Các nhóm đang bị ngập trong thông tin. Trung bình , mỗi nhân viên làm việc với kiến thức phải chuyển đổi giữa các ứng dụng gần 1.200 lần mỗi ngày.
Điều đó có nghĩa là mỗi ngày phải dành từ gần 50 phút đến 1,8 giờ để tìm kiếm câu trả lời trong các tài liệu, trò chuyện và cơ sở dữ liệu.
Bạn thấy vấn đề ở đâu chưa? Kiến thức quan trọng bị phân tán trên các hệ thống không thể kết nối với nhau. Công cụ tìm kiếm truyền thống không thể kết nối các thông tin lại với nhau. Nó chỉ tìm kiếm các từ khóa trùng khớp và trả về một danh sách các liên kết.
Giới thiệu: Tìm kiếm sâu (Deep search). Công nghệ này hiểu ý định đằng sau câu hỏi của bạn, kết nối các khái niệm liên quan trong toàn bộ công việc của bạn và đưa ra những câu trả lời rõ ràng, có thể áp dụng ngay.
Dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn khái niệm về tìm kiếm sâu (deep search), cách thức nó thay đổi cách các nhóm tìm kiếm thông tin, cũng như cách nó giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm và dành nhiều thời gian hơn để thúc đẩy công việc.
Tìm kiếm sâu là gì?
Tìm kiếm sâu (Deep search) là một phương pháp tìm kiếm doanh nghiệp dựa trên AI, sử dụng các công cụ tìm kiếm LLM tiên tiến và các mô hình ngôn ngữ lớn để hiểu ý nghĩa và ý định đằng sau một câu hỏi.
Nó không chỉ đơn thuần khớp các từ khóa một cách riêng lẻ. Nhờ trí tuệ nhân tạo, hệ thống này hiểu được ngữ cảnh, mối quan hệ và các khái niệm. Sau đó, nó trích xuất thông tin liên quan và những thông tin chi tiết quan trọng từ các nguồn dữ liệu được kết nối, chẳng hạn như các bộ sưu tập tài liệu quy mô lớn.
Để hiểu tại sao điều này lại quan trọng, việc so sánh tìm kiếm sâu với tìm kiếm truyền thống dựa trên từ khóa sẽ rất hữu ích. Dưới đây là những điểm khác biệt giữa hai phương pháp này:
| Tính năng | Tìm kiếm theo từ khóa truyền thống | Tìm kiếm sâu dựa trên AI |
| Phương pháp tìm kiếm | Tìm kiếm chính xác các từ khóa và cụm từ | Hiểu được ý định tìm kiếm, bối cảnh và ngữ nghĩa |
| Kết quả | Danh sách các liên kết/tệp có chứa từ khóa | Tổng hợp câu trả lời kèm theo các nguồn tham khảo |
| Hiểu bối cảnh | Thấp. Các truy vấn tìm kiếm được xử lý riêng lẻ | Cao. Hiểu rõ về dự án, cá nhân và bối cảnh cuộc hội thoại |
| Xử lý sự mơ hồ | Kém. “Apple” có thể là một loại trái cây hoặc một công ty | Mạnh mẽ. Suy luận ý nghĩa dựa trên vai trò của người dùng và hoạt động gần đây |
| Độ phức tạp của truy vấn | Phù hợp nhất cho các tìm kiếm đơn giản, dựa trên sự kiện | Rất hiệu quả với các câu hỏi phức tạp, gồm nhiều phần |
| Học tập | Trả về kết quả giống nhau cho cùng một truy vấn | Cải thiện theo thời gian nhờ việc sử dụng và phản hồi |
Tìm kiếm theo từ khóa hoạt động hiệu quả nếu bạn biết chính xác mình đang tìm kiếm gì, nhưng tìm kiếm sâu lại phát huy tác dụng khi bạn không biết. Sự khác biệt này tồn tại bởi vì hầu hết các câu hỏi trong công việc không rõ ràng hay tách biệt. Chúng thường có dạng như:
- “Quyết định về dự án này là gì?”
- “Tại sao chúng ta lại thay đổi dòng thời gian?”
- “Điều gì đang cản trở công việc này?”
- “Có ai đã giải quyết được vấn đề này chưa?”
Để trả lời những câu hỏi đó, cần có bối cảnh, lịch sử và sự diễn giải — tức là công cụ tìm kiếm thông minh. Khả năng hiểu ngữ nghĩa cho phép tìm kiếm sâu kết nối các cuộc thảo luận, quyết định và tài liệu có liên quan, ngay cả khi chúng không sử dụng chính xác cùng một từ ngữ.
Đó chính là điều làm nên sự “sâu sắc” của nó.
