Hãy tưởng tượng: Bạn đang ngồi tại bàn làm việc, nhìn chằm chằm vào màn hình trống, cố gắng soạn một email hoàn hảo. Nhưng tìm ra từ ngữ phù hợp dường như là điều không thể.
Và thế là… 🥁
Bạn nhìn sang AI. 👀
Trí tuệ nhân tạo (AI) đang thay đổi đáng kể cách thức thực hiện các công việc kỹ thuật số. Đã có một thời, viết email hay được coi là một kỹ năng hiếm có. Nhưng ngày nay, nhờ các công cụ AI, điều đó không còn là vấn đề nữa!
Một cuộc khảo sát năm 2023 với các nhà tiếp thị email ở Mỹ, Anh và châu Âu cho thấy hơn một nửa (51%) nhà tiếp thị cho rằng tiếp thị qua email dựa trên AI hiệu quả hơn các phương pháp truyền thống. Điều này cũng bao gồm việc viết email.
Trợ lý viết email dựa trên AI có thể soạn thảo các email rõ ràng, súc tích và chuyên nghiệp để đạt được kết quả. Điều tuyệt vời nhất là bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tích hợp AI vào quy trình viết email của mình.
Hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu về cách sử dụng AI để viết email này đã bao gồm mọi thứ, từ lợi ích đến các cân nhắc về đạo đức, các công cụ, mẹo và thủ thuật để tích hợp AI vào quá trình viết email của bạn một cách suôn sẻ.
Nhưng trước đó, hãy xem một số cơ hội mà bạn có thể bỏ lỡ nếu chưa làm quen với AI.
Lợi ích của việc sử dụng AI để viết email
Xem cách AI có thể biến email của bạn thành những thông điệp hấp dẫn, không thể bỏ qua.
Tiết kiệm thời gian và nỗ lực cho các email lặp đi lặp lại
Hãy tưởng tượng bạn không bao giờ phải viết email check-in hoặc follow-up nữa. Các công cụ viết AI có thể tự động hóa các email thường ngày này bằng cách học phong cách viết của bạn và tạo bản nháp dựa trên các mẫu email được định sẵn. Tùy chỉnh các bản nháp này chỉ với vài cú nhấp chuột để tiết kiệm thời gian quý báu. Với tất cả thời gian bạn tiết kiệm được, hộp thư đến trống rỗng có thể trở thành hiện thực!
Tăng hiệu quả với giao tiếp nhất quán và được cá nhân hóa
AI có thể giúp phân tích các email và cuộc hội thoại trước đây và xác định các mẫu trong phong cách viết của bạn, bao gồm cả giọng điệu và từ vựng. Vì vậy, lần tiếp theo AI tạo ra một câu trả lời, nó có thể tạo ra văn bản nghe giống hệt như bạn. Tất cả điều này được thực hiện trong khi duy trì giọng điệu nhất quán và chuyên nghiệp trong suốt quá trình giao tiếp của bạn.
Giảm lỗi ngữ pháp
Ngay cả những người hiệu đính cẩn thận nhất cũng có thể bỏ sót lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Sử dụng AI để quét email của bạn để tìm lỗi chính tả, dấu câu hoặc cấu trúc câu. Đảm bảo email của bạn để lại ấn tượng chuyên nghiệp và hoàn hảo.
Tùy chỉnh nội dung tiếp cận để tăng tương tác
Sử dụng khả năng phân đoạn danh sách liên hệ của AI. Sau đó, yêu cầu AI cá nhân hóa email của bạn với các chi tiết cụ thể như tên người nhận, công ty hoặc các tương tác trước đó. Làm cho email của bạn trông như được thiết kế riêng cho từng người nhận.
Viết tiêu đề hấp dẫn
Dòng tiêu đề được viết tốt là yếu tố quan trọng để email của bạn được mở. AI có thể phân tích các email hiệu quả và xác định các yếu tố làm cho nội dung và dòng tiêu đề của email trở nên hiệu quả.
