Hộp thư đến của bạn có trở thành một dòng chảy không ngừng của các thông báo, yêu cầu theo dõi, chủ đề tin nhắn và các tin nhắn “chỉ kiểm tra” không? Cùng tình huống.
Dữ liệu từ Microsoft cho biết:
- Hơn 85% email được đọc trong vòng dưới 15 giây
- Cho mỗi email họ gửi, người dùng thường phải đọc tới 4 email
Đó chính là thời gian có thể dành cho việc lãnh đạo nhóm, giải quyết vấn đề hoặc thúc đẩy sự đổi mới.
Khi các tổ chức phải đối mặt với lượng thông tin liên lạc ngày càng gia tăng, nhu cầu về quản lý email thông minh và hiệu quả đã trở nên cấp thiết. Đây là trợ lý email AI có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể.
Không chỉ là một công cụ lên lịch hay bộ lọc spam thông thường, các trợ lý email AI đang nhanh chóng phát triển thành những đối tác năng suất mạnh mẽ. Chúng giúp bạn suy nghĩ rõ ràng, hành động nhanh chóng và duy trì sự tập trung vào ưu tiên của mình, thay vì bị cuốn vào các chủ đề email.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách các trợ lý email AI đang thay đổi cách thức làm việc, từ việc giảm tải công việc đến biến hộp thư đến thành không gian làm việc thông minh. Chúng ta sẽ xem xét cách chúng hoạt động, các công cụ tốt nhất hiện có, các trường hợp sử dụng thực tế, các mẹo triển khai và cách đo lường ROI.
*trợ lý email AI là gì?
Một trợ lý email AI là công cụ kỹ thuật số được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo, giúp quản lý quy trình làm việc email của bạn. Nó có thể giúp bạn tự động hóa mọi thứ từ việc ưu tiên các tin nhắn, tóm tắt, soạn thảo đến trả lời email.
Hãy tưởng tượng đó là một trợ lý không mệt mỏi, cực kỳ hiệu quả, hiểu bối cảnh công việc của bạn, học hỏi sở thích của bạn và thích nghi theo thời gian.
Sự khác biệt so với các công cụ email truyền thống
Hầu hết các khách hàng email truyền thống chỉ cung cấp các tính năng tổ chức cơ bản: thư mục, bộ lọc, dấu hiệu và có thể một vài mẫu email hoặc phản hồi sẵn có. Tuy nhiên, những công cụ này yêu cầu nhập liệu thủ công và không thích ứng với cách công việc của bạn.
Ngược lại, các trợ lý email AI sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), học máy và các mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs) để làm việc cần làm như:
- Phân tích và phân loại email dựa trên mức độ khẩn cấp, giọng điệu, chủ đề hoặc mục đích
- Tóm tắt các chủ đề email dài thành các bản tóm tắt dễ hiểu
- Soạn thảo các phản hồi thông minh theo ngữ cảnh—với giọng điệu, cấu trúc và cá nhân hóa phù hợp
- trích xuất các mục và hạn chót*, sau đó tạo công việc thông qua các công cụ quản lý dự án như ClickUp
- Học hỏi từ hành vi của bạn theo thời gian để đưa ra các đề xuất thông minh hơn
Vượt xa khỏi việc tự động hóa, các trợ lý email AI nâng cao cách chuyên gia suy nghĩ và xử lý tất cả các tin nhắn đến.
tại sao email cần một bản nâng cấp AI?*
Email từng là công cụ hữu ích trong một thời gian. Tuy nhiên, vị trí của nó trong môi trường làm việc hiện đại đang chịu sự giám sát chặt chẽ khi mọi người phải đối mặt với " Work Sprawl" – tức là công việc bị phân tán qua quá nhiều công cụ không kết nối với nhau.
Điều bắt đầu như một phương tiện giao tiếp hiệu quả đã nhanh chóng trở thành một trong những nguyên nhân chính gây lãng phí thời gian của nhân viên văn phòng. Hãy cùng phân tích:
Quy mô của vấn đề
- Người lao động trung bình nhận được 117 email mỗi ngày
- Đối với những người ở cấp quản lý, số email có thể tăng lên 100-300 email mỗi ngày
- Một nghiên cứu khác cho thấy nhân viên văn phòng dành tới 25%-45% thời gian của họ để tương tác với email
Điều đó chắc chắn là không hiệu quả. Nhưng từ góc độ chi phí, nó tốn kém và gây áp lực lớn lên quy trình cũng như nguồn lực của bạn. Trong một tổ chức, hàng nghìn giờ làm việc bị lãng phí mỗi tháng do email. Tệ hơn nữa, việc quản lý email kém hiệu quả dẫn đến:
- Cơ hội bị bỏ lỡ và hạn chót
- Quyết định chậm chạp
- Sự phân mảnh trong giao tiếp và sự thiếu kết nối giữa các nhóm
Chi phí nhận thức và cảm xúc
Nghiên cứu trong Frontiers in Psychology (2024) cho thấy rằng lượng email lớn có liên quan chặt chẽ đến các tác động tiêu cực đối với sức khỏe tinh thần. Người dùng báo cáo tăng căng thẳng (sự khó chịu về mặt cảm xúc, mệt mỏi), gián đoạn công việc thường xuyên hơn và áp lực thời gian lớn hơn.
Những tác động này vẫn tồn tại ngay cả khi các yếu tố gây căng thẳng khác (như hạn chót) được tính đến, cho thấy rằng chính khối lượng email là một nguồn căng thẳng riêng biệt.
- Email vừa cấp bách vừa quan trọng góp phần đáng kể vào cảm giác quá tải, từ đó làm tăng mức độ căng thẳng
- lượng email đến *(đặc biệt là các tin nhắn yêu cầu phản hồi nhanh) và quá tải thông báo làm gián đoạn quy trình làm việc và tăng chi phí tinh thần do phải chuyển đổi liên tục giữa các công việc. Việc "chuyển đổi ngữ cảnh" hoặc gián đoạn thường xuyên này làm giảm sự tập trung và cạn kiệt sự chú ý
- Những người lao động có ít quyền kiểm soát hơn về thời gian và cách thức trả lời email cảm thấy tồi tệ hơn; việc thiếu quyền tự chủ trong việc quản lý email làm tăng gánh nặng cảm xúc
⭐ Tính năng mẫu
Mẫu Tự động hóa Email với ClickUp giúp bạn tối ưu hóa hộp thư đến bằng cách tích hợp kế hoạch, đang theo dõi và tự động hóa trực tiếp vào quy trình quản lý dự án của bạn. Với các trạng thái, trường và chế độ xem tùy chỉnh, bạn có thể tổ chức quy trình email, giao công việc và theo dõi tiến độ theo thời gian thực. Tự động hóa các tác vụ email lặp đi lặp lại, thiết lập các triggers cho giao tiếp kịp thời và sử dụng bảng điều khiển để theo dõi hiệu suất, tất cả trong một nơi.
