Dễ dàng bị cuốn hút bởi các trợ lý AI khi bạn xem các bản demo hoàn chỉnh và những lời hứa hẹn lớn lao. Sau đó, khi bạn bắt tay vào cài đặt một trợ lý AI cho công việc của mình… những câu hỏi bắt đầu nảy sinh.
Nó phù hợp ở đâu? Nó nên xử lý những gì? Nó nên tránh những gì?
Các siêu đại lý AI của ClickUp sẽ tự động hóa các phần công việc lặp lại và hướng dẫn không gian làm việc của bạn xử lý chúng một cách nhất quán. Khi hoàn thành đúng cách, bạn sẽ có một hệ thống hoạt động song song với nhóm, đánh dấu những điều quan trọng và đẩy công việc tiến triển mà không gây ra thêm rắc rối.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ thấy 12 ví dụ thực tế về quy trình làm việc của Super Agent dựa trên công việc hàng ngày thực tế trong ClickUp.
Hãy bắt đầu ngay! 🤩
Siêu đại lý là gì?
ClickUp Super Agent là một trợ lý AI có khả năng lập kế hoạch, phân tích và thực thi các quy trình làm việc đa bước dựa trên ngữ cảnh thời gian thực từ không gian làm việc của bạn.
Khác với tự động hóa quy trình kinh doanh cơ bản hoạt động dựa trên các kích hoạt cố định, các siêu đại lý này thích ứng với những gì đang diễn ra trong các dự án, nhiệm vụ ClickUp, tài liệu và chủ đề trò chuyện của bạn, sau đó thực hiện hành động với các công cụ và dữ liệu phù hợp.
Đây là những điểm khác biệt so với các công cụ năng suất AI khác:
- Tích hợp ngữ cảnh theo mặc định: Lấy ngữ cảnh thời gian thực từ các công việc, tài liệu, bình luận và tin nhắn trò chuyện cụ thể để đưa ra quyết định.
- Thiết kế đa bước: Thực thi quy trình làm việc từ đầu đến cuối: đọc công việc, nghiên cứu bối cảnh, cập nhật tài liệu, thông báo cho chủ sở hữu và soạn thảo bản theo dõi.
- Được thiết kế cho hợp tác: Hoạt động như một thành viên trong nhóm trong ClickUp Trò chuyện và Công việc; bạn có thể kích hoạt nó thủ công hoặc thiết lập để nó hoạt động tự động theo lịch trình.
- Có thể tùy chỉnh và giới hạn phạm vi: Cho phép bạn kiểm soát chính xác các công cụ và nguồn dữ liệu mà nó có thể truy cập, bao gồm các ứng dụng bên ngoài được lựa chọn.
- Thiết kế với sự tham gia của con người: Yêu cầu sự phê duyệt của con người cho các hành động quan trọng, với mọi bước được ghi lại để hiển thị thông tin.
- Học hỏi theo thời gian: Thích ứng dựa trên phản hồi và kết quả trước đó khi các quy trình làm việc được lặp lại.
Tò mò về cách Super Agents thực sự hoạt động? Hãy xem video giải thích nhanh này trước khi chúng ta bắt đầu với các ví dụ có thể áp dụng ngay! 👇🏽
Cấu trúc của một quy trình làm việc siêu hiệu quả tuyệt vời
Quy trình làm việc Super Agent là chuỗi các đầu vào, quy tắc, công cụ và kiểm tra được định nghĩa rõ ràng, biến các tín hiệu thô trong không gian làm việc của bạn thành kết quả nhất quán và có thể kiểm tra được. Thay vì tự động hóa mọi thứ, mục tiêu là tăng hiệu quả hoạt động bằng cách thiết kế một lộ trình đáng tin cậy từ tín hiệu đến kết quả, có thể chạy lặp lại mà không gây ra lỗi.
Mọi quy trình làm việc mạnh mẽ đều tuân theo một cấu trúc cơ bản tương tự, ngay cả khi trường hợp sử dụng thay đổi. Dưới đây là ý nghĩa của từng phần trong thực tế và cách chúng hoạt động cùng nhau. 👇
Đầu vào
Mọi thứ bắt đầu từ một tín hiệu hoặc một đầu vào. Tín hiệu đó có thể là cập nhật công việc, tài liệu mới, tin nhắn trò chuyện, ghi chú cuộc họp, biểu mẫu được nộp/gửi, hoặc thậm chí là thay đổi trạng thái.
Các đầu vào cụ thể và ổn định dẫn đến kết quả dự đoán được, trong khi các đầu vào mơ hồ tạo ra kết quả không rõ ràng. Mỗi quy trình làm việc nên bắt đầu với một loại đầu vào tiêu chuẩn để nhân viên luôn biết mình đang phản hồi với điều gì.
📌 Ví dụ: Để hiểu rõ hơn về cấu trúc, hãy xem xét một Đại lý Chuẩn bị Khách hàng Hàng ngày, người có nhiệm vụ kiểm tra lịch trình của Quản lý Tài khoản để tìm các cuộc họp với khách hàng và hỗ trợ họ chuẩn bị cho từng cuộc họp một cách phù hợp với ngữ cảnh.
Đây là cách hiển thị đầu vào của đại lý:
Nó thu thập dữ liệu đầu vào bằng cách quét các công cụ liên quan như Lịch, chủ đề email Gmail, tài liệu ClickUp và nhiều công cụ khác.
Kích hoạt
Không có gì nên tự động chạy chỉ vì có sự thay đổi. Kích hoạt xác định thời điểm quy trình làm việc được phép bắt đầu. Đây là lúc nhân viên có thể thực hiện hành động dựa trên đầu vào. Kích hoạt có thể là thủ công, như gắn thẻ nhân viên, hoặc tự động, như thay đổi trạng thái, lịch trình hoặc tự động hóa.
Các kích hoạt được thiết kế để ngăn chặn các tác vụ chạy ngẫu nhiên và công việc trùng lặp. Khi phần này không được thực hiện cẩn thận, quy trình làm việc có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn.
📌 Ví dụ: Trong ví dụ của chúng tôi, Daily Client Prep Agent được lên lịch chạy hàng ngày vào lúc 8 giờ sáng. Ngoài ra, nó cũng có thể được kích hoạt khi ai đó đề cập đến nó trong Không gian Làm việc ClickUp, gửi tin nhắn trực tiếp cho nó trong ClickUp Chat hoặc giao cho nó một nhiệm vụ ClickUp.
🔍 Bạn có biết? Thuật ngữ ‘phần mềm đại lý’ đã trở nên phổ biến trong thập niên 1980 và 1990 khi nghiên cứu về Trí tuệ Nhân tạo Phân tán (DAI) và các hệ thống tự chủ, hướng mục tiêu phát triển mạnh mẽ. Trong giai đoạn này, các nhà nghiên cứu đã chuyển từ việc xây dựng các chương trình thụ động, dựa trên quy tắc sang tạo ra các ‘đại lý’ chủ động và ngày càng tự chủ, có khả năng hành động thay mặt người dùng trong các môi trường phức tạp và động.
Quy tắc quyết định
Quy tắc quyết định xác định giới hạn của quy trình làm việc. Chúng làm rõ những gì đại lý nên xử lý, những gì nên bỏ qua và khi nào nên dừng lại và chuyển tiếp.
Đây là nơi các quy tắc được định nghĩa sẵn "không làm gì" được áp dụng. Các ví dụ thực tế bao gồm bỏ qua các mục có ưu tiên thấp, nâng cấp khi dữ liệu cần thiết bị thiếu, hoặc dừng lại khi bối cảnh không đầy đủ. Quy tắc quyết định là lớp kiểm soát chính giúp giữ cho quy trình làm việc của nhân viên trong phạm vi và ngăn chặn tự động hóa rủi ro.
📌 Ví dụ: Điều gì xảy ra vào một ngày không có cuộc họp với khách hàng được lên lịch? Các quy tắc quyết định giúp Daily Client Prep Agent có hướng dẫn cho các tình huống cụ thể/trường hợp ngoại lệ như vậy.