Sự khác biệt này trở nên rõ ràng ngay khi bạn đặt ra một câu hỏi thực tế trong công việc. Vì vậy, khi bạn hỏi: “Trạng thái của đợt ra mắt Atlas hiện tại như thế nào?”, tính năng tìm kiếm sâu sẽ sử dụng các mô hình ngôn ngữ lớn để hiểu rằng:
- “Atlas” là tên một dự án, không phải là một cuốn sách bản đồ
- “Trạng thái” có thể đề cập đến giai đoạn hiện tại, các rào cản và cột mốc tiếp theo
- Câu trả lời nằm rải rác trong các công việc, dòng thời gian, bình luận gần đây và tài liệu mục tiêu
Thay vì bắt bạn phải tìm kiếm trong một phạm vi rộng trên nhiều công cụ khác nhau, tính năng tìm kiếm sâu sẽ kết nối các tín hiệu đó thành một kết quả duy nhất, dễ sử dụng nhờ công nghệ AI tiên tiến.
Cách thức hoạt động của Deep Search
Tìm kiếm sâu hiểu được mối liên hệ giữa các công việc, tài liệu, cuộc hội thoại và quyết định. Trên thực tế, điều này có nghĩa là:
Phân tích các câu hỏi phức tạp
Hầu hết các câu hỏi trong công việc đều có tính phức tạp. Chúng chứa đựng nhiều mục tiêu, giả định và các câu hỏi tiếp theo ẩn chứa bên trong.
Khi bạn đặt câu hỏi như: “Tóm tắt phản hồi từ đợt thử nghiệm beta và những ưu tiên của chúng ta cho phiên bản V2”, tính năng tìm kiếm sâu sẽ không xử lý câu hỏi này như một truy vấn đơn lẻ.
Công nghệ này phân tích câu hỏi thành các thành phần cơ bản, sau đó tìm kiếm các nguồn thông tin liên quan và trích xuất thông tin có ý nghĩa nhất bằng cách sử dụng AI tiên tiến:
- Tìm tất cả các tài liệu phản hồi, kết quả khảo sát và bình luận có gắn thẻ “beta”
- Xác định các chủ đề chung, cảm xúc và các đề xuất cải tiến
- So sánh với lộ trình sản phẩm V2 và kế hoạch sprint
- Kết hợp hai yếu tố này lại với nhau để tạo thành một bản tóm tắt về “những gì chúng tôi đã nghe” và “việc cần làm”
Điều này giúp tiết kiệm thời gian bạn phải dành ra để tìm kiếm thủ công, ngay cả khi bạn đã có quy trình quản lý tài liệu được tổ chức bài bản.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy cụ thể hóa các truy vấn tìm kiếm của bạn. Thay vì tìm kiếm “cập nhật dự án”, hãy hỏi “những trở ngại nào mà nhóm thiết kế đã báo cáo trong tuần này?”. Càng nhiều bối cảnh, kết quả thu được càng tốt.
📮 Điều cản trở các nhóm không phải là công việc, mà là việc tìm kiếm kéo dài vô tận
Nhân viên dành gần 30% thời gian trong ngày để tìm kiếm thông tin trên các công cụ khác nhau. Hãy khám phá cách Tính năng Tìm kiếm Doanh nghiệp của ClickUp BrainGPT tổng hợp thông tin từ các công việc, tài liệu, bình luận và ứng dụng vào một nơi duy nhất, giúp các nhóm bắt tay vào công việc nhanh hơn.
Tổng hợp các câu trả lời từ nhiều nguồn khác nhau
Bối cảnh công việc hiếm khi tập trung tại một nơi duy nhất. Một quyết định có thể được đề cập rải rác trong một tài liệu, một bình luận trong công việc, bản tóm tắt cuộc họp và tin nhắn theo dõi trong trò chuyện.
Công cụ tìm kiếm truyền thống tìm kiếm từng phần thông tin riêng lẻ và để bạn tự kết nối các thông tin đó lại với nhau.
Deep Search sẽ giúp bạn thực hiện việc cần làm đó. Công cụ này thu thập thông tin liên quan từ mọi nguồn được kết nối: tài liệu, công việc, trò chuyện, email và thậm chí cả các tệp được liên kết trên Google Drive hoặc OneDrive.
Và hệ thống không chỉ liệt kê các nguồn thông tin này. Nó còn phân tích nội dung, xác định những điểm quan trọng nhất và tổng hợp chúng thành một câu trả lời duy nhất, mạch lạc, được trình bày bằng ngôn ngữ dễ hiểu, kèm theo các trích dẫn dẫn nguồn về nội dung gốc để người dùng có thể xác minh. Xem quy trình làm việc kết nối này hoạt động như thế nào tại đây. 👇🏼
🔔 Nhắc nhở hữu ích: Hiệu quả của tìm kiếm sâu phụ thuộc hoàn toàn vào chất lượng dữ liệu của bạn. Các tài liệu lỗi thời, bản sao trùng lặp và cách tổ chức lộn xộn sẽ dẫn đến kết quả tìm kiếm không chính xác. Việc kiểm tra nội dung định kỳ và phần mềm quản lý kiến thức được cấu hình đúng cách sẽ giúp công cụ tìm kiếm phát huy hiệu quả.