Hơn nữa, AI có thể sử dụng cơ sở dữ liệu khổng lồ của mình để đề xuất các dòng tiêu đề email mạnh mẽ, thu hút sự chú ý, lôi kéo người nhận mở email và cuối cùng là truyền tải thông điệp của bạn.
Xem thêm: Công cụ AI cho marketer
Cách viết email bằng AI
Giới thiệu ClickUp Brain
ClickUp Brain là một bộ tính năng được hỗ trợ bởi AI trong ClickUp. Nó cung cấp các khả năng AI dựa trên cuộc hội thoại, ngữ cảnh và vai trò có thể được truy cập từ mọi nơi trong ClickUp. Nó giúp bạn làm việc nhanh hơn và năng suất hơn.
Nó không chỉ có thể trả lời tất cả các câu hỏi của bạn về công việc trong ClickUp, mà còn có thể tự động hóa các nhiệm vụ và tạo ra tất cả các loại văn bản.
Ngoài các tính năng tạo/lập nội dung dựa trên AI khác, ClickUp Brain còn có thể hỗ trợ bạn soạn thảo email. Cách thức như sau:
Soạn thảo email mới với ClickUp Brain
- Tìm một công việc đang mở và chuyển đến phần bình luận của công việc đó
- Nhấp vào biểu tượng email
- Gõ lệnh gạch chéo "/Viết email" và nhấn Return hoặc Enter trong trường bình luận
- Hộp thoại modal ClickUp Brain sẽ xuất hiện. Nhập một điểm thảo luận tóm tắt ngắn gọn mục đích của email. ClickUp Brain sẽ phân tích điểm thảo luận này và tạo bản nháp email dựa trên thông tin bạn nhập.
Tùy chỉnh bản nháp được tạo này theo ý thích của bạn. ClickUp Brain cũng cung cấp các tùy chọn bổ sung:
- Sao chép văn bản email đã tạo.
- Nếu cần, nhấp vào Thử lại để yêu cầu ClickUp Brain tạo một phiên bản email khác dựa trên cùng một chủ đề.
Trả lời email hiện có bằng ClickUp Brain
Trong không gian làm việc ClickUp của bạn, tìm chủ đề email mà bạn muốn trả lời. Tiếp theo, nhấp vào chủ đề email để mở nó.
Trong hộp trả lời, nhập lệnh gạch chéo '/' ký tự, tiếp theo là reply và nhấn Enter. ClickUp Brain sẽ cung cấp cho bạn hai phương pháp để soạn thảo trả lời:
- Soạn thảo nội dung cuộc trò chuyện tóm tắt các điểm chính trong câu trả lời của bạn trong trường được chỉ định
- Sử dụng các mẫu gợi ý sẵn có làm điểm khởi đầu cho câu trả lời của bạn, giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong việc soạn thảo câu trả lời. Nếu bạn chọn một gợi ý được viết sẵn, bạn có thể cần điền các chi tiết cụ thể để cá nhân hóa nó cho chủ đề email.
- Khi bạn đã có chủ đề, ClickUp Brain sẽ tạo bản nháp email trả lời dựa trên thông tin bạn nhập. Giờ đây, tương tự như email được tạo cho email mới, bạn có thể: Sao chép văn bản trả lời Nhấp vào Thử lại để yêu cầu ClickUp Brain tạo phiên bản trả lời khác bằng cách sử dụng cùng chủ đề
- Sao chép văn bản trả lời
- Nhấp vào Thử lại để hướng dẫn ClickUp Brain tạo một phiên bản trả lời khác bằng cách sử dụng cùng một điểm thảo luận
- Sao chép văn bản trả lời
- Nhấp vào Thử lại để hướng dẫn ClickUp Brain tạo một phiên bản trả lời khác bằng cách sử dụng cùng một điểm thảo luận
Ghi chú: ClickUp Brain cũng hoạt động với ClickUp Docs để cải thiện quá trình tạo/lập văn bản của bạn.
