Niemand mag ein Meeting, das auch per E-Mail hätte stattfinden können. Laut einer aktuellen Studie über die Teilnahme an Meetings zeigt, können unnötige Meetings Ihr Unternehmen pro Mitarbeiter und Jahr 25.000 Dollar kosten!
Doch nicht jede Teambesprechung ist Zeitverschwendung. Sowohl geplante als auch spontane Meetings sind für den Erfolg eines Geschäfts wichtig.
Bei Ad-hoc-Meetings ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie Arbeitsabläufe unterbrechen, jedoch größer als bei regulären Meetings, da sie unerwartet stattfinden. Andererseits eignen sie sich hervorragend für praktische Entscheidungen, wenn unvorhergesehene Umstände eintreten oder sich neue Möglichkeiten ergeben, was Ihnen auf hart umkämpften Märkten einen Vorteil verschafft.
Wie können Sie also Ad-hoc-Meetings nutzen, um Ihr Geschäft voranzubringen, anstatt zur Unproduktivität einzuladen? Lesen Sie diesen Leitfaden weiter, um praktische Tipps zu erhalten:
- Wann Sie ein Ad-hoc-Meeting einberufen sollten
- Welche Schritte Sie unternehmen müssen, um sie effektiv durchzuführen
- Wie Sie häufige Fallstricke bei der Organisation von Last-Minute-Meetings vermeiden können
Bonus: Wir stellen Ihnen Tools in ClickUp vor, mit denen Sie unstrukturierte Ad-hoc-Meetings in produktive Sitzungen verwandeln können, die sich auf das gewünschte Ergebnis konzentrieren. Lassen Sie uns eintauchen!
Was ist ein Ad-hoc-Meeting, und wie unterscheidet es sich von einem geplanten Meeting?
Der Begriff ad hoc bedeutet für diesen Zweck oder nach Bedarf. Ein Ad-hoc-Meeting ist eine Art von Meeting, das spontan organisiert wird, in der Regel um ein bestimmtes Problem oder eine dringende Gelegenheit zu behandeln. In den meisten Fällen tritt die Angelegenheit unerwartet auf und erfordert sofortige Aufmerksamkeit.
Im Gegensatz zu regelmäßigen geplanten Meetings ad-hoc-Meetings werden nicht im Voraus geplant. Im Ergebnis können solche ungeplanten Meetings, wenn sie häufig stattfinden, den vorgegebenen Flow des Tages unterbrechen und die Arbeit empfindlich stören.
Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Unterschiede zwischen Ad-hoc- und geplanten Meetings:
| Parameter | Reguläre Meetings | Ad Hoc Meetings |
|---|---|---|
| Planung | Sie werden im Voraus geplant und sind oft wiederkehrend | Sie werden spontan, nach Bedarf einberufen |
| Vorbereitung | Zeit für die Vorbereitung ist vorhanden. Die Tagesordnung ist formell und im Voraus festgelegt | Wenig bis keine Zeit für die Vorbereitung, und die Tagesordnung kann informell sein |
| Zweck | Besprechung laufender Projekte, regelmäßiger Aktualisierungen und strategic Pläne | Behandlung von Problemen mit hoher Priorität, um schnelle und fundierte Entscheidungen zu treffen |
| Häufigkeit | Findet in der Regel in regelmäßigen Abständen statt (täglich, wöchentlich oder monatlich) | Kein fester Zeitplan |
| Dauer | Oft feststehend und länger | Tendenziell kürzer und konzentrierter |
| Teilnehmer | In der Regel eine feste Gruppe von Teilnehmern | In der Regel eine kleine Gruppe von Teilnehmern, die für das jeweilige Problem relevant sind |
| Flexibilität | Weniger flexibel - hält sich an einen Zeitplan | Sehr flexibel - berücksichtigt unmittelbare Bedürfnisse |
Beste Zeitpunkte für ein Ad Hoc Meeting
Ein erfahrener Teamleiter oder Projektmanager beruft spontane Meetings nur dann ein, wenn es aus Gründen der Produktivität absolut notwendig ist.
