Bạn sắp tự động hóa một số phần của quy trình làm việc với một Trợ lý AI, điều này có nghĩa là bạn cần đưa ra một số quyết định có chủ đích ngay từ đầu.
Làm đúng, nhóm của bạn sẽ tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần. Nếu làm sai, bạn sẽ phải giải thích vào sáng thứ Ba tại sao đại lý đã lưu trữ 200 công việc đang hoạt động.
Việc học cách chọn một Super Agent phụ thuộc vào việc phù hợp giữa khả năng và phạm vi.
ClickUp cung cấp cho bạn các công cụ để điều chỉnh chính xác. Bạn có thể cấu hình quyền truy cập ở mức chi tiết, bắt đầu với phạm vi giới hạn trong khi xác minh quy trình làm việc và mở rộng quyền truy cập khi đại lý chứng minh được năng lực của mình.
Hơn nữa, Super Agent tích lũy kiến thức và kinh nghiệm càng nhiều càng tốt, giống như con người. Điều này cho phép bạn triển khai tự động hóa với tốc độ phù hợp với khả năng chấp nhận rủi ro và độ phức tạp hoạt động của nhóm.
Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn chi tiết các quyết định quan trọng. Hãy bắt đầu ngay! 📝
Siêu đại lý AI là gì?
Siêu Trợ lý AI là hệ thống trí tuệ nhân tạo tiên tiến được thiết kế để tự động xử lý các công việc phức tạp, tự động hóa quy trình làm việc và tương tác với người dùng như một con người. Khác với các trợ lý AI cơ bản, Siêu Trợ lý có thể được tùy chỉnh, học hỏi từ dữ liệu và thực hiện các quy trình đa bước trên nhiều công cụ và nền tảng khác nhau.
Siêu đại lý ClickUp là trợ lý AI của bạn, được thiết kế để thích ứng với không gian làm việc của bạn. Được hỗ trợ bởi ClickUp Brain, các đại lý này giúp quản lý các công việc lặp đi lặp lại hoặc thủ công, và bạn có thể tương tác với chúng qua tin nhắn trực tiếp.
🎥 Tìm hiểu cách họ hoạt động như đồng nghiệp con người và mang lại cho bạn những khả năng đặc biệt. 👇🏼
Siêu đại lý AI so với Đại lý tự động: Loại nào phù hợp với bạn?
Cả ClickUp Autopilot Agents và Super Agents đều tự động hóa công việc, nhưng chúng phục vụ các nhu cầu khác nhau. Dưới đây là phân tích chi tiết về loại nào phù hợp với bạn tùy thuộc vào quy trình làm việc và mục tiêu kinh doanh của bạn.
| Tính năng | Siêu Đại lý | Autopilot Agents |
| Trí tuệ | Thích ứng, học hỏi từ phản hồi, logic nhiều bước | Dựa trên quy tắc, tuân theo các điều kiện kích hoạt đã cài đặt |
| Tương tác | Tự nhiên như con người, ngôn ngữ tự nhiên, có thể tùy chỉnh | Không có cuộc hội thoại, hoạt động im lặng |
| Độ phức tạp của quy trình làm việc | Quản lý các quy trình làm việc phức tạp và động | Phù hợp nhất cho các công việc đơn giản, lặp đi lặp lại |
| Các trường hợp sử dụng | Nghiên cứu, tóm tắt, bản tóm tắt sáng tạo, nâng cấp | Cập nhật trạng thái, thông báo, nhắc nhở |
| Tùy chỉnh | Rất linh hoạt và nhận biết ngữ cảnh | Giới hạn trong các kích hoạt/hành động đã được định nghĩa sẵn |
| Tính linh hoạt | Có khả năng phân tích, thích ứng và phát triển | Logic cố định, không cần học hỏi |
| Phù hợp nhất cho | Công việc động, liên tục phát triển | Tự động hóa có thể dự đoán được, định kỳ |
🎥 Đây là những gì khiến Super Agents trở thành đồng nghiệp ảo hoàn hảo cho một kỷ nguyên mới của công việc. 👇🏼
Bạn thực sự đang chọn gì khi chọn một Super Agent?
Khi bạn chọn một Super Agent, bạn đang đưa ra bốn quyết định có kết nối với nhau, quyết định cách tự động hóa quy trình làm việc được tích hợp vào hoạt động của bạn:
- Loại đại lý: Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, có thể là đại lý phản hồi theo kích hoạt, chạy theo lịch trình hoặc xử lý các tác vụ quy trình làm việc cụ thể. Mỗi loại giải quyết các vấn đề vận hành khác nhau.
- Phạm vi: Những gì đại lý có thể thực hiện: cập nhật trường dữ liệu, di chuyển công việc giữa các trạng thái, giao công việc cho người dùng hoặc trích xuất dữ liệu từ các công cụ khác. Phạm vi này trực tiếp quyết định tính hữu ích của đại lý và tiềm năng gây ra vấn đề nếu được cấu hình sai.
- Quyền truy cập: Nơi đại lý có thể hoạt động: các không gian, thư mục và danh sách công việc mà đại lý có thể truy cập. Quyền truy cập chặt chẽ có nghĩa là rủi ro thấp hơn nhưng có thể ít tiện ích hơn. Quyền truy cập rộng hơn có nghĩa là tiềm năng tự động hóa cao hơn nhưng yêu cầu giám sát nhiều hơn.
