Theo nghiên cứu của McKinsey, các doanh nghiệp tiên phong áp dụng quản lý chuỗi cung ứng tích hợp AI đã giảm chi phí logistics 15%, mức tồn kho 35% và mức độ dịch vụ 65% so với các đối thủ cạnh tranh chậm chạp hơn.
Tuy nhiên, phần lớn các nhóm vẫn xử lý đơn đặt hàng như thể đang ở năm 1995. Họ sao chép mã SKU vào bảng tính, kiểm tra thủ công số lượng hàng tồn kho và chỉ phát hiện lỗi giá sau khi hóa đơn đã được gửi đi.
Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách AI trong xử lý đơn đặt hàng hoạt động, các tính năng quan trọng nhất và cách triển khai nó vào quy trình công việc của bạn — loại bỏ việc chuyển đổi ngữ cảnh khiến nhóm của bạn chậm trễ.
Trí tuệ nhân tạo (AI) trong xử lý đơn đặt hàng là gì?
Xử lý đơn đặt hàng bằng AI là việc sử dụng trí tuệ nhân tạo để tự động hóa toàn bộ chu trình đơn đặt hàng, từ khi khách hàng đặt đơn đặt hàng cho đến khi đơn đặt hàng được hoàn tất và đang theo dõi.
Quản lý đơn đặt hàng truyền thống là nguồn gốc của nhiều rắc rối. Nó phụ thuộc vào con người thực hiện thủ công các quy trình hàng ngày và chuyển tiếp đơn đặt hàng dựa trên直觉 thay vì dữ liệu thời gian thực.
Phương pháp thủ công này tạo ra các điểm nghẽn lan rộng khắp hoạt động kinh doanh của bạn. Một con số bị nhập sai trong mã sản phẩm có thể kích hoạt phản ứng dây chuyền: mục sai được giao, kho hàng hiển thị tồn kho ảo và nhóm dịch vụ khách hàng phải mất 45 phút để giải quyết một đơn đặt hàng vốn dĩ chỉ là thủ tục thông thường.
Nhóm của bạn đang lãng phí hàng giờ cho các công việc lặp đi lặp lại không yêu cầu sự phán đoán của con người, khiến họ không thể tập trung vào các công việc chiến lược hơn.
📮ClickUp Insight: Việc chuyển đổi ngữ cảnh đang âm thầm làm giảm năng suất của nhóm. Nghiên cứu của chúng tôi cho thấy 42% sự gián đoạn trong công việc đến từ việc chuyển đổi giữa các nền tảng, quản lý email và di chuyển giữa các cuộc họp. Làm thế nào để loại bỏ những gián đoạn tốn kém này?
ClickUp tích hợp các quy trình làm việc (và trò chuyện) của bạn trên một nền tảng duy nhất, được tối ưu hóa. Khởi chạy và quản lý các công việc của bạn từ các kênh trò chuyện, tài liệu, Bảng trắng và nhiều hơn nữa — trong khi các tính năng được hỗ trợ bởi AI giúp duy trì kết nối, khả năng tìm kiếm và quản lý thông tin một cách hiệu quả!
Xử lý đơn đặt hàng bằng AI áp dụng học máy và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để thực hiện các công việc này một cách thông minh.
Nó đọc các đơn đặt hàng đến từ bất kỳ nguồn nào — email, biểu mẫu PDF, thậm chí là bản ghi cuộc gọi — và trích xuất các chi tiết liên quan. Sau đó, nó xác thực thông tin với các hệ thống hiện có của bạn, chẳng hạn như Hệ thống Kế hoạch Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hoặc Hệ thống Quản lý Đơn đặt hàng, và chuyển đơn đặt hàng để xử lý, tất cả đều không cần can thiệp thủ công.
Sự khác biệt chính là: tự động hóa cơ bản tuân theo các quy tắc cứng nhắc "nếu-thì" và sẽ bị gián đoạn khi định dạng đơn đặt hàng thay đổi. Hệ thống được hỗ trợ bởi AI có khả năng thích ứng. Nó học hỏi từ các điều chỉnh, hiểu các biến thể và cải thiện độ chính xác theo thời gian. Nó xử lý các trường hợp ngoại lệ mà thông thường sẽ làm gián đoạn quy trình làm việc thủ công.
