Bạn có nhớ khoảnh khắc trong mỗi phiên kế hoạch sprint khi nhóm cùng than thở về danh sách công việc lộn xộn? Dường như lỗi đó từ ba sprint trước vẫn còn ẩn náu ở đáy danh sách như một "bóng ma" việc cần làm chưa hoàn thành.
Việc quản lý danh sách công việc sprint không nên cảm thấy như đang cố gắng kiểm soát một đám mèo trong cơn bão. Nhưng khi bạn phải xử lý hàng chục công việc và cố gắng giữ cho các nhà phát triển, nhà thiết kế và các bên liên quan trên cùng một trang, hỗn loạn có thể ập đến rất nhanh (dù bạn đã sử dụng các phương pháp agile tốt nhất)!
Đây là lúc việc sử dụng phần mềm quản lý dự án để tự động hóa quá trình quản lý backlog sprint trở nên quan trọng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các công cụ quản lý backlog tốt nhất dành cho các nhóm phát triển sản phẩm hiện đại.
Chúng ta cũng sẽ tìm hiểu cách tự động hóa giúp các nhóm agile duy trì các sprint hiệu quả, quản lý backlog một cách hiệu quả và giữ cho các mục tiêu sprint luôn trong tầm tay.
👀Thông tin thú vị: Vào năm 1993, nhóm Scrum đầu tiên được thành lập tại Easel Corporation, và họ đã đạt được năng suất đáng kinh ngạc bằng cách kết hợp các thực hành kỹ thuật XP sớm với các thói quen Scrum.
Top 3 Phần mềm Quản lý Dự án để Tự động hóa Quá trình Lọc Danh sách Công việc sprint - Tổng quan
Dưới đây là so sánh nhanh các công cụ tự động hóa quản lý dự án hàng đầu cho việc quản lý backlog sprint, giúp bạn lựa chọn công cụ phù hợp dựa trên các tính năng chính, tính năng bổ sung, giá cả và đánh giá của người dùng.
| Công cụ | Phù hợp nhất cho | Tính năng chính | Giá cả* | Đánh giá |
| ClickUp | Phần mềm quản lý dự án Agile tất cả trong một với tính năng quản lý backlog được hỗ trợ bởi AIKích thước nhóm: Tất cả các quy mô, từ freelancer và đội ngũ nhỏ đến các doanh nghiệp lớn. | ClickUp Brain cho việc ưu tiên hóa có sự hỗ trợ của AI, ClickUp Automations cho các mẫu sprint, các đại lý được hỗ trợ bởi AI để chia sẻ báo cáo hàng ngày/hàng tuần, ClickUp Custom Status cho luồng backlog, ClickUp Integrations với GitHub/GitLab/Jira, Mẫu Backlogs & Sprints. | Kế hoạch miễn phí có sẵn; Gói giá tùy chỉnh có sẵn cho doanh nghiệp. | G2: 4.7/5 (hơn 9.000 đánh giá) Capterra: 4.6/5 (hơn 4.000 đánh giá) |
| Jira | Quản lý backlog agile và đang theo dõi sprintKích thước nhóm: Đội ngũ công nghệ từ quy mô trung bình đến doanh nghiệp | Tạo và tổ chức các câu chuyện người dùng, bảng Scrum và Kanban, biểu đồ burndown và velocity, quy tắc tự động hóa tích hợp sẵn, bảng điều khiển phân bổ tài nguyên, tích hợp với Confluence, GitHub, Slack và Teams. | Miễn phí; Bắt đầu từ $7,53/tháng cho mỗi người dùng. | G2: 4.3/5 (6.600+ đánh giá) Capterra: 4.4/5 (15.200+ đánh giá) |
| Trello | Bảng sprint trực quan và việc sắp xếp backlog đơn giảnKích thước nhóm: Nhóm nhỏ đến trung bình, freelancer hoặc nhóm không chuyên về kỹ thuật | Kéo và thả bảng Scrum/Kanban, nhãn và danh sách kiểm tra. Tự động hóa Butler, bảng điều khiển và chế độ xem dòng thời gian, Power-Ups cho Slack, Google Drive, Jira, ước tính điểm câu chuyện với Planning Poker. | Miễn phí; Bắt đầu từ $5/tháng cho mỗi người dùng | G2: 4.4/5 (13.700+ đánh giá) Capterra: 4.5/5 (23.600+ đánh giá) |
Cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp
Đội ngũ biên tập của chúng tôi tuân thủ quy trình minh bạch, dựa trên nghiên cứu và không thiên vị nhà cung cấp, vì vậy bạn có thể tin tưởng rằng các đề xuất của chúng tôi dựa trên giá trị thực sự của sản phẩm.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp.
Sprint Backlog Grooming là gì?
Quản lý danh sách công việc sprint, còn được gọi là tinh chỉnh danh sách công việc, là quá trình xem xét các mục trong danh sách công việc sản phẩm, loại bỏ những mục không còn cần thiết và đảm bảo các mục quan trọng nhất sẵn sàng cho sprint tiếp theo.
Khi việc chuẩn bị danh sách công việc được hoàn thành tốt, nó giúp mọi người tránh được áp lực từ việc đối mặt với một danh sách lộn xộn và không bao giờ kết thúc.
Thay vào đó, nhóm có thể bước vào buổi kế hoạch sprint với sự rõ ràng, biết được những câu chuyện người dùng nào đã sẵn sàng, những câu chuyện nào cần thêm chi tiết và những câu chuyện nào có thể để lại cho sau này.
Các công cụ quản lý backlog sản phẩm cũng tạo không gian để các ý tưởng mới hoặc nhu cầu của khách hàng được thêm vào vào thời điểm phù hợp.
