Beschaffungsteams stehen unter dem Druck, mit weniger mehr zu erledigen – inmitten volatiler Märkte, Lieferengpässen und unerbittlichen Kostensenkungen.
Durch den Einsatz von ChatGPT für Beschaffungsanwendungen kann das Team schneller auf sich verändernde Märkte und Erwartungen reagieren. ChatGPT kann Lieferantenszenarien simulieren, Risiken analysieren, Ausschreibungen entwerfen und sogar Vorschläge zur Optimierung von Beschaffungsstrategien unterbreiten.
In diesem Blog stellen wir Ihnen einige der wichtigsten Anwendungsfälle von ChatGPT für Beschaffungs-Teams vor. Zu jedem Anwendungsfall geben wir Ihnen speziell entwickelte ChatGPT-Prompts frei.
Kopieren Sie dazu einfach diese Eingabeaufforderungen in Ihren Kontext und fügen Sie sie ein. Passen Sie sie nach Belieben an, um benutzerdefinierte Einblicke zu erhalten.
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Die Beschaffungs-Vorlage von ClickUp zentralisiert die Beschaffung, Lieferantendaten und Kaufgenehmigungen für Beschaffungs- und Betriebsteams.
Felder wie „Lieferantenebene“, „Kritikalität“ und „Compliance-Status“ ermöglichen eine Priorisierung, während Ansichten für „Verträge“, „Genehmigungen“ und „Bestellungen“ Ihrem Team sofortige Sichtbarkeit über jeden Schritt des Beschaffungszyklus bieten.
Warum ChatGPT in der Beschaffung einsetzen?
Beschaffungsteams sind mit einer enormen Arbeitsbelastung konfrontiert – sie müssen Verträge, Lieferantendaten, Compliance und umfangreiche Dokumentationen verwalten.
Die Herausforderung ist groß: Ein aktueller Bericht der Hackett Group prognostiziert, dass die Arbeitsbelastung im Beschaffungswesen um 10 % steigen wird, während das Budget des Teams nur um 1 % wachsen wird, was zu einer Effizienzlücke von 9 % führt.
ChatGPT durchbricht diese Komplexität. Mithilfe von Natural Language Processing (NLP) fungiert es als Denkpartner, der isolierte Daten analysiert, wichtigen Inhalt entwirft und Erkenntnisse innerhalb von Minuten statt Tagen aufzeigt, wodurch die Entscheidungsfindung beschleunigt und die Effizienzlücke geschlossen wird.
So hilft ChatGPT:
- Strategischer Fokus: Durch die Automatisierung der Recherche und Dokumentation wird es Beschaffungsfachleute erleichtert, unterstützt und ihnen Zeit für Verhandlungen und strategisches Sourcing verschafft.
- Höhere Effizienz: Beschleunigt manuelle Beschaffungsprozesse wie Lieferantenrecherche und Vertragsanalyse und automatisiert die Erstellung von ersten Entwürfen für Verträge, SLAs, RFQs, Beschaffungsrichtlinien und Meeting-Zusammenfassungen mithilfe von KI-Tools.
- Komplexe Analyse: Vergleicht Lieferantenprofile, Konditionen und Märkte und stärkt gleichzeitig das Risikomanagement durch Szenariozusammenfassungen und Warnmeldungen – Herausforderungen im Beschaffungswesen, die bei einer manuellen Überprüfung möglicherweise übersehen werden.
- Weniger menschliche Fehler: Da ChatGPT die Datenanalyse und -erfassung durch Automatisierung ermöglicht, werden Fehler durch manuelle Dateneingabe und inkonsistente Formate vermieden.
- Führung und Befähigung: Bietet Führungskräften im Beschaffungswesen Echtzeit-Einblicke und hilft Spezialisten, sich mit geführten Eingabeaufforderungen und wiederverwendbaren Vorlagen schneller einzuarbeiten, um die Nachverfolgung von Anbieter-Leistungen zu verbessern.
- Operative Exzellenz: Erfasst gewonnene Erkenntnisse und schließt den Kreislauf für kontinuierliche Verbesserungen über den gesamten Beschaffungszyklus hinweg.
📮 ClickUp Insight: 37 % unserer Befragten nutzen KI für die Erstellung von Inhalten, einschließlich Schreiben, Bearbeitung und E-Mails. Dieser Prozess erfordert jedoch in der Regel den Wechsel zwischen verschiedenen Tools, wie z. B. einem Tool zur Inhaltserstellung und Ihrem Arbeitsbereich.
Mit ClickUp erhalten Sie KI-gestützte Schreibhilfe für den gesamten Arbeitsbereich, einschließlich E-Mails, Kommentaren, Chats, Dokumenten und mehr – und das alles unter Beibehaltung des Kontexts Ihres gesamten Arbeitsbereichs.
👀 Wussten Sie schon? 90 % der Beschaffungsfachleute planen bereits den Einsatz von KI-Agenten zur Optimierung ihrer Beschaffungsprozesse.
Anwendungsfälle für ChatGPT im Beschaffungswesen
Vielleicht sind Sie ein Beschaffungsprofi, der ChatGPT für die Erstellung von Beschaffungsdokumenten nutzen möchte. Oder ein Beschaffungsmanager, der ChatGPT zur Optimierung mehrschrittiger Workflows einsetzen möchte.
Vielleicht sind Sie ein Beschaffungsleiter oder CPO, der KI für die strategische Planung und Entscheidungsunterstützung einsetzen möchte.
Wir haben ChatGPT-Anwendungsfälle für jeden Benutzer erstellt. Schauen Sie sich diese an.
Anwendungsfälle von ChatGPT für die Beschaffung für grundlegende Dokumentationen
1. ChatGPT für die Erstellung von Ausschreibungen (RFPs)
Bei der manuellen Erstellung von Ausschreibungen mussten Teams entweder bei Null anfangen oder veraltete Vorlagen wiederverwenden.
Es würde Stunden oder sogar Tage dauern, um den Umfang, die technischen Spezifikationen, Zeitleiste, Bewertungskriterien und Compliance-Klauseln aufeinander abzustimmen.
Fehlende Eingaben tauchten oft erst spät auf, was Klarstellungen mit den Anbietern erforderlich machte und den Zyklus verlängerte, wodurch sich die Beschaffungszeitleiste verlängerte.
Mit ChatGPT müssen Sie lediglich den Projektkontext eingeben – Kategorie, Volumen, Standorte, Richtlinien und Fristen. Sie erhalten umgehend einen fertigen RFP-Entwurf mit strukturierten Abschnitten: Ziele, Umfang, Spezifikationen, Übermittlung, Bewertungsgewichte und Compliance-Notizen.
ChatGPT hebt sogar Lücken hervor und wandelt sie in Fragen an Anbieter um. Ihr Team gewinnt Zeit zurück, um sich auf Aufgaben von Wert wie die Lieferantenbewertung und Verhandlungen zu konzentrieren.
