75% nhân viên trí thức đã sử dụng trí tuệ nhân tạo tạo sinh trong công việc. Nhưng họ chỉ coi AI như một trợ thủ.
Bạn mở trợ lý AI như Claude, đặt câu hỏi, sao chép câu trả lời và dán vào tài liệu, công việc hoặc trò chuyện. Sau đó bạn làm lại. Và lại làm.
Claude rất tuyệt vời cho việc suy nghĩ, viết lách và giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, khi được sử dụng theo cách này, các kết quả đầu ra của nó vẫn tách biệt. Các ý tưởng không tự động kết nối với các công việc, dự án hoặc quy trình làm việc của nhóm. Điều đó có nghĩa là cần nhiều bước thủ công hơn, chuyển đổi ngữ cảnh nhiều hơn và ít theo dõi hơn.
Sử dụng Claude để tăng năng suất hiệu quả nhất khi bạn tích hợp nó vào quy trình làm việc hàng ngày của mình. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện việc cần làm.
Và, nếu bạn cần các công cụ Trí tuệ Nhân tạo (AI) mạnh mẽ hơn, nơi AI có thể hoạt động trực tiếp bên trong công việc của bạn, không chỉ bên cạnh nó, hãy đọc tiếp đến cuối vì… chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn ClickUp!
Vấn đề năng suất thực sự mà Claude giải quyết
Ngày của bạn là một chuỗi liên tục của việc chuyển đổi. Bạn đang di chuyển giữa kế hoạch dự án, bảng tính, email và hàng chục tab khác. Việc chuyển đổi ngữ cảnh này làm mất tập trung của bạn.
Các công việc nhỏ lặp đi lặp lại khiến tình hình tồi tệ hơn. Định dạng báo cáo. Dọn dẹp ghi chú. Viết lại các bản cập nhật tương tự nhiều lần. Những công việc này không cảm thấy khó khăn, nhưng chúng âm thầm tiêu tốn thời gian và năng lượng vốn dành cho công việc chiến lược sâu sắc hơn.
Sự lan rộng công việc (Work Sprawl) là rào cản lớn nhất đối với năng suất hiện nay. Vấn đề không phải là khối lượng công việc, mà là tải trọng nhận thức. Mỗi công cụ, tab và quá trình chuyển giao yêu cầu não bộ của bạn phải reset. Theo thời gian, gánh nặng tinh thần này làm chậm quá trình ra quyết định, giảm sự rõ ràng và làm suy giảm động lực.
👀 Bạn có biết? 42% sự gián đoạn trong công việc đến từ việc sử dụng nhiều nền tảng, quản lý email và chuyển đổi giữa các cuộc họp.
Claude được thiết kế để giảm bớt gánh nặng tinh thần. Được phát triển bởi Anthropic, Claude là một mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) thực hiện công việc thông qua cuộc hội thoại tự nhiên. Nó có thể giúp bạn suy nghĩ, viết, tóm tắt và phân tích mà không cần các lệnh cứng nhắc hoặc các gợi ý kỹ thuật.
Khác với các mô hình đơn giản hơn, Claude có thể:
- Tuân thủ các hướng dẫn chi tiết.
- Giữ nguyên ngữ cảnh trong các cuộc thảo luận dài.
- Giúp bạn giải quyết công việc thay vì cung cấp câu trả lời một lần duy nhất.
- Hoàn thiện ý tưởng và biến những suy nghĩ rời rạc thành kết quả rõ ràng.
Khi được sử dụng hiệu quả, Claude không còn là một chatbot thông thường—mà trở thành một đối tác tư duy.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thêm một công cụ AI nữa vào bộ công cụ của bạn, ngay cả khi đó là một công cụ thông minh, có thể dẫn đến tình trạng "AI Sprawl". Sự phát triển không kiểm soát của các công cụ AI mà không có sự giám sát có thể dẫn đến lãng phí tiền bạc và tăng nguy cơ bảo mật.
Không gian Làm việc AI tích hợp của ClickUp cung cấp một nền tảng duy nhất nơi các dự án, tài liệu, cuộc hội thoại và trí tuệ nhân tạo hoạt động cùng nhau. Trong ClickUp, trí tuệ nhân tạo nhận thức ngữ cảnh hiểu rõ công việc của bạn. Vì vậy, bạn dành ít thời gian hơn cho việc sao chép và dán, và nhiều thời gian hơn để đẩy mạnh công việc.
Làm thế nào để bắt đầu sử dụng Claude cho công việc?
