Ihr Spesenprozess sollte sich nicht wie Detektivarbeit anfühlen. Dennoch bedeutet das Monatsende für viele Teams immer noch, E-Mail-Threads zu durchforsten, Belege zu suchen und zu raten, welche Karte-Abrechnung zu welcher Reise oder Ausgabe gehört.
Untersuchungen von American Express zeigen, dass kleine und mittlere Unternehmen durchschnittlich 11 Stunden pro Monat für die Einreichung oder Verwaltung von Ausgaben verschwenden. Das sind mehr als drei Arbeitstage pro Jahr, die für Administratoren statt für Analysen aufgewendet werden.
Hier macht KI für das Ausgabenmanagement einen echten Unterschied. Anstatt sich auf manuelle Tabellenkalkulationen und das Gedächtnis zu verlassen, kann KI Belege lesen, nicht konforme Ausgaben kennzeichnen und im Hintergrund sauberere Daten in Ihre Buchhaltungstools einspeisen.
In diesem Leitfaden sehen wir uns an, was KI tatsächlich für das Ausgabenmanagement leisten kann und welche Anwendungsfälle für Finanzteams besonders interessant sind. Außerdem behandeln wir die unverzichtbaren Features moderner tools und zeigen, wie Sie alles in Ihren aktuellen Workflow integrieren können.
⭐ Featured Vorlage
Die ClickUp-Vorlage für Spesenabrechnungen bietet Ihrem Team eine strukturierte Möglichkeit, Geschäftsausgaben zu erfassen, zu überprüfen und zusammenzufassen, ohne sich mit Tabellenkalkulationen oder E-Mail-Verläufen herumschlagen zu müssen. Anstatt dass jeder sein eigenes Format erstellt, erhalten Sie ein einheitliches Layout für Daten, Kategorien, Beträge, Zahlung und Genehmigungen an einem Ort.
Was ist KI für das Ausgabenmanagement?
KI für das Ausgabenmanagement nutzt maschinelles Lernen und Automatisierung, um manuelle Arbeit im gesamten Ausgabenprozess zu reduzieren. Dies umfasst alles von der Erfassung von Belegen bis hin zu Genehmigungen, Abstimmungen und Berichten.
Die meisten tools basieren auf einer Kombination verschiedener Funktionen:
- Optische Zeichenerkennung (OCR) zum Auslesen von Belegdaten aus Bildern oder PDF-Dateien und zur Umwandlung in strukturierten Text
- Datenextraktion und -kategorisierung, um auf der Grundlage früherer Muster eine geeignete Spesenabrechnung (z. B. Reisekosten vs. Abonnements) vorzuschlagen
- Durchsetzung von Richtlinien, um nicht richtlinienkonforme Ausgaben bereits bei der Übermittlung und nicht erst nachträglich zu kennzeichnen
- Anomalieerkennung, um doppelte Belastungen oder ungewöhnliche Ausgabemuster zu erkennen, die einer zweiten Überprüfung bedürfen
Eine nützliche Überlegung: KI-gestütztes Ausgabenmanagement hilft dabei, sich wiederholende Schritte zu eliminieren, sodass sich Finanzteams auf Kontrollen, Analysen und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung konzentrieren können.
Vorteile von KI für das Ausgabenmanagement
KI nimmt dem Kostenmanagement repetitive Arbeit ab und verschafft Finanzteams eine klarere Ansicht über die tatsächlichen Ausgaben des Unternehmens. Zu den größten Vorteilen zählen:
- Reduzierung manueller Dateneingaben und Fehler: KI kann Belegdaten automatisch erfassen und Ausgabenfelder vorab ausfüllen, wodurch manuelle Eingaben und die spätere Bereinigung durch Finanzteams reduziert werden. OCR ist hier eine gängige Grundlage, da es gescannte Belege in nutzbare Daten umwandelt.
- Beschleunigung der Übermittlung und Genehmigung von Ausgaben: Mitarbeiter können Belege hochladen, Ausgaben mit bereits ausgefüllten Schlüssel-Feldern übermitteln und den Genehmigungsprozess mit weniger Nachfragen durchlaufen. Die Genehmigenden erhalten einen klareren Kontext, sodass sie Ausgaben schneller genehmigen können, anstatt Bearbeitungen anzufordern.
- Verbessern Sie die Echtzeit-Sichtbarkeit der Unternehmensausgaben: Anstatt auf die monatlichen Zusammenfassungen zu warten, können Finanzverantwortliche Trends früher erkennen: Welche Teams überschreiten ihr Budget, wo steigen die Reise- und Spesenausgaben und welche Lieferanten sorgen für Überraschungen?
- Stärkung der Durchsetzung von Richtlinien und Gewährleistung der Compliance: KI kann fehlende Belege, Ausgaben über den Limits oder verdächtige Ausgaben bereits bei der Übermittlung kennzeichnen. Das reduziert den Hin- und Her-Verkehr und sorgt für einheitliche Genehmigungen über Teams und mehrere Unternehmen hinweg.
