Wie Sie Ihre interne Wissensdatenbank für die Produktivität Ihrer Mitarbeiter und den Erfolg Ihres Projektmanagements optimieren können

Ein effizientes Wissensmanagementsystem ist die Lebensader eines Unternehmens - keine Überraschung. Ob Sie nun projektspezifische Richtlinien oder unternehmensweite Richtlinien zentralisieren, Sie brauchen eine organisierte Basis, um Ihre Wissensbestände zu speichern und Teams prozessübergreifend zu unterstützen.

Aber die Millionen-Dollar-Frage ist: *Wie erstellen Sie die beste interne Wissensdatenbank für Ihr Team?*

Die Einstellung einer gut geplanten Wissensdatenbank kann eine schwierige Aufgabe sein. Instanz müssen Sie sich darauf konzentrieren, detaillierte und relevante Informationen in Ihrem internen Wiki zu präsentieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass alles für mehrere Interessengruppen zugänglich und auf dem neuesten Stand ist. Selbst mit den besten Tools, die Ihnen für Ihre Wissensdatenbank zur Verfügung stehen, ist dies eine zeitaufwändige und unhaltbare Aufgabe.

In diesem Artikel werden wir das Konzept interner Wissensdatenbanken im Detail untersuchen und die Schritte zur Erstellung einer solchen Datenbank erläutern. Außerdem werden wir vorstellen:

• Best Practices und fortgeschrittene Ansätze zur Optimierung jeder Informationsressource
• Die funktionsreichste und skalierbarste interne Wissensdatenbank-Software für Teams 😍

Was ist eine interne Wissensdatenbank?

Eine interne Wissensdatenbank ist eine aktuelle Informationsbibliothek, die ausschließlich den Mitarbeitern eines Unternehmens zugänglich ist. Es handelt sich um eine zentralisierte Wissensdatenbank, vorzugsweise mit einer Suchfunktion, die es den Mitarbeitern ermöglicht, interne Daten zu allen Prozessen und erbrachten Leistungen zu finden.

Eine typische interne Wissensdatenbanklösung speichert Elemente wie:

• Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
• Unternehmensrichtlinien
• Verträge und andere rechtliche Dokumente
• Digitale Vermögenswerte und geistige Unternehmensressourcen
• Projektinformationen und Richtlinien
• Fallstudien und Forschungsdaten
• Handbücher für Teams im Kundendienst

Um diese Informationen leicht zugänglich zu machen, werden interne Wissensdatenbanken mit Tags, Kategorien und anderen Arten von Hierarchie organisiert. 📚

Interne vs. externe Wissensdatenbank

Eine interne Wissensdatenbank bietet eine einzige Quelle der Wahrheit, um Ihre Mitarbeiter zu unterstützen. Eine externe Wissensdatenbank soll dasselbe zu erledigen - allerdings für Ihre Kunden.

Externe Wissensdatenbanken sind als Selbstbedienungsmedium für Kunden gedacht, abgeschlossen mit Produktleitfäden und Lösungen für allgemeine Probleme. Sie können auch von Teams mit Kundenkontakt genutzt werden, um bei Anrufen mehr praktische Unterstützung zu bieten.

Die Schlüsselvorteile einer internen Wissensdatenbank

Die Einrichtung einer internen Wissensdatenbank erleichtert die schnellere Einarbeitung von Mitarbeitern und eine bessere Zusammenarbeit im Team. Da alle internen Prozesse an einem Ort dokumentiert sind, müssen Sie nicht mehr stundenlang Meetings mit neuen Mitarbeitern oder Projekt Teams abhalten. Stellen Sie ihnen einfach den Zugang zu Ihrer internen Wissensdatenbank zur Verfügung, und sie werden in die Lage versetzt, ihre Aufgaben zu erfüllen, ohne Zeit mit der Beratung anderer zu verschwenden.