Wir sind in der Regel am produktivsten, wenn wir uns auf eine einzige Aufgabe konzentrieren, und ungeplante Meetings unterbrechen diese Produktivität flow-Zustand . Und egal wie kurz das Meeting auch sein mag, es dauert im Durchschnitt über 23 Minuten, um sich wieder zu konzentrieren nach einer Ablenkung! 😅
Hier ist die Millionen-Dollar-Frage: Woran erkennt man, ob die sofortige Einberufung eines ungeplanten Meetings wirklich wichtig ist? Es mag den Anschein haben, dass ein dringendes Problem einen schnellen Chat mit dem Team erfordert, aber ist das wirklich die beste Wahl oder nur eine Kurzschlussreaktion?
Hier sind fünf der häufigsten Szenarien, in denen ein Ad-hoc-Meeting sinnvoll sein kann:
- Im Falle einer Krise oder eines Notfalls, der das Geschäft beeinträchtigt
- Bei dringenden Informationen oder Aktualisierungen, die für das Team freigegeben werden müssen und weitere Erklärungen oder Diskussionen erfordern
- Wenn sich eine plötzliche Gelegenheit ergibt, die eine rasche Diskussion und Entscheidungsfindung erfordert, um sie zu nutzen
- Wenn unverzügliches Feedback oder Input zu einem dringenden Problem, Projekt oder einer Entscheidung erforderlich ist
- Wenn eine Abstimmung im Team erforderlich ist, weil eine unerwartete Wendung von Ereignissen zu Verwirrung im Team geführt hat
Schnell-Checkliste: Ist ein Ad-hoc Meeting notwendig?
Selbst in einigen der oben genannten Situationen gibt es möglicherweise bessere Möglichkeiten, das Problem zu lösen, als gleich ein Meeting einzuberufen.
Denken Sie daran, dass die Kosten für ein Ad-hoc-Meeting davon abhängen, womit Ihr Team gerade beschäftigt ist. Wenn sie auf einen Abgabetermin hinarbeiten, dessen Verpassen Ihr Unternehmen ein Vermögen kosten würde, ist das etwas ganz anderes als ein normaler Arbeitstag im Büro.
Berücksichtigen Sie die folgenden Fragen, wenn Sie entscheiden, ob Sie ein Notfall-Meeting einberufen wollen, anstatt die Diskussion für ein reguläres Meeting zu reservieren oder eine E-Mail zu schicken:
- Ist das Problem sowohl dringend als auch wichtig? \Tipp: Wenn Sie sich nicht einig sind, verwenden Siedie Eisenhower Matrix um den Status der Priorität zu bestimmen]
- Erfordert es eine Gruppendiskussion mit sofortigem Feedback der Mitglieder des Teams?
- Ist das Thema zu komplex für eine E-Mail?
- Ist Vertraulichkeit ein Thema? Haben Sie einen guten Grund, keine digitalen Spuren zu hinterlassen?
- Können die erforderlichen Personen kurzfristig zusammengebracht werden? Werden Kollegen in bestimmten Zeitzonen ein Problem haben?
- Was wird Ihr Geschäft mehr kosten: ein Ad-hoc-Meeting oder eine Verzögerung?
Wenn Sie all diese Faktoren berücksichtigt haben und sich für ein Ad-hoc-Meeting entschieden haben, finden wir heraus, wie Sie das Beste daraus machen können.
7 wesentliche Schritte zur Durchführung eines produktiven Ad-hoc-Meetings
Eine ganze Menge 92 % der Arbeitnehmer halten Meetings für kostspielig und unproduktiv . 👀
Wenn Sie nicht zu dieser düsteren Statistik beitragen wollen, müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Meetings fokussiert, effektiv und für alle Teilnehmer von Nutzen sind. Lassen Sie uns die sieben wichtigsten Schritte zur Optimierung der Logistik Ihrer Ad-hoc-Meetings erkunden.
Schritt 1: Definieren Sie die Ziele und erstellen Sie eine Tagesordnung
Wenn Sie zulassen, dass die Diskussion vom Thema abschweift, ist das die Eintrittskarte für ein unproduktives Meeting. Sie brauchen klar definierte Ziele, um dem Meeting eine bestimmte Richtung zu geben. A meeting-Agenda Hilft bei der Festlegung von Prioritäten für das jeweilige Thema und legt klare Ziele fest, die erreicht werden müssen.