🎥 Để hiểu cách các công cụ AI phù hợp với bối cảnh thương mại điện tử rộng lớn hơn và các tùy chọn có sẵn ngoài xử lý đơn đặt hàng, hãy xem video tổng quan về các giải pháp thương mại điện tử được hỗ trợ bởi AI có thể biến đổi hoạt động kinh doanh trực tuyến của bạn.
Cách thức hoạt động của xử lý đơn đặt hàng bằng AI
Tại cốt lõi, xử lý đơn đặt hàng bằng AI tuân theo một luồng logic, biến sự hỗn loạn thành một luồng làm việc có tổ chức rõ ràng. Thay vì một chuỗi các bước chuyển giao rời rạc, nó tạo ra một luồng liên tục, tự động hóa cho mỗi đơn đặt hàng.
Mỗi bước đều bao gồm việc AI đưa ra các quyết định thông minh mà trước đây yêu cầu sự tập trung đầy đủ của nhóm của bạn.
Thu thập và trích xuất dữ liệu tự động hóa
Đơn đặt hàng của bạn đến dưới nhiều định dạng khác nhau. Bạn có các tệp PDF sạch sẽ từ các khách hàng lớn nhất, email lộn xộn kèm tệp đính kèm từ các khách hàng trung bình, và có thể cả các ghi chú viết tay được quét từ trường. Việc nhập tay tất cả dữ liệu không cấu trúc này vào hệ thống không chỉ chậm chạp; nó còn là nguồn gốc của các lỗi sẽ gây rắc rối cho bạn sau này.
Đây chính là bước AI phát huy tác dụng với hai công nghệ đột phá. 🛠️
- Nhận dạng ký tự quang học (OCR) : Công nghệ này chuyển đổi hình ảnh văn bản, như trong tệp PDF được quét hoặc ảnh của đơn đặt hàng, thành văn bản có thể đọc được bởi máy tính.
- Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP): Sau khi văn bản có thể đọc được, NLP tiến một bước xa hơn để hiểu ý nghĩa của nó. Nó xác định và trích xuất các thông tin quan trọng như tên sản phẩm, số lượng, địa chỉ giao hàng và ID khách hàng, bất kể chúng xuất hiện ở đâu trên tài liệu.
Một hệ thống AI hiện đại không cần tài liệu được cấu trúc hoàn hảo. Nó học cách nhận diện các biến thể, xử lý các viết tắt thông dụng và thậm chí sửa lỗi chính tả, biến luồng đơn đặt hàng hỗn loạn thành dữ liệu sạch, có cấu trúc sẵn sàng cho bước tiếp theo.
Xác thực và làm giàu dữ liệu thông minh
Thu thập dữ liệu chỉ là một phần của vấn đề. Nếu khách hàng nhập sai mã sản phẩm, địa chỉ giao hàng cũ hoặc giá khuyến mãi đã hết hạn thì sao? Phát hiện những sai sót này sau khi đơn đặt hàng đã được giao là một cơn ác mộng về tài chính và logistics, bao gồm việc trả hàng, cung cấp tín dụng và xin lỗi.
Bạn có biết: Xác thực được hỗ trợ bởi AI có thể giảm tỷ lệ lỗi lên đến 94% trong các quy trình tự động hóa.
Hệ thống thông minh không chỉ tin tưởng vào dữ liệu nhận được; nó còn xác thực dữ liệu đó. AI so sánh thông tin đã trích xuất với dữ liệu chính của bạn để đảm bảo mọi thứ khớp nhau.
Quy trình này bao gồm một số bước kiểm tra quan trọng. AI:
- Xác minh rằng mã sản phẩm tồn tại trong danh mục sản phẩm của bạn.
- Xác nhận rằng trạng thái tín dụng của khách hàng đang ở trạng thái tốt.
- Kiểm tra xem địa chỉ giao hàng có hợp lệ và có thể giao hàng được hay không.
- Phát hiện các bất thường, như số lượng đơn đặt hàng bất thường hoặc giá không khớp với hồ sơ của bạn, để kiểm tra thủ công.
