Die blasseste Tinte ist besser als das beste Gedächtnis.
Die blasseste Tinte ist besser als das beste Gedächtnis.
In schnelllebigen Teams ist jedoch die Dokumentation oft das Erste, was auf der Strecke bleibt.
Sie beginnen mit Slack-Threads und landen schließlich in einem leeren Google Doc. Ein paar Wochen später beschließt jemand, ein teamweites Wiki einzurichten. Nach etwa sechs Monaten weiß niemand mehr, wo sich die richtige Antwort befindet.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Mit wachsenden Teams wird der Dokumentationsprozess immer schwieriger. Die Dokumentation ist über verschiedene Tools verstreut, in den Köpfen einzelner Mitarbeiter gespeichert oder in veralteten Dokumenten begraben. Und wenn die Dokumentationspraktiken nachlassen, leidet die Zusammenarbeit, verlangsamt sich die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und verzögern sich Projekte.
Dieser Blogbeitrag soll Abhilfe schaffen. Wir haben einen praktischen Leitfaden zusammengestellt, der Ihnen zeigt, wie Sie Prozessdokumentation team- und abteilungsübergreifend pflegen können.
Von Best Practices, die sich an die Größe Ihres Teams anpassen lassen, bis hin zu Tools, die die Pflege vereinfachen – dieser Beitrag soll Ihnen dabei helfen, ein System aufzubauen, das auch dann funktioniert, wenn sich alles andere schnell verändert.
Was bedeutet es, Dokumentation zu pflegen?
Die Pflege von Dokumentation bedeutet, die Informationen, auf die sich Ihr Team stützt, aktiv zu verwalten und zu verbessern. Es geht darum, eine konsistente Methode zu schaffen, um Ihre Prozessdokumentation über einen längeren Zeitraum hinweg genau, relevant und nutzbar zu halten.
Unterschied zwischen Schreiben und Pflegen
Beim Verfassen von Dokumentation geht es darum, Wissen zu einem bestimmten Zeitpunkt festzuhalten – seien es Schritte zur Einarbeitung, Produktspezifikationen oder eine Anleitung zur Fehlerbehebung. Die Pflege bedeutet jedoch, dass die Inhalte kontinuierlich aktualisiert werden, wenn sich die Dinge weiterentwickeln.
Eine gute Dokumentation ist kein einmaliger Aufwand. Das Schreiben ist zwar der Anfang, aber erst durch die Pflege wird sichergestellt, dass Ihr Team den Inhalten tatsächlich vertraut und sie auch nutzt. Ohne eine klare Strategie für die Pflege werden selbst die besten Dokumente irgendwann veraltet und ignoriert.
Schlüsselaktivitäten zur Dokumentationspflege
Um Dokumentationen gut zu pflegen, benötigen Teams strukturierte Arbeitsabläufe. Dazu gehören:
- Updates: Überarbeiten Sie die Dokumentation regelmäßig, um neue Tools, Workflows oder Entscheidungen zu berücksichtigen
- Überprüfungsprozesse: Weisen Sie Eigentümer zu und legen Sie fest, wann und wie Inhalte bewertet werden sollen
- Konsistente Überprüfungszyklen: Legen Sie vorhersehbare Kontrollpunkte fest, z. B. vierteljährliche Überprüfungen oder Audits am Ende eines Sprints, um die Dokumentation auf dem aktuellen Stand zu halten
- Archivierung: Entfernen oder kennzeichnen Sie veraltete Dokumente, um Unordnung und Verwirrung zu vermeiden
⭐ Ausgewählte Vorlage
Sorgen Sie mit der ClickUp-Vorlage für einen einheitlichen Stil in Ihrer gesamten internen und externen Dokumentation. Diese Vorlage bietet Ihrem Team einen zentralen, bearbeitbaren Space, in dem Sie Sprachstil, Tonfall, Formatierungsregeln und strukturelle Standards festlegen können, damit alle klar und einheitlich schreiben.
Mit Seitenabschnitten für gängige Dokumenttypen, Beispiel-Layouts und Echtzeit-Zusammenarbeit hilft es Ihnen, die Dokumentation zu standardisieren, ohne dass die Kohärenz verloren geht.
🧠 Fun Fact: KnowledgeOwl hat seine Produktionssoftware in einem einzigen Jahr 807 Mal aktualisiert – das sind mehr als zwei Updates pro Tag. Stellen Sie sich vor, Sie müssten die Dokumentation in diesem Tempo pflegen!
Warum ist die Pflege der Dokumentation wichtig?
Die meisten Teams leiden nicht unter einem Mangel an Dokumentation. Sie leiden unter veralteter Dokumentation.
Hier erfahren Sie, warum aktive Pflege wichtig ist:
✅ Verhindert doppelte Arbeit
Wenn Ihre Dokumentation nicht aktualisiert wird, verschwenden Teams Zeit damit, Workflows neu zu erfinden, Spezifikationen neu zu schreiben oder frühere Entscheidungen zu wiederholen. Durch die Pflege stellen Sie sicher, dass Sie dasselbe Problem nicht zweimal lösen müssen.
