Một nhóm thử nghiệm công cụ viết AI để tiết kiệm thời gian cho nội dung. Ngay sau đó, ai đó thử công cụ tạo hình ảnh AI. Sau đó, một công cụ khác được thêm vào để tự động hóa một số công việc lặp đi lặp lại.
Mỗi công cụ riêng lẻ có vẻ hữu ích. Nhưng theo thời gian, việc thiết lập bắt đầu trở nên lộn xộn.
Các công cụ không tương tác với nhau. Một số công cụ có chức năng tương tự. Kết quả đầu ra được phân tán trên nhiều ứng dụng khác nhau, và rất khó để phân biệt đâu là yếu tố thực sự hữu ích và đâu chỉ là thông tin thừa.
Đối với các nhóm mới làm quen với AI, tình trạng hỗn loạn này, còn được gọi là " sự lan rộng của AI", là giai đoạn đầu tiên phổ biến. Đây là một phần của quá trình học hỏi.
Nhưng bạn biết không? Bạn không cần thêm công cụ AI; thay vào đó, bạn cần sự kết hợp phù hợp đáp ứng nhu cầu cụ thể của nhóm và mức độ phát triển AI của họ.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách vượt qua việc áp dụng AI một cách ngẫu hứng và xây dựng một bộ công cụ AI hiệu quả. Một bộ công cụ thực sự giúp giảm bớt công việc vất vả cho bạn.
Thách thức khi bắt đầu với AI
Các ứng dụng được hỗ trợ bởi AI đang xuất hiện trên thị trường nhanh hơn bao giờ hết.
Bất kỳ ai cũng có thể xây dựng công cụ AI với một số API, mô hình đã được huấn luyện sẵn và hạ tầng đám mây. Mỗi công cụ hứa hẹn mang lại công việc nhanh hơn, quyết định thông minh hơn hoặc ít bước thủ công hơn.
Bạn có hàng chục khung máy học, nền tảng đám mây và công cụ lưu trữ dữ liệu để lựa chọn. Càng nhiều lựa chọn, tình trạng "đóng băng quyết định" càng trở nên nghiêm trọng.
Nhưng đó chưa phải là tất cả. Thách thức thực sự bắt đầu sau đó:
- Việc di chuyển có rủi ro vì việc chuyển các quy trình làm việc đang hoạt động và dữ liệu nhạy cảm sang các hệ thống được trang bị AI có thể dễ dàng gây gián đoạn công việc.
- Đường cong học tập không khoan nhượng. Nếu các công cụ cảm thấy khó sử dụng hoặc gây phiền toái, các nhóm sẽ ngừng sử dụng chúng, dù chúng có mạnh mẽ đến đâu.
- ROI vẫn còn mơ hồ, với các nhà lãnh đạo chưa rõ thành công trông như thế nào hoặc mất bao lâu để thấy kết quả.
- Nợ kỹ thuật dần tích tụ, khi các quyết định AI vội vàng làm tăng độ phức tạp cho các hệ thống vốn đã quá tải.
Việc áp dụng sớm AI có thể gặp nhiều thách thức đối với các nhóm mới làm quen với công nghệ này. Điều bạn cần là một thiết lập đơn giản, dễ sử dụng và tích hợp mượt mà trên toàn bộ quy trình.
Các bộ công nghệ AI phù hợp mang lại cấu trúc cần thiết cho toàn bộ chu kỳ phát triển AI, giúp quá trình chuyển đổi sang AI trở nên dễ dàng hơn.
Làm thế nào? Hãy cùng tìm hiểu!
👀 Bạn có biết: Theo khảo sát về Khoảng cách Sử dụng AI của ClickUp, 23% chuyên gia thực chất đang "bị tê liệt bởi AI" — họ muốn sử dụng công nghệ này nhưng không biết bắt đầu từ đâu hoặc cách tích hợp nó vào các công việc hàng ngày mà không làm mọi thứ trở nên phức tạp hơn.
Hệ thống AI là gì?
Hệ thống AI là tập hợp các công cụ, công nghệ, hạ tầng và khung công tác được kết nối với nhau mà bạn sử dụng để triển khai các khả năng AI trên toàn bộ nhóm hoặc tổ chức của mình.
Hiểu rõ các tầng của một hệ thống AI
Hệ thống công nghệ AI được xây dựng theo từng lớp. Bạn chọn các công cụ phù hợp để tạo thành từng lớp, và các lớp này kết hợp lại tạo thành hệ thống AI của bạn.
Ba lớp chính là:
1. Lớp dữ liệu
AI học hỏi từ thông tin mà bạn cung cấp cho nó. Lớp này bao gồm tất cả những gì AI có thể học hỏi. Nó đảm bảo thông tin của công ty bạn được tổ chức gọn gàng, sạch sẽ và dễ dàng cho AI tìm kiếm.
✅ Các thành phần chính bao gồm:
- Tài liệu, cơ sở dữ liệu, công cụ, hệ thống lưu trữ chính thức
- Các công cụ làm sạch dữ liệu để nâng cao chất lượng dữ liệu
- Các kho dữ liệu, hồ dữ liệu và cơ sở dữ liệu vectơ để lưu trữ dữ liệu thô.
- Các đường ống dữ liệu để trích xuất và đẩy dữ liệu tiếp theo
- Hệ thống kiểm soát phiên bản dữ liệu để theo dõi các thay đổi đối với tập dữ liệu.
2. Lớp trí tuệ
Đây là phần xử lý trí tuệ của hệ thống công nghệ AI của bạn. Nó xử lý dữ liệu thu thập được để cung cấp dự đoán, tóm tắt hoặc quyết định tự động hóa.
✅ Các thành phần chính bao gồm:
- Nhận diện hình ảnh
- Các khung máy học cho phát triển mô hình
- Các mô hình AI thực tế
- Các hệ thống suy luận
- Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP)
- Gợi ý, suy luận và logic ra quyết định
3. Lớp ứng dụng
Lớp ứng dụng kết nối AI với quy trình làm việc của bạn để các thành viên trong nhóm có thể sử dụng nó để hoàn thành công việc.
✅ Các thành phần chính bao gồm:
- Logic cụ thể cho công việc hoặc quy trình làm việc
- Các cơ chế thu thập phản hồi để tinh chỉnh mô hình học máy
- Giao diện trò chuyện, trợ lý ảo, tính năng tích hợp
- Các ứng dụng dành cho người dùng cuối nơi các kết quả AI được tạo ra và kiểm tra.
🧠 Sự thật thú vị: Vào những năm 1770, một thợ đồng hồ người Thụy Sĩ tên Pierre Jacquet-Droz đã tạo ra “The Writer” – một cậu bé cơ khí gồm 6.000 bộ phận có thể viết bất kỳ câu tùy chỉnh nào dài tối đa 40 ký tự. Nó được coi là một trong những ví dụ sớm nhất về máy tính.