Lợi ích của trợ lý email AI:
Hộp thư đến sẽ không biến mất.
Email vẫn là xương sống của giao tiếp kinh doanh, nhưng cách chúng ta quản lý nó có thể thay đổi. Bởi vì cuối cùng chúng ta đã có công nghệ có khả năng làm nhiều hơn là chỉ việc cần làm là phân loại và đánh dấu. AI không chỉ quản lý email; nó thay đổi cách chúng ta trải nghiệm nó.
Khả năng tự động hóa các công việc có giá trị thấp và tập trung vào các công việc có giá trị cao giúp chuyển đổi email từ một gánh nặng về sự chú ý thành một công cụ thúc đẩy năng suất và sự rõ ràng.
| Lợi ích | Những gì nó mang lại | Bằng chứng được ghi chép |
|---|---|---|
| Tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần | Tự động hóa việc soạn thảo, lọc và tóm tắt email. Nhờ đó, bạn sẽ dành ít thời gian hơn cho các công việc email không quan trọng. | Trong một nghiên cứu với 6.000 nhân viên trí thức, trí tuệ nhân tạo tạo sinh đã giảm thời gian dành cho email xuống khoảng 25%, tương đương với gần 3 giờ/tuần được tiết kiệm. |
| Không bao giờ bỏ lỡ những điều quan trọng | Đánh dấu các tin nhắn khẩn cấp hoặc có tác động lớn, tóm tắt các chủ đề dài, hiển thị các công việc và hạn chót để không bỏ sót bất kỳ điều gì. | Các nhắc nhở được hỗ trợ bởi AI của Microsoft ( Viva Daily Briefing Email) giúp nhân viên xác định, tổ chức và thực hiện các công việc được nhúng, từ đó nâng cao nhận thức về công việc và khả năng thực hiện. |
| Giảm căng thẳng và tải nhận thức | Giảm bớt các quyết định lặp đi lặp lại, giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh và giảm bớt áp lực tinh thần từ việc quản lý hộp thư đến. | Trong “Take It, Leave It, or Fix It” (2024), những người tham gia sử dụng các trợ lý AI cuộc hội thoại đã báo cáo giảm tải nhận thức, đặc biệt khi họ không phải soạn thảo mọi thứ thủ công. |
| Nâng cao độ chính xác và nhất quán | Bản nháp giúp duy trì giọng điệu, giảm lỗi chính tả hoặc thiếu sót, và đảm bảo các phản hồi bao quát tất cả các điểm cần thiết. | ResQ, một công cụ soạn thảo email dựa trên kiểm tra chất lượng (QA), đã cho thấy người dùng tạo ra các phản hồi hoàn thành hơn (ít yêu cầu bị bỏ sót hơn), cấu trúc tốt hơn và mức độ hài lòng của người dùng cao hơn. |
📖 Đọc thêm: Cách sử dụng AI để viết email (với các gợi ý)
Cách hoạt động của trợ lý email AI
Các trợ lý email AI có thể cách mạng hóa cách bạn quản lý hộp thư đến. Các trợ lý email AI tốt nhất có tính năng mạnh mẽ giữa học máy, xử lý ngôn ngữ tự nhiên và tích hợp mượt mà.
Điểm mạnh ở đây là các trợ lý email AI thực sự hiểu, tổ chức và thậm chí thực hiện các hành động thay cho bạn. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ dành ít thời gian hơn để lọc email và có một tâm trí rõ ràng, tập trung hơn. Hãy cùng xem cách các trợ lý thông minh này thực hiện công việc:
1. Phân tích hộp thư đến thông minh
Ngay khi có email mới đến, trợ lý AI của bạn sẽ bắt đầu công việc. Nó không chỉ xem người gửi hoặc tiêu đề email, mà thay vào đó:
- Nó đọc nội dung, phát hiện mức độ khẩn cấp và nhận diện các từ khóa quan trọng hoặc hạn chót
- Công cụ này phân tích các mẫu hành vi trong quá khứ của bạn và học hỏi những liên hệ và chủ đề nào là quan trọng nhất đối với bạn
- Các yêu cầu khẩn cấp và tin nhắn ưu tiên cao được đánh dấu ngay lập tức, trong khi các email ít quan trọng hơn (như bản tin hoặc quảng cáo) được tự động phân loại và lưu trữ
Điều này có nghĩa là bạn luôn thấy những gì quan trọng nhất trước tiên, mà không cần phải lục lọi trong đống thông tin không cần thiết.
2. Tóm tắt tự động hóa các cuộc hội thoại
Các chủ đề email dài có thể gây choáng ngợp, đặc biệt khi bạn tham gia cuộc hội thoại muộn hoặc cần cập nhật nhanh chóng. Trợ lý email AI sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên để quét toàn bộ chủ đề email, trích xuất các quyết định khóa và làm nổi bật các mục cần thực hiện.
Thay vì phải đọc qua hàng chục phản hồi, bạn sẽ nhận được một bản tóm tắt ngắn gọn cho biết chính xác những gì đã xảy ra và những gì cần sự chú ý của bạn. Điều này đặc biệt hữu ích cho các chuyên gia bận rộn cần cập nhật thông tin mà không lãng phí thời gian.
3. Tạo/lập công việc mượt mà và tích hợp quy trình làm việc
Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của các trợ lý email AI hiện đại là khả năng kết nối hộp thư đến của bạn với các công cụ năng suất.
Ví dụ, với ClickUp Email Project Management, trợ lý AI của bạn có thể ngay lập tức chuyển một email thành một công việc – kèm theo thời hạn, người được giao và các chi tiết liên quan.