✅ Sorgt für einen reibungslosen und skalierbaren Onboarding-Prozess
Neue Mitarbeiter sind auf Dokumentation angewiesen, um sich schnell einzuarbeiten. Durch die Pflege der Dokumentation wird sichergestellt, dass die Inhalte für die Einarbeitung Ihre aktuellen Tools und Prozesse widerspiegeln (weitere Informationen zum Aufbau einer soliden Projektdokumentation von Anfang an).
✅ Verbessert die Auffindbarkeit und das Vertrauen
Wenn Ihr Team sich nicht sicher ist, ob ein Dokument aktuell ist, wird es nicht mehr verwendet. Regelmäßige Überprüfungszyklen sorgen für saubere, klare und vertrauenswürdige Inhalte.
✅ Unterstützt asynchrone Zusammenarbeit
Verteilte Teams verlassen sich auf Dokumentation statt auf endlose Meetings. Aber Asynchronität funktioniert nur, wenn die Informationen aktuell sind. Eine konsistente Methode zur Pflege hilft Teams, über Zeitzonen hinweg zu arbeiten, ohne den Kontext zu verlieren.
✅ Reduziert Datei-Unordnung und Verwirrung
Ohne strukturierte Archivierungs- oder Überprüfungsprozesse kommt es zu veralteten Versionen, widersprüchlichen Dokumenten und unklaren Eigentümerschaftsverhältnissen. Tools wie Software zur Dateifreigabe sind zwar hilfreich, aber nur so nützlich wie die Qualität der darin enthaltenen Inhalte.
📚 Lesen Sie auch: Wie man KI für die Dokumentation nutzt (Anwendungsfälle und Prompts)
Häufige Herausforderungen bei der Dokumentationspflege
Die Dokumentation auf dem neuesten Stand zu halten, klingt einfach, doch die meisten Teams stehen vor denselben Hindernissen. Hier sind die größten:
- Veraltete Inhalte häufen sich schnell an: Wenn sich Prozesse ändern, vergessen Teams oft, die Dokumentation in Echtzeit zu aktualisieren. Was als hilfreiche Ressource beginnt, wird zu einer Quelle der Verwirrung, insbesondere wenn niemand sicher ist, welcher Version man vertrauen kann
- Keine klare Eigentümerschaft: Ohne definierte Eigentümer geht jeder davon aus, dass jemand anderes verantwortlich ist. Das führt zu verlassenen Seiten und verpassten Gelegenheiten, die Dokumentation zu aktualisieren, wenn sie am dringendsten benötigt wird
- Inkonsistentes Format: Verschiedene Mitwirkende verwenden unterschiedliche Strukturen, Stile oder Namenskonventionen. Diese Inkonsistenz erschwert das Überfliegen und die Pflege der Dokumente und führt zu Frustration bei der Verwendung
- Verstreute oder isolierte Informationen: Wissen ist über Google Docs, Notion, Slack-Threads und die Desktop-Ordner einzelner Mitarbeiter verteilt. Ohne Zentralisierung und Versionskontrolle verlieren Sie sowohl an Geschwindigkeit als auch an Vertrauen in die Informationen.
- Die Pflege ist eine gewaltige Aufgabe: Teams behandeln Dokumentation oft wie ein einmaliges Projekt. Wenn es dann an der Zeit ist, sie zu aktualisieren, ist der Rückstand überwältigend, insbesondere ohne geeignete Tools oder Workflows
- Kein System zur Priorisierung: Nicht alle Dokumente müssen in gleichem Maße gepflegt werden. Ohne Tags, Hierarchien oder Überprüfungspläne verschwenden Teams jedoch Zeit, indem sie Dokumente mit geringer Relevanz übermäßig bearbeiten oder Aktualisierungen an geschäftskritischen Dokumenten übersehen
📖 Bonus-Lektüre: Wie man HR-Richtlinien erstellt (mit Beispielen)
So pflegen Sie Dokumentation effektiv
Das Erstellen von Dokumentation ist einfach. Sie auch nach sechs Monaten noch relevant zu halten, ist die Herausforderung. So pflegen Sie sie, ohne dass sie veraltet:
Tipp 1: Verwenden Sie einen zentralen Knowledge Hub
Einer der häufigsten Gründe für lückenhafte Dokumentation ist Fragmentierung. Wenn Wissen über verschiedene Tools verteilt ist, weiß niemand, wo die eigentliche Quelle der Wahrheit liegt.