Obwohl die meisten Manager Ad-hoc-Meetings ohne eine formelle Tagesordnung beginnen, kann ein gewisses Maß an Vorbereitung nicht schaden. Wenn Sie die Tagesordnung kennen, und sei es auch nur 15 Minuten im Voraus, können die Teilnehmer ihre Gedanken, relevante Daten oder notwendige Materialien sammeln, was zu einer zielgerichteten Sitzung führt. Am Ende des Meetings können Sie bewerten, ob die Ziele erreicht wurden, teilweise erreicht wurden oder weitere Maßnahmen erforderlich sind.
Benötigen Sie eine schnelle und einfache Methode, um eine klare Tagesordnung für Ihr ungeplantes Meeting zu erstellen und freizugeben? Mit ClickUp ist das ein Kinderspiel ClickUp .
Diese All-in-One-Produktivitätsplattform ermöglicht die Erstellung von Dokumentationen innerhalb ClickUp Docs und sowohl intern als auch extern freigeben. Teilnehmer können die interaktiven Features von ClickUp, wie Kommentare oder Checklisten, nutzen, um vor dem Meeting Inputs oder Fragen hinzuzufügen.
Freigeben, Festlegen von Berechtigungen oder Exportieren von Dokumenten für interne oder externe Benutzer in ClickUp 3.0
Die Plattform verfügt über eine Auswahl an kostenlosen Meeting- und vorlagen für Konferenzprogramme mit denen Sie innerhalb weniger Minuten eine professionell aussehende Tagesordnung erstellen können. Zum Beispiel können Sie die ClickUp Vorlage für All Hands Meetings für unternehmensweit geplante Meetings oder die ClickUp Scrum Meeting Vorlage für improvisierte Sitzungen mit kleineren Gruppen.
Verwalten Sie ganz einfach Logistik, Zeit und Planung für Ihr nächstes Meeting mit der All Hands Meeting Vorlage von ClickUp
Schritt 2: Identifizieren und benachrichtigen Sie die richtigen Teilnehmer
Die richtige Mischung von Teilnehmern führt zu produktiveren Meetings. Ein unbeteiligtes Mitglied des Teams ist möglicherweise weniger engagiert, weil seine Zeit praktisch vergeudet wird. Andererseits kann das Auslassen von Schlüsselpersonen dazu führen, dass wichtige Erkenntnisse oder Informationen verloren gehen. Hier sind einige Vorschläge, wen Sie einbeziehen sollten:
- Personen, die direkt an der Angelegenheit beteiligt sind oder über Fachwissen verfügen
- Ein Mitglied des Teams, das die Entscheidungsbefugnis hat, wenn das Meeting dazu dient, eine Entscheidung über das weitere Vorgehen zu treffen
- Teilnehmer, die verschiedene Standpunkte einbringen können, um Echokammern zu vermeiden
- Idealerweise sollten diejenigen einbezogen werden, die unmittelbar von den getroffenen Entscheidungen betroffen sind. Dies ist jedoch nicht immer möglich
Halten Sie die Größe der Gruppe überschaubar, um eine optimale Produktivität zu gewährleisten, insbesondere wenn es sich um ein virtuelles Meeting handelt. Wenn Sie ClickUp als Ihr app für Zusammenarbeit können Sie feststellen, wer gerade an relevanten Aufgaben oder Projekten arbeitet. Erkunden Sie die Teamansicht in ClickUp 3.0 um zu sehen, welche Mitglieder die Kapazität haben, an einem Meeting teilzunehmen.
Sie können die benutzerdefinierten Benachrichtigungen der Plattform nutzen und Erwähnen können Sie bestimmte Mitglieder des Teams direkt ansprechen und zu der Sitzung einladen.