Sự khác biệt giữa việc sử dụng bộ công cụ AI so với các công cụ AI độc lập
Khi chọn các công cụ AI độc lập, bạn sẽ tự hỏi: Việc cần làm của công cụ này là gì?
Tốc độ và tiện lợi ngay lập tức là ưu tiên hàng đầu. Bạn ưa chuộng một giải pháp "cắm và chạy" có thể giải quyết một vấn đề cụ thể ngay lập tức.
📌 Ví dụ: Bạn sao chép và dán dữ liệu bán hàng hàng tháng, phân tích và tóm tắt vào công cụ tạo báo cáo AI để nhanh chóng tạo ra một báo cáo chuyên nghiệp.
Khi xây dựng bộ công cụ AI, trọng tâm là: Công cụ này phù hợp như thế nào với quy trình làm việc của chúng ta?
Mục tiêu là đầu tư vào các giải pháp AI đáp ứng các tiêu chí sau:
- Giải quyết các vấn đề nan giải của bạn
- Các thành phần này tương thích cao với nhau.
- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống/quy trình làm việc cũ của bạn.
- Hỗ trợ đội ngũ của bạn trong dài hạn
📌 Ví dụ: Bạn thiết lập một hệ thống mà trong đó các bản ghi bán hàng nội bộ và ghi chú dự án của bạn tự động được đưa vào một mô hình AI đã được đào tạo dựa trên giọng điệu thương hiệu của bạn. Mô hình này sẽ soạn thảo báo cáo và gửi trực tiếp vào thư mục chia sẻ của nhóm để xem xét.
Tại sao các nhóm mới bắt đầu với AI cần một thiết lập tích hợp, mô-đun?
Dễ dàng bị cám dỗ bởi việc sử dụng một vài công cụ AI và vận hành doanh nghiệp của bạn với chúng. Nhưng nếu bạn muốn AI của mình phát triển cùng với nhóm của bạn, việc thiết lập một hệ thống tích hợp, mô-đun là vô cùng quan trọng.
Dưới đây là lý do:
- Dễ dàng thay thế công cụ: Lĩnh vực AI thay đổi nhanh chóng. Các nhóm phải nâng cấp lên các giải pháp tốt hơn để bắt kịp xu hướng mới. Với một hệ thống mô-đun, việc thêm hoặc bớt một công cụ AI mà không làm gián đoạn công việc trở nên dễ dàng hơn.
- Giải quyết nhiều vấn đề hơn với một công cụ: Các nhóm mới bắt đầu với AI thường mua một ứng dụng AI riêng biệt cho mỗi vấn đề, điều này chỉ làm tăng nợ kỹ thuật. Bằng cách xây dựng một lớp trí tuệ tập trung, bạn có thể vận hành tất cả các hoạt động của mình mà không cần đến nhiều công cụ.
- Sự nhất quán giữa các nhóm khác nhau: Vì các công cụ AI độc lập không giao tiếp với nhau, các nhóm hoặc thành viên trong nhóm buộc phải thực hiện công việc với kết quả không nhất quán. Một thiết lập tích hợp giải quyết vấn đề này bằng cách tạo ra một nguồn thông tin duy nhất cho tất cả.
📮 ClickUp Insight: Các nhóm hoạt động kém hiệu quả có khả năng sử dụng 15+ công cụ cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm hoạt động hiệu quả duy trì hiệu suất bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ xuống còn 9 hoặc ít hơn. Nhưng sao không thử sử dụng một nền tảng duy nhất?
Với vai trò là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp tích hợp các công việc, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi trên một nền tảng duy nhất, kèm theo các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI. Sẵn sàng làm việc thông minh hơn? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc trở nên hiển thị và cho phép bạn tập trung vào những điều quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
Ví dụ về các bộ công cụ AI đơn giản được sử dụng hàng ngày
Bạn nghĩ các bộ công cụ AI phức tạp? Trên thực tế, chúng đơn giản hơn nhiều và không yêu cầu kỹ năng kỹ thuật cao cấp hay phát triển AI từ đầu.
Điều quan trọng là lựa chọn các ứng dụng AI phù hợp và kết hợp chúng theo một kế hoạch. Việc cần làm là làm như vậy, bạn sẽ thu được giá trị thực sự từ AI – với ít rắc rối hơn, gián đoạn quy trình làm việc tối thiểu và chi phí thấp hơn.
Dưới đây là một số ví dụ đơn giản về cách các nhóm kết hợp các công cụ được hỗ trợ bởi AI cho công việc hàng ngày.
1. CRM + phân tích + AI viết lách
📌 Ví dụ: Bạn quản lý một nhóm bán hàng xử lý hàng trăm khách hàng tiềm năng hoạt động. Thay vì yêu cầu nhân viên bán hàng kiểm tra thủ công các bản ghi CRM, bạn có thể tích hợp phân tích AI vào hệ thống CRM để đang theo dõi hành vi gần đây của khách hàng tiềm năng và các tín hiệu mua hàng.
Khi hệ thống xác định một khách hàng tiềm năng có ý định mua hàng cao, nó sẽ truyền thông tin đó đến công cụ viết AI. Công cụ này sẽ soạn thảo một email theo dõi cá nhân hóa, mà nhân viên bán hàng có thể nhanh chóng xem xét và gửi đi.
2. Quản lý dự án + tự động hóa cuộc họp + phân công công việc thông minh
📌 Ví dụ: Trong cuộc họp đồng bộ của nhóm, công cụ họp sẽ lắng nghe, ghi chép lại cuộc hội thoại và xác định mọi việc cần làm "to-do" được đề cập.
Nó tự động gửi các công việc đó đến công cụ quản lý dự án của bạn. Khi cuộc họp kết thúc, bảng dự án sẽ được cập nhật với tất cả các công việc mới.
AI cũng tự động phân tích khối lượng công việc và kỹ năng của từng thành viên trong nhóm trước khi phân công công việc và thông báo cho họ.
3. Trò chuyện nội bộ + Tìm kiếm AI
📌 Ví dụ: Thay vì các thành viên trong nhóm phải liên hệ nhau để lấy thông tin hoặc tìm kiếm các tệp bị mất, bạn có thể tích hợp AI vào wiki và các thư mục chia sẻ của công ty. AI sẽ đọc qua tất cả các tài liệu - từ chính sách nhân sự, kế hoạch dự án trước đây cho đến các hướng dẫn kỹ thuật.
Sau đó, bạn kết nối điều này với ứng dụng trò chuyện nội bộ của mình. Khi một thành viên trong nhóm có câu hỏi, họ chỉ cần nhập câu hỏi vào trò chuyện, và AI sẽ tìm kiếm thông tin cho họ.
Cách chọn bộ công cụ AI phù hợp cho người mới bắt đầu (Bước bằng bước)
Dưới đây là cách chọn bộ công cụ phù hợp để triển khai AI thành công:
Bước 1: Xác định nhu cầu của bạn
Bắt đầu bằng cách xem xét cách nhóm của bạn đang thực hiện công việc hiện nay.
