Cách ClickUp sử dụng ClickUp Brain để biến dữ liệu thành những thông tin có giá trị thực tiễn

Chúng tôi đã phát triển ClickUp Brain. Sau đó, chúng tôi ngay lập tức bắt đầu sử dụng nó để quản lý công việc tại ClickUp, ứng dụng toàn diện cho công việc.

Nghe có vẻ lặp lại, nhưng hãy nghe chúng tôi giải thích. Chúng tôi cũng gặp phải vấn đề tương tự như bạn: Sự phân tán công việc. Hoặc hàng nghìn công việc trải dài trên hàng chục dự án, các nhóm phân tán khắp các múi giờ, lượng dữ liệu lịch sử khổng lồ phân tán trên hàng chục ứng dụng, có thể cung cấp thông tin hữu ích cho chúng tôi — nếu chúng tôi có thể xác định được điều đó.

ClickUp Brain đã kết nối các điểm mà chúng ta không thể nhìn thấy trong thời gian thực. Những điều như loại phụ thuộc nào thực sự làm chậm dòng thời gian, bước phê duyệt nào gây ra tắc nghẽn, và nhóm nào đang bị quá tải.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách ClickUp sử dụng ClickUp Brain để biến dữ liệu thành những thông tin có giá trị. Dưới đây là những thay đổi mà chúng tôi đã trải qua và những gì có thể thay đổi cho bạn. 🪄

ClickUp Brain là gì?

ClickUp Brain là trợ lý được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) tích hợp sẵn trong ClickUp, giúp bạn làm việc hiệu quả và nhanh chóng hơn. Bạn có thể tương tác với ClickUp Brain bằng cách đề cập @Brain trong phần bình luận của công việc hoặc trong cuộc trò chuyện, tương tự như cách bạn đề cập đến một thành viên trong nhóm. Dưới đây là những gì nó có thể làm:

Bạn có thể sử dụng ClickUp Brain ở nhiều vị trí khác nhau trong không gian làm việc của mình, chẳng hạn như thanh công cụ, tiêu đề địa điểm, Công việc, Tài liệu và Trò chuyện. Nó được thiết kế để hỗ trợ mọi thứ từ quản lý công việc, tạo tóm tắt cho đến tìm kiếm trên web.

Để có thêm sức mạnh, có ClickUp Brain MAX, người bạn đồng hành trên desktop của bạn, mang lại năng suất được hỗ trợ bởi AI cho toàn bộ quy trình làm việc của bạn, không chỉ bên trong ClickUp.

46,5% nhân viên buộc phải chuyển đổi giữa hai hoặc nhiều công cụ AI để hoàn thành một công việc duy nhất.

Brain MAX cũng loại bỏ tình trạng phân tán AI bằng cách tập trung tất cả các công cụ AI và quy trình làm việc của bạn vào một nơi duy nhất. Bạn có thể tìm kiếm, tạo và thực hiện hành động trên ClickUp, các ứng dụng làm việc kết nối (như Figma, GitHub, Google Drive, SharePoint) và trên web, tất cả từ một giao diện thống nhất.

Đây là một AI cho tất cả công việc của bạn.

Hãy xem video ngắn này để tìm hiểu cách nó hoạt động:

Tại sao thông tin có thể hành động lại quan trọng

Dữ liệu không có định hướng sẽ không mang lại lợi ích cho ai. Chúng ta cần những thông tin có thể áp dụng—những thông tin cho chúng ta biết việc cần làm tiếp theo, chứ không chỉ là những gì đã xảy ra trước đó.

Dưới đây là lý do tại sao những thông tin có thể hành động lại quan trọng đến vậy. 👇

Phát hiện tình trạng sử dụng quá mức và thiếu hụt

Một số thành viên trong nhóm đang quá tải, trong khi những người khác còn có sức chứa dư thừa. Nếu không có tính năng hiển thị, chúng ta sẽ hoàn toàn bỏ lỡ điều này. Những thông tin có thể hành động sẽ nhanh chóng lộ ra những sự mất cân bằng này.

Chúng ta có thể xác định ai đang quá tải và ai có thể nhận thêm công việc. Điều này giúp chúng ta phân công công việc một cách công bằng và ngăn chặn tình trạng kiệt sức trước khi nó xảy ra.

Ưu tiên công việc có tác động lớn

Không phải tất cả các công việc đều có cùng mức độ quan trọng. Một số công việc mang lại kết quả thực sự; những công việc khác chỉ khiến chúng ta bận rộn.

Những thông tin rõ ràng cho phép chúng ta đưa ra quyết định dứt khoát. Chúng chỉ ra dự án nào sẽ tăng doanh thu, tính năng nào khách hàng đang mong đợi, và sáng kiến nào trông có vẻ tốt trong cuộc họp kế hoạch nhưng sẽ không còn quan trọng sau sáu tháng nữa.

