Unsere Umfrage zur KI-Nutzung zeigt, dass 88 % der Befragten KI-Tools bei der Arbeit nutzen. Allerdings nutzen nur 12 % tatsächlich die in Produktivitätstools integrierten KI-Features.
Warum? Weil diesen eigenständigen KI-Tools der Kontext fehlt, um Sie bei Ihrer Arbeit zu unterstützen.
Dies ist ein klassischer Fall von „KI-Wildwuchs“: Teams nutzen mehrere KI-Tools, die weder Kontext noch Speicher noch Workflows miteinander teilen. Anstatt die Arbeit zu beschleunigen, führt KI-Wildwuchs zu fragmentierten Ergebnissen, wiederholten Abfragen und einem höheren Zeitaufwand für das Zusammenführen der Erkenntnisse.
Einfach ausgedrückt:❗️Sie sind von den Workflows und Daten isoliert, die die täglichen Aufgaben bestimmen❗️Diese Entkopplung hat als Ergebnis fragmentierte Erfahrungen und einen begrenzten Wert
ClickUp Brain, der KI-Assistent von ClickUp, wurde entwickelt, um genau diese allzu bekannten Situationen zu bewältigen. Er übernimmt die Routineaufgaben, damit Sie sich auf Entscheidungen statt auf Kleinigkeiten konzentrieren können.
Benötigen Sie ein Projektprotokoll auf der Grundlage der Diskussionen aus dem Meeting der letzten Woche? In Sekundenschnelle erledigt. Unübersichtliche Besprechungsnotizen? Mühelos geordnet. Stapeln sich die Aufgaben? Sofort priorisiert. Und das alles, ohne eine weitere Registerkarte öffnen und Ihre Arbeit noch einmal von Grund auf erklären zu müssen!
Möchten Sie erfahren, wie Sie mit ClickUp AI Ihren Arbeitstag zu einem Erfolgserlebnis statt zu einer Plackerei machen können? In diesem Blogbeitrag erfahren Sie alles darüber.
⏰TL;DR: Wie ClickUp AI die Produktivität und die Effizienz von Workflows steigert
1. Was ist ClickUp AI (ClickUp Brain)?ClickUp AI ist ein integrierter, kontextbezogener Assistent, der direkt in Ihren Workspace eingebunden ist und Ihnen hilft, schneller zu schreiben, Aufgaben zu automatisieren und sofort Antworten zu erhalten, ohne zwischen verschiedenen tools wechseln zu müssen.
2. Wie verbessert ClickUp AI die Effizienz der täglichen Workflows?Es fasst lange Dokumente zusammen, erstellt Aufgaben, entwirft Inhalte, ruft Projektkontext ab und führt Automatisierungen für wiederkehrende Aufgaben durch – wodurch Teams jede Woche viele Stunden manuellen Aufwands einsparen.
3. Was sind die leistungsstärksten ClickUp AI-Funktionen für die tägliche Arbeit?Der KI-Schreibassistent, der KI-Wissensmanager und der KI-Projektmanager helfen Teams dabei, Inhalte zu entwerfen, Informationen sofort zu finden und Aufgaben im Projektmanagement zu automatisieren.
4. Wie hilft Ihnen ClickUp AI dabei, bei komplexen Projekten den Überblick zu behalten?Es erstellt Aufgaben aus Kommentaren, priorisiert Aufgaben, fasst Threads zusammen, identifiziert Hindernisse und generiert StandUp-Meetings oder Berichte, damit Sie den Fortschritt stets im Blick behalten.
5. Warum sollten Sie ClickUp AI gegenüber eigenständigen KI-Tools bevorzugen?Eigenständigen Tools fehlt der Kontext des Workspaces. ClickUp AI versteht Ihre Aufgaben, Dokumente, Meetings und Workflows – und liefert innerhalb von Sekunden relevante, umsetzbare Erkenntnisse.
Was ist ClickUp AI?
ClickUp AI, auch bekannt als ClickUp Brain, ist Ihr integrierter Assistent für Produktivität, der Ihre Arbeit schneller und einfacher macht – ganz ohne den Aufwand, den eigenständige KI-Tools mit sich bringen . Da es vollständig in ClickUp integriert ist, versteht es die Aufgaben, Dokumente und Workflows Ihres Teams und liefert Ihnen so in Echtzeit intelligentere Vorschläge.
Dank automatisierter Zusammenfassungen und der Automatisierung von Workflows verbringen Sie weniger Zeit mit Routineaufgaben und haben mehr Zeit für das, was wirklich zählt. Kurz gesagt: ClickUp AI passt sich Ihrer Arbeitsweise an. Ganz gleich, ob Sie Marketinginhalte entwerfen, Ideen sammeln oder komplexe Projekte zusammenfassen – ClickUp AI liefert Ihnen maßgeschneiderte Einblicke, die Sie voranbringen.
ClickUp bietet Ihnen außerdem ClickUp Brain MAX – den KI-gestützten Desktop-Begleiter der nächsten Generation, der Ihnen dabei hilft, smarter statt härter zu arbeiten. Als Teil der KI-Features von ClickUp bringt Brain MAX erweiterte Such-, Automatisierungs- und Sprachsteuerungsfunktionen direkt auf Ihren Bildschirm – ein Muss für alle, die ihre Produktivität und Effizienz steigern möchten.
⭐ ClickUp Brain MAX: Der Game-Changer
Brain Max ist nicht nur ein weiterer KI-Chatbot – es ist eine vollständig integrierte Engine für die Produktivität, die speziell für den modernen Workspace entwickelt wurde. Ganz gleich, ob Sie Projekte verwalten, mit Teams zusammenarbeiten oder mehrere Tools gleichzeitig nutzen: Brain Max hilft Ihnen dabei, konzentriert und effizient zu bleiben und der Zeit immer einen Schritt voraus zu sein.
Das bietet Ihnen die Lösung:
- Enterprise-KI-Suche: Durchsuchen Sie sofort ClickUp, das Internet und verbundene Apps wie Google Drive, Figma, GitHub und SharePoint. Finden Sie Aufgaben, Dokumente, Dateien und sogar spezifische Details, die tief in Ihrem Arbeitsbereich verborgen sind – alles von einem Ort aus.
