Sind Sie es gewohnt, alles selbst zu erledigen oder mit Assistenten im Büro zusammenzuarbeiten?
Wenn Sie eine dieser Fragen mit Ja beantworten, haben Sie sicherlich schon einmal von jemandem geträumt, der Ihnen bei den "beschäftigenden Arbeiten" und administrativen Aufgaben hilft, die Ihren Tag überladen, damit Sie sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können.
Dies ist mit einem virtuellen Assistenten (VA) möglich, der Ihnen Arbeit abnimmt, Ihre Produktivität verbessert und Ihnen wertvolle Zeit verschafft.
Der richtige VA kann einen großen Unterschied machen, aber der Schlüssel liegt darin, jemanden einzustellen, der Ihre Produktivität steigert und Ihnen nicht noch mehr Aufgaben aufbürdet. In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, wie Sie einen virtuellen Assistenten einstellen, der Ihnen hilft, smarter statt härter zu arbeiten. 💪
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
Befolgen Sie diese Schritte, um einen virtuellen Assistenten einzustellen:
- Schritt 1: Erstellen Sie eine detaillierte Liste der Aufgaben, bei denen Sie Hilfe benötigen
- Schritt 2: Legen Sie fest, wie viel Sie ausgeben möchten
- Schritt 3: Verfassen Sie eine prägnante Stellenbeschreibung für den virtuellen Assistenten
- Schritt 4: Veröffentlichen Sie Ihre Stellenanzeige auf Plattformen wie Upwork, Fiverr oder VA-spezifischen Diensten
- Schritt 5: Wählen Sie die besten Kandidaten aus, führen Sie Vorstellungsgespräche und bewerten Sie ihre Fähigkeiten
- Schritt 6: Überprüfen Sie die Referenzen und die Arbeitsqualität des Kandidaten
- Schritt 7: Aufgaben, Fristen und Anforderungen kommunizieren
- Schritt 8: Nutzen Sie eine kostenpflichtige Testaufgabe und einen Testzeitraum, um die Kompatibilität zu bewerten
- Schritt 9: Stellen Sie die erforderlichen Tools, SOPs und Teamvorstellungen bereit
- Schritt 10: Weisen Sie Aufgaben mithilfe von Checklisten und Fristen klar zu
- Schritt 11: Nutzen Sie regelmäßige Check-ins, um die Leistung zu überprüfen und Probleme anzugehen
Was ist ein virtueller Assistent?
Ein virtueller Assistent ist ein Remote-Mitarbeiter, der Clients, in der Regel Unternehmen oder Einzelpersonen, von einem Speicherort außerhalb des Büros des Clients aus administrative, technische oder kreative Unterstützung bietet.
Diese Personen nutzen verschiedene Online-Tools, Software und Kommunikationsplattformen für Assistenten, um Aufgaben zu verwalten, mit Teams zusammenzuarbeiten und Projekte abzuschließen.
Durch die Einstellung eines virtuellen Assistenten können Sie zeitaufwändige Aufgaben des Administrators auslagern, ohne einen Mitarbeiter vor Ort zu benötigen, und so Gemeinkosten wie Büroräume, Ausrüstung und Fahrtkosten reduzieren. VAs können je nach den Anforderungen des Clients in Vollzeit, Teilzeit oder für bestimmte Projekte eingestellt werden.
🧐 Notiz: In diesem Beitrag behandeln wir die Feinheiten der Einstellung eines menschlichen Assistenten, der remote arbeitet, nicht KI-gestützte virtuelle Assistenten wie Siri und Alexa.
Warum einen virtuellen Assistenten einstellen?