- Tích hợp quy trình làm việc: Cách nó tích hợp vào các quy trình hiện có của bạn. Đại lý cần làm việc cùng với quy trình làm việc hiện tại của nhóm mà không gây nhầm lẫn về ai hoặc điều gì đã thực hiện các thay đổi cụ thể.
Các tiêu chí quyết định quan trọng nhất
Bạn cần đánh giá trường hợp sử dụng của mình dựa trên các tiêu chí cụ thể trước khi triển khai bất kỳ Super Agent nào. Các yếu tố này quyết định mức độ phù hợp của tự động hóa với mô hình công việc thực tế của nhóm và khả năng chấp nhận rủi ro của họ. 📋
Tần suất lặp lại công việc
Bắt đầu bằng cách xem xét tần suất công việc diễn ra:
- Khi nhóm của bạn thực hiện cùng một tác vụ 50 lần mỗi tuần hoặc thậm chí mỗi tháng, bạn có lý do chính đáng để áp dụng tự động hóa quy trình kinh doanh và nên xây dựng một Super Agent cho mục đích đó.
- Khi một quyết định yêu cầu sự phán đoán sâu sắc của con người, như đánh giá hiệu suất của thành viên trong nhóm, bạn có thể sử dụng đại lý để tóm tắt dữ liệu nhưng quyết định cuối cùng nên do con người đưa ra.
Các đại lý AI có thể dễ dàng xử lý các công việc hành chính hoặc lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, các công việc yêu cầu sự phán đoán sâu sắc của con người nên được giao cho con người thực hiện.
🔍 Bạn có biết? Trong các nghiên cứu về ra quyết định, các nhà nghiên cứu phát hiện ra rằng khi mọi người có mức độ tin tưởng thấp hơn vào các cố vấn con người (ví dụ: đồng nghiệp hoặc chuyên gia), họ có xu hướng dựa vào hướng dẫn của AI nhiều hơn, đặc biệt khi các hệ thống AI được coi là trung lập hoặc không thiên vị.
Khả năng chịu lỗi
Tiếp theo, đánh giá những vấn đề phát sinh khi đại lý mắc lỗi:
- Thêm thẻ hoặc cập nhật trạng thái tạo ra rủi ro tối thiểu
- Xóa công việc đã hoàn thành hoặc chuyển giao các dự án quan trọng trong giai đoạn gấp rút có thể gây ra vấn đề.
Sự sẵn lòng của bạn trong việc chấp nhận các lỗi nhỏ sẽ quyết định mức độ tự chủ mà đại lý nhận được và mức độ chặt chẽ khi bạn cấu hình quyền truy cập của nó.
📮ClickUp Insight: 30% người lao động cho rằng tự động hóa có thể giúp họ tiết kiệm 1-2 giờ mỗi tuần, trong khi 19% ước tính nó có thể giải phóng 3-5 giờ cho công việc sâu và tập trung.
Ngay cả những tiết kiệm thời gian nhỏ cũng tích lũy: chỉ hai giờ tiết kiệm mỗi tuần tương đương với hơn 100 giờ mỗi năm—thời gian quý giá có thể dành cho sáng tạo, tư duy chiến lược hoặc phát triển cá nhân. 💯
Với các Trợ lý AI của ClickUp và ClickUp Brain, bạn có thể tự động hóa quy trình làm việc, tạo bản cập nhật dự án và chuyển đổi ghi chú cuộc họp thành các bước hành động cụ thể—tất cả trong cùng một nền tảng. Không cần sử dụng các công cụ hoặc tích hợp bổ sung—ClickUp cung cấp mọi thứ bạn cần để tự động hóa và tối ưu hóa ngày làm việc của mình trong một nơi duy nhất.
💫 Kết quả thực tế: RevPartners đã giảm 50% chi phí SaaS bằng cách hợp nhất ba công cụ vào ClickUp — có được một nền tảng thống nhất với nhiều tính năng hơn, hợp tác chặt chẽ hơn và một nguồn thông tin duy nhất dễ quản lý và mở rộng hơn.
Độ nhạy cảm của dữ liệu
Xem xét thông tin mà đại lý truy cập và sửa đổi.
Quản lý công việc nội bộ có mức độ rủi ro khác biệt so với các quy trình liên quan đến dữ liệu khách hàng, hồ sơ tài chính hoặc tài liệu chiến lược bí mật. Thông tin nhạy cảm yêu cầu giới hạn quyền truy cập nghiêm ngặt hơn và nhật ký kiểm tra theo dõi mọi hành động.
Yêu cầu về khả năng hiển thị của nhóm
Xác định mức độ minh bạch cần thiết cho tự động hóa:
- Xử lý nền hoạt động hiệu quả cho các cập nhật trạng thái định kỳ không ảnh hưởng đến công việc ngay lập tức của bất kỳ ai
- Các thay đổi về phân công công việc hoặc thay đổi ưu tiên cần được thông báo, để nhóm của bạn hiểu tại sao khối lượng công việc của họ có sự khác biệt.
Hiển thị rõ ràng giúp tránh nhầm lẫn và tăng cường niềm tin vào hệ thống.
