Haben Sie manchmal das Gefühl, dass Sie einfach nicht genug zu tun bekommen?
Als ob Sie ständig hinterherhinken und nicht genug zu tun haben?
Dann ist es vielleicht an der Zeit, einen Produktivitätsplan zu erstellen. Ein Produktivitätsplan kann Ihnen dabei helfen, Ihre Aufgabenliste abzuarbeiten, sich zu organisieren und Ihr Produktivitätsniveau aufrechtzuerhalten, ohne dass es zu einem zusätzlichen Burnout kommt. Er ist Ihr Schlüssel, um in kürzerer Zeit mehr zu erledigen, ohne Ihr Wohlbefinden zu beeinträchtigen.
Aber wie sieht ein Produktivitätsplan aus, und wie erstellt man ihn?
In diesem Artikel gehen wir auf das Konzept der Produktivitätsplanung ein und stellen Ihnen sieben Schritte vor, mit denen Sie Ihren eigenen Produktivitätsplan erstellen können, der für Sie funktioniert, ähnlich wie die Pomodoro-Technik ursprünglich entwickelt wurde.
Am Ende werden Sie einen soliden Plan haben, der Sie zu besseren Ergebnissen führt prozesseffizienz und weniger Burnout.
Was ist ein Produktivitätsplan?
Wenn die meisten Menschen überfordert sind, arbeiten sie ihre Aufgabenlisten ohne viel Nachdenken oder Planung ab. Das kann für eine kurze Zeit funktionieren, führt aber irgendwann zum Burnout.
Forschung von CNBC stellte fest, dass 50 % der Arbeitnehmer ausgebrannt sind und glauben, dass Produktivitätswahn zusätzlichen Stress für die Arbeitnehmer bedeutet.
Genau hier kann ein Produktivitätsplan helfen.
Ein Produktivitätsplan ist ein Dokument, das die Schritte zur Erledigung Ihrer Aufgabenliste aufzeigt und Folgendes enthält strategische Planung mit Zeitmanagement und Organisationstalent, um sicherzustellen, dass alle Ihre täglichen Aufgaben und übergeordneten Ziele erreicht werden.
Sie müssen alles, was Sie zu tun haben, auflisten, mögliche Hindernisse beseitigen und dann eine Strategie für die Erledigung der einzelnen Aufgaben entwickeln. Außerdem werden Ihre Aufgaben nach Prioritäten geordnet und Ihr natürlicher Produktivitätsrhythmus berücksichtigt, um sicherzustellen, dass Sie die wichtigsten Dinge erledigen.
Während ein geschäftsplan ein organisatorischer Produktivitätsplan konzentriert sich auf alle Bereiche, die sich auf die Gesamtproduktivität Ihres Unternehmens auswirken können, einschließlich taktischer, operativer und strategische Planung .
Jeder kann von der Erstellung von Produktivitätsplänen profitieren. Egal, ob Sie Unternehmer, Student, vielbeschäftigter Elternteil oder Berufstätiger sind, ein Produktivitätsplan kann Ihnen helfen ihre Leistung zu verbessern, pünktlichkeit, Energie und Konzentration, und werden Sie effizienter und produktiver, ohne Ihr Wohlbefinden zu beeinträchtigen.
Lassen Sie uns all die Vorteile erkunden, die Sie erleben werden, wenn Sie einen soliden Produktivitätsplan erstellen.
Die Vorteile der Produktivitätsplanung
Produktivitätsplanung kann zu besserer Fokussierung und Konzentration führen, Stress reduzieren und das Bewusstsein für Ihre Arbeitsgewohnheiten schärfen.
Außerdem erfordert die Erstellung eines Produktivitätsplans, dass Sie langsamer werden und über Ihre Arbeit nachdenken. Dies kann zu einer durchdachteren Herangehensweise und besseren Problemlösungsfähigkeiten führen.
Das Ergebnis ist, dass Sie nicht nur mehr schaffen, sondern auch besser arbeiten können.
Schauen wir uns jeden dieser Vorteile einmal genauer an.
Bessere Fokussierung und Konzentration
Wenn Sie überfordert und unorganisiert sind, ist es schwierig, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Ihre Gedanken rasen, und Sie springen ständig von einer Sache zur nächsten. Das kann zu Fehlern, schlechter Arbeitsqualität und Zeitverschwendung führen.