- Schützen Sie Ihre finanzielle Gesundheit mit besseren Daten: Sauberere Spesendaten führen zu einer zuverlässigeren Berichterstellung. Wenn die Daten zur Spesenverfolgung zuverlässig sind, ist es einfacher, Ausgaben zu analysieren, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren und datengestützte Entscheidungen zu treffen.
👀 Wissenswertes: Lange vor der Einführung von KI-Ausgabentools versuchten Geschäftsreisende bereits, die Bezahlung von Kundenessen und Reisen zu vereinfachen. Im Jahr 1950 brachte Diners Club die weltweit erste Mehrzweck-Kreditkarte auf den Markt, mit der Geschäftsleute Unterhaltungs- und Reisekosten bezahlen konnten, ohne Bargeld mit sich führen zu müssen.
Die wichtigsten Anwendungsfälle für KI im Ausgabenmanagement
Hier sind einige der praktischsten Anwendungsfälle für KI, auf die Sie sich bei der Verwaltung Ihrer Ausgaben verlassen können:
1. Automatisierung der Belegerfassung
Die Erfassung von Belegen ist der Punkt, an dem das Ausgabenmanagement in der Regel ins Stocken gerät. KI hilft dabei, indem sie gescannte Belege in strukturierte Belegdaten (Datum, Händler, Betrag, Steuern) umwandelt, die zur Überprüfung bereitstehen.
📌 Beispiel: Ein Vertriebsmitarbeiter macht nach einem Client-Essen ein Foto. Das System extrahiert wichtige Felder, schlägt „Verpflegung und Bewirtung“ vor und fügt die Quittung als Anhang der Spesenabrechnung bei.
Warum das hilfreich ist:
- Reduzieren Sie manuelle Spesenabrechnungen und manuelle Dateneingaben
- Verbessern Sie die genaue Datenerfassung aus Belegen
- Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Suche nach fehlenden Unterlagen
📖 Lesen Sie auch: So erstellen Sie eine Spesenabrechnung in Excel: kostenlose Vorlage
2. Durchsetzung von Richtlinien in Echtzeit
Anstatt darauf zu warten, dass die Finanzabteilung Probleme nach Einreichung der Spesenabrechnungen entdeckt, kann KI bei der Übermittlung anpassbare Regeln anwenden und als Auslöser fungieren, wenn etwas außerhalb der Norm liegt.
📌 Beispiel: Eine Hotelrechnung überschreitet das Reisekostenlimit. Das tool markiert dies sofort und fragt nach einem Grund, bevor es in den Genehmigungsworkflow gelangt.
Warum das hilfreich ist:
- Probleme bei der Durchsetzung von Richtlinien früher erkennen
- Leiten Sie risikoarme Ausgaben durch automatisierte Genehmigungen weiter.
- Unterstützt Manager bei der Genehmigung von Ausgaben durch klarere Kontextinformationen
👀 Wissenswertes: KI behebt nicht nur Ausgabenbetrug, sondern verursacht ihn auch. Im Jahr 2025 berichtete die Ausgabenplattform AppZen, dass 14 % der von ihr entdeckten betrügerischen Dokumente von KI generierte gefälschte Belege waren, gegenüber 0 % im Vorjahr.
3. Sichtbarkeit der Ausgaben
KI fasst Ausgabendaten aus Karten, Erstattungen und Reisetools zusammen und hebt dann Ausgabemuster hervor. So wird „sofortige Ausgabentransparenz” Realität und ist nicht mehr nur eine Übung am Monatsende mit Tabellenkalkulationen.
📌 Beispiel: Die Finanzabteilung stellt fest, dass ein einzelner Softwareanbieter von drei Teams vergütet wird, was auf doppelte tools und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung hindeutet.
Warum das hilfreich ist:
- Unterstützen der Echtzeit-Sichtbarkeit der Ausgaben für Finanzverantwortliche
- Erleichtern Sie die Kontrolle der Ausgaben, bevor sie sich summieren
- Verbessern Sie die Unterhaltungen mit Budget-Eigentümern durch Echtzeit-Einblicke
📖 Lesen Sie auch: kostenlose Google Tabellen-Vorlagen für die Ausgabenverfolgung zur Optimierung Ihrer Finanzen
4. Beschleunigen Sie den Monatsabschluss
Der Monatsabschluss verzögert sich, wenn Ausgaben verspätet, nicht kategorisiert oder Belege fehlen. KI kann den Rückstand reduzieren, indem sie die Ausgabendaten bei Eingang sauberer hält und eine frühere Abstimmung mit der Kreditkarte unterstützt.
📌 Beispiel: Transaktionen mit Firmenkarte werden im Laufe des Monats mit hochgeladenen Belegen abgeglichen. Am Monatsende bleiben weniger Ausnahmen übrig.
