كيفية إنشاء جدول زمني للعمل من المنزل

هل وجدت نفسك يومًا ما ترد على رسائل البريد الإلكتروني حتى بعد ساعات العمل أو تسهر حتى منتصف الليل لتحقيق أهدافك؟ أنت لست وحدك.

وفقًا لاستطلاع أجراه مركز بيو للأبحاث ، 1 من كل 10 موظفين يعملون عن بُعد يواجهون صعوبة في الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة.

من الصعب الانفصال عن العمل أثناء العمل من المنزل.

النتيجة؟ غالباً ما يتسرب العمل إلى وقتك الشخصي. تحتاج إلى جدول زمني فعال للعمل من المنزل لرسم خط فاصل بين ساعات العمل والوقت الشخصي.

إذا كنت تبحث عن طرق لإدارة العمل بشكل أفضل وتقليل التوتر والإرهاق، فأنت في المكان الصحيح. سنناقش في هذه المدونة كيفية إنشاء جدول زمني صحي للعمل من المنزل ومشاركة بعض النصائح لتعزيز إنتاجية العمل عن بُعد .

لنبدأ!

العوامل التي يجب مراعاتها أثناء إنشاء جدول العمل عن بُعد

قبل أن نناقش حيل العمل من المنزل دعنا نتحدث عن بعض العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها عند وضع جدول العمل من المنزل.

1. نمطك الزمني

هل أنت شخص صباحي أم بومة ليلية؟ فهم النمط الزمني الخاص بك وجدولة المهام بفعالية. قد تجد الطيور المبكرة أنه من الأسهل التعامل مع المهام الصعبة في الصباح، بينما قد تتفوق البوم الليلية في العمل الإبداعي في وقت لاحق من اليوم.

2. عبء العمل والمواعيد النهائية

قم بتحليل عبء العمل والمواعيد النهائية. يساعدك هذا على تخصيص وقت مخصص للمشاريع المعقدة وجدولة المهام الأقل تطلبًا لوقت لاحق.

3. متطلبات التواصل والتعاون

عامل اجتماعات الفريق والمكالمات والمراجعات السريعة. قم بجدولتها حول وقت تركيزك لتقليل الاضطرابات.

4. الحياة الشخصية

العاملون عن بُعد الذين يعطون الأولوية للرعاية الذاتية هم أكثر عرضة للإبلاغ عن إنتاجية أعلى . لذا، لا تنسَ صحتك البدنية والعقلية أثناء العمل من المنزل. قم بتضمين فترات راحة لممارسة الرياضة والتأمل والوجبات الصحية والهوايات.

5. ساعات العمل

إذا كنت تعمل في فريق عمل عالمي، تأكد من توافق جدولك الزمني مع ساعات عمل زملائك لتحقيق التعاون الفعال. يمكنك أيضاً البحث في أفضل ممارسات التواصل غير المتزامن للحفاظ على تدفق المعلومات.

6. الموقع والبيئة

يمكن أن يؤثر موقعك وبيئة عملك بشكل كبير على إنتاجيتك. فكر في استخدام سماعات إلغاء الضوضاء أو العثور على مكان عمل هادئ إذا كنت تعيش في منطقة صاخبة.

7. المرونة

غالباً لا يوجد جدول زمني ثابت في العمل عن بُعد. الحياة تحدث، وقد يحتاج روتينك إلى التغيير. كن مستعداً للتكيف مع التقلبات والمنعطفات غير المتوقعة. سواءً كانت زيادة مفاجئة في عبء العمل، أو حالة طارئة شخصية، أو مجرد تغيير في مستويات طاقتك، يمكن أن يساعدك اتباع نهج مرن في الحفاظ على التوازن الصحي بين العمل والحياة.

كيفية إنشاء جدول العمل من المنزل الخاص بك

يمنحك العمل عن بُعد حرية العمل وفقاً لشروطك الخاصة. يمكنك تحديد ساعات العمل الخاصة بك، واختيار مكان عملك، وحتى السفر أثناء العمل . ولكن بدون جدول زمني ثابت، يمكن أن تتحول المرونة بسهولة إلى فوضى.