Diese Ressourcen bringen weitere greifbare Vorteile mit sich, darunter:

1. Reduzierte Fehler: Wenn genaue Informationen für die Mitarbeiter leicht zugänglich sind, bleibt wenig Raum für Fehler und führt zu einer höherenkundenzufriedenheit und Kundenbindung2. Bessere Kosteneinsparungen durch die Produktivität des Teams: Laut einerMcKinsey-Berichtverliert ein durchschnittlicher Mitarbeiter etwa 20 % seiner Arbeitszeit mit der Suche nach relevanten Informationen. Die einfache Verfügbarkeit der erforderlichen Wissensbestände kann die Produktivität der Mitarbeiter verbessern und eine optimale Nutzung Ihrer finanziellen und personellen Ressourcen gewährleisten
2. Bessere Mitarbeiterbindung: Eine interne Wissensdatenbank verdeutlicht die Prozesse und Richtlinien Ihres Unternehmens. Dies erleichtert die Arbeit und führt zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung
3. Skalierbare, reibungslose Abläufe: Eine interne Wissensdatenbank ermöglicht Geschäften eine hohe Skalierbarkeit durchgestraffte SOPs, Mitarbeiterhandbücher undwissenstransfer verfahren

Tipp: Brauchen Sie eine Verknüpfung zur Erstellung einer internen Wissensdatenbank oder eines Wikis für kleinere Teams? Verwenden Sie die ClickUp Team Docs Vorlage um alle Informationen zu zentralisieren, die Ihr Team benötigt.

Diese Vorlage herunterladen

Verwenden Sie diese Vorlage, um die wichtigsten Dokumente des Teams zu rationalisieren und die Zugänglichkeit innerhalb von Projekten zu verbessern

Wie man eine interne Wissensdatenbank in 7 einfachen Schritten einrichtet

Die Erstellung und Verwaltung einer Wissensdatenbank ist keine einfache Angelegenheit. Zunächst einmal brauchen Sie eine übersichtliche Organisation und ein Zugriffsdesign sowie einen mühelosen Mechanismus, um die Dokumente bei Bedarf zu aktualisieren.

Die Einstellung einer Wissensdatenbank ist kein allgemeingültiger Prozess, aber wir haben ihn im Folgenden in sieben Standardschritte zusammengefasst. Zur Veranschaulichung haben wir einige Tools und Funktionen der Wissensdatenbank verwendet, um jeden Schritt zu unterstützen. 🌸

Schritt 1: Erstellen einer maßgeschneiderten Wissensmanagement-Strategie

Bevor Sie mit dem Aufbau Ihrer internen Wissensdatenbank beginnen, brauchen Sie eine klare Strategie, die Ihnen den Weg weist. Skizzieren Sie die entscheidenden Elemente Ihrer wissensmanagement-Strategie wie zum Beispiel:

• Anwendungsfälle: Erstellen Sie eine Wissensbasis für projektspezifische oder unternehmensspezifische Informationen? Welche Wissenslücken wollen Sie zu erledigen, und für wen?
• Rollen und Zugriffsebenen: Legen Sie die Rollen fest, die die Berechtigung haben, die Wissensdatenbank zu bearbeiten und zu aktualisieren. Zusätzlich können Sie auch Gruppen festlegen für:
  
  • Zugang nur für die Ansicht
  • Unternehmensweiter und teamspezifischer Zugriff
  • Abteilungsbezogene Mitwirkende und deren Zugriffskontrolle
• Hierarchie des Inhalts: Überlegen Sie, wie der Inhalt innerhalb der Wissensdatenbank organisiert werden soll - ob Sie ihn nach Abteilungen strukturieren wollen,rollen und Verantwortlichkeitenoder nach Projekten. Planen Sie die Feinheiten, einschließlich der Kategorien, Tags und Speicherorte, entsprechend
• Inhaltsrichtlinien: Definieren Sie den Prozess der Erstellung und Verwaltung von Inhalten. Denken Sie an den erforderlichen Detaillierungsgrad, die Art des Inhalts (Videos, Artikel, Infografiken usw.), einen einheitlichen Tonfall und die Genehmigungskanäle.

Wenn Sie diese Details im Voraus planen, erhalten Sie Klarheit und spart Zeit beim Aufbau der Wissensbasis . Der einfachste Weg für ein Brainstorming Ihrer Strategie sind digitale Whiteboard-Tools wie ClickUp Whiteboards .

Digitale Whiteboards bieten in der Regel eine unendliche Leinwand, auf der Sie gemeinsam mit Ihren Teamleitern Ihre Wissensmanagement-Strategie entwerfen können. Instanzen mit ClickUp Whiteboards können Sie beispielsweise Verbindungselemente, Haftnotizen, farbige Blöcke und andere visuelle Elemente verwenden, um abteilungsübergreifende Informationsflüsse und Zugriffsebenen zu entwerfen.

