Tôi đã mất đếm số lần tôi phải đắn đo xem một công việc nên thuộc về đâu: ‘Phản hồi của khách hàng’ hay ‘Kiểm tra khẩn cấp’. Di chuyển nó sang một bên thì nó biến mất, di chuyển sang bên kia thì nó làm lộn xộn danh sách ưu tiên cao của tôi.
Khi làm việc trên hàng chục dự án như vậy, việc gắn thẻ thủ công nhanh chóng trở thành một công việc tốn thời gian, không nhất quán và dễ xảy ra lỗi.
Các công cụ quản lý dự án AI hiện nay giải quyết vấn đề này bằng cách tự động gắn thẻ công việc dựa trên nội dung, bối cảnh và thậm chí cả cuộc hội thoại. Các danh mục luôn chính xác, tìm kiếm nhanh hơn và nhóm của bạn cuối cùng có thể tập trung vào công việc thay vì các công việc quản trị viên.
Trong bài viết này, tôi đã tổng hợp danh sách ba phần mềm quản lý dự án hàng đầu có tính năng tự động gắn thẻ công việc dựa trên nội dung, giúp bạn ngừng do dự và bắt đầu hành động nhanh hơn. 🏁
Tự động gắn thẻ trong phần mềm quản lý dự án là gì?
Tính năng tự động gắn thẻ trong hệ thống quản lý dự án đề cập đến khả năng của công cụ trong việc tự động gán metadata (thẻ hoặc nhãn) cho các công việc, ghi chú hoặc thành phần dựa trên nội dung và bối cảnh của chúng.
Thay vì phải gắn thẻ các mục một cách thủ công, các công cụ AI và thuật toán sẽ xác định các từ khóa, chủ đề hoặc ngữ nghĩa khóa, và tự động áp dụng các thẻ phù hợp. Quy trình tự động hóa này đảm bảo phân loại nhất quán, cải thiện khả năng tìm kiếm và dễ dàng mở rộng quy mô cho các dự án lớn hoặc đang phát triển.
Lợi ích của việc gắn thẻ tự động cho các nhóm
Khi quản lý nhiều dự án, tôi đã chứng kiến cách một sai sót nhỏ trong việc phân loại có thể làm chậm tiến độ. Tính năng tự động gắn thẻ giải quyết vấn đề này bằng cách tự động tổ chức các công việc và nội dung dựa trên ngữ cảnh. Dưới đây là cách thức hoạt động:
- *tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả: Loại bỏ hàng giờ nỗ lực thủ công, giúp các thành viên trong nhóm tập trung vào các công việc phức tạp và có giá trị cao
- cải thiện tổ chức và khả năng truy cập: *Đảm bảo dữ liệu và nội dung được phân loại một cách nhất quán, giúp dễ dàng đang theo dõi và quản lý
- Hợp tác tốt hơn và thông tin chi tiết: Cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về xu hướng, hiệu suất dự án và nhu cầu của khách hàng. Bạn cũng có thể sử dụng metadata được tạo ra từ việc tự động gắn thẻ cho phân tích và báo cáo
- Khả năng mở rộng và độ chính xác: Phù hợp với mô hình cụ thể của từng công ty, đáp ứng nhu cầu của ngành hoặc kinh doanh, và tăng cường độ chi tiết và tính liên quan của các thẻ
🧠 Thông tin thú vị: Vào giữa những năm 2000, các công cụ như Dogear của IBM và các nền tảng như del.icio.us đã tiên phong trong việc áp dụng thẻ hợp tác (folksonomy) cho các trang web và cơ sở kiến thức chia sẻ. Các hệ thống này cho phép người dùng áp dụng các thẻ không phân cấp một cách tự do vào nội dung, giúp tìm kiếm, lọc và tổ chức dựa trên cộng đồng.