Bạn có thể sử dụng Deep Search để làm gì
Các công cụ tìm kiếm sâu như Enterprise AI Search phát huy hiệu quả tối đa khi câu trả lời bạn cần không nằm trong một tệp tin duy nhất mà được đan xen trong chính cấu trúc công việc của nhóm.
Một số trường hợp sử dụng của tính năng tìm kiếm sâu bao gồm 👇
1. Đào tạo nhân viên mới
Những tuần đầu tiên trong vai trò mới thường khiến người mới cảm thấy như bị ngập trong một cơn lũ thông tin. Bạn không cần phải cung cấp cho nhân viên mới một danh sách dài các liên kết và hy vọng rằng họ sẽ tự kết nối chúng với nhau.
Họ có thể đặt các câu hỏi nghiên cứu đơn giản.
📌 Ví dụ: Những phương pháp hay nhất của chúng ta để tổ chức cuộc họp khởi động với khách hàng là gì?
Tính năng tìm kiếm sâu tổng hợp các mẫu cuộc họp đã được phê duyệt, làm nổi bật các ví dụ thành công gần đây về buổi khởi động dự án và đưa ra những lời khuyên từ các cuộc thảo luận trước đây về những phương pháp đã mang lại hiệu quả.
🏅 Kết quả? Các thành viên mới trong nhóm thích nghi nhanh hơn vì họ học hỏi từ những kết quả thực tế, chứ không phải từ những thư mục lỗi thời hay những lời giải thích gián tiếp.
👀 Bạn có biết không? Khi kiến thức chủ yếu tồn tại trong các cuộc hội thoại thay vì trong tài liệu, các tổ chức thường lặp lại những quyết định tương tự cứ sau 12 đến 18 tháng khi thành viên trong các nhóm thay đổi.
2. Chuẩn bị cho các đợt đánh giá
Các buổi đánh giá hiệu suất đôi khi có thể biến thành những bài kiểm tra trí nhớ. Các nhà quản lý cố gắng tái hiện lại công việc trong nhiều tháng từ những ghi chú rời rạc, những thành công chỉ còn nhớ lờ mờ và bất kỳ tài liệu nào tình cờ có sẵn.
Tính năng tìm kiếm sâu sẽ thay đổi điều đó. Một nhà quản lý có thể đặt các câu hỏi như:
- Những đóng góp chính của người này trong quý vừa qua là gì?
- Họ đã dẫn dắt hoặc giải quyết những dự án nào?
- Họ đã nhận được những phản hồi nào trong các công việc và cuộc thảo luận?
Hệ thống tổng hợp các tín hiệu từ các công việc, bình luận, cập nhật dự án và tài liệu để trình bày một bản tóm tắt có cơ sở về tác động.
🏅 Kết quả: Các đánh giá trở nên công bằng hơn, dựa trên bằng chứng nhiều hơn và ít phụ thuộc vào thiên kiến về thời gian hơn.
👀 Bạn có biết không? Các nghiên cứu khoa học về truy xuất thông tin cho thấy mọi người thường phải viết lại cùng một truy vấn tìm kiếm nhiều lần vì họ không biết cách đặt câu hỏi “đúng cách”. Các hệ thống có khả năng hiểu ý định người dùng sẽ giúp giảm bớt tình trạng phải lặp đi lặp lại này.
3. Kiểm toán dự án
Giả sử bạn đang soạn thảo một báo cáo toàn diện sáu tháng sau khi sản phẩm ra mắt. Vấn đề là, không ai còn nhớ lý do tại sao các quyết định quan trọng đó lại được đưa ra.
Khi các cuộc kiểm toán chỉ dựa vào trí nhớ, rất có thể sẽ xuất hiện những lỗ hổng. Tính năng tìm kiếm sâu sẽ lấp đầy những lỗ hổng đó bằng cách tái tạo lại quá trình ra quyết định của dự án qua các dòng thời gian, mối quan hệ phụ thuộc và các cuộc hội thoại.
Các kiểm toán viên và trưởng dự án có thể đặt các câu hỏi như:
- Phạm vi đã thay đổi ở đâu và ai đã phê duyệt?
- Những yếu tố phụ thuộc nào đã gây ra sự chậm trễ hoặc phải làm lại?
- Những rủi ro nào đã được xác định nhưng chưa bao giờ được giảm thiểu?