Ein virtueller Assistent kann eine unschätzbare Bereicherung für Ihr Team sein und oft traditionelle interne Assistenten in Schlüsselbereichen übertreffen. Hier sind einige Gründe, warum die Einstellung eines VA sinnvoll ist:
- Mehr Zeit für Prioritäten: Delegieren Sie Routineaufgaben wie E-Mail-Verwaltung, Kalenderverwaltung, Terminplanung, Telefonate und Dateneingabe, damit Sie sich auf strategische Entscheidungen und wichtige Aufgaben konzentrieren können
- Kostengünstige Lösung: Vermeiden Sie Gemeinkosten wie Büroräume, Ausrüstung und Sozialleistungen für Mitarbeiter. Sie bezahlen nur für die Dienstleistungen, die Sie benötigen, sodass VAs eine budgetfreundliche Wahl sind
- Zugang zu speziellen Fähigkeiten: Finden Sie spezialisierte virtuelle Assistenten mit Fachkenntnissen in Bereichen wie digitales Marketing, Kundensupport oder Buchhaltung, die auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Dadurch entfällt der Bedarf an umfangreichen Schulungen
- Flexibler Support: Skalieren Sie je nach Geschäftsentwicklung nach oben oder unten und profitieren Sie von rund um die Uhr verfügbarer Unterstützung und den Vorteilen virtueller Teams, ohne Vollzeitmitarbeiter committen zu müssen
Darüber hinaus können virtuelle Assistenten die Produktivität Ihres Unternehmens steigern, die Work-Life-Balance unterstützen und den Kundenservice verbessern.
🧠 Wissenswertes: Während die meisten virtuellen Assistenten für Arbeiten im Bereich Administration und Projektmanagement eingestellt werden, finden Sie auch spezialisierte VAs für alle Arten von Nischenaufgaben, wie Marktforschung, Verfassen von Reden und Influencer-Marketing.
Allgemeine Fähigkeiten und Qualifikationen, auf die Sie bei einem virtuellen Assistenten achten sollten
Die Einstellung eines virtuellen Assistenten ist eine hervorragende Möglichkeit, die Effizienz zu steigern. Die Auswahl des richtigen Mitarbeiters erfordert jedoch ein klares Verständnis der wesentlichen Fähigkeiten, die er mitbringen sollte. Hier sind einige Schlüsselqualifikationen, die Sie priorisieren sollten:
- Kommunikationsfähigkeiten: Ausgeprägte schriftliche und zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten für eine effektive Interaktion mit Clients und die Erfüllung ihrer Bedürfnisse
- Organisatorische Fähigkeiten: Kompetenz in der Priorisierung von Aufgaben, der Verwaltung von Zeitplänen und der Aufrechterhaltung geordneter Workflows
- Zeitmanagement: Die Fähigkeit, Termine einzuhalten und Zeit effizient auf mehrere Aufgaben zu verteilen
- Liebe zum Detail: Genauigkeit und Präzision bei der Erledigung von Aufgaben wie Dateneingabe, Buchhaltung und Berichterstellung
- Technische Kenntnisse: Vertrautheit mit Tools wie E-Mail-Plattformen, Tabellenkalkulationen, Projektmanagement-Software und CRM-Systemen
- Selbstmotivation: Fähigkeit, selbstständig und mit minimaler Aufsicht zu arbeiten und dabei die Erwartungen zu erfüllen
- Problemlösungsfähigkeiten: Fähigkeit, Herausforderungen zu erkennen und effektive Lösungen zu finden
- Integrität und Zuverlässigkeit: Vertrauenswürdig und zuverlässig bei der Bearbeitung sensibler Aufgaben wie Finanzanalysen, Lead-Konvertierung oder Client-Kommunikation
💡 Profi-Tipp: Erweitern Sie Ihr Geschäft international mit mehrsprachigen VAs, die Ihnen helfen, verschiedene Zielgruppen zu erreichen und Devisen zu verdienen.
11 Schritte zur Einstellung eines virtuellen Assistenten
Die Beauftragung eines virtuellen Assistenten kann für Startups, kleine Teams oder einzelne Manager eine echte Veränderung bedeuten. Ganz gleich, ob Sie in Aufgaben mit geringem Wert versinken oder Fachwissen in einem bestimmten Bereich benötigen, ein VA kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen und Ihren Workflow zu verbessern.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einstellung eines virtuellen Assistenten, die speziell auf kleinere Teams ohne Personalabteilung oder Personalvermittler zugeschnitten ist.