Các tính năng chính cần tìm kiếm trong phần mềm quản lý dự án tự động gắn thẻ
Dưới đây là một số tính năng mà tôi thường ưu tiên khi đánh giá các tùy chọn phần mềm quản lý dự án. 👇
- Sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và nhận dạng thực thể: Tự động phát hiện các chủ đề, từ khóa hoặc khái niệm trong mô tả công việc hoặc ghi chú
- Cho phép xác minh có sự tham gia của con người: Cung cấp các tùy chọn để xem xét và xác nhận thủ công các thẻ tự động trước khi áp dụng cuối cùng
- Hỗ trợ tùy chỉnh dựa trên quy tắc: Hỗ trợ logic tùy chỉnh 'nếu điều này, thì điều kia' hoặc các hệ thống phân loại chuyên ngành để tinh chỉnh hành vi gắn thẻ
- Bảo đảm gắn thẻ nhất quán thông qua logic thuật toán: Đảm bảo các thẻ được áp dụng đồng nhất trên nội dung tương tự để giảm thiểu sai sót của con người
- Hỗ trợ ứng dụng có khả năng mở rộng: Xử lý việc gắn thẻ tự động cho hàng nghìn công việc dự án mà không làm giảm hiệu suất
- Tích hợp với các công cụ tìm kiếm rộng hơn: Sử dụng thẻ tự động để nâng cao khả năng lọc và tìm kiếm toàn cầu, đồng thời liên kết nội dung liên quan từ các công cụ khác nhau
- Cung cấp khả năng theo dõi và tối ưu hóa: Theo dõi độ chính xác của thẻ và mô hình sử dụng để cho phép cải tiến liên tục theo thời gian
🔍 Bạn có biết? Hashtag Twitter đầu tiên được Chris Messina sử dụng vào năm 2007 để nhóm các cuộc hội thoại, một bước ngoặt trong việc gắn thẻ xã hội nay được áp dụng trong phần mềm quản lý dự án.
Top 3 công cụ quản lý dự án (PM) nổi bật
Tôi đã thử nghiệm đủ các công cụ quản lý dự án để biết rằng không phải tất cả đều xử lý việc gắn thẻ tự động và trí tuệ nhân tạo (AI) theo cùng một cách. Dưới đây là cái nhìn nhanh về ba công cụ hàng đầu đáng để bạn quan tâm.
| Công cụ | Phù hợp nhất cho | Tính năng chính | Giá cả* |
| ClickUp | Quản lý công việc dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI) với quy trình làm việc tùy chỉnh và gắn thẻ theo ngữ cảnh, phù hợp cho cá nhân, nhóm dự án nhỏ và doanh nghiệp | ClickUp Brain (gắn thẻ dựa trên ngữ cảnh và tóm tắt bằng AI), Tự động hóa, Trợ lý AI Autopilot, Nhiệm vụ | Miễn phí vĩnh viễn; Có sẵn tùy chỉnh cho doanh nghiệp |
| Notion | Quản lý kiến thức AI nhận thức ngữ cảnh dành cho startup, nhà sáng tạo, quản lý dự án và các nhóm | Notion AI (gắn thẻ tự động và tìm kiếm theo ngữ cảnh), cơ sở dữ liệu, wiki, tài liệu, mẫu tùy chỉnh, tích hợp với Lịch Google và các công cụ khác, ghi chú | Miễn phí; Gói trả phí bắt đầu từ $12/tháng cho mỗi người dùng |
| Wrike | Quản lý quy trình làm việc và phân bổ tài nguyên của doanh nghiệp cho các tổ chức có kích thước vừa và lớn | Wrike AI (gắn thẻ tự động và dự đoán), gắn thẻ chéo, bảng điều khiển, tự động hóa, quản lý tài nguyên và danh mục đầu tư | Miễn phí; Gói trả phí bắt đầu từ $10/tháng cho mỗi người dùng |
Phần mềm Quản lý Dự án Tốt Nhất Tự Động Thẻ Cho Các Công việc Dựa Trên Nội Dung
Cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp
Nhóm biên tập của chúng tôi tuân thủ quy trình minh bạch, dựa trên nghiên cứu và không thiên vị nhà cung cấp, vì vậy bạn có thể tin tưởng rằng các đề xuất của chúng tôi dựa trên giá trị thực sự của sản phẩm.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp.
Hãy cùng xem xét phần mềm quản lý dự án (PM) tốt nhất có khả năng tự động gắn thẻ công việc dựa trên nội dung, bối cảnh và cuộc hội thoại. 🤩
1. ClickUp (Phù hợp nhất cho các nhóm muốn quản lý công việc toàn diện với công nghệ AI)
Đứng đầu danh sách công việc của tôi là phần mềm quản lý dự án ClickUp.
Các dự án, kiến thức và giao tiếp của chúng ta hiện đang phân tán trên các công cụ không kết nối, gây cản trở cho công việc. Phần mềm quản lý dự án miễn phí của ClickUp kết hợp dự án, kiến thức và trò chuyện trong một nền tảng duy nhất, tất cả đều được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI).
