Nếu bạn là nhà sáng lập hoặc nhà lãnh đạo, hầu hết các ngày đều cảm thấy như hàng nghìn quyết định nhỏ đan xen vào nhau. Bạn thức dậy với một kế hoạch, nhưng chỉ sau một giờ, bạn đã bị cuốn vào các chủ đề bình luận, yêu cầu phê duyệt chồng chất, và những việc cấp bách vào lúc 8 giờ sáng đã bị chôn vùi vào lúc 11 giờ. Đến giờ ăn trưa, thật khó để xác định xem bạn nên tập trung vào công việc gì trước tiên.
Khoảng trống này chính xác là điều tôi đã thấy trong quy trình làm việc của mình. Tôi nhận ra rằng các công cụ tôi sử dụng—danh sách công việc, bảng, bảng điều khiển—chỉ cho tôi biết điều gì tồn tại, chứ không phải điều gì quan trọng hôm nay. Đó là lúc tôi chuyển sang một loại đồng nghiệp mới để giúp tôi giải quyết vấn đề này.
Một đồng nghiệp AI trong ClickUp: Daily Focus Super Agent được thiết kế để ưu tiên công việc với AI.
Khác với các trợ lý AI độc lập, Super Agents hoạt động ngay trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn, nơi chúng có bối cảnh thực tế về công việc của bạn—nhiệm vụ, tài liệu, cuộc trò chuyện, hạn chót và hoạt động—và có thể giúp xác định ưu tiên theo cách dễ hiểu cho con người.
Giới thiệu về tôi: Chuyên gia tư vấn ClickUp được chứng nhận & Chuyên gia về hiệu quả công việc
Tôi là Yvonne “Yvi” Heimann, Chuyên gia được ClickUp chứng nhận và Huấn luyện viên Năng suất Kinh doanh, và tôi hiểu rõ khó khăn này. Trong một webinar gần đây của Cộng đồng ClickUp, tôi đã chia sẻ cách tôi sử dụng ClickUp Super Agents cho doanh nghiệp của mình.
Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn cách tôi sử dụng Daily Focus Super Agent để:
- Bỏ qua các cuộc họp có thể được thay thế bằng một tin nhắn.
- Xác định những gì thực sự quan trọng khi nó quan trọng
- Biến các hoạt động rời rạc thành một danh sách công việc đơn giản và có thể thực hiện được.
Điều này không nhằm thay thế quản lý hoặc giao phó kinh doanh của bạn cho AI. Super Agents được thiết kế để giúp bạn ra quyết định nhanh hơn và biết nên tập trung vào điều gì tiếp theo—chứ không phải để điều hành công ty của bạn.
📚 Xem thêm: Cách ưu tiên công việc của bạn
Tại sao việc ưu tiên công việc bằng AI lại quan trọng đối với các nhóm hiện đại?
Trong vài năm qua, khối lượng công việc mà các nhóm phải xử lý đã tăng vọt. 40% trong số chúng ta, những người lao động trí óc, chuyển đổi giữa 26+ công cụ mỗi ngày, và gần 60% thời gian trong một tuần làm việc thông thường được dành cho "công việc về công việc". Hãy nghĩ đến việc phối hợp, chuyển đổi ngữ cảnh và cập nhật trạng thái thay vì thực hiện công việc thực tế.
Năng suất không chỉ đơn thuần là hoàn thành nhiều công việc hơn. Đó là việc trả lời một câu hỏi hàng ngày một cách đáng tin cậy: “Tôi nên làm gì trước tiên?” Danh sách công việc và bảng điều khiển truyền thống có thể hiển thị tất cả các công việc sắp đến hạn, nhưng chúng không hiểu bối cảnh.
Ngay cả khi đã xây dựng các không gian (Spaces), danh sách công việc (Lists) và quy trình làm việc (workflows) một cách hoàn chỉnh, vẫn tồn tại khoảng cách giữa những gì có trong ClickUp và những gì thực sự được thực hiện. Công việc bị đình trệ không phải vì hệ thống bị lỗi, mà vì:
- Không ai liên tục xác định các bước quan trọng tiếp theo.