Tính năng tìm kiếm sâu thu thập bằng chứng từ lịch sử công việc, các thay đổi trạng thái, bình luận và tài liệu hỗ trợ để thể hiện cách dự án thực sự diễn ra, chứ không chỉ là bản tóm tắt.
🏅 Kết quả: Các cuộc kiểm toán dự án chuyển từ việc giải thích sau sự việc sang những thông tin chi tiết có cơ sở bằng chứng mà các nhóm có thể sử dụng để cải thiện chất lượng thực hiện trong tương lai.
💟 Thêm một điều nữa: Nếu bạn muốn khám phá các phần mềm tìm kiếm doanh nghiệp khác, chúng tôi đã hoàn thành việc tìm hiểu cho bạn. 👇
4. Tìm kiếm các quyết định trước đây và bối cảnh liên quan
Các nhóm thường nhớ điều gì đã được quyết định nhưng lại quên lý do tại sao. Khi các câu hỏi được nhắc lại sau vài tháng, bối cảnh lại bị chôn vùi trong các ghi chú cuộc họp, bình luận và các cuộc hội thoại bên lề.
Với tính năng tìm kiếm sâu, bạn có thể đặt câu hỏi:
- Tại sao chúng tôi lại chọn phương pháp này?
- Các phương án thay thế nào đã được thảo luận?
- Ai là người phê duyệt quyết định cuối cùng?
Nhờ đó, bạn sẽ có được chế độ xem tổng hợp về quá trình ra quyết định.
🏅 Kết quả: Các nhóm và chuyên viên phân tích nghiên cứu tự tin tiến lên phía trước nhờ có thông tin cập nhật.
👀 Bạn có biết không? Một nghiên cứu của Forrester cho thấy nhân viên dành tới 30% thời gian làm việc trong tuần chỉ để tìm kiếm thông tin. Tính năng tìm kiếm sâu giúp giải quyết trực tiếp vấn đề làm giảm năng suất này.
Tìm kiếm sâu so với Nghiên cứu sâu
Tìm kiếm sâu thường bị nhầm lẫn với nghiên cứu sâu.
Đúng vậy, cả hai đều dựa trên AI, nhưng chúng giải quyết những vấn đề rất khác nhau. Những điểm khác biệt chính là 👇
| Aspect | Tìm kiếm sâu | Nghiên cứu chuyên sâu |
| Mục tiêu | Trích xuất thông tin từ các ứng dụng và tài liệu được kết nối của bạn, đồng thời cung cấp cho bạn một bức tranh tổng quan rõ ràng về những gì đã được biết | Khám phá sâu hơn về một chủ đề và đưa ra những ý tưởng, chiến lược hoặc kế hoạch mới dựa trên cả dữ liệu của bạn và bối cảnh bên ngoài |
| Câu hỏi chính | “Chúng ta đã có những thông tin nào về X?” | “Việc cần làm với X là gì?” hoặc “X có những tác động gì?” |
| Tâm lý người dùng | Bạn muốn có một câu trả lời cụ thể hoặc một bản tóm tắt về dữ liệu mà bạn đã biết | Bạn muốn hình thành quan điểm, lập kế hoạch cho các bước tiếp theo hoặc đưa ra những phương pháp tiếp cận mới |
| Ví dụ | “Theo các báo cáo của chúng ta, ba nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng khách hàng rời bỏ trong quý vừa qua là gì?” | “Dựa trên xu hướng thị trường và dữ liệu tỷ lệ khách hàng rời bỏ của chúng ta, chúng ta nên thử nghiệm những chiến lược giữ chân khách hàng mới nào trong quý tới?” |
| Kết quả | Một câu trả lời trực tiếp chỉ ra các tài liệu, ghi chú hoặc báo cáo cụ thể, cho thấy chính xác nguồn gốc của thông tin | Một bản tóm tắt bằng văn bản, danh sách công việc hoặc kế hoạch kết hợp dữ liệu nội bộ với bối cảnh bên ngoài và đề xuất các hành động tiếp theo |
| Phạm vi thông tin | Chỉ giới hạn trong không gian làm việc của bạn và các ứng dụng được liên kết như Salesforce | Sử dụng dữ liệu nội bộ của bạn kết hợp với kiến thức AI rộng lớn hơn và thông tin công khai để đề xuất những khả năng mới |
| Được sử dụng để | Nắm bắt tiến độ dự ánTìm kiếm các quy trình đã được ghi chépLập hồ sơ bằng chứng cho báo cáoTrả lời câu hỏi thực tế về công việc trong quá khứ | Lên ý tưởng cho các chiến dịchLập bản thảo các phần của kế hoạch chiến lượcXây dựng các giả thuyết để kiểm chứngTìm kiếm các cơ hội thị trường mới |
Nói tóm lại, tìm kiếm chuyên sâu giúp bạn tìm thấy những thông tin bạn đã biết, nhờ đó bạn không phải lãng phí thời gian để tìm kiếm các sự kiện. Nghiên cứu chuyên sâu giúp bạn xác định việc cần làm tiếp theo bằng cách sử dụng cả dữ liệu của bạn và các nguồn trực tuyến.