Giảm thiểu độ phức tạp
Cuối cùng, lập bản đồ cách bạn sẽ đảo ngược các hành động của đại lý nếu có sự cố xảy ra.
Cập nhật trường dữ liệu có thể được sửa chữa thủ công trong vài giây. Các thao tác hàng loạt hoặc thay đổi lan truyền qua nhiều danh sách có thể mất hàng giờ để giải quyết, và bạn có thể không có dữ liệu để khôi phục trạng thái trước đó. Hãy xác định lộ trình khôi phục của bạn trước khi tự động hóa.
🧠 Thông tin thú vị: Có một robot xã hội tên là Nadine có thể nhận diện người, giao tiếp bằng ánh mắt, ghi nhớ các cuộc hội thoại trước đó và thậm chí thể hiện các trạng thái cảm xúc khác nhau, về cơ bản hoạt động như một đồng đội ảo lâu dài.
Hướng dẫn từng bước: Cách chọn Super Agent
Việc lựa chọn một Super Agent đòi hỏi mức độ cẩn trọng tương tự như khi tuyển dụng một quản lý mới.
ClickUp là không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới. Tài liệu của bạn được lưu trữ cùng với các công việc, dự án và quy trình làm việc, thay vì trong các công cụ riêng biệt yêu cầu chuyển đổi ngữ cảnh. Điều này loại bỏ tình trạng phân tán công việc bằng cách giữ cho tài liệu của bạn luôn kết nối với công việc thực tế.
Đối với các đại lý AI, bạn cần đảm bảo logic của chúng phù hợp với mục tiêu của bạn và đại lý có quyền truy cập phù hợp để thực hiện việc cần làm. Thực hiện các bước sau để chọn một Super Agent mang lại giá trị mà không gây thêm công việc cho nhóm của bạn. 👇
Bước #1: Bắt đầu với một kết quả quy trình làm việc (không phải là một yêu cầu có kích thước bộ phận)
Hãy cho công cụ tạo đại lý của bạn biết bạn muốn gì và muốn đặt nó ở đâu. Chọn một vấn đề gây ra sự cản trở hoặc có tiềm năng cải thiện hiệu quả và nâng cao chất lượng ngay hôm nay. Mục tiêu là chứng minh giá trị trong một phạm vi giới hạn trước khi mở rộng phạm vi của công cụ đại lý AI của bạn.
Khi xác định kết quả, hãy gắn nó với một tiêu chí đo lường được. Hãy xem xét các mục tiêu phổ biến sau:
- Giảm thời gian phản hồi vé từ 4 giờ xuống còn 30 phút
- Giảm thời gian chuẩn bị bản cập nhật trạng thái hàng tuần từ 2 giờ xuống còn 15 phút
- Xác định các rào cản trong vòng 24 giờ kể từ khi được đề cập trên ba nhóm
Bắt đầu với phạm vi hẹp giúp bạn kiểm tra hành vi của đại lý, hoàn thiện hướng dẫn và xây dựng sự tự tin mà không làm gián đoạn các hoạt động rộng hơn. Khi kết quả đã rõ ràng, hãy xác định các đầu vào, quyết định và hành động mà đại lý cần thực hiện để đạt được kết quả đó.
Tránh các mục tiêu mơ hồ như “cải thiện hiệu quả hoạt động ” vì chúng thiếu sự rõ ràng cần thiết để cấu hình đại lý một cách chính xác.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Ghi lại tất cả nhu cầu, kỳ vọng và tiêu chí thành công của các bên liên quan cho một quy trình làm việc bằng mẫu thu thập yêu cầu của ClickUp. Điều này giúp đảm bảo mọi người đồng ý về nội dung công việc trước khi triển khai tự động hóa.
Sử dụng mẫu này để ghi chép:
- Hôm nay ai làm gì
- Các đầu vào và đầu ra nào tồn tại
- Các trường hợp đặc biệt cần xử lý riêng biệt
- Điều kiện thành công và các biện pháp đánh giá.
Vì mẫu này được lưu trữ trong ClickUp Docs, bạn có thể liên kết trực tiếp với các công việc, quy trình làm việc và bảng điều khiển. Nó trở thành nguồn thông tin chính xác duy nhất mà bạn có thể tham khảo khi xác định hướng dẫn, phạm vi và điều kiện kích hoạt cho đại lý.
Bước #2: Quyết định xem bạn cần một Super Agent hay một Autopilot Agent
Siêu Đại lý xử lý các quy trình làm việc phức tạp đòi hỏi sự phán đoán, bối cảnh và suy luận nhiều bước. Đại lý Tự động hóa là lựa chọn tuyệt vời để thực hiện các công việc đơn giản, có tính xác định cao dựa trên một tín hiệu kích hoạt cố định.
Hãy tự hỏi mình: Quy trình làm việc này có yêu cầu đại lý đánh giá bối cảnh, ưu tiên các hành động hoặc thích ứng với các trường hợp ngoại lệ không? Nếu có, bạn cần một Super Agent. Nếu logic là tĩnh và kết quả có thể dự đoán được, Autopilot là đủ.