Sehen Sie in der ClickUp 3.0 Teamansicht den Workload Ihres gesamten Teams oder den einer einzelnen Person
Schritt 3: Ermutigen Sie zur Teilnahme
Aktive Teilnahme unterscheidet ein erfolgreiches Meeting von einem, das auch eine E-Mail hätte sein können. Der Wert von spontanen, einmaligen Meetings liegt vor allem im interaktiven Austausch von Ideen und kollaborative Problemlösung .
Zu einer effektiven Moderation eines Meetings gehört es, die Schlüsselteilnehmer zu ermutigen, sich zu Wort zu melden, damit die dominanten Stimmen die Sitzung nicht überschatten. Dennoch haben verschiedene Menschen unterschiedliche Kommunikationsstile, und einige fühlen sich vielleicht wohler, wenn sie ihre Gedanken schriftlich freigeben können. Online meeting tools mit einer Chat-Funktion können sehr hilfreich sein, um die Teilnahme in entfernten oder hybriden Umgebungen zu fördern. Auf diese Weise können Teilnehmer, die sich vielleicht nicht trauen, das Wort zu ergreifen, ihren Beitrag über den Chat freigeben. ⌨️
Für Remote-Teams mit sich überschneidenden Arbeitszeiten können synchrone Meetings jedoch schwierig sein. In solchen Fällen sollten Sie team-Zusammenarbeit oder tägliche StandUp-Software mit Support für asynchrone Meetings, um das Engagement aller Teilnehmer zu fördern. Letztendlich ist das Ziel, eine Meeting-Umgebung zu schaffen, in der jeder unabhängig von seinem bevorzugten Kommunikationsstil oder Speicherort effektiv mitarbeiten kann.
Bonus: Erforschen Sie die ClickUp Daily StandUp Meeting Vorlage um sicherzustellen, dass die Stimme jedes Teilnehmers ausreichend Sichtbarkeit erhält.
Alle Teilnehmer können ihre Gedanken mit ClickUp's Daily Stand Up Vorlage freigeben
Schritt 4: Zeitmanagement während des Meetings
Damit ein Ad-hoc-Meeting nicht aus dem Ruder läuft, ist es wichtig, die Effizienz zu wahren und die Teilnehmer bei der Stange zu halten. Beachten Sie die folgenden sieben Hinweise, um die Sitzung im Zeitplan zu halten:
- Beginnen Sie pünktlich
- Halten Sie sich an die Tagesordnung
- Weisen Sie für jedes Element der Tagesordnung bestimmte Zeitfenster zu
- Erwägen Sie den Einsatz eines Timers, um die vorgegebenen Zeitfenster einzuhalten
- Weisen Sie jemandem die Rolle des Zeitwächters zu, der sanft an das Limit erinnert
- Ermutigen Sie zur Konzisität beim Sprechen, um Zeit zu sparen
- Reservieren Sie die letzten paar Minuten für eine kurze Zusammenfassung
Mit native Zeiterfassung in ClickUp können Sie Meetings über verschiedene Plattformen hinweg - Desktop, Handy oder Browser - mit einer kostenlosen Chrome-Erweiterung . Das Beste daran ist, dass ClickUp in die wichtigsten Apps für Meetings integriert ist, sodass Sie Ihre Sitzungen auch während eines Slack-Huddles oder eines Zoom-Meetings bequem planen können.
Fügen Sie den aufgezeichneten Einträgen Notizen hinzu, die sich darauf beziehen, was besprochen oder beschlossen wurde. Dies kann dabei helfen, die Verantwortlichkeit für die Nachbereitung des Meetings festzulegen.
Mit dem globalen Timer in ClickUp können Sie von überall aus die Zeit nachverfolgen, Schätzungen vornehmen, Notizen hinzufügen und Berichte über Ihre Zeit einsehen
Schritt 5: Dokumentieren Sie Entscheidungen und Elemente
Notizen, die während effizienter Ad-hoc-Meetings gemacht werden, sollten kurz und bündig sein und sich strikt auf kritische Aspekte konzentrieren. Dokumentieren Sie alle wichtigen Entscheidungen in Ihrem meeting-Protokoll . Dies unterstützt die Arbeit nach dem Meeting und dient als Rekapitulation für diejenigen, die nicht anwesend waren.
