Chúng tôi ghi chép mọi thứ tại trụ sở ClickUp. Quy trình onboarding của chúng tôi, quy trình kiểm duyệt nội dung và thậm chí cả hệ thống đặt tên kỳ lạ mà ai đó đã phát minh ra cách đây ba năm.
Vậy nên, quay trở lại vài năm trước, chúng tôi đã mất rất nhiều thời gian cho công việc tài liệu. Việc định dạng mất rất nhiều thời gian, mọi người lưu các phiên bản khác nhau ở mọi nơi, và quy trình bị thay đổi ngay khi ai đó rời khỏi nhóm.
Chúng tôi đã phát hiện ra khoảng trống đó, nhưng phải đến vài tháng sau, khi mọi thứ bắt đầu có dấu hiệu nứt vỡ. May mắn thay, nỗ lực của chúng tôi để tự cứu mình đã thành công: chúng tôi đã xây dựng ClickUp Tài liệu! 🤩
Sau đó, ClickUp Brain ra đời, giúp soạn thảo tất cả các quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) của chúng tôi chỉ với một lệnh nhắc.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tiết lộ cách ClickUp sử dụng AI Docs để đơn giản hóa việc tạo/lập SOP, biến quy trình từng tốn nhiều thời gian và công sức thành một quy trình nhanh chóng, thông minh và (có thể nói là) khá thú vị. 📝
AI Tài liệu trong ClickUp là gì?
AI Docs trong ClickUp là các tài liệu thông minh được hỗ trợ bởi ClickUp Brain, được thiết kế để giúp các nhóm tạo, quản lý và hợp tác trên nội dung một cách hiệu quả.
Họ sử dụng AI để soạn thảo, tóm tắt và tổ chức thông tin, giúp việc xây dựng SOP, wiki và tài liệu dự án trực tiếp trong không gian làm việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.
Vì ClickUp là Không gian Làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, các SOP của bạn được lưu trữ cùng với các công việc, dự án và quy trình mà chúng mô tả, không nằm trong các công cụ riêng biệt yêu cầu chuyển đổi ngữ cảnh.
Điều này loại bỏ tình trạng "Work Sprawl" bằng cách giữ cho tài liệu luôn kết nối với công việc thực tế, do đó khi quy trình thay đổi, các SOP của bạn có thể được cập nhật trong bối cảnh thay vì trở thành các tệp lỗi thời mà không ai nhớ để duy trì.
🎥 AI có thể giúp giảm bớt khó khăn trong việc viết tài liệu - từ hướng dẫn người dùng, SOP cho đến hợp đồng pháp lý và mô tả sản phẩm. Trong video này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng AI để viết tài liệu thông qua các ví dụ thực tế và các mẫu câu đã được kiểm chứng.
Tại sao SOP lại quan trọng đối với các nhóm?
Chúng tôi coi SOP là cẩm nang hướng dẫn cho nhóm của mình. Chúng giúp tất cả chúng ta đồng bộ hóa công việc và hoàn thành công việc một cách chính xác mỗi lần.
Đây là lý do tại sao chúng đáng để bỏ ra nỗ lực. 👀
✅ Đảm bảo tính nhất quán trong các quy trình
Khi chúng ta viết SOP cho các công việc quan trọng, chúng ta tạo ra một tiêu chuẩn đáng tin cậy giúp duy trì chất lượng cao.
Mọi khách hàng đều nhận được trải nghiệm tuyệt vời như nhau từ chúng tôi, dù họ làm việc với thành viên mới nhất của nhóm hay người đã làm việc ở đây nhiều năm. Hướng dẫn rõ ràng giúp giảm thiểu lỗi, đẩy nhanh quá trình onboarding và đảm bảo không ai phải lãng phí thời gian hỏi lại: “Chờ đã, chúng ta cần làm gì nữa nhỉ?”
🔍 Bạn có biết? Nhà tâm lý học nhận thức George Miller đề xuất rằng con người trung bình có thể lưu trữ khoảng 7 (cộng hoặc trừ 2) 'khối' thông tin trong trí nhớ ngắn hạn. Trong thiết kế SOP, điều này cho thấy bạn không nên quá tải một bước duy nhất với quá nhiều bước con hoặc điểm dữ liệu.
✅ Giảm thiểu khoảng cách kiến thức
Khi một trong những nhân viên chủ chốt của chúng ta đi nghỉ phép hoặc chuyển sang vai trò mới, điều gì sẽ xảy ra? Nếu không có SOP, kiến thức ngầm của họ sẽ theo họ ra đi.
SOPs cho phép các thành viên có kinh nghiệm nhất trong nhóm ghi chép lại các mẹo, trường hợp ngoại lệ và sai sót trong quá khứ, đảm bảo rằng kiến thức của họ mang lại lợi ích cho tất cả chúng ta.