📌 Ví dụ: Hãy tưởng tượng một nhóm nhỏ các nhà phát triển đang chuẩn bị cho sprint hàng tuần của họ. Thay vì phải lục lọi qua hàng chục ý tưởng chưa hoàn thiện, họ dành một giờ để cùng nhau tinh chỉnh backlog. Đến cuối cùng, sprint backlog của họ trở nên gọn gàng, rõ ràng và khả thi, giúp họ tập trung vào công việc mà họ thực sự yêu thích.
Tại sao nên tự động hóa quá trình chuẩn bị backlog sprint?
Backlog ngoài sprint luôn cần được cập nhật liên tục. Thông thường, việc ưu tiên các mục này được thực hiện trước khi lập kế hoạch cho sprint kế hoạch. Nếu bạn đề cập đến các mục trong sprint, thì nếu có chỗ trống cho điều gì đó, thì có thể, nhưng đây là dấu hiệu của một vấn đề; xử lý một loạt lỗi là dấu hiệu của một vấn đề, và phản ứng với các ý tưởng mới. *
Backlog ngoài sprint luôn cần được cập nhật liên tục. Thông thường, việc ưu tiên các mục này được thực hiện trước khi lập kế hoạch cho sprint tiếp theo. Nếu bạn đề cập đến các mục trong sprint, thì nếu có chỗ trống cho điều gì đó, thì có thể, nhưng đây là dấu hiệu của một vấn đề; xử lý một loạt lỗi là dấu hiệu của một vấn đề, và phản ứng với các ý tưởng mới. *
Một chia sẻ nhỏ từ người dùng Reddit đã tóm tắt điều này một cách tuyệt vời.
Backlog luôn thay đổi. Những ý tưởng mới xuất hiện, lỗi cần được xử lý, và ưu tiên thay đổi nhanh hơn chúng ta mong đợi. Sự thay đổi liên tục đó chính là lý do khiến việc grooming trở nên như một công việc không bao giờ kết thúc.
Đó cũng là lý do tại sao sự hỗ trợ từ tự động hóa có thể làm cho toàn bộ quy trình trở nên nhẹ nhàng và ít mệt mỏi hơn.
Vậy nên, nếu bạn đang tìm kiếm lý do để tự động hóa quá trình quản lý backlog sprint, hãy xem ngay:
- Loại bỏ các công việc cũ không còn quan trọng để danh sách công việc trở nên dễ quản lý hơn.
- Nổi bật các câu chuyện người dùng và công việc có giá trị nhất hiện tại.
- Tiết kiệm hàng giờ chuẩn bị trước khi lập kế hoạch sprint bằng cách xử lý các tác vụ sắp xếp lặp đi lặp lại ở chế độ nền.
- Giữ tiến độ minh bạch để toàn bộ nhóm hiểu rõ những gì đang diễn ra.
- Giải phóng không gian miễn phí cho mọi người suy nghĩ, sáng tạo và thực sự tận hưởng công việc của mình.
👀 Thú vị: Google Ventures đã phát triển quy trình 5 ngày Design Sprint để giúp các nhóm nhanh chóng tìm ra giải pháp phù hợp — họ chuyển từ ý tưởng sang mẫu thử nghiệm và phản hồi từ người dùng trước khi commit triển khai. Các nhóm phát triển phần mềm tại Airbnb, Dropbox, LEGO, Liên Hợp Quốc và nhiều tổ chức khác đã áp dụng quy trình này.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cách sử dụng AI cho các câu chuyện người dùng trong phát triển Agile
Những yếu tố nào bạn nên tìm kiếm trong phần mềm quản lý dự án để tự động hóa quá trình chuẩn bị danh sách công việc sprint?
Khi chọn phần mềm cho việc quản lý backlog, đừng tìm kiếm danh sách tính năng dài dòng. Điểm mấu chốt là tìm kiếm một giải pháp phù hợp với nhóm của bạn, giúp giảm bớt áp lực hàng ngày trong công việc quản lý backlog và cung cấp cho mọi người chế độ xem rõ ràng về những gì sẽ diễn ra tiếp theo.
Các công cụ tốt nhất nên giúp quá trình kế hoạch sprint trở nên nhẹ nhàng hơn, không phải nặng nề hơn. Và đây là cách bạn có thể nhận diện chúng:
✅ Giữ cho các mục trong backlog dễ dàng xem xét, tinh chỉnh và chia nhỏ thành các câu chuyện người dùng nhỏ hơn để sẵn sàng khi nhóm cần.
✅ Cung cấp các bảng và quy trình làm việc có thể tùy chỉnh, phù hợp với cách làm việc thực tế của nhóm của bạn.
✅ Kết nối mượt mà với các nền tảng giao tiếp và công cụ phát triển để mọi người có thể hợp tác mà không cần chuyển đổi qua lại.
✅ Hiển thị tiến độ theo cách dễ hiểu, từ biểu đồ burndown đến các báo cáo đơn giản giúp toàn bộ nhóm luôn đồng bộ.
✅ Xử lý các công việc lặp đi lặp lại trong nền, như cập nhật backlog và nhắc nhở sprint, để nhóm có thể tập trung vào công việc có ý nghĩa.
📮 ClickUp Insight: 88% số người tham gia khảo sát của chúng tôi cho biết họ sử dụng công cụ AI cho các công việc cá nhân hàng ngày, và hơn một nửa trong số đó sử dụng chúng nhiều lần trong ngày. Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi sức mạnh tương tự được áp dụng vào công việc?
Với một công cụ AI làm trung tâm cho quản lý dự án, chia sẻ kiến thức và hợp tác, các nhóm có thể tiết kiệm hơn 3 giờ mỗi tuần mà lẽ ra sẽ mất đi khi tìm kiếm thông tin — giống như 60% người dùng ClickUp đã làm.