Warum das hilfreich ist:
- Reduzieren Sie Nacharbeiten und manuelle Aufgaben beim geschlossenen Abschluss
- Verbessern Sie das Vertrauen in Spesendaten
- Verkürzen Sie die Zeit zwischen Ausgabe und Berichterstellung
📖 Lesen Sie auch: Beispiele und Vorlagen für Projektmanagement-Dashboards
Features, auf die Sie bei KI-Software für das Ausgabenmanagement achten sollten
Sobald Sie wissen, wo KI helfen kann, besteht der nächste Schritt darin, eine Lösung für das Ausgabenmanagement mit den richtigen Features auszuwählen. Hier sind die Features, die für Finanzteams im Alltag den größten Unterschied machen.
OCR für Belege und Automatisierung von Notizen
OCR ist die Grundlage für die automatische Erfassung von Workflows. Wenn die Software die Daten aus Belegen nicht zuverlässig extrahieren kann, ist auch der Rest der Automatisierung tendenziell anfällig. OCR dient dazu, Text aus Bildern oder gescannten Dokumenten zu identifizieren und in maschinenlesbaren Text umzuwandeln.
✅ Was Sie überprüfen sollten:
- Belegscannen über Mobilgeräte, E-Mail und Uploads unterstützen
- Leistungsstarke Datenextraktion für Steuer-, Währung- und Lieferantendaten
- Schnelle Bearbeitung von Ausnahmen, wenn eine Quittung unlesbar ist
💲 Warum dies für Finanzteams wichtig ist:
- Reduzieren Sie die manuelle Dateneingabe, indem Sie Belege in strukturierte, nutzbare Daten umwandeln.
- Verbessert die Dokumentation und Nachweise für Geschäftsausgaben (insbesondere wenn Belege erforderlich sind, wie bei Übernachtungen oder höheren Ausgaben).
- Verbessern Sie die Genauigkeit von Spesenabrechnungen, indem Sie wichtige Felder auf Belegen (Händler, Datum, Betrag, Steuern) konsistent erfassen.
💡 Profi-Tipp: Suchen Sie nach einer einfachen Möglichkeit, Ihre monatlichen Ausgaben zu verfolgen, ohne Workflows von Grund auf neu erstellen zu müssen? Die Vorlage für monatliche Ausgabenberichte von ClickUp kann Ihnen dabei helfen, Ihre monatlichen Ausgaben in einem leicht anpassbaren Format zu verfolgen und zu dokumentieren.
Hier sind die Gründe, warum Ihnen diese Vorlage gefallen wird:
- Melden Sie monatliche Ausgaben präzise und zuverlässig.
- Identifizieren Sie ganz einfach potenzielle Bereiche für Kosteneinsparungen
- Analysieren Sie Ausgabentrends im Zeitverlauf, um Prognosen zu verbessern
KI-Kategorisierung und -Kodierung
Sobald die Belege vorliegen, besteht die nächste Herausforderung darin, alles korrekt zu kennzeichnen. Jede Zeile muss der richtigen Kategorie, dem richtigen Projekt oder dem richtigen Konto zugeordnet werden.
Achten Sie auf eine KI-Kategorisierung, die mit der Zeit dazulernt und eine konsistente Kodierung unterstützt, insbesondere wenn Sie Kostenstellen, Projekte oder GL-bezogene Tagging benötigen.
✅ Was Sie überprüfen sollten:
- Möglichkeit zur automatischen Kategorisierung gängiger Lieferanten
- Kontrollen, damit die Finanzabteilung Kodierungsregeln genehmigen oder außer Kraft setzen kann
- Prüfpfad für Änderungen an der Ausgabenkategorisierung
💲 Warum dies für Finanzteams wichtig ist:
- Verbessern Sie die Integrität Ihrer Finanzdaten durch eine konsistente Kategorisierung Ihrer Ausgaben.
- Erleichtern Sie die Analyse von Ausgabemustern, indem Kategorien und Codes team- und unternehmensübergreifend einheitlich angewendet werden. Reduzieren Sie Reibungsverluste bei Audits, indem Sie die Gründe für Codierungsentscheidungen klarer darlegen.
Echtzeit-Durchsetzung von Richtlinien und Warnmeldungen
Die Durchsetzung von Richtlinien ist am wichtigsten, wenn sie bei der Übermittlung angewendet wird, nicht erst Wochen später. Leistungsstarke tools kombinieren Regeln, Warnmeldungen und Workflow-Routing.
✅ Was Sie überprüfen sollten:
- Anpassbare Regeln nach Team, Standort oder Unternehmen
- Warnmeldungen bei fehlenden Belegen, Überschreitung von Ausgaben-Limits und Doppelbuchungen
- Workflow, um Genehmigungen, Eskalationen und Ausnahmen zu unterstützen
💲 Warum dies für Finanzteams wichtig ist:
- Unterstützen Sie strengere interne Kontrollen, indem Sie Genehmigungen und Überprüfungen bei der Ausgabe von Ausgaben durchsetzen.