Ngoài việc phát hiện lỗi, AI còn có thể nâng cao chất lượng đơn đặt hàng.
Ví dụ, nếu khách hàng thường xuyên quên chỉ định phương thức vận chuyển ưa thích, hệ thống có thể tự động điền thông tin dựa trên lịch sử đơn đặt hàng của họ, giúp nhóm của bạn không cần phải gọi điện hoặc gửi email xác nhận. Điều này tạo ra một chuỗi kiểm tra chặt chẽ và đảm bảo chất lượng dữ liệu cao ngay từ đầu.
Truyền tải và hoàn tất đơn hàng thông minh
Bạn có một đơn đặt hàng. Bước tiếp theo là gì? Quyết định kho hàng nào sẽ xử lý đơn đặt hàng, nhà vận chuyển nào cung cấp mức giá tốt nhất và cách ưu tiên đơn đặt hàng này so với hàng trăm đơn đặt hàng khác là một bài toán phức tạp. Việc đưa ra các quyết định này thủ công, dựa trên thông tin không đầy đủ, gần như đảm bảo rằng bạn đang bỏ lỡ cơ hội tiết kiệm chi phí và thời gian.
Đây là lúc AI chuyển từ vai trò xử lý dữ liệu sang vai trò ra quyết định chiến lược. Nó đánh giá hàng nghìn biến số trong tích tắc để xác định lộ trình tối ưu cho từng đơn đặt hàng. Điều này bao gồm:
- Quản lý tồn kho hiển thị: Kiểm tra mức tồn kho tại tất cả các kho hàng và trung tâm phân phối của bạn.
- Phân tích chi phí: So sánh chi phí vận chuyển và thời gian giao hàng từ các nhà vận chuyển khác nhau.
- Ưu tiên khách hàng: Xem xét các Thỏa thuận mức dịch vụ (SLAs) cho các khách hàng quan trọng nhất của bạn.
Hệ thống điều chỉnh theo thời gian thực. Vì vậy, nếu kho chính của bạn đang thiếu một mục phổ biến, hệ thống sẽ tự động chuyển hướng các đơn đặt hàng mới đến một địa điểm phụ có sẵn mục đó. Kết quả là một hệ thống tối ưu hóa giao hàng giúp đơn đặt hàng đến tay khách hàng nhanh hơn, giảm thiểu tình trạng hết hàng và tiết kiệm chi phí.
📚 Xem thêm: Cách tạo hệ thống quản lý kho hàng
Các tính năng AI chính cho xử lý đơn đặt hàng
Vượt ra ngoài quy trình làm việc cơ bản, một số khả năng của AI có thể biến quy trình xử lý đơn đặt hàng của bạn từ một hàm giao dịch đơn thuần thành một tài sản dự đoán và chiến lược.
Khi đánh giá các giải pháp quản lý đơn đặt hàng bằng AI, đây là những khối cốt lõi mang lại tác động lớn nhất đến hoạt động kinh doanh của bạn, với các doanh nghiệp tiên phong áp dụng AI đạt được mức tồn kho thấp hơn 20-30%.
Dự báo nhu cầu và phân tích dự đoán
Dựa vào số liệu bán hàng của năm ngoái để dự đoán nhu cầu của năm nay giống như lái xe mà chỉ nhìn vào gương chiếu hậu.
Phân tích dự đoán thay đổi cục diện. AI phân tích dữ liệu đơn đặt hàng lịch sử sâu rộng, kết hợp các yếu tố như tính mùa vụ, xu hướng thị trường và thậm chí các sự kiện bên ngoài để tạo ra các dự báo nhu cầu chính xác cao. Đây không chỉ là phỏng đoán; đó là mô hình dựa trên dữ liệu về những gì có thể xảy ra.
AI thậm chí có thể phát hiện các tín hiệu nhu cầu tinh tế—chẳng hạn như một bài đăng trên mạng xã hội đang thịnh hành về danh mục sản phẩm của bạn—tuần trước khi chúng xuất hiện trong dữ liệu bán hàng của bạn, mang lại cho bạn thời gian chuẩn bị mà phương pháp dự báo truyền thống đơn giản không thể cung cấp.
