Wir alle sind mit der Verwendung von Leistungskennzahlen (KPIs) vertraut, um unseren Fortschritt im Hinblick auf unsere Ziele im Laufe der Zeit zu überwachen. Möglicherweise überwacht Ihr Vorgesetzter Ihre KPIs, oder Sie sind dafür verantwortlich, diese für Ihr Team festzulegen.
Was nützen Ihnen all diese Daten, wenn Sie nichts damit erledigen?
Hier kommen KPI-Berichte ins Spiel. In diesem Leitfaden gehen wir detailliert darauf ein, was die KPI-Berichterstellung ist, warum sie wichtig ist, welche Metriken Sie verfolgen sollten und vieles mehr. Tauchen wir ein und entdecken wir alles, was es über die KPI-Berichterstellung und -verwaltung zu wissen gibt. 🙌
Was ist ein KPI-Bericht?
Ein KPI-Bericht ist eine physische oder digitale Datei, in der die Leistungsdaten aller KPIs, die Sie derzeit verfolgen, zusammengestellt sind. Im Wesentlichen handelt es sich dabei um einen Ort, an dem alle Ihre KPI-Daten konsolidiert werden – in der Regel in einem KPI-Dashboard –, damit Sie Ihre Daten leichter verstehen und Ihre Leistungskennzahlen bewerten können.
KPI-Berichte sind in der Regel sehr visuell, sodass Sie und Ihre Team-Mitglieder die Daten schnell interpretieren können, um Trends oder Herausforderungen in Bezug auf die Geschäftsziele zu erkennen.
Viele Teams nutzen ein KPI-Dashboard als visuelle Schnittstelle zur Überwachung von KPIs, wobei die Berichte selbst zusätzliche Daten und Informationen liefern.
Warum sind KPI-Überwachung und -Berichterstellung wichtig?
Mit der KPI-Berichterstellung können Sie Ihre Leistung anhand Ihrer wichtigsten KPIs an einem Ort nachvollziehen. Das allein macht sie schon wertvoll, aber die Investition in die Überwachung wichtiger Leistungsindikatoren bringt Ihnen noch weitere Vorteile.
Die besten KPI-Berichte bieten Ihnen folgende Vorteile:
- Führen Sie die Nachverfolgung Ihrer wichtigsten Metriken visuell durch (in der Regel über visuelle KPI-Dashboards).
- Verfolgen Sie Verlaufsdaten und legen Sie Benchmarks und Einzelziele für die Zukunft fest.
- Benutzerdefinierte Anpassungen für KPI-Metriken, Trends und Muster bei der Berichterstellung.
- Identifizieren Sie Engpässe, Probleme und Beschränkungen des Projekts.
- Demonstrieren Sie Ihren Stakeholdern Ihren Wert oder Ihren Fortschritt.
- Greifen Sie auf detaillierte Einblicke und Leistungsdaten zu, um geschäftliche Entscheidungen zu treffen.
KPI-Berichte sind nicht nur eine bessere Option für die Datenvisualisierung – sie führen Sie zu Ihren Zielen, überwachen Ihren Fortschritt und zeigen Ihren bisherigen Erfolg auf. 🏆
Metriken vs. KPIs: Was ist der Unterschied?
Obwohl KPIs und Geschäftsmetriken ähnlich erscheinen, gibt es einen wesentlichen Unterschied. So unterscheiden Sie zwischen KPIs und Geschäftsmetriken:
- Wenn eine Metrik die Nachverfolgung Ihrer Leistung in Bezug auf ein wichtiges Ziel des Geschäfts misst, handelt es sich um einen Leistungsindikator.
- Wenn eine Metrik die Nachverfolgung Ihrer Leistung in Bezug auf ein (Kern-/Nicht-Kern-)Geschäftsziel vornimmt, handelt es sich um eine Business-Metrik.
Betrachten Sie KPIs als eine Untergruppe von Geschäftsmetriken, die sich nur auf das konzentrieren, was für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist.
Ein wichtiger Leistungsindikator im Vertriebsteam könnte beispielsweise der Gesamtumsatz sein. Dabei handelt es sich um Datenpunkte, die das gesamte Team im Laufe der Zeit messen und überwachen kann. Darüber hinaus beeinflussen diese Datenpunkte andere Bereiche Ihres Betriebs – denken Sie beispielsweise an Marketing-KPIs.
