Sáng Monday, nhóm của bạn cam kết rằng tuần này sẽ được kiểm soát.
Đến thứ Tư, bộ phận thiết kế đang phải xử lý các yêu cầu gấp phút chót, bộ phận phát triển bị khối vì chờ bản sao, và ai đó đột nhiên nhớ ra một "công việc nhanh" thực chất là công việc cả ngày. Mọi người đều bận rộn, nhưng không rõ liệu họ có đang làm những việc đúng đắn hay không — và các bảng Monday.com của bạn không thể hiện đầy đủ bức tranh. Đây chính là lúc quản lý tài nguyên đơn giản, có cấu trúc phát huy tác dụng.
Thay vì phỏng đoán ai có thể đảm nhận công việc nào, bạn có thể sử dụng các mẫu quản lý tài nguyên miễn phí của Monday.com để xem khối lượng công việc, sức chứa và ưu tiên trong một nơi duy nhất. Mẫu phù hợp giúp dễ dàng điều chỉnh dòng thời gian, phân công lại công việc trước khi nhân viên quá tải và bảo vệ thời gian tập trung sâu — mà không cần xây dựng lại hệ thống từ đầu mỗi khi kế hoạch thay đổi. Và đừng quên kiên nhẫn đến cuối cùng. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ một số mẫu ClickUp thú vị như một phần thưởng.
Tổng quan về các mẫu quản lý tài nguyên
Hãy cùng xem qua các mẫu quản lý tài nguyên miễn phí hàng đầu của Monday.com và ClickUp:
| Tên mẫu | Tải xuống mẫu | Phù hợp cho | Tính năng nổi bật | Định dạng trực quan |
| Mẫu quản lý tài nguyên Monday | Tải xuống mẫu này | Quản lý dự án, nhóm vận hành, điều phối viên tài nguyên | Chế độ xem bản đồ, tích hợp Excel, chế độ xem Bảng/Thời gian/Ma trận/Gantt | Bảng Monday/dòng thời gian/Gantt |
| Mẫu phân bổ tài nguyên Monday | Tải xuống mẫu này | Quản lý dự án, trưởng nhóm, trưởng bộ phận | Tổng hợp hàng tháng, các mục con, tỷ lệ sử dụng %, bộ lọc | Bảng/Bảng điều khiển Monday |
| Mẫu quản lý công việc nhóm Monday | Tải xuống mẫu này | Trưởng nhóm, quản lý, các nhóm chức năng đa ngành | Nhóm theo thời gian, nhãn màu, tự động hóa | Bảng/Lịch Monday |
| Mẫu theo dõi ngân sách Monday | Tải xuống mẫu này | Quản lý tài chính, trưởng dự án, nhóm vận hành | Các danh mục chi phí, so sánh ngân sách với thực tế, chỉ báo màu sắc, chế độ xem biểu đồ | Bảng/Biểu đồ Monday |
| Mẫu đang theo dõi dự án xây dựng Monday | Tải xuống mẫu này | Nhà thầu, công ty xây dựng, quản lý dự án | Theo dõi tiến độ, thanh tiến độ, so sánh ngân sách, thêm mục. | Bảng/dòng thời gian Monday |
| Mẫu quản lý sự kiện Monday | Tải xuống mẫu này | Quản lý sự kiện, tiếp thị, nhân viên vận hành | Biểu mẫu RSVP, bảng điều khiển, dòng thời gian Gantt, đang theo dõi ngân sách | Bảng Monday/dòng thời gian/Gantt |
| Mẫu yêu cầu tài chính Monday | Tải xuống mẫu này | Nhóm tài chính, mua sắm, phê duyệt | Biểu mẫu tùy chỉnh, biểu đồ khối lượng công việc, tự động hóa quy trình làm việc | Bảng/Biểu đồ Monday |
| Mẫu kế hoạch quản lý dự án Monday | Tải xuống mẫu này | Quản lý dự án, trưởng nhóm, điều phối viên | Phân chia giai đoạn, thẻ trạng thái, liên kết công việc, tự động hóa | Bảng/Dòng thời gian Monday |
| Mẫu lập kế hoạch tài nguyên ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Các điều phối viên dự án, trưởng nhóm, quản lý vận hành | Trạng thái/trường tùy chỉnh, các chế độ xem Danh sách/Gantt/Lịch/Tải công việc | ClickUp Danh sách công việc/Gantt/Lịch/Khối lượng công việc |
| Mẫu phân bổ tài nguyên ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Các cơ quan, nhóm làm việc trực tiếp với khách hàng, quản lý dự án | Ngân sách đang theo dõi, các giai đoạn được mã màu sắc | Bảng/Danh sách công việc/Khối lượng công việc ClickUp |
| Mẫu quản lý tài nguyên và nhân sự ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Nhân sự, quản lý vận hành, trưởng nhóm nhóm | Thanh dung lượng, dòng thời gian có mã màu, Trường Tùy chỉnh/các chế độ xem | ClickUp Danh sách công việc/Bảng/Khối lượng công việc |
| Mẫu Ma trận Tài nguyên Dự án ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Nhóm đa hàm, quản lý vận hành, lãnh đạo dự án | Phân loại loại tài nguyên, Trường Tùy chỉnh/trạng thái, nhiều chế độ xem | Bảng/Dòng thời gian/Biểu mẫu ClickUp |
| Mẫu phân bổ khối lượng công việc cho nhân viên ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Quản lý nhóm, trưởng bộ phận, trưởng dự án | Thanh khối lượng công việc, chỉ báo rủi ro, theo dõi thời gian, mối quan hệ phụ thuộc | ClickUp Danh sách công việc/Bảng/Khối lượng công việc |
| Mẫu lập kế hoạch tài nguyên ngược ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Lãnh đạo, nhà chiến lược, nhóm dự án | Kế hoạch ngược, dòng thời gian, phân công công việc, chế độ xem bảng trắng | Bảng trắng/Dòng thời gian ClickUp |
| Mẫu lập kế hoạch tài khoản ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Nhóm bán hàng, quản lý tài khoản, thành công của khách hàng | Giai đoạn tài khoản, đang theo dõi doanh thu, trường thông tin sức khỏe, biểu đồ Gantt/dòng thời gian. | ClickUp Danh sách công việc/Gantt/dòng thời gian |
| Mẫu lập kế hoạch ClickUp Pi | Tải xuống mẫu miễn phí | Nhóm Agile, chuyên gia SAFe, người quản lý dự án | Bảng sprint, phụ thuộc đang theo dõi, bảng ROAM, bảng trắng | ClickUp Bảng trắng/Danh sách công việc/Bảng |
Mẫu quản lý tài nguyên của Monday.com là gì?