Nếu bạn tò mò về AI nhưng cảm thấy mình chủ yếu chỉ đang thử nghiệm, bạn không phải là người duy nhất. Nhiều người sử dụng Claude giống như cách họ sử dụng công cụ tìm kiếm — đặt câu hỏi, lướt qua câu trả lời, rồi chuyển sang việc khác. Điều đó hữu ích, nhưng hiếm khi tiết kiệm được thời gian thực sự.
Sự thay đổi xảy ra khi bạn ngừng coi Claude như một công cụ tra cứu và bắt đầu coi nó như một đồng đội. Một đồng đội cần bối cảnh. Hướng dẫn rõ ràng. Và sự hiểu biết chia sẻ về tiêu chuẩn "tốt" là gì.
Truy cập claude.ai và cài đặt tài khoản để bắt đầu.
Khi đã sử dụng, tính năng quan trọng nhất cần nắm là ‘Dự án’. Một dự án là một thư mục chuyên dụng nơi Claude lưu trữ bối cảnh khóa cho tất cả cuộc hội thoại trong dự án đó. Điều này có thể bao gồm hướng dẫn phong cách, tài liệu tham khảo hoặc nhân vật người dùng.
Dự án là yếu tố biến Claude từ một công cụ hỗ trợ tạm thời thành một công cụ năng suất ổn định. Chúng giúp giảm thiểu sự lặp lại, cải thiện chất lượng đầu ra và làm cho mỗi yêu cầu mới nhanh hơn so với lần trước.
Để phiên đầu tiên của bạn năng suất, hãy thực hiện các bước sau:
- Bắt đầu với một công việc thực tế: Đừng đặt những câu hỏi trừu tượng. Hãy chọn một công việc thực tế, lặp lại hàng tuần mà bạn thực hiện, như viết bản cập nhật dự án hoặc phân tích báo cáo bằng AI.
- Cung cấp bối cảnh ngay từ đầu: Trước khi yêu cầu bất kỳ điều gì, hãy cung cấp cho Claude thông tin nền tảng. Tải lên bản tóm tắt dự án, dán hướng dẫn phong cách của bạn hoặc giải thích mục tiêu của công việc.
- Cải tiến thay vì bắt đầu lại: Lần thử đầu tiên của Claude là bản nháp. Thay vì bắt đầu một trò chuyện mới, hãy trả lời kết quả của nó với phản hồi cụ thể như, “Làm cho giọng điệu trang trọng hơn,” hoặc “Thêm một phần về rủi ro ngân sách.”
Sử dụng Claude hiệu quả phụ thuộc vào việc thiết kế yêu cầu (prompt) một cách hiệu quả. Các yêu cầu mơ hồ sẽ cho kết quả chung chung. Thêm bối cảnh sẽ làm cho kết quả đầu ra trở nên có tác động mạnh mẽ hơn.
Claude Miễn phí so với Claude Pro
Bạn đang thắc mắc liệu phiên bản Miễn phí có đủ cho nhu cầu của bạn không? Dưới đây là so sánh nhanh giữa phiên bản Miễn phí và Pro của Claude để giúp bạn quyết định:
Bạn đang thắc mắc liệu phiên bản miễn phí có đủ cho nhu cầu của bạn không? Dưới đây là so sánh nhanh giữa phiên bản Miễn phí và Pro của Claude để giúp bạn quyết định:
| Khả năng | Claude Miễn phí | Claude Pro |
|---|---|---|
| Giới hạn sử dụng | Giảm giới hạn tin nhắn hàng ngày/phiên làm việc; phiên làm việc được đặt lại sau khoảng 5 giờ; có thể đạt đến giới hạn khá nhanh. | Giới hạn sử dụng cao hơn đáng kể (~5× miễn phí); nhiều tin nhắn hơn và giới hạn mở rộng. |
| Tải lên tệp tin | Được hỗ trợ nhưng có giới hạn (tệp nhỏ hơn, giới hạn tổng số tệp mỗi ngày) | Sức chứa tải lên và xử lý dữ liệu lớn hơn và phần mở rộng. |
| Dự án / bộ nhớ ngữ cảnh | Không hỗ trợ bối cảnh liên tục giữa các phiên làm việc. | Hỗ trợ Dự án/Cơ sở Kiến thức để duy trì bối cảnh liên tục. |
| Quyền truy cập API | Quyền truy cập API là riêng biệt và không liên quan đến gói miễn phí. | Quyền truy cập API là riêng biệt và không liên quan đến gói Pro. |
📮ClickUp Insight: 62% số người tham gia khảo sát của chúng tôi tin tưởng vào các công cụ AI cuộc hội thoại như ChatGPT và Claude. Giao diện chatbot quen thuộc và khả năng đa dạng của chúng—tạo nội dung, phân tích dữ liệu và nhiều hơn nữa—có thể là lý do khiến chúng trở nên phổ biến trong nhiều vai trò và ngành nghề khác nhau.
