العلاقات العامة تتحرك بسرعة. في لحظة ما، تكون مشغولاً بالترويج لإطلاق منتج مخطط له، وفي اللحظة التالية، تكون مسرعاً للرد على خبر عاجل.
ومع ذلك، إذا كنت لا تزال تعتمد على مستندات متفرقة والتخطيط في اللحظة الأخيرة، فأنت تفوت مواعيد مهمة وفرص إعلامية كان يجب تحديدها منذ أسابيع.
وهنا يأتي دور تقويم العلاقات العامة.
إطلاق المنتجات، وأخبار التمويل، وأيام التوعية، والحملات الموسمية، وكسب العملاء — كلها تتنافس على المساحة. بدون تقويم مركزي، قد تنسى موعد خطاب الرئيس التنفيذي أو تفوت الفرصة المثالية لتقديم عرض عن اتجاهات الذكاء الاصطناعي.
سيساعدك هذا الدليل على حل هذه المشكلة. سنرشدك إلى كيفية تخطيط تقويم العلاقات العامة الذي يساعدك على تنظيم عملك، والالتزام بالمواعيد المهمة، والحفاظ على تغطية إعلامية متسقة.
هيا بنا! 🚀
ما هو تقويم العلاقات العامة؟
تقويم العلاقات العامة (تقويم العلاقات العامة) هو تقويم تخطيطي يحدد الأنشطة الرئيسية للعلاقات العامة والحملات والأحداث والفرص الإعلامية خلال فترة زمنية محددة، عادةً ما تكون شهرية أو ربع سنوية أو سنوية.
على سبيل المثال، إذا كان هناك معرض تجاري كبير في مجال عملك في شهر يوليو، أضفه إلى تقويم العلاقات العامة الخاص بك وخطط مسبقًا لإصدار البيانات الصحفية والتواصل مع وسائل الإعلام أو نشر المنشورات على مواقع التواصل الاجتماعي.
الهدف هو الحفاظ على اتساق جهود العلاقات العامة وتركيزها حتى لا تضطر إلى الإسراع في نشر شيء ما بعد أسابيع من الصمت الإعلامي.
فوائد استخدام تقويم العلاقات العامة
إليك كيف يضيف تقويم العلاقات العامة قيمة إلى جهودك في مجال العلاقات العامة:
- اكتشاف الفراغات الإعلامية: يساعد تقويم العلاقات العامة في تحديد الأشهر الأقل نشاطًا في الدورة الإعلامية، حتى تتمكن من طرح القصص عندما تكون الاهتمامات عالية والمنافسة منخفضة
- توسيع تأثير الحملة: يتيح لك إعادة استخدام لحظات العلاقات العامة في محتوى المدونة والتحديثات عبر البريد الإلكتروني والمنشورات على وسائل التواصل الاجتماعي والتفعيل الداخلي، مما يزيد من عائد الاستثمار عبر القنوات
- احصل على وصول مبكر للمديرين التنفيذيين: من خلال رؤية الحملات القادمة، يصبح من السهل حجز الوقت مع أصحاب المصلحة مسبقًا للحصول على الاقتباسات والمقابلات والموافقات
- كن مستعدًا دائمًا للمواضيع الشائعة: من خلال تتبع الأحداث الموسمية والمواضيع التحريرية، يمكن لفريقك إعداد رؤى أو بيانات أو وجهات نظر للاستفادة من الأخبار ذات الصلة فور ظهورها
- التزم بمواعيد وسائل الإعلام الطويلة الأجل: غالبًا ما تغلق وسائل الإعلام مثل المطبوعات التجارية والمجلات تقويماتها التحريرية قبل أشهر. يضمن لك هدف العلاقات العامة الواضح تقديم عرضك في الوقت المحدد
- توازن بين أعباء العمل الداخلية: يتيح تخطيط الحملات مسبقًا تخطيطًا أفضل بين فرق العلاقات العامة والمحتوى والتصميم، مما يمنع حدوث اختناقات في الإنتاج في اللحظات الأخيرة
💡 نصيحة احترافية: حوّل الأفكار الكبيرة في مجال العلاقات العامة إلى مهام قابلة للتنفيذ. استخدم مهام ClickUp والمهام الفرعية المتداخلة لتخطيط كل خطوة من خطوات الحملة — الصياغة والمراجعة والموافقة على الاقتباسات والتواصل مع وسائل الإعلام — وقم بتعيين المسؤولين ومواعيد الاستحقاق لكل منها.
المكونات الرئيسية لتقويم العلاقات العامة
مثل التقويم التحريري أو التسويقي، فإن فعالية تقويم العلاقات العامة تعتمد على ما تضعه فيه. فيما يلي العناصر الأساسية التي تجعله فعالاً:
- الأهداف والغايات: يجب أن يرتبط كل بند في تقويم العلاقات العامة بهدف واضح، مثل زيادة الوعي بالعلامة التجارية، أو بناء ريادة فكرية، أو الإعلان عن أخبار مهمة تتعلق بالشركة
- الرسائل أو الموضوعات الرئيسية: اذكر الرسالة الرئيسية التي يجب أن تنقلها كل نشاط. بالنسبة لإطلاق منتج، قد تكون الرسالة "المنتج X يحل المشكلة Y". بالنسبة لحملة توعية، قد تكون الرسالة "التزامنا بأمن البيانات"
- الجمهور المستهدف والقنوات: اعرف من الذي تتحدث إليه وأين سيسمعك حتى تصل رسالتك إلى المكان المناسب. هل هي موجهة إلى الصحفيين المتخصصين في مجال التكنولوجيا أم العملاء أم فريقك الداخلي؟ هل ستصدر في شكل بيان صحفي أم منشور على LinkedIn أم عرض إعلامي؟
- وصف المحتوى أو النشاط: يوضح بالضبط ما تم إنجازه وكيف تم ذلك. على سبيل المثال: "بيان صحفي: إطلاق مشروع Atlas عبر PR Newswire، تم عرضه على أفضل 10 وسائل إعلامية متخصصة في مجال التكنولوجيا"
- التواريخ والمواعيد النهائية: تشمل تاريخ الإطلاق أو الحدث الرئيسي، إلى جانب المواعيد النهائية الهامة مثل مواعيد تسليم المسودات ودورات المراجعة أو اجتماعات التحضير
- المالك/الفريق المسؤول: من المسؤول عن إنجاز المهمة؟ قد يكون شخص واحد أو عدد قليل من أعضاء الفريق مع أدوار واضحة أو حتى شريك خارجي
إنشاء تقويم شامل للعلاقات العامة
قد يبدو إنشاء تقويم العلاقات العامة مهمة صعبة، ولكن يمكننا تقسيمها إلى خطوات سهلة.
الخطوة 1: العصف الذهني والبحث وجمع أفكار المحتوى
هذه هي نقطة البداية، حيث تحدد ما ستقوله، ولماذا هو مهم، ومتى ستقوله. الهدف؟ مجموعة قوية من الأفكار الجديرة بالنشر في الوقت المناسب والتي ترتبط بأهداف عملك وتجذب انتباه جمهورك.
🧠 العصف الذهني
هذا هو المكان الإبداعي المجاني للجميع حيث يمكنك أنت وفريقك طرح جميع الأفكار والتواريخ الممكنة على الطاولة.
🛠️ ما الذي يجب طرحه في جلسة العصف الذهني؟
- المعالم البارزة للشركة: إطلاق المنتجات، تحديثات الميزات، أخبار التمويل، تغيير العلامة التجارية، افتتاح المتاجر، إعلانات التوظيف، الذكرى السنوية، إلخ
- أحداث ومواسم الصناعة: المعارض التجارية والمؤتمرات والتقارير الفصلية وفرص التسويق الموسمية (مثل الجمعة السوداء وموسم الميزانية وSaaStr) وشهور التوعية (مثل شهر التوعية بالأمن السيبراني ويوم البيئة العالمي ويوم المحيطات العالمي أو يوم المتبرعين بالدم العالمي)
- العطلات والأعياد: العطلات المصرفية الصيفية، والأعياد التقليدية (ليلة عيد الميلاد أو عيد الشكر)، و"الأيام الوطنية أو الدولية" مثل اليوم العالمي للرموز التعبيرية، واليوم الوطني للبيتزا، واليوم العالمي للرجال، واليوم العالمي للشوكولاتة، أو اليوم العالمي للنباتيين
- الحملات المتكررة: إذا كنت تنشر تقارير سنوية أو مبادرات المسؤولية الاجتماعية للشركات أو توقعات الاتجاهات، فقم بإدراجها مبكرًا لتثبيت الجداول الزمنية
💡 نصيحة احترافية: استخدم نماذج ClickUp لجمع أفكار محتوى العلاقات العامة من أعضاء الفريق أو الشركاء الخارجيين في مكان واحد منظم — لا مزيد من رسائل البريد الإلكتروني المتبادلة أو جداول البيانات الفوضوية
🔍 البحث
بمجرد أن يكون لديك قائمة أولية بالأفكار، قم بالتحقق منها وإثرائها من خلال البحث الاستراتيجي.
🛠️ مجالات البحث الرئيسية:
- التحقق من الأحداث: تأكد من تواريخ المؤتمرات الكبرى وأسابيع التوعية والعطلات وإصدار التقارير
- تحليل المنافسين: ما الحملات التي أطلقها المنافسون العام الماضي؟ ما وسائل الإعلام التي غطتها؟ كيف يمكنك تمييز قصصك أو تحديد توقيتها بشكل أفضل؟
- رؤى الجمهور: استخدم أدوات مثل SparkToro أو Reddit لمعرفة ما يتحدث عنه جمهورك. انظر إلى نوع المحتوى الذي يتفاعلون معه — دراسات الحالة، الإحصاءات، وجهات نظر القيادة، إلخ
- أهمية وسائل الإعلام: اطلع على الأخبار الأخيرة في المنشورات المستهدفة. ما أنواع البيانات الصحفية أو المقالات أو التعليقات التي يتم اختيارها؟
💡 نصيحة احترافية: أنشئ قاعدة بيانات إعلامية في ClickUp باستخدام الحقول المخصصة لاسم الوسيلة الإعلامية، وجهات الاتصال، وتاريخ آخر عرض، وحالة الرد — دون الحاجة إلى نظام CRM منفصل
📋 قم بتجميع أفكار المحتوى
الآن لديك أفكار أكثر مما يمكنك استخدامه بشكل واقعي. لذا، حان الوقت لتجميعها وتصنيفها وتنظيمها.
🛠️ نصائح للتنظيم:
- الترتيب حسب الربع: متى يكون كل حملة أكثر فعالية؟ ضع علامة على الأفكار كـ Q1–Q4
- تعيين الموضوعات: قم بتجميع الأفكار في مجموعات مثل المنتج، الثقافة، القيادة، الموسمية، أو قصص العملاء
- وضع علامة على المحتوى الاحتياطي: حدد بعض الأفكار الدائمة التي يمكنك استخدامها في حالة تأجيل أو إلغاء مبادرة مهمة
- أضف السياق: قم بتدوين مصدر كل فكرة (على سبيل المثال، قائد الفريق، إلهام من المنافسين، قصة عميل) والشكل الذي قد تتخذه (بيان صحفي، عرض تقديمي، توقيع، حدث، إلخ).
الخطوة 2: تواصل مع أصحاب المصلحة للحصول على محتوى متنوع
العلاقات العامة لا تعمل بمعزل عن غيرها. بعض أقوى أفكارك ستأتي من فرق أخرى. لذا، أشرك الأطراف المعنية الرئيسية في جميع أنحاء الشركة (وأحيانًا خارجها) — فهذه خطوة بسيطة ولكنها فعالة في إدارة الأطراف المعنية.
فيما يلي الجهات المعنية التي يجب عليك التواصل معها:
| أصحاب المصلحة | لماذا هي مهمة | أمثلة على فرص العلاقات العامة |
| فريق التسويق | يقومون بحملات يمكن أن تدعمها العلاقات العامة أو تعززها | ندوات عبر الإنترنت، كتب إلكترونية، تقارير بحثية، حملات المؤثرين، إطلاق الإعلانات |
| فريق المنتج / البحث والتطوير | إنهم يعرفون المنتجات أو الميزات التي سيتم إطلاقها وموعد إطلاقها | إصدارات المنتجات/الميزات، تحديثات الابتكارات، إعلانات البرامج التجريبية |
| المبيعات / نجاح العملاء | يحتوي على قصص عملاء ورؤى حول القطاع | دراسات حالة عملاء، وكسب عملاء كبار، وشراكات، وجوائز، ومعارض تجارية |
| المديرون التنفيذيون / القيادة | إنها تدفع الريادة الفكرية والإعلانات على مستوى الشركة | محاضرات، مقالات قيادية فكرية، جمع التبرعات، مبادرات المسؤولية الاجتماعية للشركات، اتصالات المستثمرين |
| الموارد البشرية / الاتصالات الداخلية | يتعاملون مع الأحداث الداخلية وتحديثات التوظيف التي تؤثر على العلامة التجارية للشركة | جوائز أفضل أماكن العمل، قصص عن الثقافة، مبادرات التنوع والإنصاف والشمول، التعيينات الهامة |
| الشركاء الخارجيون | توفر فرصًا للتسويق المشترك والعلاقات العامة المشتركة | الإعلانات المشتركة، وتقارير الصناعة، والأحداث المشتركة، والتواصل مع وسائل الإعلام عبر مدخلات الوكالة |
💡 نصيحة احترافية: شارك مستندات ClickUp خارجيًا مع أذونات العرض/التحرير للحصول على آراء أصحاب المصلحة أو الوكالات بشأن البيانات الصحفية. استخدم الموافقات لإنهاء الرسائل بنقرة واحدة.
الخطوة 3: حدد تكرار المحتوى وجدوله الزمني وأسلوبه
حان الوقت الآن لتنظيم أفكارك في جدول زمني عملي للعام المقبل. إليك ما تحتاج إلى تحديده:
تكرار المحتوى
قبل تحديد التواريخ، حدد عدد المرات التي تريد أن تظهر فيها علامتك التجارية في دائرة الضوء. يجب أن تعتمد وتيرة ظهور علامتك التجارية على:
- الأهداف: إذا كنت تحاول بناء سلطة، فأنت بحاجة إلى قيادة فكرية متسقة. إذا كان هدفك هو التعريف بالمنتج، فقد يركز تقويمك على عمليات الإطلاق
- الموارد: كن واقعيًا بشأن قدرات فريقك. من الأفضل نشر قصة واحدة رائعة كل شهر بدلاً من خمس قصص متسرعة
- القنوات: تختلف وتيرة النشر باختلاف الوسائط — يمكن نشر العروض الإعلامية بشكل أكثر تكرارًا من منشورات المدونات أو المقابلات التنفيذية
🛠️ بعض النصائح السريعة:
- ابدأ بخطوات صغيرة. خطط لـ 1-2 مهام رئيسية شهريًا، ثم قم بالتوسيع تدريجيًا
- استخدم موضوعًا للمحتوى كل شهر أو ربع سنة لتوجيه الأفكار (على سبيل المثال، "الابتكار في الربع الأول"، "مكاسب العملاء في الربع الثاني")
- بدّل بين المهام التي تتطلب جهدًا كبيرًا (مثل البيانات الصحفية) والمهام الأسهل (مثل ملخصات وسائل التواصل الاجتماعي أو عرض الاقتباسات)
حدد الجدول الزمني (ابدأ بالأمور المهمة أولاً، ثم املأ الفراغات)
بعد ذلك، قم بسحب الأفكار وإفلاتها في تقويمك. يساعدك الجدولة على تجنب الإعلانات المزدوجة وتفويت الدورات الإعلامية.
🛠️ نصائح لوضع جدول العلاقات العامة بشكل مثالي:
- ابدأ باللحظات المهمة: حدد أولاً مواعيد إطلاق المنتجات والأحداث الصناعية والحملات الموسمية وأيام التوعية
- املأ الفراغات: استغل الأسابيع الأقل نشاطًا لقصص دائمة، أو إنجازات العملاء، أو الحملات الخفيفة مثل الإنجازات السريعة في العلاقات العامة أو مقتطفات عن الريادة الفكرية
- اترك أسبوعًا احتياطيًا: خصص وقتًا في كل ربع سنة "للحالات الطارئة" للتعامل مع الإعلانات في اللحظة الأخيرة أو العلاقات العامة التفاعلية أو الفرص الإعلامية المفاجئة
- تحديد التواريخ: لا تحتاج كل فكرة إلى تاريخ محدد، ولكن عبارة "يُحدد لاحقًا" هي ما يؤدي إلى إخفاق الخطط الجيدة. حتى تحديد موعد تقريبي مثل "الأسبوع الأول من أبريل" يمنح فريقك فكرة عن الموعد الذي يمكنهم التخطيط له
- وازن بين المهام: لا تجمع كل شيء في شهر واحد. وزع المحتوى على مدار التقويم لتجنب الإرهاق
أسلوب المحتوى والقناة
أخيرًا، ضع سياقًا حقيقيًا لكل إدخال في التقويم، لأن "بيان صحفي في مارس" لا يكفي لدفع الأمور إلى الأمام.
بالنسبة لكل عنصر، اسأل نفسك:
- ما هو الشكل؟ هل سيكون بيانًا صحفيًا، أم منشورًا على مدونة، أم حلقة بودكاست، أم عرضًا إعلاميًا، أم تغطية على وسائل التواصل الاجتماعي؟
- ما هو الأسلوب الأنسب؟ هل الرسالة رسمية وتستند إلى البيانات؟ أم أنها غير رسمية وتستند إلى قصة؟
- أين سيتم نشره أو الترويج له؟ هل سيتم نشره على مدونتك؟ هل سيتم طرحه على منافذ التكنولوجيا؟ هل سيتم الترويج له على LinkedIn أو عبر البريد الإلكتروني؟
يساعد هذا الكتّاب والمصممين وأصحاب المصلحة على التنسيق منذ البداية، دون تردد بشأن النبرة أو قنوات التوزيع المفقودة.
بمجرد ملء التقويم، خذ خطوة إلى الوراء وراجعه: هل يدعم أهداف عملك الرئيسية؟ هل هناك مزيج جيد من التنسيقات؟ هل الجداول الزمنية واقعية؟ بعد ذلك، شارك المسودة مع فريقك وأصحاب المصلحة.
أداة تخطيط تقويم العلاقات العامة
استخدام جدول بيانات لجدول العلاقات العامة الخاص بك أمر فعال (في البداية).
ولكن مع نمو حملاتك، تزداد أيضًا الأجزاء المتحركة. فأنت تتابع المواعيد النهائية، وتنسق مع مختلف الأقسام، وتدير المحتوى عبر قنوات متعددة. وتضيع التحديثات، وفجأة، لا تعرف من يفعل ماذا ومتى.
وهنا يأتي دور أداة إدارة حملات العلاقات العامة المخصصة لتبسيط كل شيء، بدءًا من الجدولة والتعاون وحتى تتبع النتائج.
في هذه المرحلة، تحتاج إلى ClickUp لفرق التسويق. فهو يجمع كل تقويم العلاقات العامة والحملات وجهود الفريق في مكان واحد متصل وسهل الإدارة.
إليك كيف يمكن أن يساعدك برنامج إدارة مهام العلاقات العامة هذا:
1. حدد مواعيدك على تقويم ClickUp
يمنحك ClickUp Calendar عرضًا مركزيًا لجدول العلاقات العامة بالكامل على مدار الأسابيع أو الأشهر أو العام بأكمله. بفضل سهولة السحب والإفلات، يمكنك تخطيط إطلاق المنتجات والبيانات الصحفية والتواصل مع وسائل الإعلام وحملات الأحداث بشكل مرئي.
ما الذي يجعله أفضل؟ هذه الأداة المدعومة بالذكاء الاصطناعي ترتقي بالتخطيط إلى مستوى أعلى من خلال:
- حظر وقت التركيز تلقائيًا لمهام مثل الكتابة أو المراجعة أو التحضير لوسائل الإعلام. على سبيل المثال، إذا كان لديك إصدار مقرر يوم الجمعة، فيمكن إنشاء فترات كتابة مدتها ساعتان يومي الثلاثاء والأربعاء
- إعادة جدولة المواعيد النهائية عند تغيير الأولويات. لذلك، إذا أخر فريق المنتج إطلاق إحدى الميزات لمدة أسبوع، فسيتم تلقائيًا تغيير جميع مهام العلاقات العامة ذات الصلة (مثل مراجعة البيانات الصحفية والتواصل مع وسائل الإعلام وجدولة الأنشطة على مواقع التواصل الاجتماعي) دون الحاجة إلى سحب الجداول الزمنية يدويًا
- تحويل نقاط مناقشة الاجتماعات، مثل "إنهاء قائمة الصحفيين الذين سيغطون الحدث بحلول 5 مارس" أو "تقديم تقرير الربع الثاني إلى وسائل الإعلام المالية" إلى مهام مجدولة، مما يضمن تزامن تقويمك (وفريقك)
- إدارة مهام العلاقات العامة المتكررة مثل "التقرير الإعلامي الشهري" و"مسح التغطية الأسبوعية" أو "متابعة العروض الترويجية كل أسبوعين" بسهولة.
- تقسيم التقويمات إلى طبقات عن طريق تراكب جداول زمنية مختلفة (على سبيل المثال، تقويم إطلاق المنتجات، تقويم الحملات التسويقية، تقويم العلاقات العامة) لاكتشاف التضاربات أو تحديد فرص التآزر.
أفضل ما في الأمر؟ يعمل ClickUp Calendar مع ClickUp Brain لتوفير الوقت. وهذا يعني أنه لا داعي للبحث في المهام أو الدردشات أو المستندات للعثور على المهمة التالية. ما عليك سوى أن تسأل: "ما هي أولوياتي اليوم؟" أو "متى موعد مكالمة مراجعة البيان الصحفي؟" وستحصل على الإجابة على الفور.
📮ClickUp Insight: 18% من المشاركين في استطلاعنا يرغبون في استخدام الذكاء الاصطناعي لتنظيم حياتهم من خلال التقويمات والمهام والتذكيرات. ويرغب 15% آخرون في أن يتولى الذكاء الاصطناعي المهام الروتينية والأعمال الإدارية.
للقيام بذلك، يجب أن يكون الذكاء الاصطناعي قادرًا على: فهم مستويات الأولوية لكل مهمة في سير العمل، وتنفيذ الخطوات اللازمة لإنشاء المهام أو تعديلها، وإعداد سير العمل الآلي.
تحتوي معظم الأدوات على خطوة أو خطوتين من هذه الخطوات. ومع ذلك، ساعدت ClickUp المستخدمين على دمج ما يصل إلى 5+ تطبيقات باستخدام منصتنا! جرب الجدولة المدعومة بالذكاء الاصطناعي، حيث يمكن تخصيص المهام والاجتماعات بسهولة إلى فترات زمنية متاحة في تقويمك بناءً على مستويات الأولوية. يمكنك أيضًا إعداد قواعد أتمتة مخصصة عبر ClickUp Brain للتعامل مع المهام الروتينية. وداعًا للأعمال المزدحمة!
اقرأ المزيد: أفضل تطبيقات التقويم (مجانية ومدفوعة)
2. قم بعصف ذهني باستخدام ألواح الكتابة البيضاء
توفر لوحات ClickUp البيضاء مساحة مرئية لفريقك لتخطيط أفكار الحملات وأيام التوعية وإعلانات المنتجات وفرص وسائل الإعلام، كل ذلك في مكان واحد.
يمكنك ترتيب مجموعات المحتوى حسب الشهر أو القناة (وسائل الإعلام أو المدونة أو وسائل التواصل الاجتماعي) أو النوع (حدث أو منتج أو قيادة فكرية). والأفضل من ذلك، يمكنك استخدام الأشكال أو التسميات أو رموز الألوان لتحديد أولويات اللحظات ذات التأثير الكبير.
- قم بتجميع الحملات حسب الموضوع، مثل التركيز على المنتج أو ظهور المديرين التنفيذيين أو بناء العلامة التجارية، لتحديد الثغرات في الرسائل
- اسحب كتل المحتوى وأفلتها عبر الخطوط الزمنية لتصور الموسمية وتجنب ازدحام الحملات المتعددة في نفس النافذة
- اربط المهام أو المستندات مباشرة من السبورة حتى يتمكن فريقك من الانتقال من العصف الذهني إلى التنفيذ دون الحاجة إلى تبديل الأدوات
- ادعُ المتعاونين من مختلف الأقسام (التسويق، الإدارة التنفيذية، المنتجات) للمشاركة في وقت مبكر والتوافق على الأولويات قبل تحديد الجداول الزمنية
- طور خرائط لتقديم العروض الإعلامية: ضع استراتيجية مرئية لمختلف زوايا القصة واستهدف الصحفيين أو وسائل الإعلام لكل منها.
- وضع خطط الاتصال في حالات الأزمات: استخدم المساحة المرنة لتبادل الأفكار حول سيناريوهات الأزمات المحتملة ووضع خطة للاستجابة والمسؤوليات.
- إنشاء خرائط أصحاب المصلحة: تصور أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين الرئيسيين لحملة ما وخطط استراتيجيات اتصال مخصصة.
التقط رؤى وسائل الإعلام على الفور
دع ClickUp AI Notetaker يسجل كل التفاصيل أثناء المقابلات الإعلامية واجتماعات فريق العلاقات العامة. فهو يقوم تلقائيًا بنسخ المحادثات وتسليط الضوء على العناصر الرئيسية التي يجب اتخاذ إجراءات بشأنها وإنشاء مهام متابعة مباشرة من مناقشاتك.
عندما يذكر الصحفي زاوية معينة تهمه أو عندما يطرح فريقك أفكارًا مبتكرة في الوقت المناسب، لن تفقد هذه الأفكار أبدًا، فهي محفوظة ومنظمة وجاهزة لإدراجها في تقويم العلاقات العامة الخاص بك.
اقرأ المزيد: إنشاء استراتيجية اتصال تسويقي فعالة
3. قم بتخزين الأبحاث والأفكار المتعلقة بالمحتوى في المستندات
بمجرد تصور أفكار حملتك، فإن الخطوة التالية هي تحويل هذا الفوضى إلى هيكل. وما أفضل طريقة للقيام بذلك من ClickUp Docs؟
أنشئ مستندًا لكل شهر أو حملة أو موضوع، مثل "إطلاق منتج الربع الثاني" أو "حملة التوعية في أكتوبر". يمكنك تخزين مسودات الرسائل ومخططات البيانات الصحفية والمقالات الإخبارية ذات الصلة والأهداف الإعلامية والمواضيع الموسمية وأداء الحملات السابقة داخل المستند.
أنشئ دليلًا مركزيًا للعلاقات العامة: استخدم Docs لإنشاء مكتبة حية وحفظها لتخزين رسائل العلامة التجارية ونقاط الحوار الرئيسية والنصوص النموذجية وبروتوكولات الاتصال في حالات الأزمات، مما يضمن الاتساق على مستوى الفريق.
قم بتطوير تقارير تحليل ما بعد الحملة: قم ببناء تقارير حملة مفصلة داخل Docs، مع تضمين المخططات البيانية، والربط بلوحات المعلومات، أو إرفاق بيانات الأداء لمشاركة نتائج العلاقات العامة بفعالية.
استفد من سجل الإصدارات: تتبع جميع التغييرات التي تم إجراؤها على البيانات الصحفية أو مستندات المراسلات أو مستندات الاستراتيجية، مما يتيح لك الرجوع إلى الإصدارات السابقة إذا لزم الأمر.
استخدم الروابط العلائقية: اربط المستندات مباشرة بمهام أو حملات أو قوائم أو أحداث تقويم محددة. على سبيل المثال، اربط مستند "بيان صحفي عن أحداث الربع الثالث" بمهمة الحملة "أحداث الصناعة في الربع الثالث" للوصول الفوري إلى السياق.
💡 نصيحة احترافية: استخدم ClickUp Brain لتحويل الملاحظات الأولية إلى محتوى علاقات عامة متقن.
يمكنك أن تطلب منه كتابة نبذة سريعة عن حملة إطلاق منتجك في الربع الثاني بناءً على الملاحظات والرسائل المخزنة في مستنداتك. أو قم بلصق مقال أو تقرير عن الاتجاهات، واطلب من Brain اقتراح زوايا قصصية أو أفكار لعناوين رئيسية مخصصة لعلامتك التجارية.
4. حدد أهداف العلاقات العامة وحققها مع ClickUp Goals
أظهر التأثير الحقيقي لجهود العلاقات العامة الخاصة بك. مع ClickUp Goals، يمكنك:
- حدد أهدافًا واضحة: حدد أهدافًا محددة وقابلة للقياس لحملاتك، مثل "تحقيق أكثر من 20 ظهورًا في وسائل الإعلام لإطلاق الربع الثالث" أو "زيادة الإشارات الإيجابية للعلامة التجارية بنسبة 15٪"
- قسّم الأهداف إلى أهداف فرعية: قسّم أهدافك الرئيسية إلى "أهداف" أصغر حجماً ويمكن إدارتها، ويمكن أن تكون أرقاماً أو مبالغ مالية أو حتى مهام (على سبيل المثال، "إجراء 5 مقابلات"، "نشر 3 مقالات موقعة")
- تتبع التقدم بصريًا: راقب كيف تساهم جهودك في تحقيق الأهداف العامة في الوقت الفعلي، مما يسهل إعداد تقارير عن عائد الاستثمار في العلاقات العامة والحفاظ على حماس الفريق
- رابط للعمل: اربط الأهداف والغايات مباشرة بالمهام والقوائم التي يتم فيها العمل، مما يضمن التوافق بين الأنشطة اليومية والنتائج الاستراتيجية
5. بسّط سير العمل باستخدام ClickUp Automations
باستخدام ClickUp Automations، يمكنك ربط كل خطوة من خطوات سير عمل العلاقات العامة. فيما يلي بعض الأمثلة على كيفية أتمتة تقويم العلاقات العامة للحصول على أفضل نتائج الحملة:
| Trigger | إجراء تلقائي |
| يتم إنشاء مهمة حملة جديدة (على سبيل المثال، "إطلاق منتج") | قم بتعيين المهام تلقائيًا إلى الأقسام والفرق ذات الصلة |
| تتغير حالة المهمة إلى "موافق عليها" | أنشئ مهمة متابعة باسم "توزيع على وسائل الإعلام" وقم بتعيينها إلى مدير العلاقات العامة |
| يتم تحديث تاريخ استحقاق المهمة | قم تلقائيًا بتغيير تواريخ استحقاق جميع المهام الفرعية ذات الصلة وفقًا لذلك |
| يتم وضع علامة "مكتمل" على المهام الفرعية (على سبيل المثال، "مسودة منشور المدونة") | انشر تعليقًا مثل "المحتوى جاهز — انتقل إلى التصميم المرئي" |
| يتم إنشاء مهمة متكررة (على سبيل المثال، ملخص العلاقات العامة الشهري) | قم بالتعيين التلقائي إلى مسؤول العلاقات العامة وحدد المهام الفرعية مع مواعيد نهائية للكتابة والتحرير والمراجعة |
6. اربط نظامك البيئي مع تكاملات ClickUp
بينما يدمج ClickUp العديد من الأدوات، فإنه يتوافق أيضًا مع أدوات أخرى. عزز عمليات العلاقات العامة لديك من خلال دمج ClickUp مع:
- أدوات مراقبة وسائل الإعلام (على سبيل المثال، Meltwater و Brandwatch عبر Zapier/API): أتمتة إنشاء المهام في ClickUp عند تحديد أي ذكر أو تنبيهات جديدة ذات صلة في وسائل الإعلام
- خدمات طلب المصادر (على سبيل المثال، HARO و Qwoted و SourceBottle): قم بتبسيط عملية البحث عن الفرص الإعلامية. من خلال إعادة توجيه الملخصات اليومية من خدمات مثل HARO إلى عنوان بريد إلكتروني مخصص في ClickUp (باستخدام البريد الإلكتروني في ClickUp أو أداة مثل Zapier)، يمكنك إنشاء مهام تلقائيًا لكل استفسار. يمكنك تحسين ذلك باستخدام أدوات الأتمتة لتحليل رسائل البريد الإلكتروني بحثًا عن الكلمات الرئيسية ذات الصلة بعملائك أو مجال عملك، ثم تخصيصها لأعضاء الفريق المناسبين لتقديم العروض
- أدوات إدارة وسائل التواصل الاجتماعي (مثل Hootsuite و Buffer): تنسيق توسيع نطاق نجاحات العلاقات العامة على وسائل التواصل الاجتماعي من خلال ربط المهام ومشاركة التحديثات
- التخزين السحابي (Google Drive و Dropbox و OneDrive): يمكنك بسهولة إرفاق ملفات الوسائط والصور ومقاطع الفيديو وغيرها من الأصول الأساسية للعلاقات العامة المخزنة في حل التخزين السحابي المفضل لديك والوصول إليها
المصدر الوحيد للمعلومات الدقيقة لفريق العلاقات العامة لديك!
وحّد إرشادات العلامة التجارية وخطط الأزمات وحكمة الحملات والرؤى الإعلامية. اعثر على السرد بشكل فوري، وطبقه باستمرار، وطوره بشكل استراتيجي باستخدام ClickUp Knowledge Management.
عزز العلاقات العامة بشكل أكثر ذكاءً: كل المعرفة، منظمة بشكل رائع، في مكان واحد.
7. وفر الوقت باستخدام قوالب تقويم العلاقات العامة
إذا كان كل هذا يبدو رائعًا ولكنك لست متأكدًا من أين تبدأ تخطيط العلاقات العامة، فإن ClickUp لديها قوالب جاهزة للبيانات الصحفية تمنحك هيكلًا جاهزًا لتخطيط الإعلانات وصياغتها وتوزيعها بسهولة. يمكنك أيضًا استخدام قوالب جدول العلاقات العامة لرسم خرائط الحملات والمواعيد النهائية والتواصل مع وسائل الإعلام - كل ذلك في جدول زمني منظم واحد.
تم تصميم نموذج حملة العلاقات العامة من ClickUp لدعم الطبيعة السريعة والمتعددة الوظائف لعمل العلاقات العامة. يساعدك على الانتقال من تخطيط الحملة إلى إطلاقها إلى تتبع الأداء، كل ذلك في مساحة عمل واحدة قابلة للتخصيص.
يقدم النموذج ما يلي:
- حالات مخصصة مثل "مسودة" و"جاهز للمراجعة" و"منشور" لتتبع مراحل حملة العلاقات العامة
- طرق عرض مخصصة لاحتياجات العلاقات العامة، مثل عرض القائمة لإدارة سير عمل المحتوى، وعرض اللوحة لتبادل الأفكار، وعرض التقويم أو عرض جانت لتخطيط الجداول الزمنية وتجنب تداخل الحملات
- حقول مخصصة لتنظيم الحملات وفقًا لمعايير العلاقات العامة الرئيسية، مثل قناة التوزيع (بيان صحفي، وسائل التواصل الاجتماعي، نشرة إخبارية)، نوع قائمة الوسائط (تكنولوجيا، نمط الحياة، إقليمية)، أو أولوية الحملة (الظهور البارز مقابل الوعي بالعلامة التجارية)
💡 نصيحة احترافية: أنشئ لوحات معلومات مخصصة للعلاقات العامة تعرض مقاييس الحملات والإعلانات في وسائل الإعلام والمواعيد النهائية القادمة في لمحة واحدة. راقب مؤشرات الأداء الرئيسية، وتابع تفاعل الصحفيين، وشارك التقدم المحرز مع أصحاب المصلحة من خلال عروض مركزة تعتمد على البيانات وتقضي على الأعمال الإدارية المملة.
ولكن إذا كنت تدير عدة حملات في وقت واحد وتحتاج إلى رؤية شاملة لتنظيم كل شيء من البداية إلى النهاية، فاستعن بنموذج تخطيط العلاقات العامة.
قالب تخطيط العلاقات العامة من ClickUp هو مركز التحكم الشامل الخاص بك لتنفيذ حملات علاقات عامة ذكية ومبسطة. باستخدام هذا القالب، يمكنك تحديد أهداف واضحة لكل حملة، وتنظيم المهام والجداول الزمنية، والتعاون مع زملائك في الفريق وأصحاب المصلحة دون أي لبس.
علاوة على ذلك، يوفر لك 14 عرضًا مختلفًا لترى خطة العلاقات العامة الخاصة بك من كل زاوية ممكنة:
- عرض قائمة جديد: اطلع على جميع مهام العلاقات العامة الجديدة وغير المخصصة لبدء التخطيط لحملتك
- عرض قائمة المهام قيد التنفيذ: تحقق بسرعة من المهام التي يجري العمل عليها حاليًا ومن المسؤول عنها
- لعرض قائمة النشر: تتبع المهام الجاهزة أو شبه الجاهزة للنشر
- عرض اللوحة: انقل المهام بصريًا عبر المراحل مثل "مسودة" إلى "منشور"
- عرض الدردشة: ناقش المهام والتحديثات أو طرح الأفكار مباشرة مع فريقك
اقرأ المزيد: قوالب مجانية لخطط التسويق لوضع استراتيجية تسويقية
التغلب على التحديات في إدارة تقويم العلاقات العامة
حتى أفضل تقويم للعلاقات العامة يمكن أن يخرج عن مساره. إليك دليل سريع حول الأخطاء الشائعة وكيفية تجنبها.
1. إثقال التقويم (والفريق)
من السهل أن تتحمس أكثر من اللازم وتملأ تقويمك بجدول أعمال طموح من أنشطة العلاقات العامة. ومع ذلك، فإن التقويم المزدحم يمكن أن يؤدي إلى الإرهاق والإهمال في التنفيذ.
لمنع حدوث ذلك:
✅ كن واقعيًا بشأن حجم العمل الذي يمكن لفريقك إنجازه دون إرهاق. انتبه أيضًا إلى العلامات التحذيرية مثل العمل الإضافي المتكرر أو تخطي جلسات التخطيط
✅ حدد أولوياتك بصرامة. ركز على الحملات التي لا بد من الفوز بها وأجل أو ألغ الحملات ذات التأثير المحدود
✅ اضبط تقويمك بناءً على سعة فريقك والتغييرات في الوقت الفعلي
💡 نصيحة احترافية: تساعدك ميزة عرض حجم العمل في ClickUp على معرفة الموظفين الذين يعانون من عبء عمل زائد والموظفين الذين لديهم طاقة استيعابية، حتى تتمكن من توزيع مهام إعداد البيانات الصحفية أو التحضير للفعاليات بشكل عادل دون إرهاق الفريق.
2. عدم وجود مرونة كافية
قد يؤدي التعامل مع التقويم على أنه ثابت لا يتغير إلى نتائج عكسية. في مجال العلاقات العامة، قد تؤدي الأخبار غير المتوقعة إلى جعل المحتوى الخاص بك غير ذي صلة إذا لم تتكيف بسرعة.
لمنع حدوث ذلك:
✅ اترك وقتًا احتياطيًا للفرص غير المخطط لها أو الأخبار العاجلة
✅ احتفظ بنسخة احتياطية من المحتوى في حالة حدوث أي طارئ (على سبيل المثال، منشور مدونة في حالة إلغاء حدث ما)
✅ راجع تقويمك بانتظام — من المفيد إجراء مراجعة أسبوعية لتعديله وفقًا للتطورات الجديدة
3. الحفاظ على تحديث التقويم
تقوم بعض الفرق بإنشاء تقويم علاقات عامة سنوي رائع، ولكنها لا تحافظ على تحديثه. يؤدي عدم التحقق منه والمعلومات القديمة إلى عدم موثوقيته، وسرعان ما يتوقف الجميع عن استخدامه.
لمنع حدوث ذلك:
✅ عيّن مسؤولاً عن التقويم (عادةً مدير العلاقات العامة) ليقوم بتحديثه وجمع مدخلات الفريق
✅ حدد روتينًا أسبوعيًا لمراجعة العناصر القادمة، ووضع علامة على المهام المكتملة، وإعادة الجدولة إذا لزم الأمر
✅ درب الجميع على تحديث مهامهم وتغييرات الحالة وتغييرات التواريخ وما إلى ذلك.
💡 نصيحة احترافية: أتمتة المهام المتكررة في العلاقات العامة مثل إرسال تذكيرات المتابعة أو تحديث حالة الحملات أو إخطار أعضاء الفريق عندما يكون البيان الصحفي جاهزًا للمراجعة.
أنشئ تقويمًا للعلاقات العامة فعالًا باستخدام ClickUp
قد يبدو إنشاء تقويم العلاقات العامة وإدارته عملاً شاقًا في البداية، ولكن النتائج ستكون مذهلة. بفضل خطة عمل واضحة، سيبقى فريقك متناسقًا، وستتم الالتزام بالمواعيد النهائية، وستصل قصصك إلى الجمهور المناسب في كل مرة.
وبفضل ClickUp، تصبح العملية برمتها أسهل وأسرع وأكثر تعاونًا. من العصف الذهني المرئي باستخدام السبورات البيضاء إلى تنظيم أفكار المحتوى في المستندات، وجدولة الحملات باستخدام التقويم المدعوم بالذكاء الاصطناعي، وأتمتة المهام المتكررة، يجمع ClickUp كل جزء من سير عمل العلاقات العامة في منصة واحدة قوية.
هل أنت مستعد لتبسيط تقويم العلاقات العامة الخاص بك؟
اشترك في ClickUp اليوم! 🙌