Schreiben Sie außerdem spezifische Aufgaben auf, die zugewiesen werden sollen, und geben Sie an, wer für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist und bis wann diese erledigt sein müssen.
ClickUp bietet eine umfassende Reihe von Features, die das Erstellen von Notizen zu einem Kinderspiel machen. Es ist kostenlos meeting Notizen Vorlagen sorgen für Konsistenz bei allen Meetings und helfen dabei, ein standardisiertes Format für die Erfassung von Schlüsselinformationen beizubehalten. ClickUp's Notepad ermöglicht es Ihnen, Notizen mit Kopfzeilen, Aufzählungszeichen, Farben und anderen visuellen Elementen zu erfassen und bietet eine klare Struktur. Als Entscheidungen oder elemente der Aktion während des Meetings identifiziert werden, können Notizen, die dies dokumentieren, sofort in verfolgbare Aufgaben mit Fälligkeitsdatum, Mitarbeitern und Prioritäten umgewandelt werden.
Erfassen Sie mühelos Notizen, bearbeiten Sie sie mit reichhaltigen Formaten und wandeln Sie sie in verfolgbare Aufgaben um, auf die Sie mit ClickUp Notepad von überall aus zugreifen können
Schritt 6: Aufgaben zuweisen und nachverfolgen
Wie wir gerade gesehen haben, sind Meeting-Protokolle eng mit Folgeaufgaben verbunden. Wenn Sie am Ende der Sitzung Aufgaben zuweisen können, bedeutet das, dass das Meeting nicht nur ein passives Diskussionsforum war, sondern ein Katalysator für Aktionen und Fortschritte.
Verwenden Sie ClickUp Aufgaben um neue Elemente einer oder mehreren Personen zuzuweisen. Teammitglieder können Kommentare direkt zu Aufgaben hinzufügen, was eine transparente Zusammenarbeit erleichtert.
Die anpassbaren Unteraufgaben und Checklisten der Plattform innerhalb von Aufgaben helfen dabei, komplexe Folgeaktionen in überschaubare Schritte zu zerlegen. Nutzen Sie Benutzerdefinierte Felder um spezifische Aufgabeninformationen (wie Weblinks oder Entwurfsdateien) aufzunehmen. Die Nachverfolgung von Aufgaben ist einfach durch:
- Benutzerdefinierte Status -wie Zu erledigen, In Bearbeitung, Erledigt
- Über 15 Ansichten (Listenansicht, Board-Ansicht, etc.)
Visualisieren Sie den Fortschritt und verfolgen Sie die Nachverfolgung von Aufgaben mit den mehr als 15 Ansichten von ClickUp
Manchmal hängt eine Aufgabe, die nach einem Meeting erstellt wurde, von der Fertigstellung einer bereits bestehenden Aufgabe ab, oder eine bestehende Aufgabe hängt nun von einer neu zugewiesenen Folgeaufgabe ab. ClickUp-Abhängigkeiten ermöglicht Ihnen die Einstellung abhängigkeiten zwischen miteinander verknüpften Aufgaben und hilft Ihnen, Folgeaufgaben in den bestehenden Workflow einzubinden.
Schritt 7: Überprüfen und reflektieren
Das Meeting ist vorbei, aber war es ein Erfolg? Wenn Sie darüber nachdenken, was funktioniert hat und was nicht, können Sie künftige Last-Minute-Meetings verbessern. Sammeln von Feedback von den Teilnehmern kann Ihnen helfen, ihre Sichtweise zu verstehen und herauszufinden, was Sie beim nächsten Mal ändern sollten. Die folgenden Fragen könnten Sie stellen:
- Wie haben Sie das Meeting insgesamt erlebt?
- Was ist Ihnen am meisten aufgefallen?
- Wie gut hat das Meeting Ihrer Meinung nach seine Ziele erreicht?
- War das Meeting Ihrer Meinung nach notwendig, oder hätten die Ziele auch auf andere Weise erreicht werden können?
- Wie wohl haben Sie sich bei der Teilnahme an dem Meeting gefühlt? Welche Faktoren haben Ihr Engagement beeinflusst?