- Các quyết định và phê duyệt bị trì hoãn trong các chủ đề bình luận.
- Chủ sở hữu không phải lúc nào cũng nhận ra rằng có điều gì đó bị khối hoặc đến hạn hôm nay.
Đó chính là lý do tại sao việc ưu tiên công việc bằng AI đang ngày càng được ưa chuộng.
Nó giảm bớt gánh nặng nhận thức khi phải lựa chọn những gì quan trọng. Nó tổng hợp bối cảnh từ nhiều nguồn khác nhau và áp dụng các quy tắc quyết định nhất quán.
Và đó chính là những gì Daily Focus Super Agent mang lại. Vì vậy, mục tiêu của tôi là tạo ra Super Agent này hoạt động như một trợ lý vận hành chuyên nghiệp, đảm bảo không có gì quan trọng bị bỏ sót trong đám đông.
📚 Xem thêm: Cách tạo nhãn ưu tiên công việc bằng AI
Cách các Super Agent của ClickUp hỗ trợ ưu tiên công việc bằng AI
Khi lần đầu nghe về ClickUp Super Agents, tôi cảm thấy tò mò nhưng cũng thận trọng. Nhiều công cụ AI thường chỉ là những thuật ngữ thời thượng cho đến khi bạn thấy liệu chúng có thể phù hợp với ngữ cảnh công việc thực tế của bạn hay không.
ClickUp Super Agents khác biệt vì chúng không chỉ tạo ra văn bản—chúng hiểu bối cảnh. Chúng tồn tại trong không gian làm việc của bạn, hiểu quyền truy cập của bạn và xem các tác vụ, cuộc trò chuyện, tài liệu, lịch trình và hoạt động như các yếu tố kết nối của công việc thực tế.
Video này giải thích cách họ thực hiện công việc:
Đối với việc ưu tiên công việc, điều này có nghĩa là Super Agent của bạn sẽ xem xét hoạt động thực tế, hạn chót và quyền sở hữu của bạn, và sử dụng tất cả những thông tin đó để giúp bạn loại bỏ những thông tin không cần thiết.
Siêu Trợ lý cụ thể mà tôi đã xây dựng tập trung vào một nhiệm vụ đơn giản: quét không gian Làm việc của tôi và cung cấp một danh sách rõ ràng, được ưu tiên về những gì quan trọng hôm nay.
Gặp gỡ Super Agent "quản lý" tôi (theo cách tốt nhất)
Trợ lý Siêu Đặc biệt của tôi nằm ngay trong ClickUp, dưới tab AI ở bên trái. Tại đó, tôi đã xây dựng một công cụ mà tôi gọi là Trợ lý Tập Trung Hàng Ngày và Phân Công.
Tôi xem nó như một trợ lý điều hành không bao giờ nghỉ ngơi. Nhiệm vụ của nó đơn giản nhưng mạnh mẽ:
- Xem qua hoạt động trong không gian làm việc của tôi
- Xác định những gì thực sự quan trọng hôm nay
- Gửi cho tôi một danh sách công việc ngắn gọn và rõ ràng trực tiếp.
Cách kích hoạt công cụ này
Mỗi sáng ngày làm việc, chính xác vào lúc 8:00 sáng, công cụ này tự động chạy. Nó không chờ tôi nhớ nhấn nút hay kiểm tra báo cáo — nó tự động khởi động, quét các hoạt động đang diễn ra và chuẩn bị một thông điệp tập trung mới. Ngoài danh sách công việc và ưu tiên cá nhân của tôi, nó còn xem xét các ngày đáo hạn, thay đổi trạng thái, đề cập và quyền sở hữu, do đó danh sách ưu tiên được tùy chỉnh cao theo ngữ cảnh.
Cách công cụ này xác định các ưu tiên hàng đầu của tôi
Mỗi sáng, tôi mở ClickUp và nhận được tin nhắn trực tiếp từ Super Agent của mình với ba việc cần tập trung vào hôm nay.