Tuy nhiên, nếu người dùng phải chuyển sang tab khác để hỏi AI mỗi lần, chi phí chuyển đổi ngữ cảnh và chi phí chuyển đổi liên quan sẽ tích lũy theo thời gian.
Tuy nhiên, điều này không áp dụng cho ClickUp Brain. Nó hoạt động ngay trong Không gian Làm việc ClickUp, hiểu rõ bạn đang làm gì, có thể hiểu các lệnh văn bản thuần túy và cung cấp câu trả lời cực kỳ phù hợp với công việc của bạn! Trải nghiệm sự cải thiện gấp đôi về năng suất với ClickUp!
8 Cách Sử Dụng Claude Để Nâng Cao Năng Suất Của Đội Ngũ
Anthropic đã phân tích khoảng 100.000 cuộc hội thoại thực tế của Claude. Họ ước tính rằng các công việc mất khoảng 90 phút để hoàn thành mà không có AI có thể được hoàn thành trong khoảng 18 phút với Claude. Kết quả là, tiết kiệm khoảng 80% thời gian cho mỗi công việc.
Muốn sử dụng Claude để nâng cao năng suất làm việc của nhóm? Chúng tôi có những mẹo hữu ích dành cho bạn!
Chúng tôi đã chọn các quy trình tiêu tốn hàng giờ công sức của con người nhưng tuân theo một mô hình mà AI có thể tự động hóa và tăng tốc.
Tự động hóa bảng tính và truy vấn cơ sở dữ liệu
Nhóm của bạn dành hàng giờ để vật lộn với bảng tính. Việc làm sạch dữ liệu, viết công thức và cố gắng trích xuất những thông tin khóa có thể là một việc tốn nhiều thời gian. Bạn biết câu trả lời nằm trong dữ liệu, nhưng việc tiếp cận chúng có thể chậm chạp và dễ xảy ra lỗi.
Tải lên tệp CSV vào Claude và yêu cầu nó phân tích bằng tiếng Anh thông thường. Nó có thể tạo công thức phức tạp, làm sạch dữ liệu lộn xộn hoặc thậm chí viết truy vấn SQL cho bạn.
💬 Dưới đây là một số gợi ý để thử:
- “Tệp CSV này có định dạng ngày tháng không nhất quán. Hãy chuẩn hóa chúng thành MM/DD/YYYY”
- Viết công thức Google Trang tính để lấy tất cả doanh số từ khu vực ‘West’ trong quý 2
- Tạo một truy vấn SQL để tìm ra năm khách hàng hàng đầu theo tổng giá trị mua hàng từ dữ liệu này
Bạn vẫn phải sao chép công thức hoặc dữ liệu đã được làm sạch và dán lại vào bảng tính của mình.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Với ClickUp Brain, bạn có thể bỏ qua bước này hoàn toàn. Hỏi bất kỳ câu hỏi nào về dữ liệu bảng tính bằng ngôn ngữ thông thường và nhận câu trả lời ngay lập tức.
Thay vì phải xây dựng công thức hoặc xuất dữ liệu đã được làm sạch, bạn có thể hỏi những câu như “Hiển thị tất cả doanh số khu vực Tây từ quý 2” và chuyển thẳng từ thông tin đến hành động, mà không cần rời khỏi không gian làm việc của mình.
Chuyển đổi dữ liệu thô thành các biểu đồ trực quan ngay lập tức
Cần một biểu đồ cho bài thuyết trình? Không có thời gian để vật lộn với công cụ tạo biểu đồ phức tạp… hoặc kỹ năng thiết kế để làm cho nó trông đẹp mắt?
Tính năng Artifact của Claude có thể giúp bạn! Sử dụng nó để tạo biểu đồ và sơ đồ trực tiếp trong cửa sổ trò chuyện. Chỉ cần cung cấp dữ liệu của bạn, chỉ định loại biểu đồ bạn muốn, và Claude sẽ tạo ra một bản xem trước tương tác.
💬 Điều này rất hữu ích cho việc tạo:
- Biểu đồ cột, biểu đồ đường và biểu đồ tròn từ dữ liệu số.
- Sơ đồ luồng và sơ đồ quy trình từ mô tả bằng văn bản
- Biểu đồ tổ chức để vẽ bản đồ cấu trúc nhóm
Các hình ảnh này có thể hoàn hảo cho các bản nháp nội bộ nhanh chóng. Nhưng bạn sẽ cần tinh chỉnh chúng cho các bản trình bày chuyên nghiệp, hướng đến khách hàng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn cần biểu đồ và báo cáo dự án tự động cập nhật với dữ liệu thời gian thực, hãy thử ClickUp Dashboards. Dashboards lấy dữ liệu thời gian thực từ các công việc, danh sách công việc và tài liệu để số của bạn luôn được cập nhật.
