Đã đến lúc nhìn nhận sự thật. Mỗi tháng bạn trì hoãn việc áp dụng AI, khoảng cách giữa hiệu suất làm việc của nhóm và những gì thực sự có thể đạt được lại càng nới rộng.
Nhóm của bạn đang dành năng lượng sáng tạo quý giá của mình cho những công việc lặp đi lặp lại thay vì tập trung vào chiến lược.
Hầu hết các nhóm đều cho rằng việc sử dụng AI mà không có nền tảng kỹ thuật đồng nghĩa với việc phải chấp nhận những kết quả kém chất lượng.
Các doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu về trí tuệ nhân tạo (AI) cảm nhận điều này rõ rệt nhất và bị loại khỏi cuộc chơi công nghệ tiên tiến vì cuộc hội thoại chủ yếu xoay quanh các giải pháp triển khai đòi hỏi nhiều kỹ thuật.
Tuy nhiên, rào cản thực sự không phải là kỹ năng, mà là việc công việc bị phân tán trên quá nhiều công cụ không kết nối với nhau — một thách thức phổ biến đến mức 45% nhân viên đã chia sẻ với McKinsey rằng việc tích hợp quy trình làm việc liền mạch sẽ giúp họ tăng cường việc sử dụng AI hàng ngày.
Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng AI mà không cần nhóm kỹ thuật. Bạn sẽ tìm hiểu những kiến thức cơ bản về tự động hóa không cần mã, xây dựng quy trình làm việc đầu tiên của mình, đo lường kết quả thực tế và tránh những sai lầm thường gặp mà ngay cả những nhóm nhiệt huyết nhất cũng dễ mắc phải. 🙌
Tại sao các nhóm không chuyên về công nghệ không thể chần chừ trong việc áp dụng trí tuệ nhân tạo
Nếu bạn là trưởng bộ phận vận hành hoặc quản lý tại một doanh nghiệp nhỏ, chắc hẳn bạn đã từng trải qua cảm giác chứng kiến các đối thủ cạnh tranh tiến nhanh hơn trong khi nhóm của mình vẫn bị mắc kẹt trong các quy trình làm việc thủ công.
Tuy nhiên, không chỉ riêng bạn đâu. Theo một cuộc khảo sát của OECD, hiện nay chỉ có 20-30% doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) đang sử dụng trí tuệ nhân tạo tạo sinh.
Mặc dù phạm vi lý do rất đa dạng, từ những thách thức trong việc tích hợp đến các mối đe dọa bảo mật, dường như ai cũng đang gặp phải những rào cản trong việc áp dụng trí tuệ nhân tạo. Tuy nhiên, đây vẫn là vấn đề mà các doanh nghiệp nhỏ không thể chần chừ được.
Đây là lý do:
❗️Bạn đang đặt cược vào sự tồn tại của kinh doanh mình trên thị trường, chứ không chỉ là một xu hướng nhất thời: Tới 72% các nhà ra quyết định về chiến lược dữ liệu cảnh báo rằng các doanh nghiệp sẽ thất bại thảm hại nếu không áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI), và 54% trong số họ lo ngại rằng việc trì hoãn triển khai sẽ khiến họ mất đi lợi thế cạnh tranh
❗️Bạn đang phải chịu một “mức tổn thất về năng suất” rất lớn mỗi ngày: Các chuyên gia kinh doanh sử dụng AI có thể soạn thảo nhiều hơn 59% tài liệu mỗi giờ, và nhìn chung, AI đã được chứng minh là có thể nâng cao năng suất chung của nhân viên lên tới 66%
❗️Hiệu quả đầu tư (ROI) đã được chứng minh (và các đối thủ cạnh tranh của bạn đang thu lợi từ đó): 74% tổ chức cho biết họ đạt được ROI tích cực từ các dự án triển khai AI đã đi vào ổn định; riêng đối với các doanh nghiệp nhỏ, 87% cho biết AI giúp họ mở rộng quy mô hoạt động, trong khi 86% ghi nhận biên lợi nhuận được cải thiện
❗️Nhóm của bạn muốn sử dụng nó: Trái ngược với lo ngại rằng AI sẽ gây ra tình trạng lo lắng về việc làm trên diện rộng, 71% nhân viên cho biết việc áp dụng AI thực tế đã nâng cao mức độ hài lòng trong công việc và cơ hội thăng tiến nghề nghiệp của họ
Được rồi, vậy là bây giờ bạn đã biết mình cần phải làm việc này. Hãy cùng tìm hiểu xem “làm thế nào” nhé.
AI thực sự có ý nghĩa như thế nào đối với các nhóm không có nền tảng kỹ thuật
Các cuộc hội thoại về trí tuệ nhân tạo thường chứa đầy thuật ngữ kỹ thuật, khiến người dùng kinh doanh thông thường cảm thấy xa lạ.
