Laut dem „2026 Workforce Report“ von Korn Ferry gaben 62 % der befragten Fachkräfte an, dass ihre Workload in den letzten zwei Jahren deutlich zugenommen habe. Weitere 45 % sagten, sie seien zu beschäftigt, um aussagekräftige Ergebnisse zu erzielen. Da Anfragen über Meetings, E-Mails und Chats eingehen, kann es schon eine Aufgabe für sich sein, die Nachverfolgung zu übernehmen, um zu wissen, was als Nächstes ansteht.
Solide Fähigkeiten im Aufgabenmanagement helfen Ihnen dabei, Ihre Verpflichtungen in den Griff zu bekommen. Und diese Fähigkeiten können Sie durch tägliches Üben entwickeln – vom Verstehen vager Anfragen bis hin zur Entscheidung, was Ihre Aufmerksamkeit verdient.
Dieser Leitfaden unterteilt das Aufgabenmanagement in sieben Fähigkeiten, die Sie üben können – von der Erfassung bis zur Überprüfung. Er enthält außerdem ein 30-Tage-Experiment, bei dem Sie jeweils eine Gewohnheit ausprobieren und prüfen können, ob sie Nacharbeiten und Wiederholungen reduziert.
TL;DR: Das Aufgabenmanagement stützt sich auf sieben Fähigkeiten: Erfassen, Klären, Priorisieren, Einschätzen, Planen, Delegieren und Überprüfen. Zusammen helfen sie Ihnen dabei, Anfragen in klare Maßnahmen umzusetzen, realistische Workloads zu planen und Verpflichtungen anzupassen, wenn sich Prioritäten ändern.
Um sich zu verbessern, wählen Sie ein wiederkehrendes Problem aus und testen Sie 30 Tage lang eine neue Gewohnheit. Vergleichen Sie ähnliche Aufgaben vor und nach der Änderung und führen Sie dabei vor allem Klärungsanfragen, Nachfassaktionen oder Nacharbeiten durch – statt nur die Anzahl der fertiggestellten Aufgaben. Wenn Sie im Team arbeiten, weisen Sie jedem Ergebnis einen Verantwortlichen zu und machen Sie Abhängigkeiten und Übergaben sichtbar.
Was sind Fähigkeiten im Aufgabenmanagement?
Aufgabenmanagement-Fähigkeiten sind die Kompetenzen, die Ihnen helfen, einzelne Aufgaben und Verpflichtungen im Blick zu behalten – vom Zeitpunkt der Arbeitsanforderung bis zur Fertigstellung oder bewussten Einstellung der Aufgabe. Sie helfen Ihnen außerdem dabei, konkurrierende Prioritäten zu bewältigen, Übergaben zu koordinieren und den Überblick zu behalten, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig in Bearbeitung sind.
Angenommen, jemand bittet Sie, eine E-Mail-Sequenz für die Einarbeitung zu aktualisieren. Bevor Sie anfangen, müssen Sie wissen, welche E-Mails geändert werden müssen, wie die endgültige Version aussehen soll, wie lange die Arbeit dauern wird und wer sie genehmigen wird. Das Aufgabenmanagement umfasst diese Entscheidungen und die darauf folgenden Arbeitsschritte.
Es hängt eng mit Zeitmanagement und Projektmanagement zusammen, doch jeder dieser Bereiche konzentriert sich auf einen anderen Aspekt Ihrer Arbeit.
| Kategorie | Aufgabenmanagement | Zeitmanagement | Projektmanagement |
|---|---|---|---|
| Arbeitseinheit | Eine Aufgabe oder Verpflichtung | Ihre Zeit und Ihre Aufmerksamkeit | Ein Projekt mit vielen Aufgaben, Eigentümern und Abhängigkeiten |
| Kernfrage | Was ist das, wie groß ist es und wie geht es weiter? | Wohin fließt meine Zeit, und sollte sie dort hingehen? | Wird dieses Ergebnis termingerecht, im Rahmen des Budgets und im vereinbarten Umfang fertiggestellt? |
| Typische Fähigkeiten | Erfassen, Klären, Priorisieren, Einschätzen, Planen, Delegieren, Überprüfen | Zeitblöcke einteilen, die Konzentration wahren, Meetings ablehnen | Projektumfangsbestimmung, Analyse der Abhängigkeiten, Risiko- und Stakeholder-Management |
| Typische Fehler | Eine Anfrage, die während eines Telefonats gestellt wird, wird nie schriftlich festgehalten | Ein Konzentrationsblock am Vormittag wird von Meetings aufgezehrt | In der Einführungswoche tritt eine Abhängigkeit zwischen Design und Entwicklung zutage |
| Gängige Tools | To-Do-Apps, Aufgaben-Boards | Kalender, Zeiterfassung | Gantt-Diagramme, Projektmanagement-Software |
Diese Fähigkeiten überschneiden sich oft. Vielleicht planen Sie zwei Stunden für eine Aufgabe ein, aber diese Zeit nützt Ihnen wenig, wenn das erwartete Ergebnis noch unklar ist. Deshalb ist es sinnvoll, zunächst einmal Verpflichtungen zu erfassen und zu klären.
Bevorzugen Sie Videos? In dieser ClickUp-Anleitung werden sieben Möglichkeiten vorgestellt, wie Sie verhindern können, dass Aufgaben in E-Mails, Meetings und Notizen untergehen:
Wo es beim Management von Aufgaben oft hakt
Organisiert zu sein, Prioritäten zu setzen und gut zu kommunizieren, sind wichtige Fähigkeiten im Aufgabenmanagement. Doch selbst wenn diese Gewohnheiten bereits etabliert sind, kann die Arbeit ins Stocken geraten, wenn Erwartungen unklar sind oder bestehende Verpflichtungen nicht regelmäßig überprüft werden.