Phần mềm quản lý dự án tốt nhất để tự động hóa quá trình chuẩn bị backlog sprint
Đối với những lúc việc quản lý backlog trở nên quá tải, đây là ba công cụ sẽ âm thầm xử lý các công việc lặp đi lặp lại.
ClickUp (Phù hợp nhất cho nền tảng quản lý dự án tất cả trong một với tính năng quản lý backlog được hỗ trợ bởi AI)
Việc quản lý backlog là một trong những công việc mà ai cũng biết là quan trọng, nhưng ít ai thực sự mong đợi. ClickUp thay đổi điều đó bằng cách tích hợp tự động hóa và AI vào quy trình.
Đây là không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, kết hợp tất cả các ứng dụng công việc, dữ liệu và quy trình làm việc. ClickUp loại bỏ hoàn toàn các biểu mẫu phân tán công việc để cung cấp 100% bối cảnh và một nơi duy nhất cho con người và các tác nhân làm việc cùng nhau.
Thay vì phải sắp xếp và tranh luận mãi, danh sách công việc sprint của bạn sẽ trở thành một không gian linh hoạt và dễ quản lý với ClickUp. Đây là cách thức hoạt động:
Ưu tiên danh sách công việc với sự hỗ trợ của AI thông qua ClickUp Brain và Brain MAX
ClickUp Brain phân tích backlog của bạn theo cách một Scrum Master giàu kinh nghiệm có thể làm: nhận diện các mẫu, phát hiện rủi ro và hướng dẫn nhóm tập trung vào công việc có giá trị cao.
Nó không chỉ sắp xếp các mục theo hạn chót—nó còn xem xét các mối quan hệ phụ thuộc, khối lượng công việc và thậm chí lịch sử của các công việc tương tự.
📌 Ví dụ: Một quản lý sản phẩm phải đối mặt với danh sách công việc tồn đọng gồm 120 câu chuyện người dùng, yêu cầu tính năng và báo cáo lỗi. Thay vì di chuyển thẻ thủ công, họ sử dụng ClickUp Brain để xếp hạng chúng. Trí tuệ nhân tạo (AI) chỉ ra rằng một lỗi nhỏ, nếu bị bỏ qua, sẽ khối hai câu chuyện người dùng quan trọng trong sprint tiếp theo. Nó cũng đề xuất hoãn một tính năng ưu tiên thấp vì nó trùng lặp với chức năng hiện có. Quá trình vốn mất hàng giờ để phỏng đoán nay chỉ còn 10 phút để xem xét và xác nhận.
Cuối cùng, ClickUp Brain giảm bớt sự trao đổi qua lại bằng cách phân tích các công việc tương tự từ các sprint trước đó và đề xuất các ước tính hợp lý.
💡 Bonus: Đối với người dùng muốn vượt ra ngoài một phần mở rộng Chrome, ClickUp Brain MAX là ứng dụng AI siêu việt hoàn hảo cho máy tính để bàn.
- Tìm kiếm nhanh chóng trên ClickUp, các ứng dụng kết nối (Google Drive, Figma, GitHub, v.v.) và web, tất cả trong một không gian duy nhất. Điều đó có nghĩa là khi bạn đang chuẩn bị backlog, bạn có thể nhanh chóng truy cập các tệp liên quan, thông số kỹ thuật hoặc thông tin sprint trước đó mà không cần chuyển tab hoặc lục lọi trong các thư mục (nhớ đến tình trạng công việc lan man?).
- Sử dụng Talk‑to‑Text với Brain MAX để tăng tốc việc ghi chú hoặc tạo lời nhắc chuẩn bị.
- Thay thế hàng chục công cụ AI và tận dụng các mô hình AI cao cấp như ChatGPT, Claude và Gemini với một giải pháp duy nhất, có ngữ cảnh và sẵn sàng cho doanh nghiệp.
Ví dụ, trước một phiên tinh chỉnh, bạn có thể yêu cầu Brain MAX hiển thị tất cả các công việc trong backlog liên quan đến một tính năng cụ thể mà khách hàng yêu cầu, tìm các lỗi mở liên quan đến tính năng đó, hoặc lấy các tài nguyên thiết kế liên quan đến các công việc đó — để bạn bước vào phiên tinh chỉnh đã có sẵn bối cảnh và nội dung cần thiết.
Tận dụng sức mạnh của các tác nhân AI
Bạn có thể cài đặt các Trợ lý AI ClickUp để duy trì backlog gọn gàng và sẵn sàng cho sprint. Các trợ lý này có thể được tùy chỉnh để theo dõi các điều kiện cụ thể, thực hiện các hành động tự động và hiển thị các thông tin liên quan trước khi nhóm của bạn mở bảng.
Ví dụ về thiết lập Trợ lý AI cho việc quản lý backlog sprint:
Tên đại lý: Đại lý chuẩn bị cho việc sắp xếp sprint
Kích hoạt: Khi một công việc được thêm vào backlog hoặc chưa được cập nhật trong 14 ngày.
Hành động:
- Phân tích mô tả công việc để đảm bảo tính rõ ràng và đề xuất các cải tiến liên tục.
- Đánh dấu các câu chuyện người dùng chưa hoàn chỉnh hoặc mơ hồ để xem xét.
- Tự động gán cho Product Owner để phân loại.
- Gắn thẻ công việc với “Cần sắp xếp” và đặt ngày đáo hạn trước phiên kế hoạch tiếp theo.
