Das perfekte System für die Produktion von Inhalt zu finden, fühlt sich angesichts neuer Trends, Strategien und natürlich der altbekannten Herausforderung, Qualität vor Quantität zu liefern, oft wie ein mühsamer Kampf an.
Aber wie kann man beides erledigen?
Die Skalierung der Produktion von Inhalt ohne Qualitätseinbußen mag mit Ihren derzeitigen Ressourcen unmöglich erscheinen. Realistisch betrachtet können Sie jedoch keine schnell wachsende organische Maschine aufbauen und aufrechterhalten, ohne in etwas zu investieren. *
Budgets sind eine knifflige Angelegenheit. Die meisten Content-Manager sind es gewohnt, mit Restbeträgen aus dem Gesamtmarketingbudget zu arbeiten – insbesondere im Vergleich zu PPC und digitaler Werbung. Der Wert organischer Inhalte ist jedoch nach wie vor hoch, während Werbeflächen immer teurer werden. Hinzu kommt noch die KI-Suche!
📈 Sie fragen sich, wie wir unsere Inhalte bei ClickUp skalieren?
Mit lückenlosen Workflows, KI-gestützter Effizienz und hochqualifizierten Mitarbeitern, die den Betrieb aufrechterhalten. 🚀 Lesen Sie hier mehr darüber!
Aber zurück zu den Budgets. Unabhängig davon, ob Sie wenig oder viel zur Verfügung haben, müssen Content-Manager sparsam mit ihren Budgets umgehen, insbesondere in einer KI-first-Welt. Deshalb ist es so wichtig, einen soliden, bewährten Workflow zu implementieren, um Ihre Content-Produktion zu skalieren. Und genau das hat unser Content-Team bei ClickUp getan.
Das Endergebnis war ein vollständig in ClickUp erstellter benutzerdefinierter Workflow, mit dem unser Content-Marketing-Team unsere monatliche Produktion in weniger als einem Jahr um mehr als 500 % steigern konnte.
Wir wollen unsere Geheimnisse rund um die Skalierung nicht für uns behalten. Tatsächlich haben wir diesen Prozess zur Skalierung von Inhalten unermüdlich in Workshops erarbeitet, getestet und optimiert, um ihn in eine nutzbare ClickUp-Vorlage zu integrieren – damit Sie keine wertvolle Zeit damit verlieren, manuell Ihre eigene Vorlage zu erstellen.
In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über die Skalierung der Produktion von Inhalt wissen müssen, und wie Sie unsere benutzerdefinierte Vorlage (die von Autoren entworfen wurde) nutzen können, um Ihren Prozess anzukurbeln.
Was ist die Skalierung der Produktion von Inhalt?
Die Skalierung der Produktion von Inhalt ist der Prozess der schnellen und effizienten Erhöhung der Anzahl von Blogs, Leitfäden und anderen digitalen Assets, um mehr Leads zu generieren, während Ihr Unternehmen wächst. Der Prozess basiert auf der Idee, dass mehr Inhalt das Ergebnis von mehr organischem Traffic und letztendlich mehr Geschäft ist.
Das ist zwar keine neue Idee, aber der rasante und unaufhaltsame Aufstieg von KI-Tools hat die Skalierung der Content-Produktion in den Vordergrund der Marketing-Best Practices gerückt. Allerdings kann KI-generierter Inhalt die Grenze zwischen der Bedeutung von viel Inhalt und vertrauenswürdigem Inhalt verwischen.
Selbst Google vertritt den Standpunkt, dass immer „originelle, hochwertige und auf den Menschen ausgerichtete Inhalte produziert werden sollten“, unabhängig davon, ob diese mit KI erstellt wurden oder nicht.
KI soll die Content-Produktion nicht ersetzen. Vielmehr sollte sie als Schreibassistent fungieren, damit Sie Ihre Ideen schneller umsetzen können. Außerdem wird es immer einfacher, große Mengen an KI-generierten Inhalten zu erkennen, die nicht von einem menschlichen Editor überarbeitet wurden. Das bedeutet, dass hochwertige Inhalte nach wie vor von großer Bedeutung sind – selbst wenn Sie Blog-Inhalte in großer Zahl veröffentlichen.
KI soll die Content-Produktion nicht ersetzen. Vielmehr sollte sie als Schreibassistent fungieren, damit Sie Ihre Ideen schneller umsetzen können. Außerdem wird es immer einfacher, große Mengen an KI-generierten Inhalten zu erkennen, die nicht von einem menschlichen Editor überarbeitet wurden. Das bedeutet, dass hochwertige Inhalte nach wie vor von großer Bedeutung sind – selbst wenn Sie Blog-Inhalte in großer Zahl veröffentlichen.
Es liegt in der Verantwortung des Content-Vermarkters, wertvolle und vertrauenswürdige Inhalte zu produzieren – insbesondere bei der Skalierung. Aber generative KI kann dennoch Teil Ihres Prozesses sein. Tatsächlich verlassen sich bereits 88 % der Vermarkter auf KI als tool in ihren Content-Strategien – jedoch nicht als treibende Kraft.
Warum ist die Skalierung von Inhalten wichtig?