📮 ClickUp Insight: Hơn một nửa số người được khảo sát sử dụng ba ứng dụng trở lên mỗi ngày, phải đối mặt với tình trạng “ phân tán ứng dụng ” và các quy trình làm việc rời rạc.
Dù có thể bạn cảm thấy mình đang làm việc với năng suất cao và bận rộn, nhưng thực tế là bối cảnh công việc của bạn đang bị phân tán giữa các ứng dụng, chưa kể đến việc gõ phím còn làm tiêu hao năng lượng.
BrainGPT kết hợp tất cả lại với nhau: chỉ cần nói một lần, các bản cập nhật, công việc và ghi chú của bạn sẽ được đưa chính xác đến đúng vị trí của chúng trong ClickUp. Không còn phải chuyển đổi qua lại, không còn sự lộn xộn — chỉ còn lại năng suất làm việc liền mạch và tập trung.
Cách sử dụng Deep Search trong ClickUp
Giờ đây, khi bạn đã hiểu rõ khả năng của tính năng tìm kiếm sâu, câu hỏi tiếp theo là: làm thế nào để áp dụng nó vào quy trình làm việc của bạn?
Bạn không thể chỉ đơn giản là bật hoặc tắt nó đi. Công cụ này hoạt động hiệu quả nhất khi trở thành một phần của bộ công cụ mà nhóm của bạn đang sử dụng. Nơi các dự án, tài liệu, cuộc hội thoại và mục tiêu đều được tích hợp với nhau.
Giới thiệu: ClickUp, Không gian Làm việc AI hội tụ đầu tiên trên thế giới.
Nền tảng này tích hợp công nghệ tìm kiếm AI vào mọi khía cạnh của công việc, giúp bạn tìm kiếm câu trả lời và thực hiện các hành động cần thiết mà không cần rời khỏi không gian làm việc. Nó loại bỏ tình trạng công việc lan man không cần thiết bằng cách tập trung toàn bộ công việc của bạn trên một nền tảng duy nhất.
Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện 👀
Tìm kiếm mọi ngóc ngách trong công việc
Tính năng Tìm kiếm Enterprise của ClickUp được thiết kế để hiển thị các câu trả lời từ mọi nguồn thông tin mà nhóm của bạn đang thực hiện công việc.
Nó tìm kiếm trên:
- Tài nguyên và đối tượng trong ClickUp, bao gồm công việc, Tài liệu, Bảng trắng, Bảng điều khiển, Trò chuyện, Không gian, Thư mục, Danh sách công việc và tệp đính kèm
- Các đối tượng tích hợp từ bên thứ ba, chẳng hạn như tài liệu, nguồn web, bảng tính, bản trình chiếu, tệp PDF và thư mục từ các công cụ được kết nối mà bạn sử dụng hàng ngày
Nội dung được lập chỉ mục phụ thuộc vào quyền truy cập. Nếu người dùng thiết lập kết nối có thể xem dữ liệu trong công cụ được kết nối và đó là loại đối tượng được hỗ trợ, thì dữ liệu đó sẽ có thể tìm kiếm được. Điều này đảm bảo kết quả luôn chính xác, tuân thủ quyền truy cập và phù hợp.
Dưới đây là cách nó giúp cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng hơn. 😎
Vì tất cả công việc của bạn đã được lưu trữ trong ClickUp, tính năng Tìm kiếm Doanh nghiệp cung cấp khả năng tìm kiếm sâu và khả năng hiển thị theo thời gian thực trên toàn bộ không gian làm việc của bạn.
Ngoài ra, còn có tùy chọn tìm kiếm sâu thông qua ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp sẵn. Dưới đây là cách sử dụng tính năng này 👇
- Trong thanh công cụ ClickUp, hãy mở ClickUp AI
- Trong phần Tìm kiếm của mô hình, hãy lựa chọn Tìm kiếm sâu
- Nhập câu hỏi phức tạp bằng ngôn ngữ tự nhiên của bạn và nhấn Enter
Tiếp theo, bạn cũng có thể thực hiện các thao tác sau đây 👇
- Sao chép: Sao chép văn bản để dán thủ công vào một địa điểm khác. Bạn cũng có thể sao chép thủ công bất kỳ phần nào của văn bản đã tạo
- Tạo công việc: Tạo công việc từ câu trả lời
- Tạo tài liệu: Tạo tài liệu Doc hoặc PDF từ kết quả trả về
- Thử lại: Lựa chọn này sẽ tạo ra một câu trả lời hơi khác một chút
- Thích hoặc không thích: Hãy bình chọn hoặc phản đối câu trả lời để giúp chúng tôi cải thiện ClickUp AI
Nhận được các câu trả lời giàu bối cảnh cho các câu hỏi của bạn
ClickUp Brain được phát triển nhằm loại bỏ tình trạng AI lan tràn bằng cách tích hợp trí tuệ nhân tạo trực tiếp vào quy trình làm việc của bạn.