✅ Nâng cao hiệu quả và tuân thủ
SOP giúp chúng tôi tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần, tránh việc phải tái tạo lại các giải pháp mà chúng tôi đã tìm ra. Chúng tôi có thể tham khảo các ví dụ SOP trước đây và tập trung năng lượng vào những thách thức mới thay vì phải làm lại những điều cơ bản.
Tuân thủ quy định cũng trở nên dễ dàng hơn đối với chúng tôi. Khi các cuộc kiểm toán diễn ra, chúng tôi có thể chỉ ra các quy trình rõ ràng cho thấy chính xác cách chúng tôi xử lý dữ liệu nhạy cảm và duy trì chất lượng, giảm thiểu rủi ro và mang lại sự tự tin rằng chúng tôi đang làm đúng.
📮 ClickUp Insight: 44% số người tham gia khảo sát của chúng tôi chỉ sử dụng 1-5 tab khi duyệt web, nhưng 8% sống trong "chế độ hỗn loạn" với 31 tab trở lên.
Mặc dù không phải lúc nào cũng cố ý, nhưng điều này xảy ra với cả những người giỏi nhất: một bảng Miro để brainstorming, một tài liệu Google Doc cho SOP, một tab quản lý dự án, và sau đó là ChatGPT để hỗ trợ thêm. 👀
Nhưng mỗi lần chuyển đổi giữa các ứng dụng hoặc cửa sổ đều gây ra "toggle tax"- một gánh nặng tinh thần ẩn giấu, làm hao mòn khả năng tập trung của bạn và khiến bạn cảm thấy phân tán.
Với ClickUp, bạn có thể tập trung tất cả các công cụ của mình: Bảng trắng, tài liệu, công việc, tìm kiếm web, các mô hình AI như ChatGPT, Gemini và Claude, và nhiều hơn nữa trong một không gian làm việc AI tích hợp. Đã đến lúc loại bỏ việc chuyển đổi ngữ cảnh và đóng các tab thừa một lần và mãi mãi!
Các tính năng chính của ClickUp AI Tài liệu cho SOPs
Dưới đây là những tính năng AI hàng đầu mà bạn sẽ nhận được. 👇
Soạn thảo mẫu và nội dung SOP với sự hỗ trợ của AI
Trước đây, chúng tôi phải mất quá nhiều thời gian để xây dựng SOP từ đầu.
ClickUp Brain đã thay đổi điều đó cho chúng tôi. Giờ đây, chúng tôi chỉ cần mở một tài liệu, gõ dấu '/' (slash), mô tả những gì chúng tôi cần, và nhận được một bản nháp hoạt động.
Dưới đây là cách thức hoạt động: chúng tôi cần tài liệu hóa quy trình kiểm duyệt biên tập mới. Chúng tôi đã yêu cầu ClickUp Brain tạo ra cấu trúc ban đầu, bao gồm các phần về yêu cầu bài nộp/gửi, tiêu chí đánh giá, các giai đoạn phê duyệt và quy trình phản hồi.
Chúng tôi đã tùy chỉnh nó cho quy trình làm việc của nhóm trong khoảng 20 phút (Một việc mà trước đây sẽ mất hơn hai giờ 😮💨).
📌 Ví dụ về yêu cầu: Tạo một SOP cho quy trình kiểm duyệt biên tập của chúng tôi, bao gồm hướng dẫn bài nộp/gửi, tiêu chí đánh giá, các giai đoạn phê duyệt và quy trình phản hồi. Định dạng với tiêu đề lớn, các bước được đánh số và không gian để chèn ảnh chụp màn hình.
Hợp tác nhóm thời gian thực với bình luận và chỉnh sửa
Chúng tôi thực hiện công việc cùng nhau trên các SOP theo thời gian thực, điều này có nghĩa là không có vấn đề về kiểm soát phiên bản tài liệu.
Nhóm nội dung, nhà thiết kế và quản lý dự án của chúng tôi đều có thể chỉnh sửa cùng một tài liệu đồng thời nhờ tính năng Phát hiện Hợp tác của ClickUp. Vì vậy, khi ai đó phát hiện vấn đề cần cập nhật trong quy trình bàn giao thiết kế, họ có thể xử lý ngay lập tức trong khi những người khác tiếp tục hoàn thiện phần của mình.
ClickUp Brain cũng giúp chúng ta hiểu rõ các cuộc thảo luận dài dòng. Khi chúng ta tranh luận về việc cải thiện quy trình trong phần bình luận, thường dẫn đến hàng chục tin nhắn qua lại. Công cụ tài liệu AI sẽ đọc toàn bộ chủ đề tin nhắn và tóm tắt các quyết định chính và các mục cần thực hiện.
Ngoài ra, khi ai đó đề xuất “Chúng ta nên thêm mẫu báo cáo lỗi” trong phần Bình luận Được Giao của ClickUp, nền tảng sẽ tự động chuyển đổi nó thành một công việc có người được giao.