إليك دليل خطوة بخطوة لصياغة جدول زمني للعمل من المنزل يزيد من الإنتاجية ويساعدك على الاسترخاء:

1. قم بتضمين روتين ما قبل العمل

قم بإنشاء روتين صباحي شخصي قبل بدء العمل. فهو يساعد على تهدئة عقلك وجسمك ويزيد من تركيزك. إليك ما يمكنك تجربته في الصباح:

• استيقظ مبكرًا: استيقظ قبل ساعتين على الأقل من موعد البدء الرسمي لعملك لتحظى بروتين صباحي مريح
• ابدأ يومك بشكل صحيح: استمتع بفنجان من القهوة أو الشاي، وخطط ليومك، وحدد نوايا إيجابية، وجهز مساحة العمل الخاصة بك
• ابدأ بنشاط: مارس التمارين الرياضية لتعزيز الطاقة والإبداع والإنتاجية
• استعد: استحم وارتدي ملابس مريحة. احرص على ارتداء ملابس مناسبة لاجتماعات العمل
• قم بمهام ما قبل العمل: أكمل أي أعمال منزلية أو أنشطة شخصية ضرورية قبل بدء العمل

في معجزة الصباح يوصي المؤلف هال إلرود باتباع إطار عمل SAVERS - الصمت (التأمل)، والتأكيدات، والتصور، والتمرين، والقراءة، والكتابة في اليوميات للتركيز على النمو الشخصي والحصول على بداية مثمرة ليومك.

2. إنشاء مساحة عمل مخصصة

قم بإعداد المكتب الرئيسي للحفاظ على التركيز وفصل العمل عن الحياة الشخصية. اختر مكانًا هادئًا ومريحًا في منزلك للحد من المشتتات.

تجنب العمل من سريرك أو الأريكة. ترتبط هذه الأماكن بالاسترخاء، مما يجعل من الصعب التحول إلى وضع العمل. بدلاً من ذلك، قم بتهيئة مساحة تشبه إعدادات المكتب التقليدية - مكتملة بمكتب وكرسي مريح وأي معدات ضرورية.

في الكتاب عن بعد المكتب غير مطلوب ، يقترح جيسون فرايد وديفيد هاينماير هانسون استخدام تخطيط منزلك كمفتاح. هذا يعني أنه يجب عليك إنشاء مساحة عمل مخصصة في منزلك، ويجب أن يحدث العمل الحقيقي فقط عندما تدخل إلى المساحة (تقوم بتشغيل وضع العمل الخاص بك).

3. قيم عبء العمل الخاص بك وحدد أولويات المهام

قبل إنشاء جدول زمني، احصل على فهم واضح لمهامك ومسؤولياتك. فهذا يساعدك على البقاء منظمًا وتحقيق أهدافك بكفاءة.

ابدأ بإدراج كل ما تحتاج إلى إنجازه - سواءً اليومي أو الأسبوعي. وهذا يشمل الاجتماعات والمواعيد النهائية للمشاريع والمهام الروتينية والالتزامات الشخصية.

ومع ذلك، ابدأ يومك بمهام إدارية سهلة مثل التحقق من رسائل البريد الإلكتروني، والرد على الرسائل، وإخطار رئيسك عن موعد حضورك، وما إلى ذلك. يساعدك هذا على الانتقال بسلاسة من الوضع الشخصي إلى وضع العمل.

يمكنك استخدام مهام النقر فوق المهام لإنشاء قائمة مهام و انقر فوق أولويات المهام لتصنيف المهام حسب الأولوية. يساعدك ذلك على تحديد المواعيد النهائية وتقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام فرعية أصغر وأكثر قابلية للإدارة.

إدارة عبء العمل بشكل أفضل باستخدام مهام ClickUp Tasks

يمكنك أيضًا استخدام قالب قائمة المهام اليومية في ClickUp لتخطيط يومك، وتحديد أولويات المهام، وتحقيق أهدافك بشكل أسرع.