So funktioniert ein zentraler Dokumentations-Hub:
- Dokumente nach Workflow gruppieren, nicht nach Teams: Organisieren Sie Dokumente anhand von Anwendungsfällen (z. B. Onboarding, Produkteinführungen, Support-Übergaben), damit sie leichter zu finden und zu aktualisieren sind
- Verwenden Sie eine verschachtelte Struktur für mehr Tiefe: Eine solide Wissensdatenbank sollte es Ihnen ermöglichen, von allgemeinen Kategorien (z. B. "Produktspezifikationen") zu sehr spezifischen Seiten ("iOS App 2. 3. 1 Release Notes") zu gelangen, ohne sich zu verirren
- Verwandte Dokumente verlinken: Eine gute Dokumentation verbindet Ideen. Wenn Ihre API-Dokumentation auf ein internes Tool verweist, verlinken Sie es direkt. So bleibt das Wissen auffindbar und kontextreich
- klare Zugriffsebenen festlegen*: Nicht jeder sollte alles bearbeiten können. Verwenden Sie für die meisten Benutzer den Nur-Anzeigen- oder Nur-Kommentieren-Modus und beschränken Sie die Bearbeitung auf die Eigentümer der Dokumente, um versehentliches Überschreiben zu verhindern
ClickUp Docs vereint all diese Elemente an einem Ort. Im Gegensatz zu eigenständigen Tools ist Docs direkt in Ihre Workflows eingebettet, sodass Ihre Dokumentation dort verfügbar ist, wo Sie arbeiten.
Sie können:
- Erstellen Sie übersichtliche Wikis mit Seiten, Unterseiten und Drag-and-Drop-Verschachtelung
- Verwenden Sie Docs Hub, um alle Dokumente in Ihrem Workspace anzuzeigen, zu durchsuchen und zu organisieren
- Legen Sie Berechtigungen für das Bearbeiten, Anzeigen oder Kommentieren pro Benutzer oder Gruppe fest
- Durchsuchen Sie Dokumente anhand von Stichwörtern, Tags oder Filtern auf Seitenebene
- Fügen Sie Kommentare in Echtzeit hinzu, weisen Sie Aufgaben direkt aus dem Text zu und erstellen Sie Beziehungen zwischen Dokumenten und Aktionselementen
Zu guter Letzt können Sie ClickUp Brain, eine erstklassige Software zur Unterstützung beim Verfassen von Texten, nutzen, um Dokumentationen schnell zu schreiben, zu bearbeiten oder zusammenzufassen, wenn Aktualisierungen fällig sind!
📮ClickUp Insight: 22 % unserer Befragten sind noch immer skeptisch, wenn es um den Einsatz von KI bei der Arbeit geht.
Von den 22 % sorgen sich die Hälfte um den Datenschutz ihrer Daten, während die andere Hälfte einfach nicht sicher ist, ob sie den Angaben der KI vertrauen kann.
ClickUp geht beide Probleme direkt an, indem es robuste Sicherheitsmaßnahmen einsetzt und mit jeder Antwort detaillierte Links zu Aufgaben und Quellen generiert. So können selbst die vorsichtigsten Teams von der Produktivitätssteigerung profitieren, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, ob ihre Informationen geschützt sind oder ob sie zuverlässige Ergebnisse erhalten.
Tipp 2: Standardisieren Sie Namenskonventionen und Formate
Einheitliche Namenskonventionen machen Dokumente durchsuchbar und überfliegbar. Sie sollten nicht raten müssen, ob es sich um "How-To Guide", "Guide: How To" oder "How To Guide v2 (Final)" handelt, da Sie die Regeln bereits festgelegt haben.
So können Sie die Arbeit in Ihrem Team optimieren:
- Erstellen Sie Namenskonventionen basierend auf Anwendungsfällen: Ein klares Format für die Benennung wie SOP _[Team]_[Thema] oder Leitfaden_[Feature]_[vNumber] sorgt dafür, dass Dokumente leicht zu finden und sofort erkennbar sind
- Verwenden Sie Formatierungsregeln, um Inhalte zu strukturieren: Definieren Sie eine einheitliche Struktur – Kopfzeilen für jeden Abschnitt, Aufzählungspunkte für Schritte und Fettdruck für Hervorhebungen. Diese Konsistenz erleichtert das Überfliegen und sogar das Aktualisieren
- Wiederverwendbare Vorlagen einrichten: Erstellen Sie für wiederkehrende Dokumentationsarten wie Checklisten für die Einarbeitung, Notizen zu Meetings oder Prozessabläufe Vorlagen mit einer vorab ausgefüllten Struktur
- Taggen und organisieren Sie nach Thema oder Workflow: Verwenden Sie Tags wie "In Bearbeitung", "Technik" oder "Kundenkontakt", um Dokumente nach Zweck und Lebenszyklus zu klassifizieren. Das macht das Filtern und Überprüfen wesentlich einfacher
Selbstverständlich ist auch bei perfekter Benennung die Suche nach wie vor von entscheidender Bedeutung. Und genau hier setzt ClickUp Connected Search völlig neue Maßstäbe.
