Event-Marketing sorgt für einen erstaunlichen ROI. 52 % der Marketer schreiben einen Großteil ihrer Abschlüsse Ereignissen zu, und 72 % geben an, dass Abschlüsse schneller zustande kommen, nachdem potenzielle Kunden an einem Ereignis teilgenommen haben.
Eine typische Strategie für das Marketing von Ereignissen stützt sich jedoch nach wie vor auf manuelle Checklisten und isolierte Tools. Bis Sie Umfragen nach dem Ereignis und Follow-up-E-Mails zusammengestellt haben, ist der richtige Moment bereits vorbei.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie einen KI-gestützten Trichter für Ereignisse aufbauen. Und wenn Sie einen hohen ROI erzielen möchten, empfehlen wir Ihnen, ClickUp als Ihren zentralen hub für Event-Marketing und -Planung zu nutzen.
Wir führen Sie durch alle Phasen des Marketing-Trichters für Ereignisse, zeigen Ihnen, wo häufig Lücken auftreten, und geben Ihnen einen Plan an die Hand, wie Sie diese schließen können.
Was ist ein Marketing-Trichter für Ereignisse?
Ein Event-Marketing-Trichter ist der Weg, den Ihre potenziellen Kunden nehmen, um mit Ihren Ereignissen in Kontakt zu treten. Er beginnt, wenn sie zum ersten Mal von Ihrem Ereignis hören. Er endet, wenn sie aktiv werden – sich anmelden, teilnehmen oder zu einem Lead werden. Stellen Sie sich das wie die Customer Journey eines Käufers vor.
Der Trichter erfüllt vier wichtige Funktionen:
- Fokussieren Sie Ihre Botschaften, damit die Bekanntheit nicht zufällig ist.
- Sequenzieren Sie Ihre Kommunikation, damit aus Interesse Anmeldungen werden.
- Koordiniert die Schritte, damit aus Anmeldungen tatsächliche Teilnahmen werden.
- Erfasst die Daten, die Sie benötigen, um den ROI nachzuweisen.
Wenn jede Phase gut funktioniert, schaffen Ereignisse eine Pipeline und Beziehungen. Wenn dies nicht der Fall ist, erscheinen Ihre Ausgaben als Verschwendung.
Phasen eines traditionellen Marketing-Trichters für Ereignisse
Ein standardmäßiger Marketing-Trichter für Ereignisse umfasst vier Kernphasen:
- Bekanntheit (auf sich aufmerksam machen)
- Interesse (Besuche und Anmeldungen fördern)
- Entscheidung (Registrierte konvertieren, Teilnahme bestätigen) und
- Aktion (Teilnahme, Engagement und Konversion nach dem Ereignis)
🤝 Freundliche Erinnerung: Jede Phase erfordert unterschiedliche Inhalte, Systeme und Metriken. Die Bekanntheit hängt von einer breiten Reichweite und der Leistung von Anzeigen/Kampagnen ab. Das Interesse hängt von Landing Pages und E-Mail-Nurturing ab. Die Entscheidung erfordert eine einfache und schnelle Registrierung sowie Erinnerungen. Und schließlich erfordert die Aktion eine großartige Erfahrung vor Ort und zeitnahe Nachfassaktionen.
Wo manuelle Trichter versagen
Die meisten Teams führen diese Phasen immer noch mit unverbundenen Tools und manuellen Übergaben durch. Tabellenkalkulationen für Einladungslisten. Eine separate Plattform für den Ticketverkauf. E-Mail-Tools, die nicht mit Ihrem CRM synchronisiert sind. Und Umfragen nach dem Ereignis, die Wochen zu spät eintreffen.
Dies führt zu vier Problemen:
- Verlorene Daten: Keine einzige Quelle der Wahrheit
- Verpasste Aufgaben: Manuelle Erinnerungen gehen unter
- Schlechte Attribution: Sie können Ereignisse nicht mit dem Umsatz verknüpfen.
- Langsame Nachverfolgung: Leads werden kalt, bevor der Vertrieb sie sieht.
Möchten Sie Ereignisse zu Umsatzbringer machen? Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese Lücken mit KI schließen können.
KI-Event-Marketing-Trichter vs. traditioneller Event-Marketing-Trichter
Der traditionelle Marketing-Trichter reicht möglicherweise nicht aus, um den ROI von Ereignissen zu maximieren. Hier sind die Gründe, warum Sie einen KI-gesteuerten Trichter benötigen:
| Was Sie zu erledigen haben | KI-gestützter Trichter | Traditioneller Trichter |
| Datenverwaltung | KI führt das Verhalten der Teilnehmer und CRM-Daten automatisch zusammen. | Daten befinden sich in separaten tools, die manuell zusammengeführt und bereinigt werden müssen. |
| Zielgruppen ansprechen | KI-Modelle sagen voraus, wer konvertieren wird und wann man diese Personen erreichen sollte. | Teams verwenden grundlegende Faustregeln und übersehen dabei wichtige Signale. |
| Erstellen von Inhalten | Generative KI entwirft benutzerdefinierte E-Mails und Nachrichten für jedes Segment. | Generische E-Mails für alle |
| Kampagnen durchführen | KI übernimmt die Kontaktaufnahme, Erinnerungen und Nachfassaktionen. | Aufwändige manuelle Arbeit |
| Erfahrung vor Ort | Echtzeit-Vorschläge basierend auf Live-Daten | Gedruckte Zeitpläne und Ad-hoc-Nachrichten |
| Ergebnisse messen + Attribution | Modelle verknüpfen Ereignisse schnell mit Umsatz | Lückenhafte Nachverfolgung, die den ROI nicht nachweisen kann |
| Geschwindigkeit und Kosten | Schnellere Umsetzung mit weniger Personal | Langsame, arbeitsintensive Prozesse |
Vorteile des Einsatzes von KI in Trichtern für das Marketing von Ereignissen
KI löst genau die Probleme, die Ereignisse teuer und schwer skalierbar machen. Hier sind die Vorteile:
Bessere Zielgruppenansprache und höhere Konversionsrate in früheren Phasen
/AI findet anhand von Engagement-Mustern die Personen, die sich am ehesten registrieren und konvertieren. Das bedeutet weniger verschwendete Werbung und bessere Ergebnisse bei gleichem Budget.
