Thực tế là vậy. Mỗi tháng bạn trì hoãn việc áp dụng AI, khoảng cách giữa kết quả công việc của nhóm và những gì thực sự có thể đạt được sẽ ngày càng nới rộng.
Nhóm của bạn đang dành năng lượng sáng tạo quý giá của mình cho công việc lặp đi lặp lại thay vì tập trung vào chiến lược.
Hầu hết các nhóm đều cho rằng việc sử dụng AI mà không có nền tảng kỹ thuật đồng nghĩa với việc phải chấp nhận kết quả kém chất lượng.
Các doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu về AI cảm nhận điều này rõ rệt nhất và bị loại trừ khỏi công nghệ tiên tiến vì cuộc hội thoại chủ yếu xoay quanh các giải pháp triển khai đòi hỏi nhiều kỹ thuật.
Tuy nhiên, rào cản thực sự không phải là kỹ năng—mà là công việc bị phân tán trên quá nhiều công cụ không kết nối với nhau, một thách thức phổ biến đến mức 45% nhân viên đã chia sẻ với McKinsey rằng việc tích hợp quy trình làm việc liền mạch sẽ giúp họ tăng cường việc sử dụng AI hàng ngày.
Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng AI mà không cần nhóm kỹ thuật. Bạn sẽ học được những kiến thức cơ bản về tự động hóa không cần mã, xây dựng quy trình làm việc đầu tiên, đo lường kết quả thực tế và tránh những sai lầm phổ biến mà ngay cả những nhóm đầy nhiệt huyết cũng dễ mắc phải. 🙌
Tại sao các nhóm không chuyên về kỹ thuật không thể chờ đợi AI
Nếu bạn là người phụ trách vận hành hoặc quản lý tại một doanh nghiệp nhỏ, bạn hẳn đã từng trải qua cảm giác chứng kiến đối thủ cạnh tranh tiến nhanh hơn trong khi nhóm của mình vẫn bị mắc kẹt trong các quy trình làm việc thủ công.
Tuy nhiên, không chỉ riêng bạn gặp tình trạng này. Theo một cuộc khảo sát của OECD, hiện chỉ có 20-30% doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) đang sử dụng AI tạo sinh.
Mặc dù phạm vi lý do có thể đa dạng, từ thách thức tích hợp đến các mối đe dọa bảo mật, dường như ai cũng đang gặp phải những rào cản trong việc triển khai AI. Tuy nhiên, đây vẫn không phải là điều mà các doanh nghiệp nhỏ có thể chờ đợi được.
Đây là lý do:
❗️Bạn đang đặt cược vào sự tồn tại cạnh tranh của mình, không chỉ là một xu hướng: Tới 72% các nhà ra quyết định về chiến lược dữ liệu cảnh báo rằng các doanh nghiệp sẽ thất bại hoàn toàn nếu không áp dụng AI, và 54% đang lo ngại rằng việc trì hoãn triển khai sẽ khiến họ mất đi lợi thế cạnh tranh
❗️Bạn đang phải trả một “chi phí năng suất” khổng lồ mỗi ngày: Các chuyên gia kinh doanh sử dụng AI có thể soạn thảo thêm 59% tài liệu mỗi giờ, và nhìn chung, AI đã được chứng minh là giúp tăng năng suất chung của nhân viên lên đến 66%
❗️Lợi tức đầu tư (ROI) đã được chứng minh (và các đối thủ cạnh tranh của bạn đang thu lợi từ đó): 74% tổ chức báo cáo ROI tích cực từ các triển khai AI đã đi vào ổn định, và đối với các doanh nghiệp nhỏ cụ thể, 87% cho biết AI giúp họ mở rộng quy mô hoạt động, trong khi 86% ghi nhận biên lợi nhuận được cải thiện
❗️Nhóm của bạn muốn sử dụng nó: Trái với lo ngại rằng AI gây ra sự lo lắng về việc làm trên diện rộng, 71% nhân viên cho biết việc triển khai AI thực tế đã nâng cao sự hài lòng trong công việc và sự phát triển nghề nghiệp của họ
Được rồi, bây giờ bạn đã biết mình cần làm việc này. Hãy cùng tìm hiểu cách thực hiện nhé.
AI thực sự có ý nghĩa gì đối với các nhóm không có nền tảng kỹ thuật
Các cuộc hội thoại về trí tuệ nhân tạo thường chứa đầy thuật ngữ kỹ thuật khiến người dùng kinh doanh thông thường cảm thấy xa lạ.