Nhóm của bạn chủ yếu sử dụng AI cho các công việc riêng lẻ như soạn thảo nội dung, tóm tắt ghi chú hoặc brainstorming ý tưởng? Trong trường hợp đó, một số công cụ AI độc lập có thể đủ dùng ban đầu.
Nhưng nếu AI bắt đầu can thiệp vào các quy trình làm việc chung—cập nhật trạng thái, tạo/lập công việc, báo cáo hoặc tài liệu nội bộ—bạn sẽ nhanh chóng gặp phải những rắc rối. Việc sao chép-dán ngữ cảnh, giải thích lại công việc và đang theo dõi kết quả qua các công cụ khác nhau trở thành gánh nặng hàng ngày.
Tiếp theo, hãy xem xét nơi AI được kỳ vọng sẽ tiết kiệm thời gian.
Nếu mục tiêu là tốc độ cho các công việc đơn lẻ, một thiết lập nhẹ nhàng có thể hoạt động hiệu quả.
Nhưng nếu bạn muốn AI giúp giảm bớt việc phối hợp, theo dõi và cập nhật thủ công trong nhóm, bạn sẽ cần các công cụ có thể tích hợp trực tiếp vào quy trình làm việc hiện tại của bạn.
Cuối cùng, hãy cân nhắc về việc áp dụng.
Nếu AI yêu cầu nhóm của bạn phải học các giao diện mới hoặc liên tục chuyển đổi công cụ, tỷ lệ sử dụng sẽ giảm. Đối với các nhóm mới làm quen với AI, bộ công cụ phù hợp cần tích hợp vào các công cụ hàng ngày mà nhóm của bạn đang sử dụng.
👀 Bạn có biết: Từ “robot” xuất phát từ vở kịch Czech năm 1920 có tiêu đề Rossumovi Univerzální Roboti (R. U. R. ) của Karel Čapek. “Roboti” được rút gọn từ “robota”, có nghĩa là lao động cưỡng bức hoặc công việc vất vả.
Trong vở kịch, những con robot thực chất là những thực thể không có linh hồn được tạo ra bằng công nghệ sinh học, có da thịt và máu như con người. Cuối cùng, chúng nổi loạn và tiêu diệt toàn bộ loài người.
Bước 2: Nhóm, sắp xếp và ưu tiên các vấn đề cần giải quyết
Tại sao bạn cần tổ chức các vấn đề cần giải quyết và mục tiêu AI của mình trước khi lựa chọn công cụ?
Ví dụ, nhóm marketing cần hỗ trợ trong việc soạn thảo nội dung quảng cáo. Nhóm bán hàng cần hỗ trợ trong việc viết bài thuyết trình bán hàng.
Nếu cả hai nhóm mua các công cụ viết AI riêng biệt, bạn đã tăng gấp đôi chi phí mà không giải quyết được vấn đề mới.
Để tránh điều này, hãy nhớ: đừng phân loại các vấn đề theo nhóm hoặc bộ phận. Hãy phân loại chúng theo loại khả năng AI cần thiết.
| Khả năng AI | Nội dung bao gồm | Ví dụ phổ biến |
| Sinh ra AI | Tạo hoặc chuyển đổi nội dung | Tóm tắt tài liệu dài, viết lại các bản cập nhật nội bộ, tạo lịch trình cuộc họp và tạo hình ảnh. |
| Phân tích AI | Phân tích dữ liệu và xác định các mẫu | Phân tích xu hướng hành vi của khách hàng, phát hiện các chiến dịch không hiệu quả và nhận diện sự không nhất quán trong dữ liệu. |
| Định tuyến và tự động hóa AI | Di chuyển công việc mà không cần phối hợp thủ công | Chuyển đổi các mục từ cuộc họp thành công việc, định tuyến phê duyệt, phân loại công việc đến và cập nhật trạng thái công việc. |
Tiếp theo, hãy xem xét từng tính năng một và đánh giá từng vấn đề bằng hai câu hỏi:
- Vấn đề này xảy ra thường xuyên như thế nào?
- Việc này sẽ tốn bao nhiêu thời gian hoặc nỗ lực?
Các vấn đề xảy ra hàng ngày và cản trở tiến độ nên được ưu tiên hàng đầu. Đây là những khả năng mà hệ thống AI của bạn không thể đánh đổi.
Xem những vấn đề có tác động lớn này như các trường hợp sử dụng thử nghiệm của bạn.
Bước 3: Lựa chọn công cụ AI của bạn
Khi lựa chọn các công cụ phù hợp cho hệ thống AI hiện đại của bạn, hãy hướng đến việc xây dựng một hệ sinh thái thống nhất, chứ không chỉ tìm kiếm các tính năng phù hợp để giải quyết các vấn đề nan giải.
Một số yếu tố quan trọng cần lưu ý khi lựa chọn công cụ AI:
- Tích hợp gốc và API: Ưu tiên các công cụ có tích hợp gốc (tích hợp sẵn) cho các hệ thống hiện có của bạn (ví dụ: hệ thống CRM của bạn). Nếu một công cụ không có kết nối gốc, nó phải có API mạnh mẽ. Điều này đảm bảo bạn có thể sử dụng các công cụ trung gian như Zapier hoặc Make để tự động hóa luồng dữ liệu.
- Ít mà hiệu quả: Hãy tìm kiếm các nền tảng có thể giải quyết nhiều vấn đề liên quan cùng lúc — ví dụ như một công cụ AI có thể xử lý việc ghi chép cuộc họp, tóm tắt và phân công công việc trong một lần. Điều này giúp tránh trùng lặp và giảm chi phí đăng ký.
- Đường cong học tập tối thiểu: Vì nhóm của bạn mới làm quen với AI, hãy tránh sử dụng các công cụ yêu cầu kỹ thuật prompt hoặc mã phức tạp.
- Hạ tầng dữ liệu an toàn: Tìm kiếm giải pháp bảo mật cấp doanh nghiệp để dữ liệu của bạn được mã hóa.
- Mở rộng mô-đun: Chọn các công cụ cho phép bạn bắt đầu với một người dùng được cấp phép hoặc một dự án thử nghiệm nhỏ và mở rộng để xử lý lượng dữ liệu hoặc người dùng tăng đột biến sau này.
Bước 4: Kết nối các quy trình làm việc AI với hệ thống điều phối thống nhất
Điều gì sẽ xảy ra khi bạn phải đối phó với quá nhiều công cụ AI?
Sự lan tràn của các công cụ làm giảm năng suất, ngân sách và sự tập trung của bạn. Trước khi bạn nhận ra, nó dẫn đến sự lan tràn công việc, nơi các tệp, cập nhật và quyết định được phân tán khắp các ứng dụng, chủ đề tin nhắn và hộp thư đến.
Và chi phí là rất lớn—ước tính mất mát năng suất toàn cầu lên đến $2,5 nghìn tỷ mỗi năm.