Với AI Cards, bảng điều khiển đi một bước tiếp theo. Thay vì chỉ hiển thị các biểu đồ tĩnh, AI Cards cho phép bạn đặt câu hỏi về dữ liệu của mình và nhận được những thông tin chi tiết ngay lập tức. Bạn có thể hiển thị các xu hướng, tóm tắt, rào cản hoặc cập nhật tiến độ bằng ngôn ngữ thông thường. Bạn không cần phải lọc hoặc tính toán thủ công bất kỳ điều gì.
Thử nghiệm ý tưởng mà không cần mã
Đây là một tình huống quen thuộc. Một ý tưởng tuyệt vời cho tính năng mới bị kẹt trong một tài liệu. Tại sao? Bởi vì các thành viên không chuyên về kỹ thuật trong nhóm của bạn không thể xây dựng phiên bản công việc để thử nghiệm. Bạn đang chờ đợi nguồn lực kỹ thuật. Điều này làm chậm quá trình đổi mới và khiến việc nhận được sự ủng hộ từ các bên liên quan trở nên khó khăn.
Với Claude, bạn có thể tạo ra các mã công việc mà không cần viết một dòng mã nào. Điều này cho phép bất kỳ ai cũng có thể nhanh chóng xây dựng và kiểm thử ý tưởng.
💬 Hãy thử tạo:
- Mẫu trang đích: Nhận mã HTML và CSS hàm để xem trang trông như thế nào và cảm giác ra sao.
- Công cụ tính toán đơn giản: Tạo các công cụ tương tác, như công cụ tính giá, từ mô tả.
- Demo sản phẩm: Tạo các mẫu thử nghiệm có thể nhấp chuột để chia sẻ với các bên liên quan nhằm thu thập phản hồi sớm.
🧠 Thông tin thú vị: Mặc dù máy tính tiết kiệm ClickUp ở trên chỉ mang tính chất tham khảo, nhưng người dùng ClickUp thực tế đã tiết kiệm được số tiền khổng lồ kể từ khi chuyển sang sử dụng ClickUp.
- 40,9% khách hàng sử dụng ClickUp đã thay thế 3 công cụ trở lên.
- 54,7% khách hàng cho biết họ đã tiết kiệm được chi phí khi chuyển sang sử dụng.
Soạn thảo và chỉnh sửa tài liệu kinh doanh
Viết bản nháp đầu tiên của bất kỳ tài liệu chuyên nghiệp nào đều là một công việc vất vả. Nhìn chằm chằm vào trang giấy trống, cố gắng cấu trúc một báo cáo hoặc đảm bảo giọng điệu của bạn hoàn hảo có thể tốn hàng giờ đồng hồ, trong khi thời gian đó có thể được dành cho những công việc chiến lược hơn.
Đây là một trong những điểm mạnh lớn nhất của Claude. Nó giúp bạn thực hiện các việc cần làm như tạo ra, tinh chỉnh và tái cấu trúc nội dung văn bản.
💬 Yêu cầu Claude tạo ra:
- Báo cáo và đề xuất: Cung cấp các điểm dữ liệu và cấu trúc mong muốn, và Claude sẽ tạo ra một bản nháp hoàn chỉnh.
- Quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP) và tài liệu: Mô tả một quy trình, và nhận được tài liệu quy trình làm việc tiêu chuẩn được định dạng sẵn.
- Giao tiếp nội bộ: Soạn thảo thông báo toàn công ty, cập nhật chính sách hoặc ghi chú cho nhóm với giọng điệu phù hợp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thay vì viết trong một công cụ AI riêng biệt và dán kết quả trở lại vào công việc của bạn, bạn có thể tạo và chỉnh sửa nội dung ngay tại nơi bạn quản lý dự án. Viết tài liệu cùng với các công việc và dòng thời gian của bạn bằng ClickUp Docs, để mọi thứ luôn được kết nối. Với trình soạn thảo AI tích hợp, bạn có thể biến ý tưởng thành bản nháp, bản cập nhật hoặc kế hoạch mà không cần chuyển đổi công cụ.
Học cách sử dụng AI để viết tài liệu với những mẹo hay nhất của chúng tôi:
Viết email theo dõi trong vài giây
Sau mỗi cuộc họp, điều tương tự luôn xảy ra. Ai đó phải viết email theo dõi. Thêm vào đó là các cuộc kiểm tra với khách hàng và cập nhật nội bộ, những công việc viết lách nhỏ này bắt đầu tích tụ. Chúng tốn thời gian, làm chậm tiến độ của nhóm và đôi khi dẫn đến việc bỏ lỡ các bước theo dõi.