Các mẫu quản lý tài nguyên của Monday.com là các bảng kỹ thuật số được xây dựng sẵn để giúp các tổ chức lập kế hoạch, lịch trình và phân bổ tài nguyên một cách có hệ thống trên nhiều dự án.
Các mẫu này tự động hóa việc đang theo dõi phân công tài nguyên, giúp bạn biết ai đang làm gì để cải thiện việc phân phối khối lượng công việc.
Với các mẫu này, bạn có thể phân công thành viên nhóm, đặt hạn chót và đang theo dõi tiến độ theo thời gian thực, đảm bảo tài nguyên không bị phân bổ quá mức hoặc sử dụng không hiệu quả. Ngoài ra, bạn có chế độ xem rõ ràng về phân tích chi tiết các công việc và mục con để giám sát dự án một cách chi tiết.
Những yếu tố nào tạo nên một mẫu quản lý tài nguyên Monday.com tốt cho việc phân bổ tài nguyên?
Dưới đây là những điều cần lưu ý khi chọn mẫu quản lý tài nguyên của Monday.com:
- Chế độ xem tùy chỉnh: Cung cấp chế độ xem như dòng thời gian, biểu đồ Gantt, bảng Kanban và lịch tài nguyên để hiển thị công việc theo cách bạn muốn.
- Đang theo dõi tài nguyên theo thời gian thực: Cung cấp cập nhật trực tiếp về phân công công việc, tiến độ và khối lượng công việc, giúp tránh tình trạng quá tải hoặc tài nguyên nhàn rỗi.
- Tính năng tự động hóa: Tối ưu hóa các tác vụ lặp lại như cập nhật trạng thái, thông báo và nhắc nhở hạn chót.
- Tích hợp với các công cụ của bên thứ ba: Kết nối với các nền tảng bên ngoài như Microsoft Teams, Google Drive, Zoom và Salesforce để tập trung công việc.
- Báo cáo và phân tích: Cung cấp bảng điều khiển và báo cáo để theo dõi việc sử dụng tài nguyên, tiến độ dự án và hiệu quả làm việc của nhóm, hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu.
- Ưu tiên công việc và phụ thuộc: Cho phép nhóm gán ưu tiên, đang theo dõi phụ thuộc và hiển thị các điểm tắc nghẽn để lập lịch tài nguyên hiệu quả hơn.
🧠 Sự thật thú vị: Hơn 3.600 năm trước, nhà nước Ai Cập tại Deir el-Medina (một làng được xây dựng cho những người thợ xây mộ hoàng gia) đã có một biểu mẫu quản lý tài nguyên và phúc lợi cho công nhân sơ khai. Các thợ thủ công được trả lương hàng tháng bằng ngũ cốc, được cung cấp chỗ ở và thậm chí có quyền sử dụng người hầu. Đáng chú ý, họ còn được hưởng chế độ nghỉ ốm có lương và có bác sĩ làm việc tại chỗ.
monday.com Mẫu quản lý tài nguyên
Dưới đây là các mẫu quản lý tài nguyên miễn phí hàng đầu của Monday.com để giúp bạn lập kế hoạch, đang theo dõi và tối ưu hóa khối lượng công việc của đội ngũ một cách dễ dàng.
1. Mẫu quản lý tài nguyên Monday
Mẫu quản lý tài nguyên này cung cấp cho bạn một hiển thị đầy đủ về tài nguyên của nhóm, giúp phân bổ tài nguyên một cách hiệu quả. Ngoài ra, nhãn và chỉ báo trạng thái cho phép bạn nắm bắt thông tin quan trọng chỉ trong nháy mắt. Bạn có thể mời các thành viên trong nhóm tham gia chia sẻ trên bảng. Điều này giúp giảm bớt việc quản lý chi tiết và giải phóng lãnh đạo để tập trung vào chiến lược.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Sử dụng Xem bản đồ để xem địa điểm của các tài nguyên, cùng với các chi tiết khóa như thời lượng và người chịu trách nhiệm.
- Xuất và nhập dữ liệu một cách liền mạch với tích hợp Excel, biến bảng tính thành các bảng tương tác.
- Chuyển đổi giữa các chế độ xem Bảng, Dòng thời gian, Ma trận và Gantt để phân tích việc phân bổ công việc từ nhiều góc độ khác nhau.
📌 Phù hợp cho: Quản lý dự án, nhóm vận hành và điều phối viên tài nguyên phải quản lý nhiều tài sản và cần tính minh bạch để tránh phân bổ sai.
🔍 Bạn có biết? Bản đồ Tabula Peutingeriana, một bản đồ La Mã thế kỷ 4, đã được sử dụng như một công cụ quản lý tài nguyên. Nó giúp các nhà lãnh đạo lập kế hoạch di chuyển quân đội, tuyến đường thương mại và đường cung cấp trên khắp đế chế.