Với thông tin này, nhóm của bạn có thể chủ động:
- Điều chỉnh mức tồn kho để đáp ứng nhu cầu dự kiến.
- Kế hoạch nhân sự cho mùa cao điểm
- Đàm phán mức giá tốt hơn với nhà cung cấp dựa trên dự báo khối lượng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy để ClickUp Brain, trợ lý AI trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn, trả lời các câu hỏi thường gặp liên quan đến dự báo nhu cầu.
Quản lý kho hàng theo thời gian thực
Trang web thương mại điện tử của bạn hiển thị mục còn hàng, nhưng nhóm kho hàng biết rằng họ vừa mới giao hàng cuối cùng. Kết quả là bạn phải hủy đơn đặt hàng hoặc trì hoãn việc giao hàng, dẫn đến mất niềm tin của khách hàng.
Sự không đồng bộ giữa các kênh bán hàng và kho hàng thực tế là một triệu chứng điển hình của " sự phân tán công việc " — sự phân mảnh các hoạt động công việc trên nhiều công cụ và hệ thống không kết nối — và điều này gây ra hỗn loạn trong hoạt động.
AI cung cấp một nguồn thông tin duy nhất và đồng bộ, giúp tối ưu hóa quản lý kho hàng. Nó duy trì chế độ xem trực tiếp về mức tồn kho tại tất cả các địa điểm và kênh bán hàng, tự động cập nhật khi đơn đặt hàng được đặt và hàng hóa được giao.
Tính năng hiển thị thời gian thực này loại bỏ sự phỏng đoán. Khi lượng hàng tồn kho của một mục giảm xuống dưới mức đặt hàng lại đã cài đặt, hệ thống có thể tự động kích hoạt đơn đặt hàng hoặc điều chỉnh tính khả dụng của mục trên trang web của bạn để tránh bán quá số lượng.
⭐ Mẫu nổi bật
Dễ dàng theo dõi mức tồn kho, việc bổ sung hàng và lịch sử đơn đặt hàng với mẫu Quản lý Tồn kho ClickUp. Với AI tích hợp sẵn, bạn có thể tạo cảnh báo tồn kho thấp ngay lập tức, tóm tắt các cập nhật trên các công việc và nhận câu trả lời nhanh về những mặt hàng đang bán chạy (hoặc không bán được).
Tự động hóa định tuyến và hoàn tất đơn đặt hàng
Giao hàng là một chuyện; giao hàng một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất lại là chuyện khác. Quyết định định tuyến thủ công thường không tối ưu vì con người không thể xử lý tất cả các biến số cho mỗi đơn đặt hàng trong thời gian thực.
Đây chính là nơi tối ưu hóa giao hàng dựa trên AI phát huy hiệu quả. Nó xác định con đường tối ưu nhất cho từng đơn đặt hàng bằng cách xem xét đồng thời nhiều yếu tố, chẳng hạn như:
- Địa điểm: Giao hàng từ kho ở Nevada hay kho ở Ohio sẽ rẻ hơn và nhanh hơn?
- Lựa chọn nhà vận chuyển: Nhà vận chuyển nào cung cấp sự cân bằng tốt nhất giữa tốc độ và chi phí cho kích thước gói hàng và điểm đến cụ thể này?
- Giao hàng chia lô: Nếu một mục hết hàng tại kho chính, bạn nên chia lô giao hàng hay chờ đến khi có hàng trở lại?
AI thực hiện các tính toán này ngay lập tức, đảm bảo bạn luôn tuân thủ các thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLAs) và giảm thiểu chi phí phục vụ.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khi sử dụng không gian làm việc thống nhất như ClickUp, ClickUp Brain có đầy đủ thông tin về công việc của bạn và có thể giúp bạn đưa ra quyết định về hàng tồn kho một cách nhanh chóng với dữ liệu ngay trong tầm tay.
Lợi ích của AI trong xử lý đơn đặt hàng cho các nhóm
Việc áp dụng AI không chỉ liên quan đến các chỉ số kinh doanh trừu tượng; nó còn giúp thay đổi thực tế hàng ngày của nhóm nhân viên. Khi giải phóng nhân viên khỏi công việc thủ công, lặp đi lặp lại, họ có thể tập trung vào những quyết định đòi hỏi chuyên môn con người – như xử lý yêu cầu đặc biệt của khách hàng VIP hoặc phát hiện vấn đề về độ tin cậy của nhà cung cấp trước khi nó trở thành khủng hoảng.