Benutzerdefinierte Whiteboards zum Einfügen von Dokumenten, Aufgaben und mehr

Schritt 2: Wählen Sie die richtige Wissensdatenbank-Software

Sobald Sie Ihre Wissensmanagement-Strategie festgelegt haben, wählen Sie eine geeignete wissensmanagement-Software (KMS) um Ihre Pläne auszuführen.

Die Auswahl eines internen Knowledge Base Tools hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen ab, aber hier sind sechs Features, auf die Sie unbedingt achten sollten:

1. Mehrstufige Hierarchie: Sie sollten in der Lage sein, Ihr Wissensmanagementsystem und seine Elemente durch Ordner, allgemeine Kategorien, Tags und Unterseiten zu organisieren
2. Leistungsstarke Suchfunktion: Die Suchfunktion Ihres Knowledge-Base-Tools sollte den Mitarbeitern helfen, die benötigten Informationen schnell zu finden, indem sie die Tags der Dokumente und sogar den schriftlichen Inhalt verwenden
3. Features für die Zusammenarbeit: Die besten KMS-Lösungen dienen auch als Tools für die Zusammenarbeit, mit denen Sie gemeinsam mit Ihren Mitgliedern im Team Artikel schneller erstellen können. Bevorzugen Sie Software, die mehrere Mitarbeiter beim Schreiben und Überprüfen von Dokumenten unterstützt
4. Reichhaltige Textformatierung: Reichhaltige Textformatierung und Support für multimediale Inhalte erhöhen die Lesbarkeit und den visuellen Wert der Inhalte und helfen den Lesern, komplexe Themen schneller zu erfassen
5. KI-Support: Die neuesteKMS-Lösungen verfügen über KI-Features die bei der Erstellung und Formatierung von Inhalten durch Eingabeaufforderungen helfen und sogar relevante Artikel innerhalb einer Datenbank finden
6. Webbasierter Zugang: Die von Ihnen gewählte Wissensdatenbanklösung sollte einen nahtlosen webbasierten Zugang für Benutzer über ein sicheres Portal ermöglichen

Die gute Nachricht ist, dass die meisten hochwertigen Tools für Wissensdatenbanken bereits über diese Features verfügen. Wenn Sie jedoch nach einer Lösung mit allen Features suchen, die dennoch erschwinglich ist, sollten Sie sich für ClickUp **Diese interne Wissensdatenbank bietet auch Funktionen für die Zusammenarbeit in Projekten und die Verwaltung von Aufgaben und ist damit ideal für Teams jeder Größe und Branche.

Zu den herausragenden Features von ClickUp als Wissensdatenbanklösung gehören:

• ClickUp Dokumente eine kollaborative Dokumentenmanagement-Suite
• Unbegrenzter Speicher auf allen kostenpflichtigen Plänen
• Nativer KI-Assistent zur Erstellung von Dokumenten und Zusammenfassungen
• Nur-lesende Gäste mit benutzerdefinierten Berechtigungen

Schritt 3: Planen und erstellen Sie Ihre Inhalte

Wählen Sie Ihre wissensdatenbank-Software ? Beginnen wir mit dem Aufbau einer guten internen Wissensdatenbank. Erstellen Sie zunächst einen Plan darüber, was geschrieben werden soll und welche Mitglieder des Teams dies zu erledigen haben.

Machen Sie sich keinen Stress, alle Dokumente auf einmal zu schreiben, sondern beginnen Sie mit dem Wesentlichen, z. B.:

• Grundlegende Unternehmensinformationen
• Urlaubs- und Vergütungsregelungen
• Leistungsbewertungsskalen und -richtlinien
• Häufig gestellte Fragen (FAQs)
• Arbeitsplatzcode of Conduct* Organisatorische Diagramme
• Schulungsunterlagen für neue Mitarbeiter
• Onboarding-Materialien für Clients

Sie können clickUp Dokumente nutzen um Ihre Inhalte zu planen und zu erstellen. Laden Sie Ihre bestehenden Dokumente auf die Plattform hoch oder erstellen Sie neue Dokumente von Grund auf. Aus operativer Sicht können Sie:

• Erstellenbestimmte Aufgaben für jeden in Produktion befindlichen Artikel der Wissensdatenbank
• Zuweisung eines oder mehrerer Mitglieder des Teams für jede Aufgabe
• Nachverfolgung des Zeitaufwands für das Schreiben und Überprüfen der Dokumentation

Formatieren jedes Dokuments mit Rich Text Formatierungsfeatures - Hinzufügen von Titelbildern, Tabellen, Lesezeichen, Überschriften, Zwischenüberschriften und mehr, um die Lesbarkeit des Inhalts zu verbessern.