2. Mẫu phân bổ tài nguyên Monday
Thường xuyên, các nhà quản lý giao công việc dựa trên thời hạn thay vì sức chứa thực tế của nhân viên, dẫn đến tình trạng kiệt sức hoặc không hoàn thành công việc đúng hạn. Mẫu phân bổ tài nguyên Monday này chuyển trọng tâm sang khả năng hiển thị khối lượng công việc. Nó cung cấp cho bạn tổng quan tổng quan về khả năng sẵn sàng của từng thành viên trong nhóm, đồng thời cho phép bạn xem chi tiết thời gian dành cho từng dự án cụ thể.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Xem tổng hợp hàng tháng cho từng nhân viên, bao gồm số giờ dự kiến, số giờ công việc thực tế, thời gian còn lại và tỷ lệ sử dụng.
- Mở rộng các hàng nhân viên thành các mục con để có cái nhìn chi tiết về lịch trình dự án, so sánh ước tính với kết quả thực tế.
- Nhận diện ngay lập tức các thành viên nhóm bị phân công quá tải hoặc chưa được tận dụng hết khả năng.
- Sử dụng tính năng tìm kiếm, bộ lọc và điều khiển 'nhóm theo' để phân tích dữ liệu theo nhân viên, dự án hoặc bộ phận.
📌 Phù hợp cho: Quản lý dự án, trưởng nhóm và trưởng bộ phận cần tối ưu hóa khối lượng công việc, ngăn ngừa tình trạng quá tải và đảm bảo phân phối công việc công bằng giữa các nhóm.
3. Mẫu quản lý công việc nhóm Monday
Các cuộc họp kiểm tra hàng ngày, chuỗi email dài dòng và các cuộc họp cập nhật trạng thái thường làm chậm tiến độ của nhóm hơn là giúp đỡ. Mẫu này loại bỏ những rắc rối bằng cách cung cấp cho mọi người một bảng chia sẻ để đang theo dõi những công việc cần hoàn thành trong tuần này, những công việc tiếp theo và ai là người chịu trách nhiệm. Với tính năng kéo và thả đơn giản, nó thích ứng nhanh chóng khi ưu tiên của nhóm thay đổi, giúp tiến độ không bị gián đoạn.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Sắp xếp công việc theo các nhóm thời gian như Tuần này và Tuần sau, với tính năng tính toán tổng giờ tự động.
- Xem nhanh các ưu tiên với nhãn màu phân loại theo mức độ khẩn cấp và trạng thái công việc.
- Đang theo dõi tiến độ so với thời hạn bằng các cột ngày và cảnh báo trực quan cho các mục quá hạn.
- Loại bỏ các cập nhật lặp đi lặp lại bằng cách sử dụng tự động hóa để thông báo cho chủ sở hữu khi trạng thái thay đổi hoặc công việc được tiến hành.
📌 Phù hợp cho: Trưởng nhóm, quản lý bộ phận và các nhóm đa chức năng đang tìm kiếm một cách minh bạch để phối hợp khối lượng công việc hàng tuần và đảm bảo mọi người đều chịu trách nhiệm.
🧠 Sự thật thú vị: Các tu viện thời Trung Cổ (đặc biệt là tu viện Benedictine) tuân theo lịch trình hàng ngày rất nghiêm ngặt. Những lịch trình này (horarium) chia ngày thành các khoảng thời gian cầu nguyện, lao động tay chân, học tập, bữa ăn, v.v. Những thói quen này được quy định bởi các quy tắc như Quy tắc của Thánh Benedict. Điều này đảm bảo năng lượng, thời gian và kỹ năng của mỗi tu sĩ được cân bằng giữa các nhiệm vụ tinh thần và thực tiễn.
4. Mẫu theo dõi ngân sách Monday
Quản lý tài nguyên mà không theo dõi ngân sách sẽ khiến bạn dần lạc hướng. Mẫu theo dõi ngân sách này giúp bạn kết nối trực tiếp kế hoạch tài chính với quản lý tài nguyên, hiển thị chính xác cách nguồn vốn được phân bổ, chi tiêu và điều chỉnh giữa các dự án.
Đính kèm các tệp hỗ trợ, chẳng hạn như hóa đơn hoặc biên lai, trực tiếp vào các mục chi phí và sử dụng các hàng tóm tắt để chế độ xem tổng ngân sách và chi tiêu ở cấp độ nhóm.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Phân loại chi phí thành các nhóm như Hoạt động và Phụ phí để có chế độ xem tài chính có cấu trúc.
- Mục đang theo dõi với các cột so sánh chi phí dự toán và chi phí thực tế, và xem sự chênh lệch được tính toán tự động theo thời gian thực.
- Phát hiện chi tiêu quá mức ngay lập tức với các chỉ báo có mã màu sắc (xanh lá cây cho tình trạng tốt, đỏ cho vượt ngân sách)
- Chuyển sang Chế độ xem biểu đồ để có cái nhìn tổng quan nhanh về cấu trúc phân bổ tài nguyên và xem tiền của bạn đang được sử dụng như thế nào.
📌 Phù hợp cho: Quản lý tài chính, trưởng dự án và nhóm vận hành cần có sự liên kết rõ ràng giữa việc phân bổ tài nguyên và tình trạng ngân sách để duy trì tiến độ.
🎥 Xem: Với tư cách là quản lý dự án, thời gian của bạn là tài nguyên quý giá nhất. Xem cách sử dụng AI để tăng năng suất và tiết kiệm 90 phút mỗi ngày:
5. Mẫu đang theo dõi dự án xây dựng Monday
Mẫu đang theo dõi dự án xây dựng này cung cấp chế độ xem từng giai đoạn về quá trình xây dựng của bạn, cho phép bạn theo dõi tiến độ, ngân sách và trách nhiệm. Nó cho phép bạn giám sát đơn đặt hàng, lịch trình và phân công nhà thầu từ cùng một bảng.
