كيفية تشجيع التعاون المختلط في العمل

إن التعاون الهجين - وهو مزيج من التفاعل الشخصي والتفاعل عن بُعد بين الموظفين - هو انعكاس للطبيعة المتغيرة للعمل نفسه والتقدم التكنولوجي الذي يمكّنه.

لقد تغيرت طبيعة العمل بشكل كبير منذ بداية هذا العقد. وأصبحت فرق العمل الموزعة هي القاعدة. العمل بالترتيب الزمني شائع بشكل متزايد. يطلب الموظفون من أصحاب العمل المحتملين المرونة، ليس فقط من حيث الوقت ولكن أيضًا من حيث المكان.

وتتيح التطورات التكنولوجية في برامج إدارة المشاريع والأدوات الرقمية والبيانات والتحليلات التعاون في مكان العمل بشكل لم يسبق له مثيل

ومع ذلك، هناك بعض المخاوف الأساسية. ماذا تعني المرونة؟ كيف يمكن للمديرين التكيف مع التباين في طلبات العمال؟ كيف يمكن لقادة الفرق استيعاب الجداول الزمنية المختلطة دون التأثير على النمو المؤسسي؟

تابع القراءة لمعرفة بعض الطرق التي يمكن من خلالها التعاون المختلط في العمل.

فهم التعاون المختلط

يشير التعاون المختلط إلى الأساليب التي تستخدمها الفرق للعمل في بيئة مكتبية أو عن بُعد من المنزل أو من مكان آخر. يتميز التعاون المختلط في العمل بما يلي:

• مزيج من النماذج: تعمل الفرق شخصيًا وعن بُعد. قد يعني هذا أنهم يعملون بضعة أيام في الأسبوع في المكتب، أو أن بعض أعضاء الفريق يعملون في المكتب، أو أن بعض أعضاء الفريق يعملون في المكتب، أو أن مهام محددة يتم إنجازها في المكتب
• مواقع متنوعة: قد تكون الفرق في أجزاء مختلفة من العالم تعمل على نفس المشاريع معًا في نفس المشاريع
• مساحة عمل افتراضية: تستخدم الفرق مساحة عمل افتراضية، بما في ذلك التواصل والعصف الذهني والتفكير وأدوات التعاون المختلطة للعمل معًا
• الاستمرارية: يمكن للفرق التي تعمل داخل المكتب مواصلة المحادثة عبر الإنترنت نتيجة لمجموعة الأدوات الرقمية الخاصة بهم

كيف يختلف العمل المختلط عن العمل عن بُعد؟

هناك بعض الاختلافات الأساسية بين العمل المختلط والعمل عن بُعد. وهي كالتالي.

الاختلافات بين العمل الهجين والعمل عن بُعد

ما هي أنواع التعاون المختلط؟

غالباً ما يفترض الناس أن "العمل المختلط" ينطبق فقط على الموقع. في الواقع، يشمل العمل المختلط أيضًا الوقت الذي تعمل فيه فرق العمل. وبناءً على هذين المعيارين، هناك أربعة أنواع من التعاون المختلط.

أنواع التعاون المختلط

تحديات تطبيق التعاون الهجين ## تحديات تطبيق التعاون الهجين

يقدم العمل المختلط العديد من الاضطرابات بقدر ما يقدم من فوائد. لذلك، فإن تنفيذ نظام يسهل التعاون المختلط يواجه أيضًا تحديات، مثل ما يلي.

التحديات الاجتماعية

حواجز التفاعل: قد يؤدي الافتقار إلى فرص التنشئة الاجتماعية وبناء العلاقات إلى أن تعمل الفرق على نفس الأشياء، ولكن بشكل متباعد.

العلاقات المفقودة: يمكن أن يؤدي فقدان المحادثات غير الرسمية والجلسات غير الرسمية إلى العزلة والتوتر.

مخاوف غير ملحوظة: يمكن للمدراء أو حتى الزملاء أن يغفلوا عن مؤشرات مخاوف/مرض/صعوبات شخص ما عندما لا يرون إشارات التواصل غير اللفظية.