قم بتنزيل هذا القالب

قالب قائمة المهام اليومية في ClickUp

يساعدك هذا القالب على:

• وضع أهداف يومية قابلة للتحقيق
• تنظيم عبء العمل الخاص بك
• تتبع التقدم المحرز في العمل

4. حدد وقت ذروة الإنتاجية لديك

لكل شخص فترات محددة خلال اليوم يشعر فيها بأقصى درجات النشاط والتركيز. يمكن أن يساعدك تحديد ساعات ذروة إنتاجيتك على تحديد المهام الأكثر تطلبًا عندما تكون في أفضل حالاتك

على سبيل المثال، إذا كنت من الأشخاص الذين يحبون العمل في الصباح، فقم بجدولة المهام التي تتطلب تركيزًا عميقًا، مثل الكتابة أو حل المشكلات، في الساعات الأولى.

💡 نصيحة احترافية: استخدم خاصية تتبع الوقت في ClickUp لمراقبة مقدار الوقت الذي تقضيه في المهام المختلفة خلال أوقات مختلفة من اليوم. سيساعدك ذلك على تحسين جدولك الزمني بمرور الوقت، مما يضمن لك العمل بكفاءة عندما تكون في ذروة نشاطك.

مراقبة الوقت الذي تقضيه في المهام المختلفة لتحسين جدول العمل من المنزل

5. تعيين وقت بدء وانتهاء واضح

أحد أكبر تحديات العمل عن بُعد هو معرفة وقت الانتهاء من العمل. بدون حدود واضحة، يمكن أن يمتد العمل بسهولة إلى وقتك الشخصي، مما يؤدي إلى الإرهاق. لتجنب الانحرافات، حدد وقتاً واضحاً لبدء يوم عملك وانتهائه والتزم به.

يمكن أن يساعدك وضع جدول زمني يومي هنا. يمكنك استخدام قالب الجدول الزمني لـ ClickUp لمدة 24 ساعة لتخطيط يومك بالكامل واتباع روتين متوازن. فهو يساعدك على تنظيم مهامك اليومية وتحسين التوازن بين العمل والحياة.

تحميل هذا القالب

قالب جدول مواعيد 24 ساعة من ClickUp

باستخدام هذا القالب، يمكنك:

• وضع جدول يومي
• الحصول على لمحة عامة عن مهامك لضبط وقتك حسب الحاجة
• تخصيص وقت محدد لكل مهمة

6. دمج الفواصل المنتظمة

الاستراحات ضرورية للحفاظ على التركيز ومنع الإرهاق. فوفقًا لإحدى الدراسات، فإن الأشخاص الأكثر إنتاجية يعملون لمدة 52 دقيقة ثم يأخذون استراحة مدتها 17 دقيقة . يمكن أن تساعدك الاستراحات القصيرة على مدار اليوم على إعادة شحن طاقتك والحفاظ على إنتاجيتك.

يمكنك أيضًا استخدام تقنية بومودورو - اعمل لمدة 25 دقيقة، ثم خذ استراحة لمدة 5 دقائق. بعد أربع دورات، خذ استراحة أطول من 15-30 دقيقة. تساعد هذه الطريقة في الحفاظ على التركيز، وتقلل من إجهاد العين، وتبقيك نشيطًا طوال اليوم.

حدد مواعيد استراحاتك مسبقًا وابتعد عن مكان عملك خلال هذه الأوقات. قم بالمشي أو ممارسة تمارين الإطالة أو القيام بشيء غير متعلق بالعمل في وقت فراغك لتصفية ذهنك.

7. خصص وقتاً للنشاط البدني

يمكن أن يؤثر الجلوس لفترات طويلة على صحتك. احرص على دمج النشاط البدني في روتينك اليومي للحفاظ على مستويات الطاقة والصحة العامة. سواءً كانت جلسة يوغا صباحية، أو تمشية في منتصف النهار، أو تمرين سريع بعد العمل، حافظ على نشاطك طوال اليوم.

خصص وقتًا في التقويم الخاص بك لممارسة التمارين الرياضية، تمامًا كما تفعل في الاجتماعات أو المهام. تعامل معها كجزء غير قابل للتفاوض من يومك.

