Bạn đang chuẩn bị cho chu kỳ lập ngân sách hàng năm. Giám đốc Tài chính (CFO) của bạn muốn có các dự báo ngân sách chính xác hơn cho năm tới, nhưng bạn chỉ có dữ liệu thực tế từ bốn năm gần đây.
Ngoài ra, có nhiều yếu tố cần xem xét trong quá trình lập ngân sách dự án. Từ việc cập nhật giá cả và biến động thị trường đến chi tiêu marketing và chi tiêu công nghệ ngày càng tăng. Trong tình huống này, phương pháp thủ công trong lập kế hoạch tài chính và dự báo sẽ không còn phù hợp.
Nếu chúng tôi nói với bạn rằng phần mềm quản lý dự án có thể giải quyết vấn đề này cho bạn?
Phần mềm quản lý dự án có thể tự động hóa dự báo ngân sách bằng cách tự động hóa thu thập dữ liệu, tính toán, phân tích và tạo báo cáo — loại bỏ số quy trình thủ công.
Hãy cùng khám phá các nền tảng này và so sánh khả năng của chúng trong việc lập kế hoạch dự án và quản lý tài chính.
Phần mềm quản lý dự án tốt nhất để tự động tạo dự báo ngân sách
| Công cụ | Phù hợp nhất cho | Tính năng chính | Giá cả* |
| ClickUp | Quản lý dự án và hợp tác được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) | Trí tuệ nhân tạo bối cảnh (ClickUp Brain và BrainGPT), Bảng điều khiển, Trợ lý AI, Quản lý dự án | Miễn phí vĩnh viễn; Có sẵn tùy chỉnh cho doanh nghiệp. |
| Forecast. ứng dụng | Dự báo và theo dõi tài chính ở cấp độ danh mục đầu tư. | Forecast AI, bảng điều khiển dòng thời gian, phần mềm nhận diện doanh thu. | Giá cả tùy chỉnh |
| Mavenlink (nay là Kantata) | Tự động hóa dịch vụ chuyên nghiệp | Dự báo và ước tính dự án, đánh giá sức khỏe dự án và danh mục đầu tư, kế toán dự án. | Giá cả tùy chỉnh |
Cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp
Đội ngũ biên tập của chúng tôi tuân thủ quy trình minh bạch, dựa trên nghiên cứu và không thiên vị nhà cung cấp, vì vậy bạn có thể tin tưởng rằng các đề xuất của chúng tôi dựa trên giá trị thực sự của sản phẩm.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp.
🧠 Thú vị: Từ 'budget' có nguồn gốc từ từ tiếng Pháp cổ 'bougette', có nghĩa là một túi nhỏ dùng để đựng tài sản của mình.
Những yếu tố nào bạn nên xem xét khi chọn phần mềm quản lý dự án để tự động tạo dự báo ngân sách?
Phần mềm quản lý ngân sách dự án mà bạn chọn nên có khả năng dự báo động và cảnh báo các vấn đề tiềm ẩn. Nó nên giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm dữ liệu để bạn có thể tập trung vào việc tạo ra giá trị.
Dưới đây là các tính năng chính cần lưu ý:
- 100% trí tuệ nhân tạo (AI) bối cảnh: Tìm kiếm phần mềm lập ngân sách dự án tích hợp Ambient AI, có khả năng phân tích dữ liệu dự án trên toàn hệ sinh thái ứng dụng kết nối của bạn và đề xuất điều chỉnh ngân sách tự động.
- Tự động xây dựng ngân sách dựa trên các thông tin dự án: Phần mềm quản lý dự án của bạn nên tạo ra ngân sách trực tiếp từ định nghĩa phạm vi dự án, vai trò tài nguyên, dòng thời gian dự án và trung tâm chi phí.
- Theo dõi ngân sách thực tế so với kế hoạch theo thời gian thực: Công cụ này cần tích hợp chức năng quản lý tài chính và hiển thị so sánh trực tiếp giữa ngân sách kế hoạch và chi tiêu thực tế (giờ làm việc, chi phí, mua sắm) để các nhóm có thể phản ứng kịp thời.
- Tích hợp với các nguồn dữ liệu đa dạng: Công cụ lập ngân sách phải tự động thu thập dữ liệu từ các hệ thống theo dõi thời gian, hệ thống quản lý chi phí, ERP, phần mềm quản lý công việc, hóa đơn và các nguồn khác để đảm bảo độ chính xác của dữ liệu.
- Dự báo dự án : Phần mềm lập ngân sách dự án nên cho phép mô phỏng các kịch bản "what-if" cho các trường hợp tăng giờ làm việc, thay đổi tỷ lệ hoặc thay đổi phạm vi dự án, và ngay lập tức phản ánh tác động đến ngân sách.
- Quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP): Nó nên hiển thị tình trạng sẵn có của nguồn lực, tác động về chi phí, và cách phân công hoặc điều chỉnh vai trò sẽ ảnh hưởng đến ngân sách và dòng thời gian.