🤖 Allgemeiner Prompt für einen RFP-Entwurf: „Entwerfen Sie eine Ausschreibung für [Projekt/Kategorie]. Enthalten Sie: Ziele, Umfang, technische Spezifikationen, Zeitleiste, Bewertungskriterien mit Gewichtungen, Übermittlung und Compliance-Anforderungen gemäß [Richtlinie/Standard]. Heben Sie fehlende Angaben als Fragen an den Anbieter hervor. “
2. ChatGPT für die Checkliste zur Einarbeitung von Anbietern
Von der Sammlung von Dokumenten über die Einstellung von Systemen bis hin zur Einholung von Genehmigungen und allem, was dazwischen liegt – die Einbindung eines neuen Anbieters ist mit viel Aufwand verbunden.
Mit ChatGPT können Sie einen benutzerdefinierten Onboarding-Workflow erstellen, der auf den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens basiert. So muss Ihr Team nicht jedes Mal, wenn ein neuer Lieferant hinzukommt, das Rad neu erfinden.
🤖 Allgemeine Onboarding-Checkliste: „Erstellen Sie eine Onboarding-Checkliste für Lieferanten für [Branche/Unternehmenstyp]. Fügen Sie Abschnitte für rechtliche Dokumente, Compliance-Zertifizierungen, finanzielle Setup, IT-/Sicherheit-Zugang, Leistungskennzahlen und Genehmigungsprozesse hinzu. “
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3. ChatGPT zum Verfassen von E-Mails zur Lieferantenkommunikation
Die manuelle Verwaltung von Lieferanten-E-Mails führt zu erheblichen Engpässen.
Da jeder Einkäufer seinen eigenen Kommunikationsstil verwendet, führt die mangelnde Standardisierung zu Verwirrung bei den Lieferanten, übersehenen Details und langsamen Reaktionen.
Dutzende manuell hin- und hergeschickte E-Mails (Ausschreibungen, Klarstellungen, Erinnerungen) führen dazu, dass wichtige Informationen leicht verloren gehen, sodass Teams Zeit damit verschwenden, grundlegende Details zu recherchieren, die von Anfang an klar hätten sein müssen.
ChatGPT kann Ihnen dabei helfen, indem es Ihnen als Assistent beim Verfassen von Entwürfen zur Seite steht. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein, und innerhalb von Sekunden erhalten Sie professionelle E-Mails an Lieferanten.
Von der ersten Kontaktaufnahme über Terminerinnerungen bis hin zu Nachfassaktionen nach Meetings sorgt es für eine einheitliche Kommunikation.
🤖 ChatGPT-Prompts für die Kommunikation mit Lieferanten
Erste Kontaktaufnahme mit Lieferanten: „Verfassen Sie eine E-Mail, in der Sie [Name des Lieferanten] zur Teilnahme an einer Angebotsanfrage für [Kategorie/Projekt] einladen. Geben Sie den Projektumfang, die Übermittlung und Kontaktdaten für Rückfragen an. Verwenden Sie einen formellen, aber freundlichen Ton.“
Klarstellungsanfrage: „Entwerfen Sie eine Klarstellungs-E-Mail an [Name des Lieferanten] bezüglich fehlender Angaben in dessen Antwort auf die Ausschreibung. Fragen Sie konkret nach Stückpreisen, Lieferfristen und Garantiebedingungen. Bitten Sie um eine Antwort bis zum [Datum]. “
Terminerinnerung: „Erstellen Sie eine Erinnerung an [Name des Lieferanten], dass die Antwort auf die Angebotsanfrage für [ID] bis zum [Datum] fällig ist. Formulieren Sie die E-Mail höflich, kurz und professionell und fügen Sie erneut die Anweisungen zur Übermittlung bei.“
Nachbereitung nach dem Meeting: „Schreiben Sie nach dem heutigen Verhandlungsgespräch eine Follow-up-E-Mail an [Name des Lieferanten]. Fassen Sie die vereinbarten Punkte, noch ausstehende Klärungen und die nächsten Schritte mit den zuständigen Eigentümern und Fristen zusammen. “
ClickUp Insight: 21 % der Befragten möchten KI nutzen, um ihre berufliche Leistung zu steigern, indem sie sie bei Meetings, E-Mails und Projekten einsetzen.
Zwar verfügen die meisten E-Mail-Apps und Projektmanagement-Plattformen über integrierte KI-Features, doch sind diese möglicherweise nicht nahtlos genug, um die Workflows über verschiedene tools hinweg zu vereinheitlichen.
Aber wir bei ClickUp haben den Code geknackt! Mit den KI-gestützten Funktionen von ClickUp für das Meeting-Management können Sie ganz einfach Tagesordnungspunkte erstellen, Notizen aus Meetings erfassen, Aufgaben aus Meeting-Notizen erstellen und zuweisen, Aufzeichnungen transkribieren und vieles mehr – mit unserem KI-Notizbuch und ClickUp Brain.
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4. ChatGPT zum Erstellen eines Aufnahmeformulars
Ihr Beschaffungsteam erhält Beschaffungsanfragen über verschiedene Kanäle, darunter E-Mail, chatten und informelle Notizen.
Ohne einen standardisierten Aufnahmeprozess gehen wichtige Details wie Budget, Spezifikationen und Fristen verloren. Möglicherweise müssen Sie sogar mehrere Anfragen senden, um diese zu erhalten.
Verwenden Sie ChatGPT, um ein schrittweises Formular zu erstellen, das alle erforderlichen Informationen im Voraus erfasst – Angaben zum Anforderer, geschäftliche Begründung, Budgetcodes, Konformitätsprüfungen und Zeitleiste.
Auf diese Weise gelangt jede Anfrage mit abgeschlossenen, standardisierten Daten in die Pipeline, was den Hin- und Her-Verkehr reduziert und schnellere Genehmigungen ermöglicht.
🤖 Aufforderung zur Erstellung eines Aufnahmeformulars: „Erstellen Sie ein Beschaffungsaufnahmeformular für [Unternehmenstyp/Branche]. Fügen Sie Felder für Angaben zum Anforderer, Projektbeschreibung, Ausgabenkategorie, geschätztes Budget, gewünschten Liefertermin, Konformitätsprüfungen und Genehmigungsworkflow hinzu. Formatieren Sie es als strukturierte Checkliste oder Webformular-Entwurf. “
💡 Profi-Tipp: Im ClickUp-Workspace müssen Sie nicht mehr in E-Mails oder Tabellen nach Details suchen. Verwenden Sie ClickUp-Formulare mit bedingter Logik, damit Anfragende oder Lieferanten nur die für sie relevanten Felder sehen.
Beispielsweise werden Zertifizierungs-Uploads nur angezeigt, wenn eine regulierte Kategorie ausgewählt wurde.
Jedes eingereichte Formular kann automatisch eine Aufgabe erstellen, diese dem richtigen Eigentümer zuweisen und als Auslöser für Genehmigungen dienen, sodass die Beschaffungsanfrage ohne manuellen Aufwand von der Anfrage zur Aktion übergehen kann.