Eine verwandte Metrik für das Geschäft wäre die Fluktuationsrate, ein Faktor, der zwar von der Anzahl oder dem Volumen der Verkäufe beeinflusst wird, aber eine viel größere Reichweite hat. ✅
Metriken, die eine hohe Wahrscheinlichkeit haben, in Ihre KPI-Berichte aufgenommen zu werden
Obwohl KPIs und Metriken unterschiedlich sind, haben beide ihren Platz in einem KPI-Dashboard. Wenn Sie Ihren Fortschritt anhand einzelner KPIs berichten, ist es hilfreich, diese im Vergleich zu Ihren allgemeinen Metriken zu visualisieren – den Zahlen, die Ihren Erfolg im Hinblick auf Ihre Ziele definieren.
Einige Unternehmen betrachten Metriken nur als übergeordnete Highlights, während andere Metriken und KPIs viel häufiger synonym verwenden. Welche KPI-Metriken für Sie wichtig sind, hängt von Ihrer Branche und Ihrer Rolle ab, aber zu den gängigen Metriken in KPI-Berichten gehören:
- Gesamtumsatz
- Kundenbindung
- Kundenzufriedenheit
- Marktanteil
- Mitarbeiterzufriedenheit
- Kundenakquisitionskosten
- Kundenlebenszeitwert
- Kapitalrendite
- Abwanderungsrate
- Nettogewinnmarge
- Umsatzwachstum
- Konversionsrate
- Cashflow
Überlegen Sie, welche Geschäftsmetriken und KPI-Beispiele am besten zu Ihrer Rolle und Ihren Aufgaben passen, und integrieren Sie diese in Ihren Prozess der KPI-Berichterstellung. Auf diese Weise erhalten Sie eine bessere Ansicht darüber, wie Ihre individuellen KPIs mit dem Erfolg auf einer größeren Ebene verknüpft sind.
Die 3 gängigen Arten von KPI-Berichten, die Sie kennen sollten
Die meisten KPI-Berichte für das Geschäft sind äußerst umfassend und können alle Arten von Leistungsdaten verarbeiten.
Es gibt jedoch weiterhin drei verschiedene Arten von Berichten, die Sie für unterschiedliche Zwecke verwenden können:
1. Betriebsberichte
Operative Berichte konzentrieren sich auf Ihre tatsächliche Leistung im Tagesgeschäft Ihres Unternehmens. Die Datenpunkte in operativen Berichten werden regelmäßig überwacht, um Ihre tatsächliche Leistung bei täglichen, sich wiederholenden Aktivitäten und Geschäftszielen zu bewerten. 💰
Beispiele für operative Berichte sind:
- Umsatz (monatlich, vierteljährlich oder jährlich)
- Cashflow
- Debitoren oder Kreditoren
Die regelmäßige Nachverfolgung dieser Metriken und KPIs gibt Ihnen Einblick in die Leistung und bietet Ihnen die Möglichkeit, Anpassungen vorzunehmen, um potenzielle Hindernisse, Herausforderungen oder Chancen zu berücksichtigen. Teams, die ihre Umsätze oder ihren Cashflow regelmäßig überwachen, können schneller Maßnahmen ergreifen, was zu weniger Problemen und mehr Wachstum führt.
2. Analytische Berichte
Diese Berichte bieten Ihnen detaillierte analytische Einblicke in die Leistung Ihrer Schlüssel-Metriken. In der Regel zeigen sie Trends bei den Leistungsindikatoren auf, die Ihnen verdeutlichen, ob Sie sich in die richtige Richtung bewegen. 🌻
Beispiele für analytische Berichte sind:
- Umsatzwachstum im Jahres- oder Quartalsvergleich
- Kundenbindungsraten
- Kundenzufriedenheitswerte
Analytische Berichte dienen als nützlicher Maßstab dafür, wo Sie derzeit stehen, wo Sie standen und wie Ihre Zukunft aussehen könnte. Nutzen Sie diese Berichte, um zu reflektieren, was gut funktioniert hat, und um Bereiche zu identifizieren, die geändert oder verbessert werden müssen, bevor sie zu einem zukünftigen Problem werden.