- Trường tài chính tùy chỉnh và công thức: Người dùng nên có thể định nghĩa các trường ngân sách của riêng mình (ví dụ: tỷ lệ chi phí chung, mục tiêu lợi nhuận, dự phòng) và xây dựng công thức phản ánh mô hình chi phí cụ thể của kinh doanh.
- Nhận thức ở cấp độ danh mục đầu tư: Tìm kiếm phần mềm cung cấp chế độ xem bảng điều khiển cho nhiều dự án để bạn có thể theo dõi mức độ rủi ro ngân sách, rủi ro chi phí tổng hợp và lợi nhuận tổng thể trên toàn danh mục đầu tư. Một giao diện bảng điều khiển thân thiện với người dùng và trực quan sẽ giúp giảm thời gian học tập và tiết kiệm thời gian mà nhóm tài chính dành cho việc học cách sử dụng phần mềm, thay vì tập trung vào việc lập ngân sách thực tế.
- Khả năng mở rộng: Phần mềm lập ngân sách dự án phải có khả năng thích ứng tốt với cả các nhóm nhỏ và các doanh nghiệp lớn.
Phần mềm quản lý dự án tốt nhất để tự động tạo dự báo ngân sách
Bây giờ, chúng ta sẽ tìm hiểu về một số công cụ quản lý ngân sách dự án giúp bạn quản lý dự báo ngân sách dự án với ít nỗ lực nhất.
1. ClickUp (Phù hợp nhất cho quản lý dự án và hợp tác được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo)
Việc xử lý dữ liệu từ các bảng tính và công cụ không kết nối là một công việc mệt mỏi. Đặc biệt là trong thời điểm hiện tại, khi các biến số thay đổi nhanh hơn bao giờ hết. Bạn cần một hệ thống quản lý ngân sách dự án mạnh mẽ, có khả năng thích ứng theo thời gian thực và kết nối mọi thành phần liên quan.
Giới thiệu ClickUp. ClickUp tích hợp tất cả các ứng dụng công việc, dữ liệu và quy trình làm việc vào một Không gian Làm việc AI tích hợp. Được thiết kế cho các nhóm hiện đại, ClickUp kết nối quản lý dự án, quản lý công việc và hợp tác được hỗ trợ bởi AI trong một nguồn thông tin duy nhất.
Dù bạn đang theo dõi chi phí, dự báo chi tiêu hay đánh giá kết quả, mọi thứ đều được kết nối và hiển thị rõ ràng. Nhờ vậy, ClickUp loại bỏ hoàn toàn tình trạng phân tán công việc, cung cấp 100% bối cảnh và một nền tảng duy nhất để con người và các tác nhân làm việc cùng nhau.
Hãy xem cách phần mềm quản lý dự án ClickUp hỗ trợ bạn theo dõi ngân sách dự án.
Dự báo ngân sách được hỗ trợ bởi AI với ClickUp Brain
ClickUp Brain hoạt động như một trợ lý AI được tích hợp trực tiếp vào Không gian Làm việc ClickUp. Nó cung cấp các phản hồi theo ngữ cảnh, thực hiện các hành động và có thể tìm kiếm trong hệ sinh thái ứng dụng kết nối của bạn.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng ClickUp Brain để thực thi dự án với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo (AI):
- Thu thập và tóm tắt dữ liệu: Trợ lý AI này tóm tắt các bản cập nhật trạng thái, báo cáo và thậm chí cả bình luận về các công việc.
- Tạo công việc và quy trình làm việc: Nếu bạn cung cấp phạm vi dự án, trí tuệ nhân tạo (AI) bối cảnh sẽ tự động tạo ra các công việc và công việc con kèm theo mối quan hệ phụ thuộc và thời hạn.
- Bối cảnh dựa trên kiến thức: Vì nó lấy dữ liệu từ Không gian Làm việc thực tế của bạn, các đề xuất hoặc tóm tắt của AI được dựa trên những gì tổ chức của bạn đang thực hiện, điều này giúp các dự báo chính xác hơn (giả sử dữ liệu nguồn được cấu trúc tốt).
Cuối cùng, ClickUp Brain tối ưu hóa quy trình thu thập và phân tích các dữ liệu đầu vào, giúp bạn tạo ra các dự báo ngân sách nhanh chóng hơn.
⭐ Bonus: Nếu ClickUp Brain giúp bạn phân tích dữ liệu dự án trong Không gian Làm việc của mình, ClickUp BrainGPT là lựa chọn hoàn hảo cho những người dùng muốn tránh mở thêm tab Chrome. Đây là ứng dụng AI đa năng trên desktop, tập hợp mọi dữ liệu tài chính, tài liệu và truy vấn vào một trung tâm điều khiển được hỗ trợ bởi AI.
BrainGPT cho phép bạn:
- Tìm kiếm trên tất cả các ứng dụng kết nối của bạn, bao gồm Google Drive, Sheets, GitHub, Figma, Slack và Confluence, để ngay lập tức truy xuất bảng chi phí, SOW, ước tính, dữ liệu sprint trước đây và tài liệu của nhà cung cấp mà không cần chuyển tab.