Nếu khách hàng gửi danh sách các deliverables hoặc cập nhật dự án, AI có thể phân tích nội dung tin nhắn, tạo các công việc riêng lẻ trong ClickUp và giao cho các thành viên nhóm phù hợp. Đã đến lúc ngừng sao chép và dán hoặc chuyển đổi giữa các ứng dụng; mọi thứ diễn ra mượt mà từ hộp thư đến bảng dự án của bạn.
4. Các hành động theo ngữ cảnh và đề xuất thông minh
Trợ lý email AI có thể đề xuất câu trả lời, lên lịch cuộc họp và đặt nhắc nhở dựa trên nội dung email của bạn. Nếu ai đó yêu cầu một cuộc họp, trợ lý có thể đề xuất thời gian, thêm sự kiện vào lịch của bạn và thậm chí soạn thảo một tin nhắn xác nhận.
Theo thời gian, AI sẽ thích nghi với sở thích của bạn, giúp các đề xuất của nó trở nên chính xác và hữu ích hơn.
💟 Bonus: Brain MAX là trợ lý desktop được hỗ trợ bởi AI và là trợ lý email tối ưu – một trợ lý thực sự hiểu rõ bối cảnh công việc của bạn. Nó kết nối với email, công việc và dự án của bạn, vì vậy mọi phản hồi và đề xuất đều được tùy chỉnh theo tình hình thực tế trong quy trình làm việc của bạn. Dù bạn cần soạn thảo phản hồi nhanh, tóm tắt chủ đề email dài hay đặt lời nhắc nhắc nhở, Brain MAX luôn sẵn sàng với những đề xuất thông minh và phù hợp.
Ngoài ra, với các tính năng như chuyển giọng nói thành văn bản, tìm kiếm doanh nghiệp và tích hợp với các ứng dụng yêu thích của bạn, Brain MAX giúp bạn quản lý hộp thư đến, tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và duy trì sự tổ chức — tất cả từ một ứng dụng máy tính mạnh mẽ.
trợ lý email AI so với trợ lý con người*
Trợ lý con người giỏi trong việc đọc giữa các dòng, nắm bắt những tín hiệu tinh tế và thích ứng với các tình huống phức tạp, tinh tế. Đối với các nhà lãnh đạo cấp cao hoặc chuyên gia phải xử lý các vấn đề nhạy cảm hoặc bí mật, sự phán đoán và sự kín đáo của trợ lý con người là vô giá.
Tuy nhiên, ngay cả trợ lý con người giỏi nhất cũng có những giới hạn.
Họ chỉ có thể xử lý một số lượng email nhất định trong ngày và khả năng sẵn sàng của họ bị giới hạn bởi giờ công việc. Khi khối lượng email tăng lên, việc theo kịp nhịp độ không ngừng nghỉ trở nên ngày càng khó khăn đối với bất kỳ ai.
Các trợ lý email AI giỏi trong việc xử lý các công việc lặp đi lặp lại và có khối lượng lớn, như phân loại, ưu tiên, đánh dấu và thậm chí soạn thảo các phản hồi định kỳ, giúp con người tập trung vào công việc thực sự quan trọng.
Nơi trợ lý con người phát huy thế mạnh
✅ Sự tinh tế và đồng cảm: Nhận biết các tín hiệu tinh tế, giọng điệu và bối cảnh không nói ra mà AI có thể bỏ qua✅ Phán đoán và sự thận trọng: Xử lý các vấn đề bảo mật, đàm phán nhạy cảm và quyết định có tính chất quan trọng✅ Sự cá nhân hóa: Soạn thảo email phản ánh giọng điệu chân thực của bạn và động lực mối quan hệ✅ Sự chủ động: Quản lý lịch trình, chuẩn bị tài liệu và hỗ trợ chủ động ngoài hộp thư đến
Nơi trợ lý AI phát huy sức mạnh
💫 Quá tải email: Con người chỉ có thể xử lý một lượng nhất định; AI có thể xử lý hàng nghìn email ngay lập tức💫 Luôn hoạt động: Không giới hạn — AI công việc 24/7 để giữ hộp thư đến của bạn luôn gọn gàng💫 Tự động hóa nhanh chóng: Sắp xếp, ưu tiên, tóm tắt chủ đề email và soạn thảo phản hồi định kỳ chỉ trong vài giây💫 Học hỏi theo thời gian: Thích ứng với thói quen của bạn, đánh dấu người gửi khẩn cấp, trích xuất công việc và đồng bộ với hệ thống công nghệ của bạn
📖 Đọc thêm: Hướng dẫn toàn diện về quản lý dự án email
Các công cụ trợ lý email AI hàng đầu
Các trợ lý AI không phải đều được xây dựng giống nhau.
Một số tập trung vào tự động hóa các công việc có khối lượng lớn như phân loại và tóm tắt, trong khi những trợ lý khác tích hợp sâu vào quy trình làm việc của bạn — đồng bộ với lịch, nền tảng quản lý dự án hoặc hệ thống CRM.
Lựa chọn công cụ quản lý email phù hợp phụ thuộc vào ưu tiên của bạn là tốc độ, độ chính xác, hợp tác hay bảo mật. Chúng tôi đã giới thiệu các trợ lý email AI hàng đầu và những điểm nổi bật của từng sản phẩm, giúp bạn không chỉ hiểu rõ chức năng của chúng mà còn cách chúng phù hợp với cách công việc của bạn.
*clickUp AI (Tốt nhất cho trải nghiệm không gian làm việc thống nhất)
Chúng ta đã đề cập sơ qua về vấn đề các công cụ không kết nối và cách email thường tạo ra một "hộp đen" khác trong hệ thống. Với tư cách là nền tảng Converged AI Workspace đầu tiên trên thế giới, ClickUp hướng đến giải quyết vấn đề này bằng cách tích hợp tất cả công cụ và quy trình làm việc của bạn vào một nền tảng duy nhất.
Bắt đầu với ClickUp Email Quản lý dự án, cho phép bạn liên kết email với các công việc cụ thể trong môi trường làm việc. Nhờ đó, các phản hồi email và bối cảnh đã được đồng bộ với không gian làm việc của bạn, giải quyết vấn đề đầu tiên về các công cụ không kết nối. Bạn có thể thực hiện tất cả các tác vụ này ngay trong không gian làm việc ClickUp của mình.