Sử dụng ClickUp Brain để:
- Động não ý tưởng nội dung và sử dụng những ý tưởng hay nhất trong Tài liệu
- Tạo nội dung và biến thể tiêu đề cho thử nghiệm A/B
- Hiệu đính tài liệu của bạn để tìm lỗi ngữ pháp và chính tả
- Tóm tắt thông tin hoặc dữ liệu phức tạp trong Tài liệu và Công việc của bạn
- Tóm tắt ghi chú cuộc họp và tạo ra các điểm chính và mục hành động
- Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như tạo văn bản mẫu hoặc định dạng các phần
Chúng tôi cũng đã yêu cầu ClickUp Brain tóm tắt quá trình viết email cho bạn:
Để thực sự tăng hiệu quả tạo/lập tài liệu và tạo ra nội dung chất lượng cao trong thời gian ngắn hơn, bạn phải sử dụng các gợi ý phù hợp. Chúng tôi đã nêu bật một số đối tượng/kỳ/phiên bản gợi ý hữu ích dưới đây.
Phần thưởng: Các chiến lược quản lý email tốt nhất cho những người bận rộn 🐝
10 ví dụ gợi ý để viết email bằng AI
Hãy cùng khám phá mười ví dụ gợi ý để minh họa cách ClickUp Brain giúp bạn tiết kiệm thời gian trong các tình huống liên quan đến email:
1. Theo dõi cuộc họp
Gợi ý: Soạn thảo email theo dõi các điểm chính đã thảo luận trong cuộc họp về [chủ đề cuộc họp] được tổ chức vào [ngày]. Bao gồm các mục hành động cụ thể cho [tên] và [tên] và dòng thời gian hoàn thành.
Kết quả của ClickUp Brain (ví dụ):
Chủ đề: Theo dõi chủ đề cuộc họp – Các mục hành động và thời hạn
Kính gửi nhóm,
Hy vọng email này đến với bạn trong tình trạng tốt. Tôi viết thư này để theo dõi cuộc họp hiệu quả của chúng ta về Chủ đề cuộc họp diễn ra vào Ngày. Dưới đây là những điểm chính mà chúng ta đã thảo luận, cùng với các mục hành động cụ thể được giao cho từng cá nhân và dòng thời gian dự kiến để hoàn thành.
Các mục hành động:
- Tên 1: Bạn được giao một mục hành động cụ thể. Điều này rất quan trọng vì lý do quan trọng. Hạn chót cho công việc này được đặt vào ngày cụ thể.
- Tên 2: Mục hành động của bạn liên quan đến mục hành động cụ thể. Điều này sẽ giúp chúng tôi đạt được lợi ích hoặc kết quả. Vui lòng hoàn thành mục này trước ngày cụ thể.
Dòng thời gian hoàn thành:
- Tên 1: mục hành động cụ thể cần hoàn thành trước ngày cụ thể.
- Tên 2: mục hành động cụ thể cần hoàn thành trước ngày cụ thể.
Vui lòng đảm bảo rằng bạn ưu tiên các công việc này và tuân thủ thời hạn vì chúng rất quan trọng cho giai đoạn tiếp theo của dự án. Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào hoặc cần thêm tài nguyên, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.
Hãy duy trì đà phát triển và đảm bảo chúng ta đạt được mục tiêu. Cảm ơn sự cống hiến và nỗ lực không ngừng của các bạn.
Trân trọng,
Tên của bạn
Thông tin liên hệ của bạn
2. Tìm kiếm thông tin từ khách hàng
Gợi ý: Soạn một email yêu cầu thêm thông tin từ [tên khách hàng] về [tên dự án]. Cụ thể, hỏi về [thông tin cần thiết 1] và [thông tin cần thiết 2]. Nhấn mạnh tầm quan trọng của thông tin này đối với tiến độ dự án.
Kết quả của ClickUp Brain (ví dụ):
Chủ đề: Thông tin cần thiết để tiến độ [Tên dự án]
Kính gửi [Tên khách hàng],
Hy vọng email này đến tay bạn trong tình trạng tốt.
Tôi viết thư này để theo dõi dự án của chúng ta, [tên dự án]. Để đảm bảo chúng ta đi đúng hướng và mang lại kết quả tốt nhất có thể, tôi xin vui lòng cung cấp một số thông tin chi tiết.