- Sử dụng Talk-to-Text để ghi lại các giả định tài chính, ghi chú ước tính và các công việc theo dõi trong quá trình xem xét dự báo.
- Sử dụng các mô hình AI cao cấp như ChatGPT, Claude và Gemini trong BrainGPT để thực hiện phân tích sâu hơn, lập kế hoạch tình huống hoặc kiểm tra xác minh chi phí.
Với BrainGPT, dự báo ngân sách của bạn không bị giới hạn trong ClickUp. Nó lấy dữ liệu từ toàn bộ hệ sinh thái của bạn. Điều đó có nghĩa là bối cảnh phong phú hơn, ít điểm mù hơn và quyết định tài chính nhanh hơn.
Tập trung dữ liệu ngân sách và các chỉ số mục tiêu chính
Bảng điều khiển ClickUp tổng hợp tất cả dữ liệu ngân sách dự án của bạn. Theo dõi hiệu suất tài chính, theo dõi tốc độ tiêu hao ngân sách và phát hiện các khoản chi vượt ngân sách trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng.
Các bảng điều khiển được cập nhật tự động khi các nhóm hoàn thành công việc, ghi lại thời gian hoặc thay đổi trạng thái. Dự báo ngân sách của bạn được liên kết với hoạt động dự án mới nhất.
Ngoài ra, ClickUp Cards cho phép bạn thiết kế bảng điều khiển ngân sách với độ chính xác cao. Mỗi thẻ sẽ lấy dữ liệu trực tiếp từ các công việc, danh sách công việc hoặc toàn bộ Không gian Làm việc và chuyển đổi nó thành một chế độ xem có thể hành động.
Các loại thẻ hữu ích cho dự báo ngân sách:
- Thẻ tổng hợp Trường Tùy chỉnh: Tổng hợp các trường chi phí, ngân sách hoặc ước tính trên các công việc hoặc danh sách công việc.
- Thẻ theo dõi thời gian: So sánh giờ dự kiến với giờ thực tế để phát hiện sớm các trường hợp vượt quá ngân sách.
- Thẻ Khối lượng công việc: Hiển thị sức chứa của nhóm và dự báo nơi nỗ lực bổ sung sẽ làm tăng chi phí.
- Biểu đồ thẻ: Vẽ biểu đồ xu hướng chi phí, tiến độ sprint hoặc sự chênh lệch nguồn lực theo thời gian để có cái nhìn tài chính.
- Thẻ Danh sách Công việc: Nổi bật các mục có rủi ro cao, quá hạn hoặc đòi hỏi nhiều nỗ lực có thể làm tăng chi phí dự án.
🎥 Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo bảng điều khiển quản lý dự án trong vòng dưới 15 phút.
Tích hợp với các công cụ tài chính trong không gian làm việc của bạn.
Đối với các nhà quản lý dự án, nhà sáng lập startup và nhóm vận hành, ClickUp không chỉ là công cụ theo dõi công việc—nó là trung tâm kết nối kế hoạch dự án của bạn với các thông tin tài chính thời gian thực.
ClickUp tích hợp với các công cụ hàng đầu, bao gồm QuickBooks, cho phép bạn đồng bộ hóa dữ liệu chi phí, hóa đơn và nguồn thu nhập trực tiếp vào không gian làm việc của mình.
Với các tích hợp này, bạn có thể tự động nhập dữ liệu thực tế, so sánh với kế hoạch ngân sách và phát hiện sự chênh lệch trước khi chúng trở thành vấn đề.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khám phá tích hợp API của ClickUp và Zapier để kết nối với hầu hết các công cụ tài chính mà nhóm của bạn sử dụng, mở ra nhiều tính năng tự động hóa và tùy chỉnh hơn cho quy trình làm việc ngân sách của bạn.
Các trợ lý AI sẽ thực hiện các việc cần làm nặng nhọc thay cho bạn
Hãy tưởng tượng có một chuyên gia tài chính cá nhân luôn đồng hành bên bạn. Các công cụ dự báo ngân sách của ClickUp sẽ đảm nhận vai trò này.
Ví dụ, Trợ lý Dự báo Ngân sách AI của ClickUp cho phép các nhóm tự động hóa và tối ưu hóa kế hoạch tài chính ngay trong quy trình quản lý dự án của họ.
Bằng cách kết nối dữ liệu không gian làm việc của bạn, công cụ này có thể kích hoạt tính toán ngân sách, theo dõi chi tiêu theo thời gian thực và chủ động cảnh báo bạn về các rủi ro — giúp bạn luôn nắm rõ tình hình tài chính của dự án. Với các triggers tùy chỉnh và hành động tự động hóa, bạn có thể tối ưu hóa quy trình xem xét, phê duyệt và báo cáo ngân sách mà không cần nỗ lực thủ công. Dưới đây là cách thực hiện:
- Kích hoạt quy trình phê duyệt khi phát hiện vượt ngân sách, đảm bảo nhóm tài chính có thể xem xét và hành động nhanh chóng.
- Tự động kích hoạt dự báo ngân sách mới khi trạng thái dự án thay đổi thành “Đang tiến độ” hoặc khi có chi phí mới được ghi nhận.