Khi hệ thống AI của bạn đã hoạt động, bạn cần một lớp điều phối duy nhất để kết nối mọi thứ – từ các công cụ, quy trình làm việc đến các nhóm.
Lớp điều phối này đóng vai trò là hệ thống lưu trữ chính thức cho:
- Đang trong tiến độ phát triển
- Kết quả do AI tạo ra
- Quyền sở hữu và trách nhiệm
- Tính hiển thị giữa các nhóm
ClickUp trở thành lớp điều phối. Không gian Làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới kết nối các ứng dụng và quy trình làm việc vào một nền tảng thống nhất.
Điều đó có nghĩa là gì đối với bạn? Xem video này để tìm hiểu 👇
Bước 5: Triển khai bộ công cụ và đào tạo nhóm của bạn
Khi hệ thống AI của bạn đã sẵn sàng, hãy triển khai theo từng giai đoạn để đảm bảo quá trình áp dụng diễn ra suôn sẻ và giảm thiểu rủi ro.
Bắt đầu với các quy trình làm việc mang lại giá trị ngay lập tức, chẳng hạn như tóm tắt các cập nhật, soạn thảo nội dung định kỳ hoặc xử lý các yêu cầu lặp đi lặp lại. Hoàn thiện các quy trình này trước khi mở rộng thêm.
Nếu nhóm của bạn nhỏ, hãy triển khai bộ công cụ trên một dự án duy nhất trước tiên.
Sử dụng những thành công ban đầu để xây dựng sự tự tin và sự ủng hộ của các bên liên quan, sau đó triển khai AI một cách dần dần trên các nhóm.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp tự động hóa để xử lý các công việc phối hợp lặp đi lặp lại, giúp nhóm của bạn tập trung vào công việc có ý nghĩa.
Cài đặt các tác vụ tự động đơn giản như thay đổi trạng thái công việc, nhắc nhở ngày đáo hạn hoặc điều chỉnh ưu tiên, giúp tự động cập nhật trường công việc, gửi thông báo hoặc tạo các tác vụ theo dõi.
Ví dụ, bạn có thể tự động hóa việc chuyển đổi trạng thái khi một công việc con hoàn thành, thông báo cho các bên liên quan khi đạt được cột mốc quan trọng, hoặc tự động phân công công việc dựa trên quy tắc khối lượng công việc.
Nếu bạn mới bắt đầu với tự động hóa lần đầu tiên, chúng tôi đã tạo video này dành cho bạn 👇
Bước 6: Theo dõi, đo lường và điều chỉnh bộ công cụ công nghệ của bạn
Theo dõi hệ thống AI có nghĩa là hai điều:
- Đánh giá hiệu suất quy trình làm việc: So sánh các chỉ số trước và sau cho quy trình cụ thể mà bạn đã thử nghiệm. Xem xét các chỉ số như thời gian hoàn thành công việc, số bước thực hiện thủ công, số chu kỳ kiểm tra, tỷ lệ làm lại và xử lý trường hợp ngoại lệ.
- Đánh giá độ tin cậy của hệ thống: Kiểm tra xem các tích hợp có hoạt động ổn định và các quy trình tự động hóa có được kích hoạt đúng thời điểm hay không. Theo dõi hiệu suất mô hình để hiểu và giảm thiểu "sự trôi dạt mô hình" — tình trạng đầu ra của AI suy giảm theo thời gian.
Hãy nhớ rằng việc theo dõi tiến độ là một quá trình liên tục.
📮 ClickUp Insight: Hơn một nửa số người được khảo sát sử dụng ba ứng dụng trở lên mỗi ngày, phải đối mặt với " app sprawl " và các quy trình làm việc phân tán.
Mặc dù có thể cảm thấy hiệu quả và bận rộn, nhưng ngữ cảnh của bạn đơn giản là bị mất mát giữa các ứng dụng, chưa kể đến sự mệt mỏi từ việc gõ phím. BrainGPT kết hợp tất cả lại: chỉ cần nói một lần, và các cập nhật, công việc và ghi chú của bạn sẽ được lưu trữ chính xác nơi chúng thuộc về trong ClickUp. Không còn phải chuyển đổi giữa các ứng dụng, không còn hỗn loạn—chỉ còn lại năng suất liền mạch và tập trung.
Ví dụ về bộ công cụ AI cho các nhóm mới bắt đầu với AI
Dưới đây là tổng quan đầy đủ về bộ công cụ AI được thiết kế dành cho người mới bắt đầu. Chúng tôi đã lựa chọn kỹ lưỡng các công cụ mang lại hiệu quả cao nhất với chi phí hợp lý, đồng thời giữ cho mọi thứ đơn giản.
Sử dụng điều này làm nguồn cảm hứng cho bộ công cụ công nghệ của bạn và điều chỉnh theo ý muốn.
1. Lớp dữ liệu, báo cáo và phân tích
Lớp này là nền tảng của hệ thống công nghệ. Nó giúp thu thập thông tin từ trang web, quảng cáo và CRM của bạn để mọi công cụ AI khác trong hệ thống của bạn có thể làm việc với cùng một dữ liệu chất lượng cao.
Nó bao gồm các công cụ chịu trách nhiệm thu thập dữ liệu chất lượng, nhập liệu, lưu trữ, xác thực, phân tích và quản lý tổng thể.
Airbyte
Airbyte là một nền tảng tích hợp dữ liệu mã nguồn mở. Nó giúp di chuyển dữ liệu từ hàng trăm nguồn khác nhau—như quảng cáo Facebook, cửa hàng Shopify hoặc tài khoản Stripe—vào một kho dữ liệu trung tâm.
Tính năng chính
- Ba cách tích hợp: không cần mã, ít mã và bộ công cụ phát triển kết nối dành riêng cho ngôn ngữ.
- Kết nối các công cụ yêu thích của bạn và thậm chí cả các ứng dụng cũ trong vòng chưa đầy 10 phút.
- Tích hợp với các nền tảng dữ liệu chính, bao gồm Snowflake, Databricks, Google BigQuery, Postgres, Pinecone, Weaviate, v.v.
Giá cả
- Giá cả tùy chỉnh
Google BigQuery
Google BigQuery là một kho dữ liệu không cần máy chủ có thể xử lý lượng dữ liệu khổng lồ và thực hiện các truy vấn phức tạp chỉ trong vài giây. Nó có các tính năng tích hợp cho phép bạn chạy các mô hình AI trực tiếp trên dữ liệu đã lưu trữ của mình.
Tính năng chính
- Truy vấn nhanh chóng cho các tập dữ liệu lớn
- Kết nối với Google Trang tính, Dataflow, Spark, Hadoop và các công cụ khác.
- Rất tiết kiệm chi phí, vì bạn chỉ phải trả tiền cho dữ liệu lưu trữ và dữ liệu tìm kiếm riêng biệt.