Tăng tốc quá trình ra quyết định

Khi quyết định bị trì hoãn, động lực sẽ suy giảm. Với những thông tin cần thiết ngay trong tầm tay, chúng ta có thể loại bỏ sự chậm trễ và có được thông tin cần thiết đúng lúc. Điều này giúp chúng ta hành động nhanh chóng và tự tin, giữ cho các dự án đi đúng hướng và các nhóm làm việc đồng bộ.

Thực tế, Alistair Croll và Ben Yoskvitz, tác giả của Lean Analytics, cho biết:

Nếu bạn bận rộn giải thích dữ liệu, bạn sẽ không có thời gian để hành động dựa trên nó.

Một trong năm nhân viên được ClickUp khảo sát cho biết rằng chỉ cần biết thời điểm quyết định sẽ được đưa ra (giao tiếp tốt hơn) sẽ giúp họ thực hiện công việc nhanh hơn. Tuy nhiên, trong nhịp độ hối hả của một ngày bận rộn, việc thông báo về dòng thời gian thực hiện thường bị bỏ sót.

Đó chính là lúc ClickUp Brain phát huy tác dụng. Với vai trò là trợ lý công việc được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), nó tự động thu thập cập nhật từ các công việc, chủ đề thảo luận và tài liệu — cung cấp bản tóm tắt hàng ngày, bản tóm tắt quyết định và bình luận tóm tắt, giúp bạn không còn phải mất thời gian tìm kiếm thông tin hoặc liên hệ với người khác.

Các tính năng chính của ClickUp Brain cho thông tin có thể hành động

Dưới đây là cách chúng tôi đã tích hợp ClickUp Brain vào quy trình làm việc của mình để làm việc nhanh hơn, phát hiện vấn đề sớm hơn và duy trì sự đồng bộ giữa các nhóm. 📋

Phát hiện sớm các vấn đề trong dự án trước khi chúng lan rộng

Cuộc khủng hoảng tốn kém nhất là cuộc khủng hoảng mà bạn không lường trước được. Chúng tôi sử dụng ClickUp Brain để phát hiện các dấu hiệu cảnh báo mà chúng ta thường bỏ qua.

Hãy xem một tình huống thực tế: nhóm sản phẩm của chúng tôi đã ra mắt một tính năng phụ thuộc vào ba luồng công việc liên kết với nhau. Tính năng 'Tìm các công việc bị tắc nghẽn' của ClickUp Brain đã phát hiện ra rằng công việc bàn giao thiết kế chưa được cập nhật trong 12 ngày. Cảnh báo duy nhất đó đã ngăn chặn một chuỗi trì hoãn kéo dài hai tuần ở các giai đoạn sau.

Chúng tôi đã phát hiện ra vấn đề, chuyển giao quyền sở hữu và duy trì tiến độ ra mắt. Nếu không có tính năng hiển thị đó, chúng tôi sẽ phát hiện ra vấn đề tại buổi đánh giá sprint—quá muộn để khắc phục.

💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tải trực tiếp các tệp Excel vào một trò chuyện mới trên ClickUp Brain và đặt câu hỏi về dữ liệu. Ngoài ra, bạn có thể dán liên kết bảng tính (ví dụ: từ Google Trang tính) để trích xuất thông tin. Điều này giúp phân tích bảng tính ngay lập tức mà không cần rời khỏi không gian làm việc.

Thay thế hàng giờ báo cáo trạng thái

Tóm tắt điều hành là nơi hầu hết các nhóm mất hàng giờ cho công việc thủ công. Chúng tôi hiện tạo ra chúng tự động.

Cuối mỗi sprint, chúng tôi yêu cầu ClickUp Brain tóm tắt không gian phát triển của chúng tôi, nhấn mạnh những gì đã hoàn thành, những gì vẫn đang có tiến độ và những gì bị chặn. Nó thu thập thông tin từ trạng thái công việc, bình luận và tệp đính kèm trên toàn bộ không gian và tổng hợp thành một bản cập nhật dễ đọc, chỉ mất 30 giây để xem xét thay vì 30 phút để tổng hợp.

Ngoài ra, khi sếp của chúng ta đọc bản tóm tắt, họ sẽ thấy tiến độ thực tế, chứ không phải danh sách các trạng thái.

Chúng tôi thông báo cho họ: ‘Chúng tôi đã triển khai ba tính năng, giải quyết vấn đề tích hợp thanh toán bằng cách phân công lại công việc phía sau, và hiện có một rào cản trên bản dựng iOS đang chờ quyền truy cập API bên ngoài.’ Đó là một bản cập nhật sẵn sàng cho quyết định.

Ra quyết định cân bằng khối lượng công việc

Khối lượng công việc không đều thường dẫn đến kiệt sức, tắc nghẽn và trễ hạn. Chúng tôi sử dụng ClickUp Brain để cân bằng lại trước khi điều đó xảy ra.