Mit der KI-gestützten ClickUp Connected Search kann Ihr Team alles durchsuchen – nicht nur ClickUp Docs, sondern auch Google Drive, Dropbox, Notion, Figma, Confluence, GitHub und mehr. Die Funktion indexiert Dateinamen, Inhalte und Metadaten in Echtzeit und fasst sie in einer einheitlichen Suchleiste zusammen.
Beispiele:
- Finden Sie sofort das richtige Dokument – auch wenn Sie den genauen Titel vergessen haben
- Filtern Sie Ergebnisse nach App (z. B. "Nur Google Drive- oder Jira-Dateien anzeigen")
- Verwenden Sie Brain, um integrierte Tools zu durchsuchen und Erkenntnisse sofort zu gewinnen
🧠 Wussten Sie schon? Die Produktbenennungskonvention von IKEA ist so standardisiert, dass sie einem Wörterbuch folgt. Betten sind nach norwegischen Orten benannt, Sofas erhalten schwedische Namen und Teppiche oft dänische. Eine interne Taxonomie hilft IKEA dabei, weltweit über 12.000 Produkte mit minimalen Überschneidungen zu verwalten.
Tipp 3: Legen Sie wiederkehrende Erinnerungen für die Dokumentationspflege fest
Die meisten Teams erstellen Inhalte und gehen dann zur nächsten Aufgabe über, in der Annahme, dass sich jemand darum kümmert, wenn sie veraltet sind. Ohne ein definiertes System gehen Wartungsaufgaben jedoch in der täglichen Arbeit unter.
Hier kommen Automatisierungstools ins Spiel (ein Segen, wenn Sie besonders produktiv sein möchten).
So erstellen Sie ein Überprüfungssystem, das ohne ständige Mahnungen oder Gedächtnisleistungen funktioniert:
- Passen Sie die Überprüfungshäufigkeit an den Dokumenttyp an: Nicht alle Dokumente altern gleich schnell. Es gibt eine goldene Faustregel, die Sie befolgen sollten
Das meinen wir damit 👇
✅ Monatlich: Onboarding-Anleitungen, FAQs für Kunden, Preisreferenzen.
✅ Vierteljährlich: Produktspezifikationen, SOP-Dokumente, Übergabeprozesse.
✅ Nach Schlüsselereignissen: Dokumentation nach der Einführung, Schulungsmaterial nach einer Richtlinienänderung.
- Verwenden Sie Metadaten als Auslöser für die Überprüfungslogik: Fügen Sie benutzerdefinierte Felder wie "Zuletzt aktualisiert am", "Überprüfungsintervall" oder "Nächste Überprüfung fällig" hinzu. Anschließend können Sie Dokumente filtern, deren Überprüfungsdatum bald erreicht ist, oder alle Dokumente, die über den Schwellenwert hinaus unberührt geblieben sind, automatisch markieren
- Automatisieren Sie die Eigentümerschaft und Nachverfolgung: Die Person, die ein Dokument erstellt, ist nicht immer die richtige Person, um es zu pflegen. Weisen Sie ein Feld "Dokumenteneigentümer" zu, damit bei Überprüfungen immer klar ist, wer verantwortlich ist, auch wenn der ursprüngliche Verfasser das Team gewechselt hat
Um diesen Prozess zu vereinfachen, verwenden Sie ClickUp-Automatisierungen.
Mit ClickUp Automatisierung können Sie:
- Erstellen Sie wiederkehrende Aufgaben für die Dokumentationspflege basierend auf Dokumenttyp oder Team
- Lösen Sie Überprüfungen aus, wenn seit der letzten Aktualisierung eine bestimmte Zeit verstrichen ist
- Weisen Sie den Eigentümern von Dokumenten automatisch Überprüfungsaufgaben mit Fälligkeitsdatum und Priorität zu
- Ändern Sie den Status eines Dokuments automatisch in "Muss überprüft werden", wenn keine Bearbeitungen vorgenommen wurden
- Erhalten Sie Echtzeit-Updates zu überfälligen Aufgaben, ohne diese manuell überprüfen zu müssen
🛠️ Quick Hack: Automatisches Taggen und Zuweisen neuer Dokumente zur Überprüfung mit ClickUp-Automatisierungen
*problem: Die Dokumentation wird erstellt, aber niemand überprüft sie. Oder schlimmer noch, sie bleibt unbeschriftet und vergessen in einem Ordner liegen.