Từ yêu cầu thông tin (RFIs) đến cập nhật chi tiết tại hiện trường, mẫu quản lý tài nguyên tùy chỉnh của Monday.com giúp cả nhóm tại trường và văn phòng luôn đồng bộ.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Theo dõi từng giai đoạn của quá trình xây dựng với các cột trạng thái cho giấy phép, móng, khung nhà và công việc điện.
- Sử dụng thanh tiến độ để hiển thị tiến độ hoàn thành trên thông tin dự án hoặc từng tầng riêng lẻ chỉ với một cái nhìn.
- Giữ ngân sách trong tầm kiểm soát bằng cách so sánh các công việc trong kế hoạch với cập nhật thời gian thực để tránh chi phí phát sinh không mong muốn.
- Thêm các tầng mới hoặc các mục dự án một cách dễ dàng với nút + Thêm khi phạm vi dự án của bạn mở rộng.
📌 Phù hợp cho: Nhà thầu tổng thầu, công ty xây dựng và quản lý dự án cần đang theo dõi tiến độ xây dựng một cách trực quan, tránh trễ hạn và duy trì sự đồng bộ giữa các bên liên quan từ kế hoạch đến triển khai.
🔍 Bạn có biết? Người La Mã quản lý nước giống như cách chúng ta quản lý ngân sách ngày nay. Hệ thống dẫn nước đầu tiên, Aqua Appia, phân phối tài nguyên (nước) khắp thành phố, với các quan chức đang theo dõi cung cầu để tránh tình trạng thiếu hụt. Đây là một trong những hệ thống phân bổ tài nguyên quy mô lớn đầu tiên trong lịch sử.
6. Mẫu quản lý sự kiện Monday
Mẫu quản lý sự kiện của Monday.com tập trung tất cả các yếu tố quan trọng của sự kiện của bạn, giúp bạn lập kế hoạch, đang theo dõi và thực hiện một cách rõ ràng. Từ việc xác nhận tham dự đến bảng điều khiển chi tiêu chiến dịch, nó cung cấp chế độ xem toàn diện đồng thời giữ cho các chi tiết được tổ chức gọn gàng.
Bạn sẽ có một không gian chia sẻ nơi các nhà lập kế hoạch, nhà cung cấp và các bên liên quan có thể hợp tác trực tuyến, cập nhật thông tin và ngay lập tức xem cách các quyết định ảnh hưởng đến dòng thời gian hoặc ngân sách. Nó cũng đóng vai trò như một công cụ lưu trữ dữ liệu, cho phép bạn đánh giá các sự kiện trong quá khứ, học hỏi từ kết quả và hoàn thiện quy trình.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Thu thập xác nhận tham dự tự động qua biểu mẫu và cập nhật danh sách khách theo thời gian thực.
- Sử dụng bảng điều khiển và dòng thời gian để đang theo dõi tiến độ, hạn chót và ngân sách một cách tự tin.
- So sánh chi tiêu theo kế hoạch với chi tiêu thực tế với giới hạn ngân sách rõ ràng và phân tích chi tiêu theo từng kênh.
- Lưu trữ hóa đơn, biên lai và ảnh sự kiện ngay bên cạnh các công việc liên quan để tra cứu nhanh chóng.
📌 Phù hợp cho: Quản lý sự kiện, nhóm marketing và nhân viên vận hành tổ chức các loại sự kiện, từ các buổi họp nội bộ nhỏ đến các hội nghị và lễ hội quy mô lớn.
7. Mẫu yêu cầu tài chính Monday
Các nhóm tài chính thường gặp khó khăn với các yêu cầu đến, khiến việc theo dõi các ưu tiên trở nên khó khăn. Mẫu Monday này tập trung tất cả các yêu cầu trong một không gian làm việc trực quan. Với các biểu mẫu tùy chỉnh, mỗi yêu cầu đều đi kèm với các chi tiết cần thiết, loại bỏ nhu cầu trao đổi qua lại.
Ngoài việc tiếp nhận công việc, bạn có thể đang theo dõi tiến độ, giao quyền sở hữu và giám sát thời hạn trong thời gian thực. Các biểu đồ trực quan và chế độ xem dạng danh sách cung cấp cả cái nhìn tổng quan và chi tiết cụ thể, giúp bạn cân bằng khối lượng công việc và ưu tiên các công việc.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Hiển thị khối lượng công việc của nhóm bằng biểu đồ cột xếp chồng, được sắp xếp theo người được giao và trạng thái.
- Sắp xếp yêu cầu theo nhóm trạng thái như Mở, Đang công việc và Đã xong
- Cài đặt tự động hóa quy trình làm việc trong nền tảng để giải phóng nhóm cho các công việc có tác động lớn.
📌 Phù hợp cho: Các nhóm tài chính quản lý việc thanh toán, yêu cầu mua sắm, phê duyệt và các giao dịch tài chính khác.
8. Mẫu kế hoạch quản lý dự án Monday
Mẫu này tổ chức từng giai đoạn của dự án thành các bước rõ ràng, có thể thực hiện được, giúp bạn dễ dàng xác định việc cần làm, ai sẽ thực hiện và thời hạn hoàn thành. Các dòng thời gian, thẻ trạng thái và liên kết tích hợp giúp đang theo dõi tiến độ một cách trực quan và minh bạch. Bạn cũng có thể kết nối các công việc với các tài nguyên quản lý dự án cần thiết.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Phân chia dự án thành các giai đoạn như Khởi động, Kế hoạch/Thực hiện và Thực hiện để có quy trình làm việc có cấu trúc.