Die Bedeutung klarer Erwartungen zeigt sich im Gallup-Bericht zum Mitarbeiterengagement vom Januar 2026. Darin wurde festgestellt, dass nur etwa jeder fünfte Führungskraft, Projektmanager und Mitwirkende voll und ganz der Aussage zustimmte, zu wissen, wie herausragende Leistung in ihrer jeweiligen Rolle aussieht. Unter Führungskräften und Mitwirkenden war die Wahrscheinlichkeit, sich bei der Arbeit engagiert zu zeigen, bei denjenigen, die dieses Verständnis hatten, fast viermal so hoch.
Die Ergebnisse von Gallup beziehen sich zwar auf Erwartungen an die Rollen, doch das gleiche Prinzip gilt auch für die Zuweisung von Aufgaben: Menschen müssen verstehen, was von ihnen erwartet wird, bevor sie beginnen.
Hier läuft es oft schief:
- Unklare nächsten Schritte: Eine Aufgabe wie „Kampagne aktualisieren“ bleibt auf Ihrer Liste stehen, weil die konkreten Änderungen und das erwartete Ergebnis nicht definiert wurden.
- Konkurrierende Prioritäten: Eine dringende Anfrage nimmt Ihren Nachmittag in Anspruch, doch Ihre bestehenden Fristen bleiben unverändert. Die Arbeit stapelt sich immer weiter, ohne dass Sie die Möglichkeit haben, neu zu bewerten, was realistisch ist.
- Unvollständige Aufgabenübergaben: Eine Aufgabe wird ohne ausreichende Informationen zu Ergebnis, Rahmenbedingungen oder Termin zugewiesen. Das Ergebnis muss überarbeitet werden, was für alle Beteiligten zusätzlichen Zeitaufwand bedeutet.
- Nicht überprüfte Verpflichtungen: Dieselben Aufgaben ziehen sich Woche für Woche hin, darunter blockierte oder veraltete Elemente, die einer Entscheidung bedürfen, bevor es weitergehen kann
Zwei Gewohnheiten können helfen, diese Lücken zu schließen: die Festlegung der nächsten Maßnahme vor Beginn der Arbeit und die regelmäßige Überprüfung von Verpflichtungen, wenn sich Prioritäten ändern.
Die folgenden sieben Fähigkeiten bauen auf diesen Gewohnheiten auf und umfassen die Entscheidungen und Maßnahmen, die Ihnen helfen, Ihre Arbeit vom ersten Auftrag bis zum Abschließen zu bewältigen.
7 unverzichtbare Fähigkeiten im Aufgabenmanagement – mit Beispielen
Jede dieser Fähigkeiten im Aufgabenmanagement hilft Ihnen dabei, bessere Entscheidungen bezüglich Ihrer anstehenden Arbeit zu treffen – von der Erfassung neuer Anfragen bis hin zur Erledigung bestehender Verpflichtungen. Manche Fähigkeiten kommen täglich zum Einsatz, während andere besonders wichtig sind, wenn Sie komplexe Aufgaben planen oder sich mit einem Team abstimmen.
Hier finden Sie einen kurzen Überblick über die sieben Fähigkeiten und die Anzeichen dafür, dass Sie möglicherweise daran arbeiten sollten.
| Fähigkeit | Was das bedeutet | Anzeichen dafür, dass Verbesserungsbedarf besteht |
|---|---|---|
| Erfassen | Verpflichten Sie sich dazu, Ihre Verpflichtungen an einem Ort festzuhalten, den Sie regelmäßig überprüfen | Anfragen bleiben unbeachtet, bis jemand nachhakt |
| Klärung | Die nächste Maßnahme und das erwartete Ergebnis festlegen | Aufgaben bleiben unerledigt, weil unklar ist, wo man anfangen soll |
| Prioritäten setzen | Entscheiden, was Aufmerksamkeit erfordert und was warten kann | Fast alles auf Ihrer Liste erscheint dringend |
| Zeitaufwandsschätzung | Ermitteln, wie viel Zeit und Aufwand eine Aufgabe erfordert | Aufgaben dauern oft länger als erwartet |
| Terminplanung | Zeit einplanen, um geplante Aufgaben abzuschließen | Meetings und Unterbrechungen bestimmen Ihren Arbeitstag |
| Delegieren | Arbeit mit klarer Eigentümerschaft und Kontext zuweisen | Übergebene Aufgaben erfordern wiederholte Erklärungen oder Nachbesserungen |
| Überprüfung | Fortschritt überprüfen und Verpflichtungen anpassen | Aufgaben werden immer wieder verschoben, ohne dass ein klarer nächster Schritt feststeht |
1. Erfassen: Holen Sie sich alle Verpflichtungen aus dem Kopf
Erfassen bedeutet, Aufgaben und Verpflichtungen sofort festzuhalten, sobald sie anfallen – ganz gleich, ob sie in einem Meeting zugewiesen, im Chat geteilt oder in einer kurzen Unterhaltung erwähnt werden.
Und da Anfragen von verschiedenen Seiten kommen, verliert man leicht den Überblick über kleinere Verpflichtungen. Der „Work Trend Index 2025“ von Microsoft berichtet, dass viele Meetings mittlerweile als Ad-hoc-Anrufe ohne Kalendereinladung stattfinden. Eine Aufgabe, die während eines solchen Anrufs zugewiesen wird, schafft es möglicherweise nie in Ihren Kalender oder auf Ihre To-do-Liste, es sei denn, Sie notieren sie sich.
Das Ziel ist es, einen zuverlässigen Ort zu haben, an dem Sie alles finden, was Sie zu erledigen haben, ohne Nachrichten durchsuchen zu müssen oder sich auf Ihr Gedächtnis verlassen zu müssen.
In der Praxis: Ein Produktmarketer vereinbart, dem Vertriebsteam nach einem kurzen Telefonat eine aktualisierte einseitige Übersicht zu schicken. Bevor er das Meeting verlässt, trägt er die Anfrage zusammen mit der gewünschten Frist und dem Empfänger in seine Liste der Aufgaben ein. Bei der Planung der Wochenarbeit ist die Verpflichtung zur Überprüfung und Priorisierung bereits berücksichtigt.