Trí tuệ nhân tạo (AI) dựa trên ngữ cảnh này hiểu rõ công việc, các công cụ, dữ liệu doanh nghiệp và bối cảnh của bạn.
Vì vậy, khi bạn hỏi BrainGPT: “Điều gì đang cản trở dự án này?”, bạn sẽ nhận được danh sách các rào cản liên quan đến các công việc cụ thể, dữ liệu liên quan, các mối phụ thuộc và người chịu trách nhiệm.
Phân tích dữ liệu phức tạp từ nhiều nguồn
Brain tích hợp nhiều mô hình AI và nguồn dữ liệu bên ngoài — đóng vai trò như một lớp điều phối.
Bạn không cần phải chuyển đổi liên tục giữa ChatGPT, Claude, Gemini và các ổ đĩa khác nhau để truy cập các tính năng khác nhau. Công cụ này sẽ tự động chọn mô hình phù hợp nhất cho từng công việc, đồng thời đảm bảo mọi phản hồi đều dựa trên dữ liệu trong không gian làm việc của bạn.
Thực hiện tìm kiếm bằng giọng nói
Gõ phím không phải lúc nào cũng là cách tìm kiếm nhanh nhất, đặc biệt khi ý tưởng nảy ra giữa cuộc họp hoặc trong lúc xem xét công việc. Tính năng "Talk to Text" của ClickUp BrainGPT cho phép bạn thực hiện tìm kiếm và đặt câu hỏi bằng giọng nói, mà không làm gián đoạn luồng suy nghĩ của bạn.
Bạn có thể nói một cách tự nhiên, và BrainGPT sẽ chuyển đổi nội dung bạn nhập thành một truy vấn có khả năng nhận diện ngữ cảnh, từ đó tìm kiếm trên các công việc, tài liệu, cuộc hội thoại và dữ liệu được kết nối.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khuyến khích các nhóm coi công cụ tìm kiếm như một bộ nhớ chung. Hướng dẫn họ thêm thẻ, cập nhật tiêu đề và đóng góp các câu hỏi thường gặp (FAQ) để hệ thống tiếp tục được cải thiện. Công cụ tìm kiếm chỉ thông minh đến mức độ những người cung cấp thông tin cho nó.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Các Super Agent của ClickUp đưa tính năng tìm kiếm sâu lên một bước mới — từ việc tìm kiếm câu trả lời đến việc thực hiện hành động.
Các Super Agents có thể:
- Theo dõi không gian làm việc của bạn liên tục
- Phát hiện các mẫu, rủi ro hoặc thông tin còn thiếu
- Kích hoạt các hành động nhiều bước dựa trên kết quả tìm kiếm
Ví dụ: Một Super Agent có thể theo dõi các dự án bị đình trệ, các phê duyệt còn thiếu hoặc các rào cản chưa được giải quyết, sau đó tự động hiển thị chúng hoặc thực hiện các hành động đã được định sẵn.
Hãy xem video này để tìm hiểu thêm về Super Agents 👇
Các phương pháp hay nhất về Deep Search dành cho các nhóm
Để tận dụng tối đa giá trị từ Tìm kiếm AI Doanh nghiệp, hãy tuân theo các nguyên tắc tốt nhất sau đây ⭐
1. Tập trung vào những câu hỏi đúng
Tính năng tìm kiếm sâu phát huy hiệu quả tối đa trong các không gian làm việc quy mô lớn với lượng dữ liệu khổng lồ và đối với các truy vấn phức tạp gồm nhiều bước. Nếu bạn chỉ cần tìm một tệp tin cụ thể hoặc có câu hỏi đơn giản liên quan đến địa điểm cụ thể, việc sử dụng lời nhắc AI tiêu chuẩn hoặc bộ lọc địa điểm sẽ nhanh chóng hơn.
Hãy nhớ rằng tìm kiếm sâu sẽ phát huy hiệu quả tối đa khi các quyết định, cập nhật và kết quả được ghi chép tại chính nơi công việc diễn ra. Hệ thống lưu trữ dữ liệu của bạn càng rõ ràng, câu trả lời bạn nhận được sẽ càng chính xác.
2. Đặt câu hỏi một cách tự nhiên
Hãy đặt câu hỏi tìm kiếm theo cách bạn sẽ hỏi một đồng nghiệp am hiểu về công việc đó.