- Theo dõi tiến độ công việc với các thẻ trạng thái rõ ràng: Đang thực hiện, Đã xong hoặc Bị kẹt
- Kết nối các công việc với tài liệu, tài nguyên hoặc các bảng tài nguyên khác để tra cứu nhanh chóng.
- Kết nối các công việc với các bảng, sự kiện hoặc cuộc họp liên quan bằng các tính năng tự động hóa tích hợp sẵn.
📌 Phù hợp cho: Quản lý dự án, trưởng nhóm và điều phối viên cần một kế hoạch chi tiết, theo giai đoạn để quản lý công việc và phân bổ tài nguyên.
Giới hạn của Monday.com trong quản lý dự án
Monday.com là một nền tảng mạnh mẽ để quản lý dự án, công việc và quy trình làm việc của nhóm với các bảng tùy chỉnh, tự động hóa và tích hợp.
Tuy nhiên, khi các dự án mở rộng quy mô hoặc nhóm phải đối mặt với công việc phức tạp hơn, một số thách thức quan trọng có thể nảy sinh:
- Liên kết yêu cầu cơ bản: Việc tạo mối phụ thuộc giữa các công việc thiếu chiều sâu, điều này có thể gây phức tạp cho việc lập lịch cho các dự án đa giai đoạn.
- Tính năng nâng cao bị giới hạn: Các công cụ như báo cáo nâng cao, theo dõi thời gian và biểu đồ Gantt yêu cầu gói đăng ký cao cấp hơn, điều này có thể tốn kém đối với các nhóm nhỏ.
- Không hỗ trợ chỉnh sửa tài liệu trong ứng dụng: Tệp tin phải được quản lý bên ngoài, gây thêm bước cho các nhóm xử lý các dự án có nội dung phức tạp.
- Thông báo thường xuyên: Nếu không được thiết lập cẩn thận, các cập nhật và cảnh báo có thể tích tụ, khiến việc tập trung vào các mục ưu tiên trở nên khó khăn.
- Chức năng ứng dụng di động bị giới hạn: Các bảng và bảng điều khiển lớn có thể gây khó khăn khi sử dụng trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng, làm giảm năng suất làm việc khi di chuyển.
- Những thông tin cơ bản cho các dự án phức tạp: Báo cáo và phân tích xuyên bảng điều khiển thường chỉ ở mức cơ bản, thường yêu cầu xuất dữ liệu hoặc sử dụng các ứng dụng bổ sung để có cái nhìn toàn diện.
🔍 Bạn có biết? Người Inca quản lý tài nguyên thông qua lao động thay vì tiền bạc, sử dụng Thuế Lao động Inca. Mỗi công dân đóng góp lao động cho các dự án công cộng như đường sá, ruộng bậc thang hoặc đền thờ. Đế chế đang theo dõi ai làm công việc ở đâu và trong bao lâu.
Mẫu thay thế Monday.com
Thực tế đáng buồn (và hàng ngày) của quản lý tài nguyên thường có nghĩa là phải nhắn tin trên Slack để hỏi về khả năng xử lý công việc của mọi người, nhìn chằm chằm vào các bảng tính lỗi thời và hy vọng rằng bạn không sắp làm quá tải ai đó đã quá tải.
ClickUp thay đổi cuộc chơi với tư cách là không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới. Thay vì phải tìm kiếm qua các công cụ khác nhau để xác định ai có thể đảm nhận công việc nào, bạn có thể xem toàn bộ khối lượng công việc, khả năng sẵn sàng và cam kết dự án của mọi người tại một nơi duy nhất.
Không còn tình trạng công việc lan tràn, không còn phải đoán mò, không còn vô tình giao cùng một người làm ba việc cùng lúc. Các mẫu quản lý tài nguyên và bảng điều khiển của ClickUp mang đến cho bạn những gì bảng tính không thể làm được.
Dưới đây là một số mẫu mà công cụ quản lý khối lượng công việc cung cấp để tối ưu hóa công việc một cách chính xác. 👇
1. Mẫu lập kế hoạch tài nguyên ClickUp
Mẫu kế hoạch tài nguyên ClickUp được thiết kế để cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan toàn diện về tất cả các yếu tố trong dự án của bạn. Bạn có thể hiển thị các công việc và tài nguyên trong một không gian thống nhất, giúp bạn dễ dàng nắm bắt ai được giao nhiệm vụ gì, thời gian thực hiện công việc và cách sử dụng tài nguyên.
Mẫu lập kế hoạch tài nguyên tập trung vào giờ làm việc, nhà thầu phụ, sự sẵn có của nhân viên và các sản phẩm giao cho khách hàng, giúp tránh tình trạng tắc nghẽn tài nguyên. Nhờ đó, bạn có thể tối đa hóa sức chứa của dự án đồng thời duy trì động lực cho nhóm và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Theo dõi tiến độ công việc với các trạng thái tùy chỉnh của ClickUp như Đang thực hiện, Kiểm tra của khách hàng và Hoàn thành.
- Thêm bối cảnh với các trường tùy chỉnh ClickUp như Ngân sách được phân bổ, Người điều phối dự án và Ghi chú tài nguyên.
- Chuyển đổi giữa các chế độ xem Danh sách công việc, Gantt, và Lịch để xem dự án từ mọi góc độ.
- Ngăn ngừa tình trạng kiệt sức với chế độ xem Workload, hiển thị sức chứa của cá nhân và nhóm theo thời gian thực.
📌 Phù hợp cho: Các điều phối viên dự án, trưởng nhóm và quản lý vận hành cần cân bằng khối lượng công việc, ngân sách và thời hạn trên nhiều dự án.