- KI-gestützte Aktionen: Bitten Sie Brain Max in natürlicher Sprache, Dokumente zusammenzufassen, Aufgaben zu erstellen, Meetings zu planen, Inhalte zu generieren oder Updates zu veröffentlichen. Die KI versteht den Kontext und kann direkt in ClickUp Maßnahmen ergreifen.
- Sprach-zu-Text : Arbeiten Sie freihändig mit der KI-gestützten Sprach-zu-Text-Funktion. Diktieren Sie Aufgaben, Nachrichten oder Abfragen, und Brain Max transkribiert und führt sie aus – perfekt für Multitasking oder wenn Sie unterwegs sind.
- Verbundene Apps: Integrieren Sie Ihre bevorzugten Tools und suchen Sie in allen gleichzeitig, ohne zwischen den Registerkarten wechseln zu müssen. Brain Max bündelt Ihre gesamte Arbeit für einen wirklich einheitlichen Workflow.
- Verschiedene KI-Modelle: Wählen Sie aus führenden KI-Modellen wie ClickUp Brain, ChatGPT, Claude und Gemini das für Ihre Anforderungen am besten geeignete aus der Auswahl aus.
Was sind die leistungsstärksten Features von ClickUp AI für die tägliche Arbeit?
ClickUp AI steigert die Produktivität, indem es das Schreiben optimiert, den Zugriff auf Wissen verbessert und das Projektmanagement durch Automatisierung erleichtert – und das alles direkt in Ihrem Workspace. Hier finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Funktionen:
- KI-Schreibassistent: Erstellt Entwürfe, durchführt die Bearbeitung und formatiert Inhalte – darunter E-Mails, Notizen, Berichte und Blogbeiträge –, korrigiert dabei Grammatikfehler, passt den Ton an und fasst lange Dokumente zusammen.
- KI-Knowledge Manager: Ruft sofort wichtige Details aus Aufgaben, Dokumenten und früheren Diskussionen ab, sodass Sie keine Zeit damit verschwenden, Threads, Dateien oder Meetings nach Kontextinformationen zu durchsuchen.
- KI-Projektmanager: Automatisiert Projektaufgaben – wie das Erstellen von Unteraufgaben, das Verfassen von Updates, das Festlegen von Prioritäten und das Vorhersagen von Zeitplänen –, sodass die Arbeit ohne manuellen Aufwand voranschreitet.
Nutzen Sie ClickUp AI, um Routineaufgaben zu reduzieren, sich schneller einen Überblick zu verschaffen und Projekte übersichtlicher und effizienter zu verwalten.
KI ist in jedem Aspekt von ClickUp integriert, von Ihren benutzerdefinierten Feldern bis hin zur Automatisierung. Wenn wir jedoch drei der wichtigsten Funktionen herausgreifen müssten, würden wir Folgendes empfehlen:
1. Wie hilft Ihnen der KI-Schreibassistent dabei, schneller zu arbeiten?
Kommen Sie bei einem Entwurf nicht weiter? ClickUp Brain hilft Ihnen beim Verfassen, der Bearbeitung und der Übersetzung verschiedener Arten von Inhalten, wie beispielsweise Meeting-Notizen, E-Mails oder Blogbeiträge. Außerdem kann es:
- Korrigieren Sie Rechtschreibung und Grammatik, passen Sie den Ton an und lassen Sie sich Ideen liefern, wenn Ihnen gerade keine einfallen
- Fassen Sie lange Dokumente im Handumdrehen zusammen
- Formatieren Sie Inhalte so, dass sie klar und strukturiert bleiben
- Erstellen Sie Tabellen für strukturierte Daten
- Erstellen Sie wiederverwendbare KI-Vorlagen, um projektübergreifend für Konsistenz zu sorgen
2. Was leistet der KI-Wissensmanager von ClickUp AI?
ClickUp Brain ist wie eine digitale Gedächtnisbank. Es durchsucht Ihren Workspace im Handumdrehen und ruft die richtigen Informationen ab, wie zum Beispiel Projektdetails, Notizen zu Meetings oder Kundenanfragen.
Nehmen wir an, Sie befinden sich gerade in einem Meeting:
- Bitten Sie ClickUp Brain, wichtige Entscheidungen und relevante Daten aus früheren Diskussionen abzurufen, ohne zwischen den Registerkarten wechseln zu müssen
- Wenn ein Client nach dem aktuellen Status des Projekts fragt, können Sie ClickUp Brain bitten, schnell den neuesten Status des Projekts und die wichtigsten Meilensteine abzurufen.
- Nutzen Sie ClickUp Brain, um komplexe Dokumente automatisch zusammenzufassen
📮ClickUp Insight: Wir haben kürzlich festgestellt, dass etwa 33 % der Wissensarbeiter täglich 1 bis 3 Personen anschreiben, um die benötigten Hintergrundinformationen zu erhalten.
Aber was wäre, wenn Sie alle Informationen dokumentiert und sofort verfügbar hätten? Mit dem KI-Wissensmanager von ClickUp Brain an Ihrer Seite gehört der Kontextwechsel der Vergangenheit an. Stellen Sie einfach direkt aus Ihrem Workspace eine Frage, und ClickUp Brain ruft die Informationen aus Ihrem Workspace und/oder verbundenen Drittanbieter-Apps ab!
3. Wie automatisiert der KI-Projektmanager die Ausführung von Workflows?
Hätten Sie lieber einen persönlichen Projektmanager, der Ihre Projekte ohne manuellen Aufwand am Laufen hält? Der KI-Projektmanager von ClickUp revolutioniert die Produktivität, indem er Projektmanagementaufgaben automatisiert und Workflows vereinfacht. Von der Erstellung von Standup-Meetings, Aufgaben-Updates und Unteraufgaben bis hin zur Erstellung detaillierter Projektpläne und der Nachverfolgung des Fortschritts sorgt er dafür, dass nichts unter den Tisch fällt.