- War der Space für das Meeting angenehm?
- Was könnte verbessert werden, um kurzfristige Meetings effektiver zu gestalten?
Suchen Sie nach den richtigen tools für die Erfassung von Feedback? Sie können benutzerdefiniert sein ClickUp Formulare um spezifische Fragen für Ihr Ad-hoc-Meeting zu stellen und sie dann einfach über einen Link für die Teilnehmer freizugeben.
Die Antworten auf die Formulare können in ClickUp automatisch in Aufgaben umgewandelt werden. Dies ist besonders nützlich, wenn das Feedback Elemente oder Bereiche für Verbesserungen vorschlägt.
Ziehen Sie benutzerdefinierte Felder per Drag & Drop in die Ansicht "Formular", um umfassende Umfragen zu erstellen oder Feedback in ClickUp 3.0 zu sammeln
3 häufige Herausforderungen bei Ad Hoc Meetings /%img/ Mit Lösungen
Wie schnell sich Ihr Geschäft an neue Situationen anpasst und darauf reagiert, könnte seine Zukunft bestimmen. Ad-hoc-Meetings bieten die nötige Flexibilität, um in solchen Situationen sofort reagieren zu können. Doch gerade diese Agilität bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Lassen Sie uns diese untersuchen - nicht nur, um ihre Auswirkungen zu verstehen, sondern auch, um sie effektiv zu meistern.
1. Unterbrechung von Workflows
Wir haben bereits erwähnt, dass sich Unterbrechungen negativ auf die Produktivität auswirken und die Fähigkeit verringern, die tiefgründige Arbeit zu leisten . Sie wirken sich jedoch auch negativ auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter aus.
Zu viele Meetings können Stress verursachen, da die Mitarbeiter gezwungen sind, ihre Prioritäten unerwartet zu verschieben. Dies kann zu Angstzuständen führen über das Meeting von Terminen oder die effektive Bewältigung ihres Workloads, insbesondere wenn sie an zeitkritischen Aufgaben arbeiten. Das Gefühl der Ineffizienz kann demotivierend sein und die allgemeine Arbeitszufriedenheit beeinträchtigen.
Lösung
Verwenden Sie zeitblockierung in ClickUp zur Planung bestimmter Zeiträume von konzentrierter Arbeit oder ruhige Stunden zur Steigerung der Produktivität. Diese Blöcke können im Kalender eingestellt werden, in denen keine Meetings angesetzt werden können, um eine ungestörte Arbeit zu gewährleisten.
2. Mangel an Struktur
Das Einzige, was noch schlimmer ist, als in einem Ad-hoc-Meeting zu sitzen, während sich die Arbeit stapelt, ist, in einem Ad-hoc-Meeting zu sitzen, das zu einem nicht enden wollenden Plauderfest wird. Ohne eine klare Struktur können sich die Teilnehmer auf Diskussionen einlassen, die nicht direkt mit dem Zweck des Meetings zu tun haben, was zu Zeitverschwendung und geringerer Effektivität führt. Schlecht organisierte Meetings können enden, ohne das angestrebte Ergebnis zu erreichen.
Lösung
Nehmen Sie sich, auch wenn Sie es eilig haben, einen Moment Zeit, um eine Grundstruktur für das Meeting zu entwerfen. Das kann so einfach sein wie die Festlegung des primären Ziels des Meetings und einiger Schlüssel-Diskussionspunkte.
Legen Sie ein striktes Limit für das Meeting fest und halten Sie es ein. Ziehen Sie in Erwägung, die Teilnehmer zu bitten während des Meetings aufzustehen -in Online-Meetings mag es unangenehm sein, aber es kann den Respekt aller vor den Zeitvorgaben wieder stärken. 😏
3. Übermäßige Nutzung und Abhängigkeit
Ad-hoc-Meetings bieten sofortiges Feedback und den Anreiz, dringende Probleme sofort zu lösen, was verlockend sein kann. Neue oder untergeordnete Führungskräfte könnten das Gefühl haben, dass häufige Meetings von ihnen erwartet werden, um ihre proaktive Führung und ihr Engagement zu demonstrieren. Sie glauben vielleicht, dass sie auf diese Weise in Verbindung und auf dem Laufenden bleiben können, vor allem, wenn sie noch dabei sind, Beziehungen zu ihrem Team in Remote-Arbeit oder hybriden Arbeitsumgebungen aufzubauen.