Các nhóm không chuyên về kỹ thuật thường rơi vào tình trạng “bế tắc do phân tích quá mức” khi lựa chọn phần mềm phù hợp. Kết quả là bạn sẽ mua phải những công cụ không liên kết với nhau (hay còn gọi là “sự bùng nổ công cụ ”), khiến nhóm của bạn bối rối và công việc hàng ngày bị phân mảnh (hay còn gọi là “sự bùng nổ công việc ”).
Công cụ phù hợp cần phải lọc bỏ những thông tin không cần thiết và xử lý những vấn đề phức tạp phía sau hậu trường. Hãy cùng xem xét các công cụ hiện có sẵn trên thị trường dành cho các nhóm muốn triển khai AI mà không có đội ngũ kỹ thuật:
Các mô hình ngôn ngữ quy mô lớn và chatbot
Các mô hình ngôn ngữ quy mô lớn là những hệ thống được huấn luyện dựa trên lượng dữ liệu văn bản khổng lồ, có khả năng đọc, viết, tóm tắt và trả lời câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên.
Trên thực tế, điều này có nghĩa là nhóm của bạn có thể đặt câu hỏi, tạo nội dung hoặc tóm tắt thông tin mà không cần có kỹ năng kỹ thuật. Tuy nhiên, các chatbot thông dụng được sử dụng trong kinh doanh lại không đáp ứng được yêu cầu vì chúng không hiểu bối cảnh công việc của bạn. Chúng hoạt động một cách độc lập, không có quyền truy cập vào các dự án, công việc hay kiến thức nội bộ của bạn.
Đó là lý do tại sao các nhóm thường phải sao chép và dán nội dung vào các công cụ riêng biệt, điều này lại gây ra thêm rào cản thay vì loại bỏ chúng.
Giá trị thực sự chỉ xuất hiện khi AI có thể tiếp cận công việc thực tế của bạn, từ đó có thể trả lời các câu hỏi liên quan đến các công việc cụ thể, tóm tắt các cập nhật thực tế và tạo ra kết quả dựa trên bối cảnh của nhóm bạn, chứ không phải dựa trên các dữ liệu đầu vào chung chung.
Dưới đây là một ví dụ minh họa khả năng xử lý ngữ cảnh của AI, với tính năng ClickUp AI. ⬇️
Quy trình làm việc và tự động hóa không cần mã
Tự động hóa không cần lập trình chính là yếu tố biến trí tuệ nhân tạo từ một thứ thú vị thành một công cụ hữu ích.
Về cơ bản, đây là một hệ thống logic đơn giản: khi một sự kiện xảy ra, công cụ sẽ thực hiện một hành động. Các quy trình làm việc này được xây dựng dựa trên ba thành phần: các sự kiện kích hoạt, điều kiện và hành động.
Ví dụ, khi trạng thái của một công việc thay đổi, hệ thống có thể tự động chỉ định người phụ trách tiếp theo, cập nhật dữ liệu liên quan hoặc thông báo cho người có trách nhiệm. Những quy trình tự động hóa nhỏ này giúp loại bỏ nhu cầu phải liên tục điều phối thủ công.
Nếu không có tự động hóa quy trình làm việc, các nhóm sẽ phải dành rất nhiều thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại như theo dõi, cập nhật và bàn giao công việc. Nhờ có tự động hóa, các quy trình này trở nên nhất quán và đáng tin cậy.
Điểm mấu chốt là nhóm của bạn vẫn đảm nhận việc ra quyết định và công việc sáng tạo, trong khi hệ thống sẽ lo phần thực thi lặp đi lặp lại vốn làm chậm tiến độ công việc.
Các tác nhân AI có khả năng suy luận và hành động thay mặt bạn
Các tác nhân AI là bước tiến tiếp theo sau tự động hóa.
Thay vì chỉ tuân theo các quy tắc đã định sẵn, một tác nhân có thể quan sát những gì đang diễn ra trong các quy trình làm việc của bạn, nắm bắt bối cảnh và thực hiện hành động trong phạm vi bạn đã cài đặt.
Hãy coi nó không chỉ là một công cụ mà còn là một trợ lý tích hợp sẵn. Trợ lý này có thể phát hiện khi công việc bị đình trệ, nhận ra khi thiếu thông tin, hoặc nhận diện các mẫu lặp lại trong các công việc và cuộc hội thoại. Từ đó, nó có thể chủ động can thiệp bằng cách phân công nhiệm vụ, cảnh báo rủi ro hoặc gợi ý bước tiếp theo.
Sự khác biệt tuy nhỏ nhưng rất quan trọng:
- Tự động hóa phản ứng với các tín hiệu kích hoạt cụ thể
- Các đại lý luôn theo dõi sát sao
Điều này có nghĩa là sẽ giảm bớt việc giám sát thủ công và hạn chế các sai sót, đặc biệt là khi nhóm và khối lượng công việc của bạn ngày càng tăng.