Trong khi chế độ xem Khối lượng công việc của ClickUp hiển thị sức chứa theo từng người, trợ lý AI này đi xa hơn. Nó phân tích mọi thứ, bao gồm khối lượng công việc, ngày đáo hạn, tín hiệu phức tạp và các mối quan hệ phụ thuộc. Vì vậy, khi ClickUp Brain phát hiện một thành viên trong nhóm đang xử lý 12 công việc khẩn cấp trong khi thành viên khác chỉ có 4, nó sẽ đề xuất các điều chỉnh phân công cụ thể.

Trong quý vừa qua, chúng tôi đã áp dụng phương pháp này cho nhóm thiết kế của mình.

ClickUp Brain đã phát hiện ra rằng một nhà thiết kế đang đảm nhận phần lớn công việc có ưu tiên cao trong khi những người khác vẫn còn sức chứa. Chúng tôi đã phân bổ lại công việc một cách chiến lược. Chúng tôi đã ngăn chặn được tình trạng quá tải cho nhân viên xuất sắc nhất của mình, và năng suất tăng lên vì công việc được hoàn thành đều đặn hơn trên toàn nhóm.

Xây dựng bảng điều khiển hiển thị những thông tin quan trọng

Chúng tôi đã nhận ra rằng các bảng điều khiển mà mọi người sử dụng chính là những công cụ giúp phân tích ngay cả dữ liệu phức tạp nhất trở nên đơn giản. Hãy tưởng tượng các bảng điều khiển không chỉ cung cấp cho bạn một danh sách các số, mà còn cung cấp những giải thích dễ hiểu về ý nghĩa thực sự của những số đó. Các bảng điều khiển được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) trong ClickUp chính xác làm được điều đó.

Các thẻ AI giúp chúng ta:

Nhóm marketing của chúng tôi cập nhật bảng điều khiển vào mỗi sáng thứ Hai. Họ xem tổng quan về tiến độ chiến dịch, những gì đang chậm tiến độ và các kênh nào bị tắc nghẽn—một cách rõ ràng và dễ hiểu.

Chúng tôi cũng đã phát triển các bảng điều khiển được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) cho các vấn đề của khách hàng, kế hoạch sprint và phân tích sản phẩm. Mỗi bảng điều khiển hiển thị chính xác những gì nhóm cần để đưa ra quyết định.

Bảng điều khiển bán hàng hiển thị các giao dịch đang tiến triển và các giao dịch bị tắc nghẽn. Bảng điều khiển kỹ thuật hiển thị các dịch vụ đang hoạt động tốt và các dịch vụ cần được chú ý. Khi CEO muốn biết tình trạng dự án, chúng tôi hướng họ đến bảng điều khiển thay vì lên lịch cuộc họp.

Kết nối thông tin với hành động thông qua tự động hóa và mục tiêu

Phát hiện vấn đề không có ý nghĩa gì nếu không ai hành động. Chúng tôi coi thông tin là điểm khởi đầu của quy trình làm việc, không phải là kết thúc.

Khi AI phát hiện một công việc quá hạn quan trọng, ClickUp Tự động hóa sẽ thông báo ngay lập tức cho quản lý dự án. Khi chúng ta ghi chép các bài học từ cuộc họp đánh giá sau dự án trong ClickUp Tài liệu, chúng ta yêu cầu ClickUp Brain trích xuất các điểm chính và liên kết chúng với Mục tiêu Cải tiến Liên tục của chúng ta.

Thông tin này trở thành một phần của kiến thức tổ chức của chúng tôi, và hành động trở nên tự động.

Truy cập nhiều mô hình AI

Suy nghĩ khác biệt đôi khi dễ dàng hơn khi bạn sử dụng các công cụ AI khác nhau để giải quyết các loại công việc khác nhau.

Khi chúng ta đang brainstorming các góc độ chiến dịch, chúng ta cần khả năng sinh ra ý tưởng nhanh chóng. Khi chúng ta đang thiết kế một quyết định sản phẩm, chúng ta cần lý luận logic sâu sắc. Khi chúng ta đang nghiên cứu một vấn đề chuyên sâu, chúng ta có thể cần một công cụ được đào tạo theo cách khác. Giả vờ rằng một mô hình có thể xử lý tất cả những điều đó một cách đồng đều là sai lầm.

Brain MAX cho phép chúng ta truy cập Claude cho các công việc suy luận sâu, ChatGPT cho việc phát triển ý tưởng sáng tạo và Gemini cho các lĩnh vực chuyên môn. Chúng ta lựa chọn dựa trên vấn đề cần giải quyết tại thời điểm đó.