ClickUp Automatisierung Fix:
- Wenn eine Aufgabe in Ihrer Liste "Dokumentation" erstellt wird ➡️ Dann automatisch den Tag hinzufügen: Muss überprüft werden
- Und weisen Sie diese Ihrem Dokumentationsleiter zu
- Optional: Fälligkeitsdatum festlegen = 2 Tage nach Erstellung
Tipp 4: Klare Eigentümerschaft zuweisen
Dokumentation scheitert, wenn die Eigentümerschaft unklar ist. Um dies zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:
- *eigentümerschaft sichtbar machen: Jedes Dokument sollte einen eindeutigen Eigentümer in der Liste haben – jemanden, der für die Überprüfung und Aktualisierung verantwortlich ist. Fügen Sie oben oder als Metadaten ein Feld "Eigentümer" hinzu
- Eigentümerschaft an Rollen binden: Anstatt "Ariana aus dem Marketing" zuzuweisen, weisen Sie "Marketing Ops Lead" zu. Auf diese Weise geht die Eigentümerschaft an der Dokumentation bei einem Wechsel ganz automatisch mit der Rolle über
- erstellen Sie eine Ausweichlogik: *Wenn der Eigentümer das Unternehmen verlässt oder seine Rolle wechselt, wer übernimmt dann seine Aufgaben? Definieren Sie eine einfache Backup-Regel: Die Eigentümerschaft geht bis zur Neuzuweisung an den Teamleiter oder Abteilungsleiter über. So vermeiden Sie Sackgassen
ClickUp macht die Umsetzung dieses Prozesses ganz einfach. Workspace-Eigentümer und Administratoren können auf jeder Ebene, vom Workspace bis hin zu einem bestimmten Dokument, genau festlegen, wer jedes Dokument anzeigen, kommentieren oder bearbeiten darf. Sie können auch benutzerdefinierte Rollen erstellen und die Bearbeitung auf verifizierte Mitwirkende beschränken, um sicherzustellen, dass die Eigentümerschaft zugewiesen und geschützt ist.
Tipp 5: Verwenden Sie Versionskontrolle und Prüfpfade
Mit der Versionskontrolle können Sie nachverfolgen, was wann geändert wurde, sodass Sie nie wieder raten müssen, ob ein Schritt versehentlich entfernt oder absichtlich aktualisiert wurde.
Außerdem können Teams so sicher zusammenarbeiten. Wenn etwas nicht funktioniert, können Sie zur letzten funktionierenden Version zurückkehren, die eine kurze Beschreibung des vorherigen Inhalts enthält. So integrieren Sie dies in Ihren Dokumentationsprozess:
- Änderungen mit Kontext versehen: Die Dokumentation sollte jede wesentliche Änderung mit Kontext wiedergeben. Fügen Sie kurze Notizen hinzu, wenn Sie Inhalte aktualisieren, damit andere verstehen, was sich geändert hat und warum
- Verwenden Sie Versions-Tags und Änderungsprotokolle: Kennzeichnen Sie wichtige Updates mit einer eindeutigen Versionsnummer oder einem Aktualisierungsdatum. Fügen Sie bei fortlaufenden Dokumentationen oben ein übersichtliches Änderungsprotokoll mit Links zu früheren Versionen hinzu. Dies schafft Vertrauen und hilft, die gemeinsame Verantwortung im Team aufrechtzuerhalten
- Überprüfen Sie vor der Bearbeitung den Verlauf: Bevor Sie ein von jemand anderem erstelltes Dokument ändern, überprüfen Sie dessen Verlauf. Durch die Überprüfung früherer Bearbeitungen erhalten Sie Einblicke, warum bestimmte Schritte hinzugefügt wurden, und stellen sicher, dass Sie keinen wichtigen Kontext entfernen
ClickUp Docs macht all dies nahtlos möglich. Jedes Dokument enthält einen detaillierten Seitenverlauf, in dem Sie nachverfolgen können, wer Änderungen vorgenommen hat, wann diese vorgenommen wurden und was genau geändert wurde. Bei Bedarf können Sie ältere Versionen sofort wiederherstellen, ohne den Workflow zu unterbrechen.
Mit ClickUp Collaboration wissen Sie außerdem immer, wer gerade was bearbeitet. Alle sehen Änderungen sofort, was Missverständnisse reduziert und die teamweite Abstimmung verbessert.
Um langfristige Stabilität zu gewährleisten, kombinieren Sie die Versionskontrolle mit einem gut strukturierten Workflow für die Dokumentenverwaltung. So stellt Ihr Team nicht nur eine hervorragende Dokumentation sicher, sondern auch einen einfachen Zugriff, eine logische Organisation und die Nachvollziehbarkeit aller Änderungen.
👀 Fun Fact: Die längste Versionshistorie überhaupt hat wahrscheinlich Wikipedia. Jede Bearbeitung auf Wikipedia seit seiner Einführung im Jahr 2001 wird versionskontrolliert. Die Plattform hat bis heute über 1 Milliarde Überarbeitungen gespeichert und ist damit ein lebendiger Prüfpfad des menschlichen Wissens (und der Online-Argumente).
🔖 Bonus-Lektüre: Die beste Software für die Automatisierung von Dokumenten
Tipp 6: Veraltete Inhalte archivieren
Alte Dokumentationen überladen oft Ihren Workspace, verursachen Verwirrung oder werden mit dem aktuellen Prozess verwechselt. Deshalb ist die Archivierung ein wichtiger Bestandteil der langfristigen Dokumentationspflege.
