Sie sind sich noch nicht sicher, welche Projektmanagement-Ansicht am besten geeignet ist?
Atmen Sie auf, denn Sie sind nicht allein.
PERT-Diagramme und Gantt-Diagramme sind wichtige Ansichten des Projektmanagements, um Aufgaben in Ihrem Team zu planen, zu organisieren und auszuführen. Dies gilt insbesondere für die Erstellung und Verwaltung komplexer Projekte mit mehreren Mitwirkenden und Abhängigkeiten.
Beide Ansichten tragen dazu bei, dass alle auf dem gleichen Stand sind und die Teams gemeinsam auf dasselbe Ziel hinarbeiten. Klingt nach einer großartigen Team-Synergie, oder?
These two tools are however not interchangeable.
Jedes dieser Diagramme hat einzigartige Vorteile, Nachteile und Anwendungsfälle, die Projektmanager in jeder Phase ihrer Karriere und unabhängig von der Branche unbedingt beachten sollten.
Dieser Leitfaden befasst sich mit den Feinheiten von PERT- und Gantt-Diagrammen, einschließlich ihrer Vor- und Nachteile, damit Sie besser verstehen, in welchen Situationen welches tool zum Einsatz kommen sollte. Als Bonus zeigen wir Ihnen auch, wie Sie diese in einem Projektmanagement-Tool wie ClickUp erstellen können. 🙂
🔍 Was sind PERT-Diagramme?
PERT-Diagramme, kurz für Program Evaluation Review Technique, sind Netzwerkdiagramme, die die Zeitleiste eines Projekts grafisch darstellen und sie anhand der geschätzten Fertigstellungszeit in einzelne Aufgaben unterteilen.
Wenn Sie bereits ein begeisterter Mindmap-Benutzer sind, werden Ihnen PERT-Diagramme sehr sinnvoll erscheinen.
Wissenswertes: Die US-Marine entwickelte diese Diagramme erstmals in den 1950er Jahren, um Subunternehmer zu koordinieren, die für die Bewaffnung von Atom-U-Booten zuständig waren. Seitdem haben sich PERT-Diagramme natürlich weiterentwickelt und werden heute in erster Linie für weitaus weniger komplexe Ziele verwendet. 😅
Die 4 wesentlichen Komponenten eines PERT-Diagramms
Die Feinheiten des PERT-Diagramms sind unverändert geblieben. Dieses Diagramm besteht aus vier wichtigen Teilen, darunter:
- Jeder Meilenstein des Projekts wird als Knoten im Netzwerkdiagramm dargestellt.
- Aufgaben, die die Verbindungen zwischen den einzelnen Meilensteinen darstellen, werden als Pfeile dargestellt.
- Pfeile dienen auch als Abhängigkeiten, die anzeigen, welche Meilensteine abgeschlossen werden müssen, bevor andere erreicht werden können.
- Jeder Pfeil hat bis zu drei Zeitstempel, um die Aufgabe abzuschließen: optimistische Zeit, pessimistische Zeit und wahrscheinlichste Zeit.
Das klingt vielleicht etwas kompliziert, aber im Grunde genommen erhalten Sie durch die Addition aller Zeitstempel eine geschätzte Fertigstellungszeit sowie eine Übersicht über den Flow des Projekts.
Beachten Sie, dass dies alles von der Komplexität Ihres Projekts abhängt. Wahrscheinlich benötigen Sie mehrere Wege, um Ihr Ziel abzuschließen. Wenn Sie beispielsweise eine Softwareplattform entwickeln, müssen die Programmierung, das Testen, das Frontend-Design und vieles mehr gleichzeitig erfolgen.
Hier kommen PERT-Diagramme mit der Kritischen-Pfad-Methode des Projektmanagements ins Spiel.
Die Methode des kritischen Pfades hilft Ihnen, nur die notwendigen Aufgaben und die kürzeste Zeit zu sehen, die zum Abschließen eines Projekts erforderlich sind. Im Wesentlichen hilft sie Ihnen, die grundlegendste Zeitleiste für Ihr Projekt zu visualisieren, indem sie alles Überflüssige aus Ihrer unmittelbaren Ansicht entfernt.
Insbesondere wenn Sie wenig Zeit haben, kann Ihnen dies dabei helfen, die wichtigsten Aufgaben zu priorisieren, die Sie so schnell wie möglich erledigen müssen, und zusätzliche Aufgaben zu umgehen, die für den Fortschritt nicht erforderlich sind oder auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden können, ohne Ihr Projekt zu beeinträchtigen.