📮 Thông tin từ ClickUp: 21% số người cho biết họ dành hơn 80% thời gian làm việc trong ngày cho các công việc lặp đi lặp lại. Ngoài ra, 20% số người khác cho biết các công việc lặp đi lặp lại chiếm ít nhất 40% thời gian trong ngày của họ.
Đó là gần một nửa thời gian làm việc trong tuần (41%) dành cho những công việc không đòi hỏi nhiều tư duy chiến lược hay sự sáng tạo (như việc gửi email theo dõi 👀).
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, trí tuệ nhân tạo (AI) được thiết kế để loại bỏ những công việc thừa thãi khiến mọi thứ trở nên chậm chạp.
Công ty sản xuất video path8 Productions đã gặp phải điểm bão hòa khi mở rộng quy mô hoạt động. Công việc được phân tán trên các nền tảng như Smartsheet, Slack, Toggl và Dropbox Paper. Các nhà sản xuất phải mất thời gian sao chép các cập nhật giữa các hệ thống thay vì tập trung vào việc thúc đẩy tiến độ dự án.
Thay vì áp dụng trí tuệ nhân tạo lên trên mớ hỗn độn đó, họ đã xây dựng lại hệ thống của mình.
Họ đã tích hợp tất cả vào Bộ giải pháp dành cho doanh nghiệp nhỏ của ClickUp , tạo ra một không gian làm việc kết nối, nơi trí tuệ nhân tạo, tự động hóa và quy trình làm việc có thể thực sự phối hợp nhịp nhàng với nhau.
⚡ Tác động
Hãy nghe chia sẻ từ nhà sáng lập Pat Henderson. 👇🏼
📮 Thông tin từ ClickUp: 21% số người cho biết họ dành hơn 80% thời gian làm việc trong ngày cho các công việc lặp đi lặp lại. Ngoài ra, 20% số người khác cho biết các công việc lặp đi lặp lại chiếm ít nhất 40% thời gian trong ngày của họ.
Đó là gần một nửa thời gian làm việc trong tuần (41%) dành cho những công việc không đòi hỏi nhiều tư duy chiến lược hay sự sáng tạo (như việc gửi email theo dõi 👀).
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, trí tuệ nhân tạo (AI) được thiết kế để loại bỏ những công việc thừa thãi khiến mọi thứ trở nên chậm chạp.
Công ty sản xuất video path8 Productions đã gặp phải điểm bão hòa khi mở rộng quy mô hoạt động. Công việc được phân tán trên các nền tảng như Smartsheet, Slack, Toggl và Dropbox Paper. Các nhà sản xuất phải mất thời gian sao chép các cập nhật giữa các hệ thống thay vì tập trung vào việc thúc đẩy tiến độ dự án.
Thay vì áp dụng trí tuệ nhân tạo lên trên mớ hỗn độn đó, họ đã xây dựng lại hệ thống của mình.
Họ đã tích hợp tất cả vào Bộ giải pháp dành cho doanh nghiệp nhỏ của ClickUp , tạo ra một không gian làm việc kết nối, nơi trí tuệ nhân tạo, tự động hóa và quy trình làm việc có thể thực sự phối hợp nhịp nhàng với nhau.
⚡ Tác động
- Hiển thị theo thời gian thực trong các hoạt động lập kế hoạch, gửi tin nhắn và theo dõi thời gian
- 6 công cụ được thay thế bằng một không gian làm việc thống nhất
- Tiết kiệm 60% thời gian chuẩn bị cho các cuộc họp nhóm (từ 30–60 phút xuống còn khoảng 10 phút)
- Hoàn tất triển khai trong vòng chưa đầy 8 tuần với sự hỗ trợ từ ClickUp
Hãy nghe chia sẻ từ nhà sáng lập Pat Henderson. 👇🏼
Cách đánh giá mức độ sẵn sàng về trí tuệ nhân tạo (AI) của nhóm
Sai lầm nghiêm trọng nhất mà các nhóm thường mắc phải khi áp dụng trí tuệ nhân tạo là gì? Đó là cố gắng áp dụng công nghệ mới lên trên những quy trình lộn xộn và chưa được xác định rõ ràng.
Bởi vì trí tuệ nhân tạo (AI) không thể khắc phục những quy trình lộn xộn. Nó chỉ phơi bày chúng ra mà thôi.
Nếu công việc của bạn nằm rải rác trong các chủ đề email, bảng tính và các ứng dụng không liên kết với nhau, thì nhóm của bạn đang phải đối mặt với tình trạng thông tin phân tán. Mọi người phải mất hàng giờ để tìm kiếm thông tin, chuyển đổi giữa các ứng dụng không liên kết với nhau và lặp lại cùng một nội dung cập nhật ở nhiều nơi.