Die Skalierung der Content-Produktion ist die ultimative Strategie, um Ihren organischen Traffic, Ihre Sichtbarkeit, Ihren Bekanntheitsgrad, Ihre Leads und Ihren Umsatz zu steigern. Sie generiert eine Fundgrube an zeitlosen Inhalten, die skaliert, wiederverwendet und genutzt werden können, um Ihre Marke als vertrauenswürdige Informationsquelle aufzubauen.
Tatsächlich wurde festgestellt, dass Geschäfte, die vier oder mehr Blogs pro Woche veröffentlichen, dreieinhalb Mal so viel Traffic generieren wie solche, die weniger häufig veröffentlichen. Warum ist die Skalierung von Inhalten noch so wichtig? ⬇️
- Die Skalierung der Produktion bietet Ihnen mehr Möglichkeiten, die Vielseitigkeit Ihres Produkts mit Assets zu präsentieren, die einen breiteren Bereich an Keywords abdecken.
- Publikationen mit hohem Inhalt werden von Suchmaschinen oft belohnt und erscheinen auf der ersten Seite der Suchergebnisse.
- Marketing- und Social-Media-Teams können Ihre Inhalte über verschiedene Kanäle verbreiten, um ein größeres Zielpublikum zu erreichen.
- Die gezielte Ansprache von Kunden in jeder Phase des Verkaufszyklus macht ihren Weg durch den Trichter reibungsloser und effizienter.
Eine erfolgreiche, skalierbare Produktion von Inhalt läuft darauf hinaus, dass Ihre Workflows leichter zu replizieren sind. Tatsächlich bleiben viele Schritte in Ihrem Workflow gleich, egal ob Sie 10 oder 100 Blogs pro Monat schreiben. Es reicht nicht aus, Ihren Autoren einfach mehr Deadlines aufzuerlegen. ✂️
Leider ist es fast unmöglich, all dies mit einer Excel-Tabelle oder einfachen Kanban-Boards zu bewerkstelligen. Sie benötigen ein zentralisiertes und robustes Arbeitsmanagement-Tool, um Teams miteinander zu verbinden, eine Übersicht über Ihre Produktion zu erhalten und die Vielzahl von Aufgaben und Unteraufgaben zu bewältigen, die mit der Produktion großer Mengen an Inhalten einhergehen.
Das richtige Tool zu finden, ist eine Herausforderung für sich – deshalb haben wir die Sache selbst in die Hand genommen und eine anpassbare Vorlage entwickelt, mit der Sie Ihre Produktion von Inhalt skalieren und ausbauen können.
Wie ClickUp die Produktion von Inhalt skaliert hat – mit ClickUp
Nach vielen Versuchen und Fehlern bei der Skalierung unserer eigenen Prozesse haben wir diese nun zu einer Wissenschaft perfektioniert. Wir haben unsere Workflows angepasst, sind agil geblieben und haben unseren Ansatz komplett überarbeitet, um viel mehr Inhalte gleichzeitig besser unterstützen zu können.
Und alles, was zu erledigen war, haben wir komplett in ClickUp erledigt. 🏆
Das Wichtigste zuerst: Stellen Sie sicher, dass Sie alle anderen Prozesse und Teams berücksichtigt haben, die von Ihrer Content-Strategie und Ihren Workflows betroffen sind. SEO-Strategien, die Erstellung von Blog-Briefings, Designanfragen und Social-Media-Kalender werden direkt von der Skalierung von Inhalten beeinflusst.
Um Transparenz zu gewährleisten und Ihr Team von Anfang an aufeinander abzustimmen, sollten Sie Folgendes tun:
- Aktualisieren Sie Ihre Stilrichtlinien und SOPs, um Konsistenz zu gewährleisten, und sparen Sie viel Zeit bei der Bearbeitung, wenn die Anzahl der zu überprüfenden Entwürfe drastisch zunimmt.
- Suchen Sie nach Möglichkeiten, ähnliche Inhaltstypen und Themen für jedes Ihrer Zielgruppensegmente oder jede Ihrer Benutzerpersönlichkeiten zusammenzufassen.
- Durchsuchen Sie alle vorhandenen Inhalte in Ihrem Katalog, um leicht zu erreichende Ziele zu identifizieren und festzustellen, ob diese aktualisiert, wiederverwendet oder optimiert werden können.
- Halten Sie es einfach! Unabhängig davon, wie viele Autoren oder externe Ressourcen Sie hinzufügen, sollte der skalierbarste Prozess zur Produktion von Inhalten leicht zu replizieren sein. Überlassen Sie Routineaufgaben der Automatisierung, damit sich Ihr Team auf die Erstellung von Inhalten konzentrieren kann – und nicht auf das Erlernen eines neuen Tools.
Die richtige Balance zwischen Qualität und Quantität zu finden, ist eine der größten Herausforderungen für Teams, die ihren Aufwand für das Content-Marketing erhöhen möchten. Wir haben diese Herausforderung ebenfalls erlebt, aber wir haben unsere Lösung in einer benutzerdefinierten Vorlage für andere Teams zusammengefasst, die Inhalte erstellen und sich auf denselben Weg begeben – die ClickUp-Vorlage zur Skalierung der Content-Produktion.