Auf den Punkt gebracht:
- Identifizieren Sie, was als veraltet gilt: Suchen Sie nach Dokumenten, die mit veralteten Features, alten Onboarding-Flows oder früheren Projekten verknüpft sind, auf die nicht mehr verwiesen wird
- Legen Sie einen Archivierungsrhythmus fest: Überprüfen Sie einmal pro Quartal Ihre Wissensdatenbank mit einer einfachen Frage: "Hilft dies noch jemandem, seine Arbeit besser zu erledigen?" Wenn die Antwort "Nein" lautet, archivieren Sie den Eintrag
- Nicht löschen (Kontext bewahren): Selbst veraltete Inhalte können wertvollen Kontext enthalten. Archivierte SOPs können beispielsweise zeigen, wie sich ein Prozess im Laufe der Zeit entwickelt hat, oder erklären, warum Entscheidungen getroffen wurden
Mit ClickUp ist die Archivierung auf allen Ebenen Ihres Workspace nahtlos möglich. Ob Dokument, Ordner oder Liste – Sie können veraltete Elemente archivieren, ohne den Zugriff zu verlieren oder Ihren Workflow zu stören. Archivierte Elemente werden standardmäßig in der Seitenleiste ausgeblendet, können aber jederzeit gesucht und wiederhergestellt werden.
Um einen Ordner oder eine Liste zu archivieren, bewegen Sie den Mauszeiger über das Element, klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten und wählen Sie Archivieren. Möchten Sie etwas erneut aufrufen? Schalten Sie einfach Archivierte Elemente anzeigen in der Seitenleiste um, um es vorübergehend wieder einzublenden. So können Sie den Kontext beibehalten, ohne die tägliche Ansicht Ihres Teams zu überladen.
Und wenn Sie ein komplexes Setup verwalten, hilft Ihnen ClickUp Hierarchie dabei, die Zusammenarbeit von Spaces, Ordnern, Listen und Dokumenten zu verstehen, sodass Sie genau wissen, wo Sie was archivieren müssen und wie Sie trotz wachsender Dokumentation Ordnung halten können.
Tipp 7: Verwalten Sie einen Dokumentationsstil-Leitfaden
Wenn mehrere Teams an der Dokumentation mitarbeiten, kommt es schnell zu kleinen Inkonsistenzen.
Im Laufe der Zeit führt die mangelnde Abstimmung zu unnötigen Fragen:
- "Ist das die neueste Version?"
- "Warum sieht diese SOP völlig anders aus als die anderen?"
- "Sagen wir "Benutzer-Flow" oder "Kundenreise"?
Ein Dokumentationsstil-Leitfaden definiert, wie Inhalte geschrieben, formatiert und strukturiert werden sollten, damit Ihre Wissensdatenbank konsistent, zuverlässig und skalierbar bleibt, auch wenn immer mehr Personen Beiträge leisten.
Befolgen Sie diese Richtlinien, um einen einheitlichen Stil zu gewährleisten ⬇️
- Klärung der Erwartungen an das Format: Definieren Sie Überschriftenstile, die Struktur der Inhalte, die Verwendung von fettgedrucktem oder kursivem Text und die Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Diese scheinbar kleinen Entscheidungen tragen dazu bei, die Konsistenz über Hunderte von Dokumenten hinweg sicherzustellen
- Stimmen Sie Sprache, Tonfall und Terminologie ab: Legen Sie den bevorzugten Schreibstil und Wortschatz fest. Sollten Anweisungen direkt formuliert sein? Sollte die Terminologie eher interne Abkürzungen enthalten oder auf Klarheit für den Benutzer ausgerichtet sein? Dadurch werden Unklarheiten beseitigt, insbesondere in globalen oder funktionsübergreifenden Teams
- Stellen Sie strukturierte Vorlagen mit Beispielen bereit: Fügen Sie kurze Beschreibungen und Arbeitsbeispiele hinzu, wie gängige Dokumente gestaltet sein sollten, z. B. Onboarding-Anleitungen, SOPs oder Meeting-Notizen
💟 Bonus-Tipp: Benötigen Sie Hilfe bei der Projektdokumentation? Die ClickUp-Vorlage für Projektdokumentation ist ein guter Ausgangspunkt. Sie wurde entwickelt, um alle Ihre Projektinformationen – wie Ziele, Zeitleisten, Ergebnisse und Schlüsselaufgaben – an einem organisierten Ort zu speichern. Sie können Status anpassen, wichtige Felder hinzufügen und alles aus der Perspektive einer Zeitleiste oder eines Kalenders anzeigen. Ganz gleich, ob Sie ein neues Projekt starten oder Klarheit in ein laufendes Projekt bringen möchten, diese Vorlage hilft Ihnen dabei, Ihr Team auf dem gleichen Stand zu halten und Ihre Dokumentation übersichtlich und zugänglich zu gestalten.