Các nhóm không chuyên về kỹ thuật thường rơi vào tình trạng "bế tắc do phân tích quá mức" khi lựa chọn phần mềm phù hợp. Kết quả là bạn mua phải các công cụ không liên kết với nhau (hay còn gọi là " sự phình to của các công cụ "), khiến nhóm của bạn bối rối và làm phân mảnh công việc hàng ngày (hay còn gọi là " sự phình to của công việc ").
Công cụ phù hợp cần phải loại bỏ những rắc rối và xử lý sự phức tạp phía sau hậu trường. Hãy cùng xem xét các công cụ hiện có sẵn rộng rãi dành cho nhóm muốn triển khai AI mà không cần đội ngũ kỹ thuật:
Các mô hình ngôn ngữ lớn và chatbot
Các mô hình ngôn ngữ lớn là các hệ thống được huấn luyện trên lượng dữ liệu văn bản khổng lồ, có khả năng đọc, viết, tóm tắt và trả lời câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên.
Trên thực tế, điều này có nghĩa là nhóm của bạn có thể đặt câu hỏi, tạo nội dung hoặc tóm tắt thông tin mà không cần kỹ năng kỹ thuật. Tuy nhiên, các chatbot chung chung được sử dụng trong kinh doanh lại không đáp ứng được yêu cầu vì chúng không hiểu bối cảnh công việc của bạn. Chúng hoạt động độc lập, không có quyền truy cập vào các dự án, công việc hoặc kiến thức nội bộ của bạn.
Đó là lý do tại sao các nhóm thường phải sao chép và dán nội dung vào các công cụ riêng biệt, điều này gây ra rào cản thay vì loại bỏ chúng.
Giá trị thực sự chỉ xuất hiện khi AI có thể tiếp cận công việc thực tế của bạn, từ đó trả lời các câu hỏi về công việc cụ thể, tóm tắt các cập nhật thực tế và tạo ra kết quả dựa trên bối cảnh của nhóm bạn, chứ không phải dựa trên các đầu vào chung chung.
Dưới đây là một ví dụ về hiệu quả của AI khi được áp dụng trong bối cảnh cụ thể, với tính năng ClickUp AI. ⬇️
Quy trình làm việc và tự động hóa không cần mã
Tự động hóa không cần mã chính là yếu tố biến AI từ một thứ thú vị thành một công cụ hữu ích.
Về cơ bản, đây là một hệ thống logic đơn giản: khi một sự kiện xảy ra, công cụ sẽ thực hiện một hành động. Các quy trình làm việc này được xây dựng dựa trên ba thành phần: các sự kiện kích hoạt, điều kiện và hành động.
Ví dụ: khi trạng thái của một công việc thay đổi, hệ thống có thể tự động chỉ định người phụ trách tiếp theo, cập nhật dữ liệu liên quan hoặc thông báo cho người có liên quan. Những tự động hóa nhỏ này giúp loại bỏ nhu cầu phải liên tục điều phối thủ công.
Nếu không có tự động hóa quy trình làm việc, các nhóm sẽ phải dành nhiều thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại như theo dõi, cập nhật và bàn giao công việc. Với tự động hóa, các quy trình này trở nên nhất quán và đáng tin cậy.
Điểm mấu chốt là nhóm của bạn vẫn đảm nhận việc ra quyết định và công việc sáng tạo, trong khi hệ thống xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại vốn làm chậm tiến độ công việc.
Các tác nhân AI có khả năng suy luận và hành động thay mặt bạn
Các tác nhân AI là bước tiến tiếp theo vượt xa tự động hóa.
Thay vì chỉ tuân theo các quy tắc đã định sẵn, một tác nhân có thể quan sát những gì đang diễn ra trong các quy trình làm việc của bạn, hiểu bối cảnh và thực hiện hành động trong phạm vi bạn đã cài đặt.
Hãy xem nó không chỉ là một công cụ mà còn là một trợ lý tích hợp sẵn. Một trợ lý ảo có thể nhận diện khi có vấn đề bị tắc nghẽn, phát hiện khi thiếu thông tin, hoặc nhận ra các mẫu lặp lại trong các công việc và cuộc hội thoại. Từ đó, nó có thể can thiệp bằng cách phân công công việc, cảnh báo rủi ro hoặc gợi ý bước tiếp theo.
Sự khác biệt tuy nhỏ nhưng rất quan trọng:
- Tự động hóa phản ứng với các tín hiệu kích hoạt cụ thể
- Các đại lý luôn chú ý
Điều này đồng nghĩa với việc giảm bớt sự giám sát thủ công và ít sai sót hơn, đặc biệt khi nhóm và khối lượng công việc của bạn ngày càng tăng.