Trong môi trường đó, trí tuệ nhân tạo không có dữ liệu đáng tin cậy nào để thực hiện công việc. :
- Nó không thể tự động hóa những gì chưa được xác định rõ ràng
- Nó không thể rút ra những thông tin sâu sắc từ dữ liệu rời rạc
- Và nó sẽ không thể thúc đẩy việc triển khai nếu các quy trình làm việc của bạn không được kết nối với nhau
Trước khi trí tuệ nhân tạo (AI) có thể phát huy tác dụng, công việc của bạn cần phải được tổ chức một cách có hệ thống và tập trung. Chính điều đó sẽ quyết định liệu AI có thực sự hỗ trợ hay chỉ gây thêm rối.
Việc cần làm là đánh giá mức độ sẵn sàng của bạn trên ba khía cạnh sau:
- Sự rõ ràng trong quy trình: Bạn có thể mô tả các quy trình làm việc có thể lặp lại của mình theo từng bước để hệ thống biết chính xác việc cần làm
- Khả năng truy cập dữ liệu: Thông tin của bạn được lưu trữ trong một không gian làm việc thống nhất thay vì nằm rải rác trong các giải pháp riêng lẻ
- Tinh thần cởi mở của nhóm: Nhóm của bạn coi công nghệ mới là một công cụ hữu ích chứ không phải là mối đe dọa đối với công việc của họ
Dưới đây là mẫu đánh giá nhu cầu để giúp bạn:
👉🏽 Chúng tôi có thêm nhiều thông tin hữu ích! Cuốn Cẩm nang AI cho Doanh nghiệp Nhỏ của chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng AI để đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn.
Những công việc thực tế mà các nhóm không chuyên về kỹ thuật có thể tự động hóa bằng AI
Ngồi nhìn chằm chằm vào màn hình trống, cố gắng tìm hiểu việc công nghệ này sẽ làm gì cho vai trò của bạn, quả thực là một trải nghiệm đầy bực bội.
Thực tế, các doanh nghiệp nhỏ không gặp khó khăn trong việc tiếp cận công nghệ AI. Nhưng việc áp dụng nó vào các quy trình làm việc thực tế? Đó mới là vấn đề.
Vì vậy, công cụ đó cứ nằm đó, không được tận dụng hết khả năng, trong khi nhóm của bạn vẫn tiếp tục thực hiện những công việc thủ công như cũ:
- Tổng hợp các bản cập nhật và báo cáo định kỳ
- Soạn thảo email từ đầu
- Đọc qua các chủ đề bình luận dài để tìm ra quyết định
Sự thay đổi sẽ diễn ra khi trí tuệ nhân tạo được áp dụng để giải quyết những điểm nghẽn cụ thể trong công việc hàng ngày của bạn.
Bắt đầu từ đâu: những trường hợp ứng dụng thực tế mà bạn có thể áp dụng ngay lập tức
Bạn không cần một thiết lập phức tạp để thấy được giá trị. Hãy bắt đầu bằng việc tự động hóa các quy trình thủ công mà nhóm của bạn thường xuyên lặp lại:
- Viết bản nháp đầu tiên: Soạn thảo tóm tắt cuộc họp, bản tóm tắt dự án và email trả lời thay vì bắt đầu từ một trang giấy trắng
- Phân loại các yêu cầu đến: Đọc các bài nộp/gửi hoặc tin nhắn đến và chuyển chúng đến đúng người dựa trên nội dung hoặc mức độ ưu tiên
- Tóm tắt các chủ đề hội thoại dài: Lọc ra các quyết định, mục cần thực hiện và các rào cản từ các cuộc hội thoại dài mà không cần đọc từng tin nhắn
- Cập nhật trạng thái dự án: Theo dõi các hoạt động trong các công việc và chỉ ra những vấn đề cần chú ý, những rủi ro tiềm ẩn và những công việc đã hoàn thành
👋🏾 Bạn cần một bản demo? Theo Zeb Evans, nhà sáng lập kiêm CEO của ClickUp, đây là trường hợp ứng dụng AI mà bạn nhất định phải thử. Hãy khám phá công nghệ trí tuệ thời gian thực được hỗ trợ bởi Ambient Agents!
Cách chọn công cụ AI phù hợp khi không có kiến thức về công nghệ
Việc đánh giá các nền tảng phần mềm phức tạp dường như là điều không thể nếu không có bộ phận CNTT hỗ trợ.
Bạn vô tình gây ra tình trạng “AI tràn lan” — tức là sự gia tăng không có kế hoạch của các công cụ AI mà không có sự giám sát, chiến lược hay kiểm soát đối với phạm vi ứng dụng AI trong tổ chức của bạn — bằng cách thêm một giải pháp riêng lẻ thứ năm vào hệ thống công nghệ của mình.
Kết quả cuối cùng là gì? Nhóm của bạn lại phải vật lộn với một tài khoản đăng nhập mới, một kho dữ liệu riêng biệt mới và một hệ thống mới cần duy trì.