Tối ưu hóa quản lý công việc với nhiệm vụ ClickUp
ClickUp Tasks là đơn vị cơ bản để tổ chức và đang theo dõi công việc trong Không gian Làm việc ClickUp. Bạn có thể tùy chỉnh và bổ sung chi tiết cho từng nhiệm vụ ClickUp để phù hợp với quy trình làm việc của nhóm. Ví dụ:
- tùy chỉnh tác vụ với ClickUp Custom Fields* để phản ánh các giai đoạn thực tế của dự án, và sắp xếp hoặc lọc các chế độ xem công việc theo các trường này để theo dõi tiến độ
- Phân chia các công việc phức tạp thành công việc con và danh sách kiểm tra, giúp tăng cường sự rõ ràng và tập trung
- *xác lập mối quan hệ giữa các nhiệm vụ ClickUp với ClickUp phụ thuộc để trực quan hóa và quản lý quy trình làm việc một cách hiệu quả
- gán Ưu tiên tác vụ ClickUp và Ngày đáo hạn* để đảm bảo mọi người đều tập trung vào những việc quan trọng
Đây chính là phần yêu thích của tôi. Các thẻ trong nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn phân loại công việc ngay lập tức theo mức độ khẩn cấp, trạng thái phê duyệt, tên nhóm hoặc bất kỳ nhãn tùy chỉnh nào mà nhóm của bạn cần.
Bạn có thể giao công việc cho các thành viên trong nhóm, đặt ngày đáo hạn và cập nhật trạng thái, đồng thời giữ cho các thẻ luôn hiển thị và có thể thực hiện được.
Dưới đây là cách chúng giúp bạn:
- Ngay lập tức lọc và nhóm các công việc theo ngữ cảnh (ví dụ: tất cả các mục 'Cần phê duyệt' hoặc 'Khối')
- Cho phép chế độ xem tổng quan duy nhất về các công việc theo thẻ, bất kể địa điểm hoặc trạng thái của chúng
- Giao trách nhiệm và thời hạn, để mỗi công việc được gắn thẻ đều có người chịu trách nhiệm và đang theo dõi
- Hiển thị các công việc ưu tiên cao hoặc có nguy cơ cao trên bảng điều khiển và báo cáo
Sử dụng ClickUp Brain để nhận được các đề xuất dựa trên ngữ cảnh
ClickUp Brain là trợ lý AI tích hợp sẵn của nền tảng, phân tích nội dung tác vụ, bình luận và cập nhật để cung cấp các thông tin thông minh. Nó có thể phân công tác vụ, tạo tóm tắt không gian làm việc, tự động hóa các tác vụ lặp lại và đề xuất các hành động phù hợp với ngữ cảnh, hỗ trợ quản lý dự án bằng AI.
Nó cũng hướng dẫn bạn chọn các thẻ phù hợp. Phần mềm này phân tích nội dung của các công việc, tài liệu và cuộc hội thoại, sau đó đề xuất các thẻ thực sự phù hợp với bối cảnh dự án.
Giả sử bạn đang quản lý việc ra mắt sản phẩm và một đồng nghiệp để lại bình luận trong một công việc: ‘Đang chờ phê duyệt cuối cùng của khách hàng về nội dung trước khi có thể tiếp tục với trang đích. ’ Với tính năng tự động hóa tác vụ bằng AI trong ClickUp, ClickUp Brain ngay lập tức nhận diện ngữ cảnh và đề xuất các thẻ như client-request và needs-approval.
Bạn cũng có thể lọc công việc theo thẻ và hiển thị tất cả các công việc liên quan đến một chiến dịch hoặc hạn chót, ngay cả khi bạn chưa từng liên kết thủ công các mục đó.
📌 Ví dụ: ‘Hiển thị tất cả các công việc được gắn thẻ ‘cần phê duyệt’ trong Chiến dịch Tiếp thị Quý 4, kèm theo chủ sở hữu và ngày đáo hạn của chúng. ’
Xem video này để đơn giản hóa quản lý dự án với ClickUp Brain! ⚡️
Tự động hóa gắn thẻ với các quy tắc tùy chỉnh
ClickUp Tự động hóa cho phép bạn tạo các quy tắc không cần mã để kích hoạt các hành động cụ thể. Dựa trên nguyên tắc "nếu điều này xảy ra, thì làm điều kia", bạn có thể tạo các quy trình công việc tùy chỉnh chỉ trong vài phút.
Bạn có thể cài đặt tự động hóa để thêm một thẻ cụ thể khi:
- Một công việc được chuyển sang trạng thái cụ thể
- Một công việc được tạo trong một danh sách công việc cụ thể
- Trường tùy chỉnh được cập nhật
- Một công việc được giao cho ai đó
Ví dụ, bạn có thể thiết lập tự động hóa để áp dụng thẻ ‘Review’ ngay khi công việc chuyển sang trạng thái ‘In Review’, hoặc gán thẻ ‘High-Priority’ khi trường ưu tiên của công việc được cập nhật thành ‘Urgent’
Các quy trình tự động hóa cũng có thể được liên kết với các ngày đáo hạn sắp tới, thay đổi người được giao nhiệm vụ hoặc thậm chí các sự kiện theo dõi thời gian, đảm bảo các công việc luôn được gắn nhãn một cách nhất quán.