Anwendungsfälle von ChatGPT für das Beschaffungswesen im mittleren Management
5. ChatGPT für Vertragsüberprüfung und Risikobewertung
Vertragsprüfungen sind einer der größten Engpässe in der Beschaffung. Sie müssen sich auf die ohnehin schon überlasteten Rechtsabteilungen verlassen, um nicht standardmäßige Bedingungen, Compliance-Lücken oder versteckte Risiken zu erkennen.
ChatGPT kann zwar das Rechtsteam nicht ersetzen, dient jedoch als erste Instanz für die Überprüfung im Vertragsmanagementprozess.
Sie können das Tool anweisen, Verträge zu scannen, um ungewöhnliche Preisschalter, Klauseln zur automatischen Verlängerung, Haftungsbeschränkungen und Compliance-Anforderungen hervorzuheben. Es kann auch Probleme aufdecken, die einer eingehenderen rechtlichen Prüfung bedürfen.
🤖 Aufforderung zur Überprüfung von Lieferantenverträgen: „Überprüfen Sie diesen Lieferantenvertrag für [Kategorie/Projekt]. Extrahieren Sie alle Klauseln in Bezug auf Preisanpassungen, automatische Verlängerungen, Kündigungsrechte, Haftungsbeschränkungen, Datenschutz und Service-Guthaben. Klassifizieren Sie jede Klausel anhand gängiger Beschaffungspraktiken als „Standard“ oder „Nicht standard“. Fügen Sie eine kurze Risikobewertung (niedrig/mittel/hoch) mit Begründung hinzu und fügen Sie eine Liste klärender Fragen hinzu, die die Beschaffungsabteilung stellen sollte, bevor sie den Vertrag an die Rechtsabteilung weiterleitet. Schließen Sie mit einer einseitigen Zusammenfassung für die Führungskräfte, in der die fünf größten Risiken und empfohlene nächsten Schritte aufgeführt sind.
6. ChatGPT, um Verhandlungen zu unterstützen
Stellen Sie sich vor, Sie würden vor einem wichtigen Meeting eine simulierte Verhandlung durchführen. Ähnlich wie Ihr persönlicher Verhandlungsführer, der Ihre Argumente auf Herz und Nieren prüft, Schwachstellen aufdeckt und Ihre Antworten schärft.
ChatGPT fungiert als Partner für Verhandlungsproben. Sie können Unterhaltungen mit Lieferanten simulieren, Gegenargumente testen und Widerstände vor dem eigentlichen Meeting antizipieren. Sie können diese Unterhaltungen sogar nutzen, um Skripte für den Umgang mit Einwänden vorzubereiten und Ihre Verhandlungsfähigkeiten zu verbessern.
🤖 Rollenspiel-Prompt für Lieferantenverhandlungen: „Ich muss vor unserem eigentlichen Meeting das Verhandeln mit einem Lieferanten üben. Sie übernehmen die Rolle des Lieferanten und ich die des Käufers. Die Situation ist wie folgt:
Produkt/Dienstleistung: [geben Sie an, was Sie kaufen möchten]
Aktuelle Bedingungen: [aktuelle Preise, Bedingungen für Zahlung, Lieferplan]
Was ich ändern möchte: [neue Begriffe, die Sie suchen]
Mögliche Bedenken des Lieferanten: [Cashflow, Margen, Kapazität usw.]
Beginnen Sie die Verhandlungen, indem Sie auf meine Eröffnungsanfrage mit typischen Einwänden von Lieferanten reagieren. Verwenden Sie realistische Branchenbeschränkungen und -bedenken. Seien Sie anspruchsvoll, aber fair – so wie es ein echter Lieferant wäre.
Nachdem wir den Austausch beendet haben, geben Sie mir bitte ehrliches Feedback zu folgenden Punkten:
- Welche meiner Argumente waren am stärksten/schwächsten?
- Welche Einwände habe ich gut oder schlecht behandelt?
- Alternative Ansätze, die ich hätte ausprobieren können
- Schlüsselpunkte, die ich übersehen habe und die meine Position hätten verbessern können
Sind Sie bereit? Hier ist mein Einstieg: [Fügen Sie Ihre Eröffnungsaussage für die Verhandlungen ein]”
⭐ Bonus: Nutzen Sie ClickUp Brain MAX – kontextbezogene KI für intelligentere Verhandlungen.
Im ClickUp-Workspace müssen Sie Verhandlungsdaten, Bedingungen oder Lieferantenhinweise nicht in externe Tools kopieren. ClickUp Brain MAX bringt kontextbezogene KI direkt in Ihren Workspace. Es versteht Ihre aktiven Projekte, die Lieferantenhistorie und die Vertragsbedingungen – wenn Sie es also bitten, Gesprächspunkte zusammenzufassen oder Gegenargumente vorzubereiten, kennt es bereits den Kontext.
7. ChatGPT zur Analyse von Ausgabeverhalten
Als Beschaffungsfachkraft auf mittlerer Ebene sind Sie oft der Erste, der sich mit den Rohdaten zu den Ausgaben befasst – CSV-Auszügen aus ERP-Systemen, Tabellen mit der Bestellhistorie oder Lieferantenrechnungen.
Sie müssen Trends, Verluste oder unkonventionelle Ausgaben schnell genug erkennen, um der Unternehmensleitung umsetzbare Erkenntnisse zu präsentieren. Die manuelle Bereinigung und Aufschlüsselung der Daten nimmt jedoch Stunden in Anspruch.
ChatGPT beschleunigt diesen Prozess, indem es Datendateien interpretiert und deren Inhalt zusammenfasst. Es kann die wichtigsten Kategorien nach Ausgaben hervorheben, doppelte Lieferanten kennzeichnen, Abweichungen bei den Stückpreisen aufzeigen und Möglichkeiten für Konsolidierungen oder Neuverhandlungen identifizieren.
Das Ergebnis ist eine präsentationsreife Erzählung.
🤖 Eingabeaufforderung zur Analyse des Ausgabeverhaltens: „Analysieren Sie diese Beschaffungsausgabendaten und identifizieren Sie Möglichkeiten zur Kostensenkung: [fügen Sie Ihre Ausgabendaten ein].
Ich benötige Folgendes von Ihnen:
- Erkennen Sie ungewöhnliche Ausgabemuster oder Anomalien, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
- Identifizieren Sie Kategorien, in denen wir im Vergleich zu Benchmarks wahrscheinlich zu viel ausgeben.
- Finden Sie Möglichkeiten zur Konsolidierung von Lieferanten oder zur Aushandlung von Rabatten.
- Heben Sie unkonventionelle Käufe hervor, die außerhalb der zugelassenen Lieferanten stattfinden.
- Berechnen Sie die potenziellen Einsparungen jeder Empfehlung.
- Priorisieren Sie Chancen nach ihrer Wirkung und der Einfachheit der Umsetzung.
Präsentieren Sie die Ergebnisse in einer übersichtlichen Zusammenfassung mit konkreten Dollarbeträgen, sofern möglich, und umsetzbaren nächsten Schritten für jede Gelegenheit.