Die Produktivitätsplanung hilft Ihnen, dies zu vermeiden, indem sie einen Fahrplan für Ihre Aufgaben erstellt, indem sie festlegt, was zu tun ist und wann Sie Ihre Aufmerksamkeit auf eine Sache zur gleichen Zeit richten können. Dies führt zu einer besseren Fokussierung, Konzentration und Gesamtqualität der Arbeit.
Weniger Stress
Das Chaos einer unorganisierten Aufgabenliste kann stressig sein und dazu führen, dass man sich im Rückstand fühlt und befürchtet, etwas Wichtiges zu vergessen. Diese Art von Stress kann zu Angstzuständen, Schlaflosigkeit und sogar zu körperlichen Gesundheitsproblemen führen.
Produktivitätsplanung hilft, Stress zu reduzieren, indem sie ein klares System für die Verwaltung Ihrer Aufgaben bietet. Wenn Sie einen Plan haben, haben Sie das Gefühl, alles unter Kontrolle zu haben, und sind weniger besorgt darüber, was alles erledigt werden muss.
Außerdem können Sie Eile in letzter Minute und den damit verbundenen Stress vermeiden, indem Sie ähnliche Aufgaben zusammenfassen zusammen und erledigen sie in einer Sitzung.
Gesteigertes Selbst-Bewusstsein
Ein weiterer Vorteil der Produktivitätsplanung ist, dass sie Ihnen hilft, sich Ihrer Arbeitsgewohnheiten bewusst zu werden. Dieser Prozess erfordert von Ihnen ihre Zeit zu erfassen , analysieren Sie Ihre Produktivitätsmuster und entwickeln Sie Strategien zur Verbesserung Ihrer Effizienz. Auf diese Weise gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse über Ihre Arbeitsgewohnheiten.
Diese Selbsterkenntnis kann Ihnen helfen, verbesserungsbedürftige Bereiche zu erkennen. Vielleicht stellen Sie zum Beispiel fest, dass Sie zu viel Zeit mit sozialen Medien verbringen oder dass Sie morgens produktiver sind als am Abend. Sobald Sie diese Muster erkannt haben, können Sie Ihren Produktivitätsplan entsprechend ändern.
7 Schritte zur Erstellung eines Produktivitätsplans
Jetzt, da Sie alle Vorteile der Produktivitätsplanung kennen, ist es an der Zeit zu lernen, wie Sie Ihren eigenen Produktivitätsplan erstellen können. Produktivitätsplanung ist nicht schwierig, erfordert aber etwas Zeit und Mühe. Befolgen Sie diese sechs Schritte, um einen Produktivitätsplan zu erstellen, der für Sie funktioniert.
Schritt 1: Listen Sie alle Ihre Aufgaben und Verpflichtungen auf
Der erste Schritt ist die Erstellung einer aktionsliste mit all Ihren Aufgaben und Verpflichtungen. Viele Menschen machen den Fehler, ihre Aufgabenliste im Kopf zu behalten und sich nicht die Mühe zu machen, sie aufzuschreiben oder zu ordnen, was dazu führt, dass sie sie vergessen oder sich überfordert fühlen.
Es ist an der Zeit, intelligenter zu arbeiten und ein besseres System zu schaffen. Nehmen Sie sich die Zeit und schreiben Sie alles auf, was Sie zu tun haben. Achten Sie darauf, dass Sie sowohl große als auch kleine Aufgaben aufschreiben, und notieren Sie auch alle Fristen oder zeitkritischen Punkte. Sobald Sie alles aufgeschrieben haben, können Sie mit der entsprechenden Organisation beginnen.
Ein Aufgabenmanagement-Tool wie ClickUp kann Ihnen dabei helfen, alle Ihre Aufgaben an einem Ort zu verwalten und im Blick zu behalten. Es bietet mehrere Möglichkeiten zur Auflistung und Ansicht Ihrer ClickUp-Aufgaben wie z. B. Liste, Pinnwand, Kalender und Zeitleiste, damit Sie Ihre Aufgaben möglichst effizient und effektiv sehen können.