Giờ đây, ClickUp Brain, trợ lý AI của ClickUp, sẽ bước vào để giúp bạn loại bỏ những công việc lặt vặt. Nó có thể:
- Tóm tắt các chủ đề email và trích xuất các điểm khóa để xem xét nhanh chóng
- Tạo bản nháp email hoặc phản hồi bằng AI, tiết kiệm thời gian cho các giao tiếp lặp đi lặp lại
- Tạo và tổng hợp tài liệu hoàn chỉnh từ email thông qua ClickUp Docs
- Đề xuất tiêu đề email và cải thiện độ rõ ràng hoặc giọng điệu của email
- Tạo, tổ chức và đang theo dõi các công việc từ email thông qua nhiệm vụ ClickUp
- Tích hợp với các công cụ email (như Gmail hoặc Outlook) để tự động hóa quá trình tạo/lập công việc từ email
- Đề xuất nhắc nhở hoặc theo dõi dựa trên nội dung email
Autopilot Answer Agents đi một bước tiếp theo bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và chuyển đổi ngữ cảnh. Chúng có thể được cấu hình để kiểm tra các yêu cầu mới về thông tin thiếu sót và thậm chí phân loại email.
Các nhân viên có thể giao công việc cho các thành viên phù hợp trong nhóm và ưu tiên công việc dựa trên mức độ khẩn cấp hoặc tác động, để không bỏ sót bất kỳ công việc quan trọng nào. Cuối cùng, họ có thể bước vào trả lời các câu hỏi thường gặp cho bạn qua ClickUp Trò Chuyện!
Tóm lại, ClickUp kết hợp email và tất cả công việc của bạn vào một nơi duy nhất, tạo ra một không gian làm việc thực sự thống nhất. Thay vì phải chuyển đổi giữa các tab hoặc mất tập trung khi chuyển từ hộp thư đến sang các công cụ khác, bạn có thể quản lý email, tác vụ, tài liệu và dự án song song.
Sự tích hợp mượt mà này giúp bạn tập trung, hợp tác dễ dàng và hoàn thành nhiều công việc hơn — mà không bao giờ cần rời khỏi ClickUp.
Superhuman (Phù hợp nhất cho các nhóm bán hàng có quy trình làm việc nặng về email)
Superhuman được thiết kế dành cho các chuyên gia muốn xử lý hộp thư đến với tốc độ chớp nhoáng. Nền tảng này sử dụng AI để tự động phân loại email của bạn, đánh dấu những email quan trọng và cho phép bạn lưu trữ hoặc hoãn lại những email ít quan trọng chỉ với một cú nhấn phím.
Giao diện của nó đơn giản và miễn phí xao nhãng, giúp bạn tập trung vào những điều quan trọng nhất. Trí tuệ nhân tạo của Superhuman học hỏi từ thói quen của bạn, vì vậy càng sử dụng nhiều, nó càng trở nên thông minh hơn trong việc dự đoán những email nào xứng đáng nhận được sự chú ý của bạn.
Ngoài tốc độ, Superhuman cung cấp các tính năng như tìm kiếm tức thì, theo dõi trạng thái đã đọc và nhắc nhở đang theo dõi. Trí tuệ nhân tạo có thể đề xuất phản hồi, phát hiện khi bạn chưa trả lời một tin nhắn quan trọng và thậm chí lên lịch gửi email sau này.
Đối với các chuyên gia bận rộn, những tính năng này giúp giảm thiểu cơ hội bị bỏ lỡ và tiết kiệm thời gian tìm kiếm trong các chủ đề email cũ. Superhuman cũng tích hợp với các công cụ lịch và năng suất phổ biến, giúp bạn dễ dàng quản lý cuộc họp và công việc trực tiếp từ hộp thư đến.
Nền tảng này sử dụng mã hóa mạnh mẽ và không bao giờ bán dữ liệu của bạn. Mặc dù đây là dịch vụ cao cấp với phí hàng tháng, nhiều người dùng cho rằng khoản đầu tư này đáng giá vì thời gian tiết kiệm được và sự an tâm khi biết rằng không có thông tin quan trọng nào bị bỏ sót.
Gmail Smart Compose (Phù hợp nhất cho người mới bắt đầu sử dụng trợ lý email AI)
Gmail Smart Compose là trợ lý viết email được hỗ trợ bởi AI của Google, được tích hợp trực tiếp vào Gmail.
Khi bạn gõ, Smart Compose đề xuất các câu hoàn thành, giúp bạn viết email nhanh hơn và ít lỗi hơn. Trí tuệ nhân tạo này dựa trên hàng tỷ điểm dữ liệu để dự đoán những gì bạn có thể nói tiếp theo, cung cấp các đề xuất phù hợp với ngữ cảnh và phong cách viết của bạn. Theo thời gian, Smart Compose sẽ thích nghi với sở thích của bạn, khiến các đề xuất của nó trở nên chính xác hơn.
Đối với những chuyên gia gửi hàng chục email mỗi ngày, Smart Compose có thể là một bước đột phá. Nó giảm bớt gánh nặng tinh thần từ việc viết lặp đi lặp lại, giúp bạn tránh lỗi chính tả và đảm bảo tin nhắn của bạn rõ ràng và súc tích.
Công cụ này cũng nhận diện các cụm từ và lời chào thông dụng, giúp bạn xử lý các email thường ngày một cách nhanh chóng mà không làm giảm chất lượng. Nếu bạn đang trả lời các yêu cầu tương tự hoặc lên lịch cuộc họp, Smart Compose có thể giúp bạn tiết kiệm vài phút cho mỗi tin nhắn.
Tính năng này miễn phí cho tất cả người dùng Gmail, tạo ra một mục nhập dễ tiếp cận cho bất kỳ ai quan tâm đến trợ lý email được hỗ trợ bởi AI. Đối với các tổ chức sử dụng Google Không gian Làm việc, quản trị viên có thể bật hoặc tắt Smart Compose, đảm bảo tuân thủ các chính sách của công ty.
Missive (Phù hợp nhất cho các nhóm sử dụng hộp thư đến chia sẻ)
Missive là một nền tảng giao tiếp hợp tác cho các nhóm. Nền tảng này kết hợp email, trò chuyện và quản lý công việc trong một giao diện duy nhất, cho phép bạn và đồng nghiệp công việc cùng nhau trên các tin nhắn theo thời gian thực. Các tính năng AI của Missive giúp bạn tổ chức hộp thư đến, ưu tiên các cuộc hội thoại quan trọng và tự động hóa các phản hồi thường xuyên.