8. ChatGPT zur Automatisierung von Bestellungen (POs)
Wenn Sie eine Bestellung erstellen, müssen Sie für jede Bestellung die Budget-Code überprüfen, die Lieferantendaten validieren, die Einzel-Elemente abgleichen und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherstellen.
Der manuelle Prozess ist fehleranfällig, da selbst falsche SKUs oder nicht übereinstimmende Preise zu größeren Problemen führen können. Dies würde nicht nur zu Streitigkeiten zwischen Beschaffung, Finanzen und Lieferanten führen, sondern auch deren Zeit für Korrekturen und erneute Genehmigungen verschwenden. Im schlimmsten Fall kann es zu Strafen kommen.
ChatGPT kann die Automatisierung des ersten Entwurfs von Bestellungen vornehmen, indem es strukturierte Eingaben wie Bestellanforderungsdaten, Lieferantendetails und Preisbedingungen abruft.
Es generiert ein abgeschlossenes Bestellformat mit bereits ausgefüllten Elementen, Summen, Lieferadressen und Bedingungen. Mit Human-in-the-Loop können Sie die Bestellung dann validieren und genehmigen.
Außerdem kann ChatGPT Unstimmigkeiten (wie Preisabweichungen gegenüber den vertraglich vereinbarten Preisen) aufzeigen, bevor die Bestellung versandt wird.
🤖 Eingabeaufforderung für Fortgeschrittene zur Automatisierung von Bestellungen: „Erstellen Sie eine Bestellung für [Name des Lieferanten] auf der Grundlage dieser Anforderungsdaten: [Tabelle oder Details einfügen]. Geben Sie die Bestellnummer, Lieferantendaten, Einzelposten (mit SKUs, Stückpreisen und Mengen), Gesamtkosten, Lieferadresse, Zahlungsbedingungen und einen Genehmigungsabschnitt an. Markieren Sie alle Preise, die nicht mit den vertraglich vereinbarten Preisen übereinstimmen, und heben Sie fehlende Felder hervor, die einer Validierung bedürfen. “
💡 Profi-Tipp: Bitten Sie ClickUp Brain, Einzelposten, Preise und Lieferantendaten direkt aus Aufgaben oder verknüpften Rechnungen abzurufen. Brain ruft die Informationen automatisch ab und erstellt einen strukturierten PO-Entwurf, der zur Überprüfung, Genehmigung und Versendung bereit ist.
Das Ergebnis sind schnellere Zykluszeiten für Beschaffungsmanager, die jede Woche Dutzende von Bestellungen bearbeiten.
9. ChatGPT für das Lieferantenmanagement
Das Lieferantenmanagement ist aufgrund fragmentierter Daten ressourcenintensiv: Leistungsberichte, SLAs und Compliance-Updates kommen in unterschiedlichen Formaten (Tabellen, PDFs, E-Mails) an. Die manuelle Konsolidierung dieser Informationen erfordert viel Zeit und Aufwand und erhöht das Risiko kritischer Probleme (SLA-Verstöße, Ablauf von Zertifizierungen), die zu Verzögerungen und finanziellen Strafen führen können.
Ohne standardisierte Daten verzögern sich Verlängerungszyklen, und Belege für die Leistung von Lieferanten bleiben anekdotisch.
ChatGPT hilft Ihnen dabei, fragmentierte Eingaben in strukturierte Lieferanten-Scorecards, Risiko-Dashboards und vierteljährliche Leistungszusammenfassungen zu konsolidieren. Es kann Schlüssel-Details aus Berichten oder E-Mails extrahieren, wiederkehrende Probleme kennzeichnen und sogar Korrekturmaßnahmenpläne für leistungsschwache Lieferanten erstellen.
🤖 ChatGPT-Prompt zum Erstellen einer Lieferanten-Scorecard und einer Risikozusammenfassung: „Konsolidieren Sie die Lieferantendaten für [Name des Lieferanten] aus folgenden Eingaben: Leistungsberichte, SLA-Protokolle und Compliance-Dokumente. Fassen Sie die Einhaltung der SLA, die Lieferleistung, die Preisstabilität und die Häufigkeit von Problemen zusammen. Klassifizieren Sie Risiken nach Kategorien (finanziell, operativ, Compliance) und weisen Sie Bewertungen zu (niedrig/mittel/hoch). Erstellen Sie anschließend eine eine-Seite-Lieferanten-Scorecard mit visuellen Indikatoren und einem 90-Tage-Verbesserungsplan, einschließlich spezifischer Korrekturmaßnahmen und Eskalations-Auslösern.
⭐ Bonus: Nutzen Sie ClickUp AI Agents für das Lieferantenmanagement. Verwenden Sie vorgefertigte Agents oder machen Sie diese benutzerdefiniert. Diese Agents können:
- Überwachen Sie die KPIs Ihrer Lieferanten: Verfolgen Sie die OTIF-Leistung, Fehlerquoten und Kostenabweichungen aller Lieferanten in Echtzeit.
- Risiken bei Lieferanten vorhersagen: Erkennen Sie Muster wie wiederholte Verstöße gegen SLAs oder verspätete Lieferungen, bevor sie zu einem systemischen Problem werden.
- Verbesserungsmaßnahmen generieren: Empfehlen Sie Korrekturmaßnahmen oder erstellen Sie automatisch CAPA-Aufgaben (Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen).
- Intelligente Eskalation: Leiten Sie Probleme je nach Schweregrad und Lieferantenebene an die zuständigen Beschaffungs-Eigentümer oder Category Manager weiter.
- Automatisieren Sie die Berichterstellung: Fassen Sie die wöchentliche Lieferantenleistung zusammen und übertragen Sie Aktualisierungen direkt in Ihre ClickUp-Dashboards oder Slack-Kanäle.
Sehen Sie sich dieses Video an, um Ihren ersten KI-Agenten einzurichten:
Anwendungsfälle für ChatGPT im Beschaffungswesen für Führungskräfte
10. ChatGPT für die Planung von Beschaffungsstrategien
Ein Chief Procurement Officer (CPO) benötigt strategische Klarheit. Beispielsweise, wie man Kostensenkungen mit Lieferantenresilienz und ESG-Prioritäten in Einklang bringt. Die traditionelle Planung erfordert wochenlange funktionsübergreifende Workshops und PowerPoint-Präsentationen.
ChatGPT verkürzt diesen Zyklus auf wenige Stunden, indem es Lieferantendaten, Ausgabenanalysen, Marktberichte und interne Ziele zu einer einzigen kohärenten Strategie zusammenfasst.
Es kann Beschaffungsleitfäden mit Transformations-Meilensteinen, technologischen Enabler und Metriken erstellen, die auf die OKRs des Unternehmens abgestimmt sind. Führungskräfte können diese KI-gestützten Entwürfe nutzen, um direkt in strategische Diskussionen einzusteigen, ohne diese von Grund auf neu erstellen zu müssen.