Triển khai các tác nhân AI Autopilot để gắn thẻ động
Dựa trên nền tảng này, ClickUp Autopilot Agents mở rộng tự động hóa vào các tình huống dựa trên ngữ cảnh phức tạp hơn. Khác với các quy tắc đơn giản, các tác nhân AI này có thể theo dõi công việc, cuộc hội thoại và tài liệu, sau đó thực hiện hành động thay mặt bạn.
Bạn có thể lựa chọn các tác nhân tự động ClickUp Prebuilt cho các tác vụ như Báo cáo hàng ngày hoặc hàng tuần, hoặc tạo các tác nhân tự động ClickUp Custom theo logic chính xác của bạn.
Ví dụ, bạn có thể cài đặt một Trợ lý AI để theo dõi các công việc mới trong danh sách công việc. Khi một công việc có từ “urgent” trong tiêu đề, Trợ lý sẽ thêm thẻ “Urgent” vào công việc đó. Nếu thẻ “Urgent” không tồn tại, nó sẽ được tạo ra và áp dụng.
Các đại lý cũng có thể thực hiện các công việc khác, chẳng hạn như tạo bản tóm tắt hàng ngày và đăng lên kênh trò chuyện của nhóm, giúp các bên liên quan luôn đồng bộ mà không cần nỗ lực thêm.
Các tính năng nổi bật của ClickUp
- hình dung quy trình làm việc của bạn: *Sử dụng hơn 15 chế độ xem ClickUp như Gantt, Kanban, dòng thời gian và các chế độ khác để kế hoạch, thực hiện và theo dõi công việc từ đầu đến cuối
- Quản lý công việc theo thời gian thực: Đang theo dõi các công việc khẩn cấp, bị khối hoặc cần phê duyệt trên các dự án bằng các bảng điều khiển ClickUp có thể tùy chỉnh
- *giữ kiến thức gắn liền với thực thi: Kết nối SOW, yêu cầu và ghi chú cuộc họp trong ClickUp Docs và gắn thẻ chúng cùng với các công việc liên quan
- Sử dụng các cấu trúc có sẵn: Tiêu chuẩn hóa các dự án lặp lại (như sprint hoặc onboarding khách hàng) với các mẫu quản lý công việc được gắn thẻ tự động
- Nâng cao khả năng tìm kiếm và khám phá: Giúp việc truy xuất thông tin trở nên dễ dàng hơn với tính năng Tìm kiếm Doanh nghiệp của ClickUp, cho phép lấy các phản hồi có ngữ cảnh từ khắp không gian làm việc và các ứng dụng kết nối của bạn
Giới hạn của ClickUp
- Người dùng mới có thể cần thời gian để làm quen với việc điều hướng các chế độ xem, tự động hóa và công cụ AI
Giá cả của ClickUp
Đánh giá và nhận xét về ClickUp
- G2: 4.7/5 (hơn 10.400 đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (4.400+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về ClickUp?
Đánh giá này trên G2 thực sự nói lên tất cả:
ClickUp đã hoàn toàn thay đổi cách nhóm của chúng tôi hợp tác, quản lý dự án và đang theo dõi hiệu suất… Kể từ khi chuyển sang ClickUp, mọi thứ đều được tập trung tại một nơi: công việc, dòng thời gian dự án, tài liệu, bảng điều khiển, bình luận, thậm chí cả ghi chú cuộc họp. Nó vô cùng linh hoạt nhưng đủ trực quan để mọi người có thể làm quen nhanh chóng. Các tính năng như Tự động hóa, Trợ lý viết AI và Lịch được cải tiến thực sự giúp tiết kiệm thời gian. Và điều tuyệt vời nhất? Nó phát triển cùng chúng tôi — dù chúng tôi đang triển khai một chiến dịch mới hay quản lý các hoạt động dài hạn…
ClickUp đã hoàn toàn thay đổi cách nhóm của chúng tôi hợp tác, quản lý dự án và đang theo dõi hiệu suất… Kể từ khi chuyển sang ClickUp, mọi thứ đều được tập trung tại một nơi: công việc, dòng thời gian dự án, tài liệu, bảng điều khiển, bình luận, thậm chí cả ghi chú cuộc họp. Nó vô cùng linh hoạt nhưng đủ trực quan để mọi người có thể làm quen nhanh chóng. Các tính năng như Tự động hóa, Trợ lý viết AI và Lịch được cải tiến thực sự giúp tiết kiệm thời gian. Và điều tuyệt vời nhất? Nó phát triển cùng chúng tôi — dù chúng tôi đang triển khai một chiến dịch mới hay quản lý các hoạt động dài hạn…
📮 ClickUp Insight: 24% nhân viên cho biết các công việc lặp đi lặp lại cản trở họ thực hiện công việc có ý nghĩa hơn, và 24% khác cảm thấy kỹ năng của mình bị sử dụng không hiệu quả. Điều đó tương đương với gần một nửa lực lượng lao động cảm thấy bị khối sáng tạo và bị đánh giá thấp. 💔
ClickUp giúp tập trung vào công việc có tác động cao với các trợ lý AI dễ cài đặt, tự động hóa các tác vụ lặp lại dựa trên các điều kiện kích hoạt. Ví dụ, khi một công việc được đánh dấu hoàn thành, Trợ lý AI của ClickUp có thể tự động giao bước tiếp theo, gửi nhắc nhở hoặc cập nhật trạng thái dự án, giúp bạn thoát khỏi việc theo dõi thủ công.