Cụ thể, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến của bạn về [thông tin cần thiết 1] và [thông tin cần thiết 2]. Thông tin này sẽ rất quan trọng cho [giải thích cách thông tin sẽ được sử dụng].
Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần trợ giúp thêm trong việc cung cấp thông tin này. Chúng tôi sẵn sàng phục vụ bạn bất cứ lúc nào.
Cảm ơn bạn đã tiếp tục hợp tác.
Thân ái,
[Tên của bạn]
3. Gửi lời nhắc nhở lịch sự
Lời nhắc: Viết một lời nhắc nhở nhẹ nhàng và bản sao email cho [tên] về thời hạn sắp tới của [tên công việc] vào [ngày]. Thể hiện sự tin tưởng vào khả năng hoàn thành công việc thành công của họ.
Kết quả của ClickUp Brain (ví dụ):
Chủ đề: Nhắc nhở nhẹ nhàng: Hạn chót cho [Tên công việc]
Chào [Tên],
Đây là lời nhắc nhở thân thiện rằng thời hạn hoàn thành [tên công việc] sắp đến vào ngày [ngày]. Chúng tôi tin tưởng vào kỹ năng và khả năng của bạn để hoàn thành công việc này đúng hạn.
Nếu bạn đã đạt được tiến độ đáng kể và cần hỗ trợ thêm để hoàn thành, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi sẵn lòng hỗ trợ bằng mọi cách có thể.
Chúng tôi mong chờ những công việc xuất sắc của bạn!
Trân trọng,
[Tên của bạn]
4. Biểu đạt lòng biết ơn
Gợi ý: Soạn thảo một email cảm ơn [tên] vì [hành động tử tế hoặc sự giúp đỡ cụ thể]. Đề cập ngắn gọn đến tác động tích cực mà đóng góp của họ mang lại và bày tỏ sự cảm kích của bạn.
Kết quả của ClickUp Brain (ví dụ):
Chủ đề: Cảm ơn bạn vì [hành động cụ thể]!
Kính gửi [Tên],
Tôi viết thư này để bày tỏ lòng biết ơn chân thành của mình đối với [hành động tử tế hoặc sự giúp đỡ cụ thể của bạn]. Sự sẵn lòng của bạn trong việc [giải thích cách hành động của bạn đã giúp đỡ] thực sự được đánh giá cao.
[Đề cập đến tác động tích cực của nó đối với bạn hoặc dự án]. Thật vui khi được làm việc với những đồng nghiệp như bạn, những người luôn hỗ trợ và giúp đỡ.
Cảm ơn bạn một lần nữa.
Thân ái,
[Tên của bạn]
5. Lên lịch cuộc họp
Gợi ý: Soạn một email để lên lịch cuộc họp với [tên] để thảo luận về [chủ đề cuộc họp]. Đề xuất một vài thời gian có thể trong tuần tới và thể hiện sự linh hoạt để phù hợp với thời gian của họ.
Kết quả của ClickUp Brain (ví dụ):
Chủ đề: Yêu cầu cuộc họp: Thảo luận về [Chủ đề cuộc họp]
Chào [Tên(s)],
Tôi muốn lên lịch một cuộc họp để thảo luận chi tiết hơn về [chủ đề cuộc họp]. Đây sẽ là cơ hội quý giá để [giải thích mục đích của cuộc họp].
Tôi có thể gặp vào tuần tới vào [đề xuất một vài ngày và giờ cụ thể]. Vui lòng cho tôi biết thời gian nào phù hợp nhất với bạn hoặc nếu bạn có thời gian khác.
Rất mong được kết nối với bạn!
Trân trọng,
[Tên của bạn]
6. Giới thiệu bản thân
Gợi ý: Viết một email giới thiệu bản thân cho [tên] trong vai trò mới của bạn tại [tên công ty]. Đề cập ngắn gọn về lý lịch của bạn và bày tỏ sự quan tâm đến việc kết nối và hợp tác.
