntnisse zu vermitteln, nicht aber die vollständige Beherrschung der Rollen. Komplexe technische oder strategische Rollen erfordern natürlich zusätzliche, spezialisierte Schulungsphasen, und es kann Wochen dauern, bis sich ein neuer Mitarbeiter vollständig befähigt und auf Erfolg eingestellt fühlt. Der Sprint stellt jedoch sicher, dass der neue Mitarbeiter ab dem vierten Tag selbstständig und produktiv ist und nicht mehr nach grundlegenden Informationen suchen muss. Der Sprint stellt jedoch sicher, dass der neue Mitarbeiter ab dem vierten Tag selbstständig und produktiv ist und nicht mehr nach grundlegenden Informationen suchen muss.