📮 ClickUp Insight: 21% người cho biết họ dành hơn 80% thời gian làm việc trong ngày cho các công việc lặp đi lặp lại. Và 20% khác cho biết các công việc lặp đi lặp lại chiếm ít nhất 40% thời gian trong ngày của họ.
Đó là gần một nửa thời gian làm việc trong tuần (41%) dành cho các công việc không đòi hỏi nhiều tư duy chiến lược hay sự sáng tạo (như các email theo dõi 👀).
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB), AI được thiết kế để loại bỏ những công việc thừa thãi khiến mọi thứ trở nên chậm chạp.
Công ty sản xuất video path8 Productions đã gặp phải điểm bão hòa khi mở rộng quy mô. Công việc được phân tán trên Smartsheet, Slack, Toggl và Dropbox Paper. Các nhà sản xuất phải mất thời gian sao chép các cập nhật giữa các hệ thống thay vì tập trung vào việc thúc đẩy dự án.
Thay vì chồng chất AI lên mớ hỗn độn đó, họ đã xây dựng lại hệ thống của mình.
Họ đã tích hợp mọi thứ vào Bộ công cụ dành cho doanh nghiệp nhỏ của ClickUp , tạo ra một không gian làm việc kết nối nơi AI, tự động hóa và quy trình làm việc có thể thực sự phối hợp với nhau.
⚡ Tác động
Lắng nghe chia sẻ từ nhà sáng lập Pat Henderson. 👇🏼
📮 ClickUp Insight: 21% người cho biết họ dành hơn 80% thời gian làm việc trong ngày cho các công việc lặp đi lặp lại. Và 20% khác cho biết các công việc lặp đi lặp lại chiếm ít nhất 40% thời gian trong ngày của họ.
Đó là gần một nửa thời gian làm việc trong tuần (41%) dành cho các công việc không đòi hỏi nhiều tư duy chiến lược hay sự sáng tạo (như các email theo dõi 👀).
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB), AI được thiết kế để loại bỏ những công việc thừa thãi khiến mọi thứ trở nên chậm chạp.
Công ty sản xuất video path8 Productions đã gặp phải điểm bão hòa khi mở rộng quy mô. Công việc được phân tán trên Smartsheet, Slack, Toggl và Dropbox Paper. Các nhà sản xuất phải mất thời gian sao chép các cập nhật giữa các hệ thống thay vì tập trung vào việc thúc đẩy dự án.
Thay vì chồng chất AI lên mớ hỗn độn đó, họ đã xây dựng lại hệ thống của mình.
Họ đã tích hợp mọi thứ vào Bộ công cụ dành cho doanh nghiệp nhỏ của ClickUp , tạo ra một không gian làm việc kết nối nơi AI, tự động hóa và quy trình làm việc có thể thực sự phối hợp với nhau.
⚡ Tác động
- Hiển thị thời gian thực trong các hoạt động lập kế hoạch, gửi tin nhắn và theo dõi thời gian
- 6 công cụ được thay thế bằng một không gian làm việc thống nhất
- Giảm 60% thời gian chuẩn bị cho các cuộc họp nhóm (từ 30–60 phút xuống còn ~10 phút)
- Triển khai hoàn toàn trong vòng chưa đầy 8 tuần với sự hỗ trợ của ClickUp
Lắng nghe chia sẻ từ nhà sáng lập Pat Henderson. 👇🏼
Cách đánh giá mức độ sẵn sàng về AI của nhóm
Sai lầm nghiêm trọng nhất mà các nhóm thường mắc phải khi áp dụng AI là gì? Đó là cố gắng áp dụng công nghệ mới lên trên các quy trình lộn xộn và chưa được xác định rõ ràng.
Bởi vì AI không khắc phục các quy trình lộn xộn. Nó chỉ phơi bày chúng.
Nếu công việc của bạn nằm rải rác trong các chủ đề email, bảng tính và các ứng dụng không liên kết với nhau, nhóm của bạn đang phải đối mặt với tình trạng thông tin phân tán. Mọi người phải mất hàng giờ để tìm kiếm thông tin, chuyển đổi giữa các ứng dụng không liên kết và lặp lại cùng một cập nhật ở nhiều nơi.
Trong môi trường đó, AI không có dữ liệu đáng tin cậy để thực hiện công việc. :
- Nó không thể tự động hóa những gì chưa được định nghĩa rõ ràng
- Nó không thể tạo ra các thông tin chi tiết từ dữ liệu rời rạc
- Và nó không thể thúc đẩy việc thực thi nếu các quy trình làm việc của bạn không được kết nối
Trước khi AI có thể phát huy tác dụng, công việc của bạn cần được tổ chức và tập trung. Đó chính là yếu tố quyết định liệu AI sẽ hỗ trợ hay chỉ gây thêm rắc rối.