- Gửi cảnh báo ngay lập tức cho chủ dự án nếu chi tiêu vượt quá một tỷ lệ phần trăm đã được phân bổ của ngân sách.
- Lập lịch tạo và chia sẻ các báo cáo tóm tắt ngân sách hàng tuần hoặc hàng tháng với các bên liên quan.
Và điều tuyệt vời nhất là, với ClickUp, bạn có thể cài đặt một mảng các công cụ dự báo ngân sách, như:
- Trợ lý phân tích dự đoán: Các trợ lý này có thể phân tích dữ liệu tài chính lịch sử để dự đoán xu hướng trong tương lai.
- Trợ lý báo cáo tự động hóa: Chúng có thể tối ưu hóa quá trình tạo báo cáo bằng cách lấy dữ liệu thô và chuyển đổi nó thành các thông tin trực quan dễ hiểu.
- Công cụ lập kế hoạch kịch bản: Các công cụ này có thể mô phỏng các kịch bản tài chính khác nhau, giúp bạn chuẩn bị cho bất kỳ biến động kinh tế nào.
Hỗ trợ luồng làm việc có tổ chức với các mẫu có sẵn
Sử dụng mẫu WBS của ClickUp để lập kế hoạch ngân sách dự án, giúp bạn lập kế hoạch tất cả các ước tính chi phí và đang theo dõi chi tiêu tại một nơi duy nhất. Nó cho phép bạn tổ chức dữ liệu dự án của mình.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này:
- Bảng chế độ xem Cấu trúc Phân chia Công việc (WBS) giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các dự án được phân nhóm theo Giai đoạn.
- Thêm ưu tiên cho từng công việc để các thành viên trong nhóm tập trung nỗ lực vào các hoạt động có ảnh hưởng lớn nhất đến dòng thời gian, chi phí lao động và hiệu quả ngân sách tổng thể.
- Sử dụng chế độ xem Lịch trình Dự án để hiểu rõ dòng thời gian thực hiện dự án và tránh trùng lặp lịch trình trong kế hoạch dài hạn.
Có sẵn Mẫu Ngân sách Kinh doanh của ClickUp, cho phép bạn theo dõi chi phí và doanh thu kinh doanh một cách tập trung.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ yêu thích sử dụng mẫu này:
- Theo dõi chi tiêu dự kiến so với chi tiêu thực tế tại một nơi duy nhất để phát hiện sự chênh lệch.
- Sử dụng các trường tùy chỉnh cho giá trị dự báo, giá trị thực tế và chênh lệch để tạo ra các báo cáo tài chính chính xác.
- Theo dõi chi phí định kỳ để lập ngân sách hàng tháng một cách lặp lại.
Và khi bạn đang quản lý nhiều dự án cùng lúc, điều cuối cùng bạn muốn làm là chuyển đổi giữa các công cụ hoặc bảng tính. Các mẫu theo dõi dự án đa dạng này giúp bạn so sánh tiến độ, xem xét ngân sách và phát hiện các trễ hẹn — tất cả trong một nơi.
Các tính năng nổi bật của ClickUp
- Quản lý mọi công việc dự án một cách dễ dàng: Sử dụng nhiệm vụ ClickUp để lập kế hoạch toàn bộ phạm vi dự án, gắn các trường chi phí, phân công chủ sở hữu và theo dõi tiến độ.
- Giúp các nhóm ưu tiên công việc: Thêm Ưu tiên Nhiệm vụ để làm nổi bật các hoạt động quan trọng ảnh hưởng đến dòng thời gian, sử dụng tài nguyên và kết quả ngân sách.
- Loại bỏ các vấn đề phối hợp: Sử dụng ClickUp Dependencies để xác định thứ tự công việc tự động và phát hiện các rào cản trước khi chúng gây ra sự chậm trễ.
- Quản lý mọi thứ tập trung: Tạo và lưu trữ kế hoạch ngân sách, giả định tài chính và ghi chú dự án bằng ClickUp Docs.
- Giảm thiểu các cuộc hội thoại rời rạc: Sử dụng ClickUp Chat để giữ các cuộc hội thoại liên kết với các công việc, tài liệu và giai đoạn dự án, giúp các nhóm làm rõ các thay đổi ngân sách và các bước tiếp theo mà không cần chuyển đổi ứng dụng hoặc bối cảnh.
- Tự động hóa công việc lặp đi lặp lại: Thiết lập ClickUp Automations để cập nhật trạng thái, thông báo cho các bên liên quan, điều chỉnh trường dữ liệu hoặc kích hoạt các công việc theo dõi.
Giới hạn của ClickUp
- Bộ tính năng đa dạng này có thể khiến một số người dùng gặp khó khăn trong quá trình làm quen.
Giá cả của ClickUp
Tại sao ClickUp phù hợp cho dự báo ngân sách:
ClickUp tập trung tất cả các công việc, chi phí và dữ liệu tài nguyên của bạn vào một nơi duy nhất và sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để chuyển đổi hoạt động dự án thời gian thực thành các dự báo ngân sách chính xác. Với sự kết hợp của Bảng điều khiển, BrainGPT và Trợ lý AI, bạn sẽ nhận được các dự báo tức thì và cảnh báo sớm về rủi ro chi phí.
