ما هو توسع SaaS وكيف يمكن منعه؟

مع اعتماد الفرق المزيد من الأدوات لإتقان حيل الإنتاجية، غالبًا ما ينتهي الأمر بالمؤسسات إلى شبكة معقدة من تطبيقات SaaS المتداخلة أو غير المستغلة بالكامل أو غير الخاضعة للفحص.

لكن إدارة انتشار SaaS لا يعني كبح الابتكار؛ بل تعالج نقص الرؤية فيما يتعلق بما هو قيد الاستخدام، وما الذي يضيف قيمة، وما الذي يستنزف ميزانيتك بهدوء.

وهذا يعني معرفة ما هو قيد الاستخدام، وما الذي يضيف قيمة، وما الذي يستنزف ميزانيتك بهدوء.

في هذا المدونة، ستتعرف على ما يعنيه انتشار SaaS بالنسبة لمؤسستك — ما الذي يسببه، ولماذا يمثل مشكلة، وكيف يمكنك اكتشافه مبكرًا.

ما هو انتشار SaaS؟

يشير انتشار SaaS إلى النمو السريع للتطبيقات المستندة إلى السحابة داخل المؤسسة، بحيث يتجاوز قدرتها على تتبعها أو إدارتها أو تأمينها بشكل فعال.

يحدث ذلك عندما تستمر الفرق في إضافة أدوات، غالبًا بنوايا حسنة. ولكن بدون رقابة، تتكاثر هذه الأدوات وتتداخل وتصبح صعبة الإدارة.

إذن، كيف يحدث ذلك؟ حتى أفضل القرارات التقنية يمكن أن تؤدي إلى الفوضى إذا لم يتم تنسيقها. يحدث توسع SaaS أو يبدأ عندما يقوم أحد الفرق بالتسجيل في أداة لحل مشكلة سريعة. ثم يقوم فريق آخر بنفس الشيء. وفي غضون وقت قصير، لا يكون لدى أي شخص رؤية كاملة لما يتم استخدامه أو سبب استخدامه.

فيما يلي بعض أهم أسباب انتشار SaaS:

وبهذه البساطة، يتحول نظام SaaS الخاص بك إلى فوضى عارمة — مكلفة ومحفوفة بالمخاطر وغير فعالة.

⭐ قالب مميز

هل تريد طريقة أسرع لإدارة مجموعة تقنيات SaaS الخاصة بك للحفاظ على كفاءتها وامتثالها؟ يوفر لك نموذج إدارة تغيير تطبيقات SaaS من ClickUp عملية منظمة وقابلة للتكرار لتنظيم إدارة الأصول والتحكم في التكاليف وتجنب انتشار SaaS وتكنولوجيا المعلومات غير المرئية والحفاظ على أمن بياناتك.

احصل على نموذج مجاني

لماذا يمثل انتشار SaaS مشكلة؟

تعد انتشار SaaS أكثر من مجرد مشكلة تقنية؛ فهي يمكن أن تؤدي إلى انتهاكات خطيرة للبيانات تؤثر على الميزانيات والأمن والإنتاجية وتجربة الموظفين. إنها مشكلة تجارية خطيرة تؤثر على الميزانيات والأمن والإنتاجية وتجربة الموظفين.

وفقًا لتقرير، تنفق الشركة العادية حاليًا 49 مليون دولار سنويًا على تطبيقات SaaS، بزيادة 9.3% عن السنوات السابقة. ومع ذلك، يضيع جزء كبير من هذا الإنفاق.

دعنا نحلل العواقب الحقيقية لاستخدام SaaS غير المدار:

1. زيادة التكاليف

لا تدرك العديد من الشركات حجم الأموال التي تخسرها على البرامج إلا بعد فوات الأوان. يكشف التقرير أن المؤسسة العادية تهدر حوالي 21 مليون دولار سنويًا على تراخيص SaaS غير المستخدمة.

يؤدي هذا النهج المتشتت إلى اشتراكات مكررة وتجديدات فائتة وتداخلات مكلفة في وظائف البرامج.

🌻 مثال على ذلك: تجد العديد من المؤسسات نفسها تستخدم عدة أدوات ذكاء اصطناعي كل يوم — ربما Claude للكتابة، وGemini من خلال Google Workspace للتفكير الجماعي، وأدوات أخرى للبحث أو الأتمتة. من السهل أن ينتهي الأمر بوجود مجموعة متنوعة من الاشتراكات والأدوات، لكل منها تكلفتها الخاصة ومنحنى التعلم الخاص بها.