1. Identifizieren Sie die Aufgaben, die Sie delegieren möchten
Machen Sie sich zunächst klar, bei welchen Aufgaben Sie Hilfe benötigen. Das können beispielsweise folgende sein:
- Zeitaufwändige Aufgaben mit geringem Wert
- Aufgaben, die Sie nicht mögen oder die Ihnen keinen Spaß machen
- Aufgaben, für die Ihnen die erforderlichen Fähigkeiten fehlen
Erstellen Sie eine detaillierte Liste dieser Aufgaben.
Für allgemeine VAs sollten Sie Aufgaben ähnlicher Komplexität zusammenfassen, um einen einheitlichen Stundensatz zu rechtfertigen. Bei spezialisierten VAs sollten Sie sich auf die gewünschten Ergebnisse konzentrieren, wie z. B. Social-Media-Management oder Buchhaltung.
2. Legen Sie ein Budget fest
Legen Sie fest, wie viel Sie für einen VA ausgeben möchten. Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie:
- Der Arbeitsumfang
- Die Komplexität der Aufgaben
- Erforderliche Erfahrung
Recherchieren Sie die üblichen Stundensätze für VAs in Ihrer Branche oder Region. So können Sie realistische Erwartungen festlegen und Ihr Budget einhalten.
📖 Lesen Sie auch: Die 10 besten KI-Tools für Assistenten der Geschäftsleitung
3. Erstellen Sie eine klare, detaillierte Stellenbeschreibung
Eine klar definierte Stellenbeschreibung ist entscheidend, um die richtigen Kandidaten anzusprechen. Die Beschreibung sollte folgende Elemente enthalten:
- Eine Übersicht über Ihr Geschäft (Branche, Produkte/Dienstleistungen und Zielgruppe)
- Eine Liste mit spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten
- Erforderliche Fähigkeiten, Erfahrung und Bildungsniveau
- Tools, Software oder Apps, die der VA benötigen wird
Ein virtueller Assistent für eine Marketingagentur benötigt beispielsweise Erfahrung im Bereich Social Media Management, Suchmaschinenoptimierung (SEO) und anderen Tools wie Google Analytics und Canva.
🧠 Wissenswertes: Freiberufliche virtuelle Assistenten sind für jeden geeignet – egal, ob Sie ein Unternehmen führen oder nicht. Sie können Ihren Kalender sortieren, geplante E-Mails versenden, Ihnen Outfits nach Ihrem Geschmack empfehlen und Sie sogar daran erinnern, Wasser zu trinken!
4. Wählen Sie die richtige Einstellungsplattform
Veröffentlichen Sie Ihre Stellenanzeige auf Plattformen, auf denen virtuelle Assistenten häufig nach Möglichkeiten suchen, z. B. auf Freelancer-Marktplätzen wie Upwork, Fiverr oder Toptal. Sie können auch spezielle Software für virtuelle Assistenten mit einer größeren Auswahl an Optionen ausprobieren oder über soziale Medien und Online-Communities mit VAs in Kontakt treten.
Alternativ können Sie Projektmanagement-Tools wie ClickUp verwenden, die App für alles, was mit Arbeit zu tun hat.
Mit der umfassenden HR-Management-Plattform von ClickUp können Sie ein ideales System zur Optimierung der Prozesse für die Einstellung, Einarbeitung und Mitarbeiterentwicklung entwerfen.
Es verfügt über benutzerdefinierte Felder von ClickUp zur Nachverfolgung von Bewerbern und deren Bewerbungsstatus. Auf diese Weise können Sie ClickUp-Aufgaben um einzigartige Datenfelder ergänzen, um bestimmte Informationen wie Bewerbungsphasen, Vorstellungsgesprächstermine oder Bewertungen von Bewerbern zu überwachen.
5. Bewerber in die engere Wahl nehmen und Vorstellungsgespräche führen
Wenn die Bewerbungen eingehen, prüfen Sie diese sorgfältig, um sicherzustellen, dass sie Ihrer Stellenbeschreibung entsprechen. Priorisieren Sie Kandidaten mit relevanten Fähigkeiten und Erfahrungen und grenzen Sie Ihre Liste auf 5 bis 10 Top-Bewerber ein.