Việc cần làm là đánh giá mức độ sẵn sàng của bạn trên ba khía cạnh sau:
- Sự rõ ràng trong quy trình: Bạn có thể mô tả các quy trình làm việc có thể lặp lại của mình từng bước một để hệ thống biết chính xác việc cần làm
- Khả năng truy cập dữ liệu: Thông tin của bạn được lưu trữ trong một không gian làm việc thống nhất thay vì phân tán trên các giải pháp riêng lẻ
- Sự cởi mở của nhóm: Nhóm của bạn xem công nghệ mới như một công cụ hữu ích thay vì một mối đe dọa đối với công việc của họ
Dưới đây là Mẫu Đánh giá Nhu cầu để hỗ trợ bạn:
👉🏽 Chúng tôi còn nhiều thông tin hữu ích hơn nữa! Cuốn Cẩm nang AI cho Doanh nghiệp Nhỏ của chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng AI để giảm bớt sự phức tạp trong các quy trình làm việc của bạn.
Các công việc thực tế mà nhóm không chuyên về kỹ thuật có thể tự động hóa bằng AI
Ngồi nhìn chằm chằm vào màn hình trống, cố gắng tìm hiểu chính xác việc công nghệ này cần làm cho vai trò cụ thể của bạn, thật sự rất bực bội.
Thực tế, các doanh nghiệp nhỏ không gặp khó khăn trong việc tiếp cận AI. Nhưng việc áp dụng nó vào các quy trình làm việc thực tế? Đó mới là thách thức.
Vậy là công cụ đó cứ nằm đó, ít được sử dụng, trong khi nhóm của bạn vẫn tiếp tục thực hiện những công việc thủ công như cũ:
- Tổng hợp các bản cập nhật và báo cáo định kỳ
- Soạn thảo email từ đầu
- Đọc qua các chủ đề bình luận dài để tìm ra quyết định
Sự thay đổi sẽ diễn ra khi AI được áp dụng vào những điểm nghẽn cụ thể trong công việc hàng ngày của bạn.
Bắt đầu từ đâu: các trường hợp sử dụng thực tế mà bạn có thể triển khai ngay lập tức
Bạn không cần một thiết lập phức tạp để thấy được giá trị. Hãy bắt đầu bằng việc tự động hóa các quy trình thủ công mà nhóm của bạn thường xuyên lặp lại:
- Viết bản nháp đầu tiên: Tạo tóm tắt cuộc họp, bản tóm tắt dự án và phản hồi email thay vì bắt đầu từ trang trắng
- Phân loại các yêu cầu đến: Đọc các bài nộp/gửi hoặc tin nhắn đến và chuyển chúng đến đúng người dựa trên nội dung hoặc mức độ ưu tiên
- Tóm tắt các chủ đề tin nhắn dài: Trích xuất các quyết định, mục cần thực hiện và các rào cản từ các cuộc hội thoại dài mà không cần đọc từng tin nhắn
- Cập nhật trạng thái dự án: Theo dõi hoạt động trên các công việc và làm nổi bật những gì cần chú ý, những gì đang gặp rủi ro và những gì đã hoàn thành
👋🏾 Cần một bản demo? Đây là trường hợp sử dụng AI duy nhất mà bạn nhất định phải thử, theo Zeb Evans, nhà sáng lập và CEO của ClickUp. Hãy trải nghiệm trí tuệ nhân tạo thời gian thực được hỗ trợ bởi Ambient Agents!
Cách chọn công cụ AI phù hợp mà không cần kiến thức kỹ thuật
Việc đánh giá các nền tảng phần mềm phức tạp dường như là điều không thể nếu không có bộ phận CNTT hướng dẫn bạn.
Bạn vô tình gây ra tình trạng "AI sprawl" — sự gia tăng không kiểm soát của các công cụ AI mà không có sự giám sát, chiến lược hoặc kiểm soát đối với dấu chân AI của tổ chức — bằng cách thêm một giải pháp riêng lẻ thứ năm vào bộ công cụ công nghệ của mình.
Kết quả cuối cùng? Nhóm của bạn phải vật lộn với một tài khoản đăng nhập khác, một kho dữ liệu riêng biệt khác và một hệ thống khác cần duy trì.