Các hành động và công cụ
Khi siêu đại lý biết rằng nó cần thực hiện hành động, lớp này xác định cách nó được phép thực hiện. Điều đó có thể bao gồm tạo hoặc cập nhật các công việc phức tạp, truy xuất dữ liệu từ tài liệu, soạn thảo tin nhắn, lấy thông tin từ nguồn kiến thức của công ty hoặc thông báo cho chủ sở hữu. Càng chặt chẽ bộ quy tắc này, quy trình làm việc càng an toàn.
Giới hạn công cụ và quyền truy cập giúp giảm thiểu tác động phụ và dễ dàng dự đoán những gì đại lý có thể và không thể thay đổi.
📌 Ví dụ: Để có thể thực hiện các tác vụ được giao, Trợ lý Chuẩn bị Khách hàng Hàng ngày cần truy cập lịch của Quản lý Tài khoản, Gmail và ClickUp Docs/Không gian Làm việc. Kỹ năng (khả năng truy cập công cụ), kiến thức và trí nhớ của trợ lý giúp nó thực hiện nhiệm vụ của mình.
🔍 Bạn có biết? Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) bắt đầu được áp dụng rộng rãi từ đầu những năm 2000, đặc biệt trong lĩnh vực ngân hàng và bảo hiểm. Các công cụ RPA ban đầu mô phỏng các hành động của con người trên giao diện người dùng—như nhấp chuột vào nút, sao chép dữ liệu và điền vào biểu mẫu—mà không yêu cầu tích hợp sâu với các hệ thống phía sau.
Định dạng đầu ra
Định nghĩa về "hoàn thành" của bạn không bao giờ nên mơ hồ. Định dạng đầu ra xác định hình thức của kết quả mỗi lần. Các ví dụ bao gồm một công việc được tạo với các Trường Tùy chỉnh cụ thể đã được điền, một tài liệu được cập nhật với bố cục phần cố định, hoặc một tin nhắn được soạn thảo với tiêu đề tiêu chuẩn và danh sách kiểm tra các bước tiếp theo.
Các đầu ra có cấu trúc giúp kết quả dễ dàng kiểm tra, kiểm toán và tái sử dụng. Các phản hồi tự do không phù hợp để mở rộng quy mô vì chúng khó xác minh và khó thực hiện các hành động tiếp theo.
Điểm kiểm tra của con người
Không phải mọi thứ đều nên chạy liên tục mà không có điểm dừng. Các điểm kiểm tra là những thời điểm quy trình làm việc được chuyển giao cho một người trước khi xảy ra sự kiện có tác động lớn. Đây là nơi diễn ra các bước phê duyệt, xác nhận hoặc chỉnh sửa.
Mục tiêu là tạo ra các quy trình chuyển giao an toàn khi kết quả ảnh hưởng đến khách hàng, tài chính hoặc cam kết giao hàng. Các điểm kiểm tra biến tự động hóa quy trình làm việc thành một hệ thống được kiểm soát thay vì một "hộp đen".
Đo lường
Yếu tố này xác định cách bạn biết quy trình làm việc thực sự hoạt động. Nếu bạn không đo lường nó, bạn không thể biết liệu quy trình làm việc có đang giúp ích hay đang gây ra vấn đề một cách âm thầm.
Các chỉ số đo lường bao gồm thời gian tiết kiệm được, khối lượng xử lý, tỷ lệ lỗi, số lần làm lại được tránh và chất lượng kết quả. Các chỉ số rõ ràng giúp dễ dàng nhận biết khi nào cần điều chỉnh quy tắc quyết định, đầu vào hoặc đầu ra.
Sử dụng nguyên tắc sau để thiết kế quy trình làm việc có thể áp dụng hiệu quả trong thực tế:
- Chọn một kết quả có thể lặp lại: Thiết kế quy trình làm việc sao cho chúng tạo ra một kết quả nhất quán. Cố gắng giải quyết nhiều kết quả trong một quy trình làm việc duy nhất sẽ dẫn đến logic phân nhánh, kết quả không rõ ràng và tỷ lệ thất bại cao hơn.
- Xác định giới hạn và quy tắc 'không làm gì/nâng cấp': Áp dụng các quy tắc quyết định một cách rõ ràng để mô tả khi nào nhân viên hỗ trợ nên dừng lại, bỏ qua hoặc nâng cấp. Loại quản lý kiến thức này giúp tránh các hành động vô ý khi bối cảnh không đầy đủ hoặc nằm ngoài phạm vi.
- Sử dụng quyền truy cập tối thiểu và nguồn thông tin đáng tin cậy: Chỉ cấp quyền truy cập vào các không gian ClickUp, thư mục, tài liệu và nguồn bên ngoài cần thiết để hoàn thành quy trình làm việc. Giới hạn quyền truy cập giúp quản lý rủi ro và nâng cao chất lượng đầu ra.
- Yêu cầu đầu ra có cấu trúc: Xác định các định dạng mà nhóm có thể xem xét, phê duyệt và tái sử dụng. Các cấu trúc tiêu chuẩn giúp quy trình làm việc trở nên dự đoán được và an toàn khi mở rộng quy mô.
- Thử nghiệm với một nhóm nhỏ trước khi mở rộng: Chạy quy trình làm việc với một số lượng người dùng giới hạn và dữ liệu thực tế. Quan sát nơi các quy tắc quyết định bị vi phạm, đầu ra cần được điều chỉnh và can thiệp của con người là cần thiết.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Nếu bạn đang nhìn vào màn hình thiết lập Super Agent và tự hỏi, ‘Okay… việc cần làm cho nó là gì?’ ClickUp Brain chính là giải pháp nhanh chóng cho bạn.
ClickUp Brain là một hệ thống Trí tuệ Nhân tạo (AI) tích hợp sẵn, có khả năng hiển thị toàn bộ các công việc, tài liệu, dự án, bình luận và kiến thức của bạn. Bạn có thể sử dụng nó như một đối tác tư duy khi thiết kế và cải thiện các quy trình làm việc Super Agent của mình.
Trong các quy trình làm việc thực tế, bạn có thể sử dụng ClickUp Brain để:
- Kiểm tra các trường hợp đặc biệt bằng cách đặt câu hỏi về những gì xảy ra khi các công việc bị trễ, bị khối hoặc chưa hoàn thành.
- Tinh chỉnh các điều kiện kích hoạt và hành động để Agent của bạn hoạt động vào thời điểm phù hợp, không ngẫu nhiên.
- Khắc phục hành vi khó hiểu bằng cách yêu cầu ClickUp Brain tóm tắt những gì Agent đã làm và lý do tại sao.
12 Ví dụ về quy trình làm việc của Super Agent
Các ví dụ này minh họa cách Super Agents được tích hợp vào công việc hàng ngày trong ClickUp. Mỗi quy trình làm việc được thiết kế để gợi ý những ý tưởng mà bạn có thể tham khảo và điều chỉnh để duy trì tiến độ dự án hoặc giảm thiểu sự trao đổi qua lại giữa các nhóm.
1. Trình báo cáo trạng thái Super Agent
Status Reporter Agent luôn cập nhật trạng thái công việc thực tế. Nó theo dõi các thay đổi trạng thái công việc, ngày đáo hạn, bình luận, rào cản và phụ thuộc trong các không gian hoặc thư mục đã lựa chọn, sau đó chuyển đổi thông tin đó thành bản cập nhật tiến độ ngắn gọn và dễ đọc. Bạn có thể chạy nó theo lịch trình hoặc kích hoạt từ sự thay đổi trạng thái dự án.
📌 Ví dụ: Bạn đang thực hiện một dự án ra mắt đa chức năng với các bộ phận Kỹ thuật, Kiểm thử chất lượng (QA) và Tiếp thị trong các không gian làm việc khác nhau. Mỗi thứ Sáu, Super Agent này sẽ quét các công việc được gắn thẻ với cột mốc ra mắt, đánh dấu những gì đã hoàn thành trong tuần này, những gì bị trì hoãn và những gì bị chặn do phê duyệt.
Nó đăng một bản tóm tắt gọn gàng trong kênh dự án và cập nhật tài liệu trạng thái hàng tuần. Khi một công việc phụ thuộc quan trọng quá hạn, nó sẽ đánh dấu rõ ràng thay vì ẩn nó trong danh sách dài các công việc.