💫 Kết quả thực tế: STANLEY Bảo mật đã giảm thời gian xây dựng báo cáo xuống 50% hoặc hơn nhờ các công cụ báo cáo tùy chỉnh của ClickUp — giúp các nhóm của họ tập trung ít hơn vào định dạng và nhiều hơn vào dự báo.
2. Notion (Tốt nhất cho quản lý kiến thức AI dựa trên ngữ cảnh)
Notion là một không gian làm việc linh hoạt kết hợp giữa ghi chú, quản lý dự án, wiki và cơ sở dữ liệu. Nó cũng cung cấp các công cụ mạnh mẽ cho việc phân loại thông minh. Bạn có thể tận dụng tính năng tự động điền thuộc tính bằng AI để tự động tạo thẻ dựa trên nội dung, giúp tối ưu hóa quy trình tổ chức.
Một trong những tính năng mà tôi thích nhất của Notion là hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ. Mỗi công việc hoặc ghi chú được gắn nhãn và liên kết với các mục liên quan, chẳng hạn như dự án, thành viên nhóm hoặc hạn chót. Điều này tạo ra một mạng lưới bối cảnh động trong không gian làm việc của bạn.
Theo thời gian, bạn có thể xây dựng một không gian làm việc trực quan và gọn gàng, ngay cả khi các dự án trở nên phức tạp hơn.
Đối với những ai đang tìm kiếm các ví dụ về tự động hóa, API của Notion cho phép tạo ra các giải pháp tùy chỉnh. Điều này có nghĩa là bạn có thể xây dựng hệ thống gắn thẻ tự động của riêng mình, được thiết kế riêng cho các nhu cầu cụ thể.
Các tính năng nổi bật của Notion
- Yêu cầu Notion AI tạo các thẻ thông minh như ‘Bị chặn’, ‘Cần phê duyệt’ hoặc ‘Yêu cầu của khách hàng’
- Kết hợp các thẻ tập trung chi tiết (quản lý thời gian) với các thẻ tổng quát (năng suất)
- Kết nối ghi chú và tác vụ bằng tính năng 'Relation' để bối cảnh luôn rõ ràng
- Áp dụng công thức xếp hạng công việc dựa trên loại thẻ hoặc số mối quan hệ
- Thay thế các thẻ truyền thống bằng biểu tượng cảm xúc để việc gắn thẻ trở nên trực quan hơn
Giới hạn của Notion
- Các công cụ hợp tác nhóm giới hạn và quyền truy cập bị giới hạn cho việc tải lên tệp trên kế hoạch miễn phí
- Thiếu các tính năng quản lý dự án nâng cao, chẳng hạn như tự động hóa tích hợp, biểu đồ Gantt, theo dõi phụ thuộc, theo dõi thời gian tích hợp và nhiều tính năng khác
Giá cả của Notion
- Miễn phí
- Plus: $12/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: $24/tháng cho mỗi người dùng
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Notion
- G2: 4.7/5 (6.475+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (2.580+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Notion?
Dưới đây là nhận xét từ một đánh giá trên G2:
Tôi thích nhất sự linh hoạt của Notion… Khả năng liên kết cơ sở dữ liệu, chuyển đổi giữa các chế độ xem (bảng, bảng điều khiển, lịch, danh sách) và chèn gần như mọi loại nội dung có nghĩa là tôi không bao giờ bị giới hạn trong cách sắp xếp thông tin… Tôi cũng phát hiện ra rằng hiệu suất sẽ chậm lại nếu làm việc với cơ sở dữ liệu rất lớn hoặc các trang có nhiều nội dung, điều này thật phiền phức trong môi trường công việc nhịp độ nhanh. Cuối cùng, mặc dù Notion đã có tiến độ trong việc truy cập offline, nó vẫn chưa mượt mà như tôi mong đợi, điều này có thể gây bất tiện khi công việc mà không có kết nối internet ổn định.