Đội ngũ sản phẩm của chúng tôi sử dụng Claude khi chúng tôi đang xem xét các lựa chọn phức tạp về ưu tiên tính năng, trong khi đội ngũ tiếp thị chuyển sang ChatGPT khi họ đang khám phá hướng đi cho các chiến dịch.

💡 Điều gì hiệu quả với chúng tôi: Chúng tôi sử dụng Brain MAX + ClickUp Bảng trắng làm trung tâm điều hành sáng tạo của mình. Ví dụ, chúng tôi thu thập ý tưởng thô từ ứng dụng đồng hành trên desktop, sau đó chuyển chúng vào một Bảng trắng trong ClickUp. Tiếp theo, chúng tôi sử dụng các biểu đồ trực quan thời gian thực, liên kết chúng với các công việc và tài liệu, và để nhóm tái tạo, hoàn thiện và thực thi mà không cần rời khỏi giao diện.

Tìm kiếm trên mọi công cụ chúng tôi sử dụng

Các nhóm ngày nay sử dụng nhiều công cụ khác nhau: Figma chứa thiết kế, GitHub chứa mã, Google Drive chứa tài liệu chiến lược, SharePoint chứa tài liệu pháp lý, và ClickUp chứa mọi thứ còn lại.

Tìm kiếm những gì bạn cần có nghĩa là mở nhiều tab, chuyển đổi ngữ cảnh, nhớ lại nơi bạn đã xem lần cuối và hy vọng rằng bạn đang tìm kiếm ở đúng nơi.

Brain MAX thay đổi điều này vì nó tìm kiếm đồng thời trên tất cả các ứng dụng của bạn. Chúng ta nhập ‘Hiển thị các thiết kế Figma cho Phiên bản 2.1 và liên kết chúng với thông số kỹ thuật và phản hồi của khách hàng mà chúng ta nhận được’, và nó sẽ trả về các bản thiết kế từ Figma, trích xuất các tài liệu liên quan từ ClickUp và Drive, và hiển thị các cuộc hội thoại nơi chúng ta đã thảo luận về những gì khách hàng thực sự mong đợi từ phiên bản đó.

Tất cả thông tin đều được hiển thị tại một nơi duy nhất và mọi thứ đều được kết nối.

Nói to để tăng năng suất

Chúng ta suy nghĩ nhanh hơn so với việc gõ phím, vì vậy chúng ta ghi lại ý tưởng ngay khi chúng đang hình thành thay vì mất chúng khi cố gắng tìm bàn phím.

Tính năng "Talk to Text" trong ClickUp Brain MAX giúp chúng ta thực hiện công việc nhanh gấp 4 lần vì việc gõ phím không còn làm chậm quá trình suy nghĩ của chúng ta.

Chúng tôi chỉ cần chia sẻ ý kiến của mình, và những suy nghĩ đó sẽ được định dạng và tổ chức sẵn sàng để sử dụng trong Brain MAX.

Ngoài ra, từ điển tùy chỉnh đảm bảo rằng AI nhận diện được các tên, thuật ngữ chuyên ngành và tham chiếu mà chúng ta sử dụng. ‘Q4 push. ’ ‘Bob’s API. ‘The UX audit. ’ Hệ thống ghi lại chính xác những gì chúng ta nói thay vì diễn giải theo phát âm. Đó là sự khác biệt giữa việc ghi âm chỉ là một tính năng mới lạ và việc ghi âm trở thành cách chúng ta ghi lại suy nghĩ.

Xem cách một trong những người dùng của chúng tôi đang tận dụng tối đa ClickUp Brain MAX:

ClickUp Brain MAX đã trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc của tôi. Cách nó kết hợp nhiều mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs) trên một nền tảng giúp phản hồi nhanh hơn và đáng tin cậy hơn, và tính năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản trên toàn nền tảng là một công cụ tiết kiệm thời gian đáng kể. Tôi cũng rất đánh giá cao tính bảo mật cấp doanh nghiệp, mang lại sự an tâm khi xử lý thông tin nhạy cảm. Điều nổi bật nhất là cách nó giúp tôi loại bỏ những thông tin không cần thiết và suy nghĩ rõ ràng hơn — dù là tóm tắt cuộc họp, soạn thảo nội dung hay brainstorming ý tưởng mới. Nó giống như có một trợ lý AI tất cả trong một, thích ứng với mọi nhu cầu của tôi.

Thực hiện nghiên cứu dựa trên thực tế

Chúng ta đưa ra quyết định dựa trên thông tin hàng ngày, chẳng hạn như những gì đối thủ cạnh tranh đang làm và cách thị trường đang thay đổi. Nếu chúng ta sai lầm trong việc thu thập thông tin, mọi thứ sau đó cũng sẽ sai lầm. Nếu bạn không thể truy vết nguồn gốc của thông tin, bạn không thể biết liệu nó có chính xác hay không.