8. احرص على المرونة

اترك أوقاتًا فاصلة بين المهام لمراعاة التأخير أو التغييرات في اللحظة الأخيرة. وبهذه الطريقة، إذا استغرق اجتماع ما وقتًا طويلاً أو كنت بحاجة إلى التعامل مع مهمة عاجلة، فلن تشعر بأن جدولك الزمني بأكمله قد تم إلغاؤه.

يمكنك تحقيق ذلك عن طريق تخطيط يومك باستخدام مجموعات زمنية ناعمة (مقاطع زمنية مرنة). لاستخدامها بشكل فعال، خصص أطرًا زمنية تقريبية لأنشطة مثل التحقق من رسائل البريد الإلكتروني أو إكمال موجز المشروع مع السماح ببعض التداخل.

بالإضافة إلى ذلك، ضع في اعتبارك استخدام أدوات تتبع الوقت لمراقبة إنتاجيتك الفعلية وتعديل الأطر الزمنية المرنة وفقًا لذلك، وتحسين جدولك الزمني بمرور الوقت.

💡 نصيحة احترافية: استخدم تقديرات الوقت في ClickUp لتخطيط الوقت المطلوب لكل مهمة عند إنشاء الكتل الزمنية الناعمة. سيساعدك هذا على إنشاء جدول زمني أكثر واقعية.

9. الاسترخاء والاسترخاء

مثلما تبدأ يومك بروتين، فإن إنهاءه بروتين يساعدك على الخروج ذهنيًا من العمل والانتقال إلى الوقت الشخصي.

حدد وقتًا محددًا لـ اختتام عملك ومراجعة ما أنجزته

قم بإعداد قائمة مهام لليوم التالي، حتى تكون جاهزًا لبدء العمل في الصباح. يمكن أن يمنع هذا الأمر انتقال العمل إلى المساء ويساعدك على الحصول على قسط وافر من الراحة.

💡 نصيحة احترافية: يمكنك استخدام ClickUp لإنشاء قائمة مهام.

أنشئ قائمة مهام يومية باستخدام ClickUp لتعزيز الكفاءة

اضبط منبه التهدئة قبل 30 دقيقة من انتهاء يوم عملك. استخدم هذا الوقت لإنهاء المهام العالقة، مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني وتنظيم مساحة عملك.

لقد حصلت على الجدول الزمني، والآن دعنا نستكشف الأدوات المناسبة لجعله حقيقة واقعة.

أدوات لإنشاء جدول زمني فعال لإدارة العمل عن بُعد

قد يبدو التوفيق بين المهام والاجتماعات والمواعيد النهائية أمراً مرهقاً، خاصةً عند العمل عن بُعد. هنا يأتي دور الإنتاجية و أدوات التعاون عن بُعد مثل ClickUp في هذا المكان. فهي تعمل على تبسيط سير العمل وزيادة الكفاءة إلى أقصى حد.

ClickUp عبارة عن منصة شاملة تتفوق في التعامل مع التحديات الفريدة من نوعها في العمل غير المتزامن لفرق العمل عن بُعد. إليك كيف يساعدك ClickUp في بناء روتين عمل قوي عن بُعد:

حدد الأهداف

من السهل فقدان التركيز عن العمل عن بُعد بسبب المسؤوليات المنزلية أو المشتتات الرقمية أو المهام الشخصية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يؤدي عدم وجود اتجاه واضح في الإعداد عن بُعد إلى التنقل بين المهام، مما يجعل من الصعب تحقيق نتائج ملموسة.

يجب أن تضع أهدافاً واضحة أثناء العمل من المنزل لزيادة التركيز وتحسين الكفاءة وزيادة التحفيز.

يمكنك إنشاء الأهداف وتتبعها باستخدام أهداف ClickUp . يساعدك على وضع جداول زمنية واضحة وأهداف قابلة للقياس لتحسين الإنتاجية. يمكنك أيضًا تقسيم أهدافك إلى عناصر عمل أصغر.