Die Automatisierung wiederholter Arbeiten entlastet das Team für strategische Aufgaben.
Aufgaben wie das Verfassen von E-Mails, das Versenden von Erinnerungen, das Weiterleiten von Notizen vor Ort und das Aktualisieren von CRM-Datensätzen können mit generativer KI und Workflow-Agenten automatisiert werden. Dies reduziert manuelle Fehler und beschleunigt die Ausführung. Ihr Team kann sich stattdessen auf die Strategie konzentrieren.
Schnellere, zuverlässigere ROI-Messung
🧠 Interessante Tatsache: In den Jahren 2024–25 gaben 95 % der Teams für Ereignisse an, dass sie der ROI und dessen Messung eine hohe Priorität einräumen würden.
KI kann Anmeldungen, Teilnahme, Engagement und Verhalten nach der Veranstaltung in einem einzigen Attributionsmodell zusammenfassen. So können Sie Ereignisse schnell mit der Pipeline und dem Umsatz verknüpfen.
Personalisierte Erlebnisse vor Ort steigern das Engagement
Echtzeit-Empfehlungen verbessern die Zufriedenheit. An welchen Sitzungen sollte jemand teilnehmen? Wen sollte er treffen? KI schlägt die besten Optionen vor und verwandelt zufällige Teilnehmer in umsetzbare Leads.
Skalieren Sie, ohne Personal aufzubauen.
Wenn KI die Schwerarbeit übernimmt – Segmentierung, Entwürfe für Inhalte, grundlegende Kommunikation, Attribution –, können Sie mehr Ereignisse durchführen, ohne zusätzliche Mitarbeiter einstellen zu müssen.
Phasen eines KI-gesteuerten Marketing-Trichters für Ereignisse
Lassen Sie uns gemeinsam durchgehen, wie jede Phase des Event-Trichters mit KI funktioniert. Sie sehen konkrete Beispiele für Event-Marketing, die Sie sofort auf Ihre Eventplanung anwenden können.
Phase 1: Bekanntheit
Am oberen Ende des Trichters besteht Ihr Ziel darin, eine breite Reichweite zu erzielen und Aufmerksamkeit zu erregen. Sie können jedoch nicht einfach überall Nachrichten verbreiten und hoffen, dass etwas hängen bleibt. KI hilft Ihnen dabei, Inhalte zu erstellen, die für die Awareness-Phase optimiert sind.
Verwenden Sie generative KI-Tools wie ClickUp Brain, um Blogbeiträge, Social-Media-Snippets oder Werbetexte zu entwerfen, die für die von Ihrer Zielgruppe gesuchten Keywords SEO-optimiert sind. ClickUp Brain ist der weltweit umfassendste KI-Assistent für die Arbeit, der auf dem Wissen Ihres Unternehmens basiert – sodass alle Vorschläge auf Ihre Aufgaben zugeschnitten sind.
Gleichzeitig analysieren KI-Tools für die Anzeigenausrichtung Verhaltenssignale (Tageszeit, Gerät, bisheriger Inhalt), um die richtige Botschaft an die richtigen Personen zu übermitteln.
📌 Beispielsweise könnte KI vorhersagen, welche Zielgruppensegmente sich für Ihre Konferenz zum Thema „AI Sprawl” interessieren. Anschließend generiert sie verschiedene kreative Varianten und platziert diese über verschiedene Kanäle der Verteilung. Sie können all dies mit einem Tool wie ClickUp for Marketing Teams verknüpfen.
Phase 2: Zinsen
Sobald die Leute von Ihrem Ereignis wissen, regen Sie sie zum Engagement an.
Zu den KI-gestützten Optionen gehören unter anderem:
- KI-Chatbots auf Ihrer Seite zum Ereignis. Sie stellen qualifizierende Fragen wie „Welcher Track interessiert Sie am meisten?“ Sie schlagen Sitzungen vor und erfassen Daten. Diese Daten fließen in Ihr CRM ein.
- KI-gestützte Landing-Seiten. Diese ändern sich je nach Besucherverhalten. Wenn jemand letztes Jahr an Ihrem Webinar zu KI-Agenten teilgenommen hat, sieht er personalisierte Inhalte.
- KI-Sentiment-Tools, die soziale Medien und das Registrierungsverhalten überwachen. Sie erkennen frühzeitig Desinteresse oder großes Interesse.
💡 Profi-Tipp: Verwandeln Sie jede Chatbot-Unterhaltung in eine Aufgabe in ClickUp.