Dưới đây là cách nhận biết sự khác biệt:
- Lĩnh vực hoạt động của Super Agent: Phân loại các phiếu hỗ trợ cá nhân hóa dựa trên mức độ khẩn cấp và lịch sử, soạn thảo tóm tắt dự án từ các cập nhật rời rạc, phân công thành viên nhóm phù hợp và phối hợp chuyển giao giữa các nhóm khi các phụ thuộc thay đổi.
- Chế độ tự động: Tự động phân công việc khi trạng thái thay đổi, gửi nhắc nhở 24 giờ trước ngày đáo hạn, di chuyển các mục đã hoàn thành vào Danh sách công việc lưu trữ.
Siêu Đại lý (Super Agent) chịu trách nhiệm phân tích và đưa ra quyết định, trong khi Đại lý Tự động (Autopilot Agent) thực thi các tác vụ. Hãy lựa chọn dựa trên khối lượng công việc yêu cầu quyết định mà quy trình làm việc đòi hỏi.
Một người dùng thực tế chia sẻ suy nghĩ của họ về việc sử dụng ClickUp:
Tôi thấy ClickUp vô cùng hữu ích vì nó tích hợp các chức năng vào một nền tảng duy nhất, đảm bảo rằng tất cả công việc và giao tiếp hiệu quả đều được tập trung vào một nơi, cung cấp cho tôi 100% bối cảnh. Sự tích hợp này đơn giản hóa quản lý dự án cho tôi, nâng cao hiệu quả và sự rõ ràng. Tôi đặc biệt thích tính năng Brain AI, vì nó hoạt động như một trợ lý AI thực hiện các lệnh của tôi, hiệu quả thực hiện các công việc thay cho tôi. Khía cạnh tự động hóa này rất hữu ích vì nó tối ưu hóa quy trình làm việc của tôi và giảm bớt nỗ lực thủ công.
Tôi thấy ClickUp vô cùng hữu ích vì nó tích hợp các chức năng vào một nền tảng duy nhất, đảm bảo rằng tất cả công việc và giao tiếp hiệu quả đều được tập trung vào một nơi, cung cấp cho tôi 100% bối cảnh. Sự tích hợp này đơn giản hóa quản lý dự án cho tôi, nâng cao hiệu quả và sự rõ ràng. Tôi đặc biệt thích tính năng Brain AI, vì nó hoạt động như một đại lý AI thực hiện các lệnh của tôi, thực hiện các công việc thay cho tôi một cách hiệu quả. Khía cạnh tự động hóa này rất hữu ích vì nó tối ưu hóa quy trình làm việc của tôi và giảm bớt nỗ lực thủ công.
Bước #3: Xác định phạm vi hoạt động, các hành động được phép và điều kiện dừng của đại lý
Đặt giới hạn cho những việc cần làm của đại lý, phạm vi hoạt động của nó và thời điểm nó phải tạm dừng hoặc chuyển tiếp. Điều này giúp ngăn chặn sự mở rộng phạm vi và đảm bảo đại lý vẫn hữu ích mà không vượt quá giới hạn.
Phạm vi bao gồm các công cụ mà nó có thể truy cập, dữ liệu mà nó có thể đọc và các quyết định mà nó có thể đưa ra. Điều kiện dừng xác định thời điểm đại lý nên chuyển giao cho con người, chẳng hạn như khi gặp thông tin thiếu sót, ưu tiên xung đột hoặc các quyết định có rủi ro cao.
Hãy tạo bản đồ cho ba lớp này trước khi cấu hình bất kỳ điều gì:
- Những gì đại lý có thể xem: Các không gian, thư mục hoặc danh sách công việc cụ thể mà họ cần theo dõi
- Những gì đại lý có thể thay đổi: Tạo công việc, cập nhật trạng thái, gắn thẻ thành viên nhóm, đăng bình luận
- Những trường hợp đại lý sẽ dừng lại: Thiếu các trường thông tin bắt buộc, vượt quá ngưỡng ngân sách, phát hiện từ khóa cần nâng cấp
Ranh giới rõ ràng giúp đại lý hoạt động một cách dự đoán được và an toàn. Bỏ qua bước này, bạn có thể gặp phải các hành động không mong muốn làm suy giảm niềm tin nhanh chóng.
Cách thức hoạt động trong ClickUp
Bạn có thể quản lý và tạo các Super Agent ClickUp thông qua AI Hub tập trung, nơi bạn cũng có thể xem, lọc và chỉnh sửa tất cả các agent AI của mình.
Khi tạo hoặc chỉnh sửa một Super Agent, bạn sẽ xác định rõ ràng:
- Hướng dẫn: Xác định vai trò, mục tiêu và các bước để đạt được kết quả thành công của đại lý bằng ngôn ngữ tự nhiên rõ ràng và có cấu trúc.
- Kích hoạt: Xác định thời điểm và cách thức Super Agent hoạt động. Các kích hoạt bao gồm đề cập đến @ trong bình luận hoặc trò chuyện, tin nhắn trực tiếp, giao công việc, thời gian đã lên lịch hoặc tự động hóa. Mỗi kích hoạt có thể có các hướng dẫn cụ thể cho Super Agent.