Trợ lý AI này đảm bảo nhóm của bạn luôn bước vào các phiên làm việc với danh sách công việc đã được lọc sẵn, sắp xếp gọn gàng và sẵn sàng để thảo luận.
🎥 Cuộc họp với đồng đội mới của bạn! Xem video bên dưới để tìm hiểu cách cài đặt trợ lý AI đầu tiên của bạn:
Mẫu sprint với ClickUp Automations
Các kỹ thuật ưu tiên linh hoạt phát huy hiệu quả nhờ nhịp độ, nhưng việc cài đặt sprint thủ công mỗi lần có thể làm gián đoạn nhịp độ đó.
ClickUp Tự động hóa tối ưu hóa quá trình quản lý backlog sprint bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và duy trì sự tổ chức của backlog. Cài đặt các kích hoạt như “khi một công việc được thêm vào backlog” và các hành động như “gán chủ sở hữu” hoặc “đặt trạng thái thành Cần xem xét” để quản lý công việc một cách hiệu quả. Điều này giúp ngăn chặn các mục cũ kỹ hoặc không rõ ràng tích tụ và giảm thiểu việc dọn dẹp thủ công.
Dưới đây là những việc cần làm cụ thể của tự động hóa trong quá trình chuẩn bị backlog sprint:
- Tự động di chuyển các công việc backlog mới tạo vào cột hoặc danh sách grooming để mọi công việc mới đều hiển thị mà không cần sắp xếp thủ công.
- Đặt ưu tiên mặc định, thẻ, ước tính còn lại hoặc trạng thái khi các công việc được thêm vào backlog để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào trong quá trình xem xét ban đầu.
- Thông báo cho các bên liên quan hoặc người theo dõi khi một công việc trong danh sách công việc được đánh dấu là “ưu tiên cao” hoặc chưa được cập nhật trong một khoảng thời gian nhất định.
- Tự động lưu trữ hoặc di chuyển các công việc không còn hoạt động (ví dụ: không có cập nhật trong 30 ngày) vào danh sách “kiểm tra/dọn dẹp” để các phiên sắp xếp danh sách công việc tập trung vào những gì quan trọng.
Tạo trạng thái tùy chỉnh cho các mục trong backlog với ClickUp Custom Status
Một trong những khía cạnh thường bị bỏ qua nhất trong việc quản lý backlog là tính rõ ràng. Các mục backlog thường bị kẹt trong tình trạng lấp lửng—quá chi tiết để có thể bỏ qua, nhưng chưa sẵn sàng cho phát triển. ClickUp Custom Status giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép các nhóm tạo ra các trạng thái tùy chỉnh phản ánh chính xác tình trạng công việc.
📌 Ví dụ: Một nhóm phát triển phân tán xây dựng luồng trạng thái như sau: “Ý tưởng được ghi nhận → Cần phân loại → Sẵn sàng để sắp xếp → Cần ước lượng → Sẵn sàng cho sprint → Khối.”
Trong các phiên làm việc với backlog, họ sử dụng các trạng thái này để hướng dẫn cuộc thảo luận. Mọi người có thể ngay lập tức thấy những mục nào vẫn cần hoàn thiện, những mục nào đã sẵn sàng cho sprint và những mục nào đang bị đình trệ. Điều này giúp tránh việc các cuộc họp làm việc với backlog trở thành những cuộc tranh luận vô định và duy trì sự tiến triển của sprint backlog.
📚 Bonus: Bảng điều khiển ClickUp cung cấp chế độ xem tổng quan về tình trạng backlog. Chúng hiển thị các chỉ số khóa như số lượng công việc chưa có ước tính, chưa được phân công hoặc đã nằm im quá lâu.
Bạn có thể tích hợp các tiện ích như biểu đồ tốc độ, biểu đồ burndown/burnup và chế độ xem khối lượng công việc của nhóm để ngay lập tức nhận diện các điểm nghẽn hoặc vấn đề về sức chứa mà không cần phải lục lọi qua các danh sách.
Tích hợp mượt mà với GitHub, GitLab và Jira
Việc quản lý backlog không diễn ra độc lập. Đối với các nhóm phát triển, các commit mã, yêu cầu Hợp nhất và báo cáo lỗi đều ảnh hưởng đến backlog.
ClickUp tích hợp với GitHub, GitLab và Jira để đảm bảo rằng các cập nhật trong các hệ thống đó được tự động đồng bộ hóa vào các mục trong backlog.
📌 Ví dụ: Một nhà phát triển hợp nhất yêu cầu kéo (pull request) trên GitHub liên kết với một mục trong danh sách công việc (backlog) trên ClickUp. Ngay khi yêu cầu kéo được đóng, tích hợp ClickUp sẽ cập nhật trạng thái tác vụ thành “Đã xong”, thêm ghi chú với ID cam kết (commit ID) và thông báo cho đội QA. Điều này có nghĩa là đội QA không mất thời gian theo dõi cập nhật, và các nhà quản lý sản phẩm luôn thấy được bức tranh cập nhật về tiến độ sprint mà không cần phải kiểm tra chéo các công cụ.
📖 Xem thêm: Lập kế hoạch sức chứa Agile
Hỗ trợ luồng làm việc có tổ chức với các mẫu ClickUp
Mẫu Backlogs and Sprints của ClickUp cung cấp cho các nhóm Scrum một cấu trúc rõ ràng cho kế hoạch sprint đồng thời giữ cho việc quản lý backlog đơn giản và nhất quán.
Dưới đây là những gì bạn có thể nhận được từ các mẫu agile như thế này:
- Theo dõi và quản lý các sprint với các ưu tiên luôn hiển thị và dễ theo dõi.
- Giữ một danh sách công việc sản phẩm duy nhất, thống nhất, có luồng mượt mà sang các danh sách công việc sprint.