So geht’s: Wählen Sie eine zentrale Liste mit Aufgaben und machen Sie es sich zur Gewohnheit, neue Aufgaben sofort hinzuzufügen, sobald sie anfallen. Sie können weiterhin Anfragen über verschiedene Kanäle erhalten, sollten diese jedoch an einem Ort zusammenführen, bevor sie untergehen.
2. Klarheit schaffen: Wissen, wo man anfängt
Eine Aufgabe kann tagelang auf Ihrer Liste stehen, einfach weil der nächste Schritt nicht konkret genug ist. Konkretisieren bedeutet, eine allgemeine Anforderung in einen handlungsfähigen Schritt aufzuschlüsseln, mit einem klaren Ergebnis und einem Verantwortlichen.
Dies ist ein zentraler Grundsatz von David Allens „Getting Things Done“-Methode, die Sie dazu anregt, die nächste Maßnahme zu identifizieren, die die Arbeit voranbringt.
Betrachten Sie den Unterschied zwischen „die Board-Präsentation vorbereiten“ und „die Abwanderungsdaten für das dritte Quartal für Folie vier herausziehen“. Bei der zweiten Anweisung wissen Sie sofort, wo Sie anfangen müssen – auch wenn die übergeordnete Aufgabe noch mehrere weitere Schritte umfasst.
In der Praxis: Ein Finanzanalyst hat „Q3-Präsentation für das Board“ auf seiner Liste, doch die Aufgabe umfasst mehrere Teilschritte. Er unterteilt sie in das Sammeln von Finanzdaten, das Erstellen einzelner Folien und die Überprüfung der Zahlen mit dem Finanzleiter. Die erste Aufgabe lautet: „Die Abwanderungsrate für das 3. Quartal nach Segmenten aus Looker abrufen und die Zahlen bis Donnerstag in Folie vier einfügen.“
So geht’s: Prüfen Sie beim Hinzufügen einer Aufgabe, ob die Maßnahme, das erwartete Ergebnis und der Eigentümer klar sind. Wenn die Anfrage mehrere Teilergebnisse umfasst, teilen Sie sie in kleinere Aufgaben auf. Beginnen Sie mit dem GTD-Ansatz der „nächsten Aktion“, um den ersten konkreten Schritt zu identifizieren. Wenn Ihnen eine Aufgabe immer noch zu weit gefasst erscheint, können Sie Ihr bevorzugtes KI-Tool bitten, einen Vorschlag für eine Aufteilung zu erstellen.
Weiterlesen: „Getting Things Done“-Flussdiagramm
3. Prioritäten setzen: Entscheiden Sie, was Ihre Aufmerksamkeit verdient
Das Setzen von Prioritäten hilft Ihnen dabei, zu entscheiden, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen und welche warten können. Das ist besonders wichtig, wenn mehrere Aufgaben um dieselbe Zeit konkurrieren.
Die Eisenhower-Matrix ist eine Möglichkeit, dies anzugehen. Sie unterteilt Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit und hilft Ihnen dabei, Arbeit mit unmittelbaren Fristen von Arbeit zu unterscheiden, die längerfristige Ziele unterstützt.
Bei der Prioritätensetzung müssen jedoch auch bestehende Verpflichtungen berücksichtigt werden. Eine neue Anfrage mag für den Absender dringend erscheinen, ist aber möglicherweise nicht das wichtigste Element in Ihrem Terminkalender.
In der Praxis: Ein Customer Success Manager bereitet gerade drei Vertragsverlängerungen vor, als ein internes Team eine Umfrage zum Thema Werkzeugauswahl noch am selben Tag anfordert. Die Vertragsverlängerungen haben feste Fristen und geschäftliche Auswirkungen, während die Umfrage warten kann. Der Manager antwortet mit einem Liefertermin am Donnerstag und sorgt dafür, dass die Vertragsverlängerungen planmäßig verlaufen.
So geht’s: Wählen Sie zu Beginn jedes Tages drei Aufgaben mit hoher Priorität aus, basierend auf Fristen, Auswirkungen und Abhängigkeiten. Verwenden Sie eine nach Priorität geordnete Liste, um die Sichtbarkeit der übrigen Aufgaben zu gewährleisten, und überprüfen Sie Ihre Auswahl, sobald neue Arbeiten hinzukommen.
4. Einschätzen: Teilen Sie die Arbeit in einzelne Schritte auf, bevor Sie Zeit zuweisen
Eine Zeitschätzung bedeutet, den Zeitaufwand für eine Aufgabe zu ermitteln, bevor man sich auf einen Termin committet. Es passiert leicht, dass man die Arbeit unterschätzt, wenn man sich auf die Haupttätigkeit konzentriert und die damit verbundenen Schritte übersieht.
Psychologen bezeichnen diese Tendenz als „Planungsirrtum“. Eine Aufgabe, für deren Erstellung man scheinbar zwei Stunden benötigt, kann auch Recherche, Überprüfungen, Überarbeitungen und Freigaben umfassen.
In einem vierwöchigen Feldversuch der UCL mit 30 Teilnehmern wurde untersucht, wie sich die Nachverfolgung der Dauer der Aufgaben auf die Planung akademischer Arbeit auswirkt. Die Teilnehmer berichteten von weniger Aufschubverhalten und einer geringeren optimistischen Planungsverzerrung. Ihre Schätzungen wurden jedoch objektiv gesehen nicht genauer. Das Aufzeichnen der Dauer der Arbeit kann die Reflexion unterstützen, garantiert jedoch keine besseren Vorhersagen.
Wenn Sie eine Aufgabe in einzelne Schritte unterteilen, erhalten Sie einen klareren Anhaltspunkt dafür, wie lange die Bearbeitung dauern wird.