💬 Ví dụ về lời nhắc:
- Mỗi thứ Sáu lúc 4 giờ chiều, kiểm tra tất cả các công việc liên quan đến cột mốc ‘Launch Q2’. Tóm tắt công việc đã hoàn thành, các công việc bị chặn và bất kỳ rủi ro nào có thể xảy ra trong tuần tới. Đăng cập nhật trong kênh #launch-status và cập nhật Tài liệu Trạng thái Hàng tuần.
- Nếu bất kỳ công việc nào được đánh dấu là 'Quan trọng' bị trễ hơn 24 giờ, hãy đưa nó vào một phần riêng biệt 'Cần chú ý' và đề cập đến chủ sở hữu.
- Bỏ qua các công việc ở trạng thái 'Backlog'
🎯 Ví dụ thực tế: Cập nhật trạng thái dự án AI với ClickUp Super Agents
Illia Shevchenko, người sáng lập sProcess và là chuyên gia tư vấn ClickUp được chứng nhận, đã nhận ra một vấn đề lặp đi lặp lại mà một trong những khách hàng của anh gặp phải. Các nhà lãnh đạo muốn có cập nhật dự án nhanh chóng. Các nhà phát triển phải dừng công việc để viết chúng.
Vì vậy, anh ấy đã tạo ra một Super Agent nhỏ trong ClickUp có tên là Website Dự án Trạng thái Đồng bộ Agent. Thay vì yêu cầu nhóm viết báo cáo, Super Agent này đọc hoạt động thực tế của các công việc trong ClickUp và tự động tạo ra các bản cập nhật dự án cấp lãnh đạo.
Nhóm giao hàng tiếp tục thực hiện công việc trong các chế độ xem tác vụ thông thường của mình trong khi đại lý duy trì việc đồng bộ hóa các trình theo dõi. Kết quả: Ban lãnh đạo có được cái nhìn tổng quan tức thì về tiến độ của các công việc, những công việc bị đình trệ và nơi cần sự chú ý - mà không cần cuộc họp, thông báo trạng thái hoặc báo cáo thủ công.
Nếu bạn đang tìm hiểu cách các Super Agent của ClickUp có thể tự động hóa báo cáo, phối hợp hoặc cập nhật dự án trên toàn tổ chức, nhóm ClickUp có thể hỗ trợ bạn thiết kế và triển khai chúng trên quy mô lớn.
2. Quản lý Ưu tiên Siêu Đại lý
Trình quản lý ưu tiên xem xét các ngày đáo hạn, phụ thuộc, thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) và thay đổi trạng thái trong các công việc đang hoạt động, và điều chỉnh ưu tiên công việc khi điều kiện thay đổi. Khi công việc ở giai đoạn trước bị trễ, các công việc ở giai đoạn sau sẽ tự động được ưu tiên cao hơn.
📌 Ví dụ: Nhóm giao hàng của bạn xử lý các yêu cầu của khách hàng với cam kết SLA. Một công việc ban đầu được đánh dấu là 'Bình thường' bỗng trở nên cấp bách vì một công việc phụ thuộc bị trễ, và đồng hồ SLA đang chạy.
Siêu đại lý phát hiện rủi ro, nâng mức ưu tiên lên 'Cao' và bình luận trên công việc giải thích lý do. Nếu SLA không còn bị đe dọa, nó hạ mức ưu tiên và ghi chú thay đổi để nhóm không tiếp tục xử lý các vấn đề cũ.
💬 Ví dụ về lời nhắc:
- Theo dõi các công việc trong thư mục ‘Yêu cầu của khách hàng’. Nếu một công việc còn dưới 48 giờ so với hạn chót SLA, hãy cài đặt ưu tiên thành Cao và thêm bình luận giải thích rủi ro.
- Nếu một công việc phụ thuộc bị trễ hạn và khối một công việc khác, hãy nâng mức ưu tiên của công việc bị khối lên một cấp độ.
- Không thay đổi ưu tiên cho các công việc đã được đánh dấu là 'Quan trọng' mà không đánh dấu để kiểm tra bởi con người.
🧠 Thông tin thú vị: Vào đầu những năm 1970, hệ thống MYCIN được phát triển tại Đại học Stanford để chẩn đoán nhiễm trùng vi khuẩn và đề xuất kháng sinh. Hệ thống này sử dụng một động cơ dựa trên quy tắc 'nếu điều này, thì' và trong các thử nghiệm có kiểm soát, nó hoạt động ở mức độ tương đương với các chuyên gia về bệnh truyền nhiễm.
3. Field Filler Agent Super Agent
Dữ liệu công việc lộn xộn thường không phải lỗi của ai. Mọi người làm việc nhanh chóng, bỏ qua việc thêm thông tin liên quan vào Trường Tùy chỉnh và cho rằng ai đó sẽ dọn dẹp sau. ClickUp Field Filler Super Agent sẽ tự động xử lý việc dọn dẹp này trong nền.
Khi các công việc mới được tạo ra với các trường thông tin thiếu sót hoặc không nhất quán, hệ thống sẽ tự động điền các thông tin cơ bản dựa trên quy tắc không gian làm việc, mẫu quy trình làm việc và các mẫu từ các công việc trước đó. Hệ thống sẽ lấy thông tin từ tiêu đề, mô tả, tài liệu liên kết và nguồn yêu cầu để duy trì cấu trúc của không gian làm việc.
📌 Ví dụ: Đội ngũ vận hành của bạn thêm các công việc nội bộ nhanh chóng vào ClickUp. Hầu hết các công việc này chỉ có tiêu đề như ‘Sửa lỗi xuất hóa đơn’ mà không có chủ sở hữu, nhóm hoặc mức độ ưu tiên. Nhân viên hỗ trợ đọc tên công việc, liên kết nó với khu vực Hóa đơn, giao cho chủ sở hữu vận hành tài chính, đặt mức độ ưu tiên dựa trên các từ khóa ‘hóa đơn’ và ‘xuất’, và áp dụng trạng thái quy trình làm việc phù hợp.
💬 Ví dụ về lời nhắc:
- Khi một công việc mới được tạo trong 'Support Intake', hệ thống sẽ tự động điền vào các trường Category, Owner và SLA dựa trên các từ khóa trong mô tả và nhóm của người yêu cầu.
- Nếu ưu tiên bị thiếu, hãy suy ra từ ngôn ngữ thể hiện mức độ khẩn cấp như ‘bị chặn’, ‘khẩn cấp’ hoặc ‘vấn đề sản xuất’.
- Nếu các trường bắt buộc không thể được suy luận một cách chắc chắn, hãy để lại bình luận yêu cầu người yêu cầu làm rõ và không giao công việc.
📮 ClickUp Insight: 25% người dùng tin rằng các trợ lý AI có thể giúp họ duy trì sự tổ chức.
Và họ đúng. Các trợ lý AI chuyên dụng có thể giúp bạn duy trì sự tổ chức bằng cách đẩy nhanh tiến độ công việc, phân công quyền sở hữu, cài đặt hạn chót và xử lý các công việc theo dõi định kỳ mà nếu không sẽ bị trì hoãn.
Tuy nhiên, điều này chỉ hoạt động khi một nhân viên có thể thực hiện hành động thay mặt cho người khác trong phạm vi cho phép.
Hoạt động trong một không gian làm việc thống nhất nơi các công việc, tệp tin và tương tác trước đó đã được kết nối, các Super Agent thừa hưởng cùng quyền truy cập cấp người dùng như những người mà họ hỗ trợ.
Điều đó có nghĩa là họ có thể thực hiện các hành động (di chuyển công việc, cập nhật trạng thái hoặc chuyển tiếp thông tin một cách có trách nhiệm) mà không vượt quá quyền hạn hoặc cần sự giám sát liên tục.
4. Công cụ lập kế hoạch phân chia công việc Super Agent
Công cụ Work Breakdown Planner biến các nhiệm vụ cha không rõ ràng thành một kế hoạch thực thi rõ ràng và có thể xem xét, nhưng chỉ khi bạn @đề cập nó trên một công việc hoặc gán nó cho một công việc.