Vereinbaren Sie anschließend virtuelle Vorstellungsgespräche mit den Kandidaten, die Sie in die engere Wahl gezogen haben. Wenn Live-Videoanrufe aufgrund von Zeitzonenunterschieden nicht möglich sind, sollten Sie asynchrone Videokommunikation in Betracht ziehen, um flexibler zu sein. So können Sie die Professionalität, Kommunikationsfähigkeit und Persönlichkeit der Kandidaten beurteilen, ohne Termine abstimmen zu müssen.
Konzentrieren Sie sich während des Vorstellungsgesprächs auf Folgendes:
- Ihre Fähigkeiten und bisherigen Erfahrungen
- Wie sie mit Herausforderungen oder Feedback umgehen
- Ihre Arbeitsweise und Ziele
6. Referenzen überprüfen
Bei der Einstellung unabhängiger Auftragnehmer ist es wichtig, die Referenzen der Kandidaten zu überprüfen, indem Sie sich an ihre früheren Clients oder Arbeitgeber wenden. Fragen Sie nach:
- Die Qualität ihrer Arbeit
- Ihre Zuverlässigkeit und Kommunikationsfähigkeiten
- Bereiche, in denen Verbesserungen möglich sind
Dieser Schritt gibt Ihnen zusätzliche Sicherheit bei Ihrer Entscheidung.
7. Definieren Sie klar Ihre Erwartungen
Sobald Sie sich für einen VA entschieden haben, legen Sie vom ersten Tag an klare Erwartungen fest. Besprechen Sie:
- Die Aufgaben, die sie übernehmen
- Fristen und Bearbeitungszeiten
- Häufigkeit von Updates oder Fortschrittsberichten
Mit den benutzerdefinierten Aufgabenstatus von ClickUp können Sie Workflows erstellen, die den Fortschritt eines VA in jeder Phase einer Aufgabe nachverfolgen. Durch die Anpassung dieser Status können Sie leicht erkennen, was bereits fertiggestellt ist, was noch in Bearbeitung ist und was als Nächstes ansteht.
Um den Überblick zu behalten, richten Sie wiederkehrende ClickUp-Erinnerungen für Nachfassaktionen und Feedback ein. So bleibt jeder in der Verantwortung.
🔍 Wussten Sie schon? Der Markt für virtuelle Assistenten wird bis 2028 voraussichtlich einen Wert von 15,88 Milliarden US-Dollar erreichen.
8. Beginnen Sie mit einem Testzeitraum und weisen Sie eine Testaufgabe zu
Bevor Sie sich für einen Kandidaten committen, geben Sie ihm eine kleine, bezahlte Testaufgabe, die die Art der Arbeit widerspiegelt, die er regelmäßig erledigen wird. So können Sie seine Herangehensweise an Problemlösungen, die Qualität seiner Arbeit und seine Fähigkeit, Termine einzuhalten, beurteilen.
Wenn Sie beispielsweise jemanden für die E-Mail-Verwaltung einstellen, bitten Sie ihn, den Posteingang zu organisieren oder eine Antwort an einen Client zu verfassen.
Legen Sie anschließend einen Testzeitraum von 30 bis 90 Tagen fest. So haben beide Seiten die Möglichkeit, die Zusammenarbeit zu evaluieren. Während dieser Zeit:
- Überwachen Sie die Leistung und Zuverlässigkeit des VA
- Geben Sie Feedback, damit sich Ihr virtueller Assistent an Ihren Workflow anpassen kann
- Bewerten Sie, wie gut sie sich in Ihr Team integrieren lassen
Die Kombination aus einer Testaufgabe und einem Testzeitraum bietet eine klare, praktische Möglichkeit, die Eignung des Kandidaten für die Rolle zu beurteilen.