- Verbinden Sie Ihren Chatbot oder Ihr ClickUp-Formular, damit jeder neue Lead automatisch eine Aufgabe in Ihrer Liste der Ereignisse erstellt.
- Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um Details wie Interesse an einer Sitzung, Rolle oder Absichtsbewertung zu erfassen.
- Fügen Sie Tags hinzu, basierend auf den Vorschlägen des Chatbots.
- Richten Sie dann einfache Automatisierungen ein, um Leads mit hoher Kaufabsicht an den Vertrieb weiterzuleiten, den Eigentümer des Ereignisses zu benachrichtigen oder Auslöser für Follow-up-Aufgaben zu aktivieren.
So bleiben Ihre Leads in Bewegung.
Phase 3: Überlegung
Dies ist die Phase, in der potenzielle Kunden entscheiden, ob sie sich committen wollen.
KI spielt hier wirklich eine entscheidende Rolle.
Prädiktive Lead-Scoring-Modelle untersuchen das Verhalten in Echtzeit (besuchte Seiten, Interesse an der Sitzung, Chatbot-Antworten) und weisen eine Wahrscheinlichkeit für die Registrierung oder Teilnahme zu.
Ihre E-Mail-Automatisierungs-Engine kann KI nutzen, um ultra-zielgerichtete Nurturing-Sequenzen zu versenden: Wenn jemand auf die Sitzung zum Thema „Branchentrends” geklickt hat, senden Sie einen kurzen 60-Sekunden-Video-Teaser Ihres Hauptredners sowie einen Ausschnitt mit dem Titel „Warum Sie dabei sein sollten”.
Ihr Team greift nur ein, wenn Leads warm sind. Kein verschwendeter Aufwand.
Phase 4: Entscheidung/Konversion
Minimale Reibung und maximale Relevanz. Das ist das Mantra am Conversion-Punkt, egal ob es sich um die Registrierung oder die Zahlung handelt.
KI-gestützte Empfehlungsmaschinen machen dies möglich. Wenn jemand „Inhalte zum Kundenerfolg“ wünscht, schlägt das System die passende Sitzung vor. Es fügt sogar einen zeitlich begrenzten Rabatt hinzu: „Registrieren Sie sich innerhalb von 48 Stunden für VIP-Zugang.“
Warum? /AI erkennt Verhalten, das kurz vor einer Conversion steht, und fügt automatisch kontextbezogene Anreize hinzu. So sinkt Ihre Abbruchrate beim Checkout.
Phase 5: Nach dem Ereignis/Kundenbindung
Der Trichter endet nicht mit dem Ereignis. Kundenbindung, Nachverfolgung und Community-Aufbau entscheiden darüber, ob Ihr Ereignis Pipeline und langfristige Beziehungen generiert – oder zu einer einmaligen Ausgabe wird.
/AI analysiert Umfrage-Feedback. Sie erkennt Stimmungen und markiert risikobehaftete Teilnehmer. Wiederkehrende Beschwerden über „allgemeine Sitzungen” werden automatisch weitergeleitet. Hochwertige Teilnehmer werden persönlich angesprochen. Unzufriedene Teilnehmer erhalten eine Entschuldigung und ein Angebot.
Die KI identifiziert auch Teilnehmer mit gemeinsamen Interessen. Anschließend generiert sie Einladungen zum Networking oder Diskussionsanregungen, um die Registrierung für Ereignisse zu fördern.
Wenn Sie all diese Phasen zusammenführen, wird Ihr Ereignis-Trichter zu einem vernetzten System. Sie entfernen sich von manuellen Checklisten und erzielen strategische Wirkung.
📮 ClickUp Insight: Nur 10 % der Befragten unserer Umfrage nutzen regelmäßig Tools für die Automatisierung und suchen aktiv nach neuen Möglichkeiten zur Automatisierung.
Dies verdeutlicht einen wichtigen ungenutzten Hebel für die Produktivität – die meisten Teams verlassen sich immer noch auf manuelle Arbeit, die rationalisiert oder eliminiert werden könnte.
Mit den KI-Agenten von ClickUp lassen sich automatisierte Workflows ganz einfach erstellen, selbst wenn Sie noch nie zuvor mit Automatisierung gearbeitet haben. Dank Plug-and-Play-Vorlagen und Befehlen in natürlicher Sprache wird die Automatisierung von Aufgaben für alle Teammitglieder zugänglich!
💫 Echte Ergebnisse: QubicaAMF reduzierte die Zeit für die Berichterstellung um 40 % mithilfe der dynamischen Dashboards und automatisierten Diagramme von ClickUp – und verwandelte so stundenlange manuelle Arbeit in Echtzeit-Erkenntnisse.
KI-Tools für die Aktion und -Verwaltung
KI verwandelt die Aktion für Ereignisse und die Verwaltung der Ereignisse von einer Reihe manueller Übergaben in ein koordiniertes System.
Viele Marketingteams nutzen bereits KI-Event-Tools wie Cvent oder Bizzabo für Anmeldungen, HubSpot oder Marketo für E-Mails und Chatbots, um Fragen zu beantworten und Leads zu qualifizieren. Andere verwenden Analysetools für die Nachverfolgung des Engagements und des ROI.
Das Problem ist, dass diese tools nicht gut miteinander kommunizieren. Die Arbeit wird auf verschiedene Plattformen aufgeteilt, und die Teams verlieren Zeit mit dem Verschieben von Daten, was zu enormen Kosten durch Work Sprawl führt .