🚀 Mẹo hữu ích: Muốn lập kế hoạch tài nguyên và khối lượng công việc một cách chủ động? Hãy thử ClickUp Brain. Trình quản lý dự án AI của nó phân tích khả năng sẵn sàng, kỹ năng và cam kết hiện tại của nhóm cho bạn, giúp bạn tự động hóa các công việc bằng AI. Hoạt động trong bối cảnh không gian làm việc của bạn, nó hiểu các công việc, tài liệu, nhóm, hạn chót và tạo ra các bản cập nhật, tóm tắt, cuộc họp đứng và báo cáo tiến độ.
Và việc cần làm của bạn là gì? Chỉ cần nhập yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên! Dưới đây là một số ví dụ về yêu cầu:
- Tạo bản cập nhật trạng thái dự án cho Dự án X, bao gồm tiến độ trong tuần qua, các công việc sắp tới và các rào cản (nếu có)
- Tổng hợp tất cả bình luận và công việc trong thư mục Y để xác định các mục bị trì hoãn và công việc chưa có người được giao
- Tạo bản tóm tắt cuộc họp đứng cho nhóm marketing: những gì đã hoàn thành hôm qua, kế hoạch cho hôm nay và những khối đang cản trở tiến độ
2. Mẫu phân bổ tài nguyên ClickUp
Trong khi mẫu trước đó giúp bạn cân bằng khối lượng công việc và dòng thời gian, Mẫu Phân bổ Tài nguyên ClickUp đảm bảo mỗi thành viên được bố trí chính xác vào vị trí mang lại tác động lớn nhất. Khác với các mẫu kế hoạch sức chứa cơ bản, mẫu này còn cho phép bạn đồng bộ hóa ngân sách, sản phẩm đầu ra và trách nhiệm của nhóm với kỳ vọng của khách hàng theo thời gian thực.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Theo dõi chi phí với các trường tùy chỉnh như Tổng ngân sách, Trưởng dự án sáng tạo, và Các giai đoạn dự án.
- Theo dõi luồng dự án qua các giai đoạn được mã hóa màu sắc: việc cần làm, Ideation, Preparation, Execution, và Delivery
- Truy cập sáu chế độ xem tùy chỉnh như Tải công việc của đội ngũ, Theo khách hàng, và Quy trình giao hàng để theo dõi mọi khía cạnh.
- Giữ bảng làm việc gọn gàng với tính năng Ẩn các công việc đã đóng và thêm công việc nhanh chóng bằng nút + Công việc mới.
📌 Phù hợp cho: Các agency, nhóm làm việc trực tiếp với khách hàng và quản lý dự án cần một cách để phân bổ tài nguyên cho nhiều khách hàng đồng thời đang theo dõi ngân sách hoặc trách nhiệm.
3. Mẫu quản lý tài nguyên và nhân sự ClickUp
Đang cân bằng giữa thời hạn và khả năng của nhân viên? Mẫu Quản lý Tài nguyên Nhân sự của ClickUp sẽ hỗ trợ bạn. Mẫu này cho phép bạn xem chính xác ai đang ở mức sức chứa tối đa, ai có thể nhận thêm công việc và cách khối lượng công việc của toàn nhóm phù hợp với thời hạn dự án. Ngoài ra, bạn có thể hiển thị yêu cầu kỹ năng và chi tiết cụ thể theo vai trò để đảm bảo những người phù hợp luôn được phân công vào các dự án phù hợp.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Hiển thị khối lượng công việc thông qua các thanh sức chứa hàng ngày, hiển thị sự sẵn có, cân bằng và phân bổ quá mức theo thời gian thực.
- Phát hiện rủi ro sớm với các dòng thời gian tác vụ được mã hóa màu, hiển thị quá trình thực hiện công việc từ đầu đến cuối.
- Lưu trữ các chi tiết quan trọng trong các trường tùy chỉnh như sức chứa, Loại dự án, Quản lý trực tiếp, và Phê duyệt triển khai.
- Chuyển đổi giữa năm chế độ xem tùy chỉnh, bao gồm Khối lượng công việc của nhóm, Tài nguyên và Trạng thái kiểm tra.
📌 Phù hợp cho: Đội ngũ nhân sự, quản lý vận hành và trưởng nhóm cần quản lý sức chứa của nhóm trên nhiều dự án.
📮 ClickUp Insight: 16% quản lý gặp khó khăn trong việc tích hợp các cập nhật từ nhiều công cụ vào một chế độ xem tổng thể. Khi các cập nhật bị phân tán, bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để ghép nối thông tin và ít thời gian hơn để lãnh đạo.
Kết quả? Những gánh nặng hành chính không cần thiết, những thông tin quan trọng bị bỏ lỡ và sự thiếu nhất quán. Với Không gian Làm việc tất cả trong một của ClickUp, các nhà quản lý có thể tập trung các công việc, tài liệu và cập nhật, giảm bớt công việc lặt vặt và đưa ra những thông tin quan trọng nhất ngay khi cần thiết.
💫 Kết quả thực tế: Tập hợp 200 chuyên gia vào một Không gian Làm việc ClickUp, sử dụng các mẫu tùy chỉnh và theo dõi thời gian để giảm chi phí và cải thiện thời gian giao hàng tại nhiều địa điểm.