In der Praxis: Ein Lifecycle-Marketer schätzt, dass die Aktualisierung einer Onboarding-E-Mail-Sequenz zwei Stunden in Anspruch nimmt. Bei genauerer Betrachtung umfasst die Aufgabe die Bearbeitung von fünf E-Mails, die Überprüfung der Designs, das Testen der Darstellung in verschiedenen E-Mail-Clients sowie die Einholung der rechtlichen Freigabe. Der Marketer kann nun jeden Schritt abschätzen und die Überprüfungszeit einkalkulieren, bevor er einer Frist zustimmt.
So gehen Sie vor: Bevor Sie größere Aufgaben einschätzen, erstellen Sie eine Liste der Schritte, die sich auf die Fertigstellung auswirken könnten, darunter Überprüfungen, Genehmigungen und Abhängigkeiten. Fügen Sie bei zeitlicher Unsicherheit einen angemessenen Puffer hinzu und vergleichen Sie anschließend Ihre Schätzung mit der tatsächlich aufgewendeten Zeit, um zu erkennen, was Sie möglicherweise übersehen haben.
Lesen Sie auch: Der Planungsirrtum
5. Zeitplanung: Nehmen Sie sich Zeit für die Arbeit, die Sie geplant haben
Sobald Sie wissen, was zu erledigen ist und wie lange es dauern könnte, besteht die nächste Herausforderung darin, Zeit dafür zu finden.
Bei der Terminplanung geht es darum, Zeit für Aufgaben einzuplanen und dabei Meetings, Fristen, Abhängigkeiten und Ihre Arbeitsgewohnheiten zu berücksichtigen. Ohne diesen Spielraum können selbst Aufgaben mit hoher Priorität immer wieder nach hinten verschoben werden.
Der „Work Trend Index“ von Microsoft ergab, dass 50 % der Meetings zwischen 9 und 11 Uhr sowie zwischen 13 und 15 Uhr stattfanden. Es kann schwierig sein, Zeit für konzentriertes Arbeiten zu reservieren, wenn diese Stunden mit Meetings ausgefüllt sind.
In der Praxis: Ein Datenanalyst hat regelmäßig Schwierigkeiten, seine wöchentlichen Berichte zwischen den Meetings am Nachmittag fertigzustellen. Nach Durchsicht seines Kalenders reserviert er sich morgens zwei Stunden für die Berichterstellung und verlegt routinemäßige E-Mail-Antworten auf kürzere Blöcke später am Tag. So erhält die Berichterstellung einen festen Platz in seinem Zeitplan.
So geht’s: Reservieren Sie zunächst zwei 90-minütige Sitzungen pro Woche für die Arbeit, die anhaltende Konzentration erfordert. Passen Sie die Zeiten an Ihre Meetings an und daran, wann Sie sich am besten konzentrieren können. Mit dem Zeitblockieren können Sie diese Stunden reservieren, während die Pomodoro-Technik Ihnen hilft, sie in kürzeren Intervallen zu bewältigen.
6. Delegieren: Übergeben Sie das Ergebnis zusammen mit der Aufgabe
Delegieren bedeutet, die Verantwortung für eine Aufgabe zu übertragen und gleichzeitig die Informationen freizugeben, die jemand benötigt, um sie abzuschließen.
Eine gute Aufgabenübergabe umfasst das erwartete Ergebnis, die Frist, etwaige Einschränkungen sowie alle Zeitpunkte, zu denen die Arbeit überprüft werden muss. Ohne diesen Kontext muss die Person, die die Aufgabe übernimmt, möglicherweise Annahmen treffen oder weitere Informationen einholen.
Das ist auch hilfreich, wenn mehrere Personen an demselben Ergebnis arbeiten. Wenn eine Person für das Ergebnis verantwortlich ist, bleibt die Eigentümerschaft klar.
In der Praxis: Ein Betriebsleiter bittet einen Kollegen, sich um einen neuen Lieferantenvertrag zu kümmern. Die Anfrage klingt unkompliziert, doch der Vertrag erfordert spezifische Bedingungen für die Zahlung und muss eine automatische Verlängerung ausschließen.
Eine umfassendere Übergabe würde Folgendes beinhalten:
- Ergebnis: Den Lieferantenvertrag abschließen und das Rechnungssetup fertigstellen
- Frist: Freitag
- Einschränkungen: Bedingungen für die Zahlung „Net-60“ und keine Klausel zur automatischen Verlängerung
- Check-in: Geht am Mittwoch gemeinsam den Vertragsentwurf durch, bevor er genehmigt wird.
Mit diesen Angaben hat der Kollege einen klaren Auftrag und weiß, wann er die Arbeit zur Überprüfung vorlegen muss.
So geht’s: Geben Sie bei jeder Übergabe das erwartete Ergebnis, die Frist, etwaige Einschränkungen und einen Zwischentermin an. Wenn Sie die Zeile „Ergebnis“ nicht ausfüllen können, ist die Aufgabe noch nicht bereit zur Delegation. Wenn Sie häufig Aufgaben delegieren, finden Sie in unserer Übersicht über Tools zur Aufgabendelegation einen Vergleich verschiedener Tools, die speziell für die Nachverfolgung dieser Prozesse entwickelt wurden.
7. Überprüfen und Neuverhandeln: Halten Sie Ihre Verpflichtungen auf dem neuesten Stand
Überprüfen bedeutet, Ihre offenen Aufgaben regelmäßig zu kontrollieren, um festzustellen, was vorankommt, was einen Block hat und was noch Ihre Zeit verdient.
Das ist wichtig, weil sich Prioritäten und Fristen ändern können, nachdem Sie einen Plan erstellt haben. Eine Aufgabe, die letzten Monday noch Priorität hatte, steht jetzt vielleicht weiter unten auf der Liste, während eine andere möglicherweise zusätzliche Zeit oder die Mitwirkung einer anderen Person erfordert.
Eine regelmäßige Überprüfung gibt Ihnen Spielraum, diese Entscheidungen zu treffen, bevor Verpflichtungen überfällig werden. Außerdem hilft sie Ihnen dabei, zu erkennen, wann Sie eine Frist oder den Umfang der Arbeit mit dem Auftraggeber neu verhandeln müssen.