3. Strategische Berichte
Strategische Berichte konzentrieren sich darauf, Ihnen detaillierte Einblicke in den aktuellen Status Ihrer Geschäftsstrategie, die Gesundheit Ihres Unternehmens und die zukünftige Entwicklung zu geben. Entscheidungsträger nutzen diese Berichte, um umsetzbare Erkenntnisse für ihr weiteres Wachstum zu gewinnen. 📈
Beispiele für strategische Berichte sind:
- Prozentualer Anteil des Umsatzes eines bestimmten Produkts, einer Marketingkampagne oder einer Region
- Marktanteil im Zeitverlauf
- Bevorstehende Projekte
Diese strategischen Berichte liefern Ihren Entscheidungsträgern und Stakeholdern wertvolle Daten, damit sie fundierte Entscheidungen treffen können. Wenn Sie einen Anstieg der Trends aus einer Marketingkampagne erkennen, können Sie Ausgaben priorisieren und andere Kampagnen anpassen, um die größtmögliche Wirkung zu erzielen.
Die Überwachung Ihrer eingehenden Projekt-Liste gibt Ihnen die Gewissheit, dass Ihr Workflow stabil ist, und motiviert Sie, neue Geschäfte abzuschließen.
So erstellen Sie einen zuverlässigen und aussagekräftigen KPI-Bericht
Sie kennen Ihre allgemeinen Metriken und Ihre allgemeinen KPIs. Hoffentlich erkennen Sie den Wert eines KPI-Dashboards oder -Berichts, um wirklich aufschlussreiche Datenpunkte zu erschließen.
Nun zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren eigenen KPI-Bericht erstellen können, um Ihre Metriken mit Hilfe der KPI-Software besser zu planen, zu erstellen und freizugeben.
1. Definieren Sie Ihre Ziele
Entscheiden Sie, was Sie mit Ihren KPI-Berichten erreichen möchten. Legen Sie das Ziel des Berichts, seine Verwendung, die Hauptzielgruppe und die Art der Freigabe fest.
Anhand dieser Kriterien können Sie nicht nur Ihre eigenen strategischen Ziele besser verstehen, sondern auch die Gestaltung und Funktionalität des Berichts selbst optimieren. 🎯
2. Entscheiden Sie, welche spezifischen KPIs für die Nachverfolgung ausgewählt werden sollen
Es gibt Hunderte von Beispielen für die KPI-Berichterstellung, die Sie überwachen könnten, aber Sie müssen nicht alle abdecken. Entscheiden Sie, welche KPIs für Ihre Ziele am wertvollsten sind, und bereiten Sie die Daten so vor, dass sie angezeigt werden können.
Überprüfen Sie Ihre internen Aufzeichnungen, um festzustellen, ob Sie diese Kennzahl bereits verfolgen oder ob Sie ein neues System einrichten müssen. Überlegen Sie, ob die Datenquelle korrekt ist, wer für die Aktualisierung verantwortlich ist und welche Schritte Sie unternehmen müssen, bevor Sie sie in Ihrem Bericht verwenden können.
KPIs müssen sich nicht immer auf Werte oder Produktionszahlen beziehen. Einige KPIs, die Sie in Betracht ziehen sollten, drehen sich um das Zeitmanagement.
Aus diesem Grund ist das Rolling-Time-Feature von ClickUp innerhalb der Dashboards eine hervorragende Wahl für die Nachverfolgung von Aufgaben über verschiedene Spaces hinweg und innerhalb eines bestimmten Zeitraums.
3. Wählen Sie, wie Sie Ihre KPIs visualisieren möchten
Roh-KPIs liegen oft in Form von Zahlen oder Aussagen vor und sind auf den ersten Blick nicht leicht zu verstehen. Um Ihre KPI-Berichte aussagekräftig zu gestalten, sollten Sie Datenvisualisierung einsetzen, um Ihre Geschäftsleistung auf anschauliche Weise zu kommunizieren.
Entscheiden Sie sich für die beste Art der Darstellung Ihrer Daten und erstellen Sie dann mit einem Datenvisualisierungstool Tabellen, Diagramme und Diagramme. Halten Sie Ihre Präsentation einfach.
Das Ziel ist es, Erkenntnisse und Trends schnell zu kommunizieren. Stakeholder und Manager können jederzeit tiefer in Ihre KPI-Beispiele für die Berichterstellung eintauchen, wenn sie weitere Details erfahren möchten. 📊
4. Verwenden Sie Software für die KPI-Berichterstellung
Das manuelle Erstellen eigener KPI-Berichte ist zeitaufwändig und birgt die Gefahr von Fehlern. Es gibt eine viel bessere Möglichkeit, Ihre KPI-Berichte zu erstellen und zu überwachen – nämlich mit ClickUp Goals.