9. Optimieren Sie die Einarbeitung und Schulung
Ein reibungsloser Onboarding-Prozess ist die Grundlage für den Erfolg Ihres VA. Statten Sie ihn mit KI-Tools, Richtlinien und Ressourcen für virtuelle Assistenten aus, die er benötigt. Befolgen Sie diese Schritte:
- Standardarbeitsanweisungen (SOPs) freigeben
- Bieten Sie Zugriff auf die erforderliche Software oder Plattformen
- Stellen Sie ihn Ihrem Team vor und erklären Sie ihm die Kommunikationsregeln
Mit der Listenansicht von ClickUp " " können Sie Aufgaben in verschiedenen Phasen nachverfolgen, z. B. Vorbereitungen, Einrichtung der Ausrüstung und Umfragen zum Fortschritt.
10. Effektiv delegieren
Delegieren bedeutet mehr als nur Aufgaben zuweisen. Sorgen Sie für Klarheit und Produktivität, indem Sie:
- Dokumentieren Sie Ihre Geschäftsstandards und Richtlinien
- Verwendung von Checklisten zur Aufteilung komplexer Aufgaben
- Klare Fristen und Prioritäten festlegen
Vermeiden Sie Mikromanagement, indem Sie Ihrem VA die Eigentümerschaft für seine Aufgaben übertragen. Befähigen Sie ihn, innerhalb der von Ihnen festgelegten Grenzen unabhängige Entscheidungen zu treffen.
11. Überwachen und Feedback geben
Regelmäßige Check-ins sind entscheidend für die Aufrechterhaltung der Produktivität und die Behebung von Problemen. Erwägen Sie wöchentliche oder zweiwöchentliche Leistungsbeurteilungen. Fördern Sie darüber hinaus eine offene Kommunikation für Feedback und nutzen Sie KI-Kommunikationstools für fruchtbare Diskussionen.
Verwenden Sie ClickUp Dashboards, um Fortschritte zu visualisieren, indem Sie wichtige Leistungskennzahlen (KPIs), Aufgabenabschlussraten und anstehende Termine anzeigen. So können Sie Ziele verfolgen und die Leistung Ihres VA auf einen Blick beurteilen, um alle Herausforderungen im Griff zu behalten.
🔍 Wussten Sie schon? Die Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten ist kostengünstig und umweltfreundlich. Da sie remote arbeiten, entfallen Pendelwege, was zur Verringerung der Umweltverschmutzung beiträgt.
Vorlagen für die Einstellung virtueller Assistenten
Die Suche und Einstellung des richtigen virtuellen Assistenten für Ihr Team kann eine überwältigende Aufgabe sein. Bei so vielen zu bewältigenden Aufgaben ist Organisation der Schlüssel, um die beste Lösung für Ihr Geschäft zu finden.
Hier kommen die Vorlagen von ClickUp ins Spiel.
Diese Vorlagen wurden entwickelt, um jeden Schritt des Einstellungsprozesses zu optimieren, von der Nachverfolgung von Bewerbungen bis hin zur Auswahl des am besten geeigneten virtuellen Assistenten. Sehen wir uns einige dieser Vorlagen an. 👇
Vorlage für die Einstellung von Kandidaten von ClickUp
Die Vorlage "Bewerber einstellen" von ClickUp hilft Ihnen dabei, bei der Überprüfung und Nachverfolgung von Bewerbern den Überblick zu behalten. Sie nimmt Ihnen den Stress bei der Bewertung von Bewerbern und ermöglicht Ihnen, diese sicher zu vergleichen und zu priorisieren.
Mit dieser Vorlage können Sie:
- Passen Sie Bewertungsskalen an, um Kandidaten anhand der für Ihr Unternehmen wichtigen Kriterien zu bewerten
- Behalten Sie mit Checklisten, Fälligkeitsdaten und Erinnerungen den Überblick über Ihre Aufgaben
- Verwenden Sie interaktive ClickUp-Ansichten, um Bewerberdaten zu visualisieren und Bewerber einfach nebeneinander zu vergleichen
Vorlage für die Auswahl von ClickUp-Mitarbeitern
Mit der Vorlage "Auswahlmatrix für die Einstellung" von ClickUp können Sie Kandidaten fair und effizient bewerten, indem Sie die wichtigsten Einstellungskriterien in eine leicht verständliche Struktur unterteilen. Diese Vorlage vereinfacht den Vergleich mehrerer Bewerber und erleichtert die Auswahl des richtigen Kandidaten auf der Grundlage objektiver Daten.