In der Praxis: Bei einer Besprechung am Freitag stellt ein Kundenbetreuer einer Agentur fest, dass ein für Montag fälliger Kundenbericht gefährdet ist, da die erforderlichen Daten verspätet eingegangen sind. Er kontaktiert den Kunden noch am selben Nachmittag, erläutert das Problem und vereinbart eine neue Frist für Mittwoch. Der Kunde erhält noch vor Ablauf der ursprünglichen Frist eine Aktualisierung.
So geht’s: Nehmen Sie sich jede Woche 30 Minuten Zeit, um Ihre offenen Aufgaben zu überprüfen. Achten Sie dabei besonders auf Elemente, bei denen es nicht vorangeht, auf bevorstehende Fristen und auf Arbeiten, die möglicherweise nicht mehr relevant sind.
Entscheiden Sie bei jeder Verpflichtung, ob Sie sie beibehalten, verschieben, delegieren oder streichen möchten. Wenn sich eine vereinbarte Frist oder ein vereinbarter Liefertermin ändern muss, kommunizieren Sie dies frühzeitig. Unser Leitfaden zum Herabstufen von Prioritäten erklärt, wie Sie solche Entscheidungen treffen können, ohne Beziehungen zu beeinträchtigen.
So verbessern Sie Ihre Fähigkeiten im Management von Aufgaben in 30 Tagen
Nutzen Sie die nächsten 30 Tage, um herauszufinden, welche Gewohnheit beim Aufgabenmanagement Ihrer Aufmerksamkeit bedarf und ob eine Änderung dieser Gewohnheit Ihre Arbeit verbessert. Ihre bestehende Liste mit Aufgaben oder eine einfache Tabelle reicht aus, um das Experiment durchzuführen, und der Rest Ihres Workflows kann so bleiben, wie er ist.
Tag 1–7: Identifizieren Sie ein Problem und legen Sie eine Ausgangsbasis fest
Beginnen Sie mit den Warnzeichen in der Tabelle mit den sieben Fähigkeiten oben. Wählen Sie ein Problem aus, das Ihre Arbeit regelmäßig beeinträchtigt und über das Sie einen gewissen Einfluss haben.
Sehen Sie sich anschließend 5 bis 10 aktuelle Aufgaben ähnlicher Art an. Notieren Sie, wie oft das Problem aufgetreten ist, und verwenden Sie dabei für jede Aufgabe dieselbe Messgröße.
Als Beispiel können Sie zum Beispiel zählen, wenn Sie an der Klärung von Fragen arbeiten, wie viele Aufgaben erst nach Beginn der Arbeit weitere Informationen benötigten.
Erfassen Sie sowohl die Anzahl der geprüften Aufgaben als auch die Anzahl der betroffenen Aufgaben. So erhalten Sie eine Ausgangsbasis, mit der Sie Ihre Ergebnisse später vergleichen können.
Tag 8–21: Probieren Sie eine Änderung in Ihrem Workflow aus
Wählen Sie eine Gewohnheit aus den vorherigen Abschnitten aus, die das von Ihnen identifizierte Problem angeht.
Angenommen, 4 von 10 Aufgaben erforderten weitere Klärung. Bei Ihren nächsten Aufgaben sollten Sie daher vor Beginn der Arbeit die erwarteten Ergebnisse, die erforderlichen Inputs und den Genehmigungsprozess abklären.
Behalten Sie dabei zwei Dinge im Blick:
- Konsequenz: Wie oft haben Sie den neuen Prozess befolgt?
- Ergebnis: Wie oft trat das ursprüngliche Problem noch auf?
Halten Sie die Ergebnisse für jede Aufgabe fest. So können Sie besser unterscheiden, ob es sich um eine Gewohnheit handelt, die Sie nicht konsequent umgesetzt haben, oder um eine, die möglicherweise angepasst werden muss.
Behalten Sie diesen Ansatz bis zum 30. Tag bei, auch nach der anfänglichen zweiwöchigen Testphase.
Tage 22–30: Vergleichen Sie die Ergebnisse und entscheiden Sie, was Sie beibehalten möchten
Vergleichen Sie am Monatsende Ihre Ausgangsbasis mit ähnlichen Aufgaben, die Sie seit Einführung der Änderung fertiggestellt haben.
So könnte das aussehen:
| Was Sie erfassen sollten | Beispielergebnisse |
|---|---|
| Problem erkannt | Aufträge erfordern nach Beginn der Arbeit weitere Informationen |
| Ausgangspunkt | Bei 4 von 10 Aufgaben war eine Klärung erforderlich |
| Änderung geprüft | Klären Sie vor Beginn die zu erbringenden Leistungen, die erforderlichen Inputs und die erforderlichen Genehmigungen ab |
| Konsequenz | Bei 9 von 10 Aufgaben wurde der neue Prozess befolgt |
| Ergebnis | Bei 1 von 10 Aufgaben waren weitere Klärungen erforderlich |
| Weitere Faktoren | Einige Aufgaben waren weniger komplex als das ursprüngliche Beispiel. |
| Nächste Entscheidung | Behalten Sie diese Gewohnheit noch einen weiteren Monat bei und prüfen Sie, ob sich die Verbesserung hält. |
Ein geringerer Anteil an Aufgaben, die einer Klärung bedürfen, ist ein vielversprechendes Zeichen. Vergleichen Sie die Anzahl der betroffenen Aufgaben mit der Gesamtzahl der in jedem Zeitraum geprüften Aufgaben. Bedenken Sie jedoch, was sich sonst noch geändert hat: Einfachere Aufgaben könnten die Verbesserung teilweise erklären.
Sie müssen auch nach 30 Tagen keine voreiligen Schlüsse ziehen. Wenn Sie noch nicht genügend ähnliche Aufgaben bearbeitet haben, führen Sie die Nachverfolgung so lange fort, bis Sie genügend Daten haben, um einen fairen Vergleich anzustellen.