Đánh giá và nhận xét về ClickUp
- G2: 4.7/5 (hơn 10.500 đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (hơn 4.500 đánh giá)
Người dùng thực tế đánh giá thế nào về ClickUp?
Một người đánh giá trên G2 đã chia sẻ cách ClickUp giúp họ quản lý ngân sách dự án:
Các công cụ dự báo và lập ngân sách mạnh mẽ của ClickUp đã chứng minh giá trị to lớn, đảm bảo phân bổ tài nguyên chính xác. Đây là một bước đột phá về năng suất, giúp chúng tôi tối ưu hóa hoạt động và đạt được kết quả đáng kinh ngạc.
Các công cụ dự báo và lập ngân sách mạnh mẽ của ClickUp đã chứng minh giá trị to lớn, đảm bảo phân bổ tài nguyên chính xác. Đây là một bước đột phá về năng suất, giúp chúng tôi tối ưu hóa hoạt động và đạt được kết quả đáng kinh ngạc.
📮 ClickUp Insight: 78% số người tham gia khảo sát của chúng tôi lập kế hoạch chi tiết như một phần của quy trình đặt mục tiêu. Tuy nhiên, một con số đáng ngạc nhiên là 50% không theo dõi những kế hoạch đó bằng các công cụ theo dõi ngân sách chuyên dụng. 👀
Với ClickUp, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi mục tiêu dự án thành các công việc có thể thực hiện được, giúp bạn hoàn thành chúng từng bước một. Ngoài ra, các bảng điều khiển không cần mã (no-code Dashboards) của chúng tôi cung cấp các biểu diễn trực quan rõ ràng về tiến độ của bạn, thể hiện tiến độ và mang lại cho bạn nhiều quyền kiểm soát và hiển thị hơn về công việc của mình. Bởi vì "hy vọng mọi thứ sẽ tốt đẹp" không phải là một chiến lược đáng tin cậy.
💫 Kết quả thực tế: Người dùng ClickUp cho biết họ có thể xử lý thêm khoảng 10% công việc mà không bị quá tải.
2. Ứng dụng dự báo (Phù hợp nhất cho dự báo và theo dõi ngân sách ở cấp độ danh mục đầu tư)
Forecast. ứng dụng là phần mềm quản lý tài nguyên và quản lý dự án được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), lý tưởng cho các dịch vụ và cơ quan quản lý tài chính chuyên nghiệp. Nó cung cấp khả năng hiển thị thời gian thực, kiểm soát biên lợi nhuận và hoạt động có thể mở rộng.
Sử dụng bảng điều khiển dòng thời gian quản lý tài nguyên, bạn có thể xác định các rủi ro liên quan đến tài nguyên và thực hiện các điều chỉnh linh hoạt cho kế hoạch dự án. Khám phá một dự án tiềm năng với các chỗ trống và đặt chỗ tạm thời. Bạn cũng có được cái nhìn tổng quan theo thời gian thực về sức chứa khối lượng công việc của tất cả các tài nguyên của mình với phần mềm lập ngân sách và dự báo.
Các tính toán tự động hóa và nhật ký kiểm tra giúp giảm thiểu lỗi và sự không nhất quán trong quản lý chi phí dự án. Forecast AI học hỏi từ các dự án của bạn và cung cấp các đề xuất phù hợp với ngữ cảnh. Các thông tin phân tích được hỗ trợ bởi AI cũng giúp giảm thiểu rủi ro thông qua các cảnh báo sớm.
Các tính năng nổi bật của Forecast. ứng dụng
- Sử dụng các mốc cơ sở dự án để xác định phạm vi dự án trước, cài đặt dòng thời gian thực hiện hợp lý và nhận thông báo về các sai lệch.
- Tạo báo cáo sử dụng với khả năng hiển thị rõ ràng về khối lượng công việc để theo dõi việc sử dụng tài nguyên trên toàn công ty.
- Dự đoán nhu cầu về sức chứa và nguồn lực trong tương lai dựa trên dòng thời gian dự án bằng phần mềm quản lý dự án Gantt Chart.
- Tạo và quản lý bảng giá của bạn, gán các mức giá tùy chỉnh cho các dự án khác nhau và theo dõi chi phí tổng thể của dự án.
- Theo dõi tài chính dự án trên nhiều dự án và thực hiện các điều chỉnh chủ động.
Giới hạn của ứng dụng Forecast.
- Nếu tổ chức của bạn cần các công thức tùy chỉnh (dữ liệu tài chính như mô hình biên lợi nhuận, lớp chi phí đa tiền tệ), Forecast có thể yêu cầu các giải pháp thay thế hoặc công cụ bổ sung.
Giá cả của ứng dụng Forecast.