Brain MAX tìm kiếm trên web và trả về kết quả kèm theo nguồn gốc. Bạn có thể nhấp vào từng nguồn để xem chi tiết. Khi chúng ta sử dụng nghiên cứu để đưa ra quyết định, chúng ta liên kết nó với tài liệu của mình để nhóm có thể thấy cả thông tin và bằng chứng.

Bảo vệ thời gian tập trung của bạn

Chúng tôi bảo vệ thời gian tập trung giống như cách chúng tôi bảo vệ các cuộc họp. ClickUp Brain trong ClickUp Planner theo dõi lịch trình của bạn, hiểu khi nào bạn cần các khối công việc sâu và tự động dành riêng thời gian đó.

Điều quan trọng hơn, nó tự động điều chỉnh lịch trình cho các công việc có ưu tiên thấp hơn để phù hợp với các khối thời gian tập trung được bảo vệ của bạn, giúp bạn không phải liên tục xử lý các tình huống khẩn cấp.

Khi có việc khẩn cấp xảy ra và đe dọa thời gian tập trung của bạn, ClickUp Brain sẽ tự động điều chỉnh lịch trình công việc một cách thông minh thay vì chỉ đẩy chúng vào lịch trình bị lỗi. Nó hiểu các mối quan hệ phụ thuộc và hạn chót, vì vậy nó không di chuyển những công việc phải hoàn thành vào ngày mai hoặc cản trở các công việc khác.

Kết quả là có thời gian không bị gián đoạn để tập trung vào việc cần làm.

Ghi chú cuộc họp mà không cần phải ghi chú tay

Chúng ta dành hàng giờ trong các cuộc họp và thêm hàng giờ nữa để cố gắng nhớ lại những gì đã xảy ra. Hầu hết những điều đó không được ghi nhớ. Ai đó đang ghi chú trong khi mọi người khác chỉ ngồi xem, điều này có nghĩa là cuộc họp trở thành việc ghi chú thay vì cuộc hội thoại. Sau cuộc họp, ai đó phải tổng hợp lại ghi chú, trích xuất các công việc cần thực hiện, tạo công việc và phân phối thông tin.

Đó là hàng giờ công việc mà lẽ ra không nên tồn tại.

Trợ lý ghi chú AI của ClickUp hoạt động trong suốt cuộc gọi và ghi lại mọi thứ:

Tất cả những điều đó đều xuất hiện trong tài liệu của bạn, vì vậy nó được kết nối với công việc của bạn thay vì bị cô lập và lãng quên trong ứng dụng ghi chú.

Cách các nhóm của chúng tôi sử dụng ClickUp Brain

Dưới đây là cách chúng tôi sử dụng ClickUp Brain hàng ngày trong các nhóm của mình – các tác vụ chúng tôi thực hiện, các vấn đề chúng tôi giải quyết và công việc chúng tôi tránh. 😌

Nhóm quản lý dự án và vận hành

Vào đầu tuần, nhóm PMO của chúng tôi thực hiện cùng một lệnh: Tìm các công việc trong không gian Hoạt động chưa được cập nhật trong 7 ngày trở lên và có hạn chót trong vòng hai tuần.

Hệ thống này phát hiện các công việc bị đình trệ. Tháng trước, nó đã phát hiện một công việc kiểm tra pháp lý bị bỏ quên hơn một tuần. Người quản lý dự án (PM) cho rằng bộ phận pháp lý đã xử lý, trong khi nhóm pháp lý lại nghĩ họ đang chờ PM. Chúng tôi đã phát hiện sớm kịp thời để đảm bảo việc ra mắt sản phẩm diễn ra đúng tiến độ.

Những gì chúng tôi sử dụng ClickUp Brain cho:

💡 Điều gì hiệu quả với chúng tôi: Trong bộ phận Quản lý Dự án (PMO) của chúng tôi, chúng tôi sử dụng Trường AI Tùy chỉnh để tiết kiệm thời gian và duy trì tiến độ dự án. Chúng tôi tạo một Trường AI Tóm tắt để tự động tổng hợp mô tả công việc, bình luận và các công việc con thành một bản tóm tắt nhanh chóng.

Một tính năng AI khác đang theo dõi tiến độ bằng cách phân tích các công việc con và danh sách kiểm tra, giúp chúng ta luôn biết được tình trạng của một công việc mà không cần cập nhật thủ công.

Nhóm Marketing và Sáng tạo

Chúng tôi đang triển khai các chiến dịch trên nhiều kênh như nội dung blog, mạng xã hội, email, quảng cáo trả phí, sự kiện và hợp tác cùng lúc. Khi ai đó hỏi ‘Trạng thái của chiến dịch webinar hiện tại như thế nào?’ chúng tôi sẽ hỏi trực tiếp ClickUp Brain.