Gần đây, chúng tôi đã cập nhật quy trình hướng dẫn khách hàng mới (SOP) với sự đóng góp ý kiến từ nhiều thành viên trong nhóm. Mọi người đã để lại bình luận đề xuất cải tiến, và ClickUp Brain đã trích xuất các điểm đồng thuận mà tất cả chúng tôi đều đồng ý.
Nó cũng tạo ra các nhiệm vụ ClickUp riêng biệt cho các mục cần thêm công việc, như xây dựng mẫu email và cấu hình tự động hóa.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Chat để thảo luận về bản nháp SOP trực tiếp bên cạnh tài liệu mà không cần chuyển sang email hoặc Slack. Gắn thẻ các chuyên gia trong lĩnh vực để xem xét các phần cụ thể, đặt câu hỏi làm rõ về các bước quy trình và nhận phản hồi ngay lập tức.
Chat có các cuộc hội thoại theo chủ đề được kết nối với SOP, giúp bạn không bao giờ mất bối cảnh về lý do tại sao các quy trình cụ thể được ghi chép theo cách nhất định.
Quản lý phiên bản để theo dõi các thay đổi theo thời gian
Chúng tôi thử nghiệm với các quy trình của mình, và đôi khi những thử nghiệm đó không thành công.
ClickUp Tài liệu tự động lưu trữ mọi phiên bản, cho phép chúng ta xem ai đã thực hiện thay đổi, so sánh các phiên bản song song và khôi phục các phiên bản trước đó khi cần thiết.
Ví dụ, nhóm marketing đã chỉnh sửa quy trình SOP xuất bản nội dung để thêm một bước kiểm tra bổ sung. Sau vài tuần, họ nhận thấy dòng thời gian xuất bản đã kéo dài đáng kể. Họ mở lịch sử phiên bản, so sánh quy trình hiện tại với phiên bản trước đó và xác định điểm tắc nghẽn xuất hiện ở đâu.
Từ đó, việc khôi phục phiên bản tối ưu hóa phù hợp với nhịp độ công việc của nhóm chúng tôi trở nên dễ dàng.
Lịch sử phiên bản cũng hỗ trợ các nỗ lực đào tạo.
Các thành viên mới trong nhóm xem xét sự phát triển của quy trình khởi động dự án (SOP) để hiểu cách quy trình này được hoàn thiện theo thời gian. Họ thấy những bước nào được thêm vào để giải quyết các vấn đề cụ thể và những bước nào bị loại bỏ vì không mang lại giá trị.
🔍 Bạn có biết? Não bộ của chúng ta ghi nhớ thông tin tốt hơn khi chúng ta chủ động tạo ra chúng (viết, nói) thay vì chỉ đọc. Khi soạn thảo hoặc chỉnh sửa SOP, yêu cầu nhóm của bạn "nói to các bước" hoặc "hướng dẫn bạn qua quy trình" sẽ giúp ghi nhớ chúng tốt hơn.
Tích hợp với công việc, danh sách kiểm tra và quy trình làm việc
Chúng tôi xây dựng các SOP của mình để thúc đẩy công việc thực tế, chứ không phải để nằm im trong một thư mục nào đó.
Ví dụ, nhóm hỗ trợ khách hàng tham khảo quy trình SOP xử lý khiếu nại của khách hàng và tuân theo các danh sách kiểm tra tích hợp khi giải quyết vấn đề. Mỗi mục danh sách kiểm tra có thể tạo ra các công việc con với phân công công việc và thời hạn.
ClickUp Brain tối ưu hóa kết nối này. Khi nhóm viết một SOP chi tiết cho các cuộc đánh giá kinh doanh quý, họ đánh dấu các phần cụ thể và yêu cầu AI tạo các công việc dựa trên nội dung đó. Trình quản lý dự án AI sẽ tạo danh sách công việc với các đề xuất người được giao dựa trên mẫu hoạt động của không gian làm việc.
SOP, danh sách kiểm tra và quy trình làm việc vẫn được kết nối, vì vậy việc cập nhật một trong số chúng sẽ tự động cập nhật các phần còn lại.
👀 Bạn có biết: Trong ba kỳ, các tổ chức sử dụng ClickUp đã đạt được mức 384% lợi nhuận trên vốn đầu tư (ROI), theo nghiên cứu của Forrester Research. Các tổ chức này đã tạo ra khoảng US $3,9 triệu doanh thu tăng thêm thông qua các dự án được ClickUp hỗ trợ hoặc cải thiện.
Khả năng tạo SOP từ các quy trình hiện có một cách tự động
Chúng tôi đã hoàn thành hàng trăm dự án, và nhiều quy trình hiệu quả của chúng tôi đã được phát triển một cách tự nhiên thông qua các bình luận và thảo luận về công việc.
ClickUp Brain phân tích công việc hiện có và xây dựng SOP dựa trên các mẫu quy trình mà chúng ta đã áp dụng. Chúng ta có thể yêu cầu nó xem xét các dự án website đã hoàn thành và tạo ra một mẫu SOP dựa trên những gì mang lại kết quả nhất quán.