Sobald Sie eine Veränderung gefunden haben, die für Sie funktioniert, wenden Sie denselben Prozess auf eine andere Fähigkeit an. Und wenn Ihre Aufgaben andere Personen betreffen, prüfen Sie, ob die Verbesserung auch Nachfassaktionen, Verzögerungen oder Nacharbeiten im gesamten Team reduziert.
Wie sich Aufgabenmanagement-Fähigkeiten ändern, wenn Sie ein Team leiten
Wenn Sie Ihre eigenen Aufgaben verwalten, haben Sie die Kontrolle darüber, wie Sie Ihre Arbeit planen und abschließen. Wenn Sie ein Team leiten, müssen Sie außerdem berücksichtigen, wie sich der Fortschritt einer einzelnen Person auf alle anderen auswirkt.
Stellen Sie sich ein fünfköpfiges Marketing-Team vor, das sich auf den Start eines Webinars vorbereitet. Der Texter hat den Text für die Landingpage fertiggestellt, aber der Designer hat die endgültige Version noch nicht erhalten. Die Präsentation des Referenten wartet auf die Freigabe, und die für die Anmeldungen zuständige Person weiß nicht, wann die Seite online gehen wird.
Auch wenn jeder Einzelne seine eigene Arbeit gut im Griff hat, kann es dennoch zu Verzögerungen beim Projektstart kommen, weil die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben nicht sichtbar sind.
Einige Maßnahmen auf Team-Ebene können dabei helfen, dies zu verhindern:
- Weisen Sie jedem Ergebnis einen Verantwortlichen zu: An einer Landingpage können zwar mehrere Personen mitarbeiten, aber eine Person sollte das Projekt koordinieren und sicherstellen, dass es startbereit ist.
- Einigen Sie sich darauf, was „erledigt“ bedeutet: Für die Landingpage könnte das beispielsweise einen freigegebenen Text, ein veröffentlichtes Design, funktionierende Anmeldeformulare und getestete Funktionen der Nachverfolgung bedeuten.
- Machen Sie Abhängigkeiten und Hindernisse sichtbar: Wenn der Designer erst genehmigte Texte benötigt, bevor er beginnen kann, halten Sie diese Abhängigkeit fest. Wenn sich die Texte verzögern, kann das Team erkennen, welche anderen Aufgaben davon betroffen sein könnten.
- Prüfen Sie die Kapazitäten, bevor Sie Aufgaben zuweisen: Überprüfen Sie die bestehenden Verpflichtungen jeder Person und begrenzen Sie die Anzahl der Aufgaben, die In Bearbeitung sind – ein Kernprinzip von Kanban. Eine gemeinsame Workload-Ansicht kann konkurrierende Aufgaben aufzeigen, bevor sie zu Terminproblemen werden.
Beenden Sie das Meeting mit einer kurzen wöchentlichen Teambesprechung. Nehmen Sie sich 15 Minuten Zeit für festgefahrene Aufgaben, anstehende Übergaben und Entscheidungen, die Aufmerksamkeit erfordern. Halten Sie routinemäßige Berichte zum Fortschritt im Aufgabensystem fest. So bleibt das Meeting auf die Probleme konzentriert, die das Team lösen muss.
Tools, die Ihre Fähigkeiten im Aufgabenmanagement unterstützen
Die von Ihnen gewählten Tools sollten widerspiegeln, wie Sie Ihre Arbeit organisieren und wie viel Koordination Ihre Aufgaben erfordern. Für private Verpflichtungen reicht vielleicht schon eine einfache Liste aus. Bei gemeinsamen Projekten sind oft klarere Eigentümerschaften, Abhängigkeiten und Sichtbarkeit hinsichtlich des Workloads erforderlich.
So unterstützen verschiedene Arten von tools das Aufgabenmanagement:
| Tool-Typ | Am besten geeignet für | Beispiele | Was Sie beachten sollten |
|---|---|---|---|
| Papier und Notiz-Apps | Schnelle Erfassung, persönliche Planung, einfache Checklisten | Notizbücher, Apple Notes, Google Keep | Notiz-Apps unterstützen zwar Funktionen für Erinnerungen und das Freigeben von Inhalten, doch die Nachverfolgung der Eigentümerschaft und des Fortschritts über Projekte erfordert oft manuellen Aufwand. |
| To-Do-Listen-Apps | Tägliche Prioritäten, Termine, wiederholende Aufgaben und gemeinsame Listen | Todoist, Microsoft To Do, TickTick | Sie unterstützen die Zusammenarbeit, doch Kapazitätsplanung und projektübergreifende Abhängigkeiten variieren je nach tool |
| Kanban-Boards | Visualisierung von Aufgabenphasen, Hindernissen und Projekten, die In Bearbeitung sind | Trello, Jira-Boards | Eine Board-Ansicht allein zeigt möglicherweise nicht die Teamkapazitäten oder Abhängigkeiten zwischen mehreren Projekten an |
| Plattformen für das Arbeitsmanagement | Koordination von Aufgaben, Zeitplänen, Abhängigkeiten und Workloads teamübergreifend | ClickUp, Asana, Monday.com | Mehr Features und Setup, als eine kurze persönliche Liste von Aufgaben möglicherweise erfordert |
Für private Aufgaben reichen vielleicht schon ein Notizbuch oder eine minimalistische To-do-Listen-App aus. Da die Arbeit zunehmend kooperativ gestaltet wird, helfen Boards Teams dabei, den Fortschritt in den verschiedenen Phasen zu verfolgen.
Wenn Projekte mehrere Mitwirkende, gemeinsame Termine und Abhängigkeiten umfassen, verschafft eine Arbeitsmanagement-Plattform den Teams eine umfassendere Ansicht der aktuellen Abläufe.
Wie ClickUp das Aufgabenmanagement im gesamten Team unterstützt
Eine Anfrage zu erfassen ist der erste Schritt; Sie müssen sie außerdem organisieren und mit den bereits laufenden Arbeiten verknüpfen. In diesem Video zeigt Elliot Rossback von ClickUp, wie ihr „Brain Dump“-Setup gesprochene Ideen in ein übersichtliches tägliches To-Do-Dokument mit Links zu den entsprechenden Aufgaben umwandelt.