Tools zur Unterstützung der Dokumentationspflege
Ohne die richtigen Tools lassen sich selbst die detailliertesten Dokumente nur schwer aktualisieren und nachverfolgen. Was Sie brauchen, ist ein System, das Aktualisierungen sichtbar macht, die Zusammenarbeit reibungslos gestaltet und Verantwortlichkeiten klar definiert.
Hier sind zwei wichtige Kategorien von Tools, die Sie benötigen:
1. Projektmanagement-Lösungen
Verwenden Sie Tools, mit denen Sie Dokumentation zu einem Teil Ihres Workflows machen können. Das bedeutet, dass Sie neben Ihren täglichen Aufgaben auch die Eigentümerschaft zuweisen, Überprüfungstermine festlegen und Versionen nachverfolgen können.
- ClickUp bietet eine All-in-One-Plattform, auf der Teams Aufgaben verwalten und detaillierte Projektdokumentationen erstellen können. Die integrierte Dokumentenfunktion unterstützt die Zusammenarbeit in Echtzeit, bietet umfangreiche Formatierungsoptionen und ermöglicht die Planung regelmäßiger Überprüfungen über ClickUp Aufgaben + Erinnerungen
- Notion kombiniert flexible Datenbanken mit leistungsstarken Dokumentationstools und eignet sich somit ideal für die Organisation von Meeting-Notizen, Wikis und Projekt-Roadmaps in einem einzigen, anpassbaren Workspace
- Confluence von Atlassian wurde für die Zusammenarbeit und Dokumentation in Teams entwickelt und ermöglicht Benutzern die Erstellung strukturierter Wissensdatenbanken und die nahtlose Verknüpfung von Projektseiten mit Jira-Problemen
- Monday.com enthält ein WorkDocs-Feature, mit dem Teams Dokumente schreiben, bearbeiten und mit Workflows verbinden können, sodass Projektinformationen und Dokumentationen im Kontext stets auf dem neuesten Stand bleiben
- Wrike bietet eine robuste Nachverfolgung von Projekten sowie die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, sodass Teams Projektdateien mit integrierten Genehmigungs-Workflows und Versionskontrolle speichern, überprüfen und verwalten können
2. Knowledge-Base- oder Wiki-Tools
Bei der Pflege von Dokumentationen geht es darum, das richtige Wissen zum richtigen Zeitpunkt bereitzustellen. Das bedeutet einfache Bearbeitung, rollenspezifischer Zugriff und integrierte Auffindbarkeit. Ein Wissensmanagementsystem sollte es einfacher machen, Konsistenz zu gewährleisten und Ihr Team auf dem gleichen Stand zu halten, während Ihre Dokumentation wächst.
- ClickUp verfügt über ein leistungsstarkes ClickUp-Wissensmanagementsystem mit Connected Search, mit dem Benutzer Aufgaben, Dokumente, Kommentare und Anhänge in allen Spaces sofort finden können. Durch die Integration mit Wissensplattformen wie Glean, Guru und Slite (über API oder Tools wie Zapier) fungiert die Plattform als zentraler hub für die vernetzte Suche, sodass Teams über eine einzige Oberfläche auf Wissen in mehreren Systemen zugreifen können
- Glean ist ein KI-Suchtool für Unternehmen, das sich direkt mit Ihrem Workspace und anderen Apps verbindet, um die Wissensgewinnung zu vereinheitlichen. Es zeigt die relevantesten Informationen aus Aufgaben, Dokumenten und Unterhaltungen in Ihrem gesamten digitalen Workspace an
- Slite bietet einen kollaborativen Dokumentationsbereich mit leistungsstarken Such- und Organisationstools und lässt sich in Tools wie Zapier oder Make integrieren, um die bidirektionale Verknüpfung von Wissen und Aufgaben sowie die Auffindbarkeit zu unterstützen
- Guru bietet eine intelligente, kontextbezogene Wissensdatenbank, die verifizierte Inhalte in Tools wie Slack und Chrome überträgt und über Browser-Erweiterungen und benutzerdefinierte Workflows in andere Tools integriert, um eine nahtlose Suche zu ermöglichen
- Slab bietet eine übersichtliche und strukturierte Wissensdatenbank mit leistungsstarker Such- und Inhaltserkennung und kann über eingebettete Links oder Integrationen mit anderen Tools verknüpft werden, um sicherzustellen, dass Dokumentation und Aufgaben eng miteinander verbunden bleiben
- Document360 ist eine skalierbare Wissensmanagement-Plattform mit erweiterter Suche, Versionierung und Analyse, die über API oder Automatisierungstools mit anderen Tools verbunden werden kann, um einen nahtlosen Flow zwischen Wissensressourcen und Projektdurchführung zu gewährleisten
Metriken zur Nachverfolgung des Dokumentationsstatus
Was man nicht misst, kann man auch nicht verbessern – das gilt auch für die Dokumentation.