- Giá cả tùy chỉnh
Tại sao ứng dụng Forecast phù hợp cho dự báo ngân sách:
Vì Forecast kết hợp phạm vi dự án, phân bổ tài nguyên, giờ làm việc thực tế đã ghi lại và số liệu ngân sách thành một chế độ xem duy nhất, nó hỗ trợ dự báo ngân sách nhanh hơn, chính xác hơn và giúp bạn phát hiện sớm các rủi ro về chi phí hoặc sử dụng tài nguyên.
Đánh giá và nhận xét về ứng dụng Forecast.
- G2: 4.2/5 (hơn 100 đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (80+ đánh giá)
Người dùng thực tế đánh giá thế nào về ứng dụng Forecast?
Một người đánh giá trên G2 đã chia sẻ ý kiến chân thành về ứng dụng Forecast:
Forecast là công cụ chính mà chúng tôi sử dụng để vận hành agency, được tất cả các thành viên trong nhóm thực hiện dự án sử dụng hàng ngày. Giao diện người dùng (UX) và giao diện người dùng (UI) của nó đơn giản và trực quan. Nó có các tính năng mạnh mẽ mà không làm bạn choáng ngợp. Tuy nhiên, đôi khi mối quan hệ phụ thuộc giữa các tính năng và báo cáo có thể hơi khó hiểu.
Forecast là công cụ chính mà chúng tôi sử dụng để vận hành agency, được tất cả các thành viên trong nhóm thực hiện dự án sử dụng hàng ngày. Giao diện người dùng (UX) và giao diện người dùng (UI) của nó đơn giản và trực quan. Nó có các tính năng mạnh mẽ mà không làm bạn choáng ngợp. Tuy nhiên, đôi khi mối quan hệ phụ thuộc giữa các tính năng và báo cáo có thể hơi khó hiểu.
📚 Đọc thêm: Cách quản lý nhiều dự án thành công
🎥 Xem: Cách quản lý ngân sách dự án một cách dễ dàng trong ClickUp:
3. Mavenlink (nay là Kantata) (Phù hợp nhất cho tự động hóa dịch vụ chuyên nghiệp)
Kantata (trước đây là Mavenlink) là phần mềm tự động hóa dịch vụ chuyên nghiệp (PSA). Nó tích hợp quản lý dự án, lập kế hoạch tài nguyên, theo dõi thời gian, thanh toán và báo cáo vào một nền tảng duy nhất để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Bạn có thể tự động hóa các công việc cuối tháng, quản lý thu nợ và tạo hóa đơn trực tiếp từ các mục nhập thời gian và chi phí đã được phê duyệt. Phần mềm hỗ trợ dự báo chính xác và theo dõi biên lợi nhuận cho các bên liên quan đến dự án.
Nhờ đó, các nhà quản lý dự án và trưởng bộ phận tài chính có thể nhanh chóng xác định các khoảng trống doanh thu hoặc xu hướng chi tiêu quá mức. Mọi giờ làm việc, chi phí và cột mốc được ghi lại đều liên kết trực tiếp với hiệu suất ngân sách. Điều này cho phép bạn so sánh chi phí theo kế hoạch với chi phí thực tế và hiểu rõ lợi nhuận ở mức chi tiết.
Kantata cũng đã ra mắt bộ công cụ tăng tốc được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI). Công cụ dự báo tăng tốc cung cấp cho các nhóm dự án các dự báo thông minh về doanh thu và biên lợi nhuận dựa trên mô hình giao hàng và kết quả thực tế.
Các tính năng nổi bật của Kantata
- Dự báo các vai trò, kỹ năng và nhân sự cần thiết trước khi có nhu cầu để tối ưu hóa việc phân bổ tài nguyên.
- So sánh ước tính với số liệu thực tế theo thời gian thực để hoàn thiện kế hoạch tài chính.
- Quản lý dự án và danh mục đầu tư với tầm nhìn tổng quan về danh mục, thông tin về tình trạng dự án và quy trình triển khai tiêu chuẩn.
- Theo dõi ngân sách so với thực tế, liên kết chi phí với phí dự án và điều chỉnh giữa dự án để duy trì biên lợi nhuận.
- Theo dõi tiến độ ngân sách và ước tính hoàn thành dự án theo thời gian thực với dự báo ETC (Ước tính đến khi hoàn thành) và EAC (Ước tính tại thời điểm hoàn thành).
Giới hạn của Kantata
- Việc tạo các báo cáo chuyên biệt đòi hỏi các bước bổ sung ngoài nền tảng hoặc các giải pháp sáng tạo, điều này có thể làm giảm hiệu quả.
Tại sao Kantata phù hợp cho dự báo ngân sách:
Với Kantata, bạn có thể theo dõi tài chính dự án (phí, chi phí, chi tiêu), sử dụng tài nguyên và biên lợi nhuận trên một nền tảng thống nhất. Điều này giúp việc lập mô hình ngân sách không chỉ dựa trên ước tính công việc mà còn dựa trên dữ liệu thời gian/chi phí thực tế, mục tiêu biên lợi nhuận và hiệu suất hợp đồng.