- Giữ kết nối với đồng đội bằng cách đang theo dõi các rào cản và chia sẻ tiến độ theo thời gian thực.
Cuối cùng, mẫu lập kế hoạch sprint Agile của ClickUp đã được tích hợp sẵn các chế độ xem tùy chỉnh như Danh sách công việc sprint và Trạng thái phát triển, giúp nhóm của bạn có khả năng hiển thị toàn diện về tiến độ sprint. Mẫu lập kế hoạch sprint miễn phí này bao gồm các trường tùy chỉnh như Trạng thái phát triển, Epic và Số giờ còn lại để giúp quá trình lập kế hoạch của bạn diễn ra trơn tru.
Các tính năng nổi bật của ClickUp
- Brainstorm và vẽ bản đồ các mục trong sprint backlog, các phụ thuộc và quy trình làm việc một cách trực quan bằng ClickUp Bảng trắng để có các phiên grooming rõ ràng hơn.
- Sắp xếp và ưu tiên các công việc theo thứ tự ưu tiên với ClickUp MindMaps để phân tích các tính năng phức tạp trong quá trình chuẩn bị.
- Theo dõi ước lượng thời gian và thời gian thực tế dành cho các mục trong backlog thông qua ClickUp Time Tracking để cải thiện kế hoạch sprint và phân bổ tài nguyên.
- Hợp tác ngay lập tức với nhóm của bạn thông qua ClickUp Trò Chuyện để thảo luận, làm rõ và cập nhật các mục trong backlog theo thời gian thực trong quá trình grooming.
- Lên lịch và điều chỉnh các phiên quản lý backlog tự động bằng Lịch AI của ClickUp để đảm bảo các cuộc đánh giá được thực hiện đúng thời hạn và đồng bộ với chu kỳ sprint.
- Quản lý các bước sprint của bạn với ClickUp Task Priorities thông qua bốn mức ưu tiên: Urgent (Cấp bách), High (Cao), Normal (Bình thường) và Low (Thấp).
Giới hạn của ClickUp
- Một bộ tính năng phức tạp có thể khiến các nhóm nhỏ mới bắt đầu cảm thấy choáng ngợp.
- Đường cong học tập khi cài đặt các tự động hóa và tích hợp nâng cao.
- Một số tính năng AI, như Brain MAX, hiện chỉ có sẵn trên máy tính để bàn.
Giá cả của ClickUp
Đánh giá và nhận xét về ClickUp
- G2: 4.7/5 (hơn 9.000 đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (hơn 4.000 đánh giá)
Những đánh giá của người dùng về ClickUp
Các tính năng như Tự động hóa, Trợ lý viết AI và Lịch được cải tiến thực sự giúp tiết kiệm thời gian. Và điều tuyệt vời nhất? Nó có thể mở rộng theo nhu cầu của chúng ta — dù là khởi chạy một chiến dịch mới hay quản lý các hoạt động dài hạn.
Các tính năng như Tự động hóa, Trợ lý viết AI và Lịch được cải tiến thực sự giúp tiết kiệm thời gian. Và điều tuyệt vời nhất? Nó có thể mở rộng theo nhu cầu của chúng ta — dù là khởi động một chiến dịch mới hay quản lý các hoạt động dài hạn.
⚙️ Mẹo hữu ích: Dưới đây là một mẫu quy trình làm việc với Brain MAX cho việc quản lý backlog.
- Bắt đầu với một lệnh: Yêu cầu Brain MAX lấy tất cả các mục backlog chưa được tinh chỉnh hoặc không hoạt động.
- Xem tổng quan các thông tin trong một chế độ xem: Sử dụng phản hồi để thẻ, phân công hoặc điều chỉnh ưu tiên các công việc trực tiếp trong ClickUp.
- Truy xuất nội dung hỗ trợ: Yêu cầu Brain MAX truy xuất các tài liệu liên quan, vé hoặc ghi chú cuộc họp cho từng mục chính.
- Chuẩn bị ghi chú bằng giọng nói: Sử dụng Talk-to-Text để để lại ghi chú nhanh về việc chuẩn bị sprint backlog hoặc tạo công việc để theo dõi và làm rõ.
2. Jira (Phù hợp nhất cho quản lý backlog agile và đang theo dõi sprint)
Jira giúp tối ưu hóa quá trình quản lý backlog sprint bằng cách cung cấp các bảng làm việc có cấu trúc, nơi chủ sản phẩm có thể chế độ xem, ưu tiên và chỉnh sửa các mục backlog. Với các tính năng như ưu tiên bằng cách kéo và thả, ước tính điểm câu chuyện và bộ lọc tùy chỉnh, các nhóm phát triển có thể tổ chức các công việc theo mức độ khẩn cấp, sprint hoặc loại vấn đề.
Ngoài ra, Jira hỗ trợ việc chuẩn bị backlog thông qua các tích hợp như Confluence cho tài liệu và Bitbucket cho bối cảnh phát triển, tất cả đều hiển thị trong một vấn đề duy nhất. Bạn có thể cài đặt các quy trình làm việc tùy chỉnh và sử dụng tính năng tự động hóa của Jira để đánh dấu các vé cũ hoặc chuyển đổi các câu chuyện dựa trên trạng thái chuẩn bị backlog.
Các quản lý kỹ thuật cũng có thể sử dụng biểu đồ tốc độ và báo cáo sprint để đánh giá xem các mục trong backlog có được phân chia kích thước phù hợp, ưu tiên đúng cách và tiến độ đúng hướng hay không.
Các tính năng nổi bật của Jira
- Tạo và tổ chức các câu chuyện người dùng trực tiếp trong backlog, liên kết chúng với các epic và mục tiêu sprint.