Năm ngoái, chúng tôi đã sử dụng khả năng hiểu biết của ClickUp Brain cho hướng dẫn thương hiệu của mình. Đội ngũ thiết kế của chúng tôi thường xuyên trả lời các câu hỏi lặp lại về việc sử dụng tài sản thương hiệu. Chúng tôi đã hướng dẫn ClickUp Brain phân tích sáu tháng bình luận và công việc liên quan, sau đó tạo ra một SOP. Nó đã tạo ra một tài liệu toàn diện phản ánh các thực hành thực tế của chúng tôi. Chúng tôi đã tinh chỉnh nó một cách nhanh chóng và công bố cho nhóm.
Chúng tôi cũng sử dụng tích hợp AI để đồng bộ hóa tài liệu quy trình với thực tế.
Khi chúng tôi nhận thấy các quy trình onboarding khách hàng của mình đã phát triển vượt quá những gì được mô tả trong SOP, chúng tôi đã yêu cầu ClickUp Brain phân tích các dự án onboarding gần đây và đề xuất các cập nhật.
Công cụ AI đã xác định ba bước mà chúng tôi đã tích hợp vào quy trình làm việc của mình và hai bước mà chúng tôi đã loại bỏ, sau đó chúng tôi đã chỉnh sửa để cập nhật kiến thức.
💡 Mẹo hữu ích: Tổ chức các buổi ClickUp SyncUps khi đào tạo thành viên mới về SOP hoặc xem xét các cập nhật quy trình với nhóm của bạn.
Sau đó, sử dụng ClickUp Brain để tự động ghi chép cuộc họp, trích xuất các điểm quy trình quan trọng được thảo luận và chuyển đổi các câu hỏi hoặc trường hợp đặc biệt thành các nội dung bổ sung cho tài liệu SOP của bạn. Nhờ vậy, kiến thức nội bộ được chia sẻ bằng lời nói cũng được ghi lại trong các quy trình chính thức của bạn.
Nhóm sử dụng AI Docs để tạo SOP như thế nào?
Trong phần này, chúng tôi sẽ chia sẻ bí quyết. Đây chính xác là cách chúng tôi sử dụng AI cho việc lập tài liệu nội bộ. 📝
Soạn thảo các SOP mới một cách nhanh chóng
Chúng tôi đã lưu trữ nhiều mẫu tài liệu cho các loại SOP khác nhau. Khi cần tài liệu hóa một quy trình mới, chúng tôi chọn mẫu phù hợp và yêu cầu ClickUp Brain tùy chỉnh nó.
Lần gần đây nhất chúng tôi ra mắt một tính năng lớn, chúng tôi đã sử dụng mẫu ra mắt tính năng của mình và để AI điều chỉnh các phần sao cho phù hợp với nhu cầu của chúng tôi. Điều này giúp duy trì cấu trúc nhất quán nhưng vẫn điền vào các chi tiết cụ thể cho lần ra mắt đó.
Chúng tôi bao gồm các ảnh chụp màn hình, bảng biểu, video và bất kỳ tài liệu trực quan nào khác giúp quá trình trở nên rõ ràng hơn.
Quy trình kiểm tra thiết kế của chúng tôi bao gồm các ảnh chụp màn hình thực tế của công cụ phản hồi và một bảng thể hiện thời gian dự kiến cho từng giai đoạn kiểm tra. ClickUp Brain giúp chúng tôi xác định vị trí phù hợp cho các yếu tố trực quan này để người dùng có thể theo dõi một cách dễ dàng.
🔍 Bạn có biết? Trong lý thuyết về trí nhớ, 'can thiệp' có nghĩa là những ký ức mới có thể làm suy giảm khả năng nhớ lại những ký ức cũ (can thiệp ngược) hoặc thông tin trước đó có thể ngăn cản việc hình thành ký ức mới (can thiệp chủ động). Trong tài liệu: Tránh ẩn các bản cập nhật hoặc thay đổi trong văn bản dày đặc. Làm cho chúng nổi bật để chúng không bị 'lẫn vào' trong sự lộn xộn của trí nhớ.
Cập nhật các SOP hiện có
Quy trình thay đổi, và chúng ta cần các SOP của mình phải theo kịp. Khi cần cập nhật một phần nào đó, chúng ta chỉ cần đánh dấu phần đó và yêu cầu ClickUp Brain viết lại.
Đôi khi chúng ta nhận ra mình đã quá kỹ thuật, nên chúng ta đơn giản hóa ngôn ngữ. Đôi khi, một quy trình đã thay đổi, và chúng ta cần viết lại toàn bộ phần đó để phù hợp với những gì chúng ta đang thực hiện hiện nay.