Die gleichen Fähigkeiten gelten auch, wenn Sie die Arbeit mit einem Team koordinieren. Nehmen wir das Webinar-Launch-Beispiel von vorhin: In ClickUp erstellt das Team eine Landingpage-Aufgabe, weist jemandem die Koordination zu und erstellt eine Liste der Anforderungen in der Aufgabenbeschreibung. Texterstellung, Design und Nachverfolgung werden zu Unteraufgaben, jede mit einem eigenen Eigentümer und einer eigenen Frist.
Manche Anfragen sehen jedes Mal gleich aus. Design-Aufträge benötigen zum Beispiel fast immer Maße, Text und ein Fälligkeitsdatum. In solchen Fällen kann ein ClickUp-Formular den Hin- und Her-Austausch ersetzen. Jede Übermittlung wird zu einer Aufgabe in der von Ihnen ausgewählten Liste. Formularfragen können Feldern wie „Mitarbeiter“, „Priorität“ und Benutzerdefinierten Feldern zugeordnet werden.
Von da an kann das Team die Arbeit im Laufe des Fortschritts verwalten:
- Prioritäten setzen: ClickUp Task Priorities bietet vier Stufen: „Dringend“, „Hoch“, „Normal“ und „Niedrig“. Wenn sich das Team darauf einigt, was die einzelnen Stufen bedeuten, kann es terminkritische Arbeiten von Aufgaben unterscheiden, die warten können.
- Aufwandsschätzung: Mit „Time Estimates“ von ClickUp kann das Team den Aufwand für jede Aufgabe und Unteraufgabe schätzen. Wenn „Time Estimates Rollup“ aktiviert ist, wird in der übergeordneten Aufgabe der kombinierte geschätzte Aufwand angezeigt. Ab dem Business-Plan können Sie für jeden Mitarbeiter einer gemeinsam genutzten Aufgabe eine separate Zeitschätzung festlegen.
- Kapazität überprüfen: Die „Workload“-Ansicht von ClickUp zeigt die geplanten Aufgaben im Vergleich zur verfügbaren Kapazität jedes einzelnen Mitarbeiters an. So kann das Team überlastete Zeitpläne erkennen, bevor weitere Aufgaben zugewiesen werden.
- Abhängigkeiten und Fortschritt nachverfolgen: Die Abhängigkeiten in ClickUp zeigen an, welche Arbeiten auf ein anderes Ergebnis warten, während Status und Fälligkeitsdaten dem Team helfen, bei der wöchentlichen Besprechung zu erkennen, was Aufmerksamkeit erfordert.
- Aufgabenkontext finden: Brain² durchsucht Aufgaben, Dokumente und Unterhaltungen, um Fragen zum Fortschritt, zu Hindernissen und zu früheren Entscheidungen zu beantworten – mit Links zu den Quellen.
Diese Features gewinnen umso mehr an Bedeutung, je mehr sich die Arbeit auf verschiedene Personen und Projekte verteilt. Wenn Aufgaben, Eigentümer, Zeitleisten und der dazugehörige Kontext in einem Workspace zusammengefasst sind, können Teams den aktuellen Stand jeder Aufgabe erkennen und entscheiden, wie es weitergeht.
Wie Shopmonkey seinen Anfrageprozess verbessert hat
Das Marketingteam von Shopmonkey erhielt Anfragen über verschiedene Kanäle, was die Nachverfolgung von Zuständigkeiten und Genehmigungen erschwerte. Um dieses Problem zu lösen, führte das Team die Anfragen in ClickUp Formularen ein, nutzte Automatisierungen zur Abwicklung von Übergaben und verfolgte den Fortschritt mithilfe anpassbarer Ansichten.
Auf diese Weise konnte Shopmonkey die Überprüfungs- und Genehmigungszeiten um 50 % verkürzen und den Zeitaufwand, um Designanfragen abzuschließen, um 33 % reduzieren.
Preise für ClickUp
Am besten geeignet für: Teams, die gemeinsame Aufgaben, Abhängigkeiten und Workloads über mehrere Projekte hinweg verwalten und dabei klare Zuständigkeiten sowie Sichtbarkeit zum Fortschritt benötigen.
Überspringen Sie diesen Abschnitt, wenn: Sie eine kurze persönliche To-do-Liste ohne komplexe Fristen oder Anforderungen an die Zusammenarbeit verwalten. Eine einfachere Aufgaben-App lässt sich möglicherweise schneller einrichten und pflegen.
Fünf Fehler beim Aufgabenmanagement und wie sie sich äußern
Selbst mit den richtigen Fähigkeiten und tools können bestimmte Gewohnheiten zusätzliche Arbeit verursachen oder die Pflege Ihres Systems für Aufgaben erschweren. Hier sind fünf Fehler, auf die Sie achten sollten, sowie Möglichkeiten, diese zu beheben.