Tôi thích nhất sự linh hoạt của Notion… Khả năng liên kết cơ sở dữ liệu, chuyển đổi giữa các chế độ xem (bảng, bảng điều khiển, lịch, danh sách) và chèn gần như mọi loại nội dung có nghĩa là tôi không bao giờ bị giới hạn trong cách sắp xếp thông tin… Tôi cũng phát hiện ra rằng hiệu suất sẽ chậm lại nếu làm việc với cơ sở dữ liệu rất lớn hoặc các trang có nhiều nội dung, điều này thật phiền phức trong môi trường công việc nhịp độ nhanh. Cuối cùng, mặc dù Notion đã có tiến độ trong việc truy cập offline, nó vẫn chưa mượt mà như tôi mong đợi, điều này có thể gây bất tiện khi công việc mà không có kết nối internet ổn định.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: ClickUp Brain MAX là trợ lý AI trên desktop tiên tiến, được thiết kế cho người dùng cần tìm kiếm sâu hơn, trí tuệ xuyên ứng dụng và năng suất không cần thao tác tay.
Nó mở rộng khả năng của bạn bằng cách kết nối với tất cả các công cụ của bên thứ ba trong hệ thống công nghệ của bạn, loại bỏ sự phân tán của AI. Điều đó có nghĩa là bạn có thể thực hiện một tìm kiếm để lấy kết quả từ không gian làm việc của bạn và từ Google Drive, GitHub hoặc Figma, tất cả trong một nơi.
Tìm hiểu thêm về ClickUp Brain MAX qua video này:
3. Wrike (Phù hợp nhất cho quy trình làm việc doanh nghiệp và phân bổ tài nguyên)
Wrike giúp các nhóm tổ chức công việc phức tạp, cho phép bạn phân loại công việc, công việc con, dự án và thậm chí cả các cột mốc với tính năng gắn thẻ chéo.
Việc gắn thẻ được áp dụng trên mọi cấp độ công việc, vì vậy một mục có thể tồn tại trong nhiều không gian khác nhau cùng lúc. Bộ phận Marketing, Sản phẩm và Vận hành có thể chế độ xem cùng một công việc con trong ngân sách thông qua góc nhìn riêng của mình, mà không cần lặp lại nỗ lực.
Ngoài ra, các biểu đồ Gantt động của Wrike giúp dễ dàng hình dung dòng thời gian, trong khi bảng điều khiển và chế độ xem Kanban cho phép bạn theo dõi chính xác cách công việc di chuyển giữa các nhóm. Các gói cao cấp hơn còn bao gồm báo cáo thời gian thực, theo dõi thời gian, biểu mẫu yêu cầu động và quy trình phê duyệt tự động hóa.
Đối với các nhóm quản lý nhiều dự án, công cụ quản lý công việc này cũng hỗ trợ quy trình làm việc tùy chỉnh và phân bổ tài nguyên cho các bộ phận khác nhau với tính năng kiểm duyệt cộng tác. Bạn cũng có thể kết nối nó với các công cụ như Slack, Salesforce và Google Workspace.
Các tính năng nổi bật của Wrike
- Gán thẻ cho các công việc, công việc con, thư mục, cột mốc, giai đoạn hoặc dự án để tăng hiển thị
- Cài đặt tính năng gắn thẻ tự động định kỳ cho các công việc mẫu hoặc giai đoạn dự án để duy trì tính nhất quán giữa các dự án
- Cập nhật trạng thái và thẻ công việc thông qua các quy trình làm việc tùy chỉnh để phản ánh sự thay đổi trong ưu tiên hoặc phụ thuộc
- Gắn thẻ các cột mốc vào cả bản đồ chiến lược của từng bộ phận và báo cáo đang theo dõi tiến độ toàn công ty
- Lọc bảng điều khiển và báo cáo Wrike theo thẻ để nhanh chóng chế độ xem tất cả các công việc liên quan và đang theo dõi tiến độ dự án
Giới hạn của Wrike
- Các tùy chọn giới hạn trong việc tùy chỉnh chế độ xem, trường dữ liệu và quy trình làm việc
- Các tính năng tự động hóa quy trình làm việc và quản lý tài nguyên chỉ có sẵn trong các kế hoạch Kinh doanh hoặc cao hơn
- Người dùng báo cáo thời gian tải chậm khi làm việc với các dự án lớn hoặc tải lên các tệp tin nặng
Giá cả của Wrike
- Miễn phí
- Nhóm: $10/tháng cho mỗi người dùng (thanh toán hàng năm)
- kinh doanh: *$25/tháng cho mỗi người dùng (thanh toán hàng năm)
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
- Pinnacle: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Wrike
- G2: 4.2/5 (4.400+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (hơn 2.000 đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Wrike?