Die Nachverfolgung der richtigen Metriken hilft Ihnen, Verschlechterungen zu erkennen, Aktualisierungen zu verwalten und nachzuweisen, dass Ihre Dokumente die Zeit wert sind, die Ihr Team für ihre Pflege aufwendet. Hier sind die Schlüsselmetriken, die anzeigen, ob Ihre Dokumentation in Ordnung ist oder sich still und leise zu einer Belastung entwickelt:
- Prozentualer Anteil der innerhalb der SLA überprüften Dokumente: Legen Sie einen Überprüfungsrhythmus für die einzelnen Dokumenttypen fest (z. B. vierteljährlich für SOPs, monatlich für Onboarding-Dokumente) und messen Sie, wie viele Dokumente rechtzeitig überprüft wurden. Dies trägt zur Durchsetzung der Wartungsdisziplin bei und verhindert Wissensverfall
- Eigentümerschaft: Wie viel Prozent Ihrer Dokumentation haben einen zugewiesenen Eigentümer? Dokumente ohne Eigentümer sind am stärksten gefährdet, veraltet zu sein. Dies ist eine wichtige Metrik für Wissensmanager und Teamleiter, um die Verantwortlichkeiten klar zu definieren
- Anteil veralteter Inhalte: Messen Sie, wie viele Dokumente nicht innerhalb des erwarteten Zeitrahmens aktualisiert wurden. Dies hilft bei der Priorisierung von Überprüfungszyklen und stellt sicher, dass kein Team auf veraltete Verfahren oder Legacy-Workflows angewiesen ist
- Suchlücken/unbeantwortete Abfragen: Wenn Ihre Dokumentationsplattform interne Suchanalysen bietet (z. B. über ClickUp Brain oder Analysetools), verfolgen Sie, wie oft Benutzer nach etwas suchen und schlechte oder keine Ergebnisse erhalten. Diese Lücken zeigen fehlende Dokumentation oder schlechte Tagging auf
- Audit-Trail-Aktivitäten: Für IT-Administratoren und Teams, die auf Compliance achten, sind Versionshistorie und Zugriffsprotokolle unverzichtbar. Überwachen Sie, wie oft Dokumente bearbeitet werden, wer Änderungen vornimmt und ob diese Änderungen Ihren Zugriffsrichtlinien entsprechen
⚡ Vorlagenarchiv: Die besten Vorlagen für die Erstellung von Inhalten zur Optimierung des Prozesses
Mit ClickUp bleibt Ihre Dokumentation konsistent, aktuell und nützlich
Die Pflege der Dokumentation über Teams hinweg ist oft mühsam, aber von großer Bedeutung. Veraltete SOPs führen zu Fehlern, fehlender Kontext verlangsamt die Einarbeitung und verstreute Infos beeinträchtigen die Produktivität. Und mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wächst auch das Chaos.
ClickUp bringt Klarheit in all diese Bereiche.
Mit ClickUp Docs, Knowledge Management, Brain und Automatisierungstools können Sie ein Dokumentationssystem aufbauen, das aktuell und immer nützlich ist. Ganz gleich, ob Sie IT-Richtlinien, Checklisten für die Einarbeitung oder funktionsübergreifende SOPs verwalten – ClickUp hält Ihre Wissensdatenbank sauber, aktuell und mit der Arbeit verbunden, die wichtig ist.
Keine Tabellenkalkulationen. Keine verstreuten Wikis. Nur Dokumentation, die wie ein System funktioniert.
Probieren Sie ClickUp noch heute kostenlos aus und erleben Sie, wie mühelos die Dokumentationspflege tatsächlich sein kann.
Häufig gestellte Fragen
Wie oft sollte ich die Dokumentation überprüfen?
Legen Sie Überprüfungszyklen basierend auf dem Dokumenttyp fest. SOPs und kundenorientierte Leitfäden sollten vierteljährlich überprüft werden, während interne Prozesse einem 6-monatigen Zyklus folgen können. Lösen Sie sofortige Überprüfungen nach wesentlichen Änderungen an Prozessen, Richtlinien oder Tools aus.
Wer sollte SOPs und Wissensdatenbanken pflegen?
Weisen Sie die Eigentümerschaft nach Rollen und nicht nach Personen zu. Beispiele: Produkt-SOPs → Produktbetriebsleiter; IT-Wissensdatenbank → Systemadministrator oder IT-Manager. Machen Sie die Eigentümerschaft sichtbar und beziehen Sie sie in die Einarbeitung ein.
Was sind häufige Fehler bei der Dokumentationspflege?
Einer der größten Fehler ist die Annahme, dass sich Dokumentation von selbst pflegt. Weitere Fehler sind das Überspringen der Eigentümerschaft, die Verwendung inkonsistenter Formate, das Ignorieren von Überprüfungszyklen und die Verteilung von Inhalten auf zu viele Tools. Ein weniger offensichtlicher, aber kritischer Fehler ist das Versäumnis, nachzuverfolgen, ob Ihre Dokumente noch verwendet werden oder stillschweigend veraltet sind.