Lợi thế cạnh tranh ở đây là một hệ thống AI giúp bạn hợp nhất bộ công cụ công nghệ và loại bỏ nhu cầu cấu hình kỹ thuật. Hãy đặt những câu hỏi sau khi đánh giá phần mềm:
| Những yếu tố cần đánh giá | Các câu hỏi cần đặt ra | Kết quả mong đợi |
|---|---|---|
| Tích hợp sẵn | Chúng ta có cần một ứng dụng riêng biệt hay tài khoản đăng nhập không?Chúng ta có phải sao chép dữ liệu vào đó để nó trở nên hữu ích không?Nó có sẵn ở nơi công việc đang diễn ra không?Nhóm có tự nhiên sử dụng nó hàng ngày không? | AI được tích hợp trực tiếp vào quy trình làm việc của bạn (các công việc, tài liệu, trò chuyện) mà không cần công cụ bổ sung hay gặp trở ngại nào |
| Nhận thức bối cảnh | Nó có hiểu các dự án, công việc và cuộc hội thoại của chúng ta không?Nó có thể trả lời câu hỏi mà không cần chúng ta dán bối cảnh không?Nó phản ánh công việc thực tế hay chỉ là kết quả chung chung?Nó có thể xác định các rào cản hoặc tiến độ một cách chính xác không? | AI sử dụng dữ liệu thực tế từ không gian làm việc để cung cấp các câu trả lời chính xác và phù hợp mà không cần nhập liệu thủ công |
| Tính dễ sử dụng của các giải pháp không cần mã | Người dùng không có kiến thức kỹ thuật có thể cài đặt nhanh chóng không? Các quy trình làm việc có yêu cầu mã hoặc viết kịch bản không? Chúng tôi có thể tự sửa chữa hoặc điều chỉnh không? Điều này có cần hỗ trợ kỹ thuật liên tục không? | Bất kỳ ai trong nhóm cũng có thể cài đặt và quản lý quy trình làm việc mà không cần sự trợ giúp của nhà phát triển |
| Tác động thực tế đến quy trình làm việc | Công việc cụ thể nào được loại bỏ nhờ công cụ này? Nó có giúp giảm bớt các bước hay chỉ đơn thuần là tăng tốc một phần nào đó? Kết quả đầu ra có thể sử dụng được mà không cần chỉnh sửa nhiều không? Nó có tự động kích hoạt các bước tiếp theo không? | Công cụ này loại bỏ công việc lặp đi lặp lại và giảm thiểu sự phối hợp thủ công trong nhóm |
| Tập trung hệ thống | Liệu điều này có thể thay thế các công cụ mà chúng ta đã trả tiền không? Liệu nó có giảm thiểu việc chuyển đổi giữa các ứng dụng không? Liệu nó có đơn giản hóa quy trình làm việc của chúng ta không? Liệu chúng ta có thể loại bỏ các tích hợp hoặc gói đăng ký không? | Ít công cụ hơn, ít tích hợp hơn và một hệ thống đơn giản, kết nối tốt hơn |
Cách cài đặt quy trình làm việc AI đầu tiên của bạn từng bước một
Việc xây dựng một quy trình tự động hóa từ đầu có thể khiến người mới bắt đầu cảm thấy e ngại.
Bạn trì hoãn việc triển khai và quay trở lại những thói quen thủ công quen thuộc. Đường cong học tập được cho là khó khăn khiến bạn không thể tiết kiệm được hàng giờ công việc trong tương lai.
Với tư cách là một Không gian Làm việc AI tích hợp, ClickUp tập hợp các dự án, tài liệu, trò chuyện, bảng điều khiển và quy trình làm việc của bạn vào một nền tảng duy nhất.
Điều đó có nghĩa là AI không chỉ đứng ngoài lề. ClickUp Brain được tích hợp trực tiếp vào quy trình làm việc của bạn, với quyền truy cập vào cùng dữ liệu mà nhóm của bạn sử dụng để hoàn thành công việc. Nó có thể xem các công việc, hiểu các cuộc hội thoại, tham chiếu tài liệu và hoạt động trong luồng thực thi.
Đây chính là yếu tố thúc đẩy việc áp dụng. Khi AI được tích hợp vào hệ thống, không cần thêm bước nào để “sử dụng nó”.
Không cần sao chép và dán nội dung. Nó trở thành một phần của quy trình công việc, dù là tạo bản cập nhật, tóm tắt hoạt động hay hỗ trợ đẩy nhanh tiến độ công việc.
Dưới đây là ba quy trình làm việc thực tiễn từ ClickUp mà bạn có thể cài đặt nhanh chóng, mỗi quy trình đều kết hợp tự động hóa, AI và thực thi do nhân viên điều khiển.
1. Tự động hóa trạng thái công việc để loại bỏ việc theo dõi thủ công
Một trong những điểm nghẽn phổ biến nhất là việc cập nhật trạng thái thủ công và theo dõi tiến độ trên các công việc. Bạn có thể loại bỏ điều đó bằng tính năng tự động hóa đơn giản trong ClickUp.