❌ Nhập “ngân sách quý 3”
✅ Hãy thử tìm kiếm: “Ba lý do nào đã dẫn đến việc điều chỉnh ngân sách quý 3 cho nhóm tiếp thị?”
Bạn cung cấp càng nhiều bối cảnh, câu trả lời sẽ càng chính xác.
3. Theo dõi các bước tiếp theo
Khi tính năng tìm kiếm sâu đề xuất các câu hỏi tiếp theo, hãy sử dụng chúng. Chúng giúp bạn tinh chỉnh tìm kiếm mà không cần bắt đầu lại từ đầu, nhờ đó bạn có thể đào sâu hơn và nắm bắt được bức tranh toàn cảnh.
4. Xác minh và hành động
Kiểm tra các nguồn thông tin mà tính năng tìm kiếm sâu (deep search) đưa ra để đảm bảo chúng phù hợp và chính xác. Sau đó, hãy hành động dựa trên những thông tin chi tiết đó bằng cách tạo công việc, bắt đầu soạn thảo tài liệu hoặc ghi chú.
5. Chỉ định các trường hợp loại trừ
Nếu có thông tin bạn không cần, hãy yêu cầu Deep Search bỏ qua thông tin đó.
📌 Ví dụ: “Loại trừ các công việc tiếp thị” hoặc “Dữ liệu từ năm 2023 đến 2025” giúp kết quả tìm kiếm của bạn luôn phù hợp.
6. Đề cập đến định dạng đầu ra
Nếu bạn cần một danh sách, bản tóm tắt hoặc thứ tự ưu tiên, hãy yêu cầu. Ví dụ như: “Liệt kê năm rủi ro lớn nhất của dự án, xếp theo mức độ nghiêm trọng.” Điều này giúp tiết kiệm thời gian và dễ dàng thực hiện các hành động dựa trên kết quả tìm kiếm hơn.
7. Tóm tắt nội dung dài
Nếu kết quả bao gồm các tài liệu dài hoặc chủ đề thảo luận, hãy yêu cầu ClickUp BrainGPT tóm tắt chúng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào và giúp bạn tập trung vào công việc thay vì phải tự đọc hết mọi thứ.
🔔 Lời nhắc nhở thân thiện: Bạn không phải lúc nào cũng cần thực hiện một cuộc tìm kiếm toàn diện và sâu rộng trên toàn bộ không gian làm việc của mình.
ClickUp cho phép bạn sử dụng AI từ bất kỳ đâu —trực tiếp trong một tác vụ, tài liệu, bình luận hoặc không gian làm việc—khi câu hỏi của bạn liên quan đến một công việc cụ thể. Công nghệ AI dựa trên địa điểm này sẽ tự động giới hạn phạm vi câu hỏi theo mục bạn đang xem, giúp các câu trả lời luôn tập trung và nhanh chóng hơn.
Sử dụng tính năng này khi:
- Bạn đang xem xét một công việc và muốn biết bối cảnh về lịch sử hoặc các rào cản của công việc đó
- Bạn đang xem một tài liệu và cần làm rõ hoặc tóm tắt nội dung
- Bạn muốn có những thông tin chi tiết liên quan đến một dự án cụ thể, chứ không phải toàn bộ không gian làm việc
Tìm kiếm sâu hỗ trợ việc khám phá thông tin xuyên các không gian làm việc. Trí tuệ nhân tạo dựa trên địa điểm phát huy hiệu quả tốt hơn khi bối cảnh đã rõ ràng và bạn chỉ cần câu trả lời.
Những giới hạn của Deep Search cần lưu ý
Dưới đây là một số giới hạn của tính năng tìm kiếm sâu mà bạn cần lưu ý:
1. Quyền truy cập phù hợp
Tính năng Tìm kiếm AI của ClickUp Enterprise chỉ hiển thị những nội dung mà nó được phép truy cập. Các thư mục riêng tư, không gian làm việc hoặc ứng dụng được kết nối sẽ không hiển thị trừ khi bạn cấp quyền truy cập. Điều này giúp bảo vệ dữ liệu của bạn, nhưng cũng có nghĩa là một số câu trả lời có thể không xuất hiện nếu chúng nằm trong các khu vực bị hạn chế.
2. Chất lượng dữ liệu
Tìm kiếm sâu chỉ có thể hoạt động với các tệp và thư mục được sắp xếp có hệ thống. Điều này có nghĩa là nó không thể đọc được “dữ liệu im lặng” – tức là thông tin nằm trong các công cụ không kết nối với nhau, tệp cục bộ hoặc các cuộc hội thoại. Các công việc chưa có tiêu đề, tài liệu mơ hồ hoặc các quyết định ẩn trong cuộc hội thoại cũng khiến việc kết nối các thông tin lại với nhau trở nên khó khăn hơn đối với tìm kiếm sâu.