Loại văn bản này có tính lặp lại và dễ dự đoán, khiến nó trở thành lựa chọn phù hợp cho trí tuệ nhân tạo (AI).
Để sử dụng Claude ở đây, hãy dán ghi chú cuộc họp hoặc tóm tắt ngắn gọn về cuộc hội thoại. Sau đó, chỉ định cho nó tông giọng bạn muốn — trang trọng, thân thiện hoặc khẩn cấp — và yêu cầu nó soạn thảo email theo dõi cho bạn.
💬 Điều này hoạt động tốt cho:
- Tóm tắt cuộc họp kèm theo các mục cần thực hiện
- Cập nhật trạng thái khách hàng
- Kiểm tra tiến độ dự án nội bộ
- Email tiếp cận ban đầu và giới thiệu
Nâng cao chiến lược và kế hoạch kinh doanh
Tư duy chiến lược là một công việc đòi hỏi nhiều nỗ lực. Điều đó có nghĩa là thu thập dữ liệu thị trường, phát hiện những lỗ hổng trong kế hoạch của bạn và biến những ý tưởng lộn xộn thành những đối số rõ ràng. Loại tư duy này đòi hỏi thời gian và sự tập trung, điều này khiến việc trì hoãn trở nên dễ dàng.
Kết quả, các nhóm thường đưa ra quyết định dựa trên thông tin không đầy đủ.
Claude có thể hỗ trợ bạn bằng cách đóng vai trò là đối tác tư duy. Bạn có thể sử dụng nó để tổ chức suy nghĩ, khám phá các lựa chọn và phân tích các ý tưởng phức tạp thành các bước tiếp theo rõ ràng hơn.
| Tài liệu chiến lược | Cách Claude hỗ trợ |
|---|---|
| Phân tích thị trường | Tổng hợp bối cảnh ngành thành một đánh giá cạnh tranh. |
| Kế hoạch kinh doanh | Soạn thảo tóm tắt điều hành hoặc phần cơ hội thị trường từ các điểm dữ liệu. |
| Khung quyết định | Các tùy chọn cấu trúc với ưu và nhược điểm hệ thống |
| Phân tích SWOT | Xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức. |
Dưới đây là một ví dụ về phân tích SWOT được tạo ra bằng Claude:
Tóm tắt cuộc họp và trích xuất các mục cần thực hiện.
Nhóm của bạn vừa có một cuộc thảo luận tuyệt vời, nhưng ghi chú lại lộn xộn và không ai chắc chắn ai chịu trách nhiệm về điều gì. Các mục cần thực hiện bị lãng quên, quyết định bị bỏ qua, và động lực từ cuộc họp biến mất.
👀 Bạn có biết? Theo một cuộc khảo sát của ClickUp, 64% người tham gia gặp khó khăn với các bước tiếp theo không rõ ràng trong gần một nửa số cuộc họp của họ.
Claude nổi trội trong việc xử lý văn bản dài và trích xuất thông tin có cấu trúc. Bạn có thể tải lên bản ghi cuộc họp, dán ghi chú chi tiết và yêu cầu các kết quả cụ thể, chẳng hạn như danh sách công việc cần làm kèm theo người chịu trách nhiệm và thời hạn.
💬 Bạn có thể nhận tóm tắt dưới nhiều định dạng khác nhau:
- Tóm tắt điều hành chỉ bao gồm các quyết định khóa.
- Ghi chú chi tiết kèm dấu thời gian
- Danh sách các mục danh sách kiểm tra cần thực hiện kèm theo người chịu trách nhiệm và thời hạn.
- Một email theo dõi đã được soạn sẵn
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thay vì phải vật lộn với những ghi chú lộn xộn sau mỗi cuộc gọi, Trợ lý Ghi chú AI của ClickUp sẽ lắng nghe và ghi lại mọi thứ cho bạn. Nó tự động ghi âm cuộc họp, chuyển đổi nội dung cuộc hội thoại thành văn bản và tạo ra một bản tóm tắt rõ ràng mà bạn có thể đọc lại sau này. Các ghi chú bao gồm tên cuộc họp, ngày tháng, danh sách người tham dự, những điểm khóa cần lưu ý và danh sách các mục cần thực hiện.
Bạn cũng có thể sử dụng ClickUp Brain để tìm chính xác những gì bạn cần từ bản ghi chép mà không cần đọc toàn bộ. Tất cả những điều này đều nằm trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn, vì vậy các ghi chú của bạn được kết nối với các tác vụ và dự án, không bị tách biệt trong một tài liệu hoặc ứng dụng riêng biệt.