Verwenden Sie ClickUp Docs, um wichtige Dokumente zu verwalten und die Zusammenarbeit im Team zu fördern

Um die Erstellung von Inhalten zu beschleunigen, nutzen Sie die Leistungsfähigkeit des integrierten ClickUp AI-Tools, ClickUp Gehirn . Nutzen Sie die anpassbaren rollenspezifischen Eingabeaufforderungen, um schnell Dokumente wie Projektbeschreibungen, Teststudien und Softwareanforderungen zu erstellen.

Sie können ClickUp Brain auch verwenden, um Ihre bestehenden Inhalte in der Wissensdatenbank hinsichtlich Grammatik, Tonfall und Klarheit zu optimieren. Außerdem bietet die integrierte Übersetzen Sie und Zusammenfassen features sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter den Inhalt leicht aufnehmen können.

Verwenden Sie ClickUp AI, um Inhalte in Dokumenten zu bearbeiten, zusammenzufassen, die Rechtschreibung zu prüfen oder die Länge anzupassen

Schritt 4: Organisieren Sie Ihre Inhalte, um die Auffindbarkeit zu erleichtern

Nachdem Sie Ihre Inhalte erstellt haben, ist es an der Zeit, sie so zu organisieren, dass sie leicht zu finden sind. Das Ziel ist es, den Zugriff auf bestimmte Artikel zu erleichtern, indem die Wissensdatenbank gefiltert wird. Einige Möglichkeiten, dies zu tun, sind:

• Kennzeichnung jedes Dokuments mit relevanten Tags (z. B. "Onboarding Materials" für alle Ressourcen zur Einarbeitung von Mitarbeitern)
• Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses oder Index
• Organisieren von Dokumenten nach Projekten, Clients oder ähnlichen Kriterien

ClickUp ermöglicht die Feinabstimmung Ihrer Wissensdatenbank durch mehrstufige Hierarchien . Sie können Workspaces erstellen, Ordner, Dateien , Listen und andere Unterkategorien zur Organisation und Speicherung Ihrer Wissensbestände.

Sie können zum Beispiel einen Ordner für Projekt A oder eine Checkliste für das Abschließen von Aufgabe XYZ erstellen - Ihre Mitarbeiter wissen intuitiv, wo sie suchen müssen.

Weitere Möglichkeiten, Ihre Dokumente zu organisieren, sind farbcodierte Tags und Priorität Beschreibungen . Ihr Team kann innerhalb von Sekunden auf jedes Dokument mit der Universal Search feature.

ClickUp Universal Search ermöglicht es Benutzern, Aufgaben, Dokumente, Dateien, Benutzer, Chats und Dashboards im gesamten Workspace und sogar in anderen verbundenen Apps schnell zu finden

ClickUp sorgt außerdem für eine hervorragende Organisation durch verschachtelte Unterseiten, ideal für die Präsentation von Dokumenten mit mehreren Unterthemen. Ziehen Sie die Unterthemen einfach per Drag & Drop unter die übergeordnete Seite, wie in der Abbildung unten dargestellt:

Verschachtelte Unterseiten innerhalb von ClickUp Dokumenten ermöglichen es Ihnen, Ihre Dokumente oder Wikis besser zu organisieren

Schneller Tipp: Sie können ClickUp Brain bitten, ein Inhaltsverzeichnis für bestimmte Ordner oder Dokumentensätze zu erstellen, Tabellen für eine schnellere Organisation zu generieren, oder sprache-zu-Text-Transkripte erstellen zum Schreiben oder Indexieren.