Giá cả
- Giá cả tùy chỉnh
Những kỳ vọng lớn lao
Great Expectations là giải pháp được hỗ trợ bởi AI, đảm bảo chỉ luồng dữ liệu chất lượng cao mới được truyền qua các đường ống của bạn. Ví dụ, nếu có giá trị âm hoặc địa chỉ email bị thiếu, nó sẽ cảnh báo bạn trước khi dữ liệu sai lệch/không đầy đủ đến các mô hình AI của bạn.
Tính năng chính
- Theo dõi sức khỏe dữ liệu thời gian thực để phát hiện sự cố bất thường ngay lập tức.
- Đi kèm với các công cụ quan sát dữ liệu tích hợp sẵn
- Sử dụng AI để tự động tạo các bài kiểm tra và xác minh chất lượng dữ liệu.
Giá cả
- Giá cả tùy chỉnh
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Trong khi BigQuery lưu trữ dữ liệu, Airbyte di chuyển dữ liệu và Great Expectations xác thực dữ liệu, bạn vẫn cần một công cụ để phân tích và trực quan hóa kết quả.
Các bảng điều khiển ClickUp biến dữ liệu thô, thời gian thực thành những thông tin dễ hiểu cho tất cả mọi người trong công ty của bạn.
Tùy chỉnh bảng điều khiển của bạn bằng cách sắp xếp nhiều thẻ (biểu đồ tròn, biểu đồ cột, biểu đồ thanh, v.v.) để theo dõi công việc, thời gian, doanh thu, sprint và hiệu suất nhóm trong một chế độ xem duy nhất.
Với AI Cards, bạn có thể tự động tóm tắt công việc, phát hiện các điểm nghẽn và tạo ra các bản tóm tắt trạng thái có nội dung kể chuyện dựa trên cùng một dữ liệu cơ bản.
Sự kết hợp giữa tùy chỉnh kéo và thả + thẻ AI giúp tạo ra các bảng điều khiển sẵn sàng cho lãnh đạo với biểu đồ, chỉ số KPI và tóm tắt tự động hóa trong một nơi duy nhất.
2. Lớp nội dung sáng tạo
AI không thể thay thế sự sáng tạo. Nhưng nó có thể giảm thời gian dành cho bản nháp đầu tiên, chỉnh sửa và tái sử dụng.
Với suy nghĩ này, hãy cùng khám phá các công cụ AI quan trọng cho lớp tạo/lập nội dung:
Jasper
Nền tảng tự động hóa nội dung AI Jasper thống nhất giọng điệu thương hiệu của bạn, kết nối các quy trình làm việc và tự động hóa chu kỳ nội dung thông qua các đường ống nội dung thông minh.
Tính năng chính
- Jasper có khả năng nhận diện thương hiệu, nghĩa là nó sử dụng các mô hình học sâu để hiểu rõ giọng điệu, phong cách và kiến thức sản phẩm cụ thể của công ty bạn.
- Tích hợp với Surfer SEO và Semrush để tối ưu hóa SEO cho nội dung của bạn.
- Hỗ trợ tạo nội dung bằng hơn 30 ngôn ngữ.
Giá cả
- Bắt đầu từ $69/tháng cho mỗi người dùng
Canva Magic Studio
Canva Magic Studio là bộ công cụ thiết kế AI tất cả trong một. Nó đơn giản hóa các công việc phức tạp như chỉnh sửa ảnh, thiết kế bố cục và tạo video thành các thao tác chỉ với một cú nhấp chuột.
Tính năng chính
- Tạo ra các mẫu thiết kế có thể chỉnh sửa, phù hợp với thương hiệu cho các bài đăng trên mạng xã hội, bài thuyết trình, poster, v.v., từ các lời nhắc văn bản đơn giản.
- Chuyển đổi dữ liệu thô thành các biểu đồ hấp dẫn về mặt hình ảnh và mang thương hiệu.
- Hỗ trợ công việc thiết kế và chỉnh sửa hàng loạt ở mức chuyên nghiệp.
Giá cả
- Miễn phí
- Các kế hoạch trả phí bắt đầu từ $15/tháng cho mỗi người dùng.
HeyGen
Sử dụng nền tảng tạo video AI HeyGen để sản xuất video chất lượng chuyên nghiệp, ngay cả khi chỉ có kịch bản. Nền tảng này tự động hóa quy trình và giúp bạn tiết kiệm hàng giờ thời gian sản xuất. Tạo video chất lượng cao với giọng nói, hình ảnh và hình đại diện AI.
Tính năng chính
- Sao chép giọng nói và ngoại hình của chính bạn để tạo ra một hình đại diện kỹ thuật số cho video của bạn.
- Chuyển đổi một bức ảnh hoặc hình ảnh thành video có giọng nói với đồng bộ môi chính xác.
- Tự động dịch video của bạn sang hơn 175 ngôn ngữ và phương ngữ.
Giá cả
- Miễn phí
- Các kế hoạch trả phí bắt đầu từ $29/tháng cho mỗi người dùng.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Bạn đang tìm kiếm một công cụ tạo nội dung AI tất cả trong một có thể tích hợp với các công việc, tài liệu và toàn bộ không gian làm việc của bạn?
Thử ClickUp Brain. Dù bạn đang soạn thảo bản mô tả dự án trong tài liệu, thiết kế hình ảnh hay viết mô tả công việc, chỉ cần một cú nhấp chuột là hoàn thành.
Với Brain, bạn có thể:
- Chỉnh sửa văn bản hiện có để đảm bảo tính rõ ràng, giọng điệu, ngữ pháp và cấu trúc.
- Xác định các công việc cần khắc phục dựa trên dữ liệu hiện có của bạn.
- Tạo các bản tóm tắt nội dung, bài viết, tài liệu kỹ thuật, quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP), mô tả sản phẩm, nội dung quảng cáo, chú thích trên mạng xã hội, hướng dẫn onboarding, tài liệu đào tạo, v.v., chỉ trong vài giây.
3. Lớp hỗ trợ tiếp thị và bán hàng
Nếu bạn quản lý một nhóm marketing hoặc bán hàng, các dự án AI của bạn nên tập trung vào cá nhân hóa cao độ, tự động hóa lịch trình và tiếp cận, cũng như phân tích hành vi. Chính xác những gì các công cụ trong lớp này bao phủ:
ActiveCampaign
ActiveCampaign quản lý chiến lược và thực thi tiếp thị trên nhiều kênh. Nó sử dụng AI để điều phối toàn bộ hành trình khách hàng, quản lý các chiến dịch tiếp thị từ đầu đến cuối, xây dựng phân khúc đối tượng và tùy chỉnh thông điệp.
Tính năng chính
- Tạo ra các chiến dịch hoàn thành, bao gồm nội dung văn bản và hình ảnh, từ các lời nhắc văn bản đơn giản.
- Tự động hóa email và tin nhắn dựa trên hành vi
- Hỗ trợ tự động hóa đa kênh (WhatsApp, tin nhắn SMS, email, trang web, v.v.)