Nó đọc toàn bộ bối cảnh của công việc (mô tả, bình luận, các công việc con hiện có, ngày đáo hạn và người được giao), tìm kiếm các công việc tương tự trong không gian làm việc của bạn khi cần thiết, và tạo ra một danh sách có cấu trúc gồm 3-10 công việc con với đề xuất về người chịu trách nhiệm và dòng thời gian thực hiện. Bạn sẽ thấy đề xuất phân chia công việc trong phần bình luận của công việc, điều chỉnh nếu cần thiết và phê duyệt trước khi các công việc con được thêm vào.
📌 Ví dụ: Người lãnh đạo nhóm @đề cập đến nhân viên trên một nhiệm vụ cha có tên ‘Chuyển hệ thống thanh toán sang nhà cung cấp mới’ và thêm mục tiêu và hạn chót trong phần bình luận.
Siêu đại lý trả lời với một kế hoạch sơ bộ: khám phá, lập bản đồ dữ liệu, thiết lập di chuyển, kiểm tra chất lượng (QA) và chuyển đổi, mỗi bước đều có chủ sở hữu và ngày dự kiến được đề xuất. Quản lý dự án (PM) yêu cầu hợp nhất hai bước và thay đổi chủ sở hữu của một bước. Sau khi được phê duyệt, siêu đại lý tạo các công việc con đã hoàn thiện dưới nhiệm vụ cha.
💬 Ví dụ về các mẫu nhắc nhở:
- @Work Breakdown Planner, chia nhiệm vụ cha này thành 5–8 công việc con. Mục tiêu là: ___. Hạn chót là: ___. Ưu tiên các chủ sở hữu/vai trò sau: ___. Hạn chế: ___
- @Work Breakdown Planner đề xuất phân chia công việc cho công việc này. Nhóm các bước theo giai đoạn và đề xuất ngày đáo hạn. Không tạo bất kỳ nội dung nào cho đến khi tôi xác nhận.
- @Work Breakdown Planner, lập một bản phân tích đơn giản (tối đa 5 công việc con). Nếu thiếu thông tin, hãy đặt một câu hỏi làm rõ trước khi đề xuất kế hoạch.
5. Bản tóm tắt ưu tiên hàng ngày Super Agent
Daily Priority Briefer quét tất cả các công việc đang mở được giao cho bạn và biến danh sách công việc dài dòng, lộn xộn thành một kế hoạch ngắn gọn, dễ dàng xem qua cho ngày hôm nay. Nó đánh dấu những công việc cần ưu tiên ngay lập tức, hiển thị các công việc quá hạn, xem trước những công việc sắp tới trong 5 ngày làm việc tiếp theo và chỉ ra những công việc đã im lặng quá lâu.
📌 Ví dụ: Vào lúc 9 giờ sáng một ngày trong tuần, quản lý dự án nhận được một tin nhắn trực tiếp (DM) với tóm tắt nhanh: hai việc theo dõi nhà cung cấp quá hạn, ba mục cần làm trong ngày liên quan đến việc ra mắt sản phẩm sắp tới và một cuộc đánh giá thiết kế đã bị trì hoãn trong một tuần. Điều này giúp bạn xem qua danh sách công việc trong vòng chưa đầy một phút và bắt đầu với việc theo dõi quá hạn.
💬 Ví dụ về lời nhắc:
- Mỗi ngày làm việc lúc 9 giờ sáng, tóm tắt các công việc quá hạn, hạn chót của ngày hôm nay và bất kỳ đề cập @ mới nào. Đề xuất ba hành động ưu tiên cần thực hiện trước tiên.
- Nếu bất kỳ công việc nào bị chặn và được giao cho tôi, hãy chỉ ra riêng biệt ai là người đang chặn nó.
- Không bao gồm các công việc ở trạng thái ‘Backlog’ hoặc ‘Someday’.
🎯 Ví dụ thực tế: Ưu tiên công việc bằng AI với ClickUp Super Agents
Yvonne “Yvi” Heimann, một Chuyên gia Tư vấn Được Chứng nhận ClickUp và huấn luyện viên hiệu quả kinh doanh, đã gặp phải một vấn đề quen thuộc: quá nhiều công việc, quá nhiều thông tin và không có câu trả lời rõ ràng cho điều gì quan trọng hôm nay. Vì vậy, cô đã tạo ra một Siêu Trợ lý Tập trung Hàng ngày trong ClickUp.
Mỗi ngày làm việc lúc 8 giờ sáng, nhân viên kiểm tra không gian làm việc của mình—các công việc, hạn chót, đề cập và hoạt động—và gửi một tin nhắn với ba ưu tiên quan trọng nhất trong ngày, có nhãn là Thực hiện, Quyết định hoặc Giao phó.
Vì vậy, thay vì phải lọc qua các bảng điều khiển và hộp thư đến, cô ấy bắt đầu mỗi buổi sáng với một danh sách công việc rõ ràng, sẵn sàng để đưa ra quyết định.
Bạn đang tìm hiểu cách các Super Agent của ClickUp có thể giúp phối hợp công việc, xác định ưu tiên hoặc tự động hóa quá trình ra quyết định trong tổ chức của bạn?
6. Quản lý Phê duyệt Siêu đại lý
Quá trình phê duyệt thường bị tắc nghẽn khi quyền sở hữu và thời gian không rõ ràng. Công cụ Approval Manager quản lý luồng phê duyệt trong ClickUp bằng cách định tuyến công việc đến người phê duyệt phù hợp, theo dõi phản hồi dựa trên ngữ cảnh và giữ cho lịch sử phê duyệt được hiển thị tại một nơi duy nhất. Nó đảm bảo công việc không tiến triển cho đến khi người có trách nhiệm đã xem xét.
📌 Ví dụ: Khi một công việc chuyển sang trạng thái ‘Cần phê duyệt’, siêu đại lý sẽ chuyển công việc đó đến người phê duyệt được liệt kê trong công việc, đăng một tóm tắt ngắn gọn về những thay đổi đã thực hiện và chờ phản hồi trước khi cho phép trạng thái tiếp tục.
💬 Ví dụ về lời nhắc:
- Khi một công việc chuyển sang trạng thái ‘Cần phê duyệt’, hãy giao công việc đó cho người phê duyệt được liệt kê trong trường ‘Người phê duyệt’ và đăng một tóm tắt ngắn gọn về những thay đổi đã thực hiện.
- Nếu không nhận được phản hồi trong vòng 48 giờ, hãy gửi bình luận nhắc nhở và thông báo cho người phê duyệt qua trò chuyện.
- Không di chuyển công việc sang trạng thái "Được phê duyệt" mà không có sự phê duyệt rõ ràng được ghi chú trong phần bình luận.
7. Campaign Launchpad Super Agent
Campaign Launchpad Agent giúp bảng chiến dịch của bạn luôn nhất quán bằng cách cài đặt cùng một quy trình làm việc cốt lõi mỗi khi tạo chiến dịch mới. Ngay khi một công việc chiến dịch xuất hiện trong không gian làm việc của bạn, nó sẽ tự động thêm một bộ công việc con tiêu chuẩn cho các giai đoạn lập kế hoạch phức tạp, tạo/lập, triển khai, tối ưu hóa và báo cáo.
Khi công việc tiến triển, trạng thái của chiến dịch chính luôn được đồng bộ với những gì thực sự diễn ra trong các công việc con, giúp Bảng phản ánh tiến độ thực tế thay vì những kỳ vọng viển vông.
📌 Ví dụ: Khi một công việc mới có tên ‘Chiến dịch Webinar Tháng Tư’ được thêm vào danh sách chiến dịch, đại lý sẽ tự động thêm sáu công việc con tiêu chuẩn cho bản tóm tắt, nội dung sáng tạo, thiết lập, khởi chạy, tối ưu hóa và báo cáo. Khi công việc con ‘Khởi chạy’ được hoàn thành, chiến dịch chính sẽ tự động chuyển sang trạng thái ‘Hoạt động’ để Bảng phản ánh tình trạng thực tế mà không cần ai phải nhớ cập nhật.
💬 Ví dụ về lời nhắc:
- Khi tạo một công việc mới trong Quản lý Chiến dịch Tiếp thị, hãy tạo 6 công việc con tiêu chuẩn cho chiến dịch và thêm một bình luận ngắn giải thích nội dung đã tạo.
- Khi công việc con "Launch" được hoàn thành, chuyển chiến dịch cha sang trạng thái "Live".