- Công cụ: Gán các công cụ mà đại lý có thể sử dụng để thực hiện các công việc (ví dụ: tạo công việc, tìm kiếm tài liệu, gửi tin nhắn). Bạn có thể thêm hoặc xóa công cụ bất cứ lúc nào, và quyền truy cập vào công cụ quyết định những gì nó có thể thực hiện.
- Kiến thức: Xác định các nguồn dữ liệu mà Agent có thể truy cập. Điều này bao gồm dữ liệu Không gian Làm việc công khai, các không gian/Danh sách công việc/tài liệu được lựa chọn, ứng dụng bên ngoài thông qua Tìm kiếm Kết nối, thậm chí là tìm kiếm trên web hoặc các bài viết trong Trung tâm Trợ giúp ClickUp.
Các cài đặt này cùng nhau xác định phạm vi hoạt động của đại lý, những thay đổi mà nó có thể thực hiện (các hành động có thể thực hiện) và các bối cảnh hoặc sự kiện nào sẽ kích hoạt nó.
Bước #4: Cài đặt quyền truy cập và quyền hạn một cách có chủ đích
Cấp cho đại lý quyền truy cập tối thiểu cần thiết để hoàn thành quy trình làm việc của họ nhằm bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và giới hạn tác động của bất kỳ sai sót nào.
Quyền truy cập nên phản ánh vai trò của đại lý. Ví dụ, nếu đại lý chịu trách nhiệm phân loại yêu cầu tiếp nhận, họ cần quyền đọc đối với không gian tiếp nhận và quyền ghi đối với danh sách phân loại.
Áp dụng các nguyên tắc này khi cấp quyền truy cập:
- Bắt đầu từ cấp độ không gian hoặc thư mục, không bao giờ áp dụng cho toàn bộ không gian làm việc
- Kiểm tra lại quyền truy cập mỗi 30 ngày khi trách nhiệm của đại lý thay đổi
- Hủy quyền truy cập vào bất kỳ công cụ hoặc nguồn dữ liệu nào mà đại lý chưa sử dụng trong hai tuần
Xem đại lý như một thành viên trong nhóm: cung cấp cho nó những gì nó cần, không hơn không kém. Quyền truy cập rộng rãi tạo ra rủi ro không cần thiết.
Cách thức hoạt động trong ClickUp
Super Agent Memory cho phép các đại lý ghi nhớ và tận dụng bối cảnh từ các tương tác trước đây, sở thích của người dùng và trí tuệ đã học để cải thiện hiệu suất theo thời gian. Nó cũng rất linh hoạt trong việc tùy chỉnh:
- Bộ nhớ gần đây lưu trữ chi tiết các cuộc hội thoại và hành động gần đây, cho phép đại lý tham khảo những gì đã xảy ra trước đó trong các bối cảnh liên quan.
- Tùy chọn ghi lại các yêu cầu hoặc hướng dẫn cụ thể của người dùng, chẳng hạn như ngôn ngữ ưa thích hoặc phong cách định dạng, mà Agent sẽ tuân thủ trong các phản hồi sau này.
- Trí tuệ nhân tạo cho phép Agent tự động quyết định thông tin nào hữu ích để lưu trữ cho các công việc trong tương lai, nâng cao khả năng cung cấp hỗ trợ chủ động và nhận thức bối cảnh.
Bạn có thể bật hoặc tắt từng loại bộ nhớ từ hồ sơ của Super Agent và xem lại hoặc chỉnh sửa nội dung được lưu trữ để đảm bảo thông tin nhạy cảm được xử lý một cách phù hợp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bộ nhớ của Super Agent có thể lưu trữ thông tin từ cả các địa điểm công khai và riêng tư. Tuy nhiên, bạn cần cẩn thận với những gì bạn nhập vào nó; chỉ cho phép lưu trữ thông tin nhạy cảm hoặc riêng tư nếu thực sự cần thiết và bảo mật. Bạn có thể luôn xem lại và chỉnh sửa bộ nhớ của Super Agent để xóa dữ liệu bí mật.
Bước #5: Chọn các nguồn kiến thức mà đại lý nên dựa vào
Xác định các tài liệu, bảng điều khiển, công việc và tài nguyên bên ngoài mà đại lý cần tham khảo khi đưa ra quyết định.
Nguồn kiến thức định hình bối cảnh của AI Agent và quyết định chất lượng đầu ra của nó. Nguồn mạnh là những nguồn mới nhất, chính xác và phù hợp với quy trình làm việc. Nguồn yếu là những nguồn lỗi thời, mơ hồ hoặc không liên quan đến phạm vi hoạt động của Agent.
Kiểm tra cơ sở kiến thức của bạn trước khi kết nối:
- Loại bỏ các tài liệu trùng lặp hoặc mâu thuẫn có thể gây nhầm lẫn cho đại lý
- Xác nhận dấu thời gian trên hướng dẫn quy trình và nhật ký quyết định (nội dung lỗi thời làm giảm hiệu suất)
- Kết nối đại lý với các tài liệu trực tuyến mà các nhóm cập nhật thường xuyên
Ví dụ, nếu đại lý xử lý các yêu cầu tính năng, hãy hướng dẫn họ đến bản đồ sản phẩm, khung ưu tiên và bảng điều khiển tương tác khách hàng của bạn. Đảm bảo đại lý luôn có đường dẫn rõ ràng đến thông tin chính xác.