- Schützen Sie Unternehmenswerte und reduzieren Sie das Risiko von Verlusten oder Verstößen, indem Sie Ausnahmen frühzeitig erkennen.
- Verkürzen Sie die Zykluszeit, indem Sie saubere, richtlinienkonforme Anfragen automatisch weiterleiten.
📽️ Video ansehen: Wenn Ihre Projekt-Budgets immer überschritten werden (oder Sie ständig von Last-Minute-Kosten überrascht werden), wird Ihnen dieses Video helfen.
In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie Projektbudgets sicher verwalten können, von der Kostenschätzung über die Nachverfolgung der Ausgaben in Echtzeit bis hin zur Vermeidung von Überschreitungen.
📖 Lesen Sie auch: kostenlose Vorlagen für effektive Kostenmanagementpläne zur Planung
ERP-Integrationen und bidirektionale Synchronisierung
Eine Lösung für das Ausgabenmanagement ist nur dann hilfreich, wenn die Ausgabendaten korrekt in das Buchhaltungssystem übertragen werden. Die bidirektionale Synchronisierung reduziert doppelte Arbeit und verhindert Unstimmigkeiten bei den Nummern.
✅ Was Sie überprüfen sollten:
- Führen Sie eine Synchronisierung von Ausgaben, Kategorien und Genehmigungen mit Ihrer ERP-/Konto-Software durch.
- Unterstützung für Multi-Entity-Setups und freigegebene Diagramme von Konten
- Klare Handhabung von Bearbeitungen nach der Übermittlung (damit Bearbeitungen nicht verloren gehen)
💲 Warum dies für Finanzteams wichtig ist:
- Sie kommen den Echtzeitdaten in Ihren zentralen Finanztools näher.
- Die Ansichten zum Ausgabenmanagement basieren auf denselben Nummern, die auch alle anderen sehen.
- Monatsabschlüsse und Audits laufen reibungsloser ab, da es eine einzige konsistente Datenquelle gibt und keine verstreuten Systeme mehr manuell abgeglichen werden müssen.
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Globale Unterstützung und Kontrollen für mehrere Unternehmenseinheiten
Wenn Sie in mehreren Ländern oder mit mehreren Unternehmen tätig sind, wird es unerlässlich, verschiedene Währungen, lokale Vorschriften und konsolidierte Berichterstattung zu unterstützen.
✅ Was Sie überprüfen sollten:
- Verwaltung mehrerer Währungen und regionsspezifischer Steuern
- Separate Genehmigungsworkflows pro Unternehmen
- Roll-up-Berichterstellung ermöglicht es Finanzverantwortlichen, die Ausgaben des Unternehmens über verschiedene Regionen hinweg zu vergleichen
💲 Warum dies für Finanzteams wichtig ist:
- Globale Geschäftsabläufe basieren auf einem einheitlichen Ausgabenprozess anstelle regionaler Sonderregelungen.
- Die Ausgaben des Unternehmens lassen sich leichter zwischen den Regionen vergleichen, da die Daten auf die gleiche Weise strukturiert sind.
- Finanzverantwortliche erhalten eine klarere Ansicht über die finanzielle Lage sowohl auf Unternehmens- als auch auf Konzernebene, ohne dass zusätzliche manuelle Arbeit zur Konsolidierung von Berichten erforderlich ist.
All diese Automatisierung funktioniert am besten, wenn sie von einem strukturierten Workflow begleitet wird. Hier kommt ClickUp als Betriebssystem für Genehmigungen und Sichtbarkeit ins Spiel.
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Risiken und Schutzmaßnahmen, die die Finanzteams einplanen sollten
KI beschleunigt die Workflows im Spesenmanagement, aber Finanzteams sollten drei Dinge schützen: Genauigkeit, Compliance und Vertrauen.
Hier sind die häufigsten Risiken – und wie Sie diese reduzieren können:
- KI-generierte gefälschte Belege: Fügen Sie strengere Regeln für die Belegvalidierung hinzu (Duplikate, Lieferantenmuster, Metadatenprüfungen) und verlangen Sie für Kategorien mit höherem Risiko die Genehmigung durch einen Prüfer.
- Fehlkategorisierung: Behalten Sie manuelle Übersteuerungskontrollen bei und führen Sie ein Prüfprotokoll für Kodierungsänderungen.
- Abweichungen von Richtlinien: Aktualisieren Sie Regeln, wenn sich Reisekostenobergrenzen oder Tagegelder ändern, und dokumentieren Sie Ausnahmen konsistent.
- Datenschutz: Bestätigen Sie, wo Belegdaten gespeichert werden, wer darauf zugreifen kann und wie lange sie aufbewahrt werden.
- Übermäßige Automatisierung: Lassen Sie KI vorbereiten und weiterleiten – aber behalten Sie die Verantwortung für wichtige Genehmigungen und Ausnahmeregelungen beim Menschen.
Eine einfache Regel funktioniert gut: Automatisierung der Routine. Eskalieren Sie Ausnahmen.