Dưới đây là cách sử dụng AI trong xử lý đơn đặt hàng có thể mang lại giá trị ✨
- Thời gian xử lý đơn đặt hàng nhanh hơn: Đơn đặt hàng không còn nằm trong hộp thư đến của ai đó chờ mục nhập thủ công. Chúng được chuyển trực tiếp từ khi nhận đơn đặt hàng đến khi hoàn tất, giúp giảm đáng kể chu kỳ xử lý.
- Giảm thiểu lỗi: AI hoạt động như một biên tập viên không mệt mỏi, phát hiện các lỗi của con người—lượng hàng sai, địa chỉ không hợp lệ, chênh lệch giá cả—trước khi chúng gây ra các vấn đề tốn kém ở giai đoạn sau.
- Giảm khối lượng công việc thủ công: Nhóm của bạn cuối cùng có thể ngừng việc sao chép và dán thủ công. Họ có thể tập trung vào việc quản lý các trường hợp ngoại lệ, cải thiện quy trình và xử lý các tương tác khách hàng đòi hỏi sự tương tác cao.
- Trải nghiệm khách hàng tốt hơn: Đơn đặt hàng chính xác, giao hàng nhanh chóng và giao tiếp chủ động khi có vấn đề phát sinh đều góp phần tạo ra khách hàng hài lòng và trung thành hơn.
- Khả năng mở rộng mà không cần tăng nhân sự: Bạn có thể xử lý lượng đơn đặt hàng tăng đột biến trong các mùa lễ hội hoặc chương trình khuyến mãi mà không cần phải tăng nhân sự tương ứng.
- Hiển thị trạng thái đơn đặt hàng trong toàn bộ chu kỳ: Từ bộ phận bán hàng, hỗ trợ đến kho hàng, tất cả đều có thể xem trạng thái thời gian thực của đơn đặt hàng, loại bỏ việc phải liên tục tìm kiếm thông tin cập nhật.
📚 Xem thêm: Nắm vững quản lý kho hàng với ClickUp
Cách triển khai xử lý đơn đặt hàng bằng AI vào quy trình làm việc của bạn
Ý tưởng triển khai “AI” có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp, nhưng điều đó không nhất thiết phải là một cuộc cải tổ lớn và gây rối loạn. Một cách tiếp cận có kế hoạch, từng bước sẽ giúp quá trình chuyển đổi trở nên dễ quản lý và tạo điều kiện cho thành công. Hãy xem đó là một quá trình phát triển, chứ không phải một dự án một lần.
- Kiểm tra luồng xử lý đơn đặt hàng hiện tại của bạn: Trước khi có thể tự động hóa bất kỳ quy trình nào, bạn cần hiểu rõ nó. Vẽ bản đồ toàn bộ quy trình, từ lúc đơn đặt hàng được nhận đến khi được giao. Xác định mọi bước thực hiện thủ công, mọi công cụ được sử dụng và, quan trọng nhất, mọi điểm tắc nghẽn khiến quy trình chậm lại.
- Xác định các mục tiêu tự động hóa có tác động lớn: Bắt đầu với các công việc lặp đi lặp lại, có khối lượng lớn và dựa trên quy tắc. Mục nhập từ các biểu mẫu chuẩn hóa hoặc gửi thông báo cập nhật trạng thái là những ứng cử viên lý tưởng cho các thành công nhanh chóng, tạo đà và chứng minh giá trị của dự án.
- Đảm bảo chất lượng và tính khả dụng của dữ liệu: AI rất mạnh mẽ, nhưng không phải là phép màu. Nó cần dữ liệu sạch và dễ truy cập để hoạt động hiệu quả. Nếu danh mục sản phẩm của bạn, thường được quản lý trong hệ thống Kế hoạch Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP), có 47 biến thể của 'Blue Widget' với các mã SKU khác nhau, hoặc cơ sở dữ liệu khách hàng của bạn có các bản ghi trùng lặp với địa chỉ xung đột, AI sẽ kế thừa sự nhầm lẫn đó. Hãy loại bỏ trùng lặp và chuẩn hóa dữ liệu trước khi tự động hóa.