3. Cần có sự phán đoán của con người
Tính năng tìm kiếm sâu thực hiện tìm kiếm trong cơ sở kiến thức, hiển thị các nguồn thông tin và đề xuất các kết nối, nhưng nó không đưa ra quyết định. Bạn và nhóm của bạn vẫn chịu trách nhiệm giải thích kết quả và thực hiện các hành động dựa trên đó.
4. Phạm vi truy vấn và hiệu suất
Các truy vấn phức tạp có thể mất nhiều thời gian hơn do tính năng tìm kiếm sâu quét sâu hơn. Việc tóm tắt toàn bộ thông tin về bản sắc thương hiệu của bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn so với việc xem xét các ưu tiên trong tuần này của một nhóm. Đối với các tìm kiếm nhanh, tìm kiếm tiêu chuẩn hoặc trò chuyện AI có thể là lựa chọn nhanh hơn.
5. Xác minh nguồn
AI đôi khi có thể tạo ra thông tin nghe có vẻ hợp lý nhưng không chính xác. ClickUp Deep Search giảm thiểu rủi ro này bằng cách dựa trên các câu trả lời từ không gian làm việc của bạn và hiển thị các liên kết nguồn. Tuy nhiên, hãy luôn xác minh các nguồn này để đảm bảo thông tin là chính xác.
Tương lai của Deep Search
Tìm kiếm sâu đang thay đổi cách các nhóm truy xuất thông tin, nhưng đây mới chỉ là bước đầu. Dưới đây là hướng phát triển tiếp theo của công nghệ này:
1. Trở nên chủ động hơn và nhạy bén hơn với bối cảnh
Tính năng tìm kiếm sâu sẽ hiểu rõ vai trò, công việc, lịch trình và giai đoạn dự án của bạn. Tính năng này sẽ tìm ra các tài liệu liên quan, nhắc nhở bạn về các quyết định trước đây và cảnh báo về các xung đột tiềm ẩn trước khi chúng trở thành vấn đề.
2. Tự động hóa việc tìm kiếm câu trả lời và lập báo cáo
Bạn có thể tự động tạo bản tóm tắt dự án dựa trên các công việc tương tự trong quá khứ hoặc nhận báo cáo trạng thái hàng tuần được tổng hợp từ các cập nhật công việc, cảm xúc trong trò chuyện và các thay đổi trong tài liệu, tất cả chỉ với một lệnh duy nhất.
3. Kích hoạt các hành động, không chỉ là câu trả lời
Tính năng tìm kiếm sâu có thể bắt đầu đề xuất các hành động, chứ không chỉ hiển thị các kết quả phù hợp nhất. Ví dụ, nó có thể đánh dấu một trường hợp phê duyệt của khách hàng bị đình trệ, đề xuất gửi lời nhắc nhở, điều chỉnh dòng thời gian và thông báo cho nhóm chỉ với một cú nhấp chuột.
4. Cá nhân hóa kiến thức cho từng vai trò
Thay vì thanh tìm kiếm thông thường, tính năng tìm kiếm sâu sẽ học hỏi các thói quen của bạn và nhóm để cung cấp kiến thức mà chỉ bạn mới thấy quan trọng. Ví dụ, nếu bạn là một chuyên viên tiếp thị, tính năng này có thể giúp bạn chú ý đến dữ liệu hiệu suất của các chiến dịch mới.
5. Kết nối công việc giữa các nền tảng và các nhóm
Tính năng tìm kiếm sâu sẽ hoạt động trên nhiều nền tảng và không gian làm việc được ủy quyền, giúp bạn dễ dàng tìm thấy thông tin phù hợp bất kể thông tin đó nằm ở đâu.
Tìm ra những câu trả lời ẩn giấu trong công việc của bạn với tính năng Tìm kiếm sâu (Deep Search) của ClickUp
Việc tìm kiếm thông tin trong công việc không nhất thiết phải làm chậm tiến độ công việc của bạn.
Sự sụt giảm năng suất và việc trì hoãn ra quyết định là những hệ quả của việc thông tin bị cô lập trong các silo và bối cảnh bị phân tán.
Tính năng Tìm kiếm Doanh nghiệp của ClickUp hiểu được bối cảnh, các công việc phức tạp và cách thức kiến thức được truyền tải trong công việc thực tế. Thay vì bắt các nhóm phải lục lọi trong các thư mục, cuộc trò chuyện và bảng điều khiển, tính năng này sẽ hiển thị các câu trả lời dựa trên các công việc, tài liệu, cuộc hội thoại và các công cụ được kết nối.
Nếu bạn muốn ngừng việc lục lọi công việc của mình và bắt đầu hỏi nó những điều bạn cần biết, hãy đăng ký ClickUp miễn phí. Tìm ra những câu trả lời vốn đã ẩn chứa trong công việc của bạn.