إذا كان هذا يبدو مألوفًا لك، فأنت لست وحدك! يبحث الكثير من الفرق الآن عن طرق لجمع هذه القدرات في مكان واحد، مما يجعل العمل أكثر بساطة ويقلل التكاليف الإضافية. يمكن أن يساعد استكشاف المنصات التي تجمع بين ميزات الذكاء الاصطناعي المتعددة في تبسيط سير العمل وجعل التعاون أسهل بكثير.

ينهي Brain MAX من ClickUp انتشار SaaS من خلال جمع جميع أدوات العمل الأساسية — الذكاء الاصطناعي والبحث والأتمتة — في تطبيق سطح مكتب واحد وموحد. بدلاً من التوفيق بين العديد من التطبيقات والمنصات غير المتصلة، يتصل هذا التطبيق ببرامجك الحالية ويجمع كل ما تحتاجه في مكان واحد.

وهذا يعني:

• أوامر صوتية أولاً لإنتاجية بدون استخدام اليدين
• واجهة واحدة للبحث في جميع تطبيقاتك وملفاتك
• مساعدة موحدة بالذكاء الاصطناعي تعمل حسب السياق، بغض النظر عن الأداة التي تستخدمها
• سير عمل آلي يمتد عبر منصات متعددة دون الحاجة إلى التبديل بين علامات التبويب

2. مخاطر الأمان والامتثال

مع دخول 33.6% من أدوات SaaS إلى المؤسسات عبر تكنولوجيا المعلومات غير الرسمية، غالبًا بسبب اللامركزية في عمليات الشراء، لا توجد رؤية أو تحكم يذكر على البيانات التي تتدفق عبر تطبيقات SaaS الجديدة. هذا النهج اللامركزي في شراء SaaS يزيد من التحديات الأمنية، ويعرض البيانات الحساسة للخطر، ويزيد من حالات عدم الامتثال.

3. انخفاض الإنتاجية

عندما تتراكم الأدوات دون خطة، يصبح العمل معقدًا. ويشير التقرير أيضًا إلى أن المؤسسات تضيف في المتوسط ما يقرب من 92 تطبيقًا جديدًا من تطبيقات SaaS كل عام.

يؤدي التبديل الكبير بين الأنظمة غير المتصلة دون إدارة استباقية إلى تقليل تركيز الموظفين، مما يدفعهم إلى اعتماد حلول SaaS جديدة.

4. تجربة مستخدم سيئة

تؤدي كومة SaaS المزدحمة إلى إضاعة وقت المستخدمين في تسجيل الدخول والبحث عن الملفات أو التنقل بين واجهات غير مألوفة.

مع تزايد الإحباط، يلجأ الموظفون إلى أدوات SaaS غير مصرح بها والتي تناسب احتياجاتهم بشكل أفضل. في الواقع، ارتفعت نفقات تكنولوجيا المعلومات غير المصرح بها التي يقودها الموظفون بنسبة 11.1٪، وهي علامة واضحة على أن نظام SaaS الحالي قد لا يعمل بشكل جيد بالنسبة لهم.

كيفية تحديد انتشار SaaS في مؤسستك

يعد تحديد انتشار SaaS ومكافحته في وقت مبكر أمرًا بالغ الأهمية لاستعادة السيطرة. استخدم قائمة المراجعة هذه لتفعيل عمليات تدقيق SaaS والتغلب على تحديات مكان العمل الرقمي. ابحث عن منصة إدارة SaaS لتبقى على اطلاع دائم بالتطبيقات المتعددة التي تستخدمها مؤسستك.

بمجرد تحديد التطبيقات الزائدة عن الحاجة، فإن الخطوة التالية هي الحد من انتشار SaaS.

دعنا نستكشف أربع استراتيجيات مجربة تتجاوز عمليات التدقيق المنتظمة لخدمات SaaS ونبني خطة طويلة الأجل لإدارة خدمات SaaS.

استراتيجيات للحد من انتشار SaaS

لا يقتصر الحد من انتشار SaaS على تقليل عدد الأدوات فحسب، بل يتعلق بمعالجة الأسباب الجذرية: المشتريات المتفرقة، والبيانات المعزولة، واتخاذ القرارات غير المترابطة.

توفر طريقة أكثر ذكاءً، مدعومة بنظام شراء مركزي، هيكلية ووضوحًا وتركيزًا على كيفية اعتماد تطبيقات SaaS وإدارتها. وإليك كيفية القيام بذلك بفعالية:

1. دمج مجموعتك

ابدأ بتدقيق استخدامك الحالي لـ SaaS.