🤖 ChatGPT-Prompt für die Plan-Beschaffungsstrategie: „Agieren Sie als Chief Procurement Strategist. Erstellen Sie anhand der folgenden Angaben eine 3-Jahres-Beschaffungsstrategie mit (a) Zielen und North-Star-KPIs, (b) Kategorie-Playbooks, (c) Lieferanten-Portfolio-Strategie, (d) Betriebsmodell und Rollen, (e) Daten-/Technologie-Roadmap, (f) Risiken und Risikominderungsmaßnahmen, (g) 12-Monats-Meilensteinen.
Eingaben: Branche = [ ], Umsatz = [ ], Kostenbasismix = [direkt %/indirekt %], Top-8-Kategorien = [ ], Aktueller Reifegrad (S2C/CLM/SRM/P2P/Analytics 1–5) = [ ], Einsparungsziel = [%], Resilienzziel = [Dual-Source-%, Time-to-Recover], ESG-Prioritäten = [ ].
Einschränkungen: Budget ≤ [ ], Personalwachstum ≤ [ ], regulatorische Verpflichtungen = [ ].
Ergebnisse: 1-Seite-Zusammenfassung, Kategorienstrategietabelle, Transformations-Zeitleiste (vierteljährlich), KPI-Baum (vorlaufend/nachlaufend), Risiko-Heatmap, Governance-Kadenz.
11. ChatGPT für vorausschauende Ausgabenprognosen
Aufgrund der Volatilität der Märkte sind unvorhersehbare Ausgaben einer der größten blinden Flecken für Führungskräfte.
Chief Supply Chain Officers (CSCOs) und Chief Finance Officers (CFOS) müssen sich mangels zuverlässiger Prognosen auf historische Durchschnittswerte oder statische Budgets verlassen.
ChatGPT kann Marktinformationen, Rohstoff-Index, Schwankungen der Währung und Daten zur Lieferantenleistung mit den internen Ausgaben verknüpfen, um zukunftsorientierte Prognosen zu erstellen.
Es zeigt Frühwarnsignale für überhöhte Ausgaben auf und modelliert Szenarien zur Risikominderung, wie z. B. Volumenkonsolidierung oder Neuverhandlung mit Lieferanten.
🤖 ChatGPT-Prompt für die vorausschauende Ausgabenprognose: „Analysiere die S2P-Daten (Bestellungen/Rechnungen) der letzten 24 Monate, um eine Ausgabenprognose für das nächste Quartal nach Kategorien mit Basis-/Hoch-/Niedrig-Szenarien zu erstellen.
Zu erledigen:
- Technische Faktoren (Volumen, Stückkosten, Saisonalität, Wechselkurse, Rohstoff-Index [bitte angeben])
- Quantifizieren Sie die Sensitivität der Ausgaben gegenüber jedem Treiber (Elastizitäten)
- Kategorien markieren, die das Budget um >[x] % überschreiten könnten
- Empfehlen Sie Einzelziele (z. B. Volumenkonsolidierung, Absicherung, Neuausschreibungen) mit Auswirkungen auf den Umsatz und den Zeitplan.
Ergebnisse: Executive Summary (≤12 Stichpunkte), Kategorietabelle (Prognose, Bereich, Treiber, Risiko), Wasserfall-Diagramm mit Erläuterungen („Was bewegt die Nummer?“), 30/60/90-Tage-Aktionsplan mit Eigentümern.
Annahmen: Dokumentieren Sie Datenqualitätslücken und Konfidenzniveau pro Kategorie. ”
📚 Weiterlesen: So verwalten Sie einen SaaS-Beschaffungsprozess
12. ChatGPT für Informationen zu Lieferantenrisiken
Ein einziger gestörter Lieferant kann Umsätze in Millionenhöhe verhindern. Dennoch entdecken viele CPOs Risiken erst, wenn sie bereits eingetreten sind.
ChatGPT kann als Echtzeit-Analyst fungieren. Es kann öffentliche Nachrichten, Sanktionslisten, ESG-Offenlegungen und Finanzberichte scannen, um frühe Anzeichen von Instabilität zu erkennen.
Es kann externe Indikatoren (Eigentümerschaft, Streiks, Insolvenz) mit internen KPIs (Lieferverzögerungen, Qualitätsprobleme) korrelieren und Maßnahmen zur Risikominderung vorschlagen.
🤖 ChatGPT-Prompt für Lieferantenrisikodaten: „Erstellen Sie einen Lieferantenrisikobericht für [Name des Lieferanten] unter Verwendung dieser Datenquellen: interne KPIs (Lieferquote, Mängel, SLA-Verstöße), aktuelle Nachrichten und Bonitätsberichte.
- Bewerten Sie Risiken in finanzieller, operativer und Compliance-Hinsicht.
- Weisen Sie eine quantitative Risikobewertung (1–10) zu.
- Identifizieren Sie die fünf wichtigsten Warnsignale und empfohlene Maßnahmen zur Risikominderung.
- Fassen Sie alles in einem einseitigen Executive Brief mit farbigen Bewertungen (niedrig/mittel/hoch) zusammen.
13. ChatGPT für Führungskräfte-Dashboards und Berichte
ChatGPT kann Lieferanten-Scorecards, Bestelldaten und Einsparungsberichte analysieren, um narrative Zusammenfassungen für vierteljährliche Geschäft-Reviews oder Board Meetings zu erstellen.
Es kann KPI-Abweichungen hervorheben, Abweichungen erklären und sogar nächste Maßnahmen empfehlen – und so Metriken in umsetzbare Management-Erkenntnisse umwandeln.
🤖 ChatGPT-Prompt für die Erstellung von Dashboards für Führungskräfte: „Wandeln Sie diese vierteljährlichen Beschaffungsleistungsdaten in einen vorzeigbaren Bericht um. Enthalten sein sollten:
- Gesamtausgaben und realisierte Einsparungen
- Risikotrends bei Lieferanten und wichtige Vorfälle
- Prozentsatz der Vertragskonformität
- Durchschnittliche Beschaffungszykluszeit
- Zusammenfassung der Initiativen zur digitalen Transformation
Format für eine gute Lesbarkeit durch Führungskräfte mit fünf Schlüssel-Empfehlungen für das nächste Quartal.
14. ChatGPT für Nachhaltigkeit und ESG-Berichterstellung
Die Beschaffung ist für 60 bis 90 % der Nachhaltigkeitsbilanz eines Unternehmens verantwortlich, aber die Aggregation von ESG-Daten von Lieferanten ist zeitaufwändig und fragmentiert.
ChatGPT kann ESG-Offenlegungen, Emissionsberichte und Prüfungsergebnisse extrahieren, diese den CSRD- oder GRI-Rahmenwerken in Karte darstellen und Compliance-Lücken aufdecken.
Außerdem kann es Verbesserungs-Plans für Lieferanten empfehlen und Zusammenfassungen für Führungskräfte für Nachhaltigkeitsprüfungen erstellen.
🤖 ChatGPT-Prompt zur Erstellung einer ESG-Compliance-Zusammenfassung: „Erstellen Sie ein ESG-Lieferantenleistungspaket gemäß [CSRD/GRI] für die 20 wichtigsten Lieferanten nach Ausgaben.