Đối với các nhóm quản lý hộp thư đến chia sẻ, như vé hỗ trợ hoặc email bán hàng, Missive tối ưu hóa hợp tác và đảm bảo không có gì bị bỏ sót.
Một tính năng nổi bật là khả năng gán email thành công việc, phân công trả lời và thảo luận nội bộ trước khi phản hồi. Trí tuệ nhân tạo có thể đề xuất phản hồi, đánh dấu các vấn đề khẩn cấp và thậm chí phát hiện khi cuộc hội thoại cần được nâng cấp. Nền tảng này cũng tích hợp với các công cụ phổ biến như Slack, Trello và Asana, giúp bạn kết nối quy trình làm việc email với phần còn lại của hệ thống công nghệ của mình.
Missive có sẵn trên web, máy tính để bàn và thiết bị di động, giúp bạn luôn kết nối mọi lúc mọi nơi. Mặc dù có một khoảng thời gian học hỏi để làm chủ tất cả các tính năng của nó, các nhóm đầu tư thời gian thường phát hiện ra rằng Missive thay đổi cách họ xử lý email và giao tiếp nội bộ.
SaneBox (Tốt nhất khi sử dụng như một tiện ích bổ sung cho hệ thống email của bạn)
SaneBox là công cụ quản lý email được hỗ trợ bởi AI, kết nối với hộp thư đến hiện tại của bạn và tự động phân loại tin nhắn. Các thuật toán của nó phân tích thói quen sử dụng email của bạn, những người bạn trả lời, tin nhắn nào bạn mở và những tin nhắn nào bạn bỏ qua, để lọc bỏ những phiền nhiễu và hiển thị những gì quan trọng.
Các email không quan trọng sẽ được chuyển vào một thư mục riêng biệt, giúp bạn có thể xem xét chúng theo lịch trình của riêng mình.
SaneBox cung cấp bộ tính năng được thiết kế để giúp bạn lấy lại quyền kiểm soát hộp thư đến của mình, bao gồm:
- SaneReminders giúp bạn lên lịch các cuộc theo dõi
- SaneBlackHole giúp bạn hủy đăng ký khỏi các nhà gửi email không mong muốn
- SaneNoReplies để theo dõi các tin nhắn chưa nhận được phản hồi
Trí tuệ nhân tạo ngày càng thông minh hơn theo thời gian, thích ứng với những ưu tiên và sở thích thay đổi của bạn. Đối với những chuyên gia cảm thấy quá tải với email, SaneBox là một nhà cung cấp đơn giản và hiệu quả để giảm bớt thông tin không cần thiết và tập trung vào những điều quan trọng.
Bảo mật là ưu tiên hàng đầu của SaneBox. Công cụ này không bao giờ lưu trữ nội dung email của bạn, chỉ lưu trữ tiêu đề, đảm bảo thông tin nhạy cảm của bạn luôn an toàn. SaneBox là dịch vụ đăng ký, nhưng nhiều người dùng cho rằng chi phí này đáng giá nhờ thời gian tiết kiệm được mỗi tuần và giảm bớt căng thẳng liên quan đến email.
Outlook Copilot (Phù hợp nhất cho người dùng Microsoft 365)
Outlook Copilot là trợ lý AI của Microsoft dành cho Outlook, được thiết kế để giúp bạn quản lý hộp thư đến, lịch trình và công việc một cách hiệu quả hơn.
Copilot sử dụng công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên tiên tiến để tóm tắt các chủ đề email dài, đề xuất phản hồi và thậm chí soạn thảo tin nhắn mới dựa trên phong cách giao tiếp trước đây của bạn. Nó có thể xác định các mục cần thực hiện, đặt nhắc nhở và tích hợp với lịch của bạn để giúp bạn theo dõi các cuộc họp và hạn chót.
Một trong những điểm mạnh của Copilot là khả năng tích hợp sâu với hệ sinh thái Microsoft 365.
Bạn có thể chuyển email thành công việc trong Microsoft To Do, lên lịch cuộc họp trong Outlook Calendar và truy cập các tài liệu liên quan từ OneDrive — tất cả mà không cần rời khỏi hộp thư đến. Trợ lý AI cũng học hỏi từ hành vi của bạn, ưu tiên các tin nhắn từ các liên hệ khóa và hiển thị thông tin phù hợp nhất với công việc của bạn.
Microsoft sử dụng mã hóa cấp doanh nghiệp và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt, khiến Copilot phù hợp cho các tổ chức có yêu cầu bảo mật cao.
Lựa chọn công cụ phù hợp
Việc tìm kiếm trợ lý email AI phù hợp là việc kết hợp quy trình làm việc và thách thức riêng của bạn với các tính năng sẽ mang lại sự khác biệt lớn nhất cho bạn.
Với nhiều lựa chọn có sẵn, việc chia nhỏ quyết định của bạn thành một số yếu tố khóa sẽ giúp ích. Hãy bắt đầu bằng cách tự hỏi mình điều gì bạn cần nhất từ một trợ lý AI:
- Quản lý hộp thư đến: Bạn cần giúp đỡ để phân loại, ưu tiên và dọn dẹp một lượng lớn email?
- Hỗ trợ viết: Bạn đang tìm kiếm các công cụ có thể soạn thảo, tóm tắt hoặc đề xuất phản hồi để tiết kiệm thời gian?
- Tích hợp tác vụ: Liệu việc chuyển đổi email thành công việc hoặc kết nối với công cụ quản lý dự án của bạn có quan trọng đối với trợ lý của bạn không?
- Hợp tác: Bạn có công việc trong một nhóm cần chia sẻ, phân công hoặc thảo luận email cùng nhau?