- Chọn các công cụ tích hợp với hệ thống hiện có của bạn: Giải pháp xử lý đơn đặt hàng bằng AI của bạn không nên bắt buộc bạn phải loại bỏ hệ thống ERP hoặc CRM hiện có. Hãy tìm một nền tảng cung cấp API mạnh mẽ và có thể kết nối mượt mà với các công cụ mà nhóm của bạn đã tin dùng.
- Bắt đầu với quy trình làm việc có sự tham gia của con người: Để AI xử lý các đơn đặt hàng thông thường, đơn giản trong khi đánh dấu các trường hợp ngoại lệ hoặc kết quả có độ tin cậy thấp để con người kiểm tra. Bạn có thể mở rộng phạm vi tự động hóa khi nhóm của bạn và AI trở nên tự tin hơn.
- Đo lường và cải tiến: Theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) quan trọng nhất đối với hoạt động của bạn—thời gian xử lý đơn đặt hàng, tỷ lệ lỗi và mức độ hài lòng của khách hàng. Sử dụng dữ liệu này để đánh giá những gì đang hoạt động hiệu quả, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và tinh chỉnh các mô hình AI và quy trình làm việc của bạn.
Video này chia sẻ những mẹo hữu ích mà bạn có thể áp dụng để tự động hóa quy trình làm việc và tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần 👇
Cách ClickUp tối ưu hóa quy trình xử lý đơn đặt hàng bằng trí tuệ nhân tạo (AI)
Thách thức lớn nhất trong công việc hiện đại không phải là thiếu công cụ; mà là có quá nhiều công cụ. Khi quản lý đơn đặt hàng, bạn có thể sử dụng một công cụ AI để thu thập dữ liệu, một bảng tính để theo dõi, một phần mềm email để giao tiếp và một hệ thống quản lý kho riêng biệt.
Sự phân tán của các công cụ này dẫn đến sự phân tán về ngữ cảnh, buộc nhóm của bạn phải lãng phí thời gian quý báu khi chuyển đổi giữa các ứng dụng chỉ để nhận được một cập nhật về trạng thái đơn giản.
Giải quyết vấn đề này với ClickUp, không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới. Đây là nền tảng duy nhất nơi các dự án, tài liệu, cuộc hội thoại và phân tích được tích hợp cùng nhau, với AI bối cảnh được nhúng làm lớp trí tuệ hiểu rõ công việc của bạn và hỗ trợ đẩy mạnh tiến độ.
ClickUp tích hợp quản lý đơn đặt hàng, giao tiếp nhóm và tự động hóa AI mạnh mẽ vào một nền tảng thống nhất. Thay vì thêm một công cụ rời rạc khác, bạn đang tích hợp trí tuệ trực tiếp vào nơi công việc của bạn đã diễn ra.
Tự động hóa quy trình xử lý đơn đặt hàng với ClickUp Automations
Các bước chuyển giao thủ công là nơi quy trình làm việc bị gián đoạn. Ai đó quên cập nhật trạng thái công việc, thông báo cho nhóm thực hiện đơn đặt hàng hoặc kiểm tra tình trạng giao hàng bị trì hoãn. Những sai sót nhỏ này gây ra sự chậm trễ đáng kể và khiến các đơn đặt hàng bị bỏ sót.
Loại bỏ gánh nặng vận hành này với ClickUp Automations. Tính năng này cho phép bạn tạo các quy tắc tự động hóa quy trình làm việc mạnh mẽ hoạt động độc lập. Ví dụ, khi Trường Tùy chỉnh của một công việc được thay đổi thành “Đã xác minh”, một quy tắc tự động hóa có thể ngay lập tức:
- Giao đơn đặt hàng cho nhóm thực hiện đơn đặt hàng
- Cập nhật trường theo dõi kho hàng
- Đăng thông báo trong kênh Chat của nhóm vận chuyển.