Es kann Ihnen dabei helfen:
- Aufgabenzuweisung: Nutzen Sie das KI-Feature zur Aufgabenzuweisung, um Unteraufgaben vorzuschlagen und zuzuweisen
- Aufgabenpriorisierung: Nutzen Sie „KI Prioritize“, um Aufgaben anhand ihrer Prioritäten effektiv zu organisieren und zu verwalten oder um Erkenntnisse für eine bessere Entscheidungsfindung zu gewinnen.
- Zeitleiste-Prognosen: Unterstützung bei der Erstellung detaillierter Projektpläne und Zeitleisten mithilfe von Eingabeaufforderungen und Verlaufsdaten
➡️ Weiterlesen: ClickUp AI vs. Notion AI: Welches KI-Tool ist das beste?
Wie setzen Sie ClickUp AI in Ihrem täglichen Workflow ein?
ClickUp AI arbeitet direkt in Ihrem Arbeitsbereich und automatisiert Routineaufgaben, beantwortet Fragen, fasst Updates zusammen und optimiert die Kommunikation. Von der Umwandlung von Chats und Dokumenten in Aufgaben über das Verfassen von Inhalten und das Transkribieren von Meetings bis hin zum Erstellen von Automatisierungen – ClickUp AI reduziert den manuellen Aufwand im gesamten Arbeitsalltag. Darüber hinaus liefert es rollenspezifische Einblicke und ermöglicht eine intelligente Terminplanung über seinen KI-gestützten Kalender. Das Ergebnis sind eine schnellere Umsetzung, klarere Prioritäten und konzentrierteres Arbeiten – ganz ohne Wechsel zwischen verschiedenen Tools.
So kann der KI-Assistent von ClickUp AI dazu beitragen, Ihre Produktivität während des Arbeitstages zu steigern:
👉🏽 Hinweis: Sie können ClickUp AI kostenlos nutzen, allerdings mit gewissen Limiten bei den Features. Für erweiterte KI-Funktionen entscheiden Sie sich für einen kostenpflichtigen Plan – bereits ab 7 US-Dollar pro Monat.
1. Wo finden Sie ClickUp AI innerhalb der Plattform?
ClickUp Brain ist plattformweit integriert. Das bedeutet, dass Sie von praktisch jedem Bereich der Plattform aus auf die KI zugreifen können. So geht’s:
- Zugriff über die Symbolleiste: Das ClickUp AI-Symbol befindet sich immer in der Symbolleiste und steht Ihnen sofort zur Verfügung.
- „KI fragen“-Schaltfläche: Verfügbar in Aufgaben, Dokumenten, Kommentaren und beim Chatten, sodass Sie der KI genau dort Fragen stellen können, wo Sie sie brauchen
- Schwebendes KI-Symbol: Wenn Sie sich gerade nicht in einer Aufgabe oder einem Dokument befinden, achten Sie auf das KI-Symbol in der unteren rechten Ecke, um schnell darauf zuzugreifen, ohne den Bildschirm wechseln zu müssen.
⚠️ Du weißt nicht, was du fragen sollst? ClickUp AI enthält vorgefertigte Eingabeaufforderungen, die dir den schnellen Einstieg erleichtern. Du musst dich nicht mit Prompt Engineering auseinandersetzen. Wähle eine Eingabeaufforderung aus, passe sie an und überlasse der KI die Arbeit, die zu erledigen ist.
2. Wie kann ClickUp AI Aufgaben für Sie erstellen und verwalten?
ClickUp Brain generiert Aufgaben sofort aus Dokumenten, Kommentaren, Posteingang-Kommentaren, Chat-Nachrichten und sogar Whiteboards.
Bewegen Sie den Mauszeiger über einen beliebigen Kommentar oder eine Nachricht und wählen Sie das ClickUp AI-Symbol aus. Klicken Sie anschließend auf „Aufgabe mit KI erstellen“.
ClickUp Brain kann Ihnen dabei helfen:
✅ Erstellen Sie die Aufgabe in der richtigen Liste und im richtigen Space
✅ Verfassen Sie einen klaren, aussagekräftigen Titel und eine Beschreibung
✅ Mit dem ursprünglichen Thread für Kommentare verknüpfen
ClickUp Brain entwirft außerdem Aufgabenbeschreibungen, damit Ihr Team genau weiß, was zu erledigen ist.
Außerdem teilt es große Aufgaben in Unteraufgaben auf. Öffnen Sie einfach die Aufgabe und klicken Sie unter dem Titel der Aufgabe auf die Option „Unteraufgaben generieren“. Sie können jede Unteraufgabe umbenennen und unerwünschte Unteraufgaben deaktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen daneben deaktivieren.
3. Kann ClickUp AI Fragen zu Ihren Aufgaben und Dokumenten beantworten?
Anstatt sich durch endlose Aufgaben zu wühlen, während Sie mehrere Projekte, Teams oder Beteiligte verwalten, ermöglicht ClickUp Brain Projektmanagern, sofortige Antworten in Echtzeit auf der Grundlage von Aufgabendaten zu erhalten.
Es ist das perfekte Feature, um dringende Arbeiten mit den übergeordneten Zielen in Einklang zu bringen. 🔭
📌 Beispiel-Befehle:
- Was sind die dringendsten Aufgaben in meinen Projekten?
- Auf welche Termine sollte ich mich heute konzentrieren?
- Welche Aufgaben sind überfällig?
- Welche Aufgaben sind noch offen und meinem Team zugewiesen?
4. Wie fasst ClickUp AI Aufgaben, Dokumente und Threads zusammen?
Langwierige Aufgaben, endlose Dokumente und endlose Threads mit Kommentaren machen es schwer, das Wesentliche zu finden. ClickUp Brain fasst die wichtigsten Punkte sofort zusammen, sodass Sie die wichtigsten Updates erhalten – ganz ohne Scrollen.