Tôi rất ấn tượng với tính ổn định và đa dạng ứng dụng của sản phẩm. Nếu bạn có thể khiến toàn bộ nhóm sử dụng nó một cách nhất quán và mọi người hiểu rõ cấu trúc dự án, nó có thể hoạt động vô cùng hiệu quả!… Tổ chức của tôi là một startup với nhóm nhân viên nhỏ phải xử lý nhiều công việc khác nhau, tôi thường gặp tình trạng các dự án và công việc được tạo ra nhiều lần vì một người không thể tìm thấy công việc mà người khác đã tạo.
Tôi rất ấn tượng với tính ổn định và đa dạng ứng dụng của sản phẩm. Nếu bạn có thể khiến toàn bộ nhóm sử dụng nó một cách nhất quán và mọi người hiểu rõ cấu trúc dự án, nó có thể hoạt động vô cùng hiệu quả!… Tổ chức của tôi là một startup với nhóm nhân viên nhỏ phải xử lý nhiều công việc khác nhau, tôi thường gặp tình trạng các dự án và công việc được tạo ra nhiều lần vì một người không thể tìm thấy công việc mà người khác đã tạo.
🔍 Bạn có biết? Thợ xây đá thời Trung Cổ đã khắc các dấu hiệu cá nhân lên đá nhà thờ. Có thể đây là một biểu mẫu "gắn thẻ nơi làm việc" sơ khai!
Các đề cập đáng chú ý khác
Nhiều công cụ quản lý dự án khác cũng cung cấp tự động hóa quy trình làm việc bằng AI và các tính năng khác, phù hợp với các nhóm có nhu cầu và phong cách dự án đa dạng.
Hãy cùng xem qua cách các công cụ khác giúp tối ưu hóa công việc, ưu tiên công việc và giảm bớt nỗ lực thủ công thông qua các tính năng dựa trên quy tắc:
- Asana: Asana là phần mềm tự động hóa quy trình làm việc với khả năng AI được tích hợp thông qua AI Studio. Bạn có thể tạo các quy trình làm việc tùy chỉnh để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại mà không cần mã nguồn
- *jira: Jira tích hợp các tính năng AI thông qua Atlassian Intelligence, cung cấp các hàm như quy trình làm việc tự động hóa bằng AI để ưu tiên, phân công và xử lý các vé. Ngoài ra, nó còn cung cấp các tóm tắt tự động và khả năng liên kết các mục tương tự, nâng cao bối cảnh và hiệu quả quy trình làm việc
- *trello: Tính năng tự động hóa Butler của Trello cho phép người dùng tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và tạo các hành động dựa trên quy tắc như di chuyển thẻ hoặc cài đặt ngày đáo hạn. Nó cũng cung cấp các tính năng như ‘Hộp thư đến’ để thu thập công việc từ các nguồn khác nhau và ‘Planner’ để đồng bộ với lịch
🧠 Thông tin thú vị: Google Photos là ứng dụng đầu tiên ra mắt tính năng tự động gắn thẻ khuôn mặt, vật nuôi và đối tượng. Điều này đã mở đường cho việc sử dụng rộng rãi trí tuệ nhân tạo (AI) trong việc gắn thẻ nội dung. Tuy nhiên, khi tính năng này ra mắt, nó cũng gây ra lo ngại về bảo mật, sự thiên vị trong dữ liệu và liệu người dùng có muốn ảnh của mình được phân tích theo cách đó hay không.
Cách chọn phần mềm quản lý dự án tự động gắn thẻ phù hợp
Tôi đã chứng kiến các nhóm lãng phí hàng giờ để thử nghiệm các công cụ trông có vẻ tốt trên giấy tờ nhưng lại làm gián đoạn quy trình làm việc của họ trong thực tế.