Mit Ihrem PERT-Diagramm als Planungstool können Sie anhand der von Ihnen festgelegten Zeitleisten den besten Weg und den dafür erforderlichen Zeitaufwand ermitteln.
Wie sieht ein PERT-Diagramm aus?
An dieser Stelle fragen Sie sich wahrscheinlich, wie ein PERT-Diagramm in Ihrem Projektmanagement-Workflow aussehen könnte. Nun, in seiner grundlegendsten Form sieht ein PERT-Diagramm, das zur Bestimmung des kritischen Pfads eines Projekts verwendet wird, in etwa so aus:
Denken Sie an ein „Diagramm“, wenn Sie an ein PERT-Diagramm denken, und lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf!
Entwickeln Sie den Flow der wichtigsten Aufgaben Ihres Projekts, indem Sie diese mithilfe gängiger PERT-ähnlicher Features, die in allen Arten von Projektmanagement-Software zu finden sind, miteinander verbinden. Dazu können Diagrammvorlagen, Mindmap-Tools oder sogar digitale Whiteboards gehören, mit denen Sie Ihren Workflow optimal darstellen können.
Die Vor- und Nachteile von PERT-Diagrammen im Projektmanagement
Es gibt keine einheitliche Methode für das Projektmanagement. PERT-Diagramme mögen wie die ideale Lösung für Ihr Team klingen, und obwohl niemand PERT-fekt ist, ist es wichtig, die Stärken und Schwächen jeder Methodik zu kennen, bevor man sich kopfüber hinein stürzt.
Zunächst einmal die positiven Aspekte. 🥰
Was sind die Vorteile der Verwendung von PERT-Diagrammen? Sie können:
- Prognostizieren, durchführen Sie die Nachverfolgung und überprüfen Sie den Zeitaufwand für jede Aufgabe.
- Fügen Sie Pufferzeiten hinzu, um Ressourcen während der Arbeit auf wichtigere Aufgaben umzuverteilen.
- Führen Sie Was-wäre-wenn-Analysen durch, um zu sehen, wie sich ein Projekt verändert, wenn Sie eine Aufgabe hinzufügen oder die Dauer einer anderen Aufgabe ändern.
- Identifizieren Sie sich wiederholende Aktionen, um Ihr Projektmanagement im Laufe der Zeit zu skalieren.
- Passen Sie das Projekt im Laufe der Zeit an – insbesondere, wenn Sie eine Verschiebung auf Ihrem kritischen Pfad feststellen.
Klingt gut, oder? PERT-Diagramme sind aus gutem Grund beliebt.
Dennoch ist es wichtig, auch die Nachteile zu verstehen:
- Die Zeitleisten für jede Aufgabe sind subjektiv. Wenn Sie die Dauer nicht auf Erfahrungen aus früheren Projekten oder realistischen Erwartungen stützen, könnten Sie das Team versehentlich zum Scheitern verurteilen.
- Wenn Sie sich zu sehr auf Ihren kritischen Pfad konzentrieren, können wichtige sekundäre Aufgaben, die ebenfalls zum Erfolg des Projekts beitragen können, unterbewertet werden.
- TBH, PERT-Diagramme sind in der Regel schwierig zu erstellen und müssen häufig aktualisiert werden. Der Prozess selbst kann sehr zeitaufwendig sein, und da sich der kritische Pfad oft ändern kann, sind PERT-Diagramme schnell veraltet.
- Ihre Zeitleiste ist zwar wichtig, aber ebenso wichtig sind die Kosten und Ressourcen, die zur Erledigung jeder Aufgabe erforderlich sind. Achten Sie darauf, Ihr Team nicht zu überlasten und Ihr Budget nicht zu überschreiten, indem Sie Ihr PERT-Diagramm über alles andere stellen.
Aufgrund dieser Vor- und Nachteile eignen sich PERT-Diagramme hervorragend für einige, aber nicht für alle Aspekte des Projektmanagements. Hier kommen andere Tools wie Gantt-Diagramme ins Spiel.
Starten Sie mit PERT-Diagramm-Vorlagen!
🔍 Was ist ein Gantt-Diagramm?
Ein Gantt-Diagramm ist eine Zeitleiste eines Projekts, die jedoch als horizontales Balkendiagramm mit zwei Dimensionen organisiert ist: der Y-Achse und der X-Achse.