- Nếu một công việc trong chiến dịch có tiêu đề không rõ ràng hoặc chỉ là tiêu đề tạm thời, hãy yêu cầu người tạo đổi tên trước khi tạo các công việc con.
8. Trợ lý Cà phê Sáng
Buổi sáng trở nên rối ren khi bạn bắt đầu với một lượng lớn dữ liệu chưa được lọc. Morning Coffee Agent tổng hợp hoạt động qua đêm thành một bản tóm tắt ngắn gọn, có giá trị cao với các cập nhật khẩn cấp, tin nhắn cần trả lời và bất kỳ điều gì có thể làm gián đoạn công việc ưu tiên hôm nay. Nó loại bỏ việc chuyển đổi ngữ cảnh và chuẩn bị các bản nháp nhanh cho phản hồi, giúp bạn hành động nhanh chóng mà không cần mở cùng lúc mười chủ đề.
📌 Ví dụ: Một người phụ trách thành công của khách hàng đăng nhập vào ClickUp lúc 9 giờ sáng và thấy một tài liệu 'Morning Brief' ngắn đã sẵn sàng. Nó hiển thị:
- Hai trường hợp hỗ trợ khẩn cấp đã được gửi đến trong đêm.
- Một công việc gia hạn đang bị khối do chưa được phê duyệt giá cả.
- Một thành viên trong nhóm đã bình luận yêu cầu đưa ra quyết định về giải pháp tạm thời tùy chỉnh cho khách hàng.
Mỗi mục bao gồm một tóm tắt một dòng và một phản hồi đề xuất được trích từ lịch sử công việc và tin nhắn cuối cùng trong chủ đề trò chuyện. Không cần mở danh sách công việc hoặc chủ đề trò chuyện, họ có thể xử lý hàng đợi khẩn cấp trong vòng dưới năm phút và bắt đầu ngày làm việc với công việc thực sự thay vì phải lọc hộp thư đến.
💬 Ví dụ về lời nhắc:
- Mỗi sáng ngày làm việc, tóm tắt các cập nhật khẩn cấp từ các dự án ưu tiên của tôi và soạn thảo phản hồi cho bất kỳ tin nhắn nào cần trả lời.
- Ghi chú bất kỳ yếu tố nào có thể gây trì hoãn việc giao hàng trong tuần này.
- Loại trừ các cập nhật trạng thái định kỳ trừ khi chúng ảnh hưởng đến thời hạn hoặc quy trình phê duyệt.
9. Deadline Guardian Super Agent
Deadline Guardian Agent theo dõi các ngày đáo hạn trong Không gian Làm việc cho các công việc được giao cho bạn.
Khi một công việc đến hạn trong ngày hoặc vượt quá thời hạn, nó sẽ hiển thị một nhắc nhở ngắn trực tiếp trên công việc để đảm bảo các công việc nhạy cảm về thời gian không bị bỏ qua. Theo yêu cầu, nó cũng cung cấp một cái nhìn tổng quan nhanh về các công việc đến hạn và quá hạn, giúp dễ dàng điều chỉnh ưu tiên mà không cần phải xem qua danh sách công việc dài.
📌 Ví dụ: Một công việc kiểm tra nội dung cho trang web SaaS phải hoàn thành hôm nay nhưng vẫn có tiến độ chậm. Nhân viên đăng một nhắc nhở ngắn trên công việc, ghi chú rằng nó phải hoàn thành hôm nay. Sau đó, bạn có thể hỏi về các công việc quá hạn, và nhân viên sẽ trả lời với một danh sách công việc ngắn cho thấy một cuộc đánh giá nội bộ bị bỏ lỡ và một bản cập nhật phân tích bị trễ từ hôm qua.
💬 Ví dụ về lời nhắc:
- Theo dõi ngày đáo hạn trong không gian giao hàng. Đánh dấu các công việc có nguy cơ nếu các phụ thuộc chưa hoàn thành trong vòng 48 giờ trước ngày đáo hạn.
- Gửi bản tóm tắt hàng ngày về các công việc quá hạn cho chủ dự án.
- Không thông báo cho các công việc có ngày đáo hạn cách đây hơn bảy ngày.
10. Trình tạo tài liệu PRD
Công cụ tạo tài liệu PRD của bạn thu thập các thông tin rời rạc từ các phiếu yêu cầu, bình luận và ghi chú chưa hoàn chỉnh, sau đó chuyển đổi chúng thành một tài liệu Yêu cầu Sản phẩm hoàn chỉnh trong phần mềm quản lý tài liệu của ClickUp.
Nó đọc các mục epic, các công việc con liên quan và ghi chú cuộc họp, sau đó tổng hợp ý định, mục tiêu, yêu cầu, rủi ro và các câu hỏi mở thành một tài liệu PRD sạch sẽ mà các nhóm có thể thực sự sử dụng để phát triển. Nếu đã có tài liệu PRD cho cùng tính năng, nó sẽ cập nhật và hoàn thiện tài liệu đó thay vì tạo bản sao trùng lặp.
📌 Ví dụ: Một trưởng nhóm hỗ trợ khách hàng phát hiện ra một vấn đề lặp lại: các kỹ thuật viên ngoài hiện trường mất ghi chú khi họ ngắt kết nối. Họ @đề cập đến nhân viên trên epic 'Chế độ ngoại tuyến cho ứng dụng ngoài hiện trường'.
Siêu tác nhân thu thập thông tin từ các phiếu hỗ trợ, tài liệu ghi chú cuộc họp từ đội ngũ hỗ trợ và các công việc con liên quan đến giới hạn lưu trữ cục bộ. Nó tạo ra một tài liệu yêu cầu sản phẩm (PRD) với các yêu cầu rõ ràng về ghi chú ngoại tuyến, xử lý xung đột đồng bộ hóa và tài liệu quy trình.
💬 Ví dụ về lời nhắc:
- Chuyển đổi dự án này và các công việc con của nó thành một tài liệu yêu cầu sản phẩm (PRD) hoàn chỉnh bằng cách sử dụng cấu trúc tiêu chuẩn của PRD.
- Cập nhật tài liệu yêu cầu sản phẩm (PRD) hiện có cho tính năng này với các quyết định mới từ ghi chú của cuộc họp gần nhất.
- Nếu thiếu thông tin quan trọng, hãy đặt tối đa ba câu hỏi cụ thể và tiến hành soạn thảo bản nháp với nỗ lực cao nhất.
🎥 Bonus: Nâng cao khả năng của Trợ lý Tạo Tài liệu PRD bằng những mẹo hữu ích sau đây để viết tài liệu PRD chất lượng:
11. Chuyên viên Phân tích Thông tin Chủ đề Siêu Đại lý
Chuyên viên Phân tích Thông tin Chủ đề dành cho các nhóm nội dung gặp khó khăn trong việc xác định chủ đề nào nên tạo nội dung.
Nó tạo ra một bức tranh rõ ràng về bất kỳ chủ đề nào bằng cách kết hợp những gì đã có trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn với nghiên cứu web mới nhất. Sau đó, nó chuyển đổi bối cảnh kết hợp đó thành các đầu ra có thể sử dụng như bản tóm tắt, dàn ý, bản nháp hoặc báo cáo phân tích, được tùy chỉnh theo mục tiêu bạn đang hướng tới.
📌 Ví dụ: Một chiến lược gia nội dung đang có kế hoạch cho một bài viết về 'Trí tuệ nhân tạo trong phát triển phần mềm cho các nhóm không chuyên về kỹ thuật'. Họ yêu cầu siêu đại lý soạn thảo tài liệu và chia sẻ các thông tin cơ bản ngay từ đầu, như giọng điệu, đối tượng mục tiêu và yêu cầu SEO.
Chuyên viên kéo các bản nháp blog và ghi chú chiến dịch từ không gian làm việc, quét các bài viết ngành gần đây để tìm ví dụ hiện tại, và đưa vào danh sách Quản lý Chiến dịch Tiếp thị một bản tóm tắt chi tiết cùng bản tóm tắt 5 điểm chính.
💬 Ví dụ về lời nhắc:
- Nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo (AI) trong phát triển phần mềm và cung cấp cho tôi một bản tóm tắt ngắn gọn về các xu hướng chính, rủi ro và góc độ nội dung cho một bài viết trên blog.