Ein Beispiel: Ein Projekt-Update wird veröffentlicht, und plötzlich gibt es über 30 Kommentare, in denen über ein Hindernis diskutiert wird. Termine, Entscheidungen und Maßnahmen? Wichtige Details wie Termine und Maßnahmen gehen dabei unter. Um das zu beheben, klicken Sie auf Mit KI zusammenfassen, und innerhalb von Sekunden erhalten Sie:
✅ Projektübersicht
✅ Wichtige Entscheidung getroffen
✅ Nächste Schritte
✅ Zu erledigende Elemente
Außerdem kannst du ClickUp Brain dazu auffordern:
- Hindernisse, Risiken und Prioritäten identifizieren: Fassen Sie Ihre Aufgaben zusammen, um zu erkennen, was den Fortschritt behindert
- Dokumente mühelos zusammenfassen: Die KI erstellt eine Zusammenfassung der Dokumente und fügt diese als Untertitel des Dokuments ein, damit Sie sie leicht nachschlagen können.
- Fortschritt sofort verfolgen: Von der KI generierte Updates zeigen innerhalb von Sekunden Änderungen bei den Prioritäten der Aufgaben, den Fälligkeitsdaten und der Zusammenarbeit im Team an
- Chat-Nachrichten oder Updates aus Kanälen zusammenfassen: Bitten Sie die KI, Sie über die Updates eines bestimmten Zeitraums auf den neuesten Stand zu bringen.
📌 Beispiel-Befehle:
- Fassen Sie die neuesten Informationen zur Aufgabe „Neugestaltung der Website“ zusammen.
- Fassen Sie dieses Dokument mit den Produktanforderungen zu den wichtigsten Entscheidungen und Maßnahmen zusammen.
- Gib mir einen kurzen Überblick über den Fortschritt dieses Sprints.
- Fassen Sie zusammen, was sich bei dieser Aufgabe in der vergangenen Woche geändert hat.
5. Kann ClickUp AI E-Mails, Berichte und Blogbeiträge verfassen?
Das Verfassen von Mitteilungen kostet Zeit, und die Überarbeitung im Hinblick auf Klarheit erhöht Ihre Workload zusätzlich.
ClickUp Brain beschleunigt diesen Prozess, indem es strukturierte Entwürfe, Zusammenfassungen und Berichte entsprechend Ihren Anforderungen erstellt. Verfeinern Sie den von der KI generierten Text, anstatt ganz von vorne anzufangen.
So funktioniert es:
- E-Mails: Erstellen Sie professionelle E-Mails für Projekt-Updates, die Kommunikation mit Clients oder interne Nachrichten
- Blogbeiträge: Erstellen Sie Gliederungen oder vollständige Entwürfe auf der Grundlage spezifischer Vorgaben
- Berichte: Gewinnen Sie wichtige Erkenntnisse aus Diskussionen oder Daten und geben Sie ihnen ein Format in strukturierten Berichten
- Meeting-Notizen: Fassen Sie die Schlüssel-Erkenntnisse aus Meetings als Referenz zusammen
- Bearbeitung und Umschreibung: Bitten Sie die AI, den Entwurf zu verfeinern oder ihn durch Aufzählungspunkte, Zwischenüberschriften und kürzere Absätze übersichtlicher zu gestalten.
📌 Beispiel-Befehle:
- Entwerfen Sie eine E-Mail, in der Sie die Beteiligten über die Zeitleiste des Projekts auf den neuesten Stand bringen.
- Fassen Sie die Inhalte des Meetings in konkrete Elemente zusammen.
- Erstellen Sie eine Gliederung für einen Blogbeitrag zum Thema „Steigerung der Produktivität am Arbeitsplatz“.
6. Wie unterstützt ClickUp AI die Übersetzung und Lokalisierung?
Die Kommunikation mit globalen Teams und Kunden ist schwierig, wenn Inhalte an verschiedene Sprachen und kulturelle Kontexte angepasst werden müssen.
ClickUp Brain fungiert als Ihr KI-gestützter Übersetzer. Derzeit unterstützt es 12 Sprachen, darunter Englisch, Französisch, Spanisch, Deutsch, Koreanisch, Arabisch und weitere.
Sie können:
- Wandeln Sie E-Mails und Dokumente mit einem einzigen Klick in mehrere Sprachen um
- Passen Sie Tonfall, Formulierungen und kulturelle Nuancen an verschiedene Zielgruppen an
📌 Beispiel-Befehle:
- Übersetzen Sie dieses Update für Clients in einen formellen Tonfall ins Spanische.
- Übersetzen Sie diesen Marketing-E-Mail-Text bzw. diesen Anzeigentext ins Französische und achten Sie dabei auf einen umgangssprachlichen Stil.
- Lokalisieren Sie diesen Produktleitfaden für deutsche Kunden.
7. Kann ClickUp AI Meetings und Sprachnotizen transkribieren?
Sie sitzen in einem Meeting, machen unterwegs Sprachnotizen oder erhalten ein Audio-Update von einem Teamkollegen. Später müssen Sie den Clip mehrmals abspielen, um wichtige Details zu erfassen – ein langwieriger und frustrierender Vorgang.
ClickUp Brain kann Sprachaufnahmen ganz einfach transkribieren und in Text umwandeln, sodass Sie die Info bequem überprüfen, durchführen und freigeben können.
Sie können die KI auch erneut befragen, um genau die Informationen zu erhalten, die Sie benötigen. Fragen Sie zum Beispiel: Enthalten diese Meeting-Notizen irgendwelche Aufgaben für mich oder mein Team?
🎤 Einige praktische Anwendungsbeispiele:
- Meeting-Aufzeichnungen: Transkribieren Sie Diskussionen in Notizen und Aktionspunkte
- Brainstorming-Sitzungen: Erfassen und strukturieren Sie Schlüssel-Ideen aus mündlichen Notizen
- Client-Feedback: Wandeln Sie mündliche Erkenntnisse in umsetzbare Empfehlungen um
8. Wie liefert ClickUp AI rollenspezifische Antworten?
Um relevante Updates, Berichte und Erkenntnisse für verschiedene Beteiligte zu finden, muss man oft endlose Datenmengen durchforsten.