ClickUp Goals bietet Ihrem Team eine neue Möglichkeit, Ziele und wichtige Ergebnisse (OKRs) sowie Zielvorgaben zu verfolgen. Unsere hochgradig visuelle Plattform ermöglicht es Ihren Teammitgliedern, dank klarer Einzelziele, benutzerfreundlicher Zeitleisten und automatischer Nachverfolgung des Fortschritts auf Kurs zu bleiben.
Fügen Sie Ihre eigenen Ziele, Vorgaben oder KPIs hinzu und passen Sie diese vollständig benutzerdefiniert an. Verfolgen Sie den Fortschritt anhand von numerischen, monetären, Wahr/Falsch- oder Aufgaben-Zielen. Visualisieren Sie diese Daten in einem übersichtlichen KPI-Dashboard für die Berichterstellung, mit dem Sie Ihren Fortschritt anhand mehrerer KPIs gleichzeitig verfolgen können.
Mit ClickUp Goals ist es ganz einfach, Ihren eigenen KPI-Bericht zu erstellen. Wenn Sie jedoch nach einer noch einfacheren Lösung suchen, haben wir genau das Richtige für Sie. Die KPI-Vorlage von ClickUp ist bereits eingerichtet und enthält alles, was Sie zur Überwachung Ihrer Metriken und KPIs benötigen – Sie müssen diese lediglich zur Vorlage hinzufügen.
5. Freigeben Sie Ihren KPI-Bericht
Sobald Ihr KPI-Bericht fertiggestellt ist, können Sie ihn an Stakeholder, Entscheidungsträger, Teammitglieder und alle anderen Personen freigeben, die an Ihrem Fortschritt interessiert sind.
Wenn Sie ClickUp für Ihre KPI-Berichterstellung verwenden, können Sie Ihre Berichte jederzeit ganz einfach anderen freigeben. Zusammenarbeit und Kommunikation verbessern stets Ihre Prozesse, sodass Sie die erfolgreichste Strategie für die KPI-Berichterstellung verfolgen können.
Verwenden Sie die Einstellungen für Datenschutz und Freigabe, um festzulegen, wer Zugriff auf welche Ziele hat, und markieren Sie Teammitglieder, damit diese ihren individuellen Einfluss auf bestimmte Ziele und Einzelziele überwachen können. 💬
9 Beispiele und Vorlagen für KPI-Berichte zur Vereinfachung des Prozesses
Sie können einen KPI-Bericht zu jeder Metrik oder jedem KPI in jedem Team erstellen, egal ob es sich um Vertrieb, Betrieb, Personalwesen oder Marketing handelt. Lassen Sie sich von diesen Beispielen für KPI-Berichte inspirieren und entdecken Sie eine neue Möglichkeit, Ihre Daten mit unserer bevorzugten Software für die KPI-Berichterstellung und die Zielnachverfolgung, der ClickUp-App, zu überwachen und zu präsentieren.
1. ClickUp Balanced Scorecard Whiteboard-Vorlage
Die Balanced Scorecard-Vorlage von ClickUp ist eine der visuellsten Methoden für die Nachverfolgung von Daten und den Fortschritt einer Reihe von KPIs, darunter operative KPIs, Marketing-KPIs und finanzielle KPIs.
Laden Sie Ihre Team-Mitglieder ein, Daten zu analysieren, die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu verstehen, Ziele festzulegen und den Fortschritt verschiedener KPIs mit dieser Vorlage für eine kollaborative Balanced Scorecard zu verfolgen.
2. ClickUp-Vorlage für Unternehmens-OKRs und -Ziele
Jedes Unternehmen hat OKRs, Einzelziele und Vorgaben, die es zur Nachverfolgung nutzen möchte. Die Vorlage „Unternehmens-OKRs und -Ziele” von ClickUp bietet Ihnen eine einfache Möglichkeit, genau das mit der derzeit besten OKR-Software zu tun.
Mit dieser Vorlage zur Zielsetzung können Sie bestimmte Ziele priorisieren und Ihre Teammitglieder auf dieselben Ziele ausrichten.