Einrichtung von KI-gestützten Event-Marketing-Trichtern: Die Event-Management-Plattform von ClickUp
Hier kommt ClickUp ins Spiel. Ihr ClickUp-Eventmanagementsystem besteht aus Ihrem Workspace + KI-Agenten + Automatisierungen + Formularen + Dashboards. Verbinden Sie diese miteinander und Sie erhalten einen einzigen Ort, an dem Sie Ereignisse von Anfang bis Ende planen, durchführen und messen können.
So geht's:
Beginnen Sie damit, einen speziellen ClickUp-Space für Ihre Event-Kampagnen zu erstellen. Dieser wird zu Ihrem Command-Center. Er enthält alle ereignisbezogenen Listen, Dokumente und Mitteilungen.
Jede Aufgabe für Ihr Ereignis-Marketing wird zu einer ClickUp-Aufgabe (z. B. Referenten einladen, Social-Media-Beiträge erstellen usw.). Sie können verwandte Aufgaben in einer ClickUp-Liste zusammenfassen. Jedes Ereignis kann eine eigene Liste haben, um den Überblick zu behalten.
Mit den benutzerdefinierten Feldern von ClickUp können Sie wichtige Details wie Datum des Ereignisses, Ort, Eigentümer der Kampagne und Priorität verfolgen.
Definieren Sie jede Phase Ihres Events als benutzerdefinierten Status oder benutzerdefiniertes Feld in ClickUp – beispielsweise „Anmeldung“, „Planung“, „Aktion läuft“, „RSVPs gesammelt“, „Veranstaltungstag“ und „Nachbereitung nach der Veranstaltung“.
📚 Lesen Sie auch: Wie Sie KI für die Planung von Ereignissen nutzen können
Automatisierung des Kampagnenmanagements: ClickUp AI und Automatisierungen
Das Herzstück der Eventmanagement-Lösung von ClickUp sind seine kontextbezogenen KI-Agenten und Automatisierungen. Sie übernehmen repetitive Aufgaben und sorgen dafür, dass sich Ihr Team auf hochwertige Arbeit konzentrieren kann.
Sobald Ihre Trichter fertig sind, richten Sie No-Code -ClickUp-Automatisierungen ein, um Aufgaben basierend auf Auslösern durch jede Phase des Trichters zu bewegen.
📌 Zum Beispiel:
- Wenn ein Formular mit einer Event-Idee eingereicht wird, erstellen Sie eine neue Event-Aufgabe und setzen Sie den Status auf „Intake“.
- Wenn alle Unteraufgaben vor dem Ereignis fertiggestellt sind, verschieben Sie die Übergeordnete Aufgabe automatisch in den Status „Aktion läuft“.
- Lösen Sie nach Ablauf des Termins des Ereignisses eine Statusänderung auf „Nachbereitung nach dem Ereignis“ aus und weisen Sie Aufgaben zur Feedback-Erfassung zu.
Die KI von ClickUp kann Aufgaben automatisch anhand von Kriterien wie Veranstaltungsort oder Kampagnentyp zuweisen.
📌 Wenn Ihr Team beispielsweise Ereignisse in mehreren Regionen verwaltet, können Sie Automatisierungen einrichten, sodass Aufgaben für Ereignisse in den USA einem Manager zugewiesen werden, während Ereignisse in Großbritannien an einen anderen Manager gehen. Ebenso kann die KI Fälligkeitsdaten für jede Aufgabe oder Unteraufgabe festlegen. So wird sichergestellt, dass die Fristen immer mit Ihrer Zeitleiste für Ereignisse übereinstimmen.
Sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie KI die Aufgaben-Eigenschaften in ClickUp automatisch ausfüllt:
Freigeben von Fortschrittsupdates in Echtzeit: ClickUp AI Fields
Während Ihr Team die Kampagnenaufgaben bearbeitet, können die KI-Felder von ClickUp sofortige Zusammenfassungen und Aktionspunkte für jede Unteraufgabe generieren, sobald diese als „fertig“ markiert ist. Diese Zusammenfassungen werden automatisch zur übergeordneten Aufgabe hinzugefügt, sodass Kampagnen-Eigentümer einen Überblick über den Fortschritt erhalten, ohne jedes Detail durchgehen zu müssen.
Sie können ClickUp Brain auch Fragen in natürlicher Sprache stellen, um über den aktuellen Status auf dem Laufenden zu bleiben.
Entwerfen von Texten für Aktionen zu Ereignissen: ClickUp Content Creator Agent
Der Content Creator Agent von ClickUp kann direkt in Ihren Kampagnenaufgaben gebrauchsfertige Texte für Social-Media-Beiträge, E-Mail-Ankündigungen und Landing Pages generieren. Das bedeutet, dass Ihr Team schneller von der Idee zur Umsetzung gelangen kann und weniger Zeit mit dem „Blank-Page-Syndrom” verbringen muss.
Dies ist ein Beispiel-Workflow, den Sie zur Erstellung Ihres eigenen Agenten verwenden können. Und nein, Sie müssen keinen Code schreiben können. Sie können ihn mit einfachem Englisch erstellen:
- Erstellen Sie für jeden Werbekanal eine Unteraufgabe (z. B. „Entwurf für LinkedIn-Beitrag“, „Verfassen von E-Mail-Kampagnen“).