Cách cài đặt:
- Truy cập vào Danh sách công việc hoặc Không gian của bạn và mở Tự động hóa
- Nhấp vào “Tạo tự động hóa”
- Chọn một điều kiện kích hoạt như: Khi trạng thái thay đổi thành “Đang xem xét”
- Khi trạng thái chuyển sang “Đang xem xét”
- Thêm một hành động, ví dụ: Chỉ định người chịu trách nhiệm tiếp theo (ví dụ: người xem xét hoặc quản lý) Thay đổi trạng thái sang giai đoạn tiếp theo Gửi thông báo hoặc bình luận
- Chỉ định người chịu trách nhiệm tiếp theo (ví dụ: người kiểm duyệt hoặc quản lý)
- Chuyển trạng thái sang giai đoạn tiếp theo
- Gửi thông báo hoặc bình luận
- Khi trạng thái chuyển sang “Đang xem xét”
- Chỉ định người chịu trách nhiệm tiếp theo (ví dụ: người kiểm duyệt hoặc quản lý)
- Chuyển trạng thái sang giai đoạn tiếp theo
- Gửi thông báo hoặc bình luận
Ví dụ về quy trình làm việc: Khi một công việc được đánh dấu là “Hoàn thành” → tự động giao nhiệm vụ kiểm tra chất lượng (QA) → thông báo cho người đánh giá
Nếu bạn thêm các trường AI trong ClickUp, AI sẽ tự động xử lý phần này. Xem nó hoạt động như thế nào. 👇🏼
2. Sử dụng AI để tự động tóm tắt các cập nhật dự án
Các bản cập nhật hàng tuần và báo cáo trạng thái tốn nhiều thời gian vì chúng yêu cầu thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Đây chính là lúc ClickUp Brain phát huy tác dụng.
Cách cài đặt:
- Mở Danh sách công việc, Thư mục hoặc Không gian nơi dự án của bạn được lưu trữ
- Đề cập đến Brain bằng cách sử dụng @
- Yêu cầu hệ thống: Tóm tắt các hoạt động gần đây, làm nổi bật công việc đã hoàn thành, xác định các rào cản hoặc rủi ro
- Tóm tắt các hoạt động gần đây
- Nổi bật các công việc đã hoàn thành
- Xác định các rào cản hoặc rủi ro
- Tóm tắt các hoạt động gần đây
- Nổi bật các công việc đã hoàn thành
- Xác định các rào cản hoặc rủi ro
Bạn cũng có thể chạy quy trình này trong tài liệu ClickUp, phòng trò chuyện ClickUp hoặc nhiệm vụ ClickUp để tạo các bản cập nhật có cấu trúc.
Ví dụ về lời nhắc: “Tóm tắt tất cả các cập nhật công việc trong tuần này, bao gồm các mục đã hoàn thành, các trở ngại và các bước tiếp theo.” Thay vì tạo báo cáo từ đầu, bạn chỉ cần xem xét và chỉnh sửa các bản tóm tắt do AI tạo ra. Theo thời gian, đây sẽ trở thành quy trình làm việc mặc định của bạn để báo cáo trạng thái công việc.
3. Sử dụng Super Agents để theo dõi công việc và kích hoạt hành động
Tự động hóa tuân theo các quy tắc. Các Super Agents trong ClickUp xử lý mọi thứ không tuân theo quy tắc.
Đây là các tác nhân không cần mã mà bạn có thể cấu hình trong không gian làm việc của mình để theo dõi hoạt động dựa trên các điều kiện bạn xác định. Sau khi được thiết lập, chúng hoạt động tự động, liên tục quan sát các công việc, tài liệu và cuộc hội thoại, đồng thời thực hiện hành động khi các điều kiện đó được đáp ứng, chẳng hạn như đánh dấu công việc bị đình trệ, hiển thị các chi tiết còn thiếu hoặc kích hoạt bước tiếp theo.