Kết quả của ClickUp (ví dụ):
Chủ đề: Giới thiệu: [Tên của bạn] – Nhân viên mới [Chức danh của bạn] tại [Tên công ty]
Kính gửi [Tên],
Tôi viết thư này để giới thiệu bản thân là [Tên của bạn], [Chức danh của bạn] mới tại [Tên công ty]. Tôi rất vui mừng được gia nhập nhóm tiếp thị và đóng góp cho [đề cập đến một lĩnh vực công việc cụ thể của công ty].
Trước đây, tôi đã làm việc tại [Công ty trước đây] với [mô tả ngắn gọn kinh nghiệm liên quan của bạn]. Tôi có nền tảng vững chắc về [đề cập đến các kỹ năng liên quan] và niềm đam mê với [đề cập đến lĩnh vực chuyên môn của bạn].
Tôi đã làm quen với công việc của bạn về [đề cập đến điều cụ thể mà bạn tìm thấy về công việc của họ] và tin rằng có thể có cơ hội hợp tác trong tương lai. Tôi sẽ rất biết ơn nếu có cơ hội kết nối với bạn trong thời gian sớm để tìm hiểu thêm về vai trò của bạn và khám phá những cơ hội hợp tác tiềm năng.
Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có thể tham gia một cuộc gọi ngắn hoặc trò chuyện ảo qua cà phê vào thời gian thuận tiện cho bạn.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian và tôi mong được kết nối với bạn!
Thân ái,
[Tên của bạn]
7. Truyền đạt tin xấu
Gợi ý: Viết một email cho [tên] để thông báo cho họ về [tin tức tiêu cực]. Thể hiện sự đồng cảm với tình huống của họ và đề nghị hỗ trợ hoặc cung cấp các nguồn lực có sẵn.
Kết quả của ClickUp Brain (ví dụ):
Chủ đề: Về [Mô tả ngắn gọn về tin xấu]
Kính gửi [Tên],
Tôi viết thư này để thông báo cho quý vị về [giải thích tin xấu một cách rõ ràng và súc tích]. Tôi hiểu rằng đây có thể là tin không vui, và tôi chân thành xin lỗi về bất kỳ sự bất tiện nào mà điều này có thể gây ra.
[Nếu có, hãy giải thích lý do đằng sau quyết định đó]. Chúng tôi đánh giá cao [đề cập đến những gì bạn đánh giá cao ở họ] và muốn đảm bảo với bạn rằng chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong thời gian này.
[Đề xuất các giải pháp cụ thể hoặc tài nguyên hữu ích]. Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần hỗ trợ thêm.
Thân ái,
[Tên của bạn]
8. Yêu cầu phản hồi
Gợi ý: Soạn thảo email gửi cho [tên] để yêu cầu phản hồi về [tên dự án] hoặc [kết quả cụ thể]. Nêu rõ những lĩnh vực cụ thể mà bạn muốn nhận phản hồi và bày tỏ sự cảm kích đối với ý kiến của họ.
Kết quả của ClickUp Brain (ví dụ):
Chủ đề: Yêu cầu phản hồi: [Tên dự án] hoặc [Kết quả cụ thể]
Kính gửi [Tên],
Tôi viết thư này để xin ý kiến quý báu của bạn về [tên dự án] hoặc [kết quả cụ thể]. Chúng tôi rất mong nhận được ý kiến và kinh nghiệm của bạn.
Cụ thể, tôi quan tâm đến phản hồi của bạn về [đề cập đến các lĩnh vực cụ thể mà bạn muốn nhận phản hồi, ví dụ: tính rõ ràng, chức năng, thiết kế]. Quan điểm của bạn sẽ rất quan trọng trong việc giúp chúng tôi [giải thích cách nội dung được tạo ra từ phản hồi sẽ được sử dụng].
Xin vui lòng thẳng thắn và cung cấp bất kỳ ý kiến đóng góp mang tính xây dựng nào của bạn. Chúng tôi đánh giá cao phản hồi trung thực của bạn và nỗ lực không ngừng cải thiện công việc của mình.