4. Mẫu Ma trận Tài nguyên Dự án ClickUp
Mẫu Ma trận Tài nguyên Dự án ClickUp cung cấp cho bạn một cách thức có cấu trúc để theo dõi mọi loại tài nguyên trong một chế độ xem tổ chức. Nhờ đó, việc kết nối các yếu tố giữa phân bổ tài nguyên, đang theo dõi chi phí và dòng thời gian dự án trở nên dễ dàng hơn. Bạn cũng có thể hiển thị chi tiết như mức lương hàng ngày, quyền sở hữu của bộ phận và trạng thái tài nguyên. Nhờ vậy, bạn sẽ không bao giờ bị bất ngờ bởi xung đột về tính khả dụng hoặc vượt quá ngân sách.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Sắp xếp tài nguyên theo loại (Nhân lực, Thiết bị, Cơ sở vật chất, Phần mềm) để có cái nhìn rõ ràng về tình trạng sẵn có.
- Đang theo dõi các chi tiết khóa với các trường tùy chỉnh như Phòng ban, Số lượng, Tỷ lệ theo ngày và Loại tài nguyên.
- Giữ cho các dự án tiến triển đúng tiến độ với các trạng thái tùy chỉnh được mã hóa màu sắc, chẳng hạn như Đã lên kế hoạch, Đã bắt đầu, Đang tạm dừng và Hoàn thành.
- Truy cập bảy chế độ xem tùy chỉnh, bao gồm Bảng, Thời gian và Biểu mẫu nhập tài nguyên, để hiển thị linh hoạt.
📌 Phù hợp cho: Các nhóm đa hàm, quản lý vận hành và lãnh đạo dự án cần hiển thị toàn bộ các loại tài nguyên.
5. Mẫu phân bổ khối lượng công việc cho nhân viên ClickUp
Với mẫu quản lý khối lượng công việc cho nhân viên của ClickUp, bạn cuối cùng có thể kiểm soát cách công việc được phân phối trong nhóm của mình. Điều đó có nghĩa là bạn có thể giao công việc một cách tự tin, phân chia trách nhiệm một cách công bằng và bảo vệ nhóm khỏi tình trạng quá tải.
Công cụ kế hoạch sức chứa này cũng giúp dễ dàng cài đặt kỳ vọng. Nó liên kết khối lượng công việc cá nhân với thời hạn dự án, giúp thiết lập dòng thời gian thực tế và đồng bộ hóa ưu tiên.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Đánh giá sức chứa ngay lập tức với thanh hiển thị khối lượng công việc cá nhân, so sánh giờ được phân công với giờ còn trống.
- Phát hiện rủi ro sớm với các chỉ báo sức chứa màu đỏ để tránh tình trạng quá tải và kiệt sức của nhân viên.
- Quản lý dự án bằng các trường tùy chỉnh như Nhóm, Ngày kết thúc, Ngày theo dõi, và Vé đã đóng.
- Sử dụng tính năng Theo dõi Thời gian Dự án trong ClickUp, gắn thẻ và cảnh báo phụ thuộc để đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng hạn.
📌 Phù hợp cho: Quản lý nhóm, trưởng bộ phận và trưởng dự án muốn đảm bảo không có nhân viên nào bị sử dụng không hiệu quả hoặc quá tải công việc.
Dưới đây là chia sẻ của Nicole Brisova, Quản lý Hoạt động Phát triển, Walk the Room, về việc sử dụng ClickUp:
Sử dụng ClickUp đã giúp chúng tôi xây dựng kế hoạch tốt hơn, hoàn thành công việc nhanh hơn và tổ chức nhóm một cách hiệu quả. Kể từ khi tôi gia nhập công ty, nhóm sản xuất của chúng tôi đã tăng gấp đôi kích thước! Điều đó sẽ không thể thực hiện được nếu chúng tôi không có một cấu trúc vững chắc cho việc phân bổ tài nguyên và quản lý dự án.
Sử dụng ClickUp đã giúp chúng tôi lập kế hoạch tốt hơn, hoàn thành công việc nhanh hơn và tổ chức nhóm một cách hiệu quả. Kể từ khi tôi gia nhập công ty, đội ngũ sản xuất của chúng tôi đã tăng gấp đôi kích thước! Điều đó sẽ không thể thực hiện được nếu chúng tôi không có một cấu trúc vững chắc cho việc phân bổ tài nguyên và quản lý dự án.
6. Mẫu lập kế hoạch tài nguyên ngược ClickUp
Mẫu bảng trắng kế hoạch ngược ClickUp cho phép bạn bắt đầu từ đích đến và công việc ngược lại về hiện tại. Xác định mục tiêu cuối cùng của bạn, sau đó lập bản đồ cột mốc, dòng thời gian và công việc được phân công theo thứ tự ngược lại, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ yếu tố quan trọng nào. Bảng trắng tương tác ClickUp giúp bạn chia nhỏ các dự án dài hạn thành các bước nhỏ, có thể thực hiện được.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Xác định mục tiêu cuối cùng của bạn trong cột Kết quả và xây dựng kế hoạch xoay quanh nó.
- Brainstorm các mục hành động trong giai đoạn Identify để ghi lại mọi thứ cần thiết.
- Xây dựng chế độ xem dòng thời gian theo thứ tự thời gian ngược, chia theo năm cho kế hoạch dài hạn.
- Giao nhiệm vụ với cột Delegate, giúp xác định rõ ràng quyền sở hữu của từng thành viên.
- Chuyển đổi giữa chế độ xem Lập kế hoạch ngược và chế độ xem Bắt đầu từ đây để điều hướng dự án một cách trơn tru.
📌 Phù hợp cho: Lãnh đạo, nhà chiến lược và các nhóm dự án đang tìm kiếm công cụ quản lý tài nguyên và muốn chia nhỏ các mục tiêu tham vọng thành các kế hoạch thực tế, từng bước cụ thể.
7. Mẫu lập kế hoạch tài khoản ClickUp
Quản lý tài khoản khách hàng không chỉ đơn thuần là ghi chép, mà còn bao gồm việc thúc đẩy sự phát triển. Sử dụng mẫu kế hoạch tài khoản ClickUp, bạn có thể tổ chức mọi chi tiết của mối quan hệ với khách hàng tại một nơi duy nhất.