Các quy trình tự động hóa được xây dựng dựa trên các thành phần đơn giản nhưng mạnh mẽ:
- Các yếu tố kích hoạt (những yếu tố khởi động quy trình tự động hóa)
- Điều kiện (các tiêu chí phải đáp ứng)
- Hành động (sự kiện xảy ra)
Điều này loại bỏ lo lắng "có ai theo dõi việc này không?" và đảm bảo mọi đơn đặt hàng đều tuân theo quy trình nhất quán, không có lỗi.
Theo dõi đơn đặt hàng theo thời gian thực với ClickUp Trường Tùy chỉnh và ClickUp Bảng điều khiển
Khi thông tin đơn đặt hàng của bạn bị phân tán, bạn không có khả năng hiển thị thông tin thời gian thực. Việc trả lời các câu hỏi như “Có bao nhiêu đơn đặt hàng đang chờ xử lý?” hoặc “Những đơn đặt hàng ưu tiên cao nào có nguy cơ không đáp ứng được cam kết dịch vụ (SLA)?” trở thành một quy trình báo cáo thủ công, tốn nhiều thời gian.
ClickUp giúp bạn ngừng quản lý bằng bảng tính và bắt đầu nhận được thông tin thời gian thực. Tăng cường các công việc của bạn với tất cả dữ liệu cụ thể của đơn đặt hàng mà bạn cần—một menu thả xuống cho trạng thái, một trường ngày cho thời gian giao hàng dự kiến, một trường tiền tệ cho giá trị đơn đặt hàng và nhiều hơn nữa—sử dụng ClickUp Trường Tùy chỉnh.
Sau đó, tập trung tất cả vào một trung tâm điều khiển trung tâm với các bảng điều khiển ClickUp. Đây là các chế độ xem tổng quan về công việc của bạn, có thể được xây dựng với các tiện ích tùy chỉnh và thẻ AI. Các bảng điều khiển có thể tự động theo dõi:
- Số lượng đơn đặt hàng ở mỗi giai đoạn trong quy trình làm việc của bạn
- Danh sách tất cả các đơn đặt hàng quá hạn
- Sức chứa của nhóm thực hiện đơn hàng của bạn đối với khối lượng công việc
Vì các bảng điều khiển ClickUp cập nhật theo thời gian thực, bạn có thể phát hiện các điểm nghẽn ngay khi chúng hình thành và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu mà không cần phải tổng hợp báo cáo thủ công nữa.
Sử dụng ClickUp Brain để có được thông tin chi tiết về đơn đặt hàng ngay lập tức
Một khách hàng gọi điện yêu cầu cập nhật thông tin. Cuộc tìm kiếm vội vã bắt đầu — bạn phải lục lọi các công việc, cuộn qua các bình luận và tìm kiếm trong email để ghép nối thông tin. Việc chuyển đổi ngữ cảnh này là nguyên nhân chính gây giảm năng suất và dẫn đến trải nghiệm khách hàng kém.
Hãy kết thúc việc tìm kiếm vội vã với ClickUp Brain. Là trợ lý AI tích hợp sẵn trên toàn bộ nền tảng, nó hiểu bối cảnh công việc của bạn. Bạn có thể đặt câu hỏi bằng tiếng Anh thông thường, ngay từ phần bình luận của công việc hoặc trong trò chuyện.
Thay vì phải tìm kiếm thông tin, chỉ cần hỏi:
- @brain, trạng thái đơn đặt hàng của Johnson hiện tại như thế nào?
- @brain, hiển thị tất cả các đơn đặt hàng quá hạn của khách hàng ưu tiên của chúng ta.
- @brain, tóm tắt các vấn đề liên quan đến việc chậm trễ trong quá trình giao hàng từ tuần trước.
Nhận ngay các tóm tắt và câu trả lời do AI tạo ra, được trích xuất trực tiếp từ các công việc, tài liệu và bình luận của bạn với ClickUp Brain.
📣 Lợi thế của ClickUp: Nếu bạn là một nhóm chỉ có một người tự quản lý hoạt động kho hàng, bạn cần một ứng dụng AI toàn diện có thể hỗ trợ bạn trong mọi khía cạnh, và chúng tôi có chính xác thứ bạn cần!