ClickUp Brain macht das für Sie ganz einfach. Es greift auf Ihren Profiltitel zurück, durchsucht die Dokumente und Aufgaben in Ihrem ClickUp-Workspace, auf die Sie Zugriff haben, und filtert nur die relevantesten Erkenntnisse heraus – damit Sie genau das erhalten, was Sie brauchen.
Das überprüft die KI für jede Rolle:
🚀 Projektmanager im Projektmanagement: Aufgaben und Berichte, die potenzielle Engpässe aufzeigen
👥 Teamleiter: Ausstehende Aufgaben und deren Mitarbeiter
📊 Führungskräfte: Klarer Überblick über Leistungen und Termine
💬 Vertriebsteams: Tickets und Kommentare zur Identifizierung häufiger Probleme
💻 Entwickler: Offene Probleme und deren Einstufung nach Dringlichkeit
➡️ Weiterlesen: So nutzen Sie KI für mehr Effizienz am Arbeitsplatz
9. Kann ClickUp AI Automatisierungen anhand von natürlicher Sprache erstellen?
Das Letzte, was Sie als Teamleiter zu erledigen haben, ist, einfache Aufgaben, die täglich, wöchentlich oder regelmäßig anfallen, manuell zu aktualisieren.
Der intuitive KI-Builder von ClickUp erledigt das für Sie. Geben Sie einfach in einfacher Sprache ein, was Sie benötigen, und ClickUp Brain konfiguriert die Automatisierung für jeden Space, jeden Ordner und jede Liste.
📌 Einige Beispiele für Automatisierung :
- Aufgabenfortschritt: Wenn eine Aufgabe als „Fertiggestellt“ markiert ist, verschieben Sie sie in den Status „Überprüfung“ und weisen Sie sie der Qualitätssicherung zu.
- Nachverfolgung des Projekts: Den Status des Projekts automatisch aktualisieren, sobald 80 % der Aufgaben fertiggestellt sind
- Team-Benachrichtigungen: Senden Sie eine Slack-Benachrichtigung, wenn eine Aufgabe mit hoher Priorität hinzugefügt wird
- Aufgabenzuweisung: Wenn eine neue Marketinganfrage eingeht, weisen Sie diese automatisch dem Team für Inhalt zu
⚠️ Denken Sie daran: Nicht alle Automatisierungen laufen auf Anhieb perfekt. ClickUp Brain hilft Ihnen dabei, Schritte zu präzisieren und Anweisungen zu verfeinern, damit Ihre Automatisierung reibungslos funktioniert.
➡️ Weiterlesen: Die besten KI-Tools für die Zusammenarbeit
10. Wie funktionieren KI-Meeting-Zusammenfassungen und Aktionspunkte?
Der KI-Notizdienst von ClickUp kann Ihnen dabei helfen, Meeting-Workflows zu optimieren, indem er Diskussionen automatisch transkribiert und zusammenfasst sowie umsetzbare Elemente herausfiltert. Er entlastet Sie vom manuellen Notieren, sodass sich die Teilnehmer ganz auf die Unterhaltung konzentrieren können!
- Automatisierte Zusammenfassung: Die KI erstellt eine prägnante Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, die in einem privaten ClickUp-Dokument besprochen wurden.
- Maßnahmen: Es identifiziert und extrahiert Elemente aus dem Protokoll, was die Nachverfolgung erleichtert.
- Integration in ClickUp-Aufgaben: Maßnahmen und Zusammenfassungen lassen sich nahtlos in bestehende oder neue ClickUp-Aufgaben und Workflows integrieren.
11. Was können KI-Agenten in ClickUp automatisch automatisieren?
Die KI-Agenten in ClickUp sind darauf ausgelegt, Abfragen selbstständig zu bearbeiten und Aktionen auf Grundlage der Anforderungen der Mitglieder des Teams auszuführen. Diese Agenten zeichnen sich durch Eigenständigkeit, Reaktionsfähigkeit und Proaktivität aus, wodurch sie Entscheidungen treffen, sich an Änderungen in Echtzeit anpassen und eigenständig auf bestimmte Ziele hinarbeiten können.
⭐ Beschleunigung der Workflow-Automatisierung mit KI-Agenten
Teams in allen Funktionen sehen sich häufig mit Engpässen konfrontiert, die auf manuelle Prozesse, fragmentierte Kommunikation und sich wiederholende Aufgaben zurückzuführen sind. KI-Agenten bewältigen diese Herausforderungen, indem sie Workflows optimieren und schnellere, effizientere Abläufe ermöglichen.
- Routineaufgaben automatisieren: KI-Agenten übernehmen sich wiederholende Aufgaben wie Dateneingabe, Statusaktualisierungen und Nachverfolgungen, sodass Ihr Team sich auf wertschöpfendere Arbeiten konzentrieren kann.
- Meetings sofort transkribieren und zusammenfassen: Stellen Sie sicher, dass jede Entscheidung und jedes Detail erfasst und freigegeben wird, um das Risiko von Informationslücken zu verringern und die Umsetzung zu beschleunigen.
- Aktionspunkte automatisch generieren und Aufgaben zuweisen: Auf Grundlage von Meeting-Inhalten oder Projekt-Updates können KI-Agenten automatisch Aufgaben in Ihren Projektmanagement-Tools erstellen und zuweisen, wodurch manuelle Übergaben und Verzögerungen minimiert werden.
- Dokumentenverwaltung in Echtzeit: Sorgen Sie dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind – dank KI-gestützter Nachverfolgung der Versionen und sofortiger Zusammenfassungen der Änderungen, damit Teams ohne Verwirrung oder Rückschritte vorankommen können.
- Antworten und Ressourcen auf Abruf: KI-Chat-Assistenten können schnell Dokumente abrufen, Fragen zum Workflow beantworten und relevante Informationen bereitstellen – so müssen Sie nicht mehr E-Mails oder Dateien durchsuchen.
- Asynchrone Produktivität ermöglichen: KI-Agenten können langwierige Meetings oder Projekt-Updates in prägnante Zusammenfassungen und umsetzbare nächste Schritte umwandeln, sodass Mitglieder des Teams in verschiedenen Zeitzonen problemlos auf dem Laufenden bleiben und die Arbeit vorantreiben können.