Cách chúng tôi sử dụng công cụ tiếp thị AI của mình:

Nhóm sáng tạo của chúng tôi cũng sử dụng ClickUp Brain để tạo hình ảnh cho bài đăng trên mạng xã hội, tiêu đề blog và hình ảnh chiến dịch. Khi cần một hình ảnh ý tưởng nhanh chóng hoặc hình ảnh chính, họ mô tả những gì cần thiết, và ClickUp Brain sẽ tạo ra ngay lập tức.

Điều này đặc biệt hữu ích cho các bản nháp ban đầu, thử nghiệm A/B các ý tưởng khác nhau hoặc khi cần sử dụng hình ảnh tạm thời trong khi chờ đợi thiết kế cuối cùng.

Nhóm sản phẩm

Các nhà quản lý sản phẩm của chúng tôi luôn phải cân bằng giữa yêu cầu của khách hàng, nợ kỹ thuật, các sáng kiến chiến lược và sức chứa của nhóm. ClickUp Brain giúp họ nhận ra các mẫu hình trong quá trình phát triển sản phẩm.

Họ dựa vào hệ thống quản lý kiến thức AI của ClickUp cho:

Khi lập kế hoạch lộ trình, họ hỏi: Hiển thị tất cả yêu cầu tính năng được gắn thẻ ‘khách hàng doanh nghiệp’ từ quý trước. ClickUp Brain thu thập dữ liệu từ các công việc phản hồi của khách hàng, ghi chú bán hàng và phiếu hỗ trợ để chỉ ra những vấn đề thường xuyên xuất hiện.

Trong quý vừa qua, điều này cho thấy nhiều khách hàng doanh nghiệp đã yêu cầu các tính năng kiểm soát SSO tốt hơn. Nhóm của chúng tôi đã ghi nhận các yêu cầu này riêng lẻ và không nhận ra rằng tất cả đều hướng đến cùng một nhu cầu cơ bản. Chúng tôi đã ưu tiên xử lý, triển khai tính năng này và ngay lập tức nhận được phản hồi từ các khách hàng đã chờ đợi chính xác điều đó.

Nhóm bán hàng và thành công của khách hàng

Nhóm bán hàng của chúng tôi sử dụng ClickUp Brain như một kỹ sư bán hàng luôn sẵn sàng. Trước khi trình diễn sản phẩm, họ cần thông tin nhanh chóng. Tương tự, nhóm CS của chúng tôi cần thông tin trước khi trả lời thắc mắc của khách hàng.

Trước mỗi cuộc gọi với khách hàng tiềm năng, nhân viên bán hàng sẽ được nhắc nhở: Tóm tắt tất cả thông tin chúng ta biết về [Tên Công ty]. ClickUp Brain thu thập thông tin từ ghi chú cuộc gọi được lưu trữ trong phần bình luận của công việc, email đồng bộ và các tương tác đã ghi lại. Họ nhận được bản tóm tắt đầy đủ trong vòng chưa đầy một phút thay vì phải lục lọi các công việc cũ và cố gắng nhớ lại chi tiết.

Các quản lý bán hàng sử dụng nó theo cách khác. Họ yêu cầu: Hiển thị các giao dịch trong 'Proposal Sent' không có hoạt động trong 10 ngày qua. Điều này cho họ biết chính xác nơi các giao dịch bị tắc nghẽn: thiếu tài liệu mua sắm, các lần theo dõi bị quên, hoặc các nhà tài trợ nội bộ đã im lặng.

Nhóm kỹ thuật

Các kỹ sư của chúng tôi thường xuyên ngắt lời nhau với những câu hỏi nhanh về cách các hệ thống hoạt động. Giờ đây, họ hỏi ClickUp Brain trước tiên.

Cách nhóm kỹ thuật của chúng tôi sử dụng nó:

Trong các sự cố, họ yêu cầu: Hiển thị các sự cố trước đây liên quan đến [tên hệ thống] và cách chúng ta đã giải quyết chúng. ClickUp Brain hiển thị các công việc sự cố trước đây, báo cáo sau sự cố và chi tiết khắc phục. Chúng ta không phải khắc phục sự cố từ đầu mỗi lần, điều này giúp quá trình phục hồi diễn ra nhanh hơn.

Trong các buổi đánh giá sprint, thay vì yêu cầu mọi người nhớ lại những gì đã xảy ra hai tuần trước, chúng tôi sử dụng ClickUp Brain để tóm tắt những gì đã được triển khai, những rào cản nào đã phát sinh và nơi tốc độ thay đổi. Chúng tôi bước vào các buổi đánh giá với dữ liệu thực tế.

💡 Điều gì hiệu quả với chúng tôi: Chúng tôi mở một công việc trong ClickUp và yêu cầu Brain tạo các công việc con. Nó cung cấp cho chúng tôi một kế hoạch chi tiết từng bước cho các sprint hoặc sự cố, giúp chúng tôi không phải làm phiền nhau để hỏi chi tiết.