Checkliste für die Implementierung: So führen Sie die KI-gesteuerte Ausgaben-Automatisierung ohne Chaos ein
Sie brauchen kein großes Transformations-Projekt. Sie brauchen eine kontrollierte Einführung.
Verwenden Sie diese Reihenfolge:
- Standardisieren Sie zuerst die Felder (Kategorie, Kostenstelle, Lieferant, Projekt, Beleg erforderlich)
- Beginnen Sie mit einem Workflow (z. B. Erstattungen oder Reisekosten).
- Definieren Sie Regeln für die automatische Genehmigung (Kategorien mit geringem Wert, die den Richtlinien entsprechen)
- Definieren Sie Regeln für eine „ständige Überprüfung“ (hohe Beträge, bargeldähnliche Zahlungen, ungewöhnliche Lieferanten, fehlende Belege)
- Führen Sie einen Pilotversuch mit einem Team über einen Zeitraum von 2 bis 4 Wochen durch und überprüfen Sie die Ausnahmeraten.
- Ergebnisse messen: Zeit bis zur Einreichung, Zeit bis zur Genehmigung, % automatisch kodierter Ausgaben, Ausnahmen zum Monatsende
- Schrittweise Erweiterung nach Unternehmenseinheit, Region oder Abteilung
Das Ziel ist nicht, um jeden Preis schneller zu genehmigen. Es geht darum, sauberer zu genehmigen und früher abzuschließen.
Wie ClickUp KI einsetzt, um Ausgaben-Workflows zu optimieren
ClickUp ist nicht unbedingt ein tool zur Kostenerstattung, eignet sich jedoch gut als „Workflow-Ebene” für Ausgabenmanagement-Software: Erfassung, Dokumentation, Genehmigungen, Nachverfolgung und Sichtbarkeit.
Dies ist besonders hilfreich, wenn Spesenanträge an zu vielen Orten gespeichert sind (Posteingang, chatten, Tabellenkalkulationen) und der Genehmigungsprozess einer schwierigen Nachverfolgung unterliegt. Dies führt zu einer Ausbreitung der Arbeit und kostet Unternehmen Zeit und Geld.
ClickUp löst diese Herausforderung durch einen konvergierten KI-Arbeitsbereich. Das Ziel ist einfach: Ausgabenanträge, Richtlinienkontext, Genehmigungen und Sichtbarkeit an einem Ort zu bündeln und dann mit ClickUp Brain die „unübersichtliche Mitte” (unklaren Memos und Meeting-Beschlüsse, die nie in die Tat umgesetzt werden) zu bereinigen.
So sieht ein typischer Flow aus:
Erstellen Sie Ausgabenrichtlinien und Genehmigungen in ClickUp
Die meisten Verzögerungen bei der Spesenabrechnung beginnen mit zwei Problemen: Richtlinien, die in einem PDF-Dokument stehen, das niemand liest, und Genehmigungen, die in Threads über mehrere Plattformen hinweg erfolgen.
In ClickUp können Sie die Richtlinie und den Genehmigungsprozess miteinander verknüpft halten, indem Sie jede Spesenabrechnung in eine nachverfolgbare Aufgabe umwandeln und diese dann mit dem Richtliniendokument verknüpft halten, um einen sofortigen Zugriff zu ermöglichen.
So richten Sie die Einstellung in ClickUp ein (praktisch, finanzfreundlich):
- Speichern Sie Ihre Spesenrichtlinie in ClickUp Dokumente und verknüpfen Sie sie dann über ClickUp Aufgaben direkt mit der Spesenabrechnung.
- Fügen Sie benutzerdefinierte Felder wie Betrag, Kategorie, Kostenstelle, Lieferant, Zahlung, Datum der Zahlung und „Beleg beigefügt“ hinzu, damit Genehmigungen auf strukturierten Daten basieren
- Verwenden Sie ClickUp-Automatisierungen, um manuelle Nachverfolgungen zu reduzieren, zum Beispiel: Verwenden Sie als Auslöser Genehmigungen, wenn eine Aufgabe erstellt wird oder wenn sich ein Benutzerdefiniertes Feld ändert. Ändern Sie automatisch die Verantwortlichen, wenden Sie eine Vorlage an, legen Sie Benutzerdefinierte Felder fest, erstellen Sie Unteraufgaben oder verschieben Sie die Aufgabe in die richtige Liste für den nächsten Schritt.
- Lösen Sie Genehmigungen aus, wenn eine Aufgabe erstellt wird oder wenn sich ein Benutzerdefiniertes Feld ändert.
- Ändern Sie automatisch die Mitarbeiter, wenden Sie eine Vorlage an, legen Sie benutzerdefinierte Felder fest, erstellen Sie Unteraufgabe oder verschieben Sie die Aufgabe in die richtige Liste für den nächsten Schritt.
- Lösen Sie Genehmigungen aus, wenn eine Aufgabe erstellt wird oder wenn sich ein Benutzerdefiniertes Feld ändert.