Damit können Sie:
- Bewahren Sie alle Bewerbungen an einem Ort auf
- Bewerten Sie Lebensläufe und Bewerberdaten, indem Sie sich auf Schlüssel-Faktoren wie Erfahrung, Fähigkeiten und Qualifikationen konzentrieren
- Treffen Sie schnelle, datengestützte Entscheidungen mit einem strukturierten, unvoreingenommenen Bewertungsprozess
Vorlage für die Personalbeschaffung und -einstellung von ClickUp
Von der Veröffentlichung von Stellenangeboten bis hin zur Verwaltung von Vorstellungsgesprächen und der Einarbeitung – mit der Vorlage für Personalbeschaffung und -einstellung von ClickUp bleiben Sie bei jedem Schritt systematisch vorgehen.
Mit dieser Vorlage können Sie:
- Verfolgen Sie alle Bewerber an einem Ort mit benutzerdefinierten Status und Feldern, um den Fortschritt zu überwachen
- Planen Sie Vorstellungsgespräche mit automatischen Erinnerungen und Benachrichtigungen, damit Sie kein wichtiges Meeting verpassen
- Arbeiten Sie mit Ihrem Team mithilfe integrierter Feedback-Optionen wie Abstimmungen und Kommentaren zusammen, damit jeder seine Meinung zu Kandidaten äußern kann
- Verwalten Sie die Einarbeitung ganz einfach mit einer anpassbaren Checkliste, um sicherzustellen, dass Ihre neuen Mitarbeiter für den Erfolg gerüstet sind
Diese Vorlage verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team, erhöht die Transparenz und spart Zeit durch automatisierte Terminplanung und Aufgabenverwaltung.
Vorlage für eine Checkliste zur Einstellung von Mitarbeitern in ClickUp
Wenn Sie Ihren Einstellungsprozess standardisieren möchten, ist die Vorlage "Checkliste für die Einstellung von Mitarbeitern" von ClickUp das richtige Tool für Sie. Sie hilft Ihnen dabei, einen konsistenten, wiederholbaren Prozess zu befolgen, der sicherstellt, dass Sie keinen Schritt verpassen.
So kann diese Vorlage Ihnen helfen:
- Definieren und dokumentieren Sie Ihre Erwartungen an die Einstellung, damit von Anfang an alles klar ist
- Erstellen Sie einen optimierten Workflow, der alle Schritte von der Rekrutierung bis zur Einarbeitung abdeckt, damit nichts übersehen wird
- Verfolgen Sie alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Einstellung und stellen Sie sicher, dass jeder Schritt rechtzeitig abgeschlossen wird
Mit dieser Checkliste behalten Sie den Überblick über alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Einstellung neuer Mitarbeiter, damit diese reibungslos in Ihr Unternehmen integriert werden können. Sie erstellt einen klaren und organisierten Ablaufplan vom Beginn der Rekrutierung bis zum ersten Arbeitstag Ihres neuen Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen.
🔍 Wussten Sie schon? Seit Dezember 2023 nutzen 46 % der US-Unternehmen KI-gestützte virtuelle Assistenten wie Siri und Alexa.
So stellen Sie neue virtuelle Assistenten erfolgreich ein
Die richtige Einrichtung Ihres neuen VA ist für den Erfolg unerlässlich, um Prozesse zu optimieren und eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten. Die Remote-Team-Projektmanagement-Software von ClickUp ist eine App, die alles bietet und die Verwaltung von Aufgaben, die Nachverfolgung von Fortschritten und die Kommunikation mit Ihrem VA einfacher denn je macht.