- Sử dụng bảng Scrum hoặc Kanban để trực quan hóa tiến độ sprint và điều chỉnh quy trình làm việc phù hợp với phong cách của nhóm.
- Theo dõi tình trạng dự án với các báo cáo linh hoạt, bao gồm biểu đồ burndown, đang theo dõi tốc độ và chế độ xem khối lượng công việc.
- Tự động hóa các cập nhật lặp đi lặp lại bằng các quy tắc tự động hóa tích hợp sẵn của Jira, giảm thiểu việc xử lý công việc thủ công.
- Tích hợp với Confluence, GitHub, GitLab, Bitbucket, Slack và Microsoft Teams để kết nối mã nguồn, tài liệu và cuộc hội thoại trong một nền tảng duy nhất.
- Theo dõi phân bổ tài nguyên và xác định các điểm nghẽn với các bảng điều khiển cung cấp cho quản lý chế độ xem thời gian thực về ưu tiên và khối lượng công việc.
Giới hạn của Jira
- Việc thiết lập và tùy chỉnh có thể khiến các nhóm mới cảm thấy choáng ngợp.
- Hiệu suất giảm khi có danh sách công việc rất lớn hoặc các dự án được tùy chỉnh mạnh mẽ.
- Nhiều tính năng nâng cao yêu cầu cài đặt thêm các plugin từ Atlassian Marketplace.
Giá cả của Jira
- Miễn phí
- Tiêu chuẩn: $7,53/tháng cho mỗi người dùng
- Premium: $13,53/tháng cho mỗi người dùng
- Doanh nghiệp: Liên hệ để biết giá
Đánh giá và nhận xét về Jira
- G2: 4.3/5 (hơn 6.600 đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (15.200+ đánh giá)
Những đánh giá của người dùng về Jira
Đánh giá này trên G2 có tính năng:
Jira có thể làm gần như mọi việc bạn muốn khi nói đến quản lý dự án (vé, danh sách công việc, kế hoạch sprint, biểu đồ burndown, chỉ số năng suất, v.v.).
Jira có thể làm gần như mọi thứ bạn muốn khi nói đến quản lý dự án (vé, danh sách công việc, kế hoạch sprint, biểu đồ burndown, chỉ số năng suất, v.v.).
Bạn có biết? Các kỹ sư và quản lý sản phẩm tại ClickUp sử dụng ClickUp để lập kế hoạch cho các epic, ưu tiên công việc, cải thiện hiển thị và hợp tác trong các sprint. Dưới đây là cách họ thực hiện:
- Các nhóm được tổ chức thành các nhóm, mỗi nhóm có một thư mục riêng.
- Mỗi thư mục Squad chứa các danh sách công việc cho các mục backlog, lỗi và sprint.
- Các epic và người dùng story tồn tại trong danh sách tính năng của đội, danh sách lộ trình sản phẩm và danh sách sprint, nhờ vào tính linh hoạt của các công việc trong nhiều danh sách.
Bạn tò mò về cách tổ chức các sprint một cách dễ dàng cho nhóm của mình? Xem video này để tìm hiểu thêm:
📖 Xem thêm: Tích hợp Jira để nâng cao tính năng và năng suất
3. Trello (Phù hợp nhất cho bảng sprint trực quan và việc sắp xếp backlog đơn giản)
Có điều gì đó thật thỏa mãn khi thấy công việc chuyển từ "việc cần làm" sang "Đã xong". Cảm giác tiến độ nhỏ bé đó giúp nhóm luôn hứng khởi, và Trello đã nắm bắt được cảm giác đó.
Với các bảng trực quan của Trello, bạn có thể sắp xếp các mục backlog một cách gọn gàng vào các danh sách như “Đang chuẩn bị”, “Đang xem xét” hoặc “Sẵn sàng cho sprint”. Mỗi thẻ trở thành một không gian làm việc động – thêm danh sách kiểm tra, ước tính, tệp đính kèm và nhãn để làm rõ những gì đã sẵn sàng và những gì cần hoàn thiện.
Tính năng Butler automation của Trello đi xa hơn bằng cách di chuyển thẻ, giao công việc hoặc gắn thẻ các mục dựa trên các quy tắc đã đặt sẵn. Với các tính năng Power-Ups như Trường Tùy chỉnh và Card Aging, bạn có thể phát hiện các ước tính thiếu sót hoặc nhận ra các công việc bị bỏ quên trước khi chúng gây ra nợ sprint.
Các tính năng nổi bật của Trello
- Sử dụng bảng Scrum hoặc Kanban với thẻ kéo và thả để quản lý sprint backlog.
- Sử dụng nhãn, danh sách kiểm tra và ngày đáo hạn để phân chia các câu chuyện người dùng và duy trì sự ưu tiên hiển thị.
- Tự động hóa việc chuyển giao công việc, nhắc nhở và cập nhật định kỳ với Butler automation
- Theo dõi tiến độ sprint thông qua bảng điều khiển, dòng thời gian và bảng xem trên nhiều bảng khác nhau.
- Kết nối Trello với Slack, Google Drive và Jira thông qua Power-Ups để hợp tác đa chức năng mượt mà hơn.
- Đặt điểm câu chuyện và ưu tiên với các trường tùy chỉnh và tích hợp Planning Poker để tinh chỉnh backlog.
Giới hạn của Trello
- Thiếu các tính năng báo cáo nâng cao so với các công cụ quản lý dự án Scrum tốt hơn.
- Các quy trình làm việc linh hoạt phức tạp có thể yêu cầu nhiều Power-Ups, làm tăng thời gian thiết lập.