أساليب الإدارة: اعتاد قادة الأعمال على أسلوب التتبع والمراقبة في الإدارة، حيث "يراقبون" أعضاء فريقهم باستمرار. ويجد هؤلاء المدراء صعوبة في تطوير أسلوب الإدارة القائم على الثقة.

التواصل

فجوة التواصل: يمكن أن يسهم الحد الأدنى من التفاعل وجهاً لوجه، والمشاركة المنخفضة، والاجتماعات الضعيفة، والتوثيق المحدود في حدوث فجوات في التواصل.

ضعف جودة الاجتماعات: في غياب الإشارات الشخصية والمهارات في إدارة الاجتماعات، والمشاركة الاستباقية، وجدول أعمال واضح، يمكن أن تصبح الاجتماعات محبطة. ونتيجة لذلك، قد تفقد الفرق المعلومات والتواصل على حد سواء.

خسارة في الترجمة: عندما لا تستثمر الفرق الوقت والطاقة لتوثيق المعلومات، يمكن أن تضيع الكثير من المعرفة أثناء نقلها من شخص إلى آخر.

التعاون

عدم وجود أرضية مشتركة: بدون وجود مساحة عمل افتراضية موحدة، يمكن أن تفقد الفرق السياق والأرضية المشتركة اللازمة للعمل معًا. وهذا تحدٍ تقني بقدر ما هو تحدٍ سلوكي.

فقدان الحماس المتزامن: تخيل أن لديك فكرة رائعة وقمت بإرسالها إلى أحد زملائك وقام بالرد عليها بعد 12 ساعة. من الطبيعي أن تفقد الحماس/الاهتمام بحلول ذلك الوقت. بدون التعاون في الوقت الحقيقي ، يمكن أن تموت الأفكار حتى قبل أن تنطلق.

المناقشات خارج المكتب: في المكتب، يشرب الناس الشاي، أو يتناولون الغداء، أو يمشون إلى موقف السيارات، ويبنون صداقة حميمة حتى لو لم يتحدثوا عن العمل. غالبًا ما تفوت الفرق المختلطة هذه الفرصة، مما يقلل من الناتج الجماعي.

إن مفتاح حل هذه التحديات هو الاستثمار في التعاون السحابي التقنيات وتدريب الموظفين على استخدامها وخلق ثقافة تقدر الشمول والمرونة والتعاون بغض النظر عن الموقع. لنرى كيف.

معالجة تحديات التعاون الهجين ## معالجة تحديات التعاون الهجين

قبل أن تشتري برنامج عمل هجين ، تحتاج إلى فهم الجوانب الاجتماعية والثقافية والتكنولوجية الأعمق لأداء فريقك. لذا، ابدأ من البداية.

1. فهم بيئة العمل المختلطة

اسأل نفسك الأسئلة التالية.

• كم عدد الفرق التي تعمل في النموذج المختلط؟
• ما هوأدوات التواصل في مكان العمل التي يستخدمونها حاليًا؟
• ما هي التحديات التي يواجهونها؟
• ما هي أوجه القصور أو أوجه القصور التي يبلغ عنها المديرون؟
• لماذا تحدث هذه التحديات/أوجه القصور هذه؟
• ما هي الحلول التي قامت الفرق بتصميمها للتغلب على هذه التحديات/أوجه القصور هذه أو تحملها؟

بمجرد أن تفهم ذلك، قم بتنظيم كومة من أدوات التعاون عبر الإنترنت مثل ClickUp لتمكين التواصل المختلط.

2. منع انهيار الاتصالات

هل سبق لك أن كنت في موقف ترسل فيه مستنداً إلى شخص ما على البريد الإلكتروني، وتتابعه على Slack، وتحرر الملف على مستندات Google (وتضيف تعليقات) - مما يؤدي إلى تشتيت اتصالاتك من مكان إلى آخر؟

هذا أمر معتاد في أماكن العمل الحديثة. وهذا أيضاً أكبر امتصاص للطاقة!

أثناء العمل بشكل غير متزامن، ادمج جميع الاتصالات في منصة واحدة مثل ClickUp، حتى لا تفوتك أي رسائل. في الواقع, عرض دردشة ClickUp يساعدك على رؤية جميع الرسائل في مكان واحد، حتى تتمكن من تصوير ردودك بالترتيب.