Schritt 5: Implementierung von Zugriffskontrollen für die Wissensdatenbank

Sobald Ihre interne Wissensdatenbank organisiert und fertiggestellt ist, sollten Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die Zugänglichkeit lenken. Jede Software verfügt über ein anderes Setup zur Definition von wissen freizugeben berechtigungen. In der Regel können Sie die Ansicht und Bearbeitung je nach Rolle des Benutzers oder Speicherort des Dokuments granular steuern.

In ClickUp zum Beispiel können Sie sowohl Benutzer- als auch Workspace-basierte Kontrollen benutzerdefiniert einstellen. Sie können:

• Benutzern innerhalb eines bestimmten Workspace oder Ordners Zugriff gewähren
• Den individuellen Zugriff über private Links freigeben
• Einen sicheren öffentlichen Link verwenden, um Dokumente für Clients und externe Mitarbeiter freizugeben

Sie erhalten auch eine benutzerfreundliche Schnittstelle, um Gastbenutzer per E-Mail zum Zugriff auf Ihre Wissensdatenbank oder ausgewählte Dokumente einzuladen. Gewähren Sie ihnen Bearbeitungs- und/oder Nur-Ansichts Berechtigungen, je nachdem, was sie zu erledigen haben.

Zusammenarbeit ist der Schlüssel zu ClickUp 3.0 Docs. Sie können Dokumente schnell freigeben, Berechtigungen festlegen oder an interne oder externe Benutzer exportieren

Schritt 6: Überprüfen Sie Ihre interne Wissensdatenbank

Ernennen Sie eine Gruppe von Prüfern (dies können Mitglieder in Schlüsselpositionen aus verschiedenen Abteilungen sein), um Ihrer internen Wissensdatenbank den letzten Schliff zu geben. Sie können Aspekte überprüfen wie:

• Richtigkeit der Wissensdokumente der Mitarbeiter
• Wiederholung der gleichen Informationen in verschiedenen Artikeln (statt Verknüpfung)
• Falsche Zugriffsebenen
• Formatierungs- und Prüfungsfehler
• Nicht übereinstimmende Inhalte und Titel

Der Prüfungsprozess kann mühelos mit ClickUp's Rich features zur Dokumentenzusammenarbeit . Ihr Team kann folgende Funktionen nutzen Zugewiesene Kommentare , live Chatten und workflow-Prüfung tools innerhalb der Plattform, um Mitwirkende an Dokumenten über Fehler zu informieren und diese sofort zu beheben.

Bearbeiten Sie gemeinsam mit dem Team, machen Sie Kommentare und delegieren Sie Aufgaben an andere Mitglieder direkt aus Ihrem ClickUp Dokument

Schritt 7: Überprüfen und aktualisieren Sie die interne Wissensdatenbank regelmäßig

Stellen Sie nicht einfach eine interne Wissensdatenbank zusammen und vergessen Sie sie! Eine veraltete Wissensdatenbank kann Ihre Teammitglieder in die Irre führen, daher ist es unabdingbar, sie in regelmäßigen Abständen zu verwalten und zu aktualisieren.

Ein raffinierter Trick, um Ihre Wissensdatenbank aufzuräumen, besteht darin, Dokumente auszusortieren, die Sie nicht mehr benötigen, z. B. ältere Richtlinien und veraltete Handbücher für das Support-Team. Fügen Sie der Datenbank die neuesten Wissensbestände hinzu und benachrichtigen Sie die relevanten Interessengruppen.

4 Best Practices für die Einstellung einer internen Wissensdatenbank

Nachdem Sie nun den Prozess der Einstellung einer internen Wissensdatenbank kennen, sollten Sie einen Blick auf die vier Best Practices werfen, mit denen Sie die Qualität und Zuverlässigkeit der Datenbank verbessern können.

1. Verwenden Sie Vorlagen

Der Aufbau einer Wissensdatenbank kann sehr langweilig und zeitaufwändig sein, vor allem, wenn Sie mit einem leeren Dokument beginnen. Aus diesem Grund verlassen sich produktive Teams auf vorlagen für Wissensdatenbanken zur Erstellung alltäglicher Wissensbasis-Ressourcen.