3. ClickUp-Vorlage für Lern- und Entwicklungsprojekte
Für viele Unternehmen ist die Nachverfolgung der Weiterbildung und Entwicklung ihrer Mitarbeiter zu einem wertvollen KPI geworden. Verwenden Sie die Vorlage „Weiterbildungs- und Entwicklungsprojekt” von ClickUp, um ein Ziel für Ihr nächstes Weiterbildungsprojekt festzulegen, und verfolgen Sie dann den Fortschritt der KPIs, damit Sie dessen Auswirkungen effektiver dokumentieren können.
4. Vorlage für den monatlichen Statusbericht für das Geschäft von ClickUp
Wenn Sie Ihrem Team oder Ihrer Abteilung monatliche Updates oder Projektstatusberichte vorlegen müssen, ist die Vorlage für monatliche Geschäftsstatusberichte von ClickUp ein effektives Beispiel für einen KPI-Bericht.
Mit diesem Bericht im Memo-Stil können Sie Metriken nachverfolgen und visualisieren und ihnen in Form eines Berichts Zusammenfassungen und Kontext hinzufügen.
5. ClickUp OKR-Framework-Vorlage
Die Überwachung Ihrer OKRs im gesamten Unternehmen kann zu einer überwältigenden Aufgabe werden, wenn Sie nicht über ein funktionierendes System verfügen. Verwenden Sie die OKR-Framework-Vorlage von ClickUp, um einen robusteren Prozess einzuführen, mit dem Sie SMART-Ziele festlegen und deren Fortschritt in Echtzeit verfolgen können.
6. ClickUp-Vorlage für die vierteljährliche Geschäftsüberprüfung
Die vierteljährliche Überprüfung Ihres Fortschritts ist für die meisten Unternehmen zu einer nützlichen Gewohnheit geworden. Verwenden Sie die Vorlage für die vierteljährliche Geschäftsüberprüfung von ClickUp, um den Prozess zu optimieren und Ihre KPI-Fortschritte anschaulicher darzustellen.
7. ClickUp-Vorlage für ein Vertriebs-KPI-Dashboard
Vertriebs-KPIs sind ein Muss für jedes effektive Vertriebsteam. Nutzen Sie die Vertriebs-KPI-Vorlage von ClickUp, um Ihr Team zu motivieren, gemeinsame Ziele zu erreichen. Das Design ermöglicht es jedem, die wichtigsten KPIs und den bisherigen Fortschritt auf einen Blick zu erkennen.
8. ClickUp Warehouse KPI-Dashboard-Vorlage
Genau wie Vertriebsteams sind auch Lagerteams stark von ihren KPIs abhängig. Die Lager-KPI-Vorlage von ClickUp wurde speziell für die Anforderungen von Lagerteams entwickelt und bietet KPI-Nachverfolgung, Echtzeit-Datenvisualisierungen und wichtige betriebliche Einblicke.
9. ClickUp-Vorlage für wöchentliche Statusberichte
Wenn Sie über Metriken berichten, die sich täglich ändern, ist ein wöchentlicher Bericht an Ihr Team eine gute Möglichkeit, alle auf dem Laufenden zu halten und zu motivieren, Ihre gemeinsamen Ziele zu erreichen. Verwenden Sie die Vorlage für wöchentliche Statusberichte von ClickUp, um Ihren Fortschritt Woche für Woche zu kommunizieren, damit Sie den Fortschritt überwachen und schnell Maßnahmen ergreifen können.
Vereinfachen Sie die KPI-Berichterstellung mit ClickUp
Die Verwendung von KPIs ist eine der einfachsten Methoden, um Ihre wichtigsten Geschäftsziele im Blick zu behalten. Aber denken Sie daran, dass die Auswahl von KPIs nur ein Teil des Prozesses ist: Sie benötigen auch eine Möglichkeit für die Nachverfolgung dieser Ziele.
Mit einem fortschrittlichen Tool für die Berichterstellung im Geschäftsbereich wie ClickUp ist das ganz einfach. Unsere All-in-One-Plattform bietet Ihnen alles, was Sie brauchen, um den Überblick über Ihren KPI-Fortschritt zu behalten und die Leistung zu messen.
Probieren Sie ClickUp noch heute kostenlos aus und erleben Sie eine bessere Art der KPI-Berichterstellung. ✨