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Sie können auch die Vorteile nutzen von ClickUp's Vorlage für die tägliche Aufgabenliste -eine einfache Routine digitaler Planer tracker, der Ihnen hilft, Ihre Gewohnheiten zu entwickeln und Ihre Pläne in die Tat umzusetzen. Laden Sie die Vorlage für die tägliche To-Do-Liste herunter
Schritt 2: Notieren Sie Ihre Hindernisse und Herausforderungen
Nun, da Sie eine Liste all Ihrer Aufgaben haben, ist es an der Zeit, sich jede einzelne Aufgabe genauer anzusehen. Notieren Sie für jede Aufgabe mögliche Hindernisse oder Herausforderungen, auf die Sie stoßen könnten. Dazu können Dinge wie fehlende Ressourcen, schwierige Fristen oder schwierige Mitarbeiter gehören. Auch ein Mangel an Motivation sollte notiert werden, da er Ihre Produktivität erheblich beeinträchtigen kann.
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Wenn Sie sich die Zeit nehmen, diese Herausforderungen im Voraus zu erkennen, können Sie Strategien entwickeln, um sie zu bewältigen. Wenn Sie z. B. wissen, dass Sie eine schwierige Frist einhalten müssen, können Sie mit der Arbeit an der Aufgabe früher beginnen. Oder wenn Sie wissen, dass es Ihnen an Motivation mangeln wird, können Sie die Aufgabe in kleinere, leichter zu bewältigende Schritte aufteilen.
Bevor Sie Ihren Produktivitätsplan entwerfen, müssen Sie sich einen Überblick darüber verschaffen, wie Sie Ihre Zeit derzeit verbringen. Dazu müssen Sie Ihre Zeit mindestens eine Woche lang aufzeichnen. Erfassen Sie die Zeit für jede wichtige Aufgabe, die Sie an einem Tag erledigen, sowohl für berufliche als auch für private Aufgaben.
Schritt 3: Erfassen Sie Ihre Zeit
Es ist auch eine gute Idee, die Zeit aller zeitraubenden Aktivitäten zu erfassen, die Sie ausüben, wie z. B. die Nutzung sozialer Medien. Auf diese Weise erhalten Sie ein besseres Verständnis Ihrer Produktivitätsmuster und erfahren, wie Sie Ihre Zeit sinnvoll nutzen können.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie ihre Zeit verfolgen . Sie können eine einfache Methode mit Stift und Papier verwenden, indem Sie die Zeit, die Sie begonnen haben, aufschreiben, oder Sie verwenden ein produktivitätswerkzeug mit einer Zeitschaltuhr, um den Prozess zu vereinfachen, zu automatisieren und stets konsistent zu halten.
Erfassen Sie die Zeit, legen Sie Schätzungen fest, fügen Sie Notizen hinzu und sehen Sie sich Berichte über Ihre Zeit von überall aus mit dem Global Timer von ClickUp an ClickUp's Global Time Tracker ist eine großartige Option, da sie einfach zu bedienen ist und Berichte über die von Ihnen erfasste Zeit speichert.
Schritt 4: Analysieren Sie, wohin Ihre Zeit geht
Wie viel Zeit verbringen Sie mit diesen Aktivitäten? Gibt es eine Möglichkeit, diese Tätigkeiten einzuschränken oder ganz aus dem Tagesablauf zu streichen?
Wenn Sie Ihre Zeit eine Woche lang erfasst haben, ist es an der Zeit, die Informationen zu analysieren. Schauen Sie sich an, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe aufwenden und wie diese Zeit über den Tag verteilt ist. So erhalten Sie einen guten Überblick über Ihre aktuellen Produktivitätsmuster, einschließlich aller zeitraubenden Aktivitäten und Verhaltensweisen.
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Achten Sie auch auf Produktivitätsschwächen, die Sie im Laufe des Tages haben. Neigen Sie dazu, am Nachmittag die Konzentration zu verlieren? Wenn ja, können Sie Aufgaben, die in dieser Zeit erledigt werden müssen, auf einen anderen Teil des Tages verschieben?
Schritt 5: Entwickeln Sie eine Strategie
Jetzt, da Sie Ihre Produktivitätsmuster gut kennen, ist es an der Zeit, eine Strategie zu entwickeln, um Ihre Produktivität zu steigern. Es gibt viele Methoden, die Sie dafür einsetzen können, und es ist wichtig, dass Sie eine finden, die für Sie am besten funktioniert.
Für manche besteht die Strategie einfach darin, sich auf eine Aufgabe nach der anderen zu konzentrieren oder ihre gesamte Arbeit zu einer bestimmten Tageszeit zu erledigen. Für andere beinhaltet sie die Einbeziehung eines zeitmanagement-Technik oder eine projektmanagement-Tool .