- Setzen Sie den Status auf „In Bearbeitung“, um den KI-Agenten zu aktivieren, der einen ersten Entwurf der Beschreibung der Aufgabe erstellt.
- Überprüfen, bearbeiten und finalisieren Sie den Inhalt anhand des Feedbacks Ihres Teams und markieren Sie die Aufgabe dann als „Bereit“ für den Start.
💡 Profi-Tipp: Sie können die Aufforderungen/Anweisungen des KI-Agenten benutzerdefiniert an Ihre Markenstimme oder Ihre Kampagnenziele anpassen, um sicherzustellen, dass jeder Inhalt authentisch wirkt und die Botschaft vermittelt.
Sehen Sie sich dieses praktische Tutorial an, um Ihren ersten Agenten in ClickUp zu erstellen:
Nachverfolgung der Trichterleistung: ClickUp-Dashboards
Mit ClickUp Dashboards können Sie jeden Aspekt Ihres Event-Marketing-Trichters visualisieren. Verfolgen Sie Metriken wie Lead-Volumen, RSVP-Raten, Kampagnen-Engagement und Aufgabenabschluss – alles an einem Ort.
- Fügen Sie Karten für Aufgaben-Status, Werte für benutzerdefinierte Felder (wie „Veranstaltungstyp“ oder „Lead-Quelle“) und Zeiterfassung hinzu.
- Verwenden Sie diese, um Trichter-Konversionsraten zu visualisieren oder die Leistung mehrerer Ereignisse zu vergleichen.
- Freigeben Sie Dashboards an Stakeholder, um sofortige Sichtbarkeit auf den Kampagnenstatus und den ROI zu erhalten.
💡 Profi-Tipp: Richten Sie Benachrichtigungen für wichtige Metriken ein (z. B. „Sende mir eine Nachricht im ClickUp-Chat, wenn die RSVP-Rate unter 50 % fällt”), um proaktiv zu bleiben.
Erfassen von Leads und Feedback nach dem Ereignis: ClickUp-Formulare
ClickUp-Formulare sind eine leistungsstarke Möglichkeit, Teilnehmerinformationen zu sammeln, RSVPs zu verwalten und Feedback nach dem Ereignis einzuholen. Und das Beste daran? Sie können auch Automatisierungen in Ihrem gesamten Trichter als Auslöser verwenden.
Hier ist ein praktischer Leitfaden:
- Erstellen Sie für jedes Ereignis ein benutzerdefiniertes Anmeldeformular und fügen Sie Felder für Teilnehmerdaten, Ernährungsgewohnheiten und Interessen ein.
- Richten Sie Automatisierungen ein, sodass jede neue Formular-Übermittlung eine Folgeaufgabe erstellt, den Lead-Status aktualisiert oder einen Auslöser für eine Dankes-E-Mail auslöst.
- Versenden Sie nach dem Ereignis ein Feedback-Formular an alle Teilnehmer.
- Weisen Sie automatisch Folgeaufgaben zu, basierend auf den Antworten (z. B. „Teilnehmer für Testimonial kontaktieren”, wenn sie eine hohe Bewertung für das Ereignis abgeben).
💡 Profi-Tipp: Nutzen Sie die Features für die Berichterstellung von ClickUp (oder fragen Sie einfach ClickUp Brain), um Feedback-Trends zu analysieren und Bereiche zu identifizieren, die in zukünftigen Kampagnen verbessert werden können.
Ganz gleich, ob Sie ein einzelnes Ereignis oder einen ganzen Kalender mit Kampagnen verwalten – die KI-Tools von ClickUp bieten Ihnen die Struktur und Flexibilität, um all das zu erledigen.
So erstellen Sie einen KI-gesteuerten Trichter für Ereignisse (Schritt für Schritt)
Der Aufbau eines KI-gesteuerten Ereignis-Trichters in ClickUp ist ein einfacher, aber anpassbarer Prozess. Ein Prozess, der Ihnen dabei hilft, jedes Ereignis von der ersten Idee bis zur Analyse nach dem Ereignis zu begleiten.
Hier ist eine klare Vorgehensweise, die Sie befolgen können:
Erstellen Sie einen dedizierten Space für Ereignisse und eine Basisvorlage.
Erstellen Sie einen Space namens „Event-Kampagnen”. Fügen Sie in ClickUp eine wiederverwendbare Vorlage für das Event-Management hinzu, die Unteraufgaben für die Planung, Aktionen, Logistik und Nachbereitung nach dem Event enthält. Sie sollten auch Benutzerdefinierte Felder hinzufügen (Event-Datum, Budget, Eigentümer, Lead-Quelle, Event-Bewertung). Vorlagen für die Event-Planung sparen Zeit und sorgen für Konsistenz zwischen den Ereignissen.
Die Event-Marketing-Planvorlage von ClickUp bietet Ihnen eine strukturierte Möglichkeit, Event-Promos zu planen und durchzuführen. Sie unterteilt die Arbeit in Phasen wie Planung, Umsetzung und Bewertung und verwendet benutzerdefinierte Felder, um Budgets, Termine und Eigentümer zu verfolgen. Mit Aufgabenlisten und Kalenderansichten bleibt Ihr Team in Bezug auf Verantwortlichkeiten und Zeitpläne auf dem gleichen Stand. Sie ist ideal für Eventmanager, die einen wiederholbaren Plan benötigen, der jedes Detail im Blick und im Zeitplan hält.