Mỗi mức ưu tiên bao gồm:
- Điều này là gì: Tên công việc, được liên kết trực tiếp trong ClickUp
- Tại sao hôm nay: Một giải thích ngắn gọn về lý do tại sao điều này quan trọng vào lúc này.
- Cách xử lý: Một nhãn rõ ràng — Việc cần làm, Quyết định hoặc Giao phó
Ngoài nội dung tin nhắn, công cụ này thêm ba công việc ưu tiên này vào Danh sách Ưu tiên Công việc của tôi để chúng luôn hiển thị suốt cả ngày — ngay cả khi tôi không thể xử lý chúng ngay lập tức. Đó chính là điểm hữu ích: không chỉ đơn thuần là liệt kê công việc, mà còn giải thích logic đằng sau mức độ cấp bách của chúng.
Nó cũng nhấn mạnh một số mục cần lưu ý, mà không làm lu mờ danh sách công việc chính trong đám đông thông tin.
Thay vì trả lại một bảng điều khiển khác hoặc danh sách vô tận, Super Agent của tôi biến hoạt động này thành hướng dẫn rõ ràng. Vì vậy, tôi biết rằng nếu tôi có thể hoàn thành ba việc đó, tôi sẽ "tiến xa hơn", mà không cần phải vật lộn với hộp thư đến, các chế độ xem và bảng.
Và vì công cụ này liên kết danh sách công việc với các công việc thực tế trong ClickUp, tôi có thể thực hiện hành động ngay lập tức. Tôi không cần phải chuyển đổi giữa các công cụ hoặc cố gắng ghép nối các mảnh thông tin rời rạc.
📚 Xem thêm: Cách chọn Super Agent
Ưu tiên mà không gây quá tải: Tại sao việc giới hạn đầu ra lại khiến công cụ này thực sự hữu ích.
Dễ dàng muốn giao cho một trợ lý AI tất cả mọi thứ để theo dõi và yêu cầu nó tóm tắt tất cả mọi thứ. Nhưng, đó là cách nhanh nhất để khiến trợ lý—và bạn—trở nên kém hiệu quả.
Đó là lý do tại sao Daily Focus Super Agent của tôi được thiết kế có giới hạn:
- Chỉ ba ưu tiên hàng đầu
- Một số “điều cần lưu ý”
- Một bộ nhỏ các nhãn hành động rõ ràng
Bắt đầu một cách đơn giản. Thực sự bắt đầu với ba ưu tiên chính, và những điều khác bạn cần lưu ý. Sau đó, phát triển dựa trên nền tảng đó.
Có hai lý do chính cho thiết kế này:
- Quá nhiều thông tin đầu ra có thể gây quá tải. Nếu công cụ này đưa cho bạn một danh sách dài các công việc, bạn sẽ bỏ qua nó giống như mọi thông báo ồn ào khác.
- Chất lượng của lời nhắc là yếu tố quyết định. Cách bạn hướng dẫn Super Agent đưa ra quyết định—những giá trị bạn coi trọng, cách bạn muốn nhận thông tin—là yếu tố then chốt quyết định liệu nó có thực sự hữu ích hay không.
Bằng cách giới hạn phạm vi và làm rõ các quy tắc ra quyết định, công cụ này trở thành một nguồn thông tin đáng tin cậy thay vì chỉ là một thông báo thông thường.
Cách ưu tiên công việc bằng AI với Super Agent ClickUp thay đổi cách bạn bắt đầu ngày mới.
Trước khi thiết lập phương pháp này, nhóm của tôi tuân theo một phương pháp hoạt động hàng ngày truyền thống: kiểm tra hộp thư đến, xem xét Bảng công việc, chuyển đổi giữa các chế độ xem và cố gắng xác định những gì quan trọng nhất.
Bây giờ, ngày làm việc bắt đầu theo cách khác:
- Super Agent đã quét không gian làm việc.
- Ba ưu tiên hàng đầu sẽ được gửi vào hộp thư riêng của tôi kèm theo bối cảnh và nhãn hành động.