Cách thức hoạt động trong ClickUp
Siêu đại lý được xem như người dùng ClickUp, do đó quyền truy cập của họ được quản lý bởi quyền truy cập của Không gian Làm việc ClickUp. Theo mặc định, họ có quyền truy cập vào tất cả dữ liệu công khai, nhưng bạn có thể hạn chế hoặc mở rộng quyền truy cập của họ trong phần Kiến thức.
Bạn có thể cài đặt chúng ở chế độ riêng tư (chỉ hiển thị cho bạn) hoặc chia sẻ với các cá nhân hoặc nhóm cụ thể, và cài đặt quyền truy cập chi tiết (có thể kích hoạt, có thể quản lý).
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Luôn tuân thủ nguyên tắc quyền hạn tối thiểu: chỉ cấp quyền truy cập cho các đại lý AI vào dữ liệu và công cụ cần thiết cho công việc của họ. Nếu một Super Agent được cấp quyền truy cập vào dữ liệu riêng tư hoặc bên ngoài, nó có thể sử dụng dữ liệu đó khi phản hồi cho bất kỳ người dùng nào có quyền truy cập để kích hoạt nó, ngay cả khi những người dùng đó không có quyền truy cập trực tiếp vào dữ liệu gốc.
Bước #6: Chọn mô hình triển khai phù hợp: sandbox > pilot > scale
Thử nghiệm đại lý trong môi trường kiểm soát trước khi triển khai cho toàn bộ nhóm. Điều này giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề và tinh chỉnh hành vi mà không làm gián đoạn các quy trình làm việc đang hoạt động.
Bắt đầu trong một không gian thử nghiệm với dữ liệu mẫu và một nhóm thử nghiệm nhỏ. Kiểm tra xem đại lý hoạt động như mong đợi. Sau đó, chuyển sang giai đoạn thử nghiệm với các quy trình làm việc thực tế và một nhóm người dùng nhỏ. Cách này giúp bạn thu thập phản hồi, điều chỉnh hướng dẫn và theo dõi các trường hợp đặc biệt. Khi đại lý đã chứng minh được độ tin cậy, hãy mở rộng quy mô cho toàn bộ nhóm.
Cách thức hoạt động trong ClickUp
Sau khi đã xác minh Super Agent trong môi trường kiểm soát, bước tiếp theo là tích hợp nó vào quy trình làm việc của nhóm để tác động của nó được hiển thị, đo lường được và đáng tin cậy.
Siêu Trợ lý được thiết kế để làm việc cùng con người, học hỏi từ mọi tương tác và thích ứng với nhu cầu riêng biệt của không gian làm việc của bạn. Chúng có thể được kích hoạt trong ClickUp Chat, tham chiếu trong Tài liệu và theo dõi qua Bảng điều khiển ClickUp, đảm bảo rằng đóng góp của chúng luôn minh bạch và có thể thực hiện được.
Dưới đây là cách các nhóm sử dụng ClickUp Super Agents hàng ngày:
- Đội ngũ hỗ trợ @đề cập Super Agent ‘Ticket Triage’ để ngay lập tức phân công các vé khẩn cấp và đăng tóm tắt về danh sách công việc tồn đọng của ngày hôm nay.
- Trong cuộc họp khởi động, Super Agent 'Launch Planner' tạo ra danh sách kiểm tra và thêm trực tiếp vào tài liệu Kế hoạch Khởi động chung, tạo các tác vụ và công việc con riêng lẻ và giao chúng cho các thành viên của nhóm liên quan.
- Nhóm Bán hàng sử dụng tiện ích Bảng điều khiển để xem số lượng khách hàng tiềm năng mà Siêu đại lý 'Lead Qualifier' đã đánh giá và phân công trong tuần này
Bước #7: Đánh giá và so sánh các ứng viên đại lý bằng một bảng đánh giá đơn giản
Nếu bạn đang đánh giá nhiều quy trình làm việc cho tự động hóa, hãy sử dụng một bảng tiêu chí để ưu tiên một cách khách quan. Điều này giúp tránh mệt mỏi trong quá trình ra quyết định và đảm bảo bạn đầu tư vào đại lý có tác động lớn nhất trước tiên.
Đánh giá từng ứng viên trên các tiêu chí sau:
- Tần suất: Quy trình này diễn ra bao nhiêu lần mỗi tuần?
- Tiết kiệm thời gian: Mỗi lần sử dụng đối tượng/kỳ/phiên bản, đại lý sẽ tiết kiệm được bao nhiêu thời gian?
- Giảm thiểu lỗi: Quy trình hiện tại có thường xuyên gặp sự cố hoặc yêu cầu làm lại không?
- Sự đồng bộ của nhóm: Liệu đại lý có giúp giảm thiểu ma sát trong quá trình chuyển giao công việc hoặc các điểm nghẽn trong dự án không?
Gán điểm từ 1 đến 5 cho từng tiêu chí, sau đó cộng tổng các điểm. Quy trình làm việc có điểm số cao nhất sẽ trở thành đại lý đầu tiên của bạn.
Giả sử bạn đang lựa chọn giữa một công cụ tóm tắt ghi chú cuộc họp và một đại lý phân loại tiếp nhận. Bảng đánh giá sẽ cho bạn biết công cụ nào tiết kiệm nhiều giờ làm việc hơn và giảm thiểu ma sát nhiều nhất.