- Auf der Y-Achse ist eine Liste der einzelnen Aufgaben des Projekts sowie aller grundlegenden Variablen für jede Aufgabe, wie z. B. der Aufgabenverantwortliche, aufgeführt.
- Die X-Achse zeigt eine Zeitleiste oder Kalender-Ansicht, die manchmal in Tage, Wochen oder Monate unterteilt ist, um die gesamte voraussichtliche Dauer eines Projekts abzudecken.
Jeder Balken in Ihrem Diagramm steht für eine einzelne Aufgabe. Er zeigt, wann diese Aufgabe beginnt, und erstreckt sich entlang der Zeitleiste, um anzuzeigen, wann sie abgeschlossen sein muss. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit für Projektmanager und andere Teammitglieder, aktuelle, anstehende und überfällige Aufgaben einfach im Blick zu behalten.
Über diese beiden grundlegenden Dimensionen hinaus zeigen Gantt-Diagramm-Abhängigkeiten Aufgaben, die erst begonnen oder fertiggestellt werden können, wenn andere zuvor erledigt wurden. Aufgabenbeziehungen und -abhängigkeiten treten in jedem Projekt auf, daher ist es wichtig, sie im Auge zu behalten. Es wird immer Situationen geben, in denen eine Aufgabe darauf wartet, dass eine andere fertiggestellt wird, eine andere blockiert oder mit anderen verknüpft ist, die gleichzeitig stattfinden.
Die Einfachheit von Gantt-Diagrammen hat dazu beigetragen, dass sie zu einer der beliebtesten Methoden des Projektmanagements geworden sind. Gantt-Diagramme finden Anwendung in Bereichen wie dem Bauwesen, der Veranstaltungsplanung, dem Marketing, dem Bildungswesen und vielen anderen. Zusammengefasst könnte Ihr Gantt-Diagramm etwa so aussehen:
Die Vor- und Nachteile der Verwendung eines Gantt-Diagramms für Ihr Projekt
Gantt-Diagramme sind aus gutem Grund beliebt. Projektmanager aus verschiedenen Branchen vertrauen auf ihre entscheidenden Vorteile:
- Gantt-Diagramme sind leicht zu lesen und bieten ein hohes Maß an Transparenz, was für Mitglieder der Teams, funktionsübergreifende Teams und Stakeholder gleichermaßen von Vorteil ist.
- Sie sind flexibel! Sie können die Fälligkeitsdaten einzelner Aufgaben ganz einfach aktualisieren.
- Gantt-Diagramme machen wichtige Informationen wie Fristen, Abhängigkeiten und manchmal auch Projekt-Meilensteine auf einen Blick leicht verständlich.
- Sie können sie in mehrere Abschnitte unterteilen, um vielschichtige Projekte in überschaubare Einheiten zu unterteilen.
Gleichzeitig wird die Wahl eines Gantt-Diagramms das Projekt nicht auf magische Weise zum Erfolg führen. Wie bei jedem anderen tool müssen Sie auch bei dieser Planungsmethode mit einigen potenziellen Nachteilen rechnen:
- Gantt-Diagramme sind möglicherweise zu simpel für Sie. Insbesondere bei komplexen Projekten oder Aufgaben benötigen Projektmanager möglicherweise mehr Details als nur Fälligkeitsdaten, Abhängigkeiten und Zeitleisten.
- Einige Gantt-Diagramme verfügen nicht über hierarchische Komponenten, was die Priorisierung von Aufgaben erschweren kann.
- Insbesondere bei großen Projekten mit vielen Aufgaben können Gantt-Diagramme riesig werden und lassen sich kaum noch als einzelne Übersicht darstellen.
- Wie bei PERT-Diagrammen werden auch bei Gantt-Diagrammen die Zeiten für die Fertigstellung von Aufgaben geschätzt. Ihre Genauigkeit hängt vollständig von der Person ab, die das Gantt-Diagramm erstellt, und kann irreführend sein, wenn sie ungenau ist.
- Gantt-Diagramme können nur in begrenztem Umfang Pufferzeiten für einzelne Aufgaben oder einen kritischen Pfad bis zum Abschluss des Projekts anzeigen.
🥊 Der ultimative Vergleich: Wann sollte man PERT- und wann Gantt-Diagramme verwenden?