Lợi thế cạnh tranh ở đây là một hệ thống AI giúp bạn hợp nhất bộ công cụ công nghệ và loại bỏ nhu cầu cấu hình kỹ thuật. Hãy đặt những câu hỏi sau khi đánh giá phần mềm:
| Những yếu tố cần đánh giá | Các câu hỏi cần đặt ra | Điều gì là tốt đẹp |
|---|---|---|
| Tích hợp sẵn | Chúng ta có cần một ứng dụng riêng hay phải đăng nhập riêng không?Chúng ta có phải sao chép dữ liệu vào đó để ứng dụng trở nên hữu ích không?Ứng dụng này có sẵn ở nơi mà công việc đang diễn ra không?Nhóm có tự nhiên sử dụng nó hàng ngày không? | Trí tuệ nhân tạo (AI) được tích hợp trực tiếp vào quy trình làm việc của bạn (các công việc, tài liệu, trò chuyện) mà không cần đến các công cụ bổ sung hay gây ra bất kỳ trở ngại nào |
| Nhận thức bối cảnh | Nó có hiểu các dự án, công việc và cuộc hội thoại của chúng ta không?Nó có thể trả lời câu hỏi mà không cần chúng ta phải dán nội dung bối cảnh vào không?Nó phản ánh công việc thực tế hay chỉ là những kết quả chung chung?Nó có thể xác định chính xác các trở ngại hoặc tiến độ không? | Trí tuệ nhân tạo (AI) sử dụng dữ liệu thực tế từ không gian làm việc để đưa ra các câu trả lời chính xác và phù hợp mà không cần nhập liệu thủ công |
| Khả năng sử dụng không cần viết mã | Người dùng không có kiến thức kỹ thuật có thể thiết lập nhanh chóng không? Các quy trình làm việc có yêu cầu viết mã hoặc lập trình kịch bản không? Chúng tôi có thể tự khắc phục hoặc điều chỉnh các vấn đề không? Giải pháp này có cần hỗ trợ kỹ thuật thường xuyên không? | Bất kỳ thành viên nào trong nhóm cũng có thể cài đặt và quản lý quy trình làm việc mà không cần sự trợ giúp của nhà phát triển |
| Tác động thực tế đến quy trình làm việc | Thực tế thì công cụ này giúp loại bỏ công việc gì? Nó giúp giảm bớt các bước hay chỉ đơn thuần là tăng tốc một phần nào đó? Kết quả đầu ra có thể sử dụng được mà không cần chỉnh sửa nhiều không? Nó có tự động kích hoạt các bước tiếp theo không? | Công cụ này giúp loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại và giảm bớt sự phối hợp thủ công trong nhóm |
| Tập trung các ngăn xếp | Điều này có thể thay thế các công cụ mà chúng ta đã trả tiền để sử dụng không? Nó có giúp giảm thiểu việc chuyển đổi giữa các ứng dụng không? Nó có giúp đơn giản hóa quy trình làm việc của chúng ta không? Chúng ta có thể loại bỏ các tích hợp hoặc gói đăng ký không? | Ít công cụ hơn, ít tích hợp hơn và một hệ thống đơn giản hơn, kết nối tốt hơn |
Hướng dẫn từng bước cài đặt quy trình làm việc AI đầu tiên của bạn
Việc xây dựng một quy trình tự động hóa từ đầu có thể khiến người mới bắt đầu cảm thấy e ngại.
Bạn cứ trì hoãn việc triển khai và lại rơi vào những thói quen làm thủ công quen thuộc. Cảm giác rằng quá trình học hỏi sẽ tốn nhiều thời gian khiến bạn bỏ lỡ cơ hội tiết kiệm hàng giờ công việc trong tương lai.
Với tư cách là một Không gian Làm việc AI tích hợp, ClickUp tập hợp các dự án, tài liệu, trò chuyện, bảng điều khiển và quy trình làm việc của bạn vào một nền tảng duy nhất.
Điều đó có nghĩa là AI không chỉ đứng ngoài cuộc. ClickUp Brain được tích hợp trực tiếp vào quy trình làm việc của bạn, có quyền truy cập vào cùng dữ liệu mà nhóm của bạn sử dụng để hoàn thành công việc. Nó có thể xem các công việc, hiểu các cuộc hội thoại, tham khảo tài liệu và hoạt động ngay trong luồng thực thi.
Đây chính là yếu tố thúc đẩy việc áp dụng công nghệ. Khi AI được tích hợp sẵn vào hệ thống, người dùng không cần thực hiện thêm bất kỳ bước nào để “sử dụng nó”.
Không chỉ đơn thuần là sao chép và dán. Nó trở thành một phần của quy trình công việc, dù là để cập nhật thông tin, tóm tắt hoạt động hay hỗ trợ thúc đẩy tiến độ công việc.
Dưới đây là ba quy trình làm việc thiết thực từ ClickUp mà bạn có thể cài đặt nhanh chóng, mỗi quy trình đều kết hợp tự động hóa, trí tuệ nhân tạo (AI) và việc thực thi do nhân viên điều hành.