- Kết hợp ghi chú nội bộ với nghiên cứu trực tuyến và phác thảo một bài viết dài về chủ đề này.
- Nếu chủ đề hoặc mục tiêu không rõ ràng, hãy đặt một câu hỏi làm rõ trước khi bắt đầu.
Dưới đây là chia sẻ của một người dùng về ClickUp Super Agents:
Thật ra, việc có thể trò chuyện với AI như một đồng đội là điều khá tiện lợi. Ví dụ, Dawn giúp tôi phát triển một dự án từ ý tưởng đến bàn giao, tạo ra các công việc. Sau đó, tôi có thể yêu cầu Dawn nhờ Jess (một siêu đại lý khác mà tôi đã tạo) tạo các mẫu email, tài liệu sơ bộ liên quan đến dự án đó, nhắc nhở tôi vào một thời điểm cụ thể để thực hiện một công việc nào đó, v.v.
Thật ra, việc có thể trò chuyện với AI như một đồng đội là điều khá tiện lợi. Ví dụ, Dawn giúp tôi phát triển một dự án từ ý tưởng đến bàn giao, tạo ra các công việc. Sau đó, tôi có thể yêu cầu Dawn nhờ Jess (một siêu đại lý khác mà tôi đã tạo) tạo các mẫu email, tài liệu sơ bộ liên quan đến dự án đó, nhắc nhở tôi vào một thời điểm cụ thể để thực hiện một công việc nào đó, v.v.
12. Process Automator Super Agent
Process Automator Super Agent theo dõi cách công việc di chuyển qua hệ thống CRM và danh sách tiếp thị của bạn, nhận diện các cách thức lặp lại trong việc xử lý công việc và tiêu chuẩn hóa các quy trình đó cho bạn. Thay vì phải cài đặt lại các trường, chủ sở hữu và các bước theo dõi nhiều lần, nó sẽ kế thừa các thói quen đó và để lại một ghi chú rõ ràng mỗi khi can thiệp.
📌 Ví dụ: Một người phụ trách phát triển nhận thấy rằng mỗi khi một công việc chiến dịch mới được gắn thẻ ‘Partner’, nhóm sẽ thêm một danh sách kiểm tra, chỉ định người xem xét cụ thể và đẩy ngày đáo hạn lùi lại ba ngày. Sau khi mô hình này xuất hiện một vài lần, nhân viên bắt đầu áp dụng nó cho các công việc mới được gắn thẻ ‘Partner’.
Lần tiếp theo khi một tác vụ được tạo, danh sách kiểm tra sẽ xuất hiện, người kiểm duyệt được cài đặt và một bình luận ngắn giải thích quy tắc mà nó tuân theo.
💬 Ví dụ về lời nhắc:
- Xem lại hoạt động gần đây của CRM và cho tôi biết những mẫu hình bạn đã học được.
- Những hành vi tự động nào sẽ được áp dụng cho công việc này nếu tôi chuyển nó sang trạng thái tiếp theo?
- Giải thích lý do tại sao công việc này được cập nhật và quy tắc nào đã kích hoạt nó.
📮 ClickUp Insight: 12% người được khảo sát cho biết các trợ lý AI khó cài đặt hoặc kết nối với các công cụ của họ, và 13% khác cho biết có quá nhiều bước chỉ để hoàn thành các tác vụ đơn giản với các trợ lý.
Dữ liệu phải được nhập thủ công, quyền truy cập phải được định nghĩa lại, và mỗi quy trình làm việc phụ thuộc vào chuỗi tích hợp có thể bị gián đoạn hoặc thay đổi theo thời gian.
Tin vui? Bạn không cần phải "kết nối" các Super Agent của ClickUp với các công việc, tài liệu, trò chuyện hoặc cuộc họp của mình. Chúng được tích hợp sẵn trong Không gian Làm việc ClickUp, sử dụng cùng các đối tượng, quyền truy cập và quy trình làm việc như bất kỳ đồng nghiệp nào khác.
Vì các tích hợp, quyền truy cập và bối cảnh được thừa hưởng từ Không gian Làm việc theo mặc định, các đại lý có thể hoạt động ngay lập tức trên các công cụ mà không cần cấu hình tùy chỉnh. Không cần phải cấu hình các đại lý từ đầu!
Các thực hành tốt nhất khi triển khai quy trình làm việc Super Agent
Việc triển khai Super Agents hiệu quả nhất khi bạn đối xử với họ như những đồng đội mới gia nhập. Dưới đây là một số thói quen thực tế giúp họ duy trì hiệu quả:
- Xác định một kết quả rõ ràng cho mỗi nhân viên: Xác định chính xác việc cần làm (ví dụ: tóm tắt các rào cản hàng ngày trong ClickUp Trò chuyện) để nhân viên không phải giải quyết năm vấn đề cùng một lúc.
- Tùy chỉnh một mẫu siêu đại lý có sẵn thay vì bắt đầu từ đầu: Chọn mẫu phù hợp nhất từ danh mục Siêu Đại Lý và điều chỉnh các điều kiện kích hoạt, phạm vi và đầu ra của nó để phù hợp với quy trình của bạn thay vì phải tạo lại các luồng thông dụng.
- Chỉ cấu hình logic nâng cao khi cần thiết: Thêm hướng dẫn tùy chỉnh, công cụ, bộ nhớ và các điều kiện kích hoạt cho các trường hợp đặc biệt hoặc quy trình làm việc nhiều bước, thay vì phức tạp hóa các công việc đơn giản.
- Giới hạn quyền truy cập chỉ vào những gì cần thiết: Giới hạn quyền truy cập và các công cụ kết nối xuống mức tối thiểu cần thiết để nhân viên có thể làm việc an toàn trong các không gian, danh sách và nguồn dữ liệu phù hợp.
- Ghi chú về trách nhiệm của từng đại lý: Ghi chú mục đích, các điều kiện kích hoạt và giới hạn của đại lý trong một tài liệu được chia sẻ để đồng nghiệp biết khi nào nên dựa vào nó và khi nào cần can thiệp thủ công.
- Thu thập phản hồi từ người dùng thực tế: Hỏi những người bị ảnh hưởng bởi quy trình làm việc của đại lý về những gì hữu ích, gây nhầm lẫn hoặc thiếu sót, sau đó điều chỉnh thiết lập dựa trên hiệu quả hoạt động của nó trong công việc hàng ngày.
Học cách các Super Agent trong ClickUp hoạt động dựa trên ngữ cảnh từ không gian làm việc của bạn:
Những sai lầm thường gặp cần tránh
Các Super Agent thường gặp sự cố do những lựa chọn cấu hình nhỏ không được chú ý:
| Lỗi | Giải pháp |
| Xem Super Agent như một tính năng chỉ sử dụng một lần | Lên lịch các cuộc họp định kỳ (tuần đầu tiên, sau đó hàng tháng) và điều chỉnh các điều kiện kích hoạt cho phù hợp. |
| Xây dựng các lời nhắc cho đại lý dựa trên một trường hợp hoàn hảo, sau đó thất bại khi áp dụng cho các biến thể | Đào tạo với nhiều ví dụ về trợ lý AI trước khi kích hoạt, bao gồm các trường hợp đặc biệt và công việc mơ hồ. |
| Cho phép siêu đại lý xử lý các công việc mà tự động hóa không nên áp dụng (ví dụ: các công việc được đánh dấu để xem xét thủ công) | Xác định các tiêu chí loại trừ cụ thể trong các kích hoạt bằng cách sử dụng thẻ cụ thể, giá trị Trường Tùy chỉnh hoặc trạng thái tùy chỉnh. |
| Cho phép dữ liệu hoặc công cụ nằm ngoài phạm vi của quy trình làm việc, dẫn đến bối cảnh không chính xác hoặc các hành động không mong muốn | Hạn chế quyền truy cập một cách chặt chẽ, kiểm tra định kỳ các quyền truy cập đã cấp và hạn chế mọi thứ không cần thiết trực tiếp. |
| Sử dụng các kích hoạt và hành động mặc định mà không tùy chỉnh theo nhịp độ quy trình thực tế của nhóm (ví dụ: bỏ qua cuối tuần, giờ không làm việc) | Tùy chỉnh các điều kiện kích hoạt và lịch trình dựa trên các mẫu công việc thực tế để siêu đại lý hoạt động khi công việc đang diễn ra. |
| Đang cố gắng tự động hóa các công việc có tính biến đổi cao, sáng tạo hoặc đòi hỏi nhiều phán đoán | Dành tự động hóa cho các công việc có nhiều mẫu và giữ các công việc linh hoạt ở chế độ thủ công. Nếu các mẫu không nhất quán, đánh dấu quy trình làm việc và xem xét lại thông qua kiểm tra thủ công. |
| Tạo các siêu đại lý chuyên biệt trùng lặp với các điều kiện kích hoạt tương tự gây ra các cập nhật xung đột | Tập hợp các ví dụ về đại lý tương tự hoặc phân chia rõ ràng trách nhiệm của họ. Sử dụng tài liệu đăng ký trung tâm để lập bản đồ các đại lý đang hoạt động và tránh trùng lặp phạm vi. |
Hướng dẫn từng bước: Biến bất kỳ quy trình làm việc nào thành Super Agent
Nếu một quy trình làm việc cảm thấy lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc hoặc dễ bị quên, đó là ứng cử viên lý tưởng cho Super Agent. Mục tiêu là lấy một tác vụ bạn đã thực hiện trong ClickUp và để Super Agent thực hiện thay cho bạn.