| Häufiger Fehler | So sieht es aus | So vermeiden Sie es |
|---|---|---|
| Wechseln Sie die tools, bevor Sie das Problem gefunden haben | Sie verlagern Ihre Aufgaben in eine neue App, doch die gleichen Verzögerungen und versäumten Verpflichtungen verfolgen Sie weiterhin | Finden Sie zuerst die Ursache heraus. Wenn Ihr aktuelles Tool Ihre Anforderungen unterstützt, versuchen Sie, den Workflow anzupassen, bevor Sie die App wechseln. |
| Ihr System für Aufgaben überkomplizieren | Jede Aufgabe benötigt mehrere Beschreibungen, benutzerdefinierte Felder und Statusaktualisierungen. Das System auf dem neuesten Stand zu halten, nimmt zunehmend Zeit in Anspruch, die dann der eigentlichen Arbeit fehlt. | Behalten Sie nur die Felder und Schritte bei, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen. Verzichten Sie auf alles, was Sie ständig aktualisieren, aber selten nutzen. |
| Jede verfügbare Minute planen | Ein Meeting zieht sich in die Länge oder eine dringende Anfrage kommt herein – und schon gerät der Rest Ihres sorgfältig geplanten Tages in Verzug | Planen Sie je nach Häufigkeit Ihrer Unterbrechungen Zeit für ungeplante Arbeit ein. Überprüfen Sie jede Woche Ihren Kalender, um festzustellen, ob Ihre Limite realistisch sind. |
| Messung der Produktivität anhand der Anzahl der fertiggestellten Aufgaben | Sie haben mehrere kleine Aufgaben erledigt, aber bei einem wichtigen Projekt ist kaum etwas vorangekommen. Ihre Aufgabenliste sieht gut aus, auch wenn der Fortschritt begrenzt ist | Verfolgen Sie den Fortschritt anhand wichtiger Ziele oder Meilensteine sowie der Anzahl der abgeschlossenen Aufgaben. So sehen Sie, ob Ihr Aufwand zu den angestrebten Ergebnissen führt. |
| Zu häufiges Überprüfen delegierter Arbeiten | Ein Kollege ist für die Aufgabe verantwortlich, doch häufige Abfragen zum Status unterbrechen seine Arbeit. Möglicherweise müssen Sie am Ende sogar Teile der Aufgabe selbst überprüfen oder neu bearbeiten. | Einigen Sie sich auf Meilensteine und darauf, wann Probleme eskaliert werden sollen. Geben Sie dem Verantwortlichen für die Aufgabe zwischen diesen Meilensteinen Spielraum, während wichtige Entscheidungen sichtbar bleiben. |
Lesen Sie auch: So priorisieren Sie Aufgaben bei der Arbeit
Entwickeln Sie nachhaltige Fähigkeiten im Aufgabenmanagement
Eine verpasste Frist ist oft erst das letzte Anzeichen dafür, dass eine Aufgabe aus dem Ruder gelaufen ist. Frühere Anzeichen können eine seit Tagen ausstehende Genehmigung, eine Abhängigkeit, die den Fortschritt behindert, oder eine unerwartete Anfrage sein, die Ihre Prioritäten verändert hat.
Achten Sie beim Aufbau Ihrer Fähigkeiten im Aufgabenmanagement auf diese Muster. Sie können Aufschluss darüber geben, wo es zu Verzögerungen kommt und welche Gewohnheiten mehr Aufmerksamkeit verdienen. Mit der Zeit werden Sie besser darin, potenzielle Verzögerungen frühzeitig zu erkennen, realistische Verpflichtungen einzugehen und Ihre Pläne an veränderte Bedingungen der Arbeit anzupassen.
Für Teams, die gemeinsame Aufgaben und Termine verwalten, bündelt ClickUp die Arbeit, die Verantwortlichkeiten und die Berichte über den Fortschritt an einem Ort.
Häufig gestellte Fragen zu Fähigkeiten im Aufgabenmanagement
Sind Fähigkeiten zum Aufgabenmanagement Soft Skills oder Hard Skills?
Aufgabenmanagement wird im Allgemeinen als Soft Skill angesehen, da es Planung, Urteilsvermögen, Organisation und Kommunikation umfasst. Die Anwendung dieser Fähigkeiten kann jedoch auch technische Kompetenzen erfordern, wie beispielsweise die Verwendung von Tabellenkalkulationen für die Nachverfolgung von Terminen oder die Konfiguration von Aufgabenmanagement-Software. Arbeitgeber geben oft einen Wert auf sowohl die Fähigkeit, Verpflichtungen zu verwalten, als auch den Umgang mit den entsprechenden tools.
Wie stellt man Fähigkeiten im Aufgabenmanagement im Lebenslauf dar?
Präsentieren Sie Ihre Fähigkeiten im Aufgabenmanagement im Lebenslauf anhand konkreter Ergebnisse. Kombinieren Sie ein Aktionsverb mit dem Umfang und dem Ergebnis. Zum Beispiel: „Bearbeitung von über 40 wöchentlichen Anfragen über drei Teams hinweg mithilfe eines gemeinsamen Erfassungsprozesses, wodurch Terminüberschreitungen nahezu auf null reduziert wurden.“ Verwenden Sie in Vorstellungsgesprächen das STAR-Format (Situation, Aufgabe, Aktion, Ergebnis), um ein Beispiel zu schildern, bei dem Sie Prioritäten neu gesetzt oder eine Frist neu verhandelt haben.
Was ist der Unterschied zwischen Aufgabenmanagement und Multitasking?
Beim Aufgabenmanagement geht es darum, Verpflichtungen zu organisieren und deren Nachverfolgung zu gewährleisten, damit Sie diese abschließen können. Multitasking bedeutet, mehrere Tätigkeiten gleichzeitig zu bewältigen oder zwischen ihnen zu wechseln. Möglicherweise müssen Sie im Laufe der Woche 10 Aufgaben bewältigen, arbeiten dabei aber jeweils nur an einer einzigen. Effektives Aufgabenmanagement hilft Ihnen dabei, zu entscheiden, wann Sie sich auf eine einzelne Tätigkeit konzentrieren sollten und wann eine andere Aufgabe Ihre Aufmerksamkeit erfordert.
Wie sollten Sie mit Aufgaben umgehen, für die es keine Frist gibt?
Prüfen Sie zunächst, ob die Aufgabe von einer anderen Arbeit abhängt oder einen voraussichtlichen Fertigstellungszeitraum hat. Ist beides nicht der Fall, schlagen Sie einen realistischen Zieltermin vor, der sich nach dem Arbeitsaufwand und Ihren aktuellen Verpflichtungen richtet. Vereinbaren Sie bei laufenden Aufgaben einen Überprüfungstermin, auch wenn es noch keinen festen Abschlusstermin gibt. So bleibt die Arbeit sichtbar, ohne dass künstliche Dringlichkeit entsteht.