- Ändern Sie automatisch die Mitarbeiter, wenden Sie eine Vorlage an, legen Sie Benutzerdefinierte Felder fest, erstellen Sie Unteraufgaben oder verschieben Sie die Aufgabe in die richtige Liste für den nächsten Schritt.
Wo ClickUp AI hilft: ClickUp Brain kann Mitarbeitern dabei helfen, unklare Spesenabrechnungen in Aufgaben und Dokumenten umzuschreiben. Es kann Finanzteams auch dabei helfen, lange Kommentarthreads zusammenzufassen, damit Genehmiger die für die Entscheidung wichtigen Details schneller erkennen können.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Super Agents , um die Genehmigung von Ausgaben automatisch voranzutreiben.
Wenn Ihre Liste vorhersehbare Engpässe aufweist (fehlende Belege, verzögerte Genehmigungen, unklare Vermerke), richten Sie einen Super-Agenten ein, der in dieser Liste ausgeführt wird und nur dann Maßnahmen ergreift, wenn er durch definierte Ereignisse und Bedingungen als Auslöser verwendet wird.
Da diese KI-Agenten ClickUp AI nutzen können (z. B. zum Aktualisieren einer Aufgabe, Ändern eines Status oder Veröffentlichen eines Kommentars), können Sie „jemand sollte nachfassen” in einen automatischen Schritt umwandeln.
- Veröffentlichen Sie einen Kommentar zur Erinnerung, wenn eine Aufgabe in den Status „Beleg erforderlich” wechselt.
- Aktualisieren Sie die Aufgabe (oder den Kommentar) mit einer kurzen Checkliste der noch fehlenden Angaben, bevor sie genehmigt werden kann.
- Ändern Sie den Status der Aufgabe, sobald die erforderlichen Felder/Anhänge ausgefüllt sind, damit die Genehmiger nur die fertiggestellten Übermittlungen prüfen müssen.
Wenn Sie auch schnelle Antworten innerhalb eines ClickUp-Chat-Kanals für Finanzen wünschen („Welche Erstattungen sind noch ausstehend?“), kann der Ambient Answers-Agent von ClickUp mit kontextbezogenen Antworten aus den von Ihnen zugelassenen Wissensquellen antworten.
Automatisieren Sie die Erfassung und Weiterleitung mit ClickUp Forms
Die Erfassung ist der Punkt, an dem manuelles Ausgabenmanagement in der Regel scheitert: unterschiedliche Formate, fehlende Belegdaten und inkonsistente Felder zwingen die Finanzabteilung zum manuellen Eintrag.
ClickUp Formular löst dieses Problem, indem es jedes Mal die gleichen erforderlichen Felder erfasst und dann jede Übermittlung in eine Aufgabe umwandelt, damit sie einen Genehmigungsprozess durchlaufen kann.
Mit den folgenden Schritten können Sie Ihre Formulare intelligenter gestalten (und den Hin- und Her-Verkehr reduzieren):
- In den Formular-Einstellungen können Sie eine Aufgabe-Vorlage auf Übermittlungen anwenden oder Übermittlungen automatisch zuweisen, sodass jede Anfrage mit der richtigen Struktur und dem richtigen Eigentümer beginnt.
- Wenn Sie Business Plus oder Enterprise nutzen, können Sie bedingte Logik hinzufügen, sodass das Formular nur relevante Fragen stellt (Beispiel: Wenn „Reisekosten” ausgewählt ist, fügen Sie Felder für Reisedaten oder Kundennamen hinzu).
- Wenn Sie eine strengere Kontrolle benötigen, unterstützt ClickUp kontoauthentifizierte Formulare, sodass nur Personen in Ihrem Workspace Formulare mit Ansicht und Einreichung versehen können.
Idee für die Weiterleitung (einfach, aber effektiv): Verwenden Sie ClickUp Automatisierungen, sodass die Aufgabe neu zugewiesen oder eskaliert wird, wenn ein Benutzerdefiniertes Feld „Betrag” einen Schwellenwert überschreitet. Wenn sich der Status in „Genehmigt” ändert, wird die Aufgabe in die Erstattungswarteschlange verschoben.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Brain, um Lücken in Ihren Formularen zu füllen. Wenn eine Spesenabrechnung eingeht, können Sie ClickUp Brain bitten, die Details zusammenzufassen, unklare Notizen umzuschreiben oder schnelle Folgefragen innerhalb der Aufgabe zu generieren, damit die Genehmiger nicht im Chatten nach dem Kontext suchen müssen. So bleiben alle Eingaben übersichtlich und leicht zu überprüfen.
Mit ClickUp Dashboards (plus KI-Karten) können Sie den Status von Genehmigungen und Erstattungen in Echtzeit einsehen.
ClickUp Dashboards wandeln Live-Aufgabe-Daten (Status, Mitarbeiter, Termine, Benutzerdefinierte Felder) in visuelle Berichterstellung um, sodass Sie nicht auf die Monatsend-Tabelle warten müssen, um zu sehen, wo es hakt.