Diese Vorlage wurde speziell für Autoren und Editors entwickelt, die sich mit der Skalierung von Inhalten befassen. In dieser kostenlosen Vorlage haben wir unseren internen Prozess bis ins kleinste Detail widergespiegelt, damit Sie die von uns entwickelte (und bis heute verwendete) Skalierungsstrategie nachahmen können.
Greifen Sie auf genau die Ansichten, Benutzerdefinierte Felder, Aufgabendetails und vorgefertigte Automatisierungen zu, die für uns den Unterschied gemacht haben, und passen Sie dann alle Aspekte dieser Vorlage auf Ordner-Ebene an, um einen vollständig auf Ihre individuelle Situation zugeschnittenen Prozess zu erstellen.
Es geht nicht nur darum, was Sie tun, sondern auch darum, wie Sie es tun. Wir sind hier, um Ihnen die Vor- und Nachteile der Verwendung dieser Vorlage zur Skalierung Ihrer Inhalte aufzuzeigen. Obwohl die Blog-Produktion das primäre Beispiel für Inhalte ist, kann dieses flexible und vorlagenbasierte Framework an jede Art von Inhalt benutzerdefiniert angepasst werden.
Folgen Sie diesen acht einfachen Schritten, um Ihre Produktion von Inhalt zu skalieren. ⚡️
PROFI-TIPP Betrachten Sie diesen Blog als Ihren persönlichen Onboarding-Leitfaden. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, laden Sie die Vorlage herunter, fügen Sie sie Ihrem Workspace hinzu und gehen Sie jeden Schritt mit uns in einem separaten Fenster durch.
Schritt 1: Erstellen Sie Ihren Inhalt-Backlog
Bei der Skalierung jeder Art von Inhalt geht es darum, Angebot und Nachfrage immer einen Schritt voraus zu sein. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team mit einem soliden Backlog an gut recherchierten Keywords und Themen bereit ist, bevor Sie Ihren Plan für die Pipeline erstellen.
Der Content-Backlog ist Ihre Startseite für alle neuen und bestehenden Inhalte. Hier warten fertige Blog-Themen darauf, von Autoren aufgegriffen zu werden.
Der Inhalt-Backlog im Vergleich zur Inhalt-Datenbank
Jede Phase des Prozesses für den Inhalt wird von der „Gesundheit” Ihres Backlogs beeinflusst. Es ist für alle die Anlaufstelle für die Planung zukünftiger Workflows. Es ist auch der Anfang Ihrer Blog-Datenbank – mit dem wesentlichen Unterschied, dass es im Backlog um das geht, was ansteht.
Es mag wie ein unnötiger erster Schritt erscheinen, aber ein separater Ort, an dem Sie Ihre zukünftige Pipeline für die Erstellung von Inhalt von Ihrer aktuellen trennen können, ist für einen reibungslosen Skalierungsprozess unerlässlich.
Denken Sie darüber nach: Wenn Ihr Ziel darin besteht, 50 Blogs pro Monat zu veröffentlichen, sollten Sie planen, dass Sie vor dem folgenden Monat so viele Blog-Entwürfe in Ihrem Backlog bereit haben (d. h. die Blog-Entwürfe für Oktober sollten im September fertig sein).
Jeder Blogbeitrag in Ihrem Backlog wird schließlich in die Datenbank eingefügt, sobald er einem Autor zugewiesen wurde, eine Frist erhalten hat und in den Content-Workflow aufgenommen wurde. Durch die Möglichkeit, Ihre vergangenen, aktuellen und zukünftigen Inhalte in separaten Listen zu verwalten, können Sie die verschiedenen Phasen Ihrer Pipeline vollständig visualisieren – ohne sich überfordert zu fühlen.
Eine weitere gute Nachricht: Da sich der Backlog eher auf Keywords für Einzelziele, Blog-Themen und Blog-Briefings konzentriert, müssen Sie noch nicht allzu viel Zeit mit anderen Details verbringen.
Okay, kommen wir nun zum Kern der Sache – dem Aufbau des Backlogs. 🪵
Zeit, sich von Ihren Tabellenkalkulationen zu verabschieden
Hören Sie zu – Backlogs können in Tabellenkalkulationen erstellt werden, und die meisten Manager des Inhalts verwenden immer noch diese Methode. Ein bewusst und gut organisiertes Backlog in einer zentralisierten Plattform reduziert jedoch erheblich die Zeitverschwendung, die durch das Wechseln zwischen verschiedenen Plattformen oder die Suche nach E-Mails entsteht.
Von der Freigabe und Berechtigungen bis hin zur Verknüpfung von Blogs mit Aufgaben auf anderen Plattformen – die Verwaltung von Inhalten in Tabellenkalkulationen ist eine Herausforderung. So habe ich mit Content-Marketing angefangen, aber ich habe schnell erkannt, wie leistungsstark eine anpassbare Kollaborationsplattform ist, um Content-Workflows zu erstellen, die jeder nutzen kann.