Xin chân thành cảm ơn quý vị đã dành thời gian và sự quan tâm.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
9. Cung cấp sự giúp đỡ hoặc hỗ trợ
Gợi ý: Viết một email cho [tên] đề nghị giúp đỡ [công việc hoặc thách thức cụ thể]. Ghi chú ngắn gọn về kinh nghiệm hoặc kỹ năng liên quan của bạn và bày tỏ sự sẵn sàng hợp tác.
Kết quả của ClickUp Brain (ví dụ):
Chủ đề: Cung cấp hỗ trợ với [Công việc hoặc thách thức cụ thể]
Chào [Tên],
Tôi đã đọc bài đăng/tin nhắn gần đây của bạn về [đề cập đến công việc hoặc thách thức cụ thể]. Tôi nhận thấy bạn đang gặp phải [đề cập ngắn gọn về khó khăn] và muốn giúp đỡ.
Tôi có kinh nghiệm trong [đề cập đến kinh nghiệm liên quan của bạn] và tin rằng tôi có thể hỗ trợ bạn trong [giải thích cách bạn có thể giúp đỡ]. Tôi rất vui được thảo luận thêm về vấn đề này và xem liệu có cách nào tôi có thể đóng góp cho thành công của bạn.
Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi nếu bạn quan tâm đến việc hợp tác hoặc cần bất kỳ sự trợ giúp nào.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
10. Đàm phán thời hạn
Gợi ý: Soạn một email gửi đến [tên trong nội dung email] để yêu cầu gia hạn thời hạn cho [tên công việc]. Giải thích lý do chậm trễ và đề xuất thời hạn mới thực tế. Thể hiện cam kết hoàn thành công việc với chất lượng cao.
Kết quả của ClickUp Brain (ví dụ):
Chủ đề: Yêu cầu gia hạn thời hạn: [Tên công việc]
Kính gửi [Tên],
Tôi viết thư này để xin gia hạn thời hạn cho [tên công việc], vốn dự kiến hoàn thành vào [thời hạn ban đầu]. Do [giải thích lý do chậm trễ một cách chuyên nghiệp, ngắn gọn và kịp thời], tôi dự kiến sẽ cần thêm thời gian để đảm bảo hoàn thành công việc với chất lượng cao
Tôi đề xuất thời hạn mới là [thời hạn mới thực tế]. Khoảng thời gian này sẽ cho phép tôi [giải thích cách sử dụng thời gian thêm để đạt được chất lượng cao]. Tôi hiểu tầm quan trọng của việc tuân thủ thời hạn và xin lỗi vì sự bất tiện gây ra do sự chậm trễ này.
Tôi cam kết sẽ hoàn thành công việc này một cách xuất sắc. Vui lòng cho tôi biết nếu thời hạn mới đề xuất phù hợp với bạn. Tôi sẵn lòng thảo luận thêm hoặc trả lời bất kỳ câu hỏi nào của bạn.
Cảm ơn sự thông cảm và linh hoạt của bạn.
Thân ái,
[Tên của bạn]
Liên quan: Các công cụ năng suất email đã được thử nghiệm và kiểm chứng
Bắt đầu sử dụng ClickUp Brain miễn phí ngay hôm nay
ClickUp Brain giúp bạn ghi chú, phân tích dữ liệu, soạn thảo email hấp dẫn và tiết kiệm thời gian quý báu. Hãy nhớ đảm bảo rằng Email ClickApp đã được bật trong không gian làm việc của bạn nếu bạn muốn sử dụng các tính năng liên quan đến email trong ClickUp.
Sử dụng ClickUp Brain để giải phóng bản thân khỏi tình trạng khô cạn ý tưởng hoặc các công việc viết email lặp đi lặp lại, đồng thời cá nhân hóa nội dung được tạo ra bằng giọng điệu và quan điểm độc đáo của bạn. Sức mạnh thực sự nằm ở sự kết hợp giữa sức sáng tạo của con người và hiệu quả của AI.
Ngoài ClickUp Brain, ClickUp còn cung cấp các tính năng quản lý nhiệm vụ, cộng tác và theo dõi thời gian mạnh mẽ, giúp các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả hơn.
Đăng ký miễn phí.