Stellen Sie den Trichter als benutzerdefinierte Status und Benutzerdefinierte Felder dar.
Wir haben diesen Schritt bereits erläutert, als wir Ihnen die Plattform für das Event-Management von ClickUp vorgestellt haben.
Hier eine kurze Zusammenfassung:
Definieren Sie die Phasen des Trichters mithilfe der benutzerdefinierten Status von ClickUp. Dies kann beispielsweise so aussehen: Aufnahme → Planung → Aktionsphase → Gesammelte RSVPs → Ereignisstag → Nach dem Ereignis.
Ordnen Sie Lead-Scores, Teilnehmertypen und Interessen an Sitzungen als benutzerdefinierte Felder zu. Dadurch werden die Daten, die Sie für die KI benötigen, strukturiert.
Automatisieren Sie die Aufnahme und Triage
Dies ist der Ausgangspunkt für jedes Ereignis. Sie benötigen eine Möglichkeit, mit denen Mitglieder des Teams, Clients oder Stakeholder Ereignisse oder Anfragen in einem strukturierten Format einreichen können.
Verwenden Sie ClickUp Forms, um ein einfaches, gemeinsam nutzbares Formular zu erstellen. Fügen Sie Felder für den Namen des Ereignisses, das Datum, den Ort, die Ziele und alle anderen erforderlichen Details hinzu.
Wenn jemand das Formular ausfüllt, erstellt ClickUp automatisch eine neue Aufgabe in Ihrer Liste der Event-Aktivierungen und erfasst alle Informationen an einem Ort.
Planung und Genehmigungen organisieren
Sobald eine Anfrage für ein Ereignis im System eingegangen ist, ist es an der Zeit, sie zu prüfen, Eigentümer zuzuweisen und den Plan auszuarbeiten. An dieser Phase sind oft mehrere Personen beteiligt und es gibt viele bewegliche Teile.
Wiederholbare Prozesse sind dabei hilfreich.
Mit ClickUp können Sie Vorlagen für gängige Ereignis-Typen (wie Webinare, Konferenzen oder Workshops) erstellen. Wenn Sie eine Vorlage anwenden, werden automatisch alle erforderlichen Unteraufgaben, Checklisten und Abhängigkeiten zu Ihrer Ereignis-Aufgabe hinzugefügt.
Sie können auch KI-Superagenten einrichten, die diese schwere Arbeit zu erledigen haben.
📌 Ein Event Brief Creator Agent kann beispielsweise automatisch eine Zusammenfassung der wichtigsten Details des Ereignisses erstellen, sodass sich der zuständige Eigentümer schnell einen Überblick verschaffen kann.
Verbreiten Sie die Nachricht und gewinnen Sie Leads
Jetzt ist es an der Zeit, Ihr Ereignis zu vermarkten und Anmeldungen zu sammeln. Dazu gehören die Erstellung und Planung von Aktionen, die Erstellung von Landing Pages und die Nachverfolgung von Antworten.
Wir haben Ihnen bereits das Beispiel eines Content Creator Agents gezeigt, der Ihnen bei Aktionen hilft. Und ClickUp Forms, um RSVPs an einem Ort zu erfassen und als Auslöser für Follow-ups zu dienen.
💡 Profi-Tipp: Richten Sie Zielgruppensignale und prädiktive Bewertungen ein, um einen höheren ROI für Ereignisse zu erzielen. Erfassen Sie Verhaltenssignale (Formularantworten, Seitenaufrufe, frühere Teilnahmen) in Benutzerdefinierten Feldern. Speisen Sie diese in eine einfache prädiktive Lead-Bewertung ein (z. B. Punkte für Rolle, Unternehmensgröße, Interesse an der Sitzung). Verwenden Sie Automatisierungen, um Leads mit hoher Punktzahl an den Vertrieb weiterzuleiten oder VIP-Einladungen als Auslöser zu verwenden.
Führen Sie die Show durch und leiten Sie sie
Am Tag des Ereignisses ist Koordination alles. Sie müssen sicherstellen, dass jeder seine Rolle kennt und der Zeitplan klar ist.
Sie können in ClickUp einen Run of Show Agent erstellen. Dieser Agent generiert einen detaillierten Zeitplan für das Ereignis, einschließlich Zeitplan, Aktivitäten und zugewiesenen Leads.
Und wenn Sie in Echtzeit mit Ihrem Team kommunizieren müssen? Verwenden Sie @mentions im ClickUp-Chat oder nutzen Sie schnelle Sync Ups, um die Dinge schnell voranzubringen!
📚 Lesen Sie auch: Vorlagen für Ablaufpläne
Sammeln Sie Feedback und schließen Sie den Kreis
Nach dem Ereignis ist es entscheidend, Feedback zu sammeln, Ressourcen freizugeben und Leads für zukünftiges Engagement zu pflegen.
Lösen Sie ein Formular nach dem Ereignis aus, wenn der Status auf „Nach dem Ereignis“ wechselt.
Lassen Sie einen Event Recap Agent die Antworten analysieren, die Stimmung bewerten und Follow-up-Aufgaben (Testimonials, Nurture-Sequenzen, Vertriebsaktivitäten) in ClickUp basierend auf den von Ihnen definierten Regeln erstellen.