Von der Freigabe und Berechtigungen bis hin zur Verknüpfung von Blogs mit Aufgaben auf anderen Plattformen – die Verwaltung von Inhalten in Tabellenkalkulationen ist eine Herausforderung. So habe ich mit Content-Marketing angefangen, aber ich habe schnell die Vorteile einer anpassbaren Kollaborationsplattform erkannt, mit der sich Content-Workflows erstellen lassen, die jeder nutzen kann.
Glauben Sie uns, es ist nicht einfach, eine Datenbank aufzubauen, die direkt mit Ihrem Content-Workflow und Ihrem Veröffentlichungsplan aus einer einzigen Tabelle verbunden ist. Aber warum sollten Sie sich überhaupt den zusätzlichen Aufwand und die zusätzliche Zeit nehmen, Ihr Backlog von Grund auf neu aufzubauen?
Sie haben schon genug zu tun – sparen Sie Zeit und überlassen Sie unserer vorgefertigten Vorlage die Schwerarbeit. 🏋🏻♀️
Sobald Sie diese Vorlage auf Ihren Workspace angewendet haben, werden Ihnen verschiedene Ansichten oben auf Ihrem Bildschirm angezeigt und unter dem Ordner „Skalierung der Content-Produktion” in Ihrer Seitenleiste aufgelistet.
Um mit dem Aufbau Ihrer Datenbank mithilfe der Backlog-Listenansicht zu beginnen, navigieren Sie zur Liste Blog-Beiträge (in Bearbeitung) und wählen Sie dann Backlog aus.
Von dort aus können Sie die vorhandenen Namen der Aufgaben bearbeiten, um sie an Ihre Blog-Themen anzupassen, oder für jedes Keyword völlig neue Aufgaben erstellen. So oder so sind Sie bereits einen Schritt voraus. 🎉
Unser vorgefertigtes Backlog ist auf maximale Geschwindigkeit und Komfort ausgelegt. Ohne Ihre aktuelle Ansicht zu verlassen oder eine Blog-Aufgabe zu öffnen, können Sie auf Blog-Briefings Ihres SEO-Teams und sogar auf Live-URLs für bevorstehende Blog-Post-Aktualisierungen zugreifen.
Diese Felder – und viele weitere – werden automatisch angezeigt, wenn Sie die Ansicht Ihres Backlogs öffnen, und bleiben während jedes Schritts Ihres Workflows mit der zugewiesenen Blog-Aufgabe verknüpft. Wenn ein Autor bereit ist, eine Blog-Aufgabe aus Ihrem Backlog zu übernehmen, geht diese zum nächsten Schritt Ihres Skalierungsprozesses über. ➡️
Schritt 2: Arbeiten Sie anhand des Status der Aufgabe aus der Datenbank
Sobald ein Thema bereit ist, um angegangen zu werden, verknüpfen Sie es mit einer umsetzbaren Aufgabe. Zu diesem Zeitpunkt werden Ihre Blog-Aufgaben zur Content-Datenbank hinzugefügt, Ihrem zentralen Speicherort für alle Inhalte, die sich derzeit in Produktion befinden. Durch das Hinzufügen von Blog-Aufgaben zu Ihrer Datenbank können Sie diese priorisieren und ihren Fortschritt während des gesamten Workflows verfolgen.
Wenn Sie unsere benutzerdefinierte Vorlage verwenden und den Status der Blog-Aufgabe von „Zu erledigen“ oder „Brief bereit“ ändern, wird die Aufgabe automatisch in unsere vorgefertigte Datenbankliste mit dem Titel „Alle in Bearbeitung befindlichen Beiträge“ verschoben. Diese Automatisierung vereinfacht das Setup, insbesondere wenn Ihre Blog-Aufgaben weitere wichtige Details enthalten.
Je mehr Details Sie in dieser Phase auf einen Blick hinzufügen, desto besser.
Wenn Sie diese Informationen in einer Ansicht erfassen, bleibt Ihre Datenbank tatsächlich überschaubar, was für schnellere Aktualisierungen unerlässlich ist. Sie werden feststellen, dass Ihre Datenbank viel effizienter ist, sobald Sie Blog-Aufgaben an einzelne Personen verteilt, den Status aktualisiert und eine Zeitleiste erstellt haben.
Diese Elemente werden automatisch in Ihrer Datenbankliste angezeigt, zusammen mit zusätzlichen Spalten für die Einstellungen der Autorquelle, des Inhaltstyps und zur Vorschau des neuesten Kommentars in der Blog-Aufgabe – aber darauf gehen wir weiter unten noch näher ein.
Durch die Benennung Ihrer Aufgaben bleibt alles organisiert.
In dieser Phase empfehlen wir Ihnen, den Inhaltstyp oder die Kategorie als Präfix zum Namen Ihrer Blog-Aufgaben hinzuzufügen. Wenn Sie also einen Blogbeitrag über die 50 produktivsten Tätigkeiten, die Sie am Arbeitsplatz zu erledigen haben, schreiben, würde der Name der Aufgabe „SEO-Blog: Produktive Tätigkeiten am Arbeitsplatz” lauten.