1. Tự động hóa trạng thái công việc để loại bỏ việc theo dõi thủ công
Một trong những điểm nghẽn phổ biến nhất là việc cập nhật trạng thái thủ công và theo dõi tiến độ của các công việc. Bạn có thể khắc phục điều đó bằng tính năng tự động hóa đơn giản trong ClickUp.
Cách cài đặt:
- Truy cập vào Danh sách công việc hoặc Không gian của bạn và mở Tự động hóa
- Nhấp vào “Tự động hóa”
- Chọn một điều kiện kích hoạt như: Khi trạng thái thay đổi thành “Đang xem xét”
- Khi trạng thái chuyển sang “Đang xem xét”
- Thêm một hành động, ví dụ: Chỉ định người phụ trách tiếp theo (ví dụ: người đánh giá hoặc quản lý) Thay đổi trạng thái sang giai đoạn tiếp theo Gửi thông báo hoặc bình luận
- Chỉ định người tiếp theo chịu trách nhiệm (ví dụ: người đánh giá hoặc người quản lý)
- Chuyển trạng thái sang giai đoạn tiếp theo
- Gửi thông báo hoặc bình luận
- Khi trạng thái chuyển sang “Đang xem xét”
- Chỉ định người tiếp theo chịu trách nhiệm (ví dụ: người đánh giá hoặc người quản lý)
- Chuyển trạng thái sang giai đoạn tiếp theo
- Gửi thông báo hoặc bình luận
Quy trình làm việc ví dụ: Khi một công việc được đánh dấu là “Hoàn thành” → tự động giao cho bộ phận kiểm tra chất lượng (QA) → thông báo cho người đánh giá
Nếu bạn thêm các trường AI trong ClickUp, hệ thống AI sẽ tự động xử lý phần này. Hãy xem nó hoạt động như thế nào. 👇🏼
2. Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động tóm tắt các cập nhật dự án
Các bản cập nhật hàng tuần và báo cáo trạng thái thường tốn nhiều thời gian vì cần phải thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Đây chính là lúc ClickUp Brain phát huy tác dụng.
Cách cài đặt:
- Mở Danh sách công việc, Thư mục hoặc Không gian chứa dự án của bạn
- Đề cập đến Brain bằng cách sử dụng @
- Yêu cầu hệ thống: Tóm tắt các hoạt động gần đây; Nêu rõ các công việc đã hoàn thành; Xác định các rào cản hoặc rủi ro
- Tóm tắt các hoạt động gần đây
- Đánh dấu các công việc đã hoàn thành
- Xác định các yếu tố cản trở hoặc rủi ro
- Tóm tắt các hoạt động gần đây
- Đánh dấu các công việc đã hoàn thành
- Xác định các yếu tố cản trở hoặc rủi ro
Bạn cũng có thể chạy lệnh này trong tài liệu ClickUp, phòng trò chuyện ClickUp hoặc nhiệm vụ ClickUp để tạo các bản cập nhật có cấu trúc.
Ví dụ về lời nhắc: “Tóm tắt tất cả các cập nhật công việc trong tuần này, bao gồm các mục đã hoàn thành, các trở ngại và các bước tiếp theo.” Thay vì phải lập báo cáo từ đầu, bạn chỉ cần xem xét và chỉnh sửa các bản tóm tắt do AI tạo ra. Dần dần, đây sẽ trở thành quy trình làm việc mặc định của bạn trong việc báo cáo trạng thái công việc.
3. Sử dụng Super Agents để theo dõi công việc và kích hoạt các hành động
Tự động hóa tuân theo các quy tắc. Các Super Agent trong ClickUp sẽ xử lý mọi việc nằm ngoài các quy tắc đó.
Đây là các tác nhân không cần lập trình mà bạn có thể cấu hình ngay trong không gian làm việc của mình để theo dõi hoạt động dựa trên các điều kiện do bạn xác định. Sau khi được cài đặt, chúng sẽ hoạt động tự động, liên tục theo dõi các công việc, tài liệu và cuộc hội thoại, đồng thời thực hiện hành động khi các điều kiện đó được đáp ứng, chẳng hạn như đánh dấu các công việc bị đình trệ, chỉ ra các thông tin còn thiếu hoặc kích hoạt bước tiếp theo.