ClickUp hat über 1.000 Vorlagen um die Erstellung von Dokumenten für verschiedene Anwendungsfälle zu beschleunigen, darunter Unternehmensrichtlinien, SOPs und Projektrichtlinien. Das Beste daran ist, dass Sie auch spezielle Vorlagen für die Einrichtung interner und externer Wissensdatenbanken erhalten - unsere Favoriten sind unter anderem:

1. ClickUp Wissensdatenbank-Vorlage: Ideal für die Erstellung einer vielseitigen digitalen Informationsbibliothek für jedes Unternehmen oder Projekt
2. ClickUp HR Wissensdatenbank Vorlage: Geeignet für die Verwaltung von HR-Richtlinien und -Verfahren
3. ClickUp Vorlage für Prozesse und Verfahren: Ermöglicht die Erstellung von Schritt-für-Schritt-Anleitungen und die Organisation von Abläufen über Kanban Boards

Sparen Sie Zeit bei der Erstellung Ihrer Wissensdatenbank mit den vorgefertigten Vorlagen von ClickUp

Diese Vorlagen werden mit standardmäßigen, gut formatierten Strukturen und Abschnitten geliefert - alles, was Sie zu erledigen haben, ist, die für Ihr Team relevanten Informationen abzuschließen. 😎

2. Regelmäßig Mitarbeiter-Feedback einholen

Die meisten Teamleiter können nicht alle Wissenslücken selbst ermitteln. Sie müssen ihre feedback der Mitarbeiter und aktualisieren die Wissensdatenbank, um aufgedeckte Probleme zu lösen, die von weiteren Abfragen bis hin zu unklaren Prozessen reichen können.

Eine Möglichkeit, allgemeine Fragen aus jeder Abteilung zu sammeln, ist die Verwendung von ClickUp Formulare . Passen Sie ein internes Formular mit spezifischen Fragen an, um zu ermitteln, was funktioniert und was nicht. Analysieren Sie die Antworten Ihrer Mitarbeiter ganz einfach in der Tabellen-Ansicht der Plattform, ermitteln Sie Wissenslücken und planen Sie, wie Sie diese beseitigen können.

Starten Sie eine Umfrage zum Sammeln von Feedback mit hochgradig anpassbaren Formularen auf ClickUp

3. Fokus auf Lesbarkeit

Achten Sie auf die Präsentation und Lesbarkeit, wenn Sie umfangreiche interne Wissensdatenbank-Themen behandeln. Vergewissern Sie sich zunächst, dass Sie in einer kostenlosen Sprache schreiben, die für alle verständlich ist mitglieder des Teams . Wenn Sie beispielsweise einem Team, das nicht im Marketing tätig ist, Kundenakquisitionskosten (CAC) erklären, sollten Sie den gesamten Begriff anstelle von CAC verwenden.

Weitere Best Practices für das Schreiben und Bearbeiten einer Wissensdatenbanklösung sind:

• Verwendung von Tabellen und Aufzählungspunkten anstelle von langen Absätzen
• Verwendung von Grafiken oder Animationen
• Aussagekräftige Titel, die auf den Punkt kommen
• Erläutern der einzelnen Schritte, wo immer möglich

4. Analytik verwenden

Auf den ersten Blick mag die Verwendung von Analysen für eine Wissensdatenbank unpassend erscheinen, aber Daten sind entscheidend, um alles zu verbessern. Die Nutzungsanalyse Ihrer internen Wissensdatenbank kann Ihnen helfen, Lesermuster zu entdecken und Trends zu dokumentieren, wie z. B.:

• Meistgelesene Artikel
• Meist gesuchte Schlüsselwörter
• Stark kommentierte Themen (als Hinweis auf mögliche Unklarheiten)

Diese Informationen können Ihnen helfen, Ihre Wissensdatenbank für die Benutzer zu optimieren und die Produktivität in Bezug auf die Navigationszeiten zu steigern.

Fortgeschrittene Ansätze für moderne interne Wissensdatenbanken

Bei Wissensdatenbanken ging es früher nur um Aktenschränke und indexierte Dokumente. In den letzten Jahrzehnten haben jedoch viele fortschrittliche Ansätze die Art und Weise beeinflusst, wie wir gemeinsam Daten erstellen und navigieren.

Die kollaborative Umgebung eines Wikis oder einer internen Wissensdatenbank-Software

Das Aufkommen von wiki-Software mit Features für die Zusammenarbeit hat wohl den größten Einfluss auf die Art und Weise gehabt, wie Wissen in Organisationen verwaltet und verteilt wird.