Mẫu này giúp nhóm của bạn tập trung vào mục tiêu của khách hàng, đang theo dõi tình trạng tài khoản theo thời gian thực và xác định cơ hội để củng cố mối quan hệ. Từ việc onboarding khách hàng mới đến theo dõi doanh thu từ các tài khoản lớn nhất, bạn luôn có chế độ xem có cấu trúc về tiến độ.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Theo dõi từng khách hàng qua các giai đoạn như Onboarding, Active, Retention, hoặc At Risk
- Phát hiện cơ hội có giá trị cao ngay lập tức với các trường doanh thu hàng tháng và sức khỏe tài khoản.
- Theo dõi tiến độ một cách trực quan với thanh hoàn thành và số lượng công việc theo tài khoản.
- Chuyển đổi giữa các chế độ xem Timeline, Gantt và Accounts per Stage để quản lý các công việc ngắn hạn và chiến lược dài hạn.
📌 Phù hợp cho: Đội ngũ bán hàng, quản lý tài khoản và lãnh đạo thành công khách hàng muốn xây dựng mối quan hệ khách hàng mạnh mẽ hơn.
🚀 Mẹo nhanh: Quản lý tài nguyên xoay quanh việc đưa ra quyết định nhanh chóng trong bối cảnh ưu tiên thay đổi liên tục. ClickUp Brain MAX tích hợp nhiều mô hình AI hàng đầu ngành như Claude, Gemini và ChatGPT trực tiếp vào không gian làm việc của bạn, loại bỏ nhu cầu sử dụng AI không cần thiết . Bạn cũng có thể sử dụng Talk to Text để hỏi, đọc và mệnh lệnh công việc bằng giọng nói. Vì vậy, nếu bạn đang di chuyển, bạn có thể yêu cầu Brain MAX phân tích khối lượng công việc, soạn thảo kế hoạch tài nguyên hoặc tạo cập nhật trạng thái tức thì trong khi xem xét các công việc.
Dưới đây là một số gợi ý bằng lời bạn có thể cung cấp cho MAX:
- Hiển thị cho tôi những thành viên trong nhóm thiết kế có khối lượng công việc dưới 60% trong tuần này và đề xuất các công việc mà tôi có thể chuyển giao cho họ
- Dự báo nhu cầu tài nguyên và dự án cho sprint tiếp theo và đánh dấu các khu vực mà chúng ta thiếu sức chứa phát triển
- Soạn thảo bản cập nhật cho khách hàng giải thích kế hoạch tài nguyên của chúng ta cho hai tuần tới, sử dụng dữ liệu công việc từ bảng Marketing
Dưới đây là giới thiệu về cách phần mềm này hoạt động như một phần mềm đang theo dõi tài nguyên:
8. Mẫu lập kế hoạch Pi của ClickUp
Mẫu lập kế hoạch ClickUp Pi chia công việc thành các sprint rõ ràng, đồng bộ hóa nhóm xung quanh các mục tiêu chia sẻ và theo dõi các phụ thuộc, tất cả đều trong ClickUp Whiteboards. Sử dụng khung này, bạn có thể hướng dẫn nhóm của mình qua các Giai đoạn Tăng trưởng Chương trình (PIs), tổ chức các tính năng, giao công việc cho các sprint cụ thể, thêm hàm theo dõi thời gian và theo dõi tiến độ trên bảng chương trình tổng quan.
🌟 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Theo dõi các mối quan hệ phụ thuộc bằng các đường kẻ trực quan trên Bảng Chương trình để tránh tình trạng tắc nghẽn.
- Giao công việc cho các nhóm bằng cách sử dụng Team Boards để quản lý khối lượng công việc chi tiết.
- Xác định và xử lý rủi ro theo thời gian thực với ROAM Bảng và các danh mục rủi ro.
- Chuyển đổi giữa các chế độ xem Bảng trắng, Danh sách công việc, và Bảng để lập kế hoạch, đang theo dõi và điều chỉnh công việc.
📌 Phù hợp cho: Các nhóm làm việc theo phương pháp Agile, các chuyên gia SAFe và các nhà quản lý dự án điều phối nhiều sprint hoặc các nhóm cần đồng bộ hóa ưu tiên, quản lý phụ thuộc và giảm thiểu rủi ro một cách hiệu quả.
🔍 Bạn có biết? Venice thế kỷ 16 đã vận hành một trong những hệ thống quản lý tài nguyên sản xuất sớm nhất. X ưởng đóng tàu Venetian Arsenal sử dụng quy trình làm việc theo kiểu dây chuyền lắp ráp để xây dựng tàu thuyền. Với các nhóm chuyên môn và khung thời gian nghiêm ngặt, họ có thể sản xuất một chiếc tàu chiến đầy đủ vũ khí trong vòng một ngày.
Phân bổ tài nguyên hiệu quả với ClickUp
Một mẫu quản lý tài nguyên vững chắc có thể hoàn toàn thay đổi cách nhóm của bạn lập kế hoạch, đang theo dõi và thực hiện công việc. Monday.com cung cấp phạm vi mẫu chất lượng, cung cấp một điểm khởi đầu có cấu trúc.
Tuy nhiên, các mẫu này là chung chung và không hoàn toàn kết nối với quy trình làm việc độc đáo của bạn.
ClickUp tiếp quản ở đây. Các mẫu quản lý tài nguyên của ClickUp hoàn toàn có thể tùy chỉnh và có thể liên kết trực tiếp với quy trình làm việc của bạn, giúp các công việc, dòng thời gian và ưu tiên luôn đồng bộ với sức chứa thực tế của nhóm.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