Für Ausgaben-Workflows ist dies Ihre Sichtbarkeit: Was ist ausstehend, was ist blockiert, was ist genehmigt und was wartet auf eine Quittung?
Verwenden Sie ein Finanz-Dashboard, um mithilfe von Dashboard-Karten und Filtern Dinge wie die Größe der Genehmigungswarteschlange, hochwertige Erstattungen, Anfragen mit fehlenden Belegen und veraltete Genehmigungen zu verfolgen. ClickUp-Dashboards unterstützen auch das Freigeben und den Export als PDF, wenn Sie eine schnelle, für die Geschäftsleitung geeignete Ansicht benötigen.
So passt ClickUp AI ins Bild: Fügen Sie KI-Karten hinzu, um Standups und zusammenfassende Berichterstellung zu erstellen, die auf dem Kontext der Arbeit Ihres Teams basieren.
Dies ist nützlich, wenn Sie einen schnellen schriftlichen Überblick darüber erhalten möchten, was sich seit der letzten Woche geändert hat oder was derzeit Ihre Aufmerksamkeit erfordert.
Fassen Sie Unterhaltungen über Ausgaben mit ClickUp AI Notetaker zusammen
Entscheidungen zur Spesenpolitik werden oft in Meetings getroffen und verschwinden dann in den Notizen eines Mitarbeiters. ClickUp AI Notetaker wurde entwickelt, um diese Entscheidungen zu erfassen und umsetzbar zu machen. ClickUp AI Notetaker kann an Meetings teilnehmen, eine strukturierte Zusammenfassung mit Aktionspunkten und einem Transkript erstellen und diese Notizen in ClickUp speichern.
Für Finanzteams ist dies besonders nützlich für:
- Erfassung von Entscheidungen wie „Wir haben diesen Lieferanten genehmigt“ oder „Wir haben das Reisebudget geändert“ mit einem Datumsstempel
- Maßnahmen-Elemente werden zu nachverfolgbaren Aufgaben, statt darauf zu hoffen, dass sich jemand nach dem Gespräch daran erinnert.
- Führen Sie einen durchsuchbaren Verlauf von Richtlinienänderungen und Budgetentscheidungen innerhalb des Arbeitsbereichs.
💡 Profi-Tipp: Beschleunigen Sie die Überprüfung von Ausgaben mit ClickUp BrainGPT.
ClickUp BrainGPT hilft Ihnen dabei, Spesenanträge übersichtlich, durchsuchbar und einfach zu genehmigen, ohne dass jede Übermittlung zu einem langwierigen Hin und Her führt. Und so funktioniert es:
Erfassen Sie Ausgabenkontexte mit Ihrer Stimme: Verwenden Sie „Talk to Text“, um wichtige Details wie Lieferant, Betrag, Zweck, Kostenstelle und Genehmiger direkt in BrainGPT oder beliebige Textfelder zu diktieren. Ihre Sprache wird in Text umgewandelt, mithilfe von KI verbessert und an der gewünschten Stelle eingefügt.
Fragen Sie ClickUp BrainGPT, um sofort die Gründe für Ausgaben zu erfahren: Öffnen Sie die ClickUp BrainGPT-Suche und stellen Sie Fragen wie „Wie ist der Status der Genehmigungen für Lieferantenverlängerungen?“ oder „Zeigen Sie noch ausstehende Ausgaben mit dem Tag „Reise“ an“. Enterprise Search verwendet ClickUp-Inhalte sowie verbundene Apps (Standard), sodass Sie nicht in verschiedenen tools nach derselben Antwort suchen müssen.
Finden Sie frühere Entscheidungen, bevor Sie sie erneut diskutieren: Verwenden Sie ClickUp BrainGPT, um frühere Chats, Dokumente und Meeting-Notizen nach Begriffen wie „Reisekostenobergrenze“, „Tagegeld“ oder einem Lieferantennamen zu durchsuchen. Fügen Sie dann den relevanten Thread in Ihre aktuelle Genehmigungsaufgabe ein, damit sich die Finanzabteilung nicht auf ihr Gedächtnis verlassen muss.
Wechseln Sie das KI-Modell, wenn Sie eine andere Art von Hilfe benötigen: In ClickUp BrainGPT können Sie das Modell von Brain zu ChatGPT (GPT-5. 1/GPT-4. 1), Claude oder Gemini wechseln.
Für wen ist KI-Ausgabenmanagement am besten geeignet?
KI-basiertes Ausgabenmanagement ist besonders hilfreich, wenn:
- Sie haben hohe Volumina an Erstattungen oder Ausgaben mit Firmenkarten
- Genehmigungen sind langsam, weil Belege und Memos uneinheitlich sind
- Sie verwalten mehrere Unternehmen, Währungen oder Regionen
- Die Finanzabteilung verbringt zu viel Zeit mit der Datenbereinigung statt mit der Analyse.