Giá cả
- Bắt đầu từ $15/tháng cho mỗi người dùng (thanh toán hàng năm)
Apollo. io
Apollo.io là nền tảng thông tin bán hàng và tương tác B2B kết hợp cơ sở dữ liệu khổng lồ, đã được xác minh với hơn 275 triệu liên hệ cùng các công cụ tiếp cận tự động hóa. Đây là giao diện chính lý tưởng cho bất kỳ nhóm tiếp cận khách hàng tiềm năng nào.
Tính năng chính
- Dấu hiệu ý định để xác định các công ty đang tích cực nghiên cứu giải pháp của bạn
- Tự động thu thập thông tin về các công ty và liên hệ để tạo ra các điểm thảo luận cá nhân hóa.
- Tạo email, phản hồi và tiêu đề email phù hợp với thương hiệu.
Giá cả
- Miễn phí
- Các kế hoạch trả phí bắt đầu từ $59/tháng cho mỗi người dùng.
4. Lớp hỗ trợ khách hàng và dịch vụ
Tích hợp AI vào lớp trải nghiệm khách hàng (CX) có nghĩa là chuyển từ việc khắc phục sự cố một cách phản ứng sang cung cấp dịch vụ chủ động. Mục tiêu là giải quyết các câu hỏi đơn giản ngay lập tức bằng bot đồng thời trang bị cho nhân viên hỗ trợ con người bối cảnh cần thiết để xử lý các tình huống phức tạp, có tính cảm xúc cao.
Hai công cụ sau đây là nền tảng cho lớp này:
Intercom
Intercom quản lý giao tiếp thời gian thực với khách hàng qua trò chuyện, tin nhắn trong ứng dụng và hộp thư đến hỗ trợ. Các tính năng AI của nó giúp phân loại yêu cầu, đề xuất câu trả lời và giải quyết các câu hỏi phổ biến trước khi chúng đến tay nhân viên hỗ trợ.
Tính năng chính
- Một bot được hỗ trợ bởi GPT-4 cho hỗ trợ tuyến đầu
- Hồ sơ khách hàng theo ngữ cảnh kèm lịch sử cuộc hội thoại
- Hộp thư đến chung cho tin nhắn trò chuyện, email và tin nhắn trong ứng dụng.
Giá cả
- Bắt đầu từ $39/tháng cho mỗi người dùng
Gong
Gong đóng vai trò như đôi tai và đôi mắt của nhóm hậu mãi của bạn. Nó ghi lại, chuyển đổi thành văn bản và phân tích mọi tương tác với khách hàng (cuộc gọi, email và cuộc họp) để xác định các mẫu, rủi ro và cơ hội mà nhân viên bán hàng thường bỏ qua.
Tính năng chính
- Phân tích cảm xúc và chủ đề của khách hàng dựa trên AI
- Đo lường mức độ áp dụng các phương pháp trong lĩnh vực, Zoom ra để nhận diện xu hướng chung của nhóm, và Zoom vào để phát hiện các mẫu hành vi ở cấp độ cá nhân.
- Những phân tích về hiệu suất của các tác nhân và cơ hội đào tạo.
Giá cả
- Giá cả tùy chỉnh
5. Lớp điều phối quy trình làm việc
Mua sắm và triển khai hệ thống là một chuyện, còn xây dựng các quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI cho các hoạt động hàng ngày lại là chuyện khác. Không có gì ngạc nhiên khi đây là bước khó khăn nhất đối với các nhóm mới làm quen với AI.
ClickUp giúp loại bỏ rào cản này với tự động hóa quy trình làm việc không cần mã, thân thiện với người mới bắt đầu. Nó cung cấp các công cụ tích hợp, trực quan để bắt đầu từ những việc nhỏ - như tự động cập nhật trạng thái công việc - và nhanh chóng mở rộng quy mô để xây dựng các tác nhân AI hoàn toàn tự động quản lý toàn bộ dự án cho bạn.
Hãy cùng khám phá khả năng của nó như một trợ lý AI bối cảnh cho nhóm của bạn:
Trí tuệ nhân tạo (AI) có khả năng hiểu công việc của bạn
ClickUp BrainGPT là trợ lý AI trên desktop luôn sẵn sàng, hiểu rõ công việc, nhiệm vụ, tài liệu, cuộc trò chuyện, dự án, lộ trình và nhóm của bạn. Tất cả đều được lưu trữ và kết nối với Không gian Làm việc ClickUp của bạn.
BrainGPT, AI bối cảnh, hiểu được bối cảnh công việc của bạn. Vì nó được tích hợp trực tiếp vào quy trình làm việc của bạn, nó có thể trả lời:
- Công việc đang có tiến độ
- Ai sở hữu gì
- Những gì đã quá hạn, bị khối hoặc đang chờ đầu vào
- Cách các công việc và tài liệu liên quan đến nhau
📌 Ví dụ: Hãy tưởng tượng một người quản lý dự án tham gia công việc vào giữa tuần sau một ngày bận rộn với các cuộc gọi. Thay vì phải tìm kiếm thông tin cập nhật qua các cuộc trò chuyện và tài liệu, họ hỏi BrainGPT: "Trạng thái hiện tại của việc ra mắt trang web là gì?"
BrainGPT lấy ngữ cảnh trực tiếp từ không gian làm việc và trả lời bằng một tóm tắt ngắn gọn:
- Thiết kế trang chủ đã được phê duyệt và sẵn sàng cho giai đoạn phát triển.
- Các bản cập nhật nội dung đang được xem xét và giao cho người phụ trách nội dung.
- QA đang bị khối, đang chờ các tài nguyên cuối cùng.
- Hai công việc đã quá hạn và được giao cho cùng một người chịu trách nhiệm.
Từ đó, BrainGPT cũng có thể tóm tắt các rào cản và tạo một bản cập nhật trạng thái ngắn gọn cho các bên liên quan.
Một trợ lý AI giúp loại bỏ sự phức tạp của AI
Sự phát triển lan rộng của AI thường bắt đầu với những ý định tốt. Một công cụ cho việc viết lách. Một công cụ khác cho các cuộc họp. Một công cụ thứ ba cho việc tìm kiếm. Sớm thôi, nhóm của bạn sẽ phải đối phó với nhiều ứng dụng AI khác nhau, mỗi ứng dụng có giao diện, giá cả và đường cong học tập riêng.
Thay vì đơn giản hóa công việc, AI lại tạo ra rào cản.
Dưới đây là cách BrainGPT giảm thiểu sự phức tạp của AI:
- Truy cập nhiều mô hình AI trong một nền tảng duy nhất: Với ClickUp Brain GPT, các nhóm có thể truy cập nhiều mô hình AI hàng đầu từ một giao diện duy nhất, mà không cần chuyển đổi công cụ hoặc quản lý các gói đăng ký riêng biệt.