📌 Ví dụ về yêu cầu: Viết lại bước này bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu và có thể thực hiện được, sao cho bất kỳ ai trong nhóm đều có thể hiểu.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Ghi lại ClickUp Clips khi các thành viên trong nhóm thực hiện các quy trình phức tạp khó mô tả bằng văn bản. Các bản ghi màn hình có giọng nói hướng dẫn sẽ cho thấy chính xác cách sử dụng phần mềm, khắc phục các vấn đề thường gặp hoặc hoàn thành các quy trình nhiều bước.
Sau đó, nhúng các đoạn video này trực tiếp vào tài liệu SOP của bạn để các quy trình bao gồm cả các bước văn bản và minh họa trực quan.
Chia sẻ và quyền truy cập
Nhận phản hồi từ những người trực tiếp thực hiện công việc giúp các SOP của chúng tôi trở nên tốt hơn rất nhiều.
ClickUp Docs cho phép chúng ta cài đặt quyền truy cập chi tiết cho từng tài liệu hoặc trang, bao gồm ai có thể xem, bình luận hoặc chỉnh sửa. Chúng ta có thể chia sẻ Docs với toàn bộ Không gian Làm việc (trừ khách mời), bao gồm các cá nhân hoặc nhóm cụ thể, hoặc thậm chí mời người dùng bên ngoài qua email.
Đồng thời, quyền truy cập trong ClickUp tuân theo một cấu trúc phân cấp: quyền truy cập cấp tài liệu có ưu tiên cao hơn các cài đặt chung của không gian làm việc, và quyền truy cập cụ thể cho từng mục (ví dụ: trên một trang cụ thể) có ưu tiên cao hơn các quyền truy cập chung.
Tài liệu tập trung
Chúng tôi sử dụng ClickUp Docs Hub vì đây là nơi lưu trữ mọi SOP, ghi chú dự án và ý tưởng. Nó cung cấp cho chúng tôi một nơi duy nhất để xem tất cả những gì đã tạo ra hoặc hợp tác, mà không cần phải tìm kiếm trong các không gian hoặc công việc.
Chúng ta có thể lọc theo những gì đã được chia sẻ với chúng ta, những gì chúng ta đã viết, hoặc thậm chí các tài liệu được gắn thẻ cho một dự án cụ thể.
Điều chúng tôi yêu thích nhất là sự dễ dàng trong việc kết nối các thông tin. Bản nháp của các chính sách và quy trình công ty được chuyển đổi thành tài liệu tham khảo hoàn chỉnh ngay trong Hub, được gắn thẻ, liên kết và sẵn sàng sử dụng. Chúng tôi có thể nhóm các tài liệu liên quan, ghim các tài liệu thường dùng và tìm kiếm khắp mọi nơi chỉ trong vài giây.
Đây đã trở thành ký ức chung của chúng ta, lưu trữ toàn bộ kiến thức của chúng ta một cách dễ dàng truy cập và luôn cập nhật, dù mọi thứ thay đổi nhanh đến đâu.
Hướng dẫn từng bước: Tạo SOP với ClickUp AI tài liệu
Và đây là cách chúng tôi viết quy trình với ClickUp Brain trong tài liệu. 🧑💻
Bước #1: Mở một tài liệu mới
Chúng ta truy cập vào Docs Hub hoặc không gian, thư mục hoặc danh sách cụ thể nơi chúng ta muốn lưu trữ SOP.
Chúng ta nhấp vào nút + Tài liệu và đặt cho SOP của mình một tiêu đề rõ ràng, mô tả chi tiết. Ví dụ như Quy trình Onboarding Khách hàng SOP hoặc Quy trình Phê duyệt Nội dung là những tiêu đề phù hợp. Tiêu đề rõ ràng giúp mọi người dễ dàng tìm kiếm thông tin mà không cần phỏng đoán.
Tiếp theo, chúng ta cài đặt quyền truy cập. Chúng ta chọn xem tài liệu có nên công khai để toàn bộ nhóm có thể xem, hay giữ riêng tư trong quá trình soạn thảo.
Đối với các quy trình nhạy cảm như quy trình tài chính hoặc chính sách nhân sự, chúng tôi áp dụng các quyền truy cập nghiêm ngặt. Chúng tôi có thể điều chỉnh các quyền này sau này khi SOP phát triển.
👀 Mẹo sử dụng ClickUp: Chúng tôi thường đánh dấu tài liệu là Wiki khi nó sẽ đóng vai trò là nguồn thông tin chính thức cho các quy trình của nhóm. Điều này giúp việc tìm kiếm và tham khảo sau này trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Wiki chiến lược vận hành của chúng tôi tổ chức tất cả các SOP trên toàn công ty theo cách này, và các thành viên mới trong nhóm cho biết điều này thực sự hữu ích trong quá trình onboarding.
Bước #2: Chọn một mẫu hoặc yêu cầu AI soạn thảo SOP
Có hai phương án ở đây, và cả hai đều hoạt động tốt tùy thuộc vào nhu cầu của bạn:
- Sử dụng mẫu quy trình hoặc SOP từ ClickUp để có ngay một khung sườn có cấu trúc.