Hier sind die vier Arten von Agenten in ClickUp:
- Auto-Answers Agent (Chat-Agent): Ein chatbasierter Assistent, der Ihnen hilft, Informationen schnell zu finden, indem er Fragen anhand von Daten aus Teamdiskussionen im ClickUp-Chat beantwortet.
- Agent für tägliche/wöchentliche Berichte (Listen-Agent): Erstellt automatisch detaillierte, anpassbare Berichte aus den von Ihnen ausgewählten ClickUp-Listen, spart Zeit und macht manuelle Aktualisierungen überflüssig.
- Team-StandUp-Agent (Listen-Agent): Sorgt für eine einheitliche Ausrichtung Ihres Teams, indem er den StandUp-Prozess automatisiert und relevante Updates direkt aus Ihren ClickUp-Listen abruft.
- Benutzerdefinierte Agenten (Erstellen Sie Ihren eigenen Autopilot-Agenten): Damit können Sie personalisierte Workflows und Automatisierungen entwerfen, die genau auf die spezifischen Ziele, Prozesse und Anwendungsfälle Ihres Teams zugeschnitten sind.
Notiz: Agents sind zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels als Beta-Version verfügbar.
12. Wie erfolgt die Automatisierung der Terminplanung durch den KI-gestützten Kalender von ClickUp?
Der KI-gestützte Kalender von ClickUp revolutioniert Ihre Tagesplanung, indem er das Zeitblockieren automatisiert – und so Ihren vollgepackten Terminkalender in fokussierte, überschaubare Zeitblöcke umwandelt. Dieses intelligente Planungssystem analysiert Ihre Aufgaben, Prioritäten und Ihre Verfügbarkeit, um einen benutzerdefinierten Tagesplan zu erstellen, der Sie auf Kurs hält und Ablenkungen minimiert.
Es kann Ihnen dabei helfen:
- Automatisierte Aufgabenplanung: Die KI wertet Ihre Aufgabenliste, Termine und Prioritäten aus, um automatisch Zeitfenster zuzuweisen und sicherzustellen, dass Aufgaben mit hoher Priorität zuerst fertiggestellt werden.
- Dynamische Anpassungen: Wenn ein Meeting länger dauert oder eine neue Aufgabe hinzukommt, passt die KI Ihren Zeitplan dynamisch an, sodass Ihre Konzentrationszeiten erhalten bleiben und Terminkonflikte vermieden werden.
- Optimierung der Zeiträume der höchsten Produktivität: Das System erkennt Zeiträume der höchsten Produktivität und plant entsprechend intensive Arbeitsphasen ein, schlägt aber auch Pausen vor, um das Energieniveau aufrechtzuerhalten.
- Konfliktlösung: KI-Agenten lösen Terminkonflikte zügig, indem sie alternative Lösungen vorschlagen oder die Teilnehmer dazu anregen, ihre Zeiten anzupassen, und sorgen so für eine reibungslose Verwaltung des Kalenders.
- Integriertes Meeting-Management: Der Kalender lässt sich mit Tools wie Zoom, Google Meet und Microsoft Teams verknüpfen, fügt automatisch Meeting-Details hinzu und führt die Synchronisierung mit Ihren Aufgaben und Dokumenten durch.
Wie integrieren Sie ClickUp AI in Ihren Workflow?
Die Integration von ClickUp AI in Ihren Workflow hilft Ihnen, manuellen Aufwand zu reduzieren, die Planung zu beschleunigen und Projekte reibungslos voranzubringen:
- StandUp-Meetings und Updates automatisieren: Erstellen Sie tägliche oder wöchentliche Team-StandUp-Meetings in verschiedenen Formaten (als Aufzählung, kurz oder traditionell), um alle auf dem Laufenden zu halten, ohne dass Status-Meetings erforderlich sind.
- Erstellen Sie Projektpläne in wenigen Minuten: Entwerfen Sie vollständige Projektpläne – einschließlich Zeitleisten, Meilensteinen, Umfang und Risiken – mithilfe von KI-generierten Entwürfen, die Sie sofort verfeinern können.
- Pläne automatisch in Aufgaben umwandeln: Markieren Sie Aktionspunkte in Docs, um Aufgaben zu erstellen – komplett mit Beschreibungen, Unteraufgaben, Prioritäten und direkten Links zurück zum Quelldokument.
Nachdem Sie nun wissen, was die ClickUp AI-Tools leisten können, ist es an der Zeit, sie in Ihren Arbeitsbereich zu integrieren.
ClickUp Brain passt sich jedem Workflow an – ganz gleich, ob Sie Projekte verwalten, Marketingkampagnen durchführen oder technische Aufgaben zur Nachverfolgung durchführen.
Jamie ist beispielsweise Projektteamleiter und für die Planung und Durchführung mehrerer teamübergreifender Projekte verantwortlich. Die größten Herausforderungen:
🛑 Langsame Projektplanung: Ständiges Hin und Her, um Zeitleisten und Meilensteine festzulegen
🛑 Komplizierte Aufgabenzuweisungen: Manuelles Überprüfen der Verfügbarkeit und Ausbalancieren der Workloads
🛑 Zeitaufwändige Status-Meetings: Entscheidungen und Maßnahmen gehen in langen Chat-Threads unter
🛑 Chaotische Nachverfolgung des Fortschritts: Manuelle Nachverfolgung und endlose E-Mail-Ketten erschweren die Arbeit
Um Aufgaben ohne Verzögerungen voranzubringen, nutzt sie ClickUp Brain. So optimiert es mühelos ihre Workflows:
1. Brainstormen Sie und erstellen Sie in wenigen Minuten einen Plan für das Projekt
Für den Start eines neuen Projekts – die Neugestaltung einer Website – benötigt Jamie einen strukturierten Plan mit Zeitleisten, Leistungen, Risiken und Meilensteinen.