🚀 Lợi thế của ClickUp: So sánh các tùy chọn của bạn một cách trực quan và khách quan trong ma trận 2×2 với mẫu Ma trận Quyết định ClickUp Assumption Grid.
Bạn sẽ bắt đầu bằng cách ghi lại tất cả các quy trình làm việc của AI đại lý, như các Super Agent tiềm năng, trên các ghi chú dán trong Pool of Ideas. Sau đó, di chuyển từng quy trình vào ô tương ứng trên lưới dựa trên mức độ hiểu biết của bạn về quy trình (độ chắc chắn) và mức độ rủi ro nếu tự động hóa (rủi ro).
Các phương pháp tốt nhất để chọn AI Super Agent để họ hoạt động hiệu quả
Loại AI Agent bạn chọn cần phù hợp với cách làm việc của nhóm. Những nguyên tắc tốt nhất này giúp bạn lựa chọn và triển khai Super Agent mà mọi người sẽ tiếp tục sử dụng lâu dài sau khi triển khai ban đầu. 📨
Bắt đầu với các công việc có độ hiển thị cao và rủi ro thấp
Hãy chọn tự động hóa đầu tiên một cách cẩn thận. Tốt nhất là bạn nên chọn một tác vụ mà nhóm của bạn thực hiện thường xuyên và thường xuyên phàn nàn, nhưng sẽ không gây ra hỗn loạn nếu nó bị hỏng.
Gắn thẻ công việc tự động dựa trên từ khóa hoặc cập nhật trạng thái theo lịch trình cho các quy trình làm việc lặp lại đều phù hợp với mô hình này. Nhóm của bạn sẽ thấy giá trị ngay lập tức, và bạn có thể giảm thiểu tác động tiêu cực nếu cần điều chỉnh đại lý. Những thành công ban đầu sẽ tạo đà cho việc áp dụng rộng rãi hơn.
🔍 Bạn có biết? Trong nghiên cứu tâm lý xã hội, "echoborg" là khi lời nói của con người được điều khiển theo thời gian thực bởi trí tuệ nhân tạo (AI), và người quan sát hầu như không nhận ra. Điều này cho thấy mức độ ảnh hưởng của cách trình bày và tín hiệu của con người đối với cách chúng ta diễn giải kết quả đầu ra của đại lý.
Hãy tham gia cùng nhóm của bạn trong việc đưa ra quyết định về phạm vi công việc
Những người trực tiếp thực hiện công việc biết rõ nơi tự động hóa có thể hỗ trợ và nơi nó gây cản trở.
Trước khi cấu hình hoặc tạo một AI Agent, hãy trao đổi với các thành viên trong nhóm sẽ tương tác với nó hàng ngày. Hỏi xem những công việc lặp đi lặp lại nào đang chiếm dụng thời gian của họ và những quy trình nào cần sự phán đoán của con người. Cuộc hội thoại này sẽ giúp phát hiện các trường hợp đặc biệt mà bạn có thể bỏ qua và giúp đội ngũ của bạn có quyền sở hữu đối với quá trình tự động hóa.
Ghi chép lại những việc cần làm của đại lý và lý do tại sao
Ghi chép mục đích, phạm vi và điều kiện kích hoạt của Super Agent bằng ngôn ngữ đơn giản. Chia sẻ tài liệu này ở nơi nhóm của bạn có thể tham khảo khi có câu hỏi, và bao gồm các ví dụ về những gì Super Agent sẽ và sẽ không xử lý.
Việc tài liệu hóa quy trình rõ ràng giúp tránh nhầm lẫn khi ai đó phát hiện các công việc di chuyển tự động hoặc các trường dữ liệu được cập nhật mà không cần can thiệp. Điều này cũng giúp đơn giản hóa quá trình onboarding cho các thành viên mới trong nhóm, những người thắc mắc tại sao một số công việc lại được cập nhật tự động.
Theo dõi chặt chẽ hai tuần đầu tiên
Theo dõi hiệu suất của đại lý trong giai đoạn triển khai ban đầu. Kiểm tra các hành vi bất thường, xem xét các hành động mà nó thực hiện và ghi chú bất kỳ sự nhầm lẫn nào từ nhóm của bạn. Đây là thời điểm bạn sẽ phát hiện các vấn đề cấu hình hoặc phát hiện các quy trình làm việc cần điều chỉnh.
Theo dõi sớm giúp bạn khắc phục vấn đề trước khi chúng trở thành thói quen và cho thấy nhóm của bạn đang tích cực quản lý tự động hóa.
🔍 Bạn có biết? Nghiên cứu về niềm tin vào tự động hóa cho thấy các khung nhận thức mà chúng ta sử dụng để tin tưởng con người cũng được áp dụng vào cách chúng ta tin tưởng các đại lý, bao gồm tính dự đoán, khả năng chuyên môn được nhận thức và độ tin cậy trong quá khứ.