Lösung
Ad-hoc-Meetings sind nicht sitzungen zur Teambildung . Legen Sie klare Richtlinien fest, wann Sie ein spontanes Meeting einberufen und wann Sie auf asynchrone Kommunikation zurückgreifen sollten. Ihr Team kann Folgendes verwenden tools für das Projektmanagement wie ClickUp, um Fortschritte und kleinere Probleme zu verfolgen. Wenn zum Beispiel eine Frage durch schnelle Kommentare oder Projektaktualisierungen in einem freigegebenen Dokument gelöst werden kann, erübrigt sich ein Meeting.
Ad-hoc-Meetings effizienter gestalten mit ClickUp
Es gibt ein inhärentes Spannungsverhältnis zwischen der spontanen Natur von Ad-hoc-Meetings und unseren Bemühungen, die sie effektiv zu planen und zu verwalten . In diesem epischen Kampf zwischen Reihenfolge und Chaos ist ClickUp eine Lösung, die Meetings im Gleichgewicht halten kann. 💯
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Zum Beispiel kann die Ansicht des Kalenders macht es einfach, schnell einen geeigneten Zeitpunkt für ein Meeting zu finden. Sie können die Zeitpläne der Mitglieder Ihres Teams überprüfen, um Konflikte zu vermeiden und einen Zeitpunkt zu finden, der möglichst wenig Störungen verursacht. Richten Sie das Meeting als Aufgabe in ClickUp ein und markieren Sie die Teilnehmer, um ihnen Benachrichtigungen zu senden.
Verwenden Sie die Ansicht des ClickUp Kalenders, um die beste Zeit für das Meeting zu wählen
Es ist nicht einfach, die schnelle Zusammenarbeit von Angesicht zu Angesicht in entfernten Teams zu replizieren, aber mit ClickUp Whiteboards kommt man dem unglaublich nahe. Mit Whiteboards können Meeting-Teilnehmer Ideen, Prozesse oder Strategien visualisieren - und das alles auf einer virtuellen Leinwand. Dies ist besonders nützlich für Brainstorming-Sitzungen, bei denen die visuelle Darstellung das kreative Denken anregen und die Gedanken ordnen kann.
Die Teilnehmer können gleichzeitig beitragen und machen das Whiteboard zu einem kollaborativen Space, in dem jeder in Echtzeit hinzufügen, bearbeiten und kommentieren kann. Dies fördert den Sinn für Teamarbeit und gewährleistet die aktive Beteiligung aller Kollegen.
Brainstorming, Strategieentwicklung oder Karten für Arbeitsabläufe mit visuell kollaborativen ClickUp Whiteboards
ClickUp hilft auch bei der Verwaltung der Logistik und des Inhalts des Meetings. Sie können detaillierte Meeting-Protokolle erstellen und die Hilfe von ClickUp AI um sie für die spätere Verwendung zusammenzufassen.
ClickUp hilft Ihnen nicht nur dabei, leicht überprüfbare Zusammenfassungen der wichtigsten Punkte eines Meetings zu erstellen, sondern ermöglicht Ihnen auch die Aufzeichnung von Online-Meetings mit Clip , dem kostenlosen Bildschirmaufzeichnungsprogramm der Plattform. Rufen Sie die Aufzeichnung erneut auf, um wichtige Abschnitte zu überprüfen, oder geben Sie sie für Kollegen frei, die nicht anwesend waren. Dies ist sehr nützlich für langfristige Projekte, die häufige Erinnerungen an vergangene Entscheidungen und Diskussionen erfordern.
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Ad-hoc-Meetings sind ein zweischneidiges Schwert - sie bieten Flexibilität und Konzentration, können aber die Produktivität Ihres Teams beeinträchtigen, wenn Sie nicht aufpassen. Warum nicht mit ClickUp diese Herausforderung in eine Chance verwandeln?
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