Wie treffen Sie also Ihre Wahl?
Basierend auf den Vor- und Nachteilen beider Projektmanagementstile kann Ihnen dieses Diagramm dabei helfen, die beste Entscheidung für die Situation Ihres Teams zu treffen:
| Wann sollte man ein PERT-Diagramm verwenden? | Wann sollte man ein Gantt-Diagramm verwenden? |
|---|---|
| Sie benötigen ein Diagramm für die interne Planung des Projekts | Sie benötigen ein Diagramm, um den internen und externen Stakeholdern den Fortschritt des Projekts zu vermitteln. |
| Ihr Plan konzentriert sich auf die übergeordneten Meilensteine eines Projekts, wobei der sekundäre Fokus auf den Aufgaben liegt, die Sie benötigen, um dorthin zu gelangen. | Ihr Plan konzentriert sich auf jede Aufgabe und Unteraufgabe des größeren Projekts. |
| Sie definieren den kritischen Pfad Ihres Projekts | Sie müssen so viele Aufgaben wie möglich und termingerecht abschließen, damit Ihr Projekt erfolgreich ist. |
| Sie haben eine Vorstellung davon, wie lange jede Aufgabe dauern wird, müssen aber die Gesamtdauer des Projekts abschätzen. | Sie wissen, wie lange das Projekt dauern wird, müssen aber abschätzen, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe haben. |
| Sie müssen zeigen, wie jede Aufgabe von anderen abhängig ist, um einen erfolgreichen Flow und Abschluss des Projekts zu gewährleisten. | Sie müssen jedem Eigentümer der Aufgabe die Zeitleiste für seine spezifische Aufgabe zeigen. |
Natürlich ist jede Situation anders. Selbst bei einem direkten Vergleich gibt es noch andere Faktoren zu berücksichtigen – außerdem gibt es viele Situationen, in denen es sinnvoll ist, sowohl ein PERT-Diagramm als auch ein Gantt-Diagramm zu verwenden.
Da sich die beiden Diagramme erheblich unterscheiden, können die kombinierten Informationen aus den PERT- und Gantt-Diagrammen viel zur Transparenz und Verwaltung Ihres Planungsprozesses zu erledigen helfen.
So erstellen Sie Ihr eigenes Gantt- und PERT-Diagramm
Der letzte Schritt in diesem Prozess ist einfach: Verwandeln Sie das Was und Warum in ein Wie.
Während Gantt-Diagramme traditionell in Tabellenkalkulationen erstellt wurden, gibt es mittlerweile zahlreiche andere dynamische Gantt-Diagramm-Softwareoptionen, die den Prozess reibungsloser, visueller, benutzerfreundlicher und umsetzbarer machen.
Unabhängig davon, welches kostenlose Projektmanagement-Tool Sie verwenden, können die hier vorgestellten Prinzipien überall angewendet werden! Nutzen Sie diese Anleitung als Leitfaden für die Erstellung Ihrer eigenen Diagramme auf der Grundlage der Tools, die Sie bereits haben.
ClickUp bietet Ihnen alle intuitiven Features, die Sie für die Erstellung von Gantt- und PERT-Diagrammen benötigen – kostenlos und für immer. 😉
Gantt-Ansicht erstellen können. Mindmaps und ClickUp Whiteboards sind jetzt im Chat verfügbar.
Aber zunächst einmal: Was ist ClickUp?
ClickUp ist eine All-in-One-App für Produktivität, mit der Sie alles verwalten können – von Ihren täglichen To-dos über komplexe Projekte bis hin zum gesamten Workflow Ihres Geschäfts. ClickUp wurde für Teams jeder Größe und aus allen Branchen entwickelt und bietet zahlreiche anpassbare Features und über 15 Möglichkeiten, Ihre Arbeit anzuzeigen, darunter die Gantt-Ansicht von ClickUp, PERT-Diagramm-ähnliche Mindmaps und ein kollaboratives Whiteboard-Tool.
Nachdem wir das nun geklärt haben, kommen wir zu den interessanten Dingen – beginnend mit Gantt-Diagrammen!