Eingaben: ESG-Offenlegungen von Lieferanten (von einem Anbieter bereitgestellt), Audit-Notizen, Risikostufe der Kategorie.
Aufgabe: Extrahieren Sie Scope-3-relevante Metriken, Diversitätsstatistiken, Sicherheitsvorfälle und Richtlinienbescheinigungen. Identifizieren Sie Lücken im Vergleich zu den Rahmenkriterien und schlagen Sie Maßnahmen zur Datenerfassung vor.
Ergebnisse: Heatmap nach Lieferanten/Kategorien, Reifegrade (Grundlegend/Fortschritt/Führend), 6-monatige Verbesserungsmaßnahmen mit erforderlichen Nachweisen und vertragliche Hebel (Berichterstellung, Scorecard-Gewichtungen).
Achtung: Geben Sie für jede Metrik die Quelle an und kennzeichnen Sie Schätzungen mit dem Konfidenzniveau.
15. ChatGPT für Gesamtbetriebskosten und Wertanalyse
CPOs und CFOs möchten über „Einheitskostenersparnisse“ hinausgehen und einen Wert-Erstellung erzielen.
ChatGPT kann End-to-End-Kostentreiber modellieren. Dazu gehören Anschaffungs-, Logistik-, Energie-, Wartungs-, Entsorgungs- und Risikoprämien. Außerdem werden Möglichkeiten zur Neugestaltung von Spezifikationen oder Beschaffungsmodellen vorgeschlagen.
Außerdem können Sie damit Lieferantenangebote anhand von Marktnormen bewerten, um Einblicke in die Servicekosten zu gewinnen, die sich oft hinter den Grundpreisen verbergen.
🤖 ChatGPT-Prompt zur Modellierung von TCO-Szenarien für Schlüsselkategorien: „Entwickeln Sie ein Modell für die Gesamtbetriebskosten für [Kategorie/Produkt].
Berücksichtigen Sie direkte und indirekte Kostentreiber (Materialien, Logistik, Garantie, Wartung, Risiko, Ausfallzeiten).
Vergleichen Sie die drei besten Lieferanten anhand der Lebenszykluskosten und nicht nur anhand des Preises.
Schlagen Sie drei Design- oder Prozessänderungen vor, die die Gesamtkosten um mindestens 8 % senken, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.
📚 Weiterlesen: Die besten Softwaretools für das Betriebsmanagement
Einschränkungen bei der Verwendung von ChatGPT in der Beschaffung
ChatGPT bietet einen erheblichen Wert für Beschaffungsprozesse, ist jedoch keine Beschaffungsmanagement-Software. Es handelt sich um ein eigenständiges tool mit Limit, die Sie kennen sollten.
Mangelndes Kontextbewusstsein
ChatGPT kennt Ihr Unternehmen nicht. Sie müssen Ihre Beschaffungsstrategie erläutern und spezifische Datenpunkte, Materialien, Websites und organisatorische Anforderungen eingeben, um relevante Empfehlungen zu erhalten.
Ohne einen tieferen Kontext würden Sie allgemeine Empfehlungen erhalten, die Ihre internen Einschränkungen oder strategischen Prioritäten nicht berücksichtigen.
Mangelnde Integration
ChatGPT kann Daten nicht automatisch in Echtzeit aus Ihrem Auftragsverwaltungstool oder Ihrer Logistiksoftware abrufen. Sie müssen Daten manuell aus mehreren Plattformen exportieren und zur Analyse in ChatGPT eingeben. Dies ist nicht nur zeitaufwändig, sondern führt auch zu Genauigkeitsproblemen, wenn die Daten zwischen dem Export und der Analyse veralten.
👀 Wussten Sie schon? Nur 21 % der Unternehmen speichern weniger als 70 % ihrer Ausgabendaten an einem Ort, was bedeutet, dass die meisten Beschaffungsteams aufgrund verstreuter Daten blind agieren.
Vertraulichkeits- und Bedenken hinsichtlich der Sicherheit
Wenn Sie ChatGPT für die Beschaffung nutzen, geben Sie sensible Lieferanteninformationen, Vertragsbedingungen und wettbewerbsrelevante Preisdaten frei. Dies kann gegen die Richtlinien Ihres Unternehmens zum Schutz proprietärer Informationen gegenüber KI-Diensten Dritter verstoßen.
Da ChatGPT-Standardabfragen über die Server von OpenAI verarbeitet, können Mitarbeiter Ihre Unterhaltungen überprüfen, um das System zu verbessern. Ohne Datenschutzkontrollen auf Unternehmensniveau können Ihre Daten kompromittiert werden, was zu rechtlichen Problemen führen kann.
❗ Achtung: Laut der Studie „Trust in AI” von KPMG nutzen 44 % der Mitarbeiter KI in einer Weise, die den Unternehmensrichtlinien widerspricht, beispielsweise durch das Hochladen sensibler Unternehmensdaten in öffentliche KI-Tools. Noch alarmierender ist, dass 57 % zugeben, aufgrund von KI-Fehlern Fehler bei der Arbeit gemacht zu haben.
Keine automatisierte Workflow-Ausführung
ChatGPT hilft bei der organisatorischen Planung und Analyse, kann jedoch Beschaffungsaufgaben nicht automatisch ausführen. Die KI sendet keine Kaufanfragen, aktualisiert keine Lieferantendatensätze und dient als Auslöser für Genehmigungsprozesse.
Sie benötigen weiterhin separate Systeme, um die Strategien und Vorlagen umzusetzen. Diese Lücke zwischen Beschaffungsplanung und -ausführung verursacht zusätzlichen manuellen Aufwand.
Herausforderungen hinsichtlich Datengenauigkeit und -überprüfung
ChatGPT neigt dazu, Antworten zu bevorzugen, die autoritär klingen, selbst wenn die zugrunde liegenden Daten falsch oder erfunden sind. Dies ist eine häufige Einschränkung bei der Verwendung generativer KI für Beschaffungsaufgaben.
Beschaffungsfachleute müssen alle Lieferanteninformationen, Preisdaten und Compliance-Details doppelt überprüfen, bevor sie Entscheidungen treffen. Dieser Überprüfungschritt verlängert die Rechercheprozesse, die die Teams eigentlich rationalisieren möchten.
❗ Achtung: Deloitte Australia hat einen Teil der 440.000 AU$ zurückerstattet, nachdem festgestellt wurde, dass ein KI-gestützter Bericht, der der australischen Regierung vorgelegt wurde, gefälschte Inhalte enthielt – falsche Gerichtszitate, gefälschte Zitate und falsche Verweise.
Diese Folge dient als Weckruf für Unternehmens- und Finanzteams: KI-Tools können nicht blind vertraut werden, und menschliche Aufsicht bleibt insbesondere bei hoher Risikobereitstellung oder Vertragsverhandlungen mit hohem Risiko unverzichtbar.
Keine Echtzeitüberwachung
ChatGPT ist nicht mit Lieferantendatenbanken oder Überwachungssystemen integriert, um aktuelle Informationen zur Lieferantenleistung bereitzustellen. Sie müssen Leistungsdaten aus mehreren Quellen sammeln, um genaue Lieferantenbewertungen zu erhalten.