Pomodoro-Technik
Eine der beliebtesten Zeitmanagementmethoden ist die Pomodoro-Technik . Bei dieser Technik arbeitet man 25 Minuten an einer Aufgabe und macht dann eine fünfminütige Pause. Nach vier Pomodoro-Sitzungen legen Sie eine längere Pause von 20-30 Minuten ein. Die Idee hinter dieser Technik ist, dass Sie durch regelmäßige Pausen konzentriert bleiben und ein Burnout vermeiden können.
Um diese Technik anzuwenden, brauchen Sie einen Timer, der Ihre Arbeits- und Pausenzeiten festhält. Es gibt viele Pomodoro-Timer im Internet, oder Sie können einen einfachen Küchentimer verwenden.
Eisenhower-MatrixDie Eisenhower-Matrix
ist eine Produktivitätstechnik, die Ihnen hilft, Ihre Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen. Diese Technik wurde vom ehemaligen Präsidenten Dwight D. Eisenhower entwickelt und ist auch als Dringend-Wichtig-Matrix bekannt. Sie wurde von dem Produktivitätsexperten Stephen Covey in seinem Buch The 7 Habits of Highly Effective People bekannt gemacht und wird seitdem von Millionen von Menschen genutzt.
Um diese Technik anzuwenden, müssen Sie zunächst Ihre Aufgaben identifizieren. Danach können Sie sie in einen der folgenden Quadranten einordnen:
Erstellen Sie Ihre eigene Eisenhower-Matrix und kategorisieren Sie Ihre Aufgaben in ClickUp Whiteboards
🟢 Quadrant 1: Dringend und wichtig (Do)
Diese Aufgaben müssen sofort erledigt werden und sind von größter Wichtigkeit. Beispiele für Aufgaben, die in diese Kategorie fallen, sind die Einhaltung von Fristen, das Löschen von Bränden usw.
🔵 Quadrant 2: Wichtig, aber nicht dringend (Entscheiden)
Dies sind wichtige Aufgaben, die aber nicht sofort erledigt werden müssen. Dies sind die Aufgaben, auf die Sie sich konzentrieren sollten, da sie Ihnen helfen können, Krisen in der Zukunft zu vermeiden. Beispiele für Aufgaben, die in diese Kategorie fallen, sind Planung, Strategieentwicklung usw.
🟡 Quadrant 3: Dringend, aber nicht wichtig (Delegieren)
Dies sind Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen, aber nicht wichtig sind. Es handelt sich im Allgemeinen um Ablenkungen, die warten können und nicht viel Zeit in Anspruch nehmen sollten. Beispiele für Aufgaben, die in diese Kategorie fallen, sind das Abrufen von E-Mails, das Entgegennehmen von Telefonanrufen usw.
🔴 Quadrant 4: Nicht dringend und nicht wichtig (Löschen)
Dies sind Aufgaben, die nicht dringend und nicht wichtig sind. Sie können in der Regel ganz von Ihrer Aufgabenliste gestrichen werden. Beispiele für Aufgaben, die in diese Kategorie fallen, sind im Internet surfen, fernsehen usw.
Ivy-Lee-Methode Die Ivy-Lee-Methode ist eine Produktivitätstechnik, die Anfang des 20. Jahrhunderts von der Effizienz-Expertin Ivy Lee entwickelt wurde. Es ist eine sehr einfache, aber effektive Technik, bei der Sie Ihre sechs wichtigsten Aufgaben für den Tag aufschreiben und sich dann auf eine Aufgabe nach der anderen konzentrieren, bis sie erledigt ist.
Um diese Technik anzuwenden, müssen Sie einfach Ihre sechs wichtigsten Aufgaben für den Tag aufschreiben, bevor Sie zu Bett gehen. Wenn Sie dann aufwachen, beginnen Sie mit der ersten Aufgabe und gehen erst dann zur nächsten Aufgabe über, wenn die erste erledigt ist.
Das mag wie eine einfache Technik erscheinen, aber sie ist tatsächlich sehr effektiv, wenn es darum geht, sich zu konzentrieren und Dinge zu erledigen. Sie können diese Methode in ClickUp üben; verwenden Sie ClickUp's Get Things Done Vorlage um Ihnen einen Rahmen zu geben, mit dem Sie beginnen und den Sie an Ihren Arbeitsstil und Ihre persönlichen Vorlieben anpassen können.