Tạo các quy trình làm việc tùy chỉnh và tự động hóa.
Nhóm của bạn đang mắc kẹt trong vòng lặp của các quy trình lặp đi lặp lại, nhiều bước phức tạp, làm cạn kiệt sức chứa của họ. Bạn biết rằng các quy trình này có thể được tự động hóa, nhưng việc xây dựng chúng dường như quá phức tạp nếu không có lập trình viên, vì vậy công việc thủ công vẫn tiếp tục.
Claude có thể hoạt động như một công cụ thiết kế quy trình làm việc. Mô tả quy trình bằng tiếng Anh thông thường và nhận lại một kế hoạch tự động hóa có cấu trúc.
💬 Nó có thể giúp bạn:
- Ghi chép quy trình: Mô tả cách một quy trình làm việc nên hoạt động, và Claude sẽ tạo ra một kế hoạch từng bước.
- Tạo kịch bản: Nhận mã khởi đầu cho các công cụ tự động hóa như Zapier hoặc Make
- Bản đồ logic: Thực hiện công việc với các tình huống điều kiện “nếu-thì” và xác định các trường hợp ngoại lệ tiềm ẩn.
Có rất nhiều cách khác nhau để bạn có thể sử dụng Claude để nâng cao năng suất làm việc trong môi trường làm việc của mình. Khóa là hãy sáng tạo và luôn tìm kiếm những công việc mà bạn có thể giao phó cho AI một cách thoải mái.
Các phương pháp tốt nhất để nâng cao năng suất làm việc trong quy trình làm việc bằng Claude
Chuyển từ việc sử dụng AI thỉnh thoảng sang đạt được lợi ích thực sự về năng suất đòi hỏi phải thay đổi thói quen. Những phương pháp này áp dụng cho dù bạn đang sử dụng Claude, ClickUp Brain hay bất kỳ công cụ AI nào khác.
Xác định yêu cầu; để Claude xử lý việc triển khai.
🚩 Bạn cảm thấy bực bội vì nhận được kết quả chung chung, không thể sử dụng từ AI. Điều này xảy ra khi bạn hoặc là quá mơ hồ, hoặc cố gắng chỉ đạo từng bước một, lãng phí thời gian. Cách tiếp cận tốt nhất là xác định rõ ràng "cái gì" và để AI xử lý "cách thức".
✅ Hãy cụ thể về kết quả mong muốn, nhưng linh hoạt trong phương pháp.
- Yêu cầu yếu: “Viết bản cập nhật dự án.”
- Yêu cầu cụ thể: “Viết bản cập nhật dự án cho các bên liên quan không chuyên môn. Bao gồm trạng thái dòng thời gian, tác động ngân sách của sự chậm trễ máy chủ gần đây và ba ưu tiên hàng đầu cho tuần tới. Giọng điệu nên tự tin và chuyên nghiệp.”
Yêu cầu rõ ràng giúp bạn tránh khỏi những chu kỳ sửa đổi vô tận.
Sử dụng chu kỳ lặp lại nhanh chóng
🚩 Bạn coi phản hồi đầu tiên của AI là sản phẩm cuối cùng, điều này thường dẫn đến sự thất vọng. Thay vào đó, bạn nên xem kết quả ban đầu như một bản nháp sơ bộ — điểm khởi đầu cho việc hoàn thiện theo chế độ xem.
✅ Áp dụng quy trình làm việc lặp lại.
- Tạo ra kết quả ban đầu
- Nhanh chóng xác định những gì là công việc và những gì cần thay đổi.
- Cung cấp phản hồi cụ thể, có mục tiêu để hướng dẫn AI.
- Phát triển dựa trên những phần thành công của phản hồi.
Claude ghi nhớ bối cảnh của cuộc hội thoại của bạn, vì vậy mỗi lần tinh chỉnh đều dựa trên lần trước. Và nếu bạn muốn làm cho vòng phản hồi của mình mạnh mẽ hơn bằng cách tham chiếu dữ liệu dự án thời gian thực khi bạn lặp lại, hãy thử ClickUp Brain.
Bắt đầu từ những điều đơn giản và phát triển dần dần.
🚩 Bạn cố gắng giải quyết một vấn đề phức tạp, nhiều phần trong một lệnh duy nhất, lớn. Điều này thường làm quá tải AI, dẫn đến kết quả mơ hồ hoặc không đầy đủ.
Cách tiếp cận tốt hơn là chia nhỏ công việc thành các bước nhỏ, dễ quản lý.