توحيد جميع الاتصالات في مكان العمل مع عرض ClickUp Chat

إذا كنت حديث العهد بإعداد سياسات الاتصال، جرِّب قالب السبورة البيضاء لخطة الاتصالات من ClickUp . سيساعدك هذا القالب على العصف الذهني للعمليات التي تحتاجها وتوثيقها بفعالية.

3. وضع بروتوكولات اتصال واضحة

الأدوات هي وسيلة مساعدة وليست الحل نفسه. لذا، أثناء تنفيذ أدواتك، قم بإعداد بروتوكولات حماية وأفضل الممارسات لاستخدامها.

وضح ما تعنيه كلمة "هجين" بالنسبة لك. حدد توقعاتك لوقت الاستجابة وطريقة العمل وقناة الاتصال والمتابعة والتوثيق وتطوير المحتوى التعاوني.

على سبيل المثال، يمكنك أن تقول أنه عندما يكون هناك تعديل على المستند الذي تقوم بتحريره بشكل تعاوني، من المتوقع أن يكون الرد خلال 4 ساعات.

من ناحية أخرى، قد تحتاج إلى إنجاز بعض الأعمال بشكل متزامن. وباستخدام أداة مثل ClickUp، يمكن لفرقك إما أن تقوم بجدولة العمل مسبقاً والعمل معاً. أو استخدام كشف التعاون ClickUp لمعرفة من هو المتصل بالإنترنت واختبار اتصاله في الوقت الفعلي.

4. الموازنة بين الاتصالات المتزامنة وغير المتزامنة

لا يمكن إنجاز جميع الأعمال بشكل غير متزامن. في بعض الأحيان، تحتاج مشكلة ما إلى أن يجلس شخصان معًا لحلها، حتى لو كانا في موقعين مختلفين. لذلك، وازن بين التعاون المتزامن وغير المتزامن أثناء تصميم ترتيبات العمل المختلطة.

• ضع توقعات واضحة للأوقات التي يجب أن تكون فيها الفرق المختلطة متصلة بالإنترنت
• حدِّد المشكلات التي يمكن حلها بشكل غير متزامن والأخرى التي تحتاج إلى وجود شخصين معاً
• شجّع أعضاء الفريق على تحديد حالة التوافر على أداة إدارة المشروع أو التقويم الخاص بهم، بحيث يمكن دعوة الآخرين للعمل معاً إذا لزم الأمر

5. التحلي بالشفافية والشمولية

تقليدياً، كان أعضاء الفريق يميلون إلى الاحتفاظ بالمعلومات في مكان قريب من قلوبهم. وعند الحاجة إليها، كان أعضاء الفريق الآخرون يطلبونها ويتم إعطاؤها لهم. لا يمكن لأماكن العمل الحديثة تحمل هذه الرقصة.

فبيئة العمل الهجينة اليوم تحترم الشفافية. كن على استعداد لتوثيق ونشر ليس فقط المعلومات المهمة ولكن أيضًا عملياتك ومناهجك وجميع المعارف الضمنية.

مع مستندات ClickUp ، يمكنك توثيق المعلومات ونشرها للفريق ومشاركتها مع الأشخاص المعنيين خارج المؤسسة. من ناحية أخرى ClickUp Whiteboards مكان رائع لتخطيط عملياتك أو سير العمل لضمان معرفة الجميع بالسياق الكامل.

ستعمل هذه الشفافية على تحسين تعاون الفريق المختلط بشكل كبير حيث يمكن للأشخاص البحث عن المعلومات والحصول عليها بأنفسهم في الوقت والمكان الذي يختارونه للعمل. لن يكون عدم الوصول إلى المعلومات عائقاً أمام إنجاز العمل بعد الآن.

قم بتخطيط العمليات وسير العمل بكفاءة باستخدام ClickUp Whiteboards

تنفيذ التعاون الهجين باستخدام أدوات التعاون مثل ClickUp

إذا كان كل ما لديك هو مطرقة، فسيبدو كل شيء كمسمار. إذا كان كل ما لديك هو جدول بيانات، فستفكر فقط في الصفوف والأعمدة. لذا، فإن تطبيق أدوات التعاون المؤسسي الصحيحة أساسية للنجاح المؤسسي.