Nhóm Nhân sự và Quản lý Nhân sự

Nhóm People Ops của chúng tôi sử dụng ClickUp Brain để cung cấp thông tin một cách dễ dàng mà không trở thành rào cản cho mọi câu hỏi.

ClickUp Brain hỗ trợ bằng cách:

Nhân viên mới có thể hỏi trực tiếp ClickUp Brain: Chính sách nghỉ phép là gì? hoặc Làm thế nào để nộp báo cáo chi phí? Hệ thống sẽ trích xuất thông tin từ sổ tay nhân viên trong tài liệu và hướng dẫn họ đến các biểu mẫu phù hợp. Họ nhận được câu trả lời ngay lập tức thay vì phải chờ phản hồi từ bộ phận nhân sự.

Hơn nữa, các Trợ lý Được Xây Dựng Sẵn trong ClickUp, như Trợ lý Câu Trả Lời, cung cấp thêm một lớp hỗ trợ bằng cách trả lời các câu hỏi lặp đi lặp lại trong các kênh trò chuyện ClickUp của nhóm. Khi ai đó gắn thẻ trợ lý trong một chủ đề trò chuyện và hỏi về các lợi ích, các bước onboarding hoặc kỳ vọng về vai trò, nó sẽ trả lời với thông tin chính xác được trích xuất từ sổ tay, chính sách hoặc ghi chú công việc của bạn.

Mỗi câu trả lời đều bao gồm nguồn gốc ban đầu, giúp nhân viên biết rằng họ đang nhận được phiên bản chính xác của chính sách.

Trong mùa đánh giá hiệu suất, các nhà quản lý yêu cầu: Tóm tắt công việc của [Tên Nhân Viên] trong quý này, bao gồm các dự án đã hoàn thành, đóng góp và phản hồi nhận được. ClickUp Brain tổng hợp tất cả thông tin từ các công việc của họ, bình luận về các sản phẩm đầu ra và các lời khen ngợi trong các kênh nhóm.

Đánh giá trở nên đầy đủ và công bằng hơn vì chúng dựa trên công việc thực tế, không chỉ dựa trên những gì đã xảy ra trong hai tuần qua.

Tích hợp ClickUp Brain với các tính năng của ClickUp

ClickUp Brain là trung tâm của cách chúng tôi làm việc. Nó hiện diện khắp không gian làm việc của chúng tôi, vì vậy mọi thông tin đều được tích hợp trực tiếp vào công việc chúng tôi đang thực hiện. 🔄

Tự động hóa công việc và các trợ lý AI

Sự thay đổi thực sự đối với chúng tôi đến khi ClickUp Brain chuyển từ việc chỉ hiển thị thông tin sang thực sự thực hiện các việc cần làm.

Chúng tôi bắt đầu với tự động hóa cơ bản, các quy tắc if-then đơn giản hoạt động khi các tình huống phù hợp với các danh mục cụ thể. Sau đó, chúng tôi nhận ra rằng phần lớn công việc mà chúng tôi muốn tự động hóa yêu cầu sự phán đoán thực sự về việc nên làm gì tiếp theo.

Các trợ lý AI của ClickUp theo dõi các tình huống cụ thể và thực hiện hành động mà không cần can thiệp thủ công.

Chúng tôi có một Agent nằm trong danh sách phản hồi của khách hàng. Khi ai đó điền vào biểu mẫu, Agent sẽ đọc nội dung họ đã ghi, xác định danh mục phù hợp và tạo các công việc cho đội ngũ hỗ trợ để theo dõi.

Một tác nhân khác được khởi chạy vào đầu mỗi sprint. Nó thu thập tất cả các tài liệu mà nhóm của chúng tôi đã viết về những gì chúng tôi đang xây dựng, tách ra những phần quan trọng và đăng một bản tóm tắt trong kênh của nhóm trước khi ai đó đến công việc.

Điều này từng là giờ đầu tiên của kế hoạch sprint; bây giờ bản tóm tắt đã sẵn sàng. Các Agent này hoạt động hiệu quả vì chúng hiểu bối cảnh.

Việc xây dựng một Trợ lý AI giống như một cuộc hội thoại. Chúng ta hướng dẫn Trợ lý về những gì cần tìm kiếm, thông tin nào là quan trọng và hành động cần thực hiện. Công cụ xây dựng không cần mã cho phép bất kỳ ai trong nhóm cài đặt một Trợ lý AI cho phân tích dữ liệu mà không cần kiến thức kỹ thuật.

Chuyển đổi và tóm tắt video

Chúng tôi liên tục ghi lại các đoạn video (Clips) trong ClickUp — kỹ sư giải thích kiến trúc kỹ thuật, nhà thiết kế trình bày các bản thiết kế, quản lý sản phẩm demo các tính năng, và đội ngũ hỗ trợ khách hàng chia sẻ phản hồi từ các cuộc gọi.