Ví dụ, khi tạo báo cáo, hãy yêu cầu Claude:
- “Tóm tắt các kết quả khóa từ dữ liệu khảo sát người dùng tệp đính kèm.”
- “Bây giờ, hãy biến những phát hiện đó thành ba khuyến nghị chính.”
- “Định dạng báo cáo này thành một trang với tiêu đề, tóm tắt điều hành và ba đề xuất.”
Cách tiếp cận này không chỉ mang lại kết quả tốt hơn mà còn giúp dễ dàng xác định nguyên nhân gây ra vấn đề.
Những lợi ích về năng suất mà bạn có thể mong đợi từ Claude
Cài đặt những kỳ vọng thực tế về việc tăng năng suất là khóa cho việc áp dụng AI thành công:
- Các lĩnh vực có tác động lớn: Trí tuệ nhân tạo (AI) nổi trội trong việc tạo bản nháp đầu tiên, xử lý tập dữ liệu lớn, tổng hợp nghiên cứu và tạo mã mẫu.
- Các lĩnh vực có tác động vừa phải: Đây là một công cụ đáng tin cậy cho việc chỉnh sửa và hoàn thiện công việc hiện có, brainstorming ý tưởng và học hỏi các khái niệm mới.
- Các lĩnh vực có tác động thấp: Nó gặp khó khăn với các công việc yêu cầu dữ liệu thời gian thực, chuyên môn sâu và hẹp trong lĩnh vực cụ thể, hoặc các hành động vật lý.
Lợi ích lớn nhất khi sử dụng Claude không phải lúc nào cũng nằm ở việc tiết kiệm thời gian quý báu. Chúng đến từ việc giảm thiểu rào cản. Claude giúp việc bắt đầu viết trở nên dễ dàng hơn, phân tích thông tin nhanh hơn và giảm bớt sự e ngại khi thực hiện các công việc kỹ thuật.
🤝 Nhắc nhở thân thiện: Thời gian bạn tiết kiệm được khi sử dụng Claude phụ thuộc vào mức độ rõ ràng khi bạn giải thích nhu cầu của mình và liệu công việc đó có phù hợp với AI ngay từ đầu hay không.
Giới hạn khi sử dụng Claude cho năng suất
Đôi khi, Claude tự tin cung cấp thông tin sai lệch. Lúc khác, nó dường như bị kẹt trong một vòng lặp. Nhận thức rõ ràng về những giới hạn của nó sẽ giúp nhóm của bạn sử dụng nó hiệu quả hơn.
- Rủi ro ảo giác: Trí tuệ nhân tạo có thể tạo ra "thông tin" nghe có vẻ hợp lý nhưng thực tế là sai lệch. Điều này đặc biệt đúng đối với các điểm dữ liệu cụ thể, tên riêng hoặc ngày tháng.
- Giới hạn ngữ cảnh: Trong các cuộc hội thoại rất dài, nó có thể bắt đầu "quên" các chi tiết hoặc hướng dẫn đã được đề cập trước đó.
- Không có khả năng thực thi: Nó không thể thực hiện các hành động trong các ứng dụng khác của bạn.
Đó là lý do tại sao nhiều nhóm cuối cùng tìm cách đưa AI gần hơn với nơi công việc thực sự diễn ra, thay vì giữ nó tách biệt. ClickUp giải quyết điều này bằng cách đưa AI trực tiếp vào quy trình làm việc của bạn.
Cách sử dụng ClickUp AI như một giải pháp thay thế
ClickUp Brain
Muốn ngừng việc sử dụng nhiều công cụ AI cùng lúc? ClickUp Brain sẽ hỗ trợ bạn.
Đây là trợ lý AI tích hợp sẵn của ClickUp, được xây dựng trực tiếp vào không gian làm việc của bạn. Đó là lý do tại sao nó có quyền truy cập vào bối cảnh làm việc thực tế của bạn — các dự án, tác vụ, tài liệu và giao tiếp của đội ngũ. Nó không chỉ phản hồi theo yêu cầu của bạn; nó phản hồi với sự hiểu biết về công việc của bạn.
Điều này giải quyết những giới hạn lớn nhất của Claude.
- Nhận thức ngữ cảnh: Thay vì bạn phải nhập thông tin ngữ cảnh một cách thủ công, ClickUp Brain đã biết trước các mốc thời gian dự án, cấu trúc nhóm và lịch sử công việc của bạn.
- Thực thi trực tiếp: ClickUp Brain có thể tạo công việc, cập nhật trạng thái của chúng và tạo tài liệu trực tiếp trong không gian làm việc của bạn, cùng nhiều hành động mạnh mẽ khác.