- Không phù hợp cho các dự án doanh nghiệp lớn có nhu cầu quản lý tài nguyên phức tạp.
Giá cả của Trello
- Miễn phí
- Tiêu chuẩn: $5/tháng cho mỗi người dùng
- Premium: $10/tháng cho mỗi người dùng
- Doanh nghiệp: $17,50/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét về Trello
- G2: 4.4/5 (13.700+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (23.600+ đánh giá)
Những đánh giá của người dùng về Trello
Điều tôi yêu thích ở Trello là sự đơn giản trong cách sử dụng và tính trực quan của mọi thứ. Tôi là người thích mọi thứ được trình bày rõ ràng, và Trello làm điều đó một cách hoàn hảo. Các bảng và thẻ cho phép tôi tổ chức các công việc theo cách tôi muốn, và việc giao nhiệm vụ và đang theo dõi tiến độ vô cùng dễ dàng.
Điều tôi yêu thích ở Trello là sự đơn giản trong cách sử dụng và tính trực quan của mọi thứ. Tôi là người thích mọi thứ được trình bày rõ ràng, và Trello làm điều đó một cách hoàn hảo. Các bảng và thẻ cho phép tôi tổ chức các công việc theo cách tôi muốn, và việc giao nhiệm vụ và đang theo dõi tiến độ vô cùng dễ dàng.
📖 Xem thêm: Cách cài đặt lịch trình sprint hiệu quả
Các công cụ phần mềm quản lý dự án đáng chú ý khác
Không phải nhóm nào cũng cần mức độ phức tạp tương tự trong công cụ quản lý sprint backlog của mình, và đó chính là lúc các tùy chọn như Zenhub và Azure DevOps phát huy tác dụng.
Zenhub đặc biệt hữu ích nếu công việc phát triển của bạn đã được lưu trữ trên GitHub. Nó tích hợp quản lý backlog và kế hoạch sprint trực tiếp vào repo của bạn, đảm bảo rằng backlog sản phẩm và backlog sprint luôn phản ánh mã nguồn thực tế đang được triển khai.
Việc quản lý backlog không còn dựa vào phỏng đoán mà tập trung vào việc đang theo dõi tiến độ theo thời gian thực, nhờ các tính năng như biểu đồ burndown và cập nhật thời gian thực liên kết trực tiếp với các commit.
Mặt khác, Azure DevOps dành cho các nhóm tìm kiếm giải pháp toàn diện.
Azure DevOps phù hợp với các nhóm tìm kiếm giải pháp toàn diện. Với Azure Boards, bạn có thể chia nhỏ các câu chuyện người dùng thành các mục backlog, bản đồ chúng với các tính năng hoặc epic, và quản lý backlog sprint trên nhiều nhóm.
Sức mạnh của nó nằm ở quy mô: Dù bạn là một nhóm agile nhỏ hay một doanh nghiệp xử lý các dự án phức tạp, Azure DevOps cho phép bạn kết nối việc quản lý backlog trực tiếp với các bản phát hành.
👀Thông tin thú vị: Thuật ngữ “Scrum” xuất phát từ một bài báo trên Harvard Business Review năm 1986, trong đó các tác giả so sánh quá trình phát triển sản phẩm với một nhóm bóng bầu dục di chuyển cùng nhau trên trường — phản ánh tinh thần hợp tác, luồng và khả năng thích ứng.
📖 Xem thêm: Trello vs. ClickUp
Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý dự án để tự động hóa quá trình chuẩn bị backlog
Khi các nhóm đã nhận thức được giá trị của các sprint, câu hỏi không còn là "tại sao" mà là "làm thế nào" để duy trì tính bền vững của chúng. Đây chính là lúc tự động hóa chứng minh giá trị của mình. Nó loại bỏ gánh nặng của việc quản lý backlog và giải phóng không gian cho chiến lược, sáng tạo và giải quyết vấn đề.
Dưới đây là một số điều cần lưu ý khi xem xét lợi ích của phần mềm quản lý dự án cho việc tự động hóa quá trình quản lý backlog và những việc cần làm với nó:
- Tự động đánh dấu các mục backlog chưa được cập nhật trong hơn 30 ngày để tránh các công việc cũ kỹ làm rối loạn kế hoạch sprint.
- Sử dụng ước tính dựa trên AI để đề xuất điểm câu chuyện cho các câu chuyện người dùng mới dựa trên các công việc tương tự trong quá khứ.
- Tự động phân công các phiên làm việc cho chủ sản phẩm và nhà phát triển dựa trên cân bằng khối lượng công việc và khả năng sẵn sàng của nhóm.
- Tích hợp phản hồi của khách hàng từ các nền tảng như Zendesk hoặc Intercom trực tiếp vào các mục trong backlog để ưu tiên dựa trên ngữ cảnh.
- Tạo bản đồ phụ thuộc giữa các mục trong backlog để xác định các rào cản trước khi lập kế hoạch sprint.
- Tự động di chuyển các mục vào hàng đợi chuẩn bị khi chúng đáp ứng các tiêu chí như “sẵn sàng để tinh chỉnh” hoặc có tệp thiết kế đính kèm.
- Kích hoạt thông báo Slack hoặc email khi các lỗi ưu tiên cao mới được thêm vào backlog từ các công cụ kiểm thử như TestRail.
- Trích xuất phân tích sử dụng thời gian thực từ các công cụ như Mixpanel để ưu tiên các mục backlog liên quan đến các tính năng có mức độ tương tác thấp.
- Tạo bảng điều khiển sắp xếp công việc để làm nổi bật các mục không có tiêu chí chấp nhận rõ ràng hoặc chủ sở hữu được chỉ định để theo dõi trước khi sprint bắt đầu.