- Các công việc ưu tiên cao được hiển thị và đánh dấu để không bị bỏ qua.
Tôi chưa bao giờ đạt được mức độ năng suất như vậy trong nhiều năm qua kể từ khi Super Agent này được triển khai.
Tôi chưa bao giờ đạt được mức độ năng suất như vậy trong nhiều năm qua kể từ khi Super Agent này được triển khai.
Thay vì bắt đầu ngày mới một cách hỗn loạn và cố gắng giải quyết mọi thứ, tôi biết:
- Những quyết định nào tôi cần đưa ra
- Những công việc cần làm mà tôi cần thực hiện
- Những mục nào nên được giao phó tiếp theo?
Đó chính là cam kết của việc ưu tiên công việc bằng AI trong một không gian làm việc tích hợp như ClickUp, nơi kết hợp các công việc, tài liệu, dự án và AI của bạn lại với nhau. Bạn sẽ đối mặt với ít nhiễu loạn hơn, tập trung hơn và một danh sách công việc sẵn sàng để ra quyết định chờ đợi bạn mỗi sáng.
Cách tạo Daily Focus Super Agent của riêng bạn (Phiên bản 1)
Các nguyên tắc cơ bản trong cấu hình Super Agent của tôi đủ đơn giản để bất kỳ nhóm nào cũng có thể áp dụng.
Dưới đây là cách bạn có thể áp dụng cho phiên bản đầu tiên của mình:
1. Giao cho agent một nhiệm vụ duy nhất và rõ ràng.
Bắt đầu với một Super Agent có nhiệm vụ duy nhất là tập trung hàng ngày, không phải làm mọi thứ cùng một lúc.
📌 Ví dụ về các công việc rõ ràng:
- “Mỗi sáng ngày làm việc, hãy cho tôi biết ba ưu tiên hàng đầu của tôi trên toàn bộ Không gian Làm việc”
- “Xác định các công việc đang bị đình trệ và đang chờ quyết định của tôi”
- “Đánh dấu các phê duyệt và chủ đề bình luận mà tôi là người gây cản trở”
Nếu mô tả công việc của agent của bạn không rõ ràng, kết quả đầu ra của nó cũng sẽ không rõ ràng.
2. Giới hạn kết quả đầu ra chỉ bao gồm những gì bạn thực sự sẽ thực hiện.
Hạn chế kết quả mà agent trả về:
- Ba công việc quan trọng nhất cần tập trung vào hôm nay
- Một danh sách ngắn các mục cần lưu ý thêm
- Giải thích ngắn gọn về lý do tại sao mỗi mục hàng đầu lại quan trọng hôm nay
Điều này giúp danh sách công việc đủ ngắn gọn để bạn thực sự đọc và sử dụng nó.
3. Hướng dẫn cho agent cách bạn đưa ra quyết định.
Sự kỳ diệu không chỉ nằm ở những gì Super Agent xem xét—mà còn ở cách nó được hướng dẫn để đưa ra quyết định.
Trong lời nhắc và cấu hình của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn:
- Giải thích những tín hiệu nào quan trọng nhất (ví dụ: ngày đáo hạn so với đề cập so với thay đổi trạng thái).
- Xác định rõ "cấp bách" thực sự có nghĩa là gì đối với nhóm của bạn.
- Chỉ định giọng điệu và định dạng mà bạn muốn thấy trong tin nhắn hàng ngày của mình.
Càng gần gũi với cách ra quyết định thực tế của bạn, công cụ này càng giống như một trợ lý vận hành con người thực sự hiểu bạn.
4. Bắt đầu với một agent, sau đó điều chỉnh và cải tiến.
Và cuối cùng, lời khuyên mạnh mẽ nhất của tôi: đừng cố gắng tạo ra năm Super Agent cùng một lúc.
- Bắt đầu với một công cụ tập trung hàng ngày duy nhất
- Hãy để nó chạy trong một thời gian.
- Tinh chỉnh lời nhắc và bộ lọc khi bạn tìm hiểu những gì hiệu quả (và những gì không hiệu quả).