Schauen wir uns die Features einmal genauer an. 👀
ClickUp Brain
ClickUp Brain ist ein zuverlässiges Tool zum Verfassen von E-Mails, Generieren von Inhalten und sogar zum Brainstorming von Ideen. Wenn Ihr VA mit der Erstellung schriftlicher Inhalte beauftragt ist, kann dieser in integrierte KI-gestützte Assistent einfache Eingabeaufforderungen zu vollständigen Entwürfen erweitern, wodurch Zeit gespart und die Produktivität gesteigert wird.
ClickUp Brain fungiert auch als Wissensdatenbank. Es eignet sich perfekt zum Speichern und Organisieren wichtiger Dokumente, Ideen und Ressourcen.
Wenn Sie Ihren VA einarbeiten, können Sie KI als persönlichen Assistenten einsetzen, um wichtige Richtlinien, Unternehmensrichtlinien und Schulungsmaterialien hochzuladen und ihnen so einfachen Zugriff auf alles zu gewähren, was sie benötigen, um schnell einsatzbereit zu sein.
ClickUp-Automatisierungen
Bei sich wiederholenden Aufgaben können Sie mit ClickUp Automatisierungen viel Zeit sparen.
Automatisierungen übernehmen Prozesse wie das Versenden von Erinnerungs-E-Mails oder das Verschieben von Aufgaben durch verschiedene Phasen, wodurch die Kommunikation hin und her reduziert wird.
Angenommen, Sie haben Ihrem VA die Aufgabe zugewiesen, einen wöchentlichen Bericht zu aktualisieren. Mit Automatisierungen können Sie festlegen, dass die Aufgabe jeden Montagmorgen automatisch in die Liste "Zu erledigen" verschoben wird und eine Erinnerung per Benachrichtigung an den VA gesendet wird.
Sobald sie diese als abgeschlossen markiert haben, benachrichtigt ClickUp Sie automatisch und verschiebt sie in den Status "Fertiggestellt"
ClickUp-Chat
Kommunikation ist der Schlüssel zur erfolgreichen Zusammenarbeit mit einem VA.
Mit ClickUp Chat bleibt alles an einem Ort, sodass Sie in Echtzeit mit Ihrem VA kommunizieren können. Ganz gleich, ob Sie nach Updates fragen, Feedback geben oder Fragen beantworten möchten – Chat bietet nahtlose, direkte Kommunikation, ohne dass Sie die Plattform verlassen müssen.
Über die grundlegenden Nachrichtenfunktionen hinaus können Sie mit ClickUp Chat ganz einfach Dateien, Links und Aufgabendetails freigeben, sodass Sie während der Unterhaltung ganz einfach Kontext bereitstellen können.
Dank Benachrichtigungen und @Erwähnungen verpassen Sie keine wichtigen Updates oder dringenden Anfragen mehr.
📮ClickUp Insight: Über 60 % der Zeit eines Teams wird mit der Suche nach Kontext, Informationen und zu erledigenden Elementen verbracht.
Laut einer Studie von ClickUp verlieren Teams wertvolle Zeit durch den Wechsel zwischen verschiedenen Tools. Um Kommunikationsprobleme zu vermeiden, integrieren Sie Messaging in Ihre Workflows mit einer zentralen Plattform, die Projektmanagement, Zusammenarbeit und Kommunikation vereint. Probieren Sie ClickUp aus, die App für alles, was mit Arbeit zu tun hat.
📖 Lesen Sie auch: Wie ClickUp Ihnen helfen kann, die Kontrolle über Ihre Agenturprojekte zurückzugewinnen
Mit ClickUp smarter einstellen
Die Einstellung eines VA ist eine kluge Entscheidung für Unternehmen jeder Größe, Kapazität und mit jedem Ziel – sie kann Wunder für Ihre Produktivität und Work-Life-Balance bewirken. Durch die Delegation von Aufgaben wie Administratorarbeiten oder speziellen Projekten können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren, während Ihr VA den Rest erledigt.
ClickUp macht den Einstellungsprozess nahtlos mit Tools wie ClickUp Brain zum Speichern wichtiger Dokumente und Ideen, Automatisierungen für die Bearbeitung sich wiederholender Aufgaben und vorgefertigten Vorlagen für einen schnellen Einstieg.
Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an, um Ihre Arbeitsweise zu verändern!