Cách cài đặt:
- Mở Super Agent Builder và tạo một đại lý mới
- Xác định mục tiêu và hướng dẫn của tác nhân bằng ngôn ngữ dễ hiểu (những gì nó cần theo dõi và cách nó nên hành động)
- Đặt phạm vi bằng cách lựa chọn các không gian, thư mục hoặc danh sách cần theo dõi
- Cung cấp bối cảnh và nguồn thông tin phù hợp, chẳng hạn như các công việc, tài liệu và cuộc hội thoại mà nhân viên hỗ trợ cần tham khảo
- Xác định các điều kiện hoặc mẫu mà hệ thống cần phát hiện, chẳng hạn như các công việc bị đình trệ, thông tin thiếu sót hoặc công việc bị chặn
- Cấu hình các hành động cần thực hiện khi các điều kiện đó được đáp ứng, chẳng hạn như: đăng bình luận hoặc báo cáo vấn đề, thông báo hoặc nhắc nhở người chịu trách nhiệm, hoặc tạo các công việc theo dõi hoặc các bước tiếp theo
- Hãy thử nghiệm hệ thống trên một quy trình làm việc quy mô nhỏ và điều chỉnh các hướng dẫn của hệ thống trước khi triển khai rộng rãi
Ví dụ: Công việc chưa được cập nhật trong 3 ngày → nhân viên đánh dấu công việc → thông báo cho người phụ trách → tạo công việc theo dõi nếu cần thiết
Hãy xem video này để tìm hiểu cách tạo và sử dụng Super Agent:
Một ghi chú nhanh về quy trình làm việc AI đầu tiên của bạn
Bạn không cần phải tự động hóa mọi thứ cùng một lúc. Hãy bắt đầu với một quy trình làm việc có thể lặp lại mà ở đó thời gian thường xuyên bị lãng phí, chẳng hạn như cập nhật trạng thái, chuyển giao công việc hoặc phê duyệt.
Vẽ bản đồ mô tả cách thức hoạt động hiện tại. Sau đó, tích hợp hệ thống vào:
- Sử dụng Tự động hóa để xử lý các bước có thể dự đoán trước, chẳng hạn như chỉ định người phụ trách hoặc chuyển công việc sang giai đoạn tiếp theo
- Sử dụng AI để tạo bản tóm tắt, bản cập nhật hoặc bản nháp đầu tiên dựa trên các hoạt động thực tế
- Sử dụng Super Agents để theo dõi quy trình làm việc và can thiệp khi có vấn đề bị tắc nghẽn hoặc thiếu sót ở bước nào đó
Hãy xây dựng nó một lần, thử nghiệm trên một số công việc nhỏ, và điều chỉnh dựa trên cách nhóm của bạn thực sự sử dụng nó. Sau đó, lặp lại quy trình tương tự cho quy trình làm việc tiếp theo.
Những sai lầm phổ biến về trí tuệ nhân tạo mà các nhóm không chuyên về kỹ thuật thường mắc phải
Các doanh nghiệp kinh doanh thường vội vàng áp dụng công nghệ mới mà không có chiến lược quản trị rõ ràng.
Bạn có nguy cơ để lộ dữ liệu nhạy cảm của công ty cho các mô hình của bên thứ ba. Các nhóm tự động đăng tải nội dung được tạo ra mà không qua kiểm duyệt, dẫn đến những lỗi đáng xấu hổ và làm suy giảm lòng tin của khách hàng.
Hãy tránh những sai lầm thường gặp sau đây trong quá trình triển khai:
- Cải tổ mọi thứ cùng một lúc: Cố gắng tự động hóa mọi quy trình cùng một lúc sẽ dẫn đến tình trạng kiệt sức
- Lựa chọn công cụ kỹ thuật: Dựa vào các phần mềm yêu cầu khóa API hoặc hỗ trợ từ nhà phát triển mà không thông báo rõ ràng
- Bỏ qua chất lượng dữ liệu : Mong đợi kết quả xuất sắc từ những thông tin rời rạc, không liên kết với nhau
- Bỏ qua khâu kiểm duyệt của con người: Xuất bản các bản nháp được tạo tự động mà không kiểm tra giọng điệu hoặc độ chính xác
- Coi thiết lập ban đầu là cố định: Không điều chỉnh các lời nhắc và quy trình làm việc khi kinh doanh của bạn thay đổi
Lợi thế của ClickUp: Việc ưu tiên AI cũng đồng nghĩa với việc áp dụng phương châm “bảo mật là trên hết” trong mọi khía cạnh. ClickUp được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn đáng tin cậy như SOC 2, ISO 27001, tuân thủ GDPR và đáp ứng các yêu cầu của HIPAA, với các biện pháp kiểm soát nghiêm ngặt về cách dữ liệu của bạn được lưu trữ, truy cập và bảo vệ. Điều này cũng áp dụng cho AI. Điều đó có nghĩa là:
- ClickUp AI KHÔNG sử dụng dữ liệu trong không gian làm việc của bạn để huấn luyện
- Theo hợp đồng, các đối tác AI có nghĩa vụ không được lưu giữ dữ liệu của bạn
- Dữ liệu được chia sẻ với các mô hình là có giới hạn và sẽ bị xóa sau khi xử lý
- Trí tuệ nhân tạo (AI) hoạt động dựa trên cơ chế học trong ngữ cảnh, chứ không phải thông qua việc huấn luyện trên dữ liệu của bạn
Dữ liệu không gian làm việc của bạn được bảo mật, các tính năng AI chỉ hoạt động trong môi trường được kiểm soát, và thông tin của bạn sẽ không được sử dụng để huấn luyện các mô hình bên ngoài mà không có quyền truy cập.