So sieht der Prozess mit der ClickUp AI aus:
- Öffnet ein neues ClickUp-Dokument
- Nutzt das Feature „Mit KI schreiben“
- Geben Sie eine detaillierte Eingabeaufforderung in das Textfeld ein
📌 Beispiel-Eingabeaufforderung: Erstelle einen Plan für das Projekt zur Neugestaltung einer Website. Beziehe dabei wichtige Meilensteine, Zeitleisten, den Arbeitsumfang und potenzielle Risiken mit ein. Gestalte den Plan so, dass er für ein Marketingteam und einen Projektmanager geeignet ist.
- Die KI erstellt einen strukturierten Plan, der Leistungen, Termine, Abhängigkeiten und Risikobewertungen umfasst.
- Jamie überprüft und optimiert den Plan in wenigen Minuten statt in Stunden
Jamie kann außerdem einen bereits verwendeten Projektplan in die KI-Eingabezeile einfügen und Folgendes angeben: Verwende den folgenden Projektplan als Vorlage und passe ihn an unser neues Projekt an.
💡 Profi-Tipp: Nachdem Sie den Projektplan in das ClickUp-Dokument eingefügt haben, geben Sie ihn dem Team frei, um Feedback einzuholen. Sie können ihn auch in ein Wiki umwandeln, das als zentrale Quelle für Projektdetails, Richtlinien und wichtige Updates dient.
2. Aufgaben aus dem Projekt-Plan erstellen und zuweisen
Als Nächstes wandeln Sie den Plan in umsetzbare Aufgaben für das Team um.
Im ClickUp-Dokument hebt Jamie wichtige Aktionspunkte hervor, wie beispielsweise „Wireframes erstellen und Mockups entwerfen“. ClickUp Brain erstellt die Aufgabe und verknüpft sie zurück mit dem Dokument, sodass alles miteinander verbunden bleibt und Details wie Status, Mitarbeiter und Priorität enthalten sind.
Zudem erstellt die ClickUp AI im Handumdrehen eine Beschreibung der Aufgabe mit den wichtigsten Details, die sie überprüft und verfeinert, bevor sie diese abschließt.
📌 Beispiel-Eingabeaufforderung: Erstelle eine detaillierte Beschreibung der Aufgabe für „Wireframes erstellen und Mockups entwerfen“. Das Design sollte den Markenrichtlinien entsprechen, für Mobilgeräte und Desktop-Computer responsiv sein und Varianten für A/B-Tests enthalten.
3. Team-StandUp-Meetings und Berichte zum Fortschritt erstellen
Jamies Projekt schreitet zügig voran, aber wie bleibt man mit dem Fortschritt Schritt?
ClickUp Brain erstellt StandUp-Meetings und Berichte zum Fortschritt in Echtzeit, spart Zeit und sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Team-StandUps gibt es in drei verschiedenen Formaten:
- Aufzählung: Ein kurzer Überblick über fertiggestellte Aufgaben
- Kurz: Eine prägnante Übersicht über fertiggestellte Aufgaben
- Herkömmliche Methode: Eine detaillierte Aufschlüsselung von Fortschritt, Hindernissen und nächsten Schritten
📌 Beispiel: Jamie benötigt einen schnellen Überblick über die Arbeit ihres Teams. Sie öffnet ClickUp Brain, klickt auf „StandUp erstellen“, führt eine Auswahl der Mitglieder ihres Designteams durch und legt den Zeitbereich auf die letzten 24 Stunden fest. Die KI erstellt eine Zusammenfassung in:
🔢 Format als Aufzählung:
- ✅ Fertiggestellt: Wireframes für die Startseite fertiggestellt
- ⏳ In Bearbeitung: Design der mobilen Benutzeroberfläche
- 🛑 Blockiert: Rückmeldung vom Client steht noch aus
📝 Kurzformat:
Das Designteam hat die Wireframes für die Startseite fertiggestellt. Das Design der mobilen Benutzeroberfläche ist noch in Bearbeitung, verzögert sich jedoch aufgrund ausstehender Rückmeldungen des Clients. Lisa wartet auf die Freigabe, bevor sie weitermacht.
📜 Herkömmliches Format:
In den letzten 24 Stunden hat das Design-Team die Wireframes für die Startseite fertiggestellt. Das Design der mobilen Benutzeroberfläche ist noch in Arbeit, derzeit jedoch blockiert, da Lisa auf die Freigabe durch den Client wartet. Sollte das Feedback nicht bis morgen eintreffen, könnte dies Auswirkungen auf die Zeitleiste haben. Eine Erinnerung wurde an den Client gesendet, um einen aktuellen Stand zu erfragen.
➡️ Weiterlesen: KI-Podcasts, um Weitere Informationen über KI zu erhalten
Was sind die Best Practices für den effektiven Einsatz von ClickUp AI in Ihrem Workflow?
Der effektive Einsatz von ClickUp AI hängt von klaren Anweisungen, einheitlichen Prozessen und der Abstimmung im Team ab. Hier sind die wichtigsten Best Practices:
- Formulieren Sie klarere Eingabeaufforderungen: Geben Sie der KI einen konkreten Kontext vor – Zielgruppe, Tonfall und gewünschtes Ergebnis –, um jedes Mal präzise und relevante Ergebnisse zu erhalten.
- Speichern und wiederverwenden Sie aussagekräftige Eingabeaufforderungen: Erstellen Sie eine Bibliothek mit leistungsstarken Eingabeaufforderungen, damit Ihr Team schnell konsistente und qualitativ hochwertige Ergebnisse erzielen kann.
- Verfeinern Sie das Ergebnis: Betrachten Sie KI als iterativen Prozess – überprüfen, formulieren Sie die Eingabe neu und verfeinern Sie die Antworten, bis sie Ihren Vorstellungen entsprechen.
- Passen Sie den Ton an die jeweilige Zielgruppe an: Weisen Sie die KI an, für Führungskräfte formell, für Team-Chats locker oder für Clients selbstbewusst zu schreiben.
- Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit KI: Legen Sie Richtlinien fest, wann KI eingesetzt werden soll, und führen Sie interne Workshops durch, damit alle Mitarbeiter die Technologie effizient nutzen können.
Nutzen Sie diese Best Practices, um schnellere, klarere und zuverlässigere Ergebnisse mit ClickUp AI zu erzielen – ganz ohne zusätzlichen Aufwand.