Tiếp theo, đánh giá tính tương thích và bảo mật của từng công cụ:
- Tích hợp nền tảng: Đảm bảo trợ lý hoạt động mượt mà với nhà cung cấp email chính của bạn (như Gmail hoặc Outlook) và bất kỳ ứng dụng nào khác mà bạn tin dùng
- quyền riêng tư và bảo mật: *Hãy tìm kiếm mã hóa mạnh mẽ, chính sách bảo mật minh bạch và các tùy chọn cho phép bạn quyết định cách dữ liệu của mình được sử dụng
- Dễ sử dụng: Chọn công cụ có giao diện trực quan và hướng dẫn sử dụng chi tiết, giúp bạn bắt đầu tận hưởng lợi ích ngay lập tức
Cuối cùng, hãy cân nhắc thử nghiệm một số tùy chọn. Nhiều trợ lý email AI cung cấp dùng thử miễn phí hoặc demo. Sử dụng thời gian này để xem công cụ này phù hợp như thế nào với thói quen hàng ngày của bạn và liệu nó thực sự giảm bớt khối lượng công việc của bạn hay không.
📖 Đọc thêm: Các công cụ tăng năng suất email tốt nhất
Cách triển khai trợ lý email AI
Bắt đầu sử dụng trợ lý email AI không hề phức tạp. Hãy làm theo các bước sau để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và thấy kết quả nhanh chóng:
bước 1: Xác định các điểm khó khăn của bạn *
Hãy xem xét kỹ hộp thư đến của bạn. Bạn có đang bị ngập trong các tin nhắn chưa đọc? Bỏ lỡ các phản hồi quan trọng? Mất quá nhiều thời gian cho các câu trả lời lặp đi lặp lại? Ghi lại những phiền toái lớn nhất của bạn với email; những điều này sẽ hướng dẫn bạn trong việc lựa chọn và thiết lập công cụ.
*bước 2: Chọn trợ lý phù hợp
Bây giờ bạn đã biết mình cần gì, hãy chọn một trợ lý email AI phù hợp với quy trình làm việc của bạn. Đảm bảo nó tích hợp với nhà cung cấp email của bạn (như Gmail hoặc Outlook) và bất kỳ công cụ nào khác bạn sử dụng, chẳng hạn như ứng dụng quản lý dự án. Đừng ngần ngại thử một vài tùy chọn, nhiều dịch vụ cung cấp dùng thử miễn phí.
Bước 3: Kết nối và tích hợp
Cài đặt trợ lý mới của bạn bằng cách kết nối tài khoản email, lịch và các ứng dụng liên quan khác. Càng nhiều công cụ được kết nối, trợ lý AI của bạn càng trở nên mạnh mẽ hơn.
Ví dụ, đây là cách ClickUp Brain thống nhất công việc như một đối tác AI bối cảnh của bạn. 👇🏼
*bước 4: Dạy trợ lý của bạn
Dành một chút thời gian để đào tạo trợ lý của bạn. Đánh dấu các liên hệ quan trọng, đánh dấu các chủ đề khóa và xem xét các đề xuất ban đầu của nó. Càng nhiều phản hồi bạn cung cấp, trợ lý AI của bạn sẽ càng thông minh và hữu ích hơn.
bước 5: Tự động hóa và thử nghiệm*
Bắt đầu sử dụng các tính năng như tóm tắt tự động, trả lời thông minh và tạo/lập công việc. Để trợ lý của bạn xử lý công việc thường xuyên, nhưng hãy theo dõi các hành động của nó. Điều chỉnh cài đặt khi cần thiết để phù hợp với sở thích của bạn.
*bước 6: Chia sẻ và mở rộng
Nếu bạn có công việc với một nhóm, hãy hướng dẫn họ cách sử dụng trợ lý và chia sẻ những mẹo hay nhất của bạn. Khuyến khích mọi người cung cấp phản hồi để AI có thể học hỏi từ cả nhóm của bạn.
*bước 7: Đang theo dõi thành công của bạn
Đánh giá tiến độ của bạn. Bạn có tiết kiệm được thời gian không? Trả lời nhanh hơn? Cảm thấy ít căng thẳng hơn? Sử dụng kết quả này để tinh chỉnh thiết lập của bạn và tận dụng tối đa giá trị từ trợ lý AI của mình.
Các trường hợp sử dụng của trợ lý email AI
Trợ lý email AI thực sự tiện lợi. Dù bạn đang quản lý tài khoản Gmail, Microsoft Outlook, Apple Mail hay Proton Mail, công cụ AI phù hợp có thể giúp bạn giảm bớt lộn xộn trong hộp thư đến, tối ưu hóa quản lý email và mang lại giá trị kinh doanh đo lường được.
Từ việc xử lý các công việc lặp đi lặp lại đến hỗ trợ hợp tác nhóm, đây là cách các trợ lý email được hỗ trợ bởi AI có thể thay đổi cách bạn công việc:
🙌🏾 Nhận diện những yếu tố quan trọng: Thay vì lướt qua hàng chục tin nhắn ưu tiên thấp, trợ lý email AI tự động ưu tiên các email quan trọng, như việc phê duyệt hợp đồng của khách hàng hoặc yêu cầu khẩn cấp từ đối tác. Với các thư mục thông minh và tính năng tìm kiếm được hỗ trợ bởi AI, bạn có thể hành động nhanh chóng với các cơ hội tạo doanh thu và tránh các trì hoãn do tin nhắn bị ẩn
🙌🏾 Tăng tốc giao tiếp với khách hàng: Khi một yêu cầu của khách hàng hoặc yêu cầu chi tiết xuất hiện trong hộp thư đến của bạn, trợ lý email AI sẽ tóm tắt các điểm chính, soạn thảo phản hồi bằng công cụ hỗ trợ viết AI và thậm chí tạo công việc theo dõi trong hệ thống quản lý dự án hoặc tác vụ của bạn. Điều này giúp giảm thời gian phản hồi, tăng cường niềm tin và hỗ trợ đội ngũ hỗ trợ khách hàng cung cấp dịch vụ nhất quán
🙌🏾 Biến hỗn loạn thành hành động rõ ràng các mục hành động: Các chuỗi email dài thường che giấu các bước tiếp theo. Trợ lý email AI trích xuất các mục hành động, hạn chót và chi tiết cuộc họp, sau đó đồng bộ chúng với Lịch Google hoặc công cụ quản lý công việc của bạn. Kết quả: Trách nhiệm rõ ràng mà không cần nỗ lực thủ công để lục lọi toàn bộ chuỗi email
🙌🏾 Giảm thiểu công việc thủ công và lỗi của con người: Sao chép và dán thông tin từ email đến các công việc hoặc lời mời lịch làm việc tốn thời gian và có nguy cơ sai sót. Với tự động hóa dựa trên AI, các công việc này được thực hiện ngay lập tức và chính xác. Nhóm tiết kiệm thời gian đồng thời duy trì tính bảo mật và an toàn dữ liệu
🙌🏾 Giữ cho các nhóm đồng bộ và có trách nhiệm: Quản lý hộp thư đến chung trở nên mượt mà với các tính năng quản lý email hợp tác. Trợ lý AI của bạn có thể giao công việc trực tiếp từ email, chỉ định người chịu trách nhiệm và đặt nhắc nhở; giúp các đội marketing, hỗ trợ khách hàng và quản lý duy trì sự hiển thị mà không cần can thiệp quá mức
🙌🏾 Giữ hộp thư đến gọn gàng và tập trung: Quản lý hộp thư đến trở nên dễ dàng hơn khi AI lọc bỏ các bản tin, quảng cáo và tất cả email rác. Với các tính năng như thư mục thông minh và phân loại tự động hóa, bạn luôn biết được những email nào cần chú ý, giúp email chưa đọc trở nên ít đáng sợ hơn
🙌🏾 Cung cấp các phản hồi nhất quán và chuyên nghiệp: Trợ lý viết email AI giúp tạo ra các phản hồi chuyên nghiệp, phù hợp với phong cách viết riêng của bạn. Dù bạn sử dụng kế hoạch miễn phí hay kế hoạch doanh nghiệp với các tính năng nâng cao, hầu hết các công cụ AI vẫn có thể tạo ra các bản nháp giữ cho giao tiếp chuyên nghiệp
⚡️ Tính năng Chuyển đổi Giọng nói thành Văn bản trong ClickUp Brain MAX là một bước đột phá hoàn toàn trong việc soạn thảo email.