- Yêu cầu ClickUp Brain tạo ra một giải pháp tùy chỉnh.
Nhấp vào nút Ask AI hoặc nhập /write trong tài liệu, sau đó nhập một lệnh như Soạn thảo SOP cho việc onboarding nhân viên mới hoặc Tạo quy trình đánh giá hiệu suất hàng quý.
ClickUp Brain tạo ra bản nháp dựa trên yêu cầu của bạn.
Sau khi có bản nháp ban đầu, hãy xem xét và hoàn thiện nó. Yêu cầu AI mở rộng các phần còn thiếu sót, đơn giản hóa ngôn ngữ quá phức tạp hoặc thêm các điểm liệt kê ở những phần cần làm rõ hơn.
Ví dụ, khi chúng tôi soạn thảo SOP về quy trình onboarding nhà cung cấp, AI đã cung cấp cho chúng tôi một cấu trúc tốt. Tuy nhiên, chúng tôi đã yêu cầu AI mở rộng phần xác minh tuân thủ và đơn giản hóa ngôn ngữ phê duyệt hợp đồng để nhóm mua sắm của chúng tôi có thể tuân theo.
👀 Mẹo hữu ích: Chúng tôi tiếp tục điều chỉnh cho đến khi cảm thấy phù hợp. Nhóm của chúng tôi sử dụng các gợi ý tiếp theo để điều chỉnh giọng điệu, thêm ví dụ cụ thể hoặc bao gồm các ghi chú mà ngành của chúng tôi yêu cầu. ClickUp Brain thích ứng dựa trên nhu cầu của chúng tôi, vì vậy chúng tôi không cần phải chấp nhận bản nháp đầu tiên làm bản cuối cùng.
Bước #3: Tùy chỉnh nội dung với các chi tiết cụ thể của nhóm
Bây giờ chúng ta sẽ tùy chỉnh theo nhu cầu của mình. Chúng ta sẽ đi qua từng phần và thay thế các chỗ trống bằng các quy trình, công cụ và liên hệ thực tế của chúng ta.
Các bước chung chung được chuyển đổi thành hướng dẫn chi tiết mà nhóm của chúng tôi có thể tuân theo mà không gặp khó khăn. Chúng tôi thêm các ảnh chụp màn hình để hiển thị chính xác những gì người dùng cần nhìn thấy và liên kết đến các tài nguyên cần thiết: hướng dẫn phong cách, biểu mẫu phê duyệt và thư viện mẫu.
Sau đó, chúng tôi thêm:
- Định dạng văn bản phong phú để giúp SOP dễ theo dõi.
- Tiêu đề lớn để chia nhỏ các phần dài
- Bảng để tổ chức thông tin một cách rõ ràng hơn
- Hình ảnh để minh họa những gì người dùng nên thấy
- Thêm ClickUp Bảng trắng để trực quan hóa luồng quy trình trực tiếp trong SOP.
Ví dụ, quy trình SOP chuyển giao thiết kế của chúng tôi bao gồm ảnh chụp màn hình công cụ đánh giá, bảng thể hiện thời gian hoàn thành cho từng giai đoạn đánh giá và các liên kết đến hướng dẫn thương hiệu của chúng tôi.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể sử dụng ClickUp Bảng trắng để phác thảo sơ đồ quy trình làm việc và cây quyết định trước khi viết tài liệu SOP. Nhóm có thể hợp tác vạch ra từng bước, xác định các điểm chuyển giao và phát hiện các điểm tắc nghẽn hoặc quy trình thiếu sót dưới định dạng trực quan.
Sau khi quy trình được hoàn thiện trên Bảng trắng, bạn có thể chuyển đổi trực tiếp thành các công việc SOP có cấu trúc hoặc liên kết với tài liệu ClickUp của bạn. Nhờ đó, người đọc có thể xem cả sơ đồ quy trình tổng quan và hướng dẫn chi tiết từng bước.
Bước #4: Thêm danh sách kiểm tra, quy trình làm việc và liên kết công việc để thực thi
Tiếp theo, chúng ta tập trung vào việc làm cho SOP trở nên khả thi.
Chúng tôi chèn các danh sách kiểm tra chia nhỏ quy trình thành các bước, cho phép người dùng đánh dấu hoàn thành khi thực hiện công việc.
Đối với các bước quan trọng, chúng tôi tạo hoặc liên kết các công việc trực tiếp từ tài liệu. Chọn một bước, sử dụng tùy chọn + Công việc và kết nối nó với công việc thực tế trong Không gian Làm việc.
Ngoài ra, chúng tôi sử dụng Doc Relationships để kết nối SOP với các công việc, dự án hoặc quy trình lặp lại liên quan. Ví dụ, tài liệu onboarding khách hàng được liên kết với mẫu công việc onboarding, vì vậy khi ai đó bắt đầu một mối quan hệ khách hàng mới, họ đã có sẵn bối cảnh ngay tại đó.