- Một ứng dụng cho công việc và AI: ClickUp tích hợp AI trực tiếp vào các công việc, tài liệu, cuộc trò chuyện và dự án. Điều đó có nghĩa là kết quả của AI được tự động liên kết với quá trình thực thi — không cần sao chép-dán, không mất bối cảnh, không cần công cụ bổ sung.
- Tìm kiếm doanh nghiệp trên toàn bộ không gian làm việc của bạn: Thay vì phải tìm kiếm thủ công qua các thư mục, cuộc trò chuyện và ổ đĩa, Brain GPT cho phép các nhóm đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ thông thường và lấy câu trả lời từ các công việc, tài liệu và công cụ kết nối.
- Talk to Text cho cập nhật nhanh hơn: Đối với ý tưởng nhanh, ghi chú hoặc cập nhật công việc, Talk-to-Text cho phép các thành viên trong nhóm nói tự nhiên thay vì phải gõ mọi thứ thành văn bản.
- AI Notetaker biến cuộc hội thoại thành hành động: AI Notetaker ghi lại các cuộc hội thoại, tóm tắt các điểm chính và chuyển đổi các mục hành động trực tiếp thành các công việc — giúp công việc tiếp tục mà không cần theo dõi thủ công.
Dưới đây là những việc cần làm với AI Notetaker 👇
Các tính năng này kết hợp lại để thay thế một loạt công cụ AI rời rạc bằng một lớp AI thống nhất và có ngữ cảnh. Đối với các nhóm mới làm quen với AI, việc hợp nhất này chính là yếu tố giúp việc áp dụng sớm trở nên bền vững.
Các tác nhân được hỗ trợ bởi AI thực hiện các việc cần làm nặng nhọc
Đối với các quy trình tự động hóa kinh doanh tùy chỉnh, nhiều bước hoặc phức tạp, bạn có ClickUp Super Agents.
Super Agents là các tác nhân được hỗ trợ bởi AI, được thiết kế để xử lý các quy trình làm việc phức tạp, từ đầu đến cuối mà không cần sự giám sát liên tục của con người. Thay vì kích hoạt một hành động duy nhất, chúng có thể quan sát công việc, hiểu bối cảnh và thực hiện một chuỗi hành động dựa trên các mục tiêu đã được định trước.
Vì Super Agents hoạt động bên trong ClickUp, chúng hoạt động với đầy đủ thông tin về các công việc, tài liệu, trạng thái, người sở hữu và hạn chót của bạn.
📌 Ví dụ: Các Super Agents phát huy hiệu quả khi quy trình làm việc trải dài qua nhiều công cụ hoặc bước và có thể được lặp lại giữa các nhóm. Các trường hợp sử dụng bao gồm:
| Trường hợp sử dụng | Việc cần làm của Super Agent là gì? |
| Bản tóm tắt sáng tạo | Soạn thảo bản tóm tắt sáng tạo dựa trên ngữ cảnh từ các công việc hoặc cuộc hội thoại trò chuyện và đề xuất các cải tiến có thể thực hiện được. |
| Tóm tắt tính năng | Chuyển đổi các yêu cầu tính năng thô thành các bản tóm tắt có cấu trúc với phạm vi, giả định và yêu cầu chính. |
| Email theo dõi | Chuyển đổi ghi chú cuộc họp của Trợ lý Ghi chú AI thành email theo dõi ngắn gọn, sẵn sàng cho khách hàng, bao gồm các quyết định, người chịu trách nhiệm và ngày đáo hạn. |
| Nâng cấp vấn đề | Giữ một tài liệu tóm tắt nâng cấp tập trung được liên kết với mỗi công việc. |
| Mô tả công việc | Tạo mô tả công việc hoàn chỉnh dựa trên chi tiết công việc và ngữ cảnh web liên quan. |
| Tìm kiếm SharePoint | Tìm kiếm trực tiếp trong SharePoint từ ClickUp để trả lời các câu hỏi được đăng trong kênh trò chuyện. |
Kết nối các công cụ rời rạc thông qua tích hợp ClickUp.
Kết nối hệ thống công nghệ AI của bạn với hơn 1.000 công cụ kinh doanh chính như Google Trang tính, GitLab, Figma, Intercom, HubSpot, Twilio, v.v., bằng cách sử dụng tích hợp ClickUp.
Chỉ cần lựa chọn công cụ bạn muốn và chuyển đổi nó lên để cài đặt nhanh chóng. Bạn cũng có thể cài đặt các tích hợp tùy chỉnh bằng cách sử dụng API để hoàn thành hệ thống công nghệ của mình.
Tiết kiệm thời gian với các mẫu có sẵn
Nhưng bạn có biết điều gì thực sự khiến ClickUp AI thân thiện với người mới bắt đầu?
Các mẫu có sẵn cho mọi thứ — quy trình làm việc, tự động hóa, lịch nội dung, bảng tầm nhìn, chiến dịch tiếp thị, phân tích đối thủ cạnh tranh, quản lý đội xe, quản lý dự án và nhiều hơn nữa.
Mỗi mẫu đều cung cấp một điểm khởi đầu. Ví dụ, bạn có thể sử dụng mẫu sản xuất nội dung và sau đó dễ dàng điều chỉnh các tác nhân AI trong đó để phù hợp với yêu cầu riêng của bạn.
Điều này loại bỏ cảm giác lo lắng "không biết bắt đầu từ đâu" thường cản trở việc áp dụng AI trong các nhóm mới.
Không chỉ có thể lựa chọn từ thư viện mẫu phong phú của ClickUp, mà bạn còn có thể tạo và lưu trữ các mẫu tùy chỉnh để sử dụng trong tương lai.