Cách cài đặt:
- Mở Super Agent Builder và tạo một đại lý mới
- Xác định mục tiêu và hướng dẫn cho bot bằng ngôn ngữ thông thường (những gì bot cần theo dõi và cách bot nên hành động)
- Đặt phạm vi bằng cách lựa chọn các không gian, thư mục hoặc danh sách mà hệ thống cần theo dõi
- Cung cấp bối cảnh và nguồn thông tin phù hợp, chẳng hạn như các công việc, tài liệu và cuộc hội thoại mà nhân viên hỗ trợ cần tham khảo
- Xác định các điều kiện hoặc mẫu mà hệ thống cần tìm kiếm, chẳng hạn như các công việc bị đình trệ, thông tin thiếu sót hoặc công việc bị chặn
- Cấu hình các hành động mà hệ thống nên thực hiện khi các điều kiện đó được đáp ứng, chẳng hạn như: đăng bình luận hoặc đánh dấu vấn đề, thông báo hoặc nhắc nhở người chịu trách nhiệm, hoặc tạo các công việc theo dõi hoặc các bước tiếp theo
- Hãy thử nghiệm bot trên một quy trình làm việc nhỏ và tinh chỉnh các hướng dẫn của nó trước khi triển khai rộng rãi
Ví dụ: Công việc chưa được cập nhật trong 3 ngày → nhân viên đánh dấu công việc → thông báo cho chủ sở hữu → tạo công việc theo dõi nếu cần thiết
Xem video này để tìm hiểu cách bạn có thể xây dựng và làm việc với Super Agent:
Ghi chú nhanh về quy trình làm việc AI đầu tiên của bạn
Bạn không cần phải tự động hóa mọi thứ cùng một lúc. Hãy bắt đầu với một quy trình làm việc lặp lại mà ở đó thời gian thường xuyên bị lãng phí, chẳng hạn như cập nhật trạng thái, chuyển giao công việc hoặc phê duyệt.
Phác thảo cách thức hoạt động hiện tại. Sau đó, tích hợp hệ thống:
- Sử dụng Tự động hóa để xử lý các bước có thể dự đoán trước, như chỉ định người chịu trách nhiệm hoặc chuyển công việc sang giai đoạn tiếp theo
- Sử dụng AI để tạo bản tóm tắt, bản cập nhật hoặc bản nháp đầu tiên từ các hoạt động thực tế
- Sử dụng Super Agents để theo dõi quy trình làm việc và can thiệp khi có sự cố hoặc thiếu sót ở bước nào đó
Xây dựng quy trình một lần, thử nghiệm trên một số công việc nhỏ và tinh chỉnh dựa trên cách nhóm của bạn thực sự sử dụng nó. Sau đó, lặp lại quy trình tương tự cho quy trình làm việc tiếp theo.
Những sai lầm phổ biến về AI mà các nhóm không chuyên về kỹ thuật thường mắc phải
Các doanh nghiệp kinh doanh thường vội vàng áp dụng công nghệ mới mà không có chiến lược quản trị rõ ràng.
Bạn có nguy cơ để lộ dữ liệu nhạy cảm của công ty cho các mô hình bên thứ ba. Các nhóm tự động đăng tải nội dung được tạo ra mà không qua kiểm duyệt, dẫn đến những lỗi đáng xấu hổ và làm suy giảm niềm tin của khách hàng.
Tránh những sai lầm phổ biến sau đây khi triển khai:
- Cải tổ mọi thứ cùng một lúc: Cố gắng tự động hóa mọi quy trình cùng lúc sẽ dẫn đến kiệt sức
- Lựa chọn công cụ kỹ thuật: Tránh sử dụng phần mềm yêu cầu khóa API hoặc hỗ trợ từ nhà phát triển mà không thông báo rõ ràng
- Bỏ qua chất lượng dữ liệu : Mong đợi kết quả tuyệt vời từ những thông tin rời rạc, không liên kết với nhau
- Bỏ qua khâu kiểm duyệt của con người: Xuất bản các bản nháp được tạo tự động mà không kiểm tra giọng điệu hoặc độ chính xác
- Xem việc thiết lập là bước cuối cùng: Không điều chỉnh các lời nhắc và quy trình làm việc khi kinh doanh của bạn thay đổi
Lợi thế của ClickUp: Trở thành nền tảng ưu tiên AI cũng có nghĩa là áp dụng phương pháp tiếp cận ưu tiên bảo mật cho mọi thứ. ClickUp được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn đáng tin cậy như SOC 2, ISO 27001, tuân thủ GDPR và sẵn sàng đáp ứng HIPAA, với các biện pháp kiểm soát nghiêm ngặt về cách dữ liệu của bạn được lưu trữ, truy cập và bảo vệ. Điều này cũng áp dụng cho AI. Điều đó có nghĩa là:
- ClickUp AI KHÔNG sử dụng dữ liệu trong không gian làm việc của bạn để huấn luyện
- Các đối tác AI có nghĩa vụ theo hợp đồng không được lưu trữ dữ liệu của bạn
- Dữ liệu được chia sẻ với các mô hình là giới hạn và sẽ bị xóa sau khi xử lý
- AI hoạt động dựa trên học tập trong ngữ cảnh, không phải qua quá trình huấn luyện trên dữ liệu của bạn
Dữ liệu trong không gian làm việc của bạn được bảo mật, các tính năng AI hoạt động trong môi trường được kiểm soát, và thông tin của bạn sẽ không được sử dụng để đào tạo các mô hình bên ngoài mà không có quyền truy cập.