Da es bei ClickUp darum geht, Prozesse zu optimieren und Ihnen Zeit zu sparen, sind viele Arbeiten, die Sie normalerweise manuell zu erledigen haben, um Gantt- und PERT-Diagramme auf dem neuesten Stand zu halten, in dieser Plattform automatisiert. Wir zeigen Ihnen, wie das geht. 🙂
Ihre Zeitleiste nimmt Form an, wenn Sie die Aufgaben Ihres Projekts skizzieren. Und um ein Gantt-Diagramm in ClickUp zu erstellen, ist dies Ihr erster und wichtigster Schritt. Ein natürlicher Ausgangspunkt für jede Software des Projektmanagements – einschließlich ClickUp – ist die Listenansicht.
Dies ist eine einfache, vertikale Auflistung aller anstehenden Aufgaben. Ähnlich wie eine Einkaufsliste. Das Tolle an ClickUp ist jedoch, dass Sie ganz einfach von der Liste zur Gantt-Ansicht wechseln können, um die gesuchten Informationen zu priorisieren.
Wenn Sie Details wie Unteraufgaben, Startdaten, Fälligkeitsdaten und Aktualisierungen mit benutzerdefinierten Statusangaben eingeben, zeigt Ihr Gantt-Diagramm automatisch immer mehr Informationen auf einen Blick an. Fügen Sie Abhängigkeiten zu Ihren einzelnen Aufgaben hinzu, um mit der Erstellung des Projekt-Flows zu beginnen.
Die meisten herkömmlichen Gantt-Diagramme wären an dieser Stelle fertig, aber wir fangen gerade erst an.
Erinnern Sie sich daran, dass es mit einem herkömmlichen Gantt-Diagramm nicht möglich war, die Pufferzeit oder den kritischen Pfad zu ermitteln? Das muss nicht so sein. Verwenden Sie einfach die Optionen zur Berechnung des kritischen Pfads und der Pufferzeit von ClickUp in Ihrer Gantt-Ansicht, um beides automatisch zu berechnen.
Und schon haben Sie Ihr ganz persönliches Gantt-Diagramm! Da es in ClickUp integriert ist, ist es bereits mit Ihrem Workflow verbunden, sodass alle Fortschritte oder Anpassungen der Aufgabenzeit automatisch aktualisiert werden und auf den ersten Blick ersichtlich sind.
Beginnen Sie mit mehreren Gantt-Diagramm-Vorlagen, um das Setup zu überspringen:
PERT-Diagramme sind etwas komplexer, aber da Ihr Gantt-Diagramm bereits in ClickUp erstellt ist, können Sie ganz einfach mit zwei wichtigen Features mit der Erstellung Ihres PERT-Diagramms beginnen.
Mit ClickUp Mindmaps können Sie ein Netzwerkdiagramm erstellen, das den Flow Ihres Projekts darstellt und viele der gleichen Vorteile wie die meisten PERT-Diagramme bietet.
Mit den Whiteboards in ClickUp können Sie Ihre eigenen Diagramme aller Art erstellen, einschließlich PERT-Diagrammen! Fügen Sie Formen hinzu, die Sie direkt in ClickUp-Aufgaben umwandeln können, und zeichnen Sie Verbindungen zwischen ihnen, um den Arbeitsablauf einfach darzustellen.
Profi-Tipp: ClickUp bietet eine Vielzahl von Vorlagen, mit denen Sie beide Tools – und die Gantt-Ansicht – unabhängig von Ihrer Erfahrung nutzen können.
Dank der intuitiven Benutzeroberfläche ist die Erstellung von PERT-Diagrammen mit ClickUp Mindmaps und Whiteboards leicht zu erlernen, erfordert jedoch etwas mehr Kreativität als das Umschalten auf ein Gantt-Diagramm in der Plattform. Aber genau darin liegt die wahre Stärke von PERT-Diagrammen.
Mit den Mindmap- und Whiteboard-Features können Sie die Vorteile von PERT-Diagrammen nutzen und diese automatisch mit Ihrem Workflow verbinden. Einfach ausgedrückt: Die Idee hinter diesen Features ist es, dass Sie Ihre Ideen schneller und einfacher umsetzen können – und wer liebt nicht einen optimierten Prozess? 😍
Möchten Sie weitere Informationen erhalten? Der beste Zeitpunkt, um mit ClickUp zu beginnen, ist jetzt.
Machen Sie Ihren Projektplanungsprozess einfacher, visueller und vollkommen transparent mit automatisierten Gantt- und PERT-Diagrammen in ClickUp.
Wenn Ihnen dieser Vergleich gefallen hat, sehen Sie sich auch unsere Gegenüberstellung von Kanban und Gantt an!