Khi phiên bản đầu tiên đã hoạt động ổn định và hiệu quả, bạn có thể mở rộng sang các Super Agent khác để quản lý quy trình phân công công việc, tập trung vào cấp độ nhóm hoặc báo cáo.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn không cần viết một dòng mã nào để tạo ra một Daily Focus Super Agent. Trình tạo Super Agent bằng ngôn ngữ tự nhiên của ClickUp sẽ hướng dẫn bạn từng bước khi bạn mô tả những gì bạn muốn agent thực hiện. Nó cũng đặt câu hỏi tiếp theo và tinh chỉnh hành vi của mình ngay trong AI Hub.
Khi bạn bắt đầu tạo một agent mới từ thanh bên AI, trình tạo sẽ hướng dẫn bạn chọn nguồn kiến thức cho agent, cài đặt các điều kiện kích hoạt (như lịch trình hàng ngày) và định hình cách agent suy luận về công việc của bạn.
Sau khi tạo Super Agent, bạn có thể thử nghiệm và tinh chỉnh trực tiếp từ hồ sơ của nó bằng cách gửi tin nhắn riêng (DM) hoặc chạy theo lịch trình để xem cách kết quả đầu ra của nó phát triển. Vì Super Agents có đầy đủ ngữ cảnh trên toàn bộ không gian làm việc của bạn—công việc, tài liệu, trò chuyện và lịch trình—việc cấu hình theo cách này mang lại những thông tin ưu tiên thực tế và có liên quan.
📚 Xem thêm: Để có thêm ý tưởng về việc xây dựng quy trình làm việc được điều khiển bởi AI trong ClickUp, hãy tham khảo:
Tạo Super Agent của riêng bạn làm cuộc họp đầu tiên trong ngày của bạn.
Điểm mấu chốt? Super Agents nên giúp công việc tiếp tục tiến triển mà không cần bạn phải can thiệp vào từng bước một.
Điểm mấu chốt? Super Agents nên giúp công việc tiếp tục tiến triển mà không cần bạn phải can thiệp vào từng bước một.
Bằng cách chuyển đổi mọi thứ đang diễn ra trong ClickUp—công việc, bình luận, quy trình và ưu tiên—thành một thông điệp tập trung hàng ngày đơn giản, Super Agent của tôi:
- Giữ cho công việc quan trọng không bị đình trệ.
- Giảm thiểu nhu cầu tổ chức các cuộc họp cập nhật trạng thái.
- Cung cấp cho tôi một điểm khởi đầu bình tĩnh và tự tin mỗi sáng.
Nếu bạn sẵn sàng thử nghiệm điều này trong không gian làm việc của mình:
- Xác định một nhiệm vụ rõ ràng cho Super Agent đầu tiên của bạn (tập trung hàng ngày là một điểm khởi đầu tuyệt vời)
- Giới hạn kết quả thành một danh sách công việc ngắn gọn, dễ sử dụng (ba ưu tiên, một vài thông tin tham khảo).
- Hướng dẫn nó theo cách bạn quyết định, sau đó điều chỉnh dựa trên những gì bạn cảm thấy hữu ích nhất.
Bắt đầu từ những việc nhỏ, duy trì sự tập trung và để các Super Agent của ClickUp trở thành công cụ đáng tin cậy giúp dự án của bạn tiến triển - mà không cần thêm các công cụ hay bảng điều khiển vào ngày làm việc bận rộn của bạn.
Thử dùng ClickUp Super Agents miễn phí tại đây!
Yvonne Heimann là người sáng lập FemAuthority LLC, CEO của Ask Yvi và người tạo Học viện Boss Your Business Academy, nơi cô giúp các nhà sáng lập xây dựng kinh doanh bền vững thông qua các hệ thống đơn giản và quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI. Với tư cách là chuyên gia ClickUp và chiến lược gia tự động hóa, cô chuyên về việc giảm thiểu công việc thủ công, cải thiện hiệu quả thực thi và thúc đẩy tăng trưởng thông qua thiết kế lấy con người làm trung tâm.