Sie können auch ein ClickUp-Dashboard erstellen, das Trichter-Metriken anzeigt: Anmeldungen nach Quelle, Konversionsraten zwischen den Phasen, Teilnahme vs. RSVPs und dem Ereignis zugeordnete Pipeline. Überprüfen Sie diese nach jedem Ereignis und passen Sie die Vorlagen an, um die Ergebnisse zu verbessern.
Eine weitere Möglichkeit ist die Verwendung der Kampagnen-Nachverfolgungs-Vorlage von ClickUp, um Ihre E-Mail-, Social-Media- und Ereignis-Kampagnen zu koordinieren, die Leistung zu messen und Engpässe frühzeitig zu erkennen. Dies erleichtert die Abstimmung der Kampagnen und deren Optimierung für bessere Ergebnisse.
Und das ist der Entwurf für einen KI-gesteuerten Trichter für Ereignisse, der für Ihr gesamtes Team leicht zu verstehen und anzuwenden ist!
Herausforderungen und Grenzen von KI im Marketing für Ereignisse
KI ist keine Zauberei. Sie hilft zwar dabei, Personalisierung und Automatisierung zu skalieren, hat aber auch praktische, ethische und technische Grenzen. Jedes Event-Team sollte diese im Voraus einplanen.
Datenqualität und -integration
Das sind die Achillesfersen. KI-Modelle sind nur so gut wie die Daten, mit denen sie gefüttert werden. Fragmentierte Teilnehmerdatensätze, inkonsistente Tags und fehlende CRM-Felder führen zu schwachen Vorhersagen und falschen Segmentierungen.
👀 Wussten Sie schon? Wissenschaftliche Studien und Branchenforschungen zeigen, dass Integration und unübersichtliche Daten die Hauptursachen für schlechte KI-Ergebnisse sind.
Risiko von Halluzinationen
Genauigkeit ist wichtig für das Vertrauen in eine Marke. Generative Modelle können großartige Texte entwerfen oder Feedback zusammenfassen. Sie können aber auch irreführende Aussagen produzieren. Deshalb ist eine Überprüfung durch Menschen unverzichtbar.
Voreingenommenheit und Fairness
Wenn Verlaufsdaten verzerrte Muster widerspiegeln, verstärkt KI diese. Beispiel: Wenn Sie der Vorstellung ähnlicher Profile Vorrang einräumen, verringert sich die Vielfalt. Testen Sie aktiv auf Verzerrungen, um ethische und rechtliche Risiken zu vermeiden.
Datenschutz und Einwilligung
Personalisierung erfordert kanalübergreifende Daten. Vorschriften wie die DSGVO verlangen eine ausdrückliche Zustimmung dazu, welche Daten Sie erheben und wie Sie diese verwenden.
Risiko einer übermäßigen Abhängigkeit
Falsche Erwartungen können schaden. KI sollte menschliche Planer unterstützen, nicht ersetzen. Komplexe Logistik, Entscheidungen vor Ort und Beziehungen zu Lieferanten erfordern nach wie vor menschliche Aufsicht. Behandeln Sie KI als einen Assistenten, der repetitive Arbeiten reduziert. Entwerfen Sie Workflows, bei denen Menschen die endgültigen Entscheidungen treffen.
Praxisnahe Anwendungsfälle für KI-gesteuerte Trichter für Ereignisse
Hier sind Beispiele von realen Unternehmen, die KI einsetzen, um die Ergebnisse ihrer Ereignisse auf praktische Weise zu verbessern:
Web Summit: KI-Matchmaking
Der Web Summit ist eine der weltweit größten globalen Technologiekonferenzen. Er bringt Startups, Investoren und Führungskräfte aus Unternehmen zusammen.
Web Summit nutzt KI in seiner Event-App, um Teilnehmer, Referenten und Investoren zusammenzubringen. Das System berücksichtigt Profile, Interessen und vergangene Aktivitäten. Anschließend schlägt es die relevantesten Personen für ein Meeting vor. Dies hat zu Zehntausenden von Einzelgesprächen geführt. Anstelle von zufälligem Networking erhalten die Teilnehmer echte Unterhaltungen über das Business, die oft zu Abschlüssen führen.
Agora: Personalisierung hybrider Ereignisse
Agora ist eine Echtzeit-Engagement-Plattform, die von Entwicklern und Teams genutzt wird, um Live-Audio- und Videoerlebnisse zu schaffen.
Das Ereignis RTE (Real-Time Engagement) 2022 wurde mithilfe der KI-gestützten Plattform von Bizzabo durchgeführt. Das Ereignis erreichte rund 2.650 persönliche und virtuelle Teilnehmer. Die Organisatoren nutzten Analysen und gezielte Nachrichten, um beide Gruppen zu begeistern. Sitzungen, Erinnerungen und Nachfassaktionen wurden auf der Grundlage des Verhaltens angepasst. Dies zeigt, wie KI-gestützte Plattformen dazu beitragen, dass hybride Ereignisse persönlicher und effektiver wirken.
Google: Empfehlungen für I/O-Sitzungen
Google I/O nutzt Entwicklerprofile, um das Ereignis-Erlebnis zu personalisieren. Die Teilnehmer wählen ihre Interessen aus – beispielsweise Tools, Plattformen oder Programmiersprachen – und Google nutzt diese Daten, um ihnen Sitzungen und Inhalte zu empfehlen. Dies ist die Grundlage für „My I/O“, eine benutzerdefinierte Agenda, die den Teilnehmern hilft, die für sie relevantesten Inhalte zu finden.