Những sai lầm thường gặp cần tránh
Hầu hết các triển khai Super Agent đều thất bại vì những lý do có thể dự đoán được. Dưới đây là những sai lầm thường gặp khiến các nhóm gặp khó khăn và cách để tránh chúng.
| Lỗi | Tại sao điều này xảy ra | Cách tránh điều đó |
| Tự động hóa các quy trình không rõ ràng | Bạn cố gắng tự động hóa một quy trình làm việc mà nhóm xử lý không nhất quán hoặc có quá nhiều trường hợp ngoại lệ | Trước tiên, hãy tài liệu hóa và tiêu chuẩn hóa quy trình. Nếu con người không thể thống nhất cách thức hoạt động, một agent sẽ không thể tự động hiểu được. |
| Cài đặt quyền truy cập quá rộng | Bạn có thể cấp quyền truy cập cho đại lý vào toàn bộ không gian hoặc tất cả danh sách công việc để tiết kiệm thời gian trong quá trình thiết lập. | Chỉ cấp quyền truy cập vào các thư mục và danh sách công việc cụ thể mà đại lý cần. Mở rộng quyền truy cập sau khi đã xác minh quy trình làm việc. |
| Bỏ qua giai đoạn thử nghiệm | Bạn triển khai trực tiếp vào môi trường sản xuất vì cấu hình trông đúng và bạn muốn có kết quả nhanh chóng | Chạy đại lý trong môi trường thử nghiệm hoặc trên một tập con nhỏ các công việc trước tiên. Phát hiện vấn đề trước khi chúng ảnh hưởng đến công việc thực tế |
| Không có quyền sở hữu rõ ràng | Bạn đã cài đặt đại lý, nhưng chưa chỉ định ai để theo dõi, trả lời câu hỏi hoặc điều chỉnh nó. | Chỉ định một người quản lý chịu trách nhiệm về bảo trì, khắc phục sự cố và vòng phản hồi. |
| Tự động hóa quá nhiều cùng một lúc | Bạn có thể triển khai nhiều đại lý chuyên biệt trên các quy trình làm việc khác nhau cùng lúc để tối đa hóa hiệu quả. | Triển khai từng đại lý một. Hãy để nhóm thích nghi trước khi giới thiệu tự động hóa tiếp theo. |
| Bỏ qua phản hồi của nhóm | Bạn cho rằng sự kháng cự có nghĩa là mọi người không hiểu giá trị, vì vậy bạn để đại lý không thay đổi | Hãy coi trọng phản hồi. Các vấn đề lặp lại cho thấy đại lý cần được điều chỉnh, không phải giải thích thêm. |
🔍 Bạn có biết? Các đại lý AI được thiết kế với tính cách thân thiện cao có khả năng cao hơn được nhầm lẫn với con người trong các bài kiểm tra kiểu Turing. Điều này cho thấy cách các đặc điểm tính cách được nhận thức ảnh hưởng đến sự chấp nhận của người dùng.
Đừng chỉ ngồi đó, hãy hành động ngay với ClickUp-per của bạn!
Việc học cách chọn một Super Agent không nhất thiết phải là một bước nhảy vọt đầy thách thức vào vùng đất chưa biết. Khi bạn kết hợp đúng khả năng với phạm vi được định nghĩa rõ ràng, bạn sẽ biến tự động hóa từ một thí nghiệm rủi ro thành một đồng đội đáng tin cậy.
ClickUp giúp quá trình chuyển đổi này diễn ra mượt mà bằng cách cung cấp một Không gian Làm việc tích hợp, nơi các công việc cụ thể, tài liệu và các đại lý AI của bạn được tích hợp chung. Cho dù bạn cần một Super Agent để phân tích các bản tóm tắt dự án phức tạp hay một Autopilot Agent để xử lý các thông báo định kỳ, bạn có quyền kiểm soát chi tiết để điều chỉnh chính xác mức độ tự chủ mà bạn muốn cấp cho các đại lý.
Hãy mang đến cho nhóm của bạn người đồng nghiệp AI mà họ đang mong đợi. Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Siêu Trợ lý là một trợ lý AI thông minh có thể xử lý các công việc phức tạp, linh hoạt và tương tác bằng ngôn ngữ tự nhiên. Trong khi đó, Trợ lý Tự động hóa tuân theo các quy tắc và điều kiện đã cài đặt để tự động hóa các công việc đơn giản, lặp đi lặp lại.
Một Super Agent chỉ nên có các quyền truy cập cần thiết để thực hiện việc cần làm. Bắt đầu với quyền truy cập giới hạn và mở rộng khi cần thiết.
Bắt đầu với một Super Agent thực hiện các công việc có rủi ro thấp và hữu ích như gửi nhắc nhở, tóm tắt cập nhật hoặc trả lời các câu hỏi thường gặp.
Nếu quy trình làm việc yêu cầu khả năng suy luận, thích ứng với thông tin thay đổi hoặc hưởng lợi từ tương tác bằng ngôn ngữ tự nhiên, thì đó là lựa chọn phù hợp cho một Super Agent.
Giới hạn quyền truy cập, xem xét hướng dẫn và yêu cầu phê duyệt của con người đối với các hành động nhạy cảm hoặc quan trọng.
Hướng dẫn rõ ràng, công cụ phù hợp và trí nhớ tốt giúp Super Agent đưa ra quyết định tốt hơn, thực hiện công việc hiệu quả hơn và cung cấp kết quả chính xác hơn.