Dies behindert die kontinuierliche Überwachung und schafft blinde Flecken, die sich auf strategische Entscheidungen und das Risikomanagement in den Beziehungen zu Anbietern auswirken können.
📮 ClickUp Insight: 16 % der Manager haben Schwierigkeiten, Updates aus mehreren tools in einer einheitlichen Ansicht zu integrieren. Wenn Updates verstreut sind, verbringen Sie am Ende mehr Zeit damit, Informationen zusammenzufügen, und weniger Zeit mit der Leitung.
Das Ergebnis? Unnötiger Verwaltungsaufwand, verpasste Erkenntnisse und mangelnde Abstimmung. Mit dem All-in-One-Arbeitsbereich von ClickUp können Manager Aufgaben, Dokumente und Aktualisierungen zentralisieren, wodurch sich der Arbeitsaufwand reduziert und die wichtigsten Erkenntnisse genau dann sichtbar werden, wenn sie benötigt werden.
💫 Echte Ergebnisse: Bringen Sie 200 Fachleute in einem ClickUp-Workspace zusammen und nutzen Sie anpassbare Vorlagen und Zeiterfassung, um den Aufwand zu reduzieren und die Lieferzeiten an mehreren Standorten zu verbessern.
ChatGPT-Alternativen für die Beschaffung
Die Einschränkungen von ChatGPT als eigenständiges tool machen es für End-to-End-Beschaffungsvorgänge unpraktisch.
Wenn Sie Ihre Beschaffung wirklich optimieren möchten, benötigen Sie ein KI-Beschaffungs-Tool, das auf Ihrer bestehenden Projektmanagement-Infrastruktur aufbaut.
Ähnlich wie ClickUp, eine Alles-App für die Arbeit, mit der Sie Projekte verwalten, Lieferanten verfolgen, Arbeitsabläufe automatisieren und Beschaffungsdaten von einer einzigen Plattform aus analysieren können. Und mit einer zentralisierten KI (ClickUp Brain) können Sie alle Bereiche Ihres Betriebs miteinander verbinden. So geht's:
Richten Sie Beschaffungsworkflows mit einer ClickUp-Vorlage ein.
Die Beschaffungs-Vorlage von ClickUp bietet ein strukturiertes Framework ohne Programmieraufwand, mit dem Sie Ihren gesamten Beschaffungsprozess optimieren können. Sie enthält vordefinierte Setups für Anfragen, Ausschreibungen, Vertragsverhandlungen und interne Beschaffungsvorgänge, sodass Sie keine Workflows von Grund auf neu erstellen müssen.
Verwenden Sie die ClickUp-Beschaffungs-Vorlage, um:
- Entwerfen Sie Ihre SOP für die Beschaffung: Erstellen Sie standardisierte Verfahren, damit alle Teammitglieder über klare, dokumentierte Prozesse verfügen.
- Nachverfolgung eingehender Anfragen: Bearbeiten Sie Beschaffungsanfragen aus verschiedenen Abteilungen mit Prioritäten und Fälligkeitsdaten, die in einer übersichtlichen Ansicht mit Sichtbarkeit angezeigt werden.
- Überwachen Sie die Leistung Ihrer Lieferanten: Visualisieren Sie die Leistungsdaten Ihrer Lieferanten nach Stufe, Risiko, Kontaktinformationen und Projekt in 8 verschiedenen ClickUp-Ansichten.
- Visualisieren Sie wichtige Partnerschaften: Erhalten Sie wichtige Lieferanteninformationen, einschließlich ihrer Risikostufen und Kontaktdaten, mit Tier 1 Mission Critical Ansicht.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie Drag-and-Drop-Knoten in ClickUp Mindmaps, um Verbindungen zwischen komplexen Beschaffungsprozessen herzustellen. Visualisieren Sie verschiedene Beschaffungsschritte und identifizieren Sie Engpässe, bevor sie sich auf Ihr Lieferkettenmanagement auswirken.
Erstellen Sie mit ClickUp Docs gemeinsam nutzbare Beschaffungs-Dokumente.
ClickUp Docs bietet einen zentralen Hub zum Erstellen und Speichern all Ihrer Verträge und Dokumente. Mit Docs können Sie mehrere Teammitglieder zur Arbeit an Beschaffungsdokumenten einladen und Berechtigungen einschränken, um Probleme bei der Version zu vermeiden.
Dokumente können ganz einfach mit Ihren ClickUp-Aufgaben und Beschaffungsunterlagen verknüpft werden. Das bedeutet, dass Sie nicht mehr E-Mail-Ketten oder gemeinsam genutzte Laufwerke durchsuchen müssen, um die neueste Vertragsversion zu finden, wenn ein Lieferant wegen der Vertragsbedingungen anruft.
Greifen Sie mit ClickUp Brain auf kontextbezogene KI zu.
In Dokumenten können Sie auch auf ClickUp Brain zugreifen. Mit künstlicher Intelligenz für die Beschaffung direkt in Ihrem Dokumenten-Editor können Sie:
- Vertragsvorlagen erstellen: Erstellen Sie Standardvorlagen für Bestände, Angebote, Vorschläge und Dienstleistungsverträge auf der Grundlage früherer Verträge Ihres Unternehmens.
- Personalisieren Sie Lieferantendokumente: Brain ruft relevante Daten aus Ihrer Lieferantendatenbank ab, um Kontaktdaten und Preisentwicklung einzutragen, sodass Sie nicht jedes Dokument manuell aktualisieren müssen.
- Vertragsrisiken prüfen: Brain kann komplexe Rechtsdokumente analysieren und potenzielle Probleme wie ungünstige Zahlung oder fehlende Kündigungsklauseln aufzeigen.
- Zusammenfassung von Anbieterangeboten: Brain erstellt prägnante Zusammenfassungen langer Angebote und hebt dabei Schlüssel-Preisunterschiede und Abweichungen in der Zeitleiste zwischen verschiedenen Anbietern hervor.
- Überprüfung der Compliance: Brain überprüft Verträge anhand der regulatorischen Anforderungen Ihrer Branche und identifiziert fehlende Zertifizierungen oder Protokolle zur Sicherheit.
Automatisieren Sie Beschaffungsworkflows mit ClickUp Automatisierung.
Die Nachverfolgung von Genehmigungen, das Weiterleiten von Kaufanfragen, das Einholen von Lieferanten-Updates und das Schließen des Kreislaufs bei Rechnungen sind Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen.
Mit ClickUp Automatisierungen verwandeln Sie diese Routine-Schritte in selbstständig ablaufende Workflows.
Automatisierungen können Aufgaben zwischen verschiedenen Phasen verschieben, Eigentümer auf der Grundlage von Ausgabenschwellenwerten zuweisen oder Warnmeldungen als Auslöser auslösen, wenn Lieferantenzertifizierungen oder Vertragsdaten bald ablaufen. Kaufanfragen können automatisch zur Genehmigung weitergeleitet werden, sobald die Kosten- oder Abteilungsbedingungen erfüllt sind.