Những sai lầm phổ biến mà các nhóm thường mắc phải khi áp dụng AI
Dưới đây là bốn thách thức phổ biến khi áp dụng AI và các giải pháp thực tiễn để khắc phục chúng:
| Những sai lầm thường gặp | Tại sao điều này xảy ra? | Giải pháp ✅ |
| Tự động hóa các quy trình bị hỏng | Các nhóm thường cho rằng AI sẽ "giải quyết" các quy trình làm việc kém hiệu quả. Họ đẩy dữ liệu chưa hoàn chỉnh hoặc không nhất quán, dẫn đến kết quả không đáng tin cậy và làm trầm trọng thêm các lỗi hiện có. | Đầu tiên, hãy ổn định quy trình làm việc để đảm bảo các hoạt động học máy diễn ra trơn tru. Sử dụng AI để loại bỏ các rào cản trong một quy trình rõ ràng, chứ không phải để bù đắp cho một quy trình bị hỏng. |
| Mua công cụ AI vì xu hướng | Các công cụ AI mới hứa hẹn khả năng rộng rãi và kết quả nhanh chóng, tạo áp lực để áp dụng sớm. | Đánh giá các công cụ dựa trên chất lượng tích hợp, khả năng truy cập dữ liệu, sự phù hợp với hoạt động kinh doanh và thành tích ấn tượng của nhà cung cấp. |
| Đầu tư quá mức ban đầu | Đánh giá các công cụ dựa trên chất lượng tích hợp, khả năng truy cập dữ liệu và sự phù hợp với hoạt động. | Bắt đầu với dữ liệu giới hạn, một nhóm người dùng nhỏ và một hoặc hai quy trình làm việc. Chỉ mở rộng sau khi đã đo lường hiệu suất quy trình làm việc và độ chính xác của mô hình. |
| Giả sử tất cả các công cụ AI đều “dễ sử dụng” | Các nhóm thường cho rằng “AI là dễ dàng”, sau đó lại gặp khó khăn với việc sử dụng không nhất quán và tỷ lệ áp dụng thấp. | Để nâng cao chuyên môn của nhóm về các công cụ AI, hãy cung cấp cho họ một cẩm nang hướng dẫn. Tạo một thư viện các mẫu AI đã được kiểm chứng, tổ chức các buổi hướng dẫn ngắn gọn và chỉ định các chuyên gia AI để hỗ trợ quá trình áp dụng. |
Lợi ích của một bộ công cụ AI thân thiện với người mới bắt đầu
Dưới đây là năm lợi ích chính khi bắt đầu với một bộ công cụ AI thân thiện với người mới bắt đầu:
- Bạn không cần phải là người am hiểu công nghệ: Những người không chuyên về công nghệ vẫn có thể dễ dàng xây dựng một bộ công cụ AI chuyên nghiệp bằng cách sử dụng các công cụ không cần mã và tự động hóa. Bạn không cần phải học mã hay thuê một nhà phát triển đắt đỏ.
- Nó tự bù đắp chi phí ngay lập tức: Vì bạn không phải chi hàng nghìn đô la cho phí thiết lập, thời gian tiết kiệm được chỉ trong vài tuần đầu tiên thường đã đủ để bù đắp chi phí cho các công cụ.
- Bạn có thể bắt đầu từ những việc nhỏ và thêm tiện ích bổ sung sau này: Bạn không cần phải cải thiện toàn bộ hoạt động kinh doanh ngay lập tức. Hãy bắt đầu bằng việc tự động hóa quản lý dự án. Khi hệ thống hoạt động tốt, bạn có thể tích hợp công cụ tự động hóa hỗ trợ khách hàng.
- Nhóm của bạn thực sự sẽ sử dụng nó: Thay vì cảm thấy bị đe dọa bởi công nghệ phức tạp, nhân viên xem những công cụ này như những cải tiến hữu ích cho quy trình làm việc hàng ngày của họ. Điều này dẫn đến sự hài lòng cao hơn và ít kháng cự thay đổi hơn.
- Bạn không bị "kẹt" với một công cụ duy nhất: Nếu có công cụ tốt hơn ra mắt vào tháng sau, bộ công cụ dành cho người mới bắt đầu sẽ giúp bạn dễ dàng thay thế công cụ cũ. Bạn không bị ràng buộc bởi hợp đồng 3 năm cho một công cụ có thể trở nên lỗi thời sớm.
Xây dựng bộ công cụ AI của bạn trong vài phút với ClickUp
Chúng ta đang chứng kiến sự áp dụng công nghệ nhanh nhất trong lịch sử, và mặc dù cảm thấy choáng ngợp là điều tự nhiên, bạn không thể chờ đợi.
ClickUp cung cấp một khởi đầu thuận lợi, giúp bạn áp dụng AI mà không cần phải trải qua quá trình học tập phức tạp.
ClickUp cung cấp môi trường sản xuất không cần lập trình hoàn hảo để xây dựng các bộ công cụ AI tùy chỉnh. Bạn có thể tích hợp tất cả các ứng dụng của mình, thiết lập các quy trình tự động hóa phức tạp, phân tích các chỉ số thời gian thực và tạo ra các tài sản sáng tạo chỉ trong vài phút.
Điều quan trọng nhất, AI ngữ cảnh của ClickUp hoạt động như một chất kết dính, kết nối toàn bộ hệ thống của bạn lại với nhau mà không gặp bất kỳ rắc rối nào.
Vậy bạn còn chần chừ gì nữa? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Hệ thống AI là sự kết hợp theo kế hoạch của các công cụ AI nhằm tự động hóa và nâng cao hoạt động kinh doanh. Nó thường bao gồm ba lớp: dữ liệu (để lưu trữ và xử lý dữ liệu trước khi đưa vào các công cụ AI), trí tuệ (chứa tất cả các mô hình AI và hạ tầng trí tuệ của bạn), và ứng dụng (đây là các công cụ bạn sử dụng để truy cập AI). Đối với những người mới bắt đầu, hệ thống tập trung vào các công cụ không cần lập trình, thân thiện với người dùng, giúp giải quyết các nút thắt cổ chai ngay lập tức mà không yêu cầu kiến thức kỹ thuật sâu hoặc lập trình tùy chỉnh.
Bắt đầu bằng cách lập bản đồ các quy trình hiện có để xác định các điểm nghẽn chính. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ các mục tiêu AI cần theo đuổi cho hệ thống của mình. Tiếp theo, phân loại các vấn đề này để xác định các khả năng cụ thể cần thiết, như tóm tắt hoặc trích xuất dữ liệu. Chọn nhà cung cấp uy tín, cấu hình phần mềm phù hợp với quy trình làm việc của bạn và tổ chức đào tạo cho nhóm. Cuối cùng, theo dõi hiệu suất thông qua các cuộc kiểm tra định kỳ để đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định.
Các công cụ "tốt nhất" cho các nhóm nhỏ ưu tiên tính linh hoạt cao, chi phí bảo trì thấp và hiệu quả về chi phí. Chúng nên thực hiện nhiều chức năng để tránh tình trạng quá tải công cụ. Các lựa chọn hàng đầu bao gồm ClickUp cho quản lý dự án toàn diện và tự động hóa, ActiveCampaign cho tiếp thị, Intercom cho hỗ trợ khách hàng và Jasper cho viết lách.
ClickUp đơn giản hóa việc áp dụng AI bằng cách cung cấp một môi trường không cần lập trình, nơi trí tuệ nhân tạo được tích hợp sẵn. Các tính năng như ClickUp BrainGPT cung cấp câu trả lời tức thì từ cơ sở kiến thức của công ty, trong khi các tự động hóa không cần lập trình xử lý mục nhập và cập nhật trạng thái tự động. Nó loại bỏ "thuế chuyển đổi" bằng cách cho phép các nhóm truy cập trực tiếp vào nhiều mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs) hàng đầu như GPT và Claude ngay trong các công việc và tài liệu hiện có của họ.
Đánh giá thành công bằng cách so sánh các chỉ số hiệu suất trước và sau. Các chỉ số chính bao gồm thời gian hoàn thành cho các công việc cụ thể, giảm bớt các bước thực hiện thủ công và cải thiện tỷ lệ làm lại. Ngoài ra, theo dõi ROI bằng cách tính toán số giờ tiết kiệm được so với chi phí công cụ.