Die ClickUp AI ist leistungsstark – aber nur, wenn Sie sie richtig einsetzen. Hier sind einige praktische Strategien, um das Beste aus ihr herauszuholen:
1. Verfassen Sie bessere Eingabeaufforderungen
ClickUp Brain kann (noch 😉) keine Gedanken lesen. Je genauer und klarer Ihre Anweisungen sind, desto besser sind die Ergebnisse. Fügen Sie außerdem Details wie Zielgruppe, Format oder Tonfall hinzu.
| ❌ Fassen Sie diesen Bericht zusammen. | ✅ Fassen Sie diesen Bericht in drei Schlüssel-Punkten zusammen, um den CEO auf den neuesten Stand zu bringen. Halten Sie die Metriken fest, die einen Einfluss hatten. |
2. KI-Eingabeaufforderungen speichern, freigeben und wiederverwenden
Wenn Sie eine Eingabeaufforderung finden, die hervorragende Ergebnisse liefert, speichern Sie sie. Mit ClickUp Brain können Sie Eingabeaufforderungen direkt in der Benutzeroberfläche speichern. Eine Bibliothek mit gut durchdachten Eingabeaufforderungen spart Zeit und sorgt für Konsistenz.
3. Optimieren Sie das Ergebnis
Von der KI generierte Inhalte sind nicht immer auf Anhieb perfekt. Sie müssen die KI bitten, das Ergebnis so lange zu verfeinern, bis die Antwort Ihren Anforderungen entspricht.
4. Passen Sie den Ton an Ihre Zielgruppe an
ClickUp Brain kann seinen Schreibstil an unterschiedliche Zielgruppen anpassen – allerdings nur, wenn Sie ihm Anweisungen geben. Möchten Sie einen formellen Bericht oder ein lockeres Update? Legen Sie einfach den Ton fest, und ClickUp Brain erledigt den Rest.
| Anwendungsbeispiel | Tonfall | Eingabeaufforderung |
| 📊 Aktuelles von der Geschäftsleitung | Professional | Fassen Sie dieses Projekt-Update in einem formellen Ton für Führungskräfte zusammen. Halten Sie es prägnant, heben Sie Schlüssel-Metriken hervor und konzentrieren Sie sich auf strategische Erkenntnisse. |
| 💬 Team-Chats, Slack-Updates | Lässig | Fassen Sie dieses Projekt-Update in einem freundlichen und lockeren Ton für das Team zusammen. Halten Sie es kurz und motivierend. |
| 🎯 Kommunikation mit Clients | Selbstbewusst, überzeugend | Verfassen Sie ein Projekt-Update für einen Client und achten Sie dabei auf einen selbstbewussten und vertrauenserweckenden Ton. Heben Sie den Fortschritt und die nächsten Schritte hervor. |
5. Schulen Sie Ihr Team im effizienten Umgang mit KI
Legen Sie klare Richtlinien fest, wo KI eingesetzt werden soll (z. B. bei der Berichterstellung, beim Zusammenfassen von Meetings, beim Brainstorming) und wo menschlicher Input entscheidend ist (z. B. bei strategischen Entscheidungen, beim kreativen Storytelling).
Erwägen Sie, einen KI-Workshop zu veranstalten oder einen Leitfaden mit Beispielen für Prompts zu erstellen, um Ihrem Team den Einstieg zu erleichtern.
Warum sollten Teams ClickUp AI anstelle von eigenständigen KI-Tools nutzen?
KI sollte für Sie arbeiten – nicht umgekehrt – und mit ClickUp Brain ist das endlich der Fall.
Einzelne KI-Tools bieten zwar Automatisierungsmöglichkeiten, doch oft fehlt ihnen der Kontext, der für eine echte Optimierung der Arbeit erforderlich ist. Sie arbeiten isoliert und erfordern zusätzlichen Aufwand bei der Integration in Ihre Prozesse.
ClickUp Brain löst dieses Problem, indem es KI direkt in Ihren Workflow integriert und sie so zu einem intuitiven, nahtlosen Bestandteil Ihrer Aufgaben-, Projekt- und Teamverwaltung macht. Das Ergebnis? Weniger Zeitaufwand für den Wechsel zwischen verschiedenen Tools und mehr Zeit für sinnvolle Arbeit.
Möchten Sie weniger Zeit mit der Verwaltung und mehr Zeit mit der eigentlichen Arbeit verbringen? Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an! 🙌
FAQs (Häufig gestellte Fragen)
Ist die Nutzung von ClickUp AI kostenlos?
ClickUp AI ist in allen Plänen verfügbar, wobei die Nutzung im Free-Plan eingeschränkt ist. Erweiterte Features und höhere Limite stehen in den kostenpflichtigen Plänen zur Verfügung.
Wie unterscheidet sich ClickUp AI von Tools wie ChatGPT?
ClickUp AI arbeitet direkt in Ihrem ClickUp-Workspace und versteht Ihre Aufgaben, Dokumente, Kommentare und Projekte. Bei eigenständigen Tools müssen Sie jedes Mal manuell den Kontext angeben.
Kann ClickUp AI Aufgaben im Projektmanagement automatisieren?
Ja, es kann Unteraufgaben erstellen, den Fortschritt zusammenfassen, StandUp-Meetings organisieren und dabei helfen, Arbeit automatisch zu priorisieren. Dadurch werden manuelle Aktualisierungen und Nachverfolgungen reduziert.
Eignet sich ClickUp AI auch für Teams ohne technischen Hintergrund?
Auf jeden Fall. Marketing-, Betriebs-, Personal-, Vertriebs- und Führungsteams nutzen ClickUp AI zum Verfassen von Texten, zum Erstellen von Zusammenfassungen, zum Planen und zur Berichterstellung.
Sind meine Daten bei der Nutzung von ClickUp AI sicher?
Ja, ClickUp AI hält sich an Sicherheits- und Datenschutzstandards auf Unternehmensniveau. Ihre Workspace-Daten werden nicht zum Trainieren öffentlicher KI-Modelle verwendet.