Indem sie mehrere Mitwirkende zulassen, ermöglichen sie die schnellere und genauere Erstellung miteinander verbundener Wissensseiten. Die eingebauten Schaltflächen zur Überprüfung des Bearbeitungsprozesses und zur Rückgängigmachung von Änderungen sorgen zudem für eine bessere Sichtbarkeit der sich schnell ändernden Dokumente.

Moderne Wiki-Software dient nicht nur als zentrales Repository für Unternehmensdaten, sondern schafft auch Möglichkeiten für eine bessere Skalierbarkeit des Wissens in Organisationen. 🗄️

Auswirkungen von KI auf das Wissensmanagement

Die Einführung von generativen KI-Tools hat die Art und Weise, wie Wissen erstellt und über interne Wissensdatenbanken freigegeben wird, erheblich verändert. KI-Tools wie Scribe und ClickUp Brain verkürzen den Prozess des Schreibens, Formatierens und Überprüfens von Wissensdokumenten.

Und anstatt eine Liste mit Suchergebnissen zu liefern, beantworten viele KI-gestützte Wissensdatenbanken nun direkt die Fragen der Leser auf der Grundlage des in der Wissensdatenbank verfügbaren Inhalts.

Zum Beispiel können Sie ClickUp Brain als KI-Wissensmanager verwenden. Dabei handelt es sich um ein neuronales Netzwerk, das als Repository für Ihre Dokumente, Aufgaben und Teams in Ihrem Workspace dient - Ihre Mitarbeiter können ihm direkt Fragen stellen, um Antworten aus der Wissensdatenbank des Unternehmens zu erhalten. Ein Beispiel:

• zu erledigen: Wie läuft die Nachverfolgung von Fehlern ab?
• was ist das Ziel von Aufgabe XYZ?_

Beantworten Sie Abfragen zur Arbeit mit ClickUp's AI Knowledge Manager™

Internetforen-basierte Wissensdatenbanken

Immer mehr interne Wissensdatenbanken beinhalten ein Diskussionsforum, in dem sich Mitarbeiter über ein Dokument austauschen können. Dies ermöglicht eine schnellere Identifizierung von Problemen und eine spontane Klärung von Zweifeln in Bezug auf bestimmte Elemente des Wissens. Außerdem bietet es den Mitarbeitern einen Kommunikationskanal, um die Gründe für die in der Wissensdatenbank dargelegten SOPs und Best Practices besser zu verstehen.

Rolle der Echtzeit-Editoren in modernen Wissensdatenbanken

Echtzeit kollaborative Text-Editoren die in moderner interner Wissensdatenbank-Software enthalten sind, haben die Art und Weise, wie Sie Inhalte erstellen und bearbeiten, revolutioniert.

Instanz ClickUp ermöglicht zum Beispiel die Bearbeitung eines Dokuments durch mehrere Beteiligte in Echtzeit . Mit diesen Editoren können Sie dank des Aufwands des Teams Wissensdatenbanken in Rekordzeit erstellen. Für Dokumente, an denen Mitarbeiter aus mehreren Abteilungen beteiligt sind, ist dies ein entscheidender Fortschritt. Anstelle von mehrstufigen Schreib- und Überprüfungsworkflows können Sie mit allen Beteiligten live zusammenarbeiten und Fehler oder redundante Arbeiten vermeiden.

Einfaches Formatieren und gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten mit dem Team ohne Überschneidungen in ClickUp

Maximieren Sie die Effizienz Ihres Teams mit ClickUp: Die beste Wissensdatenbank-Software

Eine interne Wissensdatenbank ist eine wichtige Voraussetzung für die Effizienz eines Unternehmens, da sie dafür sorgt, dass alle Mitarbeiter auf der gleichen Seite stehen. Mit der zunehmenden Digitalisierung des Geschäfts entscheidet die Qualität Ihrer Wissensdatenbank darüber, wie schnell Sie Ihre Mitarbeiter schulen und ihre Lernkurve verkürzen können.

Zum Glück gibt es Tools wie ClickUp, die den gesamten Prozess des Aufbaus und der Verwaltung einer Wissensdatenbank rationalisieren Anmelden noch heute kostenlos an und bringen Sie Ihr Unternehmen zu wissensbasierter Produktivität und Effizienz. 💃