Dưới đây là một cách đơn giản và thực tiễn để tích hợp các siêu tác vụ vào quy trình làm việc của bạn:
Bước #1: Xác định rõ quy trình làm việc mà bạn muốn tự động hóa
Trước khi sử dụng ClickUp, hãy xác định rõ quy trình làm việc mà bạn muốn chuyển đổi thành Super Agent. Viết ra quy trình đó theo cách nó thực sự diễn ra hàng ngày: những yếu tố kích hoạt quy trình, các quyết định được đưa ra, thông tin cần kiểm tra và kết quả cuối cùng cần đạt được.
Điều này giúp bạn tránh tạo ra các siêu đại lý mơ hồ chỉ "giúp đỡ đôi khi" nhưng thất bại trong các tình huống thực tế. Ở giai đoạn này, hãy tập trung vào ba điều sau:
- Điều gì khởi động quy trình làm việc
- Những việc cần làm cho nhân viên hỗ trợ theo thứ tự tuần tự
- Kết quả thành công trông như thế nào
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Vẽ bản đồ quy trình làm việc một cách trực quan trên ClickUp Bảng trắng trước khi tự động hóa nó. Bạn có thể:
- Thêm hình dạng, kết nối và văn bản để vẽ bản đồ các tác nhân kích hoạt, quyết định, hành động và kết quả trong một luồng rõ ràng.
- Chuyển đổi bất kỳ hình dạng hoặc ghi chú dán nào thành nhiệm vụ ClickUp để kết nối ý tưởng với việc thực thi.
- Hợp tác thời gian thực với nhóm của bạn, điều này hoàn hảo cho các nhóm Ops, PMO hoặc RevOps khi xem xét logic trước khi tự động hóa được triển khai.
- Chèn bối cảnh trực tiếp bằng cách thêm tài liệu, công việc, liên kết hoặc ảnh chụp màn hình trực tiếp lên Bảng.
- Zoom out để xem các mối quan hệ phụ thuộc, quá trình chuyển giao và các điểm rủi ro.
Bước #2: Quyết định cách quy trình làm việc nên hoạt động bên trong ClickUp
Sau khi đã mô tả quy trình làm việc bằng ngôn ngữ đơn giản, quyết định quan trọng tiếp theo là cách và thời điểm Super Agent nên hoạt động. Những điều kiện kích hoạt này chính là động lực thúc đẩy việc thực thi đáng tin cậy.
Có một số phương pháp bạn có thể lựa chọn:
1. Kích hoạt sự kiện
Điều này có nghĩa là Super Agent sẽ được kích hoạt khi xảy ra một sự kiện cụ thể, chẳng hạn như thay đổi trạng thái, cập nhật trường dữ liệu hoặc thay đổi người được giao nhiệm vụ. Những trường hợp này lý tưởng khi bạn muốn Super Agent phản ứng theo sự phát triển của công việc, chứ không theo lịch trình cố định. Bạn có thể sử dụng nó khi đã xác định được một quy trình làm việc luôn bắt đầu bằng việc thay đổi thuộc tính của công việc.
2. Kích hoạt theo lịch trình
Sử dụng điều này khi quy trình làm việc của bạn bao gồm các kiểm tra kỳ như cuộc họp hàng ngày, tóm tắt hàng tuần, hạn chót, đánh giá quá hạn hoặc các công việc dọn dẹp. Điều này giúp bạn có một nhịp độ làm việc dự đoán được, hệ thống và dễ dàng đồng bộ với nhóm.
3. Kích hoạt thủ công hoặc theo yêu cầu
Quy trình này hoạt động khi bạn muốn người dùng quyết định thời điểm chạy quy trình, ví dụ như tóm tắt các bình luận mới nhất giữa cuộc họp, hoặc tạo nội dung tài liệu mới theo yêu cầu. Quy trình này yêu cầu sự phán đoán của con người trước khi chạy hoặc tạo ra các sản phẩm đầu ra để thảo luận.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Docs để ghi chép cách quy trình này hoạt động. Ghi lại mọi thứ, bao gồm yếu tố khởi động quy trình, các bước cần thực hiện và hướng dẫn nhắc nhở cho đại lý. Điều này sẽ trở thành tài liệu tham khảo của bạn khi cấu hình các tính năng kích hoạt và giúp duy trì hành vi của đại lý nhất quán khi quy trình phát triển.
Bước #3: Chuyển quy trình làm việc thành Super Agent
Đây là nơi bạn chuyển đổi quy trình làm việc của mình thành một quy trình mà ClickUp có thể thực hiện. Thay vì nghĩ "Tôi đang tạo một Agent", hãy nghĩ "Tôi đang hướng dẫn ClickUp cách tuân theo quy trình của mình".
Bạn có ba cách thực tế để thực hiện việc cần làm này. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào mức độ rõ ràng của quy trình làm việc hiện tại của bạn và mức độ kiểm soát mà bạn cần.
Phương pháp #1: Sử dụng trình tạo ngôn ngữ tự nhiên (phù hợp nhất cho hầu hết các quy trình làm việc)
Đây là cách nhanh nhất để biến một quy trình làm việc đã được tài liệu hóa thành một Super Agent hoạt động.
1. Mở AI từ menu Điều hướng Toàn cầu ở bên trái
2. Nhấp vào "New Super Agent"
3. Mô tả quy trình làm việc của bạn bằng ngôn ngữ đơn giản.
4. Cụ thể về:
- Yếu tố nào nên kích hoạt quy trình làm việc (thay đổi trạng thái, nộp biểu mẫu, lịch trình, chạy thủ công)
- Những gì đại lý nên xem xét (Không gian, Danh sách công việc, Tài liệu, trường, nội dung công việc)
- Những việc cần làm khi chạy (tạo công việc, cập nhật trường, tóm tắt, thông báo, định tuyến công việc)
ClickUp sẽ đặt các câu hỏi tiếp theo để định hình hành vi, công cụ và quyền truy cập của Agent. Khi thiết lập hoàn thành, nó sẽ hiển thị cho bạn hồ sơ đầy đủ của Agent.
🎥 Xem video này để có hướng dẫn thiết lập nhanh:
Phương pháp #2: Bắt đầu từ danh mục Super Agent (phù hợp nhất khi quy trình làm việc của bạn là phổ biến)
Nếu quy trình làm việc của bạn tương tự như các trường hợp sử dụng phổ biến (duyệt xét, nhắc nhở, tóm tắt, chuyển giao), danh mục cung cấp một cấu trúc khởi đầu hữu ích.
Từ AI trong Thanh điều hướng toàn cầu, hãy truy cập vào Tất cả Siêu đại lý. Duyệt qua danh mục và chọn một mẫu phù hợp với trường hợp sử dụng của bạn.
Sai lầm mà mọi người thường mắc phải ở đây là coi các mẫu workflow của Agent như những giải pháp hoàn chỉnh. Bạn vẫn cần điều chỉnh các điều kiện kích hoạt, phạm vi và hành động để Agent phản ánh chính xác workflow thực tế của bạn, thay vì ép buộc workflow của bạn phải phù hợp với một mẫu năng suất có sẵn.