Hier sind einige Automatisierungen, die Sie einrichten könnten:
Workflow für die Budgetgenehmigung
Kaufanfrage eingereicht → Budget übersteigt 5.000 $ → Automatische Zuweisung an Finanzmanager → Benachrichtigung zur Genehmigung senden
Überwachung von Lieferantenrisiken
Änderungen der Bewertung von Lieferanten → Statusaktualisierung auf „Hohes Risiko“ → Überprüfungsaufgabe erstellen → Beschaffungsteam innerhalb von 24 Stunden benachrichtigen
Benachrichtigungen zur Vertragsverlängerung
Vertragsablaufdatum rückt näher → 90 Tage vor Ablauf → Aufgabe zur Vertragsverlängerung erstellen → Dem Lieferantenbeziehungsmanager zuweisen
Visualisieren Sie die Beschaffungsleistung mit ClickUp-Dashboards.
Nur was gemessen wird, kann verbessert werden. Angesichts der zahlreichen Metriken, die während des gesamten Beschaffungszyklus gemessen werden müssen, ist eine manuelle Nachverfolgung eine Herausforderung.
ClickUp Dashboards ist hier ein großer Zeitersparnisfaktor, da es Ihnen eine einheitliche Ansicht über Ihre Verträge und Lieferantendaten bietet. Ganz gleich, ob Sie die pünktliche Lieferung, Kosteneinsparungen oder Compliance-Werte überwachen – Sie haben den gesamten Status Ihrer Beschaffung auf einen Blick.
📊 Hier sind einige der Beschaffungs-KPIs, die Sie mit ClickUp zur Nachverfolgung verwenden können:
- Pünktliche Lieferung (OTD): Prozentsatz der Lieferungen, die wie geplant fertiggestellt wurden
- Erzielte Kosteneinsparungen: Gesamteinsparungen durch ausgehandelte Verträge oder Lieferantenkonsolidierung
- Beschaffungszykluszeit: Durchschnittliche Zeit von der Anforderung bis zur Bestellung
- Vertragskonformitätsrate: Prozentsatz der Einkäufe, die im Rahmen aktiver Verträge getätigt wurden
- Lieferantenfehlerquote: Prozentsatz der Lieferungen, die aufgrund von Qualitätsproblemen abgelehnt wurden
- Verwaltete Ausgaben: Anteil der Gesamtausgaben, der durch formelle Beschaffungsprozesse verwaltet wird.
- Reaktionszeit der Lieferanten: Durchschnittliche Zeit, die Lieferanten benötigen, um auf Angebotsanfragen oder Klarstellungen zu reagieren.
- Rechnungsgenauigkeit: Prozentsatz der Rechnungen, die ohne Unstimmigkeiten verarbeitet wurden
- Risikobewertung von Lieferanten: Gewichtete Bewertung, die die Einhaltung von SLAs, die finanzielle Stabilität und die Compliance-Situation kombiniert.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie KI-Karten in Dashboards, um intelligente, dynamische Einblicke direkt in Beschaffungs-Dashboards einzubetten.
Sie können benutzerdefinierte Eingabeaufforderungen (über AI Brain-Karten) ausführen, Zusammenfassungen abrufen oder Projektaktualisierungen basierend auf den letzten Aktivitäten automatisch generieren. KI-Karten werden aktualisiert, sobald sich Ihre zugrunde liegenden Daten ändern, sodass Ihre Dashboards immer auf dem neuesten Stand und entscheidungsbereit sind.
Zentralisieren Sie Unterhaltungen dort, wo die Arbeit stattfindet
Halten Sie mit ClickUp Chat jede Unterhaltung mit der jeweiligen Aufgabe, Ausschreibung oder Bestellung in Verbindung, auf die sie sich bezieht.
Wenn ein Lieferant beispielsweise aktualisierte Preisbedingungen sendet, kann der Category Manager diese Notizen direkt in den Chat-Kanal einfügen, der mit dieser Lieferantenaufgabe verknüpft ist. Die Finanz-, Betriebs- und Rechtsabteilungen können die nächsten Schritte an einem Ort einsehen, diskutieren und aktualisieren – ohne E-Mail-Chaos und ohne fehlenden Kontext.
Für die Live-Zusammenarbeit erleichtert SyncUps in ClickUp Chat die Durchführung von Echtzeit-Diskussionen direkt dort, wo die Arbeit stattfindet. Sie können einen Audio- oder Videoanruf direkt innerhalb eines Kanals oder einer Aufgabe starten.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Chatten auf Ihrem Mobilgerät, um Beschaffungs-Unterhaltungen auch dann reibungslos zu gestalten, wenn Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sitzen.
Konvergierter KI-Arbeitsbereich: Ein hub für intelligente Beschaffung
Der Converged AI Workspace von ClickUp vereint Ihre Dokumente, Aufgaben, Chats und KI-Features in einer einheitlichen Umgebung. Anstatt zwischen Excel, E-Mail, VertragsRepositorys und Analyse-Dashboards umzuschalten, arbeiten Sie in einem einzigen, intelligenten Fenster, in dem der Kontext erhalten bleibt und Erkenntnisse auf natürliche Weise fließen.
Im Beschaffungskontext bedeutet konvergente KI:
- Nahtlos verknüpfte Lieferantendokumente, Ausschreibungen und Bewertungs-Chats
- KI-Zusammenfassung von Vertragsbedingungen, Lieferantenrisiken und Leistungstrends direkt neben der Aufgabe
- Mit einem Klick gelangen Sie von chatten → Aufgabe → KI-Eingabeaufforderung → Bericht, ohne den Kontext zu verlieren.
🔴 Work Sprawl: Der stille Killer der Produktivität. Fragmentierte Tools verlangsamen die Entscheidungsfindung, führen zu Doppelarbeit und verschleiern wichtige Informationen in isolierten Silos – bekannt als Work Sprawl. Durch die Verwendung eines konvergenten KI-Workspace können Beschaffungsteams diese Silos zu einer einheitlichen, datengesteuerten Umgebung zusammenführen.
Optimieren Sie Ihren Beschaffungsprozess mit ClickUp
Es ist unbestreitbar, dass KI im Beschaffungswesen zeitaufwändige Aufgaben in intelligente, sich selbst optimierende Workflows verwandelt.
Tools wie ChatGPT können jedoch nur einzelne Aufgaben isoliert bearbeiten.
Wenn Sie eine Plattform benötigen, die Ihre Lieferantendaten, Verträge, Genehmigungen und Kommunikationen in einem intelligenten System verbindet, ist ClickUp genau das Richtige für Sie. Mit all Ihren Aufgaben, Dateien, Unterhaltungen und Arbeitsbereichsdaten an einem Ort ist ClickUp der einzige konvergierte Arbeitsbereich, den Sie und Ihr Team für einen effizienten und effektiven Beschaffungsprozess benötigen.
Um mit der Automatisierung Ihrer Beschaffungsprozesse zu beginnen, registrieren Sie sich kostenlos bei ClickUp.