Wenn Sie in der Regel Kampagnen zu einer einzigen Inhaltskategorie erstellen, können Sie die Aufgabe umbenennen, um sie an die Art der von Ihnen erstellten Inhalte anzupassen, z. B. „Video: Produktive Tätigkeiten am Arbeitsplatz“.
Das mag übertrieben erscheinen, aber dieses Maß an Organisation und Transparenz ist entscheidend, damit jeder seine Arbeit in jeder Hinsicht filtern und gruppieren kann. Wenn Sie außerdem mehrere Arten von Inhalten für eine Zielgruppe skalieren oder Hauptthemen erstellen, trägt die Anpassung des Präfixes für Aufgaben und des benutzerdefinierten Feldes „Inhaltstyp“ wesentlich dazu bei, die Datenbanken strukturiert zu halten.
Schritt 3: Passen Sie die Details der Aufgabe für maximale Effizienz benutzerdefiniert an
Das Schöne an diesem skalierbaren Rahmenwerk ist seine Flexibilität – und um Ihre Produktion um das Zehnfache zu steigern, müssen Sie flexibel sein. Jeder Aspekt dessen, was wir besprochen haben, kann angepasst werden, insbesondere wenn Sie unserer Vorlage folgen.
Sie möchten Ihr Backlog nicht von der Datenbank trennen? Entfernen Sie den Filter oben in Ihrer Ansicht, um den Status jeder Aufgabe in Ihrem Ordner anzuzeigen. Oder wenn ein anderer Name der Liste besser zur Sprache Ihres Unternehmens passt – ändern Sie ihn!
Das ist das Besondere an dieser Vorlage: Sie wurde entwickelt, um Ihre Prozesse zu unterstützen. Die Standard-Einstellungen sind genau die, die sich für unser Blog-Content-Marketing-Team bewährt haben. 🫱🏼🫲🏾
Die Grundlagen Ihrer Blog-Aufgaben im Überblick
Die Felder, die in den Spalten Ihrer Content-Datenbank und Ihres Backlogs zu sehen sind, finden Sie auch in jeder Blog-Aufgabe. Öffnen Sie Ihre Ansicht der Aufgaben, um den Namen der Aufgabe, den Status, den Mitarbeiter und das Fälligkeitsdatum anzuzeigen.
Wenn Sie weiter scrollen, gelangen Sie zu den Benutzerdefinierten Feldern, die automatisch in unserer Vorlage zur Skalierung von Inhalten enthalten sind. Hier finden Sie eine kurze Übersicht darüber, was diese Felder sind und wie wir sie verwenden:
- Inhaltstyp: Da diese Vorlage von unserem Blog-Team erstellt wurde, entspricht jeder Inhaltstyp unseren allgemeinen Schwerpunktbereichen. Jeder Inhaltstyp kann für Ihre Bedürfnisse bearbeitet werden – egal, ob es sich um die Beschreibung Ihrer Blog-Themen, Medientypen oder Abteilungen handelt.
- Zielveröffentlichungsdatum: Das Zielveröffentlichungsdatum unterscheidet sich vom Fälligkeitsdatum und dem tatsächlichen Veröffentlichungsdatum, da immer etwas passieren kann. Das Anstreben unseres Zielveröffentlichungsdatums hilft dem Team, unseren Plan für den Inhalt besser zu erstellen und bei Bedarf anzupassen.
- Autorquelle: Um den Überblick über verschiedene Verfasser – interne, externe oder beides – zu behalten, verwenden Sie die Autorquelle, um zu wissen und schnell zu sortieren, wer für welche Inhalte zuständig ist. Die Trennung der Autorquelle vom Mitarbeiter für die Nachverfolgung der Aufgaben ist besonders hilfreich, wenn Sie eine Agentur mit einem eigenen Team aus mehreren Verfassern beauftragen.
- Blog-Brief-URL: Fügen Sie einen Link zu Ihrem Blog-Brief hinzu, um einen einfachen Zugriff und schnelle Bearbeitungen zu ermöglichen.
- Entwurfs-URL: Vermeiden Sie das Scrollen durch Aufgabenkommentare oder Ihren E-Mail-Posteingang. Greifen Sie direkt aus der Blog-Aufgabe auf Entwürfe zu.
- Live-Blog-URL: Fügen Sie den Live-Link zu Ihrer Blog-Aufgabe hinzu, um Komfort, bessere Organisation und Geschwindigkeit beim Exportieren aller Ihrer Blog-URLs zu gewährleisten.
- Veröffentlichungsdatum: Das Veröffentlichungsdatum ist wichtig, um zu dokumentieren und die Nachverfolgung durchzuführen, wann der Inhalt online gestellt wurde. Durch die Analyse Ihrer Veröffentlichungsraten können Sie feststellen, ob Sie Ihre ursprünglichen Zieltermine einhalten, und entsprechende Anpassungen für zukünftige Ziele vornehmen.
Wenn Sie die Details Ihrer Blog-Aufgaben eingeben, werden diese automatisch in jeder Liste und Ansicht aktualisiert, um einen möglichst genauen Status zu gewährleisten. Wie bei einem sauberen Datensatz erleichtert das Hinzufügen dieser Details im Laufe der Zeit die Automatisierung, Sortierung, Filterung und Darstellung Ihrer Arbeit in jedem Schritt.