Với tích hợp sâu rộng trên các bảng tính, biểu mẫu đơn đặt hàng, email và lịch, ClickUp Brain MAX tập hợp toàn bộ dữ liệu kho hàng của bạn vào một bảng điều khiển thống nhất. Bạn có thể sử dụng tính năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản để nhanh chóng ghi lại hàng mới, cập nhật số lượng hoặc cài đặt cảnh báo kho hàng thấp mà không cần dùng tay. Sử dụng nhiều mô hình AI hàng đầu, Brain MAX có thể phân tích xu hướng bán hàng, dự báo nhu cầu và thậm chí đề xuất thời điểm đặt hàng tối ưu — giúp bạn tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá mức.
Nó tự động hóa việc theo dõi định kỳ, tổ chức giao tiếp với nhà cung cấp và duy trì quy trình quản lý kho hàng một cách có tổ chức, giúp bạn tập trung vào việc phát triển kinh doanh thay vì bị cuốn vào các công việc thủ công tốn thời gian.
Chuyển đổi quy trình xử lý đơn đặt hàng của bạn ngay hôm nay Với AI và ClickUp
Xử lý đơn đặt hàng bằng AI không chỉ là công cụ nâng cao hiệu quả; đó là sự chuyển đổi cơ bản từ quy trình thủ công, phản ứng chậm chạp sang quy trình làm việc thông minh, chủ động. Công nghệ này đã phát triển, vượt qua các giải pháp phức tạp chỉ dành cho doanh nghiệp lớn để trở nên dễ tiếp cận với các nhóm có kích thước bất kỳ, nhằm loại bỏ các điểm nghẽn trong quy trình.
Vấn đề cốt lõi đối với hầu hết các nhóm không phải là thiếu nỗ lực, mà là sự phân tán công việc do các công cụ không kết nối gây ra, buộc họ phải thủ công kết nối các khoảng trống. Hệ thống AI mạnh mẽ nhất không phải là một ứng dụng độc lập, mà là khi nó được tích hợp trực tiếp vào không gian làm việc nơi nhóm của bạn đã hợp tác.
Các nhóm áp dụng chuyển đổi này sẽ có thể xử lý khối lượng đơn đặt hàng ngày càng tăng mà không cần tăng tương ứng số lượng nhân viên, đồng thời mang lại trải nghiệm nhanh hơn, chính xác hơn và tốt hơn cho khách hàng của họ.
Sẵn sàng đưa quy trình xử lý đơn đặt hàng được hỗ trợ bởi AI vào không gian làm việc mà nhóm của bạn đã yêu thích? Bắt đầu miễn phí với ClickUp.
Câu hỏi thường gặp
Tự động hóa truyền thống tuân theo các quy tắc cứng nhắc, được định sẵn và gặp khó khăn khi gặp phải định dạng không mong đợi. Xử lý đơn đặt hàng bằng AI sử dụng học máy để thích ứng với các biến thể, học hỏi từ các điều chỉnh và xử lý thông minh các trường hợp ngoại lệ mà trong hệ thống dựa trên quy tắc sẽ yêu cầu can thiệp của con người.
Đúng vậy, các nhóm nhỏ thường hưởng lợi nhiều nhất vì họ không có đủ nhân lực để xử lý thủ công quy trình này trên quy mô lớn. Các công cụ AI hiện đại dựa trên nền tảng được thiết kế để dễ sử dụng và không yêu cầu nhân viên IT chuyên trách để triển khai.
Hãy tìm kiếm một nền tảng có API linh hoạt và các tích hợp sẵn có cho các công cụ quan trọng nhất của bạn, như hệ thống ERP, CRM, nhà vận chuyển và nhà cung cấp dịch vụ thanh toán. Điều này giúp tránh được công việc phát triển tùy chỉnh tốn kém và mất thời gian.
Trong khi việc nhập đơn đặt hàng cơ bản có thể được hoàn thành bằng các hệ thống dựa trên quy tắc, thì học máy mới là yếu tố mang lại bước nhảy vọt đáng kể về độ chính xác. Nó là yếu tố thiết yếu để xử lý các định dạng tài liệu đa dạng, phát hiện các trường hợp bất thường và liên tục cải thiện hiệu suất theo thời gian.