Để tránh điều đó, đây là cách tiếp cận có cấu trúc để đánh giá các tùy chọn về các trợ lý AI cho quản lý dự án:
- Đánh giá độ phức tạp của dự án và kích thước nhóm: Xác định xem bạn đang quản lý các dự án nhỏ, đơn giản hay các dự án phức tạp, liên quan đến nhiều bộ phận với nhiều mối quan hệ phụ thuộc. Điều này sẽ quyết định mức độ tiên tiến mà các tính năng tự động gắn thẻ và báo cáo của bạn cần có
- Xác định các yêu cầu tự động gắn thẻ quan trọng: Xác định chính xác các tình huống mà việc gắn thẻ nên được tự động hóa (ví dụ: gắn thẻ khi thời hạn sắp đến hoặc cần sự phê duyệt của khách hàng). Tìm kiếm phần mềm hỗ trợ các tính năng này ngay từ đầu
- Kiểm tra tính tương thích với các công cụ hiện tại của bạn: Đảm bảo phần mềm quản lý dự án tích hợp với các ứng dụng hiện có như Slack, Google Drive hoặc GitHub để các thẻ được chuyển đổi mượt mà giữa các quy trình làm việc
- Đánh giá khả năng mở rộng và linh hoạt: Chọn công cụ phù hợp với khối lượng công việc hiện tại và có thể mở rộng khi dự án của bạn phát triển về kích thước và độ phức tạp
- *thực hiện các thử nghiệm dùng thử với nhóm của bạn: Sử dụng các phiên bản dùng thử miễn phí để kiểm tra phần mềm trong các tình huống thực tế, thu thập phản hồi về tính dễ sử dụng và xem liệu các quy tắc tự động gắn thẻ có thực sự giảm bớt nỗ lực thủ công hay không
- Xác nhận hỗ trợ và khả năng thích ứng trong tương lai: Tìm kiếm dịch vụ hỗ trợ khách hàng đáng tin cậy, cập nhật thường xuyên và tính linh hoạt để thích ứng với nhu cầu thay đổi của quy trình làm việc của bạn
🔍 Bạn có biết? Các nhà sư đã phân loại các bản thảo bằng cách gắn các thẻ gỗ hoặc da có biểu tượng hoặc ghi chú ngắn để có thể nhận diện các cuộn giấy khi xếp chồng lên nhau.
Thẻ Cùng ClickUp!
Notion là lựa chọn tuyệt vời nếu bạn cần một cơ sở kiến thức, và Wrike hoạt động hiệu quả cho các nhóm quản lý quy trình làm việc cứng nhắc. Tuy nhiên, tôi ưa chuộng ClickUp vì bộ tính năng đa dạng của nó.
Đây là "ứng dụng tất cả trong một cho công việc", kết nối các dự án, công việc, tài liệu và hợp tác nhóm của bạn lại với nhau. Với ClickUp Brain, bạn sẽ nhận được các tóm tắt và thông tin chi tiết dựa trên ngữ cảnh. Kết hợp với các tính năng tự động hóa và Trợ lý AI Autopilot hoạt động thay cho bạn, bạn sẽ có một hệ thống giữ cho các tác vụ được phân loại, có thể tìm kiếm và luôn được cập nhật.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Tự động gắn thẻ là khi công cụ quản lý dự án của bạn tự động áp dụng nhãn (thẻ) cho các công việc, ghi chú hoặc dự án dựa trên nội dung của chúng. Phần mềm sử dụng công nghệ nhận dạng văn bản để phát hiện các chủ đề hoặc từ khóa và gán thẻ phù hợp cho bạn.
Công nghệ gắn thẻ tự động bằng AI sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và học máy để phân tích mô tả công việc, bình luận hoặc tệp đính kèm. Hệ thống tìm kiếm các mẫu (như cụm từ lặp lại, từ khóa hoặc thực thể) và sau đó áp dụng thẻ tương ứng. Một số công cụ cũng cung cấp tính năng xác minh có sự tham gia của con người, cho phép bạn xác nhận hoặc điều chỉnh các thẻ được đề xuất để AI trở nên thông minh hơn theo thời gian.
Mặc dù nhiều công cụ như Wrike và Notion cung cấp tính năng gắn thẻ và cơ sở dữ liệu quan hệ, ClickUp hiện cung cấp một trong những hệ thống gắn thẻ tự động mạnh mẽ và linh hoạt nhất. Nó kết hợp gắn thẻ dựa trên quy tắc với đề xuất do AI hỗ trợ và hỗ trợ tự động hóa tùy chỉnh để các thẻ luôn nhất quán giữa các dự án.
Đúng vậy, bạn có thể định nghĩa các thẻ của riêng mình và liên kết chúng với các trường tùy chỉnh hoặc quy tắc tự động hóa. Một số công cụ cho phép bạn tự động gán các thẻ này dựa trên mẫu dự án hoặc các sự kiện kích hoạt công việc.
Đúng vậy. Các công cụ quản lý dự án hàng đầu như ClickUp, Wrike và Notion mã hóa dữ liệu trong quá trình truyền tải và khi lưu trữ, nghĩa là nội dung công việc của bạn được bảo vệ trong khi AI phân tích nó. Tính năng tự động gắn thẻ hỗ trợ quản trị dữ liệu, cho phép sử dụng nhãn nhạy cảm hoặc thẻ phân loại để giúp thực thi các biện pháp kiểm soát truy cập.
Bắt đầu bằng cách định nghĩa các danh mục thẻ rõ ràng và ví dụ về nhãn một cách thủ công. Nhập các thông tin này vào hệ thống AI và cho phép nó học từ các mẫu. Tiếp tục hoàn thiện bằng cách sửa các thẻ sai để chúng trở nên chính xác hơn theo thời gian.