👀 Mẹo sử dụng ClickUp: Tài liệu hướng dẫn xử lý vấn đề của chúng tôi bao gồm sơ đồ quy trình hiển thị thời điểm và đối tượng cần liên hệ khi cần nâng cấp vấn đề. Bởi vì chúng tôi hiểu rằng việc nhanh chóng tra cứu các sơ đồ quy trình hoặc sơ đồ luồng được nhúng có thể rất hữu ích để có hướng dẫn trực quan. Người dùng có thể theo dõi đường dẫn trực quan và tham khảo các bước chi tiết khi cần thiết.
Bước #5: Chia sẻ với các bên liên quan để xem xét
Chúng tôi nhấp vào nút Share và mời các bên liên quan, quản lý hoặc cán bộ tuân thủ xem xét.
Đối với chính sách nhân sự, chúng tôi đảm bảo các đánh giá pháp lý cho chúng. Và các quy trình vận hành yêu cầu ý kiến đóng góp từ các trưởng nhóm quản lý các quy trình đó hàng ngày.
Điều này giúp phát hiện vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề của tất cả mọi người. Ngoài ra, chúng tôi xuất một số tài liệu dưới dạng tệp PDF, HTML hoặc markdown để chia sẻ offline hoặc lưu trữ hồ sơ tuân thủ.
Bước #6: Duy trì kiểm soát phiên bản và cập nhật SOP thường xuyên
Các SOP của chúng tôi là các tài liệu động, phát triển cùng với quy trình.
Chúng tôi cài đặt các công việc lặp lại trong ClickUp để xem xét và cập nhật chúng theo các khoảng thời gian định kỳ.
Các quy trình quan trọng nhất được xem xét định kỳ hàng quý, trong khi các quy trình ổn định không thay đổi nhiều chỉ cần kiểm tra hàng năm. Điều này giúp tài liệu của chúng tôi luôn cập nhật mà không gây quá tải với công việc bảo trì liên tục.
Một người dùng chia sẻ trên G2:
Tôi thích rằng tôi có thể làm gần như mọi thứ trong một nơi duy nhất — công việc, tài liệu, bảng điều khiển, thậm chí cả brainstorming. Nó giúp công việc của tôi được tổ chức gọn gàng mà không cần đến năm ứng dụng khác nhau. Các tích hợp và tự động hóa giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian, và khả năng hiển thị xuyên suốt các dự án là một điểm cộng lớn. Nó thực sự giống như một trung tâm hợp tác và lập kế hoạch thực sự.
Tôi thích rằng tôi có thể làm gần như mọi thứ trong một nơi duy nhất — công việc, tài liệu, bảng điều khiển, thậm chí cả brainstorming. Nó giúp công việc của tôi được tổ chức gọn gàng mà không cần đến năm ứng dụng khác nhau. Các tích hợp và tự động hóa giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian, và khả năng hiển thị xuyên suốt các dự án là một điểm cộng lớn. Nó thực sự giống như một trung tâm hợp tác và kế hoạch thực sự.
🎙️ Case Study Khách hàng: G-Loot sử dụng ClickUp để kết nối công việc hàng ngày với các mục tiêu OKR cấp công ty. Nền tảng esports này đã áp dụng ClickUp cho tất cả các nhóm để thay thế các công cụ phân tán, quản lý các đợt sprint, tập trung tài liệu và theo dõi tiến độ so với các mục tiêu chiến lược trong một nền tảng duy nhất.
Với ClickUp, mọi công việc nay đều hướng tới một mục tiêu cụ thể, hợp tác giữa các nhóm sản phẩm, CRM và sáng tạo trở nên nhanh chóng hơn, và ban lãnh đạo cuối cùng cũng có cái nhìn toàn diện về quá trình thực thi.
Các phương pháp tốt nhất khi sử dụng AI tài liệu trong việc tạo/lập SOP
Khi tạo SOP tại ClickUp, chúng tôi dựa vào một số phương pháp đã được kiểm chứng giúp các nhóm thực hiện công việc nhanh hơn và duy trì tài liệu chính xác và dễ truy cập:
- Sử dụng các công cụ dựa trên vai trò của ClickUp Brain để tạo bản nháp SOP, danh sách kiểm tra và nội dung định dạng chỉ trong vài phút.
- Cài đặt ClickUp Automations để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, chẳng hạn như giao nhiệm vụ kiểm tra và kích hoạt các hành động theo dõi, đặc biệt khi một quy trình quan trọng bị vi phạm.
- Kết nối các tích hợp ClickUp của bạn để chia sẻ SOP một cách dễ dàng trên Google Drive và các công cụ khác. Điều này giúp duy trì sự đồng bộ giữa các cuộc thảo luận và tệp tin mà không cần chuyển đổi giữa các công cụ.