Dọn dẹp backlog, tăng tốc với ClickUp
Backlogs luôn là một phần của công việc agile, nhưng nó không nhất thiết phải là gánh nặng làm chậm tiến độ của nhóm. Với các công cụ phù hợp, việc quản lý backlog sẽ ít tập trung vào việc vật lộn với các công việc và nhiều hơn vào việc hướng dẫn nhóm tiến tới những tiến độ rõ ràng và có ý nghĩa.
Trong số các lựa chọn hiện có, ClickUp nổi bật vì không chỉ tổ chức backlog của bạn mà còn tích cực giúp bạn tinh chỉnh nó.
Với ClickUp Brain cung cấp khả năng ưu tiên thông minh, tự động hóa tiết kiệm thời gian và tích hợp kết nối toàn bộ quy trình làm việc, ClickUp không chỉ là một công cụ thông thường mà còn giống như một đồng đội giúp bạn duy trì tiến độ.
Nếu bạn sẵn sàng mang đến cho backlog của mình cấu trúc xứng đáng và cho nhóm của mình sự rõ ràng cần thiết, hãy đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp
Quản lý backlog là quá trình liên tục mà chủ sản phẩm và nhóm xem xét, ưu tiên, cập nhật và làm rõ các mục trong backlog sản phẩm. Mục tiêu là đảm bảo backlog sạch sẽ, có tổ chức và sẵn sàng cho các sprint sắp tới. Điều này bao gồm việc chia nhỏ các mục lớn (epics) thành các câu chuyện người dùng, ước tính nỗ lực, loại bỏ các công việc lỗi thời và hoàn thiện tiêu chí chấp nhận. Lập kế hoạch sprint, mặt khác, diễn ra vào đầu mỗi sprint. Trong cuộc họp này, nhóm lựa chọn một tập hợp các mục backlog đã được sắp xếp để làm công việc trong sprint, dựa trên sức chứa và mục tiêu của sprint. Đây là một phiên cam kết, nơi nhóm xác định những gì sẽ được giao và cách thức thực hiện.
Quy tắc 20/30/50 là một cách đơn giản để duy trì sự cân bằng giữa các ưu tiên. Khoảng 20% danh sách công việc nên là các mục có giá trị cao, việc cần làm; 30% là công việc có ưu tiên trung bình, mang lại tiến độ ổn định; và 50% là các công việc có ưu tiên thấp hoặc không bắt buộc. Mục tiêu của quy tắc 20/30/50 là duy trì một danh sách công việc sản phẩm lành mạnh, cân bằng giữa đổi mới, sự hài lòng của người dùng và tính ổn định kỹ thuật — thay vì bị chi phối bởi một lĩnh vực duy nhất (như chỉ sửa lỗi hoặc chỉ thêm tính năng mới). Đây là một hướng dẫn, không phải quy tắc cứng nhắc, và nên được điều chỉnh dựa trên mức độ trưởng thành của sản phẩm, tốc độ làm việc của nhóm và mục tiêu kinh doanh.
Việc sắp xếp backlog là một hoạt động của nhóm. Chủ sản phẩm thường là người dẫn dắt, nhưng các nhà phát triển, đội kiểm thử chất lượng (QA) và đôi khi cả các bên liên quan cấp cao cũng tham gia. Mỗi người mang đến góc nhìn của mình, giúp backlog trở nên chính xác và thực tế hơn.
Ba hoạt động chính trong việc sắp xếp backlog sản phẩm là:1. Kiểm tra và ưu tiên: Tổ chức các mục backlog dựa trên giá trị, tính cấp bách hoặc các phụ thuộc để đảm bảo công việc quan trọng nhất được ưu tiên xử lý trước2. Làm rõ yêu cầu: Đảm bảo mỗi mục có mô tả rõ ràng, tiêu chí chấp nhận và được chia nhỏ thành các công việc có thể quản lý được nếu cần thiết3. Đánh giá nỗ lực: Hợp tác với nhóm để gán điểm câu chuyện hoặc ước tính, giúp xây dựng kế hoạch cho các sprint sắp tới chính xác hơn.
Hầu hết các nhóm thực hiện việc quản lý backlog một lần mỗi sprint, mặc dù một số nhóm ưa chuộng các phiên ngắn hơn và thường xuyên hơn. Yếu tố khóa là tính nhất quán—giữ cho backlog được cập nhật thường xuyên để nó không bao giờ trở nên quá tải.
Đúng vậy, AI có thể hữu ích một cách đáng ngạc nhiên. Nó có thể phân tích các mẫu công việc trong quá khứ, các mối quan hệ phụ thuộc và thậm chí cả sức chứa của nhóm để đề xuất các công việc nào nên được ưu tiên trước. Điều này không thay thế phán đoán của nhóm, nhưng nó giúp giảm bớt gánh nặng của các cuộc tranh luận vô tận về ưu tiên.
Có, ClickUp tích hợp với Jira, cho phép các nhóm liên kết công việc và đồng bộ hóa cập nhật giữa hai nền tảng. Bạn có thể nhập dữ liệu từ Jira hoặc sử dụng một trong các tích hợp Jira của chúng tôi để nâng cao năng suất làm việc:1. Tích hợp Tìm kiếm Kết nối Jira: Nếu bạn cần khả năng xem trước và tìm kiếm các dự án, bảng, bảng điều khiển và vấn đề Jira trong ClickUp theo thời gian thực2. Tích hợp Đồng bộ Jira: Đồng bộ tất cả cập nhật dự án và vấn đề giữa ClickUp và Jira, giúp bạn không cần rời khỏi ClickUp để xem và quản lý công việc của mình.