Các nhóm tận dụng tối đa giá trị từ Super Agents thường tùy chỉnh chúng một cách sâu rộng. Cần hỗ trợ thiết kế Super Agents phù hợp với quy trình thực tế của nhóm bạn?
Phương pháp #3: Bắt đầu từ đầu (Phù hợp nhất cho các quy trình phức tạp hoặc nhạy cảm)
Nếu quy trình làm việc của bạn có nhiều bước, trường hợp đặc biệt hoặc các quy tắc nghiêm ngặt về quyền truy cập và hành vi, việc bắt đầu từ đầu sẽ mang lại cho bạn quyền kiểm soát hoàn toàn.
Trong thanh bên của AI Hub, nhấp vào "Tất cả Siêu Đại lý" và sau đó chọn Bắt đầu từ đầu. Tại đây, bạn sẽ cấu hình thủ công:
- Hướng dẫn (những việc mà Agent chịu trách nhiệm và những việc tuyệt đối không cần làm)
- Kích hoạt (khi nào nên chạy và khi nào nên ngừng hoạt động)
- Công cụ (các hành động được phép thực hiện trong ClickUp)
- Bộ nhớ (những gì nó cần ghi nhớ theo thời gian)
- Kiến thức (các tài liệu, không gian hoặc bối cảnh mà nó có thể tham chiếu)
Điều này mất nhiều thời gian hơn, nhưng đây là cách sạch sẽ nhất để mô phỏng các quy trình làm việc phức tạp. Nó cũng buộc bạn phải chính xác về các giới hạn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Dưới đây là một số cách để tận dụng tối đa các Super agent mới tạo của bạn:
- Gửi một Tin nhắn trực tiếp để trò chuyện với Agent và xem cách nó giải thích vai trò của mình cho bạn.
- Sử dụng Run Agent để mô phỏng các quy trình thực tế, đặc biệt là khi chúng được lên lịch hoặc kích hoạt bởi các thay đổi cụ thể.
Bước #4: Kiểm tra, kích hoạt và hoàn thiện các tác vụ của bạn.
Trước khi kích hoạt Agent, hãy chạy nó trên các công việc thực tế hoặc gửi tin nhắn với các đầu vào thực tế. Hãy chú ý đến hai điều: liệu nó có chạy đúng lúc hay không và liệu nó có im lặng khi không nên chạy hay không.
Đây là thời điểm để siết chặt hướng dẫn, điều chỉnh các điều kiện kích hoạt và khắc phục các điểm mù. Nếu siêu đại lý cần điều chỉnh thủ công nhiều trong quá trình thử nghiệm, nó chưa sẵn sàng cho công việc thực tế.
📮 ClickUp Insight: Khi được hỏi điều gì sẽ khiến các trợ lý AI thực sự hữu ích, câu trả lời hàng đầu không phải là tốc độ hay sức mạnh. Gần 40% người được hỏi cho biết họ cần một trợ lý có sự hiểu biết hoàn hảo về bối cảnh công việc của họ.
Điều này có ý nghĩa vì hầu hết các trợ lý AI đều thất bại khi không hiểu lý do tại sao các quyết định được đưa ra hoặc cách luồng công việc nên diễn ra.
Vì các siêu đại lý ClickUp duy trì bối cảnh, ghi nhớ các quyết định trước đó và hoạt động liên tục, chúng có thể hoạt động với độ tin cậy cao hơn nhiều so với các đại lý dựa trên lệnh. Chúng hoạt động dựa trên lịch sử không gian làm việc động, duy trì hoạt động khi công việc phát triển và hoạt động trong giới hạn quyền truy cập rõ ràng và nhật ký kiểm tra.
Khi hệ thống thông minh hiểu rõ công việc và thực hiện nó một cách an toàn, bạn sẽ cảm thấy như đang làm việc với một đồng nghiệp ảo mà bạn có thể tin tưởng tuyệt đối.
Xây dựng quy trình làm việc thực tế. Tiết kiệm thời gian thực tế.
Siêu đại lý hoạt động hiệu quả nhất khi bạn xây dựng chúng xung quanh các phần của quy trình làm việc gây ra sự chậm trễ: quá trình chuyển giao, thiếu bối cảnh, các bước theo dõi phụ thuộc vào trí nhớ và các quyết định bị treo lơ lửng. Lợi ích thực sự là loại bỏ các rào cản khiến công việc phải bắt đầu lại, bị đình trệ hoặc bị mất giữa các công cụ và con người.
So với các trợ lý AI độc lập hoạt động trong một công cụ duy nhất, các trợ lý siêu cấp ClickUp có lợi thế về bối cảnh thực tế. Chúng hoạt động ngay trong chính công việc, do đó dựa trên cùng một nguồn thông tin chính xác mà nhóm của bạn đã sử dụng. Điều này giúp giảm thiểu sự phân tán công cụ. Thay vì phải chuyển đổi giữa các ứng dụng để tiến hành công việc, quy trình làm việc diễn ra ngay tại nơi công việc đã tồn tại.
Đăng ký ClickUp miễn phí và tạo Super Agent đầu tiên của bạn!
Hoặc liên hệ với chúng tôi để cấu hình các Super Agent tùy chỉnh cho nhóm của bạn! ✅
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Siêu Trợ lý là một trợ lý ảo được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), hoạt động bên trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn và hành động như một đồng nghiệp tự động. Nó có đầy đủ thông tin về công việc của bạn, bao gồm các công việc, tài liệu, cuộc trò chuyện, lịch trình và các công cụ kết nối, và có thể thực hiện các quy trình làm việc nhiều bước, phân tích dữ liệu và kích hoạt các hành động dựa trên các quy tắc và điều kiện đã định.
Tự động hóa truyền thống tuân theo các quy tắc cứng nhắc, đã được định sẵn (ví dụ: "khi trạng thái này thay đổi, thực hiện hành động đó"). Quy trình làm việc Super Agent sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để suy luận, ghi nhớ và hiểu bối cảnh, từ đó giải thích mục tiêu, lập kế hoạch cho các hành động đa bước và xử lý các công việc phức tạp hơn theo thời gian.
Bắt đầu với các quy trình làm việc có thể lặp lại, chứa nhiều thông tin bối cảnh và tốn nhiều thời gian khi hoàn thành thủ công. Các ví dụ phù hợp bao gồm báo cáo trạng thái hàng ngày hoặc hàng tuần, phân loại các công việc mới, soạn thảo nội dung nhất quán như email theo dõi hoặc bản tóm tắt, cài đặt ưu tiên dựa trên quy tắc SLA và tóm tắt các ý kiến từ cuộc họp.
Quyền kiểm soát được thực hiện ở hai cấp độ: quyền truy cập và nguồn thông tin. Bạn quyết định các không gian (Spaces), danh sách (Lists), tài liệu (Docs) và ứng dụng kết nối mà Super Agent có thể tham chiếu. Lựa chọn các công cụ mà nó có thể sử dụng để thực hiện các hành động. Quyền truy cập công việc tuân theo vai trò trong Không gian Làm việc, và bạn có thể hạn chế hoặc mở rộng quyền truy cập vào dữ liệu cụ thể để Agent chỉ xem những gì cần thiết cho quy trình làm việc của nó.
Sự nhất quán đến từ các hướng dẫn rõ ràng và nguồn kiến thức chất lượng. Khi xây dựng siêu đại lý, hãy xác định mục tiêu, giới hạn và kết quả mong đợi của nó bằng ngôn ngữ tự nhiên có cấu trúc. Kết nối nó với các tài liệu và bối cảnh không gian làm việc cập nhật để nó có thể suy luận dựa trên dữ liệu chính xác.
Sau khi triển khai, sử dụng nhật ký kiểm tra và hoạt động hồ sơ của Agent để theo dõi những gì nó đã thực hiện. Theo dõi các lỗi hoặc kết quả bất thường và điều chỉnh hướng dẫn hoặc nguồn kiến thức cho phù hợp. Bạn có thể chỉnh sửa các trigger, công cụ đa dạng và cài đặt bộ nhớ.