🙌🏾 Mở rộng trên nhiều nền tảng: Dù bạn sử dụng Google Workspace, Microsoft Outlook hay tài khoản cá nhân, các trợ lý AI đều là công việc trên nhiều nền tảng và tích hợp với các ứng dụng web
Với các trường hợp sử dụng này, trợ lý email AI của bạn trở thành một tài sản chiến lược, giúp bạn nắm bắt cơ hội, loại bỏ công việc lặp đi lặp lại và mang lại kết quả thúc đẩy công việc của bạn tiến lên.
Đo lường ROI của các trợ lý email AI
Việc áp dụng trợ lý email AI là một khoản đầu tư.
Và giống như bất kỳ khoản đầu tư nào, bạn muốn thấy lợi ích rõ ràng. Tác động ở đây đến từ việc lấy lại thời gian của bạn, cải thiện hiệu suất của nhóm và thúc đẩy kết quả kinh doanh tốt hơn.
| Khu vực | Trước khi có AI | Với AI | Kết quả kinh doanh |
|---|---|---|---|
| Thời gian là tài sản quý giá nhất của bạn | Các nhóm mất hàng giờ mỗi tuần để xử lý hộp thư đến. | Các chuyên gia báo cáo tiết kiệm lên đến 3 giờ mỗi tuần bằng cách tự động hóa việc phân loại và soạn thảo email. | Có thêm thời gian cho công việc với khách hàng, chiến lược và các dự án sáng tạo thúc đẩy sự phát triển. |
| Khả năng phản hồi nhanh chóng giúp bạn nổi bật | Thời gian phản hồi chậm có thể dẫn đến mất cơ hội kinh doanh và làm suy giảm niềm tin. | Trí tuệ nhân tạo (AI) đánh dấu các email khẩn cấp và soạn thảo phản hồi ngay lập tức. | Thời gian phản hồi nhanh hơn giúp tăng tỷ lệ thành công cho các dự án của bạn và củng cố mối quan hệ với khách hàng. |
| Các cơ hội không còn trôi qua | Việc bỏ lỡ các cuộc theo dõi và hạn chót có thể ảnh hưởng đến doanh thu và uy tín của bạn. | Trí tuệ nhân tạo tự động hóa các nhắc nhở và chuyển đổi email thành các công việc. | Ít trễ hẹn hơn, ít bỏ lỡ cơ hội hơn, thực hiện công việc một cách nhất quán hơn. |
| Đội ngũ hạnh phúc hơn, tập trung hơn | Quá tải hộp thư đến gây ra căng thẳng và kiệt sức. | AI giúp loại bỏ thông tin không cần thiết, nhấn mạnh các ưu tiên và giảm bớt công việc lặp đi lặp lại. | Tăng cường sự hài lòng trong công việc, giảm tỷ lệ nghỉ việc, và tạo ra các nhóm làm việc hăng hái hơn. |
| Kết quả kinh doanh có thể đo lường được | Khó đo lường tác động của email đối với hiệu suất. | AI giúp giải phóng thời gian miễn phí cho các hoạt động có giá trị cao và đang theo dõi sự cải thiện. | Tăng cường sự hài lòng trong công việc, giảm tỷ lệ nghỉ việc và tạo ra các nhóm làm việc hăng hái hơn. |
Mẹo đang theo dõi ROI:
- Cài đặt điểm xuất phát: Ghi lại thói quen sử dụng email hiện tại và các vấn đề gặp phải trước khi bắt đầu
- Sử dụng phân tích tích hợp: Nhiều trợ lý AI cung cấp bảng điều khiển để giúp bạn theo dõi việc sử dụng và tiết kiệm
- thu thập phản hồi: *Các cuộc họp định kỳ với nhóm của bạn sẽ giúp xác định những gì đang là công việc và những điểm cần cải thiện
- Điều chỉnh theo thời gian thực: Tinh chỉnh quy trình làm việc để tối đa hóa lợi ích và duy trì sự tăng trưởng của ROI
Hãy chú ý đến những kết quả này, bạn sẽ thấy chính xác cách trợ lý email AI của bạn đang thay đổi quy trình làm việc của bạn — và bạn sẽ có dữ liệu để chứng minh giá trị của nó.
Thách thức, Yếu tố cần xem xét và Các thực hành tốt nhất khi sử dụng trợ lý email AI
Mặc dù trợ lý email AI có thể thay đổi cách làm việc của bạn, việc áp dụng thành công đòi hỏi bạn phải đối mặt với những thách thức và rủi ro trong thực tế – nhiều trong số đó là những vấn đề được các tổ chức trên toàn thế giới quan tâm hàng đầu.