قم بتصنيف كل أداة في مجموعتك حسب الفئة — إدارة المشاريع وتخزين الملفات والاتصالات — وحدد الأماكن التي تتداخل فيها الوظائف.

هذه المجالات هي المرشحة الأولى لتوحيد SaaS. بدلاً من إجبار الفرق على التخلي عن الأدوات التي تعتمد عليها، قم بوضع إرشادات واضحة لاعتماد SaaS تحترم احتياجاتهم مع تقليل التطبيقات الزائدة عن الحاجة.

من خلال دمج مجموعة أدواتنا مع ClickUp، تمكنا من التخلص من Jira وConfluence وأدوات PMO وSalesforce وTrello. وقد أصبحت أيامنا أسهل بكثير!

2. قم بإنشاء حوكمة

بدون قواعد واضحة، سيستمر توسع SaaS في النمو. قم ببناء إطار عمل شفاف ومتسق لطلب الأدوات الجديدة والموافقة عليها وتجديدها. على سبيل المثال:

يجب أن تكون الحوكمة عاملاً مساعدًا، وليس عائقًا أمام الاستخدام المسؤول لخدمات SaaS.

3. حسّن الرؤية وإعداد التقارير

لا يكفي إجراء تدقيق سنوي. تتغير تطبيقات SaaS باستمرار، لذا يجب أن تكون الرؤية مستمرة. قم بتنفيذ أدوات التتبع في الوقت الفعلي التي تعرض استخدام التراخيص وجداول التجديد وملكية الأقسام.

يمنح هذا فريقك تحكمًا استباقيًا ويوقف التوسع قبل أن يبدأ.

⚡️أرشيف القوالب: نموذج طلب البرامج من ClickUp هو حل شامل لإدارة شراء البرامج في أي مؤسسة. *

احصل على نموذج مجاني

استخدم هذا النموذج لإنشاء لوحة معلومات مزودة بأدوات مخصصة لتتبع عدد الطلبات المقدمة ومعدلات الموافقة واستخدام الميزانية وتحليلات الموردين، مما يمنحك نظرة عامة عالية المستوى على كامل عملية شراء البرامج.

4. تثقيف الفرق

إدارة انتشار SaaS يعني أيضًا إدارة العقلية. غيّر النظرة من "المزيد من الأدوات = أفضل" إلى "الأدوات المناسبة = أفضل"

سيساعد تثقيف فرقك على فهم قيمة الأنظمة المركزية ومخاطر اعتماد التطبيقات دون رقابة. كما أنه يبني الثقة بين فرق تكنولوجيا المعلومات والمالية والفرق الفردية. لإدارة انتشار البرامج، يمكنك:

كيف تساعد ClickUp في مكافحة انتشار SaaS

يبدأ انتشار SaaS مع التكاثر غير المنضبط لعدة أدوات مثل أدوات تلخيص المستندات باستخدام الذكاء الاصطناعي وأدوات إدارة المشاريع وروبوتات كتابة النصوص ولوحات التحليلات والتقارير. وفي غضون وقت قصير، تجد نفسك تتنقل بين نصف دزينة من التطبيقات دون إدارة مركزية.

يحل ClickUp هذه المشكلة بكونه التطبيق الشامل للعمل. فهو يساعد المؤسسات على استعادة السيطرة على تطبيقات SaaS المجزأة من خلال دمج الأدوات الأساسية في منصة واحدة. ويحل محل العديد من الأدوات غير المعتمدة، ويبسط سير العمل، ويتيح الإشراف المركزي على كامل بيئة SaaS الخاصة بك.

تقوم إدارة المشاريع ClickUp بتركيز الوظائف الأساسية للأعمال — المهام والمستندات والأهداف ولوحات المعلومات وتتبع الوقت والدردشة — في منصة واحدة، مدعومة بالكامل بذكاء اصطناعي متقدم.

يمكن للفرق إدارة المشاريع والتعاون على المستندات وتحديد الأهداف وتتبعها وتصور البيانات والتواصل مع الفرق الأخرى وطرح أسئلة على الذكاء الاصطناعي حول أي شيء، كل ذلك دون الحاجة إلى التبديل بين تطبيقات متعددة.

استخدم الذكاء الاصطناعي لربط الحلقات المفقودة في انتشار SaaS وأتمتة الأعمال الروتينية

بعد ذلك، يمكن لـ ClickUp Brain، المساعد الذكي المدمج في ClickUp، تلخيص المناقشات الطويلة على الفور، مما يضمن توافق جميع الأطراف المعنية دون الحاجة إلى قراءة سجلات الدردشة بالكامل.

لنفترض أن فريقي تكنولوجيا المعلومات والمالية لديك يناقشان تقريرًا عن تكنولوجيا المعلومات غير الرسمية. يمكنهما ربط الدردشة بمهمة التدقيق ذات الصلة أو تلخيص المناقشة باستخدام ClickUp Brain.

Brain هي أول شبكة عصبية أصلية في مساحة العمل تفهم سياق مؤسستك ومهامها وأدواتها ووثائقها. بينما تتطلب الأدوات الأخرى مطالبات يدوية ونسخ ولصق، فإن ClickUp Brain مدمج مباشرة في سير عملك.

يجيب على أسئلتك مثل محرك ذكاء اصطناعي متكامل للغاية ومدرك للسياق لإدارة المشاريع.

يمكنك استخدام ClickUp Brain من أجل:

لإنشاء المحتوى، يمكنك أيضًا التبديل بين Claude و ChatGPT و LLMS الأخرى داخل ClickUp Brain.

بالإضافة إلى إنشاء المحتوى، يمكنك أتمتة الأدوات الحالية بمساعدة ClickUp Automations.

يزيل العمل اليدوي تمامًا من خلال السماح لك بإنشاء قواعد تطلق إجراءات عبر مساحة العمل الخاصة بك دون الحاجة إلى البرمجة. إذا لم تكن متأكدًا من كيفية إعداده، أخبر ClickUp Brain بما تريد أتمتته. سيقوم بإنشاء سير العمل نيابة عنك.

يمكنك استخدام ClickUp Automations من أجل:

تتبع طلبات البرامج والموافقات عليها عبر مهام مخصصة

باستخدام ClickUp Tasks، يمكنك تقسيم المشاريع إلى مهام قابلة للتنفيذ. يمكن تخصيص هذه المهام باستخدام الحقول المخصصة والفئات والأولويات والعلامات لتناسب أي سير عمل. يمكنك أتمتة المهام وتحديثات الحالة والإشعارات، مما يضمن سير العمل بكفاءة.

تتيح لك المهام تخطيط العمل وتوزيعه وتتبعه في مكان واحد، مما يلغي الحاجة إلى تطبيقات منفصلة لإدارة المهام.

قم بتوثيق الإرشادات وأفضل الممارسات باستخدام التوثيق المركزي

عندما يتعلق الأمر بالتوثيق، يتم فرز جميع بياناتك المكتوبة وتخزينها على ClickUp Docs.

يتيح Docs للفرق إنشاء المحتوى وتنظيمه والتعاون عليه مباشرةً داخل المنصة. وهو يدعم التنسيق الغني وقوائم المراجعة واللافتات وحتى إنشاء النصوص باستخدام الذكاء الاصطناعي. يمكنك عرض محفوظات المستندات وإضافة صور غلاف وحماية المستندات الحساسة واستخدام القوالب لضمان الاتساق.

يمكن ربط المستندات بالمهام، وتجميعها حسب الوظيفة أو القسم، والإشارة إليها في مستندات أخرى، وتصديرها للمشاركة. يضمن هذا التكامل سهولة الوصول إلى المعرفة وقابليتها للتنفيذ، مما يحسن الإنتاجية والتعاون.

حدد أهدافك المتعلقة بتوسع SaaS وتابع التقدم المحرز من البداية إلى النهاية

يمكن تعزيز استراتيجيتك باستخدام ClickUp Goals، حيث يتم تقسيم الأهداف عالية المستوى إلى أهداف قابلة للقياس، سواء كان ذلك تتبع اعتماد أدوات SaaS أو إيقاف تشغيلها أو مراحل الامتثال.

تحديث الأهداف في الوقت الفعلي مع تقدم المهام المتصلة ويمكن عرضها على لوحات المعلومات للحصول على رؤية كاملة.

وبالحديث عن ذلك، توفر ClickUp Dashboards بطاقات قابلة للتخصيص توفر تصورات في الوقت الفعلي لمقاييس المشروع واستخدام أدوات SaaS وتواريخ التجديد وإحصاءات التكلفة. يمكن لفرق العمليات والمشتريات استخدام هذه التصورات لمراقبة فعالية الأدوات ومتوسط التكلفة لكل مستخدم وإضافة أو إزالة المرشحين في لمح البصر.

على سبيل المثال، أثناء المراجعة الفصلية، يمكنك استخدام لوحة معلومات ClickUp التي تعرض محفظة SaaS لفريق التسويق التي تضم أفضل 10 أدوات وتواريخ التجديد وبيانات آخر تسجيل دخول، اعتمادًا على سجلات الاستخدام.

لتعزيز المساءلة وإدارة الميزانية، يتيح ClickUp Time Tracking —المتوفر أصلاً—للفرق تسجيل ساعات العمل وإدارة الوقت القابل للفوترة وإعداد تقارير عن الكفاءة التشغيلية، كل ذلك دون مغادرة مساحة عمل ClickUp.

اجعل التعاون أسهل من خلال الدردشة المدمجة

هل تعلم أنه يمكنك الحد من انتشار SaaS بالتخلص من تطبيقات المراسلة والذكاء الاصطناعي أيضًا؟ يوفر لك ClickUp كلا الأمرين في آن واحد.

أولاً، تم تصميم ClickUp Chat خصيصًا لمساعدة المؤسسات على التخلص من أدوات المراسلة غير المتصلة. الاتصال مدمج بالكامل في المنصة، مما يتيح للفرق التعاون في مكان العمل.

بفضل الدردشة الفورية، يمكنك عقد اجتماعات قصيرة وتسجيل المهام وتنظيم المحادثات حسب المشروع أو الموضوع دون الحاجة إلى التبديل بين التطبيقات.

يتوفر التعاون السياقي أيضًا من خلال التعليقات والإشارات @mentions على المهام والمستندات ولوحات المعلومات، بينما تساعد التعليقات المعينة على تحويل الملاحظات إلى عمل قابل للتنفيذ. يمكن للفرق حتى إدارة سلاسل الرسائل الإلكترونية مباشرةً داخل ClickUp، مما يحافظ على مركزية جميع الاتصالات وإمكانية تتبعها. يمكن أيضًا تحويل كل سلسلة رسائل إلى مهمة بنقرة واحدة.

دمج سير العمل المجزأ باستخدام تطبيق واحد فائق

تساعد تكاملات ClickUp في معالجة انتشار SaaS من خلال ربط أكثر من 1000 تطبيق SaaS — مثل Salesforce وHubSpot وJira— في سير عمل مركزي. قم بمزامنة البيانات وتشغيل الأتمتة وإلغاء التطبيقات الزائدة دون تعطيل بيئة SaaS الحالية.

على سبيل المثال، يمكن لفرصة Salesforce جديدة إنشاء مهمة تلقائيًا مع تفاصيل CRM مملوءة مسبقًا. بفضل الهياكل المرنة للفرق، وضوابط الوصول الدقيقة، ولوحات المعلومات في الوقت الفعلي، يمكن لقسم تكنولوجيا المعلومات مراقبة استخدام SaaS، وتقليل مخاطر الامتثال والأمان، وإدارة مجموعة SaaS بشكل أكثر كفاءة في منصة واحدة.

مثال واقعي على منع انتشار SaaS باستخدام ClickUp

RevPartners، شركة خدمات احترافية سريعة النمو تعمل بفريق يعمل عن بُعد بالكامل، كانت تمتلك أدوات كثيرة للغاية ولكنها كانت تفتقر إلى التماسك.

قام فريقهم بموازنة منصات إدارة المشاريع غير المتصلة وأدوات التوثيق وتطبيقات الاتصال بين أعضاء الفريق ، والتي كانت كل منها تحل مشكلة واحدة ولكنها تخلق مشاكل جديدة.

لقد تحولوا إلى ClickUp وإليك ما تغير:

إليك ما حققوه:

يقول مات بوليان، المؤسس المشارك لـ RevPartner

مع ClickUp، يمكننا الوصول إلى جميع الوظائف التي نحتاجها في مكان واحد، وهو أمر مهم للغاية بالنسبة لنا. نحن نركز على اعتماد التكنولوجيا، وبدون منصة سهلة الاستخدام تتيح ذلك، سيكون من المستحيل تشجيع جميع الفرق والعملاء على اعتمادها.

حد من تحميل SaaS الزائد باستخدام ClickUp

لا يحدث انتشار SaaS لأن الفرق تريد المزيد من البرامج. بل يحدث لأنها تحتاج إلى المزيد من الوظائف ولا تجدها في منصة شاملة.

مع ClickUp، تحصل على إدارة المشاريع والمستندات والدردشة ولوحات المعلومات والأتمتة والذكاء الاصطناعي معًا. وهذا يعني عدد أقل من التطبيقات، وعدم انقطاع سير العمل، وبيئة SaaS أكثر نظافة.

ابدأ من هنا إذا كنت مستعدًا لخفض التكاليف وتوفير وقت فريقك والتحكم في انتشار SaaS.

اشترك في ClickUp مجانًا!