- Thu thập phản hồi với ClickUp Biểu mẫu và tự động chuyển đổi phản hồi thành các công việc có thể thực hiện được.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Cuộc họp rất hữu ích cho đến khi bạn nhận ra rằng không ai biết quyết định nào đã được đưa ra hoặc ai sẽ thực hiện nhiệm vụ nào. Trợ lý ghi chú AI của ClickUp tự động ghi lại, chuyển đổi thành văn bản và tóm tắt các cuộc thảo luận của nhóm, biến các quyết định bằng lời nói thành các ghi chú cuộc họp có cấu trúc.
Các mục hành động được chuyển đổi ngay lập tức thành công việc và liên kết với các tài liệu liên quan, giúp các quy trình mới và cập nhật của bạn không bao giờ bị thất lạc.
Ví dụ thực tế về việc sử dụng tài liệu AI
Dưới đây là cách các nhóm khác nhau tại ClickUp cải thiện quy trình nội bộ:
- Bán hàng: Tạo và hoàn thiện tài liệu cho việc đánh giá khách hàng tiềm năng, lên lịch demo và chuyển giao giao dịch. AI tham khảo các tài liệu hướng dẫn trước đây để đề xuất cấu trúc và cách diễn đạt cho SOP.
- Kỹ thuật: Soạn thảo tài liệu cho quản lý phát hành và phản ứng sự cố. ClickUp Brain phân tích các buổi đánh giá sprint trước đó để đề xuất các quy trình làm việc được cải thiện.
- Thành công của khách hàng: Hợp tác trong AI Docs để cập nhật các quy trình hướng dẫn onboarding và tài liệu hướng dẫn gia hạn. Nó lấy thông tin từ phản hồi của khách hàng và các chỉ số hiệu suất, giúp dễ dàng tùy chỉnh các mẫu cho các phân khúc khách hàng khác nhau.
- Tài chính: Chuẩn hóa quy trình phê duyệt chi phí, xử lý hóa đơn và theo dõi ngân sách. Khi bản nháp sẵn sàng, tự động hóa sẽ phân công người xem xét và theo dõi việc ký duyệt, giúp các quy trình phê duyệt diễn ra đúng tiến độ.
Cung cấp công việc cho các chuyên gia SOP của ClickUp
Chúng tôi đã nhận ra rằng khi tài liệu quy trình được tổ chức một cách trôi chảy, mọi thứ khác cũng sẽ diễn ra suôn sẻ. ClickUp AI Docs đã biến các SOP nhàm chán thành những hướng dẫn sống động, linh hoạt mà các nhóm của chúng tôi yêu thích sử dụng.
Giờ đây, chúng tôi có thể thiết lập các quy trình mới chỉ trong vài phút, điều chỉnh các quy trình cũ mà không lo lắng về việc thay đổi phiên bản, và chứng kiến ClickUp Brain hoàn thành các bước còn thiếu nhanh hơn cả thời gian chúng tôi uống xong tách cà phê.
Mỗi SOP chúng tôi tạo ra đều dựa trên SOP trước đó, giúp duy trì kiến thức chuyên môn, làm rõ quy trình và đảm bảo sự đồng bộ giữa các nhóm.
Vậy còn chần chừ gì nữa? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay! ✅
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
AI Docs trong ClickUp là các tài liệu thông minh được hỗ trợ bởi ClickUp Brain. Sử dụng trí tuệ nhân tạo, chúng giúp các nhóm tạo, chỉnh sửa và tổ chức nội dung nhanh hơn để soạn thảo, tóm tắt và định dạng thông tin trực tiếp trong tài liệu.
Tạo SOP bằng AI của ClickUp Brain bao gồm việc tự động soạn thảo khung sườn, hướng dẫn từng bước và danh sách kiểm tra. Nhóm có thể sử dụng các gợi ý dựa trên vai trò để đảm bảo mỗi SOP tuân thủ định dạng nhất quán và bao gồm tất cả các chi tiết quan trọng.
Đúng vậy. Các SOP được tạo trong AI Docs có thể được liên kết với nhiệm vụ ClickUp, giúp các nhóm đảm bảo phân công công việc chính xác, đặt ngày đáo hạn hoặc theo dõi tiến độ hoàn thành trực tiếp từ tài liệu.
ClickUp tự động lưu lịch sử phiên bản cho mỗi tài liệu. Các nhóm có thể theo dõi các chỉnh sửa, xem các phiên bản trước đó và khôi phục các bản nháp cũ, đảm bảo rằng tất cả các cập nhật đều được hiển thị và xem xét kỹ lưỡng.
Đúng vậy. Các nhóm có thể tùy chỉnh AI Tài liệu bằng các mẫu, lời nhắc và định dạng riêng cho từng bộ phận. Sự linh hoạt này cho phép các nhóm marketing, bán hàng, kỹ thuật và các bộ phận khác tạo ra các SOP phù hợp với quy trình làm việc độc đáo của họ.