Giá cả của Kantata
- Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Kantata
- G2: 4.2/5 (1.400+ đánh giá)
- Capterra: 4.2/5 (hơn 500 đánh giá)
Người dùng thực tế đánh giá thế nào về Kantata?
Một người đánh giá trên G2 chia sẻ trải nghiệm cá nhân khi sử dụng Kantata:
Kantata là một công cụ tuyệt vời để theo dõi dự án, tài nguyên và ngân sách trong cùng một nền tảng. Tôi sử dụng nó cho mọi dự án mà tôi quản lý. Giao diện dễ sử dụng và rất hữu ích khi có thể chuyển đổi từ giai đoạn lập dự toán ngân sách sang giai đoạn triển khai dự án trong cùng một không gian làm việc. Sẽ tốt hơn nếu có nhiều tùy chọn tùy chỉnh không gian làm việc và linh hoạt hơn khi lập dự toán ngân sách.
Kantata là một công cụ tuyệt vời để theo dõi dự án, tài nguyên và ngân sách trong cùng một nền tảng. Tôi sử dụng nó cho mọi dự án mà tôi quản lý. Giao diện dễ sử dụng và rất hữu ích khi có thể chuyển đổi từ giai đoạn lập dự toán ngân sách sang giai đoạn triển khai dự án trong cùng một không gian làm việc. Sẽ tốt hơn nếu có nhiều tùy chọn tùy chỉnh không gian làm việc và linh hoạt hơn khi lập dự toán ngân sách.
Các đề cập đáng chú ý khác
Không phải nhóm nào cũng cần dự báo dự án cấp doanh nghiệp.
Dưới đây là một số công cụ quản lý dự án cũng cung cấp tính năng lập ngân sách dự án:
- Monday.com: Nổi tiếng với các bảng điều khiển trực quan và gọn gàng, Monday.com cung cấp khả năng theo dõi tài chính thông qua các trường tùy chỉnh và bảng điều khiển. Bạn có thể liên kết chi phí dự án với các công việc, thiết lập tự động hóa cho cảnh báo ngân sách và tích hợp với các công cụ hiện có như Excel hoặc QuickBooks. Với Monday Sidekick, trợ lý AI tích hợp sẵn của nền tảng, bạn có thể tự động hóa các công việc thường xuyên, phát hiện rủi ro trước thời hạn và duy trì quy trình làm việc đồng bộ với các dòng thời gian và mục tiêu quan trọng.
- Wrike : Wrike cung cấp các tính năng quản lý tài chính như theo dõi thời gian, dự báo nguồn lực và báo cáo so sánh ngân sách với thực tế. Tùy chỉnh bảng điều khiển để theo dõi chi phí và tích hợp với các công cụ kế toán. Phần mềm này cung cấp lập kế hoạch nguồn lực, gắn thẻ chéo, biểu đồ Gantt và bảng Kanban để đơn giản hóa quản lý dự án. Trí tuệ nhân tạo (AI) của Wrike có thể trả lời truy vấn, đánh giá rủi ro và ưu tiên các dự án dựa trên tình trạng ngân sách và sức chứa khối lượng công việc.
- Hive : Hive giúp quản lý ngân sách trở nên đơn giản với tính năng theo dõi chi phí dự án, theo dõi thời gian và bảng điều khiển báo cáo. Phần mềm này được sử dụng bởi các nhóm muốn có cái nhìn tổng quan về ngân sách cùng với các tính năng hợp tác nhóm. Với Buzz AI, bạn có thể tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như cuộc họp, trả lời và theo dõi.
🧠 Thú vị: Mặc dù chúng ta đã vượt xa Excel trong việc lập ngân sách dự án, nhưng tất cả bắt đầu từ năm 1985 khi Microsoft ra mắt Excel 1.0 cho Mac. Hai năm sau, phiên bản 2.0 được đưa lên máy tính cá nhân (PC), và đến khi Microsoft Office cho Windows 95 được phát hành, Excel đã trở thành công cụ lập ngân sách mặc định cho các nhóm trên toàn thế giới.
Cách tạo dự báo ngân sách cho dự án (Mẹo + Thực hành tốt nhất)
Quản lý ngân sách dự án là một công việc phức tạp, đặc biệt nếu bạn đang thực hiện lần đầu tiên. Những bước thực tiễn sau đây sẽ giúp bạn tạo ra các dự báo ngân sách chính xác một cách dễ dàng.
1. Lập kế hoạch dự án từng bước
Bắt đầu với một kế hoạch dự án toàn diện được phát triển cùng với nhóm của bạn và tất cả các bên liên quan.
Nó phải bao gồm tất cả các sản phẩm đầu ra và phạm vi dự án hoàn chỉnh. Phân chia các sản phẩm đầu ra thành các bước tiến triển từng bước để xác định nguồn lực cần thiết cho từng công việc con của sản phẩm đầu ra.
2. Danh sách các nguồn lực cần thiết
Dưới mỗi đầu việc, lập danh sách các nguồn lực cần thiết để hoàn thành nó. Đó có thể là thành viên nhóm, phần mềm và giấy phép, dịch vụ chuyên nghiệp hoặc freelancer.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Bảng trắng ClickUp để brainstorm và liệt kê tất cả các nguồn lực cần thiết ở từng bước. Hợp tác trực tiếp hoặc trực tuyến với tất cả các bên liên quan thông qua nền tảng kỹ thuật số này.