Cách đánh giá thành công của AI mà không cần kiến thức chuyên môn về kỹ thuật
Việc chứng minh hiệu quả đầu tư cho phần mềm mới dường như là điều không thể nếu không có các phân tích phức tạp.
Bạn từ bỏ những công cụ hữu ích vì ban lãnh đạo vẫn chưa nhận thấy được tác động thực tế của chúng đối với hoạt động kinh doanh. Bạn không thể chứng minh chi phí đó là hợp lý nếu không có dữ liệu cụ thể.
Các chỉ số có thể quan sát được đang được theo dõi:
- Thời gian tiết kiệm được: Theo dõi thời gian thực hiện một công việc cụ thể trước và sau khi triển khai
- Khối lượng đầu ra: Tính toán sự gia tăng về số lượng báo cáo hoặc phản hồi được tạo ra trong cùng một khoảng thời gian
- Giảm thiểu lỗi: Theo dõi sự sụt giảm về số lần chuyển giao bị bỏ sót và các hoạt động theo dõi bị quên
- Mức độ áp dụng của nhóm: Theo dõi xem nhóm có thực sự sử dụng các tính năng này hàng ngày hay không
- Mở rộng quy trình làm việc: Ghi chú thời điểm các thành viên trong nhóm bắt đầu áp dụng mô hình này vào các vấn đề mới
ClickUp hỗ trợ như thế nào
Khi đang theo dõi các chỉ số trên, bạn có thể trực quan hóa hiệu suất của nhóm ngay lập tức bằng cách sử dụng các Bảng điều khiển ClickUp không cần viết mã.
Với hơn 50 mẫu thẻ tùy chỉnh và bản tóm tắt do AI tạo ra, công cụ này giúp bạn minh họa rõ ràng chính xác số giờ mà công nghệ mới giúp nhóm của bạn tiết kiệm được. Ban lãnh đạo sẽ thấy được bằng chứng không thể chối cãi về việc năng suất và hiệu quả được nâng cao. 🤩
Nếu bạn muốn tìm hiểu cụ thể về việc sử dụng AI, phân tích tác nhân sẽ cho bạn biết chính xác có bao nhiêu tác nhân đang hoạt động, những tác nhân nào hoạt động hiệu quả nhất và đã đạt được bao nhiêu cột mốc.
📖 Đọc thêm: Trí tuệ nhân tạo (AI) và Tự động hóa: Sự khác biệt là gì và khi nào nên sử dụng từng loại?
Hãy xây dựng không gian làm việc tự động hóa của bạn ngay hôm nay
Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ không gặp vấn đề về công cụ. Họ gặp vấn đề về hệ thống.
Công việc nằm rải rác trên các ứng dụng, các quy trình chỉ tồn tại trong đầu mọi người, và việc phối hợp trở thành gánh nặng thầm lặng khiến mọi thứ trở nên chậm chạp.
Bộ giải pháp ClickUp dành cho doanh nghiệp nhỏ được thiết kế để giải quyết vấn đề này theo một cách khác.
Bằng cách tích hợp các công việc, tài liệu, trò chuyện, bảng điều khiển và trí tuệ nhân tạo (AI) vào một hệ thống duy nhất, giải pháp này mang đến cho nhóm của bạn một nền tảng tập trung để lập kế hoạch, triển khai và duy trì sự đồng bộ. Các quy trình tự động hóa xử lý các công việc lặp đi lặp lại. Trí tuệ nhân tạo (AI) giúp bạn phân tích và tạo ra nội dung. Các Super Agents đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trơn tru.
Đó chính là lúc sự thay đổi diễn ra.
Bạn không cần thêm phần mềm. Bạn cần một hệ thống hoạt động hiệu quả. 🚀
Các câu hỏi thường gặp về việc sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) mà không cần nhóm kỹ thuật
Tự động hóa đơn giản tuân theo các quy tắc cố định do bạn cài đặt để kích hoạt các hành động cụ thể. Trí tuệ nhân tạo phân tích bối cảnh, tạo ra nội dung mới và đưa ra các quyết định không được lập trình sẵn một cách rõ ràng.
Đúng vậy, nếu bạn chọn các công cụ có tính năng bảo mật cấp doanh nghiệp và quyền truy cập dựa trên vai trò, giúp giữ thông tin an toàn trong nền tảng. Ví dụ, ClickUp xử lý các truy vấn ngay trong môi trường không gian làm việc của mình, do đó dữ liệu của bạn sẽ không bao giờ được gửi đến các hệ thống bên ngoài mà không có sự cho phép của bạn.
Hầu hết các nhóm đều có thể cài đặt và bắt đầu tận dụng lợi ích từ quy trình tự động hóa đầu tiên của mình chỉ trong một phiên công việc. Kết quả đáng kể thường xuất hiện sau vài tuần sử dụng đều đặn hàng ngày.