أثناء تنفيذ أدوات العمل المختلطة، ضع في اعتبارك ما يلي.

المساواة

اختر الأداة التي تتيح لكل موظف فرصة المشاركة والاطلاع والاستماع إليه في المناقشة. اجعل جميع وسائل الاتصال - النصية والصوتية والفيديو والتعليقات وتسجيلات الشاشة وما إلى ذلك - مفتوحة، حتى يتمكن الأشخاص من المساهمة بالطرق التي تناسبهم.

يتيح ClickUp كل هذا وأكثر. مهام ClickUp تقدم تعليقات متداخلة للفرق للتحدث في السياق. كليك أب كليب اجمع بين التسجيل الصوتي وتسجيل الشاشة معًا للتواصل بوضوح.

تسهّل ClickUp Clips تسجيل الشاشة ومشاركة الملاحظات بسرعة

سهولة الاستخدام

إذا لم تختر الأداة المناسبة، فإن مجرد تحديثها وإدارتها يمكن أن يصبح مهمة ضخمة في حد ذاته.

اختر أداة ذات تجربة مستخدم بسيطة وسهلة الاستخدام. أنشئ عمليات سير عمل مبسطة لضمان أن أداة إدارة المشروع تقلل من عبء العمل ولا تزيده. أتمتة العمليات التي يمكن أتمتتها.

على سبيل المثال, انقر فوق الدماغ ينشئ تلقائيًا ملاحظات احتياطية بناءً على جميع التحديثات التي يجريها المستخدمون على المنصة. تخيل مقدار الوقت الذي يمكن أن يوفره ذلك!

هناك جانب رئيسي آخر لأداة التعاون في مكان العمل وهو القدرة على دعم التوازن بين العمل والحياة الشخصية. قد يكون هذا الأمر بسيطاً مثل كتم صوت الإشعارات أثناء ساعات العمل خارج أوقات العمل أو تحديد حالة التوافر الواضحة لتوزيع عبء العمل بشكل أفضل.

القدرة على التكيف

غالبًا ما يكون لدى الفرق المختلطة حالات يكون فيها بعض الأشخاص في المكتب، والبعض الآخر يعمل عن بُعد. وهذا يعني أنهم بحاجة إلى عقد اجتماعات مختلطة حيث يمكن للجميع المشاركة على قدم المساواة.

تم تصميم ميزات ClickUp لتمكين ذلك. على سبيل المثال، في غرفة الاجتماعات، يمكن لشخص واحد عرض مستندات ClickUp والكتابة، بينما يمكن لأعضاء الفريق عن بُعد عرضها وهي تُحدَّث في الوقت الفعلي على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم.

الشمولية

انتشار الأدوات أمر حقيقي. تستخدم المؤسسات بانتظام أداة واحدة للمحادثات في الوقت الفعلي، وأخرى لإدارة المشاريع، وثالثة للعصف الذهني، وأخرى للتوثيق، إلخ. وهذا يخلق تحديات، مثل ما يلي.

• تشتت المعلومات عبر الأدوات
• دمج هذه الأدوات معقد وغير فعال
• اعتماد التكنولوجيا أقل لأن الكثير من الأدوات يبدو وكأنه عمل شاق للغاية
• البيانات والرؤى من هذه الأدوات في حدها الأدنى

لتجنب كل هذا، اختر أداة شاملة. أداة مثل ClickUp هي أكثر من مجرد أداة لإدارة المشاريع. فهي تمكّن الفرق بكل الأدوات التي يحتاجونها لإنجاز العمل.

سواء كانت سبورة بيضاء، أو منصة تواصل، أو نظام إدارة أعباء العمل، أو لوحة تحكم شاملة، فإن ClickUp تحتوي على كل شيء. إنها مساحة عمل تعاونية، مصممة لتشجيع التفاعلات مع احترام أنماط العمل المختلفة والتفضيلات الفردية.

انظر بنفسك. جرّب ClickUp اليوم!