Die Zukunft der KI in Trichtern für Event-Marketing
KI verändert bereits jetzt die Art und Weise, wie Ereignisse geplant, beworben und gemessen werden. In den nächsten Monaten wird sich entscheiden, welche Funktionen zum Standard werden und welche weiterhin experimentell bleiben. Hier geht die Entwicklung der Branche hin:
Die Einführung wird sich beschleunigen
Die Einführung von KI wird zunehmen – allerdings nicht gleichmäßig. Während die meisten Marketingleiter Investitionen in KI planen, nutzt derzeit nur eine kleine Anzahl von Teams diese Technologie, um das Erlebnis der Teilnehmer zu verbessern. Viele führen noch kleine Pilotprojekte durch. Die Teams, die diese Pilotprojekte in alltägliche Workflows umsetzen, werden die größten Gewinne erzielen.
Personalisierung wird zur Grundvoraussetzung
Große Ereignisse-Projektmanagement -Plattformen bieten mittlerweile KI-Features. Empfehlungsmaschinen, Session-Matching und personalisierte Tagesordnungen sind bei großen Ereignissen mittlerweile Standard.
Diese Features helfen den Teilnehmern, schneller die richtigen Personen und Sitzungen zu finden. Ereignisse, die diese Art der Orientierungshilfe nicht bieten, werden ins Hintertreffen geraten.
Die Attribution wird verbessert
Die Messung von Ereignissen wird intelligenter. KI hilft dabei, Daten zu Teilnahme und Engagement mit der Pipeline und den Einnahmen in Verbindung zu bringen. So lässt sich leichter erkennen, welche Ereignisse tatsächlich erfolgreich waren, und die Budgets zwischen den Ereignissen anpassen. Detailliertere, vorausschauende Berichte werden bereits auf allen wichtigen Plattformen eingeführt.
Praktische Einschränkungen werden die Form der Einführung beeinflussen
KI funktioniert am besten mit sauberen Daten, starken Integrationen und menschlicher Überprüfung. Unübersichtliche Systeme und Datenschutzrisiken können den Fortschritt verlangsamen. Teams, die in saubere, genehmigte Daten und solide Workflows investieren, erzielen bessere Ergebnisse.
Planer werden zu Orchestratoren
Schließlich wird sich auch die Rolle des Eventplaners ändern. Da KI repetitive Arbeiten übernimmt, werden sich Planer stärker auf Strategie, Kuration und Partnerschaften konzentrieren. Branchenberichte weisen bereits auf diesen Wandel hin. Zu den Empfehlungen gehört, eher in Menschen + KI-Governance zu investieren als in reine Personalaufstockung.
Das Fazit? KI im Event-Marketing entwickelt sich von einer Neuheit zu einer Infrastruktur. Teams, die frühzeitig in Daten, messbare Pilotprojekte und menschliche Überprüfungen investieren, werden Ereignisse in vorhersehbare Einnahmequellen verwandeln.
Ereignisse zu Wachstumsmotoren machen
Ereignisse funktionieren am besten, wenn sie als System und nicht als Durcheinander ablaufen.
Ein KI-gesteuerter Trichter für Event-Marketing hilft Ihnen, die richtigen Personen zu erreichen, sie durch den Prozess zu begleiten und die tatsächlichen Auswirkungen auf das Geschäft zu messen, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
Wenn Ihre Daten und Workflows an einem Ort gespeichert sind, kann KI schneller arbeiten und Teams dabei helfen, intelligentere Entscheidungen zu treffen. Hier kommt ClickUp ins Spiel.
ClickUp kombiniert KI, Automatisierung und Berichterstellung in einem einzigen Workspace. Sie können Ereignisse planen, bewerben, reibungslos durchführen und die Ergebnisse überprüfen, ohne zwischen verschiedenen Tools hin- und herspringen zu müssen.
Das Ergebnis sind weniger Absprünge, ein klarerer ROI und Ereignisse, die wirklich etwas bewegen.
Wenn Sie einen KI-gesteuerten Event-Marketing-Trichter mit hohem ROI aufbauen möchten, starten Sie kostenlos mit ClickUp!
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Tools wie Cvent und Bizzabo helfen bei der Registrierung und der Erfassung von Teilnehmerdaten, während Marketingplattformen wie HubSpot E-Mails und Lead-Pflege automatisieren. ClickUp führt diese Workflows zusammen, indem es Aufgaben automatisiert, Werbeinhalte generiert und den Fortschritt in einem Workspace nachverfolgt.
Ereignisse wie der Web Summit und Salesforce Dreamforce nutzen KI für Matchmaking und Empfehlungen zu Sitzungen. Diese Features helfen den Teilnehmern, relevante Inhalte und Verbindungen zu finden, was zu einem höheren Engagement und besseren Geschäftsergebnissen führt.
Ja. KI nutzt Teilnehmerdaten wie Rolle, Interessen und bisheriges Verhalten, um E-Mails, Landing Pages, Sitzungsempfehlungen und Follow-ups individuell anzupassen. Dadurch wird die Kommunikation relevanter und die Registrierungs- und Engagement-Raten steigen.
Verfolgen Sie Anmeldungen, Teilnahme, Engagement und Folgeaktionen in einem System. KI hilft dabei, diese Signale mit der Pipeline und dem Umsatz zu verknüpfen, sodass Sie sehen können, welche Ereignisse und Aktivitäten zu echten Geschäftsergebnissen geführt haben.