3. Gán chi phí cho từng nguồn lực
Xây dựng mô hình chi phí toàn diện bao quát tất cả chi phí dự án. Xác định các chi phí cố định sẽ không thay đổi (như giấy phép phần mềm) và các chi phí biến đổi có thể dao động theo sản lượng.
Bạn cũng cần dự đoán cách chi phí sẽ thay đổi khi quy mô mở rộng, ví dụ như các khoản đầu tư cơ sở hạ tầng mới cần thiết để hỗ trợ sự phát triển. Càng chi tiết ngân sách dự án của bạn, dự báo của bạn càng chính xác.
⚒️ Mẹo nhanh: Sử dụng các trường AI của ClickUp để tự động tính toán và cập nhật chi phí dự án dựa trên thời gian theo dõi thời gian, tỷ lệ tài nguyên hoặc tiến độ công việc. Điều này loại bỏ việc nhập chi phí thủ công và hiển thị thông tin tài chính thời gian thực khi dự án phát triển.
4. Lập tài liệu cho ngân sách của bạn
Thay vì sử dụng bảng tính tĩnh, chúng tôi khuyến nghị sử dụng công cụ quản lý dự án để ghi chép ngân sách của bạn. Bạn có thể lưu trữ tất cả thông tin này trong ClickUp Tài liệu hoặc sử dụng các mẫu có sẵn.
Tài liệu ngân sách dự án của bạn sẽ bao gồm:
- Mỗi sản phẩm đầu ra và các công việc con của nó, bao gồm cả các điểm kiểm tra nội bộ và ngày đáo hạn cuối cùng.
- Các mục chi tiết dưới mỗi công việc con liệt kê tất cả các nguồn lực cần thiết và chi phí ước tính của chúng.
- Dòng thời gian báo cáo tài chính hiển thị thời điểm mỗi chi phí sẽ phát sinh, đồng bộ với lịch trình dự án của bạn.
- Một phần dành cho chi phí thực tế và ngày chi tiêu, giúp bạn cập nhật dự báo theo tiến độ của dự án.
- Xác định rõ quyền sở hữu cho từng mục ngân sách — ai đang theo dõi hóa đơn đi lại, phê duyệt hóa đơn hoặc quản lý thanh toán cho freelancer.
Bước tiếp theo là tính tổng chi phí cho từng sản phẩm đầu ra và tính toán ngân sách dự án dự kiến của bạn.
⚠️ Cảnh báo về tình trạng phân tán công việc: Khi ngân sách, sản phẩm đầu ra và thông tin về quyền sở hữu được lưu trữ trong các công cụ khác nhau, tình trạng phân tán công việc sẽ xảy ra. Các công cụ và hệ thống không kết nối này không thể giao tiếp với nhau, dẫn đến tình trạng thông tin bị cô lập và làm giảm năng suất làm việc trên toàn tổ chức.
5. Theo dõi và điều chỉnh ngân sách của bạn
Ngân sách của bạn chỉ chính xác như dữ liệu đầu vào. Khi dự án đã bắt đầu, theo dõi chi phí, giờ làm việc của nguồn lực và tiến độ các cột mốc theo thời gian thực. Kiểm tra ngân sách so với thực tế thường xuyên để xác định nơi các ước tính đang chênh lệch. Nếu một số công việc hoặc nguồn lực tiêu tốn nhiều thời gian hoặc chi phí hơn kế hoạch, điều chỉnh phân bổ sớm.
Thiết lập các bảng điều khiển tự động hóa trong công cụ quản lý dự án của bạn để theo dõi tình hình tài chính một cách nhanh chóng. Các chỉ số như ngân sách còn lại, tốc độ tiêu hao ngân sách và xu hướng chênh lệch nên được cập nhật tự động khi nhóm của bạn ghi chép thời gian và chi phí.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Trường Tùy chỉnh để xác định sự chênh lệch giữa chi phí dự án và ngân sách.
Giữ ngân sách trong tầm kiểm soát và đúng tiến độ với ClickUp
Đối với các dịch vụ chuyên nghiệp và công ty tư vấn, Forecast. ứng dụng và Kantata là những lựa chọn phù hợp.
Nhưng nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý ngân sách dự án có bộ tính năng toàn diện mà không cần thời gian học hỏi, ClickUp là lựa chọn tốt nhất.
Là ứng dụng toàn diện cho công việc, nó tập trung tất cả các hoạt động lập kế hoạch, lập ngân sách và báo cáo vào một nơi duy nhất.
Xây dựng dự báo ngân sách động, theo dõi số liệu thực tế theo thời gian thực và hiển thị xu hướng chi phí trên các dự án — tất cả mà không cần chuyển đổi giữa các bảng tính hoặc công cụ tài chính.
Sẵn sàng bắt đầu? Đăng ký miễn phí trên ClickUp.