❗️Rào cản triển khai
Bạn không phải là người duy nhất cảm thấy do dự khi đưa AI vào hộp thư đến của mình. Theo một cuộc khảo sát gần đây của EY, 62% tổ chức chính phủ cho biết lo ngại về quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu là rào cản chính trong việc áp dụng các giải pháp AI. 51% khác chỉ ra sự thiếu hụt chiến lược chuyển đổi số rõ ràng, trong khi 45% gặp khó khăn với hạ tầng dữ liệu không đủ. Những rào cản này không chỉ giới hạn ở lĩnh vực chính phủ—chúng phổ biến trên nhiều ngành nghề.
❗️Rủi ro về bảo mật
Các công cụ AI có thể mang lại rủi ro mới, đặc biệt nếu nhân viên sử dụng các giải pháp AI không được phê duyệt (“shadow AI”). Điều này có thể dẫn đến rò rỉ dữ liệu và chia sẻ quá mức thông tin nhạy cảm. Để bảo vệ tổ chức của bạn, việc cài đặt các chính sách sử dụng AI rõ ràng, áp dụng kiểm soát truy cập dựa trên vai trò và tự động hóa quy trình lưu trữ dữ liệu là điều cần thiết.
❗️Độ chính xác và độ tin cậy
Sự tin tưởng vào AI vẫn là một công việc trong tiến độ. Báo cáo của McKinsey cho thấy 50% nhân viên lo lắng về độ chính xác của kết quả do AI tạo ra, và 43% quan ngại về bảo mật cá nhân. Xây dựng niềm tin có nghĩa là đảm bảo trợ lý AI của bạn đáng tin cậy, minh bạch và dễ kiểm tra.
❗️Quản lý thay đổi
Triển khai AI không chỉ là một dự án kỹ thuật; đó là một dự án liên quan đến con người. Các chuyên gia khuyến nghị hợp tác chặt chẽ với đối tác và nhà cung cấp để giải quyết khoảng cách kỹ năng và thách thức bảo mật, chuẩn bị cho nhóm của bạn thích nghi với công việc mới, và tích hợp quản lý rủi ro vào mọi giai đoạn triển khai AI.
Từ Inbox Zero đến Inbox Intelligence
Bạn không cần phải chấp nhận tình trạng lộn xộn trong hộp thư đến như một phần tất yếu của kinh doanh. Với trợ lý email AI phù hợp, hộp thư đến của bạn sẽ chuyển đổi từ một thách thức hàng ngày thành một trung tâm điều hành hiệu quả cho những công việc quan trọng nhất của bạn.
Thay vì mất hàng giờ để phân loại, trả lời và theo dõi email, bạn có thể tin tưởng vào ClickUp AI để lọc ra những thông tin quan trọng, tự động hóa các phản hồi thường xuyên và chuyển đổi email quan trọng thành công việc chỉ với một cú nhấp chuột. Nghiên cứu cho thấy các công cụ được hỗ trợ bởi AI đã giúp các chuyên gia tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần và hỗ trợ các nhóm đạt được mục tiêu quan trọng nhất của họ. Với ClickUp, bạn có thể tối ưu hóa toàn bộ quy trình công việc, giảm bớt căng thẳng và giành lại thời gian cho những công việc có tác động lớn.
Tương lai của năng suất không nằm ở việc theo đuổi "hộp thư đến zero"; mà là đạt được "hộp thư đến intelligence". Bằng cách lựa chọn ClickUp AI, bạn đang trang bị cho mình một đối tác giúp bạn luôn gọn gàng, phản hồi nhanh chóng và luôn đi trước xu hướng.
Câu hỏi thường gặp
Trợ lý AI của bạn phân tích danh tiếng người gửi, từ khóa, chỉ số khẩn cấp và hành vi trước đây của bạn để đánh dấu các tin nhắn ưu tiên cao. Theo thời gian, nó học được những liên hệ và chủ đề nào quan trọng nhất đối với bạn, vì vậy các email quan trọng nhất luôn được ưu tiên hiển thị.
Các trợ lý email AI hàng đầu, bao gồm ClickUp AI, sử dụng mã hóa mạnh mẽ và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt. Tuy nhiên, tổ chức của bạn nên thiết lập các chính sách sử dụng rõ ràng và kiểm tra các tính năng bảo mật của từng công cụ để đảm bảo dữ liệu nhạy cảm được bảo vệ an toàn.
AI có thể soạn thảo các phản hồi chính xác cho các email thường xuyên hoặc đơn giản, nhưng nên kiểm tra lại các phản hồi trước khi gửi — đặc biệt đối với các chủ đề nhạy cảm hoặc phức tạp. Kết quả tốt nhất đến từ việc kết hợp tốc độ của AI với sự phán đoán của bạn.
Đúng vậy. Hầu hết các trợ lý email AI hàng đầu, bao gồm ClickUp AI, đều hỗ trợ tích hợp mượt mà với Gmail, Outlook và các nền tảng email lớn khác. Điều này đảm bảo bạn có thể sử dụng các tính năng AI mà không cần thay đổi quy trình làm việc hiện tại của mình.
Các ngành có lượng email lớn – như tư vấn, pháp lý, bán hàng, công nghệ và quản lý dự án – đạt được lợi ích lớn nhất. Tuy nhiên, bất kỳ chuyên gia nào dành nhiều thời gian cho email đều có thể hưởng lợi từ sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo.
AI có thể xử lý các công việc lặp đi lặp lại, khối lượng lớn và giúp bạn duy trì sự tổ chức, nhưng nó không thể thay thế sự đồng cảm, phán đoán hoặc kỹ năng xây dựng mối quan hệ của một trợ lý con người. Cách tiếp cận tốt nhất là để AI xử lý các công việc thường xuyên, để bạn và nhóm của mình có thể tập trung vào những việc cần sự tương tác con người.
Hầu hết các trợ lý email AI yêu cầu kết nối internet để xử lý và phân tích email. Một số tính năng, như soạn thảo, có thể sử dụng offline tùy thuộc vào công cụ, nhưng chức năng đầy đủ thường phụ thuộc vào kết nối internet.