Cách Đánh Giá Thành Công Của AI Mà Không Cần Chuyên Môn Kỹ Thuật
Việc chứng minh hiệu quả đầu tư cho phần mềm mới dường như là điều không thể nếu không có các phân tích phức tạp.
Bạn từ bỏ các công cụ hữu ích vì tác động thực tế đến hoạt động kinh doanh vẫn không được ban lãnh đạo nhận ra. Bạn không thể chứng minh chi phí là hợp lý nếu không có dữ liệu cụ thể.
Các chỉ số quan sát được đang được theo dõi:
- Thời gian tiết kiệm được: Theo dõi thời gian thực hiện một công việc cụ thể trước và sau khi triển khai
- Khối lượng đầu ra: Đo lường sự gia tăng về số lượng báo cáo hoặc phản hồi được tạo ra trong cùng khoảng thời gian
- Giảm thiểu lỗi: Theo dõi sự giảm thiểu các trường hợp chuyển giao bị bỏ sót và các hoạt động theo dõi bị quên
- Sự chấp nhận của nhóm: Theo dõi xem nhóm có thực sự sử dụng các tính năng này hàng ngày hay không
- Mở rộng quy trình làm việc: Ghi chú khi các thành viên trong nhóm bắt đầu áp dụng mô hình này vào các vấn đề mới
Cách ClickUp hỗ trợ
Khi đang theo dõi các chỉ số trên, bạn có thể trực quan hóa hiệu suất của nhóm ngay lập tức bằng cách sử dụng Bảng điều khiển ClickUp không cần mã.
Với hơn 50 thẻ tùy chỉnh và bản tóm tắt AI, công cụ này giúp bạn chứng minh rõ ràng chính xác số giờ mà công nghệ mới tiết kiệm cho nhóm của bạn. Ban lãnh đạo sẽ thấy bằng chứng không thể chối cãi về việc tăng năng suất và hiệu quả. 🤩
Nếu bạn muốn hiểu cụ thể về việc sử dụng AI, phân tích tác nhân (agentic analytics) sẽ cho bạn biết chính xác có bao nhiêu tác nhân đang hoạt động, những tác nhân nào hoạt động hiệu quả nhất và đã đạt được bao nhiêu cột mốc.
Xây dựng không gian làm việc tự động hóa của bạn ngay hôm nay
Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ không gặp vấn đề về công cụ. Họ gặp vấn đề về hệ thống.
Công việc bị phân tán khắp các ứng dụng, quy trình chỉ tồn tại trong đầu mọi người, và việc phối hợp trở thành gánh nặng tiềm ẩn khiến mọi thứ trở nên chậm chạp.
ClickUp Small Business Suite được thiết kế để giải quyết vấn đề này theo cách khác.
Bằng cách tích hợp các công việc, tài liệu, trò chuyện, bảng điều khiển và AI vào một hệ thống duy nhất, nhóm của bạn sẽ có một nơi duy nhất để lập kế hoạch, thực thi và duy trì sự đồng bộ. Tự động hóa xử lý các công việc có thể dự đoán trước. AI giúp bạn hiểu và tạo ra nội dung. Super Agents đảm bảo mọi thứ luôn vận hành trơn tru.
Đó chính là nơi sự thay đổi diễn ra.
Bạn không cần thêm phần mềm. Bạn cần một hệ thống hoạt động hiệu quả. 🚀
Câu hỏi thường gặp về việc sử dụng AI mà không cần nhóm kỹ thuật
Tự động hóa đơn giản tuân theo các quy tắc cố định mà bạn cài đặt để kích hoạt các hành động cụ thể. Trí tuệ nhân tạo (AI) phân tích ngữ cảnh, tạo ra nội dung mới và đưa ra quyết định mà không cần được lập trình cụ thể.
Có, nếu bạn chọn các công cụ có tính năng bảo mật cấp doanh nghiệp và quyền truy cập dựa trên vai trò, giúp giữ thông tin trong phạm vi nền tảng. Ví dụ: ClickUp xử lý các truy vấn trong Không gian Làm việc của mình, do đó dữ liệu của bạn sẽ không bao giờ được gửi đến các mô hình bên ngoài mà không có sự cho phép của bạn.
Hầu hết các nhóm có thể cài đặt và bắt đầu tận dụng lợi ích từ quy trình tự động hóa đầu tiên của mình chỉ trong một phiên làm việc. Kết quả đáng kể thường xuất hiện sau vài tuần sử dụng đều đặn hàng ngày.