- Die Unternehmensleitung wünscht sich Echtzeit-Sichtbarkeit über Ausgaben und keine Überraschungen am Monatsende.
Wenn Ihr Spesenmanagement-tool Transaktionen verarbeitet, wird ClickUp zu dem System, das Eingänge, Genehmigungen, Ausnahmen und Verantwortlichkeiten sichtbar und in Bewegung hält.
Verwalten Sie Ausgaben intelligenter mit ClickUp
Das Ausgabenmanagement wird immer wichtig sein, aber es muss nicht jeden Monatsabschluss wie eine finale Woche einer Fernsehserie in Beschlag nehmen. Wenn Sie KI für das Ausgabenmanagement sinnvoll einsetzen, werden die mühsamen Teile einfacher.
Belege werden automatisch erfasst, Spesenabrechnungen sind übersichtlicher, Richtlinienprüfungen erfolgen in Echtzeit, und Finanzteams sehen die Ausgaben des Unternehmens früher, anstatt erst nachträglich zu reagieren.
Die echte Veränderung tritt ein, wenn Ihre Spesendaten nicht mehr über Chatten, Tabellen und Posteingänge verstreut sind.
Mit einem einzigen Arbeitsbereich wie ClickUp behalten Sie den Überblick über den Prozess, die Beteiligten und die Geschichte an einem Ort. KI dient dann weniger der Bereinigung fehlerhafter Daten, sondern vielmehr dazu, bessere Entscheidungen im Tagesgeschäft zu unterstützen.
Auf diese Weise wird die Spesenmanagement-Software nicht mehr als monatliche Feuerübung empfunden, sondern als stabiles System, das Nummer, Kontext und Genehmigungen still und leise zur Synchronisierung bringt.
Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an und erstellen Sie einen Ausgaben-Workflow, in dem Anfragen und Erkenntnisse endlich in einem Arbeitsbereich zusammengeführt werden.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
KI hilft Ihnen nicht nur dabei, Spesenabrechnungen zu bereinigen. Sie erfasst Belege, extrahiert die Details, sortiert jede Zeile in die richtige Kategorie, überprüft Ihre Richtlinien und sendet Anfragen an den richtigen Genehmiger. Sie kann sogar Teile der Kreditkartenabstimmung still im Hintergrund erledigen. In einem ClickUp-Workspace werden diese Schritte zu klaren Aufgaben und Genehmigungsabläufen. Sie sehen auf einen Blick, wo sich jede Anfrage befindet, anstatt lange E-Mail-Ketten oder alte Chat-Threads durchforsten zu müssen.
Ein KI-Ausgaben-Tracker ist in der Regel persönlich. Er protokolliert die Ausgaben für einen Benutzer oder eine Karte und ordnet jede Transaktion einer Kategorie zu. KI für das Ausgabenmanagement ist umfassender. Sie kümmert sich um Übermittlungen, Genehmigungen, Richtlinienprüfungen und die Synchronisierung mit Ihrem Buchhaltungssystem, sodass die Finanzabteilung die Ausgaben sofort und nicht erst Wochen später sehen kann. Die meisten Teams verwenden ein Ausgabentool für Karten- und Erstattungsdaten und führen dann Genehmigungen, Richtlinien und Berichterstellung in ClickUp durch, damit der gesamte Prozess eine Verbindung aufrechterhält.
Die meisten Teams binden ihr Spesenmanagement-Tool in ClickUp ein und nutzen es als Kontrollzentrum für Genehmigungen. Spesenanträge werden über ClickUp-Formulare eingereicht und sofort zu Aufgaben mit Feldern für Betrag, Kategorie und Kostenstellen. Diese Aufgaben durchlaufen dann einfache automatisierte Workflows, die den richtigen Manager basierend auf Team- oder Genehmigungslimits Tag. Finanzverantwortliche können ein ClickUp-Dashboard öffnen und innerhalb von Sekunden sehen, was noch aussteht, genehmigt oder blockiert ist, anstatt Updates per E-Mail und chatten zu verfolgen.
Die nützlichsten Metriken sind recht einfach. Sehen Sie sich an, wie lange es dauert, bis Mitarbeiter ihre Ausgaben einreichen und genehmigen, wie viele Ausgaben automatisch kodiert werden, wie viele nicht konforme Anträge Sie vor der Zahlung entdecken und wie viele Tage es dauert, bis die Bücher geschlossen sind. Sie können auch die durch manuelle Arbeit eingesparten Stunden nachverfolgen und diese in einen ungefähren Produktivitätsgewinn für Ihr Finanzteam umrechnen. Viele Teams beobachten diese Trends in ClickUp-Dashboards und verwenden tools wie den kostenlosen ClickUp-Rechner für Mitarbeiterproduktivität, um den Zeitgewinn durch die KI-gesteuerte Automatisierung der Spesenabrechnung mit klarem Wert zu beziffern.