Die Getting Things Done (GTD) Die auf dem GTD-System von David Allen basierende Vorlage hilft Ihnen bei der Organisation von Aufgaben und Projekten, indem sie diese aufzeichnet und in umsetzbare Arbeitselemente aufteilt. Mehr Informationen GTD-Vorlagen! Laden Sie die Vorlage "Get Things Done" herunter
Schritt 6: Experimentieren und überarbeiten Sie nach Bedarf
Unabhängig davon, welche Technik Sie ausprobieren, ist es wichtig, zu experimentieren und sie bei Bedarf zu überarbeiten, bis Sie diejenige gefunden haben, die für Sie am besten funktioniert. Wahrscheinlich werden Sie nicht sofort die perfekte Strategie finden. Daher ist es wichtig, geduldig zu sein und immer wieder neue Dinge auszuprobieren, bis Sie einen Produktivitätsplan gefunden haben, der für Sie am besten funktioniert.
Seien Sie geduldig, seien Sie hartnäckig und experimentieren Sie so lange, bis Sie eine Strategie gefunden haben, die Ihre Effizienz steigert und mehr Ausgeglichenheit in Ihr Leben bringt.
Schritt 7: Verwenden Sie Projektmanagement-Tools, um Ihre Aufgaben jederzeit im Blick zu behalten und zu organisieren
Zum Glück können wir heutzutage Projektmanagement-Tools einsetzen, um unsere Produktivität zu steigern. Eines der besten Produktivitäts-Tools ist ClickUp. ClickUp kann Ihnen bei allen sechs vorangegangenen Schritten helfen, von der Organisation von Aktionslisten bis hin zu zeiterfassung .
Projektmanagement-Tools sind unerlässlich, um den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten und sicherzustellen, dass Sie alles im Griff haben. Mit einem Tool wie ClickUp können Sie sicherstellen, dass Ihre Aufgaben immer sichtbar und organisiert sind, was es Ihnen leichter macht, produktiv zu bleiben. Jetzt, wo Sie wissen wie Sie produktiver sein können ist es an der Zeit, Ihr Wissen in die Tat umzusetzen.
Sie können zum Beispiel eine 2×2 Produktivitätsmatrix in ClickUp erstellen um Ihnen bei der Priorisierung und Organisation von Aufgaben zu helfen. Wenn Sie also Schwierigkeiten haben, Ihren Produktivitätsplan zu entwickeln oder einzuhalten, sollten Sie die Produktivitätswerkzeuge von ClickUp nutzen.
Verwenden Sie das 2×2 Prioritätsmatrix-Whiteboard, um Ihre Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Priorität zu ordnen Laden Sie die Vorlage für die 2×2-Prioritätsmatrix herunter
Erstellen Sie heute einen Produktivitätsplan
Die Erstellung eines Produktivitätsplans ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Effizienz zu steigern und in kürzerer Zeit mehr zu erreichen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, einen Produktivitätsplan zu erstellen, können Sie sich besser konzentrieren, Ihren Stresspegel senken und mehr über sich selbst als Arbeitnehmer erfahren.
Es kann einige Zeit dauern, bis Sie ein System für eine Aufgabenliste gefunden haben, das für Sie geeignet ist. Sobald Sie jedoch eine Produktivitätsmethode gefunden haben, die am besten funktioniert, werden Sie sich besser vorbereitet und ausgeglichener fühlen und Ihre Tage besser im Griff haben.
Und mit Hilfe der richtigen Aufgabenmanagement-Tools und To-Do-Listen-Software wie ClickUp erhalten Sie Zugang zu kostenlosen vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern und Ihre Produktivität steigern sowie Hunderte von anpassbaren Funktionen, mit denen Sie die Plattform so konfigurieren können, dass sie Ihren Arbeitsablauf optimal unterstützt. Tools wie ClickUp können Ihnen helfen, effektive Produktivitätspläne zu erstellen, tägliche Aufgaben zu verwalten und die betriebliche Planung zu verbessern - die Liste ist lang.
Geben Sie also nicht auf, probieren Sie immer wieder neue Dinge aus, und schließlich werden Sie einen Produktivitätsplan finden, der für Sie am besten funktioniert. Testen Sie ClickUp heute kostenlos Gastautor:_
Dave Lavinsky
ist der Präsident und Mitbegründer von Growthink. In den letzten 20 Jahren, _
Growthink
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