Die automatischen Updates, die Visualisierung und die Vernetzung aller Listen und Ansichten in ClickUp haben maßgeblich dazu beigetragen, dass wir unsere Prozesse zur Erstellung von Inhalten skalieren und aufrechterhalten konnten. Wenn Sie jedoch weiterhin lieber mit einer anderen Arbeitsmanagement-Software arbeiten möchten, suchen Sie nach Möglichkeiten, ähnliche benutzerdefinierte Felder zu replizieren.
Schritt 4: Weisen Sie Ihre Inhalte zu
Jetzt müssen Sie nur noch Ihre Inhalte den Autoren zuweisen, sie in Ihrem Blog veröffentlichen und voilà – erledigt! Fast jedenfalls. 🫣
Die Zuweisung von Artikeln ist deutlich schwieriger, wenn Sie mit viel mehr Inhalten arbeiten. Für Teams, die das Zehn- oder sogar Zwanzigfache der gewohnten Menge an hochwertigen Inhalten produzieren möchten, erfordert es ein wenig Experimentierfreudigkeit, um das richtige Tempo zu finden.
Aktualisieren Sie Ihre SOPs und halten Sie sie jederzeit griffbereit.
Bevor Sie mit der Delegierung von Blog-Aufgaben beginnen, sollten Sie Ihre Autoren mit allen Ressourcen unterstützen, die sie benötigen, um Ihren Prozess genau zu befolgen. Insbesondere wenn Sie zum ersten Mal mit Freiberuflern oder Agenturen zusammenarbeiten, sollten Sie keinen Spielraum für Fehler lassen, wenn es um die Markenstimme, Formatierungsanforderungen oder Produktkenntnisse geht.
Es kann hilfreich sein, wichtige Prozessdokumente in jeder Aufgabenbeschreibung zu aktualisieren und zu verknüpfen, damit Ihre SOPs und Styleguides im Vordergrund stehen. Glücklicherweise können Sie dies durch Automatisierung vermeiden und die Links manuell zu jeder Aufgabe nicht hinzufügen. Für detailliertere Prozesse sollten Sie erwägen, ein aufgezeichnetes Video freizugeben, das jeden Schritt auf Ihrem Bildschirm durchgeht.
Die Dokumentation jedes Schrittes Ihres Prozesses der Erstellung von Inhalt ist ein sicherer Weg, um im Skalierungsprozess mehr Zeit zurückzugewinnen. Und Sie werden sehen, wie sich diese Ressourcen in der Qualität jedes Entwurfs widerspiegeln, den Sie überprüfen.
Passen Sie Ihr Tempo entsprechend an
Was den Rhythmus der Verteilung des Inhalts angeht, ist es am besten, Ihre Aufgaben zu staffeln.
Nehmen Sie sich Ihr monatliches Content-Ziel Woche für Woche vor. Verteilen Sie die Inhalte in Chargen, damit die Autoren ihre Workload besser priorisieren können, ohne sich von der Anzahl der vor ihnen liegenden Aufgaben überfordert zu fühlen. Dies hilft auch dabei, einen konsistenten Veröffentlichungsplan einzuhalten und verhindert, dass Sie am Ende des Monats auf einem Berg von Inhalten sitzen bleiben.
Ein weiterer wichtiger Punkt, den Sie beachten sollten: Ihre Autoren beginnen bereits Wochen vor Beginn des Monats mit der Erstellung der Inhalte für den folgenden Monat.
Manche Autoren arbeiten am besten, wenn Inhalte etwa sechs Wochen vor ihrer Veröffentlichung geplant werden. Wenn Sie die Veröffentlichungstermine weit im Voraus in Ihrem Content-Kalender festlegen, können Autoren ihre Deadlines konsequent einhalten, ohne dass es zu Verzögerungen kommt und ohne dass die Qualität der Inhalte darunter leidet.
Schritt 5: Erstellen Sie Ihre Monatsansicht
Während Ihr Blog-Backlog und Ihre Datenbank für Ihren Aufwand zur Skalierung von Inhalten unerlässlich sind, werden die monatlichen Ansichten von unseren Autoren zweifellos am häufigsten verwendet.
Wenn Sie unsere Vorlage zur Skalierung von Inhalten verwenden, finden Sie diese Ansichten sofort nach dem Öffnen des Ordners mit den Titeln Dieser Monat, Letzter Monat und Nächster Monat. Diese Tabellenansichten sind eine Möglichkeit für Editors, die Workload des Teams einfach zu verwalten.
Diese Ansicht ist nach dem benutzerdefinierten Feld „Writer Source“ (Autorquelle) gruppiert, damit Sie schnell sehen können, wie viele Blogs jeder einzelne Autor oder jedes Team im Monat insgesamt zu bearbeiten hat. Diese Ansicht kann jedoch angepasst werden, um auch andere wichtige Aspekte Ihres Workflows darzustellen.