- Dữ liệu thời gian thực: Bạn có thể truy vấn dữ liệu không gian làm việc thực tế, thời gian thực của mình, không phải là bộ dữ liệu đào tạo tĩnh, lỗi thời.
| Khả năng | Claude | ClickUp Brain |
|---|---|---|
| Nhận thức ngữ cảnh | Yêu cầu nhập thông tin bối cảnh thủ công cho mỗi công việc. | Hiểu rõ các dự án, công việc và nhóm của bạn một cách tự nhiên. |
| Thực thi | Đề xuất các hành động và nội dung | Tạo công việc trực tiếp, viết tài liệu và chạy tự động hóa bên trong ClickUp. |
| Hợp tác nhóm | Kết quả đầu ra được tách biệt và phải được chia sẻ thủ công. | Nội dung do AI tạo ra được cung cấp ngay lập tức cho nhóm của bạn. |
| Quyền truy cập dữ liệu | Giới hạn trong dữ liệu đào tạo tĩnh, đã qua (trừ khi bạn yêu cầu nó tìm kiếm trên web) | Truy cập thông tin không gian làm việc thời gian thực của bạn + cũng có khả năng truy cập web. |
Các công cụ AI khác của ClickUp
Phần lãi suất nhất?
Đây không phải là sức mạnh AI duy nhất mà ClickUp cung cấp cho năng suất của bạn. Khác với các công cụ AI độc lập, AI của ClickUp được thiết kế để thực hiện hành động, không chỉ đưa ra lời khuyên. Bạn cũng có thể sử dụng:
- ClickUp AI Super Agents : Các tác nhân tự động theo dõi không gian làm việc của bạn và thực hiện các tác vụ thay cho bạn. Chúng có thể phân loại công việc, cảnh báo rủi ro, cập nhật trạng thái, định tuyến công việc và tuân thủ các quy tắc bạn đặt ra — mà không cần can thiệp thủ công.
- Trường AI : Các trường thông minh tự động tạo, tóm tắt hoặc phân loại dữ liệu. Ví dụ, chúng có thể gắn thẻ công việc, đánh giá ưu tiên, trích xuất thông tin khóa hoặc viết tóm tắt khi công việc được tạo hoặc cập nhật.
- Tự động điền AI : Tự động điền chi tiết công việc như mô tả, người chịu trách nhiệm, ưu tiên hoặc dòng thời gian dựa trên ngữ cảnh. Điều này loại bỏ công việc thiết lập lặp đi lặp lại và đảm bảo tính nhất quán của các công việc giữa các nhóm.
- Tạo/lập công việc bằng trí tuệ nhân tạo (AI): Chuyển đổi văn bản trong ghi chú cuộc họp, tài liệu hoặc chuỗi trò chuyện thành các công việc có cấu trúc với người được giao, ngày đáo hạn và các công việc con — không cần định dạng thủ công.
- Tóm tắt AI, Cập nhật, Stand Ups và Catch Ups: Tạo ngay lập tức các bản cập nhật dự án, tóm tắt tiến độ, cuộc trò chuyện cập nhật và báo cáo trạng thái dựa trên dữ liệu thời gian thực, để việc báo cáo không làm chậm tiến độ của nhóm.
Đối với các nhóm muốn có thêm sức mạnh, ClickUp BrainGPT cung cấp một trợ lý AI trên desktop với khả năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản. Bạn cũng có thể truy cập nhiều mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs) trong ứng dụng AI Super App này!
Cách bắt đầu sử dụng ClickUp cho nhóm của bạn ngay hôm nay
Các trợ lý AI hiệu quả nhất giúp loại bỏ rào cản giữa suy nghĩ và hành động. Điều này bắt đầu từ bối cảnh. AI hoạt động tốt nhất khi nó hiểu rõ các dự án, tài liệu và ưu tiên của bạn.
Claude rất phù hợp cho các công việc cá nhân, như soạn thảo văn bản hoặc khám phá ý tưởng. Tuy nhiên, đối với năng suất làm việc nhóm, tích hợp luôn vượt trội hơn so với việc sử dụng độc lập. ✨
ClickUp giúp điều này trở nên khả thi bằng cách tích hợp một lớp AI trực quan vào không gian công việc hiện tại của bạn. Bạn có thể thử nghiệm với:
- Chuyển đổi ghi chú cuộc họp thành các công việc
- Tự động tóm tắt các cập nhật dự án
- Soạn thảo tài liệu bằng AI dựa trên ngữ cảnh công việc
Bạn không cần phải thay đổi mọi thứ ngay từ ngày đầu tiên. Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ — với một trường hợp sử dụng đơn giản. Đăng ký ClickUp miễn phí!