ClickUp Brain tự động chuyển đổi mọi Clip chúng ta tạo thành văn bản. Mọi bản ghi màn hình và bản ghi âm giọng nói đều trở thành văn bản có thể tìm kiếm. Chúng ta có thể quét bản ghi, nhảy đến các mốc thời gian cụ thể và sao chép các đoạn văn bản mà không cần xem lại toàn bộ video.

Đội ngũ kỹ thuật của chúng tôi ghi lại các đoạn video (Clips) khi trình bày mã nguồn hoặc kiến trúc hệ thống. ClickUp Brain tóm tắt các điểm chính, giúp các thành viên trong nhóm có thể đọc tóm tắt trong 30 giây và chỉ xem toàn bộ đoạn video nếu cần thông tin chi tiết hơn.

Các phương pháp tốt nhất để tối đa hóa tiềm năng của ClickUp Brain

Dưới đây là một số phương pháp tốt nhất mà nhóm của chúng tôi áp dụng để tối đa hóa tiềm năng của các công cụ AI của ClickUp:

Kết nối các điểm (+ dữ liệu) với ClickUp Brain

Chúng tôi đã phát triển ClickUp Brain để hoạt động theo cách chúng tôi làm việc. Mỗi ngày, nó giúp chúng tôi nhận ra những điều mà直觉 bỏ qua và những gì nhóm cần trước khi họ yêu cầu. Chúng tôi không lãng phí thời gian phân tích bảng tính hay theo dõi cập nhật; chúng tôi trò chuyện với ClickUp Brain, và nó trả lời với những thông tin quan trọng.

Đối với chúng tôi, AI là cách công việc vận hành. Nó phát hiện các mẫu trước khi chúng trở thành vấn đề, đưa ra những thông tin giúp cải thiện quyết định và kết nối các cuộc hội thoại với bối cảnh trong thời gian thực. Khi chúng tôi lập kế hoạch cho một lần ra mắt, đóng một sprint hoặc viết một bài blog như bài này, ClickUp Brain luôn hỗ trợ mọi quyết định để tổ chức, tinh chỉnh và nhắc nhở.

Mỗi công việc, bình luận và cuộc hội thoại đều giúp hệ thống hiểu cách chúng ta suy nghĩ và giá trị mà chúng ta coi trọng. ClickUp Brain và Brain MAX học hỏi từ công việc của chúng ta và phản hồi lại bằng sự tập trung sắc bén hơn và sự rõ ràng nhanh chóng hơn.

Nếu bạn muốn trải nghiệm công việc học hỏi cùng bạn, hãy đăng ký ClickUp ngay hôm nay! ✅

Câu hỏi thường gặp (FAQs)

ClickUp Brain là trợ lý AI toàn diện và thông minh nhất thế giới, được tích hợp sẵn trong ClickUp. Nó giúp bạn bằng cách trả lời câu hỏi, tóm tắt thông tin, tạo báo cáo và tự động hóa tác vụ dựa trên dữ liệu từ không gian làm việc của bạn. Bạn có thể tương tác với nó thông qua các lệnh ở bất kỳ đâu trong không gian làm việc chấp nhận công việc, như công việc, trò chuyện, tiêu đề địa điểm hoặc thanh công cụ, và nó cung cấp các thông tin và hành động tức thì, phù hợp với ngữ cảnh.

ClickUp Brain phân tích khối lượng công việc của nhóm và chỉ ra khi nào ai đó bị quá tải hoặc chưa được tận dụng hết khả năng. Nó có thể đề xuất phân bổ lại công việc để đảm bảo mọi người đều có khối lượng công việc hợp lý, giúp bạn duy trì sự cân bằng và năng suất cho nhóm.

Đúng vậy. ClickUp Brain có thể nhận diện xu hướng và đánh dấu các công việc hoặc dự án có nguy cơ chậm trễ bằng cách phân tích các mục quá hạn, thiếu cập nhật hoặc điểm nghẽn. Điều này giúp bạn có thể hành động trước khi các vấn đề chậm trễ trở nên nghiêm trọng hơn.

Bạn có thể thêm các thẻ được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) vào bảng điều khiển của mình, hiển thị các tóm tắt thời gian thực, cập nhật dự án và tổng quan điều hành do ClickUp Brain tạo ra. Các thẻ này được cập nhật tự động và có thể tùy chỉnh để hiển thị các thông tin bạn cần.

Có. Bạn có thể tùy chỉnh các lời nhắc, thẻ bảng điều khiển và báo cáo để tập trung vào dữ liệu và thông tin quan trọng nhất đối với từng nhóm. Điều này đảm bảo mỗi nhóm nhận được thông tin liên quan, có thể hành động và được tùy chỉnh theo nhu cầu của họ.