Wenn es für Ihr Team sinnvoller ist, Ihre monatlichen Inhalte nach Kategorie, Hauptthema oder Mitarbeiter zu visualisieren, können Sie diese Änderungen in Sekundenschnelle vornehmen. Das Beste an diesem Schritt ist, dass die Arbeit zur Erstellung Ihrer Monatsansicht bereits erledigt ist!
Wenn Sie Ihren Backlog gründlich aufgebaut, Ihre Datenbank für den Inhalt aktualisiert und wichtige Informationen zu den Aufgaben eingegeben haben, werden Ihre monatlichen Ansichten automatisch ausgefüllt. Sie müssen lediglich jede Ansicht umbenennen, damit sie dem aktuellen Datum entspricht, um die Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten.
Für die kommenden Monate duplizieren Sie einfach eine weitere Ansicht, um Ihre bisherige Arbeit zu speichern und auch in Zukunft neue Inhalte zu verfolgen. Unser Blog-Team trifft sich sogar wöchentlich, um unsere monatliche Tabelle zu besprechen, damit alle die aktuellsten Informationen an einem Ort haben.
Möglicherweise haben Sie bereits ein ähnliches Meeting geplant, um Engpässe mit Ihrem Team zu besprechen und realistische Zeitleisten festzulegen – diese Ressource macht das einfach noch einfacher. Es ist klug, flexibel zu bleiben, um eine drastische Skalierung zu erreichen.
Und seit wir die monatliche Tabellenansicht in unsere wöchentlichen Meetings integriert haben, ist es unserem Team gelungen, sich im Handumdrehen neu auszurichten.
Schritt 6: Lassen Sie die Autoren Kommentare zuweisen, wenn der erste Entwurf fertig ist.
Die Skalierung Ihres Inhalts-Produktionsprozesses ist keine Ein-Mann-Show – es erfordert effiziente Kommunikation und regelmäßige Updates, um sicherzustellen, dass Ihre wichtigsten Akteure über den Gesamtfortschritt der Teams auf dem Laufenden sind.
Hier verlassen wir uns auf einige der besten Features von ClickUp. 🥇
Um unsere Workflows am Laufen zu halten, verwenden wir zugewiesene Kommentare, um Aktionspunkte schnell zu erwähnen und direkt an den Prüfer zu delegieren. Da sowohl die Blog-Datenbank als auch Ihre Monatsansicht den neuesten Kommentar für jede Blog-Aufgabe anzeigen, ist es wichtig, die Sichtbarkeit mithilfe von Kommentaren in ClickUp zu gewährleisten. Bei so vielen Mitarbeitern, die miteinander kommunizieren, können sich Kommentare jedoch häufen und es kann schwierig sein, den Überblick zu behalten.
Dies eröffnet unserem Team die Möglichkeit, ClickUp AI und das Feature zur Zusammenfassung von Kommentarthreads zu nutzen. Diese KI-Funktion generiert sofort eine Aufzählung mit Stichpunkten aus langen Kommentarthreads, Notizen und Updates zu jeder Aufgabe, sodass Sie direkt erkennen, was benötigt wird und von wem.
Wenn Sie für diese wichtigen Aktualisierungen andere Kollaborationssoftware hinzuziehen, kann es leichter passieren, dass Entwürfe untergehen – und Sie möchten doch nicht wegen einer kleinen Fehlkommunikation vom Kurs abkommen.
Während Editoren viel Zeit damit verbringen, mit verschiedenen Listen und Ansichten zu arbeiten, schreiben die Autoren des Inhalts natürlich Texte. ✍🏻
Bei der Erstellung von Inhalten durchlaufen unsere Blogs mehrere Runden der Bearbeitung und Überprüfung. Um unseren genauen Prozess in der Vorlage zur Skalierung der Content-Produktion zu befolgen, lassen Sie Ihren Autor den Link zu seinem Entwurf in das Benutzerdefinierte Feld „Entwurfs-URL“ einfügen. Anschließend veröffentlicht der Autor einen Kommentar in der Blog-Aufgabe und taggt den Prüfer.
Fügen Sie den Link zum Entwurf gerne erneut in den Kommentar ein, um es Ihrem Prüfer zu erleichtern. 💜
Um Ihre Ansichten und Listen auf dem neuesten Stand zu halten, aktualisieren Sie den Status der Aufgaben sofort auf In Überprüfung. Sobald der Prüfer den Entwurf gelesen und seine Vorschläge gemacht hat, gibt er dem Verfasser eine Rückmeldung und aktualisiert den Status der Aufgabe auf Aktualisierung erforderlich.
Von dort aus nimmt der Autor alle notwendigen Änderungen vor, fügt fehlende Teile hinzu und bereitet seinen Entwurf für die endgültige Überprüfung vor.
PROFI-TIPP Schreiben Sie diesen Prozess auf und fügen Sie ihn Ihrer Beschreibung der Aufgaben hinzu, damit alle Beteiligten sich an die vereinbarte Kommunikationsstrategie und die vereinbarten Kanäle halten.
Schritt 7: Formatieren Sie die Inhalte in Ihrem CMS
Der Entwurf mag erledigt sein, aber eine Blog-Aufgabe ist erst abgeschlossen, wenn der Inhalt auf Ihrer Website veröffentlicht ist. Die letzte Etappe kann mit Formatierung und Web-Bearbeitung etwas mühsam sein, aber Sie haben es fast geschafft.
Überlassen Sie die Formatierung und Vorbereitung eingehender Inhalte nicht dem Editor, sondern geben Sie diese Befugnis in die Hände der Autoren. 🤗
Sobald ein Inhalt überprüft und aktualisiert wurde, um alle noch offenen Kommentare zu berücksichtigen, fügen Sie ihn sofort Ihrem Content-Management-System hinzu. In dieser Phase ist es wichtig, die Produktionsdynamik aufrechtzuerhalten, damit Sie einen Inhalt noch am selben Tag formatieren und idealerweise veröffentlichen können.
Der Autor fügt das Titelbild, wichtige Links, die richtige Formatierung und letzte Feinheiten hinzu, bevor er den CMS-Entwurfs-Link zum Freigeben an den Editor weiterleitet. Wenn ein Autor die Formatierung eines Entwurfs im CMS abgeschlossen hat, sollte dieser praktisch fertig sein.
Um Konsistenz und Effizienz zu gewährleisten, befolgen Sie denselben Kommentierungsprozess wie in der ersten Runde der Bearbeitung (Schritt 6) und aktualisieren Sie anschließend den Status der Aufgabe von „Aktualisierung erforderlich” auf „Abschließende Überprüfung”.
Wenn Sie ClickUp verwenden, sammeln Sie alle Diskussionen zur Überprüfung in einem Kommentar-Thread direkt innerhalb der Aufgabe. Vergessen Sie nur nicht, den richtigen Editor zuzuweisen oder ihn mit @ zu erwähnen. 🤓
Schritt 8: Überprüfen, veröffentlichen und als erledigt markieren
Sie haben es bis zur letzten Phase der Erstellung eines skalierbaren Prozesses zur Erstellung von Inhalten geschafft – jetzt fehlt nur noch ein letzter letzter Schritt, um auf Nummer sicher zu gehen.
Editors sollten letzte Änderungen am Blog direkt im CMS vornehmen und, sobald dieser fertig ist, den Status der Aufgabe auf „Bereit“ setzen und im Thread der Kommentare antworten, um dem Autor mitzuteilen, dass der Beitrag veröffentlicht werden kann.
Sobald Sie den Status einer Blog-Aufgabe von Bereit in Veröffentlicht geändert haben, wird sie automatisch aus Ihrer Content-Datenbank gelöscht und in die Liste Veröffentlicht verschoben. Auf diese Weise können Sie die aktive Workload des Teams überwachen und gleichzeitig den Fortschritt in Richtung Ihres Gesamtziels verfolgen.
In der Liste „Veröffentlicht“ finden Sie eine separate Kalender-Ansicht aller veröffentlichten Beiträge. Anhand dieses Inhaltskalenders können Sie leicht visualisieren, wie viele Blogs pro Tag, Woche oder Monat veröffentlicht werden, um sicherzustellen, dass Sie einen regelmäßigen Veröffentlichungsplan einhalten.
Wenn Sie feststellen, dass der Großteil Ihrer Inhalte auf einmal oder in den letzten Wochen des Monats veröffentlicht wird, können Sie proaktiv Änderungen an Ihrem Workflow vornehmen, um einen konsistenteren Veröffentlichungsplan zu erhalten.
Vertrauen Sie uns, Ihr Team wird Ihnen dafür dankbar sein. Niemand möchte am letzten Freitag lange arbeiten müssen. 🍸
Inhalt in großem Umfang in ClickUp pflegen
Auch nachdem Ihr Blog veröffentlicht wurde, ist er nie wirklich weg. Um die Qualität der Inhalte Ihres Blogs aktuell, nützlich und relevant zu halten, ist es wichtig, sie im Laufe der Zeit regelmäßig zu überarbeiten oder für andere Zwecke wiederzuverwenden.
Nach der Skalierung Ihrer Content-Marketing-Strategie ist es eine große Herausforderung, den Überblick über jeden Blog zu behalten, der Ihren Schreibtisch passiert. Wenn Sie jedoch ein tool wie unsere benutzerdefinierte Vorlage zur Skalierung der Content-Produktion zusammen mit einem leistungsstarken Arbeitsmanagementsystem wie ClickUp verwenden, ist es wesentlich einfacher, auch über einen längeren Zeitraum hinweg qualitativ hochwertige Inhalte in großem Umfang zu erstellen.
Aus Erfahrung kann ich sagen: Diese acht Schritte funktionieren.
Die Kombination dieser Content-Marketing-Strategie mit unserer bewährten Vorlage zur Skalierung von Inhalten hat die Arbeit unseres Teams bei der Skalierung von Inhalten grundlegend verändert, und wir sind überzeugt, dass dies auch für Ihr Team gilt.
Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an und erhalten Sie Zugriff auf die in diesem Blog vorgestellten kostenlosen Ressourcen, eine umfangreiche Bibliothek mit Vorlagen, zahlreiche flexible Features für das Arbeitsmanagement, über 1.000 Integrationen und vieles mehr. 🏆