حافظ على المسار الصحيح وحقق أهدافك باستخدام ClickUp Goals

قم بإنشاء خطة عمل عن بُعد

تقدم ClickUp نماذج لتخطيط العمل وإدارة الوقت لمساعدتك في وضع جدول زمني فعال للعمل من المنزل.

بمجرد أن تحدد أهدافًا واضحة، يمكنك استخدام قالب خطة العمل عن بُعد في ClickUp لتنظيم مهامك وتتبع ساعات عملك.

يأتي مع طرق عرض محددة مثل طريقة عرض الجدول الزمني للعمل، وطريقة عرض أنشطة العمل، وطريقة عرض تقدم العمل، والتي تمثل بصريًا الجدول الزمني لمشروعك، مما يتيح لك رؤية المهام والأنشطة، وتتبع التقدم المحرز، وتحديد الاختناقات المحتملة.

تنزيل هذا القالب

نموذج خطة العمل عن بُعد الخاص بـ ClickUp

يساعدك هذا القالب على:

• إنشاء خطة شاملة للعمل عن بُعد
• تنظيم المهام وأتمتة تتبع التقدم المحرز
• قياس أداء الأهداف

التواصل الاجتماعي مع زملاء العمل

غالبًا ما يواجه العاملون عن بُعد العزلة والوحدة بسبب محدودية التفاعل الاجتماعي مع أعضاء الفريق. توفر الاجتماعات المنتظمة مع زملائك في العمل أو المناقشات غير الرسمية دعماً اجتماعياً وتقلل من الضغط النفسي.

لذا، قم بتضمين جلسات اللحاق بالفريق بانتظام في روتين العمل من المنزل. يمكنك البقاء على تواصل مع فريقك باستخدام ClickUp Teams . يساعدك على تحديد أهداف الفريق المشتركة وتتبع التقدم المحرز والتعاون مع فريقك.

يمكنك أيضًا استخدام انقر فوق الدردشة للتواصل بسلاسة مع زملائك في العمل و بناء علاقات قوية في مكان العمل . فهو يساعدك على مشاركة التحديثات مع فريقك وتعيين عناصر العمل والدردشة إلى جانب الأعمال ذات الصلة.

تعاون بسلاسة مع فريقك باستخدام ClickUp Chat

تعاون مع فريقك مستندات ClickUp تمكين

التعاون في الوقت الفعلي وغير المتزامن للفرق المختلطة والبعيدة. يمكنك إنشاء المستندات وتحريرها ومشاركتها مع أعضاء فريقك وإجراء تغييرات مباشرة والحصول على تعليقات فورية.

هل تحتاج إلى مدخلات من شخص في منطقة زمنية مختلفة؟ اذكرهم في تعليق دون مغادرة مستندك واحصل على تعليمات أو ملاحظات محددة.

تعاون مع فريقك في الوقت الفعلي باستخدام مستندات ClickUp Docs

يمكنك أيضًا تبادل الأفكار مع فريقك باستخدام ClickUp Whiteboards . يساعد جميع أعضاء الفريق على إضافة الملاحظات، وربط المهام، وإنشاء وتعيين عناصر العمل من اللوحة، وتنفيذ الأفكار معاً.

تحويل الأفكار إلى عناصر قابلة للتنفيذ باستخدام ClickUp Whiteboards

مراقبة عبء العمل عرض التقويم الخاص بـ ClickUp يساعدك على تصور جدولك اليومي أو الأسبوعي أو الشهري. يمكنك تحديد فترات زمنية مخصصة للعمل المركز والاجتماعات والاستراحات والمهام الشخصية. يساعد ذلك في الحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة.

تصوَّر مشروعك وقم بإدارته دون عناء باستخدام ClickUp Calendar View

أتمتة سير عملك

يمكن أن تساعدك أتمتة المهام الروتينية في وضع جدول زمني فعال للعمل من المنزل. مع أتمتة ClickUp يمكنك تعيين المهام تلقائيًا لأعضاء الفريق، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني، والحصول على تحديثات المشروع أو المهام.

خطِّط جدول عملك من المنزل من خلال أتمتة المهام الروتينية باستخدام أتمتة ClickUp Automations

على سبيل المثال، يمكنك إعداد الأتمتة لنقل المهام إلى المرحلة التالية عند اكتمالها أو لإرسال تذكيرات عند اقتراب المواعيد النهائية. وهذا يحافظ على سير عملك بسلاسة ويساعدك على تجنب ضغوط إدارة كل التفاصيل يدوياً.

مزايا ومساوئ العمل عن بُعد

يعيد العمل عن بُعد تشكيل طريقة عملنا، ومكان إقامتنا، وحتى كيفية تفاعلنا مع بعضنا البعض. ولكن مثل أي تغيير كبير، يأتي هذا التغيير مصحوباً بمزاياه ومخاطره.

مزايا العمل عن بُعد

• واحدة من أكبر مزايا ثقافة العمل عن بُعد هيمرونة مكان العمل. يمكنك تحديد جدولك الزمني، واختيار مكان عملك، وحتى العمل من مواقع مختلفة
• إنه يكسر الحواجز و يجعل أماكن العمل أكثر شمولاً. بالنسبة للآباء والأمهات والأمهات الجدد ومقدمي الرعاية، يمكن أن يوفر العمل عن بُعد المرونة اللازمة لتحقيق التوازن بين العمل والالتزام تجاه أفراد الأسرة
• من خلال الحد من الحاجة إلى التنقل، يمكن للعمل عن بُعد أن يقلل بشكل كبير من انبعاثات الكربون ويساعد في التخفيف من تغير المناخ

التحديات المحتملة للعمل عن بُعد

• العزلة: يمكن أن يؤدي العمل عن بُعد إلى الشعور بالوحدة. انضم إلى المجتمعات عبر الإنترنت، وخطط للقاءات الافتراضية للتواصل مع الزملاء والحفاظ على العلاقات الاجتماعية
• بطء التقدم الوظيفي: أحد المخاوف التي تواجه العاملين عن بُعد هو احتمالية انخفاض مستوى الرؤية، مما قد يؤثر على التقدم الوظيفي. للتغلب على ذلك، تواصل بشكل استباقي مع مديرك بشأن أهدافك وإنجازاتك المهنية. استخدم أدوات مثل ClickUp لتوثيق تقدمك ومشاركة التحديثات المنتظمة حتى يتم الاعتراف بمساهماتك
• عوائق التواصل: عبر الإنترنتالتواصل في العمل عن بُعد يمكن أن يؤدي إلى سوء الفهم والتأخير في مشاركة المعلومات، مما يؤدي إلى عمل إضافي.

💡 نصيحة احترافية: استخدم ClickUp Chat للتواصل في الوقت الحقيقي والدردشة غير المتزامنة و كليك أب كليب للتواصل عبر الفيديو غير المتزامن مع أعضاء فريقك.

تسجيل مقاطع فيديو سريعة للتواصل بفعالية ومشاركة الملاحظات مع فريقك بمقاطع ClickUp

جرب ClickUp: حليفك في العمل عن بُعد

يعد جدول العمل المنظم جيدًا من المنزل أمرًا حيويًا للازدهار في بيئة العمل عن بُعد. فالأمر لا يتعلق فقط بالحفاظ على الإنتاجية؛ بل يتعلق بإيجاد التوازن، والحد من التوتر، وجعل يوم عملك مثمرًا.

لكن الجدول الزمني الرائع لا يكون جيداً إلا بقدر جودة أدوات العمل من المنزل التي تستخدمها للالتزام به. وهنا يأتي دور ClickUp. سواء كان الأمر يتعلق بإدارة مشروع معقد، أو تتبع وقتك، أو ببساطة محاولة الحفاظ على تنظيم مهامك، فإن ClickUp هو الحل الشامل الذي يمكن أن يساعدك على إتقان روتين العمل من المنزل.

هل أنت مستعد لرفع مستوى عملك عن بُعد؟ اشترك في ClickUp مجانًا